Klauzula informacyjnaPrzykład z wyjaśnieniami

Przykładowa klauzula informacyjna w przypadku zbierania zgody bezpośrednio od kandydata

Przytoczona niżej klauzula informacyjna powinna być przedstawiona kandydatom do pracy w najbardziej typowych sytuacjach w czasie rekrutacji prowadzonej przez pracodawcę na własne potrzeby tj. jako administratora.

Klauzula uwzględnia przepisy Rozporządzenia oraz projekt przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych opublikowany przez Ministerstwo Cyfryzacji 14 września b.r., w którym zawarte zostały propozycje zmian w kodeksie pracy odnoszące się do danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy. Przed skorzystaniem z poniższej klauzuli obowiązku informacyjnego, należy uwzględnić ostateczne brzmienie przepisów kodeksu pracy, które może spowodować, że jej treść będzie wymagała modyfikacji. Pracodawcy powinni wziąć także pod uwagę treść przepisów szczególnych np. prawa bankowego.

Należy podać pełną nazwę, łącznie z formą

prawną np. ABC sp. z o.o. , Jan Kowalski

prowadzący działalność gospodarczą pod

firmą „Jan Kowalski ABC”.

Dane kontaktowe należy podawać wtedy,

gdy Inspektor Ochrony Danych (IOD) zostanie

powołany u danego administratora. Nie

chodzi tutaj o dane GIODO lub innego organu

nadzorczego, ale o dane kontaktowe osoby

pełniącej funkcję Inspektora Ochrony Danych

u administratora.

W tym miejscu należy podać dane

kontaktowe IOD np. służbowy adres

e-mailowy, który będzie służył do komunikacji

z podmiotami danych.

W typowych sytuacjach będzie to adres e-mail

oraz numer telefonu. Zgodnie z RODO powinny

to być informacje ułatwiające kontakt

z administratorem.

Rekomenduje się stworzenie w tym celu

odrębnych kanałów komunikacji, niezależnych

od kanałów ogólnofirmowych, które będą przy

tym obsługiwane przez przeszkolone

odpowiednio osoby.

1

Propozycja odnosi się do projektowanego

kodeksu pracy. W treści klauzuli należy

uwzględnić ostateczną treść wskazanych

przepisów oraz treść przepisów szczególnych.

Przykładowo przepis szczególny może dawać

możliwość przetwarzania danych o karalności.

2

Wizerunek kandydata do pracy nie został ujęty

w katalogu art. 221 1 projektowanego kodeksu

pracy, wobec czego, by móc przetwarzać

dane osobowe w postaci zdjęcia w CV

w najbardziej typowych sytuacjach należy

będzie odebrać od kandydata zgodę

(oczywiście należy zawsze sprawdzić czy nie

ma w tym zakresie przepisu szczególnego).

Przepisy projektowanego kodeksu pracy nie przewidują wprost możliwości uzyskiwania zgody na

przyszłe rekrutacje od kandydatów do pracy. Niemniej jednak, interpretacja wskazanej podstawy

prawnej zdaje się nie wykluczać takiej możliwości.

Należy pamiętać o tym, że sposób cofnięcia

zgody powinien być tak prosty, jak sposób jej

wyrażenia.

3

W typowych sytuacjach będzie to kilka

tygodni od zebrania danych. Administrator

powinien uwzględnić specyfikę danej

rekrutacji (w szczególności czas jej trwania oraz

czas potrzebny na wyłonienie kandydatów)

i z uwzględnieniem powyższego ustalić

odpowiedni okres przetwarzania danych

kandydatów.

Administrator musi określić jak długo kandydat

może oczekiwać uwzględnienia jego

kandydatury w przyszłości.

4

Należy podać informację o odbiorcach

danych osobowych lub kategoriach

odbiorców, jeżeli istnieją.

Przepis nie precyzuje, w jakich sytuacjach

wystarczy wskazanie kategorii. W typowych

sytuacjach poza pracownikami, wskazane

będzie precyzyjne wymienienie dostawców

usług rekrutacyjnych.

Jeżeli dane byłyby przekazywane poza obszar

EOG, należałoby podać informację w tym

zakresie wraz z podstawą dla takiego

przekazywania oraz wzmianką

o zabezpieczeniach oraz możliwości uzyskania

kopii danych lub o miejscu udostępnienia

danych.

5

6

*Opracowanie nie ma charakteru porady prawnej, nie wyczerpuje

zmian wynikających z przepisów RODO i nie dotyczy konkretnego

systemu służącego do rekrutacji pracowników, niemniej wskazuje

główne obszary zmian, istotne z punktu widzenia HR.