Siemianowice Śląskie, dnia 09.10.2017r.

Z A P Y T A N I E O F E R T O W E

I. Adres i nazwa Zamawiającego

„Arsanit” Sp. z o.o.ul. Obwodowa 1741-100 Siemianowice ŚląskieNIP 498-015-21-80tel. 48 32 201 75 10e-mail: biuro@arsanit.plwww: www.arsanit.pl

II. Postanowienia ogólne

„Arsanit” sp. z o.o. w związku z realizacją projektu pn. „Wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem kluczem do udoskonalenia procesów biznesowych zachodzących wewnątrz firmy oraz w relacji z partnerami” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa III. Konkurencyjność MŚP, działanie 3.3 Technologie informacyjno – komunikacyjne w działalności gospodarczej współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zaprasza do złożenia oferty dotyczącej opracowania i wdrożenia rozwiązania informatycznego – system zarządzania przedsiębiorstwem wraz z zakupem środków trwałych, usługą konfiguracji i parametryzacji sprzętu i oprogramowania oraz usługą szkoleniową.

Postępowanie niniejsze toczy się w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem obowiązującej zasady konkurencyjności.

III. Opis przedmiotu zamówienia

Rodzaj zamówienia: dostawa

1. Opis przedmiotu zamówieniaPrzedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie rozwiązania informatycznego – system zarządzania przedsiębiorstwem wraz z zakupem środków trwałych, usługą konfiguracji i parametryzacji sprzętu i oprogramowania oraz usługą szkoleniową. Opracowany i wdrożony system odpowiadać będzie za realizację poszczególnych procesów w zakresie komunikacji wewnątrz firmy jak również w relacji z partnerami handlowymi, składania i realizacji zamówień oraz zarządzania i rozliczania procesu produkcji. Przedmiotem zamówienia jest również dostawa ŚT, przeprowadzenie usługi informatycznej w zakresie konfiguracji i parametryzacji sprzętu i oprogramowania oraz przeprowadzenie usługi szkoleniowej.

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ZOSTAJE PODZIELONY NA CZĘŚCI:

I. CZĘŚĆ 11. Zadanie 1: Zakup wartości niematerialnej i prawnej:

w zakresie systemu Elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w zakresie systemu ERP (System do planowania zasobów przedsiębiorstwa)

oraz dystrybucji faktur w zakresie systemu rozliczania produkcji oraz kontroli wydań magazynowych w zakresie systemu B2B

2. Zadanie 2: Zakup usługi informatycznej w zakresie konfiguracji i parametryzacji sprzętu i oprogramowania

3. zadanie 3: Zakup usług szkoleniowych.

II. CZĘŚĆ 2Zakup środków trwałych w postaci:

drukarki etykiet – 4 szt. terminala danych – 4 szt. Serwera – 2 szt.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

CZĘŚĆ 1Zadanie 1: Zakup wartości niematerialnej i prawnej

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Rozwiązanie informatyczne wykonane w technologii Web Services zapewni automatyzację procesów:

obieg dokumentów; zarządzanie poszczególnymi działami w firmie Zamawiającego; prowadzenie operacji księgowych i finansowych, rozliczanie produkcji; kontrola wydań magazynowych; obsługa klientów, zamówień;

Wdrożony system zapewni automatyczną wymianę danych w standardzie EDI. Przedmiotem automatycznej wymiany danych, informacji i dokumentów będą:

dokumenty handlowe i finansowe, zlecenia wyceny kontrakty i umowy dane binarne – np. zdjęcia, skany dokumentów, itp. raporty zapytania ofertowe newslettery

Ponadto w procesie reklamacji zostanie wprowadzona możliwość podpisu elektronicznego. Będzie to rozwiązanie jednokierunkowe stosowane po stronie Zamawiającego do wydania ostatecznej decyzji w sprawie udzielenia lub odrzucenia zgłaszanej reklamacji.

WNiP w zakresie systemu Elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) – system EOD będzie składał się z narzędzi administracyjnych oraz biznesowych. Narzędzia administracyjne służyć będą do zarządzania użytkownikami systemu, strukturą organizacyjną, uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji systemu oraz definiowania ścieżek obiegu dokumentów. Narzędzia biznesowe będą to moduły odpowiedzialne za realizację poszczególnych procesów organizacji. System EOD odpowiedzialny za elektroniczny obieg dokumentów, będzie się składał z modułów:

Rejestr umów – umożliwia wprowadzenie i zarządzanie umowami, jakie zawiera organizacja, posiada opcję wyszukiwania i moduł kontroli ważności umów;

Baza wiedzy – umożliwia archiwizację i zarządzanie wiedzą w organizacji uwzględniając wewnętrzne procedury, poziomy dostępów i mechanizmy tworzenia i udostępniania wiedzy;

Obieg faktur – umożliwia zarządzanie fakturami oraz ich obiegiem i akceptacją w organizacji;

Wnioski urlopowe – pozwala na automatyzację procesów związanych z zarządzaniem urlopami w organizacji oraz przydzielaniem zastępstwa;

Kalendarz – umożliwia tworzenie i współdzielenie kalendarzy pracowników; Rezerwacja zasobów – umożliwia efektywne zarządzanie zasobami posiadanymi

przez organizację, pozwala na monitorowanie i raportowanie czasu ich zajętości; CRM – umożliwia tworzenie bazy klientów oraz zarządzanie historią kontaktów z

nimi; Komunikator – zapewni sprawną komunikację wewnętrzną organizacji oraz

zewnętrzna z kontrahentami; Powiadomienia – umożliwi informowanie o otrzymanych do realizacji zadań na

stronie głównej systemu, każdy pracownik dodatkowo otrzyma informację poprzez pocztę e-mail, np. o otrzymanym dokumencie, zaakceptowanym urlopie, otrzymanej fakturze.

System EOD stanowił będzie repozytorium dokumentów. W zależności od rodzaju dokumentu będą one rejestrowane lub tworzone w systemie z wykorzystaniem jednego z opisanym powyżej modułów. Podczas dodawania lub tworzenia w systemie dokumentu uzupełniany będzie formularz, którego zakres poł będzie dla każdego rodzaju dokumentu. Do repozytorium trafi dokument, który składać się będzie z meta danych oraz pliku (np. skan dokumentu). Dodatkowo dokumenty dodawane do systemu mogą zostać połączone w wirtualne teczki / sprawy. System będzie dysponował również opcją szybkiego wyszukiwania dokumentów według określonych parametrów. Podczas wdrożenia określone zostaną procesy odpowiedzialne za prawidłowy przebieg dokumentów. System samodzielnie będzie monitorował obieg każdego dokumentu, kontrolował terminy wykonania zleconych zadań , automatycznie budował pełna historię obiegu pisma. W zależności od tego, na którym etapie znajduje się dany dokument system będzie wymuszał wykonanie konkretnej akcji przez użytkownika.

WNiP w zakresie systemu ERP (System do planowania zasobów przedsiębiorstwa) oraz dystrybucji faktur - system wspomagający zarządzanie różnymi działaniami w organizacji, a także prowadzenie operacji księgowych i finansowych, system ten składał się będzie z modułów:

Sprzedaż – umożliwi obsługę dokumentów: faktury sprzedaży, korekty, paragony oraz zwroty detaliczne, wyszukiwanie elementów z kartoteki zarówno towarów jak również kontrahentów poprzez wbudowany mechanizm „Instynkt”;

Zamówienia – moduł podzielony na dwie części: zamówienia od dostawców i zamówienia od klientów. oba rodzaje zamówień mogą występować w trzech stanach: zrealizowane, zrealizowane częściowo i niezrealizowane. System udostępni możliwość przekształcenie zamówień złożonych przez klienta w zamówienia do dostawców;

Magazyn – pokazuje informację o aktualnych stanach magazynowych, ilości oraz lokalizacji towaru. Dzięki integracji magazynu z innymi modułami, dokumenty magazynowe, tworzą się automatycznie w oparciu o inne dokumenty z pozostałych modułów;

Zakupy – dokumenty zakupu będą miały różne metody wprowadzania, można je wprowadzić ręcznie, przetwarzać z dokumentów PZ lub z zamówień do dostawców bądź importować z plików wymiany EDI++ lub za pomocą sfery Systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Moduł w prosty sposób umożliwi sprawdzenie historii dokumentu zakupu z danym kontrahentem;

Kasa i bank – moduł ten odpowiada za ewidencję dokumentów kasowych oraz operacji bankowych. Program daje możliwość prowadzenia kas wielowalutowych. Automatycznie generuje dokument kasowy podczas wystawiania dokumentu handlowego;

Rozrachunki – moduł udostępnia możliwość przeglądania rozrachunków wg dokumentów – stany rozliczeń, wg rozliczenia z konkretnym kontrahentem. Ponadto system umożliwi prowadzenie historii windykacji według zdarzeń tworzonych w systemie;

Księgi handlowe – moduł umożliwia zarządzanie finansami firmy. Posiada trzy płaszczyzny dekretacji dokumentów: ewidencja księgowa, ewidencja rozrachunków, ewidencja VAT;

Środki trwałe – udostępni dokładne informacje o planowanych odpisach amortyzacji oraz rozliczeniach podatkowych;

Deklaracje i sprawozdania – umożliwi definiowanie i wyliczanie sprawozdań finansowych oraz deklaracji skarbowych, takich jak: VAT, PIT, CIT, ZUS;

Kadry i płace – pozwoli na ewidencję osób zatrudnionych w danej firmie na podstawie umowy o pracę a także zleceniobiorców. Użytkownik będzie mógł wystawiać umowy, drukować karty wynagrodzeń. Ponadto wg informacji o czasie pracy i płatnościach obliczy wysokość wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy.

Pulpit konfiguracyjny – umożliwi dostosowanie systemu do wymogów firmy: wprowadzenie profilów użytkowników, zarządzanie uprawnieniami, parametryzowanie aplikacji;

Sfera Systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa – umożliwi dopasowanie do indywidualnych wymagań oraz integrację z infrastrukturą informatyczną organizacji;

Dystrybucja faktur – moduł rozszerzający możliwości Systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa w zakresie fakturowania. Wdrażane mechanizmy na bieżąco będą przeszukiwać firmowe zasoby takie jak kartotekikontrahentów, dane zapisane w CRM lub wiadomościach e-mail, pobierać z nich faktury, segregować je i przekazywać do dalszego obiegu.

Ilość wymaganych stanowisk dla poszczególnych modułów: Handel, Sprzedaż, Zakupy – typ modułu: stanowiskowy – wymagana liczba stanowisk

30 – moduł obejmuje: sprzedaż, zamówienia, magazyn, zakupy;

Księgowość - typ moduły: stanowiskowy – wymagana liczba stanowisk: 6 – moduł obejmuje kasa i bank, rozrachunki, księgi handlowe;

Kadry i płace – typ modułu: stanowiskowy, wymagana liczba stanowisk: 3; Środki trwałe – typ modułowy: stanowiskowy – wymagana liczna stanowisk: 3; Deklaracje i sprawozdania – typ modułu: stanowiskowy – wymagana liczba stanowisk

3; Fabryka obiektów – typ modułu: serwerowy – wymagana ilość 1 – moduł obejmuje:

pulpit konfiguracyjny, sferę Systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa; Dystrybucja faktur – wymagana ilość 1.

WNiP w zakresie systemu rozliczania produkcji oraz kontroli wydań magazynowych – wdrożeniem systemu rozliczania produkcji oraz kontroli wydań magazynowych, System rozliczania produkcji - funkcjonalności:

Kartoteka zleceń produkcyjnych – rezerwacja dla zlecenia zasobów materiałowych oraz pozostałych,

Rejestracja zdarzeń powiązanych ze zleceniami: wydawanie materiałów, rejestrowanie wykonanych operacji produkcyjnych i innych prac;

Rejestracja zdarzeń związanych z zasobami materiałowymi – rozchody materiałów, przychody wyrobów oraz pozostałych zasobów;

Automatyczna rejestracja zleceń produkcyjnych; Przyjmowanie wyrobów gotowych do magazynu; Monitorowanie przebiegu realizacji zleceń za pomocą zestawień i raportów; Planowanie potrzeb materiałowych – automatyczne generowanie zestawień niedoboru

komponentów, potrzeb zakupowych, dostępności materiałów; budowa planu potrzeb uwzględniając wszystkie źródła potrzeb: zamówienia sprzedaży, prognozy, zlecenia produkcyjne i normy zaopatrzeniowe;

Harmonogramowanie operacji wg metod: harmonogramowanie przy nieograniczonej ilości (Infinite), harmonogramowanie przy ograniczonej ilości (finite), harmonogramowanie ręczne;

Prognozowanie zapotrzebowania dostaw w modelu „just in time”;Kontrola wydań magazynowych umożliwi zdalne składanie zamówień i kontrolę wydań towaru – funkcjonalności:

Przyjmowanie towaru na magazyn - Karta przyjęcia tworzona będzie poprzez opcję wyboru odpowiedniej kategorii produktów oraz skanując kody kreskowe przy pomocy kolektora danych, system przypisze odpowiednie towary lub uzupełni o masę przyjętych towarów.

Składanie zamówień - Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie zamówień będą tworzyć odpowiedni dokument zawierający wykaz produktów wraz z przypisanymi do nich kodami kreskowymi. Plik ten będzie automatycznie eksportowany na czytniki kodów używane w magazynie.

Wydania magazynowe, zamykanie zleceń - Magazynier zamykając zlecenie skanuje kody kreskowe produktów, które zostały zamówione. W przypadku braku towaru, system generuje zamówienie różnicowe, które trafia bezpośrednio do handlowców.

WNiP w zakresie systemu B2B – System B2B – funkcjonalności będą dostępne z poziomu dedykowanej aplikacji mobilnej. W ramach systemu B2B udostępnione zostaną następujące moduły:

Moduł komunikacji Live Chat – wbudowany w aplikację, umożliwi stały kontakt zarówno między

pracownikami i kierownikami, jak również z klientami czy kontrahentami.

Możliwość zadawania szybkich pytań i otrzymywania odpowiedzi, pozwoli pozostać w stałym kontakcie i na bieżąco wymieniać się informacjami.

Newsletter – umożliwia regularne informowanie użytkowników o zmianach w ofercie, promocjach czy innych ważnych wydarzeniach.

Moduł obsługi klienta Obsługa techniczna – pozwoli gromadzić i udostępniać specjalistyczne

informacje swojemu otoczeniu – pracownikom, kontrahentom, klientom. Stanowić będzie przede wszystkim baza wiedzy i eksperckie FAQ. Umożliwi także prowadzenie doraźnych konsultacji z ekspertem czy składanie reklamacji.

Reklamacje – każdy produkt zamawiany przez aplikację otrzyma własny numer kontrolny oraz datę sprzedaży, co umożliwi w przypadku reklamacji szybką identyfikację, automatyczne przyjęcie zgłoszenia i rozesłanie powiadomień do zaangażowanych osób. Na koncie użytkownika znajdować się będą informacje o pozostałym czasie gwarancji zakupionych produktów oraz aktualnych statusach reklamacji. System umożliwi dodatkowo wypełnianie zgłoszeń przez pracowników firmy w imieniu klientów. W procesie reklamacji zostanie wprowadzona możliwość podpisu elektronicznego. Będzie to rozwiązanie jednokierunkowe stosowane po stronie Wnioskodawcy do wydania ostatecznej decyzji w sprawie udzielenia lub odrzucenia zgłaszanej reklamacji.

Moduł obsługi zamówień Zapytania ofertowe – klienci mają do dyspozycji formularze, do których mogą

dodawać produkty z aktualnej oferty. W razie potrzeby mogą także uzupełnić zapytanie o towary spoza niej a cały dokument wysłać od razu do odpowiednich osób. Firma z kolei zyskuje elastyczne narzędzie wspomagające pracowników w szybki sposób przygotować kompleksowe i dedykowane oferty.

Rabaty – zaawansowane mechanizmy umożliwiają indywidualne określenie wysokości rabatów na konkretne produkty, grupy produktów lub całe zamówienia dla wybranych klientów, jednorazowo lub długofalowo. Ponadto umożliwi automatyczne przypisanie warunków rabatowania zawartych w systemie, w tym dynamicznego rabatowania związanego z określonymi grupami towarowymi, osiąganiem umownych progów sprzedaży oraz akcji promocyjnych;

Moduł zarządzania Zarządzanie oddziałami – umożliwia weryfikację stanów magazynowych,

efektywności sprzedaży, historii zamówień, planów zakupowych lub wyznaczenie indywidualnych premii sprzedażowych dla konkretnych działów i oddziałów firmy;

Automatyczne dodawanie cenników Logistyka – umożliwi przypisanie kierowców i pojazdów do wybranych tras i

zleceń oraz bieżące ich wykorzystanie. Dodatkowo system poinformuje o zbliżających się terminach przeglądu technicznego, ważności dokumentów oraz upływających gwarancjach.

Statystyki i raportowanie – możliwość gromadzenia informacji oraz na ich podstawie przygotowywanie dowolnych zestawień danych za różne okresy, automatyczne generowanie raportów i wysyłanie ich drogą mailową do wybranych osób.

Zadanie 2: Zakup usługi informatycznej w zakresie konfiguracji i parametryzacji sprzętu i oprogramowania – dostosowanie systemu zarządzania firmą do indywidulanych potrzeb wdrożenia oraz klienta. Wykonanie konfiguracji systemu, w sposób zapewniający poprawne działanie jednostek organizacyjnych Zamawiającego, będących działami przedsiębiorstwa zamawiającego w sposób nie mający wpływu na stabilność tych jednostek, niezbędne importy jak również konieczne zmiany w konfiguracji systemów u klienta. Konfiguracja i parametryzacja muszą zapewnić spójność w proporcjach 1 do 1 z danymi historycznymi Dodatkowo Wykonawca sprawdzi i potwierdzi poprawność przeniesienia danych. Wykonawca sprawdzi i potwierdzi poprawność przeniesienia danych poprzez dostarczenie do Zamawiającego testów z przeprowadzonej konfiguracji i parametryzacji.

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywanie oprogramowania, internetowe wsparcie

Zadanie 3: Zakup usług szkoleniowych – przeprowadzenie szkolenia w zakresie obsługi wdrożonego systemu. Szkolenie przeprowadzone zostanie dla dwóch głównych grup szkoleniowych. Jedną z nich będą pracownicy organizacji, którzy będą wykorzystywali system w pracy, drugą grupa będą osoby zajmujące się sprzedażą. Pierwsza grupa szkoleniowa składać się będzie z 36 osób – w tym jedna osoba odpowiedzialna za administrację systemu oraz helpdesk dla partnerów. Druga grupa szkoleniowa składać się będzie z 23 osób. Czas szkolenia: 6h dla każdej grupy.

Wspólny Słownik Zamówień (CPV)80533100-0 Usługi szkolenia komputerowego

CZĘŚĆ 2 Zakup środków trwałych

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 30232100-5 Drukarki i plotery30231100-8 Terminale komputerowe48820000-2 Serwery

1. Drukarka etykiet – 4 sztuki, wymagania sprzętowe nie gorsze niż: druk: termiczny termontranferowy kolor druku: monochromatyczny; rozdzielczość głowicy: 203 dpi; szerokość druku: 4,5 cala/114 mm; szybkość druku: ustawienia do 6 cali/sek rodzaj taśmy: woskowa, woskowo – żywiczna, żywiczna; pamięć RAM: standard 8MB; pamięć FLASH: standard 8 MB łączność sieciowa Ethernet: Tak Akcesoria – obcinacz: tak Akcesoria – dyspenser: tak Akcesoria – nawijak: tak

2. Terminal danych – 4 sztuki, wymagania sprzętowe nie gorsze niż:System operacyjny: Procesor: 624 MHz

Pamięć RAM: 128MB DDR (16 Bit) Pamięć FLASH: 1GB NAND (8 Bit) USB: 1x host (pełna prędkość) Magistrala zewnętrzna: 16 bit Szeregowy interfejs urządzeń peryferyjnych: 4x Grafika: zintegrowana Dotykowy rezystancyjny: 4/5-przewodowy Procesor: 32 – bitowy, otwarty, skalowany lub 32 – bitowy system

operacyjny przeznaczony dla palmtopów, smartfonów, Podświetlany wyświetlacz ciekłokrystaliczny 3,8” monochromatyczny

lub kolorowy; Wbudowany czytnik kodów kreskowych jednoliniowy lub dwuliniowy Komunikacja radiowa 802.11 a/b/g, Bluetooth 1.2.

3. Serwer – 2 sztuki, wymagania sprzętowe nie gorsze niż: Procesor 4 rdzeniowy Pamięć RAM: 16 GB Liczba wątków: 16 Bazowa częstotliwość procesora: 2,40 GHz Częstotliwość jednego rdzenia: 2,66 GHz Wielkość pamięci: 288 GB Liczba kanałów pamięci: 3 Przepustowość pamięci: 25,6 GB/s

System operacyjny: Pamięć operacyjna: 512 MB Procesor: 1.4 GHz, 64-bitowy Pamięć RAM: 512 MB Dysk twardy: 32 GB Urządzenia peryferyjne: Dostęp do Internetu, Klawiatura, Mysz, Napęd

DVD Bezpieczeństwo: Kontrola praw dostępu, Kopia zapasowa Administracja: Przełączanie użytkowników, Zdalny pulpit

System zarządzania bazą danych SQL: Wspierana ilość procesorów: 4 Wielkość bazy danych: bez ograniczeń RAM: Bez ograniczeń Dostęp do: SQL Server Management Studio

Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia1. Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia zostały wskazane: nazwy

producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy – parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i urządzeń niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń

służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych w niniejszym zapytaniu. Oferent, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały, urządzenia spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę

Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia dot. Części 1: 1. Wykonawca dla powstałego utworu w zakresie systemu Elektronicznego obiegu dokumentów,

w zakresie B2B oraz w zakresie rozliczania produkcji oraz kontroli wydań magazynowych przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie oraz kody źródłowe do powstałego utworu oraz zapewni Zamawiającemu możliwość z korzystania z utworu na zasadzie wyłączności na wszelkich właściwych i znanych polach eksploatacji niezbędnych do wypełnienia przez Zamawiającego niniejszej Umowy w szczególności w zakresie nie węższym niż pola eksploatacji wymienione w art. 50 Ustawy z dnia 04.02.1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. u. z 2017 r. poz. 880 z późn. zm.)

2. Szczegółowe wskazania pól eksploatacji: a) sporządzania kopii (zwielokrotniania kodu) systemów w całości lub w części

wyłącznie w celu archiwizacji systemów,b) zapisywania systemów wedle uznania Zamawiającego na posiadanych komputerach-

systemów backup bez ograniczenia ilościowego,c) korzystanie wyłącznie z istniejących funkcjonalności systemu.

3. Wykonawca udzieli Zamawiającemu nie wyłącznej i nieprzenaszalnej licencji na użytkowanie dostarczonego utworu w zakresie systemu ERP (Systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa) oraz dystrybucji faktur.

4. System zostanie dostosowany dla osób niedowidzących poprzez zastosowanie zasady publikacji treści internetowych zgodnie z normami Web Content Accessibility Guidelines. Normy te zostaną zachowane poprzez zastosowanie odpowiedniej czcionki w części funkcjonalności systemu, tj.:

a. Tekst będzie publikowany w czytelny sposób – podzielony na paragrafy, listy i inne sekcje. Tekst zostanie uzupełniony o nagłówki, aby umożliwić osobom niewidomym sprawne przejście do interesującej sekcji.

b. Teksty zamieszczone w serwisie będą napisane w najprostszy sposób, tak aby dostęp do nich nie był utrudniony. Rozmiar tekstu zostanie powiększony do 200% bez użycia technologii wspomagających oraz bez utraty treści lub funkcjonalności

5. Podczas realizacji przedmiotu zamówienia członkowie zespołu projektowego Wykonawcy zobowiązani są do obecności na cotygodniowych spotkaniach koordynacyjnych z Zamawiającym w jego siedzibie.

IV. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty potwierdzające ich spełnianie

Dotyczy Części 11. Oferent winien posiadać doświadczenie:

1. W opracowaniu i wdrożeniu co najmniej 1 (jednej) usługi polegającej na stworzeniu systemu Elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) o wartości co najmniej 200 tys. netto  PLN (dwieście tysięcy złotych).

2. W opracowaniu i wdrożeniu co najmniej 1 (jednej) usługi polegającej na stworzeniu systemu rozliczania produkcji oraz kontroli wydań magazynowych o wartości co najmniej 450 tys. netto  PLN (czterysta pięćdziesiąt tysięcy złotych).

3. W opracowaniu i wdrożeniu co najmniej 1 (jednej) usługi polegającej na stworzeniu systemu B2B o wartości co najmniej 200 tys. netto  PLN (dwieście tysięcy złotych).

2. Wykonawca w celu potwierdzenia posiadanego doświadczenie jest zobowiązany do przedłożenia wykazu posiadanego doświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z kserokopiami referencji, umów wraz z protokołami odbioru lub innych dokumentów poświadczających prawidłowe wykonanie w/w usług.  

3. Wykonawca powinien dysponować zasobami ludzkimi zdolnymi do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, tj. dysponowania co najmniej 5 - osobowym zespołem projektowym, w skład którego wchodzą osoby spełniające poniższe warunki:

1. co najmniej 4 osoby posiadające doświadczenie w tworzenia i wdrażaniu systemów B2B oraz systemów automatyzujących wewnętrzne procesy zachodzące w firmie;

2. co najmniej 1 osoba posiadająca minimum roczne doświadczenie w pracy jako kierownik projektu oraz posiadająca aktualny certyfikat potwierdzający umiejętność prowadzenia projektów zgodnie ze standardem np. PRINCE2, IPMA, AGILE, SRUM lub inne. 

4. Wykonawca w celu potwierdzenia dysponowania zasobami ludzkimi zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia przedstawi wykaz minimum 5 - osobowego zespołu projektowego zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z potwierdzeniem minimum rocznego doświadczenie w pracy na stanowisku kierownika projektu oraz potwierdzeniem posiadanego certyfikatu.

Dotyczy Części 21. Oferent musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub

czynności potwierdzone stosownym wpisem w dokumentach rejestrowych / statutowych.2. Wykonawca w celu potwierdzenia posiadanych uprawnień wraz z ofertą złoży

dokumenty rejestrowe / statutowe (wyciąg z rejestru KRS, CEiDG, REGON lub kserokopię umowy spółki cywilnej / z ograniczoną odpowiedzialnością lub inne) z których będzie wynikało, iż jest on podmiotem uprawnionym do wykonania określonej działalności.

V. Informacja dot. zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą brak powiązań kapitałowych lub osobowych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się także wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji, o ile niższy próg nie wynika z

przepisów prawa; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,

pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa

w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Dokumentem potwierdzającym brak powiązań kapitałowych lub osobowych jest oświadczenie Wykonawcy – zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę powiązanego kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, zostanie on wykluczony z udziału w postępowaniu.

VI. Termin realizacji przedmiotu zamówienia

1. Planowany termin realizacji przedmiotu zamówienia od listopada 2017r. do sierpnia.2018r.

2. Szczegółowy harmonogram przeprowadzenia usługi zostanie ustalony przez Zamawiającego w konsultacji z wybranym Wykonawcą.

VII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z wagą tych kryteriów i sposobu ich oceny

1. Kryteria wyboru oferty i ich znaczenie: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach.

Kryterium dot. Części 1 i 2:Kryterium I: Cena oferty netto (Co)Waga: 70 %

Kryterium dot. Części 1:Kryterium II: C zas gwarancji i rękojmi udzielonej na działanie systemu (Cg)Waga: 10 %

Kryterium dot. Części 1:Kryterium III: Koszt eksploatacji systemu (Ke)Waga: 10 %

Kryterium dot. Części 1:Kryterium IV: Czas reakcji serwisowej (Cs)Waga: 10 %

Kryterium dot. Części 2:Kryterium V: Czas gwarancji na zakupione środki trwałe (CgŚT)Waga: 30%

2. Sposób oceny ofert: Ocenie podlegają jedynie oferty złożone przez Wykonawców niewykluczonych z ubiegania się o udzielenie zamówienia, które następnie nie zostały odrzucone (zostały złożone w terminie określonym niniejszym zapytaniem i spełniają warunki udziału w postępowaniu).

1) Kryterium I: Cena oferty netto (Co) – 70% zostanie obliczone według formuły:

najniższa oferowana cena netto Co= ----------------------------------------------------- x 70 pkt

cena oferty badanej netto

Ceną braną pod uwagę przy ocenie ofert jest cena netto oferty za realizację całości zamówienia i powinna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia. Oferta w Kryterium I może uzyskać maksymalnie 70 punktów. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

2) Kryterium II: Czas gwarancji i rękojmi udzielonej na działanie systemu (Cg) – 10% zostanie obliczone według poniższej formuły. Czas gwarancji należy podać w latach.

czas gwarancji i rękojmi udzielonej na działanie systemu oferty badanej Cg = ---------------------------------------------------------------------------------------- x 10 pkt

najdłuższy czas gwarancji i rękojmi udzielonej na działanie systemu

Czas gwarancji udzielonej na działanie systemu nie może być krótszy niż 3 lata. Oferty zawierające czas gwarancji udzielonej na działanie systemu poniżej 3 lat zostaną odrzucone. Oferta w Kryterium II może uzyskać maksymalnie 10 punktów. Na potrzeby oceny ofert Zamawiający zastrzega, że oferty zawierające czas gwarancji i rękojmi udzielonej na działanie systemu dłuższy niż 6 lat oceniane będą jako zawierające 6 - letni czas gwarancji. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

3) Kryterium III: Koszt eksploatacji systemu (Ke) – 10 % zostanie obliczona według poniższej formuły. Koszt eksploatacja należy podać w wartości PLN netto. najniższy oferowany koszt eksploatacji netto Ke = --------------------------------------------------------------- x 10 pkt koszt eksploatacji oferty badanej netto

Przez „koszt eksploatacji systemu” Zamawiający rozumie maksymalną roczną kwotę pieniężną, jaką wykonawca przewiduje tytułem świadczenia usługi wsparcia eksploatacji systemu polegającego na udzielaniu konsultacji telefonicznych oraz wsparcia technicznego związanego z korzystaniem przez Zamawiającego z systemu, aktualizacji systemu związanego ze zmianą przepisów lub trendów rynkowych, nowelizacją systemu w związku z pojawieniem się nowych wersji systemu w ramach udzielonej Zamawiającemu licencji. Oferta w Kryterium IV może uzyskać maksymalnie 10 punktów. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

4) Kryterium IV: Czas reakcji serwisowej (Cs) – 10% zostanie obliczona według poniższej formuły. Czas reakcji serwisowej należy podać w godzinach.

najniższy oferowany czas reakcji serwisowejCs = ------------------------------------------------------------- x 10 pkt

czas reakcji serwisowej oferty badanej

Czas reakcji serwisowej nie może być dłuższy niż 24 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego. Oferty zawierające czas reakcji serwisowej dłuższy niż 24 godziny zostaną odrzucone. Oferta w Kryterium IV może uzyskać maksymalnie 10 punktów. Na potrzeby oceny ofert Zamawiający zastrzega, że oferty zawierające czas reakcji serwisowej krótszy niż 6 godzin oceniane będą jako zawierające 6 - godzinny czas reakcji serwisowej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

Serwis należy zapewnić podczas awarii systemu w sytuacji funkcjonowania wdrożonego systemu niezgodnie z określoną specyfiką systemu, które uniemożliwia lub znacznie utrudnia pracę w systemie. Fakt wystąpienia awarii systemu lub znaczne utrudnienie pracy w systemie będzie zgłaszane każdorazowo przez Zamawiającego w sposób wskazany w umowie.

5) Kryterium V: Czas gwarancji na zakupione środki trwałe (CgŚT) – 30% zostanie obliczone według poniższej formuły. Czas gwarancji należy podać w latach.

czas gwarancji na zakupione środki trwałe oferty badanej CgŚT = ------------------------------------------------------------------------------------ x 30 pkt

najdłuższy czas gwarancji na zakupione środki trwałe

Czas gwarancji na zakupione środki trwałe nie może być krótszy niż 2 lata. Oferty zawierające czas gwarancji na zakupione środki trwałe poniżej 2 lat zostaną odrzucone. Oferta w Kryterium V może uzyskać maksymalnie 30 punktów. Na potrzeby oceny ofert Zamawiający zastrzega, że oferty zawierające czas gwarancji na środki trwałe dłuższy niż 5 lat oceniane będą jako zawierające 5 - letni czas gwarancji. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

3. Łączna ocena ofert:

1) Punkty uzyskane przez ofertę w ocenie oferty w Kryterium I (Co) zostaną dodane do punktów uzyskanych przez nią w ocenie oferty w Kryterium II (Cz), Kryterium III (Ke) oraz Kryterium IV (Cs) i na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty w Części 1. Oferta w łącznej ocenie oferty może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

Łączna ocena oferty = Co + Cg +Ke + Cs

2) Punkty uzyskane przez ofertę w ocenie oferty w Kryterium I (Co) zostaną dodane do punktów uzyskanych przez nią w ocenie oferty w Kryterium IV (CgŚT), na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty w Części 2. Oferta w łącznej ocenie oferty może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

Łączna ocena oferty = Co + CgŚT

3) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość punktów w łącznej ocenie ofert dla każdej czsci (łączna suma punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium I , II, III, IV lub I i V). Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4) Po zakończeniu postępowania ofertowego, Zamawiający zawrze z wyłonionym Wykonawcą/Wykonawcami przedmiotu zamówienia umowę/umowy w formie pisemnej zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

5) W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów.

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizowanego przedmiotu zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie zrealizować

przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia finansowe w stosunku do Zamawiającego.

7) Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania zmian warunków zapytania ofertowego a także jego odwołanie oraz zakończenie postępowania bez wyboru ofert. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Wykonawców, do których wystosował zapytanie ofertowe, oraz umieści informację o zmianach na swojej stronie internetowej www.arsanit.pl.

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim, w sposób czytelny i przejrzysty.

2. Ofertę należy złożyć na druku Formularz Ofertowy, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

3. Złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec Stron. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

4. Nie dopuszcza się możliwości nanoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek zmian merytorycznych na uprzednio przygotowaną treść oferty.

5. Przedmiot zapytanie ofertowego został podzielony na zadania. Oferenci składają oferty na dowolną liczbę zadań.

6. Wykonawca może złożyć jedną ofertę (tylko z jedną ostateczną ceną dla danej części); złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub wariantowe (w tym tzw. oferty wariantowej) – spowoduje odrzucenie ofert złożonych przez tego Wykonawcę. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie poprzez zawarte konsorcjum składają jedną wspólną ofertę.

7. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny (z podaniem imienia i nazwiska). Jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie dwie lub więcej osób, dokumenty składające się na ofertę muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.

8. Oferta składana wspólnie przez więcej niż jednego wykonawcę musi być podpisana przez członka konsorcjum upoważnionego do składania oświadczeń woli w imieniu pozostałych członków. Upoważnienie do podpisania powyższych dokumentów musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny (z podaniem imienia i nazwiska).

9. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę i składająca w imieniu Wykonawcy oświadczenia i inne pisma nie jest osobą upoważnioną na podstawie aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo innego dokumentu załączonego do oferty, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić stosowne Pełnomocnictwo, które w swej treści jednoznacznie wskazywać będzie uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (kopia pełnomocnictwa winna być poświadczona notarialnie).

10. Zaleca się, by każda, zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez Wykonawcę. Wszystkie zmiany w treści oferty, a w szczególności przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, itp. winne być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę.

11. Do oferty muszą być załączone wszystkie dokumenty wymagane odpowiednimi postanowieniami zapytania ofertowego oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorami – załącznikami, a w szczególności zawierać wszystkie informacje i dane.

IX. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert oraz sposób porozumiewania się z Zamawiającym:

1. Ofertę należy złożyć osobiście, przesłać pocztą tradycyjną lub kurierem na adres siedziby Zamawiającego:

„Arsanit” Sp. z o.o.ul. Obwodowa 1741-100 Siemianowice Śląskie

2. Termin składania ofert upływa w dniu: 14.11.2017r. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane (bez względu na przyczynę opóźnienia).

3. Przez złożenie oferty w wyznaczonym terminie należy rozumieć dostarczenie Zamawiającemu oferty – na wyżej wskazany adres – przed upływem tego terminu. Data stempla pocztowego, czy potwierdzenie nadania nie decyduje o tym, czy oferta została złożona w terminie.

4. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: p. Barbara Wadowska, biuro@arsanit.pl, 510-083-850.

5. Wykonawca związany jest ofertą przez okres 60 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

X. Informacje dodatkowe

1. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamówienie zostało podzielone na części. Oferent może złożyć ofertę na dowolną liczbę części postępowania.

2. Zamawiający nie dopuszcza się możliwości złożenia ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełaniających. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnej z ofert złożonych w wyniku

niniejszego postępowania. 5. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych – rozliczenia między

Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą tylko w walucie polskiej (PLN). 6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 7. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku

obcym muszą zostać złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania

przyczyn. 9. Niniejsze Zapytanie ofertowe zostało umieszczone na stronie internetowej:

www.arsanit.pl oraz rozesłane do potencjalnych Oferentów. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania. Jeżeli zmiany

będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany zostaną wprowadzone na stronie internetowej www.arsanit.pl oraz rozesłane do potencjalnych oferentów.

11. Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.

XI. Określenie warunków zmiany umowy

1. Zamawiający nie przewiduje istotnych zmian zawartej Umowy w stosunku do treści oferty.

2. Zamawiający dopuszcza jednak możliwość zmiany zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie:

1) zmiany danych Wykonawcy lub zmiany wynikającej z przekształcenia przedmiotowego po stronie Wykonawcy;

2) zmiany ceny wynikającej ze zmiany obowiązujących stawek VAT, czy wprowadzenia nowych podatków w stopniu wynikających z tych zmian.

3) gdy wystąpią zmiany, których konieczność wprowadzenia będzie wynikałaz wymagań instytucji współfinansujących realizację przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany Umowy w przypadku: 1) zmiany w obowiązujących przepisach prawa mającego wpływ na przedmiot i warunki

Umowy,2)3) zmiany sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy lub / i Zamawiającego

skutkującej niemożliwością realizacji przedmiotu Umowy;4) powstanie nadzwyczajnej okoliczności będących „siłą wyższą”, skutkujących

niemożliwością realizacji przedmiotu Umowy lub grożącą rażącą stratą, których strony nie przewidziały przy zawarciu Umowy, przy czym jako „siłę wyższą” rozumie się wydarzenia i okoliczności nadzwyczajne, nieprzewidywalne, niezależne od woli i intencji którejkolwiek ze stron Umowy.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia – gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna, techniczna lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem. Termin realizacji przedmiotu zamówienia może zostać wydłużony do pięciu miesięcy.

5. Wyżej wymienione zmiany mogą być dokonane na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy, za zgodą obu stron i zostaną wprowadzone do Umowy w formie aneksu.

XII. Załączniki

1. Załącznik nr 1 – Formularz oferty2. Załącznik nr 2 – Wykaz doświadczenia oraz zespołu projektowego3. Załącznik nr 3 – Wzór Umowy4. Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między

Wykonawcą a Zamawiającym