NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA

I GOSPODARKI WODNEJ

Podręcznik procedur wdrażania Funduszu Spójności

w Narodowym Funduszu Ochrony Środowiska

i Gospodarki Wodnej

2

Zatwierdzony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr A/34/1/2007 z dnia 15 maja 2007r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/44/22/2007 z dnia 16 października 2007r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/48/27/2007 z dnia 13 listopada 2007r

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/51/32/2007 z dnia 3 grudnia 2007r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/52/22/2007 oraz nr B/52/23/2007 z dnia 11 grudnia 2007r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/54/16/2007 z dnia 28 grudnia 2007r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/2/6/2008 z dnia 15 stycznia 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/4/10/2008 z dnia 29 stycznia 2008 r

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr A/19/1/2008 z dnia 3 marca 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/17/56/2008 z dnia 23 kwietnia 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/19/13/2008 z dnia 6 maja 2008 r..

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/25/29/2008 z dnia 11 czerwca 2008 r.

Zmieniony Decyzją Nr 1/2008 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 2 lipca 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/47/34/2008 z dnia 13 listopada 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr A/74/3//2008 z dnia 12 grudnia 2008 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/10/27/2009 z dnia 9 marca 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 6/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 16 kwietnia 2009 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/17/13/2009 z dnia 27 kwietnia 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 7/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 28 kwietnia 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 8/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 30 kwietnia 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 12/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 29 czerwca 2009 r.

Zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW nr B/29/31/2009 z dnia 21 lipca 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 14/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 28 sierpnia 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 19/DB/2009 Dyrektora Biura NFOŚiGW z dnia 23 listopada 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 21/DB/2009 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 22 grudnia 2009 r.

Zmieniony Decyzją nr 23/DB/2010 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 9 lipca 2010 r.

Zmieniony Decyzją nr 37/DB/2010 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 27 września 2010 r.

Zmieniony Decyzją nr 46/DB/2010 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 27 października 2010 r.

Zmieniony Decyzją nr 50/DB/2010 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 26 listopada 2010 r.

Zmieniony Decyzją nr 7/DB/2011 Dyrektora Biura w NFOŚiGW z dnia 28 stycznia 2011 r.

3

Spis treści:

1. Lista skrótów i wyjaśnienie pojęć ........................................................................................ 4 2. Akty prawne, dokumenty programowe.............................................................................. 12 3. Odpowiedzialność NFOŚiGW we wdrażaniu FS .............................................................. 16 4. Przygotowanie przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków FS ................................. 22

4.1. Przygotowanie przedsięwzięcia finansowane ze środków własnych Wnioskodawcy 22

4.2. Przygotowanie przedsięwzięcia dofinansowane z pomocy technicznej MeF 013.... 23 4.3. Przygotowanie umowy o dofinansowanie/porozumienia o realizacji oraz ich zmiany.

24 4.3.1 Uznanie Porozumienia/Umowy za wykonane .......................................................... 24

4.3.1.1 Uznanie umowy za wykonaną w zakresie rzeczowym ...................................... 24 4.3.1.2 Uznanie umowy za wykonaną w zakresie ekologicznym .................................. 25 4.3.1.3 Uznanie umowy za wykonaną w niepełnym zakresie rzeczowym lub

ekologicznym lub za wykonaną po terminach określonych w umowie bez wypowiadania

umowy 26 4.3.1.4 Uznanie umowy za wykonaną pod względem zachowania trwałości

przedsięwzięcia................................................................................................................. 26 4.3.1.5 Uznanie umowy za wykonaną i zakończoną..................................................... 27

5. Dofinansowanie projektów FS ze środków krajowych...................................................... 30 5.1. Ogólne zasady dofinansowania ................................................................................. 30 5.2. Uznanie umowy pożyczki/umowy dopłatowej w projektach FS dofinansowanych ze

środków krajowych za wykonaną ............................................................................. 34 6. Kontrola zamówień publicznych........................................................................................ 38

6.1. Kontrola postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez Beneficjentów Funduszu Spójności .......................................................................... 38

6.2. Opiniowanie SIWZ. .................................................................................................. 39 6.3. Opiniowanie aneksów do umów zawartych wg ustawy Prawo zamówień

publicznych oraz umów zawartych w trybie z wolnej ręki. ...................................... 40 6.4. Opiniowanie i zatwierdzanie aneksów do umów zawartych zgodnie z procedurami

PRAG ........................................................................................................................ 41 7. Kontrola przygotowania i realizacji przedsięwzięcia......................................................... 42

7.1. Kontrola przygotowania przedsięwzięcia ................................................................. 42 7.2. Kontrola realizacji przedsięwzięcia na miejscu realizacji projektów ....................... 43 7.3. Kontrola realizacji przedsięwzięcia w siedzibie NFOŚiGW (weryfikacja rozliczeń)

45 7.4. Sprawozdawanie z przeprowadzanych kontroli ........................................................ 46

8. Raport z postępów w realizacji projektu FS i Wniosek o płatność pośrednią. Monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych. .......................................................... 47

8.1. Raport okresowy ....................................................................................................... 47 8.2. Raport roczny ............................................................................................................ 52 8.3. Monitorowanie realizacji zaleceń/rekomendacji pokontrolnych wydanych dla

beneficjentów/POZR przez instytucje zewnętrzne ................................................... 53 9. Planowanie i sprawozdawczość na potrzeby instytucji zewnętrznych .............................. 55

9.1. Zagregowane informacje na temat postępu realizacji projektu FS ........................... 55 9.2. Informacje przygotowywane ad hoc ......................................................................... 56

10. Finansowanie projektu (obsługa finansowo – księgowa) .................................................. 57 10.1 Sprawdzanie rachunków założonych przez POZR ................................................... 57 10.2 Występowanie do SUZ o przekazanie zaliczki ze środków Funduszu Spójności .... 57 10.3 Przekazywanie POZR środków z Funduszu Spójności............................................. 58

4

10.4 Weryfikacja dokumentów rozliczenia finansowego: Weryfikacja kwalifikacji wydatków POZR ....................................................................................................... 58

10.5 Zasady rozliczeń i ewidencja księgowa .................................................................... 58 11. Zakończenie realizacji przedsięwzięcia (wniosek o płatność końcową i raport końcowy)60

11.1. Raport końcowy (RK) ............................................................................................... 60 11.2. Postępowanie z raportem końcowym i wnioskiem o płatność końcową .................. 60

12. Postępowanie z nieprawidłowościami ............................................................................... 64 12.1. Postępowanie w wyniku podejrzenia lub stwierdzenia nieprawidłowości ............... 64 12.2. Informowanie o nieprawidłowościach ...................................................................... 64 12.3 Odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wykorzystanych............................................... 65 12.4 Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych................................. 66

13. Kontrola wewnętrzna i audyt wewnętrzny......................................................................... 68 13.1. Kontrola wewnętrzna ................................................................................................ 68 13.2. Audyt wewnętrzny .................................................................................................... 69

14. Działania informacyjne i promujące .................................................................................. 70 15. Załączniki i dokumenty związane ...................................................................................... 73

1. Lista skrótów i wyjaśnienie pojęć

Wykaz skrótów

5

BK Beneficjent Końcowy

DIF Departament Instrumentów Finansowych w Ministerstwie Środowiska

EE Efekt Ekologiczny

FS Fundusz Spójności (Kohezji)

GK Główny Księgowy

HRF Harmonogram rzeczowo – finansowy

HPP Harmonogram Procedur Przetargowych

IP Instytucja Płatnicza

IPZ I Instytucja pośrednicząca w zarządzaniu I szczebla

IPZ II Instytucja Pośrednicząca w zarządzaniu II szczebla

IPZ III Instytucje Pośredniczące w zarządzaniu III szczebla

IZ Instytucja Zarządzająca

JRP Jednostka Realizująca Projekt

JZ Jednostka Zarządzająca

KPK Krajowy Punkt Kontaktowy

KPP Karta Potencjalnego Przedsięwzięcia

KE Komisja Europejska

MAO Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu

MeF Memorandum Finansowe

MF Minister(stwo) Finansów

MRR Minister(stwo) Rozwoju Regionalnego

MŚ Minister(stwo) Środowiska

NBP Narodowy Bank Polski

OOŚ Ocena Oddziaływania na Środowisko

OPZ Opis Przedmiotu Zamówienia

PP Plan Płatności

PŚP Przejściowe Świadectwa Płatności

PRI Plan Realizacji Inwestycji

POZR Podmiot Odpowiedzialny Za Realizację Projektu Funduszu Spójności

PRP Porozumienie o realizacji projektu

6

PS w MF Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, poprzednio SIP – Szef Instytucji Płatniczej

PUZP Prezes Urzędu Zamówień Publicznych

PZP Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. nr 223 poz. 1655, z późn. zm.).

RBFS Rachunek Bieżący dla Funduszu Spójności, otwarty dla obsługi projektu przez Ministra Finansów w NBP

RIPFS

Rachunek w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności (rachunek wspólny dla wszystkich projektów FS w sektorze środowiska)

RM Rada Ministrów

SIMIK System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności

SKP Sekretarz Komisji Przetargowej

SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

SUZ Sektorowy Urzędnik Zatwierdzający

SUB-SUZ Zastępca Sektorowego Urzędnika Zatwierdzającego

TA Technical Assistance (Pomoc Techniczna)

UE Unia Europejska

UF Umowa Finansowania zawierana pomiędzy PS w MF i SUZ dotycząca wdrażania projektów Funduszu Spójności

UOKiK Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów

UZP Urząd Zamówień Publicznych

WFOŚiGW Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

WPZ Wycena Przedmiotu Zamówienia

7

Skróty nazw komórek organizacyjnych NFOŚiGW:

DA Departament Ochrony Klimatu DC Departament Planowania i Sprawozdawczości DCZ Wydział ds. Finansowania ze Środków Zagranicznych DF Departament Analiz Finansowych DI Departament Informatyki DK Departament Księgowości i Rozliczeń DKR Wydział Rozliczeń Zagranicznych DL Departament Komunikacji i Strategii DO Departament Organizacyjny

DOK Zespół Kancelaryjno-Dokumentacyjny

DP Departament Ochrony Wód DR Departament Weryfikacji Rozliczeń DT Departament Kontroli Przedsięwzięć DZ Departament Ochrony Ziemi WK Wydział Kontroli Wewnętrznej WKZ Wydział Kontroli Zamówień Publicznych WP Wydział Prawny ZAW Zespół Audytu Wewnętrznego ZP Zespół Zarządzania Personelem ZZP Zespół Zamówień Publicznych

8

Schemat organizacyjny NFOŚiGW

J.W. M.S. W.M.

Zastępca Zastępca Zastępca

Prezesa Zarządu Prezesa Zarządu Prezesa Zarządu

Dyrektor Biura

Departament Departament Departament Zespół Departament

Przedsięwzięć Przemysłowych DG Ochrony Wód DP Organizacyjny DO Zarządzania Personelem ZP Gospodarki Wodnej

Departament Departament Zespół Samodzielne Stanowisko Departament

Ochrony Klimatu DA Ochrony Ziemi DZ Regulacji Wewnętrznych DOR ds. Ochrony Informacji POI Weryfikacji RozliczeńNiejawnych

Zespół

Zespół Wydział Obsługi Rady Nadzorczej DOZ Samodzielne Stanowisko Wydział

Wsparcia Merytorycznego DAM Gospodarki Odpadami DZO i Zarządu BHP BHP Kontroli Zamówień Publicznych

Wydział Wydział Zespół

Koordynacji Przedsięwzięć DAK Geologii i Górnictwa DZG Kancelaryjno-Dokumentacyjny DOK Samodzielne Stanowisko Departament

ds. Obronnych i Obrony Cywilnej SOC Kontroli Przedsięwzięć

Zespół

ds. Systemu Zielonych Inwestycji DAZ Departament Wydział

Planowania DC Administracyjny WA Wydział Departament

i Sprawozdawczości Prawny WP Analiz Finansowych

Departament

Funduszy Norweskich DN Wydział Zespół

ds. Finansowania ze Środków NFOŚiGW DCK Zamówień Publicznych ZZP Zespół Zespół

ds. Pomocy Publicznej ZPP ds. Umorzeń

Departament Wydział

Edukacji Ekologicznej DE ds. Finansowania ze Środków DCZ Departament Zespół

Zagranicznych Informatyki DI Zespół Ocen Finansowych

Audytu Wewnętrznego ZAW

Wydział

Ekspertyz i Prac DEN Samodzielne Stanowisko Zespół

Naukowo-Badawczych ds. Legislacyjnych SPL Wydział ds. Weryfikacji Zawieranych Umów

Wydział Kontroli Wewnętrznej WK i Zabezpieczeń

Administrowania Siecią DIA

Departament Zespół

Ochrony Przyrody DM Departament Zespół ds. Trudnych Umów

Księgowości i Rozliczeń DK Wydział ds. Nieprawidłowości WKN

Główny Księgowy Zintegrowanego Systemu DIS

Wydział

ds. Projektów UE DML

Wydział

Rozliczeń Zagranicznych DKR Departament

Komunikacji i Strategii DL

Wydział

Rozliczania Umów DKU

Zespół

Informacji i Promocji DLI

Stanowisko

ds. Płynności Finansowej DKP

Zespół

Prasowy DLP

Wydział

Księgowości i Płac DKK

Zespół

Strategii i Współpracy DLS

Wydział

Opłat Eksploatacyjnych DKE

i Koncesyjnych

Wydział

Zespół Finansowania Zewnętrznego WF

Opłat i Kar Środowiskowych DKT

Zespół

Inwestycji Kapitałowych WFK

Zespół

ds. Banków WFB

PrezesZarządu

9

Wyjaśnienie pojęć Beneficjent Podmiot, osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka

organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej korzystający z publicznych środków wspólnotowych Funduszu Spójności na podstawie Decyzji KE, przyznającej dofinansowanie projektu ze środków Funduszu Spójności, z którym NFOŚiGW zawiera Umowę o dofinansowanie projektu / PRP, w tym podmiot korzystający z publicznych środków krajowych (NFOŚiGW) na podstawie odrębnej umowy.

Decyzja KE

Decyzja podejmowana przez Komisję Europejską określająca wielkość przekazywanych funduszy oraz wysokość zobowiązania KE.

Dzień Rozumiany jako dzień roboczy Instytucja płatnicza Ministerstwo Finansów - wyznaczone do przygotowania i

przedkładania wniosków o płatności oraz otrzymywania płatności z KE.

Instytucja pośrednicząca w

zarządzaniu I szczebla

Ministerstwo Środowiska - któremu IZ lub/i IP delegowała część swoich zadań zakresie zarządzania Funduszem Spójności w sektorze środowiska.

Instytucja Pośrednicząca w

zarządzaniu II szczebla

NFOŚiGW, któremu IP w Zarządzaniu I szczebla delegowała część swoich zadań w sektorze środowisko.

Instytucje Pośredniczące w

zarządzaniu III szczebla

WFOŚiGW, którym IP II szczebla delegowała część swoich zadań w systemie zarządzania dla sektora środowiska.

Instytucja zarządzająca Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - odpowiedzialne za ogólne zarządzanie i koordynację Funduszu Spójności. Główny partner Komisji Europejskiej odnośnie interwencji Funduszu Spójności, sprawuje nadzór na całością systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności.

Kontrola ex-ante postępowań

o zamówienia publiczne

Kontrola postępowań o zamówienia publiczne prowadzonych przez Beneficjentów / POZR, przed podpisaniem umowy pomiędzy Beneficjentem / POZR a wykonawcą.

Kontrola ex-post postępowań

o zamówienia publiczne

Kontrola postępowań o zamówienia publiczne przeprowadzonych przez beneficjentów / POZR, po podpisaniu umowy pomiędzy Beneficjentem / POZR a wykonawcą. Kontrolą ex-post mogą być objęte czynności zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia dokonane po złożeniu wniosku o dofinansowanie. Kontrolowany jest fakt stosowania przez Beneficjenta odpowiednich procedur z ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrola przeprowadzana jest w przypadku, gdy wszczęcie przez Beneficjenta wskazanego w planie kontroli postępowania nastąpiło przed zawarciem umowy o dofinansowanie i gdy jednocześnie dokonanie kontroli ex-ante nie jest możliwe. W przypadku postępowań o udzielenie zamówień

10

publicznych wszczętych przez POZR po wydaniu Decyzji Komisji Europejskiej, a przed datą podpisania umowy o dofinansowanie, NFOŚiGW może po podpisaniu umowy lub unieważnieniu postępowania, przeprowadzić ocenę Protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami oraz innych dokumentów mających związek z postępowaniem, w tym zawartej umowy.

Koordynator WF Koordynator projektu w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Lista Wojewódzka Zestawienie przedsięwzięć z danego województwa przewidzianych do wnioskowania o środki Funduszu Spójności. Listy Wojewódzkie sporządzane są przez poszczególne WFOŚiGW.

Lista Krajowa Zestawienie przedsięwzięć z całego kraju przewidzianych do wnioskowania o środki Funduszu Spójności. Projekt Listy Krajowej sporządzany jest przez NFOŚiGW.

MAO Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu – powołany przez Beneficjenta/POZR w sektorze środowiska, zatwierdzany przez SUZ; odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu.

Memorandum Finansowe Memorandum Finansowe/umowa zawarta pomiędzy KE a krajem beneficjentem (Polską) dla projektów dofinansowanych z funduszu ISPA.

Ogłoszenie o zamówieniu Ogłoszenie o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamieszczane odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub/i Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Opis Przedmiotu Zamówienia Najistotniejsza część specyfikacji, która pozwala na wskazanie potrzeb zamawiającego, oszacowanie wartości zamówienia, sporządzenie przez wykonawców ofert odpowiadających rzeczywistemu zapotrzebowaniu zamawiającego, a także na ocenę przez zamawiającego ofert i wybór oferty najkorzystniejszej.

Plan płatności Plan płatności (PP) obejmuje cały okres realizacji projektu od momentu powstania zobowiązań płatniczych dotyczących wydatków kwalifikowanych do końcowego rozliczenia inwestycji.

Plan płatności jest przygotowywany na podstawie i w zgodności z wykazem przetargów i harmonogramem procedur przetargowych.

Podręcznik PRAG Praktyczny Przewodnik po procedurach przetargowych w ramach programów PHARE, ISPA i SAPARD.

Podmiot odpowiedzialny za

realizację projektu (POZR)

Podmiot będący Beneficjentem lub inny podmiot, na który Beneficjent deleguje prawa i obowiązki, związane z realizacją Projektu, odpowiedzialny w szczególności za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia, zawieranie Umów z Wykonawcą i ich realizację.

11

Pomoc Techniczna (Technical

Assistance)

Wsparcie wnioskodawcy ubiegającego się o środki z FS, w zakresie przygotowania dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie. Środki pochodzące z Memorandum Finansowego ISPA 2002/PL/16/P/PA/013.

Porozumienie Porozumienie z dnia 29 kwietnia 2005 r. pomiędzy Ministrem Środowiska a NFOŚiGW „w sprawie przygotowania i wdrażania projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności”.

Porozumienie o realizacji

projektu

Umowa między NFOŚiGW a POZR, zawierana indywidualnie dla każdego projektu FS, zatwierdzonego do dofinansowania w ramach programów ISPA 2000-2003 na mocy Memorandum Finansowego. Określa prawa i obowiązki obu stron na etapie realizacji przedsięwzięcia

Pożyczka Pożyczka udzielana Beneficjentowi w celu zachowania ciągłości finansowania przedsięwzięcia

Podmiot Odpowiedzialny Za

Realizację projektu Funduszu

Spójności

POZR - Podmiot odpowiedzialny za przeprowadzanie przetargów i podpisywanie kontraktów oraz ich realizację, będący potencjalnym beneficjentem końcowym, beneficjentem końcowym lub podmiotem, na który beneficjent końcowy przekazał prawa i obowiązki związane z realizacją projektu. Jeżeli nie wskazano inaczej tylko POZR ponosi wydatki kwalifikowane.

Raporty Oceny

Oddziaływania na Środowisko

Opracowania będące celem procedury OOŚ, opisujące w sposób wymagany prawem (ustawa prawo ochrony środowiska z dnia 27 kwietnia 2001r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150)

Specyfikacja Istotnych

Warunków Zamówienia

SIWZ w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych/Zespół weryfikacji SIWZ.

Umowa Finansowania

Umowa zawierana pomiędzy PS w MF a właściwym SUZ odpowiedzialnym za dany projekt. Określa zadania SUZ oraz zasady, na jakich środki z FS zostają przekazane (zasady kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, sprawozdawczości, weryfikacji faktur, odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie, itd.).

Umowa o dofinansowanie

projektu

Umowa między NFOŚiGW a POZR, zawierana indywidualnie dla każdego projektu, zatwierdzonego do dofinansowania ze środków z Funduszu Spójności na mocy Decyzji KE podjętej po dniu 30 kwietnia 2004 r. Określa prawa i obowiązki obu stron na etapie realizacji przedsięwzięcia.

Wniosek o dofinansowanie z

Funduszu Spójności

Formularz, na którym zgłaszane są do KE projekty ubiegające się o dofinansowanie z Funduszu Spójności. Wniosek o dofinansowanie jest przygotowywany dla projektów zarekomendowanych przez Komitet Sterujący, a następnie zatwierdzonych przez Ministra Środowiska. Jest przygotowywany przez Wnioskodawców we współpracy z WFOŚiGW oraz NFOŚiGW.

Wnioskodawca Podmiot, który złożył Wniosek o dofinansowanie przedsięwzięcia ze środków FS/NFOŚiGW.

12

Wykonawca Pomocy

Technicznej

Wyłoniony w postępowaniu przetargowym wykonawca dokumentacji do wnioskowania o środki FS.

2. Akty prawne, dokumenty programowe

Akt ustrojowy

Traktat o Przystąpieniu Republiki Czeskiej,

Estonii, Cypru, Łotwy, Litwy, Węgier, Malty,

Polski, Słowenii i Słowacji do Unii

Europejskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r.

W traktacie oraz w Załączniku II Polityka

Regionalna oraz Koordynacja Instrumentów

Strukturalnych, zostały zawarte postanowienia dotyczące włączenia Polski do korzystania z Funduszu Spójności. Traktat zmienia Rozporządzenie Rady nr 1164/94/EWG dodając art. 16 a), w którym uregulowano zagadnienia przejściowe pomiędzy ISPA oraz FS.

Krajowe akty prawne

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o

Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116,

poz. 1206)

Ustawa określa sposób przygotowania i realizacji Narodowego Planu Rozwoju, w tym: 1) zasady koordynacji i współdziałania organów administracji rządowej, organów administracji samorządowej i partnerów społecznych i gospodarczych;

2) zasady współdziałania z instytucjami Wspólnot Europejskich oraz organizacjami międzynarodowymi;

3) instrumenty finansowe; 4) system instytucjonalny; 5) system programowania, monitorowania, sprawozdawczości, oceny i kontroli.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22

czerwca 2004 r. w sprawie przyjęcia

Narodowego Planu Rozwoju na lata 2004-

2006 (Dz. U. Nr 149, poz. 1567)

Określa strategię społeczno-gospodarczą Polski w pierwszych latach członkostwa w Unii Europejskiej

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy

w dnia 30 lipca 2004 r. w sprawie przyjęcia

strategii wykorzystania Funduszu Spójności

na lata 2004 - 2006. Weszło w życie z dniem

11 sierpnia 2004 r. (Dz. U. Nr 176, poz. 1827)

Określa strategię rozwoju transportu, ochrony środowiska oraz systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności

Akty prawne UE

Rozporządzenie Rady nr 1164/94/WE z dnia

16 maja 1994 r. ustanawiające Fundusz

Spójności

Określa ogólne ramy prawne funkcjonowania Funduszu Spójności.

13

Rozporządzenie Rady nr 1264/1999/WE z

dnia 21 czerwca 1999 r.

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1164/1994 ustanawiające Fundusz Spójności.

Rozporządzenie Rady nr 1265/99/WE z dnia

21 czerwca 1999 r. zmieniające załącznik II

do Rozporządzenia nr 1164/94/WE

ustanawiającego Fundusz Spójności.

Uaktualniony załącznik zawiera nowe postanowienia: dotyczące definicji, projektu, grupy projektu, czy etapów projektu oraz mające na celu uproszczenie systemu zarządzania finansowego. Rozporządzeniem zmienia się również postanowienia art. G w zakresie kontroli ponoszonych wydatków.

Rozporządzenie Komisji nr 1386/2002/WE z

dnia 29 lipca 2002 r. w sprawie

szczegółowych zasad wdrażania

Rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w

odniesieniu do systemów zarządzania i

kontroli pomocy przyznawanej z Funduszu

Spójności i procedury stosowania korekt

finansowych.

Rozporządzenie szczegółowo określa obowiązki państw członkowskich wypełniane w celu zapewnienia właściwie funkcjonującego systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności.

Rozporządzenie Komisji nr 16/2003/WE z

dnia 6 stycznia 2003 r.

Rozporządzenie określa szczegółowe zasady wdrażania Rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w odniesieniu do wydatków kwalifikowanych w kontekście przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności. Rozporządzenie szczegółowo określa zasady na, podstawie których wydatki ponoszone w ramach Funduszu Spójności będą zatwierdzane jako kwalifikujące się do refundacji.

Rozporządzenie Komisji nr 1831/94/WE w

sprawie nieprawidłowości i odzyskiwania

kwot niesłusznie wypłaconych w związku z

finansowaniem z Funduszu Spójności oraz

organizacji systemu informacji w tym

zakresie z dnia 26 lipca 1994 r.

Rozporządzenie określa obowiązki państw beneficjentów w stosunku do Komisji Europejskiej, w zakresie przekazywania informacji o nieprawidłowościach powstałych przy wdrażaniu projektów finansowanych w ramach Funduszu Spójności.

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 621/2004 z

dnia 1 kwietnia 2004 r. ustanawiające zasady

stosowania Rozporządzenia Komisji (WE) nr

1164/94 w sprawie działań informacyjnych i

promujących działalność Funduszu

Spójności

Rozporządzenie zawiera szczegółowo opisane obowiązki państwa członkowskiego odnośnie działań informacyjnych i promocyjnych o projektach współfinansowanych w ramach Funduszu Spójności oraz roli, jaką odgrywa Unia Europejska.

Rozporządzenie Rady nr 2186/96/WE z dnia

11 listopada 1996 r. dotyczące kontroli w

miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych

przez Komisję w celu zabezpieczenia

interesów finansowych Wspólnot

Europejskich przed oszustwami i innymi

nieprawidłowościami

Rozporządzenie określające zakres uprawnień Komisji Europejskiej w stosunku do państwa członkowskiego odnośnie kontroli w miejscu.

14

Rozporządzenie Ministra Rozwoju

Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 r. w

sprawie trybu kontroli realizacji projektów i

programów współfinansowanych ze środków

funduszy strukturalnych i Funduszu

Spójności

Rozporządzenie w sprawie kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności określa tryb realizacji kontroli projektów i programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności

Inne dokumenty programowe

FIDIC Warunki kontraktowania FIDIC to standardowe dokumenty kontraktowe opracowane przez FIDIC (Federation Internationale des Ingenieurs

Conseils – Międzynarodowa Federacja Inżynierów Konsultantów); w projektach Funduszu Spójności właściwe warunki kontraktowania wg FIDIC stosowane są do umów na wykonanie robót.

Porozumienie w sprawie przygotowania i

wdrażania projektów współfinansowanych z

Funduszu Spójności z dnia 29 kwietnia 2005 r., zmienione aneksem nr 1 z dnia 19 kwietnia 2006 r. oraz Aneksem nr 2 z dnia 26 lutego 2008 r.

Porozumienie pomiędzy MŚ, a NFOŚiGW określające prawa i obowiązki Instytucji Pośredniczącej I szczebla oraz Instytucji Pośredniczącej II szczebla, związane z programowaniem, przygotowaniem oraz wdrażaniem projektów w sektorze „Środowisko” współfinansowanych z Funduszu Spójności, ustanowionego na podstawie Rozporządzenia Rady (WE) nr 1164/94 z dnia 16 maja 1994 r.

Porozumienie w sprawie przygotowania

przedsięwzięć w sektorze ochrony

środowiska planowanych do dofinansowania

z Funduszu Spójności z dnia 12 grudnia 2005

r.

Porozumienie pomiędzy NFOŚiGW, a 16 WFOŚiGW w sprawie przygotowania przedsięwzięć w sektorze ochrony środowiska planowanych do dofinansowania z Funduszu Spójności.

Ogólny podręcznik procedur wdrażania

Funduszu Spójności w wojewódzkich

funduszach ochrony środowiska i gospodarki

wodnej.

„Zarządzanie i Kontrola Funduszu

Spójności” Ogólny Podręcznik, Ministerstwo

Rozwoju Regionalnego, 9 lutego 2007 r.

Wytyczne

1. Wytyczne do Przygotowania Raportu Końcowego Projektu Funduszu Spójności,

wersja z 17 listopada 2006 r. – MRR oraz projekt z czerwca 2008 r. - MRR

2. Wytyczne dla Instytucji Pośredniczących w zarządzaniu dotyczące podstawowych

wymogów do programowania i przygotowywania projektów do Funduszu Spójności w

okresie programowania 2004-2006, wersja z 1 marca 2006 r. – MRR

3. Ogólne wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w projektach

15

współfinansowanych przez Fundusz Spójności, wersja z 22 maja 2006 r. – MRR

4. Ogólne wytyczne w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, wersja z czerwca 2004 r.

- MGiP

5. Ogólne wytyczne w zakresie audytu wewnętrznego w jednostkach będących

beneficjentami Funduszu Spójności nienależących do sektora finansów publicznych,

wersja z lipca 2004 r. – MGiP

6. Wytyczne do raportów z postępów w realizacji projektów Funduszu Spójności -

Wersja z 14 grudnia 2007 r. MF, MRR

7. Wytyczne do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących

przedsięwzięć Funduszu Spójności, wersja z 18 września 2008 r. – MRR

8. Wytyczne dotyczące wprowadzania i aktualizacji w SIMIK danych, za które

odpowiada Instytucja Zarządzająca, wersja z 26 września 2008 r. MRR

9. Wytyczne do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów

wspófinansowanych ze środków Funduszu Spójności, wersja z 2 maja 2005 r. - MGiP

10. Ogólne wytyczne w zakresie kontroli strategii wykorzystania Funduszu Spójności,

wersja z sierpnia 2007 r. – MRR

11. Zalecenia dla beneficjentów funduszy Unii Europejskiej dotyczące interpretacji

przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – wersja z 29 lutego 2008 r.

12. Wykaz stwierdzonych przez UZP naruszeń przepisów ustawy Prawo Zamówień

publicznych popełnianych przez POZR w ramach prowadzonych postępowań o

udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków Funduszu Spójności i

SPO Transport

13. Wytyczne Komisji Europejskiej dla Funduszu Spójności, część I – płatności zaliczkowe

14. Wytyczne Komisji Europejskiej dla Funduszu Spójności, część II – zwrot otrzymanej

płatności zaliczkowej w całości lub części (zasada „m+12”)

15. Wytyczne Komisji Europejskiej dla Funduszu Spójności, część III (zasada „m+24”)

16. Wytyczne Komisji Europejskiej dla Funduszu Spójności, część IV – zmiana decyzji dla

Projektów Funduszu Spójności

17. Wytyczne Komisji Europejskiej dla Funduszu Spójności – część V – przejście od ISPA

do Funduszu Spójności

18. System informowania o nieprawidłowościach w zakresie wykorzystania Funduszu

Spójności, wersja z 24 sierpnia 2006 r. – MF

19. Prawne zabezpieczenie zwrotności nieprawidłowo wydatkowanych środków z funduszy

unijnych – Międzyresortowa Grupa Robocza ds. przeciwdziałań nieprawidłowościom

w zakresie wykorzystania środków unijnych

16

20. Przewodnik po Funduszu Spójności 2000-2006 – Komisja Europejska

21. Przewodnik po Funduszu Spójności 2000-2006, załącznik Ai B – Strategia pomocy z

Funduszu Spójności dla sektora ochrony środowiska oraz sektora transportowego

22. Przewodnik po Funduszu Spójności 2000-2006, załącznik C – Stosowanie Zasady

Zanieczyszczający Płaci

3. Odpowiedzialność NFOŚiGW we wdrażaniu FS

1. NFOŚiGW, utworzony ustawą z dnia 27 kwietnia 1989 r. o zmianie ustawy o ochronie i kształtowaniu środowiska i ustawy Prawo wodne (Dz. U. Nr 26 poz.139), jest państwowym funduszem celowym i posiada osobowość prawną.

2. NFOŚiGW jest jednostką sektora finansów publicznych, której skład organów określa Minister Środowiska. Organami NFOŚiGW są:

• Zarząd, na czele którego stoi Prezes,

• Rada Nadzorcza.

3. Obecnie NFOŚiGW opiera swe działania na podstawie ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25 poz. 150 z późn. zm.) oraz statutu nadanego przez Ministra Środowiska rozporządzeniem z dnia 21 czerwca 2002 r. (Dz. U. Nr 96 poz. 865).

Najważniejsze akty prawne regulujące działalność NFOŚiGW:

1. Ustawa z dnia 27.04.2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 z późn. zm.).

2. Ustawa z dnia 18.07.2001 r. Prawo wodne (Dz. U. z 2005 r. Nr 239 poz. 2019 – tekst jednolity ze zmianami).

3. Ustawa z dnia 4.02.1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr 228 poz. 1947 – tekst jednolity ze zmianami).

4. Rozporządzenie Ministra Środowiska w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (...) z dnia 20.12.2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 230 poz. 1934).

5. Rozporządzenie Ministra Środowiska z 21.06.2002 r. w sprawie nadania statutu NFOŚiGW (Dz. U. Nr 96 poz. 865).

Akty prawne z innych dziedzin prawa dotyczące działalności NFOŚiGW:

1. Ustawa z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 Nr 157, poz.1240 ze zmianami).

2. Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zmianami).

3. Ustawa z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 – tekst jednolity ze zmianami).

4. Ustawa z dnia 30.04.2004 r. o postępowaniu w sprawach pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 Nr 59 poz. 404 ze zmianami).

17

5. Ustawa z dnia 20.04.2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. z 2004 Nr 116 poz. 1206 ze zm.).

3.1. Obowiązki NFOŚiGW

1. Zakres wdrażania FS reguluje Porozumienie z Ministerstwem Środowiska w sprawie

przygotowania i wdrażania projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności z dn. 29 kwietnia 2005, zmienione aneksem nr 1 z dnia 19 kwietnia 2006 r. oraz Aneksem nr 2 z dnia 26 lutego 2008 r.

2. Zgodnie z w/w Porozumieniem NFOŚiGW odpowiada za:

• przygotowanie dla MŚ propozycji przedsięwzięć przeznaczonych do dofinansowania ze środków FS,

• przygotowanie przedsięwzięć wskazanych przez MŚ do dofinansowania z FS,

• realizację projektów TA służących przygotowaniu i wdrażaniu przedsięwzięć współfinansowanych z FS,

• opiniowanie dokumentacji przetargowej opracowanej przez POZR,

• prowadzenie kontroli postępowań POZR o zamówienia publiczne w oparciu o plan kontroli zatwierdzony przez MŚ,

• obsługę przepływów finansowych z FS, weryfikację i zatwierdzanie wydatków kwalifikowanych poniesionych przez POZR,

• współfinansowanie przedsięwzięć – na wniosek POZR udzielanie promesy, pożyczek inwestycyjnych, dopłatowych i pożyczek na zapewnienie płynności finansowej,

• koordynację i nadzór nad realizacją projektów,

• nadzór nad realizacją Umowy o dofinansowanie projektu / PRP,

• prowadzenie kontroli terenowych, przeddelegacyjnych i realizacyjnych,

• monitorowanie i kontrolę realizacji zadań w ramach projektu,

• raportowanie do jednostek nadrzędnych nt. postępów w przygotowaniach i realizacji przedsięwzięć,

• raportowanie nt. nieprawidłowości,

• ocenę efektów ekologicznych,

• informację i promocję określoną wytycznymi IZ.

3.2. Odpowiedzialność komórek organizacyjnych

1. Zgodnie z podziałem zadań w NFOŚiGW, w obsługę przedsięwzięć Funduszu Spójności

zaangażowane są następujące komórki organizacyjne:

• Departament Ochrony Wód

18

• Departament Ochrony Ziemi • Departament Ochrony Klimatu • Departament Weryfikacji Rozliczeń • Departament Kontroli Przedsięwzięć • Departament Księgowości i Rozliczeń • Departament Analiz Finansowych • Departament Planowania i Sprawozdawczości • Departament Komunikacji i Strategii • Departament Organizacyjny • Departament Informatyki • Wydział Kontroli Zamówień Publicznych • Wydział Kontroli Wewnętrznej • Wydział Prawny • Zespół Zarządzania Personelem • Zespół Audytu Wewnętrznego

2. Odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych zawarte są w Regulaminie Organizacyjnym biura NFOŚiGW oraz opisane są w kolejnych rozdziałach Podręcznika i w załącznikach do rozdziałów. Odpowiedzialność i zakres obowiązków Koordynatora Projektu w DP/DZ/DA zostały przedstawione w załączniku nr 3.2.1.

3.3. Polityka zastępowania pracowników i rozdziału funkcji

Polityka zastępowania pracowników i rozdziału funkcji realizowana jest w biurze NFOŚiGW poprzez:

• zapisy w Regulaminie Organizacyjnym biura NFOŚiGW,

• obowiązek tworzenia planu zastępstw,

• umieszczanie zapisów o zastępstwach w zakresach obowiązków poszczególnych pracowników,

• udzielanie stosownych pełnomocnictw i upoważnień.

3.4. System szkoleń

Elementami systemu szkoleń pracowników NFOŚiGW są:

• obowiązujący Regulamin w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników NFOŚiGW,

• długofalowe oraz roczne plany szkoleń tworzone jako odrębne dokumenty kadrowe wraz z planem kosztów na dany rok – według rodzaju kosztów „szkolenia pracowników”,

• zapisy w zakresach obowiązków pracowników oraz kadry kierowniczej dot. podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz planowania szkoleń,

• umowy zawierane z pracownikami regulujące wzajemne prawa i obowiązki NFOŚiGW i pracowników w zakresie kształcenia, zabezpieczające zwrot wydatkowanych środków w przypadku niedopełnienia obowiązków pracowniczych,

• monitorowanie jakości oraz kosztów szkoleń,

19

• sprawozdawczość miesięczna oraz roczna Zespołu Zarządzania Personelem. 3.5. Korzystanie z narzędzi informatycznych

Sposób korzystania z sieci informatycznej regulują Zasady obowiązujące użytkowników sieci

komputerowej NFOŚiGW przyjęte przez Zarząd NFOŚiGW w dniu 27.11.2002 r. Powyższe Zasady dostępne są w Departamencie Informatyki oraz w katalogu PUBLIC/INFORMATYKA. Zasady te regulują sposób korzystania z narzędzi informatycznych dostępnych w NFOŚiGW oraz nadawania uprawnień do określonych zasobów informatycznych.

3.6. System Informatyczny Monitoringu i Kontroli (SIMIK)

W celu monitorowania i kontroli wydatkowania środków pochodzących z Funduszu Spójności oraz funduszy strukturalnych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2004-2006 na zlecenie i pod nadzorem Ministerstwa Finansów został zbudowany System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności. System ten został udostępniony przez MF miedzy innym NFOŚiGW w celu rejestracji i przekazywania informacji na temat realizowanych projektów. SIMIK zgodnie z założeniami ma stanowić narzędzie wspierające instytucje odpowiedzialne za wdrażanie funduszy europejskich w Polsce. SIMIK wspomaga zarządzanie środkami pochodzącymi z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności od chwili złożenia wniosku o dofinansowanie, poprzez odnotowanie decyzji o przyznaniu środków na realizację projektów oraz ich rozliczenie, aż do sporządzenia wniosku o płatność do Komisji Europejskiej. Jako główne cele operacyjne SIMIK-a należy wymienić: 1. Zapewnienie właściwego, skutecznego i przejrzystego zarządzania środkami europejskimi

w ramach programów współfinansowanych przez Unię Europejską. 2. Oddanie do dyspozycji jednostek zarządzających i płatniczych narzędzia informatycznego

pozwalającego na: • monitorowanie wskaźników finansowych i efektów zadań realizowanych w ramach

Podstaw Wsparcia Wspólnoty i Programów Operacyjnych, • zapewnienie wymaganej sprawozdawczości dla Komisji Europejskiej, • monitorowanie i zarządzanie projektami, od momentu złożenia wniosku, poprzez kolejne

etapy, aż do jego zakończenia, • zapewnienie właściwego, skutecznego i przejrzystego zarządzania środkami europejskimi

w ramach programów współfinansowanych przez Unię Europejską, • oddanie do dyspozycji jednostek zarządzających i wdrażających narzędzia

informatycznego mającego na celu: a) monitorowanie wskaźników finansowych i efektów zadań realizowanych w ramach

Podstaw Wsparcia Wspólnoty i programów operacyjnych, b) zapewnienie wymaganej sprawozdawczości dla Komisji Europejskiej z wdrażania

funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce, c) monitorowanie i zarządzanie projektami, od momentu złożenia wniosku, poprzez

kolejne etapy, aż do zakończenia realizacji projektu.

Zgodnie z założeniami projektowymi tego systemu gromadzone są w nim informacje: • niezbędne do monitorowania realizacji projektów,

20

• wyniki kontroli, • informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach. Zgromadzone dane mają stanowić podstawę poprawnych i rzetelnych rozliczeń realizacji projektów, a w konsekwencji będą podstawą certyfikacji wydatków ze środków Unii Europejskiej. SIMIK składa się z: • modułów wspierających wdrażanie funduszy europejskich (Modułu Funduszu Spójności,

Modułu Funduszy Strukturalnych, Modułu Inicjatywy EQUAL); • modułu wspierającego zarządzanie Systemem (Moduł Administracyjny); • funkcjonalności służącej do przygotowywania raportów ze zgromadzonych w Systemie

danych. Struktura SIMIK podzielona jest na dwie części zarówno w module obsługującym Fundusz Spójności jak i fundusze strukturalne. Jedna część dotyczy ewidencji tzw. IB.1. natomiast druga związana jest ze sprawozdawczością i rozliczeniami tzw. IB.2. Zgodnie z założeniami tego systemu, aby można było korzystać z możliwości zawartych w części IB.2. czyli sprawozdawczości i rozliczeń muszą być wprowadzone i uzupełnione wszystkie dane w części IB.1. W części IB.1. rejestrowane są poniższe informacje dotyczące poszczególnych projektów: • rejestracja projektów, • dane z wniosków o dofinansowanie, • Decyzja KE, • kontrakty, • zamówienia publiczne, • obciążenia, • zwrot środków, • wnioski o wypłatę środków, • wnioski o zaliczki. W części sprawozdawczo-rozliczeniowej – IB.2.2 wprowadzane są informacje umożliwiające: • wnioskowanie o płatność w dużym obiegu (faktury, deklaracje wydatków, rozliczanie

obciążeń), • sprawozdawczość, • monitorowanie, • kontrolowanie, • obsługę rachunków bankowych. Na obecnym etapie SIMIK wykorzystywany jest do ewidencji najważniejszych informacji o projektach, kontraktach, kontrolach, płatnościach, a także do tworzenia raportów (sprawozdań) z postępów w realizacji projektów. Możliwości sprawozdawcze systemu SIMIK są duże – raporty z postępu w realizacji projektu są odzwierciedleniem wersji papierowych tworzonych raportów przez Koordynatorów NFOŚiGW. System, jak każda baza danych, w miarę możliwości wspomaga pracę, raz wpisane dane są wykorzystywane w innych miejscach programu. Dane słownikowe, takie jak źródła finansowania, wykorzystywane są podczas rejestrowania wszelkich harmonogramów,

21

kategorie wydatków wykorzystywane są podczas rejestracji wskaźników, zarówno dla decyzji, kontraktów, jak i przy kwalifikowaniu faktur.

3.6. Przechowywanie dokumentów dot. FS NFOŚiGW określił sposób przechowywania, zabezpieczania i obiegu dokumentów w „Instrukcji archiwalnej” oraz „Rzeczowym Wykazie Akt”.

22

4. Przygotowanie przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków FS

1. Zakres przygotowania obejmuje:

• przygotowanie przy finansowaniu ze środków własnych Wnioskodawcy.

• przygotowanie przy dofinansowaniu z pomocy technicznej MeF 013,

• przygotowanie umowy o dofinansowanie.

2. Celem procesu jest przygotowanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania decyzji o dofinansowaniu przedsięwzięcia ze środków FS oraz do rozpoczęcia realizacji przedsięwzięcia.

3. Przygotowanie odbywa się po zidentyfikowaniu przedsięwzięć i zatwierdzeniu Listy Krajowej. Proces identyfikacji rozpoczyna się w wojewódzkich funduszach ochrony środowiska i gospodarki wodnej (wfośigw) zgodnie z zasadami przyjętymi we właściwych odrębnych podręcznikach procedur dla wfośigw.

4. NFOŚiGW monitoruje przygotowanie projektów zamieszczonych na Liście Krajowej zatwierdzonej przez MŚ. Warunkiem przekazania wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją przedsięwzięcia do IPZ I jest jego zatwierdzenie przez Zarząd NFOŚiGW.

5. Podstawowym źródłem informacji o projekcie oraz podstawą do weryfikacji i oceny wykonalności przedsięwzięcia jest wniosek o dofinansowanie ze środków FS wraz

załącznikami, w tym studium wykonalności.

6. Studium wykonalności musi być sporządzone zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi oraz wytycznymi i metodykami do przygotowania przedsięwzięć FS w sektorze środowiska.

7. Przygotowanie i weryfikacja dokumentacji przedsięwzięcia może odbywać się:

• przy finansowaniu ze środków własnych Wnioskodawcy, • przy wsparciu środków MeF 2002/PL/16/P/PA/013 lub środków NFOŚiGW. Przebieg postępowania opisany jest w części II niniejszego rozdziału „Przygotowanie przy dofinansowaniu z pomocy technicznej MeF 013” oraz w Instrukcji „Pomoc techniczna w

ramach MeF 2002/PL/16/P/PA/013 (MeF013) – Zadanie 1” (dokument związany nr 12).

4.1. Przygotowanie przedsięwzięcia finansowane ze środków własnych Wnioskodawcy

Postępowanie:

1) WFOŚIGW przekazują do NFOŚiGW Listy Wojewódzkie wraz z załącznikami, w tym KPP, dotyczącymi poszczególnych przedsięwzięć.

23

2) Na podstawie opinii DP1 Zarząd NFOŚiGW zatwierdza Listę Krajową, która następnie zatwierdzana jest przez MŚ.

3) Po uzyskaniu informacji o zakwalifikowaniu przedsięwzięcia na Listę Krajową, Wnioskodawca za pośrednictwem wfośigw składa w NFOŚiGW posiadaną dokumentację przedsięwzięcia.

4) Koordynator DP:

• monitoruje przygotowanie dalszej części dokumentacji i dokonuje jej weryfikacji,

• może zwracać się do innych komórek organizacyjnych NFOŚiGW z prośbą o opinię w sprawie dokumentacji lub jej części,

• po przygotowaniu całości dokumentacji sporządza listę sprawdzającą zawierającą ocenę formalną i merytoryczną dokumentacji.

5) Dokumentacja przedsięwzięcia podlega zatwierdzeniu przez Zarząd NFOŚiGW.

6) Po pozytywnej decyzji Zarządu w sprawie akceptacji wystąpienia o środki FS dla danego projektu, DRI2 przy współpracy Koordynatora DP przeprowadza kontrolę przedrealizacyjną3

u Wnioskodawcy zgodnie z Rozdz. 7 Podręcznika.

7) Koordynator DP, po akceptacji wymaganej ilości egzemplarzy całości dokumentacji składa do Zarządu NFOŚiGW wniosek o przekazanie dokumentacji przedsięwzięcia

do KE. Dokumentacja jest składana za pośrednictwem MŚ.

Uwaga:

Niniejszy podręcznik dotyczy wdrażania projektów Funduszu Spójności, zatwierdzonych do

dofinansowania w okresie programowania 2000-2006 (w tym projektów ISPA 2000-2003)

Przygotowanie projektów dla tego okresu zakończyło się w 2005 r. Postępowania w sprawie

przygotowania dokumentacji niezakończone przed tą datą są aktualizowane i

kontynuowane zgodnie z założeniami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

(okres programowania 2007-2013). Projekty duże przygotowane w 2005 r, które zostały

złożone do KE i nie otrzymały decyzji do końca 2006 r. były aktualizowane zgodnie z art. 5

ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1084/2006.

Dotychczasowa struktura organizacyjna, nazwy komórek organizacyjnych, wyjaśnienia

skrótów oraz szczegółowy przebieg identyfikacji i przygotowania projektów wraz z

załącznikami dostępny jest w archiwalnej wersji Podręcznika procedur wdrażania

Funduszu Spójności z dnia 20 listopada 2006 r.

4.2. Przygotowanie przedsięwzięcia dofinansowane z pomocy technicznej MeF 013.

Sposób postępowania przy dofinansowaniu dokumentacji przedsięwzięcia ze środków MeF 013 zawarty jest w Instrukcji „Pomoc Techniczna w ramach MeF 2002/PL/16/P/PA/013

(MeF013) – Zadanie 1”, która stanowi dokument związany nr 12.

1 Nazwy komórek organizacyjnych w niniejszym podrozdziale zgodne z archiwalną wersja Podręcznika procedur wdrażania Funduszu Spójności z dnia 20 listopada 2006 r. 2 Skrót archiwalny – j.w. 3 Zapisy dotyczące kontroli przedrealizacyjnych zgodne z archiwalną wersją Podręcznika procedur wdrażania Funduszu Spójności z dnia 23 listopada 2009 r.

24

4.3. Przygotowanie umowy o dofinansowanie/porozumienia o realizacji oraz ich

zmiany.

1. Umowa o dofinansowanie projektu (zwana dalej Umową) bądź porozumienie o realizacji projektu (zwane dalej Porozumieniem), zawierana między NFOŚiGW a Beneficjentem, indywidualnie dla każdego projektu FS, określa prawa i obowiązki obu stron na etapie realizacji przedsięwzięcia. W tym:

• Umowa zawierana jest w przypadku projektów, zatwierdzonych do dofinansowania na mocy Decyzji KE podejmowanych po dniu 30 kwietnia 2004 r.,

• Porozumienie dotyczy projektów, zatwierdzonych do dofinansowania w ramach funduszu ISPA, tj. przed dniem 1 maja 2004. Dalsze informacje dotyczące Umowy odnoszą się także do Porozumienia.

Dalsze informacje dotyczące Umowy odnoszą się także do Porozumienia.

2. Umowa zawierana jest zgodnie z obowiązującym wzorem, pozytywnie zaopiniowanym przez SUZ, IP oraz IZ. Odstępstwa od wzoru Umowy są negocjowane przez właściwa komórkę organizacyjną z Beneficjentem i akceptowane przez radców prawnych NFOŚIGW, w przypadku znacznych odstępstw od wzoru – przyjmowane przez Zarząd NFOŚiGW oraz zgłaszane do zaopiniowania przez SUZ.

3. W trakcie obowiązywania Umowy istnieje możliwość jej aneksowania. Procedura przygotowania i podpisania aneksu do Umowy o dofinansowanie zawarta jest w Instrukcji „Przygotowanie i podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie/ porozumienia o realizacji projektu oraz zmiany niewymagające ankesu”, która stanowi załącznik nr 4.3.1 do Podręcznika.

Uwaga:

Niniejszy podręcznik dotyczy wdrażania projektów Funduszu Spójności, zatwierdzonych do

dofinansowania w okresie programowania 2000-2006 (w tym projektów ISPA 2000-2003).

Podpisywanie umów o dofinansowanie/porozumień o realizacji projektów z w/w okresu

programowania zostało zakończone w marcu 2008 r.

Dotychczasowa struktura organizacyjna oraz szczegółowy przebieg zawierania i

podpisywania umów o dofinansowanie/porozumień o realizacji projektów wraz

załącznikami dostępny jest w archiwalnych wersjach Podręcznika procedur wdrażania

Funduszu Spójności (ostatnia z dnia 2 lipca 2008 r).

4.3.1 Uznanie Porozumienia/Umowy za wykonane

4.3.1.1 Uznanie umowy za wykonaną w zakresie rzeczowym

1. Beneficjent składa w Kancelarii NFOŚiGW dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór przedsięwzięcia zgodnie z warunkami Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie. Jeżeli Beneficjent otrzymał dofinansowanie ze środków NFOŚiGW na realizację przedsięwzięcia, składa jeden komplet dokumentów, który jest wspólny dla rozliczenia Porozumienia/Umowy oraz umowy pożyczki lub umowy dopłatowej.

2. Koordynator DP/DZ/DA, w terminie do 10 dni, sprawdza dokumenty pod względem formalnym, zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym i innymi warunkami umowy. Na podstawie tych dokumentów umowa jest uznawana za wykonaną w zakresie

25

rzeczowym, a rozliczenie rzeczowe podpisywane jest przez sprawdzającego i akceptowane przez dyrektora DP/DZ/DA.

3. W przypadku wątpliwości DP/DZ/DA wyjaśnia je z beneficjentem. Po uzyskaniu wyjaśnień niezwłocznie przekazuje dokumenty do dalszej weryfikacji.

4. Koordynator DP/DZ/DA podpisuje kartę rozliczenia rzeczowego (załącznik nr 1) i przekazuje dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór przedsięwzięcia do DR. W przypadku wystąpienia dofinansowanie ze środków NFOŚiGW i rozliczenia umów w tym samym terminie należy sporządzić oddzielny formularz rozliczenia rzeczowego dla Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie, pożyczki inwestycyjnej lub umowy dopłatowej.

5. W terminie 10 dni od daty otrzymania kompletu dokumentów pracownik DR weryfikuje rozliczenie rzeczowe, które podpisuje oraz przekazuje do akceptacji dyrektorowi DR, a następnie zwraca do koordynatora DP/DZ/DA. W przypadku wątpliwości pracownik DR sporządza i podpisuje listę uwag, którą akceptuje Dyrektor DR i przekazuje ją do koordynatora DP/DZ/DA. Koordynator DP/DZ/DA wyjaśnia wątpliwości bezpośrednio z beneficjentem.

6. Jeśli wątpliwości nie zostaną wyjaśnione w sposób zadowalający, koordynator DP/DZ/DA, w oparciu o uzyskane informacje, sporządza projekt uchwały Zarządu wraz z uzasadnieniem, z propozycją podjęcia decyzji w tej sprawie lub przygotowuje decyzję zgodnie z nadanymi pełnomocnictwami.

7. W przypadku projektów, które otrzymały dofinansowanie ze środków NFOŚiGW, komplet dokumentów (oryginałów) potwierdzających rozliczenie rzeczowe jest przekazywany do DKR, natomiast formularz rozliczenia rzeczowego Porozumienia/Umowy jest przechowywany wraz z oryginałem Porozumienia/Umowy w DP/DZ/DA.

8. W przypadku projektów, które nie korzystały z dofinansowania ze środków NFOŚiGW, formularz rozliczenia rzeczowego oraz komplet dokumentów (oryginałów) przechowywany jest w DP/DZ/DA wraz oryginałem Porozumienia/Umowy.

4.3.1.2 Uznanie umowy za wykonaną w zakresie ekologicznym

1. Beneficjent przedstawia w NFOŚiGW dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu ekologicznego, zgodnie z warunkami umowy. Jeżeli Beneficjent otrzymał dofinansowanie ze środków NFOŚiGW na realizację przedsięwzięcia, składa jeden komplet dokumentów, który jest wspólny dla rozliczenia Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie oraz umowy pożyczki lub umowy dopłatowej. Dodatkowo Beneficjent przekazuje wypełnioną tabelę efektów ekologicznych (załącznik nr 3 a, 3 b lub 3c).

2. Koordynator DP/DZ/DA sprawdza dokumenty pod względem formalnym, zgodności

wykonania z warunkami umowy. Na podstawie dokumentów uznaje umowę za wykonaną w zakresie ekologicznym.

3. W przypadku wątpliwości koordynator DP/DZ/DA wyjaśnia je bezpośrednio z

Beneficjentem. 4. W przypadku uznania umowy za wykonaną w zakresie ekologicznym koordynator

DP/DZ/DA potwierdza termin i zakres wykonania umowy pod względem ekologicznym,

26

termin złożenia dokumentów potwierdzających efekt w NFOŚiGW na egzemplarzu karty rozliczenia ekologicznego (załącznik nr 2) i przedkłada do akceptacji dyrektorowi DP/DZ/DA. W przypadku wystąpienia dofinansowania ze środków krajowych i rozliczenia umów w tym samym terminie załącznik nr 3 powinien być oddzielny dla Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie, pożyczki inwestycyjnej lub umowy dopłatowej.

5. W przypadku projektów, które otrzymały dofinansowanie ze środków NFOŚiGW,

komplet dokumentów (oryginałów) potwierdzających rozliczenie ekologiczne jest przekazywany do DKR.

6. W przypadku projektów, które nie korzystały z dofinansowania ze środków NFOŚiGW,

formularz rozliczenia rzeczowego oraz komplet dokumentów (oryginałów) przechowywany jest w DP/DZ/DA, wraz oryginałem Porozumienia/Umowy.

4.3.1.3 Uznanie umowy za wykonaną w niepełnym zakresie rzeczowym lub ekologicznym

lub za wykonaną po terminach określonych w umowie bez wypowiadania umowy

1. Uznanie Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie za wykonaną w

niepełnym zakresie rzeczowym, ekologicznym lub za wykonaną po terminach określonych w umowie wymaga zgody Zarządu w formie uchwały lub decyzji.

2. Na podstawie przedłożonych przez Beneficjenta dokumentów, potwierdzających wykonanie i odbiór przedsięwzięcia, koordynator DP/DZ/DA przygotowuje decyzje lub projekt uchwały Zarządu wraz z uzasadnieniem.

3. Na podstawie uchwały Zarządu lub decyzji, koordynator DP/DZ/DA uznaje Porozumienie/Umowę za wykonaną w niepełnym zakresie zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym lub zgodnie z efektem ekologicznym określonym w umowie lub za wykonaną po terminach określonych w umowie, bez wypowiadania umowy. Rozliczenie rzeczowe/ekologiczne akceptuje dyrektor DP/DZ/DA. Rozliczenie rzeczowe dodatkowo jest weryfikowane i akceptowane w DR.

4. Koordynator DP/DZ/DA przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o podjętej decyzji. Pismo podpisuje dyrektor DP/DZ/DA.

5. Komplet dokumentów dotyczących wykonania przedsięwzięcia w niepełnym zakresie, w tym kopię wniosku i uchwały do Zarządu, koordynator przekazuje do DK w przypadku wystąpienia dofinansowania ze środków NFOŚiGW. W przypadku projektów, które nie korzystały z dofinansowania ze środków NFOŚiGW, formularz rozliczenia rzeczowego oraz komplet dokumentów (oryginałów) przechowywany jest w DP/DZ/DA, wraz oryginałem Porozumienia o realizacji Projektu/Umowy o dofinansowanie.

4.3.1.4 Uznanie umowy za wykonaną pod względem zachowania trwałości przedsięwzięcia

1. Koordynator DP/DZ/DA co najmniej raz w roku w okresie trwałości projektu określonym w Porozumieniu realizacji Projektu/Umowie o dofinansowanie występuje do MAO z prośbą o przekazanie aktualizacji/potwierdzenia: a) załącznika nr 4 do Porozumienia/Umowy, b) aktualizację tabeli efektów ekologicznych,

27

c) potwierdzenie użytkowania i eksploatacji majątku wytworzonego w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności oraz środków NFOŚiGW zgodnie z założeniami i celami przyjętymi w MF/Decyzji KE, a w szczególności potwierdzenie, że nie wystąpiły okoliczności: − wpływające na charakter przedsięwzięcia lub warunki jego realizacji, lub

przyczyniły się do osiągnięcia nienależnych korzyści przez prywatną lub publiczna jednostkę, oraz

− wynikające ze zmiany statusu własnościowego jakiejkolwiek części finansowanej infrastruktury, lub wynikające z zaniechania lub zasadniczej zmiany w ustalonych warunkach eksploatacji,

d) potwierdzenie zachowania ciągłości instytucjonalnej i personalnej (MAO i JRP) poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów (zarządzenia, regulaminu organizacyjnych itp.) wskazujących na utrzymanie w strukturze organizacyjnej funkcji MAO.

Przedstawione dokumenty muszą być podpisane przez MAO. 2. Koordynator DP/DZ/DA weryfikuje dokumenty dostarczone przez Beneficjenta, a w

przypadku wątpliwości może wystąpić o przeprowadzenie kontroli na miejscu. 3. W przypadku uznania, że nie została zachowania trwałość przedsięwzięcia, koordynator

DP/DZ/DA przygotowuje decyzje lub projekt uchwały Zarządu wraz z uzasadnieniem. Dodatkowo, jeżeli zmiany w sposób istotny wpływają na charakter i uwarunkowania przedsięwzięcia określone w memorandum finansowym/Decyzji KE, koordynator DP/DZ/DA przygotowuje również pismo do SUZ informujące o zmianach. Dalsze postępowanie zgodne z decyzjami IPZI, IZ oraz Komisji Europejskiej.

4. Koordynator DP/DZ/DA przygotowuje pismo informujące Beneficjenta o podjętej decyzji.

5. Komplet dokumentów potwierdzających zachowanie trwałości przedsięwzięcia przechowywany jest w teczce Porozumienia/Umowy. W przypadku aktualizacji efektów ekologicznych, koordynator DP/DZ/DA aktualizacje je w systemie informatycznym dla zawartej umowy pożyczki lub dopłatowej.

4.3.1.5 Uznanie umowy za wykonaną i zakończoną

1. Porozumienie o realizacji Projektu/Umowa o dofinansowanie jest uznawana za wykonaną i zakończoną zgodnie z zapisami Porozumienia/Umowy. Uznanie jest skuteczne z upływem ostatniego dnia zastrzeżonego w umowie okresu trwałości.

2. Koordynator DP/DZ/DA informuje DKR w formie notatki, że Porozumienie o realizacji Projektu/Umowa o dofinansowanie zostało uznane za zakończone.

3. Pismo do Beneficjenta podpisuje GK i członek Zarządu. Kopia pisma przekazywana jest do DP/DZ/DA, a w przypadku, gdy ustanowione były zabezpieczenia rzeczowe, również do Departamentu Analiz Finansowych, który przygotowuje dokumenty umożliwiające Beneficjentowi zwolnienie z zabezpieczeń.

4.4. Zmiana do MF/Decyzji KE o przyznaniu dofinansowania

28

Zgodnie z Art. F ust. 5 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/1194, możliwe jest dostosowanie początkowo przyjętych wielkości i warunków dotyczących przyznania pomocy z Funduszu Spójności.

Zasady wprowadzania zmian do MF/Decyzji określają: Wytyczne dotyczące zmiany decyzji

dla projektów Funduszu Spójności z 2004r., wskazówki Komisji Europejskiej z dnia 6.04.2006r., Wytyczne z dnia 23.04.2008r. dotyczące zmian decyzji Komisji w sprawie

projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności na podstawie rozporządzenia (WE)

nr 1164/1994 ze zmianami oraz pisma uściślające Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

W przypadku wystąpienia błędów w treści MF/Decyzji bądź istotnych niezgodności z Wnioskiem o dofinansowanie/Studium Wykonalności, możliwe jest dokonanie sprostowania MF/Decyzji, tzw. corrigendum. Sprostowanie nie jest traktowane jak zmiana do MF/Decyzji i nie powoduje ograniczenia zgłoszenia wniosku o zmianę MF/Decyzji.

Zmiany do MF/Decyzji

1. Zmiany dotyczyć mogą m.in.: • terminu zakończenia realizacji projektu określonego w MF/Decyzji KE,

• planu finansowego powodującego zwiększenie czy redukcję udziału KE,

• zakresu rzeczowego.

2. Zmiany mogą być dokonane: • jeden raz w czasie objętym decyzją o przyznaniu środków z Funduszu Spójności,

• dwa razy w czasie objętym Memorandum Finansowym o przyznaniu środków z ISPA.

W przypadkach wymienionych w Wytycznych z dnia 23.04.2008r. dotyczących zmian decyzji

Komisji w sprawie projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności na podstawie

rozporządzenia (WE) nr 1164/1994 ze zmianami możliwe jest zatwierdzenie przez KE drugiej (dla projektów FS) lub trzeciej (dla projektów ISPA) zmiany MF/Decyzji.

3. Od 31.12.2006r. zmiany MF/Decyzji nie mogą skutkować zwiększeniem pomocy KE przydzielonej danemu projektowi.

4. Rozróżnia się dwa typy modyfikacji zakresu rzeczowego: 1) zmiana zakresu rzeczowego nieprzekraczająca 10% całkowitego kosztu

kwalifikowanego zapisanego w obowiązującym MF/Decyzji (tzw. mała zmiana).

Wniosek o małą zmianę powinien zawierać opis wnioskowanych zmian zakresu rzeczowego (w tym wyszczególnienie wskaźników rzeczowych na potrzeby monitoringu) wraz z wyliczeniem wartości zmiany oraz przyczyny i uzasadnienie zmian (w tym analiza opcji).

2) zmiana zakresu rzeczowego, przekraczająca 10% całkowitego kosztu kwalifikowanego zapisanego w obowiązującym MF/Decyzji (tzw. duża zmiana).

Wniosek o dużą zmianę przygotowywany jest na standardowym formularzu Wniosku o dofinansowanie projektu ze środków FS, jak również na formularzu wypełnianym dla małej zmiany. Do wniosku dołączane są załączniki, które dotyczą wnioskowanej zmiany.

W przypadku, gdy wnioskowana zmiana zakresu rzeczowego nie wpływa na wzrost dochodu generowanego przez projekt o 10 % lub więcej, wraz z wnioskiem o zmianę, POZR

29

przekazuje oświadczenie, iż na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy, wnioskowana zmiana nie powoduje wzrostu dochodów generowanych przez inwestycję o 10% lub więcej.

W obydwóch przypadkach należy załączyć oświadczenie POZR, że proponowana zmiana nie ma wpływu na stopień dofinansowania z FS.

Zmiana dotycząca wyłączne terminu zakończenia realizacji projektu lub planu finansowego, wymaga złożenia wniosku o dokonanie zmian warunków przedsięwzięcia, analogicznego jak dla tzw. małej zmiany.

POZR przekazuje do NFOŚiGW 4 egzemplarze wniosku o zmianę (jeden dla NFOŚiGW, jeden dla MŚ i dwa dla MRR, który przekazuje jeden z egzemplarzy do KE). Postępowanie

1) Koordynator DP/DZ/DA uzgadnia z POZR zakres modyfikacji, następnie poddaje zmiany uzgodnieniom i analizie w NFOŚiGW.

2) W przypadku, jeśli wraz z wnioskiem wymagane jest przedstawienie analizy finansowej (wnioskowana zmiana zakresu rzeczowego powoduje wzrost dochodu generowanego przez projekt o ponad 10%), Koordynator DP/DZ/DA przekazuje wniosek do zaopiniowania przez DF.

3) DF przekazuje opinię potwierdzającą prawidłowość wykonania analizy finansowej.

4) Dyrektor DP/DZ/DA kieruje wniosek do SUZ (wniosek przekazywany jest w 3 egzemplarzach).

Ze względu na brak precyzyjnych instrukcji ze strony Komisji Europejskiej, każdy z przypadków podlegających procedurze opisanej w niniejszym podpunkcie, jest przedmiotem odrębnej analizy dokonywanej przez SUZ, IZ, IP i KE.

Sprostowanie tzw. corrigendum MF/Decyzji

W celu sprostowania zapisów MF/Decyzji, POZR przekazuje formalne wystąpienie o sprostowanie treści MF/Decyzji, powołując się na konkretne zapisy Wniosku o dofinansowanie/Studium Wykonalności. Wnioskowane sprostowanie zapisów powinny być przedstawione w układzie: „W MF/Decyzji KE jest zapis:…”, „Powinno być:…”, „Uzasadnienie:…”

Wniosek o sprostowanie zgłaszany jest w trybie wymiany pism z Komisją Europejską.

Postępowanie

1) Koordynator DP/DZ/DA poddaje wystąpienie POZR analizie w NFOŚiGW,

2) Dyrektor DP/DZ/DA przekazuje wystąpienie POZR do SUZ.

30

5. Dofinansowanie projektów FS ze środków krajowych

5.1. Ogólne zasady dofinansowania

1. Beneficjent Funduszu Spójności może wystąpić do NFOŚiGW o pozyskanie ze środków

NFOŚiGW:

1) pożyczki na sfinansowanie swojego udziału w budżecie przedsięwzięcia (pożyczka inwestycyjna).

2) dopłat do oprocentowania preferencyjnego kredytu bankowego,

3) pożyczki przeznaczonej na zachowanie płynności finansowej przedsięwzięcia.

Przed uzyskaniem wsparcia, o którym mowa w pkt 1) i 2), Beneficjent może ubiegać się o udzielenie przez NFOŚiGW promesy dofinansowania.

2. Przebieg postępowania w sprawie udzielenia promesy dofinansowania, znajduje się w Podręczniku Procedur Dofinansowania Przedsięwzięcia ze środków NFOŚiGW („Podręcznik krajowy” – dokument związany nr 1).

3. „Przebieg postępowania w zakresie dofinansowania w formie dopłat do oprocentowania preferencyjnego kredytu bankowego oraz udzielania promesy dopłaty, określa procedura „Postępowanie w sprawie dopłat ze środków NFOŚiGW do oprocentowania preferencyjnego kredytu bankowego w przypadku, gdy wyboru banku dokonuje wnioskodawca”, zawierająca formularze wniosku o dofinansowanie w formie dopłat i wniosku o udzielenie promesy dofinansowania w formie dopłat dla przedsięwzięcia, które uzyskało wsparcie ze środków ISPA / Funduszu Spójności w okresie programowania 2000-2006”.

4. Przebieg postępowania w zakresie dofinansowania pożyczką przeznaczoną na zachowanie

płynności finansowej projektu FS znajduje się w zał. 5.1 do niniejszego Podręcznika („Udzielanie i obsługa pożyczek przeznaczonych na zachowanie płynności finansowej dla przedsięwzięć dofinansowywanych z Funduszu Spójności”).

5. Przebieg postępowania w zakresie weryfikacji rozliczania wydatków POZR w ramach

pożyczki na sfinansowanie własnego udziału w budżecie przedsięwzięcia (pożyczki inwestycyjnej) znajduje się w zał. 5.2 do niniejszego Podręcznika („Weryfikacja rozliczania wydatków dokonanych przez POZR w ramach pożyczek inwestycyjnych NFOŚiGW dla projektów dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności”).

6. Uprawnienia do podejmowania decyzji dotyczących dofinansowania przedsięwzięć, a

także tryb wdrażania takich decyzji.

5.1.1 Rada Nadzorcza (art. 414 ust. 1 pkt 5 POŚ):

1. Podejmuje uchwały w sprawie zatwierdzenia wniosków Zarządu o udzielenie pożyczek i dotacji, których wartość jednostkowa przekracza równowartość odpowiednio kwoty 1.000.000 EURO lub 500.000 EURO.

31

2. Zatwierdza wnioski Zarządu w sprawie zmiany warunków dofinansowania, jeśli zmiana dotyczy zmiany formy, zwiększenia dofinansowania zatwierdzonego wcześniej uchwałą Rady Nadzorczej.

5.1.2 Zarząd Narodowego Funduszu (art. 415 ust. 5 pkt 3-5 POŚ):

1. Podejmuje uchwały w sprawach dotyczących dokonywania wyboru przedsięwzięć do dofinansowania ze środków NFOŚiGW oraz określania jego warunków, w szczególności wskazując: a. podmiot, formę, maksymalną kwotę dofinansowania, a w przypadku pożyczek

również oprocentowanie, okres kredytowania, okres karencji, b. maksymalny udział procentowy środków NFOŚiGW w koszcie przedsięwzięcia

kwalifikującym się do finansowania, c. maksymalną intensywność dofinansowania w przypadku przedsięwzięć

podlegających ograniczeniom wynikającym z przepisów o dopuszczalności pomocy publicznej,

d. minimalny efekt ekologiczny do osiągnięcia w wyniku zrealizowania przedsięwzięcia,

e. sposób zabezpieczenia zwrotu środków NFOŚiGW, f. termin zakończenia przedsięwzięcia.

2. Do wyłącznej kompetencji Zarządu należą sprawy dotyczące uchylania uchwał albo ich zmian w zakresie: 1) podmiotu, przedsięwzięcia lub formy dofinansowania, 2) zwiększania wysokości dofinansowania (kwotowo) lub intensywności

dofinansowania (% kosztów ogólnych lub kwalifikowanych), 3) zmniejszania efektu ekologicznego, 4) sposobu zabezpieczenia zwrotu środków NFOŚiGW, z wyjątkiem wskazanym

w podrozdziale 4 ust. 2 pkt 11 i 12, 5) wypowiedzenia umowy.

3. Zarząd podejmuje uchwały dotyczące: 1) udzielenia lub odmowy udzielenia dofinansowania, w sytuacjach o którym mowa

w ust. 1, 2) zmiany warunków dofinansowania, w sytuacjach, gdy dotyczy to zmian warunków

dofinansowania, dokonywanych przed zawarciem umowy, 3) zmiany warunków umowy, w sytuacjach, gdy dotyczy to zmian warunków

dofinansowania, po zawarciu umowy, 4) uchylenia poprzednio podjętej uchwały, 5) wypowiedzenia umowy.

4. Zmiana warunków umowy wymaga sporządzenia aneksu, chyba, że uchwała stanowi inaczej.

5.1.3 Prezes Zarządu (art. 415 ust 3 i ust. 7 POŚ):

1. Dokonuje czynności prawnych w zakresie praw i obowiązków majątkowych NFOŚiGW.

2. Udziela pełnomocnictw na wniosek kierującego samodzielną komórką organizacyjną.

32

5.1.5 Dwaj członkowie Zarządu (art. 415 ust. 7 pkt 1), członek Zarządu wraz z

pełnomocnikiem lub dwaj pełnomocnicy działający łącznie w granicach

swojego umocowania (art. 415 ust. 7 pkt 2 POŚ):

Podejmują decyzje w sprawach dotyczących zmian warunków dofinansowania przed lub po podpisaniu umowy pod warunkiem, że zmiany te nie spowodują naruszenia wyłącznej kompetencji Zarządu, o której mowa w podrozdziale 5.2 ust. 2.

Uprawnienia:

Pełnomocnicy

Lp. Uprawnienie K

iero

wni

k/ko

ordy

nato

r* K

ieru

jący

kom

órką

D

P/D

Z/D

A*

Pra

cow

nik

DR

Kie

rują

cy k

omór

ką D

R

Kie

rują

cy k

omór

ką D

F

Kie

ruj ą

cy k

omór

ką D

C

Głó

wny

Księg

owy

1. Odrzucenie wniosku na skutek negatywnej oceny formalnej

U U

2. Zmiana planu wystąpień o wypłatę środków pożyczki /dotacji (akceptacja wypłat) bez zwiększania kwoty wypłat zaplanowanej w danym roku.

U U U

3. Zmiana planu wystąpień o wypłatę pożyczki /dotacji (akceptacja wypłat), powodująca zwiększenie sumy wypłat planowanych w danym roku o nie więcej niż 30 mln zł.

U U O U

4. Zwiększenie kosztu przedsięwzięcia do 10% – bez zwiększenia wysokości dofinansowania ze środków NFOŚiGW

U U

5. Zwiększenie kosztu przedsięwzięcia – bez zwiększenia wysokości dofinansowania ze środków NFOŚiGW

U U

6. Zmniejszenie kosztów przedsięwzięcia w tym proporcjonalne zmniejszenie środków NFOŚiGW, bez zwiększenia udziału % NFOŚiGW w koszcie przedsięwzięcia

U U

33

7. Zmiana zakresu rzeczowego przedsięwzięcia bez: podwyższenia środków NFOŚiGW, zmniejszenia efektu ekologicznego

U U

8. Zmiany rodzaju / typu urządzeń lub wyposażenia

U U

9. Zmiana gwaranta, umów cesji z beneficjentami, dłużnika z umowy cesji, cesji nieodwołalnego pełnomocnictwa dot. zmiany banku.

U U

O U

10. Zmiana terminu zabezpieczenia pod warunkiem zachowania ciągłości zabezpieczenia środków NFOŚiGW

U U

O U

11. Przedłużenie do 6 miesięcy terminu wykonania przedsięwzięcia, w tym przedłużenie terminu przedłożenia dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego, bez zwiększenia wysokości dofinansowania i okresu kredytowania

U U O O

12. Zmiana rodzaju lub zakresu dokumentów potwierdzających uzyskanie efektu rzeczowego lub ekologicznego

U U O

13. Przedłużenia terminu złożenia dokumentów potwierdzających uzyskanie efektu rzeczowego lub ekologicznego

U U

14. Podejmowanie decyzji w sprawie nie wypowiadania umowy pożyczki/dotacji, mimo przekroczenia umownego terminu zakończenia przedsięwzięcia.

U U U

15. Akceptacja niewykorzystania niewypłaconej kwoty dotacji przy końcowym rozliczeniu

U U

16. Akceptacja niewykorzystania niewypłaconej kwoty pożyczki i akceptacja zmiany wysokości spłaty pożyczki o niewykorzystaną i niewypłaconą kwotę przy rozliczeniu końcowym

U U U U

O

17. Przedłużenia terminu złożenia sprawozdania

U U

34

18. Akceptacja korekty oczywistych omyłek pisarskich w zapisach treści umów

U

1. Dyrektor Biura akceptuje korekty oczywistych omyłek pisarskich w zapisach podjętych decyzji.

2. Zmiany warunków dofinansowania wymienione w podrozdziale 5.4 są dokonywane na wniosek uprawnionego podmiotu i w granicach nim określonych. Wymagają sporządzenia odpowiedzi w postaci pisma akceptującego treść wniosku lub odmowę. Pismo przygotowuje koordynator. Skuteczne oświadczenie woli, złożone w imieniu NFOŚiGW, dla swej ważności wymaga złożenia pod nim podpisu dwóch osób, wymienionych w podrozdziale 5.4. Pismo zawierające odmowę zmian warunków dofinansowania, musi zawierać uzasadnienie.

3. Oryginały pism, o których mowa w punkcie 2 powyżej przechowywane są w Departamencie Księgowości i Rozliczeń.

4. Oryginały pełnomocnictw przechowywane są w teczkach osobowych pełnomocników.

5.1.5 Dyrektor Biura:

1. Akceptuje korekty oczywistych błędów pisarskich w zapisach podjętych uchwał.

5.2.Uznanie umowy pożyczki/umowy dopłatowej w projektach FS dofinansowanych

ze środków krajowych za wykonaną

Uznanie umowy za wykonaną w zakresie rzeczowym

1. Beneficjent składa w Kancelarii NFOŚiGW dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór przedsięwzięcia zgodnie z warunkami umowy.

2. W przypadku, jeśli warunki umowy przewidują finansowanie ze środków pożyczki/dopłat do kredytu NFOŚiGW części przedsięwzięcia, tj. są przeznaczone na wyszczególnione zadanie/kontrakt/umowę, beneficjent składa dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór tej części.

3. Koordynator DP/DZ/DA, w terminie do 10 dni, sprawdza dokumenty pod względem formalnym i merytorycznym, zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym i innymi warunkami umowy. Na podstawie tych dokumentów umowa jest uznawana za wykonaną w zakresie rzeczowym, a rozliczenie rzeczowe podpisywane jest przez sprawdzającego i akceptowane przez kierującego DP/DZ/DA.

4. W przypadku wątpliwości DP/DZ/DA wyjaśnia je z beneficjentem. Po uzyskaniu wyjaśnień niezwłocznie przekazuje dokumenty do dalszej weryfikacji.

5. Koordynator DP/DZ/DA przekazuje dokumenty do DR wraz z podpisaną kartą rozliczenia rzeczowego (załącznik nr 1).

6. W DR w terminie 10 dni od daty otrzymania kompletu dokumentów weryfikowane jest rozliczenie rzeczowe, podpisywane przez upoważnionego pracownika DR oraz akceptowane przez kierującego DR, a następnie zwracane do DP/DZ/DZ. W

35

przypadku wątpliwości pracownik DR przekazuje dokumenty do koordynatora DP/DZ/DA w celu wyjaśnienia z beneficjentem zaistniałych rozbieżności.

7. Jeśli wątpliwości nie zostaną wyjaśnione w sposób umożliwiający ich akceptację, koordynator DP/DZ/DA, w oparciu o uzyskane informacje, sporządza projekt uchwały Zarządu wraz z uzasadnieniem, z propozycją podjęcia decyzji w tej sprawie lub przygotowuje decyzję zgodnie z nadanymi pełnomocnictwami.

8. W przypadku uznania umowy za wykonaną w niepełnym zakresie rzeczowym lub wykonania umowy po określonych w umowie terminach wymagana jest zgoda Zarządu w formie uchwały lub decyzji zgodnie z nadanymi pełnomocnictwami.

9. Po zaakceptowaniu rozliczenia rzeczowego umowy (w razie potrzeby z uwzględnieniem uchwały Zarządu lub decyzji, zgodnie z nadanymi pełnomocnictwami) przez DP/DZ/DA i DR, koordynator przekazuje komplet dokumentów do DKR.

10. DI rejestruje w systemie informatycznym termin i zakres wykonania umowy pod względem rzeczowym oraz termin złożenia dokumentów w NFOŚiGW na podstawie formularza pn. „Wykaz umów, dla których zakończono realizację zadania lub osiągnięto efekt ekologiczny” (załącznik nr 4), wypełnionego, podpisanego i przekazanego przez koordynatora DP/DZ/DA oraz zawierającego potwierdzenie przyjęcia rozliczenia przez DKR.

11. Koordynator DP/DZ/DA rejestruje w systemie informatycznym rzeczywisty efekt rzeczowy.

Uznanie umowy za wykonaną w zakresie ekologicznym

1. Beneficjent przedstawia w NFOŚiGW dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu ekologicznego, zgodnie z warunkami umowy.

2. W przypadku, jeśli warunki umowy przewidują finansowanie ze środków pożyczki/dopłat do kredytu NFOŚiGW części przedsięwzięcia, tj. są przeznaczone na wyszczególnione zadanie/kontrakt/umowę, beneficjent składa dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu ekologicznego dla tej części.

3. Koordynator DP/DZ/DA sprawdza dokumenty pod względem formalnym oraz ich zgodności z warunkami umowy. Na podstawie złożonych dokumentów uznaje umowę za wykonaną w zakresie ekologicznym.

4. W przypadku wątpliwości koordynator DP/DZ/DA wyjaśnia je z beneficjentem.

5. W przypadku uznania umowy za wykonaną w niepełnym zakresie ekologicznym wymagana jest zgoda Zarządu w formie uchwały lub decyzji zgodnie z nadanymi pełnomocnictwami.

6. W przypadku uznania umowy za wykonaną w zakresie ekologicznym koordynator DP/DZ/DA dokonuje potwierdzenia na karcie rozliczenia ekologicznego (załącznik nr

2) i przedkłada je do akceptacji kierującemu DP/DZ/DA.

7. Po zaakceptowaniu rozliczenia efektu ekologicznego koordynator przekazuje komplet dokumentów do DKR.

8. DI wprowadza odpowiednie zapisy w systemie informatycznym, na podstawie formularza pn. „Wykaz umów, dla których zakończono realizację zadania lub osiągnięto efekt ekologiczny” (załącznik nr 4), wypełnionego, podpisanego i

36

przekazanego przez koordynatora oraz zawierającego potwierdzenie przyjęcia rozliczenia przez DK.

9. Koordynator rejestruje w systemie informatycznym rzeczywisty efekt ekologiczny.

Uznanie umowy za wykonaną pod względem zachowania trwałości przedsięwzięcia

(jeżeli w umowie zobowiązano beneficjenta do zachowania trwałości i przedkładania

raportów)

1. Beneficjent składa w Kancelarii NFOŚiGW, zgodnie z umową o dofinansowanie roczny raport wraz z dokumentami potwierdzającymi zachowanie wykonanego przedsięwzięcia pod względem rzeczowym i ekologicznym przez okres podany w umowie. Każdy raport roczny jest oceniany, monitorowany i archiwizowany przez koordynatora.

2. Złożony w ramach umowy ostatni raport roczny – końcowy jest oceniany i akceptowany przez koordynatora DP/DZ/DA i kierującego DP/DZ/DA na karcie rozliczenia umowy pod względem zachowania trwałości zrealizowanego przedsięwzięcia.

3. DP/DZ/DA przekazuje dokumenty potwierdzające zachowanie trwałości przedsięwzięcia do DR wraz z podpisaną kartą rozliczenia umowy pod względem zachowania trwałości zrealizowanego przedsięwzięcia.

4. W DR rozliczenie jest weryfikowane, podpisywane przez osobę upoważnioną oraz akceptowane przez kierującego DR, a następnie zwracane do DP/DZ/DA.

5. W przypadku wątpliwości, koordynator wyjaśnia je z beneficjentem, a w razie potrzeby wnioskuje o przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji przez DT.

6. Jeśli wątpliwości nie zostaną wyjaśnione w sposób zadawalający lub stan wykonania umowy pod względem zachowania trwałości nie wypełnia zapisów umownych, DP/DZ/DA, w oparciu o uzyskane informacje, sporządza projekt uchwały Zarządu wraz z uzasadnieniem, z propozycją podjęcia decyzji w tej sprawie.

7. Po zaakceptowaniu rozliczenia (w razie potrzeby z uwzględnieniem uchwały Zarządu) przez DP/DZ/DA i DR, koordynator przekazuje komplet dokumentów do DK.

Uznanie umowy za wykonaną finansowo

1. Po uregulowaniu przez beneficjenta wszystkich należności wynikających z umowy, DK informuje DI o wykonaniu finansowym umowy.

2. Departament Informatyki zmienia status umowy na spłaconą.

Uznanie umowy za wykonaną i zakończoną

1. DK po skompletowaniu dokumentów potwierdzających wykonanie umowy pod względem rzeczowym, ekologicznym i finansowym zwraca się do DI o uznanie umowy za zakończoną, jeśli w umowie nie zastrzeżono okresu trwałości.

2. Umowa, w której zastrzeżono okres trwałości, jest uznawana za wykonaną i zakończoną zgodnie z ust. 1. Uznanie jest skuteczne z upływem ostatniego dnia zastrzeżonego w umowie okresu trwałości.

3. DK wysyła pismo do beneficjenta informujące o uznaniu umowy za zakończoną. Do pisma dołącza kartę realizacji umowy i zwraca niektóre zabezpieczenia (weksel, gwarancja bankowa). Pismo do beneficjenta podpisuje GK i członek Zarządu. Kopia

37

pisma przekazywana jest do DP/DZ/DA, a w przypadku, gdy ustanowione były zabezpieczenia rzeczowe, również do DF, który przygotowuje dokumenty umożliwiające beneficjentowi zwolnienie zabezpieczeń.

38

6. Kontrola zamówień publicznych

Kontrola zamówień publicznych prowadzona przez NFOŚiGW obejmuje: • kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez

Beneficjentów Funduszu Spójności,

• opiniowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),

• kontrolę aneksów do umów zawartych wg PZP oraz umów zawartych w trybie z wolnej ręki,

• opiniowanie i zatwierdzanie aneksów do umów zawartych zgodnie z procedurami PRAG.

6.1. Kontrola postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez

Beneficjentów Funduszu Spójności

1. Każdy Beneficjent, którego projekt uzyskał decyzję o dofinansowaniu ze środków UE

może zostać poddany kontroli pod kątem poprawności stosowania procedur udzielania zamówień publicznych.

2. Celem kontroli jest:

• zapewnienie prawidłowego wykorzystania środków Funduszu Spójności,

• zapewnienie prawidłowego postępowania w procesie zamówień publicznych.

3. Kontrola odbywa się w formie:

• kontroli ex-ante (kontrola z udziałem przedstawiciela NFOŚiGW w pracach komisji przetargowej, kontrola protokołu z postępowania),

• kontroli ex post,

• kontroli umów z wykonawcą. 4. Kontroli nie są poddawane postępowania o udzielenie zamówienia, dla których ustawa

Prawo zamówień publicznych przewiduje obligatoryjną kontrolę uprzednią prowadzoną przez PUZP.

5. Kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza WKZ:

• zgodnie z przyjętym planem kontroli ex-ante,

• po pojawieniu się przesłanek o zasadności i celowości przeprowadzenia takiej kontroli (dla postępowań nie ujętych w planie kontroli). Wniosek podlega akceptacji nadzorującego członka Zarządu,

• na zlecenie IPZ I lub IZ.

Postępowanie:

1. Kontrola ex-ante z udziałem przedstawiciela NFOŚiGW w obradach komisji przetargowej:

• wytypowanie postępowania do kontroli,

39

• kontrola postępowania przetargowego,

• realizacja zaleceń pokontrolnych (opcjonalnie),

• rekomendacja dla SUZ/IPZ I wystąpienia do PUZP (opcjonalnie). 2. Kontrola ex-ante protokołu z postępowania:

• wytypowanie postępowania do kontroli,

• weryfikacja dokumentów,

• realizacja zaleceń pokontrolnych (opcjonalnie),

• rekomendacja dla SUZ/IPZ I wystąpienia do PUZP (opcjonalnie). 3. Kontrola ex-post:

• wytypowanie postępowania do kontroli,

• wystąpienie do Beneficjenta/POZR o przekazanie dokumentacji,

• analiza dokumentacji Beneficjenta/POZR,

• realizacja zaleceń pokontrolnych (opcjonalnie),

• przekazanie do SUZ/IPZ I (wraz z rekomendacją wystąpienia do PUZP). 4. Kontrola umów z wykonawcą:

• przekazanie otrzymanej umowy do zaopiniowania w DP/DZ/DA (zgodność z Decyzją),

• weryfikacja umowy w przypadku zmiany kontraktów (opcjonalnie),

• sprawdzenie zasad konkurencji (opinia techniczna),

• opinia formalna dokumentów przetargowych (SIWZ i ogłoszenia o zamówieniu),

• wystąpienie do POZR o uzupełnienia/wyjaśnień w/s dokumentów przetargowych i umowy (opcjonalnie),

• w przypadku stwierdzenia istotnych uchybień, kontrola ex-post prawidłowości prowadzenia procesu udzielania zamówienia przez POZR,

• wystąpienie do SUZ z rekomendacją wystąpienia do Prezesa UZP (w przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości), przekazanie do SUZ dokumentacji umowy,

• realizacja zaleceń pokontrolnych (opcjonalnie).

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie kontroli i opiniowania aneksów do umów zawartych wg PZP znajduje się w „Instrukcji planowania i prowadzenia kontroli

postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez Beneficjentów

Funduszu Spójności” stanowiącej dokument związany nr 2.

6.2. Opiniowanie SIWZ.

1. NFOŚiGW pełni rolę jednostki opiniującej Specyfikację Istotnych Warunków

Zamówienia. 2. Opiniowanie odbywa się pod kątem zgodności z:

• przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,

40

• wnioskiem o dofinansowanie oraz MeF/ Decyzją KE.

3. Opiniowanie SIWZ obejmuje w szczególności:

• zakres zamówienia – badanie jego zgodności z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie i w MeF/Decyzji KE,

• warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert oraz zgodności niniejszych zapisów w SIWZ i ogłoszeniu,

• prawidłowość ustalenia wartości zamówienia – na podstawie przekazanej przez Beneficjenta szczegółowej informacji o tym w jaki sposób dokonał oszacowania wartości zamówienia,

• zgodność istotnych postanowień umowy z przepisami ustawy PZP i wnioskiem o dofinansowanie oraz MeF/Decyzji KE.

Postępowanie:

1) Opiniowanie dokumentacji.

2) Przekazanie dokumentacji oraz informacji do SUZ.

3) Przekazanie do POZR wszystkich opinii.

4) Przekazanie do NFOŚiGW uzupełnionej/poprawionej dokumentacji (opcjonalnie: POZR).

5) Weryfikacja uzupełnionej/poprawionej dokumentacji i wydanie opinii końcowych.

6) Przekazanie do SUZ i POZR informacji o weryfikacji. Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie kontroli i opiniowania SIWZ znajduje się w „Instrukcji Opiniowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i ogłoszeń o

zamówieniu” stanowiącej dokument związany nr 3.

6.3. Opiniowanie aneksów do umów zawartych wg ustawy Prawo zamówień

publicznych oraz umów zawartych w trybie z wolnej ręki.

1. Celem kontroli aneksów do umów jest zapewnienie prawidłowego postępowania w

procesie aneksowania umów oraz zamówień udzielanych w trybie z wolnej ręki. 2. Zakres opiniowania dotyczy zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień

publicznych, postanowieniami wniosku o dofinansowanie oraz MeF/Decyzji KE. Opiniowanie obejmuje w szczególności:

• poprawność zastosowania aneksu przez POZR – pod kątem spełnienia przesłanek z art. 144 PZP;

• poprawność zastosowania przez POZR przesłanek do zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki,

• zgodność zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie oraz MeF/Decyzji KE.

41

Postępowanie:

1) Opiniowanie aneksu do umowy:

• przesłanie przez POZR do NFOŚiGW aneksu z uzasadnieniem faktycznym i prawnym dla zmiany umowy,

• opiniowanie aneksu w NFOŚiGW,

• przekazanie podpisanych aneksów do umów.

2) Opiniowanie umowy zawartej w trybie zamówienia z wolnej ręki:

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie kontroli i opiniowania umów zawartych w trybie zamówienia z wolnej ręki znajduje się w „Instrukcji opiniowania aneksów do umów

zawartych wg ustawy Prawo zamówień publicznych oraz umów zawartych w trybie z wolnej ręki” stanowiącej dokument związany nr 4.

6.4. Opiniowanie i zatwierdzanie aneksów do umów zawartych zgodnie z procedurami

PRAG

Procedura zatwierdzania projektów aneksów dla umów zawartych zgodnie z procedurami PRAG: na usługi o wartości powyżej 200 000 EURO, na dostawy o wartości powyżej 30 000 EURO oraz na roboty budowlane o wartości powyżej 300 000 EURO.

Zgodnie z wykładnią UZP modyfikacja umowy zawartej zgodnie z zasadami PRAG jest dokonywana w oparciu o procedury PRAG. W przypadku, gdy dochodzi do udzielenia nowego zamówienia związanego z zamówieniem udzielonym poprzednio, zmiana zawartej umowy jest niedopuszczalna, a nowe zamówienie powinno zostać udzielone zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie kontroli i opiniowania umów zawartych w trybie zamówienia z wolnej ręki znajduje się w „Instrukcji opiniowania i zatwierdzania

aneksów do umów zawartych zgodnie z procedurami PRAG” stanowiącej dokument związany nr 5.

42

7. Kontrola przygotowania i realizacji przedsięwzięcia

Departament Kontroli Przedsięwzięć (DT) prowadzi kontrole w oparciu o zatwierdzony przez nadzorującego DT członka Zarządu Plan kontroli.

W zależności od potrzeb, oprócz kontroli planowych przeprowadza się kontrole doraźne.

Kontrole planowe prowadzone są:

– w zakresie realizacji projektów FS, – w końcowej fazie lub na zakończenie realizacji projektów FS.

Kontrole doraźne prowadzone są:

– w zakresie zarządzania i organizacyjnego przygotowania do realizacji projektu FS (kontrola przeddelegacyjna),

– w ramach kontroli sprawdzających i problemowych, – w końcowej fazie lub na zakończenie realizacji projektów FS.

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie planowania i prowadzenia kontroli oraz jej dokumentowania reguluje Instrukcja „Kontrola przedsięwzięć finansowanych ze środków ISPA/Funduszu Spójności na miejscu ich realizacji, w ramach okresu programowania 2000-2006” stanowiąca dokument związany nr 6.

7.1. Kontrola przygotowania przedsięwzięcia 1. Kontrola przeddelegacyjna ma na celu ostateczne potwierdzenie:

• przygotowania POZR do realizacji projektu,

• realności wykonania projektu,

• zgodności przedstawionych we wniosku dokumentów ze stanem faktycznym.

2. Kontrola przeddelegacyjna odbywa się w formie wizyty na miejscu realizacji projektu w siedzibie Beneficjenta/POZR. W uzasadnionych przypadkach kontrola może być przeprowadzona w formie kontroli dokumentacji przekazanej przez Beneficjenta/POZR.

Postępowanie:

1) Przed rozpoczęciem kontroli Dyrektor DT:

• wyznacza zespół kontrolujący,

• podpisuje upoważnienie do przeprowadzenia kontroli,

• zatwierdza program kontroli przygotowany przez zespół kontrolujący..

2) Po zakończeniu kontroli na miejscu realizacji projektu dyrektor DT: • zatwierdza informację pokontrolną sporządzoną przez zespół kontrolujący,

• zatwierdza opracowane przez zespół kontrolujący oraz sformułowane zalecenia z upoważnienia Prezesa NFOŚiGW/przekazuje zalecenia do akceptacji Prezesa NFOŚiGW,

3) Zespół kontrolujący pod nadzorem Przewodniczącego:

43

• przygotowuje się do przeprowadzenia kontroli poprzez:

− zapoznanie się z dokumentacją przedsięwzięcia dostępną w siedzibie NFOŚiGW przy współpracy komórek organizacyjnych będących w posiadaniu dokumentacji, w tym koordynatora projektu z DP/DZ/DA,

− przygotowanie programu kontroli określającego: cel kontroli, szczegółowy zakres kontroli (w tym pozycje wydatków wybrane do szczegółowej weryfikacji oraz metodę, która powinna być zastosowana do doboru próby), metody gromadzenia informacji/dowodów i dokumentowania ustaleń w odniesieniu do każdego z elementów zakresu kontroli,

− przygotowanie upoważnienia do kontroli,

• zawiadamia beneficjenta, SUZ, IP, IZ o terminie i zakresie kontroli,

• przeprowadza kontrolę w miejscu realizacji projektu bądź w siedzibie Beneficjenta,

• sporządza Formularz oceny stanowiący załącznik do Informacji pokontrolnej,

• przekazuje kopię Informacji pokontrolnej wraz z Formularzem oceny do DP/DZ/DA oraz innych komórek NFOŚiGW (w uzasadnionych przypadkach), a także do SUZ, IZ i IP,

• formułuje zalecenia pokontrolne w przypadku, gdy ustalenia kontroli wskazują na konieczność podjęcia działań naprawczych przez jednostkę kontrolowaną, które przekazuje do SUZ, IZ (łącznie z informacją pokontrolną) i IP, DP/DZ/DA oraz do wiadomości nadzorującemu członkowi Zarządu.

4) W przypadku oceny negatywnej DP/DZ/DA podejmuje działania mające na celu doprowadzenie do spełnienia wymagań stawianych POZR w zakresie przygotowania do realizacji przedsięwzięcia.

5) W przypadku, gdy minęła data wymagalności spełnienia warunków określonych w formularzu oceny, Dyrektor DP/DZ/DA występuje z wnioskiem do DT o przeprowadzenie ponownej kontroli przeddelegacyjnej, jeśli nie możliwa / nieuzasadniona jest kontrola ich wypełnienia na dokumentach.

6) Na podstawie wniosku Dyrektora DP/DZ/DA, zaakceptowanego przez nadzorującego DT członka Zarządu, procedura kontroli przeddelegacyjnej zostaje wznowiona.

7.2. Kontrola realizacji przedsięwzięcia na miejscu realizacji projektów Kontrola realizacji przedsięwzięcia ma na celu dostarczenie Zarządowi wiarygodnych informacji na temat stanu realizowanego przedsięwzięcia. W tym sprawdzenie, czy:

• projekt jest realizowany prawidłowo i terminowo,

• roboty, usługi lub dostawy, za których wykonanie poniesiono wydatki zostały faktycznie wykonane,

• zgłoszone do refundacji jako kwalifikowane wydatki poniesione przez beneficjenta stanowią wydatkami kwalifikowanymi, czy zostały zgłoszone jako kwalifikowane,

• procedury stosowane przez Beneficjenta/POZR zapewniają poprawną kwalifikację wydatków.

44

Kontrola realizacji przedsięwzięcia może przybrać formę:

• kontroli dokumentacji przedsięwzięcia,

• kontroli sposobu użytkowania obiektów i urządzeń,

• kontroli prawidłowości kwalifikacji wydatków. Postępowanie:

1) Przed rozpoczęciem kontroli Dyrektor DT:

• wyznacza zespół kontrolujący,

• podpisuje upoważnienie do przeprowadzenia kontroli,

• zatwierdza program kontroli przygotowany przez zespół kontrolujący.

2) Po zakończeniu kontroli na miejscu realizacji projektu dyrektor DT:

• zatwierdza informację pokontrolną sporządzoną przez zespół kontrolujący i nadzoruje jej przekazanie do jednostki kontrolowanej,

• zatwierdza sformułowane zalecenia z upoważnienia Prezesa NFOŚiGW/ przekazuje do akceptacji Prezesa NFOŚiGW zalecenia,

• przekazuje ostateczne zalecenia pokontrolnej do jednostki kontrolowanej oraz do wiadomości IZ (wraz z informacją pokontrolną), IP i SUZ, Dyrektorów DP/DZ/DA oraz członka Zarządu nadzorującego DT.

3) Zespół kontrolujący pod nadzorem Przewodniczącego:

• przygotowuje się do przeprowadzenia kontroli poprzez:

− zapoznanie się z dokumentacją przedsięwzięcia dostępną w siedzibie NFOŚiGW przy współpracy komórek organizacyjnych będących w posiadaniu dokumentacji, w tym koordynatora projektu z DP/DZ/DA,

− przygotowanie programu kontroli określającego: cel kontroli, szczegółowy zakres kontroli (w tym pozycje wydatków wybrane do szczegółowej weryfikacji oraz metodę, która powinna być zastosowana do doboru próby), metody gromadzenia informacji/dowodów i dokumentowania ustaleń w odniesieniu do każdego z elementów zakresu kontroli,

− przygotowanie upoważnienia do kontroli,

• zawiadamia beneficjenta, SUZ, IP, IZ o terminie i zakresie kontroli (w tym o wstępnej próbie wydatków wybranych do szczegółowej weryfikacji oraz dokumentów, które powinien przygotować),

• przeprowadza kontrolę na miejscu realizacji projektu,

• wypełnia listy sprawdzające, sporządza informację pokontrolną i zatwierdzoną przez Dyrektora DT informację przekazuje do podpisu jednostce kontrolowanej,

45

• przekazuje kopię informacji pokontrolnej do DP/DZ/DA, innych komórek NFOŚiGW (w uzasadnionych przypadkach) oraz SUZ, IZ i IP,

• przekazuje zalecenia pokontrolne do SUZ, IZ i IP, DP/DZ/DA oraz do wiadomości nadzorującemu członkowi Zarządu.

4) W przypadku konieczności wydania zaleceń pokontrolnych i/lub stwierdzenia poważnych uchybień:

• Dyrektor DT organizuje spotkanie zespołu kontrolującego, celem podsumowania ustaleń kontroli oraz opracowania ostatecznych zalecenia pokontrolnych.

• Przewodniczący Zespołu Kontrolującego przekazuje kopię ostatecznej wersji informacji pokontrolnej oraz kopię ostatecznych zaleceń przekazanych do beneficjenta, do SUZ/IP/IZ oraz do DP/DZ/DA,

• Dyrektor DT przekazuje z upoważnienia Prezesa NFOŚiGW do kierownika jednostki kontrolowanej (beneficjenta) zalecenia pokontrolne,

• Beneficjent realizuje zalecenia pokontrolne i przesyła informację o realizacji do koordynatora projektu w DP/DZ/DA,

• Koordynator projektu w DP/DZ/DA monitoruje realizację przez Beneficjenta/POZR zaleceń pokontrolnych i po uzyskaniu od POZR informacji/dokumentów wskazanych w zaleceniach pokontrolnych, weryfikuje ich zgodność z zaleceniami pokontrolnymi i wydaje opinię w tej sprawie, którą przekazuje do DT,

• Zespół kontrolujący dokonuje analizy poprawności wdrożenia zaleceń pokontrolnych na podstawie przedłożonych dokumentów i wydanej opinii przez koordynatora projektu, jeżeli zalecenie pokontrolne zostanie uznane za wdrożone i nie wymaga skierowania uwag do jednostki kontrolowanej, przewodniczący zespołu kontrolującego dokonuje stosownej adnotacji w systemie informatycznym i informuje kontrolowanego oraz koordynatora DP/DZ/DA o poprawności wdrożenia zalecenia.

Jeżeli weryfikacja poprawności wdrożenia zaleceń wymaga skierowania uwag do jednostki kontrolowanej, przewodniczący zespołu kontrolującego występuje do koordynatora projektu o skierowanie do jednostki kontrolowanej przedmiotowych uwag oraz o ponowną analizę poprawności wdrożenia zaleceń w zakresie objętym uwagami.

Jeżeli natomiast weryfikacja poprawności wdrożenia zalecenia wymaga kontroli sprawdzającej, przewodniczący zespołu kontrolującego występuje z wnioskiem do Dyrektora DT o przeprowadzenie takiej kontroli, postępowanie jak dla trybu kontroli doraźnej

5) W przypadku ujawnienia w toku kontroli podejrzenia wystąpienia przestępstwa lub uzasadnionego podejrzenia powstania nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia WE nr 2988/95 z dnia 18.12.1995r., informację o ich wykryciu Dyrektor DT przekazuje niezwłocznie Członkowi Zarządu NFOŚiGW nadzorującemu DT oraz do WK. Postępowanie z nieprawidłowościami opisane jest w rozdziale 12.

7.3. Kontrola realizacji przedsięwzięcia w siedzibie NFOŚiGW (weryfikacja rozliczeń)

46

Kontrola realizacji przedsięwzięcia w siedzibie NFOŚiGW ma na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń finansowych POZR i prowadzona jest w szczególności przez DR, DP/DZ/DA oraz DK.

Kontrola może przybrać formę:

1. weryfikacji poprawności rozliczeń finansowych umów o dofinansowaniu,

2. weryfikację prawidłowości końcowych rozliczeń rzeczowych pod względem zgodności z dokumentami odniesienia,

3. weryfikację prawidłowości kwalifikacji kosztów/wydatków na podstawie kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oraz zgodności z dokumentami odniesienia (zgodnie z załącznikiem 10.4.1 „Weryfikacja kwalifikacji wydatków dokonanych przez POZR”),

4. występowania w sprawie wstrzymania wypłat lub przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu.

7.4. Sprawozdawanie z przeprowadzanych kontroli

1) DT sporządza kwartalne i roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli dla Zarządu

NFOŚiGW, a także:

• okresowe (kwartalne) sprawozdania z przeprowadzonych kontroli dla MŚ wraz z informacją o realizacji zaleceń pokontrolnych,

• roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli dla MŚ wraz z informacją o realizacji zaleceń pokontrolnych.

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie sprawozdawania z realizacji planu kontroli reguluje Instrukcja „Kontrola przedsięwzięć finansowanych ze środków ISPA/Funduszu Spójności na miejscu ich realizacji, w ramach okresu programowania 2000-2006”,” stanowiąca dokument związany nr 6.

47

8. Raport z postępów w realizacji projektu FS i Wniosek o płatność pośrednią. Monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych.

8.1. Raport okresowy

Raport z postępów w realizacji projektu, zwany „raportem okresowym”, jest elementem monitorowania projektu, który wraz z wnioskiem o płatność pośrednią, stanowi podstawę do występowania do KE o refundację wydatków kwalifikowanych poniesionych przez POZR w trakcie realizacji projektu.

Obowiązek przekazywania raportów okresowych (wniosków o płatności pośrednie) ustaje w momencie przekazania do KE raportu końcowego wraz z wnioskiem o płatność końcową.

Zasady dotyczące przygotowywania i przekazywania raportu okresowego (wniosku o płatność pośrednią), instrukcje wypełniania raportu i formularza wniosku o płatność pośrednią, formaty raportu i wniosku o płatność pośrednią zostały określone w Wytycznych IZ i IP, zamieszczonych na stronie internetowej www.funduszspojności.gov.pl/Dokumenty/Wytyczne. Poniżej opisane procedury nie dotyczą tzw. superraportów, a jedynie raportów bieżących.

Weryfikacja i przekazanie raportu okresowego (wniosku o płatność pośrednią) do IPZ I przebiega w sposób następujący:

1. Do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu kończącym okres sprawozdawczy IPZ II otrzymuje od POZR raport okresowy (wniosek o płatność pośrednią) w wersji pisemnej i elektronicznej. Wersja pisemna raportu jest archiwizowana przez koordynatora projektu w DP/DZ/DA we właściwym segregatorze.

2. Koordynator projektu w DP/DZ/DA zamieszcza elektroniczną wersję raportu (wniosku o płatność pośrednią), w odpowiednim miejscu na dysku sieciowym.

3. Weryfikacji w IPZ II podlega elektroniczna wersja raportu. Koordynator projektu w DP/DZ/DA wprowadza, o ile to konieczne, poprawki i uzupełnienia, wynikające z analizy raportu POZR i/lub uwag zgłoszonych przez instytucje wyższego szczebla, które ustala z POZR.

4. W przypadku występowania poprawek lub uzupełnień dużej wagi koordynator projektu w DP/DZ/DA może zwrócić się do POZR o przekazanie poprawionej papierowej wersji raportu (wniosku o płatność pośrednią). Koordynator odnotowuje na liście sprawdzającej wszystkie etapy uzgodnień z POZR raportu (wniosku o płatność pośrednią).

5. Koordynator projektu w DP/DZ/DA weryfikuje raport POZR, wypełniając odpowiednie punkty listy sprawdzającej (wzór – załącznik nr 8/1).

6. Zweryfikowaną wersję raportu POZR koordynator projektu w DP/DZ/DA wprowadza do systemu SIMIK w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania raportu od POZR.

7. Raport SIMIK tworzony jest przez następujące komórki wewnętrzne IPZ II:

Tabela A, B, D, E, F, H, I, J, K – koordynator w DP/DZ/DA

Tabela G, zał. 2, zał. 3a i 3b, zał. 4 – pracownik DKR, w zakresie ewidencji i weryfikacji faktur i dokumentów rozliczeniowych, zgodnie z kompetencjami

48

Pracownik DKR w ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia wydatku przez sub-SUZ, najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po zakończeniu danego miesiąca, wprowadza dane z faktury do SIMIK, weryfikuje je i akceptuje w SIMIK.

Tabela C – koordynator projektu w DP/DZ/DA oraz pracownik Wydziału Kontroli Zamówień Publicznych w zakresie ewidencji kontraktów i ewidencji zamówień publicznych wykonywanej w terminie 10 dni od wpłynięcia dokumentów do wydziału, zgodnie z kompetencjami. Beneficjent jest zobowiązany do przekazania całej dokumentacji tj. umowy wraz z protokołem z postępowania do WKZ. W przypadku otrzymania dokumentów przez Koordynatora DP/DZ/DA, zobowiązany jest on do niezwłocznego przekazania w/w dokumentów do WKZ. Tabela K – pracownik Departamentu Kontroli Przedsięwzięć oraz koordynator projektu w DP/DZ/DA, zgodnie z kompetencjami.

Pracownik DT wprowadza dane z zakresu przeprowadzonej kontroli w terminie 7 dni po podpisaniu Informacji pokontrolnej/Protokołu Kontroli kontrolowanego projektu, oraz w terminie 7 dni po przekazaniu zaleceń jednostce kontrolowanej przez NFOŚiGW.

Przyjmuje się następujący system numeracji dla przeprowadzanych kontroli na miejscu realizacji projektu:

• dla kontroli realizacyjnych-planowych – P-2008/2000-P-009,

co oznacza: P – kontrola planowa, 2008 – rok w którym przeprowadzono kontrolę, 2000-P-009 – oznaczenie numeru projektu FS,

• dla kontroli doraźnych – D-2008/2000-P-009,

co oznacza: D – kontrola doraźna, pozostałe oznaczenia jak dla kontroli planowej.

Generowanie wniosku o płatność pośrednią wraz z załącznikiem 1 – koordynator w DP/DZ/DA.

8. Wprowadzenie do systemu SIMIK kolejnego raportu jest możliwe dopiero po zatwierdzeniu w systemie SIMIK przez IPZ I, IP oraz IZ raportu z poprzedniego okresu sprawozdawczego i przekazania pisemnej informacji do IPZ II.

9. Koordynator projektu w DP/DZ/DA informuje pracownika DKR o zakończeniu prac nad wprowadzaniem danych do systemu SIMIK.

10. Wszelkie odstępstwa od niniejszej procedury Koordynator projektu w DP/DZ/DA zaznacza na liście sprawdzającej wraz z wyjaśnieniem powodu odstępstw.

11. Pracownik DKR w ciągu 4 dni roboczych od otrzymania informacji od koordynatora projektu w DP/DZ/DA o utworzeniu raportu w SIMIK, tworzy w oparciu o kopie faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) w systemie SIMIK tabele G, załącznik 2, załącznik 3, załącznik 4, sprawdzając równocześnie ich prawidłowość w elektronicznej wersji raportu POZR oraz wypełnia odpowiednie punkty listy sprawdzającej (załącznik 8/1).

49

12. W przypadku niezgodności danych finansowych w systemie SIMIK i raporcie POZR, pracownik DKR informuje POZR o błędach, i w uzasadnionych wypadkach zwraca się z prośbą o przekazanie poprawionych tabel finansowych.

13. Pracownik DKR informuje, drogą elektroniczną, koordynatora projektu w DP/DZ/DA o zakończeniu prac nad wprowadzaniem danych finansowych do tabel w systemie SIMIK oraz zakończeniu weryfikacji elektronicznej wersji raportu POZR. Pracownik DKR akceptuje w SIMIK tabelę G i załącznik 2 poprzez naciśnięcie w odpowiedniej zakładce przycisku Zatwierdź Tabelę G/Załącznik 2

4.

14. Po sporządzeniu pełnego raportu (wniosku o płatność pośrednią) w wersji SIMIK, koordynator projektu w DP/DZ/DA drukuje listę sprawdzającą, podpisuje ją i dołącza materiały informacyjno – promocyjne i inne niezbędne dokumenty (tj. oświadczenia, wydruki tabel itp.), a następnie przekazuje właściwemu pracownikowi DKR.

15. Pracownik DKR podpisuje listę sprawdzającą. Następnie załącza kopie dokumentów potwierdzających wydatki dokonane w danym okresie rozliczeniowym (tj. wyciągi bankowe lub inne dokumenty równoważne) i przekazuje je wraz z materiałami od koordynatora projektu w DP/DZ/DA do Wydziału Finansowania ze Środków Zagranicznych w Departamencie Planowania i Sprawozdawczości (DCZ). Fakt przekazania raportu (wniosku o płatność pośrednią) odnotowany zostaje na liście sprawdzającej koordynatora projektu w DP/DZ/DA.

16. W ciągu jednego dnia roboczego pracownik DCZ dokonuje weryfikacji wersji elektronicznej (SIMIK) raportu (wniosku o płatność pośrednią) pod kątem zgodności z danymi zawartymi w poprzednim okresie sprawozdawczym oraz prawidłowości wprowadzonych danych. Sprawdzany jest również sposób uwzględnienia uwag instytucji wyższego szczebla zgłoszonych do poprzedniego raportu SIMIK (wniosku o płatność pośrednią).

17. W trakcie sprawdzania raportu SIMIK (wniosku o płatność pośrednią) pracownik DCZ wypełnia odpowiednie punkty listy sprawdzającej (załącznik 8/2). Po zakończeniu weryfikacji raportu pracownik DCZ drukuje listę sprawdzającą i ją podpisuje.

18. W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w raporcie SIMIK (wniosku o płatność pośrednią), pracownik DCZ zwraca się do koordynatora projektu w DP/DZ/DA lub pracownika DKR o wyjaśnienia lub wprowadzenie odpowiednich korekt w raporcie SIMIK (wniosku o płatność pośrednią) w terminie jednego dnia roboczego od przekazania uwag. Po otrzymaniu wyjaśnień pracownik DCZ odnotowuje ten fakt na liście sprawdzającej wraz z zaznaczeniem, które korekty zostały uwzględnione.

19. Pracownik DCZ weryfikuje raport (wniosek o płatność pośrednią) w systemie SIMIK poprzez naciśnięcie w zakładce Przekazanie raportu przycisku Weryfikuj. Następnie kierownik DCZ akceptuje raport (wniosek o płatność pośrednią) poprzez naciśnięcie w zakładce Przekazanie raportu przycisku Autoryzuj. Wniosek o płatność pośrednią jest akceptowany w systemie SIMIK przez kierownika DCZ oddzielnie poprzez zmianę zakładki na Wniosek płatniczy i naciśnięcie przycisku przycisków Weryfikacja ->Autoryzacja. Po zaakceptowaniu raportu (wniosku o płatność pośrednią) w systemie SIMIK kierownik DCZ podpisuje listę sprawdzającą zespołu, co stanowi potwierdzenie akceptacji raportu (wniosku o płatność pośrednią).

4 W uzasadnionych przypadkach tabelę G oraz załącznik 2 może również akceptowac Koordynator projektu w DP/DZ/DA

50

20. Po akceptacji raportu (wniosku o płatność pośrednią) w systemie SIMIK pracownik DCZ informuje koordynatora projektu w DP/DZ/DA o konieczności wydrukowania ostatecznej wersji raportu (wniosku o płatność).

21. Koordynator projektu w DP/DZ/DA drukuje raport (wniosek o płatność pośrednią), podpisuje pierwszą stronę raportu i wniosku o płatność pośrednią, parafuje (poza tabelami G, załącznikami 2, 3a i 3b, 4) i stempluje stemplem FUNDUSZ SPÓJNOŚCI każdą stronę raportu i wniosku o płatność pośrednią. Następnie raport (wniosek o płatność pośrednią) przekazuje do podpisu Dyrektora DP/DZ/DA.

22. Po uzyskaniu podpisu raport (wniosek o płatność pośrednią) zostaje przekazany do właściwego pracownika DKR, który podpisuje się na pierwszej stronie raportu (wniosku o płatność pośrednią) oraz parafuje strony z tabelami G, załącznikami 2, 3a i 3b, 4.

23. Po skompletowaniu podpisów raport przekazywany jest do pracownika DCZ, który dołącza do raportu (wniosku o płatność pośrednią) listę sprawdzającą raport POZR, listę sprawdzającą DCZ oraz wszystkie załączniki.

24. Kompletny raport (wniosek o płatność pośrednią) przekazywany jest do podpisu do Kierownika DKR i Głównego Księgowego. Podpisany raport (wniosek o płatność pośrednią) przekazywany jest do DCZ.

25. Pracownik DCZ przygotowuje pismo informujące o przekazaniu raportów (wniosków o płatności pośrednią) na wyższy poziom i przekazuje je do podpisu do Kierownika DKR oraz Dyrektora DC. W piśmie przewodnim podawane są następujące informacje: numer i nazwa projektu, okres sprawozdawczy raportu, a w przypadku wniosku o płatność pośrednią – kwota wniosku oraz liczba stron materiałów informacyjno-promocyjnych, liczba stron wyciągów bankowych oraz liczb stron innych materiałów (np. oświadczenie beneficjenta), dołączanych do pisma.

26. Po podpisaniu pisma przez Kierownika DKR oraz Dyrektora DC, kierownik DCZ przekazuje raport (wniosek o płatność pośrednią) w SIMIK na wyższy poziom poprzez naciśnięcie w zakładce Przekazanie raportu przycisku Przekaż.

27. Po przekazaniu raportu (wniosku o płatność pośrednią) SIMIK pracownik DCZ przygotowuje 3 kopie raportu (w przypadku, gdy do raportu dołączony został wniosek o płatność pośrednią) lub 1 kopię raportu (gdy nie dołączono wniosku o płatność pośrednią). Kopiowane są również listy sprawdzające.

28. Pracownik DCZ przekazuje do IPZ I następujące dokumenty:

a. w przypadku raportu wraz z wnioskiem o płatność pośrednią – oryginał raportu oraz wniosku o płatność pośrednią, wyciągi bankowe oraz materiały informacyjno – promocyjne, a także inne dodatkowe materiały,

b. w przypadku raportu (bez wniosku o płatność pośrednią) – wyciągi bankowe oraz materiały informacyjno – promocyjne, a także inne dodatkowe materiały,

c. pismo informujące o przekazaniu w systemie SIMIK raportów (wniosków o płatność pośrednią).

29. Po przesłaniu do IPZ I pism i załączników, pracownik DCZ przekazuje do koordynatora projektu w DP/DZ/DA:

a. kopię pisma przekazującego do IPZ I raport (wniosek o płatność pośrednią),

b. kopię listy sprawdzającej DCZ,

51

c. oryginał listy sprawdzającej raport POZR,

d. oryginał raportu (jeżeli nie został sporządzony wniosek o płatność pośrednią),

e. kopię raportu i wniosku (jeżeli został sporządzony wniosek o płatność pośrednią).

30. Jeżeli do IPZ I przekazywany jest raport bez wniosku o płatność pośrednią koordynator projektu w DP/DZ/DA przekazuje do właściwego koordynatora w IPZ I raport w formie skanu, do wiadomości pracownika DCZ.

31. Pracownik DKR otrzymuje od pracownika DCZ kopię raportu, do którego był dołączony wniosek o płatność pośrednią, oraz kopię pisma informującego o przekazaniu raportu i wniosku na wyższy poziom.

32. DCZ archiwizuje we właściwym segregatorze kopie raportu (wniosku o płatność pośrednią) oraz kopie listy sprawdzającej raport POZR oraz oryginał listy sprawdzającej DCZ.

33. Zgodnie z wytycznymi IZ i IP IPZ II przekazuje na wyższy poziom raport SIMIK najpóźniej 5 dnia roboczego po zakończeniu miesiąca następującego po danym okresie sprawozdawczym.

34. Po przekazaniu raportu na wyższy poziom koordynator projektu w DP/DZ/DA przekazuje jego wersję elektroniczną (w formie skanu lub wydruku) do POZR.

35. W przypadku zgłoszenia uwag przez IPZ I, IZ lub IP do raportu (wniosku o płatność pośrednią) SIMIK Dyrektor DP/DZ/DA przekazuje je właściwemu koordynatorowi projektu w DP/DZ/DA oraz do wiadomości Dyrektorowi DCZ i Kierownikowi DKR, jeżeli uwagi dotyczą tabel przygotowanych przez DKR.

36. Dyrektor DCZ dekretuje pismo na kierownika DCZ. Fakt zgłoszenia uwag i ich charakter pracownik DCZ odnotowuje na liście sprawdzającej.

37. Uwagi, które mogą być uwzględnione w kolejnym raporcie, są wprowadzane do listy sprawdzającej. W przypadku wątpliwości, co do zasadności uwag, koordynator projektu w DP/DZ/DA lub pracownik DKR przygotowuje pisemne stanowisko ws. uwag i przekazuje je do właściwej instytucji. Kopie pisma przekazuje DCZ. Pismo podpisuje Dyrektor DP/DZ/DA lub Kierownik DKR.

38. W przypadku uwag zgłoszonych przez IPZ lub IZ/IP do raportu przekazanego na wyższy poziom, które powodują brak akceptacji dla tego raportu, instytucja wyższego szczebla wycofuje raport (wniosek o płatność pośrednią) z systemu SIMIK na poziom IPZ II, a kierownik DCZ odtwierdza raport (wniosek o płatność pośrednią). W zależności od tego, do jakiej części raportu (wniosku o płatność pośrednią) zostały zgłoszone uwagi, poprawki wprowadza koordynator projektu w DP/DZ/DA lub pracownik DKR.

39. DCZ przekazuje poprawiony raport (wniosek o płatność pośrednią) na wyższy poziom do IPZ I w terminie 5 dni roboczych od otrzymania pisma z uwagami. W przypadku konieczności konsultacji zgłoszonych uwag z POZR, termin ten może ulec wydłużeniu, jednak przekazanie poprawionego raportu (wniosku o płatność pośrednią) powinno odbyć się w najkrótszym możliwym terminie.

40. Cofnięcie akceptacji raportu (wniosku o płatność pośrednią) na poziomie IPZ II następuje na podstawie pisemnego wystąpienia IPZ I. Czynności tej dokonuje Kierownik DCZ.

52

41. Ścieżka sporządzania i weryfikacji poprawianego raportu (wniosku o płatność pośrednią) SIMIK jest taka sama jak ścieżka sporządzania i weryfikacji pierwszej wersji raportu (wniosku o płatność pośrednią) SIMIK. Zgodnie z Wytycznymi IZ i IP termin przekazania poprawionego raportu na wyższy poziom wynosi 7 dni roboczych od dnia otrzymania pisma z uwagami. Poprawiony dokument powinien zostać również przesłany do IPZ I oraz do POZR w formie skanu.

8.2. Raport roczny

Do ostatniego raportu okresowego z danego roku obejmującego okres sprawozdawczy, upływający z końcem grudnia (tzw. raportu rocznego) POZR przygotowuje uzupełniającą krótką informację, zwaną załącznikiem do raportu rocznego.

Zakres załącznika do raportu rocznego oraz harmonogram jego przekazywania zostały określone w Wytycznych IZ i IP zamieszczonych na stronie internetowej www.funduszspojności.gov.pl/Dokumenty/Wytyczne.

Weryfikacja i przekazanie załącznika do raportu rocznego do IPZ I przebiega w sposób następujący:

1. Najpóźniej do dnia 15 stycznia, IPZ II otrzymuje od POZR załącznik do raportu w wersji papierowej i elektronicznej.

2. Niezwłocznie po otrzymaniu wersji elektronicznej załącznika do raportu koordynator projektu w DP/DZ/DA zamieszcza ją w katalogu H:\Grupy\RaportyDP/DZ/DA\Raporty okresowe i wnioski\........(załącznik do raportu

rocznego).

3. Koordynator projektu w DP/DZ/DA weryfikuje załącznik do raportu, wypełniając listę sprawdzającą, której wzór znajduje się w załączniku 8/3.

4. W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek lub uzupełnień do załącznika do raportu koordynator projektu w DP/DZ/DA zwraca się do POZR o dostarczenie określonych dokumentów lub udzielenie wyjaśnień w oznaczonym terminie.

5. Po uzgodnieniu z POZR treści poprawek lub uzupełnień koordynator projektu w DP/DZ/DA wprowadza je do załącznika do raportu. Jeżeli POZR nie dostarcza dokumentów lub nie udziela wyjaśnień, koordynator projektu w DP/DZ/DA umieszcza na ten temat informację w odpowiednim punkcie listy sprawdzającej.

6. Po wprowadzeniu do załącznika do raportu poprawek lub uzupełnień koordynator projektu w DP/DZ/DA podpisuje załącznik i uzupełnia listę sprawdzającą, a następnie przekazuje je do Dyrektora DP/DZ/DA w celu uzyskania podpisu.

7. Najpóźniej do 3 lutego koordynator projektu w DP/DZ/DA przekazuje załącznik wraz z listą sprawdzającą do zespołu ds. sprawozdawczości w DC.

8. DCZ przygotowuje pismo przewodnie do IPZ I przekazujące wszystkie załączniki. Pismo podpisywane jest przez Kierownika DCZ oraz Dyrektora DP/DZ/DA.

9. DCZ przygotowuje 2 kopie załączników i list sprawdzających oraz kopie pisma przekazującego załączniki do raportów.

53

10. IPZ II przekazuje do IPZ I pismo przewodnie wraz z załącznikami do raportów w wersji papierowej najpóźniej do 5 dnia roboczego lutego. Pismo przewodnie przekazywane jest do wiadomości IZ i IP.

11. Po przekazaniu pisma wraz z załącznikami DCZ przekazuje koordynatorom projektów w DP/DZ/DA kopie pisma przewodniego oraz załączników do raportów wraz z listami sprawdzającymi.

12. W przypadku zgłoszenia przez IPZ I, IZ lub IP uwag do załączników do raportów Dyrektor DP/DZ/DA przekazuje je koordynatorowi projektu w DP/DZ/DA oraz do wiadomości do DCZ.

13. Koordynator projektu w DP/DZ/DA odnotowuje fakt zgłoszenia uwag w odpowiednim punkcie listy sprawdzającej, uzgadnia z POZR poprawki do załączników do raportów, a następnie przygotowuje ostateczną wersję załączników. W przypadku nie uwzględnienia uwag instytucji wyższego szczebla koordynator projektu w DP/DZ/DA przygotowuje pismo z wyjaśnieniami i przekazuje je do podpisu Dyrektora DP/DZ/DA.

14. Po podpisaniu pisma koordynator projektu w DP/DZ/DA przesyła pismo do instytucji zgłaszającej uwagi, a jego kopia zostaje przekazana do DCZ.

15. DCZ archiwizuje kopie załączników do raportów rocznych wraz z listami sprawdzającymi oraz pismem przekazującym raporty na wyższy poziom we właściwym segregatorze.

8.3. Monitorowanie realizacji zaleceń/rekomendacji pokontrolnych wydanych dla

beneficjentów/POZR przez instytucje zewnętrzne Beneficjent/POZR podlega kontrolom/audytom zewnętrznym przeprowadzanym przez instytucje zewnętrzne uprawnione do prowadzenia kontroli/audytów w ramach FS. Instytucje, o których mowa powyżej mogą przekazywać do NFOŚiGW kopie całości lub części ostatecznych wersji protokołów pokontrolnych lub zaleceń/rekomendacji pokontrolnych lub innych ostatecznych wersji dokumentów spełniających te funkcje, powstałych w wyniku kontroli, jeżeli kontrole te dotyczyły realizowanego projektu. Wynikiem każdej kontroli/audytu przeprowadzonej/ego u beneficjenta/POZR mogą być zalecenia/rekomendacje usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz sposób ich usunięcia lub usprawnienia realizacji projektu wraz terminem ich wykonania. Postępowanie z przekazanymi do NFOŚiGW dokumentami z kontroli przebiega w sposób zgodny z procedurą „Rejestracja i obieg dokumentów w NFOŚiGW”. Kancelaria NFOŚiGW przekazuje otrzymane wyniki kontroli do Sekretariatu Prezesa Zarządu. Pracownik DP/DZ/DA (koordynator projektu) po otrzymaniu dokumentów powstałych w wyniku kontroli u beneficjenta/POZR ma obowiązek monitorowania realizacji przez beneficjenta/POZR zaleceń/rekomendacji pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli/audytów, o których mowa powyżej, poprzez podjęcie następujących działań:

− uczestniczenie, w razie potrzeby, w weryfikacji zasadności zaleceń/rekomendacji pokontrolnych lub w rozstrzyganiu przez instytucje nadzorujące o uznaniu lub nie opracowanej przez beneficjenta weryfikacji zasadności,

54

− występowanie o opinię WKZ lub Prezesa UZP, w wypadku wątpliwości co do zarzutów w sprawie nieprzestrzegania pzp,

− postępowanie zgodnie z obowiązującymi procedurami (m.in. zgłoszenie nieprawidłowości lub podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości do WKN), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w rozumieniu prawa wspólnotowego,

− występowanie do beneficjenta o dostarczenie informacji nt. realizacji zaleceń pokontrolnych, które beneficjent jest zobowiązany przesyłać do instytucji zewnętrznych w określonych terminach,

− występowanie do DT, w razie potrzeby, o przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu,

− przekazywanie do WK informacji o wykonaniu/niewykonaniu zaleceń/rekomendacji pokontrolnych przez beneficjentów oraz, w razie potrzeby, udostępnienie WK dokumentacji w przedmiotowej sprawie.

Ponadto kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiadają za współpracę z uprawnionymi instytucjami zewnętrznymi, w zakresie niezbędnym dla realizacji zadań ustawowych. Na wniosek instytucji zewnętrznych zobowiązani są do udzielania niezbędnych informacji, m.in. o sposobie wykorzystania danych zawartych w wynikach kontroli. Wydział Kontroli Zamówień Publicznych odpowiada za rozpatrywanie i opiniowanie naruszeń wskazanych przez kontrole instytucji zewnętrznych w zakresie pzp w przypadku wątpliwości, na wniosek kierujących komórkami organizacyjnymi oraz współpracuje z instytucjami nadzorującymi w zakresie rozstrzygania zasadności stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości. Wydział Kontroli Wewnętrznej odpowiada za monitorowanie działań podejmowanych przez komórki organizacyjne w procesie nadzorowania realizacji przez beneficjenta zaleceń/rekomendacji pokontrolnych oraz za prowadzenie rejestrów dokumentów kontroli instytucji zewnętrznych aż do wykonania zaleceń/rekomendacji lub rozstrzygnięcia ws. ich realizacji.

55

9. Planowanie i sprawozdawczość na potrzeby instytucji zewnętrznych

9.1. Zagregowane informacje na temat postępu realizacji projektu FS Zagregowane informacje na temat postępu realizacji projektu FS są przedstawiane w postaci tabel:

1. Tabeli wskaźników postępu w kontraktowaniu i finansowaniu, której wzór stanowi załącznik nr 9/1 do Podręcznika;

2. Tabeli „Wpływy i wydatki z bezzwrotnej pomocy zagranicznej Fundusz Spójności”, której wzór stanowi załącznik nr 9/2 do Podręcznika;

3. Tabeli Informacja o kontraktach zawartych w minionym miesiącu w danym projekcie, której wzór stanowi załącznik nr 9/3 Podręcznika;

4. Tabeli projektu z rozliczeniem końcowym, której wzór stanowi załącznik nr 9/4 do Podręcznika.

5. Tabela „Kontrakty zawarte w miesiącu ……”, której wzór stanowi załącznik nr 9/5 do Podręcznika.

Ad. 1

Tabelę wskaźników postępu w kontraktowaniu i finansowaniu przygotowuje Specjalista DO ds. monitoringu na podstawie tabeli wymienionej w pkt 4 otrzymanej w postaci wydruku z podpisem Koordynatora DP/DZ/DA odpowiedniego projektu (Tabela projektu).

Specjalista ds. monitoringu przekazuje co miesiąc wypełnioną Tabelę Dyrektorowi

DP/DZ/DA, Dyrektorowi Biura i Prezesowi Zarządu.

Tabela jest również przekazywana do IPZ I. Specjalista ds.monitoringu przygotowuje pismo przewodnie przekazujące Tabelę do IPZ I. Pismo jest parafowane przez Specjalistę ds. monitoringu i podpisywane przez osobę nadzorującą.

Ad. 2

Tabelę „Wpływy i wydatki z bezzwrotnej pomocy zagranicznej Fundusz Spójności” przygotowuje DKR.

Tabela jest przekazywana do Specjalisty ds. monitoringu, sporządzającego tabelę wskaźników postępu.

Ad. 3

Tabela „Informacja o kontraktach zawartych w minionym miesiącu” zawiera zestawienie kontraktów podpisanych w ubiegłym miesiącu w ramach poszczególnych projektów i jest sporządzana przez Koordynatora DP/DZ/DA/DO i przesyłana e-mailem do 5 dnia następnego miesiąca do Specjalisty DO ds. monitoringu, sporządzającego zestawienie zbiorcze „Kontrakty zawarte w miesiącu ……”.

Ad. 4

„Tabelę projektu z rozliczeniem końcowym” sporządzają Koordynatorzy DP/DZ/DA i do 8 dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym przekazują jej podpisany wydruk do Specjalisty ds. monitoringu. Tabele od Koordynatorów służą do sporządzenia tabeli wskaźników postępu.

56

Ad. 5

Specjalista ds. monitoringu na podstawie tabel otrzymanych od Koordynatorów DP/DZ/DA/DO sporządza tabelę „Kontrakty zawarte w miesiącu ……”, przekazuje ją Dyrektorowi DO, Dyrektorowi Biura, Prezesowi Zarządu i przesyła e-mailem do Ministerstwa Środowiska.

9.2. Informacje przygotowywane ad hoc

Przez informacje przygotowywane ad hoc rozumie się informacje przygotowywane

doraźnie na potrzeby Dyrektora Biura i Dyrektorów Departamentów, Zarządu, Rady

Nadzorczej NFOŚiGW, IPZ I, IZ, IP, komisji sejmowych i senackich lub innych instytucji zewnętrznych.

Przebieg postępowania w zakresie przygotowywania i weryfikacji informacji ad hoc:

1. Zamawiający przygotowanie informacji lub Dyrektor DP/DZ/DA określa zakres i strukturę informacji.

2. Dyrektor DP/DZ/DA/DO wskazuje osoby (komórki) odpowiedzialne za opracowanie materiałów na potrzeby informacji oraz terminy i formy ich przekazania.

3. Koordynator DP/DZ/DA/DO informuje osoby (komórki), o których mowa w pkt 2, o konieczności opracowania materiałów w określonych terminach i formach.

4. Opracowane materiały przekazywane są do Dyrektora DO/DP/DZ/DA oraz Specjalisty DO ds. monitoringu.

5. Koordynator DP/DZ/DA/DO przygotowuje zbiorczą spójną informację, którą akceptują osoby opracowujące materiały na potrzeby informacji oraz Dyrektor DP/DZ/DA/DO.

6. Po zaakceptowaniu informacji przez Dyrektora DO/DP/DZ/DA osoba wyznaczona przez Dyrektora DP/DZ/DA/DO przygotowuje pismo (wniosek) umożliwiające przekazanie

jej do adresata.

7. Pismo (wniosek) akceptuje:

• Dyrektor DP/DZ/DA/DO - w przypadku informacji przygotowywanych na potrzeby Dyrektora DC, Dyrektora Biura lub Zarządu,

• Zarząd - w przypadku informacji przygotowywanych na potrzeby Rady Nadzorczej,

• Prezes Zarządu lub inny właściwy członek Zarządu - w przypadku informacji przygotowywanych na potrzeby IPZ I, IZ, IP, komisji sejmowych i senackich lub innych instytucji zewnętrznych.

57

10. Finansowanie projektu (obsługa finansowo – księgowa)

1. Postępowanie przedstawione w niniejszym rozdziale ma zastosowanie do projektów ISPA i FS.

2. Postępowanie obejmuje proces obsługi finansowo-księgowej od momentu założenia rachunku przez POZR, weryfikację przez NFOŚiGW kwalifikacji wydatków dokonanych przez POZR, do przekazania płatności salda końcowego.

10.1 Sprawdzanie rachunków założonych przez POZR

Celem sprawdzenia jest zapewnienie prawidłowej struktury rachunku projektu. Procedura rozpoczyna się zebraniem niezbędnych dokumentów do sprawdzenia rachunku projektu, a kończy przekazaniem dokumentów rachunku projektu do SUZ. Postępowanie:

1. Otwarcie rachunku dla projektu współfinansowanego ze środków FS.

• Rachunek powinien składać się z subkont,

• W przypadku delegowania praw i obowiązków wynikających z realizacji projektu, Rachunek Projektu jest otwierany przez spółkę realizującą projekt na podstawie umowy z POZR.

2. Sprawdzenie rachunku

• POZR przesyła do NFOŚiGW kopie dokumentów, • DKR przygotowuje schemat struktury rachunku projektu, • DKR sprawdza dokumenty i w przypadku stwierdzenia braków w kompletności lub

innych w dokumentach, występuje do POZR o ich uzupełnienie, • DKR po skompletowaniu wszystkich dokumentów przygotowuje wystąpienie do SUZ, • Dokumenty potwierdza Główny Księgowy NFOŚiGW lub osoba upoważniona przez

niego. • Struktura rachunku projektu zatwierdzana jest przez SUZ. Szczegółowe postępowanie jest podane w załączniku nr 10.1.1 – instrukcji „Weryfikacja założenia rachunku projektu przez POZR.

10.2 Występowanie do SUZ o przekazanie zaliczki ze środków Funduszu Spójności

1. Celem procesu jest zapewnienie prawidłowego wystąpienia o zaliczkę.

2. Proces rozpoczyna się skompletowaniem dokumentów niezbędnych dla wystąpienia o zaliczkę przekazanie dokumentów do SUZ.

3. DKR przygotowuje wystąpienia do SUZ o przekazanie zaliczki ze środków FS na subkonta poszczególnych przedsięwzięć FS w NBP.

Szczegółowe postępowanie jest podane w załączniku nr 10.2.1- instrukcji „Wystąpienie do SUZ o przekazanie środków FS z KE: zaliczka”.

58

10.3 Przekazywanie POZR środków z Funduszu Spójności

1. Celem procesu jest zapewnienie prawidłowego przekazywania przelewów.

2. Proces rozpoczyna się poinformowaniem o wysokości dostępnych środków na rachunku projektu RB FS w NBP, a kończy przekazaniem przelewu do banku.

Postępowanie: • Akceptacja wniosku beneficjenta,

• przygotowanie przelewu bankowego,

• przekazanie dokumentów do SUZ.

Szczegółowe postępowanie jest podane w załączniku nr 10.3.1 - instrukcji „Przekazanie POZR środków z Funduszu Spójności”.

10.4 Weryfikacja dokumentów rozliczenia finansowego: Weryfikacja kwalifikacji

wydatków POZR 1. Celem procesu jest zapewnienie prawidłowości wydatków POZR.

2. Proces rozpoczyna się ostemplowaniem kopii faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, a kończy poinformowaniem POZR o wysokości i dacie zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych.

3. Procedura obejmuje:

• zasady weryfikacji dokumentów rozliczeniowych pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• zasady zatwierdzenia wydatków kwalifikowanych pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym.

Szczegółowy opis postępowania zawarty jest w Załączniku nr 10.4.1 - instrukcji „Weryfikacja prawidłowości kwalifikacji wydatków dokonanej przez POZR”.

10.5 Zasady rozliczeń i ewidencja księgowa

Zasady dotyczą zapewnienia prawidłowości rozliczeń projektów FS oraz zapewnienia właściwej ewidencji księgowej. Zakres: 1. Waluta rozliczeń i różnice kursowe

• Waluta kontraktu

• Waluta płatności

• Podatek VAT

• Kursy przeliczeniowe

59

2. Wystawianie faktur

• Waluta faktury

• Płatność zaliczek

• Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne

• Faktury korygujące

3. Rozliczanie kwot zatrzymanych (gwarancyjnych)

4. Zasady korzystania z odsetek od środków Funduszu Spójności Szczegółowy opis postępowania zawarty jest w Załączniku nr 10.5.1– instrukcji „Zasady rozliczeń finansowych”. 5. Zasady ewidencji księgowej

Procedura obejmuje:

• Ewidencję księgową transferów środków Funduszu Spójności

• Księgowania związane z rozliczaniem Pomocy Technicznej

• Sposób przechowywania dokumentacji Zasady rachunkowości w NFOŚiGW określa Uchwała Zarządu NFOŚiGW w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości nr A/107/8/99 z dnia 17.12.1999 r. z późniejszymi zmianami. Szczegółowy opis postępowania zawarty jest w Załączniku nr 10.5.2 – instrukcji „Zasady ewidencji księgowej”.

60

11. Zakończenie realizacji przedsięwzięcia (wniosek o płatność końcową i raport końcowy)

11.1. Raport końcowy (RK)

BK/POZR zobowiązany jest do rozpoczęcia działań, mających na celu sporządzenie raportu końcowego, z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym terminowe przygotowywanie i przekazanie do IPZ II raportu końcowego wraz z wnioskiem o płatność końcową, stanowiącym podstawę do otrzymania płatności końcowej.

Raport końcowy oraz wniosek przygotowywany jest w języku polskim i przekazywany do IPZ II nie później niż 2 miesiące od daty zakończenia realizacji projektu, określonej w MF/Decyzji KE. Raport końcowy obejmuje cały okres realizacji projektu od daty rozpoczęcia projektu do daty zakończenia kwalifikacji określonej w MF/Decyzji KE i dotyczy zakresu kwalifikowanego określonego w MF/Decyzji KE.

Zawartość raportu końcowego określa Art. F ust. 4 Załącznika II do rozporządzenia nr 1164/94.

Zasady i terminy przekazywania raportu końcowego do poszczególnych instytucji uczestniczących w systemie wdrażania Funduszu Spójności w Polsce oraz szczegółowe wymagania dotyczące zawartości raportu końcowego zostały określone przez Instytucję Zarządzającą w Wytycznych do przygotowania raportu końcowego Funduszu Spójności, wydanych w listopadzie 2008 roku.

W związku z brakiem obowiązującego wzoru raportu końcowego NFOŚiGW opracował przykładowy wzór raportu końcowego stanowiący załącznik nr 11.2, do stosowania fakultatywnego.

Raport końcowy powinien być spójny z ostatnim raportem z postępów w realizacji i wnioskiem o płatność końcową, sporządzonymi na koniec okresu kwalifikacji wydatków. Dopuszczalne jest przekazanie ostatniego raportu z postępów w realizacji i wniosku o płatność końcową łącznie z raportem końcowym.

Celem zachowania zgodności z zasadami i harmonogramem przekazywania raportu końcowego, określonymi w Wytycznych do przygotowania raportu końcowego Funduszu

Spójności, wydanych przez IZ, termin weryfikacji, uzgadniania i akceptacji raportu końcowego w NFOŚiGW określono na maksymalnie 23 dni robocze (od rejestracji w kancelarii NFOŚiGW do dnia przekazania raportu do IPZI).

W przypadku, gdy Beneficjent przygotuje i przekaże do NFOŚiGW raport końcowy przed terminem wskazanym w Wytycznych IZ, Beneficjent i koordynator DP/DZ/DA mogą uzgodnić wydłużenie poszczególnych etapów postępowania z raportem końcowym, z zastrzeżeniem dotrzymania terminu przekazania raportu do IPZ I.

11.2. Postępowanie z raportem końcowym i wnioskiem o płatność końcową

Zakres odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za weryfikację raportu końcowego w NFOŚiGW:

61

a) WKZ – weryfikacja prawidłowości podanych w raporcie danych dotyczących zawierania kontraktów w świetle przepisów dotyczących zamówień publicznych i zakresie objętym kontrolą WKZ oraz zamówień wg PRAG na podstawie dokumentacji projektu oraz informacji zawartych w systemie SIMIK (w zakresie wskazanym w liście sprawdzającej, stanowiącej Załącznik nr 11.1),

b) DF – weryfikacja przeprowadzonych analiz finansowych i ekonomicznych pod kątem zgodności z przyjętymi w tym zakresie założeniami w studium wykonalności, stanowiącym załącznik do wniosku do KE o dofinansowanie lub w studium wykonalności stanowiącym załącznik do wniosku o zmianę decyzji KE,

c) DT – kontrola zgodności zawartości raportu ze sporządzonymi informacjami pokontrolnymi oraz z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi oraz informacji zawartych w systemie SIMIK,

d) DKR – weryfikacja danych finansowych podanych w raporcie i wniosku o płatność końcową,

e) DP/DZ/DA – weryfikacja kompletności i spójności zawartości raportu końcowego i wniosku o płatność końcową z Wytycznymi IZ, a szczególności: stopnia osiągniętych wskaźników wykonania rzeczowego i finansowego oraz osiągniętego efektu ekologicznego i wypełnienia warunków specjalnych, spełnienia wymogów dyrektyw UE, wpływu na środowisko, a także zgodności z raportami okresowymi,

f) DC – weryfikacja wniosku o płatność końcową (wersja SIMIK) z ostatnim raportem okresowym wprowadzonym do SIMIK.

Weryfikacja raportu końcowego i wniosku o płatność końcową przez IPZ II i

przekazanie go do IPZ I odbywa się w sposób następujący:

1) BK/POZR przygotowuje raport końcowy i wniosek o płatność końcową (jeżeli nie został

przekazany wraz z ostatnim raportem z postępów w realizacji), które przekazuje do koordynatora projektu w DP/DZ/DA w formie pisemnej (zaakceptowanej przez upoważnione osoby) oraz elektronicznej – oryginał i 5 kopii raportu oraz 1 kopia wniosku o płatność końcową, w terminie 2 miesięcy od rzeczywistej daty zakończenia realizacji projektu5.

2) Kancelaria NFOŚiGW rejestruje i przekazuje w ciągu 1 dnia dokumenty do sekretariatu

DP/DZ/DA. 3) Dyrektor DP/DZ/DA przekazuje w ciągu 1 dnia dokumenty do właściwego koordynatora

projektu w DP/DZ/DA. 4) Po otrzymaniu raportu końcowego oraz wniosku o płatność końcową, koordynator

projektu w DP/DZ/DA przekazuje w ciągu 1 dnia raport końcowy do weryfikacji przez odpowiednie komórki organizacyjne IPZ II, które dokonują analizy raportu zgodnie z w/w zakresem oraz wypełniają listę sprawdzającą stanowiącą załącznik nr 11.2.

Wniosek o płatność końcową przygotowany przez BK/POZR weryfikuje koordynator DP/DZ/DA, następnie wprowadza do SIMIK i przekazuje do weryfikacji DC.

5 Ostateczny termin przekazania raportu do IPZ II wynosi 2 miesiące od daty wymienionej w Memorandum Finansowym/Decyzji KE.

62

DC odpowiada za weryfikację wniosku o płatność końcową (wersja SIMIK) z ostatnim raportem z postępów w realizacji (wersja SIMIK) i przekazanie do IPZI - postępowanie jak z wnioskiem o płatność pośrednią – rozdz.8 Podręcznika. 5) Po dokonaniu weryfikacji raportu końcowego oraz wniosku o płatność końcową każda z

komórek organizacyjnych wypełnia odpowiednie punkty listy sprawdzającej, a następnie przekazuje listę do podpisu przez kierującego DF/DT/DC/DKR/WKZ (wzory list sprawdzających – załącznik nr 11.1, załącznik nr 11.3 oraz załącznik nr 11.4).

6) Weryfikacja raportu końcowego przez poszczególne komórki organizacyjne IPZ II, o

których mowa w pkt.4 odbywa się w terminie 5 dni roboczych od otrzymania raportu końcowego wraz z wnioskiem o płatność końcową. Wypełnione i podpisane listy sprawdzające przekazywane są do koordynatora DP/DZ/DA.

7) W uzasadnionych przypadkach koordynator projektu w DP/DZ/DA może zwrócić się do

innych komórek organizacyjnych IPZ II z prośbą o zweryfikowanie, dokonanie analizy lub zaopiniowanie części lub całości raportu końcowego (wniosku o płatność końcową) w określonym przez niego zakresie.

8) Koordynator DP/DZ/DA w ciągu 3 dni po zebraniu kompletu opinii komórek

organizacyjnych przekazuje do BK/POZR zgłoszone uwagi. W przypadku wątpliwości lub sprzecznych uwag przekazanych przez komórki organizacyjne koordynator DP/DZ/DA w trybie roboczym wyjaśnia i uzgadnia stanowisko NFOŚiGW bezpośrednio z pracownikami sporządzającymi opinie. W szczególnych przypadkach sporne kwestie rozstrzygają kierujący komórkami organizacyjnymi.

9) Dyrektor DP/DZ/DA podpisuje pismo do BK/POZR przekazujące uwagi NFOŚiGW. 10) BK/POZR w ciągu 5 dni wprowadza odpowiednie poprawki i uzupełnienia, a następnie 5

egzemplarzy (oryginałów) poprawionego raportu końcowego wraz z wersją elektroniczną przesyła do NFOŚiGW.

11) W przypadku zgłoszonych przez BK/POZR wątpliwości poszczególne komórki

organizacyjne, w zależności od rodzaju uwag, uzgadniają zmiany z BK/POZR., a w trybie roboczym powiadamiają (telefonicznie lub e-mailowo) koordynatora o istotnych uzgodnieniach z BK/POZR.

12) W przypadku konieczności, na wniosek BK/POZR koordynator DP/DZ/DA może

zorganizować spotkanie, na które w zależności od potrzeb zapraszani są przedstawiciele innych komórek organizacyjnych.

13) Kancelaria NFOŚiGW w ciągu 1 dnia rejestruje poprawiony raport i przekazuje do

NFOŚiGW. 14) Koordynator DP/DZ/DA w ciągu 3 dni weryfikuje poprawiony raport. W przypadku,

kiedy uwagi innych komórek organizacyjnych sformułowane są w szczególnie specyficzny lub skomplikowany sposób, koordynator może zwrócić się do właściwej komórki organizacyjnej o ponowną weryfikację.

63

15) Po uzyskaniu ostatecznej wersji raportu i wniosku o płatność końcową Koordynator DP/DZ/DA w ciągu 3 dni:

− wprowadza do SIMIK ostatni raport z postępów, który był weryfikowany równolegle, jeżeli został przekazany łącznie z raportem końcowym oraz tworzy wniosek o płatność końcową, które przekazuje do weryfikacji DC - postępowanie jak z wnioskiem o płatność pośrednią – rozdz. 8 Podręcznika,

− ostateczna wersja raportu końcowego jest podpisywana przez koordynatora i dyrektora DZ/DP/DA, natomiast wniosek o płatność końcową – zgodnie z rozdz. 8 Podręcznika,;

− przygotowuje pismo do IPZI przekazujące 4 egzemplarze raportu i wersję elektroniczną, które podpisuje właściwy Członek Zarządu NFOŚiGW.

Działania NFOŚiGW na etapie weryfikacji Raportu końcowego przez IPZI, IZ i IP: 16) W przypadku zgłoszenia przez IPZI, IZ i IP uwag do przekazanego raportu końcowego

i/lub wniosku o płatność końcową, koordynator projektu w DP/DZ/DA niezwłocznie przekazuje uwagi do BK/POZR (o ile instytucja zgłaszająca nie przekazała bezpośrednio do BK/POZR). Następnie w trybie roboczym, na prośbę BK/POZR lub koordynatora IPZI/IZ/IP uczestniczy w uzgadnianiu i uzupełnianiu raportu przez BK/POZR.W szczególnych przypadkach i zgodnie z kompetencjami, koordynator DP/DZ/DP może poprosić inną komórkę organizacyjną o opinię lub weryfikację raportu lub sporządzenie wyjaśnień odnoszących się do uwag IPZI, IZ i IP.

17) BK/POZR przekazuje do IPZ II 5 egzemplarzy i wersje elektroniczną raportu końcowego

poprawionego wg uwag IPZI/IZ/IP. 18) Na tym etapie postępowania koordynator DP/DZ/DP wykonuje następujące działania:

− weryfikuje raport pod kątem uwag zgłoszonych przez IPZI, IZ i IP, − podpisuje raport i przekazuje do podpisu do Dyrektora DP/DZ/DA, − przygotowuje pismo przekazujące, które podpisuje właściwy Członek Zarządu

NFOŚiGW.

64

12. Postępowanie z nieprawidłowościami

1. Nieprawidłowość - to jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego lub

prawa krajowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot Europejskich w związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku z budżetu Wspólnoty.

2. Obowiązujący w NFOŚiGW system postępowania z nieprawidłowościami obejmuje:

• zawiadamianie o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości – odpowiedzialna właściwa komórka organizacyjna NFOŚiGW,

• ocenę nieprawidłowości – odpowiedzialny WKN,

• przygotowanie informacji o nowo powstałych nieprawidłowościach, dla nadzorującego członka Zarządu – odpowiedzialny WKN w porozumieniu z właściwą komórką organizacyjną,

• realizowane zadania w zakresie usuwania nieprawidłowości – odpowiedzialna właściwa komórka organizacyjna,

• windykację kwot nienależnych – odpowiedzialny DKR,

• monitoring i sprawozdawczość z zakresu nieprawidłowości – odpowiedzialny WKN.

12.1. Postępowanie w wyniku podejrzenia lub stwierdzenia nieprawidłowości

1. Każdy pracownik w NFOŚiGW, w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia o wystąpieniu nieprawidłowości, ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie WKN.

2. Pracownik WKN:

• rejestruje i analizuje zgłoszoną nieprawidłowość,

• w razie potrzeby występuje poprzez właściwą komórkę organizacyjną o dodatkowe wyjaśnienia do BK/POZR,

• w porozumieniu z właściwą komórką organizacyjną informuje nadzorującego członka Zarządu o nieprawidłowościach,

• monitoruje realizację zadań związanych z usuwaniem nieprawidłowości,

• przygotowuje raporty i zestawienie dla SUZ/KPK i MŚ oraz coroczną informację dla Zarządu o stanie realizacji zadań dotyczących nieprawidłowości.

12.2. Informowanie o nieprawidłowościach

1. Informowanie o nieprawidłowościach odbywa się poprzez przekazywanie SUZ (w formie pisemnej i elektronicznej) standardowych formularzy raportów lub zbiorczych zestawień nieprawidłowości.

65

2. Raportowaniu do KE poprzez SUZ podlegają wszystkie nieprawidłowości odnoszące się do kwot 10 000 EUR i wyższych, za wyjątkiem, gdy:

• nieprawidłowość polega na zaniechaniu całkowitego lub częściowego wykonania działania współfinansowanego przez budżet Wspólnoty na skutek upadłości ostatecznego beneficjenta i/lub ostatecznego odbiorcy; należy jednak zgłaszać nieprawidłowości poprzedzające upadłość oraz wszelkie podejrzenia nadużycia finansowego,

• zostały zgłoszone organom administracyjnym przez beneficjenta lub odbiorcę z własnej woli lub przed wykryciem przez właściwe organy, przed lub po przyznaniu środków publicznych (niezależnie od konsekwencji finansowych wykrytych nieprawidłowości),

• organy administracyjne wykrywają błąd w związku z kwalifikacją finansowanego projektu i przystępują do jego usunięcia przed dokonaniem płatności ze środków publicznych.

3. Dla nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE, WK sporządza dla SUZ kwartalne zestawienie nieprawidłowości.

12.3 Odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wykorzystanych

1. Za nieprawidłowo wykorzystane środki rozumie się środki:

• wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;

• wykorzystane z naruszeniem procedur;

• pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

2. Powyższe środki podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Postępowanie:

1) DKR uruchamia procedury windykacyjne w następujący sposób:

• informuje Beneficjenta/POZR o wysokości kwoty nieprawidłowo wydatkowanej i konieczności jej zwrotu wraz z odsetkami,

• dokonuje potrącenia kwoty nieprawidłowo wydatkowanej, wraz z odsetkami z kwoty kolejnej transzy dofinansowania, w przypadku, gdy Beneficjent/POZR nie dokona zwrotu środków, DKR,

• informuje radcę prawnego NFOŚiGW o konieczności podjęcia czynności prawnych zmierzających do odzyskania kwoty nieprawidłowo wydatkowanej wraz z odsetkami z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności ustanowionych przez Beneficjenta/POZR zabezpieczeń, w przypadku, gdy:

• kwota nieprawidłowo wydatkowana jest wyższa niż kwota pozostała do wypłaty z kolejnych transz dofinansowania,

• nie jest możliwe dokonanie potrącenia, a Beneficjent/POZR nie dokonał w wyznaczonym terminie zwrotu,

66

2) NFOŚiGW może zaniechać windykacji po uzyskaniu akceptacji MRR. Działania windykacyjne mogą zostać wznowione, jeżeli zażąda tego KE.

Szczegółowy przebieg postępowania reguluje instrukcja „Postępowanie w przypadku uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w trakcie realizacji przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności i funduszy strukturalnych oraz w ramach MF EOG i NMF” stanowiąca dokument związany nr 8.

12.4 Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych

1. Minister Finansów prowadzi rejestr podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów z udziałem środków europejskich (zwany dalej „rejestrem”).

2. Beneficjent podlega zgłoszeniu do rejestru w przypadku, gdy wystąpi przynajmniej jedna z okoliczności wymienionych poniżej (zwanych dalej przesłankami podstawowymi) tj. gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich są:

− wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, lub

− wykorzystane z naruszeniem procedur określonych w umowie międzynarodowej lub innych procedur obowiązujących przy ich wykorzystaniu, lub

− pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

i jednocześnie zajdzie co najmniej jedna z przesłanek wymienionych w punktach „a” do „d” (zwanych dalej przesłankami uzupełniającymi):

a) beneficjent otrzymał płatność na podstawie przedstawionych jako autentyczne dokumentów podrobionych lub przerobionych lub dokumentów potwierdzających nieprawdę, lub

b) na skutek okoliczności leżących po stronie beneficjenta nie zrealizował on pełnego zakresu rzeczowego projektu w przypadku projektów infrastrukturalnych lub nie zrealizował celu projektu, lub

c) w stosunku do beneficjenta została wydana ostateczna decyzja określająca kwotę przypadającą do zwrotu i termin od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków w związku z zaistnieniem przesłanek podstawowych wykluczenia, lub

d) okoliczności określone jako przesłanki podstawowe wystąpiły wskutek popełnienia przestępstwa przez beneficjenta, partnera, podmiot upoważniony do dokonywania wydatków, a w przypadku gdy podmioty te nie są osobami fizycznymi – osobę uprawnioną do wykonywania w ramach projektu czynności w imieniu beneficjenta, a jego fakt został potwierdzony prawomocnym wyrokiem sądowym.

3. NFOŚiGW zgłasza podmiot podlegający wpisowi do rejestru niezwłocznie po stwierdzeniu wystąpienia łącznie przynajmniej jednej z przesłanek podstawowych oraz przesłanek uzupełniających wykluczenia, o których mowa powyżej (za wyjątkiem przesłanki określonej w pkt c – zgłoszenia dokonuje instytucja podejmująca decyzję).

4. Zgłoszeniu nie podlegają podmioty, które na podstawie odrębnych przepisów realizują zadania interesu publicznego, jeżeli spowoduje to niemożność wdrożenia działania w ramach programu lub znacznej jego części, jednostki samorządu terytorialnego oraz państwowe jednostki budżetowe.

67

5. Pracownik NFOŚiGW, który powziął informację o okolicznościach wskazujących na potrzebę umieszczenia podmiotu w rejestrze przygotowuje i parafuje pismo w sprawie potrzeby zgłoszenia beneficjenta do rejestru, uzyskuje akceptację swojego przełożonego i przekazuje do WKN.

6. WKN weryfikuje zasadność zgłoszenia beneficjenta do rejestru podmiotów wykluczonych i przygotowuje formularz zgłoszenia zgodny z załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

7. Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru podmiotów wykluczonych podpisywany jest zgodnie z reprezentacją NFOŚiGW.

8. WKN przekazuje podpisany formularz do Ministerstwa Finansów (za pośrednictwem upoważnionego pracownika albo przesyłką poleconą nadaną w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego) i do wiadomości IZ, IPZ I, DP/DZ/DA i komórki organizacyjnej występującej o potrzebę zgłoszenia beneficjenta do rejestru podmiotów wykluczonych.

9. Jeżeli pracownik NFOŚiGW poweźmie wiadomość o zmianie danych dotyczących podmiotu wykluczonego, występuje niezwłocznie o dokonanie zmian w rejestrze. Tryb postępowania w przypadku zgłaszania zmiany w rejestrze jest analogiczny jak w przypadku zgłaszania podmiotów podlegających wpisowi do rejestru. Zgłoszenie zmiany dokonuje się na tym samym formularzu, na którym zgłasza się podmioty do rejestru, ze wskazaniem, które pola formularza zawierają zmienione dane.

Sposób i tryb wpisywania podmiotów wykluczonych do rejestru oraz sposób i tryb uzyskiwania informacji z rejestru, określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

68

13. Kontrola wewnętrzna i audyt wewnętrzny

13.1. Kontrola wewnętrzna

1 Kontrola wewnętrzna (instytucjonalna) i wewnętrzna kontrola finansowa są elementem nadzoru sprawowanego przez Zarząd nad realizacją procesów realizowanych przez NFOŚiGW.

2 Celem kontroli wewnętrznej jest uzyskanie zapewnienia, że:

• jednostka osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny,

• jednostka działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa,

• zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione,

• zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości,

• informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.

3 System kontroli wewnętrznej w NFOŚiGW tworzą:

• samokontrola – kontrola prowadzona przez każdego zatrudnionego w NFOŚiGW odpowiedzialnego za realizację procesu/podprocesu, w zakresie powierzonego zakresu czynności,

• kontrola funkcjonalna – kontrola prowadzona przez każdego dyrektora/kierownika zatrudnionego w NFOŚiGW w zakresie działań komórki organizacyjnej, którą kieruje,

• kontrola wewnętrzna – kontrola realizacji procesów/podprocesów wykonywana przez Wydział Kontroli Wewnętrznej,

• wewnętrzna kontrola finansowa, prowadzona przez GK, każdą osobę zajmującą stanowisko kierownicze (samodzielne) i każdego zatrudnionego, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przepisami ustawy o finansach publicznych i obowiązującymi standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, określonymi przez MF.

4 Samokontrola, kontrola funkcjonalna i finansowa prowadzone są na bieżąco w trakcie realizowanych procesów, kontrola instytucjonalna prowadzona jest w oparciu o zatwierdzony plan kontroli oraz wykonywana jest doraźnie na skutek zaistniałych okoliczności.

Przebieg postępowania

Szczegółowy przebieg postępowania w zakresie prowadzenia kontroli wewnętrznych regulują:

• Instrukcja Instytucjonalnej Kontroli Wewnętrznej w NFOŚiGW stanowiąca dokument związany nr 9,

• Instrukcja Wewnętrznej Kontroli Finansowej stanowiąca dokument związany nr 10.

69

13.2. Audyt wewnętrzny

Zgodnie z art. 48 ustawy o finansach publicznych, audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących:

1. niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów, a w szczególności:

• ocenę zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi,

• ocenę efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,

• ocenę wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu,

2. czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki.

W odniesieniu do programów współfinansowanych ze środków UE zadaniem audytu wewnętrznego jest także sprawdzenie i ocena, czy:

• systemy zarządzania i kontroli, w tym kontroli finansowej, spełniają wymagania Komisji Europejskiej,

• istnieją szczegółowe procedury zapewniające realizację zadań,

• systemy efektywnie działają w praktyce.

Przebieg postępowania

Audyt wewnętrzny w NFOŚiGW został uregulowany w:

1. Instrukcji - Audyt Wewnętrzny w NFOŚiGW, stanowiącej załącznik do Procedury - Kontrola w NFOŚiGW (dokument związany nr 7), która określa:

• zasady ogólne audytu wewnętrznego,

• szczegółowe zasady planowania audytu,

• tryb przeprowadzania audytu,

• tryb sporządzania sprawozdań z audytu,

• tryb przeprowadzania czynności sprawdzających,

• zasady prowadzenia akt audytu,

• tryb przeprowadzania czynności doradczych.

Instrukcja stanowi dokument związany nr 11.

2. Książce procedur audytu wewnętrznego w NFOŚiGW, w której zawarte są:

• zasady oraz procedury służące kierowaniu działaniem audytu wewnętrznego,

• metodologia audytu.

70

14. Działania informacyjne i promujące

Jednym z warunków decyzji wydawanej przez KE w sprawie przyznania dofinansowania ze środków FS jest obowiązek zapewnienia realizowanym projektom odpowiedniej promocji. Działania informacyjne i promujące prowadzone są zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 621/2004 z dnia 1 kwietnia 2004 r. ustanawiającym zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1164/94 w odniesieniu do działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności oraz rozporządzeniu Rady (WE) z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiającym Fundusz Spójności. 1. Prowadzenie działań informacyjnych i promujących opiera się na „Wytycznych do

prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności” (zwanych dalej Wytycznymi), opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Aktualna wersja Wytycznych znajduje się na stronie internetowej IZ, pod adresem www.funduszspojności.gov.pl.

2. Działania informacyjne i promujące kierowane są do następujących grup docelowych:

1) ogółu społeczeństwa, 2) mediów, 3) partnerów społecznych i gospodarczych w tym organizacji pozarządowych.

3. Celem działań informacyjnych i promujących jest: 1) zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej:

• projektów współfinansowanych z FS, • roli, jaką odgrywa UE poprzez FS,

2) informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach wsparcia z FS, 3) osiągnięcie powszechnej znajomości projektów realizowanych z udziałem środków FS oraz roli Wspólnoty, 4) zwiększenie przejrzystości działań UE, 5) informowanie aktualnych beneficjentów o zmianach i obowiązujących zasadach w ramach FS.

4. Zgodnie z Wytycznymi, NFOŚiGW został zobowiązany do:

1) informowania mediów (prasa, radio, telewizja), 2) zamieszczania informacji na łamach prasy oraz na stronie internetowej, 3) organizowania konferencji prasowych prezentujących postęp w realizacji projektów

FS, 4) opracowywania broszur i materiałów informacyjno-promocyjnych o projektach FS,

terminach rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektów.

5. NFOŚiGW zamieszcza na stronie internetowej podstawowe informacje o:

1) Funduszu Spójności, 2) warunkach ubiegania się o wsparcie z FS, 3) procedurze składania wniosku o dofinansowanie, 4) a także stosowne dokumenty i linki do ważnych stron, zgodnie z Wytycznymi.

71

Komórki bezpośrednio zaangażowane w obsługę przedsięwzięć FS są odpowiedzialne za merytoryczne opracowanie materiałów zamieszczanych na stronie internetowej oraz przekazywanie ich do DL, zgodnie z Instrukcją „Obsługa stron internetowych administrowanych przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej”.

6. Komórką odpowiedzialną za realizację zadań powierzonych NFOŚiGW w zakresie

działań informacyjnych i promujących dotyczących FS jest DL. Poza zadaniami wymienionymi w pkt 2, 3 i 4 DL zobowiązany jest do: 1) organizowania szkoleń dla beneficjentów, 2) wydawania i popularyzowania analiz, raportów, publikacji, 3) organizowania i ułatwiania bezpośrednich kontaktów przedstawicieli mediów z

beneficjentami FS, 4) przekazywania mediom, podczas organizowanych konferencji prasowych, materiałów

prasowych zawierających opis projektu i jego efektów oraz sposób realizacji poszczególnych zadań.

7. DL odpowiedzialny jest za zamieszczanie na stronie internetowej informacji dotyczących

realizacji projektu 2002/PL/16/P/PA/013 „Pomoc techniczna dla sektora środowiska” w zakresie:

1) kosztów, celu, udziału środków FS w projekcie, 2) poszczególnych etapów realizacji projektu, 3) efektów projektu, 4) postępów z realizacji poszczególnych zadań. Koordynator projektu 2002/PL/16/P/PA/013 „Pomoc techniczna dla sektora środowiska” jest odpowiedzialny za merytoryczne opracowanie materiałów zamieszczanych na stronie internetowej oraz przekazywanie ich do DL.

8. Przygotowanie raportu z działań informacyjnych i promujących:

1) Raz na pół roku w terminach poprzedzających obrady Komitetu Monitorującego, tj. w

terminach do 5 dnia roboczego lutego i 5 dnia roboczego sierpnia, DL zobowiązany jest do przygotowania raportu z działań informujących i promujących.

2) DL przygotowuje raport na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektorów DZ,

DP, DA oraz DT oraz DR6. Wniosek o sporządzenie w/w informacji kierowany jest pisemnie do w/w Departamentów.

3) Informacje przekazywane są do DL przez Dyrektorów DZ, DP, DA i DT wraz z

pismem przewodnim, w terminie 5 dni roboczych od daty otrzymania wniosku. 4) DL przygotowuje raport z działań informacyjnych i promujących zgodnie z formatem

wskazanym w zał. nr 1 do Wytycznych, składający się z trzech części: I (dane

6 Dyrektor DT przekazuje do DL informację dotyczącą przeprowadzonych przez Beneficjenta działań informacyjnych i promujących. W/w informacja sporządzana jest na podstawie informacji pokontrolnej, przygotowywanej dla Zarządu NFOŚiGW, po przeprowadzeniu kontroli na miejscu realizacji projektu. Dyrektor DR przekazuje do DL informację dotyczącą przeprowadzonych przez Beneficjenta działań informacyjnych i promujących. W/w informacja sporzadzana jest na podstawie zapisów i danych wynikających z dokumentów rozliczeniowych.

72

instytucji odpowiedzialnej), II (krótki opis działań) oraz III (szczegółowy wykaz działań informujących i promujących).

5) Do raportu należy załączyć kopie materiałów i dokumentów poświadczających

zawarte w raporcie informacje. 6) Raport przygotowany przez Pracownika DLI i podpisany przez Kierownika DLI

przekazywany jest do zatwierdzenia przez Dyrektora Biura.

7) Po zatwierdzeniu raport przekazywany jest do Ministerstwa Środowiska. Pismo przekazujące raport przygotowane jest przez Pracownika DLI, parafowane przez Kierownika DLI i podpisane przez Dyrektora Biura.

73

15. Załączniki i dokumenty związane

Rozdział 3 Załącznik 3.2.1 Zakres obowiązków Koordynatora DP/DZ/DA Załącznik 3.2.2 Wytyczne do wizyty Koordynatora u Beneficjentów

Rozdział 4 Załącznik 4.3.1 Instrukcja „Przygotowanie i podpisanie aneksu do umowy o

dofinansowanie /porozumienia o realizacji Projektu FS oraz zmiany niewymagające aneksu”

Załącznik 1 Wzór karty rozliczenia rzeczowego Załącznik 2 Wzór karty rozliczenia ekologicznego Załącznik 3 a-c Tabela efektów ekologicznych Załącznik 4 Wykaz umów zakończonych Dokument zw. nr 12 Instrukcja „Pomoc techniczna w ramach MeF 2002/PL/16/P/PA/013

(MeF013) – Zadanie 1”

Rozdział 5 Załącznik 5.1 Instrukcja „Udzielanie i obsługa pożyczek przeznaczonych na

zachowanie płynności finansowej dla przedsięwzięć dofinansowywanych z Funduszu Spójności”

Załącznik 5.2 Instrukcja „Weryfikacja rozliczania wydatków dokonanych przez POZR w ramach pożyczek inwestycyjnych NFOŚiGW dla projektów dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności” z załącznikami.

Załącznik 1 Wzór karty rozliczenia rzeczowego Załącznik 2 Wzór karty rozliczenia ekologicznego Załącznik 4 Wykaz umów zakończonych Dokument zw. nr 1 Podręcznik Procedur Dofinansowania Przedsięwzięcia ze środków

NFOŚiGW Rozdział 6 Dokument zw. nr 2 Instrukcja „Planowanie i prowadzenie kontroli postępowań o udzielenie

zamówień publicznych prowadzonych przez Beneficjentów Funduszu Spójności/funduszy strukturalnych”

Dokument zw. nr 3 Instrukcja „Opiniowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i ogłoszeń o zamówieniu”

Dokument zw. nr 4 Instrukcji „Opiniowanie aneksów do umów zawartych wg ustawy Prawo zamówień publicznych oraz umów zawartych w trybie z wolnej ręki”

Dokument zw. nr 5 Instrukcji „Opiniowanie i zatwierdzanie aneksów do umów zawartych zgodnie z procedurami PRAG”

Rozdział 7 Dokument zw. nr 6 Instrukcja „Kontrola przedsięwzięć finansowanych ze środków

ISPA/Funduszu Spójności na miejscu ich realizacji, w ramach okresu programowania 2000-2006”

74

Dokument zw. nr 7 Procedura Kontrola w NFOŚiGW Nr 03/NF/05 Rozdział 8 Załącznik 8.1 Lista Sprawdzająca (POZR) Załącznik 8.2 Lista Sprawdzająca (SIMIK) Załącznik 8.3 Lista Sprawdzająca (Raport roczny) Rozdział 9 Załącznik 9.1 Tabela wskaźników postępu w kontraktowaniu i finansowaniu Załącznik 9.2 Tabela „Wpływy i wydatki z bezzwrotnej pomocy zagranicznej FS” Załącznik 9.3 Tabela „Informacja o kontraktach zawartych w minionym miesiącu w

danym projekcie” Załącznik 9.4 Tabela projektu z rozliczeniem końcowym Załącznik 9.5 Tabela „Kontrakty zawarte w miesiącu ……” Rozdział 10: Załącznik 10.1.1 Instrukcja „Weryfikacja założenia Rachunku Projektu przez POZR” Załącznik 10.2.1 Instrukcja „Wystąpienie do SUZ o przekazanie środków FS z KE:

zaliczka” Załącznik 10.3.1 Instrukcja „Przekazanie POZR środków z Funduszu Spójności” Załącznik 10.4.1 Instrukcja „Weryfikacja kwalifikacji wydatków dokonanych przez

POZR” Załącznik 10.5.1 Instrukcja „Zasady rozliczeń finansowych” Załącznik 10.5.2 Instrukcja „Zasady ewidencji księgowej” Rozdział 11: Załącznik 11.1 Lista sprawdzająca do weryfikacji raportu końcowego i wniosku o

płatność końcową Załącznik 11.2 Przykładowy układ raportu końcowego Załącznik 11.3 Lista sprawdzająca do weryfikacji raportu końcowego i wniosku o

płatność końcową (Koordynator projektu) Załącznik 11.4 Lista sprawdzająca do weryfikacji raportu końcowego i wniosku o

płatność końcową (DC)

Rozdział 12 Dokument zw. nr 8 Instrukcja „Postępowanie w przypadku uzasadnionego podejrzenia

wystąpienia nieprawidłowości w trakcie realizacji przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności i funduszy strukturalnych oraz w ramach MF EOG i NMF” Nr 03/05/NF/07

Rozdział 13 Dokument zw. nr 9 Instrukcja „Instytucjonalna Kontrola Wewnętrzna w NFOŚiGW” Nr

03/08/NF/06 Dokument zw. nr 10 Instrukcja „Wewnętrzna Kontrola Finansowa” Nr 00/09/NF/03 Dokument zw. nr 11 Instrukcja „Audyt Wewnętrzny w NFOŚiGW” Nr 03/06/NF/06