Ksiazka Przychodow i Rozchodow

Tychy 2007

Adam Łazarski tel. 0 601 411 384 e – mail: [email protected]

ABACUS – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2

Drogi Użytkowniku!

Przekazuję do eksploatacji system księgowy, który pozwoli Twoją pracę

przyśpieszyć, lepiej zorganizować i usystematyzować. Dla osiągnięcia tych celów

potrzebna jest jednak solidna znajomość systemu. Mam nadzieję, że niniejsza

instrukcja będzie pomocą w czasie wdrażania systemu, jak i w czasie dalszej jego

eksploatacji.

Życzę przyjemnej pracy

Adam Łazarski


SPIS TREŚCI

Charakterystyka programu ……….…………………………………………………4

Wymagania sprzętowe i instalacja programu ……………………………………...4

Praca z programem …………………………………………………………………..6

Zakładka Narzędzia ……..……………………………………………………6

Ustawienia i parametry programu .……..……………………………..…7

Tabela i rozliczenie podatków ….……………………………………….9

Obroty roczne ………………………………………………….………11

Porządkowanie bazy danych ….………………………………………..12

Automatyczne księgowanie …………………………….……….……..12

Zakładka Kartoteki …………………………………………...……………..13

Książka przychodów i rozchodów ……………………………………..13

Opisy zdarzeń gospodarczych ….………………………………………17

Ewidencja przebiegu pojazdu …….…………………………………….19

Opisy tras i odległości …….……………………………………………22

Amortyzacja środków trwałych ………………………………………..23

Listy płac pracowników ………………………………………………..24

Kartoteka kontrahentów ………….…………………………………….25

Zakładka Wydruki ………..…………………………………………………26

Książka przychodów i rozchodów ….………………………………….26

Rejestry podatku VAT …………………………………………………27

Przebieg i koszty pojazdu …………………………………………… ..27

Środki trwałe, wyposażenie ……………………………………………28

Wynagrodzenie pracowników .…………………………………………28

Dowody wewnętrzne, deklaracje podatkowe….………………………..30

Dokumenty z danym … ……………………………………………….31

Rozliczenie podatków ………………………………………………….32


Charakterystyka programu

Program Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów przeznaczony jest do obsługi

strefy podatkowo – księgowej w przedsiębiorstwie. Zaprojektowany i wykonany zgodnie z

zasadami określonymi przez Ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. oraz

zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie

prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które określa precyzyjnie wymogi

stawiane komputerowym systemom przetwarzania danych w rachunkowości, a zwłaszcza:

− istotność – zaspokajanie potrzeb informacyjnych użytkowników,

− wiarygodność – zachowanie rzetelności i bezbłędności prowadzonych ksiąg,

uwzględnienie wszystkich operacji podlegających obowiązkowi ewidencji,

− prawidłowość – zgodność prowadzenia rachunkowości z normami i przepisami

prawnymi,

− przejrzystość – zarówno co do prowadzenia ksiąg jak i łatwości prowadzenia

kontroli.

Wymagania sprzętowe i instalacja programu

Celem prawidłowego działania programu niezbędne są następujące wymagania sprzętowe:

− odpowiedni dysk twardy. W momencie instalacji zbiory systemu zajmują ok. 17 MB,

natomiast wielkość zajmowanego miejsca w trakcie eksploatacji systemu uzależniona

jest od wielkości firmy i ilości przetwarzanych dokumentów,

− odpowiednie stacje dysków celem zainstalowania systemu jak również dające

możliwość tworzenia kopii archiwalnych na nośnikach pamięci.

Prawidłowe wdrożenie i przygotowanie systemu do pracy ma bardzo istotne znaczenie w

dalszej jego eksploatacji. Program Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów pracuje w

środowisku Windows dlatego też musi być zainstalowane oprogramowanie Microsoft

Windows wersja 98 lub wyższa. System rozprowadzany jest na dyskach CD, który zawiera

zbiór baz danych. Po uruchomieniu pliku setup.exe program automatycznie zostanie

zainstalowany na komputerze w wyznaczonym miejscu. Spośród zainstalowanych plików


należy wybrać plik o nazwie książka, któremu przypisana jest następująca ikona: , by

wywołać działanie programu. Poprawnie zainstalowany program po uruchomieniu ma

następujący wygląd.


Praca z programem

Program Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zbudowany jest z podwójnego menu:

podstawowego tj. widniejącego na głównym ekranie po uruchomieniu programu oraz z menu

znajdującego się na pasku narzędzi. Główny ekran systemowy z podstawowym zestawem

funkcji oraz ze wskazaniem na aktualny miesiąc w którym pracujemy przedstawia powyższy

rysunek. W momencie najechania strzałką myszki na ikonę wskazującą miesiąc, w którym

pracujemy i naciśnięciu lewego przycisku myszki pojawi nam się lista dwunastu miesięcy z

możliwością wyboru, w którym okresie chcemy pracować.

ZAKŁADKA NARZĘDZIA

Na podstawie rysunku znajdującego się na stronie 5

prześledzimy zasady poruszania się i korzystania z

dostępnych funkcji. W pierwszej kolejności

przeanalizujemy możliwości jakie daje nam program w

poszczególnych zakładkach znajdujących się na pasku

narzędzi.


1. USTAWIENIA I PARAMETRY PROGRAMU

Nim zaczniemy prace z programem, istotne znaczenie ma wprowadzenie danych, na których

opierać się będą nasze comiesięczne przeliczenia. Funkcja ustawienia programu została

podzielona na dziesięć zakładek, tak aby w prosty, jasny i czytelny sposób pogrupować

podstawowe informacje.

− Opis Firmy: tą zakładkę należy uzupełnić podstawowymi danymi dotyczącymi

działalności gospodarczej. Pozycje do uzupełnienia to: nazwa firmy, adres firmy,

numer identyfikacji podatkowej NIP, numer REGON oraz nazwę i adres Urzędu

Skarbowego, w którym będziemy składać swoje rozliczenia. Jeżeli nasza działalność

prowadzona jest w formie spółki należy wówczas zaznaczyć odpowiedni kwadrat;

− Dane Podatnika: wprowadzane tu informacje dotyczą bezpośrednio danych

osobowych właściciela firmy. Informacje te będą m.in. wykorzystywane do

wypełnienia deklaracji podatkowych;

− Samochód: wprowadzane dane dotyczą pojazdu, który będzie wykorzystywany na

potrzeby działalności gospodarczej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Wprowadzić należy kolejno: markę samochodu, numer rejestracyjny, pojemność

silnika i stawkę przebiegu za jeden kilometr. W poniższej tabeli zaprezentowany

został wykaz stawek przebiegu zgodny z Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z

dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania

zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i

motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271

oraz z 2004 r. nr 237, poz. 2376).

okres obowiązywania od 01.01.2005 - nadal

Stawka za 1 km przebiegu dla: Poniższe kwoty wyrażono w zł.

a) samochodu osobowego

- o pojemności skok. do 900 cm3 0,4894

- o pojemności skok. pow. 900 cm3 0,7846

b) motocykla 0,2161 c) motoroweru 0,1297


− Dowody Wewnętrzne: Wprowadzone tu dane pozwolą na comiesięczne księgowanie

określonych zdarzeń gospodarczych każdego miesiąca. W pierwszej kolejności

wypełniamy pozycje dotyczące kontrahenta związanego z poniższymi zdarzeniami.

Wybór kontrahenta następuje poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszki w szare

pole przeznaczone do uzupełnienia. Po otwarciu się pustej listy kontrahentów możemy

w tym miejscu dopisać nowego kontrahenta, bądź nas jako firmę, gdyż poniższe

dowody wewnętrzne w głównej mierze odnoszą się do prowadzonej przez nas

działalności gospodarczej. Wprowadzenie nowej pozycji na listę kontrahentów

następuje poprzez naciśnięcie klawisza F5 bądź też wybór ikony Dopisz .

Poniższe pola dotyczące zdarzeń gospodarczych również uzupełniamy poprzez

rozwinięcie listy załączonej przy każdym polu. Listy te będą puste i niestety nie ma

możliwości by je uzupełnić w tym miejscu. Szczegółowy opis odnoszący się do

wprowadzania zdarzeń gospodarczych został omówiony na stronie 17.

− Składki ZUS: dane dotyczą składek ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego i

funduszu pracy. Wprowadzane informacje ujmowane są w dwóch kolumnach.

Pierwsza z nich określa wartość procentową danej składki, a druga kolumna to

wartości kwotowe tych ubezpieczeń;

− Tabele podatkowe: to możliwość określenia przedziałów podatkowych niezbędnych

do obliczenia podatku dochodowego progresywnego czyli PIT – 5 bądź podatku

liniowego PIT – 5L;

Tabela podatkowa na rok 2007 przedstawia się następująco:

Podstawa obliczenia podatku w złotych

ponad do Podatek wynosi

43.405 19% minus kwota zmniejszająca podatek 572 zł 54 gr

43.405 85.528 7.674 zł 41 gr + 30% nadwyżki ponad 43.405 zł

85.528 20.311 zł 31 gr + 40% nadwyżki ponad 85.528 zł

Kwota wolna od podatku w 2007 r. wynosi 3.013 zł (a po uwzględnieniu zasad

zaokrąglania wynikających z art. 63 Ordynacji podatkowej - 3.015 zł).






44.490 85.528 7.866 zł 25 gr + 30% nadwyżki ponad 44.490 zł


Kwota wolna od podatku w 2008 r. wynosi 3.089 zł

Kwota wolna od podatku w 2009 r. wynosi 2.926 zł

− Remanent: wprowadzone tu dane dotyczące spisu z natury sporządzanego na początek

i koniec danego roku podatkowego. W pozycji kwota nadwyżki podatku VAT z

ubiegłego roku należy wpisać kwotę, która jest do przeniesienia na następny okres

rozliczeniowy. Wartość tę wpisujemy tylko raz tzn. w momencie rozpoczęcia pracy z

programem tak aby w drukowanej deklaracji VAT kwota ta została wykazana jako

nadwyżka z deklaracji poprzedniej;

− Baza Danych: pozwoli określić ścieżki dostępu do książki, faktur i kopii zapasowych

programu;

− Wydruki: dane dotyczą ustawień sporządzanych wydruków;

− Aktualne ustawienia: dotyczą roku i miesiąca w którym obecnie pracujemy oraz

użytkownika programu.







2. TABELE I ROZLICZENIE PODATKÓW

Funkcja rozliczenia podatków jest swoistym podsumowaniem

miesiąca. W sposób jasny i czytelny przeanalizowana zostaje sytuacja przedsiębiorstwa pod

kątem obowiązujących podatków. W pierwszej części zestawienia wygenerowane dane

odnoszą się podatku dochodowego tj. PIT – 5. Mimo, iż od roku 2007 nie ma obowiązku

składania owej deklaracji podatkowej za dany miesiąc program przedstawia jak kształtują się

przychody i koszty, osiągnięty dochód bądź strata oraz wysokość podatku i zaliczki jaką

należałoby uiścić na rzecz Urzędu Skarbowego.

W kolejnej części zestawienia przedstawione informacje dotyczą podatku, zaliczki na podatek

dochodowy od zatrudnionych pracowników czyli PIT – 4.

Kolejne zestawienie dotyczy podatku od towarów i usług tj. VAT – 7. w zestawieniu tym

dane ułożone są w dwóch kolumnach. Pierwsza z nich dotyczy kwot netto a druga kwoty

podatku VAT realizowanych transakcji. Podziału w tej części dokonano na podatek naliczony

i podatek należny.

We wszystkich trzech częściach zestawienia w polach oznaczonych kolorem żółtym

pokazuje się kwota w wysokości, której należy dokonać przelewu na konto właściwego

urzędu skarbowego. Rubryka opatrzona napisem „Przelew” o nieco mocniejszym żółtym

zabarwieniu wskazuje sumę kwot przelewu.


Dodatkowo całe zestawienie możemy rozszerzyć o dane przedstawiające podatki i składki

ZUS na ubezpieczenie zdrowotne na przestrzeni całego roku podatkowego. Aby w sposób

szybki dokonać takiego podsumowania należy wybrać z paska narzędzi ikonę Tabela

Wówczas pokaże się nowe okno zawierające powyższe dane.

3. OBROTY ROCZNE

Po wybraniu tejże funkcji programu otrzymamy zestawienie uzyskanych dochodów za

poszczególne miesiące w skali roku. Pierwsza kolumna przedstawia obrót brutto, natomiast

kolumna druga to dochód również prezentowany jako kwoty brutto. Poniżej widnieje

podsumowanie kolumny. W pierwszym wierszu jest to podsumowanie tabeli, natomiast w

wierszu drugim kwota jest średnią arytmetyczną prezentowanych danych.

.


4. PORZĄDKOWANIE BAZ DANYCH

Przy uruchomieniu tejże funkcji programu możemy dokonać porządkowania wprowadzonych

zapisów księgowych. Program za pomocą uruchomionego okna dialogowego zapyta czy

chcesz uporządkować bazę danych tj.:

− Posortować zapisy w książce przychodów i rozchodów wg dat,

− Przenumerować liczbę porządkową w książce przychodów i rozchodów,

− Posortować zapisy dotyczące przebiegu pojazdu wg dat.

5. AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE

Automatyczne księgowanie to kolejna funkcja ułatwiająca prace w programie. Pozwala ona

na samoczynne zapisanie w księdze przychodów i rozchodów kosztów tj. miesięczny odpis

amortyzacyjny środków trwałych, kosztów wynagrodzeń pracowniczych, korekty kosztów

przejazdu jak również składek ZUS. Korekcyjny zapis kosztów przejazdu pojawia się

wówczas, gdy księgowane faktury za paliwo nie znajdują pokrycia w przejechanych

kilometrach samochodem w danym miesiącu.

Przy każdym uruchomieniu tejże funkcji, program dokonuje na nowo księgowań, dlatego też

nim zrobimy ostateczny zapis winniśmy się upewnić czy aby w danym miesiącu takiego

zapisu już nie robiliśmy. Jeżeli z różnych przyczyn automatyczne księgowanie było

wykonane po raz kolejny, to koszty uzyskania przychodów są podwojone. Przed

zamknięciem miesiąca taki podwojony zapis jesteśmy w stanie usunąć. Natomiast po

zamknięciu danego miesiąca rozliczeniowego, możemy jedynie dokonać zapisu stornującego,

ale tylko w miesiącu otwartym – bieżącym. Automatyczne księgowanie w następnych

miesiącach jest możliwe tylko po zamknięciu miesiąca wcześniejszego.


ZAKŁADKA KARTOTEKI

1. KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Poprzez wybranie funkcji z pozycji Kartoteki znajdującej się na pasku narzędzi lub poprzez

wybranie z menu podręcznego znajdującego się na pulpicie ikony

aktywowane zostanie okno właściwe do wprowadzania danych.

Wprowadzenie nowego dokumentu następuje przy użyciu klawisza F5 lub poprzez wybór

ikony Dopisz . Po wypełnieniu pól dotyczących daty księgowania, numeru dowodu i

daty dowodu kursor ustawi się na pozycji Kontrahent. Po wciśnięciu szarego pola

automatycznie uruchomi się Kartoteka Kontrahentów. Z listy wybieramy odpowiedniego

kontrahenta. Wyszukiwanie kontrahenta może nastąpić wedle kilku kategorii. Po wciśnięciu

klawisza F3 wyszukiwanie nastąpi według nazwy. Po uruchomieniu odpowiednich klawiszy

wyszukiwanie może odbyć się odpowiednio z kodem pocztowym, adresem lub numerem

identyfikacji podatkowej – NIP.

Natomiast jeżeli na zestawieniu nie widnieje szukany przez nas kontrahent to możemy go do

listy dopisać w analogiczny sposób jak dopisujemy nowe pozycje do Książki Przychodów i

Rozchodów czyli poprzez klawisz F5 lub odpowiednią ikonę. (Szczegółowy opis Kartoteki

Kontrahentów został opisany w punkcie 7 – na stronie 25). Następne pole do uzupełnienia to

zdarzenie gospodarcze. Niestety nie ma tu możliwości dopisania nowego zdarzenia, w trakcie


wprowadzania dokumentu księgowego. Możliwe jest jedynie po zapisaniu owego dokumentu

księgowego uruchomienie ikony Zdarzenia i uzupełnienie listy o kolejną pozycję.

Dlatego też ważne jest by wpierw nanieść na listę zdarzenia gospodarcze a następnie

dokonywać zapisów księgowych. ( Dokładny opis tej funkcji zawarty jest w punkcie 2 na

stronie 17). Kolejne pola przeznaczone są do zaewidencjonowania w odpowiedniej kolumnie

kwoty wynikającej z danego zdarzenia gospodarczego.

− Przychód sprzedaż tzw. kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów

uzyskanych ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych bądź sprzedaży usług.

− Przychód pozostałe tzw. kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych

przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych

kar umownych czy naliczonych przez bank odsetek, które zostały dopisane na nasz

rachunek.

− Zakup towarów tzw. kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania materiałów oraz

towarów handlowych według cen zakupu.

− Zakup koszty uboczne tzw. kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów

ubocznych związanych z zakupem np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i

wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.

− Koszt wynagrodzenia tzw. kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania

wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom. Wpisu dokonuje się na podstawie

listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem

kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce. Jeżeli wynagrodzenie jest

przekazywane na rachunek bankowy pracownika wówczas na podstawie dokumentu

potwierdzającego dokonanie przelewu.

− Koszty pozostałe tzw. kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych

kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10 – 12), z wyjątkiem kosztów, których

zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za

koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie

wydatki jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, opłatę za

telefon, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na

ubezpieczenie społeczne pracowników w części finansowanej przez pracodawcę,

wartość zakupionego wyposażenia oraz wydatki z tytułu używania niewprowadzonego

do ewidencji środków trwałych samochodu.


Poniższe pola pozwalają uzupełnić odpowiednio rejestr VAT zakupu bądź sprzedaży bez

otwierania dodatkowego okna. Jeżeli jednak dokonujemy zapisu w Księdze Przychodów i

Rozchodów, który nie podlega zaliczeniu w koszty bądź w przychód w danym miesiącu a

podlega ewidencji VAT wówczas pojawi się okno dialogowe z zapytaniem, w którym

rejestrze dokonać zapisu.

Program w tym miejscu dokonuje sprawdzenia poprawności zapisu. Jeżeli kwota netto

wpisana do odpowiedniej kolumny jest niezgodna z kwotą przeznaczoną do zapisu w rejestrze

czy też, jeżeli jest niepoprawnie wpisana kwota podatku VAT wówczas w prawym dolnym

rogu okna zostanie to zasygnalizowane czerwonym kwadratem (patrz poniższy rysunek).

Wpisane kwoty w odpowiednie stawki podatkowe zostaną automatycznie przeniesione do właściwego rejestru VAT


Po zaewidencjonowaniu wszystkich dokumentów potwierdzających owe zdarzenia

gospodarcze możemy przystąpić do automatycznego księgowania danych, które zostały przez

nas ustalone. Ustalenie to miało miejsce podczas wprowadzania danych na początku pracy z

programem tj. po wyborze Zakładki NARZĘDZIA a następnie funkcji Automatyczne

księgowanie(krótki opis tej funkcji znajdziemy na stronie 12).

Wybranie ikony Oblicz pozwala na wykonanie szybkiego podsumowania

odnoszącego się do uzyskanego przychodu, kosztów oraz dochodu w danym miesiącu.

Oznacza to wielkie ułatwienie pracy – możemy być na bieżąco z podatkiem dochodowym jak

również z podatkiem naliczonym i należnym bez przełączania się pomiędzy innymi oknami i

możliwościami programu.


U W A G A !

2. OPISY ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH

Funkcja zdarzenia gospodarcze określają z jakiego tytułu poniesiony został koszt bądź

uzyskany został przychód.

W załączonym obok oknie widnieją przykładowe opisy

zdarzeń gospodarczych. Program samoczynnie dokonuje

porządkowania zapisów w sposób alfabetyczny.

Dopisywanie do listy kolejnych zdarzeń następuje poprzez

wybranie ikony Dopisz .

Po prawej stronie okna w kolumnie samochód zaznaczamy

kwadrat jeżeli dane zdarzenie gospodarcze ma związek z

używaniem samochodu, który nie jest wpisany jako środek

trwały a jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Oznaczone w ten sposób pozycje zostaną automatycznie

uwzględnione przy rozliczaniu ewidencji przebiegu

pojazdu.

Bardzo ważne jest by kończąc prace wprowadzania danych w Książce Przychodów i

Rozchodów opuścić okno używając tzw. krzyżyka zamykającego okno.

Używając tego przycisku program zapyta czy chcemy zapisać wprowadzone dane.

Natomiast jeżeli opuścimy owe okno poprzez wybranie ikony Zapisz

program owszem zamknie okno Książki Przychodów i Rozchodów ale bez

dodatkowego zapytania czy chcemy zapisać zmiany. Dlatego też zaleca się zamykanie

tej części programu używając tzw. krzyżyka.


Poniżej prezentujemy zdarzenia, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia

26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

oznaczają:

1) Towary – towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby

(półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od

zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym, że:

a) Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie

nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane

przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji

lub przy świadczeniu usług stają się gotową substancją gotowego wyrobu; do

materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową

(montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki,

butelki), oraz opakowanie wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery,

palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi,

które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają

wyrobowi swoje właściwości,

d) Wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został

całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo – badawcze, prace

projektowe, geodezyjno – kartograficzne, zakończone roboty, w tym także

budowlane,

e) Produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to

jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty,

usługi przed ich ukończeniem,

f) Brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej

produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy

produkcji; brakiem są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub

zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły swą pierwotną

wartość;

2) Koszty wytworzenia – wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z

przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem)

kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług;


3) Koszty uboczne – koszty związane z zakupem np. kosztów dotyczące transportu,

załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze;

4) Przychód – przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym;

5) Wyposażenie – rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością,

niezliczone , zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym do środków

trwałych;

6) Środki trwałe – środki trwałe w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.

3. EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU

Kolejna funkcja programu ułatwiająca pracę i poruszanie się w programie to ewidencja

przebiegu pojazdu. Celem uzupełnienia ewidencji przebiegu pojazdu, wybieramy z paska

narzędzi zakładkę KARTOTEKI a następnie Ewidencje przebiegu pojazdu. Funkcję tę

uruchomimy również poprzez wybranie z menu podręcznego znajdującego się na pulpicie

ikony . Zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów ewidencja

przebiegu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

− Imię i nazwisko oraz adres zamieszkania właściciela,

− Numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

− Numer kolejny wpisu,

− Datę wyjazdu,

− Opis trasy wyjazdu (skąd – dokąd),

− Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

− Stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

− Koszt przejazdu wynikający z iloczynu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i

liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Uruchomione okno Ewidencji przebiegu pojazdu ma następujący wygląd:


Dopisanie do ewidencji nowej pozycji następuje poprzez wybranie klawisza F5 lub ikony

Dopisz . Pojawia się wówczas nowe okno umożliwiające dokonanie wpisu. W

pierwszym pustym polu wpisujemy datę wyjazdu, w kolejnym trasę wyjazdu. Po

wprowadzeniu wpierw wszystkich tras w zakładce KARTOTEKI a kolejno Opisy trasy i

odległości (dokładny opis na stronie 22) możemy tak jak obrazuje poniższy rysunek wybrać z

listy trasę przejazdu.

Następną rubrykę uzupełniamy o cel naszego wyjazdu. Analogicznie jak w przypadku pozycji

wcześniejszej tj. trasy i odległości przebiegu pojazdu możemy wybrać cel wyjazdu z

rozwijającej się listy. Lista ta została utworzona w momencie dokonywania wpisów zdarzeń

gospodarczych.


Podatnik ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów działalności gospodarczej, wydatki faktycznie

poniesione z tytułu używania samochodu, który nie jest środkiem trwałym firmy. Samochód

taki winien stanowić własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą i być

wykorzystywany na potrzeby tejże działalności. Koszty uzyskania przychodu ustala się na

podstawie miesięcznego zestawienia – ewidencji kosztów eksploatacji samochodu. Do

kosztów tych zalicza się przede wszystkim zakup paliwa, olejów silnikowych, wszystkie

naprawy bieżące, remonty i naprawy główne. Suma wydatków związanych z przebiegiem

pojazdu została automatycznie uwzględniona w książce przychodów i rozchodów poprzez

zaznaczenie przy zdarzeniu gospodarczym odpowiedniego kwadratu w kolumnie samochód.

Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu w poszczególnych miesiącach

ustalona od początku roku podatkowego nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji

przebiegu pojazdu za ten sam okres. Jeżeli zaś poniesione koszty są wyższe od kwoty

wynikającej z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr

Zaznaczone zdarzenia gospodarcze automatycznie zostaną umieszczone w książce przychodów i rozchodów oraz w ewidencji kosztów eksploatacji samochodu, dlatego, iż zaznaczono kwadrat wkolumnie samochód


wówczas powinniśmy dokonać korekty zapisów zaliczonych w ciężar kosztów. Zapis

korekcyjny dokonuje się automatycznie w momencie wyboru przez nas tej funkcji. Wyboru

tego możemy dokonać wybierając z paska narzędzi funkcję Narzędzia a następnie

Automatyczne księgowanie. Opis szczegółowy tej funkcji został omówiony na stronie 12.

4. OPISY TRAS I ODLEGŁOŚCI

Ta funkcja programu pozwala na wprowadzenie w oknie dialogowym tras, które pokonujemy

celem nabycia towarów handlowych, załatwieniem spraw urzędowych, czy innych wyjazdów

związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dopisanie do listy nowej trasy

przebiegu następuje poprzez wciśnięcie klawisza F5 bądź wybranie ikony Dopisz . W

naszym oknie zostanie podświetlona pozycja, którą należy uzupełnić. Przełączanie się

pomiędzy poszczególnymi pozycjami do uzupełnienia w szybki i wygodny sposób umożliwia

nam klawisz <Tab>. Wszystkie trasy odległości jakie zostały wprowadzone na listę zostaną

uporządkowane w sposób alfabetyczny.

Po uzupełnieniu pozycji Trasa, uzupełniamy kolejne pole o liczbę faktycznie przebytych

kilometrów, a następnie program automatycznie uzupełni pole wartość. Podstawą do

prawidłowego wyliczenia wartości jest przypisanie odpowiedniej stawiki przebiegu

wynikającej z Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie

warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów

służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością

pracodawcy. Wysokość stawek przebiegu została podana na stronie 7 niniejszej książki wraz

z dokładnym opisem, gdzie w programie należy te informacje wprowadzić czy też uzupełnić.

Poniżej rysunek obrazuje wygląd okna kartoteki przebiegu tras i odległości.


5. AMORTYZACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH

Ewidencję środków trwałych, wyposażenia, inwestycji oraz wartości niematerialnych i

prawnych prowadzimy, uruchamiając funkcje programu Amortyzacja Środków Trwałych

Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o

przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do

użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki lub oddane do używania na podstawie najmu,

dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

Zalicza się do nich w szczególności:

− Nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budynki i

budowle, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo

do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu nie mieszkalnego,

− Maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

− Ulepszenia w obcych środka trwałych,

− Inwentarz żywy.

Nowe pozycje w tabeli środków trwałych wprowadzamy w sposób analogiczny jak we

wcześniejszych funkcjach programu tj. poprzez ikonę Dopisz . W tabeli


wprowadzamy niezbędne informacje, celem naliczania miesięcznej amortyzacji. Wartość

miesięcznego odpisu amortyzacyjnego zostanie automatycznie zaksięgowana w ciężar

kosztów w momencie wyboru z menu Narzędzia funkcji Automatyczne księgowanie.

(szczegółowo funkcja ta została opisana na stronie 12).

6. LISTY PŁAC PRACOWNIKÓW

Po uruchomieniu kolejnej funkcji programu - Listy Płac Pracowników uzyskujemy

możliwość wprowadzania nowo zatrudnianych pracowników w naszym przedsiębiorstwie jak

również naliczania wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu. By móc wprowadzić na listę

nowego pracownika należy nacisnąć ikonę Pracownicy a następnie możemy

przystąpić do uzupełniania niezbędnych danych odnośnie zatrudnianego pracownika.

Przeliczając wynagrodzenie danemu pracownikowi należy przy użyciu ikony Dopisz

wybrać z rozwijającej się listy pracowników nazwisko tegoż pracownika, następnie

wprowadzić stawkę wynagrodzenia i przy użyciu klawisza Enter ↵ przejść kolejno przez

wszystkie pola celem wyliczenia kwoty netto wynagrodzenia. Program umożliwia

automatyczne księgowanie w Księdze Przychodów i Rozchodów wynagrodzeń pracowników.

(opis automatycznego księgowania został omówiony na stronie 12)


7 KARTOTEKA KONTRAHENTÓW

Katalog Kontrahentów jest zbiorem firm, z którymi współpracujemy stale jak również tych,

z którymi współpraca jest sporadyczna. Wprowadzenie do listy nowego kontrahenta następuje

za pomocą klawisza F5 bądź przez wybór ikony Dopisz . Następnie pojawi się okno

dialogowe z zapytaniem czy chcesz dopisać nowego kontrahenta. Po wyborze odpowiedzi

twierdzącej uruchomi się dodatkowe okno gdzie dokonujemy wpisu nazwy, adresu i numeru

identyfikacji podatkowej naszego kontrahenta. Kontrahenci w naszym katalogu porządkowani

są w sposób alfabetyczny. Wyszukiwanie z pośród całej listy danego kontrahenta możliwe

jest według kilku kryteriów. Wyszukiwać możemy poprzez nazwę, kod pocztowy, adres bądź

za pomocą numeru NIP.

Kryteria według których dokonujemy przeszukiwań wśród kontrahentów.


ZAKŁADKA WYDRUKI

Zakładka Wydruki to swoistego rodzaju zbiór wydruków jakie program generuje. Podobnie

jak we wcześniej opisanych zakładkach, tu również następuje podział na poszczególne

kategorie tj. Książki Przychodów i Rozchodów, rejestrów VAT, ewidencji przebiegu pojazdu,

środków trwałych oraz spraw kadrowych.

1. KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Program oprócz wydruków Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów daje możliwość

wygenerowania kilku innych zestawień, w których znajdują się m. in.:

− Zestawienie dokumentów, jakie w danym miesiącu zostały zarejestrowane

− Zestawienie roczne Książki Przychodów i Rozchodów

− Zestawienie narastające Książki Przychodów i Rozchodów

− Roczne rozliczenie książki

Przykładowy wydruk Rocznego rozliczenia Książki Przychodów i Rozchodów


2. REJESTRY PODATKU VAT

Program generuje wydruk ewidencji sprzedaży oraz ewidencji zakupu. Poniżej prezentujemy

wygląd rejestrów VAT.

3. PRZEBIEG I KOSZTY PRZEBIEGU

Program dla naszych potrzeb dokonuje na wydruku podsumowań :

− Ewidencji przebiegu pojazdu,

− Ewidencji kosztów,

− Zestawienie roczne ewidencji przebiegu wraz z kosztami


4. ŚRODKI TRWAŁE, WYPOSAŻENIE

Wydruk Zestawienie środków trwałych jakie są w przedsiębiorstwie może być dokonany w

rozdzieleniu na inwestycje, wyposażenie oraz wartości niematerialne i prawne.

Wydruk miesięcznego odpisu amortyzacji ma następujący wygląd:

5. WYNAGRODZENIA PRACOWNIKÓW

Wśród wydruków jakie program może wygenerować znajdują się:

− Lista płac pracowników

Po wybraniu Zestawienia ewidencji środków

trwałych program uruchomi okno dialogowe z

zapytaniem jakiego typu wydruk generować. Po

wybraniu przykładowo wyposażenia i wciśnięciu

Drukuj program wpierw pokarze podgląd

wydruku a następnie sami zdecydujemy czy owe

zestawienie przesłać na drukarkę.


− Kartoteka zarobkowa danego pracownika

− Zestawienie kosztów związanych z zatrudnionymi pracownikami


6. DOWODY WEWNĘTRZNE, DEKLARACJE PODATKOWE

Dowody wewnętrzne (w skrócie DW) służą do udokumentowania takich kosztów, jak:

− Przypadające na działalność gospodarczą wydatki związane z opłatami za czynsz,

wodę, prąd, gaz, centralne ogrzewanie, telefon. Trzeba jednak posiadać fakturę lub

inny dokument (np. informację o wysokości czynszu) do których DW się odnosi.

Ponadto DW można wystawić tylko jeśli wydatek został poniesiony, czyli

zapłaciliśmy za czynsz, wodę, itd.

− Diety i inne należności za czas podróży zarówno pracowników, jak i osób

prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

− Zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego (np. w kiosku).

− Opłaty uiszczane znakami opłaty skarbowej oraz opłaty sądowe i notarialne.

− Wydatki związane z parkowaniem samochodu.

− Zakup bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych lub

zwierzęcych, nie przerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych

sposobem przemysłowym, jeśli ten przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych

lub przetwórstwie mleka, bądź na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych

zwierząt

− . Wartość produktów roślinnych lub zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub

hodowli prowadzonej przez podatnika

− . Zakup od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z

wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i

ich części składowych.


7. DOKUMENTY Z DANYM . . .

− Kontrahentem – po uruchomieniu tejże funkcji programu, ukaże się lista

kontrahentów, z której należy wybrać jednego z nich. Zaakceptowany wybór należy

potwierdzić klikając na ikonęWybierz .

Na wygenerowanym wydruku przedstawione zostaną w sposób chronologiczny

wszystkie dokumenty jakie zostały zarejestrowane na danego kontrahenta.

− Zdarzeniem – zestawienie jakie zostanie wygenerowane przez program, dotyczy

konkretnego zdarzenia gospodarczego, jakie zostało zarejestrowane w Książce

Przychodów i Rozchodów.


8. ROZLICZENIE PODATKÓW

Wybierając tę funkcji programu, uzyskujemy zestawienie, które da nam obraz tego, jak

pod kątem podatkowym kreuje się nasza działalność gospodarcza. Owe zestawienie

sporządzone jest w sposób narastający.


W ofercie firmy ABACUS do nabycia są również następujące programy:

− Kadry i Płace – program ułatwiający prace przede wszystkim kadrowym. Program

przeznaczony jest zarówno dla małych przedsiębiorstw gospodarczych

zatrudniających kilku pracowników jak również dużych firm zatrudniających nawet

kilkaset pracowników

− Środki trwałe – program służy do prowadzenia ewidencji środków trwałych,

wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji. Program

zapewnia lepszą kontrolę nad środkami trwałymi jak również naliczaniem

amortyzacji.

− Faktura - program przeznaczony do obsługi sprzedaży. Umożliwia szybkie

wystawianie faktur (lub rachunków jeśli firma nie jest płatnikiem VAT) oraz ich

wydruk w estetycznej formie, rozliczanie płatności, windykację należności,

wykonanie dowolnych zestawień. Dodatkowo zawiera moduł kasa/bank oraz moduł

przelewów bankowych

Więcej informacji na temat programów uzyskają Państwo kontaktując się z

firmą ABACUS

Adam Łazarski tel. 0 601 411 384 e – mail: [email protected]

Ksiazka Przychodow i Rozchodow

Documents

Transcript of Ksiazka Przychodow i Rozchodow