Komunikacja w bibliotece

Komunikacja w bibliotece

Dr Stefan KubówTel. 504 066 795Mail: [email protected] 1020 520


Kompetencje menedżerów w opinii ich samych (wg badań amerykańskich)

a) Komunikacja ustna 95 %b) Komunikacja pisemna 94 %c) Podejmowanie decyzji 86 %d) Budowanie strategii firmy 66 %e) Zarządzanie czasem 56 %f) Używanie komputera 27 %g) Przeprowadzanie rekrutacji 19 %


Komunikacja w zarządzaniuZajmuje wg różnych opinii 60 – 80 % czasu pracy, a wg

innych nawet do 90 %I służy głównie:a) Rozpowszechnianiu informacji,b) Integrowaniu pracowników,c) Koordynacji działań,d) Rozwiązywaniu problemów,e) Podejmowaniu decyzji,f) Zarządzaniu konfliktami (gł. ich rozwiązywaniu)


System komunikacji w bibliotece…

… to zasady, kto z komunikuje się w celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji we wszystkich kierunkach

Dwa typy systemów:

- Oficjalny (organizacyjnie wyznaczany, np. odprawy, narady, sprawozdawczość),

- Nieoficjalny (nie wyznaczany formalnie, spontaniczny, często bezrefleksyjny


Przebieg procesu komunikacyjnegoPotrzeba (która określa) -> Zadanie (które

określa) -> wybór środka, miejsca, czasu i celu komunikacji (np. Pouczenie, informowanie, motywowanie), który wywołuje - > skutek

Model Procesu komunikacyjnegoNadawca ---- kodowanie – Kanał komunikacyjny,

komunikat, szum informacyjny – dekodowanie ----- Odbiorca

Także informacja zwrotna

Model komunikacji w biblioteceNadawca Odbiorca- biblioteka, - użytkownik- Użytkownik, - biblioteka- Dyrektor, - pracownik- Pracownik - dyrektor- Pracownik - pracownik- Dyrektor - inny członek dyrekcji- ew. szczeble pośrednieCzyli- Komunikacja pionowa – „w górę” i „w dół”- Komunikacja pozioma – wśród członków zarządu lub wśród

współpracowników- Ew. też „ukośna”


Wzory komunikacji- Koło, gwiazda (scentralizowany)- Y (mniej scentralizowany, „w dół” od nie

jednego nadawcy, w górę do nie jednego odbiorcy),

- Łańcuchowy (zdecentralizowany),- Każdy z każdym, przy braku pozycji centralnej,

z ogniwami pośrednimi lub bez nich


Rodzaje komunikacji

a) Werbalna- Mówiona (formy wypowiedzi)- Pisana (formy wypowiedzi

b) Niewerbalna (mowa ciała)- Postawa ciała,- Intonacja, dźwięki paralingwistyczne- Mimika- Kontakt wzrokowy- Gestykulacja- Odległość- Aparycja, strój- Czas


Formy wypowiedzi ustnych:Publiczne, w zespole:- Prezentacja,- Szkolenie,- Przemowa,- Przewodniczenie zebraniu, naradzie,- Zabieranie głosu w dyskusji,Dialog, rozmowa w małej grupie:- Ocena okresowa lub bieżąca,- Pouczenie, konsultacja,- Omówienie planów pracownika lub w stosunku do pracownika,- Zgłoszenie problemu przez pracownika,


Główne formy wypowiedzi pisemnych:„W dół” do ogółu lub części pracowników:- Plan strategiczny lub okresowy,- Określenie misji biblioteki,- Sprawozdania okresowe,- Regulacja zasad funkcjonowania biblioteki lub jej części,- Instrukcja,- Regulamin pracy „W dół” do indywidualnych pracowników:- Ocena okresowa, bieżąca lub okazjonalna (np. do konkursu,

awansu itp..)- Zmiana zasad zatrudnienia lub wynagrodzenia,- Nagroda,- Kara


Główne formy wypowiedzi pisemnych „w górę”:- Wnioski i podania,- Petycje i postulaty grupowe,- Opis projektu sugerowanych zmian lub innowacji,- Notatki z rozmów w zespole,- Protokoły narad,- Opracowania zlecone przez zwierzchników, np. stanu

wiedzy w wybranej kwestii lub zreferowanie wyniku pracy zespołu,

- Sprawozdania z podróży służbowych, szkoleń itp.


Komunikacja „w dół” Cele:- Informowanie (np. o celach i zasadach organizacji)- Powiadomienie o praktyce i procedurze- Przekazywanie szczegółowych dyrektyw zadaniowych- Wyrażanie ocen- Motywowanie- Doradzanie, pouczanie- Zachęcanie do wyrażania opinii


Warunki skuteczności komunikacji „w dół”:- Pracownicy znają zasady i kanały przepływy informacji- Drogi komunikacji są bezpośrednie lub możliwie krótkie- Komunikaty maja cechy autentyczności- Informacja przebiega ścieżką „najmniejszego oporu”- Wiadomości są zgodne z wartościami i wyobrażeniami

pracowników- Informacje powinny powodować zmiany w otoczeniu (w sferze

faktów lub świadomości)- Informacja zaspokaja potrzebę jej uzyskania- Informacja nadchodzi we właściwym czasie (nie za wcześnie i nie

za późno w stosunku do oczekiwań)

Błędy w komunikowaniu „w dół”:- Niepodawanie racji, argumentów- Brak troski o komunikację zwrotną- Brak jasności wypowiedzi- Niewłaściwy czas przekazu komunikatu- Zbyt wiele ogniw pośredniczących- Informacje sprzeczne ze sobą lub z wiedza pracowników- Nieznajomość celów firmy przez pracowników- Niekompletność lub ukrywanie informacji,- Różny styl komunikacji zależnie od płci,- Nadmierne okazywanie emocji,- Brak zgodności między słowami a mowa ciała


Komunikowanie „w górę”Cele w sprawach biblioteki lub jej części:- Informowanie o problemach w realizacji zadań,- Informowanie w lukach technologicznych i

organizacyjnychCele w sprawach indywidualnych:- Plany i rozwój osobowy pracownika (np. informacja o

zamiarze szkolenia się),- Powiadomienie o poglądach, sugestiach,

osiągnięciach lub sukcesach,- Wyrażenie oczekiwań, skarg lub próśb,- Informacja o postawach wobec pracy w zespole


Warunki skuteczności komunikacji „w górę”:- Świadomość ryzyka,- Atmosfera otwartości,- Właściwy czas,- Szczerość,- Uważne wysłuchiwanie komunikatówBariery komunikacji „w górę”:- Nieosiągalność, niedostępność przełożonych,- Niechęć menedżerów do otwartości przed podwładnymi,- Pracownicy nie przekazują informacji, których przełożeni nie chcą

słyszeć,- Odległość fizyczna


Komunikacja pozioma

Cele (na poziomie menedżerów i/lub pracowników):- Koordynacja działań,- Dzielenie się informacjami,- Upowszechnianie potrzebnych informacji,- Zaspokajanie potrzeby przynależności, akceptacji,- Rozwiązywanie problemów,- Rozwiązywanie konfliktów,- Budowanie więzi między pracownikami

Bariery i ograniczenia:- Rywalizacja w zespole,- Specjalizacja i co za tym idzie trudności w rozumieniu się),- Brak motywacji,\- Przeładowanie informacji,- Bariera fizyczna


Komunikowanie a satysfakcja pracowników

Pracownicy cenią sobie zwłaszcza:- Możliwość wypowiadania się oficjalnego i

nieoficjalnego, poziomego i ze zwierzchnikami,- Klimat porozumienia,- Jakość i szeroka gamę kanałów komunikacji,- Integrację organizacyjną

Komunikacja w bibliotece

Education

Transcript of Komunikacja w bibliotece