Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz...

45
Lublin, 29 maja 2008 r. RIO – II - 601/11/2008 Pan Grzegorz Dunia Burmistrz Kazimierza Dolnego ul. Senatorska 5 24 – 120 Kazimierz Dolny Szanowny Panie Burmistrzu, W dniach od 24 stycznia do 14 marca 2008 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Arkadiusz Kołacz, Jolanta Łuszczak, Agnieszka Pogoda, Barbara Szydłowska, Marian Stachyra i Janusz Ożóg – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy miejskiej Kazimierz Dolny. Protokół podpisano 31 marca 2008 r. Kontrola gospodarki finansowej ujawniła nieprawidłowości i uchybienia, będące wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, bądź błędnej ich interpretacji. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości stwierdzono m.in. niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań, niezachowanie należytej staranności przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. W zakresie realizacji i ewidencji dochodów budżetowych stwierdzono m. in.: niesprawdzanie deklaracji podatkowych, nieprowadzenie ewidencji rozrachunków z inkasentami opłaty targowej, nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP „Roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy” za 2006 r. Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu

Transcript of Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz...

Page 1: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Lublin, 29 maja 2008 r.

RIO – II - 601/11/2008

Pan Grzegorz DuniaBurmistrz Kazimierza Dolnegoul. Senatorska 524 – 120 Kazimierz Dolny

Szanowny Panie Burmistrzu,

W dniach od 24 stycznia do 14 marca 2008 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Arkadiusz Kołacz, Jolanta Łuszczak, Agnieszka Pogoda, Barbara Szydłowska, Marian Stachyra i Janusz Ożóg – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy miejskiej Kazimierz Dolny. Protokół podpisano 31 marca 2008 r.

Kontrola gospodarki finansowej ujawniła nieprawidłowości i uchybienia, będące wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, bądź błędnej ich interpretacji.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości stwierdzono m.in. niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań, niezachowanie należytej staranności przy przeprowadzaniu inwentaryzacji.

W zakresie realizacji i ewidencji dochodów budżetowych stwierdzono m. in.: niesprawdzanie deklaracji podatkowych, nieprowadzenie ewidencji rozrachunków z inkasentami opłaty targowej, nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP „Roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy” za 2006 r.

Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu zamówień publicznych, w tym w zakresie: publikowania ogłoszeń, opisu przedmiotu zamówienia, formułowania warunków udziału w postępowaniu oraz dokumentów żądanych na potwierdzenie ich spełniania, wyznaczania terminów składania ofert, porozumiewania się z wykonawcami, a także błędnego informowania o przysługujących im środkach ochrony prawnej.

W przypadku zamówienia na przebudowę sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym dopuszczono – bez zachowania formy pisemnej – do

Page 2: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

wykonania przez wykonawcę robót dodatkowych o łącznej wartości 8.866,54 zł netto, które nie były objęte przedmiotem zamówienia oraz do dokonania zmian w przedmiocie zamówienia, polegających na zastosowaniu innego rodzaju przepompowni, niż przewidziane w projekcie technicznym i w ofercie wykonawcy. Nieprawidłowo rozliczono też materiały budowlane o łącznej wartości 8.185,27 zł brutto, których wykonawca nie wbudował, a które nieodpłatnie przekazano na rzecz Miejskiego Zakładu Komunalnego w Kazimierzu Dolnym.

Kontrola sprawdzająca realizację wyrywkowo wybranych wniosków zawartych w wystąpieniu Nr RIO –II-60/8/2004 z 14 czerwca 2004 r. wykazała, że w przypadku jednego z czterech badanych wniosków (o nr. 4.15.) udzielona przez byłego burmistrza odpowiedź o sposobie jego wykonania była niezgodna ze stanem faktycznym.

Część z ujawnionych nieprawidłowości została wyeliminowana w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących instruktażu; w tym zakresie nie formułowano wniosków pokontrolnych.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski, co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:

1.1. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami stanowiącymi własność miasta, użytkowanymi przez Miejski Zakład Usług Komunalnych w Kazimierzu Dolnym – zakład budżetowy oraz przez Kazimierski Ośrodek Kultury - samorządową instytucję kultury, do wykonywania ich działalności statutowej.

Przestrzegać regulowania form władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek organizacyjnych miasta. Stosownie do przepisów art. 18 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261 poz. 2603 z późn. zm.), nieruchomości mogą być oddawane jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd, najem i dzierżawę oraz użyczane na cele związane z ich działalnością.

Miejskiemu Zakładowi Usług Komunalnych przekazać nieruchomości w trwały zarząd, w drodze decyzji, stosownie do przepisów art. 43 ust. 1 i 5 oraz art. 45 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Ustalić, od kiedy Kazimierski Ośrodek Kultury w Kazimierzu Dolnym zarządza nieruchomościami, z których korzysta. W przypadku ustalenia, że instytucja ta zarządzała nieruchomościami w dniu 5 grudnia 1990 r., wydać decyzję w sprawie nieodpłatnego nabycia - z mocy prawa - prawa wieczystego użytkowania gruntów i prawa własności położonych na nieruchomości budynków przez tę instytucję kultury, stosownie do przepisu art. 202 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przeciwnym

2

Page 3: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

wypadku uregulować formę władania tą nieruchomością, przez oddanie jej w użytkowanie wieczyste, w najem lub dzierżawę, albo w użyczenie, stosownie do przepisu art. 13 ust. 1 tej ustawy – str. 3, 4 protokołu.

1.2. Niezłożenie przez burmistrza miasta – do rzecznika dyscypliny finansów publicznych – zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przez kierownika Miejskiego Zakładu Komunalnego w Kazimierzu Dolnym - ujawnionym w trakcie kontroli tej jednostki przeprowadzonej w 2006 r., polegającym na dokonywaniu w 2005 r. zakupów paliwa bez stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Niezwłocznie składać do właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych zawiadomienie o ujawnionych (np. w wyniku kontroli finansowej jednostki organizacyjnej) okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 93 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) - str. 6, 7 protokołu.

1.3. Niezamieszczanie daty wpływu na sprawozdaniach jednostkowych wpływających do Urzędu Miasta.

Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać datę jej wpływu do Urzędu Miasta, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 7 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, polegające na:- nieokreśleniu wykazu stosowanych w jednostce dzienników częściowych,- nieujęciu w wykazie ksiąg rachunkowych zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych,- nieokreśleniu sposobu powiązania ksiąg pomocniczych dla środków trwałych

i wartości niematerialnych i prawnych z kontami księgi głównej,- nieokreśleniu aktualnej wersji oprogramowania stosowanego do prowadzenia

ewidencji analitycznej do konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.Uzupełnić obowiązującą w Urzędzie Miasta dokumentację opisującą zasady

(politykę) rachunkowości, w szczególności:- w wykazie ksiąg rachunkowych ująć wszystkie prowadzone urządzenia księgowe,- określić sposób powiązania kont ksiąg pomocniczych dla środków trwałych

i wartości niematerialnych i prawnych z kontami księgi głównej,

3

Page 4: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

- określić aktualną wersję stosowanych programów komputerowych, wykorzystywanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a, b i c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - str. 8, 12, 13 protokołu.

2.2. Sumowanie obrotów dziennika jedynie w skali miesiąca, bez sumowania w sposób ciągły od początku roku obrotowego.

Obroty dziennika liczyć w sposób ciągły, stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 9, 11 protokołu.

2.3. Nieujmowanie - w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej budżetu gminy i jednostki Urząd Miasta - sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

W zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej ujmować wszystkie elementy wymienione w przepisach art. 18 ust 1 ustawy o rachunkowości, w tym salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych – str. 9, 10, 11 protokołu.

2.4. Niesporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych.W przypadku stosowania dzienników częściowych grupujących zdarzenia

według ich rodzajów – sporządzać zestawienia obrotów tych dzienników za każdy okres sprawozdawczy, stosownie do przepisów art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 10, 11 protokołu.

2.5. Dokonywanie zapisów na koncie księgi głównej budżetu 133/1 i 133/2 oraz Urzędu Miasta 080/1 i 139/1 nieprzewidzianym do stosowania w zakładowym planie kont.

Zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Jeżeli zamieszczona w zakładowym planie kont liczba kont syntetycznych jest niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia prawidłowej ewidencji – uzupełnić zakładowy plan kont o konta dodatkowe, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z późn. zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.” - str. 10, 12, 30, 32 protokołu.

2.6. Niewprowadzenie na konta księgi głównej budżetu gminy i jednostki Urząd Miasta bilansu otwarcia roku 2006 i bilansu otwarcia roku 2007; niewykazanie na kontach księgi głównej sald na dzień zamknięcia ksiąg za 2006 rok.

4

Page 5: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Niezapewnienie zgodności sald ewidencji analitycznej z syntetyczną (w ewidencji analitycznej wprowadzano bilans otwarcia).

Przestrzegać obowiązku wykazywania w księgach rachunkowych danych odzwierciedlających stan rzeczywisty, w tym wprowadzania bilansu otwarcia oraz wykazywania sald na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych w związku z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Zaewidencjonowanie na kontach księgi głównej bilansu otwarcia umożliwi wypełnieni uzgodnienie sald tej ewidencji z saldami kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 tej ustawy – str. 10, 12, 14, 15 protokołu.

2.7. Niesporządzenie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych do kont 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne” oraz do 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (księgi pomocnicze dla użytkowników wieczystych, dzierżawców oraz najemców lokali mieszkalnych).

Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienie sald wszystkich sald kont ksiąg pomocniczych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 12 protokołu.

2.8. Niewyodrębnienie w ewidencji analitycznej środków trwałych podgrup i rodzajów środków trwałych.

W ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” uwzględnić podział klasyfikacyjny środków trwałych na grupy, podgrupy i rodzaje środków trwałych, w związku z zasadami określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm - str. 13 protokołu.

2.9. Nieoznaczenie prowadzonych techniką ręczną ksiąg rachunkowych (dziennika, księgi głównej, zestawienia obrotów i sald, kont ksiąg pomocniczych np. do konta 011, 020, 221 w zakresie należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste oraz czynszu dzierżawy) nazwą jednostki której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, nieoznaczenie ich co do roku obrotowego.

Księgi rachunkowe trwale oznaczać nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, a także wyraźnie oznaczać je co do roku obrotowego, stosownie do przepisów art. 13 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości – str. 13, 15 protokołu.

2.10. Niewskazywanie – na bankowych dowodach źródłowych będących podstawą zapisu w księgach rachunkowych budżetu – kont ksiąg pomocniczych, na których ma być ujęta

5

Page 6: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

operacja gospodarcza wynikająca z dowodu księgowego, podpisu osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach; niewskazywanie na dowodach źródłowych potwierdzających nabycie środków trwałych - kont ksiąg pomocniczych, na których ma być ujęty dowód księgowy; przypadki niewskazywania na dowodach podziałek klasyfikacji budżetowej.

Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz o sposobie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 tej ustawy o rachunkowości oraz postanowień pkt 2 i pkt 5 cz. I „Ogólne zasady sporządzania, ewidencji i kontroli finansowej dokumentów i dowodów księgowych” załącznika nr 5 do zarządzenia nr 18 Burmistrza Kazimierza Dolnego z 6 września 2005 r. – str. 16, 17 protokołu.

2.11. Dokonywanie zapisów na koncie 011 „Środki trwałe” bez sporządzania dowodów „OT przyjęcie środka trwałego” wbrew przepisom wewnętrznym obowiązującym w jednostce.

Zapisów na koncie 011 „Środki trwałe” dokonywać w oparciu o sporządzane dowody wewnętrzne „OT – przyjęcie środka trwałego”, zgodnie z postanowieniami zawartymi w zakładowym planie kont dla jednostki Urząd Miasta stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia nr 18 Burmistrza Kazimierza Dolnego z dnia 6 września 2005 r. - str. 17 protokołu.

2.12. Niezachowanie zgodności zapisów i obrotów ewidencji analitycznej środków trwałych z ewidencją syntetyczną.

Ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe” prowadzić jako zbiory danych, będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na koncie księgi głównej, zapewniając zgodność sald i zapisów tych ewidencji, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 18 protokołu.

2.13. Dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej do konta 221 w zakresie dochodów z majątku bez wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności wskazywać numer identyfikacyjny dowodu źródłowego będącego podstawą zapisów, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 tej ustawy – str. 18 protokołu.

2.14. Nieprawidłowe sporządzenie bilansu z wykonania budżetu gminy oraz bilansu jednostki budżetowej Urząd Miasta na 31 grudnia 2006 r., przez wykazanie w kolumnie „Stan na

6

Page 7: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

koniec roku”:a) w bilansie z wykonania budżetu – zobowiązań długoterminowych w kwocie

1.275.850,37 zł, stanowiących zobowiązania krótkoterminowe, przypadające do spłaty w 2007 r.,

b) w bilansie jednostki - wartości niektórych aktywów i pasywów w nieprawidłowej wysokości, w tym:- po stronie aktywów w pozycji „Pozostałe należności”- wykazano tzw. „per saldo”

należności i zobowiązań występujących na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wraz z wartością odsetek należnych a niezapłaconych do dnia bilansowego,

- po stronie pasywów w pozycji „Pozostałe zobowiązania” – wykazano wartość odsetek należnych a niezapłaconych do dnia bilansowego (saldo konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”) oraz niewykazano zobowiązań z tytułu nadpłat w wysokości co najmniej 24.516,17 zł, wynikających z ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

Niewskazanie w bilansie jednostki informacji uzupełniających istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej.

Bilans z wykonania budżetu gminy oraz bilans jednostki budżetowej Urząd Miasta sporządzać w sposób rzetelny i prawidłowy, ujmując w nich dane wynikające z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów § 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., według wzorów stanowiących załącznik Nr 4 i 5 do tego rozporządzenia.

Zobowiązania krótkoterminowe, tj. zobowiązania, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego wykazywać w bilansie z wykonania budżetu gminy w pozycji „Zobowiązania krótkoterminowe”, w myśl przepisów art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości.

W bilansie jednostki budżetowej Urząd Miasta wykazywać stany poszczególnych aktywów i pasywów ustalone oddzielnie, zgodnie z przepisami art. 7 ust. 3 powołanej ustawy oraz zamieszczać informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej jednostki, w tym dotyczące umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia środków trwałych, umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposażenia oraz odpisów aktualizujących należności (w tym odsetek należnych a niezapłaconych do dnia bilansowego), zgodnie z treścią rubryk formularza bilansu - str. 19, 20 protokołu.

2.15. Niesporządzanie przez burmistrza miasta sprawozdań Rb-27ZZ i Rb-50 (o wydatkach) dla Urzędu Miasta jako jednostki bezpośrednio realizującej zadania zlecone, Rb-50 (o dotacjach) dla jednostki samorządu terytorialnego jako organu oraz niesporządzenie miesięcznych sprawozdań Urzędu Miasta Rb-27S i Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 stycznia 2007 r. i do dnia 28 lutego 2007 r.

7

Page 8: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych gminy w 2006 i 2007 r. jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalnych Rb-N i Rb-Z.

Sporządzać jednostkowe sprawozdania budżetowe:- Rb-27ZZ „Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych

z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami” i Rb-50 „Kwartalne sprawozdanie o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami” dla Urzędu Miasta jako jednostki bezpośrednio realizującej zadania zlecone oraz Rb-50 „Kwartalne sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami” dla jednostki samorządu terytorialnego jako organu,

- Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” i Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”- miesięczne, za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy dla Urzędu Miasta, przy czym sprawozdania te za miesiące niekończące kwartałów oraz za grudzień wypełniać w zakresie – odpowiednio - wpływów oraz wydatków planowanych i wykonanych,

stosownie do przepisów § 4 pkt 2 lit. a i b rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) oraz § 4 pkt 1 i § 8 ust. 5 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do tego rozporządzenia.

Egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych gminy obowiązek sporządzania i przedkładania jednostkowych sprawozdań Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” i Rb-28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” - miesięcznych, za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy oraz Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” i Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności” – kwartalnych, za każdy kolejny kwartał roku budżetowego, zgodnie z przepisami § 4 pkt 2 lit. b, § 6 ust. 1 i § 18 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, w terminach określonych w załączniku Nr 38 „Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do tego rozporządzenia – str. 20 - 22 protokołu.

2.16. Wykazanie w sprawozdaniach Rb-27S Urzędu Miasta danych niezgodnych z ewidencją, w tym w sprawozdaniu:

8

Page 9: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

- za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 r. - zaniżono „należności pozostałe do zapłaty”, wynikające z konta 240 „Pozostałe rozrachunki” (w kwocie 5.354,28 zł),

- za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 r. - zaniżono „należności pozostałe do zapłaty” wynikające z kont 240 „Pozostałe rozrachunki” (w kwocie 5.354,28 zł) i 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (w kwocie 1.700,70 zł), zaniżono „zaległości” wynikające z konta 240 „Pozostałe rozrachunki” (w kwocie 5.354,28 zł) i z ewidencji analitycznej 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych (w kwocie 644,25 zł) oraz zaniżono kwotę „nadpłat” (o 644,25 zł),

- za okres od początku roku do dnia 30 listopada 2007 r. – zaniżono „należności ogółem” i „zaległości”, w wyniku niewykazania należności ujętej na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w kwocie 5.354,28 zł).

Jednostkowe sprawozdania budżetowe Urzędu Miasta sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym, wykazując w nich dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 23 – 25 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowości w gospodarce kasowej, polegające na:- dokonywaniu łącznych zapisów na podstawie dowodu niespełniającego wymogów

dowodu zbiorczego,- niezamieszczaniu na dowodach księgowych, dołączonych do raportów kasowych,

miesiąca księgowania i podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,

- niezamieszczaniu na dowodach księgowych dokumentujących wypłatę gotówki z kasy - daty jej odbioru,

- nieprzestrzeganiu zasady protokolarnego przekazywania kasy - w przypadku zmiany osoby na stanowisku kasjera,

- niedokonywaniu doraźnych kontroli kasy w roku 2006 i 2007.Łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych dokonywać na podstawie

dowodu zbiorczego, w którym pojedynczo wymieniać dowody źródłowe nim objęte, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Na dowodach księgowych zamieszczać adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 powołanej ustawy oraz postanowień pkt 12 „Dokumentacji obrotu kasowego” Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta w Kazimierzu Dolnym.

Na dowodach dokumentujących wypłatę gotówki z kasy zamieszczać datę jej odbioru, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości

9

Page 10: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

i postanowieniami pkt 3 „Dokumentacji obrotu kasowego”.Sporządzać protokoły zdawczo - odbiorcze w przypadku zmiany osoby na

stanowisku kasjera, stosownie do postanowień pkt 4 „Kontrola obrotu kasowego” Instrukcji gospodarki kasowej.

Przeprowadzać doraźne kontrole zgodności stanu gotówki w kasie z jej stanem ewidencyjnym, zgodnie z postanowieniami pkt 2 „Kontrola obrotu kasowego” Instrukcji gospodarki kasowej - str. 26 – 29 protokołu.

3.2. Niezgodność salda konta 101 „Kasa” z saldami raportów kasowych na koniec poszczególnych miesięcy roku 2006 r. oraz w okresie styczeń – marzec 2007, spowodowana nieprawidłowym ewidencjonowaniem na tym koncie operacji związanych z zakupem i sprzedażą znaków opłaty skarbowej.

Zapisów na koncie 101 „Kasa” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta dokonywać zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Bieżąco korygować stwierdzone różnice między saldem tego konta a saldami raportów kasowych, zapewniając zgodność zapisów i salda na koncie syntetycznym z zapisami i saldami ewidencji analitycznej, w myśl przepisów art. 16 ust. powołanej ustawy - str. 28, 38 protokołu.

3.3. Nieobjęcie ewidencją księgową wszystkich operacji gospodarczych występujących na rachunku bankowym lokat. Niezachowanie zasady prowadzenia zapisów w porządku systematycznym (dotyczy operacji założenia i likwidacji lokat).

Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, dokonując w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Zapisów na kontach rachunków bankowych dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, zapewniając – w ciągu całego roku budżetowego - pełną zgodność zapisów między księgowością banku a księgowością jednostki, ujmując operacje związane z przekazywaniem środków pieniężnych na lokaty terminowe w następujący sposób:

- przelew środków z rachunku budżetu na rachunek lokaty (na podstawie wyciągu bankowego do rachunku budżetu):

Wn 140 „Inne środki pieniężne”,Ma 133 „Rachunek budżetu”,

- wpływ środków pieniężnych na rachunek lokat (na podstawie wyciągu bankowego do rachunku lokat):

Wn 133/1 „Rachunek lokat terminowych”,Ma 140 „Inne środki pieniężne”,

- dopisanie oprocentowania przez bank (na podstawie wyciągu bankowego do rachunku lokat):

1

Page 11: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Wn 133/1 „Rachunek lokat terminowych”,Ma 901 „Dochody budżetu”,

- przelew środków z rachunku lokat na rachunek budżetu (na podstawie wyciągu bankowego do rachunku lokat):

Wn 140 „Inne środki pieniężne”,Ma 133/1 „Rachunek lokat terminowych”,

- wpływ środków na rachunek bieżący (na podstawie wyciągu bankowego do rachunku budżetu):

Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 140 „Inne środki pieniężne”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. - str. 30, 31 protokołu.

3.4. Wykazanie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” nierealnego salda na koniec roku 2006, w wyniku wykazania jako należności kwoty znaków skarbowych (539,60 zł) znajdujących się w kasie Urzędu Miasta. Wykazanie na 31 grudnia 2007 r. na karcie kontowej dzierżawcy nierealnego salda zaległości (zawyżonego o 22,87 zł).

Na kontach rozrachunkowych i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tych kont wykazywać salda realne, tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan rozrachunków, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 33, 71, 72 protokołu.

3.5. Ewidencjonowanie w księgach rachunkowych zabezpieczeń należytego wykonania umowy wnoszonych przez wykonawców w formie gwarancji ubezpieczeniowych (na 31.12.2006 r. kwota 29.972,28 zł).

Zabezpieczenia należytego wykonania umów wnoszone przez wykonawców w formie gwarancji ubezpieczeniowych ujmować wyłącznie w pozabilansowej ewidencji księgowej, bowiem nie są to środki pieniężne ani papiery wartościowe, podlegające ewidencji na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” oraz zobowiązania podlegające ewidencji na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Gwarancje te nie są aktywami i zobowiązaniami w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 pkt 12 i 20 ustawy o rachunkowości – str. 34 protokołu.

3.6. Nieewidencjonowanie operacji naliczenia i zapłaty odsetek od pożyczek i od kredytów.Zapisów operacji gospodarczych dokonywać z zachowaniem porządku

systematycznego, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności operacje naliczenia i zapłaty odsetek od pożyczek i kredytów, ujmować:

* w księdze głównej budżetu miasta :- naliczenie odsetek:

1

Page 12: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,Ma 260 „Zobowiązania finansowe” (pożyczka),

lub Ma 134 „Kredyty bankowe” (kredyt),

- zapłata odsetek:Wn 902 „Wydatki budżetu”,Ma 133 „Rachunek budżetu”,

orazWn 260 „Zobowiązania finansowe” (pożyczka)

lubWn 134 „Kredyty bankowe” (kredyt),Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

* w księdze głównej Urzędu Miasta:- zapłata odsetek od pożyczki po zakończeniu inwestycji:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

- zapłata odsetek od pożyczki w trakcie trwania inwestycji:Wn 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

oraz równolegle:Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,Ma 800 „Fundusz jednostki”,

w myśl zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. - str. 36 protokołu.

3.7. Niepowołanie przez burmistrza komisji inwentaryzacyjnej (spisu z natury dokonali pracownicy, którzy nie zostali wyznaczeni przez burmistrza).

Inwentaryzację przeprowadzać z zachowaniem postanowień zawartych w pkt 3 „Zasady i terminy przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki” cz. A. Spis z natury ppkt 4, wprowadzonych do stosowania zarządzeniem Nr 4 Burmistrza Kazimierza Dolnego z dnia 26 listopada 2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta Kazimierz Dolny, w szczególności do przeprowadzenia spisu powoływać Komisję Inwentaryzacyjną i jej skład osobowy (przewodniczącego, członków) – str. 37 protokołu.

3.8. Niezachowanie należytej staranności podczas inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec roku 2005 i 2006 r., wskutek:- niewyjaśnienia i nierozliczenia występujących na 31 grudnia 2005 i 2006 r. różnic

między ewidencją księgową jednostki a stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym (kwota odpowiednio 983,20 zł i 513,41 zł), powstałych w wyniku nieujmowania w księgach rachunkowych operacji dokonanych na tym rachunku,

1

Page 13: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

- niewyjaśnienia i nierozliczenia występujących na 31 grudnia 2006 r. różnic pomiędzy ewidencją księgową jednostki a potwierdzeniem stanu zadłużenia na rachunku bankowym otrzymanym od banku (kwota 279,02 zł), powstałych w wyniku nieujęcia w księgach rachunkowych operacji naliczenia odsetek dokonanych na tym rachunku,

- nieujawnienia różnic między stanem rzeczywistym (wynikającym z dokumentów źródłowych), a ewidencyjnym stanem rozrachunków konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, o czym świadczy występowanie na tym koncie na koniec roku 2006 nieistniejącej należności w kwocie 539,60 zł,

Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji należności i zobowiązań ujętych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” oraz długoterminowych aktywów finansowych (wartość akcji ujęta na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” wynosiła 2.500 zł, a wartość wynikająca z papierów wartościach 3.000 zł).

Przeprowadzać, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, inwentaryzację:- długoterminowych aktywów finansowych (akcji) w drodze spisu ich ilości z natury,

wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 2 tej ustawy,

- należności i zobowiązań od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji dokumentować w sposób wskazany w „Instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta Kazimierz Dolny” i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice wyjaśniać i rozliczać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do przepisów art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 37 – 42 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy” za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 r., w wyniku:a) niewykazania skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków

1

Page 14: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

transportowych w kwocie co najmniej 9.218,71 zł, b) niewykazania skutków zwolnienia z opodatkowania podatkiem od nieruchomości - na

podstawie uchwały Rady Miejskiej - gruntów, budowli, budynków i ich części, stanowiących mienie komunalne nie oddane w posiadanie oraz gruntów zajętych na potrzeby ochotniczych straży pożarnych w kwocie co najmniej 5.091,90 zł,

c) niewykazania skutków zwolnienia z opodatkowania podatkiem rolnym - na podstawie uchwały Rady Miejskiej - gruntów wspólnot gruntowych, nie wchodzących w skład gospodarstw rolnych w kwocie 39 zł,

d) zawyżenia o 20 zł skutków udzielonych przez gminę ulg i zwolnień w podatku leśnym,e) zawyżenia o 2.226,50 zł skutków umorzenia zaległości podatkowych, w wyniku

wykazania kwot wynikających z decyzji, która zostały doręczone w styczniu 2007 r.W sprawozdaniu Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania

dochodów podatkowych gminy” wykazywać kwoty stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9, 10 i 11 w związku z § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy – umorzenia zaległości podatkowych” wykazywać kwoty dotyczące skutków umorzeń udzielonych przez organ podatkowy zgodne z rejestrem przypisów i odpisów.

Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2006 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO – str. 42 – 44 protokołu.

4.1.2.Przypadki niezachowania zasady powszechności opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości. Niepodjęcie działań mających na celu ustalenie następców prawnych nieżyjących podatników (przypadki).

Opodatkować wymienione w protokole kontroli osoby fizyczne, na których – stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach o opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844 z późn. zm.) – ciąży obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości, z uwzględnieniem okresu przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, wskazanego w przepisach art. 68 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Wyjaśnić, czy osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wymienione w protokole kontroli, podlegają obowiązkowi podatkowemu w podatku od nieruchomości. W przypadku ustalenia, że podlegają temu obowiązkowi - wezwać je do

1

Page 15: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych (na podstawie przepisów art. 274a § 1 w związku z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej), a następnie ustalić w prawidłowy sposób wysokość należnego podatku, uwzględniając okres przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązań podatkowych, wskazany w przepisach art. 68 Ordynacji podatkowej.

W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje – wydawać decyzje o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, po przeprowadzeniu postępowania o nabycie spadku (art. 1025 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)), stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. W sytuacji, gdy przedmiot opodatkowania pozostaje w posiadaniu samoistnym – wydać i doręczyć decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego posiadaczowi samoistnemu, na którym zgodnie z przepisami materialnego prawa podatkowego ciąży obowiązek podatkowy.

Podatników, będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którzy nie wywiązali się z - wynikających z przepisów art. 6 a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) i art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.) - obowiązków przedkładania deklaracji na podatek rolny i leśny, wzywać do ich złożenia, na podstawie przepisów art. 274 a § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezłożenia deklaracji określić decyzją wysokość zobowiązania podatkowego (również za lata ubiegłe), stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonych w art. 70 § 1 tej ustawy.

Jeżeli szkoły publiczne (przedszkole) są posiadaczami (użytkownikami) gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym, pamiętać że placówki te korzystają ze zwolnienia z podatku rolnego na podstawie przepisów art. 12 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, przy czym zwolnienie to jest udzielane na podstawie decyzji wydawanej na wniosek podatnika i stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek (art. 13d ust. 1 i ust. 3 ustawy). W przypadku, gdy szkoła (przedszkole) nie złoży ww. wniosku, zwolnienie z podatku rolnego nie może być zastosowane – str. 46 – 49, 58, 59 protokołu.

4.1.3.Nieegzekwowanie od większości osób fizycznych obowiązku złożenia informacji podatkowych w zakresie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, w tym od podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Wszystkich podatników, którzy nie wywiązali się z wynikającego z przepisów art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym, art. 6 ust. 6 i ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym obowiązku złożenia informacji o gruntach, informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o lasach – wzywać do ich złożenia, stosownie do przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej – str. 46 – 47, 51, 53 protokołu.

1

Page 16: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

4.1.4. Nieskładanie w latach 2006 – 2007 przez burmistrza Kazimierza Dolnego deklaracji na podatek od nieruchomości, mimo posiadania nieruchomości zwolnionych z tego podatku uchwałami Rady Miejskiej.

Przestrzegać obowiązku składania deklaracji na podatek od nieruchomości, w przypadku posiadania nieruchomości zwolnionych z tego podatku uchwałą Rady Miejskiej, stosownie do przepisów art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; przedłożyć deklaracje na podatek od nieruchomości za 2006 r. i 2007 r. w celu rzetelnego przedstawienia w sprawozdaniu Rb-PDP skutków zastosowanych zwolnień, a także skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości – str. 50 protokołu.

4.1.5.Przypadki niezgodności danych wynikających z  ewidencji geodezyjnej z danymi figurującymi w ewidencji podatkowej.

Doprowadzić do zgodności danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania, zgodnie bowiem z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027 z późn. zm.) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków.

Wznowić - na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z art.  243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej - postępowanie podatkowe, uchylić decyzje ustalające podatnikom wymienionym w protokole kontroli zobowiązanie podatkowe i orzec co do istoty sprawy, wydając decyzje na podstawie przepisów art. 245 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, uwzględniając okres przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego (art. 68 ustawy) – str. 51 - 53 protokołu.

4.1.6. Niesprawdzanie deklaracji podatkowych, o czym świadczy:- wykazanie w deklaracji na podatek od nieruchomości na 2007 r. w części dotyczącej

informacji o przedmiotach zwolnionych, złożonej przez:a) jednostkę Ochotniczej Straży Pożarnej, ujętą pod poz. 6 załącznika Nr IV/9 do

protokołu kontroli, powierzchni gruntów (zwolnionych z opodatkowania uchwałą Rady Miejskiej), niezgodnie z ewidencją gruntów,

b) jednostkę OSP, ujętą pod poz. 19 załącznika Nr IV/9 do protokołu kontroli, użytków rolnych jako zwolnionych z opodatkowania podatkiem od nieruchomości uchwałą Rady Miejskiej (od podatnika należało wyegzekwować deklarację na podatek rolny, a użytki rolne nie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej opodatkować podatkiem rolnym),

- opodatkowanie w latach 2006 – 2007 podatnika, wskazanego pod poz. 13 załącznika Nr IV/9 do protokołu kontroli, na podstawie deklaracji na podatek od nieruchomości, w których podatnik wykazał grunty i budynki wg stawki „grunty pozostałe” i

1

Page 17: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

„budynki pozostałe”, mimo braku materiału dowodowego, z którego wynikałoby ewentualne niewykorzystywanie gruntów i budynków do prowadzenia działalności gospodarczej ze względów technicznych,

- opodatkowanie w latach 2006 – 2007 podatników, ujętych pod poz. 2 i 3 załącznika Nr IV/9 do protokołu kontroli, na podstawie deklaracji na podatek od nieruchomości, w których podatnicy wykazali użytki rolne do opodatkowania podatkiem od nieruchomości według stawki „grunty pozostałe”.

Niezamieszczanie na deklaracjach podatkowych (objętych kontrolą) daty i podpisu przyjmującego deklaracje.

Sprawdzać przedkładane deklaracje podatkowe, w celu ustalenia stanu faktycznego, w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do przepisów art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Wyjaśnić różnice pomiędzy ewidencją geodezyjną a ewidencją podatkową w zakresie powierzchni gruntów wykazanej przez podatników wskazanych w protokole kontroli, mając na uwadze, że – zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 Prawa geodezyjnego i kartograficznego – podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków oraz że grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, podlegają opodatkowaniu podatkiem rolnym, stosownie do przepisów art. 1 ustawy o podatku rolnym, w związku z art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wykazanie użytków rolnych niezajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w deklaracji na podatek od nieruchomości i ich opodatkowanie podatkiem od nieruchomości - wg stawki jak dla „gruntów pozostałych” - nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa.

Zwracać szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów i budynków, będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez te podmioty stawki podatkowe, określone dla tego rodzaju przedmiotów opodatkowania w stosownej uchwale. Zgodnie z ustawową definicją gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą, zawartą w przepisach art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, za grunty i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty i budynki będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Wyłączenie przedmiotów opodatkowania z kategorii przedmiotów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej dotyczy sytuacji, gdy nieruchomość nie jest i jednocześnie nie może być wykorzystywana do prowadzenia tej działalności gospodarczej, a powodem tego jest zdarzenie niezależne od podatnika, dotyczące stanu technicznego nieruchomości. W związku z tym, że przepisy podatkowe w zakresie definicji budynku odwołują się bezpośrednio do prawa budowlanego,

1

Page 18: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

sytuacja taka będzie miała miejsce w szczególności w przypadku wydania przez organ nadzoru budowlanego, na podstawie art. 68 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.), decyzji o opróżnieniu bądź wyłączeniu z użytkowania całości lub części budynku ze względu na jego zły stan techniczny. W przypadku gruntów wyłączenie nastąpi tylko w niektórych sytuacjach, np. chemicznego, radioaktywnego lub bakteriologicznego skażenia gruntu, które uniemożliwi jego użytkowanie. Brak możliwości wykorzystywania przedmiotów opodatkowania ze względów technicznych powinno zostać potwierdzone przez właściwy organ administracji, np. powiatowego inspektora nadzoru budowlanego.

Zamieszczać datę i podpis przyjmującego deklaracje podatkowe, zgodnie z treścią rubryk wzorów formularzy deklaracji, określonych przez Radę Miejską.

Wystąpić do wskazanych podatników o przedłożenie deklaracji podatkowych (korekt deklaracji) również za lata ubiegłe, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niewywiązania się z tego obowiązku określić stosowną decyzją – na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej – wysokość zobowiązania podatkowego – str. 54-57 protokołu.

4.1.7. Przypadki niesystematycznego wystawiania tytułów wykonawczych i dopuszczenie do przedawnienia zaległości podatkowych w kwocie co najmniej 8.625,20 zł.

Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów § 3 ust. 1, § 5 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 tego rozporządzenia.

Korzystać z uprawnienia do występowania do urzędów skarbowych z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwiania wniosków egzekucyjnych, stosownie do przepisów § 8 cytowanego rozporządzenia. Podjąć czynności mające na celu uzyskanie takich informacji, w odniesieniu do podatnika wskazanego w protokole kontroli, posiadającego zaległości podatkowe powstałe przed 31 grudnia 2002 r., na które wystawiono tytuły wykonawcze, co umożliwi ustalenie, czy zaszły okoliczności przerywające bieg terminu przedawnienia.

Rozważyć dochodzenie odszkodowania od pracownika odpowiedzialnego za dopuszczenie do przedawnienia zobowiązań podatkowych, na zasadach określonych w dziale piątym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 60 – 63 protokołu.

1

Page 19: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

4.1.8.Dokonywanie w latach 2006 – 2007 – na szczegółowych kontach podatników - odpisów podatków pod datą wydania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych, zamiast pod datą ich doręczenia.

Odpisu na kontach podatników, którym przyznano ulgi w zapłacie podatku, dokonywać po doręczeniu decyzji przyznających te ulgi, w myśl przepisów § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112 poz. 761), w związku z art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) – str. 64 protokołu.

4.1.9.Odebranie od podatników (w tym również od ubiegających się o zwolnienie z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów) – oświadczeń, które nie zostały złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

W przypadku gdy dowodem potwierdzającym określone fakty jest – złożone na wniosek podatnika – oświadczenie, odbierać je pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej – str. 53, 66 protokołu.

4.1.10. Nieprowadzenie ewidencji rozrachunków z inkasentami opłaty targowej, przez co utrudniona jest kontrola terminów wpłat zainkasowanej przez inkasenta gotówki.

Zaprowadzić i prowadzić ewidencję rozrachunków z inkasentami z tytułu pobranej opłaty targowej, stosownie do przepisów § 11 ust. 3 pkt 2, § 17 ust. 1 pkt 2 i § 24 w związku z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz art. 3 pkt 3 lit. c Ordynacji podatkowej. W przypadku nieterminowej wpłaty zainkasowanej opłaty targowej, od inkasentów tej opłaty pobierać odsetki za zwłokę, stosownie do przepisów art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 67, 68 protokołu.

4.1.11. Niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania należności z tytułu pierwszej opłaty należnej od spółdzielni z tytułu sprzedaży prawa użytkowania wieczystego przed upływem 10 lat od jego ustanowienia.

W przypadku sprzedaży przez spółdzielnię prawa użytkowania wieczystego gruntów przed upływem 10 lat od jego ustanowienia egzekwować od spółdzielni obowiązek wniesienia pierwszej opłaty w wysokości określonej w dniu sprzedaży, według przepisów rozdziału 8 działu II ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 204 ust. 6 tej ustawy.

Wyegzekwować od Rejonowej Spółdzielni Zaopatrzenia i Zbytu „Zgoda”

1

Page 20: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

w Kazimierzu Dolnym pierwszą opłatę, mając na uwadze określony w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego termin przedawnienia roszczeń – str. 71, 72 protokołu.

4.1.12. Przypadki niepobierania odsetek od nieterminowo wnoszonych opłat z tytułu dzierżawy (w badanej próbie 3.282,19 zł).

Od nieterminowo wnoszonych należności gminy pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2, w związku z art. 359 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. W przypadku wniesienia przez dłużników wpłaty niepokrywającej zaległej należności wraz z odsetkami za zwłokę, rozważać skorzystanie z uprawnienia wynikającego z przepisów art. 451 § 1 Kodeksu cywilnego, w myśl których to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne. Naliczyć i wyegzekwować odsetki za zwłokę w przypadkach wskazanych w protokole kontroli – str. 72 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1. Nieprawidłowości przy udzieleniu w 2006 r. dotacji z budżetu miasta dla Kazimierskiego Klubu Sportowego „Orły” Kazimierz na realizację zadań własnych miasta z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, polegające na niewyegzekwowaniu od Klubu:- oświadczenia o zgodności odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym w dniu

podpisywania umowy,- zaktualizowanego kosztorysu, w sytuacji podpisaniu aneksu do umowy dotacji

dopuszczającego możliwość zmian przewidywanych kosztów realizacji zadania, w związku z czym nie można ustalić, jaka powinna być wysokość poszczególnych kategorii kosztów,

- zamieszczania – na fakturach stanowiących podstawę rozliczenia udzielonej dotacji – pieczęci tego podmiotu oraz opisu wskazującego, z jakich środków pokryto poszczególne wydatki i jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.

Egzekwować od podmiotów spoza sektora finansów publicznych, z którymi zawierane są umowy dotacji na realizację zadań publicznych, określonych w przepisach art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) obowiązek:- załączania do umowy wszystkich załączników wymaganych ramowym wzorem

umowy, stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264 poz. 2207), w tym:

2

Page 21: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

* oświadczenia o zgodności odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy,

* zaktualizowanego harmonogramu realizacji zadania lub zaktualizowanego kosztorysu, jeżeli w umowie dopuszczono możliwość jej zmiany; w przypadku wyrażenia zgody na zmianę kwot poszczególnych rodzajów kosztów związanych z realizacją zadania, określonych w kosztorysie ofertowym - aktualizować ten kosztorys w trakcie realizacji zadania bądź w zawieranych umowach przewidywać możliwość dokonywania takich zmian bez konieczności aneksowania umowy, określając przy tym dopuszczalny ich zakres (np. maksymalną kwotę przesunięć w pozycjach kosztorysowych), mając na uwadze przepisy art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w związku z przepisami art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych,

- zamieszczania na odwrocie faktur i rachunków opłaconych ze środków pochodzących z dotacji pieczęci dotowanego podmiotu oraz sporządzonego w sposób trwały opisu, zawierającego informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji, stosownie do postanowień zawartych w pkt. 3 „Pouczenia” do załącznika Nr 3 do cytowanego rozporządzenia – str. 83, 84 protokołu.

4.2.2.Nieprawidłowości przy sporządzaniu kosztorysów inwestorskich, występujące w każdym z zamówień na roboty budowlane objętych kontrolą, polegające na: - braku strony tytułowej oraz danych, które winna zawierać, takich jak: nazwa obiektu

lub robót z uwzględnieniem kodu Wspólnego Słownika Zamówień, nazwa i adres zamawiającego, funkcja osoby opracowującej kosztorys, data opracowania kosztorysu,

- braku ogólnej charakterystyki obiektu lub robót, wyliczenia jednostek miar robót podstawowych w przedmiarach robót, tabeli wartości elementów scalonych oraz – jako załączników – założeń wyjściowych do kosztorysowania oraz kalkulacji szczegółowych cen jednostkowych.

W kosztorysie inwestorskim zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami § 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389).

Przedmiar robót sporządzać z uwzględnieniem wszystkich elementów określonych w przepisach § 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, w szczególności zawierać w nim wyliczenie i zestawienie ilości jednostek miar robót podstawowych.

2

Page 22: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

Uzgadniać z jednostką (osobą) opracowującą kosztorys założenia wyjściowe do kosztorysowania, stanowiące jedną z podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, tj. dane techniczne, technologiczne i organizacyjne nieokreślone w dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, mające wpływ na wysokość wartości kosztorysowej, stosownie do przepisów § 1 ust. 2 pkt 9 i § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, np.: rodzaj i parametry sprzętu do wykonywania robót, odległości wywozu zbędnej ziemi lub dowozu brakującej, rodzaj i ładowność środków transportowych, kategorie gruntu, w którym wykonywane będą roboty ziemne i inne mające wpływ na wycenę robót. Założenia te dołączać jako załączniki do kosztorysu inwestorskiego, zgodnie z § 7 pkt 6 lit. a rozporządzenia, mając przy tym na uwadze, że kosztorys inwestorski stanowi podstawę ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane, zgodnie z przepisami art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) – str. 86, 94-95, 97 protokołu.

4.2.3.Nieokreślenie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, w przypadku każdego z objętych kontrolą zamówień.

W przypadku powołania komisji przetargowej określać – w formie pisemnej – skład, organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji, mając na uwadze zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac, stosownie do przepisów art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy – str. 86, 95, 97, 99, 104 protokołu.

4.2.4.Nieprawidłowości dotyczące opisu warunków udziału w postępowaniu oraz dokumentów, jakie mieli dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków, stwierdzone w specyfikacjach istotnych warunków zamówień pn.:a) „Przebudowa sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym,

„Budowa drogi gminnej ul. Zamłynie w Bochotnicy” oraz „Budowa wodociągu w Rzeczycy i Rzeczycy Kolonii – etap I” oraz w ogłoszeniach o tych zamówieniach, polegające na:- nieopisaniu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału

w postępowaniu oraz zawarcie w tej części specyfikacji błędnej informacji o wykluczeniu z postępowania „wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 24 Prawa zamówień publicznych”, w sytuacji kiedy przepisy te nie zawierają warunków udziału w postępowaniu, lecz przesłanki wykluczenia wykonawców,

- żądaniu – jako dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia – co najmniej 3 referencji z wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym

2

Page 23: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

przedmiot zamówienia, w sytuacji kiedy zamawiający:* nie żądał wykazu tych robót, który zawierać powinien ich wartości oraz daty

i miejsca wykonania,* nie opisał tego warunku oraz sposobu dokonywania jego oceny, tj. nie wskazał

wykonanie ilu robót (z żądania co najmniej 3 referencji nie wynika, że zamawiający wymagał wykonania min. 3 robót), jakiego rodzaju i o jakiej wartości miał wykazać wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku ,

* w sposób nieuprawniony ograniczył – wyłącznie do referencji – rodzaj dokumentów potwierdzających należyte wykonanie robót,

- żądaniu – jako dokumentów potwierdzających znajdowanie się wykonawcy w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia:* „dokumentów potwierdzających, że wykonawca dysponuje środkami

finansowymi własnymi lub kredytami w wysokości co najmniej 30 % wartości ceny ofertowej”, bez sprecyzowania co oznacza „dysponowania kredytami”, bez wskazania przez kogo te dokumenty mają być wystawione oraz odniesienie tego warunku do – nieznanych na tym etapie – cen ofertowych, co w nierównym stopniu (w zależności od wysokości ceny ofertowej) traktowało wszystkich wykonawców,

* polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w sytuacji kiedy zamawiający nie określił wysokości kwoty, do jakiej wykonawcy mieli być ubezpieczeni,

b) „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu Dolnym” oraz „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk w mieście Kazimierz Dolny”, polegające na bezpodstawnym żądaniu od wykonawców świadectwa pracy lub innego dokumentu potwierdzającego zatrudnienie lub wykonywanie czynności w charakterze kierownika lub osoby zarządzającej w podmiotach świadczących usługi w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, a w przypadku zamówienia na utrzymanie czystości i administrowanie targowisk – także świadectwa kwalifikacji w zakresie gospodarowania odpadami oraz dokonanie niedopuszczalnej modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w tym zakresie, polegającej na zmianie tego warunku udziału w postępowaniu, w ramach wyjaśnień na zapytanie jednego z wykonawców zrezygnowano z żądania tego świadectwa.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w ogłoszeniu o zamówieniu każdorazowo zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a dodatkowo w specyfikacji - prawidłowo sporządzony opis dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 oraz art. 41 pkt 7 ustawy - Prawo zamówień publicznych, przy

2

Page 24: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

czym warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające ich spełnianie opisywać w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 tej ustawy.

Żądając od wykonawców dokumentów, o których mowa w przepisach § 1 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605) – na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu – opisywać te warunki oraz sposób dokonywania oceny ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty, np.:- w celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez

wykonawcę niezbędnego doświadczenia, żądać wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie, stosownie do § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, wskazując – wykonanie ilu robót, jakiego rodzaju i o jakiej wartości zamawiający uzna za spełnienie tego warunku, a żądając dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wykazanych robót nie ograniczać prawa wykonawców do wyboru rodzaju tych dokumentów, mając na uwadze, że dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie robót – oprócz referencji – mogą być też np. protokoły odbioru robót,

- na potwierdzenie – opisanego przez zamawiającego warunku – znajdowania się przez wykonawcę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, żądać informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, stosownie do § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, oraz określać wysokość tych środków lub kwotę zdolności kredytowej, które zamawiający uzna za spełnienie przez wykonawcę tego warunku, przy czym wartości te określać kwotowo, mając na uwadze, że ich ustalenie w odniesieniu do nieznanych cen ofertowych powoduje, że warunki w tym zakresie – z uwagi na różne ceny ofert – będą różne dla każdego z wykonawców, co nie zapewni równego traktowania wykonawców, wbrew przepisom art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 Prawa zamówień publicznych,

- żądając – na podstawie § 1 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia – polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności - wskazywać

2

Page 25: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

wysokość ubezpieczenia, którą zamawiający uzna za spełnienie warunku znajdowania się wykonawcy w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Żądanie dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu - w sytuacji kiedy zamawiający tych warunków nie opisał - jest bezzasadne, uniemożliwia bowiem obiektywną ocenę ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty. Ustalając warunki udziału w postępowaniu, zamawiający winien ustalić jednoznaczne, minimalne wymogi, dostosowane do wielkości i stopnia skomplikowania zamówienia oraz do realnej sytuacji na rynku potencjalnych wykonawców. Dopiero sprecyzowanie konkretnych wymogów odnośnie do poziomu wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego oraz do sytuacji ekonomicznej i finansowej, umożliwi zamawiającemu miarodajną ocenę tego, czy wykonawca może należycie wykonać zadanie.

Od wykonawców żądać wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, stosownie do art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Nie żądać dokumentów innych niż wskazane w przepisach cytowanego rozporządzenia, a także takich, które nie dają podstaw ani możliwości dokonania oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu (np. świadectw pracy lub dokumentów potwierdzających zatrudnienie lub wykonywanie czynności w charakterze kierownika lub osoby zarządzającej), mając na uwadze – określony w art. 22 ust. 2 ustawy – zakaz określania warunków udziału w postępowaniu w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

Przestrzegać zakazu modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie dotyczącym warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania, ustalonego przepisami art. 38 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że zmiana taka – w myśl art. 93 ust. 1 pkt 7 tej ustawy – skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania, gdyż – w związku z przepisami art. 146 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy – postępowanie obarczone jest wówczas wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy – str. 87- 88, 89, 95, 97, 99-100, 105-106, 108 protokołu.

4.2.5.Dopuszczenie do wykonania - przez wykonawcę zamówienia pn. „Przebudowa sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym” - robót dodatkowych o łącznej wartości 8.866,54zł netto, które nie były objęte przedmiotem zamówienia i bez zawarcia z nim pisemnej umowy na wykonanie tych robót.Dokonanie zmian w przedmiocie zamówienia – również bez zachowania formy pisemnej – polegających na zastosowaniu przepompowni firmy GRUNDFOS, zamiast – przewidzianych w projekcie technicznym i w ofercie wykonawcy – przepompowni typu WILLO.

Umowy w sprawach zamówień publicznych realizować na warunkach wynikających ze specyfikacji istotnych warunkach zamówienia oraz – odnośnie do

2

Page 26: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

zakresu świadczenia wykonawcy – zgodnie z jego zobowiązaniem zawartym w złożonej ofercie, przestrzegając zakazu dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego, stosownie do przepisów art. 140 ust. 1 i art. 144 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Przestrzegać zakazu dokonywania zmian w przedmiocie zamówienia wykraczających poza jego zakres ustalony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zawarty w ofercie wykonawcy i wynikający z zawartej umowy, stosownie do przepisów art. 82 ust. 3 i art. 140 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że zmiany umowy dokonane z naruszeniem podanych przepisów, jak i umowa w sprawie zamówienia publicznego - w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - są nieważne, w myśl przepisów art. 140 ust. 3 i art. 144 ust. 2 tej ustawy.

Przez umowę o roboty budowlane wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, a inwestor zobowiązuje się do dokonania wymaganych przez właściwe przepisy czynności związanych z przygotowaniem robót, w szczególności do przekazania terenu budowy i dostarczenia projektu, oraz do odebrania obiektu i zapłaty umówionego wynagrodzenia, stosownie do przepisów art. 647 Kodeksu cywilnego. Jeżeli dostarczona przez inwestora dokumentacja, teren budowy, maszyny lub urządzenia nie nadają się do prawidłowego wykonania robót, albo jeżeli zajdą inne okoliczności, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu robót, wykonawca powinien niezwłocznie zawiadomić o tym inwestora, stosownie do przepisów art. 651 tej ustawy.

Przestrzegać – pod rygorem nieważności – obowiązku zawierania na piśmie wszystkich umów w sprawach zamówień publicznych (w tym zmian ich treści), stosownie do przepisów art. 139 ust. 2 Prawa zamówień publicznych; w szczególności, w formie pisemnej zawierać umowy o roboty budowlane i aneksy do tych umów, stosownie do przepisów art. 648 § 1 w związku z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego – str. 90-91, 92 protokołu.

4.2.6.Niestaranny opis przedmiotu zamówienia pn. „Przebudowa sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym”, polegający na:- określeniu wykonawcom do wyceny w ofercie robót innych, niż te, które faktycznie

należało wykonać; w kosztorysie ofertowym należało wycenić rozebranie oraz ponowne ułożenie płyt drobnowymiarowych (tzw. „trylinka”), podczas gdy w rzeczywistości wykonawca musiał rozebrać i układać płyty żelbetowe wielkowymiarowe o powierzchni do 3 m2/szt, co skutkowało zwiększeniem jego wynagrodzenia w kosztorysie powykonawczym w stosunku do wynagrodzenia

2

Page 27: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

ofertowego,- nieujęciu w zamówieniu podstawowym z 12.07.2006 r. robót związanych

z włączeniem istniejących przyłączy do nowo wybudowanego kolektora kanalizacji sanitarnej; konieczność wykonania m.in. tych robót ustalono notatką służbową spisaną 11.10.2006 r., a ich wykonanie (za kwotę 17.267,48 zł netto) zlecono wykonawcy umową z 8.12.2006 r.

Przedmiot zamówienia opisywać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty oraz za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy, stosownie do przepisów art. 29 ust. 1 i art. 30 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisywać za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, stosownie do art. 31 ust. 1 ustawy, sporządzonej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.).

Określenie przedmiotu zamówienia z należytą starannością, w sposób zgodny z rozwiązaniami przyjętymi w projekcie technicznym, ma na celu zagwarantowanie potencjalnym wykonawcom uzyskanie tych samych informacji co do przedmiotu i warunków zamówienia, umożliwienie im właściwego sporządzenia kosztorysów ofertowych, zapewnienie jednolitego zakresu zamówień objętych złożonymi ofertami oraz wyeliminowanie konieczności zlecania ewentualnych robót dodatkowych, które przy poprawnym sporządzeniu dokumentacji projektowej powinny zostać objęte zamówieniem podstawowym – str. 91, 92-93 protokołu.

4.2.7.Dokonanie zapłaty wykonawcy zamówienia pn. „Przebudowa sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym” za materiały budowlane, które wycenił w ofercie, ale których fizycznie nie wbudował, a w zawartej z nim umowie nie uregulowano sposobu rozliczania wartości materiałów zakupionych, lecz nie wykorzystanych. Spowodowało to zawyżenie wynagrodzenia wykonawcy o kwotę 8.185,27 zł brutto, przy czym niewbudowane materiały zostały przez zamawiającego przekazane nieodpłatnie na rzecz Miejskiego Zakładu Komunalnego w Kazimierzu Dolnym.

Dokonywać rzetelnego rozliczania wykonawców zamówień publicznych, w tym wykonawców robót budowlanych. W przypadku ustalenia, że rozliczenia będą dokonywane w oparciu o kosztorysy powykonawcze, weryfikować te kosztorysy pod kątem ich rzetelności. Zapłaty dokonywać jedynie za roboty faktycznie wykonane i znajdujące potwierdzenie w dokumentacji projektowej i powykonawczej. Kontrolować

2

Page 28: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

wykonanie umów przed dokonaniem wypłaty wynagrodzenia wynikającego z tych umów. Zasady przeprowadzania tych kontroli określić na podstawie przepisów art. 47 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Dokonać ponownego rozliczenia robót wykonywanych przez wykonawcę przebudowy sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Puławskiej w Kazimierzu Dolnym, po czym wystąpić do tego wykonawcy o zwrot nadpłaconego mu wynagrodzenia w kwocie 8.185,27zł brutto; w przypadku odmowy dobrowolnego uregulowania tych roszczeń rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego – str. 91-93 protokołu.

4.2.8.Ustalenie terminów otwarcia ofert w specyfikacjach istotnych warunków zamówień pn. „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu Dolnym” i „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk w mieście Kazimierz Dolny” - w następnym dniu po wyznaczonym terminie składania ofert.

Otwarcia ofert dokonywać bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, prawidłowo określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, mając na uwadze, że dzień w którym upływa termin składania ofert jest dniem ich otwarcia, zgodnie z przepisami art. 86 ust. 2 w związku z art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy - Prawo zamówień publicznych – str. 100-101,106 protokołu.

4.2.9.Nieprawidłowe pouczenie o przysługujących wykonawcom środkach ochrony prawnej, w specyfikacjach istotnych warunków zamówień pn. „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu Dolnym” i „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk w mieście Kazimierz Dolny”, polegające na poinformowaniu o możliwości wniesienia protestu dotyczącego postanowień specyfikacji – w terminie 7 dni od dnia jej pobrania lub doręczenia (zamiast od dnia jej zamieszczenia na stronie internetowej) oraz – w przypadku zamówienia na utrzymanie zieleni miejskiej – nieprawidłowym poinformowaniu o przysługującym wykonawcom prawie wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia protestu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, mimo że prawo takie wykonawcom nie przysługiwało ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą równowartości 60.000 euro, w myśl obowiązujących wówczas przepisów art. 4a ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawierać prawidłowe pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymagane przepisami art. 36 ust. 1 pkt 17 Prawa zamówień publicznych, w tym:- zgodnie z art. 180 ust. 3 tej ustawy informować, że protest dotyczący treści

specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, wnosi się w terminie 7 lub 14 dni –

2

Page 29: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

w zależności od wartości zamówienia - od dnia zamieszczenia specyfikacji na stronie internetowej,

- zgodnie z art. 184 ust. 1 tej ustawy informować, że odwołanie od rozstrzygnięcia protestu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych przysługuje, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi (tj. 206.000 euro w przypadku gmin) – str. 101, 106-107 protokołu.

4.2.10. Nieprawidłowości dotyczące publikowania ogłoszeń o zamówieniach w trybie przetargu nieograniczonego pn.:a) „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu Dolnym”,

polegające na niepodaniu bądź podaniu różnych terminów (dat i godzin) składania i otwarcia ofert, w ogłoszeniach zamieszczonych:- na stronie portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych (termin

składania ofert – 17.04.2007 r., bez wskazania godziny),- na stronie internetowej zamawiającego (termin składania i otwarcia ofert –

17.04.2007 r. godz. 10.30, poprawione ręcznie na 18.04.2007 r.,),- w siedzibie zamawiającego (termin składania i otwarcia ofert – 18.04.2007 r.

godz. 10.30),b) „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk

w mieście Kazimierz Dolny”, polegające na:- nieprzestrzeganiu kolejności publikacji ogłoszeń i zamieszczeniu ogłoszenia

o zamówieniu w siedzibie zamawiającego (29.03.2007 r.) przed dniem jego przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (3.04.2007 r.), wskutek czego ogłoszenie zamieszczone w siedzibie zamawiającego nie zawierało informacji o dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu, wymaganej przepisami art. 40 ust. 3 pkt 6 Prawa zamówień publicznych w obowiązującym wówczas brzmieniu,

- podaniu różnych terminów (dat) składania ofert:* w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz

w ogłoszeniu zamieszczonym na stronie internetowej zamawiającego (18.04.2007 r.),

* w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (17.04.2007 r.),* w ogłoszeniu zamieszczonym w siedzibie zamawiającego (z treści jednego

z dwóch egzemplarzy przechowywanych ogłoszeń wynika termin składania ofert do 18.04.2007 r., z treści drugiego egzemplarza - podpisanego przez burmistrza miasta - wynika termin do 17.04.2007 r., przy czym liczba 17 została przekreślona bez wpisania innej),

- określeniu w ogłoszeniach odmiennych warunków udziału w postępowaniu od

2

Page 30: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przez nieżądanie od wykonawców – wymaganego specyfikacją – świadectwa kwalifikacji w zakresie gospodarowania odpadami.

Wskazanie różnych terminów składania i otwarcia ofert mogło dezinformować potencjalnych wykonawców oraz nie gwarantowało przeprowadzania postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców.

Przestrzegać zasad dotyczących publikacji ogłoszeń o zamówieniach w trybie przetargu nieograniczonego, określonych w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych, w szczególności:- w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczać wszystkie informacje wymagane

przepisami art. 41 ustawy, - ogłoszenie o zamówieniu zamieszczać w miejscu publicznie dostępnym w swojej

siedzibie oraz na stronie internetowej – po dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zamieszczając w nim informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie, stosownie do przepisów art. 40 ust. 6 pkt 1 i 3 ustawy,

- termin składania ofert określać w ogłoszeniu zgodnie z przepisami art. 86 ust. 2 w związku z art. 41 pkt 10 ustawy, pamiętając, że dzień w którym upływa termin składania ofert jest dniem ich otwarcia,

- w ogłoszeniu zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków – o takiej samej treści, jak opis zawarty w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z przepisami art. 41 pkt 7 w związku art. 36 ust. 1 pkt 5 ustawy,

- przestrzegać – określonej w przepisach art. 7 ust. 1 ustawy – zasady równego traktowania wszystkich wykonawców i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, mając na uwadze, że wszystkie informacje zawarte w ogłoszeniach o zamówieniu, w tym dotyczące terminów składania i otwarcia ofert, a także informacje o dokumentach potwierdzających spełnianie wymaganych warunków przez wykonawców - muszą być zgodne z informacjami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zawarcie w ogłoszeniach i w specyfikacji sprzecznych ze sobą informacji powoduje niemożność stwierdzenia, jakie w rzeczywistości elementy i warunki postępowania ustalił zamawiający (wskazane w ogłoszeniu, czy też wskazane w specyfikacji), co wprowadza w błąd wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. Przepisy powołanej ustawy nie przewidują też możliwości pominięcia któregokolwiek z elementów ogłoszenia o zamówieniu, w tym także opisu warunków udziału w postępowaniu i opisu sposobu dokonywania oceny ich spełniania, a niezawarcie w ogłoszeniu wszystkich warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powoduje, że treść ogłoszenia o zamówieniu nie jest zgodna z treścią specyfikacji, co może utrudniać uczciwą konkurencję w rozumieniu przepisów

3

Page 31: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

art. 22 ust. 2 i art. 7 ust. 1 ustawy – str. 101-102, 104-105 protokołu.

4.2.11. Nieprawidłowości w zakresie przekazywania wykonawcom informacji w postępowaniach o udzielenie zamówień pn.:a) „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu Dolnym”,

polegające na:- powiadomieniu wykonawców, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków

zamówienia (i tylko tych), „o przesunięciu terminu przetargu” - telefonicznie, tj. w formie niedopuszczalnej przepisami Prawa zamówień publicznych,

- niezamieszczeniu na stronie internetowej zamawiającego informacji o przesunięciu terminu składania ofert,

b) „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk w mieście Kazimierz Dolny”, polegające na niezamieszczeniu na stronie internetowej zamawiającego:- zapytań wykonawcy o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków

zamówienia oraz udzielonych mu wyjaśnień,- modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia

(niedopuszczalnej) w zakresie dokumentów wymaganych od wykonawców na potwierdzenie spełniania wymaganych warunków.

Przestrzegać pisemnej formy prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, stosownie do przepisów art. 9 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 3 tej ustawy oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują - zgodnie z wyborem zamawiającego - pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, przy czym zawsze dopuszczalna jest forma pisemna; przepisy te nie dopuszczają natomiast możliwości telefonicznego porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami.

Dokonując – w szczególnie uzasadnionych przypadkach – modyfikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. polegającej na przesunięciu terminu składania ofert), niezwłocznie przekazywać modyfikację wszystkim wykonawcom, którzy pobrali specyfikację, a jeżeli specyfikacja udostępniana jest na stronie internetowej – zamieścić ją na stronie internetowej, stosownie do przepisów art. 38 ust. 4 ustawy – str. 102, 107-108 protokołu.

4.2.12. Nieodnotowanie - w rejestrze korespondencji przychodzącej do Urzędu Gminy - wpływu ofert złożonych w postępowaniach o udzielenie zamówień pn.: „Świadczenie usług w zakresie utrzymania zieleni miejskiej w Kazimierzu” i „Utrzymanie czystości w gminie Kazimierz Dolny oraz administrowanie targowisk w mieście Kazimierz”. Ręczne poprawienie dat wpływu, odbitych pieczęcią wpływu, na kopertach z ofertami firmy ALMAX-KOMUNALNIK Puławy, złożonymi w tych postępowaniach (przeprawiono daty z 19.04.2007r. na 18.04.2007r.), co nie pozwala stwierdzić, czy oferty tej firmy zostały złożone w wyznaczonym terminie, przy czym w obu

3

Page 32: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

postępowaniach zostały one wybrane jako najkorzystniejsze.Wpływającą do Urzędu Gminy korespondencję rejestrować na zasadach

określonych w Dziale II „Przyjmowanie i obieg korespondencji” załącznika „Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych” do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji przekazywanej bez otwierania – w tym na wpływających ofertach przetargowych – umieszczać na przedniej stronie koperty pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 Instrukcji. Oznaczenie daty wpływu na zamkniętej kopercie jest czynnością niezbędną do udokumentowania, że oferty zostały złożone w terminie wskazanym w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – str. 102-103, 108 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Niepodjęcie przez Radę Miejską uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta oraz zasad w sprawie wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu miasta.

Opracować i przedłożyć Radzie Miejskiej projekt uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym miasta oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu miasta, w tym zasady i kryteria wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeżeli w mieszkaniowym zasobie miasta wydzielono lokale przeznaczone na ten cel, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.) – str. 109, 110 protokołu.

5.2. Nieprawidłowości w zakresie sprzedaży nieruchomości, polegające na:- niezamieszczaniu w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży

wszystkich wymaganych informacji, w tym: opisu nieruchomości, wysokości stawek procentowych z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste, terminu wnoszenia opłat, zasad aktualizacji opłat oraz terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości,

- niepodaniu do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty,

- przyznaniu pierwszeństwa w nabyciu lokalu najemcy, który nie złożył oświadczenia wyrażającego zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie,

- nieterminowym podaniu do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargu,- niezamieszczeniu w ogłoszeniu o przetargu informacji: o obciążeniach

nieruchomości oraz zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość,

3

Page 33: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

- nieterminowym dokonaniu zwrotu wadium,- niewskazaniu w informacji o wyniku przetargu wysokości ceny wywoławczej

nieruchomości,- niezawiadomieniu w formie pisemnej osoby ustalonej jako nabywcy nieruchomości

działki o terminie i miejscu zawarcia umowy.W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać

informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w tym: opis nieruchomości, wysokości stawek procentowych z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste, terminu wnoszenia opłat, zasad aktualizacji opłat oraz termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Informacje o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, a także na stronach internetowych urzędu, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 powołanej ustawy.

Pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości przyznawać osobom wskazanym w przepisach art. 34 ust. 1 i 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami, które złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie, stosownie do przepisów art. 34 ust. 5 tej ustawy.

Ogłoszenie o przetargu podawać do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do przepisów art. 38 ust. 2 tej ustawy oraz co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207 poz. 2108).

W ogłoszeniach o przetargach zamieszczać informacje określone w przepisach § 13 tego rozporządzenia, w tym o obciążeniach i zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość (§ 13 pkt 2 i pkt 3).

Zwrotu wadiów dokonywać niezwłocznie po zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia zamknięcia przetargu, stosownie do przepisów § 4 ust. 7 pkt 2 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.

Podawać do publicznej wiadomości informację o wyniku przetargu, wywieszając ją w siedzibie Urzędu na okres 7 dni, stosownie do przepisów § 12 powołanego rozporządzenia oraz zamieszczać w niej cenę wywoławczą nieruchomości, zgodnie z przepisami § 12 pkt 4 rozporządzenia.

Osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości zawiadamiać na piśmie o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia

3

Page 34: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

zawiadomienia, stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze przepisy ust. 2 tego artykułu, w myśl których jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanych w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi, przy czym w zawiadomieniu zamieszcza się informację o tym uprawnieniu – str. 111 – 114 protokołu.

5.3. Nieustalenie na koniec 2005 r. i 2006 r. stanu materiałów (paliwa), których wartość ujęto w koszty w momencie zakupu.

Ustalać stan materiałów, których wartość odpisano w koszty w momencie zakupu oraz dokonywać korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy, zgodnie z przepisami art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 114, 115 protokołu.

6. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

6.1. Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” bez wyodrębnienia stanu rozliczeń z poszczególnymi szkołami podstawowymi, otrzymującymi środki na wydatki i realizującymi dochody.

Zaprowadzić i prowadzić na bieżąco ewidencję analityczną do kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi (w tym szkołami podstawowymi) z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych oraz dokonanych przez te jednostki wydatków, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - str. 118, 119 protokołu.

6.2. Kwartalne rozliczanie zrealizowanych przez jednostki budżetowe dochodów i wydatków.Rozliczenia z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych dochodów

i wydatków budżetowych ewidencjonować - odpowiednio - na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w korespondencji z kontem 902 „Wydatki budżetu” w wysokości wynikającej z okresowych – miesięcznych – sprawozdań składanych przez jednostki, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w związku z przepisami § 14 a ust. 2 tego rozporządzenia - str. 118, 119 protokołu.

Ponadto rozważyć uzupełnienie obowiązujących w jednostce przepisów wewnętrznych i procedur kontroli finansowej o określenie:

3

Page 35: Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - … · Web view2008/01/24  · Title Kazimierz Dolny (miasto i gmina) [0614043] Urząd - 2008-01-24 ÷ 2008-03-14 - kompleksowa

a)sposobu dokumentowania wykonania ustawowych obowiązków w zakresie:- udzielania zamówień publicznych, dotyczących zawiadamiania wykonawców,

którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. wykonania obowiązków wynikających z przepisów art. 92 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych,

- gospodarowania mieniem komunalnym, tj. podawania do publicznej wiadomości m.in. ogłoszeń o przetargach i informacji o wyniku przetargu przez wywieszenie w siedzibie Urzędu Miasta (art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 12 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości),

mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

b)zasad oddawania nieruchomości komunalnych w dzierżawę i najem w trybie przetargowym, mając na uwadze przepisy art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że - stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: [email protected] lub dyskietką) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą zawiadomienie o wykonaniu wniosków jest zagrożone karą grzywny, w myśl przepisów art. 27 tej ustawy.

Marek PoniatowskiDo wiadomości:Rada Miejska Kazimierza Dolnego

3