Therefore™

Inteligentny system obsługi dokumentów

Therefore™Dzięki niemu możesz

zracjonalizować swoje procesy biznesowe

Therefore™ to adresowany do przedsiębiorstw, najwyższej klasy system zarządzania zróżnicowaną informacją. Papierowe i elektroniczne dokumenty, e-mail, pliki CAD, zdjęcia, a nawet materiały wideo mogą być zapisywane, udostępniane i przechowywane w bezpieczny, a zarazem wygodny dla użytkownika sposób. System Therefore™ może być płynnie zaimplementowany w dotychczasowym środowisku

IT, dzięki istniejącym już interfejsom lub stworzyć nowe środowisko w oparciu o dokumentacje i oprogramowanie SDK. Jako partner Microsoft® posiadający Złoty Certyfikat przykładamy szczególną wagę do jakości i stosujemy rygorystyczne testy, aby zapewnić niezawodność naszego produktu.Zarówno użytkownicy, jak i administratorzy docenią nasz intuicyjny interfejs, możliwość dodawania komentarzy do

poszczególnych procesów, obsługę podpisu elektronicznego, łatwą integrację oraz niezwykle wydajny moduł przeszukiwania.Therefore™ pozwala na rejestrowanie, katalogowanie oraz dostęp do wszelkich treści i innych kluczowych dla biznesu informacji. Dzięki wygodnemu interfejsowi obsługi, każdy użytkownik komputera, rozpoczynając pracę z naszym systemem, staje się bardziej efektywny.

2

Dlaczego ThereforeTM?

W dzisiejszym wymagającym szybkich zmian środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie informacją i dokumentami stanowi kluczową sprawę. Dlatego warto zyskać przewagę nad konkurencją, dzięki możliwości natychmiastowego odnajdowania oraz dostępu do swoich danych. Warto także zabezpieczyć się przed ryzykiem naruszenia integralności i poufności danych, wzmacniając jednocześnie zaufanie swojego personelu oraz klientów poprzez uzyskaną w ten sposób efektywność i szybkość reakcji.

● Szybkie wyszukiwanie● Przegląd wszystkich realizowanych procesów i zaległych zadań● Biuro bez papieru● Uproszczenie i usprawnienie komunikacji z klientami, poprzez

generowanie odpowiedzi przez system● Automatyczne wersjonowanie umożliwiające śledzenie zmian● Wykorzystanie rozwiązań i funkcji mobilnych● Wzrost bezpieczeństwa informacji● Możliwość integracji z własnymi systemami ERP/CRM● Automatyczne tworzenie archiwum wiadomości e-maile

ThereforeTM - będziesz wydajny

Dążymy do tego, by praca z systemem Therefore™ była intuicyjna. Dlatego też, w naszym systemie tak łatwo można sortować dokumenty, dodawać do nich adnotacje, komentarze, podpisy oraz cyfrowe pieczęcie bezpośrednio z interfejsu systemu Therefore™. Użytkownik otrzymuje powiadomienia o dodaniu nowych dokumentów czy wprowadzeniu w nich zmian, a także informacje o przekroczeniu terminów zadań przez poszczególnych pracowników. System Therefore™ może nawet generować dokumenty w oparciu o zarchiwizowane informacje i wysyłać je w postaci e-maili bądź załączników do zainteresowanych osób. Dodatkowo, odpowiedzi na taką korespondencję mogą być automatycznie zapisywane w systemie Therefore™ w celu usprawnienia komunikacji z klientami i partnerami.

3

Łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji

System Therefore™ umożliwia w ciągu kilku sekund wyszukanie informacji. Dzięki temu mamy dostęp do potrzebnych danych, korzystając ze słów kluczowych czy wyszukiwania pełnotekstowego. Istnieje też możliwość odczytywania tekstów z obrazów, co pozwala na wyszukanie w kilka sekund dowolnego dokumentu.

Import własnych dokumentów

Niezależnie od tego, czy otrzymałeś informacje w formie tradycyjnej czy elektronicznej, zapewnimy Ci narzędzia umożliwiające ich wprowadzenie do systemu Therefore™ wraz z odpowiednim indeksowaniem. Papierowe dokumenty, takie jak faktury czy raporty, mogą być importowane i automatycznie indeksowane w oparciu o nasze narzędzia Capture Client. Oprogramowanie posiada opcję rozpoznawanie kodów kreskowych, OCR i pozwala na integrację z inteligentnymi rozwiązaniami skanowania takimi jak Kofax czy IRIS, by jeszcze bardziej zautomatyzować proces skanowania.

Elektroniczne dokumenty mogą być automatycznie importowane, zaś zawarte w nich informacje mogą być wyodrębniane dla dalszego efektywnego przetwarzania. Po zaimportowaniu do systemu mogą one zostać podpięte do procesów i zadań realizowanych w Therefore™, a także, co istotne, można definiować dla nich politykę bezpiecznego przechowywania w systemie.

System Therefore™ oferuje liczne

rozwiązania związane z archiwizacją

korespondencji e-mailowej.

Podpis elektroniczny

Dokumenty są zapisywane w systemie Therefore™ w oryginalnych formatach, a po wprowadzeniu do systemu są automatycznie podpisywane przez Therefore™. Podpis ten zawiera informacje o dokumencie i jego zawartości, co pomaga w zapewnieniu oryginalności pliku. Przy eksportowaniu dokumentów można dodać własny podpis elektroniczny, a także dołączyć podpis elektroniczny do plików PDF.

Prawa dostępu i bezpieczeństwo

System Therefore™ umożliwia łatwe importowanie użytkowników z usług Active Directory lub LDAP, a także przydzielanie uprawnień

w oparciu o grupy, na poziomie indeksu czy też pojedynczego dokumentu.

Zgodność z obowiązującymi normami

System Therefore™ bezpiecznie przechowuje dokumenty, a po upływie przewidzianego prawem terminu może je usunąć. Funkcja eksportowania systemu Therefore™ pozwala, na eksportowanie dokumentów na alternatywne nośniki, gdyby zaszła taka konieczność.

Urządzenia zapisu

System Therefore™ umożliwia zapis dokumentów na bezpiecznych nośnikach w tym NAS, RAID, oraz NetAPP SnapLock.

Administrowanie

Centralne zarządzanie systemem umożliwia z jedengo miejsca dodawanie nowych użytkowników, tworzenie procesów przetwarzania za pomocą graficznego modułu z funkcjonalnością „przeciągnij i upuść”. Można też za jego pomocą nadawać prawa dostępu do grup czy poszczególnych dokumentów, System Therefore™ jest w pełni skalowalny i przejście od 1 do wielu użytkowników w skali przedsiębiorstwa jest naprawdę proste. Wystarczy zaktualizować licencję i skonfigurować dodatkowych użytkowników.Administrowanie jest niezwykle proste; możesz szybko nauczyć się samodzielnego administrowania systemem.

Therefore™ revolutionizes the way information is managed and shared in your business.

4

Bezpieczne przechowywanie wiadomości email oraz ich automatyczne przygotwywanie kopii zapasowej

Therefore™ może importować i zapisywać e-maile z aplikacji Microsoft®Outlook, Exchange oraz IBM Lotus Notes – zarówno automatycznie, jak również poprzez aktywację stosownej funkcji przez użytkownika. E-maile mogą być porządkowane w połączeniu z innymi podobnymi dokumentami. W przypadku korzystania z Microsoft® Outlook, system Therefore™ może automatycznie wyodrębniać nazwę nadawcy czy odbiorcy, datę, temat oraz inne informacje, by wykorzystać je do automatycznego indeksowania. Połączenie do aplikacji MS Outlook, jak również profile przejmowania danych dostępne są bez żadnych dodatkowych opłat we wszystkich edycjach systemu Therefore™.

Zarządzaj poszczególnymi dokumentami, sprawami, i projektami

Dokumenty odnoszące się do określonej sprawy lub projektów mogą być wspólnie zarządzane w ramach systemu Therefore™. Aplikacja Therefore™ Case Manager zapewnia natychmiastowy przegląd wszystkich dokumentów odnoszących się do danej sprawy, pozwala zobaczyć, których dokumentów brakuje. Co więcej, program automatycznie rozpoczyna zaprojektowany proces obsługi na poziomie danej sprawy. W związku z tym, że system Therefore™ jest tak wszechstronny i przyjazny dla użytkownika, można w nim zaprojektować proces obsługi dla różnorodnych zadań, wykorzystując rozmaite typy dokumentów.

5

Archiwizuj swoje informacje

System Therefore™ standardowo dostarczany jest z interfejsem do pakietu Microsoft®Office. Ułatwia do zapisywanie dokumentów z aplikacji Word, Excel, PowerPoint i innych bezpośrednio do Therefore™ - wystarczy użyć jednego przycisku “Save to Therefore™.Inne rodzaje dokumentów łącznie z rysunkami CAD oraz materiałami wideo można zapisywać w systemie Therefore™ przeciągając je do odpowiedniego okna.

Elektroniczne importowanie dokumentów

Możesz wykorzystać swoją dotychczasową strukturę Windows® do indeksowania i importowania dokumentów do systemu Therefore™. Dostęp do dokumentów może odbywać się bezpośrednio z Eksploratora Windows lub z aplikacji Therefore™.System Therefore™ oferuje szereg metod zapisywania dużych ilości elektronicznych plików w sposób całkowicie zautomatyzowany. Dokumenty dowolnego typu, łącznie ze zdjęciami, plikami PDF i XML, mogą być automatycznie zapisywane i indeksowane.

Przeglądanie informacji

Dokumenty mogą być przeglądane w oprogramowaniu Therefore™ Viewer, nawet jeśli dedykowana dla nich aplikacja nie jest zainstalowana w komputerze użytkownika. Poza wyświetlaniem dokumentów Therefore™ Viewer może wyświetlać i odtwarzać nagrania wideo.

Therefore™ oznacza mobilność

Therefore™

Brak Internetu? Żaden problem! Therefore pozwala pracować na dokumentach offline, wprowadzić zmiany, a gdy będzie dostępne połączenie, zsynchronizować procesy z serwerem.

Therefore™ Web Access

Therefore™ Web Access zapewnia pełen potencjał systemu Therefore™ w zakresie zarządzania dokumentami, bezpośrednio z każdej przeglądarki internetowej. Wspiera współpracę ze wszystkimi powszechnie stosowanymi przeglądarkami takimi jak Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari czy Opera. Wyszukiwanie, przeglądanie i edycja dokumentów oraz wykonanie zadania zgodnie z przewidzianym dla nich cyklem obsługi. Therefore™ Web Access stanowi doskonałą pomoc dla osób pracujących z domu lub tych, którzy nie mają bezpośredniego dostępu do sieci biurowej.

Cykle obsługi

Oprogramowanie Therefore™ Workflows usprawnia efektywność procesów, zmniejsza opóźnienia i poprawia przewidywalność oraz transparentność dowolnie dużej liczby realizowanych procesów.Zatwierdzanie umowy, akceptacja faktury, uzyskanie

Therefore™ revolutionizes the way information is managed and shared in your business.

6

Jedną z zalet zarządzania informacją jest możliwość dostępu do dokumentów biznesowych spoza biura, bez obawy naruszenia ich bezpieczeństwa. Mobilna aplikacja Therefore™ niesłychanie ułatwia dostęp do dokumentów, spraw oraz procesów ich obsługi.

powiadomienia, gdy określony plik jest ukończony i korzystanie z wielu innych udogodnień umożliwia oprogramowanie Therfore™ Workflow. Pozwala ono administratorom w prosty sposób, z wykorzystaniem interfejsu graficznego i funkcji „przeciągnij i upuść”, definiować cykle obsługi.

Therefore™ Mobile App

Mobilna aplikacja Therefore™ to doskonałe dopełnienie systemu Therefore™, dzięki któremu możesz na bieżąco śledzić wszystkie procesy biznesowe, monitorować postępy w realizacji prowadzonychi spraw i katalogować dokumenty.Mobilna aplikacja pozwala także robić zdjęcia i wysyłać je do systemuTherefore™, a także uczestniczyć

w zdefiniowanych cyklach obsługi, przeglądać dokumenty i sprawy oraz wysyłać pliki ze wspieranych aplikacji do systemu Therefore™.

Therefore™ Mobile App jest obsługiwany przez urządzenia mobilne wyposażone w system Windows, Windows 8, Windows RT, a także na iPhone’ach i iPad’ach. Dodatkowo, mobilna aplikacja może być wykorzystywana w rozwiązaniach Canon Capture on Touch, co pozwala na skanowanie dokumentów przy użyciu przenośnego skanera czy też tabletu. Jest to doskonałe udogodnienie dla osób pracujących zdalnie, zwłaszcza przedstawicieli handlowych, którzy chcą mieć możliwość zapisywania zawieranych umów.

Zautomatyzowane indeksowanie

Profile indeksowania pozwalają na automatyczne pobieranie informacji z treści dokumentów i zapisywanie ich w systemie Therefore™. Informacja może być łatwo wyodrębiana z szablonów dokumentów Office, e-maili, a nawet plików PDF. System Therefore™ daje bezpośredni dostęp do szablonów i są one integrowane z cyklami obsługi, przypisanymi sprawami oraz z aplikacją Therefore™ Online. I odwrotnie, można wykorzystywać dane indeksowania z dokumentów Therefore™ do wypełniania pól dokumentów systemu Office. W ten sposób, Therefore™ oferuje kompleksowe rozwiązanie dla obsługi przychodzącej i wychodzącej korespondencji. Począwszy od generowania szablonów, zapisywania i indeksowania w systemie Therefore™, poprzez tworzenie odpowiedzi i odpowiadanie nadawcom - Therefore™ udostępnia efektywne rozwiązanie dla każdego z tych etapów.

7

Therefore™ Online

Organizacje szukające alternatywy dla inwestycji w infrastrukturę IT będą coraz częściej rozważać skorzystanie z usług w chmurze (Cloud Computing), co uwalnia je od konieczności lokalnego zarządzania systemem i jego utrzymania. Tego typu podejście zapewnia większą wszechstronność i elastyczność, np. dzięki możliwości błyskawicznego zwiększenia licencji użytkowników czy też powiększania przestrzeni dyskowych do zapisu dokumentów.

Therefore™ Online zapewnia podobną funkcjonalność do wersji instalacyjnej, ale zamiast instalowania w twojej sieci, rozwiązanie to jest instalowane w gwarantującym wysoki poziom bezpieczeństwa centrum hostingowym. Niskie koszty początkowe oraz system płatności miesięcznych sprawiają, że rozwiązanie to jest dostępne nawet dla małych firm.

Therefore™ Online umożliwia skanowanie do zasobów w chmurze, a także drukowanie z tych zasobów.Technologia Therefore™ Online

zapewnia funkcje rejestrowania, indeksowania, przeszukiwania oraz przechowywania danych. Wraz z połączeniem internetowym użytkownicy mają zawsze dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

Dostęp do Therefore™ Online odbywa się poprzez nasze standardowo instalowane oprogramowanie klienta, przez Web Access lub mobilną aplikację Therefore™.

Therefore™

1 Wspierane wersje: Windows Server® 2003, SP2, 2008, SP2, 2012, SP22 Microsoft® SQL Server® Express jest także obsługiwany, ale z pewnymi ograniczeniami. Prosimy o skontaktowanie się z Micrsoft, by uzyskać więcej informacji3 IBM® DB2 Express-C obsługiwane w wersji Business Edition4 Wspierane systemy operacyjne: Windows® Vista® , SP2; Windows® 7, SP1; Windows® 8, 8.15 Wspierane przeglądarki: Internet Explorer® 7.0, Mozilla® Firefox ® 10.0+; Google Chrome™ 20.0+, Opera™ 12.0+, Safari 5.0+6 Instalacyjna wersja Gadget wspierana w Windows® Vista® oraz Windows® 7, nowsze wersje wymagają oprogramowania firm trzecich7 Aplikacja mobilna obsługiwana w Android 2.2+, iOS 4.3+, Windows Phone® 8+, Windows RT,+ Windows 8+8 Szablony Mircosoft® Word, Excel®, Outlook®, PowerPoint®, Visio® oraz Project® obsługiwane dla wersji Office 2007 SP3 lub nowszych9 Wszystkie aplikacje muszą być przetestowane z Universal Connector. Wsparcie dla klientów Microsoft Dynamics NAV RTC zapewniane jest przez Universal Connector10 Wspierane wersje: Microsoft® SharePoint® 2007, 2010, 2013* By uzyskać więcej informacji skontaktuj się ze swoim lokalnym biurem Canon

Finalna specyfikacja może ulec zmianie bez uprzedzenia. Znaki „™” oraz „®”: Wszystkie nazwy firm i/lub produktów są znakami handlowymi i/lub zarejestrowanymi znakami handlowymi odpowiednich podmiotów na poszczególnych rynkach lub w poszczególnych krajach

Edycja osobista Edycja dla grup roboczych Edycja biznesowa Therefore™ OnlineJeden użytkownik 5 - 50 użytkowników 2-użytkowników

nieograniczonych1-użytkownik

nieograniczony*

Serwer / Baza danych / Zapis danychInfrastruktura serwera zapewniana jako część

usługi

Windows® Server 32/64-bit1 • • •Wiele serwerów w różnych lokalizacjach •

Microsoft® SQL Server 2005+2 • •Oracle 10.2+ •

IBM® DB2® 9.5+3 •DAS, NAS, San and local RAID • •

Netapp® • •Klienci systemu Therefore™

Navigator, Viewer, Capture Client oraz Case Manager4 • • • •Web Access (Web Navigator & Viewer)5 • • •

Gadget (Internetowa i instalacyjna)6 • • • •Mobile App (tablet, smartfon)7 • • •

Zintegrowany cykl obsługiTherefore™ Document Workflow • •

GUI Drag & Drop Dorkflow Designer • •Bezpieczeństwo i prawa dostępu

Zintegrowane bezpieczeństwo Windows® • •Active Directory® • •

Wewnętrzni użytkownicy Therefore™ • • • •Podpisywane PDFy, Cyfrowe podpisy • • • •

Wsparcie dla LDAP/ SAMBA • •Cechy dokumentówOtwarte formaty pliku • • • •

Przeglądarka wielu formatów plików • • • •Adnotacje (w dokumentach PDF & TIFF) • • • •

Kontrola wersji (łącznie z komentarzami) • • • •Tworzenie dokumentów8 • • • •

Zarządzanie sprawami • • • •Szablony i profile indeksowania8 • • • •

Zarządzanie dokumentamiZarządzanie cyklem informacji • • • •

Ścieżka śledzenia • • • •Rejestrowanie w systemie

Therefore™ Capture Client (Kod kreskowy/OCR) opcja • opcja opcjaAplikacja MPF Therefore™ opcja opcja opcja opcja

Kofax® Capture® • • •Kofax® Adrenaline® wsparcie w Capture Clinet opcja opcja opcja

eCopy® ShareScan® opcja opcja

Wsparcie dla sterowników ISIS & TWAIN • • • •Formaty skanowania TIFF, PDF, PDF/A • • • •

Archiwizacja e-mailiMicrosoft® Outlook® • • • •

Monitorowanie skrzynki pocztowej opcja opcjaMicrosoft® Exchange Server opcja

IBM® Lotus Notes® opcja opcja

Importowanie elektronicznych dokumentówDrukarka PDF Therefore™

Pakietowe ładowanie dokumentówAutomatyczne importowanie z indeksacją za pomocą

wybranej treści eCopy® PDF Pro Office

•••

••

opcja

•

••

opcja

•

•••

Dodatkowa integracja z rozwiązaniami stron trzecichIntegracja z zewnętrznymi bazami danych

Microsoft® OfficeAplikacje firm trzecich z Universal Connector9

Windows® ExplorerMicrosoft Dynamics® NAV9

Microsoft® SharePoint®10

SAP Netweaver®

•••

••

opcja

•

••

opcja

• opcja opcja

••

opcja

•

Plug –in dostarczane przez firmy trzecieObjectif Lune® PlanetPress®

Rodzina aplikacji I.R.I.S.opcja opcja

opcja opcja

opcja opcja

opcja opcja

Przechowywanie dokumentów i materiałów wideo • • • •Interfejs użytkownika w wielu wersjach językowych • • • •

Zindywidualizowana integracja (Therefore™ API) • • • •

© Therefore Corporation 2014Wszelkie produkty lub rozwiązania firm trzecich, o jakich mowa w niniejszej broszurze mogą być znakami handlowymi i/lub zarejestrowanymi znakami handlowymi odpowiednich właścicieli. Wydawca oraz autor nie roszczą sobie praw do tych znaków handlowych. Niezależnie od tego, że dokument był przygotowywany z należytą starannością, wydawca i autor nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za błędy lub pomyłki, ani za szkody, jakie mogłyby wyniknąć z zastosowania informacji zawartych w niniejszym dokumencie.

Canon Polska Sp. z o.o. ul. Gottlieba Daimlera 2 02-460 Warszawa, Polskawww.canon.pl