1

INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMUI

PODSTAWOWE DANE TECHNICZNE

FiK®FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

generacja 9.55wersja 3

dGame Computer StudioSpółka Akcyjna

2

Do czego służy program FiK®..................................................................................4To co najważniejsze w programie FiK® ...................................................................4Zgodność dokumentacji z oprogramowaniem FiK®.................................................51.Instalacja oprogramowania....................................................................................5

1.1.Wymagania programu ....................................................................................51.2.Pierwsza instalacja..........................................................................................51.3.Instalacja uaktualnień .....................................................................................51.4.Instalacja łat....................................................................................................61.4.Wersja sieciowa..............................................................................................6

Wiele Ksiąg Handlowych na jednym komputerze. ..................................................62.Wdrożenie..............................................................................................................6

2.1.Nazwa Firmy ..................................................................................................62.2.Drukarka .........................................................................................................62.3.Kontrahenci (parametry).................................................................................72.4.1.Rejestry VAT...............................................................................................72.4.2.Rejestry przejściowe VAT...........................................................................82.5.Głośnik ...........................................................................................................82.6.Lata księgowe.................................................................................................82.7.Polskie litery ...................................................................................................92.8.Operatorzy i ich kompetencje.........................................................................92.9.Pozostałe.........................................................................................................92.10.Plan kont.....................................................................................................102.11.Likwidacja roku księgowego......................................................................11

3.Księgowanie ........................................................................................................113.1.Księgowanie BO...........................................................................................123.2.Księgowanie obrotowe .................................................................................12

3.2.1.Obsługa paczek......................................................................................123.2.2.Schematy dekretacji...............................................................................273.2.3.Pobieranie danych z innych systemów ..................................................31

3.3.Zamknięcie roku ...........................................................................................393.4.Rozrachunki (istotne szczegóły w dodatku poświęconym rozrachunkom)..43

4.Inne możliwości systemu.....................................................................................454.1.Sterowanie wydrukami .................................................................................454.2.Administrator sieci .......................................................................................464.3.Księgowanie walutowe.................................................................................464.4.Wyszukiwanie kwot .....................................................................................474.5.Zestawienia definiowane ..............................................................................494.6.Skąd biorą się syntetyki ................................................................................514.7.Przeglądarki tabel i wyszukiwarki................................................................514.8.Kontrahenci i ich obsługa .............................................................................544.9.Konfiguracja dowolnych programów z menu DODATKI ...........................57

5.Rejestry VAT.......................................................................................................586.Deklaracje............................................................................................................59

6.1.Deklaracje DOS............................................................................................616.2.Deklaracje Windows ....................................................................................61

7.Zetawienia i wydruki ...........................................................................................627.1.Zestawienia Księgowe..................................................................................627.1.2.Obejmujące tylko dane zaksięgowane (bez danych paczkach) .................637.1.3.Obejmujące dane zaksięgowane i z paczek ...............................................647.2.Zestawienia VAT..........................................................................................667.2.Zestawienia dotyczące rozrachunków ..........................................................66

8.Bezpieczeństwo danych.......................................................................................66DODATKI..............................................................................................................66

A.Struktura katalogów........................................................................................66B.Struktura istotnych zbiorów............................................................................67C.Format zbioru do importu danych...................................................................75D.Wykaz błędów wczytania danych z innych systemów ...................................81E.Program PASÓWKA ......................................................................................82F.Program LEGAL .............................................................................................84G.Praca w trybie WIELOFIK.............................................................................85

3

G.1.Instalacja pakietu FiK® ............................................................................86G.2.Instalacja klucza generacji .......................................................................86G.3.Instalacja wersji sieciowej .......................................................................87G.4.Instalacja wielu ksiąg handlowych programem FIKWIELO.EXE..........87

G.4.1.Wprowadzenie zgromadzonych wcześniej danych do struktury wielofik 90G.5.Instalacja uaktualnień ..............................................................................91G.6.Instalacja łat .............................................................................................91

H.Obsługa rozrachunków ...................................................................................91H.1.Uzgadnianie w kartotece faktur (rozrachunki) ........................................91H.2.Uzgodnienie stanów.................................................................................96H.3.Odsetki i upomnienia ...............................................................................97H.4.Rozrachunki w paczce. ............................................................................97H.5.Obsługa archiwum.................................................................................101H.6.Kontrola jakości rozrachunków.............................................................101H.7.Usuwanie archiwum ..............................................................................101H.8.Pobieranie danych z księgi głównej do rozrachunków..........................101

I.Wersja sieciowa programu FiK®....................................................................102I.1.Wstęp.......................................................................................................102I.2.Możliwości pracy w sieci komputerowej ................................................102I.3.Przygotowanie stanowisk pracy do wersji sieciowej ..............................102I.4.Wydajność systemu FiK® w pracy sieciowej ..........................................102I.5.Zmiana systemu FiK® na wersję sieciową ..............................................103I.6.Koncepcja pracy systemu FiK® w wersji sieciowej ................................103I.7.Możliwości pracy operatorów na różnych stanowiskach ........................103I.8.Opcje FiK® dostępne w wersji sieciowej ................................................103I.9.Obsługa wydruków w wersji sieciowej FiK®..........................................103I.10.Problem z NetWare ...............................................................................104

J.Ustawienie drukarki .......................................................................................104K.Program FiK® a ustawa o rachunkowości ....................................................106

4

Do czego służy program FiK®

Skrót FiK pochodzi od słów Finanse i Księgowość. Jest to program typowo finansowo księgowy, który pozwala obsłu-giwać księgi prawa handlowego wraz z rejestrami VAT i rozrachunkami. Program obsługuje deklaracje VAT7, VAT-UE, CIT2, PIT5 i PIT5L, a także może importować dane potrzebne w księgowaniu z każdego innego systemu. Programnie służy do grania, fakturowania i wystawiania.

To co najważniejsze w programie FiK®

Program FiK jest całkowicie analityczny. Syntetyki powstają po przeliczeniu odpowiednich analityk. W ten sposóbmamy rozwiązany problem zgodności syntetyki z analityką. Program obsługuje następujące podstawowe kartoteki:• Księga główna (zapisy księgowe)• Plan kont• Kontrahenci• Rozrachunki• Rejestry VAT, zakupu i sprzedaży, zarówno właściwe jak i przejścioweKsięgowanie odbywa się poprzez paczki. Opis czym są paczki znajduje się w dalszej części dokumentacji. Wprowadzasię tam dane o dekretach księgowych, dokumentach VAT i ewentualnie rozrachunkach. Dopóki dane znajdują się wpaczce, nie są zaksięgowane. Przy zaksięgowaniu paczki program FiK sprawdza ich poprawność i jeśli są bilansowe izawierają wszystkie dokumenty VAT wtedy:1. Zostanie wykonana kopia paczki. W razie awarii lub innej sytuacji można odtworzyć paczkę (klucz F9 na ekranie

obsługi paczek)2. Dane o dekretach idą do księgi głównej i ich modyfikacja już nie jest możliwa w programie FiK. W sytuacjach

szczególnych można skorzystać z programu PASOWKA w celu ich modyfikacji bądź uzupełnienia3. Dane z dokumentów VAT idą do rejestrów VAT (lub rejestrów przejściowychVAT) i można nimi manipulować

przy użyciu opcji REJETRY VAT. Można przenosić dane z rejestrów przejściowych VAT do rejestrów właści-wych. Przez rejestry właściwe uznaję te, które wchodzą do deklaracji VAT. Rejestry przejściowe, to takie, którenie wchodzą do deklaracji i wydruków rejestrów i mogą zostać przeniesione do rejestrów właściwych w odpo-wiednim momencie.

4. Dane o rozrachunkach idą do rozrachunków, niezależnie od tego czy są „wypunktowane”. Jeśli nie można byłopunktować rozrachunków w paczce, można to zrobić w kartotece rozrachunków. Po wypunktowaniu rozrachunkusystem bada czy saldo dokumentu (faktura i zapłaty) mają saldo 0.00. Jeśli tak, rozrachunki znikają z kartoteki roz-rachunków i przechodzą do archiwum. Można je stamtąd zawrócić do rozrachunków

Kontrahentów należy wprowadzać dynamicznie w miarę potrzeb, najlepiej w paczce. Założenie kontrahenta powodujezałożenie odpowiadającego mu konta w planie kont. Jest też możliwe zakładanie kontrahentów bez analitycznych kontksięgowych (tylko na potrzeby rejestrów VAT)Kartoteka rozrachunków i VAT, oraz zmiany w nich dokonywane nie mają żadnego wpływu na księgę główną, są odsiebie całkowicie niezależne.Wspólne dane programu FiK dla wszystkich lat księgowych to:1. Kontrahenci2. RozrachunkiDane dotyczące roku księgowego to:1. Zapisy księgowe2. Plan kontŁatwo zauważyć, że wszystkie lata księgowe mają identyczny dostęp do kartotek kontrahentów i rozrachunków i za-mknięcie roku księgowego niczego w tych kartotekach nie zmienia.Kartoteki planu kont i zapisów księgowych są inne dla każdego roku księgowego i każdy rok księgowy może mieć in-ny plan kont. Wyjątkiem są konta kontrahentów, wspólne dla wszystkich lat księgowych. Nie zalecamy zmian syntetykkontrahentów w poszczególnych latach księgowych.

UWAGA! Czytaj w dolnej części ekranu help (na niebieskim tle). Uzyskasz w ten sposób informacje, jakie funkcje i zestawieniasą dostępne i jak je zrealizować. Jest to o tyle istotne, że w niniejszej dokumentacji opisane są najważniejsze funkcjeistotne dla pracy systemu, natomiast sporo funkcji i zestawień, jako pomocnicze i nie mające większego wpływu napracę systemu FiK, nie jest opisane.

UWAGA!

5

Pod żadnym pozorem proszę nie używać programów do edycji zbiorów DBF na oryginalnych bazach. Można to robićtylko na kopiach. Szczególnie niebezpieczny jest program EXCEL, który zmienia struktury zbiorów DBF i w konse-kwencji może to doprowadzić do awarii, lub co gorzej, utraty danych.

UWAGA! Wersja demonstracyjna umożliwia zaksięgowanie 500 dekretów. Wszystkie pozostałe funkcje działają identycznie.

Zgodność dokumentacji z oprogramowaniem FiK®

Niniejsza dokumentacja zgodna jest z systemem FiK® wersja 9.55g. Jeśli otrzymacie Państwo inną wersję systemuFiK® to dostarczane przez nas uaktualnienia opisane są w zbiorze czytaj.to!, który podczas instalacji zostaje zeskłado-wany w katalogu, w którym znajduje się system FiK®. Zbiór ten zapisany jest w formacie pliku tekstowego co umożli-wia jego wydruk na dowolnej drukarce i w dowolnym systemie operacyjnym. Nieopisane funkcje systemu FiK® okre-ślone są w menu pojawiającym się na ekranie (niebieskie tło w dole ekranu). W razie chęci uzyskania większej ilościszczegółów prosimy dzwonić na dyżur. Sama dokumentacja jest bardzo uproszczona i zawiera podstawowe wytycznedotyczące obsługi programu FiK®, gdyż jej poprzednia wersja co do objętości zbliżała się do 200 stron i nikt jej nieczytał (w każdym razie niewiele osób). Najnowsza wersja dokumentacji znajduje się również na naszej stronie inter-netowej i jest do ściągnięcia (strona www.dgcs.com.pl)

1.Instalacja oprogramowaniaJeśli pierwszy raz instalujesz program, przeczytaj pkt.2, jeśli masz już program, a zakupiłeś uaktualnienie, przeczytajpkt.3. Jeśli jednak w trakcie roku zachodzi potrzeba zmian w oprogramowaniu, to nasza firma udziela bezpłatnego ser-wisowania przy pomocy łatek do programu. Jak wstawić łatki (uaktualnić program) – o tym w pkt. 4.

1.1.Wymagania programu• Komputer zgodny z PC• System operacyjny akceptujący DOS (DOS, Windows)• Minimum 640 RAM• 10 MB HDD – w trakcie pracy bazy danych będą się powiększały i zajmowały więcej miejsca• drukarka dowolnego typu• zalecane jest urządzenie do kopiowania danych – np. CD-W (nagrywarka)

1.2.Pierwsza instalacjaNajwygodniej zrobić to standardowo, w katalogach takich jak proponuje nasza firma, tzn c:\dgcs\fik. Pierwsza częśćoznacza nazwę firmy, natomiast dalsza część katalogu (FIK) jest stała i nie powinno jej się zmieniać. Prześledźmy po-stępowanie:• włóż płytkę CD do napędu• znajdź katalog w którym występuje skrót FiK• uruchom SETUP.EXE• zapoznaj się z umową licencyjną i jeśli Ci odpowiada przejdź dalej• wprowadź numer seryjny i klucz aktywacji (dla wersji DEMO wystarczy w numerze seryjnym podać DEMO)• wybierz te produkty, które chcesz zainstalować• zdecyduj się na katalog (proponujemy pozostawić ustawienia domyślne)• wciśnij DALEJ• w czasie instalacji programu FiK® zacznie działać program LEGAL. Jego obsługa opisana jest w odpowiednim

dodatku• po zainstalowaniu się oprogramowania ustaw parametr FILES na minimum 70

• w DOS, Windows do 98 parametr ten należy ustawić w zbiorze CONFIG.SYS• w Windows XP i 2000 parametr ten ustawiamy w zbiorze c:\windows\sytem32\config.nt

• Jeśli chcesz pracować na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z w odpowiednim dodatku (WIELO-FIK)

• Jeśli chcesz pracować z wersją sieciową zapoznaj się z odpowiednim dodatkiem (wersja sieciowa)

1.3.Instalacja uaktualnień• wykonaj kopię Twoich baz danych

6

• postępuj identycznie jak w 1.2, wskazując katalogi w taki sposób, aby uaktualnienie przebiegło na istniejących ba-zach danych

• Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z odpowiednim dodatkiem (WIELOFIK)• Jeśli pracujesz z wersją sieciową zapoznaj się z odpowiednim dodatkiem (wersja sieciowa)

1.4.Instalacja łat• Wejdź przez internet na stronę www.dgcs.com.pl.• Wejdź do uaktualnień• Wejdź do księgi handlowej (FiK®)• Odszukaj odpowiednią łatę (np. 953b53c oznacza łatę z wersji 9.53b do wersji 9.53c)• Pobierz łatę i wgraj ją do tego katalogu na swoim komputerze, w którym jest program FiK®

• Wykonaj łatę traktując ją jako program (aplikację)• Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z odpowiednim dodatkiem (WIELOFIK)• Jeśli pracujesz z wersją sieciową zapoznaj się z odpowiednim dodatkiem (wersja sieciowa)

1.4.Wersja sieciowaJeśli korzystasz z wersji sieciowej, pamiętaj, że każde uaktualnienie oprócz łatki przywraca wersję jednostanowiskową.Aby nadać programowi status wielostanowiskowy należy będąc w katalogu FiK® wykonać program FIK_NET.EXE iodpowiednio FIK_NET1.EXE jeśli korzystasz z dolnej pamięci komputera. Numer seryjny i klucz aktywacji potrzebnydo uaktywnienia wersji sieciowej znajduje się w zbiorze HASLO w katalogu FiK. Pamiętaj aby był ustawiony SETNET_FIK w każdym komputerze. Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z odpowiednimdodatkiem (WIELOFIK). Więcej szczegółów znajdziesz w dodatku (wersja sieciowa).

Wiele Ksiąg Handlowych na jednym komputerze.Ponieważ program instalacyjny rozpowszechniany wraz z programem „Księga Handlowa” - FiK® umożliwia wielo-krotną instalację na dysku w różnych katalogach, odstąpiliśmy od produkcji specjalnej wersji dla biur rachunkowych.Na jednym komputerze można efektywnie prowadzić kilkanaście ksiąg handlowych (ze względu na czas dostępu dojednostki), rozszerzyliśmy prawo użytkownika w Umowie Licencyjnej o możliwości wielokrotnej instalacji na jednymkomputerze. Jednocześnie przypominamy, że Umowa Licencyjna dostarczana razem z programem zezwala na użytko-wanie go tylko na jednym komputerze. Szczegóły omawia odpowiedni dodatek (WIELOFIK)

UWAGA! W celu zainstalowania ww. programu na kilku komputerach, należy kupić odpowiednią ilość programów z licencją.

2.WdrożenieTo te czynności, które należy wykonać jednorazowo przed przystąpieniem do właściwej codziennej pracy

2.1.Nazwa FirmyUstaw ją w programie FiK® korzystając z opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ NAZWA FIRMY

2.2.DrukarkaUstaw ją w programie FiK® korzystając z opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ DRUKARKA• Jeśli drukarka jest podłączona do złącza LPT1 można wykorzystać sterowniki do drukarek:

• Epson9 lub 24 (ilość igieł w drukarce igłowej)• IBM9 lub 24 (ilość igieł w drukarce igłowej)• LC200 (igłówka)• OKI128 (igłówka)• HPLJ4L (laserowa)• HPLJIIP (laserowa)• HPLJIII (laserowa)• HPDJ550 (atramentowa)• STYL800 (atramentowa)

7

• Każdą inną drukarkę Windowsową można obsługiwać sterownikiem DOS->WIN, ale należy pamiętać, że wtedynależy ustawić ADMINISTRACJA \ POSKIE LITERY \ Wybór polskich znaków na drukarkę jako WINDOWS.Po wybraniu tego typu drukarki uruchomiony zostanie program konfiguracyjny w Windows obsługujący ten ste-rownik. Zalecamy:• Czcionkę COURIER NEW• Długość strony w wierszach na taką samą jak programie FIK®

• Interface wyłączony• Typ drukarki – software• Wybór drukarki – domyślna• Liczba wierszy – identyczna jak w programie FiK. Należy nieparzystej liczby wierszy, a w szczególności

liczb, które są pierwszymi. Dobrymi liczbami są liczby podzielne przez 4 np. 64, 68, 72 itd.• Pamiętaj, że im mniejsza rozdzielczość drukarki, tym będzie ona chodziła szybciej, co można ustawiać w kon-

figuracji drukarki• Jeśli mimo tych zaleceń będziesz miał(a) kłopoty z drukowaniem, zastanów się czy nie ma nowszego drivera

do drukarki w internecie

UWAGA! Więcej szczegółów o ustawieniu drukarki znajdziesz w dodatku poświęconym drukarkom

2.3.Kontrahenci (parametry)Zadaniem jest określenie syntetyk kontrahentów. Analityki będą powstawały w trakcie pracy.Wchodzimy w programie FiK® do opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KONTRAHENCI. Mamy przykłado-wo:

W dostawcach syntetyką będzie 200. (patrz pierwszy wiersz). Ponieważ mamy tu grupy dostawców wobec tego syn-tetykami będą również 200/00 i 200/08. W odbiorcach mamy syntetyki 201 i 202.

2.4.1.Rejestry VATMamy za zadanie pokazać, do których kont księgowych będą przyczepione rejestry VAT. Podczas księgowania wpaczkach, dekret na konto „VATowskie” spowoduje wejście do dokumentu VAT.• Jeśli nie ma konta VAT w planie kont to je załóż w opcji KONTA \ PLAN KONT \ F2• Wejdź do REJESTRY VAT \ KONTA VAT

8

• Naciśnij F2 (zakładanie)• Określ strony konta, które są „przyczepiane” do odpowiedniego rejestru. Np.:

Teraz do konta 220 po stronie MA mamy „przypięty” rejestr sprzedaży. W ten sam sposób możemy określić rejestr za-kupu. Rejestrów sprzedaży i zakupu może być dowolna ilość. Rejestry zakupu i sprzedaży można określić na tym sa-mym koncie księgowym po obu jego stronach.

2.4.2.Rejestry przejściowe VATMożemy uaktywnić rejestry przejściowe VAT. Rejestry te to takie, które nie uczestniczą w deklaracji VAT i nie ma ichna zestawieniach VATowskich. Uaktywnienia należy dokonać w opcji REJESTRY VAT \ REJESTRY PRZEJŚCIO-WE \ DOWIĄZANIE DO PLANU KONT. Teraz będzie można w paczce księgować rejestry VAT przejściowe, a na-stępnie przenosić dokumenty VAT z rejestru przejściowego do właściwego

2.5.GłośnikZadaniem jest ustawienie głośnika komputera w taki sposób aby dawał sygnały dźwiękowe lub też nie dawał. Sygnałyte dotyczą pobierania danych z innych systemów, niektóre komunikaty o błędach, tworzenie zbiorów drukarskich. Abydokonać zmian wejdź do opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ GŁOŚNICZEK

2.6.Lata księgoweTy określamy zakres dat przy poszczególnych latach księgowych. Jeśli Twoim zakresem są daty od 1 stycznia do 31grudnia tego samego roku, to nie musisz robić nic. Jeśli jest inaczej należy określić zakres dat w opcji ADMINISTRA-CJA \ PARAMERTY \ LATA KSIĘGOWE. Dla przykładu:

9

Rok księgowy 2004 zaczyna się 01.01.2003 a kończy 30.11.2004. Rok księgowy 2005 zaczyna się 01.12.2004 a koń-czy 31.12.2005. Pamiętaj aby wchodząc do programu FiK® podawać właściwy rok księgowy.

2.7.Polskie literyWejdźmy do opcji ADMINISTRACJA \ POLSKIE LITERY. Zadaniem jest określenie polskich liter jakie będą wystę-powały w bazie danych, na monitorze i drukarce. Polskie litery w bazie danych i na monitorze są identyczne. Mogą onebyć różne od polskich znaków na drukarce. Stąd w opcji tej mamy dwa ekrany. Pierwszy z nich określa polskie znaki wbazie danych i na monitorze. Drugi to polskie znaki do wydruków.Baza danych i monitor:• Zalecamy LATIN2 IBM (strona kodowa 852)• Na ekranie od razu widać czy dany standard znaków jest poprawnie odczytywany i należy go wybrać

Drukarka:Należy wybrać taki standard polskich znaków, który jest akceptowany przez drukarkę. Jest tu kilka wyjątków:• Jeśli mamy drukarkę igłową starego typu bez polskich znaków to można wybrać symulację polskich liter na dru-

karce• Jeśli używamy sterownika drukarki DOS->WIN (dla drukarek typowo Windowsowych) należy wybrać standard

polskich znaków WINDOWS

2.8.Operatorzy i ich kompetencjeStandardowo po instalacji programu FiK® jest zainstalowany operator adm (skrót od administratora) z hasłem dgcs.Nie powinno się go używać w pracy codziennej. Jest to o tyle niebezpieczne, że adm nie na żadnych ograniczeń i łatwomożna zniszczyć księgi handlowe np. przy pomocy opcji KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ ZEROWANIE STA-NÓW. Hasło administratora należy zmienić używając opcji ADMINSTRACJA \ PARAMETRY \ ZMIANA HASŁA,zapisać je na kartce i schować w kasie pancernej u szefa firmy. Teraz tworzymy nowych operatorów i nadajemy imuprawnienia w opcji ADMINSTRACJA \ KOMPETENCJE OPERATORÓW \ F2 i F5. Poszczególnym osobom nada-jemy uprawnienia, na które zezwoli im kierownictwo firmy. Teraz dany operator wchodząc do programu FiK® podajeswoją nazwę operatora i swoje hasło.

2.9.PozostałePozostałe opcje wdrożenia nie mają już zasadniczego znaczenia, ale należy o nich wspomnieć dla porządku.• FORMULARZE

Tutaj określamy formularze na których będą drukowane upomnienia i noty odsetkowe. Standardowo jest ich 3.Należy je zmienić i dostosować do potrzeb własnego przedsiębiorstwa. Można też tworzyć własne. Numery

10

formularzy są z zakresu 1 – 99. Podczas wypełniania formularzy można zmieniać to co jest na białym polu.Pola czarne wypełnia komputer podczas wystawiania upomnień i not odsetkowych.

• WYDRUK DZIENNIKATutaj określamy czy podczas wydruku dziennika będą drukowane nazwy paczek, czy też określenie operatora,który jako ostatni zmieniał dekret, przed jego zaksięgowaniem

• TABELA PODATKÓWJuż nie stosowane, ale niektórzy użytkownicy przyzwyczajeni są do opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PIT5,CIT2, RACHUNEK WYNIKÓW \ F7 i F8. Opcja ta jeszcze będzie funkcjonowała przez jakiś czas i zostaniewycofana. Została ona zastąpiona opcją SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIA DEFINIOWANE \ RA-CHUNEK ZYSKÓW I STRAT (dwa warianty), nowocześniejszą i w pełni zgodną z ustawą o rachunkowości)

• DRUK PARAMETRÓWSłuży do wydrukowania aktualnie określonych parametrów programu FiK®, oraz do sprawdzenia działaniadrukarki (zawsze tylko jedna strona wydruku)

• KATALOG DEKLARACJIOkreśla w jaki katalog mają zostać wpisane dane księgowe do deklaracji PIT5, PIT5L, VAT7, CIT2. W kata-logu tym znajdują się programy do drukowania i przeliczania deklaracji. Standardowo jest tam ..\deklar i niezalecamy zmiany katalogu, chyba, że deklaracje mają być uruchamiane z innych podkatalogów. Parametr tenmusi być identyczny z katalogiem wywoływania programu deklaracji w opcji DODATKI \ GENEROWANIEMENU \ pole KATALOG DOSTĘPU

• TYPY DZIENNIKÓWJeśli używacie więcej niż jednego rodzaju dziennika należy je wprowadzić w opcji ADMINISTRACJA \ PA-RAMETRY \ TYPY DZIENNIKÓW. Wtedy paczki w opcji KSIEGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DO-KUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ OBSŁUGA PACZEK \ F7 (typ dziennika) można określać tak jak zde-finiowany typ dziennika. Jeśli nie dokonamy określenia typu dziennika w paczce, będzie to paczka powiązanaz uniwersalnym typem dziennika. Ma to wpływ na wydruki w opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ WYDRUKDZIENNIKA. Po podaniu parametrów wydruku można wybrać z menu odpowiedni typ dziennika.Całość nie dotyczy tych z Państwa, którzy używają jednego dziennika (wtedy nie potrzeba określać typówdziennika w paczkach)

• IMPORT DANYCH – FAKTURA SPRZEDAŻYPrzy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dGCS dokumenty sprzedaży mają symbol WZ. Możnazamienić nazwę dokumentu na FV

• IMPORT DANYCH – NAZWA KONTRAHENTAPrzy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dGCS nazwa kontrahenta zostaje wprowadzona tuż zanumerem dokumentu. Dotyczy to dokumentów sprzedaży i zakupu

• IMPORT DANYCH – FAKTURA ZAKUPUPrzy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dGCS dokumenty zakupu mają symbol PZ. Możnazamienić nazwę dokumentu na FV

• IMPORT DANYCH – STEROWANIE ZAKUPEMPrzy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dGCS dokumenty zakupu „ustawione” w magazyniejako inwestycyjne można traktować jako towar lub usługę. Ma to takie praktyczne zastosowanie, że można wfakturze zakupu potraktować transport jako „inwestycję” a przy imporcie danych do FiKa dekretację możnaprzeprowadzić na konto transportu zakupowego.

• PACZKA – KONTA KSIĘGOWEW paczce, podczas jej przeglądania, widoczne są nazwy kont księgowych z dekretów

• PACZKA – KOLORY NAGŁÓWKÓWMożna wyregulować kolory dokumentów i nagłówków w paczce, stosownie do potrzeb, tak aby paczka miałanajbardziej przyjazny wygląd

• POZOSTAŁETutaj można ustawić długość pracy brzęczyka przy komunikatach

2.10.Plan kontTeraz trzeba określić zakładowy plan kont. Określamy tu tylko konta analityczne, ale takie, które nie są kontami rozra-chunkowymi (kontrahentów). Konta kontrahentów określane są w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ OBSŁUGA lubbezpośrednio w paczce wprowadzając dane księgowe obrotowe. Jeśli podczas otwierania roku księgowego (przypierwszym wejściu do roku księgowego w programie FiK®) wprowadzimy standardowy plan kont (Ministerstwo Fi-nansów) to należy go tylko zmodyfikować i dostosować do własnych potrzeb. Jeśli wprowadzimy pusty plan kont,wtedy trzeba wprowadzić cały zakładowy plan kont.Syntetyki określane są automatycznie przez program FiK®. Jeśli nie jest to wystarczające możemy zdefiniować dodat-kowe syntetyki, ale o tym dalej w dokumentacji.

11

UWAGA! Kontrahenci posiadający konta księgowe są obsługiwani tylko i wyłącznie w module KONTA \ KONTRAHENCI \OBSŁUGA lub kiedy okienko obsługi kontrahentów „pokaże się” przy innych modułach. Jeśli chcemy zakładać nowe-go kontrahenta, nie zalecamy wymyślania numeru analitycznego konta kontrahenta, ale skorzystanie z mechanizmówF2 i F5 (zakładanie nowego kontrahenta, automatyczne nadanie analitycznego numeru konta kontrahenta)

2.11.Likwidacja roku księgowegoJeśli z jakichś powodów (np. pierwsze próby) uznamy, że coś jest nie tak, możemy zlikwidować cały rok księgowy.Wystarczy w tym celu (ale nie programem FiK®) wejść do katalogu FiKa i zlikwidować podkatalog z całym rokiemksięgowym, np. ROK2004.

3.KsięgowanieSkłada się z dwóch niezależnych części. Jedna z nich to księgowanie BO. Można je wprowadzić w dowolnym czasie,przed, po lub w trakcie księgowania obrotowego. Można wprowadzać dowolną liczbę dokumentów BO dla jednegokonta, ale dopiero ich suma da właściwe BO danego konta. Księgowanie obrotowe przeprowadza się poprzez tzw.Paczki. Paczkę można wprowadzić i ją zapisać (klucz F5) i będzie można powrócić do jej obsługi. Po zaksięgowaniupaczki (klucz F6), dokumenty księgowe przechodzą do księgi głównej i podlegają wydrukowi dziennika i zestawieniuobrotów i sald, dokumenty VAT przechodzą do rejestrów VATowskich, dokumenty przejściowe VAT wchodzą do re-jestrów przejściowych, a dokumenty rozrachunkowe przechodzą do kartoteki faktur a sama paczka znika (uniemożli-wia to podwójne księgowanie). Księga główna, rejestry VAT, rejestry przejściowe VAT i rozrachunki są czteremakartotekami niezależnymi od siebie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księga główna nie podlega modyfikacjom (wsytuacjach szczególnych służy do tego program PASÓWKA). Rejestry VAT i rejestry przejściowe VAT można mody-fikować (dopisywać, usuwać i modyfikować dokumenty VAT) w opcjach REJSETRY VAT \ ZAKUPU i SPRZEDA-ŻY oraz w REJESTRY PRZEJŚCIOWE \ ZAKUPY i SPRZEDAŻ. Dokumenty rozrachunkowe znajdziesz w opcjiKONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI.Zmiany w którejkolwiek z kartotek nie mają wpływu na pozostałe. Podczas księgowania paczka jest dokumentem ko-ordynującym wszystkie te kartoteki.Paczka aby została zaksięgowana musi spełniać następujące warunki:• Saldo paczki musi być równe 0.00• Saldo każdego dokumentu w paczce musi być równe 0.00• Dla każdego dekretu w paczce muszą istnieć odpowiedniki kont księgowych w planie kont• Dla każdego dekretu na konto VATowskie musi istnieć odpowiedni dokument VAT i kwota podatku VAT w tym

dokumencie musi być zgodna z kwotą dekretu na konto VATowskie• Dla każdego dekretu na konto przejściowe VAT musi istnieć odpowiedni dokument VAT i kwota podatku VAT w

tym dokumencie musi być zgodna z kwotą dekretu na konto przejściowe VATowskie

W związku z częstymi pytaniami warto powiedzieć kilka słów o tym, czym jest paczka:

Paczka to skrócona nazwa „paczki dokumentów księgowych”. Jest to pewien zestaw dokumentów księgowych o jed-nym wspólnym wyróżniku. Wyróżnikiem tym jest wspólna przynależność do jakiejś grupy dokumentów księgowych.Oznacza to, że w „paczce” znajdują się dokumenty w jakiś sposób powiązane ze sobą logicznie (może to być jedendzień księgowania, teczka z przychodami za tydzień, jakaś ilość dokumentów dotyczących jednej sprawy itd.). Przy-kładowo może się tam znaleźć: raport kasowy z załączonymi dokumentami KP i KW, polecenie księgowania, polecenieprzelewu, lista płac, rachunki za telefon itd. Oczywiście, z jednego dnia lub okresu księgowego może być kilka paczek.Wtedy paczki te będą podzielone tematycznie, np.: paczka kosztów, paczka dochodów itd., lub mogą być podzielone napaczki dokumentów organizacyjnie przypisane danej osobie.

PRZYKŁAD Jeśli mamy trzech pracowników księgowości, to każdego dnia mogą powstawać po trzy paczki dokumentów, za któreodpowiadają poszczególni pracownicy.

Organizacja pracy i proces powstawania paczek jest sprawą indywidualną każdego przedsiębiorstwa. Można całkowi-cie dowolnie ustalić zasady tworzenia paczek dokumentów. Wprowadzenie danych do programu i zaksięgowanie od-bywa się paczkami. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, paczka składa się z dokumentów. Dokument komputerowy od-powiada dokumentowi na papierze (np. polecenie przelewu). Każdy dokument może składać się z wielu pozycji. Do-kument komputerowy również może się składać z wielu pozycji odpowiadających pozycjom w dokumentach wielopo-zycyjnych, bądź kilku dekretom dotyczącym jednego dokumentu.

12

3.1.Księgowanie BOUżywaj opcji KSIĘGOWANIE \ KSIĘGOWANIE BO. Pamiętaj aby datą BO był początek roku księgowego. W in-nych sytuacjach dokument BO wejdzie do obrotów. Jeśli dokument BO dotyczy kontrahenta należy zadecydować, czyma on również wejść do kartoteki faktur (rozrachunków)

3.2.Księgowanie obrotoweDokonujemy tego w paczkach w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWA-NIA \ OBSŁUGA PACZEK. Po uzgodnieniu treści paczek dokonujemy ich zaksięgowania. Paczka wówczas znika

3.2.1.Obsługa paczekDokonujemy tego w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ OB-SŁUGA PACZEK. Wielkość paczki jest ograniczona do 10000 wierszy (ilość na tyle duża, że można przyjąć, że pacz-ka jest nieograniczona).Księgowanie odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy z nich to wprowadzenie danych o księgowaniach, dokumentachVAT i rozrachunkach do paczek. Wprowadzenie danych do paczek nie jest równoznaczne z ich zaksięgowaniem.Można te dane zmieniać lub usuwać. Drugim etapem obsługi paczek jest ich zaksięgowanie (klucz F6). W czasie księ-gowania wykonywane są czynności:• Dane księgowe przechodzą do księgi handlowej• Dokumenty VAT przechodzą do rejestrów VAT• Rozrachunki przechodzą do kartoteki faktur (rozrachunków)• Wykonywana jest kopia paczki do archiwum paczek (można taką paczkę odzyskać w obsłudze archiwum paczek)• Paczka znika (zabezpieczenie przed podwójnym księgowaniem)Podczas obsługi paczek mamy dostępne klucze:♦ F2 nowa paczka – jeśli zakładamy nową paczkę♦ Enter – jeśli chcemy modyfikować paczkę już istniejącą♦ Alt+F – wyszukiwanie paczek o zadanych parametrach♦ F7 zmiana typu dziennika dla paczki (definicje typów dzienników w ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ TYPY

DZIENNIKÓW). Jeśli ktoś prowadzi tylko jeden dziennik główny w pole typ dziennika nic nie wpisuje♦ F9 wejście do archiwum paczek. Można tą drogą odzyskać utraconą paczkę.

Techniczna strona wprowadzania danych - paczek:Po wywołaniu opcji: KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE dokumentów do księgowania \ OBSŁUGA PACZEK,pojawi się tabela z danymi identyfikującymi paczkę: nazwa paczki, data paczki i operator, który utworzył paczkę oraztyp dziennika. Jeśli wprowadzamy nową paczkę, należy wcisnąć klawisz [F2] napisać nazwę paczki i podać datę pacz-ki oraz jej typ (jeśli korzystamy z jednego dziennika wówczas nie podajemy nic). Data paczki nie pokrywa się z datąksięgowania dokumentów w paczce, jednak data księgowania poszczególnych dokumentów w paczce zostanie domyśl-nie „ustawiona” na taką samą jak data paczki. Oczywiście datę księgowania dokumentów możemy zmieniać. Jeślichcemy pracować z paczką już wcześniej wprowadzoną, to należy „najechać” na nią i nacisnąć klawisz [Enter]. Możnadokonywać przeszukania tabeli paczek korzystając z klawiszy [PgDn], [PgUp] i strzałek oraz przeszukiwarki [Alt+F].Pomocniczy opis znajduje się na ekranie. Po wejściu do paczki (klawisz [F2] dla zakładania i klawisz [Enter] dla mo-dyfikacji) pojawia się ekran, na którym dokonujemy obróbki paczki. Podczas obsługi tego ekranu (ekran paczki) obo-wiązują pewne reguły:

Zasady obowiązujące przy obsłudze paczki:♦ Jeśli kursor jest niewidoczny, musimy wybrać jedną z funkcji (opisane na dole ekranu), uruchamianą odpowiednim

kluczem. Są to:♦ F2 nowy dikument – jeśli zak.ładamy nowy dokument♦ F3 nowa pozycja – zakładanie dekretu dotyczącego dokumentu♦ F4 automat – mamy wcześniej przygotowany schemat dekretacji w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWA-

NIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ SŁOWNIK OPERACJI GOSPODARCZYCH♦ F5 exit – wyjście z paczki i zapisanie paczki. Można do niej powrócić później♦ F6 księgowanie – paczka zostanie zaksięgowana i zniknie♦ F7 inne funkcje – czynności pomocnicze do zrealizowania w paczce, w zależności od potrzeb♦ F8 usuń dokument – usunięcie nagłówka dokumentu wraz ze wszystkimi dekretami dotyczącemi tego doku-

mentu♦ F9 usuń pozycję – usunięcie dekretu

13

♦ Enter – aktualizacja (zmiana danych) we wcześniej napisanym dekrecie lub nagłówku dokumentu♦ F10 – usunięcie całej paczki♦ F11 – wskazanie nazwa kont sięgowych w dekrecie (czyba, że pokazywanie nazw kont księgowych ustawione

jest na stałe w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ PACZKA \ KONTA KSIĘGOWE♦ Jeśli widać kursor, wówczas możemy wprowadzać dane (pola do wprowadzania danych pojawiają się w dolnej czę-

ści ekranu). Dotyczy to zarówno obsługi nagłówków dokumentów jak i dekretów dotyczących tych dokumentów♦ Błąd operatora spowoduje reakcję ze strony programu, który określi przyczyny powstania błędu.♦ Należy czytać pojawiające się komunikaty i odpowiednio na nie reagować.

Dodatkowa Informacja o dokumentach:Jeśli na ekranie głównym (środkowa część ekranu) przy dekretach pojawią się informacje:♦ znak ∗ mówi, że z dekretem stowarzyszony jest dokument VAT lub dokument przejściowy VAT, lub że dokument

VAT albo dokument przejsciowy VAT został pominięty przez operatora komputera w sposób świadomy (specjalnepolecenie przy wypełnianiu dokumentu VAT – [Ctrl+Z])

♦ znak # mówi, że z tym dekretem powinien być stowarzyszony dokument VAT lub dokument przejściowy VAT, alew chwili obecnej nie jest wypełniony

♦ znak ♠ (karciany znak pik) mówi, że kwota w dekrecie pochodzi z obliczeń walutowych wykorzystujących tabelekursowe

♦ znak ♦ (karciany znak karo) mówi, że dekret został skojarzony z dokumentem kontrahenta (może to być np. zapłataza konkretnie wskazaną przez operatora komputera fakturę). Znak ten pojawi się też przy fakturach z wypełnionymterminem płatności.

Dodatkowe pola na ekranie:♦ Okienko PACZKA z nazwą paczki oraz danymi liczbowymi całej paczki. W okienku znajduje się zawsze aktualne

podsumowanie strony winien i ma paczki oraz salda paczki. W okienku tym występuje DOKUMENT z nazwą do-kumentu i danymi liczbowymi dotyczącymi tego dokumentu, w którym obecnie się znajdujemy, tzn. tego doku-mentu, który jest podświetlony poziomym paskiem. W okienku znajduje się zawsze aktualne podsumowanie stronywinien i ma dokumentu oraz jego salda. (są to 3 pierwsze wiersze w paczce)

♦ Na spodzie ekranu znajduje się krótki opis aktualnie dostępnych kluczy sterujących i ewentualnie nazwy kont do-tyczących dekretu (o ile zostanie włączony odpowiedni parametr dotyczący obsługi paczek)

Opis kluczy sterujących w obsłudze paczki:[F2] Założenie nowego dokumentu w paczce. Od tego musimy rozpocząć wprowadzanie danych w paczce; po naci-

śnięciu tego klucza w dolnej części ekranu pojawią się cztery pola: Dokument, Treść dokumentu, dataksięgowania dokumentu i data operacji gospodarczej - przy czym domyślnie daty doku-mentu pojawią się takie same jak data paczki. W tym miejscu można zmienić daty dokumentu. Po naciśnięciuklawisza [F2] program przewinie paczkę, aż do pierwszego wolnego miejsca w paczce. Miesiąc księgowaniamusi być identyczny z miesiącem paczki. Rok w dacie księgowania musi być zgodny z rokiem księgowymwprowadzonym przy wejściu do programu i z rokiem w dacie paczki. W przeciwnym razie dokment nie zostaniezałożony.

[F3] Wprowadzenie pozycji dokumentu. Klucza tego używamy gdy chcemy wpisać konkretny dekret dokumentu.Operacji tej możemy dokonać jedynie wówczas, gdy założony jest jakikolwiek dokument w paczce (kluczem[F2]). Warto nadmienić, że użycie klucza [F3] spowoduje dopisanie nowego dekretu bezpośrednio za pozycjądokumentu, w której się znajdujemy. Oznacza to możliwość dopisywania nowych dekretów w dowolnym miej-scu paczki i w dowolnym dokumencie w paczce. Po użyciu klucza zostanie dopisana nowa pozycja, bezpośred-nio za pozycją, w której obecnie się znajdujemy; a po wprowadzeniu całej pozycji dokumentu, nie nastąpi po-wrót do menu wyboru kolejnego klucza funkcyjnego, ale program automatycznie przejdzie do wprowadzenianastępnej pozycji. Aby przerwać wprowadzenie pozycji należy nacisnąć klawisz [Esc], co spowoduje wyjściedo wyboru klucza funkcyjnego. Po wciśnięciu klucza [F3] wprowadzamy następujące dane:♦ KONTO PODSTAWOWE (WN):

• nr konta (dwie części);• kwota.

♦ KONTO PRZECIWSTAWNE (MA):• nr konta (dwie części);• kwota;

♦ Treść (opis pozycji dokumentu / dekretu).Jeśli na koncie podstawowym lub przeciwstawnym, w części syntetycznej numeru konta naciśniemy klawisz[Enter], wówczas księgowanie będzie jednostronne, co objawi się opuszczeniem konta podstawowego lub prze-

14

ciwstawnego. Jeśli będziemy chcieli dokonać księgowania na koncie, którego nie ma w naszym planie kont, toprogram nie zgodzi się na taką operację. Na polach dotyczących numerów kont księgowych dostępne są:• [shift]+[?] w ten sposób otrzymamy podpowiedź aktualnego planu kont.• Aby obsłużyć księgowe konta kontrahentów, należy użyć klawisza [Tab] dla odbiorców lub [shift]+[Tab]

dla dostawców.• [F4] – ostatnie dekrety kontrahentów – możemy im się przyjrzeć, ale można też pobrać numer konta i kwotę

ostatniego dekretu• Używając klawisza [F6] możemy podejrzeć stan, obroty i rozliczenie konta. Jeśli dokonamy księgowania,

które zostało zarejestrowane jako konto VAT lub konto przejściowe VAT (po odpowiedniej stronie), wów-czas na końcu dekretacji pojawi się dokument VAT sprzedaży lub zakupu, w zależności od tego czy kontoVAT znajduje się w rejestrze sprzedaży czy w rejestrze zakupów (dotyczy to odpowiednio rejstrów przej-ściowych VAT). Mamy wówczas do wyboru dwie możliwości:♦ Wypełniamy dokument VAT (patrz opis poniżej).♦ Nie wypełniamy dokumentu VAT (w pierwszym polu dokumentu VAT naciskamy klawisz [ESC]).

Na polach dotyczących kwot dostępne są klucze:• [F5] możliwość pracy z tabelami kursowymi. Dodatkowym efektem wprowadzenia informacji walutowej

będzie znak ♠ przy kwocie dekretu.• [F6] likwidacja informacji walutowej.• [F8] wprowadzenie terminu płatności orzy fakturze (robimy to na kwocie przypisanej do konta kontrahen-

ta). Więcej szczegółów znajdziesz w dodatku poświeconym rozrachunkom. Dodatkowym efektem dokona-nia kojarzenia zapłat z fakturami lub wprowadzenia terminu płatności będzie znak ♦ przy kwocie dekretu.

• [F9] kojarzenie zapłaty i faktury. Dodatkowym efektem dokonania kojarzenia zapłat z fakturami lub wpro-wadzenia terminu płatności będzie znak ♦ przy kwocie dekretu. Więcej szczegółów znajdziesz w dodatkupoświeconym rozrachunkom.

UWAGA! Na ekranie przy stronie księgowania pokaże się”#” dla nie wypełnionych dokumentów VAT i „*” jeśli dokument VATzostał wypełniony. Jeśli podczas wprowadzania dokumentu VAT dokonamy pominięcia tego dokumentu (klawisz[Ctrl+Z]), wówczas program będzie o tym pamiętał i przy dekrecie postawi znak „*”, co odpowiada obecności doku-mentu VAT. To samo dotyczy dekretów na kono przejściowe VAT

UWAGA! Jeśli wprowadzimy konto kontrahenta z kwotą zapłaty, konto księgowe z kwotą netto, zanim wprowadzimy dekret nakonto VATowskie (lub konto przejściowe VAT) wówczas będziemy mieli do czynienia z dwoma efektami: Kontrahent w dokumencie VAT będzie już określony i nie będzie potrzeby jego ponownego wyszukiwania w kar-

totece kontrahentów Jeśli dokument VAT na tylko jedną i to niezerową stawkę VAT wówczas zostanie automatycznie wyliczony. Moż-

na wtedy w dokumencie VAT użyć klawisza [Ctrl+W] co spowoduje akceptację całego dokumentu VAT

[F4] Wywołanie dekretu automatycznego. Pojawi się ekran zawierający wykaz zdefiniowanych operacji gospodar-czych (sposób definiowania operacji gospodarczych po wywołaniu operacji gospodarczej klawiszem [F4] znaj-duje się poniżej). Teraz można wybrać odpowiednią operację gospodarczą. Po zatwierdzeniu klawiszem [En-ter] pojawi się następny ekran. Ekran ten należy wypełnić podstawowymi danymi o dokumencie. Jeśli w defini-cji operacji gospodarczej znajduje się konto kontrahenta, wówczas dodatkowo pojawi się ekran z wykazemkontrahentów i trzeba wybrać już istniejącego kontrahenta, lub założyć nowego. Jeśli w definicji operacji go-spodarczej znajduje się konto VAT i kwota VAT, wówczas pojawi się dodatkowo ekran z dokumentem VAT.

[Enter] Aktualizacja. Naciskając klawisz [Enter] na podświetlonym dokumencie, możemy dokonać korekty tego do-kumentu (poprawić dokument, jego treść i daty dokumentu). Naciskając klawisz [Enter] na podświetlonym de-krecie dokumentu, możemy dokonać modyfikacji tego dekretu, łącznie z odpowiadającymi temu dekretowi do-kumentami VAT i rozrachunkami. Aby dotrzeć do odpowiadającego dekretowi dokumentu VAT, należy przejśćcały dekret używając klawisza [Enter]; wówczas automatycznie pojawi się odpowiedni dokument VAT (lub do-kument przejściowy VAT). Analogicznie można postępować jeśli wcześniej nie wypełniliśmy z jakichś przy-czyn dokumentu VAT. Podczas obsługi dekretu dostępne są funkcje identyczne jak dla [F3].

[F5] Zapis paczki. Użycie tego klawisza spowoduje zapisanie paczki na dysku i wyjście z paczki. Paczkę tą możnapóźniej odnaleźć, modyfikować i zaksięgować.

UWAGA! Użycie klawisza [F5] nie spowoduje zaksięgowania danych zawartych w paczce.

[F6] Zaksięgowanie paczki. Przed zaksięgowaniem paczka zostaje poddana kontroli:

15

♦ saldo paczki musi być równe 0.00;♦ saldo każdego dokumentu musi być równe 0.00;♦ dekrety z kont VAT-owskich lub z konta VATu przejściowego, muszą być uzupełnione dokumentami VAT;♦ wartość liczbowa dokumentów VAT (VAT naliczony lub VAT należny), zarówno dla kont VATowskich

jak i VATu przejsciowego, musi być zgodna z wartością dekretów.♦ Wszystkie dekrety muszą mieć swoje konta określone w planie kont

Jeśli wszystkie kontrole przebiegną prawidłowo i odpowiedzi podawane przez operatora będą wskazywały na rze-czywisty zamiar dokonania zaksięgowania paczki, wówczas podjęte zostaną następujące czynności:

♦ zaksięgowanie dekretów na odpowiednich kontach;♦ wprowadzenie do rejestrów VAT dokumentów VAT z paczki;♦ wprowadzenie do rejestrów przejsciowych dokumentów VAT z paczki związanych z rejestrem przejścio-

wym VAT♦ obsługa kartoteki faktur (rozrachunków) – polegająca na dopisaniu rozrachunków do kartoteki. Jeśli dany

rozrachunek zbilansuje się, wówczas automatycznie przejdzie z kartoteki rozrachunków do archiwum – wtakim przypadku zostanie podjęta próba odszukania odpowiadającego rozrachunkowi dokumentu VAT – wrejestrze VATowskim i określenia go jako zapłaconego

♦ likwidacja paczki;♦ wyjście z opcji obsługi paczki.

[F7] Inne funkcje. Po naciśnięciu klawisza [F7] ukaże się okienko zawierające menu. Menu zawiera dwie pozycjedotyczące wydruku paczki, z podsumowaniem i bez podsumowania. Wydruk paczki poprzez [F7] służy do wy-druków paczek w trakcie ich obróbki, bez konieczności poddawania paczki kontrolom logicznym.Pozostałe funkcje służą do sprawdzania stanów i obrotów konta bez konieczności wychodzenia z paczki, orazdrukowania poleceń księgowania dla dokumentów znajdujących się w paczce.

[F8] Usunięcie dokumentu. Korzystając z klawiszy [Strzałka w górę], [Strzałka w dół] należy podświetlić odpo-wiedni dokument i nacisnąć klawisz [F8]. Jeśli przez przypadek podświetlimy dekret a nie dokument, programstwierdzi, że żądana czynność nie jest możliwa do wykonania. Efektem prawidłowego wykonania usunięcia do-kumentu będzie zlikwidowanie dokumentu, wraz ze wszystkimi dekretami tego dokumentu i ewentualnie z do-kumentami VAT odpowiadającymi poszczególnym dekretom (dotyczy również rejestrów przejściowych VAT).

[F9] Usunięcie pozycji dokumentu. Korzystając z klawiszy [Strzałka w górę], [Strzałka w dół] należy podświetlićodpowiednią pozycję w odpowiednim dokumencie i nacisnąć klawisz [F9]. Wówczas pozycja ta (dekret) zo-stanie skasowana, a jeśli do dekretu przyporządkowany jest dokument VAT lub dokument VATu przejściowego- zostanie również zlikwidowany. Gdybyśmy przez przypadek najechali na dokument i próbowali go usunąćfunkcją usuwania pozycji, wówczas program nie zgodzi się na tą czynność.

[F10] Usunięcie paczki. Użycie klawisza [F10] spowoduje zlikwidowanie wszystkich dokumentów z paczki, wszyst-kich pozycji, danych do VAT-u i VAT-u przejściowego, rozrachunków związanych z paczką oraz danych opaczce z kartoteki paczek i wyjście z opcji obsługi paczki.

[PgUp], [PgDn], [strzałki w górę], [strzałki w dół] - poruszanie się po paczce. Używając wymienionych kluczy, bę-dziemy przeskakiwali odpowiednio o ekran w górę, ekran w dół, pozycję w górę i w dół w ramach paczki.

PRZYKŁADY A. Wprowadzanie danych do paczki:1. Zakładamy, że mamy w paczce 2 dokumenty:

polecenie przelewu 2000,00złdokument KP 150,00zł

2. Dekretujemy te dokumenty:KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE131 (konto bankowe) 2000 200/52 (kontrahent) 2000249/12 (pracownik) 150 101 (kasa) 150

3. Wprowadzamy dokument do paczki:[F2] (założenie dokumentu)DOKUMENT TREŚĆ DATA KS. DATA OP.GOS.pol przel 1/95 remont biura 10.02.95 10.02.95

[F3] (założenie pozycji dokumentu)KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWST. TREŚĆ-OPIS131 W 2000 200/52 M 2000 malowanie (jak skojarzyć zapłatę z fakturą porusza do-datek poswięcony rozrachunkom)

16

[Esc] (należy wyjść z wprowadzania pozycji-dekretów dokumentu).[F2] (założenie kolejnego dokumentu)NR DOKUMENTU TREŚĆ DATA KS. DATA OP.GOS.kp 23/95 zwr.zal. Kowalski 12.02.95 12.02.95

[F3] (założenie pozycji w dokumencie)KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWST. TREŚĆ-OPIS249/12 W 150 101 M 150 niewyk.delegacja

[Esc] (wyjście z opcji wprowadzania dokumentów)[F5] lub [F6] zapisanie paczki i wyjście z paczki lub zaksięgowanie paczki.

B. Księgowanie dokumentów, które powodują konieczność obsługi dokumentów VAT - faktura zakupu VAT:Przypuśćmy, że kupujemy za gotówkę materiał za 1.220 do magazynu (konto 310). Konto VAT będzie np. 224, wów-czas:

[F2] (założenie dokumentu)DOKUMENT TREŚĆ DOKUMENTU DATA KS. DATA OP.GOS.1/95 zakup stali 16.02.95 16.02.95

[F3] (założenie pozycji w dokumencie)KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE310 magazyn 1.000 202/01 kontrahent 1.220224 VAT 220 opuścić (w części syntetycznej dać [Enter] i przejść

TREŚĆ dając [Enter] teraz pojawi się dokument VAT

opis wejścia do dokumentu VAT w przykładzie B:Przy wprowadzaniu konta 224, pojawi się dokument zakupu VAT. Należy zwracać uwagę na pojawiające się komuni-katy i wypełniać dane zgodnie z nimi.

C. Księgowanie korekcyjnej faktury sprzedaży VAT.Przypuśćmy, że dokonujemy korekty sprzedaży z tytułu uzyskania rabatu i zwrotów na kwotę 12,20 (konto kontrahenta200/20000300) przy 22% stawce VAT. Konto sprzedaży 733. Konto VAT będzie np. 224, wówczas:

[F2] (założenie dokumentu)DOKUMENT TREŚĆ DOKUMENTU DATYFra.k/2/9/95 korekta sprz. z tyt. Rabatu nieważne

[F3] (założenie pozycji w dokumencie)KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE200/200000300 -12,20 733 sprzedaż-10,00

224 VAT -2,20Teraz pojawi się dokument sprzedaży VAT. Program domyśli się, że jest to dokument korekcyjny. Kwoty występującew dokumencie VAT będą dodatnie i nie należy ich zmieniać na ujemne, gdyż zgodnie z przepisami, rejestry VAT i ichkorekty są prowadzone dla liczb dodatnich. Dokument zostanie zapisany do rejestru VAT jako korekcyjny i zostanie towzięte pod uwagę przy wszystkich dalszych obliczeniach i wydrukach.

UWAGA! Należy zwrócić uwagę, aby kwota VAT była taka sama jak w dekrecie (tzn. w przykładzie B 220zł i w przykładzie C2,20zł). Jeśli kwota z dekretu i kwota VAT nie będą identyczne co do wartości bezwzględnej, wówczas nie będziemymogli zaksięgować paczki.

Obsługa dokumentów VAT:Aby zrozumieć metodologię postępowania przy obsłudze dokumentów VAT lub dokumentów przejsciowych VAT,wystarczy, że zajmiemy się dokumentem zakupu. Podczas obsługi dokumentu sprzedaży, wszystkie istotne elementyobsługi będą działały identycznie jak w dokumencie zakupu, z różnicą wynikającą z nieco innej zawartości tych doku-mentów.

Elementy podstawowe dokumentu VAT:

17

W pierwszym polu DATA KSIĘGOWANIA FAKTURY (patrz rysunek poniżej) mamy do rozstrzygnięcia kilkakwestii (pomijajac zmianę numeru faktury, do której wchodzimy przez [Esc]):♦ Pierwsza kwestia: czy posiadamy komplet informacji pozwalających nam w pełni prawidłowo wypełnić do-

kument VAT? Jeśli nie, naciskamy dwukrotnie klawisz [Esc], aby zakończyć obsługę dokumentu VAT i powrócićdo obsługi paczki. Wtedy w dekrecie przy stronie księgowania pojawi się znaczek „#” oznaczający, że dokumentVAT nie został wypełniony. Po skompletowaniu odpowiednich informacji dotyczących dokumentu VAT należypowrócić do niego, pamiętając aby nastąpiło to przed próbą zaksięgowania paczki. W przeciwnym razie kontrolapaczki wykaże nieprawidłowości i w konsekwencji paczka nie będzie mogła być zaksięgowana z powodu niewy-pełnienia wszystkich dokumentów VAT. Powrót do dokumentu VAT odbywa się poprzez aktualizację dekretuVAT-owskiego - po zakończeniu aktualizacji (tutaj po wypełnieniu ostatniego pola dekretu) program automatycznieprzejdzie do obsługi dokumentu VAT. Warto tu nadmienić, że jeśli dokument VAT jest prawidlowo i w pełni wy-pełniony przez program, wówczas wystarczy nacisnąć [Ctrl+W] dla jego akceptacji. Dokument zostanie w ten spo-sób wypełniony jeśli wartość netto i brutto zostanie zadekretowana przed dekretem na konto VAT i przy wartościbrutto wystąpi konto kontrahenta.

♦ Druga kwestia: ustalenie parametrów komputerowego dokumentu VAT. Jak wynika z rysunku poniżej, para-metrami dokumentu VAT (opisane na białych polach) są:• ZAKUP SŁUŻĄCY SPRZEDAŻY OPODATKOWANEJ• ZAKUP TOWARU DO CELÓW HANDLOWYCH• DOKUMENT WEWNĄTRZKRAJOWY Jest to najbardziej prawdopodobna wersja zakupu towaru. Oczywiście zdarza się, że będziemy mieli do czynienia zinnymi przypadkami. Może tu wchodzić w grę kombinacja danych określających VAT-owski dokument zakupu:• VAT-owskie przeznaczenie towaru

⇒ [F2] zakup służący sprzedaży opodatkowanej⇒ [F3] zakup na cele sprzedaży, za które nie przysługuje odliczenie, nie opodatkowanych, objętych zerową

stawką VAT⇒ [F4] zakup służący sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej

• sposób wykorzystania towaru⇒ [F5] zakup towarów do celów handlowych⇒ [F6] zakup towarów na cele inwestycyjne⇒ [F7] zakup towarów na cele pozostałe

• korekty⇒ [F8] korekta z tytułu uzyskania rabatu i zwrotów⇒ [F9] korekta z tytułu podwyższenia cen⇒ [F10] brak korekty (dokument podstawowy)

• kwestie unijne [Ctrl+U] i inne VATowskie⇒ zakup wewnątrzunijny towaru⇒ zakup wewnątrzunijny usługi⇒ zakup wewnątrzunijny, podatek od kupujacego⇒ zakup paliwa (dotyczy zakupu paliwa, którego VAT wchodzi w koszty). Pamiętaj aby na dekrecie znalazła

się kwota 0.00 a w dokumencie zakupu VAT kwoty wystepowały identyczne jak w fakturze zakupu⇒ zakup samochodowy (np. leasing, którego VAT wchodzi w koszty). Pamiętaj aby na dekrecie znalazła się

kwota 0.00 a w dokumencie zakupu VAT kwoty wystepowały identyczne jak w fakturze zakupu⇒ transakcja trójstronna⇒ zakup pozaunijny

Domyślne ustawienie to [F2], [F5], [F10] (widać to na rysunku poniżej). Naciskając klawisze od [F2] do [F10]oraz wybierając odpowiednie opcje w menu po naciśnięciu [Ctrl+U] należy wybrać taką kombinację, która odpo-wiada realnemu dokumentowi VAT. Klawisze można naciskać dowolną ilość razy w zupełnie dowolnych kombina-cjach, aż do uzyskania pożądanych efektów, które będą widoczne na ekranie na biało podświetlonych polach.

UWAGA! Wystepuje różnica w dokuencie sprzedaży. Klucz [F3] służy do wywołania opcji wewnątrzunijnych. Klucz[Alt+M] służy do uaktywnienia stawki NP w tabeli liczbowej, a kwoty ze stawki NP. dotyczą sprzedaży usług we-wnątrzunijnych i wchodzą do specjalnej ewidencji nie podlegającej rozliczeniom VAT, a dostępnej do wydrukowa-nia w opcji REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ EWIDENCJA SPRZEDAŻY, KTÓRA NIEWCHODZI DO OBLICZEŃ VAT.

♦ Trzecia kwestia: czy w ogóle potrzebny jest nam dokument VAT. Czasami trzeba przeksięgować lub rozliczyćVAT, lecz to nie wymaga dokumentu VAT. Jeśli dokument VAT jest zbędny to mamy do dyspozycji kombinacjęklawiszy [Ctrl]+[Z] odpowiadającą pominięciu dokumentu VAT. Jeśli w taki sposób pominiemy dokument VAT, to

18

wszystkie kontrole paczki będą o tym „pamiętały” i podczas księgowania paczki ([F6]) kontrola poprawności pacz-ki nie zakwalifikuje pominięcia dokumentu VAT jako błąd.

♦ Czwarta kwestia: Jeśli dokument VAT jest kompletnie wypełniony – mamy kontrahenta i prawidłowo wypełnioną

tabelkę stawek VAT, wówczas wystarczy nacisnąć [Ctrl+W] aby zaakceptować dokument VAT w całości

UWAGA! Widoczne na rysunku powyżej stawki VAT zależą od ich wprowadzenia w opcji REJESTRY VAT \ STAWKI VAT

UWAGA! ♦ Do paczki i związanych z nią dokumentów VAT i dokumentów przejściowych VAT możemy powracać dowolną

ilość razy (przed zaksięgowaniem tej paczki).♦ To co zostaje wprowadzone do paczki nie znajduje się na kontach księgowych, w rejestrach VAT i rejestrach przej-

ściowych VAT. Dopiero zaksięgowanie paczki (klawisz funkcyjny [F6]) przenosi dane z paczki na konta księgowei do rejestrów VAT, oraz dekrety kontrahentów do kartoteki faktur i zapłat.

♦ Dane wprowadzone do paczek, a dotyczące rozrachunków są widoczne w kartotece rozrachunków (pamiętaj o po-braniu danych z paczek kluczem [F2]) mimo faktu niezaksięgowania danych. Jeśli chcemy w paczce kojarzyć danez innych dokumentów będących w tej samej paczce, należy przejść do wersji sieciowej. Więcej szczegółów o uzga-nianiu faktur i zapłat za faktury znajdziesz w dodatku poświęconym rozrachunkom

♦ Zaksięgowanie paczki jest czynnością nieodwracalną. Paczka znika a dane z tej paczki przechodzą do odpowied-nich rejestrów i kartotek.

Po zaksięgowaniu paczki korekta na kontach księgowych powinna polegać na utworzeniu paczki z dokumentami kory-gującymi i zaksięgowanie ich normalną drogą. W sytuacjach awaryjnych można również skorzystać z programu PA-SOWKA, opcja pasówka. Szczegóły postepowania znajdziesz w dodatku poświęconym programowi PASOWKA.Inaczej sprawa ma się z dokumentami VAT i dokumentami przejściowymi VAT. Tutaj możemy ingerować bezpośred-nio do wprowadzonych do rejestrów VAT dokumentów. Wystarczy wywołać odpowiednią opcję: REJESTRY VAT \ZAKUP \ KOREKTY lub REJESTRY VAT \ SPRZEDAŻ \ KOREKTY i odpowiednio REJESTRY VAT \ REJE-STRY PRZEJŚCIOWE \ ZAKUPY lub SPRZEDAŻ \ KOREKTA. Podobnie rozrachunki. Wystarczy skorzystać zopcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI. Sposób postępowania w kartotece faktur (rozrachunki) omawiadodatek poświęcony temu zagadnieniu.

KOMPLETNY PRZYKŁAD ZAKSIĘGOWANIA FAKTURY SPRZEDAŻY

1.Wchodzimy do programu FiK®

19

2.Podajemy operatora i hasło3.Podajemy rok księgowy4.Wchodzimy do KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO ..\ OBSŁUGA PACZEK5.Wciskamy [F2] (zakładanie paczek)6.Podajemy nazwę paczki, datę paczki i ewentualnie typ dziennika7.Jesteśmy teraz w paczce i wciskamy [F2] (nowy dokument)8.Podajemy numer-nazwę dokumentu, jego treść i daty9.Wciskamy [F3] (nowa pozycja) i przystępujemy do wprowadzania dekretów. Mamy do wprowadzenia po stronie wi-

nien kontrahenta kwotę faktury, po stronie ma sprzedaży na 7 zespole i po stronie ma kwoty VAT, ale w taki sposób,aby wypełnić dokument VAT.

10.Widzimy:

i należy wybrać kontrahenta11.Wciskamy [Tab] aby dostać się do kartoteki kontrahentów:

Jesteśmy w kartotece kontrahentów i szukamy tego kontrahenta o którego nam chodzi. Niech to będzie Firma Proba.Mamy do dyspozycji dwie przeglądarki ( [F6] i [Alt+F] ), ale przykładowo skorzystamy z [F6].12.Wciskamy [F6] aby sprawdzić czy nie ma Firmy Proba:

20

Ponieważ szukamy kontrahenta po nazwie wciskamy [Enter]-potwierdzenie poszukiwania po nazwie i wprowadzamytekst Proba. Jeśli kontrahent nie zostanie odnaleziony to zobaczymy koniec kartoteki (przykładowa na rysunku poni-żej)

21

Skoro kontrahent, którego szukamy nie został znaleziony w kartotece to należy go założyć. W tym celu użyjemy:12.Wciskamy [F2] – zakładanie kontrahenta

13.Nie zalecamy kombinowania z numerami kont kontrahentów. System sam to zrobi najlepiej. Wystarczy nacisnąć[F5] – propozycja nadania konta księgowego dla kontrahenta

22

14.Teraz z menu wystarczy wybrać odpowiednią syntetykę kontrahenta i dać [Enter].

Widzimy, że system nadał odpowiedni numer konta kontrahentowi. Wprowadzamy resztę danych. System FiK® po-wróci do dekretu już z wybranym kontem kontrahenta i zobaczymy:

23

15.Wprowadzamy kwotę, np. 122 zł i widzimy:

16.Ponieważ jest to faktura należy wprowadzić termin płatności (jeśli prowadzimy rozrachunki z kontrahentami). Wtym celu użyjemy klucza [F8]. Wciskamy go i widzimy:

24

Domyślnie FiK® wstawi 7 dni od daty księgowania. Należy to poprawić.

17. Teraz jesteśmy po stronie MA. Możemy wpisać konto sprzedaży lub skorzystać z planu kont [?].

25

Wprowadzamy kwotę netto i dajemy [Enter]. Jeszcze opis dekretu i znowu [Enter]. System FiK® myśli, że chcemydalej dekretować i sam otwiera nowy dekret.

18.Jesteśmy w nowym dekrecie dotyczącym tego dokumentu. Warto zwrócić uwagę, że teraz paczka i dokument niebilansują się (patrz na czerwone tło). Chcemy teraz zrobić dekret jednostronny po stronie MA. W tym celu wystarczynacisnąć [Enter] w polu konta. Przejdziemy do strony MA i wpisujemy to co idzie na konto księgowe VAT. (w tymwypadku 220 kwota 22).

26

Dajemy opis dekretu i [Enter] i znajdziemy się w dokumencie VAT (jeśli konto jest skonfigurowane jako VATowski wopcji REJESTRY VAT \ KONTA VAT).

20.Dobieramy właściwe parametry dokumentu kluczami [F3, F5, F8, F9, F10, Alt+M]. Jeśli chcemy pominąć świa-domie dokument VAT należy użyć [Ctrl+Z]. Jeśli chcemy dokonać wpisu dotyczącego UE należy nacisnąć [F3].Przyjrzyjmy się temu dokumentowi. Numer faktury pochodzi z numeru (nazwy ) dokumentu. Kontrahent jest ten,który podaliśmy w dekrecie. Netto, brutto i VAT pochodzą z dekretu. Zatem w dokumencie jest wszystko co potrze-ba. Jeśli tak, to naciskamy [Ctrl+W] i zatwierdzamy kwotę zapłaty. Jeśli kontrahent nie byłby wstawiony należy gouzupełnić, a jeśli tabelka nie będzie wypełniona prawidłowo, trzeba ją wypełnić – wtedy należy [Enter]ami iść przezcały dokument VATowski.

21.Teraz widzimy:

27

Dokument i paczka już się bilansują (spójrz na zielone tło). Dokument VAT też jest dołączony do dekretu na kontoVATowskie (gwiazdka na zielonym tle przy dekrecie na konto 220). System FiK® przypuszcza, że chcesz pisać nowedekrety, ale już są wszystkie dotyczące tego dokumentu – w tej sytuacji naciskamy [Esc]. Możemy teraz przystąpić dowprowadzania nowego dokumentu do paczki. Jednak w celach szkoleniowych zaksięgujmy ją od razu.

22.Wcikamy [F6]. Paczka zostanie skontrolowana i jeśli testy wypadną pomyślnie zobaczymy:

Podajemy, że TAK i mamy zaksięgowaną paczkę.

3.2.2.Schematy dekretacjiSłużą do uproszczenia czynności dekretowania w paczce. Schematy dekretacji utworzone w KSIĘGOWANIE \PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ SŁOWNIK OPERACJI GOSPODARCZYCH możnaużyć w paczce posługując się kluczem [F4] (automat).

28

Tworzenie schematów dekretacji:Znacznie ułatwia to i przyspiesza proces dekretacji dokumentów, gdyż uwalnia od pamiętania numeracji kont. Pozwalatakże prowadzić księgowania osobom, które nie są dobrze przygotowane do pracy w księgowości pod względem me-rytorycznym. W słowniku operacji gospodarczych preparujemy wzorce dekretacji poszczególnych rodzajów doku-mentów. Słownik operacji gospodarczych możemy nazwać zbiorem ”wzorcowych” dekretacji poszczególnych doku-mentów.

Rysunek 4aOmówmy teraz rysunek 4a, przedstawiający ekran, który widzimy po wejściu do opcji. Możemy zobaczyć kilka zdefi-niowanych operacji gospodarczych, takich jak:♦ sprzedaż;♦ zakup;♦ czynsz za najem lokalu;♦ sprzedaż gotówkowa - kontrahent z kontem księgowym.

Właśnie te nazwy określają operacje gospodarcze. Zatem w górnej części ekranu znajduje się wykaz określającyoperacje gospodarcze. Dolna część ekranu to tabela. Zmienia się ona, kiedy poruszamy się strzałkami po górnej częściekranu. Dolna tabela pokazuje dekrety dotyczące odpowiadającej operacji gospodarczej z górnej części ekranu.

UWAGA! To co widać na rysunku 4a jest oczywiście przykładem i u Was może wyglądać zupełnie inaczej.

Będąc w wykazie operacji gospodarczych (górna część ekranu) mamy do wyboru kilka możliwości postępowania:

RUCH po wykazie operacji gospodarczych - zgodnie z widocznymi podpowiedziami.[F2] Zakładanie operacji gospodarczej. Wchodzimy do dolnej części ekranu gdzie należy wypełnić pole Nazwa

oper.gosp. i tabelę dekretacji. Warunkiem założenia nowej operacji gospodarczej jest przejście kursoremna sam dół tabeli i wyjście z niej przez dolną krawędź.

[F3] Modyfikacja operacji gospodarczej. Przechodzimy od razu do tabeli dekretacji w dolnej części ekranu. Wa-runkiem modyfikacji operacji gospodarczej jest przejście kursorem na sam dół tabeli i wyjście z niej przezdolną krawędź.

[F4] Usuwanie operacji gospodarczej.[F8] Wydruk słownika.

Wypełnianie tabeli dekretów:Aby zrozumieć metodologię wypełniania tabeli dekretów posłużymy się przykładem adekwatnym do operacji gospo-darczej widocznym na rysunku 4a - sprzedaż gotówkowa, kontrahent z kontem księgowym.

29

PRZYKŁAD Sprzedajemy towar Panu Kowalskiemu (konto 200/00011200 ) za gotówkę. Dla prostoty, wartość materiału netto wy-nosi 1.000 przy 22% stawce VAT. Wtedy dekrety mogą wyglądać następująco (oczywiście w każdej firmie może towyglądać inaczej ):

strona WN strona MA .dekret 1 200/00011200 Kowalski 1.220 709 sprzedaż1.000dekret 2 220 VAT 220dekret 3 100 kasa 1.220 200/0001120 Kowalski 1.220

Zastanówmy się, co w tych dekretach będzie identyczne a co różne dla wszystkich dokumentów sprzedaży za gotówkędla kontrahentów z kontem księgowym. Zmieniać się będzie kontrahent oraz kwoty. Mimo to można zauważyć pewneprawidłowości dotyczące wszystkich elementów zadekretowanego dokumentu (operacji gospodarczej):♦ dekret 1 strona WN

• nr konta będzie zależał od kontrahenta -będzie to konto kontrahenta sprzedaży• wartość to nic innego jak kwota zapłaty

♦ dekret 1 strona MA• konto zawsze będzie 709 - taki nr konta ma konto sprzedaży• wartość to nic innego jak kwota netto

♦ dekret 2 strona MA• konto zawsze będzie 220 - taki nr konta ma konto VAT• wartość to nic innego jak kwota VAT

♦ dekret 3 strona WN• konto zawsze będzie 100 - taki nr konta ma kasa• wartość to nic innego, jak kwota zapłaty

♦ dekret 3 strona MA• nr konta będzie zależał od kontrahenta -będzie to konto kontrahenta sprzedaży• wartość to nic innego jak kwota zapłaty

Napiszemy jeszcze raz dekrety dotyczące dokumentu, ale oderwijmy się od tego konkretnego przykładu i spróbujmyuogólnić ten przypadek z przykładu na wszystkie przypadki, gdy w grę wchodzi sprzedaż gotówkowa dla kontrahenta zkontem księgowym:

strona WN strona MA .dekret 1 konto kontrah.sprz. kwota 709 nettodekret 2 220 vatdekret 3 100 kwota konto kontr.sprzed. kwota

Otrzymaliśmy „wzorzec” do dekretowania wszystkich przypadków sprzedaży gotówkowej dla kontrahenta z kontemksięgowym. Różnice będą wynikały z różnych kwot i różnych kontrahentów. Jeśli podczas obsługi paczek operatorwywoła klawiszem [F4] automatyczną dekretację, to program odwoła się do słownika operacji gospodarczych, znaj-dzie wzorzec dekretowania, podstawi pod ten wzorzec konkretne wartości, które wprowadzi operator komputera iumieści wszystko w paczce. Poza tym, jeśli natrafi na konto VAT i kwotę VAT we wzorca, wtedy automatycznie wy-woła dokument VAT i dopisze do paczki dokument VAT (lub przejściowy dokument VAT). Widzimy teraz, że dosłownika operacji gospodarczych należy wpisać nie konkretne dekrety z kontrahentami, kontami i wartościami, ale„wzorzec” dekretacji. W naszym przypadku będziemy wprowadzać do słownika operacji gospodarczych (do dolnej ta-belki) wzorce dekretów jak na rysunku 4a.

Wprowadzanie wzorców dekretów do tabelki:Podczas pracy należy zwracać uwagę, co jest zapisane na dole ekranu („podpowiadacz” możliwych posunięć). Ręcznienależy wpisać numery kont stałych (w naszym przykładzie konta 709, 100, 220)[F5],[F6] Konta kontrahentów można uaktywnić klawiszami [F5], [F6].[Shift]+[?] Kombinacja klawiszy [Shift]+[?] pozwala obejrzeć i ewentualnie wybrać dane z planu kont.[F8] Dekrety różnicowe uaktywniamy klawiszem [F8] i w dodatkowym okienku podajemy część syntetyczną

i część analityczną konta różnicowego. Dodatkowy opis, szczegółowe określenie kont różnicowych i po-trzeba ich wprowadzenia znajduje się w rozdziale SŁOWNIK DEKRETACJI (przy wprowadzaniu da-nych z innych systemów).

[k],[v],[n],[b] W polu kwota mamy do dyspozycji: k kwota, v vat, n netto, b brutto – brutto należy unikać zastępującje przez k - kwota

Korzystanie w paczkach ze schematów dekretacji:

30

Podczas pracy w paczce możemy posłużyć się zdefiniowanymi wcześniej operacjami gospodarczymi. Należy w tymcelu nacisnąć klawisz [F4]. Wówczas pojawi się wykaz zdefiniowanych operacji gospodarczych - patrz rysunek 4b.

Rysunek 4b

Należy podświetlić wymaganą operację gospodarczą (klawisze określone jako RUCH) i potwierdzić wybór klawiszem[Enter]. Wówczas pojawi się następny ekran - patrz rysunek 4c.

Rysunek 4c

Teraz przystępujemy do wypełnienia pól w dolnej części ekranu. Ponieważ we wzorcu operacji gospodarczych zdefi-niowaliśmy kwotę v (VAT), to po wypełnieniu danych ukaże się dokument VAT. We wzorcu podaliśmy, że będzie wy-stępował kontrahent sprzedaży, zatem ukaże się również ekran obsługi kontrahentów, z którego należy wybrać odpo-wiedniego kontrahenta, lub jeśli takiego nie ma to należy go założyć. Po wykonaniu tych wszystkich czynności, otrzy-mamy zadekretowany dokument w paczce, wraz z odpowiadającym mu dokumentem VAT (patrz rysunek 4d).

31

Rysunek 4d

3.2.3.Pobieranie danych z innych systemówMożna zaimportować dane księgowe z dowolnego systemu, np. magazynowego, fakturującego, kasy itp. do systemuFiK®. Produkty naszej firmy dają możliwość importowania danych z systemów:1. magazyn2. kasa3. przelewy4. domek (pod Windows)5. amortyzacja (pod Windows)Aby zaimportować dane z innego systemu (niekoniecznie naszej firmy) producent oprogramowania musi spreparowaćzbiór dane_fik.dbf. Jego struktura znajduje się w dalszej części dokumentacji.Pobrane dane przenoszone są do paczek, gdzie mogą podlegać dalszej kontroli i obróbce. Potem wystarczy zaksięgo-wać paczki. Pobranie danych i wprowadzenie ich do paczek składa się z kilku etapów. Opiszemy je we kolejności ichwykorzystywania – kolejne opcje KSIĘGOWANIA \ WCZYTANIA DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW

POBRANIE DANYCH odpowiada za pobranie danych, przygotowanych przez inne systemy. Przypominamy, że pro-gramy muszą być do tego przygotowane, a więc będą zawierały opcje emitowania danych. Dane te będą kumulowanedo katalogu, w którym jest dany program. Zbiór zawsze będzie się nazywał dane_fik.dbf.

PRZYKŁAD Jeśli program z gospodarką materiałową (np. „Magazyn - Multi”) będzie się znajdował w katalogu MAGAZYN nadysku C to ścieżka dostępu do zbioru dane_fik.dbf będzie miała postać:

C:\MAGAZYNJeśli zbiór dane_fik.dbf będzie na dysku D w katalogu FIRMA i podkatalogu MAG, to ścieżka dostępu będzie taka:

D:\FIRMA\MAG

Jeśli dane przeznaczone dla programu FiK® będą znajdowały się w tym samym komputerze, lub w dostępnej siecikomputerowej, wówczas program FiK® nie będzie miał żadnych kłopotów z pobraniem tych danych. Należy mu tylkopodać właściwą ścieżkę dostępu. Jeśli podamy błędną ścieżkę, to odkrycie błędu spowoduje wydanie odpowiedniegokomunikatu. Należy wówczas podjąć próbę wczytania danych jeszcze raz, po podaniu poprawnej ścieżki dostępu.Sprawa jest bardziej skomplikowana, jeśli program, z którego chcemy pobrać dane znajduje się na innym komputerze inie istnieje ich bezpośrednie połączenie. Korzystamy wówczas z dyskietek. Przegrywamy na dyskietkę zbiór da-ne_fik.dbf (po jego utworzeniu programem, z którego pobieramy te dane). Nagraną dyskietkę należy wsunąć do stacji

32

dyskietek w komputerze, w którym znajduje się program FiK® i podać ścieżkę dostępu do tego zbioru. Będzie wtedymiała np. postać:

A:\ (jeśli wsunęliśmy dyskietkę do komory A) lub B:\ (jeśli wsunęliśmy dyskietkę do komory B)

Zbiór dane_fik.dbf można również pobrać poprzez internet składując go na dysku dostępnym z naszego komputera.

PRZYKŁAD Prześledźmy jeszcze raz przypadek, kiedy komputer w księgowości nie ma połączenia z innymi komputerami:♦ jesteśmy w programie, z którego chcemy wysłać dane do programu księgowego FiK®;♦ tworzymy zbiór z danymi dla księgowości;♦ wychodzimy z programu;♦ przegrywamy zbiór dane_fik.dbf na dyskietkę;♦ przenosimy dyskietkę do komputera „księgowego”;♦ wchodzimy do programu FiK®;♦ wywołujemy opcję KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ POBRANIE DA-

NYCH;♦ podajemy ścieżkę dostępu do zbioru dane_fik.dbf (jeśli dyskietka będzie w komorze A to podamy A:\)Dane zostaną przeniesione ze zbioru dane_fik.dbf do innego zbioru, w którym są skumulowane dane pochodzące z in-nych systemów niż FiK®.

WPROWADZENIE DANYCH DO PACZEK:Zamysłem wczytywania danych z innych systemów jest zautomatyzowanie pracy. Zautomatyzowanie polega na tym, żeprogram FiK® będzie próbował sam dokonać dekretacji wczytanych danych. Próby dekretacji będą podejmowane dlakażdego dokumentu osobno w oparciu o słownik dekretacji. Słownik dekretacji możemy nazwać zbiorem „wzorco-wych” dekretacji poszczególnych dokumentów. Następny punkt podejmuje tematykę faktycznego przeniesienia danychz innych systemów do paczek. Dokonując takiego przeniesienia dokument po dokumencie, za każdym razem FiK® od-wołuje się do słownika dekretacji. Jeśli w słowniku dekretacji znajdzie sposób zadekretowania danego typu dokumen-tu, wówczas przeniesie go do paczki. Jeśli w słowniku dekretacji nie będzie opisane jak mają wyglądać dekrety dla da-nego dokumentu, wówczas opcja wprowadzania danych do paczek odwoła się do słownika dekretacji i pozwoli opera-torowi komputera wprowadzić opis dekretów. W innych sytuacjach właściwie nie ma po co wchodzić do słownika de-kretacji. Można to czynić dla celów szkoleniowych, aby poprawić konto stałe itd.. Powracając do tematu, wczytywaniedanych z innych systemów na początku może być początkowo kłopotliwe, ponieważ trzeba będzie „nauczyć” programFiK® sposobu dekretowania, przy wielu dokumentach pojawi się konieczność wprowadzania danych do słownika de-kretacji. W miarę upływu czasu, kiedy FiK® będzie znał coraz to więcej szczegółów o dekretowaniu dokumentów, co-raz rzadziej będzie zmuszał Państwa do podania mu sposobu dekretacji jakiegoś dokumentu. Jeśli zajdzie taka koniecz-ność do słownika dekretacji dostaniemy się poprzez wywołanie opcji: KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH ZINNYCH SYSTEMÓW \ SŁOWNIK DEKRETACJI i tą drogą będziecie go Państwo wywoływali raczej rzadko. Naj-częściej słownik dekretacji będzie się sam wywoływał podczas przeniesienia danych z innych systemów do paczek, je-śli program FiK® natrafi na dokument, którego nie będzie umiał zadekretować. Oba sposoby są równorzędne i meto-dologia postępowania jest w nich identyczna. Jeśli wystąpią jakieś różnice, to je zaznaczymy. Po wywołaniu słownikadekretacji pojawi się ekran jak na rysunku 5. Jeśli wywołanie będzie automatyczne z przeniesienia danych, wówczasprogram sam naciśnie [F2] (zakładanie) i przepisze parametry z dokumentu, który aktualnie obrabia.

33

Rysunek 5

Opiszemy zasady działania słownika dekretacji o oparciu o dokumenty pochodzące z programu „Magazyn Multi”.Omówmy teraz to, co identyfikuje dany dokument i co jest podstawą jego zadekretowania. Tymi wielkościami są na-stępujące parametry widoczne w górnej części ekranu na rys. 5:♦ SYSTEM informacja od jakiego systemu pochodzą dane:

• mm „Magazyn Multi” i „Magazyn Multi Pro”• ks „Kasa”• pr „Przelewy”• am „Amortyzacja” itd.

♦ TYP DOK typ dokumentu - dla gospodarki materiałowej mogą to być: RW, PO, ZW, WZ, PZ, FV itd., dla kasyKW, KP, raport kasowy itd.

♦ FORMA PŁATNOŚCI sposób uregulowania zapłaty, może być gotówka, przelew, czek itd.♦ STATUS dla gospodarki materiałowej będzie to np. materiał, usługa, konfekcja itd. W innych systemach znaczenie

tego pola powinno być opisane.♦ OD w gospodarce materiałowej używamy wyłącznie do dokumentów MM - określa magazyn, z którego wychodzi

materiał. W innych systemach może być używany w przypadkach kiedy następuje transfer dóbr z jednego miejscado drugiego.

♦ MIEJSCE w gospodarce materiałowej jest to magazyn, w którym powstał dokument. W innych systemach będzieto miejsce powstawania kosztów, miejsce prowadzenia działalności itd., co powinno być w opisie danego systemu.

♦ OPERACJA uszczegółowienie rodzaju operacji gospodarczej; w gospodarce materiałowej niewykorzystywany. Je-śli jakiś system będzie to pole wykorzystywał, powinien być odpowiedni opis.

Od tych parametrów dokumentów zależy sposób ich zadekretowania - to jest ilość dekretów, numery kont, strony kont,dokumenty VAT itd. Na sposób dekretacji nie mają wpływu kwoty występujące w poszczególnych dokumentach.Oczywiście występują kwoty brutto, netto i VAT, ale o tym za chwilę. Teraz trzeba pokazać, w jaki sposób ma być za-dekretowany dokument - to znaczy trzeba umieścić dekrety, a dokładniej wzory dekretów. Najlepiej weźmy pod uwa-gę

PRZYKŁAD Mamy fakturę zakupu (przychód materiału do magazynu nr 1). Prowadzimy rozliczenie kontrahentów zakupu oraz je-steśmy podatnikami VAT. Umówiliśmy się, że zapłacimy Panu Kowalskiemu (konto 203/00011200 ) za towar gotów-ką. Dla prostoty, wartość materiału netto wynosi 1000 przy 22% stawce VAT. Wtedy dekrety mogą wyglądać nastę-pująco (oczywiście w każdej firmie może to wyglądać inaczej):

34

strona WN strona MA dekret 1 330/1 1.000 magazyn nr 1 203/00011200 1.220 Kowalskidekret 2 220 220 VATdekret 3 203/00011200 1.220 Kowalski 100 1.220 kasa

Zastanówmy się, co w tych dekretach będzie identyczne, a co różne dla wszystkich dokumentów PZ - faktur zakupu domagazynu nr 1 płatnych przelewem. Zmieniać się będzie kontrahent oraz kwoty. Mimo to można zauważyć pewneprawidłowości dotyczące wszystkich elementów zadekretowanego dokumentu PZ:♦ dekret 1 strona WN

• konto zawsze będzie 330/1 - takie konto ma magazyn nr 1• wartość zawsze będzie wartością netto towaru

♦ dekret 1 strona MA• nr konta będzie zależał od kontrahenta - będzie to konto kontrahenta zakupu• wartość to nic innego jak kwota zapłaty

♦ dekret 2 strona WN• nr konta będzie zależał od kontrahenta - będzie to konto kontrahenta zakupu• wartość to nic innego jak kwota zapłaty

♦ dekret 3 strona WN• nr konta będzie zależał od kontrahenta - będzie to konto kontrahenta zakupu• wartość to nic innego, jak kwota zapłaty

♦ dekret 3 strona MA• konto zawsze będzie 100 - taki nr konta ma kasa• wartość to nic innego, jak kwota zapłaty

Napiszemy jeszcze raz dekrety dotyczące dokumentu, ale oderwijmy się od tego konkretnego przykładu i spróbujmyuogólnić ten przypadek z przykładu na wszystkie przypadki, gdy w grę wchodzi dokument PZ z magazynu nr 1, gdypłatność odbywa się przelewem:

strona WN strona MA dekret 1 330/1 netto konto kontrah.zakupu kwotadekret 2 220 vatdekret 3 konto kont.zak. kwota 100 kasa kwota

Otrzymaliśmy „wzorzec” do dekretowania wszystkich przypadków zakupów VAT materiałów do magazynu nr 1 przypłatności gotówką. Różnice będą wynikały z różnych kwot i różnych kontrahentów. Jeśli FiK® podczas wprowadzaniadanych do paczek natrafi na dokument PZ, odwoła się do słownika dekretacji, znajdzie wzorzec dekretu, podstawi podten wzorzec konkretne wartości i dane konto kontrahenta i umieści wszystko w paczce. Poza tym, jeśli natrafi na kontoVAT i kwotę VAT we wzorcu dekretu, wtedy do paczki dopisze jeszcze dokument VAT, oczywiście wielopozycyjny(w osobnych pozycjach będą poszczególne stawki VAT). Do słownika dekretacji należy wpisać nie konkretne dekretyz konkretnymi kontami i wartościami, ale „wzorzec” dekretacji. W naszym przypadku będziemy wprowadzać do słow-nika dekretacji (do drugiej tabelki) wzorce dekretów jak na rysunku 6 (na rysunku powina być płatność gotówką a nieprzelewem):

35

Rysunek 6

Konta stałe w słowniku dekretacji:Jeśli we wzorcu dekretu występuje jakieś konto (w przykładzie 330/1, 220 i 100) to możemy mówić o koncie stałym.Konta zmienne wystąpią, gdy prowadzimy rozliczenia kontrahentów, tymi zmieniającymi się kontami będą numerykont kontrahentów, zależne od tego, z kim przeprowadzamy transakcję. Jeśli Państwo nie prowadzą rozliczenia kontra-hentów, wówczas konta zmienne nie będą występowały (może zastąpić je stałe konto syntetyczne rozliczenia z dostaw-cami lub odbiorcami).

Wprowadzanie wzorców dekretów do tabelki:Podczas pracy należy zwracać uwagę, co jest zapisane na dole ekranu („podpowiadacz” możliwych posunięć). Ręcznienależy wpisać numery kont stałych.[F5], [F6] Konta kontrahentów można uaktywnić klawiszami [F5], [F6].[Shift]+[?] Kombinacja klawiszy [Shift]+[?] pozwala obejrzeć i ewentualnie wybrać dane z planu kont. [k],[v],[n],[b] W polu kwota mamy do dyspozycji: k kwota, v vat, n netto, b brutto – brutto należy unikać zastę-

pując je kwotą k.

UWAGA! Możemy posługiwać się wszystkimi typami wartości tylko w przypadku takich dokumentów, które zawierają VAT lubdokument VATu przejściowego (typ wartości brutto można używać tylko hipotetycznie, przecież kwoty zapłaty (k) niemuszą być identyczne z wartością brutto). Jeśli mamy dokument wewnętrzny (RW, PW itp.) wszelkie wartości wyra-żamy w postaci (k). Jeśli ta zasada zostanie naruszona, wówczas w dekretach dokumentów wewnętrznych będą zerowewartości.

Aby wpisać wzór dekretacji do słownika, po wpisaniu dekretów należy tak długo naciskać klawisz [Enter] lub[PgDn] aż program przejdzie całą tabelę na sam dół i „wyjdzie” z niej przez dolną krawędź tabeli.

UWAGA! Wchodząc do słownika możemy wydrukować jego zawartość używają klawisza [F8].

UWAGA! Jeśli chcemy aby dany dokument był ignorowany, wówczas w schemacie dekretacji nie wpisujemy żadnego dekretu idajemy [Enter] aż do wyjścia z tabelki dekretów.

Techniczna strona wprowadzenia danych do paczek

36

Po wykonaniu opcji KSIĘGOWANIE \ POBRANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ POBRANIE DANYCHmamy dane przygotowane do obróbki i przeniesienia do paczek. Opcja WPROWADZENIE DANYCH DO PACZEKprzenosi te dane systematycznie, dokument po dokumencie. Zanim jednak dokument zostanie przeniesiony do paczkiprogram wykona następujące czynności:♦ Czynności wstępne i sortowania, a w tym ustalenie sposobu identyfikacji kontrahenta (identyfikacja automatycz-

na, półautomatyczna i ręczna – więcej szczegółów i dokładny opis podczas działania programu). Dodatkowo pro-gram zapyta w tym miejscu o sposób sortowania dokumentów przed przystąpieniem do przenoszenia danych do pa-czek. Szczegółowy wykaz możliwych sposobów sortowania dostępny podczas działania programu

♦ Kontrola dokumentu pod względem formalnym i logicznym. Jest to dość skomplikowany proces (odsyłamy za-interesowanych do odpowiedniego dodatku, gdzie znajduje się wykaz błędów kontroli) i jeśli przebiegnie prawi-dłowo, dokument zostanie dopuszczony do dalszej obróbki; jeśli kontrola wykaże błędy, wówczas komputer damożliwość zanotowania operatorowi cech identyfikacyjnych dokumentu, usunie go z danych wejściowych; wtedynależy odszukać ten dokument i wprowadzić go do paczki metodą klasyczną (ręcznie).

♦ Sprawdzenie czy jest w słowniku dekretacji odpowiednia tabela dekretów dla danego dokumentu. Jeśli ist-nieje odpowiednia tabela, wówczas dokument zostanie dopuszczony do dalszej obróbki, w przeciwnym wypadkuzmuszeni jesteśmy do wprowadzenia do słownika dekretacji odpowiedniej tabeli (szczegóły opisane zostały powy-żej). Dopiero po tej operacji dokument zostanie dopuszczony do dalszej obróbki. Wyjątek stanowią dokumenty po-chodzące z Mmulti produkcji dGCS S.A. Na jednym dokumencie mogą wystąpić zarówno towary handlowe jak iusługi (inny sposób dekretacji)

♦ Sprawdzenie czy istnieje kontrahent występujący w dokumencie w kartotece kontrahentów. Jeśli istnieje,wówczas dokument zostanie dopuszczony do dalszej obróbki, w przeciwnym wypadku mamy możliwość założeniakontrahenta i konta księgowego. Dopiero wówczas dokument zostanie dopuszczony do dalszej obróbki (patrzszczegóły w rozdziałach poświęconych obsłudze kontrahentów). Podczas identyfikacji kontrahentów stosowane sąnastępujące procedury:• Wyszukiwanie wg nazwy kontrahenta - jeśli odpowiedni kontrahent nie zostanie znaleziony, uruchomiona zo-

staje następna procedura;• wyszukiwanie wg NIP lub PESEL - jeśli odpowiedni kontrahent nie zostanie znaleziony, uruchomiona zostaje

następna procedura;Tu należy dodać kilka uwag:• Jeśli będziemy mieli do czynienia z dokumentem zakupu, wówczas kontrahenci „ustawią” się na dostawcach.

Jeśli chcemy przeszukać mimo wszystko wszystkich kontrahentów należy zmienić sort w kontrahentach klu-czem [F5] – zmień sort

• Jeśli będziemy mieli do czynienia z dokumentem sprzedaży, wówczas kontrahenci „ustawią” się na odbiorcach.Jeśli chcemy przeszukać mimo wszystko wszystkich kontrahentów należy zmienić sort w kontrahentach klu-czem [F5] – zmień sort

• Jeśli będziemy mieli dokument zakupu (nominalnie powinien tam występować dostawca), a wybierzemy od-biorcę, system poda ostrzeżenie. Możemy zmusić system do dalszej pracy, mimo że w dokumencie zakupu bę-dzie odbiorca. To samo dotyczy dokumentów sprzedaży

• Jeśli kilku kontrahentów spełni warunki przeszukiwania (np. są dwa konta dla jednej firmy, jedno jako dostaw-ca, drugie jako odbiorca) wówczas system pozwoli wybrać właściwe konto operatorowi komputera

• Jeśli macie Państwo do czynienia z transakcjami z firmami (wszyscy lub prawie wszyscy mają NIP) przy prze-noszeniu danych do paczek stosujcie identyfikację półautomatyczną

• Jeśli macie Państwo do czynienia z transakcjami z osobami fizycznymi (wszyscy lub prawie wszyscy nie mająNIP) przy przenoszeniu danych do paczek stosujcie identyfikację automatyczną

• Stosowanie wyszukiwania kontrahentów przy pomocy markerów dGCS przeznaczone jest wyłącznie dla firmmających dużą tradycję w obsłudze magazynu i kasy dGCS, oraz utrzymaniu kartoteki kontrahentów w ideal-nym porządku – jest to trudne do osiągnięcia i w fazie początkowej (minimum 2 lata) nie zalecamy stosowaniaidentyfikacji kontrahentów przy pomocy markerów dGCS. Jeśli chcecie mimo wszystko zacząć korzystać z ta-kiej identyfikacji kontrahentów, lepij zadzwonić do naszej firmy i zapytać się jakie trzeba spełnić warunki.

Jeśli dokument przejdzie prawidłowo kontrole, to zostanie on przeniesiony do paczki w postaci odpowiednich dekre-tów i dokumentów VAT. Następnie program skasuje dokument z danych wejściowych i przejdzie do obróbki następ-nego dokumentu. Program będzie tak postępował aż do wyczerpania zbioru wejściowego. Oczywiście proces ten moż-na przerwać, odpowiadając negatywnie na pytanie o kontynuację pracy. Wówczas obróbka dokumentów zostanie prze-rwana i przy następnym wejściu do opcji PRZENOSZENIE DANYCH DO PACZEK zostanie wznowiona w przerwa-nym miejscu. W niektórych sytuacjach, gdy nie potrafimy wykonać tabeli dekretów lub nie umiemy rozwiązać proble-mu wprowadzenia kontrahenta, możemy wycofać się z wprowadzenia dokumentu (cały czas naciskając klawisz [Esc],aż do skutku). Program zapyta się, czy usuwamy dokument, czy zostawiamy wypełnianie go „na później”. W pierw-szym przypadku decydujemy się na ręczne wprowadzenie dokumentu do paczki, a w drugim na powrót do tych samychproblemów w następnym wejściu do opcji PRZENIESIENIE DANYCH DO PACZEK.

37

UWAGA! Jeśli chcesz uniknąć kłopotów przy wprowadzaniu danych, zwróć uwagę aby systemy z których pochodzą dane speł-niały warunki:♦ Kontrahenci nie powinni się dublować pod różnymi nazwami, np. „Stolarnia - Nowak i synowie” i „Nowak i syno-

wie - stolarka”.♦ W miarę możliwości kontrahenci powinni mieć prawidłowo wprowadzony NIP lub PESEL.♦ Różne programy powinny pracować w miarę możliwości na jednym zbiorze kontrahentów, a jeśli nie będzie to

możliwe, należy dbać o maksymalną zgodność tych kartotek dla różnych programów.

Jeszcze raz wrócimy do opisu problemów z jakimi musi się uporać system FiK® zanim prawidłowo zadekretuje doku-ment przychodzący z innego systemu. Pierwszym problemem jest sposób dekretacji. Omówiliśmy go dość wyczerpują-co powyżej. Drugim problemem z jakim się spotkamy wprowadzając dane do paczek to identyfikacja kontrahentów.Jeśli w schemacie dekretacji wystąpi kontrahent zakupu lub kontrahent sprzedaży, wówczas FiK® spróbuje sam zi-dentyfikować konto analityczne kontrahenta. Jeśli w schemacie dekretacji wystąpi kwota v, system FiK® również bę-dzie poszukiwał kontrahenta, ale ten kontrahent już nie musi mieć konta analitycznego, ponieważ potrzebne są tylkojego dane do dokumentu VAT. FiK® przenosząc dokumenty do paczek najpierw próbuje zidentyfikować właściwy de-kret. W dekrecie znajdują się informacje, czy wymagany jest kontrahent i czy potrzebne jest jego konto analityczne. Je-śli wymagany jest kontrahent i zostanie rozpoznany przez FiK® w kartotece kontrahentów, wówczas FiK® utworzy de-kret w paczce i przejdzie do następnego dokumentu. Jeśli identyfikacja się nie powiedzie, zawsze zobaczymy okienkokartoteki kontrahentów, a w górnych jego linijkach dane o kontrahencie, które są pobierane do wprowadzenia do pacz-ki (np. dane o kontrahencie pochodzące z faktury magazynowej) – dane przychodzące znajdą się na jaskrawym tle wgórnej części ekranu. Możemy spotkać się z następującymi sytuacjami:1. Kontrahent nie zostanie rozpoznany (objawem tego będzie widok końca kartoteki kontrahentów)

1.1. Jeśli kontrahent przychodzący ma NIP, wówczas mamy niemal pewność, że takiego nie ma w kartotece i po-stępujemy:

1.1.1. [F2] zakładanie nowego kontrahenta (w prawym górnym rogu na zielonym tle pojawi się informacja,czy jest to sprzedaż czy zakup, z czego możemy wywnioskować jakiego kontrahenta należy założyć)

1.1.2. [F5] propozycja nadania konta księgowego dla kontrahenta, jeśli takowe jest wymagane (w prawymgórnym rogu na zielonym tle pisze KONTO TAK.

1.1.3. Jeśli w prawym górnym rogu na zielonym tle pisze KONTO NIE wtedy możemy założyć kontrahentapomijając jego konto analityczne

1.2. Jeśli kontrahent przychodzący nie ma NIPu, wówczas należy sprawdzić czy takiego nie ma w kartotece1.2.1. Do wyszukiwania kontrahentów używamy wyszukiwarek (klucz [F6] lub [Alt+F].)1.2.2. Jeśli uda się kontrahenta znaleźć, wówczas kluczem [Enter] potwierdzamy, że to ten, którego szukamy1.2.3. Jeśli nie uda się odnaleźć właściwego kontrahenta, należy go założyć postępując jak w 1.1.1, 1.1.2,

1.1.32. Kontrahent zostanie rozpoznany ale nie wszystkie jego dane w kartotece FiK® są zgodne z danymi przychodzący-

mi2.1. Jeśli jest to właściwy kontrahent, należy postępować zgodnie z pojawiającymi się komunikatami i pytaniami2.2. Jeśli nie jest to kontrahent właściwy, wówczas odpowiadamy na pojawiające się pytania w taki sposób aby

znaleźć się w głównej kartotece kontrahentów i wtedy możemy postępować jak w 1.2.1, 1.2.2, 1.2.33. Więcej niż jeden kontrahent ma takie same dane jak kontrahent przychodzący (sytuacja, w której identyczne dane

ma dostawca i odbiorca, którzy to mają dwa różne konta analityczne)3.1. FiK® umożliwi wybór właściwego kontrahenta, pokazując te dane w menu. Można wybrać właściwego (w

prawym górnym rogu jest typ i numer dokumentu przychodzącego) i dać [Enter]. Lub wycofać się do karto-teki kontrahentów z myślą o kolejnych czynnościach w tej kartotece.

Raport z wprowadzenia danych do paczekOpcja KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE danych z innych systemów \ RAPORT z wprowadzenia danych do PACZEKpowoduje wydruk kontrolny z przeprowadzonego WCZYTANIA DANYCH DO PACZEK. Raport powinno się wyko-nać od razu po wprowadzeniu danych do paczek. Treść raportu pozostaje niezmieniona, aż do następnego użycia opcjiWPROWADZENIE DANYCH DO PACZEK, wówczas raport będzie opisywał ostatnie wczytanie.

UWAGA! Na początku raportu znajdują się dokumenty odrzucone (błędne). Dalej znajduje się wykaz przyjętych danych do pa-czek - oznaczone są one symbolem ok. Na końcu może być wykaz dokumentów nieprzyjętych z jakichś powodów.

38

Przykład wczytania danych z innych systemów (zrób to tylko mając komputer przed sobą i możliwość przygo-towania zbioru dane_fik.dbf)Omówimy przykład standardowego przeniesienia danych z „Magazynu - Multi”. Zakładamy, że komputery „księgowy”i „magazynowy” nie są połączone w sieć i przeniesienie danych można przeprowadzić tylko przy użyciu dyskietek (lubinternetu). Wczytanie podzielimy na trzy zasadnicze etapy:♦ Czynności przygotowawcze w systemie „Magazyn - Multi”.

• Wejść do katalogu z systemem „Magazyn - Multi”.• Wywołać program „mm_fk”.• Wybrać odpowiednie dokumenty z gospodarki magazynowej „Magazyn - Multi” do emisji i dokonać składowa-

nia tych dokumentów.• Wyjść z programu „mm_fk”.

♦ Przeniesienie danych.• Skopiować zbiór dane_fik.dbf na dyskietkę lub wyemitować przez internet.• Wyjąć dyskietkę z komputera „magazynowego”.• Włożyć dyskietkę do komputera „księgowego” lub pobrać dane z internetu na komputerze księgowym.

♦ Wprowadzenie danych do systemu FiK®.• Wejść do katalogu z programem FiK®

• Wywołać program FiK®

• Wywołać opcję KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ POBRANIE DA-NYCH i podać ścieżkę dostępu do dyskietki, tj. A:\ jeśli dyskietka została wsunięta do komory A lub podajścieżkę dostępu do katalogu ze zbiorem dane_fik.dbf ściągniętym przez internet

• Wywołać opcję WPROWADZENIE DANYCH DO PACZEK. Podczas działania programu będziemy mieli doczynienia z komunikatami: Nieznana dekretacja i Nieznany kontrahent. Po tych komunikatach izgłoszeniu przez nas chęci obsługi wydarzenia, następuje samo wywołanie opcji SŁOWNIK DEKRETACJI iopcji OBSŁUGA KONTRAHENTÓW. Należy wypełniać tabele dekretacji i wprowadzać kontrahentów (najle-piej używać klawisza [F2] do zakładania kontrahenta i [F5] dla nadania mu numeru konta księgowego).

• Wywołać opcję RAPORT Z WPROWADZENIA DANYCH DO PACZEKUWAGA! Tworzenie „z góry” tabeli dekretów i zakładanie spodziewanych kontrahentów przed dokonaniem WCZYTANIA DA-NYCH Z INNYCH SYSTEMÓW jest działaniem niecelowym. Są nikłe szanse na to, aby „z góry” utworzone dekrety ikontrahenci byli rozpoznani przez procedurę WPROWADZANIA DANYCH DO PACZEK.

SZCZEGÓŁY FAKTURMoże się zdarzyć, że chcemy nietypowo zaksięgować dane pochodzące z magazynu. Polegało to będzie na tym, że nie-które pozycje towarowe lub usługowe faktur należy zaksięgować na inne konta niż wszystkie pozostałe (to znaczy, żeniektóre pozycje faktur będą szły na inne konta księgowe). Tego rodzaju obsługa dostępna jest tylko dla faktur wysta-wionych przez program magazynowy naszej produkcji, konkretnie MAGAZYN MULTI firmy dGCS S.A.Jak to zrobić. Przyjrzyjmy się fakturze magazynowej:

39

Na białym tle zaznaczony jest towar „towar 6”, który chcemy zadekretować inaczej niż „towar 2”. Podczas przenosze-nia danych do paczek schemat dekretacji powinien wyglądać tak jakbyśmy chcieli całą sprzedaż chcieli „wrzucić” najedno konto księgowe sprzedaży. Do wydzielenia „towar 6” na inne konto księgowe musimy wejść do opcji KSIĘ-GOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ SZCZEGÓŁY FAKTUR. Wówczas zobaczymy(dane na jakie konto ma być wprowadzony „towar 6” już są wprowadzone):

Zatem FiK® z faktur magazynowych może wydzielić na odpowiednie konta księgowe poszczególne pozycje faktur. Wtym przykładzie na konto 728. Nazwa pozycji musi być w pełni zgodna z nazwą w Magazynie Multi.

3.3.Zamknięcie rokuAktualna struktura FiK® pozwala na jednoczesne przetwarzanie dowolnej ilości lat księgowych, bez obawy ich znisz-czenia czy pomieszania. Co więcej można zamknięcie roku powtarzać dowolną ilość razy bez obawy o dane roku za-mykanego i tego do którego przenoszone jest BO. Zamknięcie nie powoduje żadnych zmian w roku zamykanym, w ro-ku do którego dopisywane jest BO roku poprzedniego (zamykanego) wykonywane są czynności:

40

1. Wymazanie BO z poprzedniego zamknięcia (jeśli takowe było) w nowym roku księgowym – wyjątkiem są księ-gowania BO „ręczne” w nowym roku księgowym, które są nienaruszalne (uzyskane drogą wykorzystania opcjiKSIĘGOWANIE \ KSIĘGOWANIE BO)

2. Wyliczenie sald roku zamykanego3. Przeniesienie sald roku zamykanego jako BO do nowego roku

Zamknięcie można wykonywać i powtarzać w dowolnym czasie, nawet jeśli były księgowania obrotowe w nowym ro-ku księgowym, lub księgowania w starym roku księgowym już po dokonaniu zamknięcia.

Proces zamykania pokażę na przykładzie zamknięcia roku 2004.

Wchodzimy do KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIECIE \ PRZYGOTOWANIE DO ZAMKNIĘCIA ROKU. Jeśli rok 2005nie był jeszcze otwarty zobaczymy ekran:

Trzeba postępować zgodnie z opisem i założyć nowy rok księgowy (w tym wypadku 2005). Wchodzimy jeszcze raz doprogramu FiK® i wchodzimy do roku 2005 – wtedy system FiK® zapyta się nas o potwierdzenie chęci otwarcia roku2005 i planu kont na rok2005:

41

Zalecamy jako najrozsądniejsze pobranie planu kont z poprzedniego roku. Teraz wychodzimy z FiK® i wchodzimyjeszcze raz do roku 2004 i opcji KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIECIE \ PRZYGOTOWANIE DO ZAMKNIĘCIA RO-KU.

42

Po lewej stronie widzimy plan kont z roku 2004 a po prawej z roku 2005. Kluczami [F2, F3 i F4] wskazujemy syste-mowi FiK® z jakich kont ma przenosić dane z roku 2004 na jakie konta roku 2005. Musimy zadbać, aby w całej tabelinie pojawił się komunikat „brak odpowiednika” w kolumnie UWAGI – wtedy system FiK® nie wie na jakie kontoksięgowe w roku 2005 przenieść dane z roku księgowego 2004. Należy wówczas użyć kluczy [F2,F3,F4] lub wejść doroku 2005 i założyć właściwe konto w planie kont.• [F2] – otworzy się plan kont nowego roku i należy wybrać konto, na które zostanie przeniesione BO• [F3] – możemy ręcznie wpisać numer konta z nowego roku. Na to konto w nowym roku zostanie przeniesione BO• [F4] – ignoruj BO oznacza, że wyliczone BO nie zostanie przeniesione nigdzie.

UWAGA! Salda (lub obroty) kontrahentów zostaną przeniesione na nowy rok tak jak są w planie kont roku zamykanego. Decy-dują o tym syntetyki w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KONTRAHENCI. Co więcej, zapisy w tej opcji wroku zamykanym i roku, do którego kierowany jest BO muszą być identyczne, w przeciwnym razie grozi nieprawidło-we wykonanie zamknięcia (właściwie jedyną konsekwencją może być złe BO roku nowootwartego, które to można po-prawić w opcji KSIĘGOWANIE \ KSIĘGOWANIE BO.

Jeśli już nie ma komunikatów „brak odpowiednika” to następną czynnością jest właściwe zamknięcie. Użyjemy do tegoopcji KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ ZAMKNIĘCIE ROKU I BO NA NASTĘPNY ROK.

43

Czy BO walutowe? – możemy zarządać, aby program wyliczył BO walutowe. Jeśli w jakimś koncie były obrot w jed-nej walucie (niezłotówkowej) wówczas BO walutowe zostanie wyliczone. Jeśli obroty były w więcej niż jednej walucieobcej, wówczas BO walutowe nie zostanie wyliczone (konta te zostaną wydrukowane w raporcie zamknięcia). Należywówczas w nowym roku wprowadzić BO z walutami (tyle zapisów BO ile walut) i skorygować BO złotówkowe. Uży-jemy do tego opcji KSIĘGOWANIE \ KSIĘGOWANIE BO.Czy bilansować konta? – odpowiedź TAK spowoduje przeniesienie sald do BO w nowym roku; odpowiedź NIE spo-woduje przeniesienie obrotów do BO w nowym roku.Czy kontynuować zamykanie? - Jeśli podamy TAK rozpocznie się zamknięcie i utworzony zostanie raport zamknię-cia. Aby sprawdzić poprawność zamknięcia należy porównać raport zamknięcia i wydruk BO na początek roku 2005(opcja KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ WYDRUK BO w roku 2005). Przy wyliczaniu BO walutowego możnasprawdzić BO walutowe raportem SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ KSIĘGOWANIA WALUTOWE.

3.4.Rozrachunki (istotne szczegóły w dodatku poświęconym rozrachunkom)Kartoteka rozrachunków jest niezależna od księgi głównej. Zmiany w kartotece rozrachunków nie powodują zmian wksiędze głównej. Dane dopisywane są do kartoteki rozrachunków w następujących przypadkach:1. Po zaksięgowaniu paczki dla dekretów na rozrachunkowe konta kontrahentów2. Po „ręcznym” zaksięgowaniu dokumentów BO na konta kontrahentów jeśli zażyczymy sobie takiego dopisania:

44

3. Po „ręcznym” wprowadzeniu rozrachunku bezpośrednio do kartoteki rozrachunków w opcji KONTA \ KON-TRAHENCI \ ROZRACHUNKI \Wybór kontrahenta + [Enter] \ F3:

4. Po wycofaniu rozrachunku z archiwum do kartoteki rozrachunków w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZ-RACHUNKI \Wybór kontrahenta + [Enter] \ F9 (wejście do archiwum) \ Wybór właściwego rozrachunku \ F6 (dokartoteki faktur)

45

Dane są wycofywane z kartoteki faktur (rozrachunków) w następujących przypadkach:1. Jeśli rozrachunek zostanie uzgodniony (jego saldo wynosi 0.00 (przechodzi on wtedy do archiwum). Sytuację taką

możemy mieć w wielu przypadkach:1.1. Po zaksięgowaniu paczki1.2. Po punktowaniu i wykonywaniu wszelkich dostępnych czynności w rozrachunkach

2. Po wymuszeniu przejścia rozrachunku do archiwum w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI\Wybór kontrahenta + [Enter] \ F10 (skieruj fakturę do archiwum) i F4 (wykonaj)

3. Po bezpośrednim i definitywnym usunięciu rozrachunku w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI\Wybór kontrahenta + [Enter] \ Wybór faktury +[Enter] \ F6 (całkowite usunięcie)

Zadaniem rozrachunków jest takie kojarzenie dokumentów, aby w każdej chwili można było ustalić stan należności izobowiązań wobec kontrahentów. W tym też celu dokonujemy „punktowania” rozrachunków – tzn kojarzenia zapłat zfakturami, w taki sposób aby w rozrachunkach pozostały tylko te nierozliczone

UWAGA! Warto czasami przeprowadzić inwenturę rozrachunków. W tym celu uruchom KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRA-CHUNKI \ F7 (rozliczenia) \ RÓŻNIE SALD MIĘDZY ROZRACHUNKAMI A DEKRETAMI ZAKSIĘGOWANY-MI.

UWAGA! Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do kwot w rozrachunkach wykonaj KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRA-CHUNKI \ F4 (odśwież)

UWAGA! Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o prowadzeniu rozrachunków zapoznaj się z dodatkiem traktującym o rozrachun-kach

4.Inne możliwości systemuZasygnalizuję tutaj tylko najważniejsze. W razie potrzeby prosimy o telefon do osoby dyżurującej przy telefonie.Szczegóły dotyczące dyżurów można znaleźć na naszej stronie www.dgcs.com.pl.

4.1.Sterowanie wydrukamiAby dokonywać sterowania wydrukami mamy do dyspozycji dwie opcje. Są to:1. ADMINSTRACJA \ WYDRUK SKIEROWAĆ DO.. w celu ustalenia sposobu zachowania się drukarki i samych

wydruków.

46

2. ADMINISTRACJA \ ADMINISTRATOR WYDRUKÓW do obsługi wydruków, które nie są kierowane na dru-karkę

Opcja ADMINSTRACJA \ WYDRUK SKIEROWAĆ DO.. pozwala skierować wydruki na:♦ Drukarkę. Od tej chwili wszystkie wydruki kierowane będą bezpośrednio na drukarkę i w ADMINISTRATORZE

WYDRUKÓW nie pozostanie żaden ślad po drukowaniu.♦ Do zbioru. Od tej chwili wszystkie wydruki kierowane będą do zbiorów na dysku. Każdy z wydruków można

przeglądać, usuwać, drukować w całości lub wybrane fragmenty.♦ Jednocześnie na drukarkę i do zbioru. Combo dwóch pierwszych możliwości♦ Do zbioru i na monitor. Wydruki kierowane będą na dysk do administratora wydruków. Jednocześnie natychmiast

po zakończeniu wydruku, pojawi on się na monitorze i to w taki sposób jakbyśmy przeglądali go w administratorzewydruków.

Opcja ADMINISTRACJA \ ADMINISTRATOR WYDRUKÓW pozwala na:1. Przeglądanie wydruków na monitorze2. Usuwanie wydruków z administratora3. Drukowanie całości wydruku4. Drukowanie od wskazanej strony do końca (ważne przy powtarzaniu wydruku od przerwanego miejsca lub gdy

chodzi o podsumowanie wydruku)

UWAGA! Jeśli wydruki kierowane są DO ZBIORU, NA DRUKARKĘ I DO ZBIORU lub NA MONITOR I DO ZBIORU, do-stępne są w opcji ADMINISTRACJA \ ADMINISTRATOR WYDRUKU. Można je przeglądać, drukować, a niepo-trzebne usuwać

4.2.Administrator sieciOpcja ta służy do podglądu pracy w sieci komputerowej. Pokazane tutaj jest co robią poszczególni operatorzy

4.3.Księgowanie walutoweAby dokonywać księgowań z pokazaniem w jakich walutach i na jaką wartość jest to zaksięgowane mamy do dyspozy-cji następujące mechanizmy:

1. Tabelę kursową dostępną w ADMINISTRACJA \ TABELA KURSOWA2. Możliwość księgowania w złotówkach i walutach w księgowaniu BO, dostępne w KSIĘGOWANIE \ KSIĘGO-

WANIE BO3. Możliwość księgowania w złotówkach i walutach, podczas wprowadzania kwoty dekretu w paczce4. Możliwość drukowania kontówek walutowych w opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ KSIĘGOWANIA WALUTO-

WE

Tabela kursowaOpcja realizuje trzy zasadnicze czynności:♦ obsługa tabeli walut; polega na wprowadzeniu tych nazw walut, krajów i skrótów nazw walut, które będą wykorzy-

stywane w dalszym księgowaniu; brakującą walutę można zawsze dopisać; obsługę wystarczająco jasno opisujehelp w dolnej części ekranu;

♦ obsługa tabel kursowych polega na wprowadzeniu danych, które będą wykorzystane w procesie księgowania(wprowadzanie wartości dekretów w obsłudze paczki); obsługę wystarczająco jasno opisuje help w dolnej częściekranu;

♦ wydruk tabel kursowych;

BO walutowePodczas wprowadzania kwot Winien i Ma można nacisnąć klawisz [F5] przeliczeń walutowych. Ukaże się wówczasokienko „Obliczenia walutowe”, w którym znajdują się dwa wiersze. Pierwszy z nich to kwota w złotych pobrana zkwoty BO, którą chcemy wprowadzić. Drugi wiersz zawiera kwotę w wybranej walucie po wybranym kursie. Terazmożemy nacisnąć klawisz [F2] aby uzyskać dostęp do tabeli kursowej. Wybieramy odpowiednią walutę, po odpowied-nim kursie z odpowiedniego dnia i naciskamy [Enter]. Powrócimy do okienka „obliczenia walutowe”, ale drugi wierszpokazujący ilość i rodzaj waluty będzie już wypełniony. Naciskamy znowu [Ener] i powracamy do dokumentu BO,gdzie widzimy wartość w PLN i w odpowiedniej walucie. W ten sposób system FiK® do dokumentu BO w PLN dokła-da informację o kwocie i rodzaju waluty obcej, po przeliczeniu której powstał dekret w walucie polskiej. Odwrotnie,jeśli znamy wartość księgową (i oczywiście kurs) w walucie obcej, to możemy w dokumencie BO w polu Winien lub

47

Ma nie wprowadzając wartości w PLN nacisnąć klawisz [F5] co spowoduje wejście do okienka „obliczenia walutowe”.Teraz w pierwszym wierszu dajemy [Enter] (zerowa wartość w PLN). W drugim wierszu wprowadzamy wartość wwalucie obcej (np. 10) i naciskamy [F2] aby przejść do tabeli kursowej. Teraz wybieramy odpowiedni rodzaj waluty iodpowiedni kurs i naciskamy klawisz [Enter]. Powracamy w ten sposób do okienka „obliczenia walutowe”, ale war-tość pierwszego wiersza w PLN jest już wypełniona. Wystarczy teraz zatwierdzić dane poprzez [Enter] i powracamydo ekranu BO, ale wartość jest już wpisana.

UWAGA! BO walutowe i obliczenia walutowe mają sens tylko wtedy, kiedy wprowadzona jest tabela kursowa z odpowiednimiwalutami i kursami za wymagane dni.

Księgowania walutowe w paczceBędąc w paczce podczas wprowadzania dekretu (F3), znajdując się w polu KWOTA po dowolnej stronie księgowejmożemy dokonywać księgować w walutach obcych. Sposób postępowania po naciśnięciu klucza [F5] (obliczenia wa-lutowe) jest identyczny jak dla księgowania BO.

KONTÓWKI WALUTOWEPokazują księgowania w PLN oraz w przeliczeniu na daną walutę po kursie księgowania

RÓŻNICE KURSOWEMożna je wychwycić w rozrachunkach. Księgując paczki należy przy zapłatach (na kwocie zapłaty) korzystać z opcji[F9] zapłata i dalej [F8] ok.+komentarz, lub leż [F5 ] rozrachunek grupowy i przy wprowadzaniu zapłat za fakturynajeżdżać na numer faktury i dawać [Enter] i podać komentarz. Wtedy w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZ-RACHUNKI \ wydór kontrahenta i [Enter] widać jak na dłoni fakturę i zapłaty za nią w różnych walutach. W polachkomentarz w paczce zalecamy wprowadzanie kwot zapłat w walutach obcych.

4.4.Wyszukiwanie kwotZdarza się, że poszukujemy zaksięgowanej kwoty (czegoś szukamy, lub sporządzamy wykaz transakcji powyżej pew-nej kwoty). Mamy do tego mechanizm KSIĘGOWANIE \ WYSZUKIWANIE ZAKSIĘGOWANYCH KWOT.

Po wejściu do opcji ekran wygląda jak na rysunku 6a. Aby dokonać przeszukania kartoteki zapisów księgowych, nale-ży podać parametry poszukiwanych dekretów. Są to parametry:

♦ Kwota - mamy tu dwie możliwości:⇒ wypełniamy pierwszy wiersz (wpisujemy jakąkolwiek wartość różną od zera) - wtedy drugi wiersz parametru

znika. Jeśli wypełnimy pierwszy wiersz to będzie poszukiwana konkretnie zadana kwota.⇒ wypełniamy drugi wiersz (w pierwszym wierszu dajemy [Enter] - wtedy pierwszy wiersz zniknie). Możemy po-

dać warunek ograniczenia przez dwie liczby (np. 100 < kwota < 200; wtedy szukamy kwot z zakresu od 100 do200) lub ograniczenia z góry ( kwota < 200; wtedy szukamy kwot mniejszych od 200) lub ograniczenia z dołu(np. 100 < kwota; wtedy szukamy kwot większych od 100)

Wypełnienie pierwszej lub drugiej możliwości jest obowiązkowe

♦ Konto - mamy tu trzy możliwości:⇒ wypełniamy pierwszy wiersz (wpisujemy jakiekolwiek konto) - wtedy drugi wiersz parametru znika. Jeśli wy-

pełnimy pierwszy wiersz to będziemy mieli poszukiwanie zadanej w pierwszym parametrze kwoty tylko napodanym koncie.

⇒ wypełniamy drugi wiersz (w pierwszym wierszu dajemy [Enter] - wtedy pierwszy wiersz zniknie). Możemy po-dać warunek ograniczenia przez dwa konta (np. 100 00000000 < konto < 100 99999999; wtedy poszukujemykwoty podanej w pierwszym parametrze w zespole 1) lub ograniczenia z góry ( konto < 300 00000000; wtedyszukamy kwoty zadanej w pierwszym parametrze na kontach zespołów 1 i 2) lub ograniczenia z dołu (np. 50000000000< konto; wtedy szukamy kwot podanych w pierwszym parametrze na kontach zespołów 5,6,7,8)

⇒ w obu wierszach parametru podajemy [Enter] aż do zniknięcia obu wierszy parametru - wtedy poszukiwanakwota z parametru pierwszego będzie poszukiwana w całym planie kont

♦ Data - dokładnie to samo znaczenie co dla parametru drugiego

48

Poszczególne parametry łączą się za sobą w ten sposób, że podczas poszukiwania szukamy takich dekretów, którespełniają warunek zadany w pierwszym parametrze i zadany w drugim parametrze i zadany w trzecim parametrze

PRZYKŁAD Pamiętamy, że księgowaliśmy kwotę 99 zł „z groszami” i było to w grudniu 1997 roku. Szukamy tego dekretu. W ta-kim przypadku możemy wprowadzić parametry jak na rysunku 6b

Po dokonaniu przeszukania program może zachować się w dwojaki sposób:♦ wróci do menu głównego - oznacza to brak dekretów spełniających podane warunki♦ wyświetli tabelę z dekretami - będą to dekrety, które spełniają podane w parametrach warunki

49

4.5.Zestawienia definiowaneObsługują dwa tematy:1. Zestawienia wynikające z ustawy o rachunkowości2. Zestawienia, których nie ma w systemie, a które sami sobie zdefiniujemyObie te czynności możemy wykonać wchodząc do SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIA DEFINIOWANE

Zestawienia wynikające z ustawy o rachunkowości:Po wejściu widzimy:

Takie zestawienia zgodne z ustawą o rachunkowości przygotowałem dla Was. Nie należy ich usuwać ale jedynie poka-zać systemowi FiK® z jakich kont księgowych mają być pobierane dane do wybranych przez Was zestawień. Aby tejdefinicji dokonać naciskamy klucz [F7].

Mamy tutaj:1. W górnej części ekranu tabelkę z poszczególnymi pozycjami (wiersze), zgodnymi z ustawą o rachunkowości

50

2. W części środkowej ekranu miejsce na definicje, z których kont księgowych mają pochodzić dane3. W dolnej części ekranu (tuż nad helpem na niebieskim tle) zsumowanie poszczególnych pozycji (w tym przykła-

dzie wiersz – pozycja będzie się składał z sumy wierszy 20, 70, 160, 280)Teraz omijamy te wiersze, które są sumami innych wierszy (pokazuje to dolna część odpowiadająca za zsumowanie iwybieramy te wiersze, które nie są sumami innych wierszy i dotyczą naszego przedsiębiorstwa.

Przykładowo wybrałem urządzenia techniczne i maszyny. Teraz należy pokazać z jakich kont księgowych mają pocho-dzić dane. W tym celu naciskamy [F3] (modyfikacja). Kursor pokaże nam się w środkowej części ekranu i będziemymogli wypełniać kolumny Z, TYP, SYN i ANALITYK.• Z oznacza znak (dodawanie, odejmowanie)• TYP określa co to ma być: sss – saldo, swn – saldo WN, sma – saldo MA itd. Dokładniejszy opis znajdziemy na-

ciskając klucz [F9].• SYN określa część syntetyczną konta• ANALITYK określa część analityczną konta – jeśli damy gwiazdki, oznacza to dla FiK®, że należy wybrać

wszystkie analitykiW tym przykładzie niech to będzie:

51

Definiujemy tak wszystkie pozycje, które nas dotyczą. Jeśli to zrobimy, możemy się wycofać i już mamy zdefiniowanezestawienie. Aby dokonać obliczeń i wydruku należy wejść do SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIA DEFI-NIOWANE \ Wybór zestawienia strzałkami +[Enter] \ [F8] (Obliczenia i wydruk)

Zestawienia, które definiujemy sami, a których nie ma w systemie:1. Wejść do SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIA DEFINIOWANE \ [F2] (zakładanie) i podać nazwę zesta-

wienia, które chcemy uzyskać.2. Będąc w tabeli na nazwie zestawienia wciskamy [F7] (definiowanie)3. Należy teraz wprowadzić poszczególne pozycje kluczem [F2] (zakładanie). Należy pamiętać, żeby poszczególnym

pozycjom nie nadawać numerów kolejnych ale np. co 10. (pozwoli to nam wstawiać pozycje „pomiędzy”)4. Teraz mamy identyczną sytuację jak we wcześniej opisanych zestawieniach zgodnych z ustawą o rachunkowości i

możemy też identycznie postępować.

4.6.Skąd biorą się syntetyki1. Jest to część syntetyczna konta analitycznego2. Syntetykami jest określenie kontrahentów w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KONTRAHENCI.3. Jeśli tak określone syntetyki nie są wystarczające dla Waszych celów możemy sami określić co jest syntetyką. Mo-

że to być 7 (zespół 7), 22 (rozliczenia publicznoprawne) 401 11 (jakieś koszty) itd. Itp. Aby wskazać dodatkowesyntetyki wchodzimy do SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ SYNTETYKA \ DEFINIOWANIE. Tak zdefiniowane dodat-kowe syntetyki mogą wchodzić do obliczeń w opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ SYNTETYKA \ OBLICZENIA izwiązane z tym wydruki. Zdefiniowane syntetyki wchodzą również do SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIE-NIA OBROTÓW I SALD.

4.7.Przeglądarki tabel i wyszukiwarkiJeśli będziecie w tabeli można się po niej poruszać strzałkami nawet jeśli wydaje się, że to już koniec tabeli. Np. wkontrahentach (opcja KONTA \ KONTRAHENCI \ OBSLUGA):

52

Można nacisnąć strzałkę w prawo i dostaniemy:

Należy zwracać uwagą na help (w dole ekranu na niebieskim tle). Jeśli jest słowo szukaj, przeszukiwanie itp. (najczę-ściej pod kluczem [Alt+F]) można przeszukiwać daną kolumnę (kolumna NIP w tym przykładzie), na której jest kursor(białe pole). Dla przykładu możemy nacisnąć [Alt+F]. Otrzymamy:

53

Wprowadzimy teraz interesujący nas tekst lub część tego tekstu. Np. wprowadzenie tekstu 150 oznacza poszukiwanietych NIPów, które zawierają 150. Po przeszukaniu FiK® znajdzie pierwszy taki NIP, który zawiera 150.

Teraz możemy kontynuować przeszukiwanie na 150. W tym celu wystarczy wcisnąć [Alt+F].

54

Widzimy, że system już wiedział, że ma kontynuować przeszukiwanie na część NIP zawierającą 150. Szukamy, aż doskutku. Po wprowadzeniu innych wartości poszukiwania (na tej samej lub innej kolumnie, FiK® zacznie poszukiwaniaod początku zbioru – kartoteki na nowo wprowadzoną wartość. Na poprzednim rysunku mamy możliwość szukania[F6] – jest to przeglądarka indywidualna dla danego ekranu i za każdym razem wypisane jest osobno pod jakim klu-czem się znajduje.

4.8.Kontrahenci i ich obsługaKartoteka kontrahentów pojawia się w programie wielokrotnie w różnych miejscach systemu FiK®. Dostęp do niej jestmożliwy:1. Bezpośrednio w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ OBSŁUGA2. W paczce w dekretach ([Tab] lub [Shift+Tab])3. Przy imporcie danych przy przenoszeniu danych do paczek w opcji KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH

Z INNYCH SYSTEMÓW4. Przy obsłudze dokumentów VATowskich w paczce5. Przy dekretacji z automatu [F4] w paczce6. Przy obsłudze dokumentów VATowskich w opcjach:

6.1. REJESTRY VAT \ ZAKUPU \ KOREKTA6.2. REJESTRY VAT \ ZAKUPU \ ZAPIS6.3. REJESTRY VAT \ SPRZEDAŻY \ KOREKTA6.4. REJESTRY VAT \ SPRZEDAŻY \ ZAPIS

7. To samo dotyczy dokumentów przejściowych VAT

Za każdym razem obsługa wygląda bardzo podobnie. Można w kartotece kontrahentów wyszukiwać kontrahentów, do-pisywać i zmieniać ich dane, usuwać (pod warunkiem, że konto dotychczasowe księgowe kontrahenta nie wykazuje ru-chu). Podczas dopisywania kontrahentów należy zwrócić uwagę na bardzo ważny mechanizm zakładania kont księgo-wych kontrahentów. Nie zalecamy zmiany mechanizmu nadawania konta księgowego kontrahentów. Dla przykładuzałożymy w pełni prawidłowy sposób kontrahenta z kontem księgowym:

55

Teraz naciskamy [F2] – (nowy kontrahent)

W tym miejscu nie staramy się „wymyślić” numeracji konta księgowego ale naciskamy klucz [F5] – propozycja nada-nia konta księgowego dla kontrahenta:

56

Pokażą nam się wówczas dostępne syntetyki kontrahentów, wybieramy odpowiednią syntetykę i potwierdzamy przez[Enter]. Przypominam, że syntetyki kontrahentów definiuje się w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KON-TRAHENCI. Jeśli dodatkowo w syntetyce znajdują się zdefiniowane grupy kontrahentów ukaże się odpowiednia tabelai trzeba podjąć decyzję, którą grupę kontrahentów wybieramy:

Teraz można wreszcie wprowadzić resztę danych o kontrahencie:

57

Przy wprowadzaniu NIPu program FiK® sprawdza, czy takiego już nie ma i jeśli okaże się że takowy NIP już wcześniejzostał wprowadzony, poda ostrzeżenie.

4.9.Konfiguracja dowolnych programów z menu DODATKIMożna skonfigurować dowolny program z Windowsa lub DOSa do wywoływania z menu DODATKI. W tym celu wy-starczy wejść do opcji DODATKI \ GENEROWANIE MENU. Nie zalecamy manipulowania w pierwszym wierszuokreślającym deklaracje podatkowe. Pozostałe wiersze są do Waszej dyspozycji.

Dla przykładu w drugim wierszu wpisałem jak wywołać amortyzację Windowsową. Teraz menu DODATKI będziewyglądało tak:

58

Można wybrać opcję „amortyzacja WIN” i w wyniku działania wywołana zostanie amortyzacja pod Windows.

5.Rejestry VATRejestry VAT dostępne są w opcji REJESTRY VAT. Powstają poprzez:1. dopisanie w rejestrach VAT dokumentów VATowskich z paczek po ich zaksięgowaniu.2. Dopisywanie lub modyfikację dokumentów VAT wewnątrz rejestrów VATowskich

UWAGA! Jeśli wprowadzimy do paczki dokument zakupu wewnątrzunijnego, jest to jedyne miejsce gdzie należy wprowadzić tenzakup. Zobowiązanie wobec skarbu Państwa z tytułu zakupu wewnątrzunijnego należy wprowadzić kwotowo na kontoVATowskie sprzedaży, a jeśli pojawi siędokument sprzedaży VAT, należy go pominąć kluczem [Ctrl+Z].

UWAGA! Obsługa dokumentów VATowskich jest identyczna jak w paczce (opisane w poprzednich rozdziałach), z tą różnicą, żetrzeba podać numer faktury, wybrać kontrahenta i wypełnić tabelę VAT o ile dokonujemy nowego wpisu. Przy mody-fikacji wystarczy poprawić to co jest potrzebne dla prawidłowości dokumentu.

Co do korzystania z wydruków:1. Opcje podane poniżej służą raczej do pracy księgowemu i w żadnej mierze nie mogą być traktowane jak rejestry

VAT1.1. REJESTRY VAT \ ZAKUPU \ REJESTR A KONTO KSIĘGOWE1.2. REJESTRY VAT \ZAKUPU \ ZESTAWIENIE ROBOCZE ZAKUPÓW KRAJOWYCH1.3. REJESTRY VAT \ SPRZEDAŻY \ ZESTAWIENIE ROBOCZE SPRZEDAŻY KRAJOWEJ

2. Opcji podanych poniżej używamy dla kontroli z US i drukowania oficjalnych rejestrów VAT2.1. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY (WSZYSTKIE)2.2. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY KRAJOWE I POZAUNIJNE2.3. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE2.4. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE TOWARÓW2.5. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE USLUG2.6. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE POWODUJĄCE

ZOBOWIĄZANIA WOBEC SKARBU PAŃSTWA2.7. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE, DLA KTÓRYCH

PODATNIKIEM JEST NABYWCA2.8. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE NOWYCH ŚROD-

KÓW TRANSPORTU

59

2.9. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZAKUPY WEWNĄTRZUNIJNE – TRANSAKCJETRÓJSTRONNE

2.10. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ PODSUMOWANIE ZAKUPOW WEWNATRZUNIJ-NYCH ROZLICZANYCH PRZEZ VAT8

2.11. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ PODSUMOWANIE ZAKUPOW WEWNATRZUNIJ-NYCH ROZLICZANYCH PRZEZ VAT9

2.12. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ PODSUMOWANIE ZAKUPOW WEWNATRZUNIJ-NYCH ROZLICZANYCH PRZEZ VAT10

2.13. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ ZBIORCZE ZESTAWIENIE DOWODÓW WE-WNĘTRZNYCH

2.14. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAZ (WSZYSTKO)2.15. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAŻ KRAJOWA I POZAUNIJNA2.16. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAŻ WEWNĄTRZUNIJNA2.17. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAŻ WEWNĄTRZUNIJNA NOWYCH

ŚRODKÓW TRANSPORTU2.18. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAŻ WYSYŁKOWA WEWNĄTRZUNIJNA2.19. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ PODSUMOWANIE SPRZEDAŻY WEWNĄTRZU-

NIJNEJ ROZLICZANEJ PRZEZ VAT112.20. REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ SPRZEDAŻ WEWNĄTRZUNIJNA – TRANSAKCJE

TRÓJSTRONNE

Zestawienie dostępne w opcji REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ EWIDENCJA SPRZEDAŻY,KTÓRA NIE WCHODZI DO OBLICZEŃ VAT dotyczy rozliczenia sprzedaży usług wewnatrzunijnych.

6.DeklaracjeW systemie FiK® dostępne są deklaracje:• PIT5• PIT5L• CIT2• VAT7

Wszystkie deklaracje tworzone są w podobny sposób:1. Przygotowanie danych dla odpowiedniej deklaracji w programie FiK®

2. Wywołanie programu DEKJLARACJE w opcji DODATKI \ DEKLARACJE3. Wykonanie odpowiedniej deklaracji w programie DEKLARACJE

PIT5 i PT5LWchodzimy do opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PIT5 CIT2 RACH WYN. Odszukujemy wiersze odpowiedzialne zaPIT5:

60

Określamy z jakiej strony konta pobieramy dane w kolumnie SALDO kluczem [F3]. Dostępne jest WN, MA, SWN,SMA. Następnie mamy do dyspozycji 25 pozycji z kontami, z których mają być wybrane dane. Pozycje te mogą byćkontami syntetycznymi lub analitycznymi. Po zdefiniowaniu, z których kont mają być pobierane dane, naciskamy klucz[F5] (oblicz PIT5). Teraz mamy już przygotowane dane do deklaracji i wywołujemy program DEKLARACJE poprzeopcję DODATKI \ DEKLARACJE. Wybieramy deklarację PIT5 lub PIT5L i odpowiedni miesiąc. Dane zostaną po-brane z wypreparowanych z systemu FiK®. Dane w deklaracji możemy edytować i jeśli wszystko jest w porządku todrukujemy deklarację i odpowiedni przelew.

CIT2Postępujemy identycznie jak dla deklaracji PIT5, z tym, że musimy zadeklarować dane dla deklaracji CIT2 i po ichzdefiniowaniu wciskamy klucz [F6] (oblicz CIT2).

VAT7Aby przygotować dane w systemie FiK® wybieramy REJESTRY VAT \ DEKLARACJA

61

Teraz wywołujemy program DEKLARACJE w opcji DODATKI \ DEKLARACJE. Będąc w programie deklaracji wy-bieramy VAT7 i odpowiedni miesiąc. Możemy jeszcze dane edytować i drukujemy deklarację i odpowiedni przelew.

6.1.Deklaracje DOSBędąc w programie DEKLARACJE należy wejść do odpowiedniej opcji i ustawić:

Teraz będzie działał program DEKLARACJE w wersji DOS i wydruki będzie realizował w stylu „DOSowym”

6.2.Deklaracje WindowsPo wywołaniu i wejściu do programu DEKLARACJE należy je skonfigurować do pracy w WINDOWS:

Teraz wybieramy odpowiednią deklarację (np. VAT7) i odpowiedni miesiąc deklaracji:

62

Po wybraniu automatycznie zostanie wybrana deklaracja VAT7 w trybie WINDOWS:

Dane można edytować i drukować deklarację w trybie WINDOWS

7.Zetawienia i wydrukiWskażę tutaj tylko najważniejsze. Pozostałe, mniej istotne można spotkać w helpie (niebieskie tło na dole ekranu)

7.1.Zestawienia KsięgoweTo takie, które pobierają dane z księgi głównej lub dane księgowe z paczek. Jest to tylko część wydruków pozwalają-cych pracować księgowemu. Kilkanaście z nich nie zostanie tu zaprezentowanych – ujawnią się w trakcie Państwa pra-cy z systemem FiK® , dostep do nich będzie widoczny na dole ekranu na niebieskim tle (help). Jeśli podany zestaw wy-

63

druków nie zadowoli Państa, odsyłamy do zestawień definiowanych, w których można spreparować dane, które Wasusatysfakcjonują.

7.1.2.Obejmujące tylko dane zaksięgowane (bez danych paczkach) wydruk dziennika

dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ WYDRUK DZIENNIKA wydruk analityczny treść wydruku: jak w ustawie o rachunkowości opcje

dołączanie dokumentów BO wydruk dziennika dokumentów lub dekretów zakres dat różne rodzaje sortowania wydruk różnych rodzajów dziennika (ustawia się w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ TYPY

DZIENNIKÓW i podczas zakładania paczki) lub całego dziennika w formacie A3 wydruk całego dziennika (jeden wiersz o szerokości ponad 200 – jeden zapis) w formacie A4 wydruk części podstawowej dziennika z możliwością drukowania dat operacji gospodar-

czych i pola treść. Czy ma być drukowany operator, czy nazwa paczki, o tym decyduje parametr ADMI-NISTRACJA \ PARAMETRY \ WYDRUK DZIENNIKA

zestawienie obrotów i sald dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD wydruk analityczno syntetyczny – na wydruku linia podkreślona jeden raz oznacza zapis analityczny, linia

podkreślona dwukrotnie oznacza zapis syntetyczny. W formatach A3 i A4 wydruk identyczny treść wydruku: jak w ustawie o rachunkowości opcje

wybór zakresu dat możliwość niedrukowania kont nie wykazujących ruchu możliwość niedrukowania kont analitycznych (tylko syntetyka)

ważne: podsumowanie strony jest informacją tylko dla kontrolujących suma podsumowań stron jest informacją tylko dla kontrolujących suma kont syntetycznych trzyznakowych oznacza faktyczne obroty przedsiębiorstwa. Obroty okresu

sprawozdawczego winny być identyczne jak na wydruku dziennika (zgodność syntetyki i analityki) wykonuj zawsze kiedy masz wątpliwości czy nie zaszło rozbilansowanie księgi (po awariach lub czynno-

ściach specjalnych, których nie przewiduje program FiK®) i sprawdzaj stany końcowe przedsiębiorstwa. Zakres dat określaj tak jaki jest okres sprawozdawczy, a nie od początku roku księgowego (chyba, że jest

to pierwsze w roku księgowym zestawienie obrotów i sald) Kontówki walutowe

Dostep: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ KSIĘGOWANIA WALUTOWE Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: pokazuje księgowania w walutach obcych łącznie z kursem księgowania Opcje

Zakres dat Zakres kont

Wydruki syntetyczne – specjalnie definiowane Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ SYNTETYKA \ OBLICZENIA \ F8 (po wcześniejszym zdefiniowaniu

potrzebnych syntetyk w opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ SYNTETYKA \ DEFINIOWANIE) Wydruk syntetyczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: obliczenia syntetyczne dla zdefiniowanych syntetyk (nie nuszą być identyczne z kontami z

panu kont – np. dopuszczalne jest konto syntetyczne 4, 22, 230, 249/1 itd.) Opcje

Zakres dat Wybór wariantu wydruku (salda ze znakami lub salda WN i MA)

Wydruk dekretów zespołu Dostęp: KSIĘGOWANIE \ WYDRUK DOKONANYCH KSIĘGOWAŃ \ ZESPÓŁ Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny

64

Treść wydruku: wydruk księgowań na poszczególne konta księgowe w zespole z podsumowaniami kontzgodnymi z ustawą o rachunkowosci

Opcje Zakres dat Wybór zespołu Wybór kont nie wykazujących ruchu

Wydruk dekretów konta księgowego Dostęp: KSIĘGOWANIE \ WYDRUK DOKONANYCH KSIĘGOWAŃ \ KONTO Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: wydruk księgowań na konto księgowe z podsumowaniami kont zgodnymi z ustawą o rachun-

kowosci Opcje

Zakres dat Wybór konta

Wydruk zaksiegowanej paczki Dostęp: KSIĘGOWANIE \ WYDRUK DOKONANYCH KSIĘGOWAŃ \ PACZKA Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: wydruk paczki z podaniem numeracji dziennika Opcje

Wybór paczki Wydruk BO

Dostęp: KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ WYDRUK BO Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: wydruk BO Opcje

Data BO Wybór kont nie wykazujących ruchu

Wydruk BZ Dostęp: KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ WYDRUK BZ Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: wydruk BZ Opcje

Data BZ Wybór kont nie wykazujących ruchu

7.1.3.Obejmujące dane zaksięgowane i z paczek Kartoteka kont (popularnie zwana kontówki

Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ KARTOTEKA KONT Wydruk analityczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: poszczególne księgowania na konta analityczne z planu kont, z elementami podsumowań jak

w ustawie o rachunkowości Opcje

Zakres dat Zakres kont Drukowanie zbiorówek (podsymowania syntetyczne w postaci tabeli) Drukowanie dat operacji gospodarczych Drukowanie nagłówka własnej firmy na każdej stronie (ważne dla biur rachunkowych) Drukowanie każdego konta od początku strony Pobieranie danych z paczek Drukowanie bez stronicowania (w ramach oszczędności papieru – sterowane opcją ADMINISTRACJA \

PARAMETRY \ DRUKARKA \ STRONICOWANIE) RAPORT DZIENNY

Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ RAPORT DZIENNY Wydruk analityczny, a na żądanie syntetyczny

65

W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: zapisy na konto księgowe za dany dzień Opcje

Wybór konta księgowego Wybór daty Wybór rodzaju wydruku – analityczny bądź syntetyczny

Sumaryczne zestawienie syntetyczne Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PODSUMOWANIE \ ZESPOŁAMI Wydruk syntetyczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: podsumowanie syntetyczne przedsiębiorstwa zespołami Opcje

Wybór roku kalendarzowego i miesiąca Wybór dodatkowych informacji BO Wybór danych z paczek

Sumaryczne zestawienie syntetyczne dotyczące zespołu Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PODSUMOWANIE \ WYBRANY ZESPÓŁ \ SYNTETYKA Wydruk syntetyczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: podsumowanie kont syntetycznych przedsiębiorstwa w ramach jednego zespołu Opcje

Wybór roku kalendarzowego i miesiąca Wybor zespołu Wybór dodatkowych informacji BO Wybór danych z paczek

Sumaryczne zestawienie syntetyczne dotyczące zespołu Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PODSUMOWANIE \ WYBRANY ZESPÓŁ \ ANALITYKA Wydruk syntetyczny W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: podsumowanie kont analitycznych przedsiębiorstwa w ramach jednego zespołu Opcje

Wybór roku kalendarzowego i miesiąca Wybor zespołu Wybór dodatkowych informacji BO Wybór klasycznych podsumowań syntetycznych Wybór danych z paczek

Przegląd stanu kont Dostęp: SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ MIESIĘCZNA lub ROCZNA \ KONTO lub WSZYSTKIE KONTA Wydruk zawierający stany kont W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: podsumowanie kont analitycznych przedsiębiorstwa Opcje

Wybór kierunku wydruku (monitor lub drukarka) Wybor konta Wybór miesiąca Wybór podsumowania syntetycznego Wybór danych z paczek

Wydruk przewidywanych księgowań Dostęp: KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ WYDRUK

PRZEWIDYWANYCH DEKRETÓW \ F8 po podaniu konta i zakresu dat Wydruk analityczny z podglądem tabeli na monitorze W formatach A3 i A4 wydruk identyczny Treść wydruku: zawartość księgowań na dane konto za podany okres z podaniem miejsca (paczka lub księgi).

Wydruk określa co będzie na koncie po zaksiegowaniu paczek. Opcje

Konto księgowe Zakres dat

66

7.2.Zestawienia VATOpisane w rozdziale REJESTRY VAT

7.2.Zestawienia dotyczące rozrachunków

Zestawienia dla wszystkich kontrahentówUzyskamy je w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F7 lub KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZ-RACHUNKI \ F8

Inwentura rozrachunkówCo jakiś czas warto przeprowadzić inwenturę rozrachunków. Jest to porównanie dekretów księgi głównej i kartotekirozrachunków. Możemy wydrukować:

KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F7 \ RÓŻNICE SALD MIĘDZY STANEM KONT W KSIĘGACHA ROZRACHUNKAMI.

Występujące rozbieżności należy wyjaśnić i wprowadzić odpowiednie dane używając opcji:• Dla likwidacji rozrachunku - KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ Wybór kontrahenta + [Enter] \

Wybór faktury – dokumentu + [Enter] \ [F6] (całkowite usunięcie)• Dla dopisania faktury lub zapłaty - KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ Wybór kontrahenta + [En-

ter] \ [F3] (dopisz nowy rozrachunek)

Zestawienia dla wybranego kontrahentaUzyskujemy je o opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ Wybór kontrahenta + [Enter] \ [F7] (rozra-chunki)

Zestawienia statyczneDostępne w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZLICZENIE ZAKSIĘGOWANYCH. Podczas działania zostająwybrane z księgi głównej dekrety na konta kontrahentów (określone w ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KON-TRAHENCI) i umieszczone w zbiorze roboczym, aż do następnego polecenia OBLICZ.Opcja ta wykorzystywana jest głównie do weryfikacji bilansu przez biegłych.

8.Bezpieczeństwo danychMożna sprowadzić bezpieczeństwo danych do kilku podstawowych zasad:1. Nie daj dostępu do danych osobom nieupoważnionym2. Dbaj o jakość sprzętu i zasilania awaryjnego3. Systematycznie wykonuj kopie bezpieczeństwa, a w szczególności po uzgodniniu okresów rozliczeniowych

Naruszenie tych podstawowych zasad prędzej czy później doprowadzi do poważnych kłopotów, aż do utraty ksiąghandlowych włącznie. Wykonywanie pkt 3 wymusza ustawa o rachunkowości.

UWAGA! Kopie księg rachunkowych można wykonywać dowolnym programem kopiującym. Zalecamy wykonywanie kopii napłytkę CD po uzgodnieniu okresów rozliczeniowych i przechowywanie ich przez okres wymagany ustawowo. Pozo-stałe kopie można wykonywać na płytki wielorazowego użytku CD-RW. Aby wykonać kopię księg wystarczy skopio-wać katalog z systemem FiK®

DODATKI

A.Struktura katalogówPodczas standardowej instalacji (jeśli nie zmieniamy katalogów w programie instalacyjnym) powstaje katalog główny onazwie dGCS. Jest to nazwa firmy. Można ją zmienić na nazwę własnej firmy lub zainstalować kilka kopii oprogra-

67

mowania z nazwami firm, które chcemy obsługiwać. Wewnątrz katalogu firmowego powstają podkatalogi odpowiada-jące poszczególnym podsystemom. Nazwa tych podkatalogów nie zalecamy zmienić, ponieważ mogą być problemy zinstalacją uaktualnień. Nazwy tych podkatalogów dla pakietu FiK® to• FIK dla programu FiK®

• DEKLAR dla programów deklaracji w trybie DOS i WINDOWS• AMOR dla programu amortyzacji pod DOS• AMO dla programu amortyzacji pod WINDOWS• INFO dla dokumentacji• KASA dla programu kasa• ROZLICZ dla programu przelewów

B.Struktura istotnych zbiorówJeśli rozpatrzymy standardową instalację programu FiK® to podstawowe jego zbiory będą w następujących strukturach:

Dgcs\fik\fakta.dbf zbiór rozrachunków (kartoteka faktur) – wspólny dla wszystkich latDgcs\fik\r_sk.dbf kartoteka kontrahentów – wspólna dla wszystkich latDgcs\fik\rok2004\konta.dbf plan kont dla roku 2004 (rok księgowy może być inny)Dgcs\fik\rok2004\zapisy.dbf księga główna dla roku 2004 (rok księgowy może być inny)Dgcs\fik\rok2004\r_s_n.dbf rejestr sprzedaży dla roku 2004 (rok księgowy może być inny)Dgcs\fik\rok2004\r_z_n.dbf rejestr zakupu dla roku 2004 (rok księgowy może być inny)

Pozostałe zbiory w katalogu FIK są wzorcami i zbiorami mniej istotnymi. W podkatalogach z latami księgowymi pozo-stałe zbiory są pomocniczymi wobec głównego ciągu przetwarzania. Aby usunąć rok księgowy wystarczy usunąć pod-katalog z rokiem księgowym. Aby wprowadzić rok księgowy z wersji starych bez struktury lat księgowych wystarczy:1. Założyć „ręcznie” podkatalog z rokiem księgowym np. ROK19992. Skopiować starą wersję programu FiK® w całości wraz ze zbiorami danych do podkatalogu określonego w pkt.1

(jeśli nie było w starej wersji struktury lat)

UWAGA! Dotyczy to tylko i wyłącznie systemów, których stara wersja (przed uaktualnieniem) nie miała struktury z kata-logami lat księgowych

Teraz określę strukturę najważniejszych zbiorów. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące pozostałych prosimy kierowaćdo osoby dyżurującej przy telefonie.

Rodzaj zbiorów:R roboczy lub do odtowrzenia w każdej chwiliI istotnyD zawiera dane księgowe (dekrety lub zapisy VAT)N nie zawiera danych księgowych w sensie dekretów i zapisów VATG tylko w katalogu głównymK w katalogu głównym znajduje się wzorzec zbioru, a w katalogach poszczególnych lat znajdują się właściwe

Zbiory

Opis zbiorów zapisany został tłustym drukiem. Drukiem normalnym opisano poszczególne pola w zbiorach danych.Dokonano opisu pól w rekordzie tylko dla najważniejszych zbiorów istotnych dla funkcjonowania systemu

Zbiór RodzajZbioru

pole typ len dec znaczenie

CICIO2 RNK Zbiór danych do przekazywania dodeklaracji CIT2. Zbiór ten po obli-czeniach danych do CIT2 kopio-wany jest do katalogu deklaracji

DEFDOCH RNK Zbiór zawieracjący definicje kont, zktórych kumulowane są dane wopcji sprawozdawczość /PIT5,CIT2,r.wyn.

68

DEKOPGOS RNK Zawiera definicje operacji gospo-darczych dostępnych w opcjiksięgowanie / przygotowanie... /słownik operacji gospodarczych

DEKRETY RNK Zawiera definicje schematów de-kretacji dostępnych w opcji księ-gowanie / wczytanie danych z in-nych systemów / słownik dekreta-cji oraz automatycznie wywoływa-ny podczas przenoszenia danychdo paczek

DEKFIK03 RNK Zbiór z danymi do deklaracji PIT5za rok 2003. Po wykonaniu obli-czeń zbiór jest kopiowany do ka-talogu deklaracji

DEKFIK04 RNK Zbiór z danymi do deklaracji PIT5 iPIT5L za rok 2004. Po wykonaniuobliczeń zbiór jest kopiowany dokatalogu deklaracji

DEKFIK05 RNK Zbiór z danymi do deklaracji PIT5 iPIT5L za rok 2005. Po wykonaniuobliczeń zbiór jest kopiowany dokatalogu deklaracji

FAKARCHN IDG Archiwum rozrachunkówFAKARCHN KONTRAH C 50 0 Nazwa kontrahentaFAKARCHN SYN C 3 0 Konto syntetyczneFAKARCHN ANAL C 8 0 Konto analityczneFAKARCHN U_N N 10 0 Dane organizacyjneFAKARCHN U_N_VAT N 10 0 Dane organizacyjneFAKARCHN NR_UZGODN N 10 0 Dane organizacyjneFAKARCHN FAKTURA C 36 0 Faktura głównaFAKARCHN DOKUMENT C 36 0 Dokument-faktura, który został do-

kojarzony do pola FAKTURAFAKARCHN KWOTAWN N 18 2 WNFAKARCHN KWOTAMA N 18 2 MAFAKARCHN DATAWYST D 8 0 Data wystawieniaFAKARCHN DATAKS D 8 0 Data księgowaniaFAKARCHN DATAPLAT D 8 0 Termin płatnościFAKARCHN PACZKA C 12 0 Nazwa paczkiFAKARCHN TRESC C 30 0 Treść dokumentu z pola FAKTURAFAKARCHN TRESCM C 18 0 Opis dekretu z pola FAKTURAFAKARCHN DATAZAPLAT D 8 0 Data zapłatyFAKARCHN FLAGA N 1 0 Dane organizacyjneFAKARCHN DATATECH D 8 0 Dane organizacyjneFAKT RNG Zawiera dane syntetyczne, poka-

zywane w tabeli dostępnej w opcjikonta / kontrahenci / rozrachunki.Dane o paczkach wyliczane są powejściu do opcji. Całkowite odno-wienie obliczeń następuje po naci-śnięciu klucza F4 (odświerz)

FAKTA IDG RozrachunkiFAKTA KONTRAH C 50 0 Nazwa kontrahentaFAKTA SYN C 3 0 Konto syntetyczneFAKTA ANAL C 8 0 Konto analityczneFAKTA U_N N 10 0 Dane organizacyjneFAKTA U_N_VAT N 10 0 Dane organizacyjne

69

FAKTA FAKTURA C 36 0 Faktura głównaFAKTA DOKUMENT C 36 0 Dokument-faktura, który został do-

kojarzony do pola FAKTURAFAKTA KWOTAWN N 18 2 WNFAKTA KWOTAMA N 18 2 MAFAKTA DATAWYST D 8 0 Data wystawieniaFAKTA DATAKS D 8 0 Data księgowaniaFAKTA DATAPLAT D 8 0 Termin płatnościFAKTA DATAZAPLAT D 8 0 Data zapłatyFAKTA PACZKA C 12 0 Nazwa paczkiFAKTA TRESC C 30 0 Opis dokumentu-faktury z pola FAK-

TURAFAKTA TRESCM C 18 0 Opis dekretu z pola FAKTURAFAKTA NUMERUZGOD N 10 0 Dane organizacyjneFAKTA CZYN C 1 0 Dane organizacyjneFAKTA FLAGA N 1 0 Dane organizacyjneFAKTWZR RNG Wzorzec zbioru roboczego do ob-

liczeń związanych z rozrachunka-mi

FAKTWZRR RNG Wzorzec zbioru roboczego do ob-liczeń związanych z rozrachunka-mi

FAKTWZRX RNG Wzorzec zbioru roboczego do ob-liczeń związanych z rozrachunka-mi

FAKTWZRQ RNG Wzorzec zbioru roboczego do ob-liczeń związanych z rozrachunka-mi

FORMULAR ING Formularze do drukowania odse-tek i ponagleń dostepne w admini-stracja \ parametry \ formularze

FORMULAR FORMULARZ N 3 0 Numer formularzaFORMULAR WIERSZ N 2 0 WierszFORMULAR TRESC C 80 0 TreśćHERFLICK ING Zawiera helpy programu FiK®

KONTA INK Plan kont w danym roku księgo-wym

KONTA NR_SYNT C 3 0 Syntetyka kontaKONTA NR_ANAL C 8 0 Analityka kontaKONTA NAZWA C 50 0 Nazwa kontaKONTA NAZ_BIL_W C 20 0 Pole roboczeKONTA NAZ_BIL_M C 20 0 Pole roboczeKONTA PASAKT_W C 1 0 Pole roboczeKONTA PASAKT_M C 1 0 Pole roboczeKONTA REZERWA C 10 0 Pole roboczeKONTA BILANS C 4 0 Pole roboczeKONTA CZY_KONTR C 1 0 S-odbiorca Z-dostawcaKONTA NAZ_BIL_SW C 20 0 Pole roboczeKONTA NAZ_BIL_SM C 20 0 Pole roboczeKONTA PASAKT_SW C 1 0 Pole roboczeKONTA PASAKT_SM C 1 0 Pole roboczeKONTA_P1 RNG Wzór standardowego planu kontKONTA_P2 RNG Wzór standardowego planu kontKONTASYN RNK Roboczy do wydruków syntetyk

najróżniejszego rodzajuKONTAVAT INK Informacja, które konta księgowe

70

mają dołączony rejestr VATKONTAVAT NR_SYNT C 3 0 Syntetyka kontaKONTAVAT NR_ANAL C 8 0 Analityka kontaKONTAVAT VAT_R_S C 1 0 Strona konta księgowego związana z

rejestrem sprzedażyKONTAVAT VAT_R_Z C 1 0 Strona konta księgowego związana z

rejestrem zakupuKONTAVPO ING Zawiera konto VAT przejściowegoKONTAVPO SYN C 3 0 SyntetykaKONTAVPO ANAL C 8 0 AnalitykaKURSY ING Tabela kursów walut – opcja ad-

ministracja \ tabela kursowa \ F7KURSY DATA D 8 0 Data kursowaKURSY SKROT C 3 0 WalutaKURSY K1 N 7 4 ZakupKURSY K2 N 7 4 ŚredniKURSY K3 N 7 4 SprzedażLASTDEKR RNK Ostatnie dekretu (w paczce do-

stępne w f3 (dekret) i F4)LATA ING Tabela lat księdowych. Jeśli nie

ma wpisu to znaczy, że rok księ-gowy pokrywa się z rokiem kalen-darzowym

LATA ROK C 4 0 Rok księgowyLATA OD D 8 0 Początek roku księgowegoLATA DO D 8 0 Koniec roku księgowegoMACIEK RNG Zawiera komunikaty programu

FiK®

PACZKI INK Wykaz paczek w danym roku księ-gowym (dostępne w tabeli paczekw opcji księgowanie \ przygotowa-nie.. \ obsługa paczek

PACZKI PACZKA C 12 0 Nazwa paczkiPACZKI DATA D 8 0 Data utworzeniaPACZKI OPERATOR C 12 0 Operator, który założył paczkęPACZKI NECIO L 1 0 Pole roboczePACZKI STACJA N 2 0 Numer stacji roboczej, na której

utworzono paczkęPACZKI NR_PACZKI N 5 0 Numer kumulacyjny paczkiPACZKI EXPORT C 1 0 Pole roboczePACZKI TYPDZIEN C 2 0 Typ dziennika paczkiPARAMETR INK Parametry systemuPARAMETR NAZWA C 50 0 Nazwa firmyPARAMETR PRN_FIL L 1 0 Czy drukować do zbioruPARAMETR PG_LEN N 2 0 Długość strony w wierszachPARAMETR PRN N 2 0 Typ sterownika

Odpowiada numerowi rekordu wzbiorze PRINT.DBF

PARAMETR PG_FORM C 1 0 Format wydruku-3-odpowiada A3;-4- odpowiada A4

PARAMETR PG_DOWN L 1 0 Czy stronicowanie wydrukówPARAMETR DUZY_ROZ L 1 0 Czy duzy odstęp wierszy przy wydru-

kachPARAMETR ADRES C 50 0 Adres firmyPARAMETR URZAD C 76 0 Dane urzędu skarbowegoPARAMETR KSYNZ C 3 0 Syntetyka 1 konta dostawcówPARAMETR KSYNS C 3 0 Syntetyka 1 konta odbiorców

71

PARAMETR KANALZ C 1 0 Pierwszy znak analityki 1 konta do-stawców

PARAMETR KANALS C 1 0 Pierwszy znak analityki 1 konta od-biorców

PARAMETR DNI N 2 0 NieaktywnePARAMETR PROCENT N 5 3 NieaktywnePARAMETR PRINTTO N 1 0 1-drukarka

2-zbiór3-zbiór i drukarka4-zbiór i monitor

PARAMETR DZIENNIK C 1 0 Drukować nr paczki w dzienniku luboperatora dokumentu na wydrukudziennika

PARAMETR POL_MON N 2 0 Polskie znaki w bazie danych i namonitorze

PARAMETR POL_PRN N 2 0 Polskie znaki na drukarcePARAMETR KZ0 C 20 0 Grupa 0 dostawcówPARAMETR KZ1 C 20 0 Grupa 1 dostawcówPARAMETR KZ2 C 20 0 Grupa 2 dostawcówPARAMETR KZ3 C 20 0 Grupa 3 dostawcówPARAMETR KZ4 C 20 0 Grupa 4 dostawcówPARAMETR KZ5 C 20 0 Grupa 5 dostawcówPARAMETR KZ6 C 20 0 Grupa 6 dostawcówPARAMETR KZ7 C 20 0 Grupa 7 dostawcówPARAMETR KZ8 C 20 0 Grupa 8 dostawcówPARAMETR KZ9 C 20 0 Grupa 9 dostawcówPARAMETR KS0 C 20 0 Grupa 0 odbiorcówPARAMETR KS1 C 20 0 Grupa 1 odbiorcówPARAMETR KS2 C 20 0 Grupa 2 odbiorcówPARAMETR KS3 C 20 0 Grupa 3 odbiorcówPARAMETR KS4 C 20 0 Grupa 4 odbiorcówPARAMETR KS5 C 20 0 Grupa 5 odbiorcówPARAMETR KS6 C 20 0 Grupa 6 odbiorcówPARAMETR KS7 C 20 0 Grupa 7 odbiorcówPARAMETR KS8 C 20 0 Grupa 8 odbiorcówPARAMETR KS9 C 20 0 Grupa 9 odbiorcówPARAMETR DV C 10 0 NieaktywnePARAMETR STVAT N 2 0 Stawka VATPARAMETR STV22 N 2 0 Stawka VATPARAMETR STV7 N 2 0 Stawka VATPARAMETR SV1 N 2 0 Stawka VATPARAMETR SV2 N 2 0 Stawka VATPARAMETR SV3 N 2 0 Stawka VATPARAMETR SV4 N 2 0 Stawka VATPARAMETR SV5 N 2 0 Stawka VATPARAMETR KOLOR N 1 0 NieaktywnePARAMETR DZWIEK N 1 0 NieaktywnePARAMETR MYSZ N 1 0 NieaktywnePARAMETR KSYNZ1 C 3 0 Syntetyka 2 konta dostawcówPARAMETR KSYNZ2 C 3 0 Syntetyka 3 konta dostawcówPARAMETR KSYNS1 C 3 0 Syntetyka 2 konta odbiorcówPARAMETR KSYNS2 C 3 0 Syntetyka 3 konta odbiorcówPARAMETR KANALZ1 C 1 0 Pierwszy znak analityki 2 konta do-

stawcówPARAMETR KANALZ2 C 1 0 Pierwszy znak analityki 3 konta do-

stawców

72

PARAMETR KANALS1 C 1 0 Pierwszy znak analityki 2 konta od-biorców

PARAMETR KANALS2 C 1 0 Pierwszy znak analityki 3 konta od-biorców

PARAMETR FAK N 1 0 NieaktywnePARAMETR EXP L 1 0 NieaktywnePARAMETR OLDFAK L 1 0 NieaktywnePARAMETR NEWFAK L 1 0 NieaktywnePARAMETR TYPSIEG C 1 0 Pole roboczePEKIX RNG Wzór paczki powstającej w katalo-

gach ROKXXXX \ PACZKIPRINT RNG Sterowniki do drukarek opisane w

dodatku „Ustawienie drukarek”PRN_ADM RNG Wykaz zbiorów drukarskich do-

stępnych w katalogu WYDRUKI i wtabeli dostepnej w opcji admini-stracja \ administrator wydruków

PRN_NET RNG Drukarki ustawiane na poszcze-gólnych stanowiskach w wersjisieciowej. Znaczenie pól identycz-ne jak w zbiorze PARAMETR

PRN_RWYN RNK Zbiór do obliczeń rachunku wyni-ków z opcji sprawozdawczość \PIT5, CIT2, rach.wyn.

PRN_SUM RNK Zbiór do obliczeń rachunku wyni-ków z opcji sprawozdawczość \PIT5, CIT2, rach.wyn.

ROLEX RNG Zbiór komunikatów systemu FiK®

R_S_N IDK Rejestr sprzedażyR_S_N NR_SYNT C 3 0 Syntetyka konta VATR_S_N NR_ANAL C 8 0 Analityka konta VATR_S_N U_N N 10 0 Pole organizacyjneR_S_N NR_FAKTURY C 36 0 Nr fakturyR_S_N DATA_SPRZ D 8 0 Data sprzedażyR_S_N DATA_WYST D 8 0 Data wystawieniaR_S_N NR_VAT C 20 0 NIPR_S_N KONTRAHENT C 50 0 Nazwa kontrahentaR_S_N PODSTAWA C 150 0 Tabela podstaw (netto)R_S_N STAWKA_VAT C 20 0 Tabela stawek VATR_S_N VAT C 150 0 Tabela kwot VATR_S_N VAT_NALEZN N 18 2 VAT należnyR_S_N SPRZ_ZWOLN N 18 2 Sprzedaż zwolnionaR_S_N SUMA N 18 2 Suma kontrolnaR_S_N KOREKTA C 1 0 K „korekta na nimus”

P „korekta na plus”R_S_N CEL C 1 0 K „kraj”

E „eksport poza UE”R_S_N POPRAW_A C 1 0 Pole roboczeR_S_N KWO_ZAPL N 18 2 Pole roboczeR_S_N DATA_ZAPL D 8 0 Pole roboczeR_S_N UE C 5 0 Dotyczy rodzaju i przeznaczenia przy

sprzedaży do UER_SK ING KontrahenciR_SK NR_SYNT C 3 0 nieaktywneR_SK NR_ANAL C 8 0 NieaktywneR_SK NR_VAT C 20 0 NIPR_SK KONTRAHENT C 50 0 Nazwa kontrahenta

73

R_SK KSYN C 3 0 Syntetyka kontrahentaR_SK KANAL C 8 0 Analityka kontrahentaR_SK RODZAJ C 1 0 0 – bez konta księgowego

1 – odbiorca2 – dostawca

R_SK ADRES C 50 0 Adres kontrahentaR_SK NR_IDENT C 20 0 Identyfikacja wewnętrznaR_SK TELEFON C 40 0 Telefon kontrahentaR_SK NIPESEL C 20 0 Identyfikacja wewnętrznaR_Z_N IDK Rejestr zakupówR_Z_N NR_SYNT C 3 0 Syntetyka VATR_Z_N NR_ANAL C 8 0 Analityka VATR_Z_N U_N N 10 0 Pole organizacyjneR_Z_N DATA_WPLYW D 8 0 Data wpływuR_Z_N DATA_WYST D 8 0 Data wystawieniaR_Z_N DATA_WP_DK D 8 0 Data odliczenia VATR_Z_N NR_FAKTURY C 36 0 Nr fakturyR_Z_N NR_VAT C 20 0 NIPR_Z_N KONTRAHENT C 50 0 Nazwa kontrahentaR_Z_N PODSTAWA C 150 0 Tabela podstawR_Z_N STAWKA_VAT C 20 0 Tabela stawek VATR_Z_N VAT C 150 0 Tabela kwot VATR_Z_N VAT_NALICZ N 18 2 VAT naliczonyR_Z_N POT_BOPN C 150 0 Pole roboczeR_Z_N POT_PSOW C 150 0 Pole roboczeR_Z_N NIE_P_ZWR C 150 0 Pole roboczeR_Z_N WAR_ZAK_NO N 18 2 Wartość zakupów nieopodatkowa-

nychR_Z_N SUMA N 18 2 Suma kontrolnaR_Z_N RODZAJ C 1 0 V związane ze sprzed opodatkowaną

M zw. ze sprz. Opd. i nieopdatk.Z zwolnione

R_Z_N TOWARY C 1 0 H handlowyI inwestycyjnyP pozostały

R_Z_N KOREKTA C 1 0 K korekta na „minus”P korekta na „plus”

R_Z_N POPRAW_A C 1 0 Pole roboczeR_Z_N RR C 1 0 Pole roboczeR_Z_N ROK C 4 0 Pole roboczeR_Z_N MIESIAC C 2 0 Pole roboczeR_Z_N DATA_ZAPLA D 8 0 Pole roboczeR_Z_N KWO_ZAPLA N 18 2 Pole roboczeR_Z_N UE C 5 0 Pole określające zakupy w UE i spe-

cjalne VATR_VS_PO IDG Rejsetr przejściowy VAT sprzeda-

ży.Struktura identyczna jak w R_S_N

R_VZ_PO IDG Rejsetr przejściowy VAT zakupu.Struktura identyczna jak w R_Z_N

R_ZFF RNG Zbiór wzorcowy do wydruków VATR_SFF RNG Zbiór wzorcowy do wydruków VATRACHFLAG RNK Zbiór do obliczeń rachunku wyni-

ków z opcji sprawozdawczość \PIT5, CIT2, rach.wyn.

RACHUNEK RNK Zbiór do obliczeń rachunku wyni-

74

ków z opcji sprawozdawczość \PIT5, CIT2, rach.wyn.

ROZWZR RNG Zbiór wzorcowy do obliczeń zwią-zanych z rozrachunkami

SCIEZKA RNG Scieżki dostępu do zbioru DA-NE_FIK w opcji księgowanie \wczytanie danych z innych syste-mów \ pobierz dane

SWAP_FIK RNG Obsługa menu programów wywo-ływanych z opcji DODATKI

SZCZEFAK INK Szczegóły faktur dostępne w opcjiksięgowanie \ pobranie danych z in-nych systemów \ szczegóły faktur

TAB_POD RNK Tabela podatku dochodowegoTAB_ODS RNG Tabela odsetkowaTAB_WZR RNG Wzór zbioru do obliczeń pomocni-

czychTORAPS RNG Zbiór roboczy do obliczeń w opcji

sprawozdawczość \ podsumowa-nie

TYPDZIEN RNG Oreślenie typów dzienników zopcji administracja \ parametry \typy dzienników

U_N ING Zbiór zawierający dane organiza-cyjne systemu

UB INGK Zawiera dane o bazie danych jakocałości

UPOMNIEN RNG Zbiór dotychczasowych upomnieńi odsetek. Dostępny w opcji konta \kontrahenci \ rozrachunki \ F3 (hi-storia upomnień)

WALUTY RNG Tabela walut – opcja administracja\ tabela kursowa \ F6

WZRVATOD RNG Zbiór roboczy do obliczeń VATZAPISY IDK Zapisy księgoweZAPISY NR_SYNT C 3 0 SyntetykaZAPISY NR_ANAL C 8 0 AnalitykaZAPISY U_N N 10 0 Dane organizacyjneZAPISY WINIEN N 18 2 WNZAPISY MA N 18 2 MAZAPISY LP N 9 0 Numer dziennika dekretówZAPISY DATA D 8 0 Data księgowaniaZAPISY NR_DOW C 12 0 Nazwa paczkiZAPISY NR_DOK C 36 0 Nr dokumentuZAPISY TRESC C 30 0 Treść dokumentuZAPISY TRESCM C 18 0 Opis dekretuZAPISY SYNT_PRZ C 3 0 Syntetyka konta przeciwstawnegoZAPISY ANAL_PRZ C 8 0 Analityka konta przeciwstawnegoZAPISY RODZ_DOK N 1 0 0 dokument BO

1 dokument obrotowyZAPISY NR_KOL_DOK N 9 0 Numer dziennika ogólnego doku-

mentówZAPISY OPERATOR C 12 0 Operator księgującyZAPISY WALWINIEN N 18 2 Kwota w walucie WNZAPISY WALMA N 18 2 Kwota w walucie MAZAPISY SKROTWN C 3 0 Waluta WNZAPISY SKROTMA C 3 0 Waluta MA

75

ZAPISY DOG D 8 0 Data operacji gospodarczejZAPISY REZERWA C 30 0 Pole roboczeZAPISY AUTOMAT N 1 0 0 wpis ręcznego BO lub z paczki

1 wpis po zamknięciu poprzedniegoroku

ZAPISY TYPDZIEN C 2 0 Typ dziennikaZAPISY LPDZIEN N 9 0 Lp dziennika danego typuZAPISNR RNK Ostatni numer paczki przy pobie-

raniu danych z innych systemówZXXNAZWA ING Zestawienia definiowane dostepne

w opcji sprawozdawczość / zesta-wienia definiowane

ZXXNAZWA NAZWA C 60 0 Nazwa zestawieniaZXXNAZWA NUMER N 5 0 Liczba ujemna – zestawienie prede-

finiowane na podstawie ustawy o ra-chunkowościLiczba dodatnia – zestawienie zdefi-niowane indywidualnie

Z_DSP001 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

Z_DSP002 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

Z_DSP003 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

Z_DSP004 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

Z_DSP005 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

Z_DSP006 RNG Predefinicje zestawień definiowa-nych

ZYY_1 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

ZYY_2 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

ZYY_3 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

ZYY_4 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

ZYY_5 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

ZYY_6 RNG Definicja indywidualna zestawieniaz ustawy o rachunkowości

PAR_EXTR ING Dodatkowe parametry systemuopcji administracja / parametry /.....

C.Format zbioru do importu danychDane księgowe można zaimportować z dowolnego innego systemu. Dane te pobierane są ze zbioru dane_fik.dbf bez-pośrednio do systemu FiK® w opcji KSIĘGOWANIE \ WCZYTANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ PO-BRANIE DANYCH. Jeśli dysponujemy siecią lokalną możemy wskazywać na te zbiory bezpośrednio. Możemy prze-nosić te dane po ich wygenerowaniu na dyskietkach, przez internet lub w dowolny inny sposób. Same zbiory da-ne_fik.dbf generują poszczególne systemy. Produkty naszej firmy robią to i są to:• Magazyn Multi

76

• Kasa• Przelewy• AMO – amortyzacja dla windows• DOMEK – program do naliczania czynszów w spółdzielniach i wspólnotach mieszkaniowych

Wszystkie inne systemy mogą też preparować takie zbiory. Poniżej opiszę zasady tworzenia zbiorudane_fik.dbf.

Struktura:Nazwa T D P zakres Znaczenie

System C 2 Dowolne znaki; sys-temy nie pochodzące zfirmy dGCS winnymieć X jako pierwszyznak;

oznaczenie systemu, skąd pochodzą dane;

typ_dok C 2 dowolne znaki iden-tyczne dla tego same-go znaczenia

typ dokumentu (WZ, RW, KP, KW, PO itd)

nr_dok C 36 dowolne znaki numer dokumentuFor-ma_plat

C 12 dowolne znaki iden-tyczne dla tego same-go znaczenia

forma płatności (przelew, gotówka, czek itd)

nr_poz N 3 przy dokumencie jed-nopozycyjnymnr_poz=1;przy dokumenciewielopozycyjnymwinny to być kolejnonarastające wartościod 1 w górę

numer pozycji dokumentu

Transza N 3 wykorzystywane tylko przez system FiK®

Flaga N 1 wykorzystywane tylko przez system FiK® z zastrzeżeniami: system=’MM’ typ_dok=’WZ’ paragon to flaga=3 system=’MM’ typ_dok=’PZ’ zakup od rolnika to flaga=9

Data D 8 starsza niż 01.01.94 imłodsza od daty dzi-siejszej

data dokumentu (zostanie pobrana do daty księgowania )

Status C 12 dowolne znaki iden-tyczne dla tego same-go znaczenia

status dokumentu, materiału itp (np. dla magazynu multi: doprodukcji, wyrób, konfekcja, usługa)

Operacja C 25 dowolne znaki iden-tyczne dla tego same-go znaczenia

opis operacji finansowej (np. zakup materiałów, sprzedaż wyro-bów, opłata za energię elektryczną, spłata kredytu itd). Dane tezostaną wykorzystane w polu opis dokumentu w paczce

Kwota N 18 2 kwota podlegająca księgowaniu (tylko w pozycji rozpoczynają-cej dekret – np. dla towarów handlowych będzie jeden wpis, adla usługi i towarów handlowych będą dwa wpisy – rozpoczy-nający usługę i rozpoczynający towary handlowe

Syntety-ka

C 3 Niewykorzystywane niewykorzystywane

Anality-ka

C 8 Niewykorzystywane niewykorzystywane

Kwo-ta_ma

N 18 2 Niewykorzystywane niewykorzystywane

syn_ma C 3 Niewykorzystywane niewykorzystywaneanal_ma C 8 Niewykorzystywane niewykorzystywane

77

Opis C 18 dowolne znaki dla samej operacji księgowania i dekretacji nie ma to pole żad-nego znaczenia, jednak może się przydać przy podglądaniu da-nych w celu prawidłowej dekretacji. Jeśli nie zostanie wykorzy-stany słownik dekretacji (wypełnione DDD), wówczas pole tozostanie przeniesione do pola Tresc-opis w dekrecie w paczce.

skad C 2 dowolne znaki ozna-czające miejsce, z któ-rego wychodzi towar ,pieniądze, usługa lubinne dobra

np. w gospodarce materiałowej z tego magazynu wychodzi to-war przy dokumentach MM

miejsce C 2 dowolne znaki miejsce, w którym powstaje dokument, np. w gospodarce mate-riałowej jest to nr magazynu

index C 15 dowolne znaki indeks (np. w gospodarce materiałowej indeks materiału)nazwa C 30 dowolne znaki nazwa (np. w gospodarce materiałowej nazwa materiału)sww C 14 dowolne znaki miesz-

czące się w zakresachsystematycznego wy-kazu wyrobów

sww (np. w gospodarce materiałowej sww materiału)

ilosc N 12 2 dowolna wielkość ilość (np. w gospodarce materiałowej ilość towaru)jm C 5 dowolne znaki jednostka miary (np. w gospodarce materiałowej jednostka miary

materiału)cena N 14 2 dowolna wielkość cena (np. w gospodarce materiałowej cena materiału)vatdata-wys

D 8 starsza niż 01.01.94 imłodsza od daty dzi-siejszej

data wystawienia dokumentu VAT

vatdata-spr

D 8 starsza niż 01.01.94 imłodsza od daty dzi-siejszej

data sprzedaży towaru, usługi do dokumentu sprzedaży VAT

vatdata-zak

D 8 starsza niż 01.01.94 imłodsza od daty dzi-siejszej

data zakupu towaru, usługi do dokumentu zakupu VAT

vatda-tawpl

D 8 starsza niż 01.01.94 imłodsza od daty dzi-siejszej

data wpłynięcia dokumentu VAT przy zakupie

vatnetto N 18 2 dowolna wielkość wielkość nettovatstaw-ka

C 2 0, 7, 22 stawka VAT w procentach

vatkwota N 18 2 wielkość dowolna VAT należny lub naliczony, w zależności od dokumentu VATvatbrutto N 18 2 Dowolna wartość bruttovatzwol-nio

N 18 2 Dowolna wielkość sprzedaży lub zakupu zwolniona z VAT

vatpo-tbezp

N 18 2 Dowolna dotyczy dokumentu zakupu - VAT potrącany bezpośrednio

vatpo-speln

N 18 2 Dowolna dotyczy dokumentu zakupu - VAT potrącany po spełnieniuokreślonych warunków

vatniepo-zw

N 18 2 Dowolna dotyczy dokumentu zakupu - VAT nie podlegający zwrotowi

vatko-rekta

C 1 P, K, spacja P - korekta z tytułu podwyższenia cenK - korekta z tytułu rabatów lub zwrotuspacja - dokument podstawowyDotyczy dokumentów sprzedaży i zakupu

vatcel C 1 K, E, B, Z K -sprzedaż krajowaE - eksportB - sprzedaż bezrachunkowaZ - pominięcie dokumentu VATDotyczy dokumentów sprzedaży

78

vattowar C 1 H, I, P, Z H - towar handlowyI - towar inwestycyjnyP - pozostałe towaryZ - pominięcie dokumentu VATDotyczy dokumentów zakupu

vatrodzaj C 1 V, Z ,M V - zakup służący sprzedaży opodatkowanejM - zakup służący sprzedaży opodatkowanej i zwolnionejZ - zakup na cele sprzedaży, za którą nie przysługuje odliczenie,nie opodatkowanej, objętej stawką 0%

kontra-hent

C 50 dowolne znaki nazwa kontrahenta (nazwa przedsiębiorstwa lub imię i nazwisko)

kontyp C 1 S, Z S - kontrahent, któremu sprzedajemyZ - kontrahent, u którego kupujemy

konadres C 50 dowolne znaki adres kontrahentakontele-fon

C 40 dowolne znaki tel, fax, tlx itd.

konnipe-sel

C 13 cyfry i myślniki NIP lub PESEL kontrahenta. Jeśli ostatnie dwa znaki wypełnio-ne są jako hex. FE lub FF, to może to być identyfikator własnyinny niż PESEL lub NIP. Takiego sposobu identyfikacji kontra-henta należy używać w ostateczności, jeśli nie mamy jego NIPlub PESEL.

konr_ident

C 11 dowolne znaki dowolny tekst pozwalający właściwie identyfikować kontrahentaprzy zakładaniu do kartoteki w systemie FiK® (pod warunkiem,że nie ma NIP lub PESEL - tzn. pola konnipesel)

kv_zw N 18 2 Zawsze 0.00 Kwota VAT towarów zwolnionychkv_0 N 18 2 Zawsze 0.00 Kwota VAT towarów ze stawką 0%kv_7 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką 7%kv_12 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką 12%kv_22 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką 22%j1 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st1st1 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st1j2 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st2st2 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st2j3 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st3st3 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st3j4 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st4st4 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st4j5 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st5st5 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st5j6 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st6st6 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st6j7 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st7st7 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st7j8 N 18 2 Dowolna liczba Kwota VAT towarów ze stawką st8st8 N 5 2 Dowolna liczba Stawka VAT st8

UWAGA! Pozycje od kv_zw do st8 wypełnia się tylko raz dla jednego do-kumentu (w ostatniej pozycji)

terminp D 8 Dowolna data Termin płatności (jeden wpis w ostatniej pozycji dokumentu)kwotap N 18 2 Dowolna liczba Kwota zapłaty (kwota, którą klient zapłacił przy odbiorze faktu-

ry; jeszcze nieobsługiwane przez system FiK®

kier_licz C 1 N, B Kierunek liczenia podatku VAT:B – od brutto do nettoN – od netto do brutto

cena_zak N 12 2 Dowolna liczba Cena zakupu towaru; jeszcze nieobsługiwane przez system FiK®

Ce-na_zak_b

N 12 2 Dowolna liczba Cena zakupu towaru brutto; jeszcze nieobsługiwane przez sys-tem FiK®

79

UE C 5 dowolne znaki Określa parametry dokumentacji unijnej. Znaczenie znaków:1. Z – zakup wewnątrzunujny, S-dostawa wewnątrzunijna2. T-transakcja trójstronna3. P-zakup lub sprzedaż pozaunijna

UWAGA! 1. Dokumenty mogą być wielopozycyjne, ale ich numeracja musi być kolejna i zaczynać się od 12. Kwotę wartości trzeba wpisać w polu KWOTA tylko w pierwszej pozycji dokumentu3. Podsumowania VAT należy wpisywać tylko w ostatniej pozycji dokumentu

Dla lepszego zrozumienia powtórzymy opis struktury dane_fik.dbf jeszcze raz w nieco inny sposób

POLE Typ Len dec OPISSystem C 2 Pochodzenie danych importowanych. Określenie dokumentu wi-

doczne w opcji Księgowanie \ wczytanie danych z innych syste-mów \ słownik dekretacji w kolumnie SYSTEM.

Typ_dok C 2 Typ dokumentu. Określenie dokumentu widoczne w opcji Księ-gowanie \ wczytanie danych z innych systemów \ słownik dekre-tacji w kolumnie TYP DOK.

Nr_dok C 36 Numer dokumentuForma_plat C 12 Forma platnosci. Określenie dokumentu widoczne w opcji Księ-

gowanie \ wczytanie danych z innych systemów \ słownik dekre-tacji w kolumnie FORMA PŁATNOŚCI.

Nr_poz N 3 Numer pozycji dokumentuTransza N 3 Pole roboczeFlaga N 1 Pole roboczeData D 8 Data dokumentuStatus C 12 Określenie dokumentu widoczne w opcji Księgowanie \ wczytanie

danych z innych systemów \ słownik dekretacji w kolumnie STA-TUS. Najczęściej będzie to słowo „towar” lub „usługa”. Jest toinformacja o sposobie dekretowania dokumentu

Operacja C 25 Określenie dokumentu widoczne w opcji Księgowanie \ wczytaniedanych z innych systemów \ słownik dekretacji w kolumnie OPE-RACJA. Najczęściej będą to słowa „sprzedaż usługi-faktura” lub„sprzedaż towaru-usługa”. Jest to informacja o sposobie dekre-towania dokumentu

Kwota N 18 2 Wartość dokumentu. Przykładowo jest to wartość faktury, war-tość RW itp.

Syntetyka C 3 NieużywaneAnalityka C 8 NieużywaneKwota_ma N 18 2 NieużywaneSyn_ma C 3 NieużywaneAnal_ma C 8 NieużywaneOpis C 18 NieużywaneSkad C 2 Miejsce skąd wyszedł towar. Przy przesynięciach międzymaga-

zynowych jest to miejsce skąd towar został wysłany. Określeniedokumentu widoczne w opcji Księgowanie \ wczytanie danych zinnych systemów \ słownik dekretacji w kolumnie OD. Jest to in-formacja o sposobie dekretowania dokumentu

Miejsce C 2 Miejsce powstawania kosztów lub miejsce dokonania operacjigospodarczej. Może to być numer magazynu, numer kasy, nu-mer zakładu itd. Przy dokumentach MM miejsce dokąd przyszedłtowar. Określenie dokumentu widoczne w opcji Księgowanie \wczytanie danych z innych systemów \ słownik dekretacji w ko-lumnie MIEJSCE. Jest to informacja o sposobie dekretowaniadokumentu

Index C 15 Indeks materiałowy. Dana informacyjna dostepna podczas prze-noszenia danych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacjiklucz F9

80

Nazwa C 30 Nazwa materiału, czynności lub czegokolwiek co jest wykonywa-ne. Jeśli to pole będzie idealnie zgodne z kolumną NAZWA PO-ZYCJI w opcji Księgowanie / wczytanie danych z innych syste-mów / szczegóły faktur, wówczas pozycja dokumentu zostaniezadekretowana na konto SYN ANALITYK określone w szczegó-łach faktur. Dana informacyjna dostepna podczas przenoszeniadanych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacji klucz F9.

Sww C 14 Sww pozycji dokumentu. Dana informacyjna dostepna podczasprzenoszenia danych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacjiklucz F9

Ilosc N 12 2 Ilość. Dana informacyjna dostepna podczas przenoszenia da-nych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacji klucz F9

Jm C 5 Jednostka miary. Dana informacyjna dostepna podczas przeno-szenia danych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacji kluczF9

Cena N 14 2 Cena. Dana informacyjna dostepna podczas przenoszenia da-nych do paczek przy pytaniu o sposób dekretacji klucz F9

Vatdatawys D 8 Data wystawienia dokumentu VATVatdataspr D 8 Data sprzedaży dokumentu VATVatdatazak D 8 Data zakupu dokumentu VATVatdatawpl D 8 Data odpisania VAT w dokumencie zakupu VATVatnetto N 18 2 Netto towaru lub usługi danej pozycji w dokumencie VATVatstawka C 2 Stawka vat pozycji towaru lub usługi w dokumencie VATVatkwota N 18 2 Kwota VAT pozycji towaru lub usługi w dokumencie VATVatbrutto N 18 2 Kwota Brutto pozycji towaru lub usługi w dokumencie VATVatzwolnio N 18 2 Kwota zakupów lub sprzedaży zwolnionej pozycji towaru lub

usługi w dokumencie VATVatpotbezp N 18 2 Kwota VAT pozycji towaru lub usługi w dokumencie VAT – tylko

dla faktur zakupuVatpozspeln N 18 2 nieużywaneVatniepozw N 18 2 NieużywaneVatkorekta C 1 „P” korekta na plus, „K” korekta na minusVatcel C 1 „K” sprzedaż krajowa i wewnątrzunijna, „E” eksport pozaunijny

(tylko dokumenty VAT sprzedaży).Vattowar C 1 „H” towar handlowy, „P” zakup pozostały, „I” towar inwestyzyjny

(tylko dokumenty VAT zakupu)Vatrodzaj C 1 „V” zakup związany ze sprzedażą od której przysługuje odlicze-

nie, „M” zakup związany ze sprzedażą ok. której przysługuje obli-czenie i nie przysługuje odliczenie „Z” zakup związany ze sprze-dażą od której nie przysługuje odliczenie

Kontrahent C 50 Nazwa kontrahenta (tylko dokumenty VAT)Kontyp C 1 „Z” zakup „S” sprzedaż (tylko dokumenty VAT)Konadres C 50 Adres kontrahenta (tylko dokumenty VAT)Kontelefon C 40 Opis dotyczący kontrahenta (tylko dokumenty VAT)Konnipesel C 20 NIP lub PESEL kontrahenta (tylko dokumenty VAT)Konr_ident C 11 Pole roboczeKv_zw N 18 2 Zawsze 0.00Kv_0 N 18 2 Zawsze 0.00Kv_7 N 18 2 VAT w stawce 7%Kv_12 N 18 2 VAT w stawce 12%Kv_17 N 18 2 VAT w stawce 17%Kv_22 N 18 2 VAT w stawce 22%J1 N 18 2 VAT w stawce ST1ST1 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22J2 N 18 2 VAT w stawce ST2ST2 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1J3 N 18 2 VAT w stawce ST3ST3 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2J4 N 18 2 VAT w stawce ST4ST4 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2,ST3

81

J5 N 18 2 VAT w stawce ST5ST5 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2,ST3,ST4J6 N 18 2 VAT w stawce ST6ST6 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2,ST3,ST4,ST5J7 N 18 2 VAT w stawce ST7ST7 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2,ST3,ST4,ST5,ST6J8 N 18 2 VAT w stawce ST8ST8 N 5 2 Stawka VAT inna niż 7,12,17,22 i ST1,ST2,ST3,ST4,ST5,ST6,

ST7Terminp D 8 Termin płatnościKwotap N 18 2 NieużywaneKier_licz C 1 „N” od netto do brutto, „B” od brutto do netto (tylko w dokumen-

tach VAT)Cena_zak N 12 2 NieużywaneCena_zak_b N 12 2 NieużywaneUe C 5 Dotyczy sprzedaży i zakupów poza terytorium RP

W związku z często powtarzającymi się pytaniami dotyczącymi przenoszenia danych z komputerowychsystemów produkcji innej niż dGCS S.A. przytaczamy przykład rekordu ze zbioru dane_fik.dbf. Dane tedotyczą faktury sprzedaży i pochodzą od nieznanego nam systemu ewidencji materiałowej z okolic Tych.Znajdują się tutaj tylko istotne dane:

SYSTEM X - oznacza, ze dane nie pochodzą z systemu dGCSTYP_DOK FA skrót słowa fakturaNR_DOK 1/97 numer fakturyFORMA_PLAT GotowkaNR_POZ 1-pierwsza pozycja w dokumencie (prezentujemy tu tylko jeden dokument jedno-

pozycyjny)DATA 2004.02.01 data księgowania (dokumentu)OPERACJA sprzedaż operacja została nazwana sprzedaż, chociaż może nazywać się zupełnie

dowolnieKWOTA 122.00 kwota zapłatyMIEJSCE MS-magazyn sprzedażyVATDATAWYS 2004.02.01 – data wystawienia (dla potrzeb VAT)VATDATASPR 2004.02.01 – data sprzedaży (dla potrzeb VAT)VATNETTO 100.00VATSTAWKA 22VATKWOTA 22.00VATBRUTTO 122.00VATZWOLNIO 0.00VATCEL K sprzedaż krajowaKONTRAHENT "HENIO" Henryk Urwiraczka nazwa kontrahenta, który kupił od nas towarKONTYP S - oznacza kontrahenta sprzedażyKONADRES 43-100 Tychy,ul. Niema 2 - adres kontrahentaKONNIPESEL 987-345-00-11 - NIP lub PESEL kontrahenta (wstawiać o ile to możliwe ponieważ

nie ma wtedy kłopotu z identyfikacją kontrahenta)

D.Wykaz błędów wczytania danych z innych systemówPoniżej opisano, jakim kontrolom podlegają poszczególne dokumenty pobierane z innych systemów komputerowych.Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, wówczas dokument „wylatuje” z takim samym numerem błędu, jakim zostałaoznaczona poszczególna procedura kontrolna. Błędy te można odczytać drukując zestawienie KSIĘGOWANIE \WCZYTANIE DANYCH Z INNYCH SYSTEMÓW \ RAPORT Z WPROWADZANIA DANYCH DO PACZEK tużpo wprowadzeniu danych do paczek

Kontrola spójności:1. Sprawdzenie jednorodności dokumentu - takie same we wszystkich pozycjach dokumentu muszą być: data księgo-

wania, daty VAT-owskie i kontrahent (o ile jest to dokument VAT).

82

2. Sprawdzian czy są wszystkie pozycje dokumentu i czy nie są dublowane.

Kontrola zgodności logicznej:1. Sprawdzenie czy dokument pochodzi z komputerowych systemów firmy dGCS, a jeśli nie, to czy ma odpowiedni

znacznik mówiący o prawidłowej strukturze danych.2. Sprawdzenie czy pola MIEJSCE i OD (można je zobaczyć w słowniku dekretacji) są różne.3. Sprawdzenie czy data księgowania jest większa niż 01.01.94 i czy jest nie większa od przyjętej daty księgowej (data

ta pojawia się podczas uruchomienia programu FiK® po podaniu roku księgowego).4. Sprawdzenie czy dla dokumentów VAT-owskich jest kontrahent (za wyjątkiem sprzedaży bezrachunkowej).5. Sprawdzenie, czy dokumenty nie VAT-owskie nie zawierają elementów danych właściwych dla dokumentów VAT.6. Sprawdzenie czy VAT-owski dokument sprzedaży zawiera opis przeznaczenia towaru (sprzedaż krajowa, eksport,

sprzedaż bezrachunkowa, pominięty dokument VAT).7. Sprawdzenie czy VAT-owski dokument sprzedaży nie zawiera danych właściwych dla VAT-owskiego dokumentu

zakupu.8. Sprawdzenie, czy w VAT-owskim dokumencie sprzedaży kwota należności mieści się w granicach przyzwoitości -

a to oznacza, że kwota należności nie powinna się różnić od wartości brutto więcej niż 1%.9. Sprawdzian wewnętrzny, który nie dotyczy merytorycznej zawartości dokumentów.10. Sprawdzenie czy VAT-owski dokument zakupu właściwie określa przeznaczenie towarów (inwestycyjne, handlowe

i pozostałe).11. Sprawdzenie czy VAT-owski dokument zakupu nie zawiera danych właściwych dla VAT-owskiego dokumentu

sprzedaży.12. Sprawdzenie, czy w VAT-owskim dokumencie zakupu kwota zobowiązania mieści się w granicach przyzwoitości -

a to oznacza, że kwota zobowiązania nie powinna się różnić od wartości brutto więcej niż 1%.13. Sprawdzenie czy w VAT-owskim dokumencie zakupu określony jest sposób rozliczenia VAT-u (zakup na cele

opodatkowane, mieszane, zwolnione obłożone stawką 0% itd.).14. Sprawdzenie czy w VAT-owskim dokumencie zakupu suma kwot podatku potrącanego bezpośrednio od podatku

należnego, potrącanego po spełnieniu odpowiednich warunków, VAT-u nie podlegającego zwrotowi jest równaVAT-owi naliczonemu.

15. Sprawdzian wewnętrzny, który nie dotyczy merytorycznej zawartości dokumentów.16. Sprawdzian wewnętrzny, który nie dotyczy merytorycznej zawartości dokumentów.17. Sprawdzian czy nie mamy do czynienia jednocześnie z dokumentem sprzedaży i zakupu w nieco innym układzie

niż poprzednie kontrole.18. Sprawdzenie czy korekcyjny dokument VAT ma właściwie określony rodzaj korekty.19. Sprawdzenie czy dokument sprzedaży krajowej lub eksportowej ma właściwie określonego kontrahenta.20. Sprawdzenie czy dokument zakupu towaru ma właściwie określonego kontrahenta.21. Sprawdzenie czy istnieje wystarczający opis zdarzenia gospodarczego, pozwalający dokonać dekretacji dokumentu.

E.Program PASÓWKAProgram PASOWKA uruchamiany w tym samym katalogu co FiK®, podając komendę PAS.BAT

Opcja: Dotyczy użytkowników:

FIGHTER których spotkała awaria gdy przenosili dane z innych systemów do systemu FiK®; lub takich, którzywykryli różnice między planem kont a kontami w kartotece kontrahentów;

PRZYWRÓĆ Pozwala przenumerować dziennikiPASÓWKA którzy przywracają bilansowanie księgi; którzy chcą manipulować w księdze głównej bez żadnych

ograniczeńRATUJ PACZKI których spotkała awaria podczas obsługi paczki.SORTOWANIE... którzy chcą nieco zwiększyć szybkość systemuWYSZUK. dekre.. sądzą, że istnieją dekrety na konta, których nie ma w planie kontWYSZ. kont niew. którzy chcą pozbyć się kont niewykazujących ruchu i założonych przypadkowo (o dziwnej

numeracji itp.)INWERSJA KONT którzy chcą zmienić numer konta kontrahentaUSUWANIE OKR.. którzy chcą pozbyć się ksiąg handlowych i rejestrów VAT za podany okres

UWAGA! Program PASÓWKA uruchamiamy poprzez pas.bat i musimy podać nazwę użytkownika i hasło. Kompetencje dostę-pu ustawiamy w opcji ADMINISTRACJA \ KOMPETENCJE OPERATORÓW w programie FiK®.

FIGHTER:

83

W razie awarii mogą wystąpić różnice między zapisami księgowymi, planem kont i wykazami kontrahentów. Opcjanaprawcza FIGHTER doprowadza do zgodności te kartoteki. Jeśli wystąpią różnice między planem kont i kartotekąkontrahentów, program poradzi sobie sam i założy brakujące konta lub brakujących kontrahentów . Jeśli okaże się, żeistnieją zapisy księgowe na konta kontrahentów, których nie ma w planie kont i dodatkowo nie ma takiego kontrahentaw kartotece kontrahentów, to program dodatkowo zapyta się o nazwę konta, (w tym przypadku nazwa konta i nazwakontrahenta są identyczne). Należy uważać co pokazuje program na ekranie i stosować się do zaleceń. Prace programumożna przerywać w momencie, gdy zostaje zadane pytanie - nie niesie to żadnych negatywnych konsekwencji.

UWAGA! Opcję FIGHTER należy uruchamiać dopóty, dopóki nie pojawi się komunikat „WSZYSTKO OK”. Teraz należysprawdzić, czy dokumenty zostały zadekretowane na odpowiednie konta kontrahentów. Należy w tym celu wydruko-wać dziennik (najwygodniej dziennik dokumentów wg. kont) i dokonać sprawdzenia poprawności dekretów poprzezporównanie z oryginałami dokumentów. Jeśli wystąpią różnice (okaże się, że dekret jest wystawiony na niewłaściwegokontrahenta) należy założyć paczkę korekcyjną, w której wykonacie Państwo korekty. Przykładowo w paczce:

PK1r/95 korekta mylnego dekretu 31.12.95202/00000100 M -3400,58202/00011240 M 3400,58

Po ustaleniu korekt należy je zaksięgować.

PRZYWRÓĆ:♦ Opcję PRZYWRÓĆ uruchamiamy poprzez pas.bat i wybranie w menu PRZYWRÓĆ♦ Hasło brzmi: renum♦ Warunki jakie muszą być spełnione przy uruchomieniu opcji PRZYWRÓĆ:

1. Nazewnictwo: „Właściciel” - właściciel systemu komputerowego FiK®, produkcji dGCS S.A. i związanej z nimbazy danych, przeznaczonego do obsługi i prowadzenia rachunkowości wg. prawa Rzeczpospolitej Polskiej.Określenie „właściciel” dotyczy również osób fizycznych i prawnych prowadzących rachunkowość innychpodmiotów, oraz wszystkich osób, które prowadzą rachunkowość przy pomocy programu FiK® produkcji dGCSS.A.

2. Cel programu: Program przywraca zgodność kolejności dzienników z datami księgowania w tych księgachhandlowych (rachunkowych), które znajdują się w katalogu, z którego został wywołany program PASÓWKA -opcja PRZYWRÓĆ.

3. Uwarunkowania prawne: W myśl aktualnych przepisów o prowadzeniu rachunkowości podanie odpowiedzitwierdzącej („t” lub „T”) jest niezgodne z prawem.

4. Ostrzeżenie: O dokonaniu przenumerowania dzienników decyzje podejmuje wyłącznie właściciel określony wpkt. 1, na własną odpowiedzialność. Tylko właściciel ponosi konsekwencje prawne dokonania przenumerowa-nia dzienników. Firma dGCS S.A. nie ponosi żadnej odpowiedzialności z tytułu przenumerowania dziennikówprzez właściciela.

5. Program został przygotowany przez firmę dGCS S.A. tylko w celach szkoleniowych i jego użycie uznajemy zadopuszczalne tylko podczas szkolenia na wyodrębnionej bazie danych (bazie danych wyodrębnionej tylko docelów szkoleniowych), w celu wychwycenia własnych błędów przez użytkownika systemu FiK®. Po rozpoczę-ciu normalnej pracy związanej z prowadzeniem rachunkowości, użycie programu PASÓWKA - opcja PRZY-WRÓĆ uważamy za sprzeczne z prawem.

PASÓWKA:Ta opcja programu „PASÓWKA” służy do obsługi sytuacji wyjątkowych. Po awarii może się zdarzyć, że „zniknie” ja-kiś zapis księgowy (np. w dokumencie były 3 zapisy księgowe a po awarii okazało się, że są dwa). Przy pomocy opcjiPASÓWKA można uzupełniać brakujące zapisy lub wymienić istniejące. W paczce występuje wymóg bilansowania siędokumentów, a w opcji PASÓWKA takiego wymogu nie ma. Aby prawidłowo skorzystać z opcji PASÓWKA należynajpierw dokonać wydruku dziennika wg. dokumentów. Teraz trzeba wpisać brakujące dane korzystając z dziennikadokumentów (najistotniejszy jest tu nr dziennika dokumentu - NDD) uzupełniając dane o konto, stronę księgo-wania i kwotę. Program odszuka dokument, sprawdzi czy dane o dokumencie zostały prawidłowo wpisane i na ko-niec po uzupełnieniu lub korekcie danych zapyta się czy można dokonać zapisu. Po otrzymaniu twierdzącej odpowiedziprogram „rozepchnie” dotychczasowe zapisy księgowe i wstawi tam brakujący zapis. Po tych czynnościach programprzystąpi do ponownej numeracji dekretów (zauważmy, że numeracja dokumentów pozostanie niezmieniona). Jeślichcemy dopisać dekret do kartoteki, wówczas numer dziennika dokumentu (NDD) należy wpisać większy niż najwięk-szy numer na wydruku dziennika (NOD).Jeśli chcemy usunąć dekret, należy go odszukać podając NDD i konto. Po zidentyfikowaniu właściwego dekretu mo-żemy usunąć ten dekret używając klucza [F5].

84

RATUJ PACZKI:Jeśli po wywołaniu paczki program FiK® wykłada się, lub w paczce są kompletne bzdury, wówczas można użyć opcjiRATUJ PACZKI programu PASÓWKA. Proszę zastosować się do komunikatów jakie emituje program.

SORTOWANIE KARTOTEKI KONT I KONTRAHENTÓWPozwala na zwiększenie wydajności systemu FiK®. Jest to skuteczne przy dużej liczbie kontrahentów.

WYSZUKIWANIE DEKRETÓW NA NIEISTNIEJĄCE KONTANazwa mówi wszystko o możliwościach opcji. Przydatne szczególnie po awariach, gdy do kartoteki zapisów księgo-wych dopisały się bzdury.

WYSZUKIWANIE DZIWNYCH I NIEWYKAZUJĄCYCH RUCHU KONTPo wybraniu tej opcji i dokonaniu obliczeń, program przedstawi tabele planu kont. W tabeli tej będzie zaznaczoneczy konto ma obroty (Obroty?-nie oznacza, że konto nie wykazuje ruchu). W polu UWAGI może pojawić się słowo"niecyfrowe", co oznacza, ze konto jest podejrzane. Aby zaznaczyć konto do usunięcia, należy nacisnąć klawisz[INS]. Po zaznaczeniu kont, które chcemy usunąć należy nacisnąć klawisz [F8]. Podczas usuwania konta zostają rów-nież usunięte ewentualne zapisy księgowe na to konto, oraz przy kontrahencie usunięty zostaje numer usuniętego kontaksięgowego.

F.Program LEGAL

Jego obsługa jest podstawową czynnością związaną z legalizacją oprogramowania FiK®

Karta Generacji jest dowodem legalnego posiadania systemu FiK®

Karta nie powinna budzić wątpliwości co do swej autentyczności. Pieczęć dGCS winna być okrągła i wytłaczana wfakturze podkładu. W razie jakichkolwiek zastrzeżeń co do autentyczności karty należy to bez zbędnej zwłoki zgłosićw firmie dGCS S.A. Karta Generacji jest integralną częścią pakietu handlowego FiK® i pakietu handlowego MultiPakPlus. W razie braku Karty Generacji w dostarczonym pakiecie FiK® lub pakiecie MultiPak Plus również należy tozgłosić w firmie dGCS S.A. Jeśli posiadasz wiedzę, że identyczny klucz generacji znajduje się na innym komputerze inie jest to zgodne z umową licencyjną dostarczoną wraz z pakietem FiK®, także należy to zgłosić w firmie dGCS S.A.

Karta Generacji obejmuje wszystkie wersje programu FiK® dla danej generacjiPrzygładowo program w wersji FiK® 9.55a należy do generacji 9.55. To samo można powiedzieć o wersjach z literka-mi b, c, d itd., to jest o wersjach 9.55b, 9.55c, 9.55d itd. Dodatkowo pierwsze cztery znaki klucza generacji (na pierw-szej stronie z okrągłą i tłoczoną pieczęcią firmy dGCS S.A.) oznaczają generację systemu FiK®. W tym przykładziebędzie to ciąg znaków 0955. Pozostałe cztery znaki klucza generacji to liczba identyfikująca. Zatem jeśli mamy kluczgeneracji 09554444 to oznacza to, że klucz generacji przeznaczony jest dla wszystkich wersji programu FiK® generacji9.55, a liczba identyfikująca wynosi 4444. Musi zatem występować zgodność między wersją programu FiK® a kluczemgeneracji. Niezgodność uniemożliwi pracę w programie FiK®. Dla przykładu jeśli będziemy mieli program FiK® wwersji 9.56c a klucz generacji będzie wynosił 09554444, to niestety, ale FiK® nie będzie pracował w pełnej wersji i bę-dzie można go uruchomić jedynie jako DEMO.

Sposób posługiwania się Kartą Generacji i wprowadzanie klucza generacji dla FiK®

Podczas instalowania programu FiK®, zarówno pełnej wersji jak i uaktualnienia z płyty CD, użyj kluczy zawartych wlicencji zaczynających się od liter ku. Następnie automatycznie uruchomi się program LEGAL.EXE do wprowadza-nia klucza generacji. Zelecamy wprowadzenie klucza i kodu generacji. Istnieje jednak możliwość wprowadzenie kluczageneracji już po zainstalowaniu programu FiK®. Dal jasności i poglądowości demonstrujemy ekran programu LE-GAL.EXE.

85

Sposób postępowania w przypadku z rezygnacji z wprowadzenia klucza generacji przy instalacji z CD

Po zainstalowaniu z CD systemu FiK® mamy w katalogu instalacyjnym (domyślnie jest to dGCS):

Podkatalogi AMO, DEKLAR, FiK, INFO, KASA, ROZLICZ zawierają poszczególne podsystemy pakietu (INFO tokatalog z dokumentacją). Programy Fikwielo.exe i Sh_start.exe dotyczą instalacji i obsługi pakietu w trybie WIELO-FIK (np. biura rachunkowe obsługujące więcej niż jedno przedsiębiorstwo). Sposób postępowania w trybie WIELOFIKszczegółowo opisany jest w odpowiednim dodatku. Aby zainstalować klucz generacji programu FiK® neleży wejść dopodkatalogu FiK i uruchomić program LEGAL.EXE (patrz jeden rysunek wcześniej). Jeśli z jakichś przyczyn będzie-cie zmuszeni do ponownej instalacji pakietu FiK® z płyty CD należy powtórzyć czynności ziązane z programem LE-GAL.EXE niezależnie od tego czy klucz generacji zostanie podany przy instalacji pakietu, czy też później.

Okresowe komunitaty związane z legalnością programu FiK®

Raz na jakiś czas, podczas korzystania z programu FiK®, będą pojawiały się komunikaty wyjaśniające zasady legalno-ści posiadania FiK®. Jeśli posiadasz autentyczny i legalnie nabyty pakiet z systemem FiK®, czego dowodem jest posia-danie Karty Generacji, możesz spokojnie pracować dalej. Jeśli legalność posiadania FiK® nie jest jasna, przeczytajuważnie komunikaty i skontaktuj się z firmą dGCS S.A., w celu wyjaśnienia wątpliwości i ewentualnej legalizacji pro-duktu.

G.Praca w trybie WIELOFIK

86

G.1.Instalacja pakietu FiK®

Katalog instalcyjny musi znajdować się w katalogu głównym dysku. Jeśli przykładowo katalogiem instalacyjnymbędzie katalog domyśldy dgcs, to prawidłowo zainstalowany system FiK® może znajdować się w katalogach c:\dgcs,d:\dgcs, z:\dgcs itp. Nieprawidłowymi dlatalogami będą: d:\rr\dgcs, f:\inst\z1\dgcs itd. Katalog instalacyjny w procesieinstalacji będzie:

Po zainstalowaniu pakietu FiK® (w tym przykładzie w katalogu c:\dgcs) otrzymamy:

Podkatalogi AMO, DEKLAR, FiK, KASA, ROZLICZ zawierają poszczególne podsystemy pakietu. Są to wzorce pro-gramów i baz danych i wprowadzanie danych w tych podkatalogach jest niecelowe. W trybie wielofik nazwy katalo-gów muszą pozostać niezmienione. Katalog INFO zawiera dokumentację. Programy Fikwielo.exe i Sh_start.exe doty-czą instalacji wielu księg handlowych (np. biura rachunkowe obsługujące więcej niż jedno przedsiębiorstwo). Podczasinstalacji zalecamy wprowadzenie klucza generacji (opisane w Karcie Generacji lub dodatku poświęconym programo-wi LEGAL)

UWAGA!Jeśli chcemy pracować na bazie danych z innych stanowisk pray, należy zamapować dysk z bazą danych w taki sposób,aby katalog instalacyjny również znajdowł się w katalogu głównym

G.2.Instalacja klucza generacji

• Wejść do podkatalogu fik• Wykonać prgram LEGAL.EXE

87

• Wprowadzić klucz generacji i kod generacji

G.3.Instalacja wersji sieciowej

Jeśli potrzebna jest wersja sieciowa, to znaczy jednoczesny dostęp z wielu stanowisk pracy do jednej księgi handlowej,należy zainstalować wersję sieciową. Wersja sieciowa nie będzie potrzebna (nie zalecamy jej instalacji) jeśli z różnychstanowisk pracy nie będzie jednoczesnego dostępu do tej samej księgi handlowej. Mówiąc inaczej, jeśli jednocześniedwie lub więcej osób będzie obsługiwało księgę handlową jednego przedsiębiorstwa, to wersja sieciowa będzie po-trzebna. Jeśli nie ma takich potrzeb, wówczas wersja sieciowa jest zbędna.Aby uaktywnić wersję sieciową należy:• Wejść do podkatalogu FiK• Wykonać program FiK_NET.EXE• Wykonać program FiK_NET1.EXENumer seryjny i klucz aktywacji dla przełączenia programu FiK® do wersji sieciowej znajduje się w zbiorze haslo wpodkatalogu FiK. Konieczne jest wstawienie parametru set NET_FIK=XX do zbiorów autoeexec.bat w systemachDOS, Win95 i Win98 poszczególnych stanowisk pracy. XX oznacza tutaj numer stanowiska pracy. W systemach Wi-nXP i Win2000 parametr ten należy wstawić do zbioru c:\windows\system32\autoexec.nt.

G.4.Instalacja wielu ksiąg handlowych programem FIKWIELO.EXE

Teraz należy uruchomić wiele księg handlowych. Robimy to przy pomocy programu FIKWIELO.EXE (patrz drugi ry-sunek w niniejszej dokumentacji) w katalogu instalacyjnym:

Na pytanie „czy chcesz wygenerować WIELOFIK” odpowiadamy T zarówno w przypadku pierwszej instalacji jak iaktualizacji danych wieloksięgi.

88

Tu należy podać ile ksiąg handlowych będzie nam potrzebne. Nie ma obowiązku wprowadzania ilości księg handlo-wych z zapasem, ponieważ zwiększenie ilości ksiąg handlowych zapewni nam powtórne wykonanie FIKWIELO.EXE ipodanie nowej zwiększonej ilości. Co więcej, powtórne wykonanie FIKWIELO.EXE nie powoduje utraty bądź mody-fikacji wcześniej zgromadzonych danych.

Teraz należy wybrać jeden z dostępnych systemów polskich znaków. Należy tylko pamiętać, że system polskich zna-ków będzie obowiązywał wszystkie przedsiębiorstwa i wszystkie podsystemy.

Teraz wprowadzamy skrócone nazwy przedsiębiorstw, których księgi handlowe będziemy obsługiwali. Jeśli ich obec-nie nie pamiętamy możemy to zrobić pomownie wykonując program FIKWIELO.EXE.Teraz program wykona instalację wielu ksiąg handlowych. Może to potrwać kilka chwil. Po zakończeniu pracy kataloginstalacyjny będzie wyglądał tak jak ten:

89

Powstały podkatalogi _firm01, _firm02, ....., firma10, id. Podkatalogi firma... zawierają bazy danych poszczególnychprzedsiębiorstw. Katalog id zawiera dane identyfikacyjne nieistotne dla użytkownika. Dodatkowo powstały zbiory:start.cfg i start_.bat. Nie należy ingerować w te zbiory i poidkatalogi bez istotnej i uzasadnionej przyczyny.

Do uruchamiania pakietu FiK® w trybie wielofik służy skrypt start_.batPo jego uruchomieniu widzimy:

Widzimy tu już wcześniej wprowadzone dwie nazwy przedsiębiorstw. Jeśli jest to potrzebne możemy wprowadzić po-zostałe programem FIKWIELO.EXE. Po wybraniu przedsiębiorstwa w naciśnięciu Enter mamy:

90

Widzimy dostęp do poszczególnych podsystemów pakietu FiK®. Należy pamiętać, że niektóre są systemami windows-owymi i ich startowanie nie jest natychmiastowe.Zobaczmy teraz jak wygląda podkatalog firmowy, np. _FIRMA01.

Widzimy, że firma PAPIER zawarta w podkatalogu _FIRMA01 zawiera kolejne podkatalogi z poszczególnymi pod-systemami. Są tam też zbiory obpowiedzialne za funkcjonowanie systemu FiK® w trybie wielu ksiąg handlowych. Nienależy modyfikować podkatalogów z poszczególnymi podsystemami i zbiorów, chyba że jest istotny i uzasadnionypowód.

G.4.1.Wprowadzenie zgromadzonych wcześniej danych do struktury wielofik

Zrobimy to na przykładzie firmy PAPIER (tylko dla systemów FiK® i KASA), która zajmuje podkatalog _FIRMA01:

Na schemacie pokazano sposób kopiowania wcześniej zebranych danych z poszczególnych podsystemów do strukturywielofik

Teraz dla zatwierdzenia nowych danych w strukturze wielofik i przeglądu oprogramowania należy wykonać programFIKWIELO.EXE w katalogu instalacyjnym

_FIRMA01 FIK zbiory i podkatalogi KASA zbiory i podkatalogi

d:\papier\fik zbiory i podkatalogi

z:\x1\papier\kasa zbiory i podkatalogi

91

G.5.Instalacja uaktualnieńInstalacja uaktualnienia z płyty CD winna przebiegać jak to pokazano na pierwszym rysunku w rozdziale instalacja pa-kietu FiK®. Zatem aktualizacja zostanie wykonana do katalogów schematów podsystemów, czyli do podkatalogówFiK, DEKLAR, KASA, AMO, ROZLICZ w katalogu instalacyjnym

G.6.Instalacja łat• Pobrać łatę z poszczególnego podsystemu z naszej strony internetowej do podkatalogu wzorcowego w katalogu in-

stalacyjnym (np łatę do FiK® należy skopiować do c:\dgcs\fik)• Wejść do podkatalogu wzorcowego• Wykonać program łaty (np. 955a955b.exe)• Wejść do katalogu instalacyjnego (np. c:\dgcs)• Wykonać program FIKWIELO.EXE

H.Obsługa rozrachunków

H.1.Uzgadnianie w kartotece faktur (rozrachunki)Rzecz polega na takim zaksięgowaniu danych i obsłudze kartoteki faktur (rozrachunków) aby w rozrachunkach pozo-stały tylko dokumenty nierozliczone (najczęściej faktury niezapłacone). System jest tak skonstruowany, że po skoja-rzeniu faktury z zapłatą (zapłatami) w momencie ich uzgodnienia (saldo jest zerowe), automatycznie przenosi skoja-rzone dane z rozrachunków do archiwum – można powiedzieć, że jeśli faktura zostaje spłacona, to znika z rozrachun-ków i pojawia się w archiwum.

Widzimy tu przykład kartoteki rozrachunków. Widać również na pierwszy rzut oka że BIURO RACHUNKOWO –KSIĘGOWE ma saldo 0.00. Zatem trzeba pozbyć się tych danych z rozrachunków do archiwum. Jak to zrobić?Wejdźmy do dokumentów BIURA RACHUNKOWO – KSIĘGOWEGO (wystarczy Enter).

92

Zaznaczmy teraz wszystkie dokumenty kluczem F10. Widzimy:

Wystarczy nacisnąć F4 (wykonaj) aby przenieść wszystko do archiwum.

93

Widzimy, że w rozrachunkach dokumenty dotyczące BIURA.... zostały przeniesione do archiwumCo jednak zrobić. Kiedy rozrachunki klienta nie są takie idealne? Przykład poniżej:

Tutaj faktura FA/0460/01221/04/CZ bilansuje się z zapłatą WB 10/2004. Te dwa dokumenty zaznaczamy przez F10jako przeznaczone do archiwum i wykonujemy F4. Wtedy znikną i mamy:

94

Widzimy, że zapłata 09/2004 jest za faktury FA/0431/01486/04/CZ i FA/0460/01044/04/CZ. Można zastosować starąmetodę kierowania tych trzech dokumentów do archiwum (klucz F10 i F4). Można też te dokumenty „skojarzyć”. Wtym celu będziemy „dokojarzali” najpierw fakturę FA/0460/01044/04/CZ do zapłaty 09/2004. Należy najechać na do-kument FA/0460/01044/04/CZ i dać Enter.

Teraz naciskamy F3 (chcemy dokonać dokojarzenia do dokumentu 09/2004)

95

Teraz naciskamy F6 (chcemy odszukać i wskazać dokument 09/2004)

Teraz wystarczy wybrać odpowiedni dokument (w tym wypadku 09/2004) i dać Enter, oraz potwierdzić prawidlowośćwyboru. Otrzymamy:

96

Tak samo postępujemy z dokumentem FA/0431/01486/04/CZ. Akurat wszystkie trzy dokumentydadzą saldo 0.00 i potej czynności wszystkie przejdą z rozrachunków do archiwum.

Pozostały tylko faktury niezapłacone (o ta nam chodziło)

H.2.Uzgodnienie stanówPo „skojarzeniu” faktur i zapłat i pozostawieniu w rozrachunku tylko faktur niezapłaconych sensownym jest urucho-mienie wydruku uzgodnienia sald. W tym celu naciskamy F7 (potrz rysunek wyżej)

97

Po podaniu daty, na który dzień ma być uzgodnienie przystępujemy do drukowania.

H.3.Odsetki i upomnieniaJeśli spojrzymy na rsunek powyżej zauważymy, że w menu jest pozycja „odsetki i upomnienia”. Należy ją wybrać i na-cisnąć Enter.

W górnym prawym rogu ekranu pojawiło się udostępnienie odsetek i upomnień (klucze F5 i F6). Naciskając je i stosu-jąc się do zaleceń dokumentacji można uzyskać wyliczenie odsetke lub upomnienie. Odsetki nalicza się jednak najczę-ściej po zapłacie za fakturę (po uzgodnieniu faktury i zapłaty znajdą się one w archiwum). Jak to zrobić pokazuje roz-dział „Obsługa archiwum”.

H.4.Rozrachunki w paczce.Niemal to samo można zrobić w paczce podczas rejestracji dokumentów, tyle że chodzi o coś innego. Przy fakturachmożna wpisywać terminy płatności a przy zapłatach za faktury można wskazywać, za które faktury jest ta płatność.Możliwe są zapłaty częściowe, zapłaty za wiele faktur, również w grę wchodzą kompensaty. To wszystko możemyzrobić już w paczce, ale afakt na danych w kartotece faktur (rozrachunkach) będzie to miało dopiero po zaksięgowaniupaczki. Z tym, że po zaksięgowaniu paczki dochodzi dodatkowy efekt kapitalnie ułatwiający pracę. Mianowicie po za-księgowaniu paczki, kiedy dane o rozrachunkach przejdą do rozrachunków i okaże się, że jakaś faktura jest spłacona

98

(saldo 0.00), to automatycznie przejdzie ona do archiwum, a zniknie z rozrachunków. Wracając do tematu to terminpłatności faktury wpisujemy w dekrecie na kwocie dekretu korzystająć z klucza F8:

Teraz otrzymamy domyślny termin płatności (7 dni od daty księgowania). Można go dowolnie zmieniać:

Przy zapłatach wykorzystujemy klucz F9 w polu kwoty dekretu:

99

Zobaczyny taki właśnie ekran jak powyżej. W dekrecie księgujemy stronę MA a na ekranie zobaczymy dokumenty zrozrachunków ze strony WM. Mamy tu do dyspozycji 3 warianty postepowania.Waruant 1 – rozrachunek prostyStosujemy go, kiedy mamy doczynienia z zapłatą za jedną fakturę. Wystarczy teraz na nią „najechać” i dać Enter. Terazfaktura i zapłata są skojarzone

Wariant 2 – rozrachunek z komentarzemStosujemy miedzy innymi przy obrocie walutowyn. Naciskamy F8:

100

Wpisujemy komentarz (np. walutowy). Jest to rozrachunek, który widać w kartotece rozrachunków i na tej podstawiełatwo można określić różnice kursowe.

Wariant 3 – rozrachunek złożonyStosujemy w wypadku, jeśli mamy doczynienia z zapłatą za więcej niż jedną fakturę, oraz w wypadku kompensat. Tunależy nacisnąć klucz F5:

Zobaczymy dwie tabele. Górna (biała) pokazuje rozrachunki z tym kontrahentem. Dolna (żółta) pokazuje rozrachunek,który przypisujemy. Posługując się kluczami F2 (nowa pozycja w rozrachunku) i F3 (dobierz do rozrachunku pozycję zkartoteki niezrozliczonych rozrachunków, możemy ustalić dokładnie to samo, co jest na wyciągu, lub w piśmie o kom-pensatę. Co więcej, możemy modyfikować kwoty w rozrachunki i dopisywać komentarze – tak jak to robiliśmy w wa-riancie z komentarzem.

101

H.5.Obsługa archiwumAby tam wejść wystarczy skorzystać z opcji: KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ Wybór kontrahenta iEnter \ F9 (wejście do archiwum).Będą tu (w archiwum rozrachunków) informacje o fakturach i zapłatch skojarzonychi uzgodnionych. Zapisy te zostały przeniesione z rozrachunków do archiwum po ich zaplacie i uzgodnieniu.

H.6.Kontrola jakości rozrachunkówMożna dokonać kontroli jakości i wiarygodności rozrachunków. Jest to porównanie rozrachunków bieżących (w kar-totece rozrachunków czy też faktur) z zapisami w księdze handlowej. Jeśli saldo rozrachunków i saldo księgi głównejsą identyczne, taki rozrachunek uznany zostaje za wiarygodny. Jeśli salda są innwe, ten kontrahent zostaje umieszczonyna zestawieniu. Aby otrzymać zestawienie (ja nazywam je inwenturą rozrachunków) należy wykonać:KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F7 \ Różnice sald między.......Jeśli okaże się, że nie ma różnic między stanem ksiąg i rozrachunków, wtedy rozrachunki mamy idealne (do takiej sy-tuacji dążymy). Jeśli jednak nie są idealne, ale nie decydujemy się na wyzerowanie rozrachunków i archiwum rozra-chunków, to mamy dwa mechanizmy „naprawienia” rozrachunków. Usuwanie dokumentów nadmiarowych dostępnychw opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ Wybór kontrahenta i Enter \ Wybór faktury i Enter \ F6 (cał-kowite usunięcie) oraz dopisanie dowolnego rozrachunku dostępne w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRA-CHUNKI \ Wybór kontrahenta i Enter \ F3 (dopisz nowy).

H.7.Usuwanie archiwumWykonujemy wówczas, kiedy dojdziemy do wniosku, że dotychczasowe rozrachunki nic nie są warte. W tym celu na-leży wykonać:KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ dowolny kontrahent+Enter \ F9 (wejście do archiwum) \ F7 (admini-strator archiwum) \ usuń całe archiwum

H.8.Pobieranie danych z księgi głównej do rozrachunkówWykonujemy wówczas, kiedy dojdziemy do wniosku, że dotychczasowe rozrachunki nic nie są warte, lub też dotych-czas nie robiliśmy rozrachunków. W tym celu należy wykonać:1. KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F9 (administracja rozrachunków) \ zerowanie kartotek...... Pro-

gram po wyzrowaniu roarzachunków zamknie swoją działalność. Należy wejść do niego ponownie i wykonać:2. KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F9 (administracja rozrachunków) \ zerowanie archiwum3. KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI \ F9 (administracja rozrachunków) \ pobierz dane z księgi....

102

I.Wersja sieciowa programu FiK®

I.1.WstępWszystkie obecne wersje systemu FiK® dostępne są w handlu jako jednostanowiskowe z dodatkowym programem„FiK_NET”, który w razie potrzeby dokona modyfikacji systemu FiK® z wersji jednostanowiskowej na wielostanowi-skową.

I.2.Możliwości pracy w sieci komputerowejSystem FiK® pracuje w systemie operacyjnym MS-DOS w wersji 5.00 lub starszej. Jeśli sieciowe stanowiska kompute-rowe („końcówki”) wyposażone są w taką wersję systemu DOS, to system FiK® teoretycznie powinien pracować wkażdym systemie operacyjnym. Sprawdzono poprawność działania w systemach Windows 95, 98, 2000, XP, UNIX zNFS, LINUX z NFS, NetWare

I.3.Przygotowanie stanowisk pracy do wersji sieciowejPrzed przystąpieniem do modyfikacji wersji FiK® z jednostanowiskowej na wielostanowiskową, należy odpowiednioprzygotować te stanowiska pracy, na których będą prowadzone prace w systemie FiK®. Przygotowanie to polega nazmodyfikowaniu zbiorów config.sys i autoexec.bat (lub ich odpowiedników).CONFIG.SYSfiles=70buffers=15Są to wymagania minimalne. Użytkownik może dać większe wartości jeśli jest to potrzebne.AUTOEXEC.BATset clipper=F70set NET_FIK=NNParametr set clipper ma wartość minimalną. Użytkownik może dać większą wartość jeśli jest to potrzebne. ParametrNET_FIK (a konkretnie NN) określa numer stacji roboczej. Numer stacji roboczej musi być z zakresu 1-99. Numer sta-cji roboczej musi zawierać 2 cyfry, np. stacja robocza nr 1 będzie miała parametr set NET_FIK=01. Każda stacja robo-cza musi mieć inny numer (nie może być dwóch stacji roboczych o tym samym numerze). Zalecamy nadawanie nume-racji rosnąco od 1, np. stacje robocze 01,02,03, itd.

W systemach Windows2000 i Windows XP zbiory te mają nazwy CONFIG.NT i AUTOEXEC.NT w katalogachc:\windows\system32

I.4.Wydajność systemu FiK® w pracy sieciowejJak to widać z rozważań w poprzednim rozdziale, sieciowy system FiK® może obsłużyć do 99 końcówek jednocześnie.Oczywiście jest to założenie czysto teoretyczne. Po pierwsze nie ma potrzeby, aby w małym lub średnim przedsiębior-stwie (dla takich firm adresowany jest system FiK®) pracowało w księgowości tyle osób. Po drugie systemy kompute-rowe o tak wielkiej wydajności są bardzo drogie. Realnie, przyzwoite prędkości systemu zachowamy jeśli nie będziedużych przekroczeń następujących konfiguracji:

klasaserwera

klasakońcówki

liczba końcówek całkowita liczbastanowisk pracy

PENTIUM II PENTIUM 2 3PENTIUM II CELERON 400 3 4PENTIUM III PENTIUM II 5 6

Przez serwer rozumiemy ten komputer, na którym znajduje się baza danych systemu FiK®. Jeśli będziemy mieli doczynienia z sieciowym systemem operacyjnym NetWare to prawdopodobnie całkowita liczba stanowisk pracy będzierówna liczbie końcówek.Jeśli sieciowy system operacyjny ma możliwości przetwarzania wybranych zbiorów w szczególnie szybki sposób, to popierwszym uruchomieniu wielostanowiskowego systemu FiK® powstanie zbiór net_lock.dbf, który należy zaznaczyćjako przetwarzany szczególnie szybko.

103

I.5.Zmiana systemu FiK® na wersję sieciowąProgram „FiK_NET” znajduje się w katalogu FiK. Aby go uruchomić należy:Nr Czynność komenda1 wejść do katalogu w którym znajduje się system FiK® Cd \

Cd dGCSCd fik (polecenia przykładowe)

2 wywołać program FiK_NET3 podać katalog, w którym znajduje się system FiK®

4 Podać numer seryjny programu FiK_NET5 Podać klucz aktywacji programu FiK_NET

Znajdują się w zbiorze haslo

Należy pamiętać, aby podczas uruchamiania „FiK_NET” nikt nie pracował w systemie FiK®. Program zidentyfikujesystem FiK® i dokona jego modyfikacji do wersji wielostanowiskowej. Jeśli nie będzie to możliwe, „FiK_NET” poin-formuje o zaistniałej sytuacji i poda tego przyczyny. To samo należy wykonać w programie FiK_NET1Teraz można rozpocząć pracę w systemie FiK® - będzie to wersja wielostanowiskowa.

I.6.Koncepcja pracy systemu FiK® w wersji sieciowejW wersji sieciowej system FiK® ma cztery rodzaje czynności:• takie, które może wykonywać więcej niż jedna osoba jednocześnie• takie, które może wykonywać w danym momencie tylko jedna osoba• takie, które są możliwe tylko wówczas kiedy pracuje w systemie jedna osoba (aktywna jest tylko jedna końcówka

z systemem FiK®)• takie, które uniemożliwiają pracę innym osobom na czas wykonywania danej czynności

Osoby pracujące w systemie FiK® nie muszą pamiętać, które czynności są jakiego rodzaju. Jeśli jest to możliwe, wów-czas FiK® dopuści operatora komputera do wykonywania czynności, a jeśli nie, wówczas zasygnalizuje konflikt, zpodaniem operatora i numerem stacji roboczej blokującej czynność. W takiej sytuacji można czekać na odblokowanieczynności i po ustąpieniu konfliktu, FiK® automatycznie podejmie wymagane działania. Można też w dowolnym mo-mencie zrezygnować z zaplanowanej czynności bez negatywnych skutków.

I.7.Możliwości pracy operatorów na różnych stanowiskachAby można było zalogować się do systemu należy podać nazwę operatora i hasło odpowiadające temu operatorowi. Wsieciowym systemie FiK® jeden operator może pracować tylko na jednym stanowisku pracy. Oznacza to, że dwóchoperatorów na dwóch stanowiskach musi podać różne nazwy operatorów. W przeciwnym wypadku drugi z operatorów,który poda tą samą nazwę operatora nie zostanie dopuszczony do pracy. Oznacza to również, że aby pracować wielo-stanowiskowo, muszą być różni operatorzy zanotowani w opcji administracja -> kompetencje operatorów. Warto przytej okazji zastanowić się nad kompetencjami poszczególnych operatorów.

I.8.Opcje FiK® dostępne w wersji sieciowejTylko w wersji wielostanowiskowej (sieciowej) dostępne są dodatkowe opcje programu FiK®. Opcje te uruchamiamypoprzez administracja -> administrator sieci. Są to:

• wykaz pracujących stacji - pozwala podglądać jaka opcja wykonywana jest aktualnie na danym stanowiskupracy

• odblokowanie - należy używać tylko w sytuacja awaryjnych, jeśli występuje blokada czynności lub konkret-nego rekordu bez powodu (faktycznie czynność ta lub rekord nie powinny być zablokowane)

• drukarki stanowiskowe - pozwala zorientować się jakie parametry posiadają drukarki na poszczególnychstanowiskach pracy

I.9.Obsługa wydruków w wersji sieciowej FiK®

System obsługi wydruków składa się z kilku elementów:

104

• wydruk skierować do.. - niczym nie różni się od wersji jednostanowiskowej. Każde stanowisko pracydziała indywidualnie i niezależnie od pozostałych (np. na stanowisku nr 1 wydruk może być kierowany nadrukarkę, a na stanowisku nr 2 do zbioru itd.).

• administrator wydruków - działa identycznie jak dla wersji jednostanowiskowej, co więcej dwóch ope-ratorów z dwóch różnych stanowisk pracy może przeglądać i drukować na swoich drukarkach ten sam zbiórdrukarski. Występuje zastrzeżenie, że jeśli zbiór jest przeglądany lub drukowany, to w tym samym czasiedrugi operator nie może zniszczyć tego zbioru.

• parametry drukarki - opcja administracja -> parametry -> drukarka działa identycznie jak w wersji jedno-stanowiskowej. Każda stacja robocza może mieć inne parametry drukarki - odpowiada to sytuacji, kiedy dokażdej stacji roboczej podłączony jest inny typ drukarki. Jeśli podłączona jest drukarka sieciowa i wydrukiodbywają się przez drukarkę sieciową, wówczas wszystkie stanowiska pracy powinny mieć parametry od-powiadające drukarce sieciowej. Możliwe też są wersje mieszane.

• polskie litery - kodowanie polskich znaków w bazie danych, na monitorach i klawiaturach musi być iden-tyczne dla wszystkich stacji roboczych. Inaczej sprawa ma się z drukarkami. Każde stanowisko pracy (stacjarobocza) może być wyposażone w drukarkę z innym sposobem kodowania polskich znaków. Należy to za-znaczyć w opcji administracja -> polskie znaki na poszczególnych stacjach roboczych, do których podłączo-ne są drukarki.

I.10.Problem z NetWare

W systemach NetWare firmy Novell zdarza się, iż mimo prawidłowych parametrów BUFFERS i FILES w zbiorzeCONFIG.SYS oraz parametru set CLIPPER i set NET_FIK w zbiorze AUTOEXEC.BAT, pojawiają się problemy zobsługą zbiorów (objawia się to błędem DOS ERROR 4 podczas otwierania systemu, bądź błędem obsługi zbiorów in-deksowych *.ntx podczas pracy). Nie jest to wina programu, ale tego, że system NetWare nie dopuszcza do jednocze-snej obsługi wystarczającej liczby zbiorów. Należy wtedy utworzyć zbiór SHELL.CFG zawierający dwie następująceinformacje:cache buffers=30file handles=98Zbiór ten należy założyć w taki sposób aby był dostępny podczas ładowania systemu sieciowego (najczęściej w katalo-gu z elementami oprogramowania do sieci).

J.Ustawienie drukarki

Opiszemy tutaj 6 opcji pozwalających wysterować drukarkę w taki sposób, aby wydruki zaspokajały Wasze potrzeby.Ich uruchomienie realizujemy poprzez ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ DRUKARKA.♦ TYP DRUKARKI po naciśnięciu [Enter] widzimy kilka standardowych sterowników drukarek. Mamy teraz do

wyboru: strzałki w górę i w dół (przesuwanie), [Esc] (rezygnacja) i [Enter] (zatwierdzenie wyboru typu drukarki).Poruszając się po ekranie należy zdecydować się na jeden ze sterowników: EPSON 9, EPSON 24, IBM 9, IBM 24,LC-200, OKI-128, HP LJ4L, HP LJIIP, HP LJIII, HP DJ550, STYL800, Windows i DOS->WIN . Sterowniki IBMi EPSON nie określają konkretnego typu drukarki, ale odpowiadają sterowaniu drukarki w standardzie epson lubIBM dla drukarek 9-cio i 24 igłowych. Dalsze dwa sterowniki służą do konkretnych, popularnych drukarek STARLC-200 i OKI-128. Sterowniki HP LJ4L, HP LJIII i HP LJIIP obsługują drukarki laserowe firmy HP, ale powinnyteż być dobre dla innych typów drukarek laserowych. Podobnie ma się ze sterownikiem HP DJ550 i STYL800,przeznaczonym dla drukarek atramentowych. Sterownik Windows obsługuje drukarkę windowsową GDI, ale tech-nologia ta jeko niskiej jakości jest na wymarciu. Sterownik DOS->WIN obsługuje drukarki Windowsowe dowolne-go typu i jest wystarczająco dobrej jakości. Ustawienie stron w układzie PORTRAIT lub LANDSCAPE odbtywasię automatycznie. Również dobranie wielkości czcionek odbywa się automatycznie. Wydruk przy pomocy sterow-nika DOS->WIN jako żywo przypomina wydruk na dobrej jakości drukarce igłowej. Po wybraniu sterownika DOS->WIN uruchomi się automatycznie program, który ustawi parametry drukarki Windowsowej. Zalecamy:

♦ Ustawić długość strony identyczną jak w programie FiK®

♦ Należy tak wysterować długość na stronie, aby liczba wierszy była parzysta♦ W ustawieniach drukarki w WINDOWS tak ją ustawić aby rozdzielczość brukatrki była

możliwie najmniejsza (nie spowoduje to spadku jakości wydruku, ale znacznie przyspie-szy pracę)

♦ Typ drukarki jako SOFTWARE

105

♦ Interface programu DOS-PRINTER włączony jeśli program FiK będzie pracował wokienku, a wyłączony, jeśli program FiK będzie pracował na pełnym ekranie

UWAGA! Jeżeli żaden z powyższych sterowników nie pomaga w uzyskaniu poprawnych wydruków może to oznaczać, żedrukarka, której Państwo używacie, ma sterownik DOSowy (poza DOS->WIN) i należy przejść na DOS->WINW drukarce DOS->WIN należy polskie znaki na drukarce ustawić na WINDOWS

• Doświadczonym użytkownikom przedstawiamy strukturę sterowników i sposób w jaki mogą sobie dodać wła-sny sterownik drukarki. Wszystkie kody sterujące drukarką znajdują się w pliku PRINT.DBF. Oto jego struktu-ra:

TYP CHAR 8KODY CHAR 254

Pole TYP zawiera opis sterownika drukarki , np. ”EPSON 9”, natomiast pole KODY zawiera kody sterującezapisane wg. następującego schematu:<kod 1> <kod 2> <kod 3> <kod 4> <kod 5> <kod 6> ............ <kod 13> gdzie:∗ znak” ” oddziela poszczególne kody, a co najważniejsze zawsze musi znajdować się na końcu pełnej se-

kwencji kodów∗ <kod 1>...<kod 13> sekwencja kodów sterujących zapisana w postaci kolejnych znaków ASCII (dziesięt-

nie), oddzielonych znakiem ”-” (minus). Nie można umieszczać w zapisie żadnych innych znaków, za wy-jątkiem ( ” ”, ”-” i cyfr ), a w szczególności odstępów (spacji).

Znaczenie poszczególnych kodów:<kod 1>=włącz zagęszczenie w poziomie (condensed print)<kod 2>=włącz zagęszczenie w pionie<kod 3>=zerowanie drukarki (reset)<kod 4>=wyłącz zagęszczenie w pionie<kod 5>=włącz druk pogrubiony (emphasized)<kod 6>=wyłącz druk pogrubiony<kod 7>=włącz druk podwójny (double strike)<kod 8>=wyłącz druk podwójny<kod 9>=wyłącz zagęszczenie w poziomie (cancel condensed print)<kod10>.....<kod13> nieistotne dla programu FiK

PRZYKŁAD <kod> 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13wartość pola KODY 27-1527-65-7 27-64 27-65-8 27-71 27-72 18

♦ SZEROKOŚĆ STRONY - mamy tu do wyboru dwie możliwości formatu papieru: A3 dla drukarek igłowych zszerokim wałkiem (będzie to najczęściej szeroki papier z perforacją) i A4 dla drukarek laserowych, atramento-wych, igłowych z wąskim wałkiem, lub drukarek o dużej szerokości, w którym wykorzystujemy wąski papier (do-tyczy to sterowników DOSowych). Aby uzyskać odpowiedni efekt, należy nacisnąć [Enter] tyle razy aby wybraćżądaną szerokość strony. Szeroki wydruk (A3) stosuje się tylko do druku rejestrów VAT i zestawień pochodnych(od VAT-u).Jeśli chcecie używać sterownika DOS->WIN należy ustawić format na A3. Każdy wydruk zmieści się (najwyżejDOS->WIN obróci kartkę do LANDSCAPE i odpowiednio zmniejszy czcionkę

♦ STRONICOWANIE - opcja ta daje nam do wyboru dwie możliwości: włączyć lub wyłączyć stronicowanie. Prze-łączamy na TAK lub NIE naciskając [Enter]. Jeśli będzie włączone stronicowanie, to drukarka będzie przesuwałapapier do początku strony po każdym wydruku i po każdej stronie. Jeśli nie będzie stronicowania, przerzucania dopoczątku strony nie będzie. Ma to kapitalne znaczenie dla oszczędności papieru przy wydrukach roboczych, służą-cych do spraw wewnątrz firmy. Istnieje jednak wyjątek: w wydrukach z podajnikiem automatycznym (laserowe,większość atramentowych i niektóre igłowe) - po zakończeniu wydruku nastąpi automatyczny wysuw papieru dokońca strony mimo, że strona nie jest kompletnie zapełniona.Parametr ten nie ma znaczenia przy sterowniku DOS->WIN

♦ DŁUGOŚĆ STRONY to nic innego, tylko liczba wierszy wydruku, która mieści się na jednej stronie. Po naciśnię-ciu klawisza [Enter] wpisujemy odpowiednią liczbę i ponownie naciskamy klawisz [Enter]. Dla drukarek lasero-wych, atramentowych i igłowych z dużymi odstępami wierszy (patrz następny punkt) rozsądną długością jest 56-60.Dla drukarek igłowych z małymi odstępami między wierszami długość 85-90 powinna zmieścić się na stronie.Zwracamy uwagę na powiązanie z parametrami ODSTĘPY WIERSZY i STRONICOWANIE. W przypadku gdy

106

włączymy stronicowanie, należy tak dobrać długość strony, aby na jednej stronie mieścił się nagłówek i cała strona- jeśli się nie mieści, należy odpowiednio zmniejszyć długość strony. W przypadku gdy włączymy stronicowanie,nagłówki stron i sam wydruk, oraz (w przypadku gdy nie ma automatycznego podajnika papieru ) poszczególne ze-stawienia, będą drukowane ciurkiem, bez żadnego odstępu.

♦ ODSTĘPY WIERSZY w opcji tej mamy do wyboru dwie możliwości: odstępy między wierszami duże i małe.Przełączenia dokonujemy naciskając klawisz [Enter]. Jeśli odstępy między wierszami będą małe, wówczas więcejwierszy zmieści się na stronie i można powiększyć parametr DŁUGOŚĆ STRONY. W przeciwnym razie liczbawierszy na stronie ulegnie zmniejszeniu. Parametr ten dotyczy tylko drukarek igłowych

♦ PREFIX KOŃCA DRUKU liczba ta oznacza ile dodatkowych wierszy z tekstem „koniec wydruku” zostanie doło-żonych po zakończeniu drukowania zestawienia czy tabulogramu. Liczba 0 oznacza, że dodatkowy wiersz nie zo-stanie dołożony, licza 2 oznacza, że dwa wiersze z tekstem „koniec wydruku” zostaną wydrukowane po zakończe-niu drukowania dowolnego zestawienia. Ma to znaczenie przy niektórych drukarkach igłowych, kiedy ostatniwiersz pozostaje w buforze drukarki i nie jest drukowany. Prefix końca sprawia, że wiersz z tekstem „koniec wy-druku” stanie się ostatnim wierszem zestawienia i to właśnie on pozostanie w buforze drukarki, a cały wydruk,łącznie z podsumowaniem, zostanie przelany na papier.

UWAGA! Należy pamiętać, że parametry te można zmienić w miarę potrzeb w trakcie pracy programu, nawet między jednymwydrukiem a następnym.

K.Program FiK® a ustawa o rachunkowościKompletny i jednolity tekst ustawy o rachunkowości wg stanu prawnego na 01.01.2005 można znaleźć w specjalnymzbiorze FIKustawa.pdf. Plik ten znajduje się na naszej stronie internetowej www.dgcs.com.pl w części dotyczącejprogramu FiK® w dziale dokumentacji dodatkowych i można go pobrać. Oprócz tekstu ustawy znajduje się tam opis, wjaki sposób program FiK® realizuje ustawę. Dokumentację tą można odczytać i ewentualnie wydrukować programemREADER ACROBAT załączonym do każdego pakietu FiK®.