Instrukcja do wypełnienia Raportu z Postępu Realizacji Projektu/Raportu z Postępu Realizacji Projektu Parasolowego/

Raportu Końcowego z Realizacji Projektu w ramach

Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007 – 2013 współfinansowanego

z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Definicje:

Program Operacyjny – Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013;

Projekt - operacja określona we wniosku o dofinansowanie, wdrażana w ramach Programu;

Wniosek o dofinansowanie - wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Programu wraz ze wszystkimi załącznikami, zatwierdzony przez Komitet Monitorujący Programem;

Kontrolerzy I stopnia – kontrolerzy powołani zgodnie z art. 16 ust. 1 Rozporządzenia KE nr 1080/2006, odpowiedzialni za sprawdzenie prawidłowości i legalności wydatków zgłoszonych przez beneficjentów uczestniczących w Projekcie;

Beneficjent Wiodący – podmiot wskazany we wniosku o dofinansowanie podpisujący umowę o dofinansowanie Projektu i odpowiadający za finansową i rzeczową realizację Projektu. Beneficjent Wiodący sporządza Raporty z postępu realizacji projektu (zgodnie z definicją poniżej-Raporty cząstkowe i całościowe);

Partnerzy – podmioty wskazane we wniosku o dofinansowanie, które uczestniczą w Projekcie i są związane z Beneficjentem Wiodącym Porozumieniem partnerskim dotyczącym realizacji Projektu (zgodnie z definicją poniżej partnerzy projektu sporządzają Raporty cząstkowe);

Dofinansowanie – środki finansowe pochodzące z EFRR, przelane w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowanych na konto bankowe Beneficjenta Wiodącego;

Krajowe współfinansowanie – wkład własny Partnerów w koszty całkowite Projektu, określony we wniosku o dofinansowanie, będący sumą krajowych, publicznych i prywatnych środków, który musi wynosić przynajmniej 15% kwalifikowalnych wydatków łącznych;

Wydatki kwalifikowalne – wydatki uznane za kwalifikowalne zgodnie z Rozporządzeniem KE nr 1828/2006, krajowymi przepisami, Wytycznymi w sprawie kwalifikowalności (strona polska) i zasadami określonymi w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego, jak również z Ustawą Budżetową Kraju Związkowego Brandenburgia (strona niemiecka);

Spodziewane rezultaty wdrożenia Projektu – wskaźniki produktu i rezultatu oraz ich docelowe wartości, zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie;

1

Rozpoczęcie Projektu – data rozpoczęcia działań związanych z realizacją Projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu;

Zakończenie Projektu – data zakończenia tematycznych i finansowych działań związanych z Projektem (ostatnie działanie podjęte w ramach Projektu), np.: data odbioru prac, dostaw lub usług, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu a także poniesienie ostatnich wydatków związanych z projektem;

Cząstkowy Raport z postępu realizacji projektu – raport sporządzany przez Beneficjenta Wiodącego oraz partnerów projektu, podlega weryfikacji przez kontrolera I stopnia. Raport wypełniany jest na wzorze Raportu z Postępu realizacji projektu;

Całościowy Raport z postępu realizacji projektu – raport przygotowywany przez Beneficjenta Wiodącego na podstawie raportów cząstkowych Partnerów, przedkładany do WST. Raport wypełniany jest na wzorze Raportu z Postępu realizacji projektu;

Raport z postępu realizacji projektu parasolowego (RP)– raport składany przez Euroregiony, realizujące projekty parasolowe w ramach FMP i PS, przygotowywany na wzorze Raportu z postępu realizacji projektu;

Raport końcowy z realizacji projektu/Raport końcowy z realizacji projektu parasolowego (RK)– raport sporządzany po zakończeniu realizacji projektu, składany przez Beneficjenta Wiodącego do WST, przygotowywany na wzorze Raportu z postępu realizacji projektu;

Niniejsza instrukcja nie dotyczy Raportów z postępu realizacji projektu składanych przez Beneficjentów Pomocy Technicznej do instytucji odpowiedzialnych za ich weryfikację.Raporty cząstkowe z postępu realizacji projektu (R, RP, RK) są przygotowywane przez Beneficjenta Wiodącego oraz partnerów projektu i składane do właściwego kontrolera pierwszego stopnia.

Beneficjenci Wiodący/partnerzy wszystkich projektów poza projektem parasolowym obowiązkowo wypełniają tabelę nr 1, tabelę nr 2a, tabelę nr 5 oraz załącznik 1 do wzoru Raportu.

W przypadku, gdy załącznik nr 1 (Zestawienie faktur/dowodów o równoważnej wartości dowodowej) zawiera 5 lub mniej pozycji Beneficjent Wiodący/partner wraz z Raportem przedkłada do kontrolera I stopnia potwierdzony za zgodność z oryginałem komplet dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

Beneficjenci projektów parasolowych obowiązkowo wypełniają tabelę nr 1, tabelę nr 2a, tabelę nr 2b, tabelę nr 3, tabelę nr 4, tabelę nr 5, załącznik nr 2, załącznik nr 3, załącznik nr 4 do wzoru Raportu.

Załącznik I składany jest jedynie z Raportem końcowym.Wraz z pierwszym cząstkowym Raportem z postępu realizacji projektu, składanym do kontrolera I stopnia a także pierwszym całościowym Raportem z postępu realizacji projektu składanym do WST, BW/partner projektu dołącza kopię Porozumienia partnerskiego potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w wersji językowej polskiej i niemieckiej).

Uwaga dotycząca polskich Beneficjentów: W przypadku, gdy projekt realizowany jest przez jednostkę podległą Beneficjentowi Wiodącemu/partnerowi, niezbędne jest dołączenie

2

pełnomocnictwa wystawionego przez BW/partnera, w którym potwierdza się, że z uwagi na strukturę organizacyjną BW/partnera w jego imieniu występowała będzie dana jednostka organizacyjna, na którą wystawiane będą dokumenty finansowe i która może być podmiotem umów cywilno-prawnych w ramach realizacji projektu.

W oparciu o raporty cząstkowe partnerów, zatwierdzone przez poszczególnych kontrolerów i wydane certyfikaty Beneficjent Wiodący projektu przygotowuje raport całościowy (R, RP, RK), który przedkładany jest do Wspólnego Sekretariatu Technicznego w Zielonej Górze wraz z oryginałami certyfikatów wystawionych przez odpowiednich Kontrolerów I stopnia (Raport składany jest w dwóch egzemplarzach i w wersji elektronicznej). Dodatkowo do Raportu całościowego BW załącza kopie raportów cząstkowych partnerów oraz BW, które składają się na dany raport całościowy.

Funkcję kontrolera pierwszego stopnia pełnią Wojewoda Lubuski i Bank Inwestycyjny Kraju Związkowego Brandenburgia.

Raporty (R, RP) są składane za okres sprawozdawczy obejmujący kolejne 3 miesiące kalendarzowe1. Na podstawie raportów cząstkowych właściwi kontrolerzy pierwszego stopnia wydają certyfikaty potwierdzające prawidłowość poniesionych i zadeklarowanych w raporcie wydatków.

Pierwszy raport z postępu realizacji projektu (R, RP) zawiera koszty przygotowawcze (jeżeli zostały zaplanowane) oraz wydatki poniesione przez partnerów projektu i Beneficjenta Wiodącego od momentu rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków dla projektu do końca okresu sprawozdawczego (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym).

W uzasadnionych przypadkach, szczególnie jeśli Program jest zagrożony ryzykiem anulowania zobowiązań wynikającym z zasady n+3/n+2, Instytucja Zarządzająca może zwrócić się do Beneficjenta Wiodącego o przedłożenie dodatkowego raportu z postępu realizacji Projektu, na warunkach określonych przez Instytucję Zarządzającą.

Partnerzy projektu zobowiązani są do przekazywania oryginałów certyfikatów do Beneficjenta Wiodącego niezwłocznie po ich otrzymaniu od kontrolerów pierwszego stopnia.

Raport końcowy z realizacji projektu, składany do WST, jest przygotowywany przez Beneficjenta Wiodącego, odpowiedzialnego za koordynowanie prawidłowej realizacji całego projektu i składany do Wspólnego Sekretariatu Technicznego. Raport jest przygotowywany na podstawie informacji przekazanych przez pozostałych partnerów projektu w zatwierdzonych przez kontrolerów pierwszego stopnia cząstkowych Raportach z postępu realizacji projektu. Do Raportu końcowego Beneficjent Wiodący załącza wypełniony załącznik nr I (stanowiący podsumowanie wszystkich wystawionych dla projektu certyfikatów kontroli I stopnia).

Procedura i terminy składania Raportu z Postępu Realizacji Projektu (R)

1 W przypadku, kiedy Beneficjenci Wiodący/Partnerzy Projektu zostali pisemnie zobowiązani przez Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) Programu do złożenia dodatkowych Raportów z postępu realizacji projektu (na podstawie § 6 ust. 16 umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem Wiodącym a Instytucją Zarządzającą - ze wskazaniem zakończenia pierwszego okresu sprawozdawczego), kolejny okres sprawozdawczy dla danego projektu jest ustalany przez WST (w porozumieniu z IZ) indywidualnie dla danego Beneficjenta Wiodącego/partnera projektu.

3

1. Partnerzy projektu oraz Beneficjent Wiodący składają do właściwych kontrolerów pierwszego stopnia raporty cząstkowe wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej obejmujące dany okres sprawozdawczy w terminie do 5 dni kalendarzowych (RK 20 dni kalendarzowych) po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

2. Kontrolerzy pierwszego stopnia weryfikują wydatki partnerów i Beneficjenta Wiodącego i odsyłają do BW/partnerów raporty wraz z wystawionymi certyfikatami w terminie nie dłuższym niż 45 dni kalendarzowych (od otrzymania dokumentów od beneficjenta). W przypadku RK do terminu 45 dni nie wliczany jest czas na czynności związane z kontrolą końcową projektu.

3. Beneficjent Wiodący przygotowuje całościowy Raport z postępu realizacji projektu (R), załączając do niego oryginały certyfikatów kontroli I stopnia wszystkich partnerów projektu, i przekazuje go do Wspólnego Sekretariatu Technicznego w terminie do 57 dni kalendarzowych (RK 85 dni kalendarzowych) po zakończeniu okresu sprawozdawczego (maksymalnie 7 dni kalendarzowych od zakończenia procesu weryfikacji Raportu przez kontrolerów pierwszego stopnia, wystawienia certyfikatu i odesłania go z pełną dokumentacją do partnera projektu, dla RK 20 dni kalendarzowych – decyduje w tym wypadku data stempla pocztowego).

Schemat poświadczania wydatków

Raport końcowy z realizacji projektu

Okres sprawozdawczy(kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie)

Przekazanie raportu cząstkowego

Beneficjenci5 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera

Kontrolerzy45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera

Beneficjent WiodącyZebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST7 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych raz z certyfikatami

Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

Czas (miesiące)

57 dniOd zakończenia okresu sprawozdawczego

4

Zarówno cząstkowe raporty Partnerów, jak i sporządzony przez Beneficjenta Wiodącego Raport całościowy z Postępu Realizacji Projektu przygotowywane są na tym samym wzorze Raportu z Postępu Realizacji Projektu.

Procedura i Terminy raportowania w ramach Raportu z Postępów Realizacji Projektu Parasolowego (RP).

Na poziomie Beneficjent FMP i PS - Euroregion

1. Beneficjenci składają do właściwych Euroregionów raporty z realizacji małych/sieciowych projektów wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na zasadach i w terminie 30 dni kalendarzowych2 po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

2. Euroregiony weryfikują kwalifikowalność 100% wydatków beneficjentów projektów małych/sieciowych (zgodnie z wytycznymi w zakresie Kontroli pierwszego stopnia) w terminie 35 dni roboczych po otrzymaniu raportów z realizacji od beneficjentów małych projektów/projektów sieciowych. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez Beneficjentów projektów małych i sieciowych. Następnie przygotowują i przekazują do właściwego kontrolera pierwszego stopnia zbiorcze zestawienie wydatków (bez dokumentów poświadczających wydatki) w podziale na poszczególne projekty małe/sieciowe. Na podstawie zestawienia wybierana jest próba dokumentów do kontroli, której dokonuje właściwy kontroler pierwszego stopnia.

2 Termin ten ustalony jest we wzorze umowy o dofinansowanie między Euroregionem a beneficjentem FMP i PS (dla polskich biur Euroregionów Pro Europa Viadrina oraz Sprewa-Nysa-Bóbr). Może różnić się w przypadku umów zawieranych przez niemieckie biura ww. Euroregionów.

Okres sprawozdawczy(kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie)

Przekazanie raportu cząstkowego

Beneficjenci20 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera

Kontrolerzy45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera

Beneficjent WiodącyZebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST20 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych raz z certyfikatami

Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

Czas (miesiące)

85 dniOd zakończenia okresu sprawozdawczego

5

Ciąg dalszy – na poziomie Euroregion – Kontroler I stopnia – WST

3. Euroregion po zakończeniu okresu sprawozdawczego zgodnie z umową o dofinansowanie projektu parasolowego (w trakcie którego dokonał zatwierdzenia szeregu Raportów Beneficjentów FMP i PS), w przeciągu 10 dni kalendarzowych przygotowuje zbiorczy Raport z postępu realizacji projektu parasolowego (zawierający zatwierdzone w okresie sprawozdawczym Raporty Beneficjentów FMP) i przesyła go do Kontrolerów pierwszego stopnia.

4. Kontrolerzy pierwszego stopnia weryfikują i zatwierdzają wydatki beneficjentów projektów małych i sieciowych oraz wydatki na zarządzanie projektem parasolowym w terminie nie dłuższym niż 25 dni kalendarzowych od przekazania dokumentów przez Euroregion. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez Euroregion. W przypadku RK do terminu 25 dni nie wliczany jest czas na czynności związane z kontrolą końcową projektu.

5. Beneficjent Wiodący projektu parasolowego przesyła Raport z postępu realizacji całego projektu wraz z uzyskanymi podczas kontroli pierwszego stopnia oryginałami certyfikatów i przekazuje go do Wspólnego Sekretariatu Technicznego 5 dni kalendarzowych od otrzymania certyfikatu kontroli I stopnia (dla RK 10 dni kalendarzowych).

Schemat poświadczania wydatków w ramach projektu parasolowego po zakończeniu okresu sprawozdawczego dla Euroregionu

Okres sprawozdawczy Beneficjenta FMP i PS

Przekazanie raportów przez beneficjentów projektów małych i sieciowych do Euroregionu (zgodnie z terminami ustalonymi przez Euroregion – 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego – uwzględniając przypis do pkt. 1)

Czas

Euroregion35 dni roboczych na weryfikację wydatków w projektach małych/sieciowych i złożenie raportu do kontrolera

6

Raport końcowy z realizacji projektuNa poziomie Beneficjent FMP i PS - Euroregion

Na poziomie Euroregion – Kontroler I stopnia – WST

Okres sprawozdawczy Euroregionu(trzy kolejne miesiące)

Zatwierdzanie raportów Beneficjentów projektów małych i sieciowych przez Euroregion

Kontrolerzy25 dni

Beneficjent Wiodący Projektu ParasolowegoPrzesłanie zatwierdzonego zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego do WST 5 dni od zakończenia certyfikacji

Przekazanie przez BW raportu z całego projektu parasolowego wraz z certyfikatami do WST

Czas (trzy kolejne miesiące)

Euroregion – 10 dniPrzygotowanie zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego zawierającego zatwierdzone przez Euroregion Raporty Beneficjentów FMP i PS w 3 miesięcznym okresie sprawozdawczym10 dni

Okres sprawozdawczy Beneficjenta FMP i PS

Przekazanie raportów przez beneficjentów projektów małych i sieciowych do Euroregionu (zgodnie z terminami ustalonymi przez Euroregion – 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego – uwzględniając przypis do pkt. 1)

Czas

Euroregion35 dni roboczych na weryfikację wydatków w projektach małych/sieciowych i złożenie raportu do kontrolera

7

Szczegółowe wytyczne dotyczące wypełniania poszczególnych punktów Raportu z postępu realizacji projektuRaport z Postępu Realizacji Projektu powinien zostać wypełniony czytelnie (komputerowo), bez skreśleń i bez korekt. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości, odnoszących się do sposobu wypełnienia punktów zawartych w raporcie, należy skontaktować się ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym.

Na pytania otwarte należy udzielać możliwie zwięzłych i konkretnych odpowiedzi, z zachowaniem ograniczenia maksymalnie 20 zdań lub równoważników zdań, przedstawionych w punktach. Treść odpowiedzi przedstawiana w rubrykach powinna dotyczyć ściśle zagadnień, co do których sformułowano pytania.

Papierową wersję raportu należy opatrzyć podpisem i pieczęcią osoby składającej raport. Do złożenia raportu upoważniona jest osoba, która w imieniu Beneficjenta Wiodącego Projektu podpisała umowę z Instytucją Zarządzającą lub osoba posiadająca stosowne upoważnienie. W przypadku raportu cząstkowego Partnera, osobą upoważnioną jest osoba, która w imieniu Partnera podpisała Porozumienie Partnerskie lub osoba posiadająca stosowne upoważnienie. Ponadto tabele finansowe powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z Instytucją Zarządzającą/Porozumienie Partnerskie z Beneficjentem Wiodącym lub są upoważnione do tej czynności w imieniu Beneficjenta Wiodącego/Partnera Projektu.

Obowiązek sporządzania przez Beneficjenta Wiodącego/partnerów raportów wynika z zapisów umowy o dofinansowanie projektu/Porozumienia Partnerskiego.

Raport cząstkowy przekazywany jest w formie papierowej i elektronicznej (CD; w formacie Excel) do właściwego kontrolera pierwszego stopnia.

Raporty cząstkowe przygotowywane są w językach narodowych Beneficjenta Wiodącego oraz partnerów projektu.

Okres sprawozdawczy Euroregionu(trzy kolejne miesiące)

Zatwierdzanie raportów Beneficjentów projektów małych i sieciowych przez Euroregion

Kontrolerzy25 dni

Beneficjent Wiodący Projektu ParasolowegoPrzesłanie zatwierdzonego zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego do WST 10 dni od zakończenia certyfikacji

Przekazanie przez BW raportu z całego projektu parasolowego wraz z certyfikatami do WST

Czas (trzy kolejne miesiące)

Euroregion – 10 dniPrzygotowanie zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego zawierającego zatwierdzone przez Euroregion Raporty Beneficjentów FMP i PS w 3 miesięcznym okresie sprawozdawczym10 dni

8

Raporty z postępu realizacji projektu całościowe wraz z załącznikami składane są w dwóch egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej. Oryginały certyfikatów oraz inne wymagane załączniki dołączane są w języku, w jakim zostały wystawione.

Beneficjent Wiodący przygotowując całościowy raport z postępu realizacji projektu bierze pod uwagę tylko i wyłącznie wydatki określone w certyfikacie/certyfikatach Partnera/Partnerów jako scertyfikowane.

W przypadku projektów jednostronnie finansowanych partnerzy projektu, którzy nie ponoszą wydatków rozliczanych w projekcie, przedkładają Beneficjentowi Wiodącemu tylko część rzeczową raportu. Taki raport jest przedkładany informacyjnie do kontrolera I stopnia, gdzie nie podlega on weryfikacji, oraz do WST wraz z raportem całościowym przekazanym przez BW.

W punkcie Raport za okres należy wpisać datę (w formacie dd-mm-rrrr) rozpoczęcia i zakończenia okresu, którego dotyczy Raport. Dla pierwszego Raportu składanego po podpisaniu umowy o dofinansowanie w polu „Od” należy wpisać datę rozpoczęcia projektu z umowy o dofinansowanie.UWAGA: Jedynie wydatki poniesione w trakcie okresu sprawozdawczego mogą zostać zawarte w Raporcie z postępu realizacji projektu. Wyjątkiem jest pierwszy Raport składany po podpisaniu umowy. Pierwszy Raport zawiera bowiem koszty przygotowawcze i koszty poniesione po zarejestrowaniu wniosku w WST, a przed akceptacją przez KM.W przypadku rozliczania kosztów osobowych w ramach Raportu końcowego z realizacji projektu/ Raportu końcowego z realizacji projektu parasolowego zarówno dla polskich jak i dla niemieckich partnerów projektu obowiązuje następująca zasada:Koszty osobowe, odnoszące się do ostatniego miesiąca okresu realizacji projektu (pensja/wynagrodzenie, składki na ubezpieczenie społeczne oraz podatek od wynagrodzenia) mogą zostać opłacone w ciągu miesiąca następującego po ostatnim miesiącu okresu realizacji projektu. Takie koszty są kwalifikowalne i powinny zostać ujęte w ramach Raportu końcowego z realizacji projektu/Raportu końcowego z realizacji projektu parasolowego.W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość umieszczenia przez BW/partnera w bieżącym Raporcie wydatków poniesionych w poprzednim okresie sprawozdawczym (np. ze względu na fakt, że nie zostały certyfikowane w Raporcie poprzednim i nadano im status „do wyjaśnienia” lub z innych uzasadnionych przyczyn). W takim wypadku w Załączniku nr 1 odznaczyć odpowiednie wiersze Zestawienia faktur/dowodów o równoważnej wartości dowodowej i wskazać, że dotyczą one poprzedniego okresu rozliczeniowego. Dodatkowe wyjaśnienie w tej sytuacji należy również umieścić w pkt. 26 wzoru Raportu.

Dla raportów cząstkowych Partnerów wiersze oznaczone jako Nr raportu, Data wpływu raportu oraz Osoba przyjmująca raport wypełniane są przez kontrolera I stopnia.

W przypadku raportu składanego przez Beneficjenta Wiodącego do WST (R, RP, RK), ww. część wypełnia pracownik Wspólnego Sekretariatu Technicznego.

1. Część Informacyjna1. Należy wpisać pełną nazwę projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

2. Należy wpisać nazwę skróconą projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

9

3. Należy wpisać priorytet (numer), w ramach którego realizowany jest projekt.

4. Należy wpisać kod tematu priorytetowego, w ramach którego realizowany jest projekt (zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie).

5. Należy wpisać kod działalności gospodarczej, zgodnie z klasyfikacją projektu (zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie).

6. Należy wpisać numer wniosku o dofinansowanie, w oparciu o który realizowany jest projekt. Numer projektu odpowiada numerowi nadanemu przez system informatyczny KSI i jest nadawany podczas rejestracji wniosku o dofinansowanie przez Wspólny Sekretariat Techniczny.

7. Należy wpisać numer umowy o dofinansowanie pomiędzy Beneficjentem Wiodącym a Instytucją Zarządzającą, w oparciu o którą projekt jest realizowany.

8. Należy wpisać datę zawarcia umowy o dofinansowanie. Datą zawarcia umowy jest data złożenia podpisu przez Beneficjenta Wiodącego na ostatniej stronie umowy.

9. Należy wpisać datę podpisania Porozumienia Partnerskiego pomiędzy Beneficjentem Wiodącym a Partnerem Projektu, regulującego prawa i obowiązki partnerów w ramach wdrażania projektu.

10. Należy wpisać datę rozpoczęcia projektu zgodnie z obowiązującą umową o dofinansowanie.

11. Należy wpisać datę zakończenia projektu zgodnie z obowiązującą umową o dofinansowanie.

12. Należy wpisać wartość współfinansowania krajowego w ramach realizowanego projektu określoną w umowie o dofinansowanie. Wartość współfinansowania krajowego stanowi różnicę pomiędzy wartością wydatków kwalifikowalnych ogółem a przyznanym dofinansowaniem ze środków EFRR, zgodnie z zapisami obowiązującej umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku raportu całościowego, należy wypełnić tylko pierwszą kolumnę na podstawie danych z umowy o dofinansowanie. Kolumna Część przypadająca na partnera składającego niniejszy raport pozostaje niewypełniona. W przypadku Raportu cząstkowego należy wypełnić danymi przypadającymi na danego partnera projektu na podstawie zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie. Kolumna Na podstawie umowy o dofinansowanie pozostaje niewypełniona.

13. W przypadku Raportu całościowego należy wpisać wartość dofinansowania ze środków EFRR przyznanego dla projektu, zgodnie z zapisami obowiązującej umowy o dofinansowanie. Kolumna Część przypadająca na partnera składającego niniejszy raport pozostaje niewypełniona. W przypadku raportu cząstkowego - wartość dofinansowania ze środków EFRR, która przypada na Beneficjenta Wiodącego/Partnera Projektu składającego raport na podstawie zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie. Kolumna Na podstawie umowy o dofinansowanie pozostaje wtedy niewypełniona.

14. W przypadku Raportu całościowego należy wpisać wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu zgodnie z zapisami obowiązującej umowy o dofinansowanie. Kolumna Część przypadająca na partnera składającego niniejszy raport pozostaje niewypełniona. W przypadku raportu cząstkowego - wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych, która przypada na Beneficjenta Wiodącego/Partnera Projektu składającego raport na podstawie zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie. Kolumna Na podstawie umowy o dofinansowanie pozostaje wtedy niewypełniona.

10

15. Należy wpisać ustalony dla projektu poziom dofinansowania ze środków EFRR, zgodnie z obowiązującą umową o dofinansowanie lub Porozumieniem partnerskim i analogicznie do punktów 12-14.

16. Należy podać całkowitą wartość projektu.

Dane składającego RaportPola 17-21 dotyczą danych kontaktowych instytucji składającej raport z postępu realizacji projektu. Dane powinny być wpisane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu (w przypadku, gdy raport jest składany przez Beneficjenta Wiodącego) bądź Porozumienia Partnerskiego (w przypadku gdy raport jest składany przez Partnera Projektu).

17. Należy wpisać nazwę instytucji składającej raport.

18. Należy wpisać formę prawną instytucji składającej raport.

19. Należy wpisać adres (nazwę ulicy, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj) siedziby instytucji składającej raport.

20. Należy wpisać numer telefonu instytucji składającej raport.

21. Należy wpisać adres strony internetowej instytucji składającej raport. W przypadku braku strony internetowej należy wpisać „nie dotyczy”.

Osoba do kontaktuPola 22-24 dotyczą danych kontaktowych osoby, która będzie w stanie udzielić informacji dotyczących zawartości raportu w przypadku pytań ze strony kontrolerów I stopnia, Instytucji Zarządzającej, Wspólnego Sekretariatu Technicznego oraz Instytucji Audytowej. Zalecanym jest, aby w tych polach znalazły się dane osoby przygotowującej raport.

22. Należy wpisać imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktu z przedstawicielami Instytucji przyjmujących raport w zakresie zawartości raportu.

23. Należy wpisać numery telefonu i faksu do osoby wyznaczonej do kontaktu.

24. Należy wpisać adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktu.

2. Część rzeczowa25. Należy opisać postęp w realizacji projektu w okresie objętym raportem uwzględniając następujące elementy:

działania, wykonane w okresie sprawozdawczym (np. budowa odcinka drogi o długości X, realizacja wydarzenia kulturalnego, organizacja szkolenia, konferencji, odbiór częściowy/końcowy prac budowlanych itp.) oraz związany z nimi postęp z realizacji wskaźników projektu;

informacje dotyczące zamówień publicznych w ramach projektu (np. ogłoszenie p przetargu, zakończeniu przetargu, wybór wykonawcy, podpisanie umowy itp.);

informacje o przeprowadzonych kontrolach/audytach realizacji projektu oraz informacje o ewentualnie wykrytych nieprawidłowościach. Należy krotko opisać kiedy, gdzie i jakiego typu kontrole zostały podjęte przez jednostki upoważnione do przeprowadzenia kontroli. W przypadku wystąpienia kontroli/audytu do raportu należy załączyć kopie raportów/protokołów z przeprowadzonych kontroli/audytów, ze wskazaniem sposobu wypełnienia zaleceń pokontrolnych, a także podać terminy wprowadzenia tych zaleceń;

11

informacje o ewentualnych dochodach, które zostały wygenerowane w projekcie (w myśl znowelizowanego Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083 – art. 55) oraz informacje o wpływach/przychodach w przypadku projektów o wartości poniżej 1 mln EUR;

ewentualne występowanie kosztów wspólnych (nie dotyczy projektów parasolowych);

informacje o ewentualnych zmianach wprowadzonych do projektu (np. aneksowanie umowy, uzgodnione z Instytucją Zarządzającą i Wspólnym Sekretariatem Technicznym zmiany załączników do umowy).

W przypadku zmiany umowy o dofinansowanie należy wypisać wszystkie zawarte aneksy, ujęte w rejestrze zmian do umowy oraz podać wartości projektu po podpisaniu aneksu, wprowadzeniu zmian, zmiany terminu rzeczowego zakończenia projektu etc.

26. Należy opisać problemy, pojawiające się w trakcie realizacji, takie jak:

opóźnienia w realizacji projektu aktualnego harmonogramu rzeczowo-finansowego. W takim przypadku należy opisać działania zaplanowane, ale niezrealizowane w okresie sprawozdawczym oraz przyczyny ich niezrealizowania, a także wskazać kiedy ww. zadania zostaną zrealizowane;

problemy z partnerami projektu;

problemy z wykonawcami (wszelkie problemy związane z firmami zewnętrznymi, które realizują roboty budowlane, dostawy i usługi - np. problemy z przeprowadzeniem procedur przetargowych i wyłonieniem wykonawcy, źle wykonane prace, zawieszenie robót z winy wykonawcy, opóźnienia w realizacji zamówień itp.);

wszelkie inne zaistniałe problemy związane z realizacją projektu (np. odkrycia archeologiczne na placu budowy, znalezienie niewybuchów i niewypałów, przedłużający się sezon zimowy, zmiany w przepisach finansów publicznych, rozwiązania legislacyjne wpływające na sytuację podmiotów uczestniczących w realizacji programu, zmiany procedur i regulacji wewnętrznych, zmiany kadrowe w instytucjach, inne zdarzenia losowe);

wyjaśnienia dotyczące przyczyn umieszczenia w bieżącym Raporcie wydatków poniesionych poza okresem sprawozdawczym, którego dotyczy Raport.

Ponadto należy podać podjęte lub proponowane sposoby rozwiązania opisanych sytuacji wpływających niekorzystnie na realizację projektu.

27. Punkt ten dotyczy wskaźników postępu rzeczowego realizacji Projektu. Rodzaje wskaźników zawarte w tabeli muszą być identyczne z rodzajami wskaźników produktu, w przypadku Raportu końcowego z realizacji Projektu również rezultatu, zastosowanymi we wniosku o dofinansowanie dla projektu. W raporcie należy wykazać postęp w realizacji wskaźników w zakresie tej części projektu, za realizację której odpowiedzialny jest partner składający raport.

W tabeli:

w kolumnie 2 należy wpisać nazwę wskaźnika,

w kolumnie 3 należy wpisać jednostkę w jakiej wyrażona jest wartość wskaźnika (np. km, mb, osoby, sztuki),

w kolumnie 4 należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą w okresie sprawozdawczym,

w kolumnie 5 należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego, którego sprawozdanie dotyczy,

12

w kolumnie 6 należy wpisać wartość docelową danego wskaźnika zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o przyznanie dofinansowania dla projektu. W przypadku modyfikacji wartości wskaźnika w trakcie realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie należy podać zaktualizowaną wartość wskaźnika (kolumna wypełniana jest jedynie w przypadku raportu całościowego przedkładanego do WST),

w kolumnie 7 należy podać poziom osiągnięcia wskaźnika na koniec okresu sprawozdawczego, który stanowi iloraz kolumny 5 i 6 wyrażony w procentach (kolumna wypełniana jest jedynie w przypadku raportu całościowego przedkładanego do WST).

Postęp w realizacji wskaźników rezultatu należy wykazać wyłącznie w raporcie po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku nieosiągnięcia przez Beneficjenta zakładanego wskaźnika rezultatu, Beneficjent Wiodący lub Partner projektu składający Raport zobowiązany jest do przedstawienia stosownego oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do Instrukcji. Jeżeli wskaźnik rezultatu został osiągnięty w sposób prawidłowy i zaplanowany we wniosku o dofinansowanie, nie należy wypełniać tego załącznika i dołączać go do dokumentacji rozliczenia.

3. Zgodność z politykami UE i regionalnymi/lokalnymi strategiami rozwoju28. Należy wstawić znak „X” w polu pod wybraną odpowiedzią (Tak, Nie). Należy uzasadnić w polu Komentarz, jeśli wybrano odpowiedź Nie

29. Należy wstawić znak „X” w polu pod wybraną odpowiedzią (Tak, Nie). W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „Tak” należy obowiązkowo uzupełnić pole „Komentarz”.

30. Należy wpisać, czy projekt realizowany jest zgodnie z politykami horyzontalnymi UE poprzez zaznaczenie odpowiedzi Tak lub Nie. Należy uzasadnić w polu Komentarz, jeśli wybrano odpowiedź Nie.

4. Postęp Finansowy

Wszystkie tabele finansowe należy wypełnić w euro. Załączniki nr 1-3 w przypadku polskich Beneficjentów Wiodących i partnerów projektu wypełniane są również w walucie polskiej.W przypadku polskich beneficjentów przy przeliczaniu wydatków z PLN na euro należy stosować kurs przeliczeniowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&language=en

Przykład:

Okres sprawozdawczy zakończył się dla danego polskiego Beneficjenta 15 października 2009 roku. Do przeliczeń z PLN na EUR stosowany jest kurs przeliczeniowy miesięczny obowiązujący w miesiącu październiku 2009 (podawany na stronie internetowej powyżej).

Wszystkie wartości muszą zostać zaokrąglone do dwóch miejsc dziesiętnych po przecinku. W celu uniknięcia niezgodności wersji papierowych i elektronicznych raportów podczas przygotowania tabel finansowych należy stosować formułę zaokrąglającą dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)).

Tabele wypełniać należy w formacie Excel i dołączyć do Raportu.

13

Wszystkie tabele muszą zostać podpisane wraz z pieczątką osoby/osób, które podpisały w imieniu Beneficjenta Wiodącego lub są upoważnione do podpisania Raportu w imieniu Beneficjenta Wiodącego/Partnera projektu.

Tabela 1. Wydatki poniesione/dochody uzyskane w trakcie realizacji projektu w euro.Przed uzupełnieniem tabeli należy ją sformatować tak, aby kategorie budżetowe (rzędy 1-6) były zgodne z załącznikiem nr 3 do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Kolumny:

Kolumna 1 dotyczy wyłącznie okresu sprawozdawczego, za który jest przygotowywany raport. Należy zadeklarować (w podziale na kategorie budżetowe) wszystkie wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie sprawozdawczym oraz dochody uzyskane w trakcie realizacji projektu.

W kolumnie 2 należy wpisać wartości zatwierdzone (wartości potwierdzone certyfikatami przez kontrolerów pierwszego stopnia) od początku realizacji projektu do zakończenia poprzedniego okresu sprawozdawczego.

Kolumna 3 dotyczy wartości wydatków/dochodów poniesionych w projekcie od początku jego realizacji do zakończenia bieżącego okresu sprawozdawczego i stanowi sumę kolumn 1 i 2.

Kolumna 4 dotyczy zaplanowanych w budżecie projektu wydatków/dochodów w podziale na poszczególne kategorie budżetowe (zgodnie z załącznikiem nr 3 do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie).

Kolumna 5 dotyczy procentowego postępu wykonania budżetu projektu i stanowi iloraz wartości kolumny 3 i 4.

Rzędy:

Rzędy 1-6 – należy sformatować tak, aby kategorie budżetowe były zgodne z załącznikiem nr 3 do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. Wszystkie kwoty, które należy uzupełnić w rzędach 1-6 dotyczą całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu.

Rząd 6 w przypadku projektów parasolowych dotyczy wydatków poniesionych na projekty małe i sieciowe (suma wydatków kwalifikowalnych w ramach raportów składanych przez beneficjentów projektów małych i sieciowych).

Rząd 7 – należy podać łączną wartość wydatków kwalifikowalnych (suma wierszy 1-6).

Rząd 8 – należy wyodrębnić wartość VAT w wydatkach wyszczególnionych w poszczególnych kategoriach budżetowych (wiersz wypełniany tylko w przypadku, gdy podatek VAT zawarty jest w wydatkach kwalifikowalnych; jeżeli VAT jest nieuznawany za wydatek kwalifikowalny, wiersze ten należy wypełnić wartością ”0”). Wiersz nie jest wypełniany przez Euroregiony w ramach projektów parasolowych.

Rząd 9 – należy podać wartość wydatków niekwalifikowalnych, które zostały poniesione podczas realizacji projektu.

Rząd 10 – należy podać wartość wydatków całkowitych (wydatki kwalifikowalne łącznie + wydatki niekwalifikowalne), która stanowi sumę rzędów 7 i 9.

14

Rząd 11 – należy podać wartość wydatków kwalifikowalnych, które zostały poniesione w obszarach, o których mowa w art. 21 Rozporządzenia KE nr 1080/2006, ujęte również w rozbiciu na poszczególne kategorie budżetowe (rzędy 1-9)3.

Rząd 12 – należy podać całkowity wygenerowany dochód netto z realizacji projektu (w myśl znowelizowanego Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 – art. 55).

Rząd 13 – należy podać wartość całkowitą wygenerowanych wpływów (przychodów) w przypadku projektów o wartości poniżej 1 mln EUR (ich wartość nie pomniejsza kwoty wydatków kwalifikowalnych do wysokości wkładu własnego dla projektu)4.

Rząd 14 – należy wyliczyć różnicę pomiędzy zadeklarowanymi wydatkami kwalifikowalnymi łącznie (rząd 7), a wartością dochodów odnoszących się do wydatków kwalifikowalnych projektu (rząd 12).

Rząd 15 – Należy podać poziom dofinansowania określony w umowie o dofinansowanie projektu.

Rząd 16 – Należy obliczyć wartość dofinansowania ze środków EFRR, który będzie przedmiotem refundacji. Wartość ta stanowi iloczyn rzędu 14 i rzędu 15.

UWAGA: Nie stosuje się powyższego sposobu obliczenia dofinansowania w przypadku:

o gdy dany Raport całościowy BW zawiera wydatki partnerów projektu o różnym poziomie dofinansowania EFRR albo

o gdy dany Raport całościowy BW zawiera wydatki nie wszystkich partnerów projektu (zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym), a dla poszczególnych partnerów przewidziano różny poziom dofinansowania albo

o Raportu całościowego projektu parasolowego, który zawiera wydatki w ramach projektów małych i sieciowych o różnym poziomie dofinansowania,

gdyż obliczenie wartości dofinansowania z EFRR następuje wtedy poprzez zsumowanie wartości EFRR poszczególnych Raportów cząstkowych (na podstawie danych z certyfikatów kontroli I stopnia), które składają się na Raport całościowy, a w przypadku projektów parasolowych poprzez zsumowanie wartości EFRR poszczególnych projektów małych i sieciowych, wydatków na zarządzanie oraz projekty własne (na podstawie załączników nr 2 , 3 i 4).

UWAGA! – W przypadku Raportów składanych przez polskie biura Euroregionów (w przypadku, gdy następuje konieczność dokonania przeliczeń z PLN na EUR) w wierszu nr 6 należy podać kwotę EUR wynikającą z Raportów składanych po kursie sprawozdawczym wykazanym przez Beneficjentów projektów małych i sieciowych.

W przypadku Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego, gdzie w wierszu 6 wykazywana jest suma wydatków zatwierdzonych i rozliczonych projektów małych i sieciowych, załącznikiem do Raportu są kopie zestawień wydatków, wykazywanych przez Beneficjentów projektów małych i sieciowych, które wchodzą w skład całościowego Raportu, przygotowanego przez Euroregion.

Tabela 2 a. Informacje na temat refundacji dokonanych/otrzymanych w okresie, za który składany jest Raport.3 Obecnie odpowiednie regulacje nie mają zastosowania do Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013, w związku z tym pole to zostaje puste. 4 Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013.

15

Tabela ta wypełniana przez beneficjentów projektów parasolowych jedynie w części refundacji przekazanych przez Instytucję Zarządzającą na rzecz Euroregionu (dolna część formularza).Tabela podzielona została na dwie części:- Beneficjent Wiodący - partnerzy projektu (refundacje dokonane przez Beneficjenta Wiodącego na rzecz wszystkich partnerów projektu) – w wypadku Raportu cząstkowego BW/partner wskazuje w tym miejscu otrzymane refundacje w ramach swojej części finansowej projektu.- Instytucja Zarządzająca - Beneficjent Wiodący (refundacje otrzymane z Instytucji Zarządzającej) – wypełniana jedynie przez BW w wypadku Raportów całościowych.Dla części pierwszej tabeli:W kolumnie 1 należy wpisać nazwę Partnera/Beneficjenta Wiodącego.

W kolumnie 2 należy wpisać nr projektu

W Kolumnie 3 należy wpisać numer Raportu z Postępu Realizacji Projektu, w związku z którym przekazana została refundacja wydatków (w przypadku refundacji dla partnera projektu od Beneficjenta Wiodącego podawany jest tu właściwy numer nadawany przez kontrolera I stopnia, natomiast dla zbiorczej refundacji dla Beneficjenta Wiodącego podawany jest tutaj numer Raportu nadawany dla całościowego Raportu z postępu realizacji projektu przez WST).

W kolumnie 4 należy wpisać kwotę wydatków ogółem, ujętych we wniosku o płatność, stanowiącym część Raportu z Postępu Realizacji Projektu, o którym mowa w kolumnie nr 3.

W kolumnie 5 należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych, ujętych we wniosku o płatność, stanowiącym część Raportu z Postępu Realizacji Projektu, o którym mowa w kolumnie nr 3.

W kolumnie 6 należy wpisać kwotę należnej refundacji, ujętej we wniosku o płatność, stanowiącej część Raportu z Postępu Realizacji Projektu, o którym mowa w kolumnie nr 3.

W kolumnie 7 należy wpisać kwotę refundacji otrzymanej/dokonanej w okresie sprawozdawczym, za który składany jest Raport z Postępu Realizacji Projektu.

W kolumnie 8 należy wpisać datę otrzymania/przekazania określonej w danym wierszu refundacji.

Drugą część tabeli, która dotyczy refundacji Instytucji Zarządzającej na rzecz Beneficjenta Wiodącego, wypełniana jest wyłącznie w przypadku Raportu Całościowego przez Beneficjenta Wiodącego informacjami analogicznymi do wymienionych wyżej.Tabela 2 b. Informacje na temat refundacji dokonanych w okresie, za który składany jest Raport w ramach projektu parasolowego.Tabela nie jest wypełniania w przypadku, gdy nie przekazano refundacji w okresie, za jaki składany jest Raport.W tabeli 2 b. należy przedstawić informacje odnośnie środków przekazanych beneficjentom projektów małych i sieciowych w postaci tzw. bieżącej refundacji oraz zwykłej refundacji.

Bieżące refundacje to refundacje dokonywane przez Euroregion na rzecz Beneficjentów Funduszu Małych Projektów i projektów Sieciowych (FMP i PS) przed zatwierdzeniem przez Instytucję Zarządzającą Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego ze środków zaliczki przekazanej przez Instytucję Zarządzającą.

16

Bieżąca refundacja jest przekazywana przez Euroregion do Beneficjentów FMP i PS ze środków zgromadzonych na rachunku bankowym przeznaczonym do obsługi zaliczki dla projektów małych i sieciowych, na podstawie raportów z realizacji projektów małych i sieciowych do wysokości maksymalnie 50% wartości EFRR wydatków zadeklarowanych przez poszczególnych beneficjentów projektów małych i sieciowych oraz zatwierdzonych przez Partnera Projektu (Euroregion).

Zwykłe refundacje to refundacje dokonywane przez Euroregion na rzecz Beneficjentów FMP i PS (w wysokości brakujących 50% środków w ramach zatwierdzonych przez Euroregion Raportów) po zatwierdzeniu przez WST i IZ Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego i dokonaniu refundacji na rzecz Euroregionu.

Refundacje należy podać w rozbiciu na poszczególne projekty małe i sieciowe realizowane w ramach projektu parasolowego.

W kolumnie nr 3 Tabeli mowa jest o numerze Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego, w którym ujęto dany Raport beneficjenta FMP i PS.

Tabela 3. Informacje na temat refundacji dokonanych w okresie, za który składany jest Raport – w zakresie projektów własnych realizowanych przez Euroregion. Tabela nie jest wypełniania w przypadku, gdy nie otrzymano refundacji w okresie, za jaki składany jest Raport.

W tabeli 3 należy przedstawić informacje na temat refundacji w zakresie projektów własnych realizowanych przez Euroregion, dokonanych w okresie, za który składany jest Raport.

W kolumnie nr 3 Tabeli mowa jest o numerze Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego, w którym ujęto wydatki danego projektu własnego.

Tabela 4. Informacje na temat wykorzystania zaliczki na zarządzanie.W tabeli 4 w rozbiciu na Beneficjenta Wiodącego i Parterów Projektu należy przedstawić informacje dotyczące wydatków poniesionych z konta przeznaczonego na zarządzanie projektem parasolowym, na które zostały przekazane środki w formie zaliczki

W kolumnie 1 należy wpisać wartość środków EFRR otrzymanych w formie zaliczki na zarządzanie projektem parasolowym (a zatem 30% całkowitej wartości zaliczki).

W kolumnie 2 należy wpisać wartość wydatków poniesionych na zarządzanie projektem parasolowym w części EFRR, które zostały sfinansowane ze środków zaliczki w bieżącym okresie sprawozdawczym.

W kolumnie 3 należy wpisać wartość wydatków poniesionych na zarządzanie projektem parasolowym z części EFRR, które zostały sfinansowane ze środków i zatwierdzone (wartości potwierdzonych certyfikatami przez kontrolerów pierwszego stopnia) w poprzednich raportach z postępu realizacji projektu.

W kolumnie 4 należy wpisać wartość wydatków poniesionych na zarządzanie projektem parasolowym w części EFRR, które zostały sfinansowane ze środków zaliczki od rozpoczęcia realizacji projektu. Wartość ta stanowi sumę wartości w kolumnach 2 i 3.

W kolumnie 5 należy wpisać sumę refundacji przekazanych na konto przeznaczone do zarządzania projektem parasolowym od początku realizacji projektu (a dokładnie

17

wskazać, jakie kwoty zostały przekazane w ramach refundacji dokonanej przez Instytucję Zarządzającą na rzecz Euroregionu na podstawie zatwierdzonych Raportów w części na zarządzanie – nie należy brać pod uwagę w tym punkcie zasilenia na podstawie zaliczki).

W kolumnie 6 należy wpisać wartość odsetek, które narosły na rachunku od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego, za który składany jest raport.

W kolumnie 7 należy wpisać stan rachunku na koniec bieżącego okresu sprawozdawczego. Wartość jest wyliczana w następujący sposób:

kolumna 7 = kolumna 1 – kolumna 4 + kolumna 5 + kolumna 6

Tabela 5. Indykatywny harmonogram realizacji finansowej projektu na 4 kolejne okresy sprawozdawcze.W tabeli należy podać planowaną wartość wydatków kwalifikowanych, które zostaną poniesione przy realizacji projektu w kolejnych okresach sprawozdawczych, zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym.

5. Wniosek o płatność 31. Pole zawiera deklaracje niezbędne do przedstawienia wniosku o płatność. Ponadto do raportu (R, RP, RK) należy dołączyć zestawienie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w ramach projektu

Do Raportu należy dodać także załączniki wymagane zgodnie z właściwymi regulacjami krajowymi przez kontrolera pierwszego stopnia.

32. Należy podać liczbowo wartość wydatków kwalifikowalnych zadeklarowanych w bieżącym raporcie (w zależności od tego, czy składany Raport jest Raportem cząstkowym czy całościowym należy uzupełnić odpowiednie zdanie, zgodnie z formularzem Raportu. Zdanie niewypełniane należy przekreślić). Wartość wpisana w tym polu musi być równa wartości wskazanej w rzędzie 14 (Wydatki kwalifikowalne po uwzględnieniu dochodów) Tabeli nr 1.

33. Należy podać liczbowo wartość, która będzie podlegać refundacji. Wartość wpisana w tym polu musi być równa wartości wskazanej w rzędzie 16 (Kwota wydatków podlegająca dofinansowaniu z EFRR) Tabeli nr 1.

UWAGA DOTYCZĄCA BENEFICJENTÓW PROJEKTÓW PARASOLOWYCH:

W wypadku występowania w danych Raporcie z postępu realizacji projektów małych/sieciowych o poziomie dofinansowania innym niż 85% (projekty degresywne) zdanie w pkt. 33 Raportu należy sformułować następująco:

Niniejszym zwracam się o refundację ze środków EFRR w wysokości: / Hiermit beantrage ich die Erstattung der EFRE-Mittel in Höhe von: … EUR,

co stanowi do / was bis 85 % wydatków kwalifikowalnych zadeklarowanych w bieżącym okresie sprawozdawczym. / der im laufenden Berichtszeitraum deklarierten förderfähigen Ausgaben darstellt.

34. Należy podać dane dotyczące rachunku bankowego Beneficjenta Wiodącego, na który przekazana zostanie refundacja poniesionych kosztów (wypełnia jedynie Beneficjent Wiodący w przypadku całościowego Raportu z postępu realizacji projektu).

35. W tym polu należy umieścić pieczęć i podpis osoby uprawnionej do występowania z raportem w imieniu Beneficjenta Wiodącego/ Partnera Projektu (w przypadku, gdy umowę o dofinansowanie podpisywał więcej niż 1 przedstawiciel Beneficjenta Wiodącego, Raport może

18

zostać podpisany przez jednego z nich, jeżeli posiada on stosowne upoważnienie w zakresie tych czynności – takie oświadczenie składane jest jednokrotnie wraz z pierwszym Raportem z postępu realizacji w ramach realizowanej umowy do kontrolera I stopnia).

Uwaga: należy podać imię, nazwisko, podpis i pieczęć osoby składającej raport oraz miejsce i datę przygotowania raportu.

6. ZałącznikiWszystkie tabele finansowe załączone do raportu powinny być opatrzone pieczęcią imienną oraz podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z Instytucją Zarządzającą lub są upoważnione do składania Raportu w imieniu Beneficjenta Wiodącego/partnera.

Wszystkie tabele finansowe należy wypełnić w walucie euro. W przypadku polskich beneficjentów przy przeliczeniu wydatków z PLN na euro należy stosować kurs przeliczeniowy EBC obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Wszystkie wartości muszą zostać zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. W celu uniknięcia niezgodności wersji papierowych i elektronicznych raportów podczas przygotowania tabel finansowych należy stosować formułę zaokrąglającą dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)).

Uwaga: W przypadku przeliczania waluty narodowej na euro należy przeliczać każdą pojedynczą fakturę, a następnie sumować wartości przeliczone w euro.

Załącznik 1. Zestawienie faktur / dokumentów o równoważnej wartości dowodowej UWAGA: W przypadku Euroregionów, składających Raporty cząstkowe i całościowe w ramach projektów parasolowych, załącznik ten nie musi być wypełniany. W tabeli należy wskazać wszystkie faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które potwierdzają wydatki ponoszone podczas realizacji projektu. Ww. dokumenty księgowe należy pokazać w podziale na poszczególne kategorie budżetowe i podkategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu (załącznikiem nr 3 do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie).

Kolumny:

Kolumna 2 - należy wpisać nazwę Beneficjenta Wiodącego lub Partnera Projektu, który poniósł wydatek.

Kolumna 3 - należy wpisać numer projektu.

Kolumna 4 - należy wpisać kategorię budżetową, w ramach której zostały poniesione deklarowane wydatki (zgodnie z załącznikiem nr 3 do wniosku o dofinansowanie).

Kolumna 5 - należy wpisać nr faktury/dowodu księgowego.

Kolumna 6 - należy zwięźle opisać czego dotyczy faktura/dowód księgowy.

Kolumna 7 - należy podać datę dokonania płatności.

19

Kolumna 7a – należy wskazać ewentualne skonta lub rabaty do faktur – kolumna wypełniana tylko w wypadku beneficjentów niemieckich. W przypadku polskich beneficjentów należy wpisac „0,00”.

Kolumna 7b – należy wskazać ewentualne potrącenia z tytułu ubezpieczeń – kolumna wypełniana tylko w wypadku beneficjentów niemieckich. W przypadku polskich beneficjentów należy wpisac „0,00”.

Kolumna 8 - należy podać wartość kwalifikowalną faktury w walucie narodowej.

Kolumna 9 - należy podać wartość VAT w wydatkach kwalifikowalnych danej faktury w walucie narodowej.

Uwaga: Kolumny 8-10 są wypełniane tylko w przypadku beneficjentów ponoszących wydatki w PLN.

- Kolumna 10 - należy podać kurs przeliczeniowy (W przypadku polskich beneficjentów przy przeliczeniu wydatków z PLN na euro należy stosować kurs przeliczeniowy EBC obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Kolumna 11 - należy podać wartość kwalifikowalną faktury w euro.

Kolumna 12 - należy podać wartość VAT dotyczącą wydatków kwalifikowalnych w euro.

Uwaga: W przypadku przeliczania waluty narodowej na euro należy przeliczać każdą pojedynczą fakturę, a następnie sumować wartości przeliczone w euro.W przypadku, gdy dany wydatek został poniesiony przez polskiego BW/partnera w euro (w takiej walucie została wystawiona faktura), kolumny dotyczące PLN pozostają w Zestawieniu niewypełnione, a wpisywana jest jedynie rzeczywiście poniesiona wartość euro. W stosunku do niemieckich partnerów projektu, posiadających siedzibę w Kraju Związkowym Brandenburgia mają zastosowanie od 01.06.2010 r., aż do odwołania, następujące zasady przeliczania waluty:

1. Faktura polskiego usługodawcy jest wystawiona w EUR. Kwota EUR została zapłacona w gotowce lub kartą kredytową bądź też przelana na konto. Kwota EUR odpowiada poniesionemu w rzeczywistości wydatkowi i wydatek ten należy umieścić na odpowiedniej liście, jako fakturę/wydatek kwalifikowany.

2. Faktura polskiego usługodawcy jest wystawiona w PLN. Zapłata została dokonana w formie przelewu z niemieckiego konta bankowego prowadzonego w EUR na polskie konto bankowe prowadzone w PLN lub za pomocą karty kredytowej. Zgodnie z wyciągiem bankowym niemieckiego partnera projektu, kwota w EUR odpowiada rzeczywiście poniesionemu wydatkowi (włącznie z pobranymi przez bank opłatami za dokonanie przelewu) i wydatek ten należy umieścić na odpowiedniej liście, jako fakturę/wydatek kwalifikowany.

Kwotę w PLN należy umieścić informacyjnie w kolumnie „ Wydatek w Złoty”

3. Faktura polskiego usługodawcy jest wystawiona w PLN. Zapłata została dokonana w formie przelewu z niemieckiego konta bankowego prowadzonego w EUR na polskie konto bankowe prowadzone w EUR.

20

W tym przypadku należy najpierw przeliczyć wartość w PLN na wartość w EUR. Właściwym dla tego przeliczenia jest kurs przeliczeniowy Europejskiego Banku Centralnego z dnia, w którym nastąpiło polecenie płatności lub alternatywnie średni kurs przeliczeniowy Komisji Europejskiej z miesiąca, w którym nastąpiło polecenie płatności. Kwota EUR widniejąca na wyciągu z konta bankowego niemieckiego partnera projektu odpowiada rzeczywiście poniesionemu wydatkowi i wydatek ten należy umieścić na odpowiedniej liście, jako fakturę/wydatek kwalifikowany.

Kwotę w PLN należy umieścić informacyjnie w kolumnie „ Wydatek w Złoty”

4. Faktura polskiego usługodawcy została wystawiona w PLN i zapłaconą w gotówce.Dokonaną zapłatę w gotówce z PLN na EUR należy przeliczyć na podstawie kursu przeliczeniowego Europejskiego Banku Centralnego z dnia, w którym nastąpiła zapłata w gotówce lub alternatywnie na podstawie średniego kursu przeliczeniowego Komisji Europejskiej z miesiąca, w którym nastąpiła zapłata gotówką.

Kwotę w PLN należy umieścić informacyjnie w kolumnie „ Wydatek w Złoty”

Kurs przeliczeniowy EBC obowiązujący w danym dniu jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskie:j http://www.ebc.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.htmlŚredni miesięczny kurs przeliczeniowy Komisji Europejskiej publikowany jest na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=de

Partnerzy projektu są zobowiązani do przedstawienia wraz z fakturą udokumentowanej informacji na temat zastosowanego dziennego kursu przeliczeniowego bądź alternatywnie zastosowanego średniego kursu miesięcznego i zachować dokument w celu kontroli.

WAŻNE: Partnerzy projektu powinni rozpoczynając realizacje projektu zdecydować się na jedną z podanych metod przeliczenia (dzienny kurs Europejskiego Banku Centralnego lub przeciętny miesięczny kurs przeliczeniowy Komisji Europejskiej) i zachować wybraną metodę na okres realizacji całego projektu.

W wypadku występowania w Raporcie kosztów wspólnych, powinny one zostać wyodrębnione w zestawieniu w podziale na poszczególnych partnerów projektu/Beneficjenta Wiodącego.Załącznik 2 Zestawienie faktur / dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w ramach zarządzania projektem parasolowym (tylko dla RP).Tabela ta ma podobną konstrukcję do załącznika nr 1 i dotyczy wydatków poniesionych przez Euroregion w ramach kosztów zarządzania projektem parasolowym. Wszystkie wydatki należy przedstawić w rozbiciu na kategorie i podkategorie budżetowe.

Uwaga dotycząca polskich biur Euroregionów realizujących projekty parasolowe: Wydatki ponoszone przez Euroregion na zarządzanie projektem parasolowym, które są finansowane ze środków przekazanych w formie zaliczki, należy wykazać w euro zgodnie z faktyczną kwotą, która została pobrana z konta do obsługi zaliczki na zarządzanie na zapłacenie danego wydatku (faktury). Nie ma zastosowania przy tej tabeli kurs sprawozdawczy EBC. Wydatki poniesione z konta zaliczki powinny być udokumentowane wyciągami bankowymi.

21

Załącznik 3 Zestawienie faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w ramach wdrażania projektów własnych Euroregionów (tylko dla RP)Tabela ta ma podobną konstrukcję do załącznika nr 1 i dotyczy wydatków poniesionych przez Euroregion w ramach projektów własnych realizowanych w ramach FMP i PS. Wszystkie wydatki należy przedstawić w rozbiciu na kategorie i podkategorie budżetowe.

W przypadku polskich beneficjentów przy przeliczeniu wydatków z PLN na euro należy stosować kurs przeliczeniowy EBC obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Załącznik 4 Zestawienie projektów małych i sieciowych (RP)Tabela zawiera wykaz projektów małych i sieciowych zweryfikowanych i rozliczonych przez Euroregion w okresie sprawozdawczym.

- Kolumna 2 – należy wpisać nazwę beneficjenta, realizującego projekt mały/sieciowy

- Kolumna 3 – należy podać numer projektu małego/sieciowego

- Kolumna 4 – należy podać kwotę wydatków ogółem

- Kolumna 5 – należy podać kwotę wydatków kwalifikowanych (zgodnie z umową o dofinansowanie)

- Kolumna 6 – należy podać kwotę dofinansowania EFRR (zgodnie z umową o dofinansowanie)

- Kolumna 7 – należy podać procent dofinansowania przewidziany dla danego projektu małego lub sieciowego

- Kolumna 8 – należy podac kwotę wydatków kwalifikowalnych zatwierdzonego przez Euroregion w okresie sprawozdawczym raportu

- Kolumna 9 - należy podać kwotę dofinansowania EFRR zatwierdzonego przez Euroregion w okresie sprawozdawczym raportu

- Kolumna 10 – należy podać datę zatwierdzenia raportu przez Euroregion.

Raport końcowy z realizacji projektuDo Raportu Końcowe z Realizacji Projektu należy dodatkowo dołączyć:Załącznik I. Zestawienie wydatków kwalifikowanych objętych Raportem, zgodnie z załączonymi Certyfikatami kontroli pierwszego stopnia

W tabeli należy wyszczególnić wartości certyfikowanych przez właściwych kontrolerów pierwszego stopnia wydatków kwalifikowalnych w danym okresie sprawozdawczym w podziale na poszczególnych uczestników projektu.

UWAGA:Raporty cząstkowe są po zatwierdzeniu parafowane przez kontrolerów I stopnia na każdej stronie.Do każdego z rodzajów Raportów należy załączyć jedynie te załączniki i tabele, które wymagane są dla danego rodzaju Raportu.

22