ERP dzisiaj NR 2

ERP DZISIAJ

Biuletyn informacyjny

Nr 2/2015

SPIS TREŚCI

Wstęp

TemaT numeru Podsumowanie Konferencji Partnerów Microsoft WPC 2015

AktuAlności

noWości W ofercie Document Capture. Nowoczesne rozwiązanie biznesowe

usprawniające procesy administracyjne

funkcjonAlności Microsoft DynAMics nAV Zarządzanie finansami i księgowość

Artykuły Zwiastun nowej wersji systemu ERP - Microsoft Dynamics NAV 2016

Nowości technologiczne od Microsoft dostępne w pakiecie NAV365 Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu ERP

5 powodów, dla których warto przenieść swój biznes do chmury Rola metodyki wdrożeniowej

7 pytań do Twojego chmurodawcy System ERP dopasowany do potrzeb start-up’ów

Office 365. Funkcjonalne narzędzie biznesowe dla nowoczesnych firm

WDrożeniA Plast-box. Wdrożenie w firmie produkcyjnej

porADy ekspertóW

Oddajemy w Państwa ręce kolejne wydanie ERP dzisiaj. Od poprzedniego numeru wiele się wydarzyło. Rynek rozwiązań biznesowych rozwija się w szybkim tempie. Zmiany zachodzą dynamicznie i nie da się ich zatrzymać. Zdaniem naszego partnera – Microsoft, chmurowa rewolucja już się rozpoczęła i będzie rosła w siłę, a jej przejawy będą widoczne we wszystkich sferach. Nie tylko biznesowych, ale również w życiu prywatnym każdego z nas.

Również firma Microsoft nie pozostaje bierna. Wręcz odwrotnie. Pretenduje do roli lidera nowoczesnych rozwiązań. W duchu postępu i zmian, odbyły się organizowane przez Microsoft konferencje - Microsoft Dynamics dla Biznesu w Warszawie, Światowa Konferencja dla Partnerów Microsoft w Orlando na Florydzie i Microsoft Convergence, skierowana do użytkowników Dynamics. Relacje z wydarzeń znajdą Państwo w naszym biuletynie.

Rewolucja o której wspominają przedstawiciele Microsoft postępuje. Skłania nas do rozważań jak wpłynie na naszą ofertę oraz całą branżę. Może nie jesteśmy obiektywni, ale jesteśmy przekonani, że innowacyjne technologie, którymi przepełnione są nowe wersje oprogramowania wzmocnią silną pozycję Microsoft na świecie.

Microsoft koncentruje się na obranej strategii, która skupia się na rozwiązaniach chmurowych, komplementarności oferty i integracji pomiędzy produktami. Te właściwości mają pozytywnie wpłynąć na poziom i efektywność pracy użytkowników. Rozwiązania Microsoft Dynamics są bardzo ważne w tej strategii. To dobra informacja dla nas i wszystkich Partnerów Microsoft Dynamics.

Znakiem czasów i zachodzących zmian jest NAV365. To rozwiązanie chmurowe dostępne w nowym modelu finansowym, które radykalnie zmniejsza barierę wejścia dla przeciętnego przedsiębiorcy. Teraz Microsoft Dynamics NAV dostępny jest dla szerszej grupy przedsiębiorców.

Podobnie jak Microsoft, stawiamy na rozwój. Dlatego poszerzyliśmy naszą ofertę o Document Capture - rozwiązania automatyzujące obieg dokumentów w organizacji. Więcej informacji na jego temat znajdą Państwo na łamach biuletynu. Nieustannie poszerzamy nasze kompetencje w zakresie Office 365 i Microsoft Azure. Staramy się dotrzymać kroku rewolucji chmurowej, jednocześnie dbając o edukację

naszych potencjalnych klientów i przyszłych użytkowników.

Microsoft prężnie się rozwija. A z nim także my i nasi partnerzy. Cieszy nas zaufanie, jakim obdarzają nas klienci, których przybywa każdego dnia. Jesteśmy także dumni z rozwoju naszej sieci partnerskiej.

Nasza praca została doceniona także przez Microsoft. Mam przyjemność poinformować, że otrzymaliśmy zaproszenie do elitarnego Microsoft President’s Club for Microsoft Dynamics 2015 oraz otrzymaliśmy po raz kolejny tytuł Microsoft Partner of the Year 2015.

Wyróżnienia dużo dla nas znaczą. Są dla nas silną mobilizacją do dalszego rozwoju. Zdajemy sobie sprawę, że zaszczyt, jaki nas spotkał jest zasługą naszych klientom. I dlatego to Państwu chcielibyśmy serdecznie podziękować!

Zapraszamy do lektury i komentarzy dotyczących naszego biuletynu ERP dzisiaj.

Z poważaniem

Piotr Śledź Prezes Zarządu IT.integro

2 ERP dzisiaj - Biuletyn informacyjny 3Nr 2/2015

Szanowni Państwo,

Wydawca

WSTĘP

it.integro sp. z o.o. ul. Ząbkowicka 12

60-166 Poznań

tel. +48 61 861 43 51 e-mail: [email protected]

3

4

6

19

26

14 16 22 30 32 36 40 42

46

50

Prócz tego, przedstawiciele Microsoft przedstawili kilka dodatkowych atutów nowego Dynamics NAV 2016:

» Pogłębiona integracja systemu ERP z Office 365 oraz Power BI; » Integracja z Microsoft Azure; » Dostęp do systemu za pośrednictwem smartfona

(dla systemu MS, iOS, Android); » Współpraca z CRM on-line; » OCR ( ang. Optical Character Recognition); » Rozszerzona funkcjonalność w zakresie WorkFlow; » E-invoice.

Podczas tegorocznej konferencji ogłoszono informację, że po raz kolejny firma IT.integro otrzymała zaproszenie do elitarnego klubu President’s Club for Microsoft Dynamics 2015, a tym samym dołączyła do grona 5% najlepszych partnerów Microsoft Dynamics na świecie.

Konferencja WPC 2015 po raz kolejny okazała się sukcesem. Uczestniczyło w niej tysiące obecnych i potencjalnych partnerów Microsoft z całego świata. Stała się także miejscem inspirującym. Następne tego typu wydarzenie już za rok, w Toronto (Kanada).

W połowie lipca br., w Orlando na Florydzie (USA), odbyła się Konferencja Microsoft Worldwide Partner Conference 2015. Firmę IT.integro reprezentował Prezes Zarządu – Piotr Śledź. W wydarzeniu uczestniczyło ponad 15.000 partnerów i pracowników Microsoft z całego świata.

Wydarzenie stało się doskonałą platformą wymiany poglądów, strategii, oczekiwań oraz nowości, wśród wszystkich partnerów Microsoft z całego świata. Spotkanie obfitowało licznymi nowościami oraz innowacjami, wśród których ważne miejsce odegrała prezentacja najnowszej wersji systemu ERP.

ChMUrA KlUCZOWyM eleMenTeM STrATegII MICrOSOFT Tematem przewodnim całej konferencji stała się Chmura oraz perspektywy biznesowe z nią związane. Strategia Microsoft nastawiona jest na popularyzowanie rozwiązań chmurowych wśród klientów oraz budowę świadomości czym jest i jakie korzyści daje Chmura na rynku B2B i B2C. Głównym celem Microsoft jest uzyskanie tytułu lidera w nowym środowisku informatycznym, jakim jest Cloud.

Podczas spotkania, przedstawiciele Microsoft wielokrotnie podkreślali znaczenie, jakie dla rozwoju firmy mają partnerzy. Wg Microsoft to partnerska sieć sprzedaży stanowi przyszłość firmy, gdyż jest to najlepszy model biznesowy na świecie.

Z naszego punktu widzenia, niezwykle ważny jest fakt, że rodzina produktów Microsoft Dynamics jest na czele i pozostaje w głównym nurcie rozwiązań biznesowych dla przedsiębiorstw. Niemniej, strategiczną rolę w planach Microsoft spełnia CRM on-line, któremu prognozuje się silny wzrost sprzedaży.

ZAPOWIedź nOWej WerSjI – dynAMICS nAV 2016 W przypadku systemów ERP, a w szczególności Dynamics NAV, dostrzegalne są pozytywne tendencje oraz wzrost inwestycji w jego rozwój. Dynamics NAV nadal pozostaje najpopularniejszym systemem ERP z rodziny produktów Microsoft. Przedstawiciele Microsoft zapewniali o korzystnym trendzie na rynku SMB, a co za tym idzie wzroście udziału Microsoft na rynku oprogramowania ERP. Wzrost dotyczy zarówno Dynamics NAV opartego na platformie chmurowej, jak i na serwerach w opcji on-premises.

Microsoft ma wysokie wymagania odnośnie wzrostu sprzedaży Dynamics NAV. Prognozuje stały oraz stabilny wzrost sprzedaży na rynku małych i średnich przedsiębiorstw, a co za tym idzie wzrost udziału w ogólnym rynku oprogramowania ERP.

Odpowiedzią IT.integro jest wprowadzony na rynek w kwietniu tego roku NAV365 – system ERP Microsoft Dynamics NAV zintegrowany z Office 365 i Microsoft Azure, dostępny w wygodnym abonamencie.

Ta forma jest znacznie bardziej atrakcyjna oraz dostępna dla wielu przedsiębiorstw z sektora MŚP. Produkt po kilku miesiącach od prezentacji cieszy się sporym zainteresowaniem ze strony klientów oraz specjalistów z rynku ERP. Przychylne przyjęcie, liczne zapytania prognozują wzrost sprzedaży systemu ERP w subskrypcji.

Jedną z ważniejszych, z naszego punktu widzenia, wydarzeń była zapowiedź najnowszej wersji Microsoft Dynamics NAV, która otrzymała nazwę Dynamics NAV 2016. Do tej pory używana była nazwa robocza „Corfu”. Produkt będzie dostępny od października 2015 roku, począwszy od konferencji DirectionsEMEA, która będzie odbywać się w Mannheim, w Niemczech.

nAV 2016 jeSZCZe bOgATSZy. nOWe FUnKCjOnAlnOŚCI SySTeMU erP

Nowa wersja systemu ERP obfituje w wiele nowych możliwości. Stałym trendem jest integracja z Office 365 oraz chmurą Microsoft Azure.

TEMAT NUMERUTEMAT NUMERU

Podsumowanie Konferencji Partnerów Microsoft WPC 2015

IT.integro już wcześniej wdrażała rozwiązanie Document Capture w polskich firmach. Z rozwiązania korzystają między innymi: wydawnictwo Egmont S.A., producent i dostawca pomp do różnych branż - Wilo Polska Sp. z o.o., producent mebli Trio Line Polska Sp. z o.o.

Produkty firmy Continia charakteryzują się wysoką jakością oraz funkcjonalnością.

“Pracę z modułem Document Capture rozpocząłem z dużą dozą sceptycyzmu. Uważałem, że niemożliwa jest automatyzacja tak skomplikowanego procesu, jak wprowadzenie dokumentów do systemu ERP Dynamics NAV” - mówi konsultant IT.integro, Paweł Bartos.

“Jednak już po kilku dniach, Document Capture zaskoczył mnie poprawnością i precyzją rozpoznawania OCR oraz bardzo dużą elastycznością w dostosowaniu do różnych form graficznych dokumentów.”

Więcej informacji na temat produktu Document Capture znajdą Państwo w dziale Nowości w ofercie.

Rozwój IT.integro Master LeagueW ostatnim czasie do grona partnerów IT.integro MASTer leAgUe przystąpiły dwie firmy wdrożeniowe – AXhelpers oraz Usługi Komputerowe Sławomir Kilanowski. Obie wykazały się szeroką wiedzą merytoryczną oraz praktyczną na temat systemu erP.

Aby otrzymać tytuł Partnera należy pomyślnie przejść przez wieloetapowy proces, zaczynający się szkoleniami wstępnymi, podczas których, następuje weryfikacja potencjału Partnera.

Pozytywna weryfikacja skutkuje podpisaniem Umowy Partnerskiej. Następnie, firma bierze udział w kolejnych etapach: kompleksowych szkoleniach technicznych, projektowych, marketingowych.

Prawo użytkowania marki IT.integro MASTER LEAGUE to przywilej wyłącznie certyfikowanego Partnera. Stanowi on potwierdzenie kompetencji i przynależność do elitarnej grupy firm wdrażających

AKTUALNOŚCI

IT.integro członkiem elitarnego Klubu President’s Club for Microsoft Dynamics 2015

już po raz kolejny firma IT.integro – lider wdrożeń systemu erP Microsoft dynamics nAV, otrzymała zaproszenie do elitarnego klubu President’s Club for Microsoft dynamics 2015. Wyróżnienie przyznawane jest najlepszym partnerom Microsoft dynamics na świecie.

Informacja została ogłoszona podczas jednego z najważniejszych tegorocznych wydarzeń – Microsoft Worldwide Partner Conference 2015, które odbyło się w dniach 12-16.07., w Orlando na Florydzie (USA). Nagrodę osobiście odebrał Prezes Zarządu IT.integro – Piotr Śledź.

Honorowe wyróżnienie co roku zostaje przyznawane partnerom Microsoft Dynamics za szczególne zaangażowanie oraz dokonania. W skład prestiżowej grupy wchodzi jedynie 5% światowych partnerów Microsoft Dynamics.

„Każdego roku nagradzamy najbardziej zasłużonych partnerów Microsoft Dynamics z całego świata” powiedział Neil Holloway, Corporate Vice President, Microsoft Business Solutions Sales & Partners. „Nagrodzeni partnerzy wspierają, swoją codzienną pracą, rozwój naszych klientów. Microsoft ma zaszczyt nagrodzić IT.integro za wyjątkowe osiągniecia oraz zaangażowanie w dziedzinie sprzedaży i promocji Microsoft Dynamics NAV.”

IT.integro jest głównym partnerem Microsoft Dynamics NAV. Istnieje na polskim rynku od 1991 roku. Od blisko 20 lat specjalizuje się we wdrożeniach Dynamics NAV, najpopularniejszego systemu ERP z rodziny produktów Microsoft. Firma przeprowadziła blisko 250 wdrożeń oraz 700 projektów zakończonych sukcesem.

IT.integro realizuje także globalne, wielojęzyczne projekty. Firma przeprowadziła już ponad 50 zagranicznych wdrożeń systemu Dynamics NAV w 44 krajach. Wśród klientów firmy warto wymienić: AVK Armadan Sp. z o.o., Adecco S.A., Markslöjd Sp. z.o.o., Pentel Poland Sp. z o.o., Röben Polska Sp. z o.o. i Wspólnicy Sp. K., Dax Cosmetics Sp. z o.o., Bridgestone Sales Polska Sp. z o.o., VBH Polska Sp. z o.o., OT Logistics S.A., Farutex Sp. z o.o., DLF Trifolium, Plast-Box S.A., Bama Europa Sp. z o.o.

Firma IT.integro, jako pionier na polskim rynku, zapoczątkowała wdrożenia Microsoft Dynamics NAV. Obecnie jest to jeden z najbardziej zaawansowanych oraz funkcjonalnych systemów ERP, z którego korzysta blisko 100.000 firm i 2.000.000 użytkowników na całym świecie.

Poszerzenie oferty o Document CaptureW połowie 2015 roku, IT.integro oraz duńska firma Continia Software podpisały umowę o współpracy, na mocy której, IT.integro stała się oficjalnym dystrybutorem produktów w Polsce.

Wśród produktów oferowanych przez duńską firmę znajduje się oprogramowanie do zarządzania dokumentami (Document Capture), płatnościami (Payment Management), korespondencją e-mail (Document Output) oraz wydatkami (Expense Management).

Continia od ponad 20 lat oferuje rozwiązania dodatkowe dla Microsoft Dynamics NAV, które pozwalają bardziej efektywnie zarządzać procesami administracyjnymi w organizacjach. Obecnie, już blisko 3.000 instalacji Microsoft Dynamics NAV korzysta z rozwiązań oferowanych przez firmę Continia.

AKTUALNOŚCI

6 ERP dzisiaj - Biuletyn informacyjny IT.integro

Efektywność procesów transportowych ma kluczowe znaczenie dla dochodowości firmy, która podejmuje się realizacji trudnych zleceń dla producentów ciężarówek i ciągników takich jak DAF, Volvo, Renault, Mercedes, Scania, Iveco, CNH, SDF oraz JCB. Zastosowane rozwiązania, które zintegrowano z Microsoft Dynamics NAV, gwarantują optymalne wykorzystanie projektowanych przez De Rooy naczep oraz efektywne planowanie i rzeczywistą kalkulację tras.

W ramach systemu Microsoft Dynamics NAV stworzono również interfejsy umożliwiające płynną współpracę z klientami De Rooy. Zlecenia wprowadzane przez producentów są rejestrowane i przewarzane bezpośrednio w Microsoft Dynamics NAV jako zlecenia transportowe.

Microsoft Dynamics NAV znacząco ułatwia gromadzenie danych pochodzących z współpracujących z nim systemów wykorzystywanych w De Rooy (PTV Server i Transcis) oraz danych dostarczanych przez kontrahentów firmy. Na podstawie zgromadzonych informacji Microsoft Dynamics NAV generuje niezbędne analizy BI w ramach modułu analitycznego, które ułatwiają dalszą optymalizację procesów logistycznych.

Na kolejnych etapach projektu, IT.integro przeprowadzi weryfikację poprawności procesów w najnowszej wersji Microsoft Dynamics NAV oraz szkolenia użytkowników. Dodatkowo obsługa napraw zostanie zorganizowana w ramach modułu serwisowego i modułu zleceń Microsoft Dynamics NAV. Rozważane jest również wdrożenie kolejnych udoskonaleń z wykorzystaniem najnowszych rozwiązań Microsoft Dynamics NAV bazujących na integracji systemu z pakietem Office 365 oraz technologii chmury.

Podsumowanie Konferencji Dynamics dla Biznesu

13 maja 2015 zakończyła się dwudniowa Konferencja – dynamics dla biznesu, organizowana przez Microsoft. Firma IT.integro była Złotym Partnerem Konferencji, która stała się największym spotkaniem klientów i użytkowników systemów nAV, AX, CrM w Polsce.

W trakcie licznych sesji i paneli eksperci, specjaliści oraz Partnerzy Microsoft przedstawili prelekcje dotyczące produktów z rodziny Dynamics. Odpowiadali także na liczne pytania uczestników, którzy z dużym zainteresowaniem brali udział w odbywających się prezentacjach.

Specjaliści z IT.integro poprowadzili 4 prelekcje, w 3 ścieżkach tematycznych. Wszystkie były chętnie odwiedzane przez uczestników Konferencji.

Pierwsza sesja dotyczyła nowości, jakie pojawił wraz z najnowszą wersją Microsoft Dynamics NAV 2015. Prelekcję prowadzili specjaliści IT.integro – Jakub Abram oraz Paweł Przybylski wraz z Moniką Burdach (Opiekun Kluczowych Partnerów Microsoft Dynamics NAV). W prezentacji podkreślono, jak ważną rolę pełni system Dynamics NAV w rodzinie produktów Dynamics. Staje się on coraz bardziej popularny wśród światowych firm, a obecnie korzysta z niego ponad 100 000 przedsiębiorstw. Microsoft stawia na stały rozwój produktu, który dostarcza klientom wiele nowych, przydatnych możliwości, wraz z pojawieniem się kolejnych wersji. System ERP wyprzedza trendy rynkowe, stawiając na mobilność, media społecznościowe, rozwiązania chmurowe oraz Big Data.

Eksperci IT.integro podkreślali, że Microsoft Dynamics NAV jest systemem niezwykle wydajnym, umożliwiającym pracę od 3-500 użytkowników jednoczesnych, generowanie 100 000 dokumentów miesięcznie oraz posiadanie bazy o pojemności ponad 1 000 GB. Prelegenci podkreślali dodatkowo bogatą funkcjonalność systemu, która może być rozbudowywana o rozwiązania dodatkowe, takie jak: skanowanie i rozpoznawanie dokumentów (OCR), elektroniczną wymianę dokumentów (EDI), zaawansowany obieg

system Microsoft Dynamics NAV, zgodnie z metodyką opracowaną przez IT.integro.

AXhelpers jest firmą, która dotychczas zajmowała się wsparciem instalacji Dynamics AX i postanowiła rozszerzyć swoje kompetencje o wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV. Centrala firmy mieści się w Lublinie i będzie działać na terenie Polski południowo-wschodniej.

Usługi Komputerowe Sławomir Kilanowski jest firmą z bogatym doświadczeniem sięgającym jeszcze systemu Dynamics GP. Obecnie z powodzeniem rozszerza swoje kompetencje w systemie Microsoft Dynamics NAV w rejonie Warmii i Mazur oraz Polski północno-wschodniej. Znak IT.integro - ERP MASTER LEAGUE jest gwarancją kwalifikacji wdrożeniowych dla systemu Microsoft Dynamics NAV oraz oznacza zapewnienie wsparcia, bazującego na kompetencjach całej grupy partnerskiej.

Jest to jedyny taki program w Polsce, dzięki któremu powstała jedna z największych grup konsultantów, wdrażających system do zarządzenia przedsiębiorstwem Microsoft Dynamics NAV.

Zdobywca trofeów rajdu Paryż Dakar przyśpiesza, dzięki upgrade’owi do Microsoft Dynamics NAV 2015 IT.integro rozpoczęło upgrade systemu Microsoft dynamics nAV w centrali firmy de rooy w holandii. de rooy pracuje z systemem Microsoft dynamics nAV już od wielu lat. Obecny projekt obejmuje pełną migrację danych z wersji 2.6 do wersji 2015.

De Rooy to światowy lider w branży transportowej, dysponujący flotą 450 ciężarówek. Firma zajmuje się przede wszystkim transportem ciężarówek

oraz ciągników na terenie Europy, Rosji i Bliskiego Wschodu. De Rooy koncentruje się na optymalizacji i unowocześnianiu metod transportu oraz skutecznym zarzadzaniu flotą samochodową. Ciekawostką jest to, że właściciele spółki od 1982 roku uczestniczą z sukcesami w rajdzie Paryż Dakar w klasie ciężarówek. Udział w wyścigach to nie tylko pasja, ale także impuls do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań, które są następnie wykorzystywane w działalności przedsiębiorstwa.

Innowacyjność De Rooy przejawia się również w chęci ciągłego udoskonalania wykorzystywanych narzędzi, w tym systemów IT. Nowoczesność i elastyczność najnowszej wersji Microsoft Dynamics NAV 2015 przekonała właścicieli firmy o konieczności upgrade’u systemu w celu optymalizacji realizowanych procesów. Z uwagi na specyficzny charakter działalności De Rooy, wdrożona w 2001 r. przez duńskiego partnera wersja 2.6 systemu Dynamics NAV była wielokrotnie modyfikowana. Ostatecznie, ilość dodanych obiektów aplikacji przekroczyła liczbę obiektów dostępnych w wersji standardowej.

„Kluczowym etapem projektu było uporządkowanie wcześniejszych modyfikacji, w tym modyfikacji wymiarów, oraz określenie zakresu niezbędnych funkcjonalności. Proces upgrade’u z NAV 2.6 został zaplanowany wieloetapowo i obejmuje podnoszenie systemu do kolejnych wersji poprzez NAV4.3, NAV2009 i NAV2013 do NAV 2015. Na każdym etapie procesu przeprowadzana jest ścisła kontrola poprawności danych i działania systemu. Jednocześnie unowocześniliśmy platformę systemową poprzez upgrade z SQL Server 2005 do 2012. Takie podejście gwarantuje bezpieczną migrację danych i istniejących modyfikacji do najnowszej wersji” – mówi Bartosz Szczęch, kierownik projektu w IT.integro.

Ważną częścią projektu jest także integracja Microsoft Dynamics NAV z systemem PTV Server (moduły x-route, x-locate, x- map) oraz z systemem Transics. System Transics jest wykorzystywanyjako narzędzie umożliwiające mobilne kontrolowanie zaplanowanych tras oraz bieżącego czasu pracy kierowców, a także rozliczenie zużycia paliwa przy pomocy komputera pokładowego. xServer wyznacza trasy do wskazanych punktów i sugeruje trasy alternatywne, uwzględniając ograniczenia dotyczące czasu pracy kierowców i utrudnienia drogowe dla samochodów ciężarowych.

AKTUALNOŚCIAKTUALNOŚCI

8 ERP dzisiaj - Biuletyn informacyjny IT.integro 9Nr 2/2015

„Podobnie jak w przypadku naszych wcześniejszy klientów takich jak LS Waikiki, Oggi, Sprider Stores, nasza współpraca z Percassi obejmowała nie tylko samo wdrożenie systemu, ale również doradztwo w zakresie uruchomienia salonów w Polsce i fiskalizacji kas rejestrujących. Wdrożenie LS Retail dla sieci salonów KIKO koncentrowało się na lokalizacji językowej specyficznych modyfikacji systemu wprowadzonych przez Percassi oraz przygotowaniu modułu do obsługi drukarek fiskalnych. Przeprowadziliśmy również kontrolę zgodności procesów realizowanych w salonach z procesami centrali” - mówi Jakub Abram, Kierownik Projektu w IT.integro.

W trakcie wdrożenia opracowano niezbędny interfejs i przyciski dla stanowisk kasowych, a także parametry wydruku faktur fiskalnych, paragonów oraz raportów dobowych. Nasza firma pośredniczyła również w zakupie drukarek fiskalnych oraz przeprowadziła testy zainstalowanych urządzeń.

Już od pierwszych dni działalności salony KIKO przyciągają tłumy klientów, nie tylko bogatym asortymentem obejmującym ponad 1000 produktów, ale i nowoczesnym wystrojem. Uruchomienie sieci w Polsce będzie zapewne kolejnym sukcesem firmy Percassi, która zarządza również rozwojem takich sieci jak Nike, Ferrari, Raulph Lauren, Levi’s i Gucci.

Obecnie Percassi opracowuje program lojalnościowy dla klientów swoich salonów. Wdrożenie tego programu oraz rozwój sieci salonów KIKO w Polsce będzie kolejnym etapem współpracy potentata branży detalicznej – Percassi i IT.integro.

Biznesowe nowości od MicrosoftW połowie marca 2015 roku, w Atlancie odbyła się 3-dniowa Konferencja Convergence. Podczas spotkania, firma Microsoft zaprezentowała nowości skierowane zarówno do klientów biznesowych, instytucjonalnych, jak i do klientów prywatnych.

nowe rozwiązania, zgodnie z panującym trendem, ukierunkowane są na zwiększenie wydajności w biznesie, efektywną analizę danych i rozwiązania chmurowe.

rozwiązania dla firm:

Produkty Power BI cieszą się sporą popularnością i są coraz chętniej wykorzystywaną usługą analityczną. Mają one na celu zbieranie wartościowych informacji oraz generowanie kompletnych raportów. Dzięki usłudze możliwe jest udostępnianie wiarygodnych informacji wszystkim członkom organizacji. Podczas konferencji, Microsoft zapowiedział, że w niedługim czasie usługa Power BI będzie kompatybilna z narzędziami analitycznymi, typu: Google Analitycs czy Microsoft Dynamics Marketing.

Przedstawiciele Microsoft zadeklarowali także, że w połowie 2015 roku ma zostać wprowadzona aktualizacja systemu Microsoft Dynamics CRM. Jej kluczowym elementem będzie pogłębiona integracja z Office 365.

dokumentów, zarządzanie siecią sklepów, zaawansowane zarządzanie produkcją procesową, farmaceutyczną, chemiczną, spożywczą, elektroniczną.

Prelegenci omówili dodatkowo kluczowe zmiany, jakie pojawiły się w wersji 2015, takie jak: nowy interfejs użytkownika, dostęp z każdego miejsca, integrację z Office 365, raportowanie, łatwy dostęp, czy pojawienie się użytkownika na tablet.

Kolejna prelekcja dotyczyła nowego produktu, jakim jest NAV365. NAV365 to zestaw oprogramowania, którego kluczowym elementem jest system ERP – Microsoft Dynamics NAV. Prelekcję poprowadzili eksperci Microsoft Dynamics NAV – Jakub Abram wraz z Pawłem Przybylskim.

Specjaliści IT.integro, na podstawie kilku ciekawych scenariuszy zaprezentowali powody, dla których NAV365 przynosi wymierne korzyści małym i średnim firmom z sektora handlu i usług. Warto wspomnieć, że Konferencja to miejsce oficjalnej premiery NAV365, dlatego prelekcja cieszyła się szczególnym zainteresowaniem. Prelegenci poprowadzili niezwykle ciekawą prezentację. Wyjaśniali jakie są korzyści z integracji Microsoft Dynamics NAV z Office 365 oraz platformą Microsoft Azure.

Wypunktowano także kluczowe możliwości, wśród których warto wymienić: łatwą edycję raportów, szybką analizę, łatwe udostępnianie, zaawansowaną analizę danych, szybką wymianę dokumentów, proste zarządzanie uprawnieniami, a także pracę na dowolnym urządzeniu.

Kolejne dwie prezentacje poprowadził Andrzej Pyzik – ekspert z IT.integro, który wraz z naszymi klientami omówił rozwiązania wykorzystane w ich firmach. Pierwsza prowadzona przez niego prezentacja, wraz z Panem Adamem Pawlakiem z Plast-Box S.A. dotyczyła zaawansowanych rozwiązań dla firm produkcyjnych.

Omówiono szczegółowo planowanie, ewidencję i zarządzanie jakością, produkcję na magazyn oraz zlecenie, harmonogramowanie zleceń na wybranych gniazdach roboczych, ewidencję produkcji ze śledzeniem partii i na koniec procesy kontroli jakości w firmie produkcyjnej.

Ostatnia prezentacja, prowadzona przez specjalistów IT.integro – Andrzeja Pyzika, Jakuba Abrama wraz z przedstawicielem Dax Cosmetics Sp. z o.o. – Janem Bojanowskim dotyczyła kompleksowej platformy do obsługi firm dystrybucyjnych, jaką niewątpliwie jest Microsoft Dynamics NAV.

Omówiono, na przykładzie firmy Dax Cosmetics Sp. z o.o., obsługę wielu magazynów, planowanie zapotrzebowania na towary oraz surowce (MRP), obsługę procesu logistycznego do zapotrzebowania, poprzez przyjęcie, przesunięcie do wydania oraz procesy wewnętrzne magazynu – replanishment i cross-docking.

Konferencja Dynamics dla Biznesu obfitowała wieloma nowościami, ciekawostkami. Stała się także miejscem spotkań pomiędzy Partnerami Microsoft Dynamics, a klientami, którzy w ciągu dwóch dni dostali sporą dawkę informacji.

Chcielibyśmy jeszcze raz serdecznie podziękować wszystkim klientom za przyjazd, rozmowy oraz uczestnictwo w naszych prelekcjach. Mamy nadzieję, że odpowiedzieliśmy na wszystkie pytania oraz pomogliśmy w dokonaniu wyboru ERP – oczywiście Microsoft Dynamics NAV.

Salony kosmetyków KIKO korzystają z LS Retail

nasza firma wspomaga rozwój sieci salonów KIKO jako największy w Polsce dostawca usług wdrożeniowych w zakresie oprogramowania dla sieci handlowych – lS retail. należąca do grupy Percassi, spółka KIKO Milano to popularna włoska marka posiadająca ponad 500 sklepów w europie. Polska jest pierwszym krajem w europie Środkowo-Wschodniej, w którym KIKO otwiera swoją sieć.

W większości swoich salonów KIKO Milano używa zbudowanego w oparciu o Microsoft Dynamics NAV oprogramowania LS Retail. Otwierając nowe salony w Polsce, firma Percassi skorzystała z rekomendacji centrali LS Retail, która wskazała IT.integro jako partnera wdrożeniowego wyróżnionego tytułem LS Retail Gold Partner. IT.integro jest również dostawcą polskiej wersji językowej oraz polskiej funkcjonalności LS Retail zapewniającej pełną zgodność systemu z wymaganiami Ministerstwa Finansów.


11Nr 2/2015

Zapowiedziano pojawienie się Windows 10 for Internet of Things, który ma stać się uniwersalną platformą oferującą rozwiązania dla Internetu Rzeczy (inaczej zwanego Internetem Przedmiotów). Pojęcie to narodziło się kilkanaście lat temu, a w między czasie przekształciło się w jeden z filarów nowych technologii.

Platforma udostępni, między innymi kontrolerów czy zaawansowane urządzenia, takie jak bankomaty. Umożliwi także współpracę na poziomie maszyna – chmura oraz maszyna – maszyna.

Firma Microsoft poinformowała, że najnowsza wersja Skype’a dla biznesu (wcześniej Lync) ma być udostępniona wraz z Office 365. Aplikacja będzie nawiązywać do popularnej wersji Skype. Ułatwi firmom nawiązywanie kontaktu audio i wideo, zarówno z klientami, jak i kontrahentami.

rozwiązania dla użytkowników prywatnych:

Microsoft wprowadził na rynek Office Delve – rozwiązanie, które wykorzystuje techniki uczenia maszynowego. Umożliwia ono odnajdowanie dokumentów w obrębie Office 365.

Swoją premierę miała także najnowsza wersja Office 2016 dla komputerów z systemem Windows. Jest ona już testowana przez informatyków, a do sprzedaży ma wejść w drugiej połowie 2015.

Firma IT.integro otrzymała tytuł LS Retail Gold Partner 2015IT.integro, lider wdrożeń systemu erP – Microsoft dynamics nAV, został uhonorowany tytułem lS retail gold Partner 2015, wchodząc tym samym po raz kolejny, do światowej grupy strategicznych Partnerów lS retail. Członkowie grupy wyróżniają się wysokim poziomem sprzedaży oraz zaangażowania.

LS Retail to światowej klasy dostawca kompleksowego oprogramowania dedykowanego Microsoft Dynamics oraz innych technologii m.in. dla sklepów jedno- i wielooddziałowych.

„Każdego roku honorujemy za wzorcową współpracę partnerów LS Retail z całego świata.”, mówi Magnus Norddahl, CEO, LS Retail. „LS Retail ma przyjemność uhonorować tytułem LS Retail Gold Partner 2015 firmę IT.integro. Doceniamy ich osiągnięcia w sprzedaży oraz wkład i profesjonalne podejście.”

Firma IT.integro posiada wiele lat doświadczeń we wdrażaniu systemu ERP Microsoft Dynamics NAV oraz innych rozwiązań dla biznesu, takich jak system LS Retail – będący światowej klasy oprogramowaniem dla sieci

sklepów. IT.integro od 1997 wdraża system klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV. Dzięki doświadczeniu oraz wiedzy jest niekwestionowanym liderem wdrożeń Dynamics NAV w Polsce.

IT.integro wdrażała rozwiązania LS Retail m.in. w sieci sklepów MIG (salony Sizeer, 50 style, Timberland oraz Symbiosis) oraz w sieci niemieckich sklepów Cross Jeans. Wielokrotnie zaangażowanie pracowników oraz osiągnięcia firmy IT.integro zostały docenione przez LS Retail.

LS Retail, przez ponad dwie dekady rozwija rynek oprogramowania, które obecnie jest wykorzystywane przez ponad 3 000 firm, w 50 000 sklepów na całym świecie, dzięki wsparciu ponad 190 certyfikowanych partnerów Microsoft oraz LS Retail z 70 krajów.

LS Retail to w pełni skalowalne rozwiązanie, dzięki któremu możliwe jest zarządzanie kompleksowym zestawem operacji w różnych organizacjach pracujących w branży: odzieżowej, elektronicznej, meblarskiej, a także w sklepach wolnocłowych, restauracjach, kawiarniach i wielu innych.

Rozwiązania LS Retail pozwalają przedsiębiorcom na całym świecie podnieść poziom przychodów, budować lojalność, docierać do nowych klientów oraz obniżyć koszty działalności. Produkty, które oferujemy dadzą Twoim pracownikom swobodę działania na każdym szczeblu operacyjnym, aby lepiej wykorzystać ich potencjał.

Trwa rozbudowa poznańskiej siedziby głównej IT.integro W połowie marca 2015 roku rozpoczęła się planowana rozbudowa głównej siedziby IT.integro w Poznaniu. rozbudowa jest wynikiem ciągłego rozwoju firmy, a co za tym idzie jej liczebnego wzrostu.

Obecnie w firmie IT.integro pracuje 80 pracowników, w tym 60 konsultantów z 9 zespołów, 8 pracowników Działu Wsparcia Help Desk, 4 pracowników Działu Technicznego oraz pracownicy administracyjni. Dodatkowo firma, prócz siedziby głównej posiada 3 oddziały, w Warszawie, Krakowie i we Wrocławiu!

Ciągły wzrost liczby projektów oraz pracowników zmobilizował nas do rozbudowy budynku IT.integro przy ul. Ząbkowickiej 12 w Poznaniu.

Wraz z zakończeniem budowy powstanie nowy, komfortowy budynek dla potrzeb pracowników oraz klientów firmy.

Zakończenie prac planowane jest na przełom 2015/2016 roku!



ARTYKUŁY

Zwiastun nowej wersji systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2016W lipcu br., podczas Konferencji dla Partnerów, firma Microsoft zaprezentowała zwiastun najnowszej wersji systemu erP – Microsoft dynamics nAV 2016. nowa odsłona to kontynuacja już obranej strategii z kilkoma ciekawymi funkcjonalnościami.

W lipcu 2015 roku, w Orlando na Florydzie odbyła się światowa Konferencja dla Partnerów (Microsoft World Partner Conference). Podczas spotkania partnerów i pracowników korporacji z całego świata, nastąpiła zapowiedź Microsoft Dynamics NAV 2016, nowej wersji systemu ERP, która do tej pory funkcjonowała pod roboczą nazwą „Corfu”. Oficjalna prezentacja będzie miała miejsce w październiku 2015 roku w Mannheim (Niemcy), a polska premiera produktu planowana jest na koniec roku.

rOZWój rynKU erP OKIeM AnAlITyKóW

Od kilku lat zauważalna jest tendencja kierowania zasobów i usług do chmury. Dotyczy to nie tylko Microsoft, ale wszystkich firm z branży IT. Chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) daje wiele możliwości, do tej pory trudnych do osiągnięcia. Jest elastyczna, skalowalna, bezpieczna, a przede wszystkim pozwala obniżyć koszty. Chmura obala „barierę wejścia”. Dzięki niej, produkty klasy ERP są dostępne nie tylko dla dużych firm, ale również dla małych organizacji i start-up’ów.

Jak prognozuje Gartner, przejście firm na systemy ERP oparte na chmurze jest nieuchronne. Chmura jest alternatywą dla obecnych, tradycyjnych rozwiązań (serwery). Jednak już w przeciągu 10 lat ta forma będzie należeć do zamierzchłych.

„Starszego typu ERP” przestaną spełniać oczekiwania przedsiębiorców. W głównej mierze liczyć się będzie szeroka funkcjonalność, elastyczność, niższe koszty – dostępne w chmurze. Zdaniem analityków, tradycyjne systemy ERP nie są w stanie sprostać nowym wyzwaniom, a w niedługim czasie zaczną ograniczać rozwój firm. Gartner przewiduje, że przejście do chmury, w przypadku wielu przedsiębiorstw, będzie miało etap przejściowy – hybrydowy. Część funkcjonalności będzie ulokowana w chmurze, a część – jak produkcja czy finanse – pozostanie na serwerach. Charakter hybrydowy dotyczy głównie dużych firm produkcyjnych. Branże usług profesjonalnych, biznesowych i mediów cyfrowych mają przejść do chmury znacznie szybciej i bez „okresu przejściowego”.

Zmiany o podobnym charakterze są widoczne także w raporcie opracowanym przez Panama Consulting Solutions. Analitycy odnotowali duży wzrost wdrożeń systemów opartych na chmurze. W badaniach prowadzonych w okresie od lutego 2014 do lutego 2015 roku, w stosunku do poprzedniego okresu, liczba firm, które zdecydowały się na wdrożenie w modelu SaaS wzrosła z 4% do 33%.

Przed chmurą nie ma odwrotu. Firmy, które obecnie poszukują systemu ERP powinny zastanowić się nad rozwiązaniami chmurowymi. Obecne rozwiązania on-premises, w niedługim czasie mogą okazać się mniej atrakcyjne, niż „chmurowe” oprogramowanie ERP.

KrOK blIżej ChMUry. nOWA WerSjA MICrOSOFT dynAMICS nAV 2016

Nowa odsłona to wiele nowych możliwości. Stałym trendem jest integracja z Office 365 oraz chmurą obliczeniową Microsoft Azure. Chmura stanie się dla NAV 2016 jeszcze ważniejszym elementem, na którym opierać się będą funkcjonalności. Pozwoli to na podniesienie ich wydajności i elastyczności, dzięki czemu wersja NAV 2016 stanie się jeszcze atrakcyjniejsza.

Fundamentalne cechy nowej wersji Microsoft Dynamics NAV:

» Pogłębiona integracja systemu ERP z Office 365 oraz Power BI; » Integracja z chmurą obliczeniową Microsoft Azure; » Dostęp do systemu za pośrednictwem smartfona (dla systemu MS,

iOS, Android); » Współpraca natywna z CRM online; » OCR ( ang. Optical Character Recognition); » Rozszerzona funkcjonalność w zakresie WorkFlow; » E-everything, czyli E-invoice (fakturowanie elektroniczne).

POlSKA OdPOWIedź nA ŚWIATOWe Trendy

IT.integro – partner Microsoft Dynamics NAV w Polsce już w kwietniu 2015 roku wprowadził na polski rynek świeżą odsłonę systemu ERP – NAV365. Jest to rozwiązanie innowacyjne, gdyż po pierwsze jest w pełni zintegrowane z Office 365 i chmurą obliczeniową Azure, a po drugie możliwy do zakupu w abonamencie! NAV365 dostępny jest obecnie wyłącznie w Polsce i dopasowany jest do standardów branży handlowo-usługowej. Cena jest znacznie niższa niż standardowej wersji Microsoft Dynamics NAV. Cenę można obliczyć na stronie www.NAV365.pl

STrATegIA MICrOSOFT: erP W ZASIęgU ręKI

Microsoft chce, aby oprogramowanie ERP było dostępne nie tylko dla bogatych, dużych firm, ale także dla mniejszych organizacji. W tym kierunku zmierzają wszystkie działania korporacji. Lokalizacja systemu w chmurze oraz możliwość zakupu Microsoft Dynamics NAV w subskrypcji jest ukłonem w kierunku małych i średnich przedsiębiorstw, które na prostych zasadach mogą korzystać z najwyższej klasy systemu ERP.


Nowości technologiczne od Microsoft dostępne w pakiecie NAV365

ARTYKUŁY ARTYKUŁY

nAV365 opiera się na najnowszych rozwiązaniach technologicznych Microsoft, wśród których jest system erP – Microsoft dynamics nAV, Microsoft Office 365 oraz chmura obliczeniowa Microsoft Azure. Zostały one zintegrowane, dzięki czemu system erP, który jest kluczowym elementem pakietu nAV365, jest znacznie efektywniejszy i przyjaźniejszy dla przeciętnego użytkownika.

Co właściwie daje połączenie technologii od Microsoft? Przede wszystkim znacznie usprawnia pracę użytkowników. Dzięki połączonym rozwiązaniom oferowanym przez Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Office 365 oraz Azure pracownicy znacznie szybciej i wydajniej wykonują swoje obowiązki, mają możliwość pracy w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzaniu mobilnym, mogą pracować wspólnie na jednym dokumencie oraz generować wiarygodne dane oraz obliczenia.

nOWOŚCI TeChnOlOgICZne dOSTęPne W nAV365

Integracja Microsoft dynamics nAV z Microsoft Word

System ERP dostępny w NAV365 posiada wbudowane szablony Microsoft Word, co znacznie upraszcza edycję wyglądu raportów. Użytkownicy otrzymują do dyspozycji narzędzia prostego wyboru szablonów, które ułatwiają wydruk dokumentów.

Opcja ta jest szczególnie przydatna przy drukowaniu różnych wzorców faktur dla każdego typu klientów (krajowych, zagranicznych, hurtowych, detalicznych, sieci sklepów).

Dodatkowo korzystając z Microsoft Dynamics NAV istnieje możliwość harmonogramowania raportów. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności, użytkownik korzystający z NAV365 ma możliwość wyboru następujących opcji raportowania:

» standardowy raport Microsoft Dynamics NAV (RDLC), który wykorzystuje technologię Microsoft Visual Studio i Microsoft SQL Reporting Services;

» przy użyciu Microsoft Word; » do pliku PDF.

Integracja Microsoft dynamics nAV z Microsoft excel

Dzięki integracji systemu ERP – Dynamics NAV z Microsoft Excel istnieje możliwość przesyłania danych i ich generowania na 3 sposoby:

» poprzez eksport stron, list, arkuszy do Microsoft Excel; » poprzez eksport danych budżetowych do Microsoft Excel; » poprzez drukowanie raportów w programie Microsoft Excel.

Integracja znacznie skraca czas generowania i przetwarzania raportów, które dzięki technologii Microsoft stały się znacznie bardziej wiarygodne.

Integracja Microsoft dynamics nAV z SharePoint

Korzystając z Microsoft Dynamics NAV można stworzyć stronę SharePoint Online, która usprawni pracę zespołu. Zyskujesz dostęp do najważniejszych danych i raportów. Na stronie SharePoint Online możesz analizować codzienne raporty i zmiany zachodzące w czasie rzeczywistym. Wszystkie dane i raporty pochodzą wprost z Microsoft Dynamics NAV. Wystarczy jedno kliknięcie i uzyskujesz dostęp do swojego profilu w systemie ERP. Nie trzeba żadnych dodatkowych haseł. Microsoft spaja dwa światy w jednym interfejsie.

Integracja Microsoft dynamics nAV z Power bI

Coraz częściej małe i średnie firmy sięgają po rozwiązania analityczne z obszaru Business Intelligence. Wychodząc naprzeciw potrzebom dzisiejszych przedsiębiorców, NAV365 udostępnia narzędzia do analizy i przetwarzania danych – Microsoft Power BI. Wśród nich znajdują się:

» Power Query umożliwiający gromadzenie danych z wielu różnych źródeł (na przykład: Wikipedia i dane statystyczne);

» Power Pivot to narzędzie, które rozszerza możliwości oferowane przez Microsoft Excel dodając hierarchię, relacje, wskaźniki wydajności KPI. Ma on także wbudowaną pamięć, która umożliwia przechowywanie wygenerowanych modeli;

» Power View umożliwia wyświetlanie danych oraz raportów w sposób interaktywny, za pomocą wykresów i diagramów;

» Power Map jest narzędziem niezwykle widowiskowym, ponieważ pozwala na integrację danych Microsoft Excel z mapami Microsoft Bing.

Integracja Microsoft dynamics nAV z Onenote

OneNote jest aplikacją, która umożliwia dodawanie i organizowanie notatek. W pakiecie NAV365 została ona zintegrowana z systemem ERP – Dynamics NAV, dzięki czemu pracownicy mogą zamieszczać ważne informacje, dotyczące poszczególnych rejestrów, bądź całych stron. Microsoft OneNote umożliwia łatwe udostępnianie informacji wszystkim pracownikom korzystającym z Microsoft Dynamics NAV.

Integracja Microsoft dynamics nAV z exchange

Usługa zawarta w pakiecie NAV365 – Exchange, zapewnia dostęp do poczty klasy biznesowej, do kalendarza oraz jego współdzielenie ze współpracownikami. Dodatkowo usługa pozwala na wgląd do danych ze wszystkich urządzeń łączących się z Internetem. Dzięki jej integracji z Microsoft Dynamics NAV użytkownik uzyskuje możliwość szybkiej wymiany informacji.

Integracja Microsoft dynamics nAV z Microsoft Azure

Microsoft Azure jest chmurą obliczeniową, na której lokowany jest NAV365. Dzięki połączeniu technologii chmurowej z systemem ERP, klient znacznie ogranicza koszty utrzymania infrastruktury IT. Płaci jedynie za wykorzystane zasoby. Dodatkowym atutem chmury jest nieograniczona

wydajność. Użytkownicy nie muszą się martwić, że wraz ze wzmożonym ruchem w interesie ich możliwości zostaną ograniczone, jak często zdarza się w przypadku tradycyjnych serwerów. Technologia Microsoft Azure jest niezawodna, całkowicie bezpieczna i doceniana przez coraz większą ilość firm i instytucji na świecie. Teraz, dostęp do niej mają także małe i średnie firmy.

NAV365 jest pierwszym, dostępnym na rynku, abonamentowym systemem ERP – Microsoft Dynamics NAV. Jest to nowoczesne rozwiązanie, opierające się na najnowszych technologiach. Dzięki temu, że subskrypcja usunęła barierę wejścia przeciętnej firmy z sektora MŚP, coraz więcej firm będzie mogła cieszyć się najwyższej klasy oprogramowaniem ERP.

Aby sprawdzić cenę NAV365 zapraszamy na stronę www.nav365.pl.

Work on the same document with others on any device and see edits as they happen

Work with people outside your organization even if they don’t have Office

Add comments or track changes while you work with others on Word, Excel, and PowerPoint


W połowie 2015 roku, firma IT.integro stała się oficjalnym partnerem, a zarazem dystrybutorem produktów firmy Continia w Polsce.

W ofercie duńskiej firmy znajduje się wiele ciekawych rozwiązań biznesowych dla Microsoft Dynamics NAV, które usprawniają procesy administracyjne. Jednym z nich jest Document Capture – narzędzie umożliwiające skanowanie, przetwarzanie oraz archiwizację plików.

Rozwiązanie zostało zaimplementowane już w kilku polskich firmach korzystających z systemu Microsoft Dynamics NAV. Opinie i ocena naszych klientów oraz konsultantów NAV na temat produktu Document Capture są pozytywne.

„Document Capture zaskoczył mnie poprawnością i precyzją rozpoznawania OCR oraz bardzo dużą elastycznością w dostosowaniu do różnych form graficznych dokumentów” – mówi Paweł Bartos, konsultant NAV, IT.integro .

„Pomimo wielu ustawień, które początkowo sprawiają wrażenie bardzo skomplikowanych, po pewnym czasie okazuje się, że dopracowana ergonomia interfejsu użytkownika sprawia, ze praca jest intuicyjna i nie sprawia trudności. Wdrożenie Document Capture poprzez automatyczny import pozwala znacząco przyspieszyć wprowadzanie dokumentów do systemu oraz umożliwia szybką weryfikację wprowadzonych dokumentów. W połączeniu z Web Approval uwalnia użytkowników z konieczności bezpośredniego logowania do NAV. Dokumenty są dostępne dla uprawnionych użytkowników poprzez dowolną przeglądarkę z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu” - dodaje.

jAK dZIAłA dOCUMenT CAPTUre?

Dzięki pełnej integracji Document Capture z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu ERP. Tam zaś, każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV, bądź za pomocą aplikacji przeglądarki Web. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany oraz możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów.

PrOCeS SKAnOWAnIA dOKUMenTóW Korzystając z Document Capture, masz możliwość szybkiego skanowania oraz współdzielenia dokumentów w całej organizacji. Cały proces

rozpoczyna się w miejscu fizycznego odbioru dokumentów. Następuje ich zeskanowanie, rejestracja i wysyłka do systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Skanowanie dokumentu może być wykonane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych, a także dedykowanych skanerów dokumentów.

PrZeTWArZAnIe PlIKóW PdF

Coraz częściej dokumenty typu faktury zakupu, czy zamówienia są dostarczane do odbiorców w formie plików PDF. Document Capture daje możliwość pobierania plików w danym rozszerzeniu bezpośrednio do Dynamics NAV ze zdefiniowanych folderów serwera plików, bądź adresów e-mail. Dodatkowo, rozwiązanie umożliwia jednoczesne importowanie oraz przetwarzanie zabezpieczonych plików PDF, które wcześniej musiały być drukowane i ponownie skanowane.

TeChnOlOgIA OCr

Document Capture korzysta z nagradzanej oraz doskonale znanej technologii OCR ABBY FineReader, która służy do rozpoznawania tekstu z dokumentów. Dzięki temu, rozwiązanie zapewnia wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków i liter w ponad 180 językach.

Inne TyPy dOKUMenTóW

Document Capture obsługuje szerokie spectrum dokumentów. Zdefiniowanie dowolnych szablonów umożliwia przetwarzanie zamówień zakupu, umów, certyfikatów, dyplomów, czy porozumień. Istnieje możliwość dowolnego definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.

AnAlIZA dOKUMenTóW

Rozbudowany silnik Document Capture umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Omawiane rozwiązanie biznesowe, automatycznie rozpoznaje źródło pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu.

Warto wspomnieć, że szablony można optymalizować pod względem zasad walidacji i wymagań zapewniających całkowitą zgodność zarejestrowanych danych z normami oraz przepisami stosowanymi w systemie ERP – Microsoft Dynamics NAV.

NOWOŚCI W OFERCIE

Document Capture - nowoczesne rozwiązanie biznesowe usprawniające procesy administracyjne

CONTINIA

DOCUMENTCAPTURE

Za dużo dokumentów zalega na Twoim biurku?Sprawdź możliwości nowoczesnego rozwiązania opartego na technologii OCR

Document Capture dla Microsoft Dynamics NAVSkanuj, przetwarzaj, archiwizuj i przejmij kontrolę nad swoją firmą!

Po więcej informacji zapraszamy na www.IT.integro.pl

19Nr 2/2015

FAKTUry ZAKUPU OrAZ AKCePTACjA Jeśli dana faktura zakupu wymaga akceptacji, do użytkownika akceptującego zostaje wysłana stosowana informacja za pośrednictwem e-mail. Wówczas system oczekuje na „zwolnienie” faktury do momentu, aż wszyscy wymagani użytkownicy ostatecznie zaakceptują dokument.

W trakcie całego procesu, użytkownicy akceptujący korzystają z możliwości podglądu oryginalnego dokumentu za pośrednictwem własnego ekranu. Mogą także dodawać komentarze oraz załączać pliki. Document Capture umożliwia przeglądanie historii całego procesu akceptacji i udostępnianie narzędzi, które pozwalają na skuteczne i szybkie administrowanie całym procesem.

Korzystając z rozwiązania, jakim jest Document Capture, istneje możliwość połączenia zamówienia zakupu z zeskanowaną fakturą zakupu, a także umożliwia automatyczną akceptację faktury, w przypadku gdy różnica kwot mieści się w zdefiniowanej dopuszczalnej tolerancji.

ArChIWIZACjA

Wszystkie wcześniej zeskanowane dokumenty przechowywane są w postaci plików, we formacie PDF/A. Dostęp do nich jest możliwy poprzez system ERP Dynamics NAV.

Gdy dokument został zarejestrowany z numerem konta, bądź wymiarem, możliwe jest proste dotarcie do oryginału poprzez funkcję „Nawiguj”. W pozostałych przypadkach, możliwe jest wyszukiwanie pełnotekstowe, zgodnie z zawartością dokumentu.

Funkcja ta działa zarówno na zarejestrowanych polach szablonu, jak i w całym zakresie tekstu oryginalnego dokumentu, co dodatkowo umożliwia odnajdowanie specyficznych informacji związanych z dostawcą, bądź treścią umowy. Archiwum, o nazwie Data Capture, umożliwia szybki i bezpośredni dostęp do oryginalnych dokumentów.

POZnAj głóWne CeChy dOCUMenT CAPTUre:

» Skanowanie dokumentów możliwe jest przy pomocy lokalnych i zdanych serwerów, bezpośrednio do systemu Dynamics NAV

» Automatyczne pobieranie i rejestracja dokumentów PDF nie wymaga dodatkowego oprogramowania

» Wykorzystanie technologii OCR ABBYY FineReader umożliwia precyzyjne rozpoznawanie wszystkich znaków w ponad 180 językach i dialektach

» Możliwość przetwarzania zabezpieczonych wcześniej dokumentów PDF

» Automatyczne rozpoznawanie dostawców zarejestrowanych w systemie ERP – Dynamics NAV

» Duże możliwości kontroli, dotyczy m.in. kwoty VAT, terminów płatności

» Automatyczny dobór użytkowników akceptujących, w zależności od dostawcy, wymiarów i kwoty faktury

» Automatyczna, wstępna rejestracja faktur » Dopasowanie zamówienia do faktury, z dodatkową możliwością

automatycznej akceptacji faktur » Sposobność korekty wymiarów i konta księgi głównej na poziomie

wiersza przez księgowego i użytkownika akceptującego » Możliwość otwarcia oryginalnego dokumentu, w dowolnym miejscu,

za pośrednictwem Dynamics NAV » Indeksowanie dokumentów zgodnie z datą oryginalnego

dokumentu » Pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów bezpośrednio

z systemu Dynamics NAV » Szerokie możliwości dostosowania do różnych typów dokumentów

Continia prócz Document Capture posiada w ofercie rozwiązania do zarządzania płatnościami (Paymant Management), szablonami poczty e-mail (Document Output), czy wydatkami (Expense Management).

Document Capture jest obecnie jednym z najlepszych narzędzi do skanowania oraz przetwarzania dokumentów, które znacznie upraszcza, a zarazem przyśpiesza procesy administracyjne w firmie.

Teraz Document Capture dostępne jest także w ofercie IT.integro.

NOWOŚCI W OFERCIE


Obecnie ERP jest to system, który obejmuje całokształt procesów produkcji i dystrybucji. Jego zadaniem jest integracja wszystkich działań przedsiębiorstwa, usprawnienie przepływu informacji oraz uproszczenie zachodzących procesów. Systemy ERP umożliwiają wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym, a wszystkie informacje są dostępne w momencie podejmowania decyzji.

Od kilka lat mamy do czynienia z nowym standardem – ERP II. ERP II to systemy zarządzania , które umożliwiają pracę w sieci. Podstawowe cechy ERP II, które odróżniają go od wcześniejszych systemów to:

» dostęp za pośrednictwem przeglądarek internetowych; » funkcjonalność umożliwiająca zarządzanie kontaktami z klientem

(CRM); » narzędzia analityczne Business Intelligence; » możliwość tworzenia serwisów internetowych z dostępem dla

klientów i kontrahentów. dlACZegO WArTO WybrAć SySTeM erP?

Rozwój firm w sposób naturalny mobilizuje je do poszukiwania nowych rozwiązań, które uproszczą proces zarządzania organizacją. Coraz większa liczba pracowników, produktów, usług, procesów powoduje, że zarządzanie staje się coraz bardziej skomplikowane i wymaga coraz większej wiedzy.

Przedsiębiorcy, niezależnie od tego czy reprezentują małe, średnie czy duże firmy są bardziej świadomi, że systemy klasy ERP znacznie upraszczają pracę nie tylko osób zarządzających, ale również szeregowych pracowników.

USPrAWnIj dZIAłAnIe SWOjej FIrMy

System ERP jest rozwiązaniem, które sprawdza się nie tylko w dużych, wielooddziałowych przedsiębiorstwach, ale także w lokalnych firmach. System klasy ERP, jak Microsoft Dynamics NAV, ma za zadanie zredukować niepotrzebnie ponoszone koszty, które są wynikiem błędnie podjętych decyzji bądź niewystarczającej wiedzy.

Oprogramowanie ERP znacznie usprawnia pracę użytkowników systemu, zwiększając ich efektywność oraz wydajność. Usprawnienie działalności firmy zostaje osiągnięte poprzez wygodny dostęp do informacji, zarówno dla zarządu, kierownictwa, jak i dla pracowników niższego szczebla.

Spójne informacje, oparte na wiarygodnych analizach, przechowywane w jednej bazie znacznie upraszczają i ułatwiają pracę w zespole. Wspólna baza danych integruje wszystkie informacje oraz procesy w jednym systemie ERP. Są one jednakowe i na bieżąco zmieniane, dostępne dla pracowników i oddziałów. System ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwia także udostępnianie informacji pracownikom zdalnym,

dostępnym w różnych lokalizacjach. Dodatkową korzyścią jest stała aktualizacja systemu ERP wraz z wprowadzonymi zmianami.

Korzyści:

» Szybki zwrot z poniesionej inwestycji; » Obniżenie kosztów pracy; » Zwiększenie produktywności pracowników; » Spójna, wiarygodna baza danych; » Łatwy dostęp do informacji; » Lepsza organizacja pracy; » Wysoki poziom kontroli nad firmą; » Minimalizacja błędnych decyzji.

OPTyMAlIZUj PrOCeS ZArZądZAnIA ZAPASAMI Jedyną z kluczowych korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie systemu ERP jest redukcja zapasów. Praca w systemie pozwala znacznie zredukować poziom utrzymanych zapasów, wprowadzić poprawne planowanie i organizację w sferze gospodarki materiałowej. Pracownicy zyskują stałą kontrolę i wgląd w poziom stanów magazynowych, co ogranicza koszty utrzymania.

Korzyści:

» Optymalizacja poziomu zapasów; » Niskie koszty dystrybucji przy realizacji dostaw; » Punktualność dostaw; » Krótszy czas kompletacji zapasów; » Lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej; » Skrócony czas realizacji zleceń i zamówień.

Microsoft Dynamics NAV jest systemem docenianym przez pracowników działów zakupu i zaopatrzenia.

Użytkownicy mając wgląd do systemu mają szansę sprawnie, szybko reagować na pojawiające się braki, które mogą wpłynąć negatywnie na szybkość i efektywność pracy całej firmy. Korzystając z systemu ERP nie ma potrzeby utrzymywania wysokich stanów magazynowych. System sam automatycznie informuje o niskim poziomie zasobów.

Korzyści:

» Krótsze terminy realizacji zleceń; » Niższe koszty magazynowe; » Wyższy poziom jakości obsługi; » Optymalizacja kosztów zapasów.

ARTYKUŁY

Obecnie systemy erP stają się coraz bardziej popularne i doceniane nie tylko wśród dużych przedsiębiorstw, ale również wśród małych i średnich firm. Choć jeszcze kilkanaście lat temu cena systemów erP była zbyt wysoka dla przeciętnej firmy rodzinnej, dziś ta sytuacja się zmieniła.

Wzrasta także świadomość przeciętnego przedsiębiorcy o tym, czym jest i jakie korzyści może przynieść system erP w jego firmie.

Szczególną uwagę warto zwrócić na najpopularniejszy system ERP z rodziny produktów Microsoft – Microsoft Dynamics NAV. Jest to system dedykowany małym i średnim przedsiębiorstwom, , doceniany na całym świecie.

Poznaj korzyści, jakie niesie dla Twojej firmy system ERP - Microsoft Dynamics NAV.

KróTKA hISTOrIA SySTeMóW erP

Początek systemów ERP na świecie sięga lat pięćdziesiątych XX wieku. Wówczas proste, niezaawansowane systemy służyły głównie do zarządzania stanami magazynowymi. Z biegiem czasu, funkcjonalność systemów wzrastała. Pojawiły się metody prognozowania oraz techniki sterowania zapasami.

W latach pięćdziesiątych APICS (Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami) wypracowało standard MRP (Material Requirements Planning) czyli Planowanie Potrzeb Materiałowych. Standard ten opisywał gospodarkę materiałową przedsiębiorstwa.

W latach osiemdziesiątych powstał system MRP II (Manufacturing Resource Planning) czyli Planowanie Zasobów Produkcyjnych) określony przez APICS jako nowy system planowania zasobów produkcyjnych. MRP II bardzo szybko się rozwijał, rozbudowując o nowe funkcjonalności, jak Kadry i Płace, Finanse, Księgowość. Od tego momentu mamy do czynienia z nowym standardem ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa).

Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu ERP

ARTYKUŁY

23Nr 2/2015

ARTYKUŁYARTYKUŁY

POdnIeŚ POZIOM ObSłUgI KlIenTA OrAZ ZAPeWnIj WZrOST SPrZedAży System ERP, jakim jest Microsoft Dynamics NAV, ma kolosalny wpływ na organizację całego procesu sprzedażowego. Jego przyśpieszenie oraz usprawnienie wpływa na zadowolenie klienta, poziom jego lojalności, a co za tym idzie wpływa na wzrost sprzedaży. System ERP ogranicza ilość błędów popełnianych każdego dnia przez pracowników.

Korzyści:

» Krótszy czas realizacji zamówień; » Wyższy poziom lojalności klientów; » Wyższy poziom sprzedaży; » Lepsza dostępność towarów; » Efektywniejsze prognozowanie.

POdnIeŚ POZIOM KOnTrOlI KSIęgOWej W TWOjej FIrMIe Kluczowym zadaniem systemu ERP jest sprawna, prawidłowa analiza należności i zobowiązań. Microsoft Dynamics NAV wprowadził rozwiązania, których celem jest skrócenie procesów analitycznych oraz automatyzację procesów związanych z fakturowaniem, generowaniem monitów, zestawień okresowych oraz śledzeniem zaległości.

Korzyści:

» Usprawnienie procesu konsolidacji danych; » Skrócenie czasu procesów analitycznych; » Automatyzacja dekretacji dokumentów; » Skuteczna analiza należności i zobowiązań; » Poprawa poziomu zarządzania zasobami ludzkimi.

Oprogramowanie ERP daje możliwość sprawnego i bezpiecznego przechowywania danych osobowych pracowników. Tym samym znacznie upraszcza pracownikom działów kadr procesy obsługi płacowej, ewidencję czasu pracy, a także procesy okresowych ocen pracowników.

Korzyści:

» Wysoki poziom bezpieczeństwa danych pracowników; » Szybka obsługa kadrowo-płacowa; » Efektywne planowanie i ewidencja czasu pracy; » Ułatwienie okresowych ocen pracowników.

dlACZegO WArTO WybrAć MICrOSOFT dynAMICS nAV? Microsoft Dynamics NAV jest jest doceniany nie tylko przez profesjonalistów z branży IT, ale także przez codziennych użytkowników systemu.

Microsoft Dynamics NAV jest najpopularniejszym systemem ERP z rodziny produktów Microsoft. Co wpływa na popularność produktu?

» Szeroki pakiet funkcjonalności systemu. System jest stworzony dla małych i średnich przedsiębiorstw z branży produkcyjnej, dystrybucyjnej, finansów, retailu, logistyki i usług. Podstawowe funkcjonalności mogą być rozbudowane zgodnie z wymaganiami branży oraz klienta;

» Pełna integracja z pakietem Office 365. System ERP Microsoft Dynamics NAV należy do rodziny produktów Microsoft, dzięki czemu praca w systemie jest dla użytkownika znacznie łatwiejsza i przyjemniejsza. Microsoft zadbał o podobny wygląd, dzięki czemu Dynamics NAV jest intuicyjny;

» Łatwa obsługa. Microsoft zawsze dbał, by znacząco uprościć obsługę systemu ERP. Z każdą kolejną wersją system stawał się coraz prostszy w obsłudze. Nowa wersja Microsoft Dynamics NAV 2015 wprowadziła aplikację na tablet, możliwość wysyłki dokumentów za pośrednictwem e-mail i wiele innych udogodnień;

» Przyjazny interfejs w systemie Dynamics NAV jest kolejnym elementem systemu ERP docenianym przez użytkowników. Od najnowszej wersji użytkownik ma możliwość szybszego wprowadzania danych do systemu dzięki wyróżnieniu pól obowiązkowych, automatycznemu uzupełnieniu pól, czy zastosowania intuicyjnych widoków;

» Łatwe analizy dzięki Microsoft Power BI. Jest to zaawansowany zestaw narzędzi i dodatków, które umożliwiają wizualizację danych, prezentację nowych raportów i nowoczesną współpracę zespołu.

„DLA PRzEDSIębIORSTW śREDNIEJ WIELKOśCI WDROżENIE zINTEGROWANEGO SySTEMU INfORMATyCzNEGO KLASy ERP JEST zAWSzE KLUCzOWą I STRATEGICzNą SPRAWą, PONIEWAż WyDATEK NA TEGO TyPU ROzWIązANIE zNACząCO ObCIążA bUDżET NIEDUżEGO PRzEDSIębIORSTWA. SySTEM ERP MUSI być zATEM NARzęDzIEM, KTóRE ODMIENIA SPOSób DzIAłANIA fIRMy I PRzyNOSI zNACząCE KORzyśCI REKOMPENSUJąCE zAINWESTOWANy KAPITAł.”

JACEK KAŁUżNY, VICE PRESIdENT OF OPERATIONS ORAz KIEROWNIK PROJEKTU WdROżENIOWEgO W FIRmIE mARKSLOJd SP. z O.O.


Zarządzanie finansami i księgowość

FUNKCJONALNOŚCI dYNAmICS NAVFUNKCJONALNOŚCI dYNAmICS NAV

» może być użyty do alokowania pojedynczych zapisów na kilka kont księgi głównej.

» może zostać utworzony dla:

» każdego typu dziennika głównego (ogólne, aktywa, wpłaty gotówkowe, płatności, międzyfirmowe, zlecenia, sprzedaż oraz zakup);

» dzienników środków trwałych; » dzienników zapasów; » dzienników zasobów; » pola przeciwstawne nie będą dostępne w wierszach dziennika; » wiersze dziennika zostają zachowywane po zaksięgowaniu.

PrZeTWArZAnIe dZIennIKóW CyKlICZnyCh

Podczas przetwarzania dzienników cyklicznych często księgowane dzienniki można zapisać jako cykliczny szablon dziennika głównego. Opcja ta pozwala oszczędzać czas podczas księgowania na kontach.

dZIennIK ZMIAn

Dziennik zmian zawiera rejestr modyfikacji danych podstawowych systemu Microsoft Dynamics NAV. Rejestrowane są wszystkie zmiany danych

wprowadzone przez użytkownika w bazie danych z wyjątkiem zmian w dokumentach roboczych, takich jak dzienniki, zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu. Funkcjonalność umożliwia dodanie chronologicznej listy zmian do każdego pola w dowolnej tabeli (z wyjątkiem dokumentów roboczych) wraz z identyfikatorem użytkownika, który zmodyfikował dany zapis.

WyCOFAnIA I KOreKTy

Czasami z powodu błędów w księgowaniu użytkownik musi wycofać lub poprawić wiersze zapisów dziennika. Opcja wycofywania wierszy zapisów dziennika pozwala łatwo i poprawnie wycofywać błędne zapisy.

KOMUnIKAT Z nUMereM ZAKSIęgOWAnegO dOKUMenTU

Polskie ustawodawstwo wymaga umieszczania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym, pod jakim został on zaewidencjonowany w księgach firmy. W celu ułatwienia użytkownikom odnalezienia numeru księgowego, system Dynamics NAV zawiera komunikat, który wyświetla numer księgowy dokumentu po jego poprawnym zaksięgowaniu.

System erP dynamics nAV, posiada bogato rozbudowane funkcjonalności w obszarze Zarządzania finansami i księgowości. Usprawniają one zarządzanie standardowymi procesami, działaniami finansowym oraz danymi, takimi jak: księgowanie transakcji, obsługa kont bankowych, zapasów, kosztów produkcji, zapasów, czy opracowywanie sprawozdań finansowych. W artykule opiszemy funkcjonalności usprawniające procesy księgowania w systemie erP.

System Dynamics NAV jest w pełni zgodny z obowiązującymi międzynarodowymi przepisami i ustawami o rachunkowości. Oprogramowanie posiada także certyfikat zgodności z polską Ustawą o rachunkowości, wydany przez audytorską firmę BDO. System ERP umożliwia prowadzenie dziennika audytu oraz innych form środków bezpieczeństwa, które są wymagane na mocy rozporządzeń, typu:

» ustawa Sabranasa-Oxleya; » zasady rachunkowości GAAP; » Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF); » Nowa Ustawa Kapitałowa Basel II.

dZIennIKI głóWne

Dzienniki główne w systemie ERP umożliwiają księgowanie informacji do księgi głównej oraz na inne konta. Dzienniki główne mają również zastosowanie podczas księgowania alokacji kosztów oraz innych księgowań na konta. W razie konieczności możliwe jest późniejsze wycofanie oraz korekta nieprawidłowych zapisów.

W przypadku częstego wprowadzania tych samych księgowań do dziennika, system Microsoft Dynamics NAV zapewnia dwa użyteczne narzędzia: dzienniki standardowe oraz dzienniki cykliczne. Dzienniki standardowe tworzy się i używa w celu automatycznego wprowadzania wierszy dziennika.

Dzienniki cykliczne zawierają wiersze dziennika, które mogą być cyklicznie przeglądane, korygowane oraz księgowane. Korzystając z dzienników cyklicznych, można również księgować alokacje kosztów przy użyciu kluczy alokacji na podstawie kwot lub wartości procentowych.

deFInIOWAnIe SZAblOnóW I InSTAnCjI dZIennIKóW głóWnyCh

Dzienniki główne umożliwiają wprowadzanie danych zarówno na kontach księgi głównej, jak również na kontach bankowych, nabywców

i dostawców. W systemie dostępne są również szablony innych dzienników. Przy ich pomocy można wprowadzać dane na kontach tylko określonych obszarów, na przykład na kontach zleceń, środków trwałych czy kosztów. Szablony dzienników głównych dzielą się na kilka typów, na przykład dziennik wpłat i dziennik sprzedaży. Każdy typ dziennika głównego ma oddzielną stronę z określonymi funkcjami i polami koniecznymi do ich obsługi.

Dla każdego szablonu dziennika użytkownik może zdefiniować wiele instancji dziennika (pojedyncze dzienniki). Każdy pracownik działu należności może na przykład posiadać swój własny dziennik wpłat.

TWOrZenIe I KSIęgOWAnIe ZAPISóW dZIennIKA

Zapisy dziennika mogą być tworzone i księgowane dla:

» pojedynczych wierszy zapisu bez oddzielnego wiersza z kontem przeciwstawnym;

» kilku wierszy zapisu poprzez użycie wiersza z kontem przeciwstawnym;

» zapisów z wymiarami.

dZIennIKI STAndArdOWe

Dzienników standardowych używa się w przypadku transakcji, które są często księgowane z niewielkimi zmianami lub niezmienionych i bez stałego cyklu pomiędzy dwoma kolejnymi księgowaniami.

Standardowy dziennik główny to taki, który jest zapisany jako domyślny zestaw wierszy. Program umożliwia automatyczne wypełnienie wierszy dziennika głównego. Dziennik standardowy tworzony jest z dziennika i może być:

» utworzony tylko dla dzienników typu Ogólny; » używany tylko w ramach tego samego szablonu dziennika; » używany dla różnych instancji dziennika z tego samego szablonu.

dZIennIKI CyKlICZne

Dzienników cyklicznych używa się w przypadku transakcji, które są księgowane wielokrotnie z niewieloma zmianami lub bez zmian.

Oto niektóre cechy dziennika cyklicznego:

» zawiera specjalne pola do zarządzania transakcjami cyklicznymi;

OPIS KSIęgOWAnIA System ERP zawiera ułatwienia w opisywaniu księgowanych transakcji zapisywanych w tabeli Zapis księgi głównej. Pozwala też na ujednolicenie systemu opisywania transakcji poprzez zablokowanie dokonywania zmian w wybranych opisach wstawianych domyślnie.

IMPOrT KUrSóW WyMIAny nbP

W systemie Microsoft Dynamics NAV możliwa jest ewidencja transakcji wielowalutowych. Takie transakcje w zapisach księgi głównej prezentowane są jako równowartość w złotych wyliczona z użyciem kursu wymiany waluty, a w zapisach ksiąg pomocniczych prezentowane są dwie kwoty: wartość w walucie transakcji i równowartość w złotych wyliczona w taki sam sposób, jak w zapisach księgi głównej.

Dla ułatwienia obsługi transakcji wielowalutowych, Microsoft Dynamics NAV umożliwia zdefiniowanie walut i ewidencję kursów wymiany obowiązujących do przeliczania transakcji w wybranej walucie w wybranym okresie. W systemie możliwe jest również automatyczne importowanie oficjalnych kursów wymiany NBP, publikowanych na odpowiedniej stronie internetowej.

KSIęgOWAnIe KOreKTy (STOrnO CZerWOne)

W przypadku wielu kont bilansowych, księgowym potrzebna jest informacja o dokładnych przychodach i rozchodach z konta w danym okresie. W polskiej praktyce ewidencyjnej, w celu określenia kwot przychodów i rozchodów z konta, używa się obrotów konta po określonej stronie. Na przykład dla konta „Środki trwałe” przychodami są obroty strony debet a rozchodami obroty strony kredyt.

Aby zapewnić, poprawność tak określonych kwot rozchodów i przychodów, księgowi muszą zachować tak zwaną „czystość obrotów”. Oznacza ona księgowanie po tej samej stronie konta, po której zaksięgowana została pierwotna operacja, lecz z przeciwnym znakiem („czerwone storno”). Aby ułatwić użytkownikom stosowanie „czerwonego” storna do księgowania operacji korygujących, Dynamics NAV zawiera następujące elementy:

» możliwość wymuszenia księgowań po właściwych stronach właściwych kont księgi głównej;

» możliwość księgowania korekt transakcji magazynowych jako „czerwone storno” (wydania w transakcjach przesunięć magazynowych, wyksięgowanie kosztu przewidywanego itp.);

» uproszczenia procesu obsługi księgowania korekt za pomocą jednego kliknięcia (księgowania w księdze głównej, zapasach i zleceniach).

KOrygOWAnIe KUrSóW WyMIAny Korygowanie kursów wymiany, czyli wycena bilansowa, to przeliczanie otwartych rozrachunków nabywców i dostawców oraz środków pieniężnych zgromadzonych w kasie i na rachunkach bankowych, według kursu wymiany obowiązującego na dzień przeprowadzenia wyceny bilansowej. Wycena taka powinna być przeprowadzana co najmniej raz w roku. System ERP zawiera następujące ułatwienia w tym zakresie:

» możliwość korygowania kursów wymiany oddzielnie dla nabywców, dostawców i kont bankowych;

» możliwość zaksięgowania zapisów szczegółowo lub zagregowanych według waluty;

» możliwość korygowania kursów wymiany w trybie testowym; » wyłącznie jako symulacji (czyli bez wykonywania księgowań

wynikających z przeliczeń).

USUWAnIe ZAKSIęgOWAnyCh dOKUMenTóW ZAKUPU I SPrZedAży

Polskie ustawodawstwo wymaga przechowywania przez określony czas dokumentów księgowych na podstawie których dokonano zapisów do ksiąg rachunkowych. System Dynamics NAV pozwala na niezależne definiowanie uprawnień do usuwania zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zaksięgowanych dokumentów zakupu.

InFOrMACjA O nAZWIe I WerSjI PrOgrAMU KSIęgOWegO

Przepisy ustawy o rachunkowości narzucają obowiązek drukowania informacji o nazwie i wersji programu księgowego na oficjalnych raportach księgowych:

„(…) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;(…)”. Microsoft Dynamics NAV dodaje wymaganą informację do kilkunastu raportów.

deFInIOWAnIe grUP KSIęgOWyCh

Powiązania między kontami w różnych obszarach aplikacji a kontami K/G w księdze głównej tworzy się przy pomocy grup księgowych.

W przypadku gdy nie wskazano konta księgowania dla konkretnej transakcji sprzedaży lub zakupu, transakcje te są księgowane zgodnie z ustawieniami mapowania kont dla danej grupy księgowej.

FUNKCJONALNOŚCI dYNAmICS NAV

ARTYKUŁY

5 powodów, dla których warto wybrać system ERP w chmurze

jeśli Twoja firma osiągnęła poziom, w którym proste oprogramowanie nie jest wystarczające, najwyższa pora poszukać nowego rozwiązania. Odpowiedzią na potrzeby współczesnych przedsiębiorców jest nAV365.

Najczęściej firmy na starcie swojej działalności korzystają z prostej formy oprogramowania, które wspiera procesy zarządzania na podstawowym poziomie. Z biegiem czasu, wraz z rozwojem firmy, oprogramowanie staje się niewystarczające. Zmiany rynkowe, szybki wzrost, pojawiające się problemy czy potrzeba szczegółowych analiz, wymuszają na przedsiębiorcy sięgnięcie po bardziej kompletne rozwiązanie – system klasy ERP.

NAV365 jest produktem, który powstał z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach, szukających oprogramowania ERP w przystępnej cenie, z atrakcyjnym zakresem funkcjonalności. Kluczowym elementem pakietu NAV365 jest system ERP – Microsoft Dynamics NAV zintegrowany z Microsoft Office 365, dostępny na chmurze Azure.

Całość osiągalna jest w atrakcyjnym abonamencie. NAV365 wdrażany jest z wykorzystaniem NAV.express. To model implementacji, oparty na gotowych szablonach, zbiorze dobrych praktyk, które gwarantują szybkie wdrożenie.

CO dAje PrZedSIębIOrCy POłąCZenIe TyCh PrOdUKTóW W PAKIeCIe nAV365?

Po pierwsze, klient otrzymuje wysokiej jakości system ERP – Microsoft Dynamics NAV na preferencyjnych warunkach. System posiada zestaw funkcjonalności, który jest wystraczający dla małych i średnich firm handlowo-usługowych, a w skład którego wchodzą:

» zarządzanie finansami; » zarządzanie środkami pieniężnymi; » zarzadzanie środkami trwałymi; » zarządzanie zakupami; » zarządzanie łańcuchem dostaw; » zarządzanie zapasami; » zarządzanie kontaktami i zadaniami.

Dodatkowo, zestaw funkcjonalności może być w każdym momencie rozbudowany wraz z rosnącymi potrzebami przedsiębiorcy.

System ERP zapewnia wgląd w sytuację firmy. Decyzje podejmowane przez zarząd oraz pracowników każdego szczebla, staną się bardziej przemyślane, oparte na wiarygodnych analizach.

Po drugie, NAV365 to rozwiązanie, gwarantujące dostęp do najnowszych technologii oraz legalnego oprogramowania, przydatnego w każdej firmie. Dzięki integracji Microsoft Dynamics NAV z Office 365 powstało silne, kompletne narzędzie wspomagające zarządzanie oraz usprawniające pracę w grupie pracowników. Office 365 dostępny w pakiecie NAV365 to znacznie więcej niż znany Office. To aplikacje powiązane z olbrzymimi możliwościami chmury obliczeniowej. Umożliwia korzystanie z wideokonferencji HD, poczty e-mail klasy biznes, platformy społecznościowej w firmie, dostępu do dokumentów z dowolnej lokalizacji.

Office 365 umożliwia pracę w dowolnym miejscu i czasie. Pracownicy mogą wykonywać projekty i oferty, komunikować się z klientami bądź współpracownikami za pomocą urządzeń mobilnych z dostępem do Internetu.

Po trzecie, przedsiębiorca nie musi martwić się kosztami związanymi z utrzymaniem serwerów i infrastruktury IT. Microsoft Dynamics NAV, dostępny na chmurze Microsoft Azure, to rozwiązanie pozwalające znacznie zminimalizować koszty inwestycji. Chmura obliczeniowa Azure jest w pełni skalowalna i elastyczna. Oznacza to, że klient płaci jedynie za zasoby, które zużyje. Korzystając z chmury obliczeniowej Microsoft Azure otrzyma niezwykle wydajną platformę, dzięki której firma nie odczuje „sezonowych szczytów”. Zużycie naliczane jest według bieżących potrzeb.

Po czwarte, dzięki metodzie NAV.express znacznie skraca się czas wdrożenia. Rozwiązanie opiera się na dobrych praktykach i procedurach stosowanych przy tradycyjnych implementacjach systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Dzięki doświadczeniu zdobytemu w wielu branżach i firmach, stworzono metodę, która gwarantuje nie tylko szybkie wdrożenia, ale również jego wysoką jakość.

Po piąte, NAV365 to rozwiązanie dostępne w abonamencie. Subskrypcja systemu ERP zniosła barierę wejścia, jaka do tej pory towarzyszyła małym i średnim przedsiębiorcom.

Takie połączenie funkcjonalności i korzyści, jakie są zawarte w NAV365, to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm handlowo-usługowych. Gwarantuje wzrost oraz jest otwarte na ciągły rozwój firmy. Funkcjonalności mogą być na bieżąco rozbudowywane.

działaj, zanim Twoja firma napotka na problemy, wynikające z niewystarczających rozwiązań biznesowych!

Microsoft Dynamics

NAV365

NAV365System ERP z pakietem korzyści.Dostępny w abonamencie.

www.nav365.pl

NAV.expressMicrosoft Microsoft Dynamics NAV


Znaczenie systemów erP (enterprise resource Planning) z roku na rok rośnie. Wzrasta także świadomość przeciętnego przedsiębiorcy na temat roli, jaką spełnia nowoczesne oprogramowanie w usprawnieniu pracy firm i organizacji. nadal jednak sam proces wdrożenia oprogramowania erP oceniany jest jako skomplikowany i często nieefektywny. Wg 2014 ERP Report. A Panama Consulting Solutions Research Report, blisko 70% firm uznaje, że system erP spełnia ich oczekiwania. jednocześnie 35% respondentów przyznaje, że proces wdrożenia był realizowany w sposób dla nich niesatysfakcjonujący.

Dlaczego proces wdrożenia często przebiega w sposób niekontrolowany i niezadawalający dla klienta? Powodów może być kilka, zarówno po stronie klienta (brak zaangażowania, niechęć do zmian), jak i po stronie dostawcy oprogramowania. Najważniejszą przyczyną jest niestosowanie metodyki wdrożeniowej, która jest niezwykle istotna przy tak złożonym projekcie, jak implementacja systemu ERP.

Czym jest metodyka oraz jak duże ma znaczenie, opiszemy na podstawie Microsoft Dynamics Sure Step. Wdrażanie metodyczne jest realizowane zarówno w przypadku klasycznej wersji systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV, jak i w przypadku systemu ERP dostępnego w pakiecie NAV365, dostępnego w chmurze Microsoft Azure.

Metodyka to zbiór zasad, narzędzi oraz dobrych praktyk, które pozwalają efektywnie przeprowadzić określony proces. Microsoft Dynamics Sure Step jest metodyką projektowego wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych firmy Microsoft.

Została ona opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń zebranych przez konsultantów i partnerów Microsoft. Zawiera sprawdzone procedury, korzystnie wpływając na szybkość, jakość oraz koszt realizowanego wdrożenia.

Decydując się na wdrożenie systemu ERP należy zwrócić uwagę na fakt, czy potencjalny partner realizuje projekty wg metodyki. Czy posiada odpowiednie doświadczenie i wiedzę projektową.

Implementacja oprogramowania ERP w oparciu o metodykę przynosi wiele korzyści, także dla klienta. Pozwala zminimalizować koszty, skrócić czas wdrożenia, podnieść jego efektywność i przewidywalność. Ważne jednak, aby pamiętać, że sama metodyka nie przyniesie zamierzonych rezultatów bez pełnego zaangażowania ze strony zespołu przyszłych użytkowników systemu.

MeTOdyKA ZAPeWnIA SUKCeS WdrOżenIA erP

Microsoft Dynamics Sure Step pozwala klientom kontrolować cały proces oraz koszty. Opiera się na kilku etapach, do których mają wgląd oraz możliwość bieżącej kontroli zachodzących zmian. Dzięki temu, zyskują pewność, że projekt jest realizowany zgodnie z założeniami, a co za tym idzie, ich budżet jest bezpieczny.

KOnTrOlA PrZebIegU PrOjeKTU

Microsoft Dynamics Sure Step wymaga od dostawcy dokładnego rozpoznania potrzeb klienta. Najczęściej, organizacja wdrażając system ERP pierwszy raz, nie wie co jest istotne i na co należy zwrócić uwagę. Dlatego to dostawca powinien wiedzieć o co zapytać, odwiedzić firmę klienta, poznać jej specyfikę, a także charakterystykę branży. Potrzeby organizacji są kluczowe, a ich prawidłowe rozpoznanie wpływa na późniejsze rezultaty. Metodyka wymaga jasno zdefiniowanych obowiązków po stronie klienta oraz partnera wdrożeniowego.

Prawidłowo przeprowadzona implementacja systemu ERP wymaga pełnego zaangażowania ze strony firmy klienta. Spisanie obowiązków obu zespołów jest obowiązkowym etapem mającym na celu usprawnienie procesów. Zaangażowanie pracowników to także ich dyscyplina. Użytkownicy (pracownicy firmy klienta) muszą być świadomi, że ich podejście wpłynie na przebieg projektu, a przy braku dyscypliny może go znacznie opóźnić bądź obniżyć jakość uzyskanych efektów Dodatkowo, praca zgodnie z Microsoft Dynamics Sure Step pomaga w zarządzaniu ryzykiem i zmianami organizacyjnymi.

PrZejrZySTOŚć PlAnOWAnIA OrAZ KOMUnIKACjI

Działając zgodnie z metodyką istnieje możliwość planowania zadań i obowiązków, rozdzielonych pomiędzy uczestników projektu. Znajomość planów oraz zakresu obowiązków każdego z zaangażowanych pracowników firmy lub partnera wdrożeniowego usprawnia komunikację projektową. Prawidłowo realizowany proces wymaga rzetelnej dokumentacji, opisującej ustalenia oraz podsumowujący poszczególne etapy. W ten sposób klient zyskuje pełną przejrzystość zachodzących działań, a komunikacja pomiędzy uczestnikami projektu jest znacznie uproszczona.

Wybierając doświadczonego partnera wdrożeniowego, klient zyskuje pewność oraz kontrolę nad projektem, co powinno stać się kluczowym czynnikiem przy wyborze dostawcy oprogramowania ERP.

Rola metodyki we wdrożeniach systemu ERP na podstawie Microsoft Dynamics Sure Step

rOlA MeTOdyKI WdrOżenIOWej MICrOSOFT dynAMICS SUre STeP Pierwsza wersja metodyki była opublikowana już w 2007 roku. Została ona opracowana przez specjalistów firmy Microsoft. Bazuje na doświadczeniach z wdrożeń systemów Microsoft Dynamics, realizowanych na całym świecie. W ten sposób powstał zestaw narzędzi i szablonów, który znacząco upraszcza proces implementacji. W metodyce wyróżniamy 5 typów projektów (Standard, Rapid, Enterprise, Agile i Upgrade), które różnią się zakresem oraz złożonością wdrożenia. Wszystkie opierają się na 6 fazach projektu: Diagnoza, Analiza, Projekt, Budowa, Uruchomienie, Działanie.

dIAgnOZA

W zasadzie, Diagnoza jest fazą przedwdrożeniową i ma na celu podjęcie decyzji odnośnie wyboru najlepszego rozwiązania dla klienta, które spełnia wymagania jego organizacji.

AnAlIZA Ta faza rozpoczyna etap wdrożenia systemu ERP w firmie. Jej znaczenie jest kluczowe, gdyż pozwala na właściwe przygotowanie procesu poprzez określenie poszczególnych aktywności i prawidłowe zaplanowanie działań. W tej fazie dochodzi do spotkania typu Kick-Off, w trakcie którego zbierają się zespoły odpowiedzialne za realizację projektu po stronie klienta i dostawcy. To spotkanie oraz warsztaty z przyszłymi użytkownikami systemu pozwalają opracować modele procesów biznesowych klienta. Wszystkie wymagania są ostatecznie spisane w postaci dokumentu o nazwie Spis procesów objętych systemem, który jest bazą dla dokumentu Gap-Fit. Informuje on o istniejących elementach zawartych w standardowej wersji systemu ERP, a także tych, które muszą być oprogramowane i zamodelowane. Najważniejszym dokumentem, który powstaje w trakcie etapu Analiza jest Karta Projektu. Zawiera ona harmonogram, etapy i produkty wdrożenia wraz z budżetami. Dodatkowo zostają spisane: Plan projektu, Rejestr problemów i Lista migracji danych.

ARTYKUŁYARTYKUŁY


ARTYKUŁY

PrOjeKT W tym etapie, zespół partnera wdrożeniowego wykonuje projekt implementacji wcześniej spisanych potrzeb biznesowych klienta. Powstają środowiska testowe systemu, w których wykonywana jest konfiguracja zgodna z otrzymanymi wymaganiami. Ten etap zakończony jest spisaniem dokumentu o nazwie Koncepcja rozwiązania. W tym etapie dochodzi do wykształcenia zespołu wdrożeniowego oraz określenie w jaki sposób zostaną zaimplementowane poszczególne rozwiązania. W tej części projektu powstaje m.in. Arkusz testów funkcjonalnych.

bUdOWA

Podstawowym celem danego etapu jest budowa i testy komponentów systemu ERP, które zostały zdefiniowane oraz zaakceptowane w fazie Analizy. W czasie Budowy rozwijane są funkcjonalności dopasowane do wymagań klienta, tworzone są interfejsy oraz procesy migracji danych testowych. W rezultacie powstaje kompletny, skonfigurowany system, następuje zakończenie i spisanie kodów modyfikacji oraz dochodzi do integracji i budowy interfejsów. Zasadniczym elementem, który kończy proces budowy są testy akceptacyjne, prowadzone wraz z kluczowymi użytkownikami zespołu klienta.

UrUChOMIenIe

W trakcie Uruchomienia dochodzi do przeniesienia realizowanych czynności do nowego systemu Microsoft Dynamics, a zespół partnera wdrożeniowego przeprowadza szkolenia dla końcowych użytkowników systemu z jego obsługi. Oba zespoły, ze strony firmy wdrożeniowej, jak i firmy klienta, przeprowadzają końcowe testy działania systemu, a także dochodzi do zatwierdzenia Go-Live Checklist. Na tym etapie ma miejsce ostateczna migracja danych do produkcyjnej wersji systemu ERP. Wśród przykładowych dokumentów, które powstają na tym etapie jest Lista kontrolna.

dZIAłAnIe

To ostatni etap, który następuje po wielu miesiącach wdrożenia. W trakcie tej fazy partner realizuje wsparcie po uruchomieniu systemu oraz przekazuje swoją wiedzę, instrukcje oraz dalszą obsługę projektu klientowi i zespołowi wsparcia. Końcowym elementem jest wykonanie audytu jakości wdrożenia, a projekt wdrożenia systemu ERP zostaje z sukcesem zamknięty.

PrOCeSy WSPólne

Procesy wspólne tworzy zbiór czynności, który obejmuje kilka etapów implementacji systemu.

Czynności przebiegają prostopadle do poszczególnych faz, co pozwala na precyzyjne określenie roli wszystkich członków wszystkich zespołów wdrożeniowych, a także ich odpowiedzialności i wpływu na innych uczestników wdrożenia.

W metodyce Microsoft Dynamics Sure Step wyróżnia się 9 procesów wspólnych, posegregowanych w trzech obszarach:

» Organizacja, która obejmuje Zarządzanie programem, Szkolenia, Analizę procesów firmy;

» Rozwiązania, zawierające Analizę wymagań i konfigurację; » Rozwiązania dedykowane oraz Testowanie i kontrolę jakości; » Technologia, obejmująca Infrastrukturę; » Integrację i Interfejsy oraz Migrację danych.

OPTyMAlIZACjA

Metodyka wdrożeniowa Microsoft Dynamics Sure Step oferuje aktywne podejście do tematu optymalizacji. Zawiera: Przegląd i ocenę architektury, Przegląd i ocenę projektu, Przegląd i ocenę modyfikacji, Przegląd i ocenę wydajności, Zarządzanie projektem, Przegląd dostarczonego rozwiązania, a także Przegląd upgrade. W czasie realizowanego projektu można wykonać jedną bądź kilka powyższych propozycji.

ARTYKUŁY

Zdaniem ekspertów z rynku IT, w przeciągu najbliższych kilku lat chmura obliczeniowa zdominuje polski rynek usług dla biznesu. Za jej wyborem przemawia wiele korzyści, jak niższe koszty utrzymania, mobilność, wydajność, czy skalowalność. Mimo to, nadal budzi sporo wątpliwości. jak właściwie zabezpieczyć swoją chmurę, aby nie martwić się o swoje dane? Odpowiedź na to i kilka innych, nurtujących pytań przedstawi ekspert z firmy wdrażającej rozwiązania chmurowe – extendo.pl, radosław dudziak. Firma extendo.pl wyrosła z doświadczeń czołowego Partnera Microsoft dynamics nAV w Polsce – IT.integro.

Chmura obliczeniowa w biznesie nie jest już nowym tematem. Coraz więcej polskich firm zaczyna z niej korzystać. Wciąż jednak wielu menadżerów i prezesów wzbrania się przed przenoszeniem danych firmowych do chmury. Głównym (i chyba jedynym) powodem jest kwestia bezpieczeństwa. I wcale nie ma się co dziwić, biorąc pod uwagę fakt, że firmy gromadzą i przetrzymują ogromne ilości informacji o swoich klientach.

Tutaj pojawia się nie tylko obawa o bezpieczeństwo własnych danych, ale także danych klientów, których wyciek może spowodować fatalne konsekwencje prawne, finansowe i przede wszystkim wizerunkowe.

„firmy w Polsce mają bardzo zróżnicowane opinie o bezpieczeństwie chmury publicznej i wykorzystywaniu jej w biznesie. Często wypowiadają się na ten temat bardzo negatywnie, jednocześnie nie mając świadomości, że od dawna z takich usług korzystają, np. w formie bankowości internetowej, zewnętrznych serwisów pocztowych, czy sklepów online. Jeśli firma rozważa korzystanie z cloud computing, to powinna bardzo uważnie przeanalizować oferowane jej usługi pod kątem bezpieczeństwa. Trzeba mieć świadomość, że cedujemy na inny podmiot dużą odpowiedzialność za funkcjonowanie naszego biznesu. Dlatego decydującym kryterium przy wyborze dostawcy nie powinna być cena, a raczej udokumentowane kompetencje do wywiązania się z przyjętych zobowiązań. Ważne, aby jasno określić zasady działania w przypadku pojawienia się problemów z dostępnością usługi oraz możliwość i warunki skorzystania z pomocy technicznej” - Radosław Dudziak, specjalista ds. rozwiązań chmurowych w firmie extendo.pl

Rozważając wdrożenie cloud computing w firmie, warto zapytać firmy oferujące takie usługi o to, jak zabezpieczają dane swoich klientów oraz czy w swojej polityce bezpieczeństwa stosują się do obowiązujących przepisów i zaleceń instytucji zajmujących się cyberbezpieczeństwem.

Większość z nas jednak nie ma wystarczającej wiedzy technicznej i po prostu nie wie, jak taką rozmowę poprowadzić. Dlatego poniżej

znajdziesz nie tylko 7 pytań i zagadnień, które należy poruszyć, ale także wskazanie dobrych praktyk, jakie powinien stosować twój przyszły usługodawca cloud.

1. KTO jeST WłAŚCICIeleM MOICh dAnyCh PrZeChOWyWAnyCh W ChMUrZe? CZy USłUgOdAWCA MOże WyKOrZySTyWAć MOje dAne dO CelóW reKlAMOWyCh?Właścicielem i administratorem przechowywanych w chmurze danych zawsze powinna być twoja firma. Usługodawca może mieć do nich dostęp jedynie w celu świadczenia ci zakontraktowanej usługi, ale nigdy do ich zawartości. Dotyczy to także skrzynki mailowej – niektórzy usługodawcy zastrzegają sobie prawo do skanowania treści wiadomości i wykorzystują pozyskane informacje w celach reklamowych.

Często oznacza to też prawo do odsprzedaży tych danych innym podmiotom bez twojej zgody. Jeśli zdarzy się, że twój usługodawca chmurowy będzie potrzebował tymczasowego dostępu do zawartości twoich danych (np. przy usuwaniu jakichś awarii), powinien wcześniej uzyskać twoją zgodę. Ważne jest też, aby poinformował cię, w jakim zakresie uzyskuje ten dostęp oraz o tym, kiedy już zakończy korzystanie z tego dostępu.

2. CZy W SWOICh USłUgACh OFerUjeCIe WbUdOWAne ZAbeZPIeCZenIA PryWATnOŚCI?

Główną ideą usług cloud jest zdalny dostęp do nich – z różnych miejsc i urządzeń. Jednak ważne jest, aby taka zdalna praca odbywała się w bezpieczny sposób. Dlatego usługodawca może np. szyfrować twoje dane (zarówno przechowywane w chmurze dokumenty, jak i wiadomości email).

Dostęp do usług cloud, często uzyskujemy przez przeglądarkę ( jak np. bankowość elektroniczna). Warto zwrócić uwagę, czy działamy wtedy w ramach protokołu SSL (metoda zabezpieczenia komunikacji). Jeśli tak, to adres URL w przeglądarce będzie zaczynał się od HTTPS zamiast zwykłego HTTP. Dobrym przykładem jest tutaj usługa Microsoft Office 365, która nie tylko oferuje komunikację w protokole SSL oraz kodowanie wszystkich przechowywanych danych (BitLocker, S/MIME), ale także takie usługi, jak Rights Management (zarządzanie prawami dostępu), czy Active Directory.

Dodatkowo prowadzi rejestry korzystania z usługi przez użytkowników (również działania administratorów), które umożliwiają kontrolę nad tym, czy pracownicy prawidłowo korzystają z nadanych im uprawnień.

7 pytań do Twojego chmurodawcy

Microsoft

Platforma dla nowoczesnej firmyDostępna zawszeDostępna wszędzieDostępna na Twoich warunkach Przełamuj ograniczenia. Nie przekraczaj budżetu!

Więcej informacji: www.extendo.pl, www.IT.integro.pl


ARTYKUŁY ARTYKUŁY

3. CZy jeSTeM InFOrMOWAny, gdZIe FIZyCZnIe ZnAjdUją SIę MOje dAne I jAK WyKOnyWAnA jeST ICh KOPIA ZAPASOWA?

To że usługi usługi cloud świadczy ci firma z Warszawy, wcale nie oznacza, że tam właśnie znajdują się twoje dane firmowe. Zgodnie z prawem unijnym, takie informacje nie powinny być trzymane poza UE. Jednak usługodawca niekoniecznie będzie je przetrzymywał na swoich serwerach i może przy tym korzystać z infrastruktury innych podmiotów (np. żeby zapewnić szybki i swobodny dostęp do usługi). Taka forma wcale nie musi oznaczać zagrożenia dla twoich danych, jednak ważne jest, abyś wiedział, gdzie faktycznie się one znajdują.

Istotne też jest, aby była tworzona bezpieczna kopia zapasowa twoich danych. Zapytaj też, gdzie jest ona przechowywana.

Jeśli w tym samym miejscu, co „oryginały”, to w przypadku awarii serwera (lub np. pożaru serwerowni) możesz stracić wszystkie informacje i dokumenty. Rozwiązaniem jest tzw. georeplikacja, czyli tworzenie kopii zapasowej w innej lokalizacji geograficznej niż jej źródło.

4. jAKą POlITyKę beZPIeCZeńSTWA STOSUje WASZA FIrMA I CO rObICIe, Aby PrZeCIWdZIAłAć ATAKOM Z ZeWnąTrZ?

Twój usługodawca powinien mieć ustalone jasne procedury regulujące fizyczny dostęp pracowników do infrastruktury, gdzie znajdują się dane klientów w ramach usług cloud. Miejsce ich przechowywania, czyli tzw. Data Center też powinno być odpowiednio zabezpieczone (system alarmowy, monitoring tv, system kontroli dostępu) i zarządzane (odpowiednie warunki dla sprawnego działania urządzeń, profesjonalny personel).

Nie mniej istotne od zabezpieczeń fizycznych są zabezpieczenia logiczne, które chronią Data Center przed atakami hakerów. Chodzi tu m.in. o antywirusy, firewall, zabezpieczenia przed atakami DDoS, czy phishingiem oraz izolację danych poszczególnych klientów.

Warto też zapytać, czy przeprowadzany był audyt zabezpieczeń przez jakąś firmę zewnętrzną lub czy są wykonywane tzw. testy penetracyjne (kontrolowane ataki), sprawdzające poziom zabezpieczeń.

Niektórzy usługodawcy chmurowi umożliwiają przeprowadzanie takich testów przez klienta (np. Microsoft Azure).

5. CZy I jAK będę Mógł OdZySKAć SWOje dAne PO ZAKOńCZenIU ŚWIAdCZenIA USłUgI?

Zanim zaczniemy korzystać z usług cloud computing, warto dowiedzieć się, co stanie się ze zgromadzonymi w chmurze danymi w przypadku zakończenia współpracy z usługodawcą. Powinien on umożliwić nam zabranie tych danych w bezpieczny sposób – nie tylko w każdym momencie świadczenia usługi, ale również po jej zakończeniu.

W tym wypadku istotne będzie, ile czasu od zakończenia umowy mamy na zabranie swoich danych z chmury (np. w Office 365 na export danych mamy 90 dni od wygaśnięcia umowy) i po jakim czasie są one ostatecznie usuwane z serwerów usługodawcy. Musimy się też dowiedzieć, jakie dane będziemy mogli odzyskać (dokumenty, maile, kalendarze, dane aplikacji, etc.) i jak się to odbywa – czy możemy to zrobić sami, czy potrzebna jest asysta administratora usługodawcy, a jeśli tak, to czy jest to dodatkowo płatne.

6. ZgOdnOŚć ŚWIAdCZOnyCh USłUg Z ObOWIąZUjąCyMI regUlACjAMI I WyTyCZnyMI InSTyTUCjI brAnżOWyCh

W przypadku branży IT podstawowym dokumentem jest certyfikat ISO/IEC 27001, który formułuje procedury związane z bezpieczeństwem danych. Wskazane jest, aby twój usługodawca chmurowy posiadał taki certyfikat i dodatkowo działał zgodnie z ISO/IEC 27002 (nie jest to certyfikat, a jedynie zbiór zaleceń i dobrych praktyk).

Jeśli będziesz przechowywał w chmurze dane swoich klientów, musisz działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Unia Europejska utworzyła tzw. Grupę Roboczą Art. 29, która składa się z 28 krajowych instytucji ochrony danych (m.in. polski GIODO) oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej.

Może ona wydawać opinie dostawcom usług cloud, dotyczące zgodności ich działania z przepisami obowiązującymi w UE (m.in. pod kątem ochrony danych i zachowania prywatności).

Opiniuje także poziom ochrony danych w krajach spoza UE, przestrzeganie umów dotyczących przesyłania danych poza UE (np. umowa Safe Harbor pomiędzy UE i USA) oraz zgodność z tzw. klauzulami umownymi UE. Jest to ważne w przypadku, gdy twój dostawca współpracuje z firmami z zagranicy przy świadczeniu usług cloud computing (lub np. ma serwery poza UE).

Odpowiednim potwierdzeniem zgodności wybranej przez ciebie chmury pod względem ochrony danych osobowych będzie posiadanie przez firmę certyfikatu ISO/IEC 27018. Istnieją też międzynarodowe instytucje i organizacje non-profit, które tworzą procedury i wytyczne dla dostawców usług w chmurze. Są to m.in.: CDSA, CJIS, CSA CCM, CSCC, ETSI, GICTF.

7. gWArAnCje I ZObOWIąZAnIA POd KąTeM ZAPeWnIenIA dOSTęPnOŚCI I STAbIlnOŚCI USłUg ClOUd

Tak jak twój komputer może ulec awarii i uniemożliwić ci pracę, tak samo w przypadku usług w chmurze mogą pojawiać się pewne przestoje lub obniżenia wydajności w ich świadczeniu.

Czasem jest to nieuniknione i trzeba się z tym liczyć, jednak ważne jest, jak w takich sytuacjach postępuje usługodawca. W jaki sposób poinformuje cię o problemach z usługą, ile czasu potrzebuje na usunięcie usterki i czy zapewnia jakiekolwiek opcje „obejścia” problemu na czas naprawy.

Niektóre firmy, jak np. Microsoft dają gwarancję dostępności usługi przez określony procent czasu trwania umowy (np. 99,9% w przypadku Office 365). W sytuacji niewywiązania się z tych zobowiązań ponoszą wobec swoich klientów określone konsekwencje finansowe. Jest to niezmiernie ważna rzecz dla firm, które w dużym stopniu opierają swój biznes na chmurze (np. sklepy internetowe).

Jednym z najbardziej ciekawych rozwiązań chmurowych, jakie są obecne dostępne i promowane na światowym rynku jest Office 365 dla firm. Oparty o chmurę Microsoft Cloud nowy Office daje znacznie więcej możliwości, niż dotychczasowe wersje.

Office 365 najlepiej sprawdzić samemu. Zapraszamy do sprawdzenia cen oraz pobrania wersji próbnej Office 365 na stronie www.extendo.pl!

Full, installed Office applications on up to 5 PCs or Macs

Office for smartphones and Windows tablets and iPads®

Office 365 Business is your modern Office


ARTYKUŁY

Inwestycje w systemy wspomagające zarządzanie są dla większości małych i początkujących firm postrzegane jako zbyt duże wydatki, na które ich po prostu nie stać. Uważa się, że system erP to niezwykle kosztowne rozwiązanie, nieosiągalne dla firm walczących o minimalizację wydatków. jednakże, na polskim rynku pojawiły się rozwiązania, które są oparte o chmurę obliczeniową, dzięki czemu ich koszt jest znacznie niższy, a tym samym coraz wyraźniej zanika bariera wejścia.

Tego typu rozwiązaniem jest NAV365. Produkt wprowadzony przez kluczowego Partnera Microsoft Dynamics NAV – firmę IT.integro. NAV365 to połączenie światowej klasy systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV z Office 365 oraz chmurą obliczeniową Microsoft Azure. To dzięki tej konfiguracji powstał niezwykle funkcjonalny i relatywnie niedrogi zestaw oprogramowania dla firm.

System ERP oparty o chmurę obliczeniową oferuje dokładnie te same korzyści, co oprogramowanie ulokowane na serwerach klienta, wzbogacone o wartości dodane, takie jak: przewidywalna miesięczna opłata, możliwość zdalnego dostępu oraz niższe koszty infrastruktury IT i oprogramowania.

nIżSZe KOSZTy WdrOżenIA SySTeMU erP

Koszt wdrożenia najczęściej stanowi istotną część zakupu oprogramowania, co skutkuje znaczącą inwestycją „na starcie”. Aby zminimalizować wydatki, firma IT.integro stworzyła autorską metodę wdrożeniową o nazwie NAV.express.

Metoda opiera się na uznanej metodyce Microsoft Dynamics Sure Step, wykorzystując jej kluczowe elementy, takie jak szablony, gotowe narzędzia, procesy, czy zbiór dobrych praktyk. NAV.express znacznie ogranicza koszty przeprowadzenia wdrożenia, zachowując przy tym najwyższą jakość i skuteczność. NAV.express jest rozwiązaniem dla firm, które nie wymagają dedykowanych, specjalistycznych rozwiązań, a wystarczą im podstawowe, acz bogate funkcjonalności skierowane dla małych i średnich firm sektora handlu, bądź usług. NAV.express wdrażany jest w 4 krokach: diagnoza, projekt, uruchomienie, działanie.

KOSZTy InFrASTrUKTUry PrZenIeSIOne nA dOSTAWCę

Przy chmurowej wersji systemu ERP, to dostawca instaluje oprogramowanie na swoich serwerach, a także bierze całkowitą odpowiedzialność za utrzymanie oraz bezpieczeństwo systemu. Klient

nie musi się martwić o aktualizacje, czy o zabezpieczenie odpowiedniej powierzchni magazynowej dla serwerów. Konsekwencją przeniesienia infrastruktury do chmury jest ograniczenie kosztów utrzymania infrastruktury IT.

brAK KOSZTóW nA UTrZyMAnIe dZIAłU IT

Kluczowym czynnikiem, który wpływa na wybór rozwiązania chmurowego jest możliwość ograniczenia kosztów związanych z utrzymaniem działu IT. Praktycznie za wszystkie zagadnienia związane z zarządzaniem infrastrukturą w chmurze odpowiada dostawca. Jego odpowiedzialność wiąże się z utrzymaniem systemu, sprzętu komputerowego, wymaganiami serwera oraz zapewnieniem bezpieczeństwa. Wśród obowiązków dostawcy jest m.in. regularne wykonywanie kopii zapasowych (back-up). Klient nie musi zatrudniać specjalistów. Ma stały kontakt z zespołem IT, z firmy dostawcy.

PrZeWIdyWAne, MIeSIęCZne KOSZTy

Największą różnicę między systemem ERP w modelu on-premises (serwer), a modelem chmurowym (NAV365) jest struktura kosztów. W modelu tradycyjnym, klient ponosi wysokie koszty wdrożenia oraz licencji na samym początku projektu. Przy modelu opartym na cloud computing, opłata rozłożona jest w wygodnym, miesięcznym abonamencie. Ta forma płatności jest komfortowa i bezpieczna dla małych, początkujących firm.

„System ERP ulokowany w chmurze jest w Polsce nadal nowością. Wraz z wprowadzeniem go na rodzimy rynek cieszy się rosnącym zainteresowaniem wśród klientów. NAV365 stał się szansą dla małych firm, umożliwiając im korzystanie z nowoczesnego, światowej klasy oprogramowania ERP, jakim jest Microsoft Dynamics NAV na wygodnych warunkach. Microsoft wraz z firmą IT.integro zniosły barierę wejścia dla młodych przedsiębiorców.” – mówi Przemysław Kniat, Menadżer Sprzedaży, IT.integro.

Mimo, że system ERP oparty o rozwiązania chmurowe jest ofertą bardzo atrakcyjną, wybór modelu wdrożeniowego powinien być poprzedzony konsultacjami ze specjalistą. Model chmurowy, jak NAV365, czy typ wdrożenia, jakim jest NAV.express nie mogą być stosowane we wszystkich przypadkach, gdyż duże i zaawansowane organizacje potrzebują znacznie bardziej rozbudowanych rozwiązań, niż małe przedsiębiorstwa, czy start-upy.

Koszt wdrożenia systemu ERP w chmurze można sprawdzić na stronie www.NAV365.pl

System ERP dopasowany do potrzeb start-up’ów

Business Intelligence and ReportingA JET REPORTS PRODUCT

Jet Express to zintegrowane

narzędzie do raportowania dla

Microsoft Dynamics NAV, które

umożliwia łatwe tworzenie

zaawansowanych raportów.

Jet Essentials to potężne narzędzie

do raportowania, umożliwiające

tworzenie raportów,

harmonogramów i automatyczną

wysyłkę.

Jet Enterprise to kompletne

narzędzie do business intelligence

i raportowania, na każdą kieszeń.

Uzyskaj dostęp do aktualnych

informacji z poziomu Microsoft

Excel i twórz analizy strategiczne

i ad-hoc, dashboardy i KPI.

TRZY INNOWACYJNE PRODUKTYJEDNA GENIALNA FIRMA


W naszej codziennej pracy mamy do czynienia z coraz większą liczbą informacji, dokumentów oraz zadań, które musimy wykonywać coraz szybciej. Mimo powszechnego zautomatyzowania i skomputeryzowania pracy we współczesnych firmach, wciąż borykamy się z licznymi problemami, które obniżają naszą efektywność. Problem efektywności pracy w Polsce jest często wskazywany jako kluczowy.

Nie chodzi tu jednak o kiepskich pracowników (tutaj akurat nie mamy się czego wstydzić), ale o brak odpowiednich technologii, narzędzi oraz procedur w przedsiębiorstwach.

Jednak globalizacja światowej gospodarki umożliwia praktycznie nieograniczony dostęp do nowych technologii. Wielkość i lokalizacja firmy przestaje mieć znaczenie. Jedyną przeszkodą pozostaje niechęć do

nowych rozwiązań, spowodowana bliżej nieokreślonymi obawami. Taką przypadłość widać szczególnie w odniesieniu do usług cloud computing, czyli chmury obliczeniowej. Nie będę tłumaczył, czym jest chmura obliczeniowa, ani wymieniał jej zalet, bo na ten temat powstało już wiele publikacji.

Zamiast tego, w kilku blokach tematycznych wyjaśnię, jak możecie zmienić sposób swojej pracy i dzięki technologii chmury wykonywać swoje służbowe obowiązki szybciej i wygodniej.

Dowiecie się, jak wykorzystać nowoczesną technologię do codziennych zadań, które mimo, że przyziemne, często powodują wiele trudności. Powiem też, co możecie robić dzięki chmurze, a czego nie zrobicie bez niej. I nie będą to technologie kosmiczne, raczej zwykła, firmowa rzeczywistość.

ARTYKUŁY

Office 365. Funkcjonalne narzędzie biznesowe dla nowoczesnych firm

1. dOSTęP dO dOKUMenTóW Pewnie znasz z autopsji sytuacje, kiedy nerwowo przeszukujesz swój komputer i wszystkie możliwe pendrive’y, czy karty pamięci, żeby odnaleźć potrzebny ci dokument. Problemy z dostępem do urządzeń, na których są zapisane firmowe pliki dotykają najczęściej osoby, które dużo podróżują. Dodatkowo pojawia się kwestia kilku wersji tego samego pliku na różnych urządzeniach i odnalezienie tej prawidłowej.

W Office 365 wszystkie swoje pliki możesz trzymać na wirtualnym dysku o nieograniczonej pojemności – OneDrive dla Firm. Dzięki temu, że jest to usługa w chmurze Microsoft – masz stały dostęp do swoich dokumentów – przez przeglądarkę internetową w komputerze oraz przez aplikację na twoim tablecie i w telefonie. Dodatkowo możesz zsynchronizować dysk OneDrive z lokalnym folderem na swoim komputerze, aby mieć dostęp do dokumentów, gdy będziesz offline.

Nie musisz kupować kolejnych pendrive’ów ani dysków przenośnych. Wszystkie pliki możesz trzymać na OneDrive. W razie awarii lub utraty komputera nie stracisz wraz z nim swoich dokumentów. Zawsze masz też możliwość odzyskania wcześniejszych wersji tego samego dokumentu, dzięki funkcji automatycznego wersjonowania.

2. ObIeg dOKUMenTóW

Najczęstszą formą przekazywania oraz udostępniania informacji i dokumentów w firmach jest email. Jest to sposób wygodny i szybki, ale jak się często okazuje – dość ograniczony.

Najwięcej problemów pojawia się, gdy przesyłamy załączniki dużych rozmiarów. A średni rozmiar plików stale wzrasta – m.in. ze względu na rozwój aplikacji, w których są tworzone. Dotychczas rozwiązaniem były, w pewnym sensie, serwery ftp, ale i tutaj pojawiały się problemy – najczęściej z prędkością transferu. Przesłanie plików na serwer i pobranie „po drugiej stronie” zajmowało wieczność!

Dlatego w Office 365, a cały proces wymiany plików odbywa się zupełnie inaczej. Mając swoje dokumenty na wirtualnym dysku

OneDrive, nie musimy wysyłać pliku jako załącznika. Zamiast tego udostępniamy go wybranej osobie, a adresat dostaje jedynie wiadomość z linkiem prowadzącym do dokumentu. W łączu, które mu wyślemy jest jednocześnie „zaszyta” informacja o uprawnieniach związanych z dostępem do pliku – np. możliwość edycji lub tylko podgląd.

W ten sposób możesz wymieniać się ze współpracownikami nawet bardzo dużymi plikami bez konieczności zapychania skrzynek mailowych. Co więcej, osoba, której udostępnisz dokument, zawsze widzi jego aktualną wersję, wraz ze zmianami naniesionymi już po przesłaniu maila z łączem do pliku.

Wysyłając dokument tradycyjnie - jako załącznik, nie mamy kontroli nad tym, co zrobi z nim adresat. W Office 365 dajemy jedynie dostęp do pliku na naszym dysku wirtualnym z konkretnymi uprawnieniami (możemy np. zablokować możliwość pobrania pliku lub kopiowania jego treści). Taki dostęp możemy też w każdej chwili wyłączyć.

3. WSPólnA PrACA

Wiele dokumentów w pracy musimy współtworzyć z innymi. W takich przypadkach tradycyjną metodą było utworzenie lokalnej kopii przez każdego z pracowników na swoim komputerze. Każdy tworzył taki dokument na swój sposób i zebranie tego w spójną całość było niewdzięcznym zajęciem, zwłaszcza przy rozbieżnościach w formatowaniu arkuszy Excel lub tabel w Wordzie.

Korzystając z Office 365 jedna osoba tworzy odpowiedni dokument na OneDrive lub na witrynie w SharePoint Online i nadaje odpowiednie uprawnienia swoim współpracownikom. Dzięki temu możecie go wspólnie edytować. W dodatku możecie pracować nad tym dokumentem jednocześnie i w czasie rzeczywistym widzieć zmiany wprowadzane przez innych. Efektem jest jeden plik, w jednym miejscu, zawsze w aktualnej wersji.

Jeśli chcesz na bieżąco śledzić zmiany wprowadzane w jakimś dokumencie, możesz otrzymywać powiadomienia mailem (funkcja obserwowania) – po każdej zapisanej zmianie lub w formie cotygodniowego zbiorczego raportu. Dodatkową pomocą będzie aplikacja Delve, która rejestruje i wyświetla to, nad czym pracowałeś ty i twoi współpracownicy. Dzięki temu szybko nadrobisz zaległości po dłuższej nieobecności, ponieważ nie musisz pytać i szukać. Aplikacja Delve w Office 365 sama powie ci nad czym ostatnio pracowała twoja firma oraz poszczególne osoby.

Office 365 to zbiór narzędzi biznesowych, które naprawdę działają. W dowolnym miejscu i czasie umożliwia zwiększenie efektywności oraz produktywności pracowników, upraszcza współpracę zespołową, a także skuteczność działań podejmowanych przez Twoją firmę. Obecnie nie tylko zaawansowany system ERP jest w stanie podnieść wydajność wśród pracowników. Jak udowadniam, także pakiet Office 365 dla biznesu jest w stanie korzystnie poprawić funkcjonowanie Twojej firmy.

ARTYKUŁY

Office, który znasz.Możliwości, których potrzebujesz.Usługa Office 365 zapewni Twojej firmie bezpieczne narzędzia,wykorzystywane do tej pory tylko w dużych firmach, za przewidywalną miesięczną opłatę. Pracuj szybciej z dowolnego miejsca, za pomocą znanego pakietu Office!

Office 365 to hostowana przez Microsoft usługa udostępniana w chmurze, która łączy znane aplikacje pakietu Office i profesjonalną pocztę e-mail, współdzielone kalendarze, wiadomości błyskawiczne (czat), wideokonferencje oraz udostępnianie plików.

prosto do chmuryxtendo.pl

for Business

45Nr 2/2015

WdROżENIA

PTS PlAST-bOX S.A. zintegrował kilka obszarów działalności w jednym systemie erP Microsoft dynamics nAV.

Przetwórstwo Tworzyw Sztucznych Plast-Box S.A. to znany nie tylko w Polsce, ale i całej Europie nowoczesny dostawca opakowań z tworzyw sztucznych.

Wytwarzane w Słupsku oraz na Ukrainie pojemniki i zamykane wiadra znajdują odbiorców wśród największych firm z branży przetwórstwa chemicznego (farby, tynki, gładzie, zaprawy, kleje) oraz spożywczego (przetwory mleczne i nabiałowe, rybne, owocowo-warzywne).

Firma powstała w 1983 roku, do dnia dzisiejszego przeszła wiele faz rozwoju. W 2004 roku przeprowadziła emisję akcji na GPW w Warszawie stając się spółką publiczną, rozpoczynając nowy etap w dynamicznym rozwoju swojej działalności.

Dążenie do uzyskania jak najwyższej efektywności ze swoich działań doprowadziły do otwarcia w 2004 spółki-córki w Czernihowie, na Ukrainie.

WyZWAnIe Plast-Box działając na rynku, gdzie innowacje techniczne są powszechne, znał wartość właściwego zarządzania informacją. W swojej działalności korzystał wcześniej z kilku niezależnych systemów wspierających funkcjonowanie kilku działów.

Zagadnienie połączenia w jednym systemie danych z ukraińskiej spółki także było bardzo ważnym aspektem, szczególnie w kontekście przygotowania raportów dla inwestorów giełdowych.

Istniała również konieczność elektronicznej wymiany danych z klientami oraz – co ważne – usprawnienia komunikacji z nimi.

Ponadto, każdy z pracowników ze względu na rolę pełnioną w organizacji ma inne potrzeby dotyczące wykorzystania danych zgromadzonych w systemie. Dlatego ważne było udostępnienie odpowiednich informacji właściwym osobom.

„zależało nam na wprowadzeniu szeregu innowacji technologicznych w postaci systemów ERP, a także aplikacji dedykowanych, stworzonych z myślą o skróceniu i usprawnieniu procesu obsługi klientów firmy” – komentuje Adam Pawlak, Project Manager, Plast.-Box.

WdrOżenIe W ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską wdrożono system klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV – z funkcjonalnościami do zarządzania magazynem wysokiego składowania i księgowością, sprzedażą, zakupami. Zadaniem nowego rozwiązania było usprawnienie codziennych działań firmy i – tym samym – obsługi jej klientów.

Dodatkowo Plast-Box zdecydował się na równoległe wdrożenie modułu MS Dynamics NAV odpowiedzialnego za zarządzanie produkcją wraz z jej szczegółowym planowaniem, tak aby odpowiednio efektywnie zarządzać spływającymi zleceniami od klientów i optymalizować swoje moce produkcyjne. Zakres zarządzania produkcją został bardzo szczegółowo opracowany w rozwiązaniu Tectura, które jest zintegrowane z podstawowym systemem ERP.

POrTAl b2b

Jednym z kluczowych wymogów Plast-Box względem rozwiązania była łatwość i wygoda integracji z zewnętrznymi systemami przez usługi webowe (tzw. web serwisy). Firma IT.integro przygotowała web serwisy w celu połączenia systemu Microsoft Dynamics NAV z portalem B2B oraz systemem działającym w ukraińskiej spółce - córce.

Web serwisy są usługą umożliwiającą szybkie wyciągnięcie danych z systemu i ich prezentację poprzez połączenie internetowe, zapewniając przy tym bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowaniu przesyłanych informacji. Od strony Microsoft Dynamics NAV podpięcie jakiejkolwiek zewnętrznej aplikacji jest tanie i szybkie. Cała procedura wykorzystująca web serwisy jest bowiem bardzo prosta.

Współpraca aplikacji na przykładzie portalu B2B (dla klientów) wygląda w ten sposób, że dane dotyczące złożonych już zamówień, wystawionych faktur, wysłanych dostaw są publikowane na portalu jako zawsze aktualne dzięki stałej integracji z bazą systemu Microsoft Dynamics NAV. Z drugiej strony klienci mają możliwość samodzielnego złożenia zamówienia poprzez wybranie zapasów przypisanych do tych klientów.

Dodatkową funkcją portalu jest opcja składania reklamacji, gdzie można także załączyć zdjęcie dokumentujące rodzaj wady dostarczonych towarów. To bardzo mocno przyspiesza oraz upraszcza komunikację z klientami, którzy bardzo dużo informacji mogą czerpać samodzielnie z portalu, mając gwarancję iż zawsze są one aktualne, gdyż portal połączony jest z bazą systemu online.

„DzIęKI WDROżONyM PROGRAMOM I APLIKACJOM NIE TyLKO PODNIEśLIśMy STANDARD PRODUKCJI, ALE PRzEDE WSzySTKIM zWIęKSzyLIśMy PRzEJRzySTOść NASzEJ DzIAłALNOśCI WzGLęDEM KLIENTA, GWARANTUJąC MU SzybSzy, NIEMAL NATyChMIASTOWy DOSTęP DO INfORMACJI zWIązANyCh z REALIzOWANyMI zLECENIAMI”.

AdAm PAWLAK, PROJECT mANAgER PTS „PLAST-BOx” S.A.


W obszarze sprzedaży istotnie także usprawniono realizację zleceń od dużych sieciowych klientów, typu markety DIY. Wprowadzono z nimi wymianę danych bezpośrednio z ich systemami wykorzystując standard EDI.

W ten sposób zamówienie tworzone przez kontrahenta jest od razu automatycznie eksportowane do systemu Microsoft Dynamics NAV, który je odpowiednio czyta i wypełnia nowe zamówienie wymagające już jedynie akceptacji ze strony Plast.-Box.

MAgAZyn WySOKIegO SKłAdOWAnIA Spółka wykorzystywała już w swojej działalności taki system do obsługi magazynu, ale fakt, iż obecne rozwiązanie stanowi zintegrowaną całość z obszarem sprzedaży, produkcji oraz zakupów bardzo mocno przyczynił się do zwiększenia efektywności działania magazynierów.

Korzystają oni z terminali bezprzewodowych i posługują się w oznaczaniu produktów kodami kreskowymi, co istotnie usprawnia ich działania. Dzięki Microsoft Dynamics NAV zarówno dostawy do klientów jak i przesunięcia zapasów na produkcję odbywają się w znacznie szybszym czasie i z wyeliminowaniem wielu pomyłek ludzkich.

ZArZądZAnIe PrOdUKCją

Produkcja plastikowych wiader oraz innych pojemników wymaga od dostawców zachowania jakości (szczególnie dla przemysłu spożywczego) oraz bardzo drobiazgowego planowania, aby maksymalnie wykorzystać posiadane zapasy oraz zminimalizować konieczność przezbrojeń przy tłoczeniu pojemników o innych formach.

Plast-Box musi brać w tym aspekcie pod uwagę także proces zdobienia wiader zgodnie z zamówieniem, co wymaga uwzględnienia w procesie produkcyjnym.

Wdrożony moduł do zarządzania produkcją pozwala na opisanie elementów niezbędnych do wykonania danego pojemnika (BOM – Bill of Materials), a także do uszeregowania czynności niezbędnych do jego wytworzenia w odpowiedni proces (marszruta). Wszystkie te elementy są brane pod uwagę przy planowaniu wykonania zleceń produkcyjnych na przyszłe okresy.

System w pełni zaspokaja potrzeby Plast-Box uwzględniając właśnie specyfikę wytwórcy opakowań plastikowych. Obsługuje tworzenie marszrut wraz z określeniem poziomu odpadów przy danym modelu opakowania i regranulacji. Moduł ten obsługuje także proces sprawdzania jakości.

Dzięki odpowiednim oznaczeniom realizowane jest śledzenie partii materiałów użytych do produkcji, dzięki czemu można wychwycić partię o wadliwych parametrach.

KOrZyŚCI bIZneSOWe

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV przyniosło firmie wiele wymiernych korzyści, a w tym:

» Znaczne usprawnienie komunikacji z klientami poprzez szybkie i automatyczne potwierdzanie zamówień w formie maila, bieżący dostęp do danych dotyczących składanych zamówień w czasie rzeczywistym, generowanie wymaganych przez klientów statystyk i raportów bezpośrednio w systemie i udostępnianie ich na portalu, a także spełnienie wymogów sieci handlowych w zakresie EDI;

» Poprawę szybkości i efektywności realizacji zleceń produkcyjnych; » Optymalizację planowania produkcji; » Poprawę efektywności działania pracowników; » Optymalizację zakupu materiałów do produkcji i osiągnięcie

oszczędności, dzięki wykorzystaniu właściwych algorytmów planowania MRP;

» Skrócenie okresu spływu należności dzięki elektronicznym fakturom; » Szybsze przechodzenie między dokumentami i poszczególnymi

procesami; » Wprowadzenie elektronicznej wymiany danych w zakresie odbioru

zamówień sprzedaży i wysyłki dla dużych sieci; » Umożliwienie klientom dostępu do najważniejszych informacji

w czasie rzeczywistym – zamówień i faktur sprzedaży, reklamacji, informacji o należnościach;

» Sprawna komunikacja między działami oraz spółką - córką; » Przyspieszenie tworzenia skonsolidowanych raportów

uwzględniających także dane z ukraińskiej spółki.

dAlSZe PlAny rOZWOjU SySTeMU PTS Plast-Box S.A. zastanawia się nad przejściem na nową wersję systemu z wykorzystaniem dotychczas utworzonych ról, ale także stworzeniem nowych pozwalających na włączenie do systemu osób dotychczas pracujących na zewnętrznych aplikacjach.

WdROżENIAWdROżENIA

„Nasi klienci, korzystający z Portalu b2b, oceniają go jako intuicyjny i prosty. Taki też był nasz cel. zależało nam na przygotowaniu takiego zasobu, z którego korzystanie nie wymagałoby żadnych specjalnych szkoleń. I rzeczywiście, w praktyce nie muszę udzielać użytkownikom żadnych instrukcji w zakresie pracy na stronie b2b.

Uważam, że jest to świetne rozwiązanie i nie żałuję żadnej złotówki wydanej na niego. Jestem również bardzo zadowolony ze współpracy z konsultantami IT.integro. założenia rozwiązania ( jego funkcjonalność) były mojego autorstwa i byłem bardzo pozytywnie zaskoczony, że to co otrzymałem w ramach Portalu b2b było dokładnie tym, czego oczekiwałem” – ocenia aplikację Adam Pawlak.

SPrZedAż

W obszarze sprzedaży Microsoft Dynamics NAV umożliwił efektywne przyjmowanie i rejestrowanie zamówień na produkcję opakowań dla klientów, a także dla siostrzanej spółki z Ukrainy, a także potwierdzanie realizacji zamówień oraz wystawienie i przesłanie faktury.

Każda realizowana dostawa jest zgodna ze specyfikacją. Z kolei dzięki ścisłej integracji systemu Microsoft Dynamics NAV z Outlookiem przesyłanie gotowych potwierdzeń zamówień dla klientów odbywa się z poziomu systemu.


Czy można bez większych problemów wykonać upgrade z wersji 4 do najnowszej wersji dynamics nAV 2015

Można wykonać taki upgrade nawet z wersji 2.0. Złożoność takiego projektu a co za tym ryzyko niepowodzenia jest o wiele mniejsze niż we wdrożeniu systemu Dynamics NAV 2015 od zera.

Microsoft przygotował narzędzie umożlwiające upgrade z praktycznie każdej wersji NAV do wersji NAV 2015.

Czasami taki upgrade wymaga wykonania kroków pośrednich np.:

» Upgrade z 2.6 do 4; » Upgrade z 4 do 5.

Cała procedura została zweryfikowana przy bardzo dużej liczbie projektów przez partnerów takich jak IT.integro.

Czy upgrade do nAV 2015 z poprzedniej wersji zapewnia to że wszystkie dane będą dostępnie w nowej wersji?

Dokładnie jest tak, że wszystkie dane np.: z wersji NAV 4 będą dostępne w najnowszej wersji.

Przykładowo użytkownik w nowej wersji będzie miał dostęp do wszystkich historycznych zapisów takich jak:

» Zapisy księgi głównej; » Zapisy księgi zapasów; » Zapisy wyceny zapasów; » Zapisy księgi nabywców; » Zapisy księgi dostawców; » Zapisy VAT.

Jednak niektóre pola lub tabele nie będą już używana w nowej wersji np.: faktury wewnętrzne z Polskiej funkcjonalności nie są już dostępne w NAV 2015.

Faktury wewnętrzne nie są już wymagane dlatego taka opcja została usunięta NAV 2015.

Co jest najbardziej czasochłonne i wpływa na ostateczną wycenę upgradu?

Na czasochłonność największy wpływ mają następujące czynniki:

» Rozmiar bazy danych – im większa baza danych tym dłużej trwa upgrade;

» Liczba modyfikacji przygotowanych dla klienta – każdą modyfikację trzeba przenieść do nowej wersji;

» Liczba raportów – wyszczególniłem z modyfikacji raporty ponieważ ich przeniesienie z wersji starszej niż 2009 RTC wymaga sporo czasu;

» Wersja NAVa – im starsza wersja tym więcej kroków pośrednich należy wykonać do wykonania upgradu do wersji 2015;

Czym różni się metodyka Microsoft dynamics Sure Step od nAV.express? dlaczego metodyka jest tak ważna?

Po pierwsze odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest NAV.express? Jest to predefiniowany zestaw ustawień dla systemu Microsoft Dynamics NAV w obszarach Zarządzania Finansami i Logistyki.

Zawiera między innymi wzorcowy plan kont, gotowe grupy księgowe, serie numeracji dla dokumentów oraz wiele innych parametrów dzięki ustawieniu którym, system w podstawowej formie, jest gotowy do pracy.

Metodyka Microsoft Dynamics Sure Step natomiast jest zbiorem narzędzi, szablonów, dobrych praktyk, których zadaniem jest wsparcie przy zarządzaniu projektem wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV. Głównym celem stosowania metodyki jest podniesienie jakości usług oferowanych klientom oraz, co się z tym wiąże, obniżenie kosztów wdrożenia i użytkowania systemów Microsoft Dynamics.

Metodyka składa się z kilku etapów i może być wykorzystywana zarówno w projektach dużych, średnich jak i małych. Ponadto, w ramach metodyki Sure Step możemy prowadzić różnego typu projekty, zarówno takie, w których procesy i wymagania klientów są bardzo precyzyjnie odzwierciedlane w systemie jak i takie w których opieramy się na standardowych procesach obsługiwanych przez system MS Dynamics NAV. W tym drugim przypadku, narzędziem, które doskonale się sprawdza jest właśnie NAV.express, który pozwala na znaczne uproszczenie i przyśpieszenie projektu wdrożeniowego.

PORAdY EKSPERTÓW

Dział “PORADY EKSPERTÓW” powstał z myślą o naszych obecnych i potencjalnych klientach

PORAdY EKSPERTÓW

Czy opłaca się przeniesienie infrastruktury do chmury?

To najczęściej zadawane pytanie przez firmy, które zastanawiają się nad zastąpieniem swojej lokalnej infrastruktury usługami IaaS i PaaS. Jest to istotne zarówno w przypadku, jeśli chodzi o modernizację istniejącego sprzętu, rozbudowę pod konkretny projekt, czy rozpoczęcie swojej działalności. Wysokie koszty zakupu nowego sprzętu często sprawiają, że decyzja jest wielokrotnie odkładana „na lepszy okres”. Aby ułatwić jej podjęcie, postanowiliśmy zrobić proste porównanie. Użyliśmy do tego usług oferowanych przez platformę Microsoft Azure.

Próg wejściaW przypadku własnej infrastruktury IT, musisz na starcie kupić sprzęt, który nie tylko będzie wystarczał do prowadzenia bieżącej działalności, ale również uwzględni dynamikę rozwoju firmy. W wielu branżach trzeba też wziąć pod uwagę sezonowość, a więc zmienne potrzeby wydajności w zależności od okresu.

Wybierając platformę Azure możesz na początek kupić tylko tyle usług ile jest aktualnie potrzebnych Twojej firmie i elastycznie zwiększać lub zmniejszać ten zakres w zależności od Twoich bieżących potrzeb. Jeśli dobrze znasz dynamikę zmian w swojej firmie, możesz cały ten proces zautomatyzować.

Zrobiliśmy zestawienie kosztów zakupu przykładowego środowiska w wersji on-premises (tylko koszt zakupu urządzeń i licencji) vs. chmura Microsoft Azure (miesięczny koszt użycia). W założeniach przyjęliśmy zakup dobrej klasy serwera SQL wraz z odpowiednim oprogramowaniem, dla 10 użytkowników. W wariancie on-premises będzie to kosztować ok. € 7 500. Miesięczna opłata za korzystanie z platformy Azure (przy tych samych założeniach) wyniesie ok. € 500. Istotny jest oczywiście fakt, że w wariancie usług cloud płacimy za faktyczne zużycie, a więc nie musimy robić dużych inwestycji już na starcie.

Koszty dodatkoweZestawiając powyższe kwoty, można łatwo wyliczyć, że koszt zakupu urządzeń to ok. 15 miesięcy używania platformy Azure. Nie będzie to jednak pełne porównanie, bowiem w przypadku wyboru środowiska on-premises, ponosisz jeszcze dodatkowe koszty związane z jego utrzymaniem.

Po pierwsze należy wygospodarować odpowiednie pomieszczenie, które będzie nie tylko bezpieczne, ale również przystosowane do pracy zainstalowanych tam urządzeń – czyli klimatyzowane. Trzeba też uwzględnić koszty konserwacji urządzeń, usuwania ewentualnych awarii, logicznych zabezpieczeń środowiska oraz oczywiście zwiększone zużycie prądu. Dla przyjętych parametrów będzie to ok. 365kWh w miesiącu.

Drugie tyle zużyje system klimatyzacji. Do tego dochodzi trudne do oszacowania ryzyko utraty danych, np. w przypadku pożaru. Dla

porównania w Microsoft Azure mamy zagwarantowaną georeplikację danych, więc nawet, gdy całkowicie spłonie któreś Data Center Microsoftu, masz zawsze kopię zapasową w innym. Nie ponosisz też kosztu aktualizacji oprogramowania. W Microsoft Azure dostajesz zawsze najnowsze dostępne wersje programów, bez dodatkowych opłat.

Czy w systemie erP istnieją jakieś mechanizmy pozwalające na zautomatyzowane wprowadzanie dokumentów np. faktur zakupu?

Jeżeli mówimy o Systemie ERP Microsoft Dynamics NAV, to w standardzie taka funkcjonalność będzie dostępna od nowej wersji 2016, która ukaże się jeszcze w tym roku.

Dla wersji aktualnej oraz starszych możemy zaproponować moduł dodany o nazwie Document Capture, który pozwala na automatyczną rejestrację zeskanowanych dokumentów. Zawarte w tym rozwiązaniu mechanizmy pozwalają na rozpoznanie treści dokumentu oraz jej analizę, dzięki której dokument jest przypisywany do właściwego szablonu w systemie.

W kolejnych krokach możliwa jest wielopoziomowa akceptacja dokumentów. Dodatkowo każdy dokument jest archiwizowany z opcję pełno tekstowego wyszukiwania.


PORAdY EKSPERTÓW

MASZ PyTANIE, NuRTująCy PROBLEM? nAPISZ dO nAS, OdPISZeMy nA łAMACh bIUleTynU:

[email protected]

helpdesk

Wsparcie realizowane dla 55 instalacji

Pomoc udzielona już 1300 użytkownikom systemu ERP

Ponad 39.000 zrealizowanych zleceń serwisowych

Największy dział wsparcia oprogramowania Dynamics NAV w Polsce

�

�

�

�

Najdłuższe doświadczenie liczące już 15 lat�

Wiemy, że czas ma ogromną wartość dla naszych klientówSkorzystaj ze wsparcia naszego działu Help Desk

Lista wybranych klientów naszego działu Help Desk

?

IT.integro Sp. z o.o., ul. Ząbkowicka 12, 60-166 Poznań | tel.: +48 61 861 43 51, fax: +48 61 867 33 51, [email protected] Oddziały IT.integro: Warszawa, ul. Pańska 98, 00-837 Warszawa | Wrocław, ul. Skarbowców 23a, 53-025 Wrocław | Kraków-Wieliczka, ul. Bolesława Szpunara 8c, 32-020 Kraków-Wieliczka

Copyright © IT.integro Sp. z o.o. oraz Microsoft Polska Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ERP dzisiaj NR 2

Business

Transcript of ERP dzisiaj NR 2