ELEMENTY PRZYJĘCIA DYPLOMATYCZNEGO:

NAJWAŻNIEJSZE ZASADY: a) precedencjib) alternatuc) prawej strony

1. Podpisanie umowy bilateralnej

Konieczna wymienność podpisów. Podpisanie w innym miejscu niż negocjacje. Stół powinien być min. 2 m. od ściany, odległość między krzesłami 70-90 cm . Nie może być widać nóg podpisujących, kolor neutralny obrusu nie zlewający się z flagą państwa (niebieski, zielony). Dokument przekazuje się prawą dłonią, lewą przyjmuje. Rozsadzenie gości – w środku gość honorowy, po jego prawej druga najważniejsza osoba. W samochodzie działa reguła prawej strony. Teksty umów odpowiadają językowo kolejności podpisów – mogą występować wstążeczki. Czasem występuje lampka wina, gdy na Sali są dygnitarze do podaje się wino równocześnie. Zasada prawej strony obowiązuje również przy chodzeniu delegacją po ulicy, z miejsca na miejsce.

2. Rodzaje przyjęć dyplomatycznych

Imprezy siedzące (śniadania ok. 12.30, obiady ok. 20, obiady bufetowe ok. 19.30-20.00, kawy, herbaty).Imprezy stojące (koktajle ok. 16-18, aperitif poprzedzający przyjęcie, lampka wina ok. 12-13, przyjęcie bufetowe ok. 20)Ogólne zasady: nie wolno się spóźniać, tylko gość honorowy z kwiatami, nie odstępuje się zaproszenia, nie wychodzi się wcześniej, wita gospodarz.Zaproszenie: zaprasza się osoby równorzędne, półroczne wyprzedzenie, do ministra wysyłamy kilka alternatyw terminu, po oficjalnych uzgodnieniach wysyłamy zaproszenie: w trzeciej osobie l. poj., kogo zapraszamy, forma przyjęcia, określenie daty. Dopisek P.M. do przypomnienia wcześniejszych zobowiązań lub R.S.V.P. gdy prosimy o odp.Kolejność serwowania: Przystawka (wódka), Zupa (cherry), Danie rybne (białe wino), Danie mięsne (czerwone wino), Sery (czerwone/białe wino/piwo), Deser (likier/miód pitny/wina słodkie), Owoce, Kawa (koniak, winiak, likier)Rozsadzenie: Gość honorowy naprzeciw drzwi, ew. okna. Z prawej strony gospodyni siedzi gość honorowy, gospodarz naprzeciw gospodyni, po prawej jego stronie żona gościa honorowego. Po lewej stronie gospodyni drugi co do ważności mężczyzna. Zasady prawej strony i alternatu kobiet i mężczyzn.Orłowski: Przyczyny przyjęć: wydarzenie dyplomatyczne, święto narodowe, konsultacje, rozmowy MSZ, powitanie kolegi etc. Typy robocze, oficjalne i towarzyskie. Przy przyjęciach z biskupem czy wybitnym uczonym nie powinno się wydawać przyjęć stojących. Herbata jest dogodna dla kobiet w godzinach 14.30 – 16.30, co najmniej 1m2 na 1 gościa. Typy to: lampka wina (nie przekracza pół godziny, imieniny, awans, lampka wina, napoje bezalkoholowe, ciasteczka) koktajl (ubiór półformalny, czas do dwóch godzin, optymalne godziny to 18-20, na wejściu witają gospodarze, szeroki wybór alkoholi oraz bufet dań zimnych i gorących ale bez pomocy noża), przyjęcia zasiadane (w różnych porach, rozpoczyna się od części stojącej aperitifu, kiedy czeka się na gości, nie trwa on dłużej niż 30 min., koniec aperitifu to otwarcie drzwi do jadalni)Zaproszenie ma rozmiar pocztówki, może być ślepe: wola zapraszającego np. „ma zaszczyt zaprosić”, dane osoby i czy z współmałżonką, rodzaj i formuła spotkania, miejsce przyjęcia, dokładna data dzienna, czas trwania, przyczyny spotkania, forma potwierdzenia przyjęcia zaproszenia. Głowom państw się nie odmawia, czasami P.M, czasami tylko Regrets only. Wysyła się z wyprzedzeniem dwóch tygodni. Na zaproszeniu widnieje oczekiwania wobec ubioru, czasami na zaproszeniu oznacza się paskiem wejście z pierwszeństwem. Przy rozsadzaniu, gdy gość honorowy jest jedną z ważniejszych osób to gospodarz ustępuje własnego miejsca – rozsadzanie angielskie i rozsadzanie francuskie. Mężczyźni stoją dopóki kobiety nie zajmą miejsc. Nakrycie: Miejsce na osobę to 60 cm szerokości, srebrny talerz 2 cm od krawędzi, talerz obiadowy ma 25 cm, po lewej stronie niewielki talerzyk na pieczywo, na lewo od talerz widelec, w Polsce ząbki do góry, również miska od opłukania rąk, zaczyna się od zewnętrznych sztućców, serwetka złożona w trójką na lewo od talerza, menu. Sztućce do mięs, do przystawek, do ryb oraz deserów. Kieliszki ustawia się według wysokości od lewego do prawego: najwyższy woda, kolejny czerwone wino, mniejszy białe, najmniejszy wódka. Wino nalewa się do 2/3, próbuje mężczyzna, trzyma w górnej części nóżki. Najpierw przekąski, następnie zimna przystawka, zupy, danie główne. Wina najpierw lekkie, potem cięższe, najpierw białe potem czerwone, czerwone lekkie przed czerwonym cięższym. Wina musujące 6-8 stopni, wina białe 10-12 stopni, wina czerwone – temperatura pokojowa.Pietkiewicz: Zaproszenia to: godło, tytuł osoby zapraszającej „ma zaszczyt zaprosić” lub „prosi” o przybycie na „rodzaj” w dniu dzień tygodnia, dzień cyfrą miesiąc słownie rok o godzinie. Na dole po lewej miejsce, po prawej dopiski (RVSP lub PM). Osoby powszechnie znane lub ‘jedynie’ nie piszą personaliów tylko tytuł. Swoiste miejsce przyjęć „z okazji” oraz „na cześć”. W zaproszeniach na śniadania, koktajle i lampki wina nie podaje się informacji o obowiązującym stroju, gdyż wiadomo, że wymaga ubrania wizytowego lub spacerowego. Zastawa: przed każdym goście serwetka, biały lub kolorowy obrus, brzegi zwisają na ok. 20 cm, nie ustawia się serwetek w kopczyki, talerz podstawowy z okrągłą serwetką tłumiącą dźwięk, talerze co 60 cm w odległości 1 cm od krawędzi, po lewej talerz na bułeczki oraz mały nóż. Powyżej lekko na prawo kieliszki w

kolejności użycia. Sztućce w kolejności użycia. Łyżeczka deserowa do prawej ręki i jest nad widelczykiem. Ważnym elementem jest menu – może być sygnowane np. Obiad wydany na cześć, na dole znajduje się data. Konieczne są również kartoniki z nazwiskami – białe kartoniki formatu biletu wizytowego z imieniem i nazwiskiem np. „S. Exc. Monsieur Jan Złotkowski – Ambassadeiur de la Republique de Pologne”. Kolejność dań to przystawka, zupa, danie rybne, danie mięsne, sery, deser, owoce, kawa. Do przystawek najlepiej pasują wina wytrawne lub wódka, do ryb białe wino, do kawioru wódka, do zupy wytrawne sherry. Kobiety nie sadza się na końcu stołu. W domu kraju przyjmującego ambasadorom przyznaje się miejsca przed członkami rządu Byli ambasadorzy mają miejsca po ambasadorach. Podczas aperitifu koktajl, campari lub gin z tonikiem. Czasami przed wejściem otrzymuje się plan stołu.

3. Bilety wizytowe

Ogólnie: Rozmiar mężczyzn 9x5, kobiet 7,5x5,5, ale aktualnie wszystkie są 9x5. Skróty na biletach umieszczane są w lewym dolnym rogu ołówkiem np. p.f.c., p.f., p.c., p.f.n.a, p.s., p.p., p.p.c., p.r. (na trzy ostatnie się nie odpowiada). Z inicjatywą osoba starsza, gospodarz, gość honorowy, kobieta. Podczas aperitifu, kończąc rozmowę , wchodząc do sekretariatu, przekazując kwiaty.Bilet urzędowy dyplomaty: godło, imię i nazwisko, stopień wojskowy, stanowisko, stolica w prawym dolnym rogu. Nie podaje się pełnego tytułu, charge d’affaires dopisuje odręcznie. W bilecie prywatnym nie ma godła, ale mogą być dane teleadresowe (raczej nie) – Pan / Pani osoba pełniąca funkcję. Zawsze w rodzaju męskim. Kursywa!Bilet służbowy niedyplomaty: logo, instytucja, imię i nazwisko, tytuł naukowy, dane teleadresowe, druk prosty. Zastępują wizytę: Gdy przyjeżdża nowy ambasador, ma obowiązek wizytowanie pozostałych misji. Posłowie i ch d’a wizytują go pierwsi, ale gdy jest zbyt duża różnica rang to nie rewizytuje i wysyła bilet z dopiskiem p.r.Zastępuje list: Obchody święta narodowego. Wysyła się bilet wizytowy do danej misji: ambasador ambasadorowi bez dopisków oprócz p.f.F.N., ambasador do małżonki z dopisanym Madame nazwisko ambasadora, od małżonki do małżonki. Można dołączyć pakiet podobnych liścików w przypadku radcy i sekretarza.Przedstawienie: Ambasador wysyła swoją z dopiskiem p.p. (personalia + ranga), Radca wysyła swoją adresując ją do ambasadora H.E., Radca wysyła swoją adresując ją do żony Mme nazwisko ambasadora, żona radcy wysyła żonie ambasadora.Orłowski: Im mniej informacji na wizytówce tym ważniejsza osoba. Standard to imię i nazwisko, poniżej zajmowane stanowisko, w rogach adres instytucji i dane teleadresowe, ale bez osobistych danych – dopisuje się je ręcznie. Nie powinny być dwujęzyczne. Często spotyka się również adnotację verte!.Pietkiewicz: Bilet wizytowy pisany kursywą zawiera tylko np. „Jan Kochanowicz – Ambasador RP – Kopehnaga”. Przy przedstawianiu tylko ambasador dopisuje p.p., gdyż osoby same się nie przedstawiają.

4. Korespondencja dyplomatyczna

Między głowami państw: listy uwierzytelniające, odwołujące, rekredencyjne, powiadomienia, orędzia, listy odręczne, komisyjne, exequatur, pełnomocnictwa, wprowadzające, dokumenty ratyfikacyjne.Noty dyplomatyczne: nota osobista, listy oficjalne, nota werbalna, dyplomatyczna, okólna, identyczna, zbiorowa, memorandum, aide-memoire, pro memoria, kondolencyjna, protestacyjna.Depesze: gratulacyjne, podziękowania, w sprawach praktycznych, kondolencje, z pokładu samolotu.Komunikaty: deklaracje, oświadczenia, komunikaty, apele, odezwy, manifesty, ultimatum.Ogólne: biały papier, data na końcu pisma lub prawy górny róg, nagłówek lewy górny róg, marginesy, nazwa pisma w memorandum, aide memoire, pro memoria, nota okólna, nota werbalna, paginacja, inwokacja (Wasza Cesarska Mość, Wielki i Dobry Przyjacielu, Szanowny Panie Prezydencie / Ekscelencjo, Szanowny Panie Ambasadorze/ Ekscelencjo), sposoby w osobnej linii, na początku pierwszej lub w środku pierwszej. Tytuły JCM, JKM, S.M, S. Exc., H.E., M., Mme, Mr., Mrs. – stosuje się gdy pismo nie przeznaczone dla adresata. Formuły grzecznościowe (wyrazy szacunku, zaszczyt podać do wiadomości), podpis, parafa, pieczęć, miejsce, adres (na pierwszej stronie po lewej stronie u dołu), koperta wg uznania, Tytułowanie: Sir / Your Royal Highness, Wasza Ekscelencjo, tytuły posiadłościowe, tytuły zw. w urzędem, historyczne np. „król katolicki”, Wasza Świątobliwość. (!) W Polsce powinno się używać WPan. Nadawca przedstawia się imieniem i nazwiskiem, data z reguły na dole po lewej stronie, a jeszcze niżej adresat. W nocie okólnej jest adresat „Ich Ekscelencje, Panowie i Panie Szefowie Przedstawicielstw Dyplomatycznych akredytowani w Polsce.Pietkiewicz: Zwracając się z pismami szef misji kontaktuje się z ministrem, radca z dyrektorem, a sekretarz z wicedyrektorami i naczelnikami wydziałów. Formy nota podpisana, nota werbalna, memorandum (wyrażanie stanowiska rządu w bardzo istotnych sprawach), aide memoire.

5. Stroje dyplomatyczne

Nieformalny: do godziny 20.00 strój wyjściowy, dla mężczyzny garnitur, dla kobiety krótka sukienka, kapelusz przed 17.00, rękawiczki. Mężczyzna może mieć marynarkę klubową, z grubej wełny w kratę, zieleń, czy też strój business casual, np. pulower. Strój koktajlowy: półformalny. Kobieta kostium, delikatna tkanina, intensywny kolor, mała czarna, zakryte palce. Mężczyzna garnitur, biała koszula, stonowany krawat – ciemny garnitur, kolor granatowy.

Strój formalny: wieczorowy, wizytowy na uroczyste okazje, smoking, bordowy pas, czarna muszka, może być też frak a do niego odznaczenia.Orłowski: Niestosownie pojawić się w smokingu przed południem, umiar i prostota. Im bardziej uroczysty strój tym ciemniejszy i bardziej dekoracyjny. Wyjątkiem jest np. spotkanie z głową państwa. Strój nieformalny nosi się do godziny 18, jest to garnitur, krótka sukienka (do kolan) lub kostium ze spódnicą lub spodniami – często kobiety wzorują się również na dwuczęściowych kostiumach. Strój koktajlowy to ciemny garnitur, biała koszula i stonowany krawat. Strój formalny to wizytowy lub wieczorowy: jaskółka, smoking, frak – strój narodowy, mundur dyplomatyczny. Żakiet służy ceremonii dyplomatycznej przed południem.

6. Wizyty zagraniczne

Ogólne: Standard szefów rządu to raz na rok, MSZ 2x rok, MSZ na jesień wysyła zalecenie by przygotować listę propozycji wizyt. Państwowe, Oficjalne, Nieoficjalne (brak stosunków, koncert, konferencja, forum biznesowe), Robocze, Prywatne (nie związane z pełnioną funkcją), Incognito.Orłowski: Nie stosuje się już oficjalnych zaproszeń. Wizyta państwowa ma najbardziej rozbudowaną oprawę protokolarną, mogą składać jedynie głowy państw. W Polsce nie praktykuje się wizyt państwowych – w innych krajach ich liczba jest ograniczana. Wizyty robocze są najpopularniejsze, przylot samolotu specjalnego, przejazd na spotkanie, rozmowy i robocze śniadania. Przebieg wizyty zagranicznej to: przylot najczęściej specjalnym samolotem wojskowym, nieformalne powitanie (członek rządu albo wysoki rangą współpracownik, w Polsce podsekretarz stanu Kancelarii Prezydenta. Do samolotu wchodzą ambasador państwa, szef PD, czerwony chodnik, na płycie oczekują goście witający. Przejazd kolumny, udanie się do rezydencji. Elementy takie jak rozmowa w wąskim gronie, złożenie wieńców na Grobie Nieznanego Żołnierza, odwiedzenie pomników lub grobów związanych z historią własnego narodu, wizyty kurtuazyjne u marszałków Sejmu i Senatu, przejęcie prezesa RM (audiencja), w ambasadzie z współrodakami. Elementy: przylot delegacji na MDL-Okęcie. Odjazd z lotniska, przyjazd do hotelu, zakwaterowanie, śniadanie we własnym gronie, teatr, koktajl wydany przez radcę, wyjazd na lotnisko, pożegnanie i odlot.

7. Precedencja

Rangi szefów misji: a) ambasadorowie, nuncjusze akredytowani przy głowie państwa b) posłowie, ministrowie i internuncjusze akredytowanie przy głowie państwa c) charge d’affaires akredytowany przy MSZ.Personel dyplomatyczny: Najwyższy rangą jest minister pełnomocny lub minister, wraz z radcami są wyższym personelem (counsellor – są szefami wydziałów ambasady), niżej są I, II, III sekretarze oraz attache jako najniższy stopień. W Polsce są to: ambasador, radca-minister, I radca, radca, I sekretarz, II sekretarz, III sekretarz, attache.Precedencja najwyższych stanowisk: Prezydent, Marszałek Sejmu, Marszałek Senatu, Premier, Wicepremierzy, Wicemarszałkowie Sejmu i Senatu, Ministrowie, Ministrowie stanu, Prezes TK (…) przewodniczący komisji, posłowie, senatorowie (…) prezes SN, ambasadorowie RP (25.)Pietkiewicz: O pierwszeństwie wyższych urzędników MSZ decydują tytuły służbowe, dyrektorzy głównych departamentów są równi randze posła, wicedyrektorzy radcy a naczelnicy wydziału I sekretarza. W domu obcokrajowca pierwszeństwo mają przedstawiciele kraju przyjmującego, a w uroczystościach o charakterze politycznym osoby zajmujące się polityką. Mówi się o ambasadorze RP, ale o radcy Ambasady RP. Przy podejmowaniu prezydenta obowiązują inne zasady, prezydent zamienia się miejscami z gospodynią. Żona dyplomaty jest członkiem korpusu dyplomatycznego jej nazwisko figuruje w spisie Protokołu Dyplomatycznego. Tytułu ekscelencja nie stosuje się w relacjach z osobistościami własnego kraju.

8. FlagaFlagę podnoszą polskie urzędy i instytucje, pojazdy i statki. Wywiesza się między godziną 7 a 8 i opuszcza po zachodzie słońca, nie później niż o godzinie 21.. Flaga jest chroniona przez misję dyplomatyczną, z powodu żałoby opuszczona do połowy masztu i przepasana kirem. Odchylenie masztu to 15-20 stopni. Przy większej ilości flag ustala się kolejność alfabetycznie.

Zaproszenie:

(Godło)

Prezydent Rzeczpospolitej PolskiejLech Wałęsa z Małżonkązaprasza……

na obiad wydany na cześćPrezydenta Republiki PortugalskiejJego Ekscelencji (jego ekscelencja przed nazwiskiem)Pana Maria Soaresa i Małżonkiwe wtorek, 18 października 1994 roku o godzinie 20.30

Pałac PrezydenckiKrakowskie Przedmieście 48/50 ciemny garnitur, krótka suknia (smoking)

Menu:

Łosoś wędzony i halibutZupa borowikowa z łazankamiKaczka pieczona z jabłkamiMus makowy

Rawson’s Riesling 2002Fianca Cobernon 2002Sherry Osburne

Menu:

Pstrąg faszerowany musem łososiowymKrem z pieczarekIndyk w sosie migdałowymOmlet truskawkowy

Wódka wyborowaChateau Senailhac 1992Chateau Senailhac 1990Duval Leroy

Avocado z krewetkamiKaczka z jabłkiemPolędwica w sosie pieprzowymBanan w cieście, sos truskawkowy

Półmisek WęglinPstrąg ze szparagamiŻurek z jajkiemSchab po myśliwskuAnanas w syropie