E-PODLASKIE – KIERUNKI ROZWOJU SPOŁECZEŃSTWA...

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Badanie zrealizował Instytut Badań i Analiz GRUPA OSB

Tel. 089 542 42 70, www.badania-rynku.pl; [email protected]

Strona1

E-PODLASKIE – KIERUNKI ROZWOJU SPOŁECZEŃSTWA

INFORMACYJNEGO WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO

OBSZAR BADANIA: e-ADMINISTRACJA

RAPORT KOŃCOWY

BIAŁYSTOK, 28 marca 2011 r.




Strona2

SPIS TREŚCI Streszczenie ....................................... ................................................................................... 3

1. Wprowadzenie .................................... ............................................................................... 7

2. Opis zastosowanej metodologii ................... .................................................................. 13

3. Opis wyników badania ............................ ........................................................................ 18

3.1. Administracja rządowa i samorządowa ....................................................................... 18

3.1.1. Informacje ogólne ...............................................................................................19

3.1.2. Procedury administracyjne..................................................................................42

3.1.3. Usługi .................................................................................................................50

3.1.4. Koszty.................................................................................................................61

3.1.5. Pracownicy i kadra kierownicza ..........................................................................65

3.1.6. System EZD........................................................................................................69

3.1.7. Blok pytań skierowanych wyłącznie do JST ........................................................75

3.2. Klienci administracji publicznej ................................................................................... 80

3.2.1. Dostępność i częstotliwość korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa ................................................83

3.2.2. Umiejętności, świadomość oraz poziom zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji .................................................................98

3.2.3. Oczekiwania i potrzeby klientów względem administracji w zakresie informatyzacji...................................................................................................................................106

3.2.4. Bariery/utrudnienia dla mieszkańców w związku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych ....................................................................116

4. Podsumowanie – wnioski i rekomendacje ........... ....................................................... 119

Case study ......................................... ................................................................................ 139

Analiza SWOT....................................... ............................................................................. 146

Spis tabel i rysunków.............................. .......................................................................... 148

Bibliografia ....................................... ................................................................................. 156

Aneks .............................................. ................................................................................... 158

Załącznik 1. Scenariusz Zogniskowanego Wywiadu Grupowego (FGI) z przedstawicielami administracji publicznej województwa podlaskiego .......................................................... 158

Załącznik 2. Scenariusz Zogniskowanego Wywiadu Grupowego (FGI) z klientami administracji publicznej województwa podlaskiego .......................................................... 163

Załącznik 3. Ankieta CAWI w jednostkach administracji publicznej.................................. 166

Załącznik 4. Ankieta CATI wśród mieszkańców............................................................... 179

Załącznik 5. Zestawienie tabelaryczne wyników badania CATI wśród mieszkańców....... 186

Załącznik 6. Zestawienie tabelaryczne wyników badania CAWI wśród administracji publicznej ........................................................................................................................ 186




Strona3

Streszczenie Poniższy Raport stanowi efekt realizacji zadań badawczych prowadzonych przez

Instytut Badań i Analiz Grupa OSB na zlecenie Uniwersytetu w Białymstoku w ramach projektu pn. „E – PODLASKIE – kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego województwa podlaskiego” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, Priorytet VIII „Regionalne kadry gospodarki”, Działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”, Poddziałanie 8.1.2 „Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie” w obszarze – „e - Administracja”.

Głównym celem niniejszego projektu badawczego była ocena stanu informatyzacji administracji województwa podlaskiego w kontekście opracowywanej strategii rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego w obszarze e-Administracja oraz ocena dostępu i stopnia wykorzystania w życiu codziennym i kontaktach z administracją publiczną nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego.

W toku procesu badawczego przeprowadzono następujące badania: wtórne – analiza dokumentów oraz danych pochodzących ze statystyki publicznej oraz pierwotne: ilościowe (badanie CAWI, CATI) i jakościowe (zogniskowane wywiady grupowe, case study, analiza SWOT).

Poszczególne urzędy województwa podlaskiego realizują procedury wewnętrzne, jak i zewnętrzne na poziomie do 20 procedur, tylko nieznaczna część spośród nich została zinformatyzowana. Co ważne spora grupa respondentów wskazała na brak wewnętrznych i zewnętrznych procedur administracyjnych. Oczywiście tego typu wyniki nie są tożsame z rzeczywistością - widoczny jest brak świadomości oraz wiedzy osób wypełniających kwestionariusz ankiety.

Jednostki administracji publicznej w niewielkim stopniu wykorzystują mechanizmy usprawniające pracę. Większość z nich nie prowadzi elektronicznego forum dyskusyjnego dla pracowników, jak również nie dysponuje elektroniczną księgą uwag/życzeń/spostrzeżeń, z kolei wewnętrznym e-biuletynem informacyjnym dysponują zdecydowanie częściej jednostki rządowe niż samorządowe. Administracja publiczna jest też mało aktywna w zakresie promowania i informowania swoich klientów o możliwościach korzystania z e-usług.

Rozwój interoperacyjności podmiotów administracji publicznej województwa podlaskiego, wymaga działań zmierzających do pełnej i automatycznej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami administracji publicznej. Z wyników badań wynika jednak, że poziom udostępniania gromadzonych rejestrów oraz dokumentów on-line przez administrację publiczną jest niewielki.

Skala usług świadczonych przez jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego w sposób on-line jest stosunkowo niewielka. Urzędy świadczą usługi przeważnie na dwóch pierwszych poziomach Sophistication Level, tj. na poziomie informacyjnym i na poziomie interakcji jednokierunkowej. Postępy podmiotów publicznych w zakresie świadczenia e-usług na przestrzeni ostatnich trzech lat są nieznaczne i ograniczają się wyłącznie do dwóch pierwszych poziomów. Należy jednak zaznaczyć brak świadomości urzędników w tym zakresie, co skutkuje trudnościami w analizie zgromadzonych danych.

Jednostki administracji publicznej w ograniczonym stopniu monitorują liczbę realizowanych przez siebie usług, określenie ich liczby jest stosunkowo trudne. Niemniej jednak w przypadku JST i świadczonych przez nie tzw. usług prostych, liczba ta wynosi




Strona4

według deklaracji do 20 usług. W przypadku jednostek rządowych z kolei do 10. W zakresie usług złożonych, zarówno JST, jak i administracja rządowa świadczą je na poziomie do 10 usług. Ciężko się odnieść do tego typu wyników badania, ponieważ jak wiadomo liczba oferowanych usług przez administrację publiczną jest znacznie większa. W związku z tym należy podjąć działania mające na celu zinwentaryzowanie i ujednolicenie katalogu usług/procedur realizowanych przez poszczególne jednostki, a w szczególności przez JST.

Działania mające na celu weryfikację czasu załatwiania spraw urzędowych w danych jednostkach, podejmowane są w niewielkim stopniu. Jak się jednak okazuje, wśród tych jednostek, które mierzą czas załatwiania spraw urzędowych, rzadko naruszone zostają ustalone przepisami prawa terminy. Co ważne urzędy podejmują działania mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw oraz często załatwiają sprawy w terminie krótszym niż wynika to z przepisów prawa.

W urzędach rzadko stosowane są rozwiązania teleinformatyczne skracające czas wydawania decyzji administracyjnych. Ponadto, spośród urzędów stosujących system EZD, większość nie jest w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy system ten przynosi bezpośrednie korzyści w postaci skrócenia czasu załatwiania spraw przez interesantów. Jest to dość niepokojąca sytuacja ponieważ jednym z głównych zadań systemu EZD, ma być usprawnienie pracy urzędów, a tym samym skrócenie czasu wydawania decyzji i załatwiania spraw urzędowych.

Problemy z brakiem wiedzy oraz umiejętności w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych wynikają w głównej mierze z braku weryfikacji poziomu umiejętności związanych z obsługą i wykorzystaniem nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych już na etapie zatrudniania w urzędach nowych pracowników. Również niewielki odsetek jednostek deklaruje organizowanie we własnym zakresie szkoleń w zakresie informatyzacji, zarówno dla pracowników, jaki również dla kadry kierowniczej.

Większość jednostek administracji publicznej posiada system EZD, a spośród tych, które tego systemu nie posiadają część planuje jego wdrożenie w najbliższym czasie. Omawiany system w większości przypadków znajduje się w fazie testowania. Administracja samorządowa, częściej niż jednostki rządowe wskazywała na posiadanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest częścią systemu wykorzystywanego wspólnie przez inne urzędy (innego niż ePUAP). Jak się okazuje jednostki administracji rządowej lepiej dbają o bezpieczeństwo gromadzonych przez siebie danych, częściej bowiem posiadają funkcjonujący system backup-owy zabezpieczający systemy informatyczne.

Przeszkodą w procesie wdrażania założeń e-Administracji, według deklaracji jednostek administracji publicznej, jest brak środków finansowych na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania. Jak się jednak okazuje jednostki, zwłaszcza JST, twierdzą, że nie są w stanie samodzielnie poradzić sobie z pojawiającymi się w omawianym zakresie ograniczeniami. Istotne jest również wsparcie organizacyjne polegające na dzieleniu się z JST specjalistyczną wiedzą z zakresu IT oraz doświadczeniem jednostek rządowych i centralnych. Urzędy potrzebują wsparcia „z góry”, pomocy w wyznaczaniu standardów oraz sposobu postępowania.

Jednostki administracji publicznej, zarówno rządowe, jak i samorządowe nie realizują projektów związanych z rozwojem SI we własnym zakresie. Ich aktywność w tym obszarze ogranicza się przeważnie do współpracy, na zasadzie partnerstwa, z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego oraz Podlaskim Urzędem Wojewódzkim.

Dostępność i częstotliwość korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego nie odbiega znacząco od danych ogólnopolskich opublikowanych przez GUS. Dostęp do komputera deklaruje 68,2%




Strona5

mieszkańców województwa podlaskiego podczas gdy w kraju odsetek ten wynosi 69%. Podobnie kształtuje się sytuacja w przypadku dostępu do Internetu. W przypadku umiejętności mieszkańców województwa podlaskiego w zakresie korzystania z komputera i Internetu są one wystarczające w zakresie prostych czynności, jak obsługa edytora tekstu czy poczty e-mail natomiast występują braki wiedzy z zakresu ściągania i instalowania nowego oprogramowania.

Mieszkańcy województwa podlaskiego rzadko kontaktują się z jednostkami administracji publicznej a odsetek osób, które robią to przy użyciu Internetu jest znikomy. Wynikać to może w dużej mierze z braku świadomości odnośnie obecnych możliwości administracji publicznej w zakresie świadczenia e-usług jak również mało sprecyzowanych oczekiwań na przyszłość. Ponadto mieszkańcy Podlasia stosunkowo często korzystają z usług bankowości elektronicznej. Ta grupa osób stanowi więc potencjalną grupę przyszłych klientów e-Administracji.

Główną barierą w rozwoju e-Administracji wydaje się być brak zaufania do instytucji administracji publicznej oraz skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne i konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy. Bardzo istotnym wydaje się fakt, iż zdaniem społeczeństwa brakuje informacji w zakresie możliwości i warunków korzystania z e-usług stąd wszelkiego rodzaju skuteczne działania informacyjne i promocyjne będą sprawą kluczową dla rozwoju e-Administracji.

Główne wnioski i rekomendacje:

1. Brak aktywności jednostek publicznych w zakresie promowania i informowania swoich klientów o możliwościach korzystania z e-usług

Rekomendacja: Konieczność informowania i zachęcania społeczeństwa, zarówno urzędników, jak i potencjalnych klientów administracji publicznej do korzystania z e-usług

2. Brak promocji tzw. dobrych praktyk, brak informowania społeczeństwa o inicjatywach związanych z rozwojem e-administracji w różnych regionach Polski

Rekomendacja: Konieczność szerokiej promocji dobrych praktyk

3. Niewielka liczba udostępnianych przez podmioty publiczne w sposób on-line informacji, zaświadczeń i rejestrów

Rekomendacja: Zwiększenie liczby udostępnianych informacji, zaświadczeń i rejestrów oraz automatyzacja wymiany informacji, ustalenie standardów/procedur, API i interfejsów wymiany informacji

4. Niewielka liczba oraz jakość usług świadczonych elektronicznie

Rekomendacja: Zwiększanie liczby usług świadczonych elektronicznie na poziomach: interakcji dwukierunkowej i transakcji

5. Niewielki poziom zainteresowania mieszkańców województwa podlaskiego korzystaniem z e-usług

Rekomendacja: Poszerzenie świadomości obywateli, w zakresie możliwości korzystania z usług administracji publicznej za pomocą Internetu

6. Rozbudowane procedury organizacyjne

Rekomendacja: Uporządkowanie i inwentaryzacja procedur organizacyjnych (w tym procedur administracyjnych)




Strona6

7. Niski poziom świadomości kierownictwa oraz pracowników w zakresie omawianej problematyki

Rekomendacja: Wsparcie przez jednostki szczebla centralnego w zakresie organizowania szkoleń o tematyce rozwoju informatyzacji i e-usług

8. Brak odpowiedniego wyposażenia oraz oprogramowania niezbędnego do rozwoju usług on-line

Rekomendacja: Wypracowanie obiektywnej oceny niezbędnego usprzętowienia jednostek do świadczenia e-usług

9. Brak wizji w zakresie rozwoju e-Administracji, w szczególności wśród jednostek samorządowych

Rekomendacja: Wsparcie „z góry”, pomoc w wyznaczaniu standardów oraz sposobu postępowania przez JST

10. Brak projektów własnych podmiotów publicznych w zakresie związanym z SI

Rekomendacja: Kontynuowanie realizacji jednolitych i wspólnych projektów

11. Niski poziom świadomości mieszkańców Podlasia w zakresie możliwości korzystania z e-usług

Rekomendacja: Podjęcie skutecznych działań informacyjno/promocyjnych ukierunkowanych na poszczególne grupy klientów

12. Niski poziom dostępności do szerokopasmowego Internetu, szczególnie na obszarach wiejskich województwa

Rekomendacja: Kontynuować projekty już funkcjonujące związane z dostępem mieszkańców do Internetu, szczególnie na obszarach wiejskich oraz zwiększyć aktywność samorządów lokalnych w tym zakresie

13. Brak zaufania do instytucji administracji publicznej

Rekomendacja: Podjęcie skutecznych działań informacyjno/promocyjnych ukierunkowanych na poszczególne grupy klientów

14. Skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne i konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy

Rekomendacja: Podjęcie działań na rzecz wprowadzenia do ustawodawstwa możliwości uproszczenia spraw załatwianych elektronicznie oraz uproszczenia e-usług. Otwarcie punktów obsługi elektronicznej – punktów pomocowych da klientów administracji, zwłaszcza w jednostkach samorządowych.




Strona7

1. Wprowadzenie Poniższy Raport stanowi efekt realizacji zadań badawczych prowadzonych przez

Instytut Badań i Analiz Grupa OSB na zlecenie Uniwersytetu w Białymstoku w ramach projektu pn. „ E – PODLASKIE – kierunki rozwoju społecze ństwa informacyjnego województwa podlaskiego” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, Priorytet VIII „Regionalne kadry gospodarki”, Działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”, Poddziałanie 8.1.2 „Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie” w obszarze – „e - Administracja” .

Poprzez pojęcie e-Administracja (elektroniczna administracja – e-Government) rozumie się realizację przez określone podmioty usług publicznych, z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych i komunikacyjnych. Tego typu działanie umożliwia poprawę funkcjonowania administracji oraz skraca czas obsługi klientów. W polskiej administracji nowoczesne techniki i technologie teleinformatyczne stosuje się na następujących płaszczyznach:

1. w komunikacji wewnętrznej,

2. w komunikacji zewnętrznej (z innymi urzędami),

3. w relacjach ze swoimi klientami poprzez świadczenie usług drogą elektroniczną.

Zastosowanie nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych w komunikacji wewnętrznej polega w głównej mierze na identyfikacji, upraszczaniu i zelektronizowaniu usług w ramach danego urzędu. Zadania te realizowane są w ramach systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Drugi obszar wiąże się z dążeniem do automatyzacji wymiany informacji pomiędzy różnymi urzędami wykorzystując przy tym nowoczesne środki komunikacji elektronicznej. Dzięki takiemu rozwiązaniu klienci administracji publicznej odciążeni zostają od przenoszenia informacji w postaci papierowej pomiędzy urzędami w trakcie załatwiania spraw. Trzeci obszar związany jest z udostępnianiem klientom administracji publicznej usług w postaci elektronicznej. Takie rozwiązanie jest niemożliwe do wdrożenia bez realizacji dwóch pierwszych obszarów.1

Elektroniczne usługi czyli tzw. e-usługi są to usługi świadczone przez administrację publiczną z wykorzystaniem nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych, w szczególności komunikacji elektronicznej. Poziom świadczenia e-usług przez jednostki administracji publicznej mierzy się na poziomach „dojrzałości usług” (Sophistication Level). Poziom dojrzałości usług publicznych zdefiniowany jest w modelu dojrzałości e-GOV Benchmark. Usługi zaliczają się do jednego z następujących poziomów:

� informacyjne – możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie oraz świadczonych tam usługach na stronie internetowej,

� interakcja jednokierunkowa - możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu,

� interakcja dwukierunkowa - możliwość wyszukania informacji, pobrania oraz odesłania wypełnionych formularzy za pomocą Internetu,

� transakcji - pełna obsługa, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych opłat

1 e-Podlaskie - kierunki rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego Program Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego, Raport Wstępny, Obszar: e-administracja, Opracowanie: Grupa Ekspertów e-administracja pod przewodnictwem Mariusza Madejczyka, Wrzesień-listopad 2010, s. 13 – 14.




Strona8

oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/firma występuje,

� spersonalizowane - pełna obsługa administracyjna jednostki w uwzględnieniem jej indywidualizacji.2

Świadczenie usług elektronicznych przez administrację publiczną na najwyższych poziomach dojrzałości, jak również wykorzystanie komunikacji wewnątrz administracji, mającej na celu zniwelowanie barier związanych z koniecznością przenoszenia informacji pomiędzy urzędami, nie jest możliwe bez tzw. interoperacyjności, która polega na integracji systemów informatycznych różnych urzędów, polegającej na możliwości bezpiecznej wymiany danych.3

Rozwój e–Administracji opiera się na działaniach mających na celu wdrażanie nowoczesnych systemów informatycznych. Systemy te można podzielić na dwie grupy:

1. platformy komunikacyjne (cyfrowe urzędy, systemy wojewódzkie, miejskie, gminne) – w przypadku województwa podlaskiego, platforma wojewódzka, a konkretnie Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia (CU WP), których rolą jest:

� ujednolicenie systemu obiegu dokumentów i informacji pomiędzy klientami administracji publicznej oraz samymi urzędami,

� wymiana dokumentów i informacji pomiędzy klientami i urzędami oraz samymi urzędami,

� zarządzanie użytkownikami (klientami i urzędnikami) Platformy,

� świadczenie usług klientom i innym urzędom,

2. systemy EZD – systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (inaczej EOD – elektroniczne obiegi dokumentów), systemy odpowiedzialne za prowadzenie spraw administracyjnych i zarządzania procesami zachodzącymi w organizacjach – umożliwiające zarządzanie dokumentami elektronicznymi wewnątrz urzędów.4

Od lat administracja publiczna w Polsce dążąc do informatyzacji napotyka na szereg problemów natury prawnej, organizacyjnej, mentalnej oraz finansowej. Brak standardów rozwoju procesów informatyzacji spowodował, że budowane regionalne platformy (jak Wrota Podlasia, Wrota Małopolski, SEKAP, itp.) są niejednolite oraz pozbawione możliwości wzajemnej integracji. Konsekwencją tego typu działań jest brak interoperacyjności oraz brak planu wdrażania poszczególnych systemów informatycznych w administracji.5

Pomimo szeregu zmian, jakich dokonywano w ciągu ostatnich lat, w administracji publicznej w pełni nie wprowadzono nowoczesnych technik zarządzania i systemów informatycznych, nie usprawniono tym samym zarządzania finansami publicznymi. Bez poprawy sytuacji w tym zakresie, stan administracji publicznej stanowić będzie barierę, utrudniającą rozwój Polski. Ponadto na funkcjonowanie administracji publicznej negatywnie wpływa również niskie zaufanie społeczeństwa do władz i instytucji publicznych.6

Poziom rozwoju usług administracji publicznej udostępnianych on-line jest w Polsce niezwykle niski. W 2007 roku poziom poleconych przez Komisję Europejską 20 podstawowych usług administracji publicznej, które powinny być w pełni dostępne on-line, wynosił 25%, przy średniej unijnej 59%. Jednocześnie, jak się okazuje przedsiębiorcy w Polsce regularnie korzystają z dostępnych e-usług. Wskaźnik ich wykorzystania jest

2 Tamże, s. 7. 3 Tamże, s. 7. 4 Tamże, s. 8. 5 Tamże, s. 7. 6 Strategia Rozwoju Kraju 2007 – 2015, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa listopad 2006 r., s.16.




Strona9

wyższy niż średnia unijna (56% przedsiębiorców przesyła wypełnione formularze drogą elektroniczną), na co z pewnością znaczący wpływ ma obligatoryjność korzystania z niektórych usług drogą elektroniczną (dane statystyczne, ZUS).7

Do usług przeznaczonych dla obywateli, które według rekomendacji Komisji Europejskiej powinny być dostępne on-line należą:

1. Podatek od osób fizycznych,

2. Pośrednictwo pracy, usługi Urzędów Pracy,

3. Świadczenia społeczne,

4. Dokumenty tożsamości,

5. Rejestracja pojazdów,

6. Pozwolenia na budowę,

7. Obsługa zgłoszeń przez Policję,

8. Katalog bibliotek publicznych i ich przeszukiwanie,

9. Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa),

10. Rejestracja kandydatów na wyższe uczelnie,

11. Ewidencja meldunkowa,

12. Usługi związane ze zdrowiem.

Z kolei do usług przeznaczonych dla firm zaliczyć można:

1. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS),

2. Podatek od osób prawnych,

3. VAT: deklaracje i notyfikacje,

4. Rejestrację działalności gospodarczej,

5. Wysyłanie danych statystycznych,

6. Deklaracje celne,

7. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe),

8. Zamówienia publiczne. 8

Większość z w/w usług świadczonych jest przez JST na poziomie lokalnym lub regionalnym. Dotyczy to pkt. 2 – 6, 8 – 9 i 11 – 12 w przypadku usług przeznaczonych dla obywateli oraz pkt. 4, 7 i 8 w przypadku usług przeznaczonych dla firm.

Rozwój gospodarki i podnoszenie jej konkurencyjności nie jest możliwe bez rozwoju nowoczesnych technologii informatycznych i szeroko dostępnych usług sektora publicznego i biznesowego. W Strategii Rozwoju Kraju 2007 – 2015 określono szereg działań, których realizacja jest priorytetowa w kontekście rozwoju technik informacyjnych i komunikacyjnych w Polsce. Przede wszystkim zakłada się rozwój różnych modeli komunikacji oraz szybkiego i bezpiecznego dostępu do Internetu (zwłaszcza szerokopasmowego), a także tworzenie punktów dostępu i zwiększanie pokrycia siecią łączności całego kraju. Według założeń zawartych w omawianym dokumencie rozwój usług telekomunikacyjnych będzie sprzyjać zwiększeniu dostępności i potanieniu tego typu usług. Kolejnym istotnym zadaniem dla

7 Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013, Dokument przyjęty przez Radę Ministrów, grudzień 2008, s.5. 8 Tamże, s.5.




Strona1

0

państwa, administracji rządowej oraz samorządowej jest tworzenie publicznych punktów, które zapewnią dostęp do sieci. Rozwój infrastruktury teleinformacyjnej administracji publicznej powiązany będzie z rozszerzeniem zakresu oferowanych usług oraz poprawą poziomu ich świadczenia, a także z rozwojem i polepszeniem dostępności zasobów informacyjnych administracji w formie elektronicznej.9

W Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego do 2020 roku określono zadania priorytetowe z perspektywy rozwoju społeczeństwa informacyjnego w regionie. Należą do nich między innymi:

1. Stworzenie Podlaskiej Regionalnej Sieci Informacyjnej jako społecznego dobra regionu,

2. Budowa i rozbudowa lokalnych i regionalnych szkieletowych sieci szerokopasmowych, w tym w szczególności rozbudowa sieci PIONIER w regionie (powołanie do życia sieci metropolitalnych w Łomży i Suwałkach),

3. Budowa i rozbudowa lokalnych i regionalnych systemów transmisji danych, zwłaszcza na terenach wiejskich i w małych miastach w szczególności z wykorzystaniem nowoczesnych technik bezprzewodowych,

4. Wdrożenie i wspieranie ogólnowojewódzkiej platformy cyfrowego urzędu i GIS z wykorzystaniem cyfrowego podpisu jako elementu „Wrót Podlasia”,

5. Budowa systemu publicznych punktów dostępu do Internetu,

6. Gromadzenie i udostępnianie zasobów dziedzictwa kulturowego w postaci cyfrowej,

7. Stworzenie teleinformatycznego systemu monitoringu i likwidacji zagrożeń przed nadzwyczajnymi zagrożeniami środowiska,

8. Budowa internetowych centrów baz danych w obszarach działania: turystyka, środowisko, drogi, kolej, instytucje pożytku publicznego, instytucje użyteczności społecznej, baza turystyczna, stowarzyszenia i organizacje pozarządowe,

9. Rozwój e-health – rozwój telemedycyny w regionie poprzez wdrażanie nowych technologii w monitorowaniu i diagnozie na odległość,

10. Rozwój e-pracy –– kreowanie nowych sposobów pracy z aktywnym wspieraniem pracy przez Internet,

11. Rozwój e-turystyki – udostępnienie informacji turystycznej przez Internet,

12. Rozwój wirtualnych bibliotek – digitalizacja i udostępnienie zasobów bibliotek przez Internet,

13. Stworzenie jednolitej platformy przetargów publicznych w regionie,

14. Rozwój nowych form nauczania e-learning – promocja nauczania na odległość,

15. Rozwój usług z zakresu e-biznesu.10

Biorąc pod uwagę powyższe uwarunkowania głównym celem niniejszego projektu badawczego była ocena stanu informatyzacji administracji województwa podlaskiego (administracji samorządowej i rządowej) w kontekście opracowywanej strategii rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego w obszarze e-Administracja oraz ocena dostępu i stopnia wykorzystania w życiu codziennym i kontaktach z administracją

9 Strategia Rozwoju Kraju 2007 – 2015, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa, listopad 2006 r., s. 36. 10 Strategia Rozwoju Województwa Podlaskiego do 2020 Roku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Białystok, styczeń 2006 r., s.42-43




Strona1

1

publiczną nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego.

Badania zostały przeprowadzone wśród mieszkańców województwa podlaskiego/klientów administracji publicznej (badanie jakościowe i ilościowe) a także wśród podmiotów realizujących zadania publiczne – administracji samorządowej i rządowej, w tym zespolonej i niezespolonej, województwa podlaskiego (badania ilościowe i jakościowe) w trzech zdefiniowanych wymiarach działania e-Administracji:

� komunikacji wewn ętrznej (procedury wewnętrzne urzędu),

� komunikacji zewn ętrznej (możliwości komunikacyjne z innymi urzędami),

� świadczenie usług dla klientów (e-usługi).

Ze względu na fakt, iż większość spraw obywatela i przedsiębiorcy obsługiwana jest w jednostkach administracji samorządowej (JST - w urzędach miast i gmin oraz starostwach powiatowych) główny nacisk w zakresie prowadzonych badań został położony na administrację samorządową.

Realizacja głównych celów badania została osiągnięta poprzez realizację następujących celów szczegółowych :

1) Określenie stanu wyjściowego informatyzacji oraz obrazu e-Administracji województwa podlaskiego.

2) Zidentyfikowanie stanu i możliwości udostępniania informacji w postaci elektronicznej w sposób automatyczny dążąc do interoperacyjności podmiotów województwa podlaskiego. Zidentyfikowanie stanu oraz potencjału w zakresie udostępniania zasobów informacyjnych, w tym rejestrów, organów administracji województwa podlaskiego za pomocą narzędzi teleinformatycznych dla uprawnionych organów i urzędników oraz klientów.

3) Ocena stanu postępów podmiotów publicznych województwa podlaskiego w zakresie świadczenia e-usług na pięciu poziomach - zdefiniowanych w modelu dojrzałości e-GOV Benchmark (w tym usług z listy 20 usług podstawowych).

4) Zidentyfikowanie procedur organizacyjnych (usług, w tym świadczonych na rzecz klientów) realizowanych przez administrację województwa podlaskiego, w tym takich, które przebiegają przez więcej niż jeden urząd, następnie określenie organu odpowiedzialnego za utrzymywanie usługi. Ocena stanu elektronizacji tych procedur.

5) Ocena stanu świadomości kierownictwa oraz pracowników urzędów w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej (głównie w wymiarze praktycznym ale także prawnym).

6) Ocena wyposażenia urzędów w odpowiednią infrastrukturę i aplikacje oraz zasoby ludzkie.

7) Identyfikacja oczekiwań i potrzeb urzędników względem administracji w zakresie informatyzacji.

8) Inwentaryzacja projektów realizowanych w województwie podlaskim przez jednostki AP w zakresie związanym z SI.

9) Ocena umiejętności, świadomości oraz poziomu zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji.

10) Identyfikacja oczekiwań i potrzeb klientów względem administracji w zakresie informatyzacji.




Strona1

2

11) Ocena dostępności i częstotliwości korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego.

12) Wyodrębnienie barier/utrudnień dla mieszkańców województwa podlaskiego w związku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych.

Projekt realizowany był w okresie od 17 stycznia do 28 marca 2011 r. w oparciu o założenia metodologiczne zaakceptowane przez Zamawiającego. Wyniki uzyskane w ramach poszczególnych etapów badań były na bieżąco konsultowane z Grupą Ekspertów e-Administracja pod przewodnictwem Mariusza Madejczyka - Eksperta Uniwersytetu w Białymstoku. Odbyło się 6 spotkań konsultacyjnych, w których uczestniczyli:

� Robert Kursa - Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego;

� Magdalena Sawicka - Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku;

� Krzysztof Karpieszuk - Urząd Miasta Białegostoku;

� Andrzej Parafiniuk - Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego;

� Józef Zajkowski - Urząd Gminy Sokoły;

� Maciej Tefelski - Uniwersytet w Białymstoku;

� Ewa Glińska - Politechnika Białostocka, Wydział Zarządzania;

� Dariusz Ciszewski - Komunalne Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej;

� Małgorzata Anna Szewczyk - FRDL - Podlaskie Centrum;

� Joanna Salachna - Uniwersytet w Białymstoku, Wydział Prawa;

� Bogdan Pliszewski - Urząd Miasta Łomża;

� Robert Szczepankowski - Wyższa Szkoła Administracji Publicznej w Białymstoku.




Strona1

3

2. Opis zastosowanej metodologii

W toku procesu badawczego przeprowadzono następujące badania:

1. wtórne – analiza dokumentów oraz danych pochodzących ze statystyki publicznej;

2. pierwotne:

� ilościowe (badanie CAWI, CATI)

� jakościowe (zogniskowane wywiady grupowe, case study, analiza SWOT)

W zakresie badań podmiotów administracji Wykonawca zastosował następujące metody badawcze:

1. analiza danych zastanych,

2. badanie ankietowe (technika CATI/CAWI),

3. Zogniskowany Wywiad Grupowy (FGI) w skład, którego weszli przedstawiciele instytucji administracji rządowej i samorządowej,

4. studium przypadku (case study).

W zakresie badań wśród klientów administracji uwzględniono:

1. Zogniskowane Wywiady Grupowe (FGI) z reprezentantami dwóch głównych grup klientów administracji:

a) mieszkańcami województwa podlaskiego,

b) przedsiębiorcami z terenu województwa podlaskiego.

2. Badanie ankietowe CATI przeprowadzone wśród mieszkańców województwa podlaskiego.

Analiza danych zastanych (d esk research ) koncentrowała się na poszukiwaniu informacji, które już istnieją. W celu prawidłowej realizacji badania wykorzystano dokumenty europejskie, krajowe oraz regionalne, jak również publikacje, raporty, analizy, literaturę naukową, bazy danych oraz informacje dostępne na stronach www itp. (wykaz zamieszczono w bibliografii).

Zogniskowane wywiady grupowe (FGI) zorganizowano z: przedstawicielami instytucji administracji rządowej i samorządowej, mieszkańcami oraz przedsiębiorcami z terenu województwa podlaskiego. Badanie FGI z przedstawicielami instytucji administracji rządowej i samorządowej umożliwiło określenie:

� stopnia przygotowania administracji publicznej do realizacji e-usług,

� stopnia świadomości w zakresie konieczności świadczenia tego typu usług,

� głównych barier w zakresie stosowania tzw. e-Administracji w województwie podlaskim.

Badanie FGI z klientami administracji publicznej (z mieszkańcami i przedsiębiorcami województwa podlaskiego) umożliwiło:

� określenie jakie są oczekiwania w zakresie e-Administracji,

� ocenę stopnia zadowolenia z proponowanych przez administrację publiczną rozwiązań,




Strona1

4

� zidentyfikowanie głównych barier w korzystaniu z tzw. e-usług.

Badanie ankietowe CAWI przeprowadzono wśród jednostek rządowych i samorządowych. Problematyka badania CAWI objęła:

� określenie jakie są oczekiwania w zakresie e-Administracji,

� diagnozę najistotniejszych problemów związanych ze świadczeniem e-usług, z punktu widzenia pracowników administracji publicznej mających bezpośredni kontakt z klientami,

� określenie świadomości osób zatrudnionych w urzędach w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej,

� zidentyfikowanie oczekiwań i potrzeb urzędników względem administracji w zakresie informatyzacji.

Badaną populację stanowiły jednostki administracji samorządowej oraz rządowej województwa podlaskiego:

I. Administracja samorz ądowa Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 1 starostwa powiatowe 14 urzędy miast na prawach powiatu 3 urzędy gmin wiejskich, miejsko-wiejskich i miejskich 115 ŁĄCZNIE 133

II. Administracja rz ądowa

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku 1 Administracja zespolona Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej 1 Komenda Wojewódzka Policji 1 Kuratorium Oświaty 1 Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny 1 Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej 1 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa 1 Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych 1 Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego 1 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska 1 Wojewódzki Inspektorat Weterynarii 1 Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków 1 Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Białymstoku 1 Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Białymstoku 1 Administracja niezespolona Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku 1 Wojewódzki Sztab Wojskowy w Białymstoku 1 Obwodowy Urząd Miar w Białymstoku 1 Podlaski Oddział Straży Granicznej w Białymstoku 1 Izba Skarbowa w Białymstoku 1 Urzędy Skarbowe woj. podlaskiego 14 Podlaski Urząd Skarbowy w Białymstoku 1 Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku 1 Urząd Statystyczny w Białymstoku, 1 Obwodowy Urząd Probierczy w Białymstoku 1 Izba Celna w Białymstoku 1 Urzędy Celne woj. podlaskiego 3 ŁĄCZNIE 41




Strona1

5

Liczebność próby w badaniu administracji samorządowej oraz rządowej województwa podlaskiego ustalona została na 174 respondentów . Wykonawca przeprowadził badanie pełne, na całej populacji jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego.

Biorąc pod uwagę specyfikę badanej populacji oraz bardzo krótki czas realizacji projektu istniało ryzyko braku zwrotu wypełnionych ankiet, w związku z czym w przypadku niewypełnienia ankiet przez wszystkich pracowników jednostek administracji, Wykonawca skontaktował się z nimi telefonicznie (monitowanie zostało przeprowadzone 3-krotnie ). W terminie przewidzianym na zwrot ankiet Wykonawca otrzymał zaledwie 50 prawidłowo wypełnionych kwestionariuszy, co stanowiło 28,7% próby. W wyniku starań Wykonawcy w ostatecznych rozrachunku próba została zrealizowana na poziomie 73% tj. 127 ankiet, w tym 99 ankiet administracji samorządowej (74,4%) i 28 ankiety administracji rządowej (68,3%). Taki poziom realizacji próby umożliwił analizę statystyczną zebranego materiału i wnioskowanie o całej populacji badanych podmiotów.

W celu zapewnienia jak największego zwrotu ankiet Wykonawca przesłał do respondentów link do ankiety wraz z tokenem, co umożliwiło respondentom wypełnienie i przesłanie ankiet on-line, a dodatkowo przesłano ankietę w wersji Word pocztą elektroniczną i tradycyjną. Taki sposób postępowania dał możliwość wypełnienia i przesłania ankiet w formie elektronicznej bądź papierowej. W efekcie ankiety zostały przesłane przez respondentów w następujących formach:

� on-line – 81,

� e-mail – 25,

� fax – 3,

� przesyłka pocztowa – 18.

Badanie CATI przeprowadzono wśród mieszkańców województwa podlaskiego i obejmowało ono między innymi:

� ocenę oczekiwań klientów administracji publicznej w zakresie e-Administracji,

� doświadczenie mieszkańców województwa w kontaktach z urzędami,

� poziom zadowolenia z usług świadczonych przez poszczególne instytucje publiczne.

Badanie przeprowadzono wśród 896 mieszkańców województwa podlaskiego, w poszczególnych grupach wiekowych. Przy określeniu struktury próby, zachowano proporcje ze względu na płeć i miejsce zamieszkania respondentów.

Tabela 1. Wielko ść próby wg płci i miejsca zamieszkania kobiety mężczyźni Wyszczególnienie próba

ogółem miasto wieś ogółem miasto wieś ogółem 894 15-24 161 78 48 30 83 49 34 25-34 161 78 52 26 83 52 31 35-44 140 69 44 25 71 42 29 45-54 154 77 52 26 77 46 31 55-64 124 66 43 23 58 35 23

65 i więcej 154 95 50 45 59 29 30 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych GUS.




Strona1

6

Studium przypadku w niniejszym projekcie badawczym stanowić miało opis jakościowy zjawiska wdrażania projektów realizowanych w województwie podlaskim samodzielnie przez jednostki administracji publicznej w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym. Planowano objąć analizą 2 przypadki – projekty realizowane przez jednostki administracji publicznej, według podziału na administrację rządową i samorządową. Z uwagi na fakt, iż żadna z badanych jednostek nie realizowała samodzielnie projektu nie było możliwości przeprowadzenia analizy. W efekcie, za zgodą Zamawiającego, studium przypadku objęło projekty realizowane przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego i Wojewodę Podlaskiego oraz inne dobre praktyki na terenie kraju i poza jego granicami.

Analiza SWOT umożliwiła wygenerowanie mocnych punktów i słabych stron stanu informatyzacji administracji województwa podlaskiego (administracji samorządowej i rządowej) w kontekście opracowywanej strategii rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego w obszarze e-Administracja . Analiza pozwoliła wskazać, jakie są szanse skutecznego/skuteczniejszego wdrażania nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych w jednostkach administracji publicznej. Analiza określiła również zagro żenia , na jakie narażony jest proces tworzenia nowoczesnych struktur związanych z rozwijaniem e-usług. Analiza została przeprowadzona wyłącznie w oparciu o uzyskane wyniki badań.

W celu wyeliminowania ewentualnych błędów w badaniu ilościowym, przeprowadzono badania pilotażowe. Posłużyły one do zweryfikowania metody pomiaru oraz dopracowania wstępnych wersji narzędzi badawczych.

Kwestionariusze zostały przetestowane na próbie:

1. 5 jednostek administracji publicznej

Wykonawca wysłał kwestionariusz do 20 jednostek administracji publicznej z prośbą o jak najszybsze jego wypełnienie. Z uwagi na bardzo krótki czas realizacji badania, udało się uzyskać zwrot na poziomie pięciu ankiet.

2. 10 mieszka ńców województwa podlaskiego.

Proces zbierania danych, niezbędnych do przeprowadzenia analiz jakościowych i ilościowych był zgodny z zasadami prowadzenia badań społeczno-gospodarczych. Zebrane w toku badań poufne informacje zostały wykorzystane wyłącznie do użytku wewnętrznego, w celach przeprowadzenia analiz w niniejszym projekcie.

Badania zostały zaplanowane tak, aby możliwe było sprawne i rzetelne przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności w ramach wyznaczonego przez Zleceniodawcę terminu.

Wykonawca, w realizacji badania kierował się zasadami ustanowionymi przez Ustawę o ochronie danych osobowych oraz Międzynarodowy Kodeks postępowania w badaniach rynkowych i społecznych ESOMAR.

Analiza danych ilościowych została przeprowadzona w oparciu o program „Projektant Raportów” oraz pakiet statystyczny SPSS11. Zebrany materiał ilościowy poddany został analizie statystycznej. Przeprowadzona została analiza rozkładu poszczególnych cech w szeregach rozdzielczych (częstości) oraz klasyfikacja zbioru wg dwóch cech.

11 Statystyki opisowe obejmowały:

o tabelaryczny opis – wyniki zaprezentowane zostały w postaci tabel zależności pomiędzy wybranymi zmiennymi, tabel krzyżowych zbudowanych z kluczowych zmiennych niezależnych,

o forma graficzna prezentowanych danych – wykresy,




Strona1

7

Kolejną analizą, jaka została przeprowadzona było określenie precyzji uzyskanych wyników dla zmiennych niezależnych: rodzaj jednostki administracji publicznej, płeć, wiek, wykształcenie, miejsce zamieszkania respondentów w badaniu CATI. Badanie precyzji dla zmiennych niezależnych umożliwiło wychwycenie poziomu wiarygodności uzyskanych danych. Podane wskaźniki zmienności należy interpretować, jako punktowe charakterystyki jakości oszacowań, przy czym wiarygodność tych oszacowań jest tym wyższa, im wartość wskaźników jest bliższa zeru. Przyjęto (zgodnie z praktyką przyjętą w statystycznych badaniach reprezentacyjnych), że współczynnik dla danej liczby w tablicy o wartości wyższej od 0,2 (co oznacza, że błąd standardowy przekracza o ponad 20% oszacowaną wartość) oznacza niską precyzję statystyczną danych i – co za tym idzie – we wnioskowaniu o całej populacji należy zachować dużą ostrożność.




Strona1

8

3. Opis wyników badania

3.1. Administracja rządowa i samorządowa

Celem badań przeprowadzonych wśród jednostek administracji publicznej, zarówno rządowej, jak i samorządowej, było określenie:

� stanu wyjściowego informatyzacji oraz obrazu e-Administracji województwa podlaskiego;

� stanu oraz możliwości udostępniania informacji w postaci elektronicznej;

� stanu postępów podmiotów publicznych województwa podlaskiego w zakresie świadczenia e-usług na pięciu poziomach;

� procedur organizacyjnych (usług, w tym świadczonych na rzecz klientów) realizowanych przez administrację województwa podlaskiego;

� stanu świadomości kierownictwa oraz pracowników urzędów w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej;

� wyposażenia urzędów w odpowiednią infrastrukturę i aplikacje oraz zasoby ludzkie;

� oczekiwań i potrzeb urzędników względem administracji w zakresie informatyzacji.

W zakresie badań wśród administracji publicznej uwzględniono:

� Zogniskowane Wywiady Grupowe (FGI) z reprezentantami JST oraz administracji rządowej;

� badanie ankietowe CAWI przeprowadzone wśród jednostek administracji publicznej.

W badaniu CAWI udział wzięło 127 jednostek rządowych oraz JST. W przypadku badania FGI uczestnikami byli urzędnicy – przedstawiciele administracji publicznej województwa podlaskiego:

� Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego,

� Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku,

� Urząd Miejski w Białymstoku,

� Urząd Miejski w Supraślu,

� Starostwo Powiatowe w Białymstoku,

� Starostwo Powiatowe w Sokółce.

W trakcie badania FGI urzędnicy przyznali, że w urzędach dostrzega się deficyt wiedzy w zakresie wykorzystania technik i technologii teleinformatycznych. Tego typu sytuacja dotyczy przede wszystkim starszych wiekowo pracowników . Istnieje również zróżnicowanie poziomu kompetencji i umiejętności pracowników w zależności od działu, w jakim są zatrudnieni. Urzędy, braki wiedzy u swoich pracowników starają się niwelować w głównej mierze przez szkolenia wewn ętrzne.

Jedną z przyczyn deficytu wiedzy informatycznej wśród pracowników jest brak weryfikacji umiej ętności potencjalnych pracowników w zakresie stosowania technik i technologii teleinformatycznych na etapie procesu rekrutacyjnego.




Strona1

9

Główne bariery uniemożliwiające bądź utrudniające wprowadzenie do codziennego użytku nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych wynikają, zdaniem rozmówców, z niech ęci decydentów urzędów do załatwiania spraw przez Internet, np. do stosowania elektronicznego obiegu dokumentów. Problemy wynikają też z ciągłej wymiany kadry w urzędach, a w szczególności zmiany kierownictwa.

Urzędnicy podkreślili jednocześnie, że w dalszym ciągu zbyt często wymagana jest tradycyjna, papierowa forma dokumentów .

W urzędach brakuje wspólnej, jednolitej bazy do zarządzania informacją, co z kolei skutkuje problemami w racjonalnym wykorzystaniu informacji. Wszystko to sprowadza się do stwierdzenia, że administracja publiczna nie wykorzystuje w pełni swoich mo żliwo ści w zakresie wdrażania i stosowania nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych.

Ponadto urzędy nie decyduj ą się na realizacj ę projektów w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym ze wzgl ędu na brak pomysłów, czasu, wizji i ch ęci.

Powyższe badania stały się podstawą do uszczegółowienia i dopracowania kwestionariusza ankiety CAWI. W badaniu przeprowadzonym wśród jednostek administracji publicznej w województwie podlaskim udział wzięło 127 podmiotów. Większość spośród nich stanowiły jednostki samorządowe (99), w tym 11 starostw powiatowych i 87 urzędów gmin miejskich, wiejskich, miejsko-wiejskich i urzędów miast na prawach powiatu oraz Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego.

3.1.1. Informacje ogólne Poziom zatrudnienia w badanych urzędach jest zróżnicowany - większą liczbę

pracowników zatrudnia administracja rządowa, zazwyczaj znacznie powyżej 100 osób (39,3%). Wśród jednostek samorządowych zatrudnienie najczęściej utrzymuje się na poziomie 21-30 osób oraz do 20 osób. (Rys 1) Taka struktura zatrudnienia w poszczególnych urzędach wynika z ich specyfiki – administracja rządowa obejmuje swoim zasięgiem z reguły obszar całego województwa, podczas gdy administracja samorządowa najczęściej dotyczy najmniejszych jednostek podziału administracyjnego kraju – gmin i powiatów.

Rysunek 1. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile osó b zatrudnionych jest w urz ędzie? (N=127)

4,0

14,3

24,2 31,3

14,3

17,2

21,4

13,1

10,7

5,1

39,3

5,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%

jednostkaadministracji rządowej

jednostkaadministracji

samorządowej

odmowa odpowiedzi do 20 osób 21-30 osób 31-40 osób

41-60 osób 61-100 osób ponad 100 osób

Źródło: badania własne




Strona2

0

Liczba osób zatrudnionych w jednostkach administracji publicznej przy tzw. obsłudze informatycznej zależy w dużej mierze od rodzaju urzędu a przede wszystkim, co jest oczywiste, od liczby zatrudnionych w nich pracowników, czego konsekwencją jest również liczba posiadanego sprzętu komputerowego. W większości jednostek samorządowych za obsługę informatyczną odpowiedzialna jest 1 osoba (65,7%). W jednostkach rządowych sytuacja uzależniona jest od wielkości jednostki. W ponad 32% przypadków za obsługę informatyczną odpowiadają 2 osoby, a w 28,6% przypadków liczba ta przekracza 5 osób. (Rys 2)

Rysunek 2. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile osó b zatrudnionych jest w urz ędzie przy obsłudze informatycznej? (N=127)

4,0

3,6

10,1

14,3

65,7

32,1

15,2

14,3 3,6 28,63,6

2,02,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

odmowa odpowiedzi 0 osób 1 osoba 2 osoby

3 osoby 4 osoby 5 osób powyżej 5 osób


W większości przypadków urzędy rozwiązują kwestie obsługi informatycznej we własnym zakresie. Obsługą informatyczną jednostek rządowych zajmują się w głównej mierze osoby w nich zatrudnione. Na taki stan rzeczy wskazało prawie 86% organów rządowych. Tylko nieznaczny odsetek korzysta z usług firm zewnętrznych, jak również łączy pracę własnych pracowników z serwisem zewnętrznym (odpowiednio po 7,1%). (Rys 3)

Wśród jednostek samorządowych odsetek urzędów, które same zajmują się obsługą informatyczną wyniósł 60,2%. Należy jednak zaznaczyć, że JST, częściej niż jednostki rządowe posiłkują się wsparciem firm zewnętrznych. Prawie 30% spośród nich zadeklarowało, że do obsługi informatycznej zaangażowani są zarówno pracownicy danej jednostki, jak również firma zewnętrzna. (Rys 3) Jest to spowodowane prawdopodobnie niższymi kosztami obsługi zewnętrznej w przypadku jednostek, gdzie ilość sprzętu jest stosunkowo niewielka ale powodem może również być ograniczona dostępność na lokalnym rynku pracy pracowników o określonych kwalifikacjach. W przypadku małych gmin, o małej podaży miejsc pracy, obserwuje się odpływ potencjalnych pracowników, szczególnie osób młodych o wysokich kwalifikacjach, niezbędnych do obsługi informatycznej.




Strona2

1

Rysunek 3. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto w u rzędzie odpowiada za obsług ę informatyczn ą? (N=126)

85,7

60,2

7,1

9,2

7,1

29,6 1,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%

jednostka administracjirządowej

jednostka administracjisamorządowej

pracownicy urzędu zewnętrzna firma pracownicy urzędu oraz firma zewnętrzna inne


Administracja publiczna województwa podlaskiego, która przy obsłudze informatycznej opiera się na własnych pracownikach, najczęściej zatrudnia ich na pełen etat. W przypadku jednostek rządowych jest to 96,3%, natomiast w przypadku organów samorządowych - 71%. Administracja samorządowa przy zatrudnianiu osób do obsługi informatycznej korzysta również z możliwości zatrudniania pracowników w niepełnym wymiarze godzin pracy (8,6%) oraz na umowę zlecenie co najczęściej jest spowodowane chęcią obniżenia kosztów zatrudnienia w urzędzie (14,0%). (Rys 4)

Rysunek 4. Struktura odpowiedzi na pytanie: Na jaki ch zasadach zatrudniona jest „kadra informatyczna” w jednostce? (N=120)

71,0

96,3

8,6

3,7

14,0 6,5

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



Pracownik etatowy

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin pracy

Osoba fizyczna zatrudniona na podstawie umowy zlecenia

Inne





Strona2

2

Porównując uzyskane dane z wynikami badania przeprowadzonego w pierwszym

półroczu 2010 roku przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego12, można stwierdzić, że w przypadku jednostek samorządowych sytuacja w omawianym obszarze nie uległa zmianie. W dalszym ciągu najbardziej popularną formą rozwiązywania kwestii obsługi informatycznej urzędu jest zatrudnianie pracownika na pełen etat oraz zlecanie usługi firmom zewnętrznym i zawieranie z pracownikami umów cywilno-prawnych.

Dążąc do określenia poziomu interoperacyjności podmiotów administracji publicznej województwa podlaskiego, czyli stopnia, w jakim są one w stanie współdziałać ze sobą w zakresie między innymi bezpiecznej wymiany danych, należy określić, w jakim zakresie poszczególne jednostki, zarówno rządowe, jak i samorządowe gromadzą i przetwarzają w sposób elektroniczny różnego typu informacje. Innymi słowy czy udostępniają bądź też czy są technicznie przygotowane do udostępniania podmiotom zewnętrznym różnego typu danych.

Według uzyskanych informacji w jednostkach rządowych, w formie elektronicznej, najczęściej gromadzone są rejestry (34,3%) oraz dokumenty (32,9%). W nieco mniejszym stopniu organy rządowe przetwarzają on-line procedury (22,9%) oraz archiwa (10,0%). (Rys 5) Z kolei jednostki samorządowe częściej zadeklarowały posiadanie bazy dokumentów elektronicznych (42,2%) oraz rejestrów on-line (34,8%). W porównaniu do organów rządowych w dużo mniejszym stopniu przetwarzają one jednak procedury (12,3%). (Rys 5)

Rysunek 5. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu informacje s ą gromadzone i przetwarzane w urz ędzie w postaci elektronicznej? (N=118)

34,8

34,3

12,3

22,9

42,2

32,9

9,1

10,0

1,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



rejestry procedury dokumenty archiwa inne


Jak się okazuje dostępność do rejestrów urz ędowych on-line jest stosunkowo niewielka, a same jednostki publiczne tworzą tego typu rejestry w bardzo ograniczonym zakresie. Nieco ponad 23% JST oraz prawie 18% jednostek rządowych zadeklarowało, że nie prowadzi rejestrów w sposób elektroniczny. Co ważne wiele spośród jednostek biorących udział w badaniu nie udzieliło odpowiedzi na zadane pytanie. Spośród tych organów, które

12 Opracowanie ankiet związanych z wstępnym określeniem potrzeb i oczekiwań związanych z realizacją projektu: „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa”, badanie przeprowadzone przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego na próbie 129 JST




Strona2

3

prowadzą tego typu działania, najczęściej jest to na poziomie 1-2 rejestrów – w przypadku JST 2 i 8 rejestrów – administracja rządowa. (Rys 6) Ponadto ponad 54% jednostek samorządowych oraz ponad 57% jednostek rządowych biorących udział w badaniu zadeklarowało, że nie udostępnia prowadzonych przez siebie rejestrów elektronicznych na zewnątrz innym podmiotom bądź klientom. (Rys 7)

Rysunek 6. Struktura odpowiedzi na pytanie o liczb ę rejestrów prowadzonych elektronicznie bez mo żliwo ści udost ępniania na zewn ątrz. (N=127)

25,0

23,2

17,9

23,2

10,7

4,0

14,3

8,1 8,1

3,6

3,0 9,1

3,6

5,1

10,7

3,0

7,1

9,1

3,63,6

3,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%



brak danych 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 powyżej 9


Rysunek 7. Struktura odpowiedzi na pytanie o liczb ę rejestrów prowadzonych elektronicznie

przez urz ąd udost ępnianych na zewn ątrz. (N=127)

28,6

27,3

57,1

54,5

7,1

5,14,0 3,0

3,6

3,0

3,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

jednostka administracjirządow ej

jednostka administracjisamorządow ej

brak danych 0 1 2 3 4 5 powyżej 5


Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego, podobnie jak

w przypadku rejestrów, udostępniają sobie nawzajem dokumenty on-line w bardzo ograniczonym zakresie. Z deklaracji organów samorządowych wynika, że więkość spośród nich, w ubiegłym roku nie przekazała, w sposób elektroniczny, innym jednostkom żadnych dokumentów (37,4%) oraz zaświadcze ń (59,6%). Ponadto duży odsetek jednostek nie był w stanie udzielić odpowiedzi na postawione w ten sposób pytanie, co wynikać może z braku




Strona2

4

monitorowania liczby udostępnianych dokumentów innym organom administracyjnym. (Rys 8 i 9)

W przypadku jednostek rządowych sprawa przedstawia się podobnie. Prawie 43% spośród przebadanych organów rządowych nie było w stanie udzielić odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby dokumentów przekazanych w sposób elektroniczny innym jednostkom. Ponadto prawie 47% jednostek nie podało liczby przekazanych w ubiegłym roku, w formie on-line, zaświadcze ń. W przypadku pojawienia się odpowiedzi na powyższe pytania, jednostki rządowe, zdecydowanie najczęściej, deklarowały, że w 2010 roku nie udostępniały innym urzędom w sposób elektroniczny ani dokumentów – 28,6%, ani zaświadczeń – 35,7%. (Rys 8 i 9)

Ze względu na brak danych dotyczących liczby udostępnianych, przez jednostki administracji publicznej, dokumentów w różnych formach, nie tylko w sposób elektroniczny, wykonano kilka telefonów do jednostek, które zadeklarowały udostępnianie dokumentów on-line. Miało to na celu określenie w sposób orientacyjny i bardzo przybliżony, jaki jest stosunek liczby dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną do ogółu dokumentów przekazywanych innym podmiotom. Uzyskane odpowiedzi są dość zróżnicowane. Okazuje się, że odsetek dokumentów przesyłanych on-line, do ogólnej liczby udostępnianych dokumentów waha się w granicach od 0,5% do nawet 40%. Jest to stosunkowo niewiele bowiem urzędy mają techniczne możliwości a wynik taki jest raczej skutkiem niechęci i obaw przed wykorzystaniem drogi elektronicznej.

Rysunek 8. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka je st liczba przekazanych w 2010 r. przez urząd innym instytucjom administracji publicznej dokume ntów drog ą elektroniczn ą? (N=127)

42,9

28,3

28,6

37,4 5,1

3,6

7,1

21,4

15,23,04,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 0 do 20 21-50 51-80 81-100 powyżej 100





Strona2

5

Rysunek 9. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka je st liczba przekazanych w 2010 r. przez urząd innym instytucjom administracji publicznej za świadcze ń udost ępnianych dla innych

organów administracji? (N=127)

46,4

29,3

35,7

59,6

3,6 7,1

6,14,0

7,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%



brak danych 0 do 20 51-80 powyżej 100


Jednostki, które gromadzą i przetwarzają w sposób elektroniczny różnego typu dokumenty, często nie udostępniają je innym podmiotom. Tylko 18 jednostek przyznało, że przekazało on-line powyżej 100 dokumentów (Tab. 2).

Tabela 2. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby przekazanych w 2010 r. przez urz ąd innym instytucjom administracji publicznej dokument ów drog ą elektroniczn ą w zależności od

rodzaju gromadzonych i przetwarzanych danych Jakiego typu informacje s ą gromadzone i przetwarzane w urz ędzie w

postaci elektronicznej? Razem rejestry procedury dokumenty archiwa inne

Jaka jest liczba przekazanych w 2010 r. przez urz ąd innym instytucjom administracji

publicznej dokumentów drog ą elektroniczn ą? N N N N N N

brak danych 76 25 11 32 8 0 0 89 30 14 34 10 1 do 20 9 3 0 4 1 1 21-50 16 6 2 7 1 0 51-80 10 4 2 3 1 0 81-100 13 3 3 4 2 1 powy żej 100 44 18 7 18 1 0 OGÓŁEM 257 89 39 102 24 3


W toku realizacji badania CAWI, zebrano szereg danych dotyczących poziomu rozwoju infrastruktury teleinformatycznej oraz aktywności w zakresie działań związanych z rozwojem informacyjnym w jednostkach administracji publicznej województwa podlaskiego. Jak się okazuje więkość jednostek, zarówno rządowych (96,4%), jak i samorządowych (75,8%) biorących udział w badaniu zadeklarowało posiadanie Intranetu. Posiadanie własnej strony internetowej zadeklarowało prawie 86% organów rządowych oraz prawie 92% organów samorządowych, jednak stosunkowo niewiele jednostek posiada stronę internetową w innej niż polska wersji językowej (7,1% - administracja rządowa oraz 17,2% - administracja samorządowa).

Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego zadeklarowały również aktywność w zakresie informowania klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet, jak również w zakresie promowania formy załatwiania spraw urzędowych tą drogą. Należy jednak zaznaczyć, że w tym obszarze bardziej aktywne są




Strona2

6

organy rządowe. Ponadto tylko 25% jednostek rządowych oraz 14,1% samorządowych posiada plan udostępnienia swoim klientom usług przez Internet, w związku z czym, w najbliższej przyszłości, nie należy spodziewać się znacznej poprawy w zakresie zwiększenia stopnia wykorzystania Internetu do załatwiania spraw urzędowych. Administracja rządowa z województwa podlaskiego w zasadzie nie prowadzi działań na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku jednostek samorządowych, spośród których 41,4% zadeklarowało prowadzenie tego typu czynności.

Kluczowe dla popularyzowania e-usług administracji publicznej są kwestie związane ze stosowaniem przez urzędy tzw. podpisu elektronicznego. Jak się okazuje prawie 2/3 spośród jednostek rządowych, jak i samorządowych zapewnia swoim klientom możliwość stosowania podpisu elektronicznego (jako mechanizmu uwierzytelniania klienta). Ponadto prawie 90% jednostek rządowych oraz prawie 63% organów samorządowych posiada elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP.

Uzyskane dane są zaskakujące, ponieważ zgodnie z przepisami prawa od 1 maja 2008 r. organy administracji publicznej są zobowiązane do przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej (wnoszenia podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej) wraz z podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Można przypuszczać, że jednostki biorące udział w badaniu spełniają omówione wymagania, a przedstawiony rozkład odpowiedzi wynika z nieświadomości osób wypełniających kwestionariusz ankiety.

Tabela 3. Struktura odpowiedzi na pytania dotycz ące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. I (N=127 )

administracja rządowa

administracja samorz ądowa

N % "tak" N % "tak" posiada Intranet 27 96,4 75 75,8 posiada własną stronę internetową (WWW) 24 85,7 91 91,9 posiada stronę internetową w innej niż polska wersji językowej 2 7,1 17 17,2 informuje klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet 25 89,3 66 66,7 promuje formę załatwiania spraw urzędowych przez Internet 17 60,7 26 26,3 posiada plan udostępnienia swoim klientom usług przez Internet 7 25,0 14 14,1 prowadzi działania na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem 1 3,6 41 41,4 zapewnia możliwość stosowania podpisu elektronicznego (jako mechanizmu uwierzytelniania klienta) 18 64,3 64 64,6 posiada elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP 25 89,3 62 62,6





Strona2

7

Uzyskane wyniki w dużym stopniu są zbliżone do wyników badania przeprowadzonego przez MSWiA13, z których wynika, że:

� jednostki administracji publicznej w Polsce posiadają dostęp do Intranetu (59%) – w przypadku badania CAWI ten odsetek jest wy ższy

� praktycznie prawie nie ma już w Polsce urzędów nie posiadających własnej strony internetowej (98%);

� strony dostępne w innych językach niż polski posiada zaledwie co czwarty urząd (26%);

� ponad połowa (59%) urzędów nie posiada planu udostępniania usług przez Internet;

� większość urzędów promuje wykorzystywanie Internetu do załatwiania spraw;

� większość urzędów (67%) nie prowadzi żadnych działań w zakresie walki z wykluczeniem cyfrowym;

� większość urzędów zapewnia możliwość stosowania podpisu elektronicznego (79%);

� znaczna część urzędów (67%) posiada elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP.

Większość jednostek administracji publicznej nie prowadzi elektronicznego forum dyskusyjnego dla pracowników, jak również nie dysponuje elektroniczną księgą uwag/życzeń/spostrzeżeń. Elektronicznym poradnikiem urzędnika dysponuje prawie 36% organów rządowych oraz 11,1% samorządowych. Ponadto jednostki rządowe zdecydowanie częściej niż JST dysponują wewnętrznym e-biuletynem informacyjnym (narzędziem do wymiany informacji wewnątrz urzędu) – 46,4%. Stosunkowo niewielki odsetek jednostek posiada elektroniczne biuro obsługi klienta (7,1% - administracja rządowa i 17,2% - JST). Elektroniczną Skrzynkę Podawczą udostępnia połowa jednostek rządowych, w tym prawie 36% w sposób automatyczny, oraz prawie 76% organów samorządowych (1/3 w sposób automatyczny).

Tabela 4. Struktura odpowiedzi na pytania dotycz ące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. II (N=12 7)



N % "tak" N % "tak" prowadzi elektroniczne forum dyskusyjne dla pracowników 4 14,3 3 3,0 dysponuje elektroniczną księgą uwag/życzeń/spostrzeżeń 4 14,3 6 6,1 dysponuje elektronicznym poradnikiem urzędnika 10 35,7 11 11,1 dysponuje wewnętrznym e-biuletynem informacyjnym (narzędzie do wymiany informacji wewnątrz urzędu)

13 46,4 8 8,1

posiada eBOK (elektroniczne biuro obsługi klienta) 2 7,1 17 17,2 udostępnia ESP (Elektroniczną Skrzynkę Podawczą) 15 53,6 75 75,8 udostępnia ESP (Elektroniczną Skrzynkę Podawczą) w sposób automatyczny

10 35,7 33 33,3


13 Wpływ informatyzacji na usprawnienie działania urzędów administracji publicznej w Polsce w 2010 r. Raport generalny z badań ilościowych dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Październik 2010, Próba: Kierownicy urzędów (1.016) oraz Informatycy (1.383).




Strona2

8

W większości przypadków Internet do urzędów województwa podlaskiego dostarczany jest za pomocą połączenia kablowego, czyli za pomocą osobno prowadzonego kabla, który łączy użytkownika z serwerem (komputer rozdzielający sygnał). Dotyczy to 69% jednostek administracji rządowej oraz 59% jednostek samorządowych. Administracja samorządowa częściej niż rządowa korzysta z rozwiązania jakim są łącza telefoniczne (dostęp do Internetu za pomocą sieci telefonicznej) - Internet dostarczany w ten sposób jest w przypadku 37% jednostek samorządowych i 17,2% rządowych. (Rys 10) Jak wiadomo z innych dostępnych źródeł, urzędy w Polsce korzystają najczęściej z łącza DSL. Można zatem założyć, że w wyniku braku świadomości, osoby wypełniające ankietę, na pytanie o sposób dostarczania Internetu, wybierały odpowiedzi wskazujące na połączenia kablowe, bądź telefoniczne, ale w rzeczywistości chodziło przeważnie o wspomniane wcześniej łącze DSL.

Rysunek 10. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki sposób do urz ędu dostarczany jest Internet? (N=126)

59,0

69,0

37,0

17,2

4,0

13,8

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



połączenie kablowe połączenie telefoniczne połączenie bezprzewodowe


Przepustowość łącza internetowego, w jaki zaopatrzone są poszczególne jednostki jest dość zróżnicowana. Z uzyskanych danych wynika, że w dużej mierze zależy ona od rodzaju jednostki. Większość jednostek rządowych posiada łącze internetowe o przepustowoścido 2Mb/s – ponad 39% oraz do 8 Mb/s – 25%. Z kolei prawie połowa spośród przebadanych JST posiada sieć internetową o przepustowości do 4 Mb/s. (Rys 11)




Strona2

9

Rysunek 11. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka j est przepustowo ść łącza internetowego w urz ędzie? (N=127)

4,0

10,7

26,3

39,3

48,5

10,7

14,1

25,0 7,1

3,0

3,6

3,0

3,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



do 1 Mb/s do 2 Mb/s do 4 Mb/s

do 8 Mb/s do 16 Mb/s do 32 Mb/s

do 64 Mb/s powyżej 64 Mb/s


Jak wynika z badania, jednostki, które zadeklarowały posiadanie połączenia kablowego, najczęściej dysponują przepustowością do 4Mb/s – prawie 37% oraz do 2 Mb/s – prawie 28%. Z drugiej strony urzędy dysponujące łączem telefonicznym, na pytanie dotyczące przepustowości udzieliły podobnych odpowiedzi. Jak się bowiem okazuje zadeklarowały one posiadanie sieci internetowej o przepustowości do 4Mb/s – prawie 48% oraz do 2 Mb/s – 33,3%. (Tab. 5) Deklarowana przepustowość łącz internetowych jest stosunkowo nieduża i na potrzeby urzędów może być niewystarczająca. Wskazane byłoby zaopatrzenie urzędów w sieć o większej przepustowości np. powyżej 10 Mb/s. Wiąże się to jednak z wysokimi opłatami za dostęp do Internetu.

Tabela 5. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące przepustowo ści ł ącza internetowego według sposobu dostarczania Internetu do jednostki

W jaki sposób do urz ędu dostarczany jest Internet?

Razem połączenie kablowe

połączenie telefoniczne

połączenie bezprzewodowe

Jaka jest przepustowo ść

łącza internetowego

w urz ędzie? N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

do 1 Mb/s 7 100,0 5,4 3 42,9 3,8 2 28,6 4,8 2 28,6 25,0 do 2 Mb/s 37 100,0 28,7 22 59,5 27,8 14 37,8 33,3 1 2,7 12,5 do 4 Mb/s 53 100,0 41,1 29 54,7 36,7 20 37,7 47,6 4 7,5 50,0 do 8 Mb/s 21 100,0 16,3 15 71,4 19,0 5 23,8 11,9 1 4,8 12,5 do 16 Mb/s 5 100,0 3,9 4 80,0 5,1 1 20,0 2,4 0 0,0 0,0 do 32 Mb/s 1 100,0 0,8 1 100,0 1,3 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 do 64 Mb/s 1 100,0 0,8 1 100,0 1,3 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 powy żej 64 Mb/s 4 100,0 3,1 4 100,0 5,1 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 OGÓŁEM 129 100,0 100,0 79 61,2 100,0 42 32,6 100,0 8 6,2 100,0





Strona3

0

Głównym dostawcą łącza internetowego do jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego jest firma TP S.A. Z jej usług korzysta bowiem 84% spośród przebadanych JST oraz 66,7% organów rządowych. Jednostki rządowe częściej niż samorządowe korzystają z usług innych firm dostarczających łącze internetowe. Dla przykładu prawie 17% spośród tych, które wypełniły ankietę korzysta z usług firmy Biaman. (Rys 12)

Rysunek 12. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto je st dostawc ą łącza internetowego do urzędu? (N=127)

84,0

66,7

3,0

16,7

12,0

16,7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



TP S.A Netia NET - KOMP FALCONN TVK-NET BIAMAN inne


Większość badanych urzędów nie ma obecnie wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością ISO. Tego typu system funkcjonuje w 46,4% spośród jednostek rządowych biorących udział w badaniu oraz w 1/3 JST. Należy się spodziewać, że w najbliższym czasie sytuacja ta nie ulegnie znacznej zmianie, ponieważ większość urzędów, w których ISO nie zostało wdrożone do tej pory, nie planuje w perspektywie najbliższego roku wprowadzenia tego typu systemu. (Rys 13 i 14)

Rysunek 13. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wdro żony jest obecnie system ISO (System Zarz ądzania Jako ścią)? (N=127)

46,4

34,3

53,6

65,7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



tak nie





Strona3

1

Rysunek 14. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd planuje wdro żenie systemu ISO (System Zarz ądzania Jako ścią) w ci ągu najbli ższych 12 miesi ęcy? (N=80)

13,3

7,7

13,3

7,7

86,7

84,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



odmowa odpowiedzi tak nie


Więkość JST wyznaczyło, w ramach własnej struktury, osobę lub zespół osób, które na bieżąco administrują stroną Cyfrowego Urzędu Wrota Podlasia (41,4%). Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku jednostek rządowych, 84% spośród nich nie wyznaczyło osoby, ani zespołu osób, do tego typu zadań. Związane jest to z faktem, że organa rządowe nie świadczą usług za pośrednictwem strony Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia. Niewielki odsetek odpowiedzi pozytywnych (4% tj. jeden urząd) może świadczyć raczej o pomyłce, bądź niezrozumieniu pytania, podczas wypełniania kwestionariusza ankiety (Rys 15)

Rysunek 15. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub zespół osób, które na bie żąco administruj ą stron ą Cyfrowego Urz ędu Wrota Podlasia? (N=124)

15,2

4,0

41,4

12,0

25,3

84,0

18,2

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



TAK – jest osoba / zespół osób, które redagują formularze naszej jednostki w zależności od merytorycznego zakresusw oich obow iązków .TAK – jest to osoba odpow iedzialna za techniczną obsługę informatyczną urzędu.

NIE – nie ma w ytypow anej osoby odpow iedzialnej za bieżącej monitorow anie i nadzorow anie naszej strony naCyfrow ym UrzędzieNIE – poniew aż do tej pory nie ma naszej jednostki w śród jednostek w ojew ództw a Podlaskiego św iadczącego usługi zapośrednictw em Cyfrow ego Urzędu Wrót Podlasia.





Strona3

2

Połowa spośród JST stwierdziła, że interface służący do zarządzania stroną Cyfrowego Urzędu nie wymaga modyfikacji. Z kolei druga połowa przyznała, że stwarza on pewne problemy osobom administrującym CU i w związku z tym powinien być zmieniony. W przypadku jednostek administracji rządowej, prawie 91% wskazało, że nie ma potrzeby jego modyfikacji. Jest to zrozumiałe, ponieważ jak wcześniej wspomniano jednostki rządowe nie świadczą usług za pośrednictwem strony Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia. W związku z tym nie są one świadome potrzeb i ograniczeń wynikających z użytkowania CU WP. Należy jednocześnie wyjaśnić, że podobnie jak w przypadku analizy poprzedniego pytania, jedna jednostka wyraziła przekonanie o konieczności modyfikacji omawianego interface, co może wynikać najprawdopodobniej z pomyłki podczas zaznaczania odpowiedzi lub niezrozumienia postawionego pytania. (Rys 16)

Rysunek 16. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ob ecny interface słu żący do zarz ądzania Państwa stron ą Cyfrowego Urz ędu wymaga modyfikacji? (N=103)

90,9

50,0

9,1

50,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



Nie stwierdzamy potrzeby jego modyfikacji

Stwarza on problemy osobom administrującym CU i powinien być zmieniony


Odnosząc zebrane dane do badania UMWP można zauważyć, że od pierwszego półrocza 2010 roku, zmniejszył się nieznacznie odsetek jednostek samorządowych, dla których nie ma potrzeby modyfikacji interface strony Cyfrowego Urzędu (z 55% do 50%). Należy jednak zaznaczyć, że oba badania przeprowadzone zostały na różnej próbie JST. W przypadku badania przeprowadzonego przez UMWP próba wynosiła 129 jednostek, a w przypadku badania Wykonawcy – 99 jednostek.

W zakresie wyglądu strony Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia, większość jednostek, zarówno administracji samorządowej (prawie 62%), jak i rządowej (prawie 96%), nie jest w stanie jednoznacznie określić, czy powinien on zostać zmieniony, w takim stopniu, aby poprawić jego atrakcyjność. Tylko nieco ponad 18% JST nie widzi potrzeby jego modyfikacji, uznając tym samym, że jest on dość atrakcyjny. (Rys 17)




Strona3

3

Rysunek 17. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ob ecny wygl ąd strony Cyfrowego Urz ędu Wrót Podlasia wymaga modyfikacji? (N=121)

18,6 19,6

95,8

61,9

4,2

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



Nie widzimy potrzeby jego zmiany – zarówno szata graficzna jak i jego użyteczność sąodpowiednie.Powinien być przebudowany ze względu na naszym zdaniem mało atrakcyjny wygląd.

Nie mamy w tej sprawie zdania.


Uzyskane wyniki w znacznym stopniu różnią się z wynikami badania UMWP. Według badania przeprowadzonego w pierwszym półroczu 2010 roku, 48% JST wskazało na odpowiedni wygląd strony Cyfrowego Urzędu, 18% przyznało, że powinien on zostać zmieniony, natomiast 1/3 stwierdziła, że nie ma w tej sprawie zdania.

Jak się okazuje jednostki administracji rządowej lepiej dbają o bezpieczeństwo gromadzonych przez siebie danych. Prawie 78% spośród nich posiada funkcjonujący system backup-owy zabezpieczający systemy informatyczne oraz gromadzone w nich dane. Spośród organów rządowych nieposiadających tego typu zabezpieczenia 11,1% planuje jego wdrożenie w przeciągu najbliższych 2 lat. Tylko 11,1% jednostek rządowych nie ma i nie planuje w najbliższym czasie dokonania inwestycji w omawianym zakresie. Dla porównania tylko nieco ponad 1/3 spośród przebadanych JST dysponuje w chwili obecnej tego typu zabezpieczeniami. Prawie 29% spośród urzędów nieposiadających omawianych zabezpieczeń ma w planach ich wprowadzenie w najbliższym czasie. Niepokojącym jest jednak fakt, że ponad 1/3 jednostek samorządowych nie zamierza wprowadzać tego typu formy zabezpieczania danych. (Rys 18)




Strona3

4

Rysunek 18. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce został wdro żony system backup-u systemów oraz gromadzonych danych, je żeli nie czy planuj ą Państwo w przeci ągu

najbli ższych 2-ch lat wdro żenie takiego mechanizmu? (N=124)

77,8

35,1

11,1

28,9

11,1

36,1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



TAK – Jednostka posiada funkcjonujący system backup-owy zabezpieczający posiadane systemy informatyczne oraz gromadzone w nim dane

NIE – ale jednostka ma zaplanowane wdrożenie systemu backup-owego, który zabezpieczy posiadanesystemy informatyczne oraz gromadzone w nich dane, w terminie najbliższych 2-ch lat

NIE – jednostka nie posiada systemu backup-owego zabezpieczającego systemy informatyczne orazgromadzone w nich dane i nie zaplanowała jego wdrożenia w terminie najbliższych 2-ch lat


Porównując uzyskane dane z wynikami badania przeprowadzonego w pierwszym półroczu 2010 roku przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, można zauważyć, że nieznacznie zwiększył się odsetek jednostek samorządowych, które posiadają (z 29% do 35,1%) system backup-u. Jednocześnie zmniejszył się odsetek (z 42% do 36,1%) jednostek, które nie planują w najbliższym czasie wdrażania omawianego systemu.

Z analizy uzyskanych w trakcie badania danych wynika, że 50% jednostek rządowych oraz nieco ponad 41,5% jednostek samorządowych używa oprogramowania umożliwiającego doręczanie/pobieranie dokumentów elektronicznych klientom. Ponad 89,3% jednostek rządowych oraz prawie 75,8% jednostek samorządowych zarejestrowała się na platformie informatycznej e-PUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej), przy czym tylko niewielki odsetek spośród nich posiada systemy zintegrowane z platformą (10,7% - jednostki rządowe oraz 17,2% jednostki samorządowe).

Konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl” posiadają wyłącznie jednostki samorządowe. Jednostki rządowe, nie tylko nie posiadają w chwili obecnej kont na wymienionej domenie, ale również nie wykazują większego zainteresowania ich założeniem w przyszłości. Spośród jednostek rządowych, które wzięły udział w badaniu, tylko 14,3% wyraziło taką chęć.

Jednostki rządowe częściej niż samorządowe posiadają elektroniczne archiwum dokumentów. Posiadanie tego typu systemu zadeklarowało prawie 29% spośród organów rządowych województwa podlaskiego oraz tylko 8,1% JST.




Strona3

5

Tabela 6. Struktura odpowiedzi na pytania dotycz ące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. III (N=127 )



N % "tak" N %

"tak" używa oprogramowania umożliwiającego doręczanie/pobieranie dokumentów elektronicznych klientom 14 50,0 41 41,4 zarejestrowała się na platformie informatycznej e-PUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej) 25 89,3 75 75,8 posiada system (EZD, eBOK, CU …) zintegrowany z ePUAP 3 10,7 17 17,2 posiada konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl” 0 0,0 42 42,4 korzysta z funkcjonalności obecnego kalendarza serwera pocztowego „wrotapodlasia.pl” 0 0,0 4 4,0 zainteresowana jest założeniem w przyszłości kont pocztowych na serwerze pocztowym „wrotapodlasia.pl 4 14,3 38 38,4 posiada elektroniczne archiwum dokumentów 8 28,6 8 8,1


W opinii respondentów jedną z wielu barier we wdrażaniu e-Administracji na terenie województwa podlaskiego może być nieprzygotowanie pod względem technicznym urzędów do podejmowania działań w omawianym zakresie. Chodzi tu głównie o sprzęt komputerowy oraz wyposażenie. Jak sie okazuje w ocenie ponad połowy (56,6%) spośród jednostek samorządowych, biorących udział w badaniu, posiadany przez nich sprzęt komputerowy oraz wyposażenie jest odpowiednie i wystarczające do potrzeb wynikających z funkcjonowania jednostki. Przeciwnego zdania jest nieco ponad 40%. Nieco lepiej wyposażenie oraz sprzęt komputerowy oceniają przedstawiciele jednostek rządowych. Ponad 64% spośród nich określiło, że wyposażenie komputerowe jest wystarczające. Przeciwnego zdania było 32,1% jednostek rządowych. (Rys 19)

Rysunek 19. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siadany sprz ęt komputerowy oraz wyposa żenie jest odpowiednie i wystarczaj ące? (N=127)

3,6

3,0

64,3

56,6

32,1

40,4

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%








Strona3

6

Z uzyskanych danych wynika, że większość JST (52,5%) i jednostek rządowych (82,1%) nie posiada strony BIP na serwerze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Ponadto 41,4% jednostek samorządowych oraz 17,9% rządowych jest zainteresowanych w przyszłości umieszczeniem strony Biuletynu Informacji Publicznej na serwerze UMWP. W celu dokonania szczegółowej analizy i wskazania przyczyn udzielenia przez jednostki rządowe twierdzącej odpowiedzi na powyższe pytanie, wykonano telefony kontrolne. Okazuje się, że taki rozkład odpowiedzi wynika z pomyłki osób wypełniających kwestionariusz ankiety bowiem żaden urząd administracji rządowej nie posiada strony BIP na serwerze Urzędu Marszałkowskiego. (Rys 20 i 21)

Rysunek 20. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd posiada stron ę BIP na serwerze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego? (N=127 )

10,7 7,1

47,5

82,1

52,5

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej



Rysunek 21. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd jest zainteresowany umieszczeniem strony Biuletynu Informacji Publicznej na serwerze UMWP? (N=127)

17,9

10,1

17,9

41,4

64,3

48,5

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%





Porównując uzyskane dane z wynikami badania przeprowadzonego w pierwszym półroczu 2010 roku wynika, że od tego czasu, odsetek JST zainteresowanych umieszczeniem strony BIP na serwerach UMWP nie uległ zmianie.




Strona3

7

Z deklaracji jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego wynika, że ich strona internetowa przeważnie nie jest jednocześnie stroną podmiotową BIP. Dotyczy to zarówno JST (79,8%) oraz organów rządowych (75,0%). (Rys 22) Strony podmiotowe BIP utrzymywane są najczęściej przez zewnętrznego dostawcę. Zarówno w przypadku jednostek rządowych, jak i samorządowych dotyczy to ponad 60% przypadków. (Rys 23) Ponadto urzędy posiadają stronę podmiotową BIP działającą na zasadzie systemu zarządzania treścią. Tego typu sytuacja dotyczy prawie 75% JST oraz ponad 64% jednostek rządowych. (Rys 24)

Rysunek 22. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd posiada stron ę internetow ą, która jest jednocze śnie stron ą podmiotow ą BIP? (N=127)

14,3

5,1

10,7

15,2

75,0

79,8

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%





Rysunek 23. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd posiada stron ę podmiotow ą BIP utrzymywan ą przez zewn ętrznego dostawc ą? (N=127)

14,3

5,1

71,4

61,6

14,3

33,3

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%








Strona3

8

Rysunek 24. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd posiada stron ę podmiotow ą BIP działaj ącą na zasadzie systemu zarz ądzania tre ścią? (N=127)

10,7

7,1

64,3

74,7

25,0

18,2

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej



Uzyskane wyniki można porównać z wynikami badania przeprowadzonego przez MSWiA14, z których wynika, że:

� Strona internetowa urzędu najczęściej nie jest jednocześnie stroną podmiotową BIP (tylko 10% wskazań pozytywnych);

� Strony podmiotowe BIP najczęściej są utrzymywane na serwerach zewnętrznego dostawcy (94%);

� W większości urzędów serwis internetowy jest wyposażony w system zarządzania treścią. Oznacza to możliwość częstych aktualizacji treści serwisu bez udziału programisty stron internetowych.

Wdrażanie e-Administracji i świadczenie usług z wykorzystaniem nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych, zakłada przynoszenie obopólnych korzyści, zarówno dla klientów jednostek publicznych, jak również dla samej administracji. Urzędy województwa podlaskiego dostrzegają korzyści wiążące się z wykorzystywaniem w ich pracy nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Zarówno jednostki rządowe, jak i samorządowe, zadeklarowały, że nowoczesne techniki teleinformacyjne wpływają przede wszystkim na przyspieszenie załatwiania spraw urzędowych. Z punktu widzenia wzrostu satysfakcji klientów, jak również odciążenia pracowników administracji, e-usługi w znaczny sposób mogą zredukować czas rozpatrywania i załatwiania spraw urzędowych.

Dzięki zastosowaniu w praktyce nowych technologii zmianie może też ulec wizerunek instytucji publicznych. Chodzi tutaj w głównej mierze o negatywny sposób postrzegania administracji publicznej, jako instytucji mało nowoczesnych, zakorzeniony w świadomości interesantów. Urzędy zgodnie zwracały uwagę na wzrost satysfakcji klientów oraz na zmniejszanie się liczby dokumentów w postaci papierowej.

Jednostki samorządowe podkreślały również, że dzięki wprowadzaniu nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych, wprowadza się również innowacyjne rozwiązania do organizacji pracy w urzędach.




Strona3

9

Tabela 7. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie s ą podstawowe korzy ści płyn ące z wprowadzania w administracji publicznej nowoczesnyc h rozwi ązań teleinformatycznych

(można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (N=122)

Jednostka

samorz ądowa Jednostka rządowa

N 24 7 zmniejszenie kosztów pracy administracji publicznej % 25,0 26,9 N 33 15 zmniejszenie czasu załatwiania spraw urz ędowych % 34,4 57,7 N 44 11 zmiana wizerunku instytucji publicznych % 45,8 42,3 N 7 1 wzrost zaanga żowania pracowników % 7,3 3,8 N 36 6 wprowadzenie innowacyjnych rozwi ązań w organizacji

pracy % 37,5 23,1 N 9 2 zwiększenie ilo ści załatwiania spraw w urz ędach % 9,4 7,7 N 32 11 wzrost satysfakcji klientów administracji % 33,3 42,3 N 29 13 zmniejszenie liczby dokumentów w postaci papierowej % 30,2 50,0 N 1 0 zmniejszenie obci ążenia urz ędników obowi ązkami % 1,0 0,0 N 13 1 zwiększenie innowacyjno ści pracowników % 13,5 3,8 N 16 7 lepsza koordynacja procesów % 16,7 26,9 N 8 0 nie ma żadnych korzy ści % 8,3 0,0 N 4 0 inne % 4,2 0,0 N 96 26 Razem % 100,0 100,0


Uzyskane wyniki odbiegają w pewnym stopniu od wyników badania przeprowadzonego przez MSWiA, z których wynika, że wykorzystywane technologie wpływają na poprawę jakości wykonywanych usług, przyspieszanie załatwiania spraw (w 71% urzędów), zwiększenie ich ilości (44%) oraz wzrost satysfakcji klientów (54%). Ponadto w opinii badanych dzięki technologii teleinformacyjnej wzrasta też innowacyjność i zaangażowanie w pracę samych pracowników.

Dla porównania w badaniu przeprowadzonym przez Wykonawcę, na przyspieszanie załatwiania spraw, a więc zmniejszenie czasu wydawania decyzji, wskazało 34,4% jednostek samorządowych oraz 55,7% jednostek rządowych. Wprowadzenie w administracji publicznej nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych wpływa na zwiększenie ilości załatwianych spraw według 9,4% jednostek rządowych oraz 7,7% JST. Wzrost zadowolenia klientów administracji publicznej zauważyło 33,3% jednostek rządowych oraz 42,3% podmiotów samorządowych.

Główną barierą, według jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego, w skutecznym wdrażaniu e-Administracji jest przede wszystkim brak środków finansowych na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania. Problem ten można rozwiązać, według




Strona4

0

respondentów, poprzez wspieranie samych urzędów w pozyskiwaniu środków na zakup niezbędnego sprzętu. Jak wynika z zebranych danych jednostki administracyjne nie wykazują własnej inicjatywy w zakresie realizacji projektów związanych z informatyzacją. Prawie 40% jednostek samorządowych i prawie 36% jednostek rządowych zadeklarowało, że obecnie realizuje projekty w zakresie związanym z SI. Nie są to jednak dane w pełni odzwierciedlające rzeczywistość. Jak się bowiem okazuje, jednostki, które zadeklarowały realizację projektów, nie robią tego we własnym zakresie, a jedynie współpracują na zasadzie partnerstwa z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego i Wojewodą Podlaskim. W trakcie badań FGI przeprowadzonych z przedstawicielami administracji rządowej i samorządowej uczestnicy zwracali uwagę przede wszystkim na brak pomysłów, czasu, wizji i chęci na realizację samodzielnie projektów związanych z SI a jako główne bariery wdrażania e-Administracji wskazywali niechęć decydentów i częstą wymianę kadry kierowniczej.

Kolejną istotną barierą dla administracji w rozwijaniu e-usług jest brak jednolitych zasad przepływu informacji drogą elektroniczną pomiędzy urzędami. W ocenie urzędów rozwiązanie tego problemu polegałoby na stworzeniu jednolitych zasad przepływu informacji pomiędzy różnego typu urzędami, co z kolei nie tylko usprawniłoby pracę jednostek, ale również skróciłoby czas załatwiania spraw urzędowych.

Jednostki samorządowe zwróciły dodatkowo uwagę na ich zdaniem niską dostępność mieszkańców do sieci Internet na terenie województwa, jako barierę wdrażania e-Administracji. Jak się jednak okazuje, na podstawie wniosków z badania CATI przeprowadzonego wśród mieszkańców województwa podlaskiego (wyniki badania i wnioski przedstawiono w rozdziale 3.2), poziom dostępności mieszkańców do komputera i Internetu jest wysoki. Respondenci w wieku 15-24 lata niemal w 100%, na pytanie dotyczące posiadania w domu Internetu, udzielili odpowiedzi twierdzącej. W związku z tym można założyć, że na obszarze województwa podlaskiego nie ma problemów z dostępnością do Internetu. Nieposiadanie sieci Internet wynika więc z innych przesłanek, niezwiązanych z brakiem dostępności i powinno stanowić bariery w procesie wdrażania e-Administracji.

Tabela 8. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie s ą według Pana/Pani główne bariery w skutecznym wdra żaniu e-Administracji na terenie województwa podlask iego (mo żna

zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (N=123)

Jednostka samorz ądowa

Jednostka rządowa

N 65 15 brak środków finansowych urz ędu na zakup nowoczesnego sprz ętu i oprogramowania % 66,3 60,0

N 54 7 niska dost ępno ść mieszka ńców województwa do sieci Internet na terenie województwa % 55,1 28,0

N 53 19 brak jednolitych zasad przepływu informacji pomi ędzy urzędami % 54,1 76,0

N 37 9 brak specjalistycznej wiedzy ze strony urz ędników w zakresie informatyzacji % 37,8 36,0

N 31 5 brak specjalistycznej wiedzy ze strony mieszka ńców województwa w zakresie informatyzacji % 31,6 20,0

N 24 5 obawa urz ędników przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów % 24,5 20,0

N 3 1 inne % 3,1 4,0 N 98 25 Razem % 100,0 100,0





Strona4

1

Tabela 9. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki s posób mo żna skutecznie ogranicza ć bariery pojawiaj ące si ę podczas wdra żania rozwi ązań informatycznych w jednostkach administracji

publicznej (mo żna zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (N=122)

Jednostka


N 67 12 wsparcie przy pozyskiwaniu środków na zakup nowoczesnego sprz ętu i oprogramowania % 69,1 48,0

N 58 10 zapewnienie mieszka ńcom województwa nieograniczonego dost ępu do sieci Internet % 59,8 40,0

N 63 18 utworzenie jednolitych zasad przepływu informacji pomi ędzy urz ędami % 64,9 72,0

N 53 13 szkolenia pracowników administracji publicznej w zakresie informatyzacji % 54,6 52,0

N 22 11 kampania informacyjna dotycz ąca wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów % 22,7 44,0

N 7 1 kampania informacyjna dotycz ąca wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów % 7,2 4,0

N 0 1 obni żenie kosztów załatwiania spraw dla mieszka ńców % 0,0 4,0 N 1 0 inne % 1,0 0,0 N 97 25 Razem % 100,0 100,0


Rysunek 25. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd realizuje obecnie projekty z zakresie związanym z SI według rodzaju jednostki administracyjne j? (N=127)

7,1

9,1

35,7

39,4

57,1

51,5

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

Odmowa odpowiedzi Tak Nie


Podsumowanie

Pomimo deklaracji jednostek administracyjnych województwa podlaskiego dotyczących gromadzenia i przetwarzania rejestrów oraz dokumentów w sposób on-line, okazuje się, że poziom dostępności innych podmiotów, czy też klientów, do tego typu zbiorów jest stosunkowo niewielki. Do uzyskanych wyników badań należy jednak podchodzić z pewną ostrożnością. Bardzo często bowiem przemawia przez nie najprawdopodobniej nieświadomość osób wypełniających kwestionariusz ankiety. Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego posiadają dostęp do sieci Internet (przepustowość do 4 Mb/s) oraz własne strony internetowe. Ponadto urzędy stosunkowo dobrze zabezpieczają gromadzone przez siebie dane. Większość jednostek posiada bowiem systemy backup-owe.




Strona4

2

Zgodnie z przepisami prawa urzędy zapewniają możliwość dostarczania dokumentacji do jednostki w sposób elektroniczny, a tym samym umożliwiają stosowanie tzw. podpisu elektronicznego. Niemniej jednak urzędy są mało aktywne w zakresie promowania i informowania interesantów o możliwościach załatwiania spraw urzędowych za pomocą Internetu. W niewielkim stopniu skupiają się również na działaniach na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym, szczególnie wśród osób zagrożonych tym zjawiskiem. Co więcej, brak aktywności klientów w zakresie korzystania z e-usług, jednostki administracji publicznej tłumaczą ograniczoną dostępnością mieszkańców województwa do sieci Internet. Jak się okazuje, na podstawie badania przeprowadzonego wśród mieszkańców województwa, szczególnie wśród osób młodych nie ma problemów z dostępnością do sieci internetowej. W związku z tym, nie można mówić o występowaniu w województwie podlaskim obszarów, na których mieszkańcy mają ograniczony dostęp do medium jakim jest Internet.

Urzędy wskazały także na problem związany z brakiem środków finansowych na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania oraz na brak jednolitych zasad przepływu informacji w sposób elektroniczny pomiędzy urzędami.

Nasuwa się wniosek, że jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego pod względem technicznym są przygotowane do rozwoju interoperacyjności, czyli do pełnej wymiany informacji pomiędzy różnymi jednostkami. Problem polega jednak na kwestiach organizacyjnych, a także kompetencji i przede wszystkim świadomości urzędników o możliwościach i korzyściach, jakie niesie za sobą rozwój e-usług. W związku z tym należy skupić się na działaniach mających na celu wsparcie szkoleniowo-doradcze, szczególnie jednostek szczebla lokalnego, w zakresie rozwoju e-Administracji. Być może rozwiązaniem tego problemu mogłoby być powołanie na szczeblu wojewódzkim centrum doradczego, służącego pomocom, szczególnie małym JST.

3.1.2. Procedury administracyjne Udzielenie odpowiedzi na większość pytań znajdujących się w Bloku II – procedury

administracyjne, okazało się dla wielu jednostek niemożliwe. Urzędy tłumaczyły to nieprowadzeniem tego typu wykazów, szczególnie w przypadku liczby realizowanych procedur. W związku z powyższym należy uznać, że uzyskany obraz procedur realizowanych przez urzędy w województwie podlaskim, nie jest pełnym odzwierciedleniem rzeczywistości.

Procedura administracyjna została zdefiniowana jako uporządkowane i znormalizowane postępowanie organów administracji, stałe zasady, według których administracja publiczna załatwia sprawy. Na potrzeby badania wyodrębniono tzw. procedury wewnętrzne jednostek oraz zewnętrzne. Spośród jednostek samorządowych, które podały liczbę procedur administracyjnych realizowanych wewnątrz urzędu, nieco ponad 23% zadeklarowało, że realizuje do 20 procedur, z kolei 3% w przedziale 21-40, a 4% ponad 80 procedur. Co więcej okazuje się, że tylko niewielki odsetek JST zinformatyzowało realizowane przez siebie wewnętrzne procedury – 6,1% zadeklarowało, że w urzędzie zinformatyzowanych jest ponad 5 procedur wewnętrznych. (Rys 26 i 27)

Jednostki rządowe częściej były w stanie udzielić odpowiedzi na postawione pytanie. Ponad 32% określiło, że urząd realizuje do 20 procedur administracyjnych, 7,1% wskazało na 21-40, a 17,9% powyżej 80 procedur. Podobnie jak w przypadku administracji samorządowej, również jednostki rządowe w niewielkim stopniu zinformatyzowały swoje procedury wewnętrzne – 10,7% zadeklarowało, że zinformatyzowało powyżej 5 procedur. (Rys 26 i 27)




Strona4

3

Rysunek 26. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby procedur realizowanych wewn ątrz urz ędu. (N=127)

35,7

52,5

7,1

14,1

32,1

23,2

7,1

3,0

17,9

4,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

jednostki administracjirządowej

jednostki administracjisamorządowej

brak danych 0 do 20 21-40 41-60 61-80 pow yżej 80


Rysunek 27. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby procedur realizowanych wewn ątrz urz ędu – zinformatyzowanych. (N=127)

53,6

55,6

25,0

31,3

7,1 10,7

6,12,0

3,6

2,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%



brak danych 0 1 2 3 4 5 powyżej 5


Spośród jednostek samorządowych, które wskazały liczbę procedur administracyjnych realizowanych na zewnątrz urzędu, 13,1% realizuje do 20 procedur, z kolei 3% ponad 80 procedur, a 2% w granicach 61-80 procedur. Podobnie jak w przypadku procedur wewnętrznych, również procedury zewnętrzne są zinformatyzowane tylko w niewielkim stopniu. Nieco ponad 7% organów samorządowych zinformatyzowało więcej niż 2 procedury zewnętrzne, z kolei 3% - 1 procedurę. (Rys 28 i 29)

Ponad 14% jednostek rządowych, spośród tych, które udzieliły odpowiedzi na pytanie o procedury zewnętrzne, realizuje do 20 tego typu procedur administracyjnych, z kolei 3,6% powyżej 80. Podobnie jak w przypadku administracji samorządowej, również jednostki rządowe w niewielkim stopniu zinformatyzowały swoje procedury zewnętrzne – zaledwie 3,6% spośród nich zadeklarowało, że zinformatyzowało więcej niż 2 procedury. (Rys 28 i 29)




Strona4

4

Rysunek 28. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby procedur realizowanych na zewnątrz urz ędu. (N=127)

57,1

57,6

25,0

23,2

14,3

13,1

3,6

2,03,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 0 procedur do 20 21-40 61-80 powyżej 80


Rysunek 29. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby procedur realizowanych na zewnątrz urz ędu – zinformatyzowanych. (N=127)

60,7

54,5

35,7

34,3 3,0

3,6

7,1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 0 1 2 powyżej 2


Większość JST nie podejmuje działań mających na celu mierzenie czasu, w jakim interesant jest w stanie załatwić sprawę urzędową. Tego typu czynności podejmuje niecałe 27% badanych. W przypadku administracji rządowej sytuacja wygląda nieco korzystniej, bowiem prawie 60% spośród nich zadeklarowało monitorowanie czasu załatwiania spraw. (Rys 30) Tak duży odsetek wskazań dotyczących braku monitorowania czasu załatwiania spraw urzędowych jest niezrozumiały, bowiem w większości przypadków terminy są regulowane przez KPA a udzielane odpowiedzi przez respondentów są zapewne wynikiem ich braku świadomości/wiedzy w tym obszarze.




Strona4

5

Rysunek 30. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie mierzony jest czas załatwiania spraw/ monitorowany jest termin załatwiania spraw? (N=121)

59,3

26,6

40,7

73,4

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



tak nie


Spośród urzędów, które monitorują czas załatwiania spraw, ponad 44% ma wdrożony

system zarządzania ISO (System Zarządzania Jakością). Jednocześnie system ten funkcjonuje w prawie 28% jednostek, które nie mierzą terminu załatwiania spraw (Tab. 10)

Tabela 10. Struktura odpowiedzi na pytania dotycz ące wdro żenia systemu ISO w śród jednostek mierz ących czas załatwiania spraw.

Czy w urz ędzie mierzony jest czas załatwiania spraw/ monitorowany jest termin załatwiania spraw?

Razem tak nie Czy w urz ędzie wdro żony jest obecnie system ISO (System Zarz ądzania

Jako ścią)? N

[Raz

em =

10

0%]

[Ogó

łem

=

100

%]

N

[Raz

em

= 1

00%

]

[Ogó

łem

=

100

%]

N

[Raz

em

= 1

00%

]

[Ogó

łem

=

100

%]

tak 41 100,0 33,9 20 48,8 44,4 21 51,2 27,6 nie 80 100,0 66,1 25 31,3 55,6 55 68,8 72,4 OGÓŁEM 121 100,0 100,0 45 37,2 100,0 76 62,8 100,0


Jednostki administracji publicznej, które mierzą czas załatwiania spraw urzędowych zapytano czy w urzędzie występowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu. Jak się okazuje 44% jednostek samorządowych i prawie 19% rządowych przyznało, że tego typu rzeczy miały miejsce. Co ważne w większości jednostek zarówno szczebla rządowego, jak i samorządowego podejmowane były działania mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw urzędowych. Jednostki zadeklarowały również, że występują u nich przypadki załatwiania spraw w terminie krótszym niż przewidziany przepisami prawa. Tego typu deklarację złożyło prawie 94% jednostek rządowych oraz 92% samorządowych z województwa podlaskiego. (Rys 31, 32 i 33)




Strona4

6

Rysunek 31. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wyst ępowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisa mi prawa terminu? (N=41)

12,5

4,0

18,8

44,0

68,8

52,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%





Rysunek 32. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie podejmowano działania maj ące na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spr aw? (N=41)

6,3

4,0

81,3

84,0

12,5

12,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



samorządowej






Strona4

7

Rysunek 33. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wyst ępuj ą sprawy załatwiane w terminie krótszym ni ż przewidziany przepisami prawa? (N=41)

6,3

8,0

93,8

92,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



samorządowej

odmowa odpowiedzi tak


Średni czas wydawania decyzji szablonowych w jednostkach samorządowych jest dość zróżnicowany. Najwięcej urzędów (prawie 32%), spośród tych, które mierzą czas załatwiania spraw urzędowych, zadeklarowało, że termin ten wynosi do 10 dni. 24% jednostek wskazało na okres 11-29 dni, z kolei 8% na 1 dzień, a 12% na 1 miesiąc. W przypadku spraw nieszablonowych okres wydania decyzji jest nieco dłuższy - 36% jednostek wskazało na okres 11-29 dni, z kolei 16% na okres do 10 dni. Odpowiednio po 12% wskazało na 1 miesiąc i 2 miesiące. Średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia, w JST wynosi najczęściej 1 miesiąc (36,4%). (Rys 34, 35, 36)

Większość jednostek rządowych, tzw. decyzje szablonowe wydaje w czasie do 10 dni (31,3%). 25% jednostek w czasie 11-29 dni, z kolei odpowiednio po 6,3% w ciągu 1 dnia, 1 miesiąca oraz w czasie określonym w KPA. W przypadku spraw nieszablonowych okres wydania decyzji, podobnie jak w przypadku tzw. decyzji szablonowych, wynosi najczęściej 11-29 dni. Średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia, w jednostkach rządowych wynosi najczęściej 2 miesiące (31,3%). (Rys 34, 35, 36)

Tak duże zróżnicowanie odpowiedzi osób wypełniających ankietę może wynikać, z dużej liczby wydawanych decyzji administracyjnych przez jednostki i specyfiki każdej rozpatrywanej przez urzędy sprawy. Specyfika oraz poziom zawiłości danej sprawy urzędowej wpływa na czas wydawania decyzji. W związku z tym uśrednienie terminów nie jest łatwe, a w niektórych przypadkach okazuje się wręcz niemożliwe.




Strona4

8

Rysunek 34. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki j est średni czas wydawania decyzji administracyjnych – „szablonowych”? (N=41)

25,0

20,0

6,3

8,0

31,3

32,0

6,3

12,0

25,0

24,0

6,3

4,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 1 dzień do 10 dni 1 miesiąc 11-29 dni zgodnie z KPA


Rysunek 35. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki j est średni czas wydawania innych decyzji administracyjnych? (N=41)

18,8

20,0 16,0

31,3

36,0

18,8

12,0

6,3

12,0

12,5 6,3

4,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych do 10 dni 11-29 dni 1 miesiąc

2 miesiące więcej niż 2 miesiące zgodnie z KPA





Strona4

9

Rysunek 36. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki j est średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponowneg o rozpatrzenia? (N=41)

37,5

32,0

6,3

4,0 24,0

6,3

36,0

12,5 31,3 6,3

4,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych do 10 dni 11-29 dni 1 miesiąc 3 miesiące 2 miesiące zgodnie z KPA


Jednostki samorządowe nie wykorzystują rozwiązań teleinformatycznych skracających czas załatwiania spraw urzędowych. Tylko 18,5% spośród nich stosuje tego typu rozwiązania. W przypadku jednostek rządowych sytuacja wygląda inaczej. Prawie 2/3 spośród nich wykorzystuje różnego typu rozwiązania teleinformatyczne, które wpływają na skrócenie czasu załatwiania spraw przez interesantów. (Rys 37)

Rysunek 37. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wykorzystuje si ę rozwi ązanie teleinformatyczne skracaj ące czas załatwiania? (N=116)

62,5

18,5

37,5

81,5

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

tak nie


Podsumowanie

Analogicznie jak w przypadku bardzo niskiego poziomu zinformatyzowania przez jednostki administracji publicznej rejestrów oraz dokumentów, również problem ten dotyczy procedur administracyjnych. Mowa tutaj zarówno o procedurach wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego mają problemy z określeniem skali i zakresu realizowanych przez siebie procedur. Często problem ten wynika z ich rozbudowania. Uzasadnione jest, więc dążenie do uproszczenia procedur




Strona5

0

administracyjnych a przede wszystkim do podnoszenia świadomości/wiedzy urzędników o możliwościach i korzyściach płynących z wykorzystania technik i technologii teleinformatycznych.

Ponadto jednostki rzadko mierzą czas załatwiania spraw urzędowych przez interesantów, jak również w ograniczonym stopniu stosują rozwiązania teleinformatyczne, skracające czas załatwiania spraw urzędowych. Administracja publiczna nie przywiązuje dużej wagi do mierzenia czasu, jaki potrzebny jest na wydanie pojedynczej decyzji administracyjnej. Często tłumaczone jest to brakiem tego typu możliwości. Nieco częściej czas jest monitorowany wśród jednostek, które posiadają wdrożony system ISO.

3.1.3. Usługi W przypadku pytań z Bloku III, poświęconych usługom realizowanym przez jednostki

administracji publicznej, podobnie jak w przypadku procedur administracyjnych, udzielenie odpowiedzi, okazało się dla wielu urzędów niezwykle trudne, lub wręcz niemożliwe. W związku z powyższym, analogicznie jak w przypadku procedur administracyjnych, proponuje się potraktować ten obszar jako jedynie zarys, a nie wierne odzwierciedlenie rzeczywistości i stanu faktycznego.

Strona internetowa urzędów stanowi główne źródło informacji dla interesantów. W związku z tym większość JST, jak również organów rządowych poprzez stronę internetową umożliwia przede wszystkim pobieranie informacji. Należy przy tym zaznaczyć, jak ważna jest, w obliczu uzyskanych danych, konieczność stałego uaktualniania informacji pojawiających się na stronach urzędów. W dalszej kolejności jednostki deklarowały, że ich strona internetowa daje mozliwość pobierania formularzy. Dotyczy to zarówno jednostek rządowych, jak i samorządowych. Nieco rzadziej urzędy deklarowały funkcjonalność strony www polegającej na umożliwianiu interesantom zgłaszania błędów i propozycji usprawnień w świadczeniu usług, czy też wyrażaniu opinii w sprawach będących we właściwości urzędu.

Tabela 11. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy str ona internetowa urz ędu oferuje klientom nast ępujące mo żliwo ści (mo żna zaznaczy ć kilka odpowiedzi)? (N=124)

Jednostka


N 4 4 Składanie ofert dotycz ących zamówie ń publicznych % 4,1 14,8

N 4 1 Załatwianie cało ści spraw urz ędowych wył ącznie drog ą elektroniczn ą % 4,1 3,7

N 8 2 Śledzenie, na jakim etapie jest załatwiana sprawa

% 8,2 7,4 N 9 3 Odsyłanie wypełnionych formularzy przez

Internet % 9,3 11,1 N 10 9 Zgłaszanie bł ędów i propozycji usprawnie ń w

świadczeniu usług % 10,3 33,3 N 23 10 Wyrażanie opinii w sprawach b ędących we

właściwo ści urz ędu % 23,7 37,0 N 69 21 Pobieranie formularzy % 71,1 77,8 N 84 23 Uzyskiwanie aktualnych informacji % 86,6 85,2 N 8 2

żadne z powy ższych % 8,2 7,4 N 97 27 Razem % 100,0 100,0





Strona5

1

Uzyskane dane dotyczące funkcjonalności stron internetowych urzędów można porównać z wynikami badania MSWiA. Jak się bowiem okazuje podstawową funkcją stron www urzędów dowolnego rodzaju jest udostępnianie informacji (99%) i formularzy (86%). Nieco rzadziej serwisy oferują interakcję z klientem pozwalając na wyrażanie opinii (47%) oraz zgłaszanie błędów i propozycji usprawnień w pracy urzędu (44%).

Z deklaracji jednostek administracji publicznej biorących udział w badaniu wynika, że administracja publiczna województwa podlaskiego w niewielkim stopniu tworzy nowe formularze on-line. Spośród JST nieco ponad 47% w ogóle nie tworzy formularzy on-line. Prawie 13% przyznało, że wszystkie formularze on-line oparte były na zamieszczonych w Regionalnym Repozytorium Dokumentów szablonach formularzy. Ponad 23% JST przyznało, że przed stworzeniem formularza on-line sprawdzona zostaje lista szablonów formularzy i jeśli znajduje się tam odpowiadający danej sprawie wzór, to zostaje on wykorzystany, z kolei 16,3% zadeklarowało, że przy tworzeniu formularzy on-line jednostka nie sprawdza zawartości list szablonów formularzy. (Rys. 38)

W przypadku administracji rządowej, prawie 93%, przyznało, że urząd nie tworzy formularzy on-line. Tylko jeden urząd przyznał, że przed stworzeniem formularza on-line sprawdzona zostaje lista szablonów formularzy znajdujących się w Regionalnym Repozytorium Dokumentów funkcjonującym w ramach Cyfrowego Urzędu Województwa Podlaskiego i jeśli znajduje się tam odpowiadający danej sprawie wzór, to zostaje on wykorzystany. (Rys. 38) Prawdopodobną przyczyną takiego rozkładu odpowiedzi jest, jak już wcześniej wspomniano, fakt, że administracja rządowa z województwa podlaskiego nie korzysta z usług CU WP.

Rysunek 38. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd tworz ąc formularze on-line wykorzystuje Regionalne Repozytorium Dokumentów fun kcjonuj ące w ramach Cyfrowego

Urzędu Województwa Podlaskiego? (N=123)

12,6

3,6

23,2 16,8

92,9

47,4

3,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



TAK – wszystkie nasze formularze on-l ine umieszczone do tej pory oparte były na zamieszczonych w Liścieszablonach formularzyTAK – przed stworzeniem formularza on-l ine sprawdzona zostaje lista szablonów formularzy i jeśl i znajduje siętam odpowiadający danej sprawie wzór, to zostaje on wykorzystany. NIE – przy tworzeniu formularzy on-l ine nasza jednostka nie sprawdza zawartości l ist szablonów formularzy

Nie tworzymy formularzy on-l ine





Strona5

2

Porównując uzyskane dane w omawianym zakresie z badaniami przeprowadzonymi przez UMWP, można zauważyć, że od pierwszego półrocza 2010 roku wśród JST zmniejszył się odsetek jednostek (z 48% do 16,8%), które przy tworzeniu formularzy on-line nie biorą w ogóle pod uwagę zasobów Regionalnego Repozytorium Dokumentów funkcjonującego w ramach Cyfrowego Urzędu.

Zdecydowana większość jednostek samorządowych (74,7%) nie zarejestrowała żadnego formularza on-line w Centralnym Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów. Spośród tych jednostek, które kiedykolwiek rejestrowały formularze, najczęściej był to jeden formularz bądź od 2 do 4 formularzy – odpowiednio po 10,5% wskazań. (Rys 39)

Podobnie jak w przypadku poprzedniego pytania, wskazanie przez jednostki rządowe liczby zarejestrowanych wzorów formularzy on-line, wynika prawdopodobnie z nieświadomości osób wypełniających kwestionariusz ankiety CAWI.

Rysunek 39. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile wz orów formularzy jednostka zarejestrowała w Centralnym Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów (CRW ePUAP)? (N=121)

84,6

74,7

11,5

10,5 10,5 2,1

3,8

2,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%



Jednostka nie zarejestrowała żadnego wzoru formularza on-line

Zarejestrowano jeden formularz

Zarejestrowano od 2 do 4 wzorów formularzy on-line

Jednostka zarejestrowała od 5 do 10 wzorów formularzy on-line

Jednostka zarejestrowała więcej niż 10 wzorów formularzy on-line


Porównując uzyskane dane z wynikami badania przeprowadzonego w pierwszym półroczu 2010 roku przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, można stwierdzić, że w przypadku jednostek samorz ądowych sytuacja w omawianym obszarze nie uległa zmianie. W dalszym ciągu, według deklaracji, większość JST nie zamieszcza, tworzonych przez siebie nowych wzorów formularzy w repozytorium. Ma to związek z tym, że jednostki samorządowe rzadko tworzą nowe formularze on-line.

Sophistication Level - inaczej poziom dojrzałości usług publicznych zdefiniowany jest w modelu dojrzałości e-GOV Benchmark. Usługi zaliczają się do jednego z następujących poziomów: informacyjnego, interakcji jednokierunkowej, interakcji dwukierunkowej, transakcji, spersonalizowanego. Poziom I tzw. informacyjny daje możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie oraz świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej. Poziom II - interakcji jednokierunkowej, oferuje możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu. Na III poziomie - interakcji




Strona5

3

dwukierunkowej, interesant jest w stanie wyszukać informację, pobrać oraz odesłać wypełniony formularz za pomocą Internetu. Poziom IV- transakcji, zapewnia pełną obsługę procesu, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/firma występuje. Ostatni z poziomów, najbardziej zaawansowany, a jednocześnie w Polsce praktycznie niedostępny to pełna obsługa administracyjna jednostki z uwzględnieniem jej indywidualizacji.

O rozwoju e-Administracji, powinno świadczyć oferowanie usług publicznych na kolejnych, coraz wyższych poziomach, a więc odchodzenie od świadczenia usług wyłącznie na zasadzie udostępniania informacji, na rzecz coraz bardziej zaawansowanych sposobów załatwiania spraw urzędowych.

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że funkcjonalność stron internetowych większości urzędów zamyka się w obszarach związanych z dostarczaniem niezbędnych informacji bądź w określonych przypadkach pobieraniem formularzy wymaganych do załatwienia danej sprawy. Tego typu deklaracje świadczą o tym, że jednostki świadczą usługi przeważnie na dwóch pierwszych poziomach Sophistication Level, tj. na poziomie informacyjnym i na poziomie interakcji jednokierunkowej.

Takie przypuszczenie potwierdzają odpowiedzi JST na pytanie dotyczące usług świadczonych elektronicznie w latach 2008-2010 na poszczególnych poziomach. Najwięcej wskazań dotyczyło dwóch pierwszych poziomów rozwoju e-usług. Warto zwrócić uwagę, że od 2008 nieznacznie zmniejszała się liczba urzędów świadczących usługi na poziomie informacyjnym. Z drugiej strony nieco wzrosła liczba JST świadcząca dane usługi na poziomie interakcji jednokierunkowej. Może to świadczyć o tym, że jednostki administracji publicznej stopniowo przechodzą na wyższy poziom świadczenia wybranych usług.

Jednocześnie należy zaznaczyć fakt, że jednostki rządowe praktycznie w ogóle nie udzieliły odpowiedzi na powyższe pytanie. Jest to o tyle niepokojące, że ciężko jest jednoznacznie wyjaśnić przyczyny takiego stanu rzeczy. Można przypuszczać, że braki danych wynikają w głównej mierze z niezrozumienia pytania, bądź też z trudności w udzieleniu odpowiedzi. W związku z tym osoby wypełniające ankietę rezygnowały z tej części pytań.

W celu weryfikacji danych, które budzą wątpliwości np. wskazywanie przez JST świadczenia usług w zakresie obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, wykonano telefony do kilku wybranych jednostek. Okazuje się, że osoby wypełniające kwestionariusz nie zrozumiały zadanego pytania. Większość bowiem, jako usługi związane z obowiązkowymi świadczeniami społecznymi potraktowała własne działania np. w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych swoich pracowników. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku deklaracji o świadczeniu usług w zakresie wysyłania danych statystycznych. Respondenci rozumieli to jako działania w zakresie np. wysyłania sprawozdań statystycznych.

Obraz poziomu e-usług oferowanych przez jednostki publiczne województwa podlaskiego, jaki wyłania się po analizie danych zebranych w trakcie badania, z całą pewnością nie można traktować jako wiernego odzwierciedlenia rzeczywistości. Niemniej jednak daje on pewne przypuszczenie na temat skali i poziomu rozwoju usług administracji publicznej. W szczególności warto podkreślić, że poza pierwszymi dwoma poziomami rozwoju e-usług, pozostałe są praktycznie nieznane w administracji publicznej.




Strona5

4

Tabela 12. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące usług świadczonych na poziomie informacyjnym (liczba wskaza ń)

2008 2009 2010 Usługi świadczone na poziomie informacyjnym jednostka

rządowa JST jednostka rządowa JST jednostka

rządowa JST

Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 2 39 2 28 0 25 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 1 32 0 29 0 29 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) 0 38 0 33 0 33 Policja – obsługa zgłosze ń 0 18 0 15 0 12 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 0 33 0 29 0 26 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 0 14 0 13 0 12 VAT: deklaracje i notyfikacje 2 16 2 15 0 13 Ewidencja działalno ści gospodarczej 2 33 2 25 1 23 Wysyłanie danych statystycznych 0 19 1 20 1 20 Deklaracje celne 1 11 1 12 1 11 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 0 25 0 23 0 23 Administracja architektoniczno-budowlana 0 25 0 26 0 24 Edukacja 0 27 0 28 0 27 Ewidencja ludno ści 0 29 0 32 0 31 Geodezja i Kartografia 0 17 0 19 0 17 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomo ściami 0 35 0 31 0 31 Kultura i promocja 0 38 0 31 0 34 Ochrona konsumentów 0 16 0 16 0 14 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo 0 31 0 31 0 31 Planowanie przestrzenne 0 32 0 33 0 33 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 1 29 1 27 0 26 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 0 15 0 12 0 11 Przetargi publiczne 2 26 2 22 2 22 Skargi i wnioski mieszka ńców 0 33 0 32 0 29 Sport i turystyka 0 33 0 32 0 33 Sprawy obywatelskie 0 33 0 32 0 31 Transport. Taksówki 0 16 0 16 0 16 Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym mieszka ńców 1 26 1 28 0 27 Zaświadczenia RP – 7 0 17 0 18 0 17


Tabela 13. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące usług świadczonych na poziomie interakcji jednokierunkowej (liczba wskaza ń)

2008 2009 2010 Usługi świadczone na poziomie interakcji jednokierunkowej jednostka


rządowa JST

Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 7 23 6 28 6 30 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 0 10 0 6 0 6 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) 0 23 0 21 0 22 Policja – obsługa zgłosze ń 0 0 0 0 0 0 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 0 11 0 13 0 13 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 0 0 0 0 0 0 VAT: deklaracje i notyfikacje 5 3 5 2 7 2 Ewidencja działalno ści gospodarczej 3 26 3 25 4 26 Wysyłanie danych statystycznych 0 6 0 6 0 6 Deklaracje celne 0 1 0 1 0 1 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 0 12 0 11 0 11 Administracja architektoniczno-budowlana 0 17 0 18 0 16




Strona5

5

Edukacja 1 13 1 13 1 13 Ewidencja ludno ści 0 19 0 23 0 24 Geodezja i Kartografia 0 9 0 8 0 8 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomo ściami 0 10 0 11 0 12 Kultura i promocja 0 8 0 9 0 8 Ochrona konsumentów 0 6 0 4 0 5 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo 1 24 1 24 2 28 Planowanie przestrzenne 0 16 0 16 0 16 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 1 29 1 32 2 34 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 0 7 0 7 0 8 Przetargi publiczne 3 40 4 43 4 42 Skargi i wnioski mieszka ńców 2 9 3 9 3 11 Sport i turystyka 0 8 0 7 0 6 Sprawy obywatelskie 0 9 0 10 0 10 Transport. Taksówki 0 6 0 7 0 7 Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym mieszka ńców 0 6 0 2 1 3 Zaświadczenia RP – 7 0 1 0 0 0 1


Tabela 14. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące usług świadczonych na poziomie interakcji dwukierunkowej (liczba wskaza ń)

2008 2009 2010 Usługi świadczone na poziomie interakcji dwukierunkowej jednostka


rządowa JST

Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 0 1 1 1 3 1 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 0 0 0 0 0 0 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) 0 2 0 3 0 3 Policja – obsługa zgłosze ń 0 0 0 0 0 0 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 0 1 0 1 0 2 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 0 1 0 0 0 0 VAT: deklaracje i notyfikacje 0 0 0 0 2 1 Ewidencja działalno ści gospodarczej 0 2 0 3 0 7 Wysyłanie danych statystycznych 0 8 0 8 0 9 Deklaracje celne 0 0 0 0 0 0 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 0 1 0 1 0 1 Administracja architektoniczno-budowlana 0 0 0 0 0 0 Edukacja 0 2 0 2 0 2 Ewidencja ludno ści 0 2 0 2 0 3 Geodezja i Kartografia 0 0 0 0 0 0 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomo ściami 0 1 0 1 0 1 Kultura i promocja 0 0 0 0 0 0 Ochrona konsumentów 0 0 0 0 0 0 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo 0 2 0 2 0 3 Planowanie przestrzenne 0 2 0 2 0 1 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 0 1 0 2 0 2 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 0 1 0 1 0 1 Przetargi publiczne 0 2 0 2 0 3 Skargi i wnioski mieszka ńców 0 0 0 2 0 2 Sport i turystyka 0 0 0 0 0 0 Sprawy obywatelskie 0 1 0 0 0 1 Transport. Taksówki 0 1 0 1 0 1 Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym mieszka ńców 0 0 0 0 0 0 Zaświadczenia RP – 7 0 0 0 0 0 0




Strona5

6


Tabela 15. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące usług świadczonych na poziomie transakcji (liczba wskaza ń)

2008 2009 2010 Usługi świadczone na poziomie transakcji jednostka


rządowa JST

Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 1 0 1 0 1 0 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 0 1 0 1 0 1 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) 0 0 0 0 0 0 Policja – obsługa zgłosze ń 0 0 0 0 0 0 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 0 0 0 0 0 0 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 0 1 0 1 0 1 VAT: deklaracje i notyfikacje 1 1 1 1 1 1 Ewidencja działalno ści gospodarczej 0 2 0 1 0 1 Wysyłanie danych statystycznych 1 3 1 3 1 3 Deklaracje celne 2 0 2 0 2 0 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 0 1 0 1 0 1 Administracja architektoniczno-budowlana 0 1 0 1 0 1 Edukacja 0 1 0 1 0 1 Ewidencja ludno ści 0 1 0 1 0 1 Geodezja i Kartografia 0 1 0 1 0 0 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomo ściami 0 0 0 0 0 0 Kultura i promocja 0 0 0 0 0 0 Ochrona konsumentów 0 0 0 0 0 0 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo 0 1 0 1 0 1 Planowanie przestrzenne 0 0 0 0 0 0 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 0 1 0 1 0 1 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 0 0 0 0 0 0 Przetargi publiczne 0 0 0 0 0 0 Skargi i wnioski mieszka ńców 0 1 0 1 0 1 Sport i turystyka 0 0 0 0 0 0 Sprawy obywatelskie 0 0 0 0 0 0 Transport. Taksówki 0 0 0 0 0 0 Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym 0 0 0 0 0 0 Zaświadczenia RP – 7 0 0 0 0 0 0


Tabela 16. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące usług świadczonych na poziomie spersonalizowanym (liczba wskaza ń)

2008 2009 2010 Usługi świadczone na poziomie spersonalizowanym jednostka


rządowa JST

Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 1 1 1 1 1 1 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 0 0 0 0 0 0 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) 0 2 0 2 0 2 Policja – obsługa zgłosze ń 0 0 0 0 0 0 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 0 1 0 1 0 1 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 0 1 0 1 0 1 VAT: deklaracje i notyfikacje 0 0 0 0 0 0 Ewidencja działalno ści gospodarczej 0 1 0 2 0 2 Wysyłanie danych statystycznych 0 5 0 5 0 4 Deklaracje celne 1 0 1 0 1 0 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 0 1 0 1 0 1




Strona5

7

Administracja architektoniczno-budowlana 0 1 0 2 0 1 Edukacja 0 1 0 1 0 1 Ewidencja ludno ści 0 1 0 1 0 1 Geodezja i Kartografia 0 0 0 0 0 1 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomo ściami 0 1 0 1 0 1 Kultura i promocja 0 1 0 1 0 1 Ochrona konsumentów 0 0 0 0 0 0 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo 0 0 0 0 0 1 Planowanie przestrzenne 0 0 0 1 0 1 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 0 0 0 1 0 1 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 0 1 0 1 0 1 Przetargi publiczne 0 2 0 2 0 2 Skargi i wnioski mieszka ńców 0 0 0 0 0 2 Sport i turystyka 0 0 0 0 0 0 Sprawy obywatelskie 0 1 0 1 0 1 Transport. Taksówki 0 0 0 0 0 0 Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym 0 0 0 0 0 0 Zaświadczenia RP – 7 0 1 0 1 0 1


Największym zainteresowaniem wśród klientów JST cieszą się usługi dostępne on-line w obszarach związanych z podatkiem od osób fizycznych oraz od osób prawnych, ewidencji działalności gospodarczej, podatków i opłat lokalnych oraz przetargów publicznych.

Klienci administracji rządowej, z kolei, najczęściej mają do czynienia z usługami dotyczącymi podatku od osób fizycznych, od osób prawnych oraz VAT-u: deklaracje i notyfikacje.

Tabela 17. Struktura odpowiedzi na pytanie: Z któr ych usług dost ępnych on-line korzystaj ą najcz ęściej klienci urz ędu (mo żna zaznaczy ć kilka odpowiedzi)? (N=71)

jednostka

samorz ądowa jednostka rządowa

N 14 11 Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych % 26,4 61,1 N 3 0 Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe % 5,7 0,0 N 8 0 Dokumenty to żsamo ści (dowody osobiste, paszporty) % 15,1 0,0 N 4 0 Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia

małżeństwa) % 7,5 0,0 N 1 0 Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) % 1,9 0,0 N 0 9 VAT: deklaracje i notyfikacje % 0,0 50,0 N 16 0 Ewidencja działalno ści gospodarczej % 30,2 0,0 N 4 0 Wysyłanie danych statystycznych % 7,5 0,0 N 0 4 Deklaracje celne % 0,0 22,2 N 1 0 Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) % 1,9 0,0 N 6 0 Administracja architektoniczno-budowlana % 11,3 0,0 N 2 0 Edukacja % 3,8 0,0 N 8 0 Ewidencja ludno ści % 15,1 0,0

Geodezja i Kartografia N 1 0




Strona5

8

% 1,9 0,0 N 3 0 Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/

gospodarka nieruchomo ściami % 5,7 0,0 N 4 0 Kultura i promocja % 7,5 0,0 N 1 0 Ochrona konsumentów % 1,9 0,0 N 11 2 Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo % 20,8 11,1 N 4 0 Planowanie przestrzenne % 7,5 0,0 N 19 2 Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu % 35,8 11,1 N 4 0 Prawa jazdy i rejestracja pojazdów % 7,5 0,0 N 29 2 Przetargi publiczne % 54,7 11,1 N 4 0 Skargi i wnioski mieszka ńców % 7,5 0,0 N 3 0 Sport i turystyka % 5,7 0,0 N 6 0 Sprawy obywatelskie % 11,3 0,0 N 3 0 Transport. Taksówki % 5,7 0,0 N 2 0 Zaświadczenia RP – 7 % 3,8 0,0 N 3 1 Inne % 5,7 5,6 N 53 18 Razem % 100,0 100,0


Większość jednostek administracji publicznej nie była w stanie podać liczby usług prostych, ani złożonych realizowanych przez urząd. Ponownie związane jest to z brakiem monitorowania tego typu rzeczy. Warto wyjaśnić, że przez usługi proste rozumie się usługi świadczone na rzecz klientów tylko w ramach własnego urzędu, z kolei usługi złożone wymagają kontaktu z innymi jednostkami.

Spośród JST, które podały liczbę świadczonych usług prostych, najwięcej, bo ponad 14% zadeklarowało, że liczba ta wynosi do 10 usług, 9,1% określiło je na poziomie 11-20 usług. Co więcej tylko niewielki odsetek JST zinformatyzowało własne usługi proste – 7,1% wskazało, że jest to na poziomie do 10 usług prostych. (Rys 40, 41)

W przypadku jednostek rządowych nieco większy odsetek, ponad 21%, świadczy usługi proste na poziomie do 10 usług, odpowiednio po 7,1% - 1 usługę oraz 11-20 usług. Podobnie jak w przypadku administracji samorządowej, również jednostki rządowe w niewielkim stopniu zinformatyzowały swoje usługi proste – 7,1% zadeklarowało, że zinformatyzowało do 10 usług prostych. (Rys 40, 41)




Strona5

9

Rysunek 40. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby usług prostych w urz ędzie (świadczonych klientom i realizowanych tylko w ramach urzędu). (N=127)

50,0

51,5

7,1 21,4

14,1

7,1

9,1 7,1

0,0

7,1

10,7

8,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

brak danych 1 do 10 11-20 21-40 41-80 powyżej 80 0


Rysunek 41. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby usług prostych w urz ędzie świadczonych elektronicznie/on-line. (N=127)

57,1

53,5

35,7

35,4

7,1

7,1 4,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 0 do 10 pow yżej 10


Spośród jednostek samorządowych, które wskazały liczbę usług złożonych świadczonych przez urząd, nieco ponad 24% zadeklarowało, że kształtują się one na poziomie do 10 usług, z kolei 9,1% określiło je na poziomie powyżej 10 usług. (Rys 42)

Ponad 21% jednostek rządowych, które udzieliły odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług złożonych świadczonych przez urząd, wskazało, że liczba ta kształtuje się na poziomie do 10 usług, z kolei 7,1% na poziomie powyżej 10 usług. (Rys 42)

Zarówno w przypadku JST, jak i jednostek rządowych, bardzo niepokojące jest to, że ponad połowa spośród przebadanych podmiotów nie była w stanie udzielić odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług złożonych w urzędzie świadczonych elektronicznie a ponad 1/3 jednostek przyznała, że nie świadczy usług złożonych w sposób elektroniczny. (Rys. 43)




Strona6

0

Rysunek 42. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby usług zło żonych w urz ędzie (świadczonych klientom, które wymagaj ą kontaktu z innymi urz ędami). (N=127)

53,6

54,5

17,9

12,1

21,4

24,2

7,1

9,1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



brak danych 0 do 10 powyżej 10


Rysunek 43. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące liczby usług zło żonych w urz ędzie świadczonych elektronicznie/on-line. (N=127)

60,7

55,6

35,7

38,4

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

brak danych 1 2 6 0


Spośród jednostek biorących udział w badaniu, nieco ponad 44% JST oraz 60% organów rządowych z województwa podlaskiego świadczy usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP. (Rys. 44)




Strona6

1

Rysunek 44. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy je dnostka świadczy usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP? (N=117)

60,0

44,6

40,0

55,4

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



samorządowej

tak nie


Podsumowanie

Funkcjonalność stron internetowych większości jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego utrzymuje się na poziomie dostarczenia niezbędnych informacji, a tylko w określonych przypadkach daje możliwość pobierania formularzy wymaganych do załatwienia danej sprawy. Z zebranych informacji wynika, że urzędy województwa podlaskiego świadczą przeważnie usługi na dwóch pierwszych poziomach Sophistication Level, tj. na poziomie informacyjnym i na poziomie interakcji jednokierunkowej. Należy również zaznaczyć, że pozostałe poziomy są praktycznie nieznane w administracji publicznej. Stopniowo jednak urzędy podnoszą poziom świadczonych przez siebie usług. Przechodzą tym samym z poziomu informacyjnego, na którym umożliwiają wyłącznie pobieranie informacji poprzez strony internetowe, na poziom interakcji jednokierunkowej - pobieranie niezbędnych formularzy za pomocą strony internetowej.

Uzyskane wyniki świadczą również o niewielkiej świadomości pracowników urzędów w zakresie poziomów świadczonych usług. Problemem wydaje się być również pełne rozróżnienie tzw. usług prostych i złożonych. W związku z tym należy skupić się na poszerzaniu wiedzy i świadomości pracowników jednostek AP w zakresie rozwoju e-Administracji oraz zwrócenie uwagi na bezpośrednie i pośrednie korzyści, jakie daje przechodzenia na coraz wyższe poziomy świadczenia poszczególnych usług.

3.1.4. Koszty Zebrane dane dotyczące kosztów funkcjonowania urzędów oraz budżetu jakim

dysponują poszczególne jednostki nie jest pełne ze względu na dużą ilość odmów udzielenia odpowiedzi. Osoby wypełniające ankietę, nieudzielenie odpowiedzi na pytania z omawianego bloku, często tłumaczyły brakiem możliwości policzenia i wskazania kosztów w wyznaczonych obszarach. Biorąc pod uwagę specyfikę badanych podmiotów jest to oczywiście nieprawdą a nieudzielenie odpowiedzi wynika prawdopodobnie z braku chęci lub czasu, który należałoby poświęcić na ten cel.

Większość jednostek samorządowych, które udzieliły odpowiedzi na temat wielkości bużetu, jakim dysponowały w roku 2010, wskazywała na kwoty wielkości 8.500.001-17.000.000 PLN (32,3%). 20,2% jednostek w roku ubiegłym dysponowało budżetem w wysokości 17.000.001-30.000.000 PLN, z kolei budżet 11,1% jednostek samorządowych nie przekroczył w omawianym okresie 8.500.000 PLN. (Rys 45)




Strona6

2

Duża grupa jednostek rządowych, o czym wspomniano wcześniej, nie udzieliła odpowiedzi na pytanie dotyczące budżetu, jakim dysponował urząd w roku ubiegłym. Zaskakujące jest, w świetle liczby osób zatrudnionych w tych urzędach, że według deklaracji większości jednostek rządowych, które odpowiedziały na zadane pytanie, w 2010 roku, budżet nie przekroczył 8.500.000 PLN. (Rys 45)

Rysunek 45. Struktura odpowiedzi na pytanie o warto ść bud żetu na rok 2010 w zł. (N=127)

42,9

24,2

42,9

11,1

10,7

32,3 20,2 5,1 7,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

brak danych do 8.500.000 PLN 8.500.001-17.000.000 PLN

17.000.001-30.000.000 PLN 30.000.001-61.080.000 PLN ponad 61.080.000 PLN

Źródło: badania własne Wielkość środków przeznaczonych w 2010 roku przez jednostki administracji publicznej

na zakup nowego sprzętu komputerowego była dość zróżnicowana. Najwięcej jednostek spośród przebadanych JST, wskazało, że w ubiegłym roku na sprzęt komputerowy wydano do 6000 PLN – 26,3% oraz w granicach 6.001-15.000 PLN – 25,3%. Jednostki rządowe, z kolei deklarowały, że na wyposażenie urzędów w nowoczesnych sprzęt komputerowy wydano 30.001 - 69.000 PLN, 6.001 - 15.000 PLN oraz 15.001 – 30.000 PLN – odpowiednio po 14,3%. (Rys 46)

Rysunek 46. Struktura odpowiedzi na pytanie o warto ść bud żetu przeznaczon ą w 2010 roku na zakup nowego sprz ętu komputerowego. (N=127)

35,7

29,3

10,7

26,3

14,3

25,3

14,3

10,1

14,3

4,0

3,6 7,1

2,03,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

jednostka administracjirządow ej

jednostka administracjisamorządow ej

brak danych 1-6.000 PLN 6001-15.000 PLN 15.001-30.000 PLN

30.001-69.000 PLN 69.001-111.000 PLN pow yżej 111.000 PLN





Strona6

3

Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego w 2010 roku inwestowały również w nowe oprogramowanie. Spośród przebadanych jednostek samorządowych, 28,3% wskazało, że na ten cel w ubiegłym roku przeznaczono do 6.000 PLN, z kolei 18,2% wskazało na kwoty w granicach 6.001-15.000 PLN. Jednostki rządowe częściej niż samorządowe odmówiły udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie. Jednostki, które odpowiedziały, wskazywały najczęściej, że wartość budżetu przeznaczona na zakup nowego oprogramowania dla urzędu kształtowała się na poziomie: do 6.000 PLN – 14,3% oraz 6.001-15.000 PLN – 25%. (Rys 47)

Rysunek 47. Struktura odpowiedzi na pytanie o warto ść bud żetu przeznaczon ą w 2010 roku na zakup nowego oprogramowania. (N=127)

46,4

45,5

14,3

28,3

25,0

18,2

7,1

4,0

3,6

3,0

3,6

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

brak danych 1 -6.000 PLN 6.001-15.000 PLN

15.001-30.000 PLN 30.001-69.000 PLN powyżej 111.000 PLN


Spośród jednostek samorządowych, które udzieliły odpowiedzi na pytanie dotyczące

mierzenia kosztów funkcjonowania urzędów, zdecydowana większość (66,3%) wskazała, że tego typu czynności nie są u nich podejmowane. Zupełnie inna sytuacja ma miejsce w przypadku jednostek szczebla rządowego. Według uzyskanych deklaracji administracja rządowa województwa podlaskiego w większości przypadków (75%) mierzy koszty wynikające z funkcjonowania urzędu. (Rys 48) W świetle ustawy o finansach publicznych uzyskane wyniki są bardzo zaskakujące i świadczą w głównej mierze o nierzetelnym podejściu respondentów do prowadzonych badań.

Rysunek 48. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy mi erzone s ą koszty funkcjonowania urz ędu. (N=116)

75,0

33,7

25,0

66,3

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

tak nie





Strona6

4

Koszty związane z funkcjonowaniem jednostek administracji publicznej przedstawiono na przykładzie kosztów związanych z opłatą za dostęp do Internetu, zakupem papieru, naprawą oraz eksploatacją sprzętu komputerowego.

Biorąc pod uwagę deklaracje jednostek biorących udział w badaniu można stwierdzić, że na przestrzeni ostatnich lat (2008-2009) koszty funkcjonowania urzędów w określonych obszarach nie uległy znaczącym zmianom. Dotyczy to zarówno jednostek rządowych, jak i samorządowych.

W przypadku wydatków na dostęp do Internetu czy też naprawę sprzętu, oscylowały one w granicach do 4.000 PLN rocznie. Jednostki rządowe ponoszą większe koszta związane z zakupem papieru – powyżej 8.000 PLN rocznie. Dla porównania w przypadku JST, są to wydatki rzędu 2.001 – 4.000 PLN. Z kolei opłaty na eksploatację sprzętu komputerowego utrzymywały się na poziomie do 10.000 PLN rocznie.

Tabela 18. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące kosztów zwi ązanych z dost ępem do Internetu w latach 2008 – 2010. (N=49)

2008 2009 2010 jednostka rządowa

jednostka samorz ądowa

jednostka rządowa


jednostka rządowa


dost ęp do Internetu

N % N % N % N % N % N % brak danych 4 22,2 8 25,8 3 16,7 8 25,8 3 16,7 7 22,6 do 2000 PLN 1 5,6 6 19,4 5 27,8 6 19,4 4 22,2 5 16,1 2001-4000 PLN 7 38,9 11 35,5 4 22,2 8 25,8 5 27,8 7 22,6 4001-6000 PLN 3 16,7 3 9,7 3 16,7 4 12,9 2 11,1 7 22,6 6001-8000 PLN 1 5,6 1 3,2 1 5,6 2 6,5 1 5,6 1 3,2 powy żej 8000 PLN 2 11,1 2 6,5 2 11,1 3 9,7 3 16,7 4 12,9 OGÓŁEM 18 100,0 31 100,0 18 100,0 31 100,0 18 100,0 31 100,0

Źródło: badania własne Tabela 19. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące kosztów zwi ązanych z zakupem papieru

w latach 2008 – 2010. (N=49) 2008 2009 2010

jednostka rządowa


jednostka rządowa


jednostka rządowa


zakup papieru


Źródło: badania własne Tabela 20. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące kosztów zwi ązanych z napraw ą sprz ętu

komputerowego w latach 2008 – 2010. (N=49) 2008 2009 2010

jednostka rządowa


jednostka rządowa


jednostka rządowa


naprawa sprz ętu komputerowego






Strona6

5

Tabela 21. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące kosztów zwi ązanych z eksploatacj ą sprz ętu komputerowego w latach 2008 – 2010. (N=109)

2008 2009 2010 jednostka rządowa


jednostka rządowa


jednostka rządowa


eksploatacja sprz ętu

komputerowego N % N % N % N % N % N %

brak danych 4 22,2 8 25,8 3 16,7 8 25,8 2 11,1 7 22,6 do 10000 PLN 2 11,1 15 48,4 3 16,7 12 38,7 5 27,8 13 41,9 10001-20000 PLN 4 22,2 3 9,7 5 27,8 5 16,1 4 22,2 5 16,1 20001-40000 PLN 5 27,8 3 9,7 4 22,2 3 9,7 3 16,7 2 6,5 powy żej 40000 PLN 3 16,7 2 6,5 3 16,7 3 9,7 4 22,2 4 12,9 OGÓŁEM 18 100,0 31 100,0 18 100,0 31 100,0 18 100,0 31 100,0


Podsumowanie

Większość JST, w przeciwieństwie do administracji rządowej, nie praktykuje mierzenia kosztów funkcjonowania urzędu – tak wynika z deklaracji respondentów. Niemniej jednak na podstawie deklaracji jednostek publicznych mierzących tego typu koszty można zauważyć, że na przestrzeni ostatnich kilku lat (2008-2010), nie dostrzega się znaczących zmian w omawianym zakresie.

Jak jednak wiadomo urzędy są zobligowane do prowadzenia sprawozdawczości finansowej, w związku z tym muszą również monitorować koszty swojego funkcjonowania. Pojawiające się odpowiedzi negujące prowadzenie tego typu działań, wynikają prawdopodobnie z niezrozumienia pytania lub brakiem chęci do udzielenia odpowiedzi lub nierzetelnością respondentów. Można przypuszczać, że urzędy stosunkowo rzadko, albo wręcz wcale nie analizują kosztów ponoszonych w procesie wdrażania technologii informacyjnych i komunikacyjnych, co powinno być kluczowym działaniem w związku z powszechnym dążeniem do rozwoju społeczeństwa informacyjnego i e-Administracji. Należy zatem w podejmowanych działaniach skupić się w głównej mierze na monitorowaniu przez poszczególne jednostki administracyjne ponoszonych kosztów związanych z unowocześnianiem sprzętu oraz oprogramowania wymaganego do rozwoju świadczenia usług on-line. Biorąc pod uwagę, że jedną z podstawowych korzyści wdrażania e-Administracji jest obniżenie kosztów funkcjonowania urzędów brak analiz w tym zakresie jest zjawiskiem bardzo niepokojącym i świadczy o braku świadomości i chęci urzędów w zakresie racjonalizacji gospodarki finansowej.

3.1.5. Pracownicy i kadra kierownicza Szkolenie i podnoszenie umiejętności w zakresie związanym z obsługą

i wykorzystywaniem nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych wydaje się być niezwykle istotne z punktu widzenia rozwoju społeczeństwa informacyjnego i w świetle przytoczonych wyżej wyników badań. Mając na uwadze rozwój tzw. e-Administracji, kluczowym jest, aby również pracownicy i kadra kierownicza jednostek administracyjnych różnego szczebla poszerzała swoje umiejętności w omawianym obszarze.

Jak się jednak okazuje niewielki odsetek urzędów z województwa podlaskiego, zarówno jednostek rządowych, jak i samorządowych, organizuje we własnym zakresie szkolenia z obszaru informatyzacji dla kadry kierowniczej oraz dla swoich pracowników. Z danych wynika, że w 2010 roku prawie 78% jednostek samorządowych oraz 75% jednostek rządowych nie organizowało we własnym zakresie szkoleń z zakresu informatyzacji. Sytuacja wygląda podobnie ze szkoleniami dla pracowników, bowiem prawie




Strona6

6

74% jednostek samorządowych i ponad 64% jednostek rządowych przyznało, że tego typu inicjatywy nie były podejmowane w ubiegłym roku. (Rys 49, 50)

Rysunek 49. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku w urz ędzie organizowane były szkolenia w zakresie informatyzacji dla kadry kiero wniczej? (N=127)

3,6

10,1

21,4

12,1

75,0

77,8

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%




Źródło: badania własne Rysunek 50. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku w urz ędzie organizowane były

szkolenia w zakresie informatyzacji dla pracowników urzędu (N=127)

7,1

9,1

28,6

17,2

64,3

73,7

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej



Uzyskane wyniki można porównać z wynikami badania przeprowadzonego przez MSWiA, z których wynika, że ponad połowa (61%) urzędów nie prowadzi szkoleń informatycznych dla pracowników.

Z uzyskanych danych wynika, że pracownicy jednostek samorządowych i rządowych niemal w równym stopniu uczestniczą w szkoleniach, konferencjach dotyczących informatyzacji organizowanych poza urzędem który jest ich miejscem zatrudnienia. Niecałe 43% JST i nieco ponad 44% jednostek rządowych przyznało, że pracownicy w 2010 roku nie korzystali z oferowanych szkoleń, konferencji. (Rys 51)

Rozpatrując uczestnictwo kadry kierowniczej urzędów w szkoleniach z zakresu informatyzacji w 2010 roku można zauważyć, że wymieniona grupa również nie jest zainteresowana podnoszeniem umiejętności w omawianym obszarze. Bez znaczenia wydaje się tu być rodzaj jednostki, ponieważ prawie 2/3 zarówno jednostek rządowych, jak i samorządowych wskazało, że w ubiegłym roku kadra kierownicza nie uczestniczyła w żadnych szkoleniach, konferencjach związanych z rozwojem informatyzacji. (Rys 52)




Strona6

7

Rysunek 51. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku pracownicy/ urz ędnicy uczestniczyli w szkoleniach, konferencjach dotycz ących informatyzacji organizowanych poza

urzędem? (N=118)

55,6

57,1

44,4

42,9

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

tak nie


Rysunek 52. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku kierownicy urz ędu uczestniczyli w szkoleniach, konferencjach dotycz ących informatyzacji organizowanych poza urz ędem?

(N=116)

33,3

37,1

66,7

62,9

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

tak nie


Zarówno jednostki rządowe, jak i samorządowe, najczęściej deklarowały, że w ich strukturze jest ok. 11-55 pracowników posiadających umiejętności w zakresie posługiwania się podstawowymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji. (Tab. 22) Bardziej zaawansowane umiejętności w zakresie stosowania narzędzi teleinformatycznych, według deklaracji jednostek administracji publicznej, posiada najczęściej od 2 do 4 pracowników. (Tab. 23)




Strona6

8

Tabela 22. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ilu pra cowników zatrudnionych w urz ędzie posiada umiej ętno ści w zakresie posługiwania si ę podstawowymi narz ędziami

teleinformatycznymi w pracy w administracji? (N=127 ) jednostka

Razem jednostka

administracji rządowej

jednostka administracji

samorz ądowej Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiej ętności w

zakresie posługiwania si ę podstawowymi narz ędziami

teleinformatycznymi w pracy w administracji? N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

brak danych 15 100,0 11,8 4 26,7 14,3 11 73,3 11,1

do 10 14 100,0 11,0 2 14,3 7,1 12 85,7 12,1

11-50 74 100,0 58,3 9 12,2 32,1 65 87,8 65,7

51-100 13 100,0 10,2 6 46,2 21,4 7 53,8 7,1

101-150 3 100,0 2,4 2 66,7 7,1 1 33,3 1,0

powy żej 150 8 100,0 6,3 5 62,5 17,9 3 37,5 3,0

OGÓŁEM 127 100,0 100,0 28 22,0 100,0 99 78,0 100,0 Źródło: badania własne

Tabela 23. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ilu pra cowników zatrudnionych w urz ędzie

posiada umiej ętno ści w zakresie posługiwania si ę zaawansowanymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji? (N=127 )

jednostka

Razem jednostka

administracji rządowej

jednostka administracji

samorz ądowej

Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiej ętności w

zakresie posługiwania si ę zaawansowanymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w

administracji N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

] N

[Raz

em

= 10

0%]

[Ogó

łem

=

100%

]

brak danych 16 100,0 12,6 3 18,8 10,7 13 81,3 13,1

0 17 100,0 13,4 8 47,1 28,6 9 52,9 9,1

1 39 100,0 30,7 4 10,3 14,3 35 89,7 35,4

2-4 28 100,0 22,0 7 25,0 25,0 21 75,0 21,2

5-10 12 100,0 9,4 2 16,7 7,1 10 83,3 10,1

powy żej 10 15 100,0 11,8 4 26,7 14,3 11 73,3 11,1

OGÓŁEM 127 100,0 100,0 28 22,0 100,0 99 78,0 100,0 Źródło: badania własne

Według zebranych danych w większości przebadanych jednostek zostały wyznaczone osoby, które zajmują się rozwojem IT, jednakże prawie 39% JST oraz 37,5% spośród jednostek rządowych zadeklarowało, że osoby zatrudnione do rozwoju IT w urzędzie wymagają dodatkowych szkoleń, warsztatów. (Rys 53)




Strona6

9

Rysunek 53. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub zespół osób, które zajmuj ą się rozwojem IT według rodzaju jednostki administracyj nej?

(N=117)

20,8

15,1

37,5

38,7

37,5

28,0

4,2

18,3

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



samorządowej

Tak

Tak, wymaga jednak dodatkowych szkoleń i warsztatów

Nie i nie jest planowane

Nie, ale jest to planowane w najbliższym czasie


Podsumowanie Brak oraz niewystarczający poziom umiejętności pracowników administracji publicznej,

w zakresie korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych stanowi istotną barierę w procesie wdrażania e-Administracji. Przyczyną tego typu sytuacji jest, w opinii uczestników FGI, przede wszystkim brak weryfikacji posiadanych przez kandydatów na pracowników urzędów umiejętności na etapie rekrutacji oraz brak szkoleń i doskonalenia w tym obszarze, zarówno szeregowych pracowników jak i kadry kierowniczej.

W obszarze tym kluczowym przedsięwzięciem jest niewątpliwie podniesienie poziomu umiejętności, kompetencji, a w szczególności poziomu świadomości pracowników o wadze i znaczeniu poruszanego problemu. Jest to o tyle ważne zadania, że bez poprawy świadomości decydentów, wdrażanie założeń e-Administracji, zwłaszcza na szczeblach lokalnych jest z góry skazane na niepowodzenie. W związku z powyższym istotne jest cykliczne organizowanie konferencji oraz spotkań, których tematyka w znacznym stopniu poruszałaby kwestie związane z rozwojem społeczeństwa informacyjnego, w tym również roli i zadań administracji publicznej, szczególnie w kontekście rozwoju e-usług. Kluczowe jest organizowanie regularnych szkoleń dla pracowników administracyjnych, a w szczególności dla decydentów, dzięki którym mogliby podnieść zakres swoich umiejętności i kompetencji.

3.1.6. System EZD W niemal połowie spośród przebadanych jednostek samorządowych (49 jednostek)

funkcjonuje system EZD, czyli system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Dla porównania tylko 14,3% jednostek szczebla rządowego zadeklarowało posiadanie tego typu systemu (cztery jednostki). (Rys 54)

Spośród jednostek administracji samorządowej, które nie posiadają w chwili obecnej systemu EZD, nieco ponad 26% planuje jego wdrożenie w okresie najbliższego roku (11 jednostek). W przypadku jednostek rządowych deklaracje chęci wdrożenia tego typu systemu dotyczą 39% jednostek, które do tej pory nie wdrożyły systemu EZD – 9 jednostek. (Rys 55)




Strona7

0

Rysunek 54. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy je dnostka posiada system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą (EZD)? (N=120)

14,3

53,3

85,7

46,7

0% 20% 40% 60% 80% 100%


rządowej


samorządowej

tak nie


Rysunek 55. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy je dnostka planuje wprowadzenie w ci ągu

najbli ższego roku systemu Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą (EZD)? (N=65)

9

11

14

31

0% 20% 40% 60% 80% 100%



samorządowej

tak nie


Uzyskane wyniki można porównać z wynikami badania przeprowadzonego przez MSWiA, z których wynika, że systemy elektronicznego zarządzania dokumentami są dość powszechnie wykorzystywane i posiada je prawie połowa spośród wszystkich badanych urzędów (48%). Z Badań tych wynika, że liczba urzędów używających takich rozwiązań będzie wzrastać, ponieważ większość urzędów, które obecnie nie wykorzystują tego typu systemu, planuje to zrobić jak najszybciej.

Założeniem omawianego systemu jest usprawnienie pracy urzędników, a co za tym idzie skrócenie czasu załatwiania spraw administracyjnych. W praktyce jednak jednostki biorące udział w badaniu nie były w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy korzystanie z systemu EZD przynosi bezpośrednie korzyści. Zaledwie po dwie jednostki rządowe i samorządowe przyznały, że stosowanie omawianego systemu przynosi korzyści w postaci usprawnienia i skrócenia czasu załatwiania spraw urzędowych. (Rys 56)




Strona7

1

Rysunek 56. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy za stosowanie systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacj ą) ma wpływ na czas załatwiania spraw w urz ędzie? (liczba wskaza ń)

(N=52)

2

2 14

1

33

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



tak, usprawnia pracę i skraca czas załatwiania spraw w urzędzie

nie, nie ma żadnego wpływu

trudno powiedzieć


Zarówno jednostki administracji rządowej, jak i samorządowej rzadko deklarowały, że wypracowały wewnętrzne procedury określające zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją (jedna jednostka rządowa i cztery samorządowe). Tylko 14 JST i jedna jednostka rządowa posiada prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD. Posiadanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją z modułem do zarządzania (tworzenia i modyfikacji) procesami biznesowymi zadeklarowały wyłącznie jednostki samorządowe (24 urzędy). 22 JST posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami z modułem automatycznego tworzenia tzw. paczek archiwalnych i przekazania do Archiwum Państwowego. Trzy jednostki rządowe i 14 samorządowych mają do dyspozycji system elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest częścią systemu wykorzystywanego wspólnie przez inne urzędy (innego niż ePUAP). Ponadto siedem organów samorządowych i jeden rządowy posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwiający wymianę korespondencji elektronicznej między jednostkami administracji publicznej. Kierownictwo urzędu pracuje w systemie EZD w przypadku 21 JST oraz jednej jednostki rządowej. (Tab. 24)

Tabela 24. Struktura odpowiedzi na pytania dotycz ące systemu EZD (liczba wskaza ń) (N=53) Jednostka administracji

rządowej Jednostka administracji

samorz ądowej

odmowa odpowiedzi

tak nie odmowa odpowiedzi

tak nie

Czy jednostka posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwiający wymianę korespondencji elektronicznej między jednostkami administracji publicznej? 0 1 3 3 7 39 Czy jednostka posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest częścią systemu wykorzystywanego wspólnie przez inne urzędy (innego niż ePUAP)? 0 3 1 2 15 32 Czy jednostka posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami z modułem automatycznego 0 1 3 2 22 25




Strona7

2

tworzenia tzw. paczek archiwalnych i przekazania do Archiwum Państwowego? Czy jednostka posiada system elektronicznego zarządzania dokumentacją z modułem do zarządzania (tworzenia i modyfikacji) procesami biznesowymi? 0 0 4 2 24 23 Czy jednostka posiada prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją)? 0 1 3 3 14 32 Czy jednostka wypracowała wewnętrzne procedury określające zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce? 0 1 3 2 4 43 Czy kierownictwo urzędu pracuje w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)? 0 3 1 1 21 27


JST, które posługują się systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, najczęściej wykorzystują do tego system FlowEr – 42 jednostki na 49, które mają wdrożony system EZD. Spośród jednostek rządowych dysponujących systemem EZD, jedna jednostka posiada system ProcEnt, dwie innego rodzaju system, natomiast jedna nie udzieliła odpowiedzi na zadane pytanie. (Rys 57)

Rysunek 57. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki s ystem Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą (EZD) jest wykorzystywany w jednostce? (liczba wsk azań) (N=52)

42

1

6

2

1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



FlowER ProcEnt Jednostka posiada inny system EZD


Odnosząc uzyskane wyniki do badania UMWP można stwierdzić, że nieznacznie wzrósł odsetek jednostek samorządowych wykorzystujących system FlowER (z 83% do 85,7%). Z drugiej strony urzędy rzadziej wykorzystują system ProcEnt.

Duży odsetek jednostek administracji samorządowej (48,9%) posiadających system EZD przyznało, że nie jest on przez nich wykorzystywany produkcyjnie, a tylko znajduje się w fazie testowania – 23 jednostki. Ponad 36% – 17 JST, wykorzystuje wspomniany system w sposób produkcyjny tzn. sprawy wewnątrz urzędu są prowadzone i monitorowane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, z kolei 14,9% (7) urzędów przyznało, że pomimo posiadania licencji lub otrzymania sublicencji omawiany system nie znajduje się w fazie testów i wdrożenia produkcyjnego. (Rys 58)




Strona7

3

Odpowiedzi jednostek rządowych na pytanie dotyczące stopnia wykorzystania systemu kształtują się w następujący sposób: dwie jednostki wykorzystują posiadany przez siebie system EZD w sposób produkcyjny, jedna jest na etapie jego testowania, natomiast ostatnia nie posiada licencji lub nie otrzymała do tej pory sublicencji jakiegokolwiek systemu elektronicznego obiegu dokumentów. (Rys 58)

Rysunek 58. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki m stopniu w jednostce system EZD (Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą) jest wykorzystywany? (liczba wskaza ń) (N=51)

2

17

1

23 7

1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



EZD w naszej jednostce wykorzystywane jest produkcyjnie – sprawy wewnątrz urzędu są prowadzone imonitorowane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,

EZD w naszej jednostce znajduje się w fazie testowania - nie jest wykorzystywany produkcyjnie,

EZD mimo posiadania licencji lub otrzymania sublicencji nie znajduje się w fazie testów i wdrożeniaprodukcyjnego,

Jednostka nie posiada licencji lub nie otrzymała do tej pory sublicencji jakiegokolwiek elektronicznegoobiegu dokumentów


Od pierwszego półrocza 2010 roku zmniejszył się odsetek jednostek samorządowych testujących system EZD (z 55% do 48,9%). Następstwem tego jest wzrost odsetka jednostek wykorzystujących EZD w sposób produkcyjny (z 25% do 36,2%).

Większość jednostek samorządowych, tj. 36 wyznaczyło osobę, która w zakresie swoich obowiązków pełni rolę administratora EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Wśród jednostek rządowych tego typu działanie zostało podjęte przez trzy urzędy posiadające system EZD. (Rys 59)




Strona7

4

Rysunek 59. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba, która w zakresie swoich obowi ązków pełni rol ę administratora EZD (Elektronicznego

Zarządzania Dokumentacj ą)? (liczba wskaza ń) (N=50)

2

5

1

31 10

1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



TAK – posiada pełną w iedzę w tym zakresie i jest w stanie zabezpieczyć ciągłość funkcjonow ania tego systemu

TAK – w ymaga jednak dodatkow ych szkoleń lub w arsztatów

NIE – mimo posiadania takiego systemu nie ma w strukturze organizacyjnej jednostki osoby odpow iedzialnej za jegofunkcjonow anie

NIE – poniew aż jednostka nie posiada EZD


Odnosząc zebrane dane do badania UMWP można zauważyć, że od pierwszego półrocza 2010 roku zmniejszył się odsetek jednostek samorządowych, w których administratorzy EZD posiadają pełną wiedzę i są w stanie zabezpieczyć ciągłość działania tego systemu (z 15% do 10,9%), natomiast zwiększył się odsetek jednostek, w których administratorzy wymagają dodatkowego szkolenia z 60% do 67,4%.

Podsumowanie

W związku z bardzo małą liczbą jednostek, które zadeklarowały posiadanie systemu EZD, w przeciwieństwie do pozostałych rozdziałów, w niniejszym wyniki przedstawiono w postaci liczebności, a nie w postaci odsetek.

Jak wynika z deklaracji jednostek biorących udział w badaniu JST częściej niż jednostki rządowe posiadają system EZD, jednak urzędy te nie są w stanie stwierdzić jednoznacznie, czy omawiany system przynosi bezpośrednie korzyści w postaci np. skrócenia czasu załatwiania spraw urzędowych przez interesantów. Jest to bardzo niepokojący fakt, ponieważ jednym z głównych założeń w związku z wprowadzaniem omawianego systemu jest dążenie do usprawnienia pracy urzędów, a tym samym skrócenia czasu załatwiania spraw urzędowych.

Przyczyną pojawienia się tego typu odpowiedzi może być fakt, że większość jednostek posiadających system EZD nie wykorzystuje go produkcyjnie, a tylko na zasadzie testowania. Brak pełnego wykorzystania dostępnego systemu może skutkować brakiem świadomości odnośnie korzyści jakie niesie za sobą wykorzystywanie EZD. Działania jakie należy podjąć w tym zakresie powinny skupiać się na rozwoju świadomości/wiedzy urzędników, w zakresie praktycznego wykorzystania dostępnych ułatwień, jakim jest niewątpliwie omawiany system EZD.

W perspektywie rozwoju e-Administracji w województwie podlaskim, cenną informacją jest, że spośród jednostek administracji publicznej, które nie posiadają w chwili obecnej systemu EZD, większość planuje jego wdrożenie w okresie najbliższego roku. Nadal jednak




Strona7

5

należy podejmować starania, aby w najbliższej przyszłości wszystkie jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego dysponowały systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją i potrafiły z niego korzystać.

3.1.7. Blok pyta ń skierowanych wył ącznie do JST Pytania z bloku VII stanowią uzupełnienie zebranych do tej pory informacji na temat

jednostek samorządowych funkcjonujących na terenie województwa podlaskiego.

Zdecydowana większość jednostek samorządowych biorących udział w badaniu oczekuje od samorządu województwa oraz do administracji rządowej i administracji centralnej pomocy we wdrażaniu e-Administracji w postaci przede wszystkim wsparcia finansowego (95,7%) oraz pomocy ze strony proceduralnej/organizacyjnej (prawie 93%). Nadzorem i kontrolą zainteresowanych jest prawie 23% JST. (Rys 60)

Rysunek 60. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie mają Państwo oczekiwania w zakresie wdra żania e-Administracji w stosunku do samorz ądu województwa oraz do administracji

rządowej i administracji centralnej (mo żna zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (N=92)

8,7

22,8

92,4

95,7

0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0 120,0

Inne

Nadzór i kontrola

Pomoc ze stronyproceduralnej/organizacyjnej

Wsparcie finansowe


Prawie 70% urzędów gmin zadeklarowało, że dopuszczają możliwość przyjęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej” (np. w zakresie wdrażania elektronicznych usług). Przeciwnego zdania było 22% jednostek gminnych. Z drugiej jednak strony aż 70% spośród starostw powiatowych przyznała, że nie jest w stanie przyjąć funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej”. (Rys 61 i 62)




Strona7

6

Rysunek 61. Struktura odpowiedzi na pytanie:: Czy d opuszczaj ą Państwo mo żliwo ść przyj ęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordy natora Działa ń IT w administracji

samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)? PYTANIE SKIEROWANE DO URZĘDÓW GMIN (N=82)

8,5

22,0

69,5

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0

nie dotyczy

nie

tak


Rysunek 62. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy s ą Państwo gotowi przyj ąć funkcj ę

„Lokalnego Koordynatora Działa ń IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)? PYTANIE SKIEROWANE DO STARO STW POWIATOWYCH (N=10)

30,0

70,0

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0

tak

nie


Od pierwszego półrocza 2010 roku znacznie zmalał odsetek gmin dopuszczających możliwość przejęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej” – z 87% do 69,5%. W przypadku powiatów gotowych do przyjęcia funkcji „Lokalnego Koordynatora…” liczba ich nie uległa zmianie – tylko 3 powiaty wyraziły taką gotowość.

Większość JST zadeklarowało, że jest w stanie sprecyzować zakres świadczonych usług w zakresie określonych ustawowo zadań własnych, jednak wymaga to od nich przeprowadzenia analizy świadczonych usług (62,4%). Spośród JST, 20% nie jest w stanie stworzyć tego typu katalogu usług. (Rys 63)




Strona7

7

Rysunek 63. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd jest w stanie sprecyzowa ć zakres świadczonych usług w zakresie okre ślonych ustawowo zada ń własnych JST? (N=85)

17,6

20,0

62,4

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0

TAK – posiadamy tego typu Katalogusług

NIE – nie jesteśmy w stanie stworzyćtakiego katalogu

TAK – wymaga to jednak z naszejstrony przeprowadzenia analizy

świadczonych usług w zakresie zadań


Od pierwszego półrocza 2010 roku wzrósł odsetek jednostek samorządowych, które są w stanie utworzyć katalog usług w zakresie określonych ustawowo zadań własnych po przeprowadzeniu dokładniejszej analizy (z 57% do prawie 62,4%). Z drugiej strony zmniejszył się odsetek jednostek, które nie są w stanie stworzyć tego typu katalogu usług (z 31% do 20%).

Podobnie jak w przypadku operatora dostarczającego Internet do jednostek samorządowych, również do jednostek podległych JST, Internet najczęściej dostarcza firma TP S.A (93,1%) (Rys 64)

Rysunek 64. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto je st dostawc ą łącza internetowego do jednostek podległych JST realizuj ących zadania publiczne w my śl Art.2 pkt.1? (N=87)

1,1

2,3

3,4

27,6

93,1

0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0

NET - KOMP

BIAMAN

Netia

inne

TP S.A


Przepustowość łącza internetowego w jednostkach podległych JST realizujących zadania publiczne według deklaracji jednostek samorządowych w większości przypadków to max. 2 Mb/s (46,4%). (Rys 65)




Strona7

8

Rysunek 65. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka j est przepustowo ść łącza internetowego w jednostkach podległych JST realizuj ących zadania publiczne w my śl Art.2 pkt.1? (N=84)

1,2

2,4

6,0

20,2

23,8

46,4

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0

max. do 16 Mb/s

powyżej 64 Mb/s

max. do 8 Mb/s

max. do 4 Mb/s

max. do 1 Mb/s

max. do 2 Mb/s


Jak wynika z deklaracji JST tylko niecałe 60% spośród nich koordynuje i monitoruje działania jednostek podległych. (Rys 66)

Rysunek 66. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ur ząd koordynuje i monitoruje działania jednostek podległych? (N=83)

42,2

57,8

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0

nie

tak


Jak się okazuje kwestia zabezpieczeń on-line zasobów informatycznych związanych ze świadczeniem usług e-administracji w jednostkach podległych JST w większości urzędów gminnych i starostw powiatowych nie była do tej pory poruszana. Tego typu odpowiedź udzieliło bowiem 60,5% spośród przebadanych JST. Z drugiej jednak strony prawie 34% JST przyznało, że funkcjonujące lub planowane systemy backup-owe będą w stanie zabezpieczyć wyłącznie dane przetwarzane w obrębie jednostki. (Rys 67)




Strona7

9

Rysunek 67. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy ob ecne systemy backup-owe w urz ędzie lub zaplanowane w terminie najbli ższych 2-ch lat s ą/będą w stanie zabezpieczy ć on-line zasoby

informatyczne zwi ązane z świadczeniem usług e-administracji w jednostkach pod ległych, które są/planuje Pan/Pani podł ączyć do usług cyfrowego urz ędu? (N=86)

5,8

33,7

60,5

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0

TAK – funkcjonujące lub planowane systemy backup-owe będą również w stanie zabezpieczyć systemy

informatyczne jednostek podległych

NIE - funkcjonujące lub planowane systemy backup-owe będą w stanie zabezpieczyć jedynie dane

przetwarzane w obrębie jednostki

Tego typu kwestia nie była do tej pory rozważana


Od pierwszego półrocza 2010 roku nieznacznie zmniejszył się odsetek jednostek samorządowych, w których kwestie związane z zabezpieczeniem on-line zasobów informatycznych związanych ze świadczeniem usług e-administracji w jednostkach podległych JST, nie były do tej pory rozważane (z 64% do 60,5%). Z drugiej strony zwiększył się odsetek jednostek, których systemy backup-owe będą w stanie zabezpieczyć jedynie dane przetwarzane w obrębie jednostki, a co za tym idzie nie zabezpieczy jednostek podległych (z 27% do prawie 33,7%).

Podsumowanie

Jednostki samorządowe oczekują od samorządu województwa oraz od administracji rządowej i centralnej pomocy we wdrażaniu e-Administracji w postaci przede wszystkim wsparcia finansowego oraz pomocy ze strony proceduralnej/organizacyjnej. Ponadto urzędy gmin dopuszczają możliwość przyjęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej”. Z drugiej jednak strony starostwa nie są w stanie przyjąć tej funkcji.

Istotną informacją jest również to, że jednostki samorządowe w większości przypadków są w stanie sprecyzować zakres świadczonych usług w zakresie określonych ustawowo zadań własnych, jednak wymaga to od nich przeprowadzenia analizy świadczonych usług, ale bardzo niepokojącym zjawiskiem jest duży odsetek (20%) urzędów, które twierdzą że nie są w stanie tego zrobić. Świadczy to o braku wiedzy z zakresu funkcjonowania urzędu wśród pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych – posiadają oni tylko wiedzę specjalistyczną w zakresie niezbędnym dla danego stanowiska pracy. Wskazana byłaby rotacja pracowników w celu zapoznania ich z zakresem prac w całym urzędzie, co przewiduje ustawa o służbie cywilnej.




Strona8

0

3.2. Klienci administracji publicznej

Z badań prowadzonych przez Główny Urząd Statystyczny wynika, że w okresie od roku 2008 nastąpił w Polsce wzrost odsetka gospodarstw domowych posiadaj ących przynajmniej jeden komputer z 58,9% w 2008 roku do 69% w roku 2010. Zdecydowanie częściej komputery posiadają gospodarstwa z dziećmi (90,8% w 2010 roku) niż gospodarstwa, w których brakuje dzieci (58,2%). Co ważne od 2008 roku znacznie wzrósł odsetek gospodarstw z mniejszych miast (do 100.000 mieszkańców) posiadających sprzęt komputerowy. W 2008 roku wynosił on 59,6%, a w 2010 roku – 70,3%.15

Podobnie jak w przypadku komputerów, od 2008 roku rośnie w Polsce liczba użytkowników sieci Internet . W 2008 roku dostęp do Internetu w domu deklarowało 47,6% gospodarstw domowych, w 2009 – 58,6%, natomiast w 2010 – 63,4%, tzn. w okresie ostatnich dwóch lat zauważalny jest wzrost odsetka gospodarstw domowych z dostępem do Internetu o prawie 16 punktów procentowych. Analogicznie jak w przypadku wyposażenia gospodarstw domowych w sprzęt komputerowy, dostęp do sieci Internet zależy od miejsca lokalizacji gospodarstwa oraz tego, czy w gospodarstwie są dzieci.16

Należy zaznaczyć przy tym, że w 2009 roku ponad połowa mieszkańców Polski w wieku 16 – 74 regularnie tj. co najmniej raz w tygodniu korzystała z sieci Internet. W 2010 roku odsetek ten wyniósł 55%. Polacy najczęściej wykorzystują Internet w celach komunikacyjnych.

Celem badań przeprowadzonych wśród klientów administracji publicznej na terenie województwa podlaskiego była:

� ocena umiejętności, świadomości oraz poziomu zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji;

� identyfikacja oczekiwań i potrzeb klientów względem administracji w zakresie informatyzacji;

� ocena dostępności i częstotliwości korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego;

� wyodrębnienie barier/utrudnień dla mieszkańców województwa podlaskiego w związku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych.

W zakresie badań wśród klientów administracji uwzględniono:

� Zogniskowane Wywiady Grupowe (FGI) z reprezentantami dwóch głównych grup klientów administracji:

o z mieszkańcami województwa podlaskiego,

o z przedsiębiorcami z terenu województwa podlaskiego.

� badanie ankietowe CATI przeprowadzone wśród mieszkańców województwa podlaskiego.

W badaniu CATI przeprowadzonym wśród mieszkańców województwa podlaskiego udział wzięło 896 respondentów. W przypadku badania FGI uczestnikami byli przedstawiciele przedsiębiorców oraz mieszkańcy województwa podlaskiego.

W trakcie badań fokusowych przedsi ębiorcy wyrażali opinię, że nie mają problemów z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych i jednocześnie 15 Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2006 – 2010, Główny Urząd Statystyczny, s. 76. 16 Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2006 – 2010, Główny Urząd Statystyczny, s. 82.




Strona8

1

deklarowali ch ęć korzystania z e-usług. Wynika to głównie z chęci skrócenia czasu załatwienia sprawy i braku konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie. Przedsiębiorcom towarzyszą również pewne obawy związane z korzystaniem z internetowej formy załatwiania spraw – dotyczą one przede wszystkim braku pewno ści, że informacje zamieszczane przez urz ędy na stronach www s ą aktualne. Rozmówcy wskazywali również na bariery związane z brakiem kompleksowej realizacji danej usługi przez Internet a co za tym idzie - brakiem eliminacji konieczności stawienia się w urzędzie osobiście. Obawy dotyczyły też kwestii sposobu zabezpieczeń danych osobowych, jednakże biorąc pod uwagę masowość korzystania przez przedsiębiorców z bankowości internetowej ten problem wydaje się stosunkowo mało istotny – jeżeli decydują się na ewentualną utratę środków finansowych w przypadku „wycieku danych” to ewentualne „przecieki” w trakcie załatwiania spraw urzędowych nie będą stanowiły problemu w rozwoju e-Administracji wśród tej grupy klientów. Jednakże aby pozyskać ich do grona klientów, korzystających z elektronicznej formy komunikacji z urzędami konieczna jest zmiana przepisów prawnych oraz uproszczenie procedur administracyjnych , w szczególności procedur wewnętrznych. Bardzo ważny jest równie ż rozwój komunikacji pomi ędzy urz ędami/porozumiewania si ę urzędów aby wyeliminować konieczność dostarczania przez klientów dokumentów, które są w posiadaniu innych jednostek administracji publicznej.

Uczestnicy FGI zwracali również uwagę na fakt, iż realizacja projektów w zakresie informatyzacji na szczeblu lokalnym czy nawet regio nalnym jest niezasadna , bowiem istnieje obawa, że systemy tworzone odrębnie dla poszczególnych regionów nie będą ze sobą współgrać. Bardziej logiczne jest stworzenie jednego systemu n a szczeblu centralnym.

Zarówno przedsiębiorcy jak i mieszkańcy województwa podlaskiego zwrócili uwagę na sposób wdrożenia usług internetowych przez sektor bankowy – z jednej strony chodzi o obniżenie kosztów transakcji wykonywanych elektronicznie a z drugiej wprowadzenie/utworzenie w urzędach punktów obsługi klientów/punktów informacji, dla osób które chc ą korzysta ć z e-usług a nie posiadają wystarczającej wiedzy lub nie dysponują komputerem z dostępem do Internetu. Wydaje się, że zaadoptowanie tych rozwiązań przez administrację publiczną jest jednym z podstawowych warunków sukcesu w zakresie rozwoju e-usług. Również wzorem sektora bankowego, zdaniem uczestników FGI, klientów administracji publicznej mo żna zachęcić do korzystania z e-usług poprzez gwarancj ę zmniejszenia kosztów załatwiania spraw oraz ograni czanie liczby usług, które urz ędy realizuj ą w sposób tradycyjny.

Mieszkańcy województwa podlaskiego, podobnie jak i przedsiębiorcy, mają generalnie dostęp do komputera i Internetu oraz deklarują umiejętności w zakresie ich wykorzystywania, jednakże w tym przypadku główną barierą w rozwoju e-Administracji wydaje się być brak zaufania do instytucji administracji publicznej. W chwili obecnej w kontaktach z administracją Internet wykorzystywany jest głównie w celu poszukiwania/pobierania informacji. Również w tym wypadku uczestnicy badań zwracali uwagę na brak wzajemnych kontaktów/współpracy pomi ędzy urz ędami, np. gdy jedn ą spraw ę należy załatwi ć przy współpracy z ró żnymi instytucjami. Głównymi barierami we wdrażaniu e-usług są również skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne oraz konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy.

Bardzo istotnym wydaje się fakt, iż zdaniem społeczeństwa brakuje informacji w zakresie mo żliwo ści i warunków korzystania z e-usług . Rozmówcy słyszeli np. o stronie „Wrota Podlasia ”, ale nie wiedz ą co to jest i prawie w ogóle z niej nie korzystają.

Powyższe badania stały się podstawą do uszczegółowienia i dopracowania kwestionariusza do badań ilościowych, przeprowadzonych wśród mieszkańców województwa podlaskiego przy wykorzystaniu metody CATI – telefonicznego wywiadu




Strona8

2

kwestionariuszowego wspomaganego komputerowo. W badaniu tym wzięło udział 896 respondentów, z czego 52,3% stanowiły kobiety. (Rys 68)

Rysunek 68. Struktura respondentów według płci. (N= 896)

47,7%

52,3%

0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0%

Mężczyzna

Kobieta


Badana populacja charakteryzowała się w głównej mierze wykształceniem średnim

zawodowym (24.8%) jednakże na uwagę zasługuje fakt, iż ponad 25% respondentów posiadało wykształcenie wyższe, magisterskie lub licencjackie. (Rys 69)

Rysunek 69. Struktura respondentów według wykształc enia. (N=896)

1,2%

3,9%

4,7%

6,2%

11,0%

12,2%

17,0%

19,0%

24,8%

Niepełne podstaw ow e

Policealne

Gimnazjalne

Wyższe licencjackie

Podstaw ow e

Średnie ogólnokształcące

Zasadnicze zaw odow e

Wyższe magisterskie

Średnie zaw odow e


Poszczególne grupy wiekowe respondentów nie odbiegały w sposób znaczący od struktury wieku populacji zamieszkującej województwo podlaskie. Najliczniej były reprezentowane osoby w wieku 15 - 24 lata (stanowiły one blisko 18% próby) oraz osoby w wieku 65 lat i więcej (17,5%). (Rys. 70)




Strona8

3

Rysunek 70. Struktura respondentów według wieku. (N =896)

14,0%

16,3%

17,0%

17,4%

17,5%

17,9%

55 - 64 lat

35 - 44 lata

45 - 54 lata

25 - 34 lata

65 i w ięcej lat

15 - 24 lata


Próba była również odzwierciedleniem rzeczywistej sytuacji pod względem miejsca

zamieszkania respondentów – mieszkańcy miast stanowili 60,7% podczas gdy mieszkańcy terenów wiejskich 39.3%. (Rys. 71)

Rysunek 71. Struktura respondentów według miejsca z amieszkania. (N=896)

39,3%

60,7%

Wieś

Miasto


3.2.1. Dostępność i częstotliwo ść korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszka ńców województwa

Dostęp do nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców jest warunkiem niezbędnym powodzenia we wdrażaniu e-Administracji i świadczenia e-usług. Respondenci biorący udział w badaniu CATI deklarują dostęp do komputera i Internetu na poziomie ponad 68% - jest to wskaźnik bardzo zbliżony do poziomu średniej krajowej bowiem wg danych GUS w 2010 roku w Polsce 69% gospodarstw domowych posiadało komputer a 63,4% dostęp do Internetu. Telefon komórkowy z kolei posiada ponad 80,4% badanej populacji. (Rys. 72)




Strona8

4

Rysunek 72. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące posiadania przez respondentów: telefonu komórkowego, komputera oraz dost ępu do Internetu.

80,4%

68,2%

68,5%

19,6%

31,8%

31,5%

Czy posiada Pan/Pani wdomu telefon komórkow y?

(N=894)

Czy posiada Pan/Pani wdomu komputer? (N=894)

Czy posiada Pan/Pani wdomu dostęp do Internetu?

(N=893)

TAK NIE


W przypadku telefonu komórkowego częściej jego posiadaczami są mężczyźni. Zauważalna jest również bardzo wyraźna korelacja pomiędzy faktem posiadania telefonu a wykształceniem respondentów – im wyższy poziom wykształcenia tym liczniejsza grupa osób jest w posiadaniu telefonu. Od tego schematu nieco odstają osoby z wykształceniem gimnazjalnym, gdzie 100% respondentów jest posiadaczem telefonu. Przyczyną jest niewątpliwie wiek tych osób – są to osoby młode. (Rys. 73 i 74)

Podobnie jak w przypadku wykształcenia duży wpływ na fakt posiadania telefonu ma wiek respondentów – im młodsze osoby tym częściej posiadają telefon. Odsetek populacji w wieku 15 – 34 lata deklaruje posiadanie telefonu na poziomie około 98%, natomiast osoby w wieku powyżej 65 lat na poziomie niecałych 34%. (Rys. 75)

Miejsce zamieszkania respondentów również ma wpływ na posiadanie telefonu komórkowego – częściej w jego posiadaniu są mieszkańcy miast aniżeli terenów wiejskich, odpowiednio 86,4% i 71,2%. (Rys. 76)

Rysunek 73. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i telefon komórkowy według płci respondentów? (N=894)

77,6%

83,5%

22,4%

16,5%

kobieta

mężczyzna

tak nie





Strona8

5

Rysunek 74. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i telefon komórkowy według wykształcenia respondentów? (N=894)

96,5%

100,0%

94,3%

94,4%

81,0%

67,1%

100,0%

39,8%

9,1%

3,5%

0,0%

5,7%

5,6%

19,0%

32,9%

0,0%

60,2%

90,9%



Policealne


Średnie zawodowe

Zasadnicze zawodowe

Gimnazjalne

Podstawowe

Niepełne podstawowe

tak nie


Rysunek 75. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i telefon komórkowy według wieku respondentów? (N=894)

97,5%

98,1%

92,5%

88,8%

71,2%

33,8%

2,5%

1,9%

7,5%

11,2%

28,8%

66,2%

15-24 lata

25-34 lata

35-44 lata

45-54 lata

55-64 lata

65 i w ięcej lat

tak nie





Strona8

6

Rysunek 76. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i telefon komórkowy według miejsca zamieszkania respondentów? (N=894)

86,4%

71,2%

13,6%

28,8%

Miasto

Wieś

tak nie


Podobnie sytuacja się kształtuje w przypadku posiadania komputera. Częściej od kobiet jego właścicielami są mężczyźni, odpowiednio 72,5% i 64,3%. (Rys. 77) Poziom wykształcenia również w tym wypadku odgrywa bardzo dużą rolę, osoby z wykształceniem wyższym deklarują częściej fakt posiadania komputera niż osoby z wykształceniem podstawowym. W tym wypadku także prawidłowość zaburzają osoby z wykształceniem gimnazjalnym, które w blisko 98% posiadają komputer. Jest to z pewnością wynik ich stosunkowo młodego wieku. (Rys. 78) Właśnie wiek jest czynnikiem, który ma największy wpływ na posiadanie komputera – osoby w wieku do 34 lat posiadają komputer w 95% natomiast osoby w wieku 65 lat i więcej w blisko 16%. (Rys. 79) Miejsce zamieszkania nie różnicuje w tak dużym stopniu posiadania komputera, chociaż mieszkańcy miast posiadają go częściej aniżeli mieszkańcy terenów wiejskich, odpowiednio 75% i 57,8%. (Rys. 80)

Rysunek 77. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i komputer według płci respondentów? (N=894)

64,3%

72,5%

35,7%

27,5%

Kobieta

Mężczyzna

tak nie





Strona8

7

Rysunek 78. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i komputer według

wykształcenia respondentów? (N=894)

7,1%

3,8%

14,3%

14,7

40,5%

50%

2,4%

72,4%

100%

92,9%

96,2%

85,7%

85,3

59,5%

50%

97,6%

27,6%

0%



Policealne


Średnie zawodowe

Zasadnicze zawodowe

Gimnazjalne

Podstawowe


nie tak


Rysunek 79. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i komputer według wieku respondentów? (N=894)

98,1%

94,9%

78,6%

74,3%

43,2%

15,9%

1,9%

5,1%

21,4%

25,7%

56,8%

84,1%

15 - 24 lata

25 - 34 lata

35 - 44 lata

45 - 54 lata

55 - 64 lata

65 i w ięcej lat

tak nie





Strona8

8

Rysunek 80. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i komputer według miejsca zamieszkania respondentów? (N=894)

75,0%

57,8%

25,0%

42,2%

Miasto

Wieś

tak nie


Analogicznie do faktu posiadania komputera i telefonu komórkowego kształtuje się sytuacja z dostępem do Internetu. Częściej dostęp do sieci internetowej mają mężczyźni, osoby z wyższym poziomem wykształcenia, w niższych grupach wiekowych i mieszkańcy miast. (Rys. 81, 82 i 83) W świetle tych wyników rozwój e-Administracji z punktu widzenia wyposażenia technicznego potencjalnych klientów nie wydaje się być zagrożony.

Rysunek 81. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i w domu Internet według płci respondentów? (N=893)

64,1

73,4

35,9

26,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

kobieta

mężczyzna

tak nie





Strona8

9

Rysunek 82. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i w domu Internet według wieku respondentów? (N=893)

2,5

5,1

20,0

25,0

55,2

84,7

97,5

94,9

80,0

75,0

44,8

15,3

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

15-24 lata

25-34 lata

35-44 lata

45-54 lata

55-64 lata

65 i więcej lat

nie tak


Rysunek 83. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy po siada Pan/i w domu Internet według miejsca zamieszkania respondentów? (N=893)

76,0

57,0

24,0

43,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

miasto

w ieś

tak nie


Wśród respondentów deklarujących brak posiadania komputera (31,8% badanej populacji) główną przyczyną jest brak takiej potrzeby. Na ten powód wskazuje ponad 60% badanych. Zdecydowanie rzadziej powodem jest brak umiejętności jego obsługi (14,1%) i ograniczone środki finansowe stanowiące barierę zakupu sprzętu (3,9%). Warto tu jednak zauważyć, że 21,6% respondentów deklaruje możliwość dostępu do komputera dzięki pomocy dzieci. (Rys. 84) W trakcie badań FGI, zwłaszcza osoby w wieku emerytalnym zwracały uwagę na ten fakt i deklarowały chęć korzystania z usług e-Administracji jednakże warunkiem koniecznym, z ich punktu widzenia, byłoby zapewnienie niższych kosztów załatwiania spraw w sposób elektroniczny, w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej. Ważne jest również zniesienie konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie.




Strona9

0

Rysunek 84. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/i komputera? (%) (N=283)

1,4

3,9

14,1

21,6

61,5

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0

inne

nie stać mnie na komputer

korzystanie z komputera jest dla mnie zbyt trudne

dzieci posiadają komputer i korzystam z niego dzięki ichpomocy

nie jest mi potrzebny, nie korzystam z komputera


Jak wspomniano powyżej główną przyczyną nie posiadania komputera jest brak takiej potrzeby. Nieco częściej taką przyczynę deklarowali mężczyźni aniżeli kobiety, odpowiednio 62% i 58,6%. (Rys. 85) W przypadku analizy odpowiedzi z uwzględnieniem poziomu wykształcenia sytuacja nie jest tak klarowna chociaż daje się również zauważyć pewne zależności. Brak potrzeby posiadania komputera jest silnie skorelowany z wykształceniem na poziomie podstawowym i niepełnym podstawowym oraz średnim ogólnokształcącym natomiast bardzo duże znaczenie dla osób z wykształceniem średnim zawodowym, ogólnokształcącym, policealnym i wyższym licencjackim ma fakt posiadania komputera przez dzieci. (Rys. 86)

Rysunek 85. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/i komputera według płci? (N=283)

58,6

62,0

22,5

19,0

4,1

3,3

13,6

14,0

1,2

1,7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Kobieta

Mężczyzna


dzieci posiadają komputer i korzystam z niego dzięki ich pomocy



inne





Strona9

1

Rysunek 86. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/i komputera według wykształcenia respondentów? (N=283)

53,8

50,0

40,0

64,7

54,9

55,8

0,0

68,1

91,7

15,4

50,0

40,0

29,4

34,1

22,1

0,0

4,2

0,0

0,0

0,0

20,0

5,9

2,2

5,2

100,0

2,8

0,0

23,1

0,0

0,0

0,0

6,6

16,9

0,0

23,6

8,3

7,7

0,0

0,0

0,0

2,2

0,0

0,0

1,4

0,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%



Policealne


Średnie zawodowe

Zasadnicze zawodowe

Gimnazjalne

Podstawowe






inne

Źródło: badania własne W przypadku osób w wieku 65 lat i więcej oraz osób młodych, do 24 roku życia, nie posiadających komputera najczęściej wskazywaną przyczyną jest również brak takiej potrzeby. (Rys. 87) O ile w starszych grupach wiekowych wydaje się to być przyczyną naturalną o tyle dziwi ten fakt w przypadku osób młodych. Być może wyjaśnieniem tego zjawiska może być pewne zażenowanie młodych ludzi, którzy nie chcą przyznać się do tego, że ich nie stać na zakup sprzętu a z drugiej strony są to również osoby które najczęściej korzystają z publicznych miejsc dostępu do Internetu. W średnich grupach wiekowych (od 25 lat do 54) najczęściej wskazywanym powodem braku posiadania sprzętu komputerowego był fakt posiadania komputera przez dzieci i możliwość korzystania z niego. (Rys. 87) Ta przyczyna była również nieco częściej wskazywana przez mieszkańców miast. (Rys. 88)

Rysunek 87. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/i komputera według wieku respondentów? (N=283)

66,7

37,5

27,3

31,7

59,2

78,4

0,0

37,5

60,6

51,2

18,3

3,0

0,0

0,0

9,1

7,3

5,6

0,7

33,3

12,5

3,0

9,8

15,5

16,4

0,0

12,5

0,0

0,0

1,4

1,5

0% 20% 40% 60% 80% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej





inne





Strona9

2

Rysunek 88. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/i komputera według miejsca zamieszkania respondentów? (N=283)

58,7

61,2

26,8

15,8

0,7

6,6

12,3

15,1

1,4

1,3

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Miasto

Wieś





inne


Powody nie posiadania dostępu do Internetu są analogiczne, jak w przypadku deklarowanych przyczyn braku sprzętu komputerowego. Respondenci najczęściej wskazywali, że podstawową przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak potrzeby oraz możliwość korzystania z dostępu dzięki pomocy dzieci. (Rys. 89) Biorąc pod uwagę zmienne takie jak płeć respondentów, ich poziom wykształcenia, wiek i miejsce zamieszkania można zauważyć, że występują zależności zbliżone do tych występujących przy odpowiedzi na pytanie dotyczące przyczyny braku sprzętu komputerowego. (Rys. 90, 91 i 92)

Rysunek 89. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/Pani dost ępu do Internetu? (%) (N=281)

0,7

4,3

5,7

10,7

18,5

60,1

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0

inne

nie stać mnie na Internet

nie mam możliw ości podłączenia Internetu

korzystanie z Internetu jest dla mnie zbyt trudne

dzieci posiadają dostęp do Internetu i korzystam z niego dzięki ichpomocy

nie jest mi potrzebny, nie korzystam z Internetu





Strona9

3

Rysunek 90. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/Pani dost ępu do Internetu według płci respondentów? (N=281)

60,1

60,2

19,0

17,7

4,2

4,4

10,7

10,6

4,8

7,1

1,2

0,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%

kobieta

mężczyzna


dzieci posiadają dostęp do Internetu i korzystam z niego dzięki ich pomocy



nie mam możliw ości podłączenia Internetu

inne


Rysunek 91. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacz ego nie posiada Pan/Pani dost ępu do

Internetu według wieku respondentów? (N=281)

50,0

25,0

27,6

31,6

55,1

80,5

0,0

25,0

55,2

50,0

15,9

3,0

0,0

0,0

10,3

7,9

8,7

0,0

25,0

25,0

3,4

5,3

10,1

12,8

0,0

25,0

3,4

5,3

8,7

3,8

25,0

0,0

0,0

0,0

1,4

0,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej





nie mam możliwości podłączenia Internetu

inne





Strona9

4

Rysunek 92. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlacze go nie posiada Pan/Pani dost ępu do Internetu według miejsca zamieszkania respondentów? (N=281)

62,3

58,3

21,5

15,9

1,5

6,6

10,8

10,6

3,1

7,9

0,8

0,7

0% 20% 40% 60% 80% 100%

miasto

wieś





nie mam możliwości podłączenia Internetu

inne


Częstotliwość korzystania z komputera przez respondentów posiadających sprzęt bądź mających możliwość korzystania z niego dzięki pomocy dzieci jest stosunkowo duża. Ponad 54% respondentów twierdzi, że korzysta codziennie a blisko 26% klika razy w tygodniu. Nieco zaskakujący jest fakt, iż ponad 14% osób, pomimo że ma taką możliwość, tego nie robi wcale. (Rys. 93)

Rysunek 93. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/i z komputera? (%) (N=610)

0,5

1,1

3,8

14,4

25,9

54,3

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

przynajmniej raz ma pół roku

przynajmniej raz na trzy miesiące

przynajmniej raz w miesiącu

w ogóle nie korzystam z komputera

kilka razy w tygodniu

codziennie


Struktura odpowiedzi udzielonych przez kobiety i mężczyzn jest do siebie bardzo zbliżona. (Rys. 94) Biorąc natomiast pod uwagę wykształcenie respondentów to zdecydowanie z większą częstotliwością z komputera korzystają osoby z wykształceniem wyższym magisterskim i licencjackim oraz średnim, zarówno zawodowym jak i ogólnokształcącym.




Strona9

5

Rysunek 94. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/i z komputera według płci respondentów? (N=610)

54,5

54,0

25,2

26,5

3,3

4,2

14,6

14,2

1,3

1,0

1,0

0,0

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

kobieta

mężczyzna

codziennie kilka razy w tygodniu przynajmniej raz w miesiącu

przynajmniej raz na trzy miesiące przynajmniej raz ma pół roku w ogóle nie korzystam z komputera


Bardzo duży wpływ na częstotliwość korzystania z komputera ma wiek respondentów – prawie 100% osób w wieku do 34 lat korzysta ze sprzętu komputerowego codziennie lub kilka razy w tygodniu. W miarę wzrostu wieku respondentów częstotliwość ta zdecydowanie spada. W związku z tym przede wszystkim w grupie młodszych obywateli należy poszukiwać potencjalnych klientów e-usług. Oczywiście nie może się to wiązać z wykluczeniem osób starszych. (Rys. 95) Stosunkowo niewielki wpływ na częstotliwość korzystania z komputera ma miejsce zamieszkania respondentów. Mieszkańcy miast częściej jednak korzystają z komputera aniżeli mieszkańcy terenów wiejskich. (Rys. 96)

Rysunek 95. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/i z komputera według

wieku respondentów? (N=610)

87,8

56,1

33,3

42,5

33,3

28,0

10,9

39,9

37,7

19,5

24,1

16,0

0,6

0,7

7,9

7,1

1,9

12,0

0,0

0,0

1,8

2,7

0,0

8,0

0,0

0,0

0,9

0,9

0,0

0,6

3,4

18,4

27,4

38,9

36,0

1,9

0% 20% 40% 60% 80% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i w ięcej







Strona9

6

Rysunek 96. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/i z komputera według miejsca zamieszkania respondentów? (N=610)

57,5

47,8

25,3

27,1

3,7

3,9

0,5

2,5

0,5

0,5

12,5

18,2

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

miasto

w ieś



Źródło: badania własne Rozkład odpowiedzi na pytanie dotyczące częstotliwości korzystania z Internetu

rozkłada się bardzo podobnie jak w przypadku korzystania z komputera. Codziennie lub kilka razy w tygodniu korzysta blisko 79% respondentów. (Rys. 97) W porównaniu do badań GUS jest to znacznie wyższy odsetek, bowiem w kraju w 2010 roku nieco ponad połowa Polaków w wieku 16 – 74 lat korzystała z sieci Internet przynajmniej raz w tygodniu.

Rysunek 97. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet? (%) (N=612)

0,3

0,8

5,7

14,4

25,5

53,3

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

przynajmniej raz ma pół roku

przynajmniej raz na trzy miesiące

przynajmniej raz w miesiącu

w ogóle nie korzystam z sieci Internet

kilka razy w tygodniu

codziennie


Podobnie do częstotliwości korzystania z komputera kształtuje się rozkład odpowiedzi na pytanie o częstotliwości korzystania z Internetu. W tym wypadku jednak kobiety nieco częściej niż mężczyźni zadeklarowały codzienne korzystanie z sieci. Biorąc pod uwagę wykształcenie i wiek respondentów to osoby z wyższym poziomem wykształcenia i w niższych grupach wiekowych wykazują większą częstotliwość korzystania z Internetu. Odsetek mieszkańców wsi korzystających codziennie z Internetu, z kolei, jest nieco mniejszy niż mieszkańców miast. (Rys. 98, 99 i 100)




Strona9

7

Rysunek 98. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet według płci respondentów? (N=612)

54,3

52,2

25,0

26,0

4,3

7,1

1,0

0,6

0,7

0,0

14,7

14,1

0% 20% 40% 60% 80% 100%

kobieta

mężczyzna


przynajmniej raz na trzy miesiące przynajmniej raz ma pół roku w ogóle nie korzystam z sieci Internet


Rysunek 99. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet według wieku respondentów? (N=612)

89,0

55,4

31,9

42,1

28,6

25,0

10,4

39,2

37,1

18,4

25,0

16,7

0,6

2,7

9,5

11,4

5,4

12,5

0,0

0,0

0,9

1,8

0,0

8,3

0,0

0,0

0,9

0,9

0,0

0,0

0,0

2,7

19,8

25,4

41,1

37,5

0% 20% 40% 60% 80% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej

codziennie kilka razy w tygodniu

przynajmniej raz w miesiącu przynajmniej raz na trzy miesiące

przynajmniej raz ma pół roku w ogóle nie korzystam z sieci Internet





Strona9

8

Rysunek 100. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak c zęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet według miejsca zamieszkania respondentów? (N=612)

56,1

47,5

24,5

27,5

5,8

5,5

0,5

1,5

0,2

0,5

17,5

12,9

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

miasto

w ieś


przynajmniej raz na trzy miesiące przynajmniej raz ma pół roku w ogóle nie korzystam z sieci Internet


Podsumowanie Dostępność i częstotliwość korzystania z nowoczesnych technik i technologii

teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego nie odbiega znacząco od danych ogólnopolskich opublikowanych przez GUS. Dostęp do komputera deklaruje 68,2% mieszkańców województwa podlaskiego podczas gdy w kraju odsetek ten wynosi 69%. Podobnie kształtuje się sytuacja w przypadku dostępu do Internetu. Różnica polega tylko na nieco wyższym, aniżeli w skali kraju, odsetku mieszkańców województwa posiadających dostęp do sieci internetowej - odpowiednio 68,5% w województwie i 63,4% w skali kraju. Również zdecydowanie wyższy jest na terenie województwa podlaskiego odsetek osób korzystających z komputera i Internetu z częstotliwością przynajmniej kilka razy w tygodniu – blisko 80% mieszkańców województwa w stosunku do 55% w kraju. Wydaje się, że taka sytuacja może być czynnikiem ułatwiającym rozwój e-Administracji na terenie Podlasia.

Pomimo optymistycznych danych dotyczących poziomu dostępności i częstości wykorzystywania sprzętu komputerowego i sieci internetowej przez mieszkańców województwa, należy rozszerzyć działania w zakresie promowania wykorzystywania dostępnych rozwiązań teleinformacyjnych. Chodzi tu głównie o osoby potencjalnie zagrożone wykluczeniem cyfrowym, czyli np. osoby starsze. Jak wspomniano przy okazji analizy danych zebranych za pomocą ankiety CAWI, jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego wykazują niewielką inicjatywę w tym zakresie.

3.2.2. Umiej ętności, świadomo ść oraz poziom zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Admi nistracji Umiejętności potencjalnych klientów administracji publicznej w zakresie korzystania z zaawansowanych technik i technologii teleinformatycznych, oraz ich świadomość i poziom zaufania do e-Administracji, a właściwie do administracji jako takiej jest bardzo ważnym elementem rozwoju e-usług. Niestety zdecydowana większość respondentów miała duże trudności ze skojarzeniem czym jest e-Administracja i z próbą wyjaśnienia tego pojęcia. Tylko nieco ponad 17% wskazało na administrację dostępną przez Internet, 14% na załatwianie spraw urzędowych tą drogą i 1,6% na elektroniczne wypełnianie dokumentów




Strona9

9

przez Internet. Zdecydowanie najwięcej respondentów, bo ponad 36%, nie potrafiło skojarzyć tego pojęcia. (Rys. 101) Bardzo podobne wyniki uzyskano w ramach badań jakościowych (FGI) prowadzonych z mieszkańcami województwa podlaskiego – uczestnicy mieli problem ze skojarzeniem tego pojęcia a na pytanie dotyczące platformy Wrota Podlasia twierdzili, że owszem, spotkali się z tym określeniem ale nie byli w stanie określić co to jest i do czego służy. Odpowiedź na pytanie z czym kojarzy się e-Administracja jest skorelowana przede wszystkim z wykształceniem respondentów i miejscem zamieszkania – największa liczba odpowiedzi poprawnych była udzielona przez osoby z wyższym poziomem wykształcenia, w młodszych grupach wiekowych i przez mieszkańców miast.

Rysunek 101. Struktura odpowiedzi na pytanie: Z czy m kojarzy si ę Panu/i poj ęcie e-Administracja? (%) (N=896)

0,1

0,1

0,3

0,6

0,8

1,5

1,6

5,6

14,2

17,2

21,7

36,5

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0

e-przestępczość

uproszczenie spraw urzędowych

poszukiwanie informacji na stronach internetowych

papiery/biurokracja

inne

odmowa odpowiedzi

elektroniczne dokumenty/wypełnianie dokumentów przez Internet

z Internetem

załatwianie spraw urzędowych przez Internet

administracja dostępna przez Internet/elektroniczna

urząd/biuro

brak skojarzeń/nie wiem


Jeżeli chodzi o umiejętności mieszkańców województwa w zakresie obsługi komputera i Internetu w zakresie oprogramowania, które najczęściej jest wykorzystywane, czyli w zakresie obsługi edytora tekstów, arkusza kalkulacyjnego, obsługi poczty elektronicznej, wyszukiwania informacji przez Internet są one stosunkowo dobrze oceniane. Należy zaznaczyć, że nieco gorzej wypada na tym tle obsługa arkusza kalkulacyjnego. W przypadku pozostałych umiejętności, w zakresie tworzenia stron internetowych czy programowania samoocena respondentów wypada zdecydowanie mniej korzystnie. Jednakże biorąc uwagę umiejętności, które są niezbędne z punktu widzenia rozwoju e-usług nie stanowi to większego zagrożenia. Ważniejsze wydają się być w tym wypadku umiejętności podstawowe, które oceniane są raczej pozytywnie. Pewne obawy można mieć w stosunku do umiejętności związanych z ściąganiem i instalowaniem oprogramowania – blisko połowa respondentów źle ocenia swoje możliwości w tym względzie. (Tab. 25)




Strona1

00

Tabela 25. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny posiadanych umiej ętno ści w zakresie obsługi komputera i sieci Internet (N=52 7)*

brak

od

pow

iedz

i

bard

zo z

łe

złe

dost

atec

zne

dobr

e

bard

zo d

obre

OG

ÓŁE

M

Ilość odpowiedzi 2 6 35 108 248 128 527 posiadane umiej ętno ści w zakresie korzystania z edytora tekstu

Udział procentowy 0,4 1,1 6,6 20,5 47,1 24,3 100,0

Ilość odpowiedzi 0 82 72 125 182 66 527 posiadane umiej ętno ści w zakresie korzystania z arkusza kalkulacyjnego Udział

procentowy 0 15,6 13,7 23,7 34,5 12,5 100,0 Ilość odpowiedzi 0 28 14 87 202 196 527 posiadane umiej ętno ści w

zakresie wysyłania i odbierania wiadomo ści e-mail

Udział procentowy 0 5,3 2,7 16,5 38,3 37,2 100,0 Ilość odpowiedzi 2 8 18 100 212 187 527 posiadane umiej ętno ści w

zakresie wyszukiwania informacji przez Internet

Udział procentowy 0,4 1,5 3,4 19,0 40,2 35,5 100,0 Ilość odpowiedzi 2 462 35 13 9 6 527 posiadane umiej ętno ści w

zakresie tworzenia stron internetowych


zakresie programowania przy użyciu specjalistycznego języka


zakresie ściągania i instalowania oprogramowania

Udział procentowy 0,2 36,2 10,4 23,5 17,6 12,0 100,0

*liczba osób, które zadeklarowały korzystanie z komputera i Internetu Źródło: badania własne

Mieszkańcy województwa podlaskiego sieć Internet wykorzystują najczęściej do poszukiwania informacji (blisko 77% wskazań) oraz do rozrywki (35,3%) i nawiązywania kontaktów (31,9%). Z punktu widzenia rozwoju e-Administracji pierwsza z tych odpowiedzi jest najbardziej istotna i może pozytywnie wpływać na zainteresowanie potencjalnych klientów świadczeniem e-usług. Również potencjalną grupą klientów e-Administracji są osoby, które wykorzystują sieć Internet do dokonywania przelewów bankowych i załatwiania różnych spraw. Niestety osób, które już kontaktują się z jednostkami administracji publicznej i załatwiają sprawy urzędowe tą drogą jest bardzo niewiele – stanowią zaledwie 0,6% badanej populacji. (Rys. 102) Potencjalnych użytkowników e-Administracji należy poszukiwać przede wszystkim wśród osób do 54 roku życia, posiadających wyższe lub średnie wykształcenie i mieszkających w mieście.




Strona1

01

Rysunek 102. Struktura odpowiedzi na pytanie: Do ja kich celów u żywa Pan/Pani sie ć Internetow ą (można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=527)

0,6

1,5

2,8

4,4

13,3

13,7

16,9

20,1

31,9

35,3

76,7

0,0 10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

90,0

kontakty i załatwianie spraw wadministracji publicznej

inne, jakie?

poszukiwanie pracy

pobieranie plików

praca zawodowa

załatwianie różnych spraw

nauka

dokonywanie przelewów bankowych

nawiązywanie kontaktów

rozrywka, gry

poszukiwanie informacji


Bardzo duży odsetek respondentów nie jest zainteresowany wiedzą na temat nowych rozwiązań informatycznych – 43,3%, jednakże jest również stosunkowo liczna grupa osób (30,6%), która szkoli się samodzielnie w trakcie korzystania z komputera i Internetu. (Rys. 103) Są to w głównej mierze osoby z wyższym poziomem wykształcenia, w niższych grupach wiekowych i zamieszkałe w miastach. Tego typu aktywność częściej wykazują mężczyźni niż kobiety.

Rysunek 103. Struktura odpowiedzi na pytanie: Sk ąd czerpie Pan/Pani wiedz ę na temat nowych rozwi ązań informatycznych (mo żna zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=890)

1,2

1,3

1,5

2,2

14,9

15,7

25,4

30,8

43,3

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0

praca zawodowa

inne

specjalistyczna prasa

kursy, szkolenia, szkoła itp.

samodzielnie w trakcie korzystania

Internet

krewni, znajomi

telewizja

nie interesuje mnie to


Zdecydowana większość respondentów nie jest zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań




Strona1

02

teleinformatycznych. Głównym powodem tego jest deklarowany przez nich brak potrzeby w tym zakresie. Jedynie 4,3% twierdzi, że ich wiedza jest wystarczająca, natomiast blisko 40% respondentów jest zawsze chętnych do doskonalenia swoich umiejętności. (Rys. 104) Tą ostatnią cechą częściej charakteryzują się mężczyźni (Rys. 105), osoby z wykształceniem wyższym bądź gimnazjalnym (Rys. 106), w wieku do 34 lat (Rys. 107) i zamieszkałe w miastach. (Rys. 108)

Rysunek 104. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy j est Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych? (%) (N=894)

0,4

1,9

4,3

4,6

39,7

49,1

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

tak – ponieważ takie umiejętności są niezbędne w mojejpracy zawodowej

inne

nie – ponieważ nie ma takiej potrzeby/posiadamwystarczającą wiedzę w tym zakresie

nie – ponieważ nie mam na to czasu ani pieniędzy

tak – zawsze chętnie podnoszę swoje umiejętności

nie – tego typu umiejętności nie są mi potrzebne


Rysunek 105. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy j est Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych według płci

respondentów? (N=896)

36,2

43,3

0,2

0,7

53,5

44,0

3,0

5,6

4,5

4,7

2,1

1,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Kobieta

Mężczyzna


tak – ponieważ takie umiejętności są niezbędne w mojej pracy zawodowej


nie – ponieważ nie ma takiej potrzeby/posiadam wystarczającą wiedzę w tym zakresie


inne, jakie?





Strona1

03

Rysunek 106. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy j est Pan/Pani

zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych według wykształcenia


68,8

65,5

20,0

54,1

31,5

20,4

64,3

8,2

0,0

2,4

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

24,7

30,9

65,7

36,7

58,6

63,2

14,3

74,5

100,0

2,4

1,8

8,6

6,4

2,3

2,6

16,7

6,1

0,0

1,8

0,0

2,9

2,8

5,9

9,9

2,4

5,1

0,0

0,0

0,0

2,9

0,0

1,8

3,9

0,0

6,1

0,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%



Policealne


Średnie zawodowe

Zasadnicze zawodowe

Gimnazjalne

Podstawowe







inne


Rysunek 107. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy j est Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych według wieku


75,6

57,1

36,3

34,9

21,6

7,6

0,0

1,9

0,7

0,0

0,0

0,0

14,4

33,3

54,1

50,7

64,0

81,5

8,8

5,1

2,7

3,3

4,8

0,6

0,0

2,6

6,2

10,5

5,6

3,2

0,0

0,0

0,0

0,7

4,0

7,0

0% 20% 40% 60% 80% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej






inne





Strona1

04

Rysunek 108. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy j est Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i kompetencji

w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych według miejsca zamieszkania respondentów? (N=896)

43,6

33,5

0,6

0,3

46,9

52,3

2,0

7,7

4,6

4,5

2,4

1,1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Miasto

Wieś






inne


Jedną z głównych barier do przezwyciężenia w trakcie działań nad rozwojem e-Administracji wydaje się być możliwość zmiany stereotypu myślenia obywateli na temat administracji publicznej i podniesienie poziomu zaufania do niej. Respondenci w głównej mierze oceniają poziom zaufania neutralnie, jednakże jest bardzo duża grupa osób oceniających poziom zaufania nisko i bardzo nisko (35,5%). (Rys. 109) Nie ma w tym wypadku zależności pomiędzy niskim poziomem zaufania do administracji publicznej a płcią respondentów (Rys. 110) i miejscem zamieszkania (Rys. 111). Występuje jednak bardzo wyraźna korelacja z wykształceniem i wiekiem respondentów. Najniższym poziomem zaufania darzą administrację publiczną osoby z wykształceniem średnim ogólnokształcącym i zawodowym oraz osoby w wieku powyżej 45 lat. (Rys. 112)

Rysunek 109. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej? (%) (N=896)

1,6

4,7

15,4

18,8

20,1

39,5

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

odmowa odpowiedzi

bardzo wysoki

niski

wysoki

bardzo niski

średni





Strona1

05

Rysunek 110. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej według płci respondentów? (N=896)

1,6

1,2

20,5

19,7

14,5

16,4

40,1

38,9

18,3

19,2

4,7

4,7

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Kobieta

Mężczyzna

odmowa odpowiedzi bardzo niski niski średni wysoki bardzo wysoki


Rysunek 111. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny poziomu zaufania do

administracji publicznej według wieku respondentów? (N=896)

0,0

2,6

1,4

1,3

0,8

3,2

6,3

5,1

11,6

23,7

32,0

43,9

6,3

12,2

22,6

21,7

21,6

10,2

54,4

46,8

43,2

36,2

28,8

25,5

30,0

29,5

15,1

13,2

11,2

11,5

3,1

3,8

6,2

3,9

5,6

5,7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej






Strona1

06

Rysunek 112. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej według miejsca zamieszkani a respondentów? (N=896)

1,8

1,1

19,7

20,7

15,3

15,6

39,2

40,1

18,4

19,3

5,7

3,1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Miasto

Wieś



Podsumowanie

Umiejętności, świadomość oraz poziom zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji może stanowić pewną barierę w jej wdrażaniu. Wynika to w głównej mierze z niskiej świadomości mieszkańców Podlasia w zakresie możliwości korzystania z e-usług. Prowadzone kampanie promocyjne wydają się mało skuteczne. W przypadku umiejętności respondentów w zakresie korzystania z komputera i Internetu są one najprawdopodobniej wystarczające w zakresie prostych czynności, jak obsługa edytora tekstu czy poczty e-mail natomiast występują stosunkowo duże braki wiedzy z zakresu ściągania i instalowania nowego oprogramowania a te czynności są często niezbędne przy korzystaniu z e-usług. Potencjalną grupę przyszłych użytkowników e-Administracji stanowić będą przede wszystkim osoby, które już wykorzystują Internet w celu poszukiwania informacji i dokonywania przelewów bankowych. Są to przede wszystkim osoby z młodszych grup wiekowych, zamieszkujące miasta, charakteryzujące się wykształceniem wyższym i średnim, które chętnie podnoszą swoje kwalifikacje. Niezmiernie ważne z punktu widzenia rozwoju e-Administracji są skuteczne działania promocyjne/informacyjne o możliwościach korzystania z e-usług przez mieszkańców a także powodujące wzrost poziomu zaufania do administracji publicznej.

3.2.3. Oczekiwania i potrzeby klientów wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji Potencjalną grupę klientów e-Administracji stanowią przede wszystkim osoby, które kontaktują się z administracją publiczną nie rzadziej niż raz w miesiącu – stanowią oni 17,4% badanej populacji. Na drugim biegunie znajdują się osoby, które nie załatwiają żadnych spraw urzędowych (20,6%) oraz te za których sprawy zławiają dzieci lub ich krewni (21,3%). (Rys. 113) Są to przede wszystkim kobiety, osoby z wykształceniem poniżej poziomu średniego zawodowego oraz w wieku do 24 lat i powyżej 65.




Strona1

07

Rysunek 113. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak c zęsto ma Pan/Pani do czynienia z administracj ą publiczn ą/ jak cz ęsto załatwia Pan/Pani sprawy w urz ędach? (%) (N=895)

1,3

2,7

4,1

13,4

16,8

19,8

20,6

21,3

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0

Kilka razy w tygodniu

rzadziej niż raz w roku

Raz na pół roku

W ogóle nie załatwiam spraw w urzędach

Źródło: badania własne Z uwagi na fakt, iż mieszkańcy województwa podlaskiego stosunkowo rzadko mają do czynienia z jednostkami administracji publicznej ocena ich funkcjonowania może być potraktowana tylko orientacyjnie bowiem w większości wypadków respondenci, w ponad 90%, nie byli w stanie takiej oceny dokonać. W większości wypadków oceny pozytywne są dominujące ale stosunkowo najwięcej ocen negatywnych zostało przypisanych urzędom skarbowym i jednostkom samorządu terytorialnego najniższego szczebla. (Tab. 26) Wynika to w głównej mierze z faktu, iż są to urzędy które klienci znają najlepiej bowiem tam właśnie najczęściej załatwiają sprawy urzędowe.

Tabela 26. Struktura odpowiedzi na pytanie dotycz ące oceny współpracy z jednostkami administracji publicznej? (N=520)

odm

owa

odpo

wie

dzi

Bar

dzo

źle

źle

dost

atec

znie

dobr

ze

bard

zo d

obrz

e

nie

zała

twia

m

spra

w w

tym

ur

zę

dzie

ogół

em

N 6 0 2 4 25 4 479 520 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

% 1,2 0 0,4 0,8 4,8 0,8 92,1 100,0

N 0 0 3 17 59 10 431 520 starostwo powiatowe

% 0 0 0,6 3,3 11,3 1,9 82,9 100,0

N 2 2 16 75 220 38 167 520 Urząd miasta/gminy

% 0,4 0,4 3,1 14,4 42,3 7,3 32,1 100,0

N 5 1 4 12 45 8 445 520 Podlaski Urz ąd Wojewódzki w Białymstoku

% 1,0 0,2 0,8 2,3 8,7 1,5 85,6 100,0




Strona1

08

N 2 0 0 2 2 0 514 520 Komenda Wojewódzka Państwowej Stra ży Pożarnej

% 0,4 0 0 0,4 0,4 0 98,8 100,0

N 4 2 2 4 5 1 502 520 Komenda Wojewódzka Policji

% 0,8 0,4 0,4 0,8 1,0 0,2 96,5 100,0

N 7 0 1 0 5 0 507 520 Kuratorium O światy

% 1,3 0 0,2 0 1,0 0 97,5 100,0

N 8 0 0 0 0 2 510 520 Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny

% 1,5 0 0 0 0 0,4 98,1 100,0

N 6 0 0 1 0 1 512 520 Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej

% 1,2 0 0 0,2 0 0,2 98,5 100,0

N 4 0 0 0 0 1 515 520 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Ro ślin i Nasiennictwa % 0,8 0 0 0 0 0,2 99,0 100,0

N 5 0 0 0 0 1 514 520 Wojewódzki Inspektorat Jako ści Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych

% 1,0 0 0 0 0 0,2 98,8 100,0

N 8 0 0 0 0 1 511 520 Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego

% 1,5 0 0 0 0 0,2 98,3 100,0

N 3 0 0 1 0 1 515 520 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska

% 0,6 0 0 0,2 0 0,2 99,0 100,0

N 5 0 0 0 1 1 513 520 Wojewódzki Inspektorat Weterynarii

% 1,0 0 0 0 0,2 0,2 98,7 100,0

N 8 0 2 0 2 1 507 520 Wojewódzki Urz ąd Ochrony Zabytków

% 1,5 0 0,4 0 0,4 0,2 97,5 100,0

N 3 1 0 0 0 0 516 520 Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Białymstoku % 0,6 0,2 0 0 0 0 99,2 100,0

N 6 0 0 1 3 1 509 520 Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Białymstoku % 1,2 0 0 0,2 0,6 0,2 97,9 100,0

N 1 0 0 1 0 1 517 520 Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku % 0,2 0 0 0,2 0 0,2 99,4 100,0

N 7 0 0 0 0 2 511 520 Wojewódzki Sztab Wojskowy w Białymstoku

% 1,3 0 0 0 0 0,4 98,3 100,0

N 7 0 0 0 0 2 511 520 Obwodowy Urz ąd Miar w Białymstoku

% 1,3 0 0 0 0 0,4 98,3 100,0

N 5 0 0 0 1 1 513 520 Podlaski Oddział Stra ży Granicznej w Białymstoku

% 1,0 0 0 0 0,2 0,2 98,7 100,0

N 7 0 2 0 4 3 504 520 Izba Skarbowa w Białymstoku

% 1,3 0 0,4 0 0,8 0,6 96,9 100,0

urzędy skarbowe woj. podlaskiego

N 3 10 18 78 190 41 180 520




Strona1

09


Jeszcze rzadziej, aniżeli miało to miejsce w przypadku częstotliwości załatwiania spraw w urzędach bez względu na formę kontaktu, klienci deklarowali kontakt z jednostkami administracji publicznej za pośrednictwem Internetu. Taka sytuacja wystąpiła jedynie wśród 9,8% respondentów którzy posiadają dostęp do Internetu. (Rys. 114) Nieco częściej dotyczy to mężczyzn, osób z wykształceniem wyższym, zarówno magisterskim jak i licencjackim, w wieku do 34 lat (Rys. 115) oraz mieszkańców miast (Rys. 116) jednakże biorąc pod uwagę bardzo niewielką liczebność tej grupy do prezentowanych danych należy odnosić się z dużą ostrożnością.

Rysunek 114. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a si ę Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pom ocą Internetu? (%) (N=520)

9,8

90,2

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0 100,0

tak

nie


podlaskiego % 0,6 1,9 3,5 15,0 36,5 7,9 34,6 100,0

N 0 4 13 40 140 12 311 520 Podlaski Urz ąd Skarbowy w Białymstoku

% 0 0,8 2,5 7,7 26,9 2,3 59,8 100,0

N 3 0 2 1 0 4 510 520 Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku

% 0,6 0 0,4 0,2 0 0,8 98,1 100,0

N 5 0 1 0 1 3 510 520 Urząd Statystyczny w Białymstoku

% 1,0 0 0,2 0 0,2 0,6 98,1 100,0

N 4 0 1 0 1 2 512 520 Obwodowy Urz ąd Probierczy w Białymstoku

% 0,8 0 0,2 0 0,2 0,4 98,5 100,0

N 4 0 0 1 1 2 512 520 Izba Celna w Białymstoku

% 0,8 0 0 0,2 0,2 0,4 98,5 100,0

N 7 0 0 2 2 4 505 520 urzędy celne woj. podlaskiego

% 1,3 0 0 0,4 0,4 0,8 97,1 100,0

N 12 0 0 1 4 2 501 520 oddziały celne woj. podlaskiego

% 2,3 0 0 0,2 0,8 0,4 96,3 100,0




Strona1

10

Rysunek 115. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a si ę Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pom ocą Internetu według wieku

respondentów? (N=520 )

25,6

18,4

7,7

3,3

3,0

4,4

74,4

81,6

92,3

96,7

97,0

95,6

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

15 - 24

25 - 34

35 - 44

45 - 54

55 - 64

65 i więcej

tak nie


Rysunek 116. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a si ę Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pom ocą Internetu według miejsca zamieszkania


10,0

9,4

90,0

90,6

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Miasto

Wieś

tak nie


Zdecydowana większość respondentów, którzy kontaktowali się z jednostkami administracji publicznej w ostatnim roku robiła to w celu rozliczeń podatkowych od osób fizycznych – 18 wskazań. (Rys. 117) Również stosunkowo często sprawy dotyczyły usług pośrednictwa pracy świadczonych przez Urzędy Pracy, jednakże podczas interpretacji tych wyników należy mieć cały czas na uwadze niewielką liczbę respondentów udzielających odpowiedzi na to pytanie.




Strona1

11

Rysunek 117. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie go typu sprawy załatwiał/a Pan/i przez Internet w ci ągu OSTATNIEGO ROKU (mo żna zaznaczy ć kilka odpowiedzi)? (liczba wskaza ń)

(N=53)

1

1

1

1

1

1

1

1

2

2

3

3

3

3

4

4

9

9

10

12

18

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Administracja architektoniczno-budowlana

Deklaracje celne

Edukacja

Kultura i promocja

Podatek od osób prawnych

Pozwolenie na budowę

Skargi i wnioski mieszkańców

Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe)

Dokumenty tożsamości

Rejestracja kandydatów na wyższe uczelnie

Inne

Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu

Policja – obsługa zgłoszeń

Transport. Taksówki

Świadczenia społeczne

Zdrowie i sprawy społeczne

Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS)

VAT: deklaracje i notyfikacje

Sport i turystyka

Pośrednictwo pracy, usługi Urzędów Pracy

Podatek od osób fizycznych


Zdecydowana większość mieszkańców województwa podlaskiego, spośród tych,

którzy na przestrzeni ostatniego roku mieli kontakt z administracją publiczną, preferowała tradycyjną formę osobistego stawiennictwa w urzędzie – 91,4% wskazań. (Rys. 118) wyniki wskazują, że w dalszym ciągu w świadomości obywateli, zakorzenione jest przekonanie o konieczności załatwiania spraw na miejscu, w urzędzie. Często wynika to z braku innych alternatyw, ale również z przekonania, że tylko osobiste dopilnowanie sprawy daje gwarancję jej załatwienia. Ważne jest więc podejmowanie działań, których celem byłoby podnoszenie poziomu zaufania do administracji publicznej, w szczególności w kontekście korzystania z e-usług. Należy wskazywać na pozytywne przykłady z innych rejonów Polski, w których rozwijana jest e-Administracja, jak również podkreślać pozytywne strony i korzyści jakie niesie ze sobą korzystanie z elektronicznych usług.




Strona1

12

Rysunek 118. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jak i sposób, w ci ągu OSTATNIEGO ROKU, kontaktował/a si ę Pan/Pani najcz ęściej z jednostkami administracji publicznej? (%) ( N=467)

2,6

6,0

91,4

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0 100,0

poczta tradycyjna

telefon

osobiście


Respondenci poproszeni o ocenę poziomu rozwoju informatyzacji administracji publicznej na terenie województwa w blisko 45% nie byli w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Spośród tych ankietowanych, którzy udzielili odpowiedzi większość wskazała na wysoki bądź bardzo wysoki poziom aniżeli niski i bardzo niski, odpowiednio 17,2% i 15,0%. (Rys. 119) Z udzielonych odpowiedzi jasno wynika, że mieszkańcy województwa podlaskiego mają niski poziom świadomości w zakresie informatyzacji administracji publicznej. Ponownie więc zaleca się podejmowanie działań promocyjnych w zakresie informowania o postępach w omawianym obszarze. Należy informować społeczeństwo o podejmowanych inicjatywach, jak również o pojawiających się nowych możliwościach korzystania z e-usług.

Rysunek 119. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak o ceniłby/łaby Pan/Pani poziom rozwoju informatyzacji administracji publicznej na obszarze województwa podlaskiego? (%) (N=894)

0,3

5,9

9,1

16,9

23,4

44,4

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0

bardzo w ysoki

bardzo niski

niski

w ysoki

średni

nie w iem





Strona1

13

Odpowiedzi respondentów na pytanie dotyczące możliwości załatwiania spraw urzędowych na poszczególnych poziomach świadczą o braku ich wiedzy w zakresie tego co w chwili obecnej oferują jednostki administracji publicznej bowiem w większości wypadków, wskazywano na możliwość pobierania formularzy, ich odsyłania drogą elektroniczną i dokonywania związanych z tym opłat, a tego typu usługi w rzeczywistości urzędy świadczą bardzo rzadko. (Tab. 27)

Tabela 27. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu sprawy urz ędowe jest Pan/Pani w stanie załatwi ć obecnie przez Internet? (N=896)

pobi

eran

ie fo

rmul

arzy

i ic

h od

syła

nie

prze

z In

tern

et

raze

m z

dok

onan

iem

w

szel

kich

opł

at

wys

zuki

wan

ie in

form

acji

pobi

eran

ie fo

rmul

arzy

i ic

h od

syła

nie

prze

z In

tern

et

pobi

eran

ie fo

rmul

arzy

odm

owa

udzi

elen

ia

odpo

wie

dzi

nie

wie

m

N 42 74 84 177 247 272 składanie deklaracji podatku dochodowego

% 4,7 8,3 9,4 19,8 27,6 30,4

N 345 66 145 32 9 299 uzyskiwanie zezwole ń (np. pozwolenie na budow ę)

% 38,5 7,4 16,2 3,6 1,0 33,4

N 337 63 157 36 13 290 korzystanie z usług publicznych np. w bibliotece, szkole,

% 37,6 7,0 17,5 4,0 1,5 32,4

N 332 70 151 33 16 294 rejestracja pojazdów

% 37,1 7,8 16,9 3,7 1,8 32,8

N 345 74 147 32 9 289 wydawanie dokumentów to żsamo ści (np. dowód osobisty)

% 38,5 8,3 16,4 3,6 1,0 32,3

N 346 70 145 32 12 291 rejestracja działalno ści gospodarczej

% 38,6 7,8 16,2 3,6 1,3 32,5

N 355 64 145 33 8 291 korzystanie z odbioru finansowych środków publicznych (emerytura, renta)

% 39,6 7,1 16,2 3,7 0,9 32,5

N 358 63 146 30 8 291 uzyskiwanie certyfikatów (akty zawarcia małżeństwa, zgonu itp.)

% 40,0 7,0 16,3 3,3 0,9 32,5


Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku oczekiwań klientów w stosunku do usług świadczonych przez administrację publiczną drogą Internetową w przyszłości. Zdecydowanie dominują oczekiwania takiego poziomu świadczenia usług, który wyeliminuje konieczność osobistego stawienia się w urzędzie. Dotyczy to praktycznie wszystkich usług, jednakże zastanawiająca jest bardzo wysoka liczba odmów udzielenia odpowiedzi. Świadczyć to może przede wszystkim o braku zainteresowania mieszkańców województwa podlaskiego rozwojem e-usług przez administrację publiczną. (Tab. 28)




Strona1

14

Tabela 28. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu sprawy chciałby/łaby Pan/Pani w przyszło ści załatwia ć przez Internet? (N=896)*

odm

owa

odpo

wie

dzi

Wys

zuki

wan

ie

info

rmac

ji

Pob

iera

nie

form

ular

zy

Pob

iera

nie

form

ular

zy i

ich

odsy

łani

e pr

zez

Inte

rnet

Pob

iera

nie

form

ular

zy i

ich

odsy

łani

e pr

zez

Inte

rnet

raz

em z

do

kona

niem

w

szel

kich

opł

at

N 543 2 23 13 315 składanie deklaracji podatku dochodowego

% 60,6 0,2 2,6 1,5 35,2

N 642 1 0 2 251 uzyskiwanie zezwole ń (np. pozwolenie na budow ę)

% 71,7 0,1 0 0,2 28,0

N 639 4 1 2 250 korzystanie z usług publicznych np. w bibliotece, szkole,

% 71,3 0,4 0,1 0,2 27,9

N 610 3 3 4 276 rejestracja pojazdów

% 68,1 0,3 0,3 0,4 30,8

N 627 2 1 5 261 wydawanie dokumentów to żsamo ści (np. dowód osobisty)

% 70,0 0,2 0,1 0,6 29,1

N 647 2 2 3 242 rejestracja działalno ści gospodarczej

% 72,2 0,2 0,2 0,3 27,0

N 577 8 3 7 301 korzystanie z odbioru finansowych środków publicznych (emerytura, renta)

% 64,4 0,9 0,3 0,8 33,6

N 634 2 1 2 257 uzyskiwanie certyfikatów (akty zawarcia małżeństwa, zgonu itp.)

% 70,8 0,2 0,1 0,2 28,7


Potwierdzeniem powyższych stwierdzeń jest struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oczekiwanych działań jednostek administracji publicznej, które skłoniłyby klientów do korzystania z ich usług w drodze elektronicznej. Blisko 40% respondentów twierdzi, że nie będzie załatwiać jakichkolwiek spraw za pomocą Internetu, a dla 26% badanej populacji najistotniejsze jest wyeliminowanie konieczności osobistego stawienia się w urzędzie. (Rys. 120)




Strona1

15

Rysunek 120. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie działania ze strony urz ędów skłoniłyby Pana/Pani ą do załatwiania spraw w instytucjach administracji publicznej za pomoc ą Internetu

(można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=895)

0,7

3,7

4,0

6,1

7,8

9,8

12,3

20,4

25,0

26,0

39,9

0,0 5,0 10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0

40,0

45,0

inne

już załatwiam sprawy przez Internet

stałe uaktualnianie informacji na stronieinternetowej

kontakt telefoniczny towarzyszący korzystaniuz e-usług

gwarancja minimalizacji ryzyka wyciekudanych na zewnątrz

obniżenie kosztów załatwienia sprawy

kampania informacyjna dotycząca korzystaniaz e-usług

gwarancja, że złożone elektroniczniedokumenty zostały odnotowane w bazie

zapewnienie szybszego załatwienia sprawy

brak konieczności osobistego stawienia się wurzędzie w celu całkowitego załatwienia

nie będę załatwiać spraw za pomocą Internetu


Podsumowanie

Mieszkańcy województwa podlaskiego stosunkowo rzadko kontaktują się z jednostkami administracji publicznej a odsetek osób, które robią to w chwili obecnej przy użyciu Internetu jest znikomy. Również plany w tym zakresie nie są obiecujące – zdecydowana większość badanej populacji preferuje osobiste stawiennictwo w urzędzie. Wynikać to może w dużej mierze z braku świadomości odnośnie obecnych możliwości administracji publicznej w zakresie świadczenia e-usług jak również mało sprecyzowanych oczekiwań na przyszłość. Wydaje się, że dwiema, najbardziej skutecznymi metodami skłonienia klientów do korzystania z usług AP za pomocą Internetu jest obniżenie kosztów tych usług w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej oraz świadczenie na drodze elektronicznej usług w sposób kompleksowy, który wyeliminuje konieczność osobistego stawiennictwa w urzędzie. Ważne jest również podejmowanie zakrojonych na szeroką skalę działań promocyjnych, informujących mieszkańców województwa o możliwościach i korzyściach jakie niesie ze sobą wykorzystywanie e-usług. Niewielkie zainteresowanie, ze strony obywateli, e-Administracją wiąże się przede wszystkim z ich niską świadomością oraz brakiem wiedzy w omawianym zakresie. Niezbędne więc wydaje się być informowanie o wszelkich inicjatywach podejmowanych przez jednostki administracji publicznej, w szczególności na szczeblu lokalnym. Przepływ informacji pomiędzy administracją a klientami, może skutkować podniesieniem poziomu zaufania do administracji. To z kolei może mieć wpływ na wzrost poziomu wykorzystania e-usług i coraz częstszych kontaktów z urzędami, nie w tradycyjny – osobisty sposób, ale za pomocą nowoczesnych rozwiązań teleinformacyjnych.




Strona1

16

3.2.4. Bariery/utrudnienia dla mieszka ńców w zwi ązku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatyc znych Oczywistą barierą wykorzystania nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych jest brak dostępu do nich oraz brak umiejętności ich wykorzystania ale te kwestie zostały poruszone w poprzednich podrozdziałach. Natomiast wśród osób, które posiadają dostęp do komputera i Internetu najczęściej wskazywanym utrudnieniem było występowanie zbyt wielu reklam na otwieranych stronach internetowych. Respondenci zwracali również uwagę na nadmierną ilość nieaktualnych informacji i zbyt mocno rozbudowane graficznie strony. Znaczna liczba respondentów wskazywała również na zbyt wolno ładujące się strony, jednakże w tym przypadku główną barierą jest raczej jakość sprzętu, którym dysponują i przepustowość łącza internetowego. Blisko 30% badanej populacji nie dostrzega żadnych barier związanych z korzystaniem z komputera i Internetu. (Rys. 121)

Rysunek 121. Struktura odpowiedzi na pytanie: Co na jczęściej utrudnia Panu/Pani korzystanie z komputera i sieci Internet (mo żna zaznaczy ć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=526)

2,3

3,0

7,8

12,2

17,1

25,5

29,7

51,5

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

inne

konieczność uaktualniania programówkomputerowych

konieczność rejestracji w serwisach internetowych

zbyt mocno rozbudowane graficznie stronyInternetowe

zbyt wolno ładujące się strony internetowe

nadmierna ilość nieaktualnych informacji na stronachwww

brak barier

występowanie zbyt wielu reklam na stronachinternetowych


Osobom, które kontaktowały się z urzędami administracji publicznej drogą internetową zadano pytanie o bariery na jakie napotkali ze strony urzędów. Ponad połowa z nich nie napotkała na żadne bariery czy utrudnienia ale interpretacja tych danych powinna być bardzo ostrożna z uwagi na niewielką liczbę osób korzystających z e-usług. (Rys. 122) Pozostałe osoby zwracały uwagę na brak aktualnych informacji na stronach urzędów, obawę o bezpieczeństwo swoich danych i skomplikowane systemy informatyczne.




Strona1

17

Rysunek 122. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie bariery/ utrudnienia wynikaj ące ze strony urzędów napotkał/a Pan/Pani załatwiaj ąc sprawy urz ędowe za pomoc ą Internetu? (%) (N=51)

2,0

2,0

2,0

2,0

3,9

3,9

9,8

13,7

17,6

52,9

0,0 20,0 40,0 60,0

brak pomocy ze strony pracowników …

brak wiedzy na temat możliwości …

brak pewności, że przesyłane dokumenty …

inne

brak eliminacji konieczności zgłaszania się …

nigdy nie załatwiałem/am spraw urzędowych …

skomplikowane systemy informatyczne

obawa o bezpieczeństwo danych osobistych

brak aktualnych informacji na stronach …

nie napotkałem na żadne bariery/utrudnienia …


Potwierdzeniem powyższych wyników badań ilościowych są obserwacje poczynione w trakcie badań fokusowych prowadzonych z klientami administracji publicznej, reprezentowanych przez przedsiębiorców i mieszkańców województwa. Przedsiębiorcy wyrażali opinię, że nie mają problemów z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych i jednocześnie deklarowali chęć korzystania z e-usług jednakże towarzyszą im również pewne obawy związane z korzystaniem z internetowej formy załatwiania spraw – dotyczą one przede wszystkim braku pewności, że informacje zamieszczane przez urzędy na stronach www są aktualne. Zwracali oni również uwagę na bariery związane z brakiem kompleksowej realizacji danej usługi przez Internet a co za tym idzie - brakiem eliminacji konieczności stawienia się w urzędzie osobiście. Obawy dotyczyły też kwestii sposobu zabezpieczeń danych osobowych. Bardzo ważny jest również, z punktu widzenia przedsiębiorców, rozwój komunikacji pomiędzy urzędami/porozumiewania się urzędów aby wyeliminować konieczność dostarczania przez klientów dokumentów, które są w posiadaniu innych jednostek administracji publicznej.

Podsumowanie

Mieszkańcy województwa podlaskiego, podobnie jak i przedsiębiorcy, mają generalnie dostęp do komputera i Internetu oraz deklarują umiejętności w zakresie ich wykorzystywania, jednakże w tym przypadku główną barierą w rozwoju e-Administracji wydaje się być brak zaufania do instytucji administracji publicznej oraz skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne i konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy.




Strona1

18

Bardzo istotnym wydaje się fakt, iż zdaniem społeczeństwa brakuje informacji w zakresie możliwości i warunków korzystania z e-usług stąd wszelkiego rodzaju skuteczne działania informacyjne i promocyjne będą sprawą kluczową dla rozwoju e-Administracji.

Aby podnieść poziom korzystania z e-usług przez mieszkańców województwa podlaskiego należy w pierwszej kolejności podnieść poziom zaufania do administracji publicznej. Jak już wcześniej wspomniano istotne z tego punktu widzenia są działania promocyjne i informujące o działaniach podejmowanych przez urzędy. Należy informować społeczeństwo o możliwościach korzystania z usług w sposób elektroniczny oraz o korzyściach, jakie dają tego typu rozwiązania.

Ważne jest również, aby niejako „zmusić” interesantów do korzystania z elektronicznych usług poprzez stopniową eliminację usług świadczonych w tradycyjny sposób. Należy także dążyć do zapewnienia możliwości załatwiania spraw w sposób kompleksowy tzn. od początku do końca za pomocą Internetu i bez konieczności osobistego stawiania się w urzędzie. Działania w tym zakresie powinny skupić się również na obniżeniu kosztów załatwiania spraw przez Internet. Chodzi o to, żeby bardziej atrakcyjne finansowo było załatwienie spraw on-line, a nie w tradycyjny – osobisty sposób.




Strona1

19

4. Podsumowanie – wnioski i rekomendacje

1. Określenie stanu wyj ściowego informatyzacji oraz obrazu e-Administracji województwa podlaskiego

Według deklaracji jednostek administracji publicznej, poszczególne urzędy województwa podlaskiego realizują zarówno procedury wewnętrzne, jak i zewnętrzne na poziomie do 20 procedur. Jednak tylko nieznaczna część spośród nich została przez urzędy zinformatyzowana. Co ważne spora grupa respondentów wskazała na brak wewnętrznych i zewnętrznych procedur administracyjnych. Oczywiście tego typu wyniki nie są tożsame z rzeczywistością. Widoczny jest brak świadomości oraz odpowiedniej wiedzy osób wypełniających kwestionariusz ankiety. Możliwe jest również niezrozumienie pytania przez część respondentów bądź też problemy z określeniem definicji procedury administracyjnej. Jak wiadomo z, JST realizują procedury na poziomie nawet kilkuset, w związku z tym uzyskane dane należy interpretować z zachowaniem dużej ostrożności.

W zakresie gromadzenia i przetwarzania w sposób elektroniczny różnego typu informacji, najczęściej sytuacja dotyczy rejestrów oraz dokumentów. W nieco mniejszym stopniu urzędy gromadzą on-line procedury oraz archiwa.

Jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego tylko w niewielkim stopniu wykorzystują mechanizmy ułatwiające i usprawniające pracę urzędów. Większość jednostek nie prowadzi elektronicznego forum dyskusyjnego dla pracowników, jak również nie dysponuje elektroniczną księgą uwag/życzeń/spostrzeżeń, z kolei wewnętrznym e-biuletynem informacyjnym dysponują zdecydowanie częściej jednostki rządowe niż samorządowe.

Administracja publiczna województwa podlaskiego jest też stosunkowo mało aktywna w związku z promowaniem i informowaniem swoich klientów o możliwościach korzystania z e-usług. Okazuje się, że działania w zakresie promowania możliwości załatwiania spraw urzędowych przez Internet są rzadko podejmowane przez jednostki, które informują również swoich klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej w sposób on-line. Ponadto w bardzo ograniczonym zakresie administracja publiczna województwa podlaskiego podejmuje działania na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem. Co gorsza, brak aktywności interesantów, w zakresie korzystania z e-usług, jednostki tłumaczą brakiem dostępności mieszkańców województwa do sieci internetowej. Jak już wcześniej wspomniano jest to błędne myślenie, bowiem na terenie województwa ludność, a szczególnie przedsiębiorcy, nie ma problemów z dostępem do Internetu.

Kluczowymi działaniami jakie należy podjąć w tym obszarze jest przede wszystkim podniesienie poziomu umiejętności oraz świadomości samych urzędników. Wdrażanie e-Administracji musi rozpoczynać się od podstawy, czyli od samych jednostek, które muszą być w pełni przygotowane do świadczenia elektronicznych usług. Pracownicy administracji publicznej muszą być w pełni świadomi korzyści jakie niesie ze sobą świadczenie e-usług. W związku z tym należy skupić się na działaniach mających na celu wspieranie, szczególnie jednostek szczebla lokalnego, w zakresie rozwoju e-Administracji. Zwiększenie aktywności samych urzędów w omawianym obszarze skutkować będzie w przyszłości, większym zaufaniem i poziomem wykorzystania e-usług przez obywateli.

Obecnie brakuje akcji na szeroką skalę, których zadaniem miałoby być informowanie i zachęcanie społeczeństwa, zarówno urzędników, jak i potencjalnych klientów administracji publicznej, do korzystania z e-usług. Rzadko też promuje się tzw. dobre praktyki w danym zakresie, czyli nie informuje się o podejmowanych inicjatywach związanych z rozwojem e-Administracji w różnych regionach Polski. Należy zwrócić więc uwagę na zwiększenie




Strona1

20

aktywności w zakresie promocji i informowania mieszkańców województwa podlaskiego o dotychczasowych doświadczeniach oraz podejmowanych inicjatywach w zakresie rozwoju społeczeństwa informacyjnego i e-Administracji. Akcje promocyjne powinny być ukierunkowane na poszczególne grupy klientów (mieszkańców i przedsiębiorców) z uwzględnieniem ich specyfiki (np. wieku, wykształcenia czy miejsca zamieszkania).

2. Zidentyfikowanie stanu i mo żliwo ści udost ępniania informacji w postaci elektronicznej w sposób automatyczny d ążąc do interoperacyjno ści podmiotów województwa podlaskiego.

Pomimo, że jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego gromadzą i przetwarzają rejestry oraz dokumenty w sposób on-line, to jednak poziom, na jakim udostępniają je innym podmiotom jest niewielki. Z wyników badania widać, że spora grupa jednostek administracji publicznej nie udostępnia innym podmiotom dokumentów oraz rejestrów w formie elektronicznej. Niemniej jednak w kontekście rozwoju e-Administracji istotna wydaje się jednak informacja, że większość jednostek administracji publicznej województwa podlaskiego udostępnia Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.

Rozwój interoperacyjności podmiotów administracji publicznej województwa podlaskiego, czyli dążenie do pełnej wymiany informacji pomiędzy różnymi jednostkami, jest możliwy do osiągnięcia. W tym zakresie najważniejsze wydaje się być podejmowanie działań zmierzających do pełnej i automatycznej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami administracji publicznej województwa podlaskiego. Kluczowe również są działania zmierzające do zinwentaryzowania i zinformatyzowania rejestrów oraz zaświadczeń on-line udostępnianych przez urzędy. W początkowej fazie prac nad interoperacyjnością w zakresie komunikacji zewnętrznej między urzędami dobrym rozwiązaniem byłoby „ustanowienie gospodarza” poszczególnych procesów, czyli jednostek odpowiedzialnych za nie.

3. Ocena stanu post ępów podmiotów publicznych województwa podlaskiego w zakresie świadczenia e-usług na pi ęciu poziomach - Sophistication Level

Zdolność jednostek administracji publicznej do realizacji zadań publicznych w sposób elektroniczny jest istotnym czynnikiem warunkującym uzyskanie postępu w budowie społeczeństwa informacyjnego i e-Administracji. Nie jest to jednak możliwe bez ścisłego współdziałania systemów informacyjnych urzędów.

Skala usług świadczonych przez jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego w sposób on-line jest stosunkowo niewielka. Urzędy świadczą usługi przeważnie na dwóch pierwszych poziomach Sophistication Level, tj. na poziomie informacyjnym i na poziomie interakcji jednokierunkowej i poza tymi dwoma poziomami rozwoju e-usług, pozostałe są praktycznie nieznane w administracji publicznej. Jeżeli chodzi o postępy podmiotów publicznych w zakresie świadczenia e-usług to na przestrzeni ostatnich trzech lat są one nieznaczne i ograniczają się wyłącznie do dwóch pierwszych poziomów. Należy jednak zaznaczyć, że ze względu na brak świadomości urzędników, analiza danych zgromadzonych w ramach niniejszego obszaru jest trudna, a określenie stanu początkowego jest niemożliwe.

Z drugiej strony z wyników badań rysuje się obraz stosunkowo niewielkiego poziomu zainteresowania mieszkańców województwa podlaskiego korzystaniem z e-usług. Kluczowym działaniem w tym obszarze jest więc poszerzenie świadomości obywateli, w zakresie możliwości korzystania z usług administracji publicznej za pomocą Internetu. Niezbędna jest więc promocja tzw. dobrych praktyk, pokazywanie przykładów korzyści jakie




Strona1

21

niesie korzystanie z e-usług. W tym zakresie należy podjąć działania zachęcające obywateli do częstszego korzystania z możliwości jakie daje e-Administracja.

4. Zidentyfikowanie procedur organizacyjnych (usług , w tym świadczonych na rzecz klientów) realizowanych przez administracj ę województwa podlaskiego

Ze względu na fakt, że jednostki administracji publicznej w ograniczonym stopniu monitorują liczbę realizowanych przez siebie usług, określenie ich liczby jest stosunkowo trudne. Niemniej jednak w przypadku JST i świadczonych przez nie tzw. usług prostych, liczba ta wynosi według deklaracji do 20 usług. W przypadku jednostek rządowych z kolei do 10. W zakresie usług złożonych, zarówno JST, jak i administracja rządowa świadczą je na poziomie do 10 usług. Podobnie, jak w przypadku procedur administracyjnych, również usługi, według deklaracji respondentów, są zinformatyzowane tylko w niewielkim stopniu. Ciężko się odnieść do tego typu wyników badania, ponieważ jak wiadomo liczba oferowanych usług przez administrację publiczną jest znacznie większa. W związku z tym należy podjąć działania mające na celu zinwentaryzowanie i ujednolicenie katalogu usług/procedur realizowanych przez poszczególne jednostki administracyjne, a w szczególności przez JST.

Działania mające na celu weryfikację czasu załatwiania spraw urzędowych w danych jednostkach, podejmowane są w niewielkim stopniu. Jak się jednak okazuje, wśród tych jednostek, które mierzą czas załatwiania spraw urzędowych, rzadko naruszone zostają ustalone przepisami prawa terminy. Co ważne urzędy podejmują działania mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw oraz często załatwiają sprawy w terminie krótszym niż wynika to z przepisów prawa. W urzędach rzadko stosowane są rozwiązania teleinformatyczne skracające czas wydawania decyzji administracyjnych. Ponadto, spośród urzędów stosujących system EZD, większość nie jest w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy system ten przynosi bezpośrednie korzyści w postaci skrócenia czasu załatwiania spraw przez interesantów. Jest to dość niepokojąca sytuacja ponieważ jednym z głównych zadań systemu EZD, ma być usprawnienie pracy urzędów, a tym samym skrócenie czasu wydawania decyzji i załatwiania spraw urzędowych.

W związku z powyższym zaleca się opracowanie i wdrożenie sposobu mierzenia czasu załatwiania spraw urzędowych w poszczególnych jednostkach administracji publicznej, najlepiej w ramach funkcjonującego systemu EZD Niezbędne jest również dążenie do ujednolicenia czasu wydawania poszczególnych decyzji.

Aktywność badanych jednostek w kwestii mierzenia kosztów funkcjonowania, jest również niewielka. Na podstawie deklaracji podmiotów, które mierzą koszty funkcjonowania, zauważono, że na przestrzeni ostatnich lat (2008-2010) koszty funkcjonowania w określonych obszarach nie uległy znaczącym zmianom. Z uwagi na to, że urzędy zobligowane są do prowadzenia sprawozdawczości finansowej, mierzą one koszty funkcjonowania. Pojawiające się odpowiedzi negujące prowadzenie tego typu działań, wynikają prawdopodobnie z niezrozumienia pytania. Bardzo prawdopodobne jest natomiast, że jednostki administracji publicznej nie analizują kosztów ponoszony w procesie wdrażania technologii informacyjnych i komunikacyjnych. Tego typu działanie powinno być kluczowe w związku z dążeniem do rozwoju społeczeństwa informacyjnego i e-Administracji. Należy zatem w podejmowanych działaniach skupić się na monitorowaniu przez poszczególne jednostki ponoszonych kosztów związanych w unowocześnianiem sprzętu oraz oprogramowania wymaganego do rozwoju świadczenia usług on-line.




Strona1

22

5. Ocena stanu świadomo ści kierownictwa oraz pracowników urz ędów w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej

Brak wiedzy oraz umiejętności w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych w urzędach stanowi istotną barierę w procesie tworzenia e-Administracji. Problemy te wynikają w głównej mierze z braku weryfikacji poziomu umiejętności związanych z obsługą i wykorzystaniem nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych już na etapie zatrudniania w urzędach nowych pracowników. Również niewielki odsetek jednostek deklaruje organizowanie we własnym zakresie szkoleń w zakresie informatyzacji, zarówno dla pracowników, jaki również dla kadry kierowniczej. Brak wiedzy w omawianym obszarze skutkuje niejednokrotnie pojawieniem się obawy przed korzystaniem z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, a co za tym idzie porzuceniem idei e-usług. Problem ten jest o wiele bardziej istotny, gdy dotyka tzw. decydentów, ponieważ ich zaangażowanie jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w zakresie wdrażania nowych technologii w ramach funkcjonowania jednostek administracji publicznej.

W omawianym obszarze najważniejszym zadaniem jest niewątpliwie podniesienie poziomu umiejętności, kompetencji, a w szczególności świadomości urzędników o wadze i znaczeniu poruszanego zagadnienia. Jest to niezwykle istotne, ponieważ bez pełnej świadomości pracowników urzędów, a zwłaszcza decydentów, wdrażanie założeń e-Administracji jest skazane na niepowodzenie. Dotyczy to zarówno jednostek samorządowych, jak i rządowych. W związku z tym istotne jest organizowanie i wspieranie organizacji cyklicznych szkoleń i konferencji, których tematyka związana byłaby z rozwojem społeczeństwa informacyjnego, a przede wszystkim rolą i zadaniami administracji publicznej, szczególnie w kontekście rozwoju e-usług

6. Ocena wyposa żenia urz ędów w odpowiedni ą infrastruktur ę i aplikacje

Większość jednostek administracji publicznej posiada system EZD, a spośród tych, które tego systemu nie posiadają część planuje jego wdrożenie w najbliższym czasie. Omawiany system w większości przypadków znajduje się w fazie testowania. W jednostkach wypracowane zostały procedury określające zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją, przy czym sytuacja ta dotyczy tylko 1/3 JST. Administracja samorządowa, z kolei, częściej niż jednostki rządowe wskazywała na posiadanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest częścią systemu wykorzystywanego wspólnie przez inne urzędy (innego niż ePUAP).

Jak się okazuje jednostki administracji rządowej lepiej dbają o bezpieczeństwo gromadzonych przez siebie danych, częściej bowiem posiadają funkcjonujący system backup-owy zabezpieczający systemy informatyczne oraz gromadzone w nim dane.

Sprzęt i oprogramowanie, w jaki powinny być wyposażone jednostki administracji publicznej celem osiągnięcia zdolności do świadczenia e-usług i obsługi dokumentów w pełni elektronicznie, powinny przede wszystkim stanowić „całość”. Jeśli chodzi o łącze internetowe to wskazane jest min. 0,5mb/komputer, choć nie zawsze jest to możliwe – obecnie najbardziej standardowym łączem dla firm jest DSL TP SA 4000/512. Łącze musi być zabezpieczone routerem z firewalem i najlepiej z możliwością zarządzania pasmem - łącze optymalne to 10/10mb. W przypadku sprzętu komputerowego to powinien on spełniać minimalne wymagania. Platforma sprzętowa powinna być jednorodna, najlepiej wykorzystywać procesor, układy scalone i układ graficzny tego samego producenta. Wymagany jest program np. Microsoft Office 2010, minitor LCD min.19”. Procesor powinien być min. 2 rdzeniowy, optymalny byłby 4 rdzeniowy. Pamięć RAM 4GB DDR3, ale w miarę możliwości zaleca się zakup nowszej wersji. Jeżeli chodzi o twardy dysk, kartę sieciową i napęd to zaleca się HDD 320GB – S-ATA II lub S-ATA III, kartę sieciową 10/100/1000 RJ




Strona1

23

45 – zintegrowaną oraz napęd ODD S-ATA z możliwością odczytu i nagrywania CD-R, DVD-R, DVD+R.

Warto zaznaczyć, że nie mniej istotna niż konfiguracja sprzętowa jest również gwarancja – w przypadku urzędów standardem powinien być serwis gwarancyjny świadczony następnego dnia roboczego u klienta, przez min. 24 miesiące [dotyczy komputerów PC i notebooków]. Ponadto należy uwzględnić oprogramowanie antywirusowe jak również oprogramowanie do automatycznego backupowania, czyli odzyskiwania danych.

W omawianym obszarze istotne jest wprowadzenie opisu stanowisk do obsługi klientów. Tego typu opis miałby dotyczyć wymagań sprzętowych na danym stanowisku pracy. Zminimalizowałoby to zakres oczekiwań urzędników względem wyposażenia. Często w świadomości urzędników utrzymuje się przekonanie o niewystarczającym bądź wyeksploatowanym sprzęcie. Jak się jednak okazuje niejednokrotnie spełnia on wymagania niezbędne do świadczenia elektronicznych usług.

7. Identyfikacja oczekiwa ń i potrzeb urz ędników wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji

Najpoważniejszą przeszkodą w procesie wdrażania założeń e-Administracji w województwie podlaskim, według deklaracji jednostek administracji publicznej, jest brak środków finansowych na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania. Jak się jednak okazuje jednostki, zwłaszcza JST, twierdzą, że nie są w stanie samodzielnie poradzić sobie z pojawiającymi się w omawianym zakresie ograniczeniami. Kolejną istotną barierą jest brak jednolitych zasad przepływu informacji pomiędzy urzędami. Powiązane jest to ściśle z niskim poziomem interoperacyjności podmiotów administracji publicznej. Rozwiązaniem tego problemu jest bez wątpienia podjęcie działań mających na celu uregulowanie zasad wzajemnego przepływu informacji w sposób elektroniczny między poszczególnymi podmiotami.

W związku z pojawiającymi się problemami, jednostki samorządowe wymagają wsparcia przede wszystkim w zakresie pozyskiwania środków finansowych. Nie bez znaczenia jest również wsparcie organizacyjne polegające na dzieleniu się z JST specjalistyczną wiedzą z zakresu IT oraz doświadczeniem jednostek rządowych i centralnych. Urzędy potrzebują wsparcia „z góry”, pomocy w wyznaczaniu standardów oraz sposobu postępowania. Ewidentnie zaznacza się brak wizji w zakresie rozwoju e-Administracji, w szczególności wśród jednostek samorządowych. Niezbędne jest więc wsparcie merytoryczne, wizjonerskie oraz związane z planowaniem strategicznym. Tego typu pomoc w znaczny sposób usprawniłaby wdrażanie idei społeczeństwa informacyjnego i e-Administracji na obszarze województwa podlaskiego.

8. Inwentaryzacja projektów realizowanych w wojewód ztwie podlaskim przez jednostki AP w zakresie zwi ązanym z SI

Jednostki administracji publicznej, zarówno rządowe, jak i samorządowe nie realizują projektów związanych z rozwojem SI we własnym zakresie. Ich aktywność w tym obszarze ogranicza się przeważnie do współpracy, na zasadzie partnerstwa, z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego oraz Podlaskim Urzędem Wojewódzkim. W związku z tym obszar ten wymaga wsparcia i rozwoju. Należy kontynuować realizację rozpoczętych do tej pory projektów, skupiając się przy tym na wykonywaniu jednolitych, racjonalnych i przemyślanych przedsięwzięć.




Strona1

24

9. Ocena umiej ętności, świadomo ści oraz poziomu zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Admi nistracji

Umiejętności, świadomość oraz poziom zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji może stanowić pewną barierę w jej wdrażaniu. Wynika to w głównej mierze z niskiej świadomości mieszkańców Podlasia w zakresie możliwości korzystania z e-usług. W przypadku umiejętności respondentów w zakresie korzystania z komputera i Internetu są one najprawdopodobniej wystarczające w zakresie prostych czynności, jak obsługa edytora tekstu czy poczty e-mail natomiast występują stosunkowo duże braki wiedzy z zakresu ściągania i instalowania nowego oprogramowania a te czynności są często niezbędne przy korzystaniu z e-usług. Należy więc upraszczać e-usługi, żeby ograniczać konieczność posiadania tych umiejętności. Niezmiernie ważne z punktu widzenia rozwoju e-Administracji są skuteczne działania promocyjne/informacyjne o możliwościach korzystania z e-usług przez mieszkańców a także powodujące wzrost poziomu zaufania do administracji publicznej, który w chwili obecnej jest na stosunkowo niskim poziomie. Należy rozszerzyć działania w zakresie promowania wykorzystywania dostępnych rozwiązań teleinformacyjnych. Chodzi tu głównie o osoby potencjalnie zagrożone wykluczeniem cyfrowym, czyli np. osoby starsze. Jak wspomniano przy okazji analizy danych zebranych za pomocą ankiety CAWI, jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego wykazują niewielką inicjatywę w tym zakresie. Należy więc skupić się na działaniach informujących mieszkańców województwa o możliwościach i korzyściach jakie niesie ze sobą wykorzystywanie e-usług. Z punktu widzenia podniesienia poziomu zaufania do administracji publicznej ważne jest też informowanie o działaniach, inicjatywach i projektach podejmowanych przez poszczególne urzędy.

10. Identyfikacja oczekiwa ń i potrzeb klientów wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji

Mieszkańcy województwa podlaskiego stosunkowo rzadko kontaktują się z jednostkami administracji publicznej a odsetek osób, które robią to w chwili obecnej przy użyciu Internetu jest znikomy. Wynikać to może w dużej mierze z braku świadomości odnośnie obecnych możliwości administracji publicznej w zakresie świadczenia e-usług jak również mało sprecyzowanych oczekiwań na przyszłość. Wydaje się, że dwiema, najbardziej skutecznymi metodami skłonienia klientów do korzystania z usług AP za pomocą Internetu jest obniżenie kosztów tych usług w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej oraz świadczenie na drodze elektronicznej usług w sposób kompleksowy, który wyeliminuje konieczność osobistego stawiennictwa w urzędzie. Ponownie należy tu zaznaczyć istotność podejmowania działań promocyjnych, informowania społeczeństwa o tzw. dobrych praktykach. Ponadto należy „zmusić” obywateli do korzystania z e-usług poprzez stopniową eliminację usług świadczonych w tradycyjny sposób. Z drugiej strony należy rozpocząć usprawnianie funkcjonowania administracji tak, aby klienci byli szybciej, lepiej i bardziej przejrzyście obsługiwani. Ponadto należy uczynić klienta beneficjentem pośrednim e-administracji odciążając go od przenoszenia informacji pomiędzy urzędami w procesach administracyjnych. Jest to również zapisane w przepisach prawa, bowiem zgodnie z art. 220 KPA jeżeli organ może sam wydobyć dokumenty to nie może zmuszać klienta do ich dostarczania.




Strona1

25

11. Ocena dost ępności i cz ęstotliwo ść korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszka ńców województwa

Dostępność do nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa podlaskiego jest na poziomie średniej krajowej natomiast zdecydowanie wyższy jest na terenie województwa podlaskiego odsetek osób korzystających z komputera i Internetu z częstotliwością przynajmniej klika razy w tygodniu. Taka sytuacja może być czynnikiem ułatwiającym rozwój e-Administracji na terenie Podlasia. Ponadto mieszkańcy Podlasia stosunkowo często korzystają z usług bankowości elektronicznej. Ta grupa osób stanowi więc potencjalną grupę przyszłych klientów e-Administracji. Są to przede wszystkim osoby, które już wykorzystują Internet w celu poszukiwania informacji i dokonywania przelewów bankowych, a więc osoby z młodszych grup wiekowych, zamieszkujące miasta, charakteryzujące się wykształceniem wyższym i średnim, które chętnie podnoszą swoje kwalifikacje. W tym kontekście niezmiernie istotne jest ukierunkowanie na tę grupę działań promocyjnych i informacyjnych o możliwościach korzystania z e-usług a także powodujących wzrost poziomu zaufania do administracji publicznej.

12. Wyodr ębnienie barier/utrudnie ń dla mieszka ńców w zwi ązku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatyc znych

Klienci administracji publicznej województwa podlaskiego, zarówno mieszkańcy jak i przedsiębiorcy, mają generalnie dostęp do komputera i Internetu oraz deklarują umiejętności w zakresie ich wykorzystywania, jednakże główną barierą w rozwoju e-Administracji wydaje się być brak zaufania do instytucji administracji publicznej oraz skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne i konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy. Bardzo istotnym wydaje się fakt, iż zdaniem społeczeństwa brakuje informacji w zakresie możliwości i warunków korzystania z e-usług stąd wszelkiego rodzaju skuteczne działania informacyjne i promocyjne będą sprawą kluczową dla rozwoju e-Administracji.

Należy zatem działać w celu podniesienia poziomu zaufania do administracji publicznej. Jak już wcześniej wspomniano istotne z tego punktu widzenia są działania promocyjne i informujące o działaniach podejmowanych przez urzędy. Należy informować społeczeństwo o możliwościach korzystania z usług w sposób elektroniczny oraz o korzyściach, jakie dają tego typu rozwiązania. Należy dążyć do umożliwiania realizacji spraw urzędowych w sposób kompleksowy tzn. od początku do końca za pomocą Internetu i bez konieczności osobistego stawiania się w urzędzie. Działania w tym zakresie powinny skupić się również na obniżeniu kosztów załatwiania spraw przez Internet. Chodzi o to, żeby bardziej atrakcyjne finansowo było załatwienie spraw on-line, a nie w tradycyjny – osobisty sposób. Ze strony samej administracji istotne jest dążenie do możliwie jak największego uproszczenia procedur, tak aby klient miał poczucie pełnej, jasnej i rzetelnej obsługi.




Strona1

26

Tabela 29. Pytania i wska źniki do poszczególnych obszarów badawczych

CEL I - Okre ślenie stanu wyj ściowego informatyzacji oraz obrazu e-Administracji województwa podlaskiego

pytanie wska źnik wynik badania

Jaka jest liczba zdefiniowanych wewn ętrznych procedur dotycz ących funkcjonowania organizacji?

liczba zdefiniowanych wewn ętrznych procedur dotycz ących funkcjonowania organizacji

14,1% JST i 7,1% jednostek rządowych zadeklarowało brak wewn ętrznych procedur dotyczących funkcjonowania organizacji

Jaka jest liczba zdefiniowanych procedur zewn ętrznych, usług świadczonych klientom?

liczba zdefiniowanych procedur zewnętrznych

23,2% JST i 25% jednostek rządowych zadeklarowało brak zewnętrznych procedur dotyczących funkcjonowania organizacji

Ile okre ślonych procedur wewn ętrznych zostało zinformatyzowanych?

liczba procedur wewn ętrznych - zinformatyzowanych

31,3% JST i 25% jednostek rządowych zadeklarowało brak wewn ętrznych zinformatyzowanych procedur dotyczących funkcjonowania organizacji

Ile okre ślonych procedur zewnętrznych zostało zinformatyzowanych?

liczba procedur zewn ętrznych - zinformatyzowanych

34,3% JST i 35,7% jednostek rządowych zadeklarowało brak zewnętrznych zinformatyzowanych procedur

Jakiego typu informacje s ą gromadzone i przetwarzane w postaci elektronicznej w urzędzie?

odsetek podmiotów gromadz ących i przetwarzaj ących w postaci elektronicznej – rejestry, procedury, dokumenty, archiwa itp.

34,8% JST i 34,3% jednostek rządowych gromadzi w postaci elektronicznej rejestry

12,3% JST i 22,9% jednostek rządowych gromadzi w postaci elektronicznej procedury

42,2% JST i 32,9% jednostek rządowych gromadzi w postaci elektronicznej dokumenty

9,1% JST i 10% jednostek rz ądowych gromadzi w postaci elektronicznej archiwa

Czy w urz ędzie istnieje wewn ętrzny e-biuletyn informacyjny?

odsetek podmiotów posiadaj ących wewn ętrzny e-biuletyn informacyjny

8,1% JST i 46,4% jednostek rządowych posiada wewnętrzny e-biuletyn informacyjny

Czy jednostka informuje klientów o możliwo ści korzystania z usług administracji publicznej przez Internet?

odsetek jednostek informuj ących klientów o możliwo ści korzystania z usług administracji publicznej przez Internet oraz promuje t ę form ę załatwiania spraw urz ędowych

66,7% JST i 89,3% jednostek rządowych informuje klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet

Czy jednostka promuje form ę załatwiania spraw urz ędowych przez Internet?

odsetek jednostek promuj ących form ę załatwiania spraw urzędowych przez Internet

26,3% JST i 60,7% jednostek rządowych promuje formę załatwiania spraw urzędowych przez Internet

Czy urz ąd prowadzi elektroniczne forum dyskusyjne dla pracowników?

odsetek urz ędów prowadz ących elektroniczne forum dyskusyjne dla pracowników?

3,0% JST oraz 14,3% jednostek rządowych prowadzi elektroniczne forum dyskusyjne dla pracowników

Czy w urz ędzie istnieje elektroniczna ksi ęga uwag/ życzeń/spostrze żeń?

odsetek podmiotów posiadaj ących elektroniczn ą ksi ęgę uwag/ życzeń/spostrze żeń

6,1% JST oraz 14,3% jednostek rządowych posiada elektroniczną księgę uwag/życzeń/spostrzeżeń




Strona1

27

Czy w urz ędzie istnieje elektroniczny poradnik urz ędnika?

odsetek podmiotów dysponuj ących elektronicznym poradnikiem urz ędnika

11,1% JST oraz 35,7% jednostek rządowych posiada elektroniczny poradnik urzędnika

CEL II - Zidentyfikowanie stanu i mo żliwo ści udost ępniania informacji w postaci elektronicznej w sposób automatyczny d ążąc do interoperacyjno ści podmiotów

województwa podlaskiego.


Czy jednostka udost ępnia ESP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza)?

odsetek jednostek udost ępniaj ących ESP

75,8% JST i 53,6% jednostek rządowych udostępnia ESP

Czy jednostka udost ępnia ESP w sposób automatyczny?

odsetek jednostek udost ępniaj ących w sposób automatyczny ESP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza)

33,3% JST oraz 35,7% jednostek rządowych udostępnia ESP w sposób automatyczny

Ile rejestrów urz ąd prowadzi elektronicznie z mo żliwo ścią udost ępniania na zewn ątrz?

liczba rejestrów prowadzonych elektronicznie z mo żliwo ścią udost ępniania na zewn ątrz

54,5% JST oraz 57,1% jednostek rządowych nie prowadzi rejestrów elektronicznych z możliwością udostępniania na zewnątrz

Ile rejestrów urz ąd prowadzi elektronicznie bez mo żliwo ści udost ępniania na zewn ątrz?

liczba rejestrów prowadzonych elektronicznie bez mo żliwo ści udost ępniania na zewn ątrz

23,2% JST oraz 17,9% jednostek rządowych nie prowadzi rejestrów elektronicznych bez możliwości udostępniania na zewnątrz

Ile dokumentów jednostka udost ępnia innym podmiotom w sposób on-line?

liczba dokumentów elektronicznych (informacji) udost ępnianych innym podmiotom województwa podlaskiego

37,4% JST oraz 28,6% jednostek rządowych nie udostępnia dokumentów innym podmiotom w sposób on-line

Czy jednostka posiada system zintegrowany z platform ą ePUAP?

odsetek podmiotów woj. podlaskiego zintegrowanych z platform ą ePUAP

17,2% JST oraz 10,7% jednostek rządowych posiada system zintegrowany z platformą ePUAP

CEL III - Ocena stanu post ępów podmiotów publicznych województwa podlaskiego w zakresie świadczenia e-usług na pi ęciu poziomach - Sophistication

Level


Czy jednostka posiada eBOK? odsetek jednostek posiadających eBOK (elektroniczne biuro obsługi klienta)

17,2% JST oraz 7,1% jednostek rządowych posiada eBOK (elektroniczne biuro obsługi klienta)

Które z usług w sposób elektroniczny świadczył urz ąd i na jakim poziomie?

Liczba świadczonych usług w podziale na poziomy sposobu świadczenia (poziomy dojrzałości)

Z uwagi na brak świadomości urzędników stan początkowy jest niemożliwy do określenia

Jakie sprawy załatwiane były przez Internet w ci ągu ostatniego roku?

Współczynnik wykorzystania usług przez klientów

Z uwagi na niewielką liczbę respondentów udzielających odpowiedzi stan wyjściowy jest niemożliwy do określenia

CEL IV - Zidentyfikowanie procedur organizacyjnych (usług, w tym świadczonych na rzecz klientów) realizowanych przez administracj ę województwa podlaskiego





Strona1

28

Ile usług prostych świadczy urz ąd? liczba usług prostych w urz ędzie 8,1% JST i 10,7% jednostek rządowych nie świadczy usług prostych

Ile usług prostych świadczy urz ąd w sposób elektroniczny?

liczba usług prostych świadczonych elektronicznie.

35,4% JST i 35,7% jednostek rządowych nie świadczy usług prostych w sposób elektroniczny

Ile usług zło żonych świadczy urz ąd? liczba usług zło żonych w urz ędzie 12,1% JST i 17,9% jednostek rządowych nie świadczy usług złożonych

Ile usług zło żonych świadczy urz ąd w sposób elektroniczny?

liczba usług zło żonych świadczonych elektronicznie

38,4% JST i 35,7% jednostek rządowych nie świadczy usług złożonych w sposób elektroniczny

Czy monitorowany jest termin załatwiania spraw?

odsetek jednostek monitoruj ących termin załatwiania spraw

73,4 JST i 40,7% jednostek rządowych mierzy czas załatwiania spraw urzędowych

Czy wyst ępowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu?

odsetek jednostek, w których wyst ępowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu

44% JST i 18,8% jednostek rządowych wskazało, że występowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu

Czy podejmowano działania zapobiegawcze maj ące na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw?

odsetek jednostek, w których podejmowano działania zapobiegawcze maj ące na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw

84% JST i 81,3% jednostek rządowych wskazało, że podejmowano działania zapobiegawcze mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw

Czy wyst ępują sprawy załatwiane w terminie krótszym ni ż przewidziany przepisami prawa?

odsetek jednostek, w których wyst ępują sprawy załatwiane w terminie krótszym ni ż przewidziany przepisami prawa

92% JST i 93,8% jednostek rządowych wskazało, że występują sprawy załatwiane w terminie krótszym niż przewidziany przepisami prawa

Czy system EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacj ą) ma wpływ na skrócenie terminu załatwiania spraw?

liczba jednostek deklaruj ących, że system EZD ma wpływ na skrócenie terminu załatwiania spraw

Po dwie jednostki samorz ądowe i rz ądowe zadeklarowały, że system EZD ma wpływ na skrócenie terminu załatwiania spraw

Ile średnio trwa wydanie decyzji „szablonowych”?

Średni czas wydawania decyzji „szablonowych”

20% JST i 25% jednostek rządowych nie było w stanie określić jaki jest średni czas wydawania decyzji „szablonowych”

Ile średnio trwa wydanie innych decyzji administracyjnych?

Średni czas wydawania innych decyzji administracyjnych

20% JST i 18,8% jednostek rządowych nie było w stanie określić jaki jest średni czas wydawania innych decyzji administracyjnych

Ile średnio trwa wydanie decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia?

Średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia

32% JST i 37,5% jednostek rządowych nie było w stanie określić jaki jest średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia

Na jakim poziomie kształtowały si ę koszy zwi ązane z funkcjonowaniem

Koszty zwi ązane z funkcjonowaniem urz ędu/obsługi

wydatki na dostęp do Internetu czy też naprawę sprzętu,




Strona1

29

urzędu/obsługi administracji w tym koszty dost ępu do Internetu, papieru, napraw sprz ętu, eksploatacyjne (tonery)?

administracji w tym koszty dost ępu do Internetu, papieru, napraw sprz ętu, eksploatacyjne (tonery)

oscylują w granicach do 4000 PLN rocznie

jednostki rządowe ponoszą większe koszta związane z zakupem papieru – powyżej 8000 PLN rocznie, JST 2001 – 4000 PLN

opłaty za eksploatację sprzętu komputerowego utrzymują się na poziomie do 10000 PLN rocznie

Jaka jest liczba przekazanych w 2010 roku przez urz ąd innym instytucjom administracji publicznej dokumentów drog ą elektroniczn ą?

Liczba dokumentów przekazywanych drog ą elektroniczn ą pomi ędzy podmiotami realizuj ącymi zadania publiczne.

37,4% JST i 28,6% jednostek rządowych nie przekazuje innym instytucjom administracji publicznej dokumentów drogą elektroniczną

Jaka jest liczba przekazanych w 2010 roku przez urz ąd innym instytucjom administracji publicznej za świadcze ń drog ą elektroniczn ą?

Liczba za świadcze ń udost ępnianych przez urz ąd innym instytucjom administracji publicznej

59,6% JST i 35,7% jednostek rządowych nie przekazuje innym instytucjom administracji publicznej zaświadczeń drogą elektroniczną

Pytanie skierowane do podstawowego szczebla JST.

Czy dopuszczaj ą możliwo ść przyj ęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)?

Liczba JST dopuszczaj ących możliwo ść przyj ęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działa ń IT w administracji samorz ądowej

69,5% JST podstawowego szczebla dopuszcza możliwość przyjęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej”

Pytanie skierowane do starostw powiatowych województwa podlaskiego .

Czy są gotowi przyj ąć funkcj ę „Lokalnego Koordynatora Działa ń IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)?

Liczba starostw powiatowych gotowych przyj ąć funkcj ę „Lokalnego Koordynatora Działa ń IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)

3 starostwa powiatowe gotowe są przyjąć funkcję „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej”

CEL V - Ocena stanu świadomo ści kierownictwa oraz pracowników urz ędów w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej


Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub zespół osób, które zajmuj ą się rozwojem IT w Pa ństwa jednostce?

odsetek jednostek, w których została wyznaczona osoba lub zespół osób, które zajmuj ą się rozwojem IT

38,7% JST i 37,5% jednostek rządowych wyznaczyło osobę lub zespół osób, które zajmują się rozwojem IT

Czy są koordynowane i monitorowane działania jednostek podległych?

odsetek jednostek deklaruj ących koordynowanie i monitorowanie działania jednostek podległych

57,8% JST koordynuje i monitoruje działania jednostek podległych

Czy kierownictwo urz ędu pracuje w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacj ą)?

liczba jednostek, w których kierownictwo pracuje w systemie EZD

21 JST i trzy jednostki rz ądowe zadeklarowały, że kierownictwo pracuje w systemie EZD

Czy kierownicy bior ą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotycz ących informatyzacji administracji publicznej w Polsce?

odsetek jednostek, których kierownicy bior ą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotycz ących informatyzacji administracji publicznej w Polsce

37,1% JST i 33,3% jednostek rządowych wskazało, że kierownicy biorą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotyczących informatyzacji




Strona1

30

administracji publicznej

Czy pracownicy urz ędów bior ą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotycz ących informatyzacji administracji publicznej?

odsetek jednostek, których pracownicy urz ędów bior ą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotycz ących informatyzacji administracji publicznej

57,1% JST i 55,6% jednostek rządowych wskazało, że pracownicy biorą udział w szkoleniach, konferencjach itp. dotyczących informatyzacji administracji publicznej

Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiej ętności w zakresie posługiwania si ę podstawowymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji?

Liczba urz ędników posiadaj ących umiej ętność posługiwania si ę podstawowymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji (posługiwanie si ę pakietem biurowym, Internetem, tworzenie prezentacji itp.).

12 JST i 2 jednostki rz ądowe zatrudniają do 10 pracowników posiadających umiejętności w zakresie posługiwania się podstawowymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji

Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiej ętności w zakresie posługiwania si ę zaawansowanymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji (systemy EZD - Elektroniczne Zarz ądzanie Dokumentacj ą, tworzenie usług elektronicznych i wzorów itp.).

Liczba urz ędników posiadaj ących umiej ętność posługiwania si ę zaawansowanymi narz ędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji (systemy EZD - Elektroniczne Zarz ądzanie Dokumentacj ą, tworzenie usług elektronicznych i wzorów itp.).

9 JST i 8 jednostek rz ądowych nie zatrudnia pracowników posiadających umiejętności w zakresie posługiwania się zaawansowanymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji

CEL VI - Ocena wyposa żenia urz ędów w odpowiedni ą infrastruktur ę i aplikacje


Na jakich zasada odbywa si ę zatrudnienie „kadry informatycznej” w jednostce?

odsetek jednostek zatrudniaj ących „kadr ę informatyczn ą” na etat

71% JST i 96,3% jednostek rządowych zatrudnia „kadrę informatyczną” na etat

Czy Państwa jednostka posiada system Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą (EZD)?

odsetek jednostek posiadaj ących system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą

53,3% JST i 14,3% jednostek rządowych posiada system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

W jakim stopniu w Pa ństwa jednostce system EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą) jest wykorzystywany?

liczba jednostek , w których EZD wykorzystywany jest produkcyjnie

17 jednostek samorz ądowych i 2 jednostki rz ądowe wykorzystują system EZD produkcyjnie

Czy posiadacie Pa ństwo procedury wewn ętrzne okre ślające zasady elektronicznego zarz ądzania dokumentacj ą w jednostce?

liczba jednostek posiadaj ących wewn ętrzne procedury okre ślające zasady elektronicznego zarz ądzania dokumentacj ą w jednostce

jedna jednostka rz ądowa i cztery jednostki samorz ądowe posiadają wewnętrzne procedury określające zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce

Czy Państwa jednostka posiada prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą)?

liczba jednostek posiadaj ących prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD

14 JST i jedna jednostka rządowa posiadają prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD

Czy w Państwa jednostce została wyznaczona osoba, która w zakresie swoich obowi ązków pełni rol ę administratora EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą)?

liczba jednostek , w których została wyznaczona osoba, która w zakresie swoich obowi ązków pełni rol ę administratora EZD

36 JST i trzy jednostki rz ądowe wyznaczyły osobę, która w zakresie swoich obowiązków pełni rolę administratora EZD

Czy w urz ędzie funkcjonuje elektroniczne archiwum dokumentów?

odsetek jednostek , w których funkcjonuje elektroniczne archiwum dokumentów

8,1% JST i 28,6% jednostek rządowych posiada funkcjonujące elektroniczne archiwum dokumentów

Czy w Państwa jednostce został odsetek jednostek , w których 35,1% JST i 77,8% jednostek




Strona1

31

wdro żony system backup-u systemów oraz gromadzonych danych oraz czy planuj ą Państwo w przeci ągu najbli ższych 2-ch lat wdro żenie takiego mechanizmu, je śli nie został on do tej pory wdro żony?

został wdro żony system backup-u systemów oraz gromadzonych danych

rządowych posiadają wdrożony system backup-u systemów oraz gromadzonych danych

Czy jednostka udost ępnia elektroniczn ą skrzynk ę podawcz ą?

odsetek jednostek udost ępniaj ących elektroniczn ą skrzynk ę podawcz ą

75,8% JST i 53,6% jednostek rz ądowych udostępnia ESP

Czy Państwa jednostka świadczy usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP?

odsetek jednostek świadcz ących usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP

44,6% JST i 60% jednostek rządowych świadczy usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP

Ile wzorów formularzy Pa ństwa jednostka zarejestrowała w Centralnym Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów (CRW ePUAP)?

odsetek jednostek samorz ądowych, które zarejestrowały wi ęcej ni ż jeden formularz

14,7% JST zarejestrowało więcej niż jeden formularz

Czy system urz ędu (EZD, eBOK, CU …) jest zintegrowany z ePUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej).?

odsetek jednostek posiadaj ących system zintegrowany z ePUAP

17,2% JST i 10,7% jednostek rz ądowych posiada system zintegrowany z ePUAP

Czy Państwa jednostka posiada konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl”?

odsetek jednostek posiadaj ących konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl”

42,4% JST posiada konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl”

Czy sprz ęt komputerowy oraz wyposa żenie urz ędów jest odpowiednie i wystarczaj ące z punktu widzenia potrzeb zatrudnionych pracowników?

odsetek jednostek deklaruj ących, że wyposa żenie urz ędów jest odpowiednie i wystarczaj ące z punktu widzenia potrzeb zatrudnionych pracowników

56,6% JST i 64,3% jednostek rz ądowych zadeklarowało, że wyposażenie urzędów jest odpowiednie i wystarczające z punktu widzenia potrzeb zatrudnionych pracowników

CEL VII - Identyfikacja oczekiwa ń i potrzeb urz ędników wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji


Jakie s ą, zdaniem przedstawicieli administracji publicznej, główne bariery w skutecznym wdra żaniu e-Administracji na terenie województwa podlaskiego?

Odsetek jednostek wskazuj ących jako główn ą barier ę wdra żania e-Administracji, brak specjalistycznej wiedzy ze strony urzędników w zakresie informatyzacji

31,6% JST i 20% jednostek rządowych wskazało jako główną barierę wdrażania e-Administracji, brak specjalistycznej wiedzy ze strony urzędników w zakresie informatyzacji

W jaki sposób mo żna skutecznie ogranicza ć bariery pojawiaj ące si ę podczas wdra żania rozwi ązań informatycznych w jednostkach administracji publicznej na terenie województwa podlaskiego?

Odsetek jednostek wskazuj ących szkolenia pracowników administracji publicznej w zakresie informatyzacji jako sposób ograniczania barier

54,6% JST i 52% jednostek rządowych wskazało szkolenia pracowników administracji publicznej w zakresie informatyzacji jako sposób ograniczania barier

Jakie oczekiwania w zakresie wdra żania e-Administracji ma administracja publiczna szczebla gminnego oraz powiatowego w stosunku do samorz ądu województwa oraz do administracji rz ądowej i administracji centralnej?

Odsetek JST oczekuj ących pomocy w zakresie organizacyjnym

92,4% JST oczekuje od samorządu województwa oraz od administracji rządowej i administracji centralnej pomocy w zakresie organizacyjnym

CEL VIII - Inwentaryzacja projektów realizowanych w województ wie podlaskim




Strona1

32

przez jednostki AP w zakresie zwi ązanym z SI

Z uwagi na brak projektów własnych realizowanych pr zez jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego przedstawienie wska źników w tym obszarze jest niemo żliwe.

CEL IX - Ocena umiej ętności, świadomo ści oraz poziomu zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Admi nistracji


Jaki jest poziom zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e – Administracji?

Poziom zaufania do administracji publicznej: subiektywna ocena respondenta (w skali od 1 do 5).

35,5% respondentów wskazało na niski bądź bardzo niski poziom zaufania do e-Administracji

Pytanie o do świadczenia w zakresie korzystania z e-administracji

Stopie ń zainteresowania obywateli usługami e-administracji

90,2% respondentów w ciągu ostatniego roku nie kontaktowało się z jednostkami administracji publicznej za pomocą Internetu

Pytanie o poziom zadowolenia z usług świadczonych przez poszczególne instytucje publiczne

poziom zadowolenia z usług świadczonych przez poszczególne instytucje publiczne

Z uwagi na niewielką liczbę respondentów udzielających odpowiedzi stan wyjściowy jest niemożliwy do określenia

Jakie działania ze strony urz ędów skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług?

Odsetek respondentów deklaruj ących, że brak konieczno ści osobistego stawienia si ę w urz ędzie w celu całkowitego załatwienia sprawy skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług

26% respondentów zadeklarowało, że brak konieczności osobistego stawienia się w urzędzie w celu całkowitego załatwienia sprawy skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług

Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z komputera?

Czas sp ędzany przed komputerem

53,3% respondentów codziennie korzysta z komputera

Jaki jest poziom zadowolenia klientów z usług (w tym e-Usług) świadczonych przez poszczególne instytucje publiczne?

poziom zadowolenia klientów z usług (w tym e-Usług) świadczonych przez poszczególne instytucje publiczne

Z uwagi na niewielką liczbę respondentów korzystających z e-usług stan wyjściowy jest niemożliwy do określenia

CEL X - Identyfikacja oczekiwa ń i potrzeb klientów wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji


Jak oceniłby/łaby Pan/Pani poziom rozwoju informatyzacji administracji publicznej na obszarze województwa podlaskiego?

Odsetek respondentów deklaruj ących niski b ądź bardzo niski poziom rozwoju informatyzacji administracji publicznej na obszarze województwa podlaskiego

15% respondentów zadeklarowało niski bądź bardzo niski poziom rozwoju informatyzacji administracji publicznej na obszarze województwa podlaskiego

Jakie działania ze strony urz ędów skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług?

Odsetek respondentów deklaruj ących, że brak konieczno ści osobistego stawienia si ę w urz ędzie w celu całkowitego załatwienia sprawy skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług

26% respondentów zadeklarowało, że brak konieczności osobistego stawienia się w urzędzie w celu całkowitego załatwienia sprawy skłoniłyby do korzystania z tzw. e-usług

CEL XI - Ocena dost ępności i cz ęstotliwo ść korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszka ńców województwa




Strona1

33


Czy posiada Pan/Pani telefon komórkowy?

Odsetek respondentów posiadaj ących telefon komórkowy

80,4% respondentów posiada telefon komórkowy

Czy posiada Pan/Pani w domu komputer?

Odsetek respondentów posiadaj ących komputer

68,2% respondentów posiada komputer

Czy posiada Pan/Pani w domu Internet?

Odsetek respondentów posiadaj ących Internet

68,5% respondentów posiada Internet

Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z komputera?

Odsetek respondentów w ogólne nie korzystaj ących z komputera

14,4% respondentów w ogólne nie korzysta z komputera

Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet?

Odsetek respondentów w ogólne nie korzystaj ących z sieci Internet

14,4% respondentów w ogólne nie korzysta z sieci Internet

CEL XII - Wyodr ębnienie barier/utrudnie ń dla mieszka ńców w zwi ązku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii t eleinformatycznych


Co najcz ęściej utrudnia/uniemo żliwia Panu/Pani korzystanie z komputera i sieci Internet?

Odsetek respondentów deklaruj ących, że nadmierna ilo ść nieaktualnych informacji na stronach WWW utrudnia korzystanie z komputera i sieci Internet

25,5% respondentów zadeklarowało, że nadmierna ilość nieaktualnych informacji na stronach WWW utrudnia korzystanie z komputera i sieci Internet




Tabela wniosków i rekomendacji

CEL BADANIA WNIOSEK REKOMENDACJE DZIAŁANIA ADRESAT

Określenie stanu wyjściowego informatyzacji oraz obrazu e-Administracji województwa podlaskiego

Niski poziom informatyzacji procedur wewnętrznych i zewnętrznych poszczególnych jednostek

Brak aktywności jednostek publicznych w zakresie promowania i informowania swoich klientów o możliwościach korzystania z e-usług

Ograniczone działania na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem

Brak promocji tzw. dobrych praktyk, brak informowania społeczeństwa o inicjatywach związanych z rozwojem e-administracji w różnych regionach Polski

Niewystarczająca aktywność działań instytucji publicznych w tworzeniu e-Administracji

Uporządkowanie i zinformatyzowanie przez poszczególne jednostki publiczne procedur administracyjnych

Konieczność informowania i zachęcania społeczeństwa, zarówno urzędników, jak i potencjalnych klientów administracji publicznej do korzystania z e-usług

Konieczność podejmowania działań na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem

Konieczność szerokiej promocji dobrych praktyk

Porządkowanie i tworzenie wspólnych procedur oraz dokumentacji

Organizacja skutecznych działań promocyjnych w zakresie informowania i zachęcania społeczeństwa do korzystania z e-usług, skierowanych przede wszystkim do osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym

Administracja centralna

Administracja rządowa

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

JST

Zidentyfikowanie stanu i możliwości udostępniania informacji w postaci elektronicznej w sposób automatyczny dążąc do interoperacyjności podmiotów województwa podlaskiego

Niewielka liczba udostępnianych przez podmioty publiczne w sposób on-line informacji, zaświadczeń i rejestrów

Rozwój interoperacyjności podmiotów publicznych poprzez zwiększenie liczby udostępnianych informacji, zaświadczeń i rejestrów oraz automatyzację wymiany informacji, ustalenie standardów/procedur, API i interfejsów wymiany informacji

Działania zmierzające do pełnej i automatycznej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami administracji publicznej województwa podlaskiego.

Zinwentaryzowanie i zinformatyzowanie rejestrów oraz zaświadczeń on-line udostępnianych przez urzędy.



JST




Ocena stanu postępu podmiotów publicznych województwa podlaskiego w zakresie świadczenia e-usług na pięciu poziomach - Sophistication Level

Niewielka liczba oraz jakość usług świadczonych elektronicznie

Niska dostępność do usług świadczonych w sposób elektroniczny

Brak postępów w zakresie zwiększania liczby usług świadczonych na coraz wyższych poziomach Sophistication Level

Brak spójnego i wydajnego sposobu świadczenia usług drogą elektroniczną dla wszystkich mieszkańców

Niewielki poziom zainteresowania mieszkańców województwa podlaskiego korzystaniem z e-usług

Zwiększanie liczby usług świadczonych elektronicznie na poziomach: interakcji dwukierunkowej i transakcji

Poszerzenie świadomości obywateli, w zakresie możliwości korzystania z usług administracji publicznej za pomocą Internetu

Promocja i szkolenia; informowanie o tzw. dobrych praktykach

Ujednolicenie i uproszczenie procedur administracyjnych

Sporządzenie katalogu usług masowych

Powołanie lidera - utworzenie centrum kompetencyjnego administracji publicznej województwa podlaskiego

Promocja tzw. dobrych praktyk, pokazywanie przykładów korzyści jakie niesie korzystanie z e-usług




JST

Zidentyfikowanie procedur organizacyjnych (usług, w tym świadczonych na rzecz klientów) realizowanych przez administrację województwa podlaskiego

Brak systemu monitorowania realizowanych usług prostych oraz złożonych

Rozbudowane procedury organizacyjne

Wprowadzenie systemu monitorowania liczby świadczonych przez jednostki usług prostych i złożonych

Uporządkowanie i inwentaryzacja procedur organizacyjnych (w tym procedur administracyjnych)

Opracowanie i wdrożenie sposobu mierzenia czasu załatwiania spraw np. w ramach systemu EZD

Ujednolicenie czasu wydawania poszczególnych decyzji

Ujednolicenie katalogu usług/procedur realizowanych przez poszczególne jednostki







Ocena stanu świadomości kierownictwa oraz pracowników urzędów w zakresie SI i informatyzacji administracji publicznej

Brak weryfikacji poziomu umiejętności obsługi nowoczesnych technologii teleinformatycznych na etapie rekrutacji nowych pracowników

Niewielka liczba szkoleń dla kierowników i pracowników

Niski poziom świadomości kierownictwa oraz pracowników w zakresie omawianej problematyki

Brak liderów zmiany na poziomie centralnym, regionalnym i lokalnym

Ograniczone rozumienie wagi elektronicznego świadczenia usług przez administrację publiczną

Stosowanie systemu weryfikacji umiejętności obsługi nowoczesnych technologii teleinformatycznych na etapie rekrutacji pracowników

Organizowanie szkoleń dla kierownictwa urzędów oraz pracowników w zakresie informatyzacji i rozwoju e-usług.

Wsparcie przez jednostki szczebla centralnego w zakresie organizowania szkoleń o tematyce rozwoju informatyzacji i e-usług

Cykliczne szkolenia i konferencje, których tematyka związana byłaby z rozwojem społeczeństwa informacyjnego



Ocena wyposażenia urzędów w odpowiednią infrastrukturę i aplikacje

Brak odpowiedniego wyposażenia oraz oprogramowania niezbędnego do rozwoju usług on-line

Brak środków finansowych na zakup nowego sprzętu

Wykorzystanie posiadanego sprzętu komputerowego

Wypracowanie obiektywnej oceny usprzętowienia jednostek

Wsparcie jednostek w pozyskiwaniu środków finansowych na inwestycje związane z zakupem odpowiedniego wyposażenia: (sprzętu i oprogramowania)

Opracowanie opisu niezbędnego wyposażenia w sprzęt komputerowy poszczególnych stanowisk




JST




Identyfikacja oczekiwań i potrzeb urzędników względem administracji w zakresie informatyzacji

Brak wiedzy i zaawansowanych umiejętności pracowników, w szczególności JST, w zakresie wdrażania założeń e-Administracji

Brak wizji w zakresie rozwoju e-Administracji, w szczególności wśród jednostek samorządowych

Wsparcie organizacyjne polegające na dzieleniu się z JST specjalistyczną wiedzą z zakresu IT oraz doświadczeniem jednostek rządowych i centralnych

Wsparcie „z góry”, pomoc w wyznaczaniu standardów oraz sposobu postępowania przez JST

Wsparcie merytoryczne, wizjonerskie oraz związane z planowaniem strategicznym.




Inwentaryzacja projektów realizowanych w województwie podlaskim przez jednostki AP w zakresie związanym z SI

Brak projektów własnych podmiotów publicznych w zakresie związanym z SI

Brak środków na wkład własny do projektów

Motywowanie jednostek w zakresie realizacji projektów związanym z SI

Kontynuowanie realizacji jednolitych i wspólnych projektów

Pozyskiwanie funduszy również ze źródeł innych niż regionalne

Realizacja wspólnych projektów przez administrację województwa podlaskiego

Realizacja rozpoczętych do tej pory projektów, wykonywanie jednolitych, racjonalnych i przemyślanych przedsięwzięć



JST

Ocena umiejętności, świadomości oraz poziomu zaufania klientów administracji w zakresie korzystania z usług e-Administracji

Niski poziom świadomości mieszkańców Podlasia w zakresie możliwości korzystania z e-usług

Niski poziom zaufania do administracji publicznej

Podjęcie skutecznych działań informacyjno/promocyjnych ukierunkowanych na poszczególne grupy klientów

Podniesienie poziomu świadomości i umiejętności obywateli w zakresie stosowania technologii informacyjnych

Ograniczanie wykluczenia cyfrowego poprzez identyfikowanie i likwidowanie istniejących barier edukacyjnych

Promocja usług e-Administracji, edukacja w szkołach

Szkolenia w zakresie Społeczeństwa Informacyjnego (SI) oraz technik informacyjnych i komunikacyjnych (TIK)

Upraszczanie e-usług, żeby ograniczać konieczność posiadania zaawansowanych umiejętności



JST

Identyfikacja oczekiwań i potrzeb klientów względem administracji w zakresie informatyzacji

Brak świadomości mieszkańców odnośnie obecnych możliwości administracji publicznej w zakresie świadczenia e-usług jak również mało sprecyzowane oczekiwania na przyszłość


Wyeliminowanie konieczności osobistego stawiennictwa w

Promocja usług e-administracji

Informowanie o tzw. dobrych praktykach.

Stopniowa eliminacja usług świadczonych w tradycyjny



JST




urzędzie – klient beneficjentem pośrednim e-administracji

Podjęcie działań na rzecz wprowadzenia do ustawodawstwa możliwości obniżenia kosztów spraw załatwianych elektronicznie

sposób

Usprawnianie funkcjonowania administracji tak, aby klienci byli szybciej, lepiej obsługiwani

Ocena dostępności i częstotliwość korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych przez mieszkańców województwa

Niski poziom dostępności do szerokopasmowego Internetu, szczególnie na obszarach wiejskich województwa

Kontynuować projekty już funkcjonujące związane z dostępem mieszkańców do Internetu, szczególnie na obszarach wiejskich oraz zwiększyć aktywność samorządów lokalnych w tym zakresie

Działania promocyjne i informacyjne



JST

Wyodrębnienie barier/utrudnień dla mieszkańców w związku z korzystaniem z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych

Brak zaufania do instytucji administracji publicznej

Niedostatek informacji w zakresie możliwości i warunków korzystania z e-usług

Skomplikowane i rozbudowane procedury administracyjne i konieczność wypełniania dużej liczby formularzy/kwestionariuszy


Podjęcie działań na rzecz wprowadzenia do ustawodawstwa możliwości uproszczenia spraw załatwianych elektronicznie oraz uproszczenia e-usług

Działania promocyjne i informacyjne

Cykliczne badania w zakresie potrzeb i oczekiwań oraz satysfakcji i oceny świadczonych usług przez administrację



JST




Strona1

39

Case study

Studium przypadku w niniejszym projekcie badawczym stanowić miało opis jakościowy zjawiska wdrażania projektów realizowanych w województwie podlaskim samodzielnie przez jednostki administracji publicznej w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym. Planowano objąć analizą 2 przypadki – projekty realizowane przez jednostki administracji publicznej, według podziału na administrację rządową i samorządową. Z uwagi na fakt, iż żadna jednostka biorąca udział w badaniu nie realizowało samodzielnie projektu nie było możliwości przeprowadzenia analizy.

W związku z tym dokonano opisu projektów realizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego i Wojewodę Podlaskiego tj. „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa” oraz „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja rządowa”. Ponadto opisano projekty z innych rejonów Polski tzn. projekt realizowany na Dolnym Śląsku - „Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku do roku 2020” i w województwie Warmińsko-Mazurskim - projekt badawczo-rozwojowy pn. „E-administracja warunkiem rozwoju Polski. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów administracji publicznej”. Podano zaprezentowano też przykłady działań z zakresu rozwoju społeczeństwa informacyjnego podejmowanych za granicą.

Niżej opisane projekty można uznać za tzw. dobre praktyki, czyli przykłady godne naśladowania. W przypadku projektów realizowanych na terenie województwa podlaskiego przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego i Wojewodę Podlaskiego należy zaznaczyć, że są to projekty spójne ze sobą. Swoim zasięgiem obejmują wszystkie jednostki, zarówno rządowe, jak i samorządowe, a więc istnieje duże prawdopodobieństwo zapewnienia interoperacyjności i rozwoju e-Administracji na różnych szczeblach administracji. Jest to szczególnie godne do naśladowania przez inne województwa.

Projekt „Wdra żanie elektronicznych usług dla ludno ści województwa podlaskiego – część II, administracja samorz ądowa”

Projekt współfinansowany z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego (RPOWP) na lata 2007 – 2013 finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) realizowany przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. Projekt ten zakłada również integrację z analogicznym projektem realizowanym przez Wojewodę Podlaskiego pod nazwą: „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja rządowa”.

Projekt swym zakresem obejmuje 131 jednostek samorządowych wraz z jednostkami im podległymi, zgłoszonymi przez Partnerów projektu. Przy założeniu planowanych funkcjonalności Cyfrowego Urzędu, umożliwi to wywiązanie się z obowiązku świadczenia usług drogą elektroniczną wszystkim podmiotom administracji samorządowej województwa, które w myśl ustawy świadczą usługi publiczne.

Na przełomie lat 2007 i 2008 Województwo Podlaskie zawarło umowy z 132 jednostkami samorządu terytorialnego z terenu województwa podlaskiego o współdziałaniu przy realizacji zadania „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II administracja samorządowa”. W roku 2011 dwóch dotychczasowych Partnerów odstąpiło od zawartych porozumień.




Strona1

40

Realizowany projekt wpisuje się w przygotowaną przez MSWiA „Strategię Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego w Polsce do roku 2013”, ponadto jest spójny z kluczowymi dokumentami określającymi strategiczne kierunki rozwoju Polski tj.:

� Strategią Rozwoju Kraju 2007- 2015 (http://bip.mrr.gov.pl),

� Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia 2007-2013 (http://bip.mrr.gov.pl),

� Strategicznym Planem Rządzenia (http://www.premier.gov.pl).

W ramach projektu założono:

� budowę 4 serwerowni wraz z wymaganą infrastrukturą techniczną,

� zwiększenie liczby podmiotów świadczących usługi elektroniczne o jednostki podległe samorządom,

� rozbudowany zakresu usług świadczonych obywatelom przez platformę Wrót Podlasia oraz umożliwienie obywatelom wykorzystania dostępnych usług poprzez podpis elektroniczny wydawany wraz z dowodami osobistymi lub też przez wykorzystanie mechanizmu Zaufanego Profilu,

� stworzenie Katalogu Usług Publicznych administracji samorządowej województwa podlaskiego,

� powiększenie zakresu świadczonych usług elektronicznych o usługi oferowane w ramach portali tematycznych takich jak e-edukacja czy też platforma informacji przestrzennej GIS Podlasia.

W założeniach projektu przewidziano stworzenie jednolitej pod względem sprzętu, interfejsu oraz zastosowanej technologii platformy Wrót Podlasia, która stanowić ma punkt kontaktowy na linii obywatel/przedsiębiorca – administracja (zarówno samorządowa jak i rządowa) i zapewniać możliwość załatwienia wszystkich spraw i usług dostępnych w województwie drogą elektroniczną.

Projekt zakłada też rozbudowę istniejącego systemu Modułu Cyfrowego Urzędu, w tym m.in.: przebudowę panelu administratora, przebudowę Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta (EBOI), stworzenie katalogu usług publicznych (KUP) oraz integrację Cyfrowego Urzędu Wrota Podlasia z założeniami platformy e-PUAP.

W realizowanym projekcie przewidziano:

� modernizację istniejącej lub dostarczenie nowej aplikacji służącej do zarządzania użytkownikami oraz wystawionymi certyfikatami w oparciu o istniejącą architekturę aplikacyjno – systemowo – sprzętową,

� zakup lub też stworzenie nowego oprogramowania do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego,

� modyfikację obecnej strony internetowej WP, polegającej na zmianie jej szaty graficznej i wzbogacenia o nowe funkcjonalności,

� rozbudowę istniejącej funkcjonalności „Wrót Podlasia” o możliwość powiązania znajdującej się tam informacji z przestrzenią przy użyciu technologii GIS.

Projekt „Wdra żanie elektronicznych usług dla ludno ści województwa podlaskiego – część II, administracja rz ądowa”

Projekt realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013. Okres realizacji projektu obejmuje lata 2009-2013. Projekt dotyczy 20 jednostek administracji rządowej województwa podlaskiego.




Strona1

41

Zrealizowany w ramach niniejszego projektu system i narzędzia teleinformatyczne pozwolą na pełną informatyzację wewnętrznych procesów urzędowych, umożliwią elektroniczną komunikację między organami administracji publicznej, wspomogą realizację obowiązków Wojewódzkiego Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz udostępnienie obywatelom usług elektronicznych.

Głównym celem projektu jest rozwój i zwiększenie dostępności usług informacyjnych i elektronicznych administracji rządowej dla ludności województwa podlaskiego.

Cel realizowany jest poprzez wykorzystanie rozwiązań informatycznych do uproszczenia i przyspieszenia procesów administracyjnych jak również poprzez integrację administracji rządowej w zakresie wymiany informacji w postaci elektronicznej. Korzyści z realizacji celu głównego to przede wszystkim:

� przyspieszenie kontaktów obywateli z urzędami,

� umożliwienie klientom administracji zdalnego dostępu do urzędów,

� odciążenie klientów od fizycznego przenoszenia informacji w formie papierowej pomiędzy urzędami dzięki wprowadzeniu komunikacji pomiędzy administracją publiczną przy pomocy środków komunikacji elektronicznej,

� usprawnienie i częściowa automatyzacja obiegu spraw wewnątrz poszczególnych jednostek rządowych.

Integralnym elementem realizacji celu głównego jest utworzenie wspólnego, kompleksowego systemu integrującego, standaryzującego i porządkującego informacje organów i służb województwa podlaskiego odpowiadających za bezpieczeństwo. Podstawową korzyścią tworzonego systemu jest poprawa poziomu bezpieczeństwa w województwie podlaskim. W swym zamierzeniu projekt zorientowany jest przede wszystkim na obywatela, klienta administracji publicznej.

Główny cel projektu realizowany jest przez następujące cele szczegółowe:

1. Wprowadzenie elektronicznej komunikacji pomiędzy JAR i zatrzymanie wymiany korespondencji papierowej pomiędzy JAR, uruchomienie nowych, automatycznych ESP z możliwością korespondencji seryjnej, stworzenie platformy integrującej administrację publiczną województwa podlaskiego; jednolite, przyjazne narzędzie dla urzędników i klientów administracji zachęcające do posługiwania się technikami informatycznymi.

2. Udostępnienie usług elektronicznych administracji publicznej obywatelom.

3. Integracja CU AR z systemami ogólnopolskimi i regionalnymi (m.in. z portalem Wrota Podlasia i innymi JST).

4. Zapewnienie zgodności z przepisami.

5. Zapewnienie zintegrowanego zarządzania JAR.

6. Wprowadzenie możliwości elektronicznej realizacji procesów urzędowych.

7. Udostępnienie usług związanych z bezpieczeństwem na poziomie województwa podlaskiego.

Ponadto w długim okresie projekt ma wpłynąć na podniesienie konkurencyjności województwa podlaskiego w aspekcie krajowym i międzynarodowym.




Strona1

42

„Strategia rozwoju społecze ństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku do roku 2020”

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Poddziałanie 8.2.2. PO KL. Projekt realizowany jest przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego w partnerstwie z Politechniką Wrocławską.

Cel ogólny projektu:

Celem ogólnym projektu jest stworzenie warunków dla sprawnego rozwoju społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku poprzez opracowanie „Strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku” dokumentu, który wyznaczy kierunki i zadania oraz przyczyni się do podniesienia skuteczności działań w zakresie rozwoju społeczeństwa informacyjnego.

Cele szczegółowe projektu:

1. Realizacja zalecenia wyrażonego w DSI poprzez opracowanie 1 diagnozy w zakresie rozwoju społeczeństwa informacyjnego na DŚ, uwzględniającej w szczególny sposób kwestie równościowe;

2. Identyfikacja obszarów wykluczenia cyfrowego;

3. Identyfikacja projektów kluczowych dla rozwoju społeczeństwa informacyjnego w regionie;

4. Opracowanie strategii oraz raportów oddziaływania na środowisko i raportu ewaluacyjnego;

5. Osiągnięcie konsensusu wokół innowacyjnych rozwiązań informacyjnych na DŚ, czego wyrazem będzie raport z przeprowadzonej debaty publicznej;

6. Zapewnienie udziału kobiet w procesie badawczym i decyzyjnym poprzez ich udział w KS dla realizacji strategii.

Rezultaty projektu:

Rezultaty twarde (produkty):

1. Opracowanie podstrony internetowej (liczba wejść 2000),

2. Opracowanie wstępnego zakresu strategii (1 analiza),

3. Opracowanie analizy potrzeb diagnostycznych (1 analiza),

4. Opracowanie diagnozy w zakresie rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego(1 raport),

5. Opracowanie strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego (1 dokument strategiczny),

6. Opracowanie raportu ewaluacyjnego (1 raport),

7. Opracowanie raportu nt. oddziaływania na środowisko (1 raport),

8. Opracowanie raportu z konsultacji społecznych (1 raport),

9. Publikacja 200 kpl materiałów pokonferencyjnych,

10. Organizacja 2 warsztatów, każdy dla 30 osób,

11. Organizacja 1 konferencji dla 100 osób.

Rezultaty miękkie:

1. Zidentyfikowanie obszarów wykluczenia cyfrowego,




Strona1

43

2. Zidentyfikowanie projektów kluczowych dla rozwoju społeczeństwa informacyjnego w regionie,

3. Podniesienie świadomości uczestników organizowanych konferencji i warsztatów w zakresie sprawnego funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego.

4. Podniesienie poziomu wiedzy przedstawicieli władz regionalnych i lokalnych, instytucji oraz przedsiębiorstw, uczestniczących w organizowanych wydarzeniach odnośnie trendów rozwojowych i stanu obecnego rozwoju społeczeństwa informacyjnego na DŚ.

Okres realizacji projektu: Od 01.06.2010 r. do 31.08.2012 r.

Opracowana Strategia będzie miała charakter długookresowy i horyzontalny. Prace nad Strategią prowadzone są przy zaangażowaniu:

1. Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego,

2. Politechniki Wrocławskiej jako partnera projektu,

3. Komitetu Sterującego.

Projekt badawczo-rozwojowego: „E-administracja warunkiem rozwoju Polski. Wzrost konkurencyjno ści przedsi ębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów administracji publicznej” , finansowany z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.

Cel i zadania projektu

Głównym celem Projektu jest wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez opracowanie, na podstawie zadań administracji publicznej, innowacyjnych rozwiązań – modeli referencyjnych – niezbędnych do:

� zastosowania nowych rozwiązań przez branżę informatyczną i doradczą,

� rozwoju e-usług na rzecz polskiego społeczeństwa.

Cele szczegółowe Projektu zostały zidentyfikowane następująco:

1. Zebranie danych o procesach na podstawie realizowanych zadań określonych przepisami prawa dla administracji publicznej.

2. Konsolidacja i standaryzacja procesów w modelach referencyjnych administracji publicznej.

3. Rozwój, udostępnianie i promowanie rozwiązań opracowanych w oparciu o modele referencyjne administracji publicznej.

4. Stworzenie Centrum Kompetencyjnego Administracji Publicznej.

Działania podejmowane w ramach Projektu, skutkować również będą bezpośrednim wsparciem firm z sektora informatycznego i doradczego, ustanowieniem standardów dotyczących procesów i modeli referencyjnych procesów dla administracji publicznej, także dla sektorów gospodarki posługujących się technikami informatycznymi oraz korzystającymi z obsługi firm doradczych.

Obszar i zakres bada ń

Projekt jest realizowany na obszarze całego kraju z uwzględnieniem istniejących uwarunkowań:

• Urzędy Wojewódzkie zlokalizowane są w stolicach województw,




Strona1

44

• Urzędy Marszałkowskie zlokalizowane są w stolicach województw,

• Urzędy Miast zlokalizowane nie są równomiernie na terenie kraju, jednakże preferowane są urzędy w pobliżu stolic województw z uwagi na efektywność wydatkowania przyznanych środków.

Wyniki projektu

Wynikiem projektu będą modele referencyjne procesów Administracji Publiczn ej oraz procesy poszczególnych urzędów, które będą przechowywane i udostępniane w Elektronicznej Bazie Modeli Referencyjnych Administracji Publicznej zlokalizowanej na serwerach Centrum Kompetencyjnego Administracji Publicznej.

Elektroniczna Baza Modeli Referencyjnych Administracji Publicznej, zawierająca informacje o funkcjonowaniu urzędów będzie udostępniana dla:

� przedsiębiorstw realizujących projekty na rzecz jednostek administracji publicznej w obszarach informatycznym i zarządzania,

� jednostek administracji publicznej realizujących działania zmierzające do usprawniania działania,

� uczelni realizujących programy nauczania dedykowane administracji publicznej.

W perspektywie długofalowej wyniki Projektu będą skutkować także:

1. zwiększeniem udziału innowacyjnych produktów polskiej gospodarki w rynku międzynarodowym,

2. tworzeniem trwałych i atrakcyjnych miejsc pracy,

3. wzrostem wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych w gospodarce,

4. poprawą warunków dla osób zatrudnionych w urzędach, mieszkańców - interesantów korzystających z usług administracji publicznej,

5. wzmocnieniem poziomu współpracy pomiędzy sektorem nauki a przedsiębiorstwami funkcjonującymi w sektorach informatyki i doradztwa oraz pośrednio administracji publicznej,

6. wzrostem wynagrodzeń kadry naukowej wynikającym ze wzrostu poziomu wykształcenia i kwalifikacji,

7. wzrostem wartości nowych inwestycji w przedsiębiorstwach i innych podmiotach będących klientami administracji publicznej oraz Centrum Kompetencyjnego Administracji Publicznej,

8. uzyskaniem znaczącej poprawy dostępności do informacji o zasadach funkcjonowania administracji publicznej,

9. podniesieniem kwalifikacji młodych pracowników naukowych oraz podniesieniem poziomu kompetencji kadry naukowej,

10. uzyskaniem wysokiego, unikatowego poziomu specjalizacji w dziedzinie informatyzacji i doradztwa dla administracji publicznej, które mogą stać się specjalnością polskiej gospodarki i mieć wpływ na wzrost jej konkurencyjności.

11. poprawą jakości życia w wyniku poprawy jakości obsługi przez administrację publiczną.17

17 Opracowane na podstawie informacji znajdujących się na stronie http://www.uwm.edu.pl/eap/index.php/cel-projektu




Strona1

45

Przykłady z innych krajów europejskich

Przytoczone działania podejmowane przez inne kraje europejskie w związku z rozwojem informatyzacji społeczeństwa zostały uznane za ciekawe i godne wdrożenia i rozwoju w Polsce. Nie wymagają one znacznych nakładów finansowych i jednocześnie są proste w użyciu. Są to przeważnie działania skierowane na promocję wykorzystania Internetu w codziennym życiu, jak również w kontaktach z administracją publiczną oraz zmierzające do wsparcia obywateli załatwiających sprawy za pomocą sieci internetowej. Szczególną uwagą objęte są osoby niepełnosprawne i osoby starsze, a więc znajdujące się w grupie potencjalnie zagrożonej wykluczeniem cyfrowym.

W Irlandii stworzony projekt pod nazwą „eBroker”. Opierał się on na tzw. usługach „life event”, czyli codziennych wydarzeniach np. związanych z narodzinami albo rejestracją nowo zakupionego mieszkania poprzez Internet. Ideą projektu było maksymalne ułatwienie elektronicznych usług dla potencjalnego użytkownika. W celu zwiększenia dostępu do Internetu i tym samym zwiększenia liczby posiadanych komputerów, wyemitowano w telewizji publicznej, specjalny blok informacyjny pod nazwą „Dot.what?”, skierowany do widzów pragnących poznać działanie sieci oraz mający zachęcić do zakupu komputera. W Holandii grupa osób niepełnosprawnych monitoruje strony internetowe. Istnieją też specjalne punkty kontaktowe dla osób w podeszłym wieku. Wspiera się też osoby niepełnosprawne poprzez finansowe wsparcie zakupu komputera oraz podłączenia do Internetu. W Hiszpanii został utworzony portal internetowy, którego celem jest pomoc osobom niepełnosprawnym w wyszukiwaniu informacji na temat możliwości pracy i możliwościach szkolenia. Powstały usługi tele-medyczne dla osób niepełnosprawnych, starszych oraz imigrantów. Stworzone zostają PIAP, czyli punkty informacji w centrach, dla ludzi starszych. W Grecji powstał specjalny portal, który umożliwia naukę na odległość. Rozwijany jest również call center ułatwiający dostęp do administracji publicznej. Należy podkreślić, że w Grecji rozwój lokalnej sieci jest celem nadrzędnym w rządowym programie społeczeństwa informacyjnego. W Austrii utworzono gorącą linię „Blind line”, gdzie można otrzymać darmową informację o ICT oraz spokrewnionych tematach dla osób niedowidzących. W Wielkiej Brytanii placówki szkolne otwierają wieczorami swoje drzwi sal komputerowych dla wszystkich. Ponadto podejmowano inicjatywę „Komputer w zasięgu”, która miała na celu dostarczenie komputerów przeznaczonych do utylizacji do rodzin z niskimi dochodami. W Belgii kampania pod nazwą „Road to Show 2000 – Tous sur le net”, organizowana w 128 większych i mniejszych miastach miała na celu wyjaśnienie w jaki sposób praktycznie wykorzystywać Internet. W Szwecji zachęca się pracodawców do zakupu komputerów poprzez „zachęcenie podatkowe”. Specjalny fundusz rządowy ułatwia szerokopasmowy dostęp do Internetu na terenach o mniejszym zaludnieniu. 18

18 Opracowane na podstawie informacji znajdujących się na stronie http://www.spoleczenstwoinformacyjne.pl/artykuly/162,266,najlepsze-praktyki-dotyczace-spoleczenstwa-informacyjnego




Strona1

46

Analiza SWOT 19

Mocne strony Słabe strony

1. Realizowanie przez administrację publiczną województwa podlaskiego wspólnych, jednolitych projektów.

2. Dostęp mieszkańców województwa do sieci internetowej.

3. Wysoka częstotliwość korzystania z komputera i sieci internetowej przez mieszkańców województwa.

1. Niski poziom świadomości/kształcenia obywateli, klientów administracji.

2. Brak zaufania klientów do urzędników administracji publicznej.

3. Nieprzygotowanie i niechęć decydentów do stosowania systemów teleinformatycznych, w szczególności systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

4. Niezadowalający poziom umiejętności posługiwania się systemami teleinformatycznymi wśród urzędników. Niedoskonały system szkoleń wewnętrznych w urzędach oraz brak wewnętrznych procedur.

5. Niewielka liczba usług świadczonych na drodze elektronicznej.

6. Brak zaufania klientów do aktualności informacji zamieszczanych na stronach www urzędów administracji publicznej.

7. Obawa o bezpieczeństwo transakcji dokonywanych elektronicznie (pewność wykonywanej transakcji, dane osobowe).

8. Brak kompleksowości w świadczeniu poszczególnych usług internetowych. Brak możliwości załatwiania spraw przez Internet „od początku do końca”.

9. Brak środków finansowych na wkłady własne, szczególnie JST, do projektów unijnych.

10. Niski poziom zainteresowania obywateli e-usługami.

11. Brak wsparcia organizacyjnego, a przede wszystkim merytorycznego w zakresie IT w niewielkich jednostkach samorządowych. Brak lidera, który "zaopiekowałby " się administracją samorządową w zakresie e-administracji.

12. Brak wsparcia merytorycznego,

19 Analiza SWOT została opracowana na podstawie wyników badań, jest spójna z Analizą SWOT przygotowaną przez Zespół Ekspertów pod przewodnictwem p. Mariusza Madejczyka




Strona1

47

wizjonerskiego oraz związanego z planowaniem strategicznym.

13. Niewykorzystywanie posiadanych narzędzi teleinformatycznych oraz sprzętu komputerowego będącego w posiadaniu JST.

14. Brak wsparcia osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym.

15. Niski poziom gromadzenia i przetwarzania on-line rejestrów oraz dokumentów przez jednostki.

16. Brak działań w zakresie analizy kosztów oraz czasu wydawania decyzji administracyjnej.

17. Brak skutecznych działań promocyjnych/informacyjnych o tzw. dobrych praktykach.

Szanse Zagro żenia

1. Duże zainteresowanie usługami internetowymi, bankowością elektroniczną, czy też telefonią mobilną - potencjał klientów e-administracji.

2. Uproszczenie i ujednolicenie procedur administracyjnych.

3. Pełna i automatyczna wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami administracji publicznej województwa podlaskiego.

4. Zinwentaryzowanie i zinformatyzowanie rejestrów oraz zaświadczeń on-line udostępnianych przez urzędy.

5. Opracowanie katalogu usług.

6. Upraszczanie e-usług.

7. Zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji.

8. Udostępnianie przez jednostki ESP.

1. Brak wkładów własnych JST.

2. Zakorzenienie pracowników administracji w papierowym podejściu do załatwiania spraw.

3. Obawy lokalnych decydentów przed obniżką zatrudnienia oraz obniżeniem dotacji celowych.

4. Brak możliwości obniżania opłat za usługi świadczone elektronicznie.




Strona1

48

Spis tabel i rysunków

Tabela 1. Wielkość próby wg płci i miejsca zamieszkania ....................................................15

Tabela 2. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby przekazanych w 2010 r. przez urząd innym instytucjom administracji publicznej dokumentów drogą elektroniczną w zależności od rodzaju gromadzonych i przetwarzanych danych ...........................................25

Tabela 3. Struktura odpowiedzi na pytania dotyczące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. I (N=127) ...............................................................26

Tabela 4. Struktura odpowiedzi na pytania dotyczące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. II (N=127) ..............................................................27

Tabela 5. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące przepustowości łącza internetowego według sposobu dostarczania Internetu do jednostki............................................................29

Tabela 6. Struktura odpowiedzi na pytania dotyczące infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach administracji publicznej cz. III (N=127) .............................................................35

Tabela 7. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie są podstawowe korzyści płynące z wprowadzania w administracji publicznej nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (N=122) .................................................................39

Tabela 8. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie są według Pana/Pani główne bariery w skutecznym wdrażaniu e-Administracji na terenie województwa podlaskiego (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (N=123) ..............................................................................40

Tabela 9. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki sposób można skutecznie ograniczać bariery pojawiające się podczas wdrażania rozwiązań informatycznych w jednostkach administracji publicznej (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (N=122) ............................41

Tabela 10. Struktura odpowiedzi na pytania dotyczące wdrożenia systemu ISO wśród jednostek mierzących czas załatwiania spraw......................................................................45

Tabela 11. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy strona internetowa urzędu oferuje klientom następujące możliwości (można zaznaczyć kilka odpowiedzi)? (N=124) ..............................50

Tabela 12. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące usług świadczonych na poziomie informacyjnym (liczba wskazań) ...........................................................................................54

Tabela 13. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące usług świadczonych na poziomie interakcji jednokierunkowej (liczba wskazań)........................................................................54

Tabela 14. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące usług świadczonych na poziomie interakcji dwukierunkowej (liczba wskazań)..........................................................................55

Tabela 15. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące usług świadczonych na poziomie transakcji (liczba wskazań)...................................................................................................56

Tabela 16. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące usług świadczonych na poziomie spersonalizowanym (liczba wskazań)...................................................................................56

Tabela 17. Struktura odpowiedzi na pytanie: Z których usług dostępnych on-line korzystają najczęściej klienci urzędu (można zaznaczyć kilka odpowiedzi)? (N=71) .............................57

Tabela 18. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów związanych z dostępem do Internetu w latach 2008 – 2010. (N=49)................................................................................64

Tabela 19. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów związanych z zakupem papieru w latach 2008 – 2010. (N=49)..................................................................................64




Strona1

49

Tabela 20. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów związanych z naprawą sprzętu komputerowego w latach 2008 – 2010. (N=49)........................................................64

Tabela 21. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów związanych z eksploatacją sprzętu komputerowego w latach 2008 – 2010. (N=109)......................................................65

Tabela 22. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiejętności w zakresie posługiwania się podstawowymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji? (N=127).........................................................68

Tabela 23. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ilu pracowników zatrudnionych w urzędzie posiada umiejętności w zakresie posługiwania się zaawansowanymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji? (N=127).........................................................68

Tabela 24. Struktura odpowiedzi na pytania dotyczące systemu EZD (liczba wskazań) (N=53)..................................................................................................................................71

Tabela 25. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny posiadanych umiejętności w zakresie obsługi komputera i sieci Internet (N=527)* ..........................................................100

Tabela 26. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny współpracy z jednostkami administracji publicznej? (N=520).......................................................................................107

Tabela 27. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu sprawy urzędowe jest Pan/Pani w stanie załatwić obecnie przez Internet? (N=896) ................................................................113

Tabela 28. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu sprawy chciałby/łaby Pan/Pani w przyszłości załatwiać przez Internet? (N=896)* ..................................................................114

Tabela 29. Pytania i wskaźniki do poszczególnych obszarów badawczych ........................126

Rysunek 1. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile osób zatrudnionych jest w urzędzie? (N=127) ................................................................................................................................19

Rysunek 2. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile osób zatrudnionych jest w urzędzie przy obsłudze informatycznej? (N=127) .......................................................................................20

Rysunek 3. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto w urzędzie odpowiada za obsługę informatyczną? (N=126) .......................................................................................................21

Rysunek 4. Struktura odpowiedzi na pytanie: Na jakich zasadach zatrudniona jest „kadra informatyczna” w jednostce? (N=120) ..................................................................................21

Rysunek 5. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu informacje są gromadzone i przetwarzane w urzędzie w postaci elektronicznej? (N=118)................................................22

Rysunek 6. Struktura odpowiedzi na pytanie o liczbę rejestrów prowadzonych elektronicznie bez możliwości udostępniania na zewnątrz. (N=127) ...........................................................23

Rysunek 7. Struktura odpowiedzi na pytanie o liczbę rejestrów prowadzonych elektronicznie przez urząd udostępnianych na zewnątrz. (N=127)..............................................................23

Rysunek 8. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka jest liczba przekazanych w 2010 r. przez urząd innym instytucjom administracji publicznej dokumentów drogą elektroniczną? (N=127).............................................................................................................................................24

Rysunek 9. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka jest liczba przekazanych w 2010 r. przez urząd innym instytucjom administracji publicznej zaświadczeń udostępnianych dla innych organów administracji? (N=127)...........................................................................................25




Strona1

50

Rysunek 10. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki sposób do urzędu dostarczany jest Internet? (N=126) .................................................................................................................28

Rysunek 11. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka jest przepustowość łącza internetowego w urzędzie? (N=127) ............................................................................................................29

Rysunek 12. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto jest dostawcą łącza internetowego do urzędu? (N=127) ..................................................................................................................30

Rysunek 13. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wdrożony jest obecnie system ISO (System Zarządzania Jakością)? (N=127).....................................................................30

Rysunek 14. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd planuje wdrożenie systemu ISO (System Zarządzania Jakością) w ciągu najbliższych 12 miesięcy? (N=80) .........................31

Rysunek 15. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub zespół osób, które na bieżąco administrują stroną Cyfrowego Urzędu Wrota Podlasia? (N=124) ................................................................................................................................31

Rysunek 16. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy obecny interface służący do zarządzania Państwa stroną Cyfrowego Urzędu wymaga modyfikacji? (N=103) ......................................32

Rysunek 17. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy obecny wygląd strony Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia wymaga modyfikacji? (N=121).......................................................................33

Rysunek 18. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce został wdrożony system backup-u systemów oraz gromadzonych danych, jeżeli nie czy planują Państwo w przeciągu najbliższych 2-ch lat wdrożenie takiego mechanizmu? (N=124) ...........................................34

Rysunek 19. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiadany sprzęt komputerowy oraz wyposażenie jest odpowiednie i wystarczające? (N=127).....................................................35

Rysunek 20. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd posiada stronę BIP na serwerze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego? (N=127) .........................................36

Rysunek 21. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd jest zainteresowany umieszczeniem strony Biuletynu Informacji Publicznej na serwerze UMWP? (N=127) .........36

Rysunek 22. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd posiada stronę internetową, która jest jednocześnie stroną podmiotową BIP? (N=127).............................................................37

Rysunek 23. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd posiada stronę podmiotową BIP utrzymywaną przez zewnętrznego dostawcą? (N=127)........................................................37

Rysunek 24. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd posiada stronę podmiotową BIP działającą na zasadzie systemu zarządzania treścią? (N=127) ............................................38

Rysunek 25. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd realizuje obecnie projekty z zakresie związanym z SI według rodzaju jednostki administracyjnej? (N=127).....................41

Rysunek 26. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby procedur realizowanych wewnątrz urzędu. (N=127) ...................................................................................................43

Rysunek 27. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby procedur realizowanych wewnątrz urzędu – zinformatyzowanych. (N=127) ...............................................................43

Rysunek 28. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby procedur realizowanych na zewnątrz urzędu. (N=127) ....................................................................................................44

Rysunek 29. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby procedur realizowanych na zewnątrz urzędu – zinformatyzowanych. (N=127) ................................................................44




Strona1

51

Rysunek 30. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie mierzony jest czas załatwiania spraw/ monitorowany jest termin załatwiania spraw? (N=121)..............................................45

Rysunek 31. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie występowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu? (N=41)................46

Rysunek 32. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie podejmowano działania mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw? (N=41)...........................46

Rysunek 33. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie występują sprawy załatwiane w terminie krótszym niż przewidziany przepisami prawa? (N=41) ........................................47

Rysunek 34. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki jest średni czas wydawania decyzji administracyjnych – „szablonowych”? (N=41).......................................................................48

Rysunek 35. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki jest średni czas wydawania innych decyzji administracyjnych? (N=41) .......................................................................................48

Rysunek 36. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki jest średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia? (N=41) ...............49

Rysunek 37. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w urzędzie wykorzystuje się rozwiązanie teleinformatyczne skracające czas załatwiania? (N=116).....................................................49

Rysunek 38. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd tworząc formularze on-line wykorzystuje Regionalne Repozytorium Dokumentów funkcjonujące w ramach Cyfrowego Urzędu Województwa Podlaskiego? (N=123).......................................................................51

Rysunek 39. Struktura odpowiedzi na pytanie: Ile wzorów formularzy jednostka zarejestrowała w Centralnym Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów (CRW ePUAP)? (N=121) ................................................................................................................................52

Rysunek 40. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług prostych w urzędzie (świadczonych klientom i realizowanych tylko w ramach urzędu). (N=127) ..........................59

Rysunek 41. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług prostych w urzędzie świadczonych elektronicznie/on-line. (N=127) ......................................................................59

Rysunek 42. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług złożonych w urzędzie (świadczonych klientom, które wymagają kontaktu z innymi urzędami). (N=127) .................60

Rysunek 43. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące liczby usług złożonych w urzędzie świadczonych elektronicznie/on-line. (N=127) ......................................................................60

Rysunek 44. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jednostka świadczy usługi elektroniczne na platformie informatycznej e-PUAP? (N=117) ...................................................................61

Rysunek 45. Struktura odpowiedzi na pytanie o wartość budżetu na rok 2010 w zł. (N=127).............................................................................................................................................62

Rysunek 46. Struktura odpowiedzi na pytanie o wartość budżetu przeznaczoną w 2010 roku na zakup nowego sprzętu komputerowego. (N=127)............................................................62

Rysunek 47. Struktura odpowiedzi na pytanie o wartość budżetu przeznaczoną w 2010 roku na zakup nowego oprogramowania. (N=127) .......................................................................63

Rysunek 48. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy mierzone są koszty funkcjonowania urzędu. (N=116) ...................................................................................................................63

Rysunek 49. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku w urzędzie organizowane były szkolenia w zakresie informatyzacji dla kadry kierowniczej? (N=127) ...........................66




Strona1

52

Rysunek 50. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku w urzędzie organizowane były szkolenia w zakresie informatyzacji dla pracowników urzędu (N=127) ..........................66

Rysunek 51. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku pracownicy/ urzędnicy uczestniczyli w szkoleniach, konferencjach dotyczących informatyzacji organizowanych poza urzędem? (N=118) ...............................................................................................................67

Rysunek 52. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w 2010 roku kierownicy urzędu uczestniczyli w szkoleniach, konferencjach dotyczących informatyzacji organizowanych poza urzędem? (N=116) ...............................................................................................................67

Rysunek 53. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub zespół osób, które zajmują się rozwojem IT według rodzaju jednostki administracyjnej? (N=117) ................................................................................................................................69

Rysunek 54. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jednostka posiada system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)? (N=120)..............................................70

Rysunek 55. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jednostka planuje wprowadzenie w ciągu najbliższego roku systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)? (N=65) .....70

Rysunek 56. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy zastosowanie systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) ma wpływ na czas załatwiania spraw w urzędzie? (liczba wskazań) (N=52).......................................................................................71

Rysunek 57. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaki system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) jest wykorzystywany w jednostce? (liczba wskazań) (N=52) ..............72

Rysunek 58. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jakim stopniu w jednostce system EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) jest wykorzystywany? (liczba wskazań) (N=51).............................................................................................................................................73

Rysunek 59. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w jednostce została wyznaczona osoba, która w zakresie swoich obowiązków pełni rolę administratora EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją)? (liczba wskazań) (N=50)........................................................74

Rysunek 60. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie mają Państwo oczekiwania w zakresie wdrażania e-Administracji w stosunku do samorządu województwa oraz do administracji rządowej i administracji centralnej (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (N=92)..............75

Rysunek 61. Struktura odpowiedzi na pytanie:: Czy dopuszczają Państwo możliwość przyjęcia przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej” (np. w zakresie wdrażania elektronicznych usług)? PYTANIE SKIEROWANE DO URZĘDÓW GMIN (N=82) .....................................................................76

Rysunek 62. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy są Państwo gotowi przyjąć funkcję „Lokalnego Koordynatora Działań IT w administracji samorządowej” (np. w zakresie wdrażania elektronicznych usług)? PYTANIE SKIEROWANE DO STAROSTW POWIATOWYCH (N=10)......................................................................................................76

Rysunek 63. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd jest w stanie sprecyzować zakres świadczonych usług w zakresie określonych ustawowo zadań własnych JST? (N=85) ........77

Rysunek 64. Struktura odpowiedzi na pytanie: Kto jest dostawcą łącza internetowego do jednostek podległych JST realizujących zadania publiczne w myśl Art.2 pkt.1? (N=87) .......77

Rysunek 65. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jaka jest przepustowość łącza internetowego w jednostkach podległych JST realizujących zadania publiczne w myśl Art.2 pkt.1? (N=84) 78

Rysunek 66. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy urząd koordynuje i monitoruje działania jednostek podległych? (N=83) ..............................................................................................78




Strona1

53

Rysunek 67. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy obecne systemy backup-owe w urzędzie lub zaplanowane w terminie najbliższych 2-ch lat są/będą w stanie zabezpieczyć on-line zasoby informatyczne związane z świadczeniem usług e-administracji w jednostkach podległych, które są/planuje Pan/Pani podłączyć do usług cyfrowego urzędu? (N=86) ........79

Rysunek 68. Struktura respondentów według płci. (N=896)..................................................82

Rysunek 69. Struktura respondentów według wykształcenia. (N=896) .................................82

Rysunek 70. Struktura respondentów według wieku. (N=896)..............................................83

Rysunek 71. Struktura respondentów według miejsca zamieszkania. (N=896).....................83

Rysunek 72. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące posiadania przez respondentów: telefonu komórkowego, komputera oraz dostępu do Internetu..............................................84

Rysunek 73. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i telefon komórkowy według płci respondentów? (N=894).................................................................................................84

Rysunek 74. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i telefon komórkowy według wykształcenia respondentów? (N=894) ................................................................................85

Rysunek 75. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i telefon komórkowy według wieku respondentów? (N=894).............................................................................................85

Rysunek 76. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i telefon komórkowy według miejsca zamieszkania respondentów? (N=894)....................................................................86

Rysunek 77. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i komputer według płci respondentów? (N=894).......................................................................................................86

Rysunek 78. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i komputer według wykształcenia respondentów? (N=894) ................................................................................87

Rysunek 79. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i komputer według wieku respondentów? (N=894).......................................................................................................87

Rysunek 80. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i komputer według miejsca zamieszkania respondentów? (N=894).................................................................................88

Rysunek 81. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i w domu Internet według płci respondentów? (N=893).................................................................................................88

Rysunek 82. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i w domu Internet według wieku respondentów? (N=893).............................................................................................89

Rysunek 83. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy posiada Pan/i w domu Internet według miejsca zamieszkania respondentów? (N=893)....................................................................89

Rysunek 84. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/i komputera? (%) (N=283) ................................................................................................................................90

Rysunek 85. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/i komputera według płci? (N=283)........................................................................................................................90

Rysunek 86. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/i komputera według wykształcenia respondentów? (N=283) ................................................................................91

Rysunek 87. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/i komputera według wieku respondentów? (N=283).............................................................................................91

Rysunek 88. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/i komputera według miejsca zamieszkania respondentów? (N=283)....................................................................92




Strona1

54

Rysunek 89. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/Pani dostępu do Internetu? (%) (N=281)........................................................................................................92

Rysunek 90. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/Pani dostępu do Internetu według płci respondentów? (N=281)......................................................................93

Rysunek 91. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/Pani dostępu do Internetu według wieku respondentów? (N=281)..................................................................93

Rysunek 92. Struktura odpowiedzi na pytanie: Dlaczego nie posiada Pan/Pani dostępu do Internetu według miejsca zamieszkania respondentów? (N=281).........................................94

Rysunek 93. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/i z komputera? (%) (N=610) ................................................................................................................................94

Rysunek 94. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/i z komputera według płci respondentów? (N=610).................................................................................................95

Rysunek 95. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/i z komputera według wieku respondentów? (N=610).............................................................................................95

Rysunek 96. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/i z komputera według miejsca zamieszkania respondentów? (N=610)....................................................................96

Rysunek 97. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/Pani z sieci Internet? (%) (N=612).........................................................................................................................96

Rysunek 98. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/Pani z sieci Internet według płci respondentów? (N=612) ....................................................................................97

Rysunek 99. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/Pani z sieci Internet według wieku respondentów? (N=612).................................................................................97

Rysunek 100. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często korzysta Pan/Pani z sieci Internet według miejsca zamieszkania respondentów? (N=612) .......................................................98

Rysunek 101. Struktura odpowiedzi na pytanie: Z czym kojarzy się Panu/i pojęcie e-Administracja? (%) (N=896) .................................................................................................99

Rysunek 102. Struktura odpowiedzi na pytanie: Do jakich celów używa Pan/Pani sieć Internetową (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=527)......................................101

Rysunek 103. Struktura odpowiedzi na pytanie: Skąd czerpie Pan/Pani wiedzę na temat nowych rozwiązań informatycznych (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=890)101

Rysunek 104. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych? (%) (N=894).........102

Rysunek 105. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych według płci respondentów? (N=896).....................................................................................................102

Rysunek 106. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych według wykształcenia respondentów? (N=896).....................................................................................................103

Rysunek 107. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w




Strona1

55

zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych według wieku respondentów? (N=896).....................................................................................................103

Rysunek 108. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiejętności i kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych według miejsca zamieszkania respondentów? (N=896)...............................................................................104

Rysunek 109. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej? (%) (N=896) ................................................................................104

Rysunek 110. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej według płci respondentów? (N=896) .............................................105

Rysunek 111. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej według wieku respondentów? (N=896) .........................................105

Rysunek 112. Struktura odpowiedzi na pytanie dotyczące oceny poziomu zaufania do administracji publicznej według miejsca zamieszkania respondentów? (N=896) ................106

Rysunek 113. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak często ma Pan/Pani do czynienia z administracją publiczną/ jak często załatwia Pan/Pani sprawy w urzędach? (%) (N=895) ..107

Rysunek 114. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a się Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pomocą Internetu? (%) (N=520) ..........109

Rysunek 115. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a się Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pomocą Internetu według wieku respondentów? (N=520).....................................................................................................110

Rysunek 116. Struktura odpowiedzi na pytanie: Czy w ciągu ostatniego roku kontaktował/a się Pan/i z jednostkami administracji publicznej za pomocą Internetu według miejsca zamieszkania respondentów? (N=520)...............................................................................110

Rysunek 117. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakiego typu sprawy załatwiał/a Pan/i przez Internet w ciągu OSTATNIEGO ROKU (można zaznaczyć kilka odpowiedzi)? (liczba wskazań) (N=53) ................................................................................................................111

Rysunek 118. Struktura odpowiedzi na pytanie: W jaki sposób, w ciągu OSTATNIEGO ROKU, kontaktował/a się Pan/Pani najczęściej z jednostkami administracji publicznej? (%) (N=467) ..............................................................................................................................112

Rysunek 119. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jak oceniłby/łaby Pan/Pani poziom rozwoju informatyzacji administracji publicznej na obszarze województwa podlaskiego? (%) (N=894)*...........................................................................................................................................112

Rysunek 120. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie działania ze strony urzędów skłoniłyby Pana/Panią do załatwiania spraw w instytucjach administracji publicznej za pomocą Internetu (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=895) .........................................................115

Rysunek 121. Struktura odpowiedzi na pytanie: Co najczęściej utrudnia Panu/Pani korzystanie z komputera i sieci Internet (można zaznaczyć max 3 odpowiedzi)? (%) (N=526)...........................................................................................................................................116

Rysunek 122. Struktura odpowiedzi na pytanie: Jakie bariery/ utrudnienia wynikające ze strony urzędów napotkał/a Pan/Pani załatwiając sprawy urzędowe za pomocą Internetu? (%) (N=51)................................................................................................................................117




Strona1

56

Bibliografia Dokumenty “europejskie”np.:

Strategia Lizbońska. Plan rozwoju przyjęty dla Unii Europejskiej przez Radę Europejską na posiedzeniu w Lizbonie w roku 2000.

„i2010 – Europejskie społeczeństwo informacyjne na rzecz wzrostu i zatrudnienia”. Dokument i2010 opracowany przez Komisję Europejską wyznacza priorytety rozwoju społeczeństwa informacyjnego w krajach Unii Europejskiej do roku 2010.

"Plan działania na rzecz elektronicznej administracji w ramach inicjatywy i2010: przyspieszenie wprowadzania elektronicznych usług administracji publicznej w Europie z korzyścią dla wszystkich" ( COM (2006) 173). Plan działania Komisji na rzecz administracji elektronicznej, stanowiący integralną część jej inicjatywy i2010 na rzecz nowych miejsc pracy i wzrostu gospodarczego w społeczeństwie informacyjnym.

Europejska Agenda Cyfrowa. Program rozwoju SI w UE w latach 2010-2015 (19.052010 – COM(2010)245).

Dokumenty krajowe np.:

Strategia Rozwoju Kraju 2007 – 2015. Dokument przyjęty przez Radę Ministrów w dniu 29 listopada 2006 roku.

Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013. Dokument strategiczny określający priorytety i obszary wykorzystania oraz system wdrażania funduszy unijnych.

Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013. Strategia przyjęta przez Radę Ministrów w grudniu 2008 roku.

Narodowy Program Foresight „Polska 2020”. Pole Badawcze „Technologie i Informacyjne i telekomunikacyjne”, dokument przyjęty w 2008 roku.

Proponowane kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do 2020 r.

Dokumenty obowi ązujące w innych regionach kraju np.:

„Kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Małopolsce w latach 2007–2010”.

„Program wojewódzki, rozwój społeczeństwa informacyjnego dla województwa lubelskiego”. Opracowany przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego.

Dokumenty dotycz ące Województwa Podlaskiego np.:

Strategia Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Polski Wschodniej do roku 2020. Dokument przyjęty przez Radę Ministrów w dniu 30 grudnia 2008 r.

Strategia Rozwoju Województwa Podlaskiego do roku 2020. Strategia przyjęta uchwałą Sejmiku Województwa Podlaskiego z 30 stycznia 2006 r.

Literatura naukowa np.:




Strona1

57

Muszyński J., Społeczeństwo informacyjne. Szkice politologiczne, Wydawnictwo Adam Marszałek, Toruń 2006.

Społeczeństwo informacyjne – problemy rozwoju, pod red. Szewczyk A, Centrum Informacji i Doradztwa DIFIN Sp. z o.o., Warszawa 2007.

Społeczeństwo informacyjne. Istota. Rozwój. Wyzwania, pod red. Polak – Nowak G., Wydawnictwa Akademickie i Profesjonalne Spółka z o.o., Warszawa 2006.

Społeczeństwo informatyczne. Szansa czy zagrożenie, pod red. Chyrowicz B., Towarzystwo Naukowe Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego, Lublin 2003.

Józef Oleński, Standardy informacyjne w gospodarce, Wydawnictwa Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa 1997.

Józef Oleński, Procesy i systemy informacyjne w środowisku wirtualnym Seria: Studia informatyki gospodarczej, Wyd. Nowy Dziennik, Warszawa 1999.

Raporty i analizy np.:

„Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2006 – 2010”. Główny Urząd Statystyczny, Urząd Statystyczny w Szczecinie

Społeczeństwo informacyjne: Wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych w 2006 r. GUS, Warszawa 2006

Bazy danych np.:

dane statystyczne Urzędu Statystycznego w Białymstoku

dane statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego




Strona1

58

Aneks Załącznik 1. Scenariusz Zogniskowanego Wywiadu Grupowego (FGI) z

przedstawicielami administracji publicznej województwa podlaskiego

Czas trwania dyskusji: około 2 godzin

I. WPROWADZENIE a) Przedstawienie prowadzącego:

b) Prezentacja celów spotkania:

Dzień dobry Państwu. Przeprowadzamy badanie, które jest częścią kompleksowego projektu poświęconego rozwojowi społeczeństwa informacyjnego województwa podlaskiego w obszarze tzw. e-Administracji.

Jedną z metod, jaką wykorzystujemy w badaniu są spotkania dyskusyjne podzielone na sesje: rozmowa z przedstawicielami administracji publicznej województwa podlaskiego, z mieszkańcami województwa podlaskiego, jak również z przedsiębiorcami z terenu województwa. Właśnie w takim spotkaniu weźmiemy dzisiaj udział.

Zasadniczym celem tej części badań jest poznanie Państwa opinii w zakresie stopnia przygotowania administracji publicznej do realizacji e-usług, świadomości w zakresie konieczności świadczenia tego typu usług. Ponadto badanie pozwoli określić jakie są główne bariery w zakresie stosowania tzw. e-Administracji w województwie podlaskim.

Spotkanie potrwa około 2 godzin. Chcielibyśmy porozmawiać o Waszych poglądach odczuciach i doświadczeniach związanych z pracą zawodową w administracji publicznej. Proszę pamiętać o tym, że nie ma tutaj ani dobrych ani złych odpowiedzi. Chodzi nam przede wszystkim o poznanie Państwa opinii, a szczególnie zależy nam na prezentacji różnych punktów widzenia. Najcenniejsze dla nas będzie jeśli zechcecie Państwo zaprezentować własne opinie.

c) Informacja o nagrywaniu:

Jak Państwo widzą, nasze spotkanie jest nagrywane. Jednakże rejestracja służy jedynie jako notatka, jest dokumentem wewnętrznym i nie opuści siedziby firmy. Państwa wypowiedzi traktowane są jako poufne. W przygotowywanych raportach, prezentowane będą informacje bez powiązania z konkretną osobą.

II. PRZEDSTAWIENIE SIĘ RESPONDENTÓW Na początek proszę aby każdy powiedział kilka słów o sobie. Proszę powiedzieć swoje

imię, w jakiej jednostce administracyjnej są Państwo zatrudnieni, jaki jest Państwa staż pracy w danej jednostce, zakres obowiązków.

UWAGA MODERATOR: zada ć pytania odr ębnie dla ró żnych jednostek administracji publicznej: administracja rz ądowa, samorz ądowa.




Strona1

59

III. PROCEDURY ORGANIZACYJNE/USŁUGI 1. Jakie są wewnętrzne i zewnętrzne procedury dotyczące funkcjonowania administracji

publicznej? � Które z nich zostały zinformatyzowane?

2. Czy urzędy w województwie podlaskim realizując swoje zadania korzystają z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych? Jeżeli tak , to z jakich?

� Jakie sprawy administracyjne można załatwić w województwie podlaskim za pomocą nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych?

� Na jakim poziomie? 3. Czy jednostki administracji publicznej w województwie podlaskim świadczą usługi

elektroniczne na zewnątrz (klientom i urzędom)? Jeżeli tak: Jakie elektroniczne usługi zostały udostępnione? Na jakim poziomie?

UWAGA MODERATOR: dopyta ć o:

1. Podatek od osób fizycznych; 2. Pośrednictwo pracy, usługi Urz ędów Pracy; 3. Świadczenia społeczne; 4. Dokumenty to żsamo ści; 5. Pozwolenie na budow ę; 6. Policja – obsługa zgłosze ń; 7. Katalog bibliotek publicznych i ich przeszukiwan ie; 8. Certyfikaty (akty urodze ń, zgonu lub zawarcia mał żeństwa); 9. Rejestracja kandydatów na wy ższe uczelnie; 10. Obowi ązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS); 11. Podatek od osób prawnych; 12. VAT: deklaracje i notyfikacje; 13. Rejestracja działalno ści gospodarczej; 14. Wysyłanie danych statystycznych; 15. Deklaracje celne; 16. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe); 17. Administracja architektoniczno-budowlana; 18. Akty stanu cywilnego; 19. Dodatki mieszkaniowe; 20. Dowody osobiste; 21. Edukacja; 22. Ewidencja działalno ści gospodarczej; 23. Ewidencja ludno ści; 24. Geodezja i Kartografia; 25. Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy; 26. Gospodarka nieruchomo ściami; 27. Kultura i promocja; 28. Ochrona konsumentów; 29. Ochrona środowiska, rolnictwo i le śnictwo; 30. Planowanie przestrzenne; 31. Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu; 32. Prawa jazdy i rejestracja pojazdów; 33. Przetargi publiczne; 34. Skargi i wnioski mieszka ńców; 35. Sport i turystyka; 36. Sprawy obywatelskie; 37. Transport. Taksówki; 38. Udost ępnianie dokumentów władz JST; 39. Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym mieszka ńców; 40. Zaświadczenia RP – 7; 41. Zdrowie i sprawy społeczne; 42. Inne.




Strona1

60

UWAGA MODERATOR: dopyta ć o poziomy dojrzało ści usług publicznych:

1. Informacyjne (możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie oraz świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej)

2. Interakcja jednokierunkowa (możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu)

3. Interakcja dwukierunkowa (możliwość wyszukania informacji, pobrania oraz odesłania wypełnionych formularzy za pomocą Internetu)

4. Transakcji (pełna obsługa procesu, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/firma występuje)

5. Spersonalizowany (pełna obsługa administracyjna jednostki w uwzględnieniem jej indywidualizacji)

Jeżeli nie, to dlaczego?

4. Jakie są główne bariery uniemożliwiające bądź utrudniające wprowadzanie do codziennego użytku nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych w administracji publicznej województwa podlaskiego? � W jaki sposób można ograniczyć pojawiające się problemy/bariery?

5. Czy urzędy w województwie podlaskim podczas świadczenia usług współpracują w zakresie udostępniania sobie nawzajem informacji?

Jeżeli tak, na jakich zasadach odbywa się współpraca? Na jakich warunkach urzędy przekazują sobie informacje/dane?

� W jakim zakresie jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego udostępniają sobie nawzajem własne zasoby informacyjne (dane, rejestry)? Jaki jest zakres informacji/danych udostępnianych sobie nawzajem przez urzędy?

� Czy urzędy udostępniają informacje, zaświadczenia i rejestry na zewnątrz (w szczególności innym urzędom) w postaci elektronicznej i w sposób automatyczny?

� Czy systemy urzędów integrują się z innymi systemami, w szczególności z ePUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej)?

Jeżeli nie, to dlaczego?

� Jakie są główne przeszkody/bariery/ograniczenia we wzajemnej współpracy urzędów w zakresie przekazywania sobie informacji/danych?

� Jakiego typu działania umożliwiłyby/ułatwiłyby przekazywanie sobie nawzajem przez urzędy informacji?

6. Czy w urzędach województwa podlaskiego dąży się do elektronizacji i automatyzacji procedur organizacyjnych, w tym procedur administracyjnych, czyli spraw załatwianych w urzędach, również jednocześnie w wielu urzędach?

7. Czy jednostki administracji publicznej dysponują elektronicznym archiwum dokumentów? W jaki sposób i na jakich zasadach odbywa się umieszczanie w nim dokumentacji?

8. Czy jednostki administracji publicznej województwa podlaskiego napotykają na problemy w związku z wykorzystywaniem nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych?

Jeżeli tak , to jakiego typu są to ograniczenia (prawne, organizacyjne, techniczne i mentalne)?

� W jaki sposób można skutecznie przeciwdziałać pojawiającym się problemom?




Strona1

61

UWAGA MODERATOR: ODDZIELNE PYTANIA DLA:

1. komunikacji wewn ętrznej (przepływ informacji wewn ątrz urz ędu), 2. komunikacji z innymi urz ędami (wymiana informacji i dokumentów z innymi podm iotami), 3. komunikacji z klientami .

9. Czy urzędy w województwie podlaskim mierzą czas załatwiania spraw? Jeżeli tak , to jaki jest średni czas załatwiania poszczególnych spraw?

� Od czego zależy długość załatwiania spraw w urzędzie? � Czy urzędy wykorzystują nowoczesne techniki i technologie teleinformatyczne do

usprawnienia działań w tym zakresie? � Czy urzędy podejmują działania mające na celu zapobieganie nieterminowego

załatwiania spraw? Jeżeli nie , to dlaczego? Z czego to wynika?

10. Czy urzędy w województwie podlaskim mierzą koszty funkcjonowania aparatu administracyjnego (np. koszty bieżące/pracownika/wydanej decyzji)?

Jeżeli tak , jakie są średnie koszty?

Jeżeli nie , to z czego to wynika?

11. Czy możliwe jest obniżenie kosztów funkcjonowania jednostek administracji publicznej? Jeżeli tak : w jakim zakresie?

� Czy wprowadzenie nowoczesnych technik i technologii informatycznych może wpłynąć na obniżenie kosztów funkcjonowania jednostek administracji publicznej?

� W jaki sposób?

IV. STAN ŚWIADOMOŚCI PRACOWNIKÓW URZĘDÓW 1. Czy wykorzystywanie nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych jest istotne

z punktu widzenia funkcjonowania administracji publicznej? � Na czym powinna polegać informatyzacja urzędu? � Czy w urzędach są zatrudnione osoby odpowiednio przeszkolone i odpowiedzialne

za informatyzację jednostek? 2. Jakie są uregulowania prawne w Polsce w zakresie informatyzacji administracji

publicznej? � Jakie są podstawy prawne wprowadzania nowoczesnych rozwiązań

teleinformatycznych do administracji publicznej/udostępniania usług on-line? 3. Czy wprowadzenie do administracji publicznej nowoczesnych technik i technologii

teleinformacyjnych przynosi bezpośrednie korzyści? Jeżeli tak , jakie są największe korzyści z informatyzacji administracji publicznej?

Jeżeli nie dlaczego? Z czego to wynika?

4. Czy urzędy podnoszą poziom wiedzy swoich pracowników w zakresie informatyzacji i wykorzystania nowoczesnych technik i technologii teleinformacyjnych? � Czy urzędy wysyłają pracowników na kursy, szkolenia, konferencje poświęcone

omawianej tematyce?




Strona1

62

V. OCENA WYPOSAŻENIA URZĘDÓW W ODPOWIEDNIĄ INFRASTRUKTURĘ I ZASOBY LUDZKIE

1. Jaki jest stan wyposażenia urzędów administracji publicznej województwa podlaskiego w infrastrukturę oraz oprogramowanie? Czy sprzęt, oprogramowanie jest odpowiednie do potrzeb administracji publicznej?

UWAGA MODERATOR : dopyta ć o

� Komputery – firma, rocznik � skanery, � drukarki itp. � szerekopasmowy dost ęp do Internetu � oprogramowanie:

• EZD – Elektroniczne Zarz ądzanie Dokumentacj ą, • ESP – Elektroniczna Skrzynka Podawcza, • eBOK – Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta, • podpisy elektroniczne, • systemy do archiwizacji i backupu, itp.

2. W jakich obszarach wykorzystywania nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych widać deficyty wiedzy wśród pracowników administracji publicznej województwa podlaskiego? � W jaki sposób można skutecznie zlikwidować deficyty wiedzy pracowników

administracji publicznej w omawianym obszarze (kursy, szkolenia, konferencje)?

VI. OCZEKIWANIA I POTRZEBY URZ ĘDNIKÓW W ZAKRESIE INFORMATYZACJI 1. Jakie są główne bariery w skutecznym wdrażaniu e-Administracji na terenie

województwa podlaskiego? � W jaki sposób można skutecznie ograniczać bariery pojawiające się podczas

wdrażania rozwiązań informatycznych w jednostkach administracji publicznej? 2. Jakie oczekiwania w zakresie wdrażania e-Administracji ma administracja publiczna

szczebla gminnego oraz powiatowego w stosunku do samorządu województwa oraz do administracji rządowej i administracji centralnej?

3. Na jakich zasadach powinna kształtować się współpraca pomiędzy administracją samorządową i rządową w zakresie wdrażania nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych?

VII. PROJEKTY ZWIĄZANE ZE SPOŁECZEŃSTWEM INFORMACYJNYM

1. Jakie są główne problemy w czasie realizacji projektów w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym w województwie podlaskim?

2. Jakie obszary wymagają szczególnego wsparcia w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym w województwie podlaskim?

3. Dlaczego urzędy województwa podlaskiego nie decydują się na realizację projektów w zakresie związanym ze społeczeństwem informacyjnym?

Moderator: To już wszystkie pytania, jakie miałem(łam) do Państwa. Czy chcieliby Państwo dodać coś na koniec?

Dziękuję za rozmowę.




Strona1

63

Załącznik 2. Scenariusz Zogniskowanego Wywiadu Grupowego (FGI) z

klientami administracji publicznej województwa podlaskiego

Czas trwania dyskusji: około 2 godzin

I. WPROWADZENIE a) Przedstawienie prowadzącego:

b) Prezentacja celów spotkania:

Dzień dobry Państwu. Przeprowadzamy badanie, które jest częścią kompleksowego projektu poświęconego rozwojowi społeczeństwa informacyjnego województwa podlaskiego w obszarze tzw. e-Administracji.

Jedną z metod, jaką wykorzystujemy w badaniu są spotkania dyskusyjne podzielone na sesje: rozmowa z przedstawicielami administracji publicznej województwa podlaskiego, z mieszkańcami województwa podlaskiego, jak również z przedsiębiorcami z terenu województwa. Właśnie w takim spotkaniu weźmiemy dzisiaj udział.

Zasadniczym celem tej części badań jest poznanie Państwa oczekiwań w zakresie e-Administracji, jak również ocenę stopnia zadowolenia z proponowanych przez administrację publiczną rozwiązań. Ponadto możliwe będzie zidentyfikowanie głównych barier w korzystaniu z tzw. e-usług.

Spotkanie potrwa około 2 godzin. Chcielibyśmy porozmawiać o Waszych poglądach odczuciach i doświadczeniach związanych z korzystaniem z usług administracji publicznej. Proszę pamiętać o tym, że nie ma tutaj ani dobrych ani złych odpowiedzi. Chodzi nam przede wszystkim o poznanie Państwa opinii, a szczególnie zależy nam na prezentacji różnych punktów widzenia. Najcenniejsze dla nas będzie jeśli zechcecie Państwo zaprezentować własne opinie.

c) Informacja o nagrywaniu:

Jak Państwo widzą, nasze spotkanie jest nagrywane. Jednakże rejestracja służy jedynie jako notatka, jest dokumentem wewnętrznym i nie opuści siedziby firmy. Państwa wypowiedzi traktowane są jako poufne. W przygotowywanych raportach, prezentowane będą informacje bez powiązania z konkretną osobą.

II. PRZEDSTAWIENIE SIĘ RESPONDENTÓW Na początek proszę aby każdy powiedział kilka słów o sobie. Proszę powiedzieć swoje

imię oraz czym się Państwo na co dzień zajmujecie.

UWAGA MODERATOR: UWZGL ĘDNIĆ PODZIAŁ NA RÓŻNE JEDNOSTKI ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ: ADMINISTRACJA RZ ĄDOWA, SAMORZĄDOWA.




Strona1

64

III. Ocena umiej ętności, świadomo ści oraz poziomu zaufania klientów administracji

1. Czy są Państwo zadowoleni z poziomu własnych umiejętności w zakresie wykorzystywania nowoczesnych technik i technologii teleinformacyjnych? � Czy są Państwo gotowi do podnoszenia umiejętności w zakresie wykorzystywania

nowoczesnych technik i technologii teleinformacyjnych? � W jaki sposób (kursy, szkolenia)?

2. Proszę określić stopień posiadanych przez siebie umiejętności w zakresie wykorzystania technik i technologii teleinformatycznych (obsługa komputera, korzystanie z Internetu, oprogramowanie).

3. Umiejętność korzystania, z których technik i technologii teleinformatycznych jest dla Państwa szczególnie przydatna w kontekście załatwiania spraw urzędowych? Z jakich umiejętności nie korzystają Państwo w ogóle załatwiając sprawy w urzędach?

4. Z jakich usług oferowanych przez administrację publiczną można skorzystac za pomocą Internetu? � Jakie korzyści daje załatwianie spraw urzędowych przez Internet?

5. Jakie doświadczenie mają Państwo w zakresie korzystania z usług e-Administracji? � Z jakich usług dostępnych on-line korzystali Państwo do tej pory? � Czy byli Państwo zadowoleni z poziomu oferowanych usług? � Jakie widzą Państwo korzyści z korzystania przez administrację publiczną

z nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych? � Jakie były największe utrudnienia w związku z załatwianiem spraw administracyjnych

on-line? 6. Czy korzystają Państwo obecnie z e-usług administracji publicznej/usług dostępnych

on-line? Jeżeli tak , w jakim zakresie? � Jakimi usługami dostępnymi on-line są Państwo w szczególności zainteresowani? � Z jakich usług dostępnych on-line nie będą Państwo korzystać? Dlaczego? � Jakie bariery/utrudnienia napotkali Państwo korzystając z e-usług (ograniczenia

prawne, organizacyjne, techniczne i mentalne)? � Czy są Państwo zadowoleni z poziomu usług oferowanych przez jednostki

administracji publicznej? � Jakie zmiany należy wprowadzić w celu poprawy funkcjonowania administracji

publicznej? Jeżeli nie, dlaczego nie korzystają Państwo z e-usług? 7. Czy są Państwo w stanie zrezygnować z tradycyjnego sposobu załatwiania spraw

w urzędach na rzecz załatwiania spraw przez Internet? � Czy administracja publiczna jest w stanie zapewnić możliwość bezpiecznego

załatwienia spraw przez Internet? � Czy są Państwo w stanie zaufać urzędom w zakresie załatwiania spraw przez

Internet?

IV. Identyfikacja oczekiwa ń i potrzeb klientów wzgl ędem administracji w zakresie informatyzacji

1. Jakie działania ze strony urzędów skłoniłyby Państwa do korzystania z tzw. e-usług? � W jaki sposób można podnieść poziom zaufania klientów do e-usług?

2. Czy administracja publiczna daje możliwość korzystania z nowoczesnych technik i technologii teleinformatycznych?

Jeżeli tak , z jakich?




Strona1

65

Jeżeli nie, dlaczego, jakie są bariery?

3. Czy są Państwo zadowoleni z poziomu usług oferowanych przez instytucje publiczne w województwie podlaskim? � Które obszary działania instytucji publicznych należy poprawić aby podnieść poziom

zadowolenia klientów korzystających z e-usług? 4. Jak oceniają Państwo rozwój wykorzystywania nowoczesnych technik i technologii

teleinformatycznych przez jednostki administracji publicznej w województwie podlaskim? � Załatwianiem jakich usług on-lina są Państwo zainteresowani? � Jakie są Państwa dotychczasowe doświadczenia w zakresie korzystania

z e-Administracji? � Jakie bariery i utrudniania Państwo dostrzegają (ograniczenia prawne,

organizacyjne, techniczne i mentalne)?

Moderator: To już wszystkie pytania, jakie miałem(łam) do Państwa. Czy chcieliby Państwo dodać coś na koniec?

Dziękuję za rozmowę.




Strona1

66

Załącznik 3. Ankieta CAWI w jednostkach administracji publicznej

Kod ankiety:………….………… Data………..………………………..

Instytut Badań i Analiz Grupa Olsztyńska Szkoła Biznesu, na zlecenie Urzędu

Marszałkowskiego i Uniwersytetu w Białymstoku, przeprowadza badanie, które jest częścią kompleksowego projektu poświęconego rozwojowi społeczeństwa informacyjnego województwa podlaskiego w obszarze tzw. e-Administracji.

Zebrane dane opracowane będą w formie zestawień statystycznych, bez możliwości powiązania ich z osobą respondenta i nie zostaną wykorzystane do żadnych celów reklamowych ani handlowych. Bardzo prosz ę o zaznaczenie odpowiedzi poprzez zakre ślenie cyfry, przez umieszczenie znaku X, b ądź też o wpisanie odpowiedzi w odpowiednim polu.

Imię i nazwisko Adres e-mali Telefon

DANE OSOBY DO KONTAKTU

Gmina Nazwa urz ędu

� Powiat augustowski � Powiat łomżyński � Powiat wysokomazowiecki � Powiat białostocki � Powiat moniecki � Powiat zambrowski � Powiat bielski � Powiat sejneński � Powiat m.Białystok � Powiat grajewski � Powiat siemiatycki � Powiat m.Łomża � Powiat hajnowski � Powiat sokólski � Powiat m.Suwałki � Powiat kolneński � Powiat suwalski

BLOK I – INFORMACJE OGÓLNE 1. Prosz ę podać…

liczbę osób pracujących w urzędzie (stan na koniec grudnia 2010) w tym: liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu

2. Kto w urz ędzie odpowiada za obsług ę informatyczn ą?

1. pracownicy urzędu 3. pracownicy urzędu oraz firma zewnętrzna 2. zewnętrzna firma – przejść do pytania 4

3. Na jakich zasadach zatrudniona jest „kadra infor matyczna” w jednostce?

1. Pracownik etatowy

3. Osoba fizyczna zatrudniona na podstawie umowy zlecenia

2. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin pracy

4. Inne, jakie?

4. Jakiego typu informacje s ą gromadzone i przetwarzane w urz ędzie w postaci

elektronicznej?

1. rejestry 3. archiwa 2. procedury 3. dokumenty

4. inne, jakie?




Strona1

67

5. Prosz ę podać liczb ę rejestrów prowadzonych przez urz ąd.

1. liczba rejestrów, w tym: a. liczba rejestrów prowadzonych elektronicznie z interfejsami (z możliwością udostępniania na zewnątrz)

b. liczba rejestrów prowadzonych elektronicznie bez możliwości udostępniania na zewnątrz 6. Czy jednostka…?

TAK NIE 1. posiada Intranet 2. posiada własną stronę internetową (WWW) 3. posiada stronę internetową w innej niż polska wersji językowej 4. informuje klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet 5. promuje formę załatwiania spraw urzędowych przez Internet 6. posiada plan udostępnienia swoim klientom usług przez Internet 7. prowadzi działania na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród grup zagrożonych tym zjawiskiem

8. prowadzi elektroniczne forum dyskusyjne dla pracowników 9. dysponuje elektroniczną księgą uwag/życzeń/spostrzeżeń 10. dysponuje elektronicznym poradnikiem urzędnika 11. dysponuje wewnętrznym e-biuletynem informacyjnym (narzędzie do wymiany informacji wewnątrz urzędu)

12. posiada eBOK (elektroniczne biuro obsługi klienta) 13. zapewnia możliwość stosowania podpisu elektronicznego (jako mechanizmu uwierzytelniania klienta)

14. czy kierownictwo urzędu posługuje się podpisem elektronicznym 15. zapewnia możliwość szyfrowania w celu zapewnienia poufności 16. zapewnia możliwość stosowania innych mechanizmów uwierzytelniania (np. kod PIN, systemy haseł itp.)

17. posiada router umożliwiający zestawianie połączeń VPN-owych, gwarantujący bezpieczną wymianę informacji w zakresie świadczonych usług przez Cyfrowy Urząd

18. posiada łącze internetowe ze stałym adresem IP 19. zabezpiecza urządzenia infrastruktury sieciowej przez zasilanie awaryjne (UPS - y) 20. udostępnia ESP (Elektroniczną Skrzynkę Podawczą) 21. udostępnia ESP (Elektroniczną Skrzynkę Podawczą) w sposób automatyczny 22.posiada elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP 23. udostępnia informacje, zaświadczenia i rejestry na zewnątrz (w szczególności innym urzędom) w postaci elektronicznej i w sposób automatyczny

7. Jaka jest liczba przekazanych w 2010 r. przez ur ząd innym instytucjom administracji

publicznej….?

Dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną Zaświadczeń udostępnianych dla innych organów administracji Zaświadczeń udostępnianych automatycznie dla innych organów administracji

8. W jaki sposób do urz ędu dostarczany jest Internet?

1. połączenie kablowe 3. połączenie bezprzewodowe 2. połączenie telefoniczne

9. Kto jest dostawc ą łącza internetowego do urz ędu?

1. TP S.A 5. TVK-NET 2. Netia 6. BIAMAN 3. NET - KOMP 4. FALCONN

7. inne, jakie?




Strona1

68

10. Jaka jest przepustowo ść łącza internetowego w urz ędzie?

1. do 1 Mb/s 5. do 16 Mb/s 2. do 2 Mb/s 6. do 32 Mb/s 3. do 4 Mb/s 7. do 64 Mb/s 4. do 8 Mb/s 8. powyżej 64 Mb/s

11. Czy w urz ędzie…

TAK NIE 1. wdrożony jest obecnie system ISO (System Zarządzania Jakością) - w przypadku „TAK” przej ść do kolejnego pytania

2. planuje się wdrożenie systemu ISO (System Zarządzania Jakością) w ciągu najbliższych 12 miesięcy

3. w ubiegłych latach działał system ISO (System Zarządzania Jakością) 12. Czy urz ąd był beneficjentem/ jest Partnerem projektu CU2 („ Wdrażanie elektronicznych

usług dla ludno ści województwa podlaskiego – cz ęść II, administracja rz ądowa”)? Je żeli tak, to prosz ę poda ć wkład własny?

1. tak, wkład własny….

2. nie

13. Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub ze spół osób, które na bie żąco administruj ą

stron ą Cyfrowego Urz ędu Wrota Podlasia?

1. TAK – jest osoba / zespół osób, które redagują formularze naszej jednostki w zależności od merytorycznego zakresu swoich obowiązków.

3. NIE – nie ma wytypowanej osoby odpowiedzialnej za bieżącej monitorowanie i nadzorowanie naszej strony na Cyfrowym Urzędzie

2. TAK – jest to osoba odpowiedzialna za techniczną obsługę informatyczną urzędu.

4. NIE – ponieważ do tej pory nie ma naszej jednostki wśród jednostek województwa Podlaskiego świadczącego usługi za pośrednictwem Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia.

14. Czy w jednostce został wdro żony system backup-u systemów oraz gromadzonych dany ch,

jeżeli nie czy planuj ą Państwo w przeci ągu najbli ższych 2-ch lat wdro żenie takiego mechanizmu?

1. TAK – Jednostka posiada funkcjonujący system backup-owy zabezpieczający posiadane systemy informatyczne oraz gromadzone w nim dane,

3. NIE – jednostka nie posiada systemu backup-owego zabezpieczającego systemy informatyczne oraz gromadzone w nich dane i nie zaplanowała jego wdrożenia w terminie najbliższych 2-ch lat.

2. NIE – ale jednostka ma zaplanowane wdrożenie systemu backup-owego, który zabezpieczy posiadane systemy informatyczne oraz gromadzone w nich dane, w terminie najbliższych 2-ch lat,

15. Czy jednostka…?

TAK NIE 1. używa oprogramowania umożliwiającego doręczanie/pobieranie dokumentów elektronicznych klientom

2. zarejestrowała się na platformie informatycznej e-PUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej)

3. posiada system (EZD, eBOK, CU …) zintegrowany z ePUAP 4. posiada konta pocztowe w domenie – „wrotapodlasia.pl” 5. korzysta z funkcjonalności obecnego kalendarza serwera pocztowego „wrotapodlasia.pl” 6. zainteresowana jest założeniem w przyszłości kont pocztowych na serwerze pocztowym „wrotapodlasia.pl

7. posiada elektroniczne archiwum dokumentów 8. posiada sprzęt komputerowy oraz wyposażenie odpowiednie i wystarczające z punktu widzenia potrzeb zatrudnionych pracowników




Strona1

69

16. Czy obecny limit dotycz ący wielko ści poszczególnych skrzynek (50MB) jest wystarczaj ący?

1. TAK – do tej pory nie stwierdziliśmy problemów z przepełnionymi kontami pocztowymi.

3. NIE – limit 50MB na każde konto jest za mały i wymaga zwiększenia

2. TAK – większość użytkowników nie zgłaszała w tej sprawie problemów, ale w przypadku niektórych skrzynek w naszej jednostce wskazana byłaby większa pojemność.

4. NIE DOTYCZY

17. Czy urz ąd wykorzystuje wyszukiwark ę adresów e-mail-owych „Konta Wrót Podlasia”?

1. TAK 3. NIE – ponieważ sposób wyszukiwania jest zbyt

skomplikowany 2. NIE – ponieważ nie znamy tej funkcjonalności 4. NIE DOTYCZY

18. Czy obecny interface serwera pocztowego jest wy godny w u życiu?

1. TAK – uważamy, że jego wygląd i ergonomiczność jest w pełni zadowalająca

3. TAK – uważamy, że jest wygodny ale jego wygląd powinien zostać zmieniony

2. NIE – uważamy, że korzystanie z obecnego interface-u jest niewygodne i powinno zostać gruntownie zmienione

4. NIE DOTYCZY

19. Czy urz ąd…?

TAK NIE 1. posiada stronę BIP na serwerze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego 2.jest zainteresowany umieszczeniem strony Biuletynu Informacji Publicznej na serwerze UMWP

3.posiada stronę internetową, która jest jednocześnie stroną podmiotową BIP 4.posiada stronę podmiotową BIP utrzymywaną przez zewnętrznego dostawcą 5.posiada stronę podmiotową BIP działającą na zasadzie systemu zarządzania treścią

20. Prosz ę oceni ć czy obecny interface słu żący do zarz ądzania Państwa stron ą Cyfrowego

Urzędu wymaga modyfikacji?

1. Nie stwierdzamy potrzeby jego modyfikacji 2. Stwarza on problemy osobom administrującym CU i powinien być zmieniony

21. Prosz ę oceni ć czy obecny wygl ąd strony Cyfrowego Urz ędu Wrót Podlasia wymaga

modyfikacji?

1. Nie widzimy potrzeby jego zmiany – zarówno szata graficzna jak i jego użyteczność są odpowiednie.

3. Nie mamy w tej sprawie zdania.

2. Powinien być przebudowany ze względu na naszym zdaniem mało atrakcyjny wygląd.

22. Jakie s ą podstawowe korzy ści płyn ące z wprowadzania w administracji publicznej

nowoczesnych rozwi ązań teleinformatycznych? można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi

1. zmniejszenie kosztów pracy administracji publicznej

8. zmniejszenie liczby dokumentów w postaci papierowej

2. zmniejszenie czasu załatwiania spraw urzędowych 9. zmniejszenie obciążenia urzędników obowiązkami 3. zmiana wizerunku instytucji publicznych 10.zwiększenie innowacyjności pracowników 4.wzrost zaangażowania pracowników 11.lepsza koordynacja procesów 5.wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań w organizacji pracy

12. nie ma żadnych korzyści

6. zwiększenie ilości załatwiania spraw w urzędach 7. wzrost satysfakcji klientów administracji

13. inne, jakie?




Strona1

70

23. Jakie s ą według Pana/Pani główne bariery w skutecznym wdra żaniu e-Administracji na terenie województwa podlaskiego?

można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi 1. brak środków finansowych urzędu na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania

5. brak specjalistycznej wiedzy ze strony mieszkańców województwa w zakresie informatyzacji

2. niska dostępność mieszkańców województwa do sieci Internet na terenie województwa

6. obawa urzędników przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów

3. brak jednolitych zasad przepływu informacji pomiędzy urzędami 4. brak specjalistycznej wiedzy ze strony urzędników w zakresie informatyzacji

5. inne, jakie?

24. W jaki sposób mo żna skutecznie ogranicza ć bariery pojawiaj ące si ę podczas wdra żania

rozwi ązań informatycznych w jednostkach administracji public znej? można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi

1. wsparcie przy pozyskiwaniu środków na zakup nowoczesnego sprzętu i oprogramowania

5. kampania informacyjna dotycząca wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

2. zapewnienie mieszkańcom województwa nieograniczonego dostępu do sieci Internet

6. obniżenie kosztów załatwiania spraw dla mieszkańców

3. utworzenie jednolitych zasad przepływu informacji pomiędzy urzędami 4. szkolenia pracowników administracji publicznej w zakresie informatyzacji

7. inne, jakie?

25. Czy urz ąd realizuje b ądź realizował w ci ągu ostatnich 2, 4 i 6 lat projekty w zakresie

związanym ze społecze ństwem informacyjnym (SI)? TAK NIE

urząd realizuje obecnie projekty w zakresie związanym z SI urząd realizował w ciągu ostatnich 2 lat projekty w zakresie związanym z SI urząd realizował w ciągu ostatnich 4 lat projekty w zakresie związanym z SI urząd realizował w ciągu ostatnich 6 lat projekty w zakresie związanym z SI

BLOK II – PROCEDURY ADMINISTRACYJNE 26. Ile procedur administracyjnych 20 realizowanych jest w urz ędzie? – prosz ę podać liczb ę

i nazw ę procedur: Liczba

procedur Nazwa procedur

1.realizowanych wewnątrz urzędu realizowanych wewnątrz urzędu - zinformatyzowanych

Liczba procedur

Nazwa procedur

2. realizowanych na zewnątrz urzędu realizowanych na zewnątrz urzędu - zinformatyzowanych

27. Czy w urz ędzie… ?

TAK NIE 1. mierzony jest czas załatwiania spraw/ monitorowany jest termin załatwiania spraw - w przypadku odpowiedzi „NIE” przej ść do pytania 29

2. występowały przypadki załatwienia spraw z naruszeniem ustalonego przepisami prawa terminu

3. podejmowano działania mające na celu zapobieganie nieterminowego załatwiania spraw

20

Procedura administracyjna/postępowanie administracyjne – uporządkowane i znormalizowane

postępowanie organów administracji, stałe zasady, według których administracja publiczna załatwia sprawy.




Strona1

71

4. występują sprawy załatwiane w terminie krótszym niż przewidziany przepisami prawa

28. Ile średnio trwa załatwianie sprawy w urz ędzie? (prosz ę podać liczb ę dni)

Średni czas wydawania decyzji administracyjnej – „szablonowych” Średni czas wydawania innych decyzji administracyjnych Średni czas wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zwróconych do ponownego rozpatrzenia

29. Czy w urz ędzie wykorzystuje si ę rozwi ązanie teleinformatyczne skracaj ące czas załatwiania

spraw? Je żeli tak, to jakie?

1. tak, jakie? 2. nie

BLOK III – USŁUGI 30. Czy strona internetowa urzędu oferuje klientom następujące możliwości?

można zaznaczy ć kilka odpowiedzi 1. Składanie ofert dotyczących zamówień publicznych 6. Wyrażanie opinii w sprawach będących we

właściwości urzędu 2. Załatwianie całości spraw urzędowych wyłącznie drogą elektroniczną

7. Pobieranie formularzy

3. Śledzenie, na jakim etapie jest załatwiana sprawa 8. Uzyskiwanie aktualnych informacji 4. Odsyłanie wypełnionych formularzy przez Internet 5. Zgłaszanie błędów i propozycji usprawnień w świadczeniu usług

9. żadne z powyższych

31. Czy urz ąd tworz ąc formularze on-line wykorzystuje Regionalne Repozy torium Dokumentów

funkcjonuj ące w ramach Cyfrowego Urz ędu Województwa Podlaskiego?

1. TAK – wszystkie nasze formularze on-line umieszczone do tej pory oparte były na zamieszczonych w Liście szablonach formularzy

3. NIE – przy tworzeniu formularzy on-line nasza jednostka nie sprawdza zawartości list szablonów formularzy

2. TAK – przed stworzeniem formularza on-line sprawdzona zostaje lista szablonów formularzy i jeśli znajduje się tam odpowiadający danej sprawie wzór, to zostaje on wykorzystany. Jeśli nie ma odpowiedniego wzoru, wówczas formularz jest tworzony od podstaw

4. Nie tworzymy formularzy on-line

32. Ile wzorów formularzy jednostka zarejestrowała w Centralnym Repozytorium Wzorów Pism

i Dokumentów (CRW ePUAP)?

1. Jednostka nie zarejestrowała żadnego wzoru formularza on-line

4. Jednostka zarejestrowała od 5 do 10 wzorów formularzy on-line

2. Zarejestrowano jeden formularz 5. Jednostka zarejestrowała więcej niż 10 wzorów formularzy on-line

3. Zarejestrowano od 2 do 4 wzorów formularzy on-line




Strona1

72

33. Które z wymienionych usług w sposób elektronicz ny świadczył urz ąd w latach 2008 - 2010? Prosz ę oceni ć na jakim poziomie:

1 – poziom informacyjny (możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie oraz świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej) 2 – poziom interakcji jednokierunkowej (możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu) 3 – poziom interakcji dwukierunkowej (możliwość wyszukania informacji, pobrania oraz odesłania wypełnionych formularzy za pomocą Internetu) 4 – poziom transakcji (pełna obsługa procesu, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/firma występuje) 5 – poziom spersonalizowany (pełna obsługa administracyjna jednostki z uwzględnieniem jej indywidualizacji)

2008 2009 2010 1. Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 2. Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe 3. Dokumenty tożsamości (dowody osobiste, paszporty) 4. Policja – obsługa zgłoszeń 5. Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 6. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 7. VAT: deklaracje i notyfikacje 8. Ewidencja działalności gospodarczej 9. Wysyłanie danych statystycznych 10. Deklaracje celne 11. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 12. Administracja architektoniczno-budowlana 13. Edukacja 14. Ewidencja ludności 15. Geodezja i Kartografia 16. Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomościami

17. Kultura i promocja 18. Ochrona konsumentów 19. Ochrona środowiska, rolnictwo i leśnictwo 20. Planowanie przestrzenne 21. Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 22. Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 23. Przetargi publiczne 24. Skargi i wnioski mieszkańców 25. Sport i turystyka 26. Sprawy obywatelskie 27. Transport. Taksówki 28. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym mieszkańców 29. Zaświadczenia RP – 7 30. Inne, jakie

34. Z których usług dost ępnych on-line korzystaj ą najcz ęściej klienci urz ędu?

można zaznaczy ć kilka odpowiedzi 1. Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych 16. Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/

gospodarka nieruchomościami 2. Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe

17. Kultura i promocja

3. Dokumenty tożsamości (dowody osobiste, paszporty)

18. Ochrona konsumentów

4. Policja – obsługa zgłoszeń 19. Ochrona środowiska, rolnictwo i leśnictwo 5. Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa)

20. Planowanie przestrzenne

6. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 21. Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu

7. VAT: deklaracje i notyfikacje 22. Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 8. Ewidencja działalności gospodarczej 23. Przetargi publiczne




Strona1

73

9. Wysyłanie danych statystycznych 24. Skargi i wnioski mieszkańców 10. Deklaracje celne 25. Sport i turystyka 11. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 26. Sprawy obywatelskie 12. Administracja architektoniczno-budowlana 27. Transport. Taksówki 13. Edukacja 28. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym

mieszkańców 14. Ewidencja ludności 29. Zaświadczenia RP – 7 15. Geodezja i Kartografia 30. Inne, jakie

35. Ile usług 21 prostych oraz zło żonych świadczy urz ąd?

Liczba usług

W tym usługi świadczone

elektronicznie/on-line

1. usługi proste w urzędzie (świadczone klientom i realizowane tylko w ramach urzędu)

2. usługi złożone w urzędzie (świadczone klientom, które wymagają kontaktu z innymi urzędami, na przykład dostarczenie zaświadczenia)

36. Ile elektronicznych usług udost ępnił urz ąd innym podmiotom (klientom, urz ędom) i na

jakim poziomie? Rok

2008 Rok 2009

Rok 2010

1 – poziom informacyjny ( możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie oraz świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej)

2 – poziom interakcji jednokierunkowej ( możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu)

3 – poziom interakcji dwukierunkowej ( możliwość wyszukania informacji, pobrania oraz odesłania wypełnionych formularzy za pomocą Internetu)

4 – poziom transakcji ( pełna obsługa procesu, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/firma występuje)

5 – poziom spersonalizowany (pełna obsługa administracyjna jednostki z uwzględnieniem jej indywidualizacji)

21 Usługi świadczone przez administrację publiczną: Podatek od osób fizycznych, od osób prawnych; Zdrowie i świadczenia społeczne/dodatki mieszkaniowe; Dokumenty tożsamości (dowody osobiste, paszporty); Policja – obsługa zgłoszeń; Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa); Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS); VAT: deklaracje i notyfikacje; Ewidencja działalności gospodarczej; Wysyłanie danych statystycznych; Deklaracje celne; Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe); Administracja architektoniczno-budowlana; Edukacja; Ewidencja ludności; Geodezja i Kartografia; Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy/ gospodarka nieruchomościami; Kultura i promocja; Ochrona konsumentów; Ochrona środowiska, rolnictwo i leśnictwo; Planowanie przestrzenne; Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu; Prawa jazdy i rejestracja pojazdów; Przetargi publiczne; Skargi i wnioski mieszkańców; Sport i turystyka; Sprawy obywatelskie; Transport. Taksówki; Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym mieszkańców; Zaświadczenia RP – 7




Strona1

74

37. Czy jednostka świadczy usługi elektroniczne na platformie informat ycznej e-PUAP? Jakie? Ile osób skorzystało w 2010 r.?

1. tak 2. nie Jakie….? Ile osób skorzystało w 2010 r.…?

Dlaczego?

38. Jakie s ą główne problemy organizacyjne w zwi ązku z korzystaniem z nowoczesnych

technik i technologii teleinformatycznych w ramach: …?

1. komunikacji wewn ętrznej 2. komunikacji z innymi urz ędami 3. kontaktów z klientami

39. W jaki sposób nale ży skutecznie przeciwdziała ć pojawiaj ącym si ę problemom

organizacyjnym w ramach:…?

1.komunikacji wewn ętrznej 2. komunikacji z innymi urz ędami 3. kontaktów z klientami

BLOK IV – KOSZTY 40. Prosz ę podać…

wartość budżetu na rok 2010 w zł

wartość budżetu przeznaczona w 2010 roku na zakup nowego sprzętu komputerowego

w tym:

wartość budżetu przeznaczona w 2010 roku na zakup nowego oprogramowania 41. Czy mierzone s ą koszty funkcjonowania urz ędu?

1. tak 2. nie - przejść do pytania 43

42. Na jakim poziomie kształtowały si ę koszty zwi ązane z ….?

W 2008 roku W 2009 roku W 2010 roku dostępem do Internetu zakupem papieru naprawą sprzętu komputerowego eksploatacją sprzętu np. zużycie toneru umowami serwisowymi, np. obsługa informatyczna urzędu – jeżeli dotyczy

utrzymaniem urzędnika wdrażaniem systemów teleinformatycznych w urzędzie

BLOK V – PRACOWNICY I KADRA 43. Czy w 2010 roku w urz ędzie organizowane były szkolenia w zakresie informa tyzacji dla…?

TAK NIE Kadry kierowniczej Pracowników/urzędników




Strona1

75

44. Czy w 2010 roku pracownicy urz ędu uczestniczyli w szkoleniach, konferencjach dotycz ących informatyzacji organizowanych poza urz ędem?

TAK NIE Kadra kierownicza – w przypadku odpowiedzi „NIE” przej ść do pytania 46

Pracownicy/urzędnicy – w przypadku odpowiedzi „NIE” przej ść do pytania 46

45. Prosz ę poda ć liczb ę osób pracuj ących w urz ędzie, którzy w 2010 roku uczestniczyli

w szkoleniach, konferencjach itp. w zakresie inform atyzacji?

Kadra kierownicza Pracownicy/urzędnicy

46. Ilu pracowników zatrudnionych w urz ędzie posiada umiej ętno ści w zakresie:

1. posługiwania się podstawowymi narzędziami teleinformatycznymi (posługiwanie się pakietem biurowym, Internetem, tworzenie prezentacji itp.).

2. posługiwania się zaawansowanymi narzędziami teleinformatycznymi w pracy w administracji (systemy EZD, tworzenie usług elektronicznych i wzorów itp.).

47. Czy w jednostce została wyznaczona osoba lub ze spół osób, które zajmuj ą się rozwojem

IT?

1. Tak 3. Nie i nie jest planowane 2. Tak, wymaga jednak dodatkowych szkoleń i warsztatów 4. Nie, ale jest to planowane w najbliższym czasie

BLOK VI – SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZ ĄDZANIA DOKUMENTACJĄ 48. Czy jednostka….

TAK NIE 1.posiada system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) - W przypadku odpowiedzi „NIE” przej ść do punktu 9 niniejszego pytania i zakończyć ankiet ę W przypadku JST odpowiedzie ć dodatkowo na pytania z BLOKU VII

2.posiada prawa autorskie do kodów źródłowych systemów EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją)

3.wypracowała wewnętrzne procedury określające zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce

4.posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwiający wymianę korespondencji elektronicznej między jednostkami administracji publicznej

5.posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest częścią systemu wykorzystywanego wspólnie przez inne urzędy (innego niż ePUAP)

6.posiada system elektronicznego zarządzania dokumentami z modułem automatycznego tworzenia tzw. paczek archiwalnych i przekazania do Archiwum Państwowego

7.posiada system elektronicznego zarządzania dokumentacją z modułem do zarządzania (tworzenia i modyfikacji) procesami biznesowymi

8. czy kierownictwo urzędu pracuje w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)?

9.planuje wprowadzenie w ci ągu najbli ższego roku systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacj ą (EZD)




Strona1

76

49. Czy zastosowanie systemu EZD (Elektroniczne Zar ządzanie Dokumentacj ą) ma wpływ na czas załatwiania spraw w urz ędzie?

50. Jaki system Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą (EZD) jest wykorzystywany

w jednostce?

1. FlowER 3. Jednostka posiada inny system EZD 2. ProcEnt

51. Czy urz ąd jest zainteresowany zmian ą dotychczas posiadanego EZD w ramach mo żliwo ści

udzielenia sublicencji na system FlowER lub ProcEnt ?

1. tak 2. nie 52. W jakim stopniu w jednostce system EZD (Elektro nicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą) jest

wykorzystywany?

1. EZD w naszej jednostce wykorzystywane jest produkcyjnie – sprawy wewnątrz urzędu są prowadzone i monitorowane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,

3. EZD mimo posiadania licencji lub otrzymania sublicencji nie znajduje się w fazie testów i wdrożenia produkcyjnego,

2. EZD w naszej jednostce znajduje się w fazie testowania - nie jest wykorzystywany produkcyjnie,

4. Jednostka nie posiada licencji lub nie otrzymała do tej pory sublicencji jakiegokolwiek elektronicznego obiegu dokumentów

53. Czy w jednostce została wyznaczona osoba, która w zakresie swoich obowi ązków pełni

rolę administratora EZD (Elektronicznego Zarz ądzania Dokumentacj ą)?

1. TAK – posiada pełną wiedzę w tym zakresie i jest w stanie zabezpieczyć ciągłość funkcjonowania tego systemu

3. NIE – mimo posiadania takiego systemu nie ma w strukturze organizacyjnej jednostki osoby odpowiedzialnej za jego funkcjonowanie

2. TAK – wymaga jednak dodatkowych szkoleń lub warsztatów

4. NIE – ponieważ jednostka nie posiada EZD

KONIEC ANKIETY DLA ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ DOTYCZY WYŁĄCZNIE JST - BLOK VII 54. Jakie maj ą Państwo oczekiwania w zakresie wdra żania e-Administracji w stosunku do

samorz ądu województwa oraz do administracji rz ądowej i administracji centralnej - można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi

1. Wsparcie finansowe 3. Nadzór i kontrola 2. Pomoc ze strony proceduralnej/organizacyjnej 4. Inne, jakie….?

55. Pytanie skierowane do urz ędów gmin: Czy dopuszczaj ą Państwo mo żliwo ść przyj ęcia

przez starostwa powiatowe funkcji „Lokalnego Koordy natora Działa ń IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)?

1. tak 2. nie 3. nie dotyczy

1. tak, usprawnia pracę i skraca czas załatwiania spraw w urzędzie 2. nie, nie ma żadnego wpływu 3. trudno powiedzieć




Strona1

77

56. Pytanie skierowane do starostw powiatowych: Czy są Państwo gotowi przyj ąć funkcj ę „Lokalnego Koordynatora Działa ń IT w administracji samorz ądowej” (np. w zakresie wdra żania elektronicznych usług)?

1. tak 2. nie 3. nie dotyczy

57. Czy urz ąd jest w stanie sprecyzowa ć zakres świadczonych usług w zakresie okre ślonych

ustawowo zada ń własnych JST?

1. TAK – posiadamy tego typu „Katalog usług” 3. NIE – nie jesteśmy w stanie stworzyć takiego katalogu

2. TAK – wymaga to jednak z naszej strony przeprowadzenia analizy świadczonych usług w zakresie zadań własnych naszej JST

58. Ile jednostek i jakie jednostki podległe JST zo bowi ązane są do realizacji zada ń publicznych

w zwi ązku z ustaw ą o informatyzacji działalno ści podmiotów realizuj ących zadania publiczne w my śl Art.2 pkt.1?

Liczba Nazwa

59. Ile jednostek podległych JST realizuj ących zadania publiczne w my śl Art.2 pkt.1 ma dost ęp

do Internetu oraz jakiego rodzaju jest to poł ączenie?

1. liczba jednostek podległych posiadających połączenie kablowe 2. liczba jednostek podległych posiadających połączenie telefoniczne 3. liczba jednostek podległych posiadających połączenie bezprzewodowe 4. liczba jednostek nie posiadających połączenia do sieci Internet

60. Kto jest dostawc ą łącza internetowego do jednostek podległych JST reali zujących zadania

publiczne w my śl Art.2 pkt.1?

1. TP S.A 5. TVK-NET 2. Netia 6. BIAMAN 3. NET – KOMP 4. FALCONN

7. inne, jakie?

61. Jaka jest przepustowo ść łącza internetowego w jednostkach podległych JST real izujących

zadania publiczne w my śl Art.2 pkt.1?

1. max. do 1 Mb/s 5. max. do 16 Mb/s 2. max. do 2 Mb/s 6. max. do 32 Mb/s 3. max. do 4 Mb/s 7. max. do 64 Mb/s 4. max. do 8 Mb/s 8. powyżej 64 Mb/s

62. Czy urz ąd koordynuje i monitoruje działania tych jednostek?

1. tak 2. nie

63. Czy obecne systemy backup-owe w urz ędzie lub zaplanowane w terminie najbli ższych

2-ch lat s ą/będą w stanie zabezpieczy ć on-line zasoby informatyczne zwi ązane z świadczeniem usług e-administracji w jednostkach pod ległych, które s ą/planuje Pan/Pani podł ączyć do usług cyfrowego urz ędu?

1. TAK – funkcjonujące lub planowane systemy backup-owe będą również w stanie zabezpieczyć systemy informatyczne jednostek podległych

3. Tego typu kwestia nie była do tej pory rozważana

2. NIE - funkcjonujące lub planowane systemy backup-owe będą w stanie zabezpieczyć jedynie dane




Strona1

78

przetwarzane w obrębie jednostki 64. Jaki odsetek jednostek podległych b ędzie w stanie samodzielnie zabezpieczy ć swoje dane

w formie backup-ów?

1. do 10 % 4. powyżej 50% 2. do 25% 5. 100 % 3. do 50%

65. Pytanie dotyczy JST z wył ączeniem powiatów: Prosz ę o sklasyfikowanie jednostki w

zakresie współczynnika ludno ściowego (liczba mieszka ńców obszaru podległego JST):

1. JST o ludności do 3 999 4. JST o ludności od 15000 do 31999 2. JST o ludności od 4000 do 7999 5. JST o ludności powyżej 32000 3. JST o ludności od 8000 do 14999

KONIEC ANKIETY




Strona1

79

Załącznik 4. Ankieta CATI wśród mieszkańców

Kod ankiety:………….………… Data……….………………………..

Dzień dobry! Nazywam się ………………….. i jestem ankieterem Instytutu Badań i Analiz

Grupa OSB. Obecnie, na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego i Uniwersytetu w Białymstoku, przeprowadzamy badanie, które jest częścią kompleksowego projektu poświęconego rozwojowi społeczeństwa informacyjnego województwa podlaskiego w obszarze tzw. e-Administracji. Zapewniamy anonimowość wszystkich wypowiedzi. Zebrane dane opracowane będą w formie zestawień statystycznych, bez możliwości powiązania ich z osobą respondenta i nie zostaną wykorzystane do żadnych celów reklamowych ani handlowych. 1. Czy posiada Pan/Pani w domu:

Tak Nie 1. telefon komórkowy 2. komputer 3. dostęp do Internetu

UWAGA: JEŻELI RESPONDENT NIE POSIADA KOMPUTERA LUB INTERNETU KONIECZNIE ZADAĆ PYTANIE 2 JEŻELI RESPONDENT POSIADA KOMPUTER LUB INTERNET PRZEJ ŚĆ DO PYTANIA 3 2. Dlaczego nie posiada Pan/Pani komputera/dost ęp do Internetu?

1. nie jest mi potrzebny, nie korzystam z komputera/z Internetu - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8

4. korzystanie z komputera/Internetu jest dla mnie zbyt trudne - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8

2. dzieci posiadają komputer/dostęp do Internetu i korzystam z niego dzięki ich pomocy

5. nie mam możliwości podłączenia Internetu - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8

3. nie stać mnie na komputer/Internet - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8

6. inne, jakie?

3. Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z komputera?

1. codziennie 4. przynajmniej raz na trzy miesiące 2. kilka razy w tygodniu 5. przynajmniej raz ma pół roku 3. przynajmniej raz w miesiącu 6. w ogóle nie korzystam z komputera -

PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8 4. Jak cz ęsto korzysta Pan/Pani z sieci Internet?

1. codziennie 4. przynajmniej raz na trzy miesiące 2. kilka razy w tygodniu 5. przynajmniej raz ma pół roku 3. przynajmniej raz w miesiącu 6. w ogóle nie korzystam z sieci Internet –

PRZEJŚĆ DO PYTANIA 8 5. Prosz ę oceni ć w skali od 1 do 5 (gdzie warto ść najwy ższa – 5 – oznacza „bardzo dobre”;

4 – „dobre”; 3 – „dostateczne”; 2 – „złe”; 1 – „bar dzo złe”) posiadane umiej ętno ści w zakresie obsługi komputera i sieci Internet?

1. korzystanie z edytora tekstu 2. korzystanie z arkusza kalkulacyjnego 3. wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail 4. wyszukiwanie informacji przez Internet 5. tworzenie stron internetowych 6. programowanie przy użyciu specjalistycznego języka 7. ściąganie i instalowanie oprogramowania 7. inne, jakie?




Strona1

80

6. Co najcz ęściej utrudnia Panu/Pani korzystanie z sieci Interne t? można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi

1. zbyt wolno ładujące się strony internetowe 5. występowanie zbyt wielu reklam na stronach internetowych

2. konieczność rejestracji w serwisach internetowych 6. zbyt mocno rozbudowane graficznie strony Internetowe

3. konieczność uaktualniania programów komputerowych

7. brak barier

4. nadmierna ilość nieaktualnych informacji na stronach www

8. inne, jakie?

7. Do jakich celów u żywa Pan/Pani sie ć Internetow ą?

można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi 1. nawiązywanie kontaktów 7. rozrywka, gry 2. praca zawodowa 8. pobieranie plików 3. poszukiwanie pracy 9. załatwianie różnych spraw 4. dokonywanie przelewów bankowych 10. kontakty i załatwianie spraw w administracji

publicznej 5.poszukiwanie informacji 6. nauka

11. inne, jakie?

8. Skąd czerpie Pan/Pani wiedz ę na temat nowych rozwi ązań informatycznych?

można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi 1. Internet 6. praca zawodowa 2. telewizja 7. krewni, znajomi 3. specjalistyczna prasa 8. nie interesuje mnie to 4. samodzielnie w trakcie korzystania 5. kursy, szkolenia, szkoła itp.

9. inne, jakie?

9. Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana podnoszeniem własnych umiej ętno ści i

kompetencji w zakresie korzystania z nowoczesnych r ozwiązań teleinformatycznych? 1. tak – zawsze chętnie podnoszę swoje umiejętności 4. nie – ponieważ nie ma takiej potrzeby/posiadam

wystarczającą wiedzę w tym zakresie 2. tak – ponieważ takie umiejętności są niezbędne w mojej pracy zawodowej

5. nie – ponieważ nie mam na to czasu ani pieniędzy

3. nie – tego typu umiejętności nie są mi potrzebne 6. inne, jakie? 10. Z czym kojarzy si ę Panu/Pani poj ęcie e-Administracja?

11. Jak cz ęsto ma Pan/Pani do czynienia z administracj ą publiczn ą/ jak cz ęsto załatwia

Pan/Pani sprawy w urz ędach? 1. Kilka razy w tygodniu 5. Raz w roku 2. Raz w tygodniu 6. Rzadziej niż raz w roku 3. Raz w miesiącu 7. Nie załatwiam samodzielnie spraw w urzędach, dzieci, krewni

załatwiają je za mnie – PRZEJŚĆ DO PYTANIA 19 4. Raz za pół roku 8. W ogóle nie załatwiam spraw w urzędach –

PRZEJŚĆ DO PYTANIA 19

12. Prosz ę oceni ć w skali od 1 do 5 (gdzie warto ść najwy ższa – 5 – oznacza „bardzo dobrze”; 4 – „dobrze”; 3 – „dostatecznie”; 2 – „ źle”; 1 – „bardzo źle”; 6 – „nie załatwiam spraw w tym urz ędzie”) współprac ę z instytucjami administracji w województwie podlas kim?

1.Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 2. starostwo powiatowe 3. urząd miasta/gminy miejskiej/ miejsko-wiejskiej/miejskiej




Strona1

81

4. Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku 5. Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej 6. Komenda Wojewódzka Policji 7. Kuratorium Oświaty 8. Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny 9. Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej 10. Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa 11. Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych 12. Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego 13. Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska 14. Wojewódzki Inspektorat Weterynarii 15. Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków 16. Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Białymstoku 17. Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Białymstoku 18. Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku 19. Wojewódzki Sztab Wojskowy w Białymstoku 20. Obwodowy Urząd Miar w Białymstoku 21. Podlaski Oddział Straży Granicznej w Białymstoku 22. Izba Skarbowa w Białymstoku 23. urząd skarbowy 24. Podlaski Urząd Skarbowy w Białymstoku 25. Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku 26. Urząd Statystyczny w Białymstoku, 27. Obwodowy Urząd Probierczy w Białymstoku 28. Izba Celna w Białymstoku 29. urząd celny woj. podlaskiego 30. oddział celny woj. podlaskiego

13. Czy w ci ągu ostatniego roku kontaktował/a si ę Pan/i z jednostkami administracji publicznej

za pomoc ą Internetu? 1. TAK - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 16 2. NIE

14. W jaki sposób, w ci ągu ostatniego roku, kontaktował/a si ę Pan/Pani najcz ęściej

z jednostkami administracji publicznej? 1. osobiście 3. telefon 2. poczta tradycyjna 4. inne, jakie….?

15. Dlaczego kontaktuj ąc si ę z administracj ą publiczn ą, w ci ągu ostatniego roku, nie

korzystał/a Pan/i z Internetu? - PRZEJŚĆ DO PYTANIA 17

16. Jakiego typu sprawy załatwiał/a Pan/i przez Int ernet w ci ągu ostatniego roku ?

można zaznaczy ć kilka odpowiedzi 1. Podatek od osób fizycznych 22. Ewidencja ludności 2. Pośrednictwo pracy, usługi Urzędów Pracy 23. Geodezja i Kartografia 3. Świadczenia społeczne 24. Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy 4. Dokumenty tożsamości 25. Gospodarka nieruchomościami 5. Pozwolenie na budowę 26. Kultura i promocja 6. Policja – obsługa zgłoszeń 26. Ochrona konsumentów 7. Katalog bibliotek publicznych i ich przeszukiwanie 27. Ochrona środowiska, rolnictwo i leśnictwo 8. Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa)

28. Dodatki mieszkaniowe

9. Rejestracja kandydatów na wyższe uczelnie 29. Planowanie przestrzenne 10. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 30. Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków

transportu 11. Podatek od osób prawnych 31. Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 12. VAT: deklaracje i notyfikacje 32. Przetargi publiczne




Strona1

82

13. Rejestracja działalności gospodarczej 33. Skargi i wnioski mieszkańców 14. Wysyłanie danych statystycznych 34. Sport i turystyka 15. Deklaracje celne 35. Sprawy obywatelskie 16. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 36. Transport. Taksówki 17. Administracja architektoniczno-budowlana 37. Udostępnianie dokumentów władz JST 18. Akty stanu cywilnego 38. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym

mieszkańców 19. Dowody osobiste 39. Zaświadczenia RP – 7 20. Edukacja 40. Zdrowie i sprawy społeczne 21. Ewidencja działalności gospodarczej 41. Inne, jakie?

17. Czy załatwiał Pan/Pani kiedykolwiek sprawy w instytucjach administracji publicznej za

pomoc ą Internetu? można zaznaczy ć kilka odpowiedzi

� tak, jakie? …… 1. Podatek od osób fizycznych 2. Pośrednictwo pracy, usługi Urzędów Pracy 3. Świadczenia społeczne 4. Dokumenty tożsamości 5. Pozwolenie na budowę 6. Policja – obsługa zgłoszeń 7. Katalog bibliotek publicznych i ich przeszukiwanie 8. Certyfikaty (akty urodzeń, zgonu lub zawarcia małżeństwa) 9. Rejestracja kandydatów na wyższe uczelnie 10. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (ZUS) 11. Podatek od osób prawnych 12. VAT: deklaracje i notyfikacje 13. Rejestracja działalności gospodarczej 14. Wysyłanie danych statystycznych 15. Deklaracje celne 16. Zezwolenia i certyfikaty (np. środowiskowe) 17. Administracja architektoniczno-budowlana 18. Akty stanu cywilnego 19. Dowody osobiste 20. Edukacja 21. Ewidencja działalności gospodarczej 22. Ewidencja ludności 23. Geodezja i Kartografia 24. Gospodarka mieszkaniowa zasobami gminy 25. Gospodarka nieruchomościami 26. Kultura i promocja 26. Ochrona konsumentów 27. Ochrona środowiska, rolnictwo i leśnictwo 28. Dodatki mieszkaniowe 29. Planowanie przestrzenne 30. Podatki i opłaty lokalne. Podatek od środków transportu 31. Prawa jazdy i rejestracja pojazdów 32. Przetargi publiczne 33. Skargi i wnioski mieszkańców 34. Sport i turystyka 35. Sprawy obywatelskie 36. Transport. Taksówki 37. Udostępnianie dokumentów władz JST 38. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym mieszkańców 39. Zaświadczenia RP – 7 40. Zdrowie i sprawy społeczne 41. Inne, jakie?

� nie, dlaczego…?




Strona1

83

18. Czy załatwiaj ąc sprawy w instytucjach administracji publicznej za pomoc ą Internetu napotkał Pan/Pani bariery/utrudnienia wynikaj ące ze strony urz ędów?

można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi � tak, jakie? …… 1. brak aktualnych informacji na stronach urzędów 2. brak pomocy ze strony pracowników urzędów w korzystaniu z e-usług 3. brak wiedzy na temat możliwości wykorzystania elektronicznych usług publicznych 4. skomplikowane systemy informatyczne 5. brak eliminacji konieczności zgłaszania się do urzędów 6. konieczność rejestracji na stronie urzędu 7. obawa o bezpieczeństwo danych osobistych 8. brak pewności, że przesyłane dokumenty dotarły do urzędu 9. inne, jakie?

� nie

19. Prosz ę oceni ć w skali od 1 do 5 (gdzie warto ść najwy ższa – 5 – oznacza „bardzo dobrze”;

4 – „dobrze”; 3 – „dostatecznie”; 2 – „ źle”; 1 – „bardzo źle”; 6 – „nie dotyczy”) posiadane przez Pana/Pani ą umiej ętno ści w zakresie…

1. wypełniania różnego typu formularzy w Internecie 2. korzystania z podpisu elektronicznego 3. dokonywania płatności w sposób elektroniczny

20. Prosz ę oceni ć w skali od 1 do 5 (gdzie warto ść najwy ższa – 5 – oznacza „bardzo wysoki”;

4 – „wysoki”; 3 – „ średni”; 2 – „niski”; 1 – „bardzo niski”) poziom Pan a/Pani zaufania do administracji publicznej w zakresie załatwiania spr aw przez Internet.

21. Jakie działania ze strony urz ędów skłoniłyby Pana/Pani ą do załatwiania spraw

w instytucjach administracji publicznej za pomoc ą Internetu? można zaznaczy ć max 3 odpowiedzi

1. stałe uaktualnianie informacji na stronie internetowej

7. kampania informacyjna dotycząca korzystania z e-usług

2. gwarancja, że złożone elektronicznie dokumenty zostały odnotowane w bazie instytucji

8. nie będę załatwiać spraw za pomocą Internetu

3. kontakt telefoniczny towarzyszący korzystaniu z e-usług

9.brak konieczności osobistego stawienia się w urzędzie

w celu całkowitego załatwienia sprawy

4. gwarancja minimalizacji ryzyka wycieku danych na zewnątrz

10. już załatwiam sprawy przez Internet

5. zapewnienie szybszego załatwienia sprawy 6. obniżenie kosztów załatwienia sprawy

11. inne, jakie?

22. Jak oceniłby/łaby Pan/Pani poziom rozwoju infor matyzacji administracji publicznej na

obszarze województwa podlaskiego? 1. bardzo wysoki 4. niski 2. wysoki 5. bardzo niski 3. średni 6. nie wiem

23. Co według Pana/Pani nale żałoby poprawi ć w tym zakresie?

24. Jakiego typu sprawy mo żna obecnie załatwi ć za pomoc ą Internetu i na jakim poziomie?

Wyszukiwanie informacji

(1)

Pobieranie formularzy

(2)

Pobieranie formularzy i ich odsyłanie przez

Internet (3)

Pobieranie formularzy i ich odsyłanie przez Internet razem z

dokonaniem




Strona1

84

wszelkich opłat (4)

składanie deklaracji podatku dochodowego

uzyskiwanie zezwoleń (np. pozwolenie na budowę)

korzystanie z usług publicznych np. w bibliotece, szkole,

rejestracja pojazdów

wydawanie dokumentów tożsamości (np. dowód osobisty)

rejestracja działalności gospodarczej

korzystanie z odbioru finansowych środków publicznych (emerytura, renta)

uzyskiwanie certyfikatów (akty zawarcia małżeństwa, zgonu itp.)

inne, jakie?

25. Jakiego typu sprawy chciałby/łaby Pan/Pani w pr zyszło ści móc załatwia ć przez Internet i na

jakim poziomie? Wyszukiwanie

informacji (1)

Pobieranie formularzy

(2)

Pobieranie formularzy i ich odsyłanie przez

Internet (3)

Pobieranie formularzy i ich odsyłanie przez Internet razem z

dokonaniem wszelkich opłat

(4) składanie deklaracji podatku dochodowego

uzyskiwanie zezwoleń (np. pozwolenie na budowę)

korzystanie z usług publicznych np. w bibliotece, szkole,

rejestracja pojazdów

wydawanie dokumentów tożsamości (np. dowód osobisty)

rejestracja działalności gospodarczej

korzystanie z odbioru finansowych środków publicznych (emerytura, renta)

uzyskiwanie certyfikatów (akty zawarcia małżeństwa, zgonu itp.)

inne, jakie?




Strona1

85

Metryczka 1. PŁEĆ

� Kobieta � Mężczyzna

2. WYKSZTAŁCENIE

� Wyższe magisterskie � Wyższe licencjackie � Policealne � Średnie ogólnokształcące � Średnie zawodowe � Zasadnicze zawodowe � Gimnazjalne � Podstawowe � Niepełne podstawowe

3. WIEK

� 15 - 24 � 35 - 44 � 55 - 64 � 25 - 34 � 45 - 54 � 65 i więcej

4. MIEJSCE ZAMIESZKANIA

� Powiat augustowski � Powiat łomżyński � Powiat wysokomazowiecki � Powiat białostocki � Powiat moniecki � Powiat zambrowski � Powiat bielski � Powiat sejneński � Powiat m.Białystok � Powiat grajewski � Powiat siemiatycki � Powiat m.Łomża � Powiat hajnowski � Powiat sokólski � Powiat m.Suwałki � Powiat kolneński � Powiat suwalski

� miasto � wieś

5. GMINA

DANE RESPONDENTA W CELU TELEFONÓW KONTROLNYCH Nazwisko i imię: Miejsce zamieszkania: Tel. e-mail:




Strona1

86

Załącznik 5. Zestawienie tabelaryczne wyników badania CATI wśród mieszkańców

W wersji elektronicznej na płycie CD

Załącznik 6. Zestawienie tabelaryczne wyników badania CAWI wśród administracji publicznej

W wersji elektronicznej na płycie CD

E-PODLASKIE – KIERUNKI ROZWOJU SPOŁECZEŃSTWA...

Documents

Transcript of E-PODLASKIE – KIERUNKI ROZWOJU SPOŁECZEŃSTWA...