ISSN 2543-7224 Nr 1, luty 2017

Drogi użytkowniku Excela,Przejście z  czasu zi-mowego na letni i od-wrotnie, bywa uciążliwe. Dostosowanie wskazań zegarków jest na szczęś-cie, coraz mniej kłopot-liwe. Jeśli jednak chcesz bez obaw o pomyłkę

zerknąć w niedzielny poranek na czas w Twoim urządzeniu, warto mieć świa-domość, kiedy takie zmiany następują. W Excelu wystarczy zastosować dwie proste formuły, aby obliczyć daty, kie-dy zmienia się czas.

Dla czasu letniego: =DATA(A1;4;)--DZIEŃ.TYG(DATA(A1;4;))+1 Dla czasu zimowego: =DATA(A1;11;)--DZIEŃ.TYG(DATA(A1;11;))+1Zwróć uwagę na to, aby liczba wska-zująca rok znajdowała się w komór-ce A1, a wynikowa komórka miała format daty.

Redaktor naczelny „Excel dla Ciebie”

Nietypowe przypadki: wyszukiwanie właściwych informacji w komórkach

Uwaga: opisujemy nietypowe przypadki, w których podobnie działające funkcje ZNAJDŹ() i SZUKAJ.TEKST() dają różne wyniki

Korzystasz z funkcji ZNAJDŹ() i SZUKAJ.TEKST()? Na pierwszy rzut oka działają identycznie i różnią się tylko nazwą. To jednak tylko pozory. Najlepsze rezultaty osiągniesz, używając tych funkcji do różnych zadań. W tej wskazówce objaśniamy, której funkcji używać w określonych sytuacjach.

Przypadek 1: obie funkcje zwracają takie same wyniki

W komórce A1 nazwisko i imię klienta są oddzielone przecinkiem i spacją. Imię i nazwisko chcesz automatycznie przenieść do osobnych komórek. Zarówno funkcją SZUKAJ.TEKST(), jak i ZNAJDŹ() można ustalić pozycję przecinka i następującej po nim spacji. Następnie za pomocą tekstowych FRAGMENT.TEKSTU(), DŁ() i LEWY() można przenieść imię i nazwi-sko do osobnych komórek.

Tabela w przykładzie 1 pokazuje wzory do wygodnego oddzielania imion i nazwisk. Jak widzisz, udaje się to zarówno z funkcją ZNAJDŹ(), jak i z funkcją SZUKAJ.TEKST().

MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE Pliki Excela, przykładowe dane oraz makra do omawianych porad i trików pobierzesz ze strony http://online.wip.pl/download/ex1.zip.

Dalszy ciąg na stronie 2 ►

3 Nowe pomysły na efektowny wykres 4 Jak poradzić sobie

z sortowaniem 6 Sprytny trik z zapisywaniem plików w Excelu 7 Odpowiedzi na pytania

CzytelnikówPokazujemy, jak dobrze dobrać kolory, żeby uwypuklić ważne informacje, które chcesz pokazać na wykresie.

W 7 krokach zobaczysz, jak posortować losowo listę działów, aby nie wzbudzać podejrzeń o preferowanie któregoś z nich.

Otwieranie dużych plików w Excelu jest czasochłonne. Pokazujemy trik, który oszczędzi Ci czasu i nerwów.

Co zrobić, gdy nagle Excel oznacza kolumny cyframi zamiast literami? Odpowiadamy na te i inne pytania Czytelników.

DZIAŁ POMOCY CZYTELNIKOM

Masz pytania? Coś sprawia Ci trudność w pracy z Excelem? Napisz do nas, a otrzymasz od redakcji odpowiedź na swoje pytania. Nasz adres: ex@wip.pl.

Uwaga! Gotowe przykłady i makra do bieżacego wydania możesz pobrać ze strony: http://online.wip.pl/download/ex1.zip

Przykład 1: Kopiowanie imion i nazwisk z komórek

2

Więcej znajdziesz na: www.exceldlaciebie.wip.pl

Przypadek 4: SZUKAJ.TEKST() pozwala na zastosowanie symboli wieloznacznych, np. * i „?”

Funkcja SZUKAJ.TEKST() dopuszcza symbole wieloznaczne lub może z nimi pracować, podczas gdy ZNAJDŹ() ich nie uwzględnia. Excel zna dwa symbole wieloznaczne:

y Gwiazdka oznacza dowolną sekwencję znaków. y Znak zapytania „?” oznacza dokładnie jeden dowolny znak

w sekwencji znaków.W arkuszu tabeli z przykładu 3 użyto znaku zapytania jako tekstu szukanego. Funkcja ZNAJDŹ() szuka i znajduje znak zapytania w tekście, dlatego jako wynik wydaje 7. Funkcja SZUKAJ.TEKST() interpretuje znak zapytania jako znacznik dla dowolnego znaku i jako wynik podaje wartość 1, ponieważ nie zdefiniowano żad-nego innego kryterium wyszukiwania w tym przykładzie.

Przykład 3: w funkcji SZUKAJ.TEKST() można stosować także symbole wieloznaczne

Za pomocą funkcji SZUKAJ.TEKST() można też szukać znaków „*” oraz „?”, bez rozumienia ich jako znaczniki. Przed znakiem należy po prostu postawić tyldę „~”.

Przykład 4: Wyszukiwanie za pomocą SZUKAJ.TEKST()

Sprytny trik: pisownia wielką i małą literą nie gra żadnej roli w podczas wyszukiwania, jeśli stosujesz funkcję SZUKAJ.TEKST(). W ten sposób można za pomocą symboli wielo-znacznych rozpocząć ciekawe wyszukiwania bez zastanawia-nia, z której z opisanych funkcji należy skorzystać.

MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE Pliki Excela, przykładowe dane oraz makra do omawianych porad i trików pobierzesz ze strony http://online.wip.pl/download/ex1.zip.

Błyskawiczna wskazówka: obie formuły z rysunku mogą zostać dopasowane do Twoich potrzeb, jeśli musisz wyciąć tekst z danej komórki:

y Komórka A1 zawiera tekst, który ma zostać podzielony na wiele komórek.

y Część tekstu „, „ w funkcjach ZNAJDŹ() lub SZUKAJ.TEKST() w cudzysłowie zawiera znak rozdzielający i spację, które oddzie-lają imię od nazwiska.

Przypadek 2: gdy chcesz sprawdzić składnięZarówno za pomocą funkcji ZNAJDŹ(), jak i SZUKAJ.TEKST() można sprawdzić, czy występuje określona sekwencja znaków w innej sekwencji znaków: =ZNAJDŹ(wyszukiwany tekst;tekst;pierwszy _ znak) =SZUKAJ.TEKS(wyszukiwany tekst;tekst;pierwszy _ znak)

Obie funkcje co do zasady korzystają z tych samych argumentów: y Wyszukiwany tekst: to tekst, który chcesz znaleźć. Uwaga: Nie

zapomnij o umieszczeniu wyszukiwanego tekstu w cudzysło-wie, zamiast wpisywać go bezpośrednio do funkcji jako odnie-sienie do komórki.

y Tekst: to tekst, w którym chcesz znaleźć wyszukiwany frag-ment. Również tu trzeba umieścić tekstu w cudzysłowie pod-czas wpisywania tekstu bezpośrednio w funkcji.

y Pierwszy znak: ten parametr jest opcjonalny i podaje numer tekstu w argumencie, od którego chcesz zacząć wyszukiwanie. Jeśli pominiesz ten parametr, to Excel automatycznie przyj-mie wartość 1.

Obie funkcje podają pozycję w tekście znaku lub sekwen-cji znaków podanych jako szukany tekst. Jeżeli funkcje nie znajdą poszukiwanych znaków lub tekstów, to zwracają war-tość błędu #ARG!.

Przypadek 3: ZNAJDŹ() odróżnia pisownię wielkimi i małymi literamiFunkcja ZNAJDŹ() umożliwia rozróżnienie między pisow-nią wielkimi i małymi literami, podczas gdy funkcja SZUKAJ.TEKST() pracuje niezależnie od wielkości liter.W arkuszu z przykładu 2 należy wyszukać wielką literę A: Podczas gdy ZNAJDŹ() uwzględnia pisownię i w związku z tym zwraca prawidłowy wynik 2 (drugie miejsce w tekście), to funkcja SZUKAJ.TEKST() rozpoznaje pierwsze miejsce jako wynik. W tym przypadku jest to błąd, ponieważ pierw-sza litera jest mała.

► Dalszy ciąg ze strony 1

Przykład 2: ZNAJDŹ() uwzględnia pisownię wielkimi i małymi literami

WSKAZÓWKA TYGODNIA!Wywołanie menedżera nazw za pomocą kombinacji klawiszy. Menedżer nazw ma dużo zalet. Można wygodnie zarządzać wszystkimi nazwami znajdującymi się w skoroszycie. Menedżer nazw uruchamia się na wstążce Formuły, klikając w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane ikonę Menedżer nazw. Najszybciej wywołasz go kombinacją klawiszy [Ctrl]+[F3].

3

Excel dla Ciebie Luty 2017

Nowe pomysły na następną prezentację

Przemyślane dobieranie kolorów na wykresach

Dzięki tej poradzie Twoi odbiorcy od razu zrozumieją, o co chodzi na wykresie, a Twoja prezentacja będzie wyglądać profesjonalnie. Jeśli chcesz czytelnie przekazać informacje, stosuj się do następującej reguły: mniej oznacza znacznie więcej. Nasza rada: różne kolory stosuj, tylko jeśli kolory mają różne znaczenie. Główną część wykresu oznacz np. odróżniającym się kolorem. W tym artykule przeczytasz, jak profesjonalnie przedstawić liczby kolorami.

Nadmiar kolorów przeszkadzaLewy wykres wygląda wprawdzie kolorowo, ale to wszystko. Pod względem przekazywania informacji różnorodność kolorów nie ułatwia zadania. Wręcz przeciwnie, po wyświetleniu takiej gra-fiki na ścianie podczas swojej prezentacji odbiorcy nie rozpoznają przekazu tego wykresu. Każda kolumna ma swój własny kolor. Uczestnicy spotkania muszą przeczytać nagłówek i potem zna-leźć kolumnę dla sierpnia.

Jak dobrać kolory, by poprawić przekazZupełnie inaczej wygląda prawy wykres : czerwony kolor kolumny dla sierpnia od razu podkreśla przekaz wykresu. Inny kolor wska-zuje na główny przekaz. Oko od razu zwraca uwagę na wartość dla sierpnia, zanim odbiorca przeczyta nagłówek.Winę za zbyt dużą liczbę kolorów ponosi czę-sto jedno ustawienie for-matu: rozróżnianie punktów danych kolorem. Takie usta-wienie powoduje przy-dzielenie innego koloru do każdej kolumny. Tylko w 3 krokach można to ustawie-nie wyłączyć.1. Lewym przyciskiem

myszy kliknij kolumnę na wykresie.

Cała seria danych, czyli kolumna zostaje zazna-czona.

2. Wcisnąć [Ctrl]+[1].

Tak nie: „dziki” dobór kolorów powoduje nieprzejrzystość Tak lepiej: jasność i jednoznaczność dzięki dobremu zastosowaniu kolorów

Wyłącz rozróżnianie kolorów punktów

3. a. Excel 2016/2013: na prawym brzegu okna Excela jest wyświet-lany obszar formatowania szeregów danych Kliknij symbol wypełnienia i linii.

Rozwiń listę Wypełnienie i odznacz ustawienie Różne kolory dla punktów.

b. Excel 2010/2007: Otworzy się okno dialogowe formatowa-nia. Kliknij zakładkę Wypełnienie. W tym miejscu odznacz opcję rozróżniania punktów kolorem. Następnie zamknij okno dialogowe przyciskiem Zamknij.

Cel pierwszy osiągnięty: pozbyliśmy się nadmiaru kolorów i ustawiliśmy jeden kolor do wszystkich kolumn. W drugim etapie wyróżnisz kolumnę dla sierpnia kolorem rzucającym się w oczy.1. Lewym przyciskiem myszy kliknij na wykresie kolumnę dla

sierpnia. Wówczas tylko ta kolumna zostanie zaznaczona.2. a. Excel 2016/2013: w obszarze formatowania, po kliknięciu

symbolu wypełnienia trzeba sformatować punkt danych dla sierpnia. Nadaj tej kolumnie własny kolor (w tym przypadku czerwony).

b. Excel 2010/2007: w polu dialogowym formatowania należy przejść do Wypełnienie. Jako kolor wypełnienia wybierz czer-wony. Swoje ustawienia należy potwierdzić, klikając OK.

Jakie z tego wynikają korzyści? Przez profesjonalne sformatowanie własnych wykresów Twoi słuchacze na pierwszy rzut oka rozpoznają przekaz. Sprawdza się powiedzenie: jeden obraz często mówi więcej niż tysiąc słów. W ten sposób można ułatwić zrozumienie informacji i zaciekawić odbiorców.

MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE Pliki Excela, przykładowe dane oraz makra do omawianych porad i trików pobierzesz ze strony http://online.wip.pl/download/ex1.zip.Plik do tego przykładu: wykresy.xlsx

4

Więcej znajdziesz na: www.exceldlaciebie.wip.pl

Jak poradzić sobie z Excelem

Wystarczy 7 kroków, a dowolnie posortujesz listę działów

Często sortujesez dane według wybranych kryteriów rosnąco lub malejąco? Jak postąpić jednak, jeśli nie chcesz posortować listy według pewnych kryteriów, ale jak w grze w karty „potasować” listę całkiem losowo? Na przykład gdy chcesz przeanalizować symulację lub stworzyć przypadkową próbę losową dla analizy statystycznej. Dowiedz się, jak szybko posortować listę w losowej kolejności!

Krok 1: Utwórz kolumnę pomocnicząZałóżmy, że w Twoim przedsiębiorstwie wszystkie działy mają zostać sprawdzone przez audyt w przypadkowej kolejności. W przeszłości wśród kolegów pojawiała się plotka, że działy, w których pracują Twoi znajomi czy rodzina, specjalnie otrzy-mały późniejszy termin. Aby nie powodować podejrzeń o fawo-ryzowanie któregoś z działów, szef prosi Cię o stworzenie listy działów w losowej kolejności.

Otwórz przykładowy plik losowa_lista.xlsx. Kliknięciem myszy aktywuj pierwszą tabelę ze źródłowymi danymi. Wszystkie działy są wymienione w kolumnie A . Dla lepszej przejrzy-stości należy stworzyć pomocniczą kolumnę z bieżącą nume-racją. W tym celu w komórce B2 wystarczy wpisać wartość 1. Kursorem najedź na dolny prawy róg komórki B2 (pole wypeł-niania). Kursor zamienia się w znak plusa oznaczającego kopio-wanie. Przeciągnij myszą kwadracik z wciśniętym przyciskiem [Ctrl] do dołu do kolumny B11. Wartości są automatycznie zwiększane o 1 dla każdego wiersza.

Krok 2: Wygeneruj losowo liczby

Aby pomieszać wpisy na liście jak w grze w karty, potrzebne jest kryterium, według którego może postępować Excel. Ponie-waż podczas mieszania nie postępuje się według żadnego kryte-rium, to należy postępować według zasady losowości. Kluczem jest zastosowanie losowej liczby jako kryterium.

Wygenerowanie takich liczb umożliwiają dwie funkcje: LOS() i LOS.ZAKR():

y Za pomocą funkcji LOS() jest generowana dowolna liczba między 0 a 1,

y Za pomocą funkcji LOS.ZAKR()generuje się liczbę całkowitą z określonego zakresu.

Dla każdego wiersza potrzebujesz losowej liczby całkowitej z prze-działu od 1 do liczby wpisów na liście, czyli liczbę między 1 a 10. To zadanie wykona funkcja LOS.ZAKR(). W kolejnej kolumnie pomocniczej C zostaną wygenerowane losowo liczby między 1 a 10 dla każdego wiersza. Formuła dla komórki C2 wygląda tak: =LOS.ZAKR (1;10)Pierwszy argument 1 w funkcji podaje dolną granicę przedziału, a drugi argument 10 górną granicę. Funkcję należy podwójnym kliknięciem w dolny prawy róg skopiować dalej do dołu.

Krok 3: Wklej przypadkowe liczby

Uwaga: funkcja LOS.ZAKR() podczas każdego obliczania sko-roszytu generuje nowe wartości. Ponieważ nie po każdym wpro-wadzeniu komórek do pliku chcesz pracować z innymi liczbami losowymi, można zastosować następujący trik.

Zaznacz zakres C2:C11 i skopiuj go do schowka kombinacją [Ctrl]+[C]. Wciśnij kombinację klawiszy [Ctrl]+[Alt]+[V] i wklej przypadkowe liczby zakresu w to samo miejsce jako wartości . W nowym oknie dialogowym Wklej specjalnie zaznacz opcję Wartości i kliknij OK. Formuły w komórkach zostaną zastąpione wartościami, a zakres C2:C11 zostanie zaznaczony ruchomą ramką.

Pomocnicza kolumna do bieżącej numeracji

Przypadkowe liczby w kolumnie pomocniczej C

MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE Pliki Excela, przykładowe dane oraz makra do omawianych porad i trików pobierzesz ze strony http://online.wip.pl/download/ex1.zip.Plik do tego przykładu: losowa_lista.xlsx

5

Excel dla Ciebie Luty 2017

Naciśnij [Enter], aby zatwierdzić zmiany. Jak zauważysz, otrzy-mane liczby nie odpowiadają oczekiwaniom, np. poszczególne wartości występują wielokrotnie.

Krok 4: Wyraźnie sformatuj wartości powtarzające się wielokrotnieWartości powtarzające się wielokrotnie na liście warto oznaczyć kolorem. W tym celu zaznacz zakres C2:C11. Na wstążce Narzę-dzia główne kliknij kolejno Formatowanie warunkowe/Reguły wyróżniania komórek/Duplikujące się wartości. W nowym oknie dialogowym Duplikujące się wartości wybierz, jakim kolorem wyróżniać duplikaty. Wybrane ustawienia potwierdź, klikając OK. W efekcie wielokrotnie występujące wartości na liście zostaną automatycznie wyróżnione jasnoczerwonym wypełnieniem (patrz kolumna C w ).

Krok 5: Wygeneruj unikalne liczby losowePo odpowiednim zmodyfikowaniu otrzymanych losowych liczb w kolumnie C staną się one unikalne. W tym celu stwórz nową kolumnę D i odnieś się do kolumny C. Zsumuj wartości kolumny C z wartościami aktualnego numeru wiersza i podziel tę war-tość przez 10000. Numer wiersza danej komórki otrzymuje się funkcją WIERSZ(). W komórce D2 wpisz następujący wzór :C2+WIERSZ()/10000

Modyfikacja liczb losowych

Dzielnik 10000 został wybrany arbitralnie. Na tej liście możesz wpisać także 100, 1000 lub 100000. Ważne jest tylko, aby nie było powtarzających się wartości. Poprzez dodawanie nie powinny powstawać liczby znajdujące poza zakresem od 1 do 10. Dla-tego dzielnik 10 mógłby być problematyczny w tym przypadku.

Krok 6: Ustal pozycjęZa pomocą kolejnej kolumny pomocniczej (kolumna E w ) należy ustalić pozycję na liście dopiero co zmodyfikowanej liczby losowej (kolumna D). Aby zagwarantować kompatybilność ze starszymi wersjami Excela, zastosuj funkcję POZYCJA(). Ma ona następującą składnię: POZYCJA(LICZBA; LISTA; [LP])

Pierwszy argument LICZBA jest wartością, dla której ustala się pozycję na wskazanej liście (LISTA). Za pomocą LP określa się, jak należy wyznaczyć pozycję LICZBY. Gdy LP występuje jako 0 (zero) lub nie jest podana, to najmniejsza wartość na liście ma ostatnią pozycję.

Po nadaniu wartości 1 najmniejsza wartość na liście jest wyda-wana z pozycją. Dla komórki E2 zastosuj wzór: =POZYCJA (D2;$D$2:$D$11;1). Skopiuj ten wzór do następnych komórek, pamiętając o bezwzględnych odniesieniach do komórek w argu-mencie listy.

Wówczas w kolumnie E do każdego wpisu na liście przyporząd-kujesz liczbę od 1 (pierwszy wpis na liście) do 10 (ostatni wpis na liście).

Krok 7: Generowanie losowej listyW ostatnim kroku w kolumnie F do każdej pozycji przydziela się odpowiedni dział. W tym celu należy w komórce F2 zasto-sować funkcję INDEKS(), a z kolumny E pobrać kolejność wpi-sów: =INDEKS($A$2:$A$11;E2)

Za pomocą funkcji INDEKS() pobiera się określoną wartość z zakresu. Zakres $A$2:$A$11 zawiera oryginalną listę wyjściową z nazwami działów. Wartość pobrana z komórki E2 wskazuje na 5. pozycję z oryginalnej listy. Teraz należy wziąć 5 wpis z listy działów – na przykład Kontroling. Wzór należy skopiować w dół podwójnym kliknięciem w prawym dolnym rogu.

Docelowo kolumna F zawiera losowo ułożoną listę działów . Audyt może się rozpocząć.

Wymieszana lista do kontroli w ramach audytu.

Obie zaprezentowane funkcje LOS() i LOS.ZAKR() oszczędzą Ci dużo czasu, także jeśli zamierzasz sprawdzić nowe opraco-wane modele kalkulacyjne lub analizy przed uruchomieniem danych testowych. Zamiast wymyślania jakichś liczb i ręcznego ich wpisywania, wystarczy wspomóc się jedną z wymienionych funkcji – i gotowe!

Obie zaprezentowane funkcje LOS() i LOS.ZAKR() oszczędzą Ci dużo czasu, także jeśli zamierzasz sprawdzić nowe opra-cowane modele kalkulacyjne lub analizy przed uruchomie-niem danych testowych. Zamiast wymyślania w głowie jakichś liczb i ręcznego ich wpisywania, wystarczy wspomóc się jedną z wymienionych funkcji – i gotowe!

MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE Pliki Excela, przykładowe dane oraz makra do omawianych porad i trików pobierzesz ze strony http://online.wip.pl/download/ex1.zip.Plik do tego przykładu: losowa_lista.xlsx

6

Więcej znajdziesz na: www.exceldlaciebie.wip.pl

Trik zwiększający efektywność, który dodatkowo oszczędzi Ci wielu nerwów

Sekretny trik z zapisywaniem: tak oszczędzisz cenny czas podczas pracowania z dużymi plikamiZnasz problem z bardzo dużymi skoroszytami? Pliki reagują wyraźnie wolniej. Widać to od razu po otwarciu skoroszytu, gdy przez kilka sekund musisz czekać na wykonanie jakiejkolwiek akcji. Nasza wskazówka: zapisz plik w formacie XLSB. W ten sposób zmniejszysz wielkość pliku o 50%, a nawet więcej.

Dzięki kilku kliknięciom zapiszesz plik błyskawicznie w formacie XLSBZmiana formatu pliku jest prosta. Po otwarciu skoroszytu możesz tę czynność wykonać w 2 krokach:1. Na liście Plik kliknij Zapisz jako. Jeszcze szybciej można wcis-

nąć [Alt]+[F2] lub klawisz [F12].2. Otworzy się okno dialogowe Zapisz jako. Jak zwykle ustaw

istotne parametry zapisywania jak nazwa pliku, miejsce zapisu itd. W polu Zapisz jako typ zmień format na skoroszyt binarny Excel .

Ustawienie formatu pliku skoroszytu binarnego Excel

Zatwierdź ustawienie, klikając Zapisz. Twój plik otrzyma wów-czas rozszerzenie XLSB zamiast XLSX. To wszystko. Więcej nic nie trzeba. Proszę jednak nie zapomnieć o skasowaniu wcześ-niejszego pliku w formacie XLSX.

Dlaczego wielkość pliku się zmniejsza?Standardowy format pliku XLSX Excela bazuje na otwartym formacie plików XML i zawiera wiele kodowań lub informa-cji, które są czytelne również w innych zastosowaniach. Przez zmianę formatu pliku na XLSB te informacje nie są już zapisy-wane i w związku z tym zmniejsza się wielkość plików. Chociaż plik może być wówczas odczytywany tylko w Excelu. Format XLSB jest porównywalny z formatem pliku XLS wcześniejszych wersji Excela, który był formatem binarnym.

Dwie zalety XLSB y Zapisujesz mniej informacji, więc pliki są mniejsze.

y Dzięki mniejszej wielkości pliku wydajność podczas zapisy-wania i otwierania jest większa.

y Makra możesz zapisać bezpośrednio w formacie XLSB. Zmiana typu pliku na XLSM – jak w przypadku XLSX – nie jest dostępna w celu korzystania z makr w skoroszycie. Uwaga: ze względów bezpieczeństwa może to zostać uznane jako wada.

W niektórych podręcznikach lub na forach można przeczytać, że formuły w plikach XLSB są szybciej obliczane, a skoroszyty są stabilniejsze i rzadziej się zawieszają. Nie jest to prawdą! For-mat pliku nie ma nic wspólnego z szybkością obliczania formuł.

Dwie wady XLSB y Bezpieczeństwo: nie od razu widzisz, czy plik zawiera makra

czy nie. Jeżeli taki plik zostanie pobrany z Internetu na kom-puter, to stanowi on zagrożenie. Przed otwarciem sprawdź plik za pomocą aktualnego programu antywirusowego.

y Brak kompatybilności z innymi programami jak na przykład OpenOffice: XLSB jest binarnym formatem pliku i może być używany tylko w Excelu. XLSX natomiast opiera się na forma-cie XML i może być przetwarzany także przez inne programy.

Rada dla CzytelnikówCo do zasady lepiej stosować formaty XLSX lub XLSM dla plików, które zawierają makra. Wówczas mowa o standardowych forma-tach Microsoftu, których dane mogą być przetwarzane również za pomocą narzędzi innych firm. Oprócz tego widać natychmiast po rozszerzeniu pliku, czy skoroszyt zawiera makra.

W przypadku bardzo dużych plików Excela stosowanie plików typu XLSB jest dobrą alternatywą. Przez zmniejszenie wielkości pliku oszczędzisz dużo czasu podczas zapisywania i otwierania plików. Najlepiej poinformować swoich klientów, jeśli przesyłasz taki plik. Dzięki temu unikniesz niepewności klientów związa-nej z bezpieczeństwem.

SKRÓTY KLAWISZOWE ZWIĄZANE Z ZAPISYWANIEMKlawisz [F12] służy do otwierania okna dialogowego Zapisz jako. Czy znasz również inne polecenia, które można wykonać z użyciem skrótów klawiaturowych z klawiszem [F12]: y [Ctrl]+[F12] otwiera okno dialogowe Otwórz

– analogicznie jak [Ctrl]+[O]. y [Shift]+[F12] zapisuje plik – analogicznie jak

[Ctrl]+[S]. y [Ctrl]+[Shift]+[F12] otwiera dialog drukowania

z widokiem strony. Kombinacja klawiszy działa identycznie jak [Ctrl]+[P].

7

Excel dla Ciebie Luty 2017

Jak skasować obliczone pola w tabeli przestawnej?Pola obliczeniowe umożliwiają rozszerzenie tabeli przestawnej o dodatkowe informacje. Wskutek różnych testów mam teraz w tabeli przestawnej wiele pól obliczeniowych, których już nie potrzebuję. Jak mogę je skasować?

Niepotrzebne pole kasuje się błyskawicznie.1. Kliknij komórkę tabeli przestawnej. Na wstążce pojawi się

kontekstowe menu narzędzi tabeli przestawnej.2. a. Excel 2016/2013: Otwórz wstążkę Analiza. W grupie pole-

ceń Obliczenia kliknij rozwijane pole Pola, elementy i zestawy i następnie Pole obliczeniowe.

b. Excel 2010: W spisie narzędzi tabeli przestawnej kliknij Opcje/Pola, elementy i zestawy/Pole obliczeniowe.

c. Excel 2007: kliknij sekwencję poleceń Narzędzia/Formuły/Pole obliczeniowe.

3. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego. Rozwiń listę w polu Nazwa.

4. Wybierz z listy pole, które chcesz skasować.

Jak zachować porządkowe i kasować niepotrzebne pola obliczeniowe

5. Następnie kliknij przycisk Usuń. Kroki od 3 do 5 powtórz dla wszystkich obliczonych pól, które zamierzasz usunąć.

6. Następnie kliknięciem OK zamknij okno dialogowe.

Jak widać, pole jest natychmiast usuwane zarówno z listy, jak i z tabeli przestawnej.

Litery z nagłówków moich kolumn zniknęły. Co teraz?Excel nagle w moich skoroszytach nie pokazuje liter kolumn. Kolumny podobnie jak wiersze są numerowane. Gdy otwieram pliki u moich kolegów, to kolumny znów są oznaczone literami. Jak przywrócić standardowy opis kolumn?

Jeśli Excel zamiast liter oznacza kolumny liczbami, to rozwiąza-nie problemu tkwi w opcjach tego programu.

Liczby zamiast liter w opisach kolumn

Wystarczy kilka chwil, aby przywrócić właściwe oznaczenie kolumn.

W tym celu:1. Otwórz opcje Excela. W Excelu 2016/2013 i 2010 przejdź do

Plik/Opcje. W Excelu 2007 kliknij przycisk Office, a następ-nie Opcje.

2. Na lewym pasku nawigacyjnym kliknij Formuły.3. W prawym oknie w obszarze Praca z formułami jest aktywne

pole Styl odwołania W1K1. Odpowiada ono za wyświetlanie opisów kolumn jako liczby. Należy usunąć ptaszek z pola stylu odwołania W1K1 i zamknąć opcje Excela, klikając OK.

Pytania Czytelników

Z tej rubryki dowiesz się, które rozwiązania mogą być pomocne w codziennej pracy z Excelem. Nawet jeżeli masz nietypowe wyzwania związane z Excelem, proszę opisz swój problem i napisz nam wiadomość na adres ex@wip.pl – redakcja z chęcią odpowie na Twoje pytania!

Redaktor naczelny,Rafał Janus

Excel dla Ciebie – praktyczne triki i przykładyRedaktor prowadzący: Rafał JanusWydawca: Paweł RączkaKoordynacja produkcji: Mariusz JezierskiKorekta: ZespółSkład i łamanie: Raster studioISSN: 2543-7224Druk: Miller Druk sp. z o.o.03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel. 22 614 17 67

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł.

Publikacja „Excel dla Ciebie – praktyczne triki i przykłady” jest chroniona prawem autor-skim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji „Excel dla Ciebie – praktyczne triki i przykłady” – bez zgody wydawcy – jest zabro-niony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.© Copyright 2017 by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017

8

Więcej znajdziesz na: www.exceldlaciebie.wip.pl

AXC0

1

Jak przechytrzyć Excela i pracować efektywniej

Praktyczne wskazówki i triki przydatne w codziennej pracy

W ramach eksperckiej pomocy odpowiadamy na interesujące pytania dotyczące praktycznego zastosowania Excela.Poniżej znajdują się 3 wskazówki, które natychmiast możesz zastosować.

Wskazówka 1: Jak zapanować nad pracą nawet w przypadku korzystania z wielu arkuszy narazExcel nie ma wyznaczonej maksymalnej liczby arkuszy w skoro-szycie. Granicą jest jedynie pamięć operacyjna komputera. Jeżeli w jednym skoroszycie utworzysz wiele arkuszy, to wybranie odpo-wiedniego arkusza może być czasochłonne. Dzięki temu trikowi błyskawicznie dotrzesz do poszukiwanego skoroszytu.Prawym przyciskiem myszy należy kliknąć strzałki nawigacyjne, które znajdują się przy dolnej krawędzi okna Excela .a. Excel 2016/2013: Otworzy się okno dialogowe Uaktywnianie,

w którym po kolei wymienione są wszystkie arkusze danego skoroszytu.

Podwójne kliknięcie wybranej nazwy arkusza powoduje przej-ście do tego arkusza w skoroszycie.

b. Excel 2010/2007: We wcześ-niejszych wersjach Excela po kliknięciu prawym przyci-skiem myszy w pierwszym etapie wyświetla się tylko 15 pierwszych arkuszy. Kli-kając lewym przyciskiem myszy nazwę arkusza, prze-chodzi się bezpośrednio do danego arkusza. Jeśli poszu-kiwany arkusz nie znaj-duje się wśród pierwszych 15 wymienionych arkuszy, to pod koniec listy kliknij wpis Dalej . Następnie również w tej wersji Excela otwiera się Okno dialogowe Uaktywnianie ze wszystkimi arkuszami skoroszytu.

Dwukrotne kliknięcie wybra-nej nazwy powoduje przejście do pożądanego arkusza.

Wskazówka 2: Tylko dzięki jednej komendzie skasujesz jedynie format komórki – a nie jej treśćJako częsty użytkownik Excela znasz liczne możliwości forma-towania komórki: rodzajem czcionki, wielkością czcionki, tłem komórki, ramką i wiele innych.W niektórych tabelach znajduje się ich znacznie więcej. Jeżeli przesadzisz z formatowaniem i chcesz przedstawić komórki ponownie bez formatowania, skorzystaj z tej szybkiej wskazówki: Zaznacz komórki i kliknij na wstążce Narzędzia główne. W obsza-rze Edytowanie kliknij symbol Wyczyść. Wybierz polecenie Wyczyść formaty .

Wskazówka: Wykonując to polecenie, usuwasz tylko formato-wanie komórek. Treści, formuły, komentarze i istniejące hiper-linki pozostają nienaruszone.

Wskazówka 3: Wprowadzając dane przez klawiaturę numeryczną, oszczędzasz czas

Czy często korzystasz z klawiatury numerycznej do wprowadza-nia wartości liczbowych. Jeżeli w międzyczasie chcesz szybko wpi-sać wartość daty przez klawiaturę numeryczną, to nie znajdziesz na niej kropki do oddzielania wartości liczbowych. Pokażę jed-nak trik, jak nie odrywać dłoni od klawiatury numerycznej pod-czas wprowadzania daty. Podczas wprowadzania wartości daty zamiast kropki stosuj symbol slash „/” lub znak odejmowania „-”. Z 01/12/16 lub 01-12-16 po wciśnięciu klawisza [Enter] natych-miast pojawi się wartość daty 01.12.16.

Ci, którym zależy na czasie, nawet nie podają cyfry reprezen-tującej rok. Aby wpisać datę z bieżącego roku przez klawiaturę numeryczną, wystarczy podać tylko dzień i miesiąc ze znakiem rozdzielającym. Excel automatycznie doda rok. Excel zamieni zatem wpis 01-10 na 01.10.16. Choć wówczas data jest pokazy-wana w formacie DD.MM.RR

Błyskawiczne przejście: Pole dialogowe Uaktywnianie z kompletną listą arkuszy w Excelu 2016/2013

Szybko załatwione: za pomocą tylko jednego polecenia cofa się całe formatowanie

Lista pierwszych 15 arkuszy