dr Ewa Perłakowska (NDAP)

dr Ewa Perłakowska (NDAP)

RozporządzeniePrezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy

Forum Sekretarzy MałopolskiMałopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji

7 czerwca 2011 r.

REGULACJE PRAWNEDAWNE I NOWE

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)

Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.);

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)


Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519);


Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181) ;

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.)

art. 14 § 1

Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

PODSTAWY PRAWNE

Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r.

art. 6 ust. 1


art. 6 ust. 2


art. 6 ust. 2b


art. 5 ust. 1


art. 5 ust. 2

Stan prawny – rozporządzenie z 16.09.2002 r.

§ 3

Stan prawny – rozporządzenie z 30.10.2006 r.

§ 5

Stan prawny – rozporządzenie z 26.02.2010 r.§ 2 i § 3

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

Z DNIA 18 STYCZNIA 2011 R.W SPRAWIE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ, JEDNOLITYCH RZECZOWYCH WYKAZÓW

AKT ORAZ INSTRUKCJI W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA

ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH

(DZ. U. NR 14, POZ. 67 I NR 27, POZ. 140)

WCZEŚNIEJ OBOWIĄZUJĄCE

WYKAZY AKTW ADMINISTRACJI

TERENOWEJ

Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 22 grudnia 1975 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej;

Zarządzenie Nr 15 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej oraz Zarządzenie Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej

rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), wydane na podstawie art. art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;

rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074), wydane na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym;

rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073), wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa;

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109), wydane na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie

ZAKRES PODMIOTOWYart. 6 ust. 2a ustawy

§ 1 rozporządzenia

ZAKRES PRZEDMIOTOWYart. 6 ust. 2b ustawy

§ 1 rozporządzenia

UKŁAD TREŚCI ROZPORZĄDZENIA

§ 1 ust. 1 – zakres podmiotowy i przedmiotowy § 1 ust. 2 – zdefiniowanie pojęcia „kierownik

podmiotu” § 1 ust. 3 – obsługa organów stanowiących: gminy,

powiatu i województwa § 2 – podstawowe definicje dla rozporządzenia i

jego załączników § 3 – instrukcja kancelaryjna § 4 – jednolity rzeczowy wykaz akt § 5 – instrukcja archiwalna § 6 – przepisy przejściowe i dostosowujące § 7 i § 8 – okres obowiązywania

Instrukcja kancelaryjna – zał. nr 1 § 3

załączniki do instrukcji kancelaryjnej nr 1 – struktura metadanych (s. 21):

A – przesyłka wpływająca B – przesyłka wychodząca C – elementy akt sprawy niebędące przesyłkami D - sprawa

nr 2 – minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (s. 28)

Jednolite rzeczowe wykazy akt – zał. nr 2-5§ 4

Instrukcja archiwalna – zał. nr 6

§ 5

załącznik do instrukcji archiwalnej warunki wilgotności i temperatury w

pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

PODSTAWOWE TERMINY I ZASADY PRACY KANCELARYJNEJ I

ARCHIWALNEJ

Wartość archiwalna dokumentacji

§ 4 ust. 7 rozporządzenia

WAŻNE DEFINICJE

Podmiot (§ 1)to organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa i organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy Kierownik podmiotu (§ 1)odpowiednio, wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki

WAŻNE DEFINICJE

Archiwista (§ 2 pkt 2)realizujący zadania archiwum zakładowego pracownik podmiotu Koordynator czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i

3 IK)pracownik wyznaczony przez kierownika podmiotu do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; funkcja powierzana archiwiście

WAŻNE DEFINICJE

Kierownik komórki organizacyjnej (§ 2 pkt 3)osoba kierująca komórką organizacyjną lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań Prowadzący sprawę (§ 2 pkt 8)osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy

WAŻNE DEFINICJE

Komórka organizacyjna (§ 2 pkt 4)wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy Komórka merytoryczna (§ 7 pkt 4 IK)komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie Punkt kancelaryjny (§ 7 pkt 7 IK)komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek

WAŻNE DEFINICJE

Sprawa (§ 2 pkt 12)zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości Akta sprawy (§ 2 pkt 1)dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania Teczka aktowa (§ 2 pkt 15)materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej

WAŻNE DEFINICJE

Pismo (§ 2 pkt 7)wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia Odwzorowanie cyfrowe (§ 2 pkt 6)dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru Naturalny dokument elektroniczny (§ 7 pkt 5 IK)dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej

WAŻNE DEFINICJE

Przesyłka (§ 2 pkt 9)dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Metadane (§ 2 pkt 5)zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie

WAŻNE DEFINICJE

Skład chronologiczny (§ 2 pkt 10)uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD Skład informatycznych nośników danych (§ 2 pkt

11)uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej

SYSTEM TRADYCYJNY

§ 2 pkt 14 i rozdział 3 IKsystem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

SYSTEM EZD

§ 2 pkt 13 i rozdział 2 IK

system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

WYBÓR SYSTEMU§ 1 ust. 2-5 IK

§ 1 ust. 7 i 8 IK

NADZÓR NAD CZYNNOŚCIAMI KANCELARYJNYMI

§ 2 IK

OBOWIĄZKI KIEROWNIKA PODMIOTU WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA

§ 6 ust. 9 rozporządzenia – dostosowanie lokalu archiwum zakładowego do wymogów rozporządzenia – w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia (20.01.2016);

§ 1 ust. 3 i 8 IK – wskazanie podstawowego systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych: tradycyjny lub EZD oraz poinformowanie o tym archiwisty;

§ 1 ust. 5-6 IK – wskazując podstawowy system do wykonywania czynności kancelaryjnych, można określić wyjątki poprzez wskazanie klas z JRWA;

§ 2 ust. 3 IK – powierzenie archiwiście funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;


SYSTEM EZD (1)

§ 16 ust. 2 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny;

§ 17 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4;

§ 20 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD;


SYSTEM EZD (2)

§ 21 ust. 8 IK – ustalenie sposobu udostępniania przesyłek nieodwzorowanych lub tych na informatycznych nośnikach danych w okresie gdy sprawy są w toku;

§ 22 ust. 1 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;

§ 30 ust. 2 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;


SYSTEM TRADYCYJNY (1)

§ 42 ust. 3 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny;

§ 47 ust. 3 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;

§ 54 ust. 3 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;

PODZIAŁ DOKUMENTACJI

§ 4 IK

Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

tworzącą akta spraw;

nietworzącą akt spraw.


§ 5 IK

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw.

Znak sprawy:

ABC.123.77.2011

ABC-D-II.123.77.2011.MP

ABC.123.78.3.2011


§ 6 IK

Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

Przykłady

SPIS SPRAW, REJESTRY, EWIDENCJE

§ 7 pkt 12 IKSpis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej

(dane w spisie spraw w systemie EZD - § 27

dane w spisie spraw w systemie tradycyjnym - § 53)


§ 7 pkt 8-11 IK


§ 13 IK (EZD)

§ 40 IK (tradycyjny)

RELACJE KOMÓREK§ 8 i § 9 IK

Na podstawie pisma przychodzącego

Utwórz sprawę

Dokument, który

wpłynął

System pamięta opis nadany

dokumentowi, który wpłynął

(1) poprawiamy opis sprawy – to

ułatwia WYSZUKIWANIE !

!!!

(2) Przycisk do nadania znaku

sprawy

Tu trzeba zaznaczyć, by

pokazał się cały wykaz akt

Wybieramy klasę z wykazu akt

Potwierdzamy dokonany wybór

klasy z wykazu akt

Tu już widać zapowiedź

znaku sprawy

Potwierdzamy założenie sprawy przez przycisk OK

Można dokonać wyboru osób

uczestniczących w sprawie i nadać im uprawnienia, ale wcześniej trzeba wybrać te osoby

Potwierdzenie dokonanego

wyboru

Jeżeli tego nie wybierzemy, upoważniona

osoba nie będzie widzieć

dokumentów w sprawie

Po zarejestrowaniu sprawy

Tu już widać

sprawę

Gdy zapomnieliśmy przydzielić sprawę,

można wykorzystać ten przycisk

Przez ten przycisk można modyfikować opis sprawy i stan jej

załatwienia

Zakładanie sprawy bez pisma przychodzącego, tzw. sprawa własna

Przez „Nowy”

Zaczynamy od opisu sprawy, itd.

Dołączanie dokumentów z poziomu sprawy

Sprawa

Przycisk „dołącz dokument”

Dołączanie dokumentu do sprawy z poziomu dokumentu

Dokument

Przycisk „Dołącz do sprawy”

Przez „Nowy” można:

Założyć nową

sprawę Wprowadzić do systemu

nowy dokument

Wyznaczyć zastępcę. WAŻNE

DLA KIEROWNIKÓW

REJESTRACJA SPRAWI PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

W TECZKACH

REJESTRACJA SPRAW

§ 4 ust. 6

Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw

REJESTRACJA SPRAW

§ 5 ust. 6 IK

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw.

dotyczy zarówno systemu EZD, jak i systemu tradycyjnego

2011 ----- DOP 403 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki

Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła:

Znak pisma: Data:

Data:wszcz. zakoń.

Uwagi:

1 wniosek o zniszczenie akt Fabryki Skór w Krakowie

POLSKÓR S.A.

DA.123/06 03.01

06.01 MP

2 podteczka na wnioski o brakowanie akt w jednostkach samorządowych

3 wniosek o zniszczenie akt Kopalni Soli WIELICZKA

Kopalnia Soli WIELICZKA

DA.0123-1/06

10.01

12.01 ER

DOP. 403.1.2011

2011 ----- DOP 403.2 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – jednostki samorz.

rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki

Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła:

Znak pisma: Data:

Data:wszcz. zakoń.

Uwagi:

1 wniosek o zniszczenie akt Gminnej Rady Narodowej w Kłaju

Urząd Gminy w Kłaju

OG.0823-1/06

06.01

09.01 PK

2 wniosek o zniszczenie akt Urzędu Gminy w Kłaju (sprzed 1990 r.)

Urząd Gminy w Kłaju

OG.0823-2/06

06.01

09.01 PK

DOP.403.2.1.2011

...............................................

DOP.403 kat. A

.....................

2011

...............................................

DOP.403.2 kat. A

.....................

2011

2011 ---- DOP 0531 Konferencje prasowe i wywiady

rok referent symbol kom. org.

oznacz. teczki

tytuł teczki wg wykazu akt

Lp. SPRAWA(krótka treść)

Od kogo wpłynęła Data UWAGI(sposób

załatwienia)znak pisma z dniawszczęci

a sprawy

ostatecznego

załatwienia

1 konferencja prasowa Prezydenta Miasta w dn. 15.01. nt. projektu budżetu Miasta

--- 12.01 20.01 ED

--- ---

2 podteczka „Wywiady Prezydenta Miasta udzielane mediom zagranicznym”

3 konferencja prasowa Sekretarza Miasta w dn. 20.01. nt. wdrożenia w urzędzie systemu do elektronicznego załatwiania spraw

---- 17.01 24.01 KG

--- ----

DOP.0531.1.2011

2011 ---- DOP 0531.2 Konferencje prasowe i wywiady – wywiady Prezydenta Miasta udzielane mediom zagranicznym

rok referent symbol kom. org.

oznacz. teczki

tytuł teczki wg wykazu akt

Lp. SPRAWA(krótka treść)

Od kogo wpłynęła Data UWAGI(sposób

załatwienia)znak

pisma z dniawszczę

cia sprawy

ostatecznego

załatwienia

1 autoryzacja wywiadu Prezydenta Miasta dla France 24

France 24 15.01 19.01 ED

brak 13.01

2 autoryzacja wywiadu Prezydenta Miasta dla BBC

BBC 19.02 22.02 ED

brak 15.02

DOP.0531.2.1.2011

TECZKI

§ 2 pkt 15 IK

teczka aktowa – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§ 53 ust. 2 IK

Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt

dotyczy systemu tradycyjnego

TECZKI

§ 53 ust. 4 IK

teczki wieloletnie

§ 53 ust. 5 IK

teczki dla przedmiotu lub podmiotu sprawy w obrębie tej samej grupy rzeczowej § 53 ust. 6 IK

teczki zbiorcze § 53 ust. 7 IK

teczki dla akt jednej sprawydotyczy systemu tradycyjnego

...............................................

DOP.403 kat.A

.....................spis spraw

2011

...............................................

DOP.403 kat.A

.....................Szkoła Podstawowa

nr 245

sprawy nr 1, 4, 7, 10

2011

...............................................

DOP.403 kat.A

.....................Przedszkole nr 5

sprawy nr 2, 5, 8, 11

2011

...............................................

DOP.403 kat.A

.....................Gimnazjum nr 67

sprawy nr 3, 6, 9, 12

2011

...............................................

DOP.403 kat.A

.....................

2011 - 2013

...............................................

WKS.220 kat.BE50

Akta osoboweWeronika Musiał

1999 - 2012

...............................................

DOP.403.3.2011 kat.A

.....................

2011

JEDNOLITY RZECZOWYWYKAZ AKT (JRWA)

BUDOWA JRWA

§ 4 ust. 1

Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie JRWA przez:

oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo

jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

BUDOWA JRWA

§ 4 ust. 4

Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w

oparciu o kryteria rzeczowe,

systemie klasyfikacji dziesiętnej,

ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt

BUDOWA JRWA – JEDNOLITOŚĆ KLASYFIKACJI

§ 4 ust. 5

Jednolitość klasyfikacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu

BUDOWA JRWA – KWALIFIKACJA ARCHIWALNA

§ 4 ust. 7

Ustalenie kwalifikacji polega na przyporządkowaniu klasom końcowym oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

dr Ewa Perłakowska (NDAP)

Documents

Transcript of dr Ewa Perłakowska (NDAP)