Dokumentacja pracownicza. · 2018-12-31 · Planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji...

Dokumentacja pracownicza.

Anna Kamińska-Pietnoczko

Akty prawne

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego

przepływu takich danych (Dz.Urz. UE L Nr 119, s. 1)

Kodeks pracy – trwają prace nad nowelizacją KP w zakresie danych

osobowych.

Rozporządzenie MPIPS z 8.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia

przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze

stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych

pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) – trwają prace nad nowym

rozporządzeniem.

Ustawa z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze

skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich

elektronizacją (Dz.U. poz. 357)– wchodzi w życie 1.1.2019 r.

Ustawa o tzw. „elektronizacji”

Zakres zmian:

1. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

2. Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej –

możliwość wprowadzenia.

Okres przechowywania dokumentacji

pracowniczej – nowe zasady od

1.1.2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w

sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt

osobowych pracownika:

osoby zatrudnione przed 1.1.1999 r. – 50 lat

osoby zatrudnione w okresie od 1.1.1999 r. do 31.12.2018 r.

– możliwe skrócenie z 50 do 10 lat pod warunkiem

przekazania do ZUS raportu informacyjnego

osoby zatrudnione od 1.1.2019 r. – 10 lat



1.1.2019 r.

1. Złożenie przez pracodawcę oświadczenia do ZUS o

ewentualnym zamiarze przekazania raportów

informacyjnych – w dowolnym momencie.

2. Oświadczenie można odwołać do czasu złożenia

pierwszego raportu.

3. 10-letni okres przechowywania liczy się od końca

roku, w którym został złożony obowiązek

informacyjny.



1.1.2019 r.

4. Decyzja o skróceniu okresu przechowywania akt

osobowych dotyczy wszystkich zatrudnionych

(zgodnie z art. 41a ustawy systemowej

niedopuszczalny jest w tym zakresie wybór jedynie

części pracowników lub zleceniobiorców)

5. Od 1.1.2019 r. w przypadku ponownego nawiązania

stosunku pracy z tym samym pracownikiem w

okresie 10 lat liczonych od końca roku

kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał

się lub wygasł, pracodawca ma obowiązek

kontynuacji prowadzenia zarchiwizowanej

dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.


płacowej zleceniobiorcy (art. 125a

ustawy emerytalnej)

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty

wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje

ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego,

przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku

ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do

ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;

• został złożony raport informacyjny,

Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za

ubezpieczonego, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do

ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody,

na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru

emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez

ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Skrócony okres przechowywania –

nowe obowiązki pracodawcy wobec

pracownika

Od 1 stycznia 2019 r., w przypadku rozwiązania lub

wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze

świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci

papierowej lub elektronicznej informację o:

okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji

pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego

następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej

nieodebrania we wskazanym okresie.

C&C Chakowski & Ciszek

Zniszczenie dokumentacji

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w

sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w

terminie do 12 miesięcy po upływie okresu

przeznaczonego na odbiór dokumentacji

pracowniczej.

Wtedy też można wydać dokumentację

pracownikowi

Dokumentacja pracownicza – postać i

przechowywanie

Art. 94 KP

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

...

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub

elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem

pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja

pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób

gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności

oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ

rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują

dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Planowane zmiany – rozporządzenie

dot. dokumentacji pracowniczej.

Zasady ogólne

Dokumentacja pracownicza:

1. Akta osobowe

2. Dokumentacja dotycząca spraw związanych ze

stosunkiem pracy

Akta osobowe papierowe będą się dzielić na cztery

części:

A (ubieganie się o zatrudnienie),

B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy),

C (ustanie zatrudnienia),

D (kary porządkowe).

Planowane zmiany – rozp. dot.

dokumentacji pracowniczej.

Zasady ogólne

Nie będzie wzorów kwestionariuszy w treści rozporządzenia -

wzory o charakterze pomocniczym będą dostępne na stronie

MRIPPS.

Analogiczny zakres danych jak w Kodeksie pracy lub innych

przepisach (odesłanie w uzasadnieniu do rozp. do Kodeksu pracy

lub innych przepisów).

Część A akt osobowy dot. osoby ubiegającej się o zatrudnienie – charakter zamknięty. Tak samo Część D dot. kar porządkowych.

Części B i C – charakter otwarty. Można będzie do nich wpinać

inne dokumenty niż wymienione w projekcie rozporządzenia, ale w ramach przeznaczenia obu części – nawiązanie i przebieg

stosunku pracy oraz ustanie stosunku pracy



Zasady ogólne

Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie,

będzie miało zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników.

Dostosowanie do nowych zasad dokumentacji pracowniczej w

stosunku do osób, które w dniu wejścia w życie rozporządzenia

pozostają w zatrudnieniu będzie dobrowolne (decyzja

pracodawcy). W przypadku niedostosowania, nowe zasady będą

dotyczyły dokumentów dołączonych do dokumentacji od 1.1.2019

r.

Nie będzie jednak dotyczyło ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla

danego pracownika w dniu 1.1.2019 r. pracodawca zastosuje

przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował

nowe rozporządzenie.



Zasady ogólne

W stosunku do pracowników, których stosunek pracy ustał

przed 1.1.2019 r. do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze

stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

będzie się stosować przepisy nowego rozporządzenia

jedynie w zakresie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji.

Do ww. osób wyłączone jest zatem stosowanie § 2 - § 6

nowego rozporządzenia - w tym zakresie trzeba będzie

stosować przepisy dotychczasowe.



Zasady ogólne

W szczególności w stosunku do byłych pracowników

pracodawcy będą mieli 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, na dostosowanie do wymogów

określonych w § 8 nowego rozporządzenia:

„Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające

dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub

utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności

przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym

przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed

ostępem osób nieupoważnionych”.



Zasady ogólne

Pracodawca będzie zakładał i prowadził dokumentację

odrębnie dla każdego pracownika.

Projekt rozporządzenia będzie dotyczył wszystkich osób

zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także,

zgodnie z art. 5 KP, w zakresie nieuregulowanym

przepisami szczególnymi, do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na innej podstawie prawnej

niż umowa o pracę.

Projekt rozporządzenia nie będzie dotyczył wykonawców

cywilnych i samozatrudnionych.

Od 1.1.2019 r. akta osobowe pracodawca będzie mógł

prowadzić dokumentację w postaci papierowej lub

elektronicznej. Obie postaci będą równorzędne pod

względem prawnym.


dot. dokumentacji pracowniczej

Dane osobowe, których pracodawca będzie żądał od podmiotu

danych będą wynikać tylko z Kodeksu pracy lub z innych przepisów.

W przypadku zatrudnienia danej w aktach osobowych pracodawca

będzie gromadził kopie lub odpisy dokumentów składanych przez

kandydata lub pracownika - odpowiednio do części A lub B.

Oryginałów może żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich

odpisów albo kopii.

Kopie dokumentów pracodawca (lub osoba upoważniona przez

pracodawcę) będzie dodatkowo poświadczał za zgodność z

przedłożonym dokumentem.

W oryginałach przechowuje się tylko dokumenty sporządzane przez

pracodawcę, np. umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji po

ustaniu zatrudnienia.

Nawet jeżeli pracodawca opłaci udział pracownika w kursie, szkoleniu

czy studiach podyplomowych, nie może mu zabrać oryginału

zaświadczenia uczestnictwa, certyfikatu czy dyplomu, jeżeli dokumenty

te zostały imiennie wystawione na pracownika (stanowisko MPiPS).


dot. dokumentacji pracowniczej.

Część A, B i C pracodawca będzie mógł podzielić na

„podzbiory” tak, by przechowywać w niej dokumenty i oświadczenia powiązane tematycznie, np.:

A1 – dokumenty złożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

A2 – skierowania na badania i orzeczenia lekarskie

B1 – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy,

B2 – skierowania i orzeczenia lekarskie,

B3 – potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z wymaganymi

dokumentami

C1 – oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy itp.

Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się

wówczas oddzielnie do każdego podzbioru.


dot. dokumentacji pracowniczej

W części D pracodawca gromadzi dokumenty związane z

ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które

przewidują zatarcie kary po określonym czasie (stały monitoring

pracodawcy w tym zakresie).

Część D pracodawca musi podzielić na „podzbiory”, obejmujące

dokumenty jednej kary porządkowej, np.

D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej,

D2 – druga kara nałożona na pracownika itd.

Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosujemy wówczas

oddzielnie do każdego takiego podzbioru. W chwili zatarcia kary

pracodawca będzie musiał usunąć cały podzbiór jej dotyczący i

zmienić numerację wszystkich podzbiorów (nadaje się następujące po

sobie numery) oraz wymienić lub skorygować spisy treści.


dokumentacji pracowniczej. Część A

W odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca

może przetwarzać, czyli gromadzić w aktach osobowych

oświadczenia lub dokumenty:

na podstawie przepisu prawa (żądanie):

• danych osobowe, o których mówi Kodeks pracy w odniesieniu do

kandydata na pracownika (imiona i nazwisko, data urodzenia, wskazane

przez kandydata dane kontaktowe oraz dane niezbędne do wykonywania

pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku: wykształcenia,

kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia),

Uwaga! Zrezygnowano z ograniczenia, że pracodawca może wymagać od kandydata od pracy świadectw pracy potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku

kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie.

• dane osobowe, których uzyskanie wynika z obowiązku prawnego

nałożonego na pracodawcę w innych przepisach

Np.: Od kandydata na pracownika samorządowego na stanowisko urzędnicze wolno żądać informacji w zakresie skazania prawomocnym wyroku sądu za przestępstwo

umyślne ścigane z oskarżenia publicznego albo umyślne przestępstwo skarbowe (art. 6).


dokumentacji pracowniczej. Część A

dane osobowe na podstawie zgody kandydata

• nie dotyczy danych o wyrokach skazujących i naruszeń prawa

• co do zasady z inicjatywą może wyjść zarówno kandydat, jak i

pracodawca, przy czym nie dotyczy to danych wrażliwych –

wtedy inicjatywa musi być wyłącznie po stronie kandydata.

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie

• dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1[1] i §

1[2] KP).


dokumentacji pracowniczej. Część B

W części B akt osobowych pracodawca gromadzi oświadczenia lub

dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia, w tym np.:

dane osobowe, jakie pracownik musi podać na żądanie pracodawcy

na podstawie Kodeksu pracy lub innego przepisu prawa czyli niezbędne

do wykonania obowiązku pracodawcy;

dane osobowe zwykłe (za wyjątkiem dotyczących wyroków

skazujących i naruszeń), jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją

zgodą wyrażoną zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i własnej;

wrażliwe dane osobowe, jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją

zgodą wyrażoną wyłącznie z własnej inicjatywy;

umowa o pracę, a jeżeli nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie

ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo

w taki sposób określił zadania pracownika wynikające z umowy o

pracę,



dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych

warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu

ustawy o emeryturach pomostowych,

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

• treścią regulaminu pracy,

• z przepisami i zasadami BHP,

• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych

przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska

lub pełnionej funkcji,

potwierdzenie poinformowania pracownika:

• o warunkach zatrudnienia i o zmianie tych warunków,

• o dodatkowych warunkach zatrudnienia i o zmianie tych

warunków,

• o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu,

• o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,



potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego

pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym i

zasadach ochrony przed zagrożeniami,

zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków

umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty dotyczące: powierzenia pracownikowi mienia z

obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie

powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji

zawodowych albo zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach niż dotyczące podnoszenia

kwalifikacji zawodowych,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub

wyróżnienia,



dokumenty związane z ubieganiem się i z korzystaniem przez

pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu

macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu

wychowawczego,

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu

rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy

udzielającego tego urlopu,

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy dla

pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia

od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 KP),

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem

dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień

określonych w przepisach wymienionych w art. 189[1] KP,



dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z

urlopu bezpłatnego,

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie

dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań

lekarskich,

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,



wniosek pracownika o poinformowanie właściwego

inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do

właściwego inspektora pracy,

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z

reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku

pracy wymagających takiego współdziałania,

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie

telepracy.

Planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji

pracowniczej. Część C

W części C akt osobowych pracodawca będzie

gromadził dokumenty dotyczące rozwiązania lub

wygaśnięcia stosunku pracy, w tym:

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia

świadectwa pracy,

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi

ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 KP),

kopię wydanego świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem

wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym

postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 KPC),


dokumentacji pracowniczej. Część C

umowę o zakazie konkurencji obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi

badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w

warunkach narażenia na działanie substancji i czynników

rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2

KP) – „po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana

osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami”.

Planowane zmiany w rozporządzeniu - dokumentacja w sprawach zwianych ze

stosunkiem pracy

Pracodawca będzie zakładał i prowadził odrębnie dla każdego

pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

obejmującą (katalog zamknięty):

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których

wchodzą:

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu

wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę

wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 KP);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu

pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i

konserwację (art. 237[6] i 237[7] KP)


Zabezpieczenie dokumentacji

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki

zabezpieczające dokumentację pracowniczą przed

zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem

osób nieupoważnionych.

Szacowanie ryzyka

Z operacją przetwarzania danych wiąże się ryzyko

naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Może dojść do przypadkowego lub niezgodnego

z prawem: zniszczenia,

utraty,

modyfikacji,

nieuprawnionego dostępu,

nieuprawnionego ujawnienia - danych.

Uwaga! Przepisy RODO nakładają na administratora

obowiązek oszacowania ryzyka a następnie opracowania

planu postępowania z tym ryzykiem, czyli wprowadzenia

odpowiednich środków zabezpieczających dane.


Zasady prowadzenia i przechowywania

dokumentacji elektronicznej

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest

prowadzona i przechowywana w warunkach

zapewniających:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem lub utratą

• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą

na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z

wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i

udokumentowanych procedur;

• stały dostęp do dokumentacji tylko dla osób

upoważnionych

• identyfikację osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie

dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i

metadanych


Kiedy dokumentacja elektroniczna będzie

uznana za zabezpieczoną?

jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób upoważnionych

jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym

zniszczeniem

są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których

skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana

Uwaga! Powyższe warunki muszą być spełnione razem i w sposób

ciągły


Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji –

przejście na formę elektroniczną i odwrotnie

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w

postaci elektronicznej lub papierowej. Art. 948 § 2 KP:

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej

z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie

odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie

go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną

pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby,

potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z

dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na

papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie

go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej,

potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym


Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji –

obowiązek informowania pracowników

Pracodawca informuje pracowników (zbiorowo) w

sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji

pracowniczej.

• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji

pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji

(dotyczy to również byłych pracowników).

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci

dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć

poprzednią postać takiej dokumentacji.


Doręczanie informacji o

możliwości odbioru dokumentacji

pracowniczej – § 15 rozporządzenia

Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi

(indywidualnie) albo byłemu pracownikowi, informację o

możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej (dwa przypadki):

• art. 94[6] KP - rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy

• art. 94[9] KP - zmiana postaci dokumentacji pracowniczej

Pracodawca dokonuje tego doręczenia osobiście albo za

pośrednictwem:

• operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada

2012 r. - Prawo pocztowe (fikcja doręczenia)

• osoby upoważnionej przez pracodawcę;

• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania

potwierdzenia doręczenia.

Odbiór dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za

pokwitowaniem.


Prawo do kopi dokumentacji

Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi

(również byłemu) kopię całości lub części posiadanej

dokumentacji na jego wniosek, nie później niż w

terminie 30 dni od daty otrzymania. Wniosek dołącza

się do części B lub C akt osobowych pracownika.

Jest to niezależne prawo od prawa dostępu do

danych wynikającego z RODO.


Kary

Kto nie przechowuje dokumentacji pracowniczej

przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 §

2 i art. 946 pkt 2 KP albo przez dłuższy okres,

jeżeli wynika on z odrębnych przepisów lub;

pozostawia dokumentację w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników

w warunkach grożących uszkodzeniem lub

zniszczeniem

podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Przepisy o ochronie danych osobowych również

przewidują kary.

Kontakt

Anna Kamińska-Pietnoczko

Tel.: +48 503 006 910

[email protected]

Dokumentacja pracownicza. · 2018-12-31 · Planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji...

Documents

Transcript of Dokumentacja pracownicza. · 2018-12-31 · Planowane zmiany – rozp. dot. dokumentacji...