Lublin, 24 sierpnia 2007 r.

RIO – II – 60/20/2007

Pan Kazimierz StockiStarosta Chełmski

Szanowny Panie Starosto,

W dniach od 19 marca do 18 maja 2007 r. inspektorzy kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Krzysztof Puchacz, Renata Kotowska, Monika Rycerz oraz Bożena Tymura – przeprowadzili kompleksową oraz doraźną kontrolę gospodarki finansowej powiatu chełmskiego. Protokół kontroli podpisano 26 czerwca 2007 r.

Wyniki kontroli pozwalają stwierdzić, że jednostka w zasadzie prawidłowo realizuje swoje zadania. Na pozytywną ocenę zasługuje prowadzenie rachunkowości, gospodarki kasowej, ewidencjonowanie rozrachunków, sporządzanie sprawozdań, dokonywanie rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi, a także realizacja wydatków bieżących w zakresie wynagrodzeń wraz z pochodnymi oraz wykonywanie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień.

Zwracają uwagę liczne nieprawidłowości dotyczące wydatkowania środków publicznych na prace geodezyjno – kartograficzne zlecane do wykonania podmiotom zewnętrznym, w tym, w zakresie stosowania procedur przewidzianych przepisami o zamówieniach publicznych oraz w zakresie prawidłowości i rzetelności odbierania zleconych prac po ich wykonaniu. Nieprawidłowości stwierdzono na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wystąpiło wiele nieprawidłowości dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym formułowania warunków udziału w postępowaniu. Stwierdzono niewłaściwe określanie przedmiotu zamówienia, nieodrzucanie ofert podlegających odrzuceniu, niezawiadamianie wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty - co mogło im uniemożliwić skuteczne skorzystanie ze środków

2

ochrony prawnej - a także przypadek zawarcia mowy w terminie krótszym niż 7 dni od przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

Dokumentacja rozliczania zlecanych prac geodezyjno – kartograficznych objęta kontrolą wskazuje na nierzetelne przeprowadzanie czynności ich odbioru. W protokołach odbioru, stanowiących podstawę do zapłaty wynagrodzenia wykonawców, potwierdzano prawidłowość wykonania prac, gdy w rzeczywistości nie były one wykonane zgodnie z zawartymi umowami. Praktyki takie uniemożliwiły następnie naliczenie wykonawcom kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia bądź nieterminowe usunięcie stwierdzonych usterek, w kwocie co najmniej 112.733,06 zł (według wyliczeń kontroli).

Na uwagę zasługuje też zaciągnięcie przez starostę zobowiązań, które przekraczały zaplanowane środki o kwotę 60.804,64 zł.

W zakresie mienia komunalnego stwierdzono nierzetelne prowadzenie ewidencji środków trwałych w zakresie gruntów oraz nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji tych składników majątku, świadczące o braku należytej staranności przy jej prowadzeniu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych.

1.1. Niezawiadomienie rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionych w wyniku przeprowadzonej w okresie od 23 września do 17 listopada 2005 r. kontroli w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych; zawiadomienie skierowano 17 maja 2007 r. (w trakcie kontroli RIO).

Niezwłocznie zawiadamiać właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 93 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14 poz. 114 z późn. zm.) - str. 6, 7, 8 protokołu.

1.2. Nieprzeprowadzanie w 2005 i w 2006 r. kontroli gospodarki finansowej Starostwa Powiatowego w Chełmie.

3

Przeprowadzać - we wszystkich powiatowych jednostkach organizacyjnych, w tym również w Starostwie Powiatowym w Chełmie - kontrolę realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, pamiętając, że kontrolą tą należy obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) – str. 6 protokołu.

2. W zakresie dochodów budżetowych.

2.1. Nieprawidłowości w zakresie – przeprowadzonej w 2004 r. – sprzedaży nieruchomości zabudowanej niedokończoną halą warsztatów szkolnych, stanowiącej własność powiatu, polegające na:- niesporządzeniu i niepodaniu do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości

przeznaczonych do sprzedaży (przed pierwszym przetargiem na zbycie tej nieruchomości, zorganizowanym we wrześniu 2004 r.),

- niepodaniu w treści ogłoszeń o przetargu pisemnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości komunalnych oraz w treści ogłoszenia o rokowaniach oznaczenia nieruchomości wg księgi wieczystej, informacji o przeznaczeniu nieruchomości, o obciążeniach nieruchomości, o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży (w ogłoszeniu dotyczącym pierwszego przetargu), o zobowiązaniach przedmiotem których jest nieruchomość (w ogłoszeniu dotyczącym drugiego przetargu), a w przypadku ogłoszenia o rokowaniach również niewłaściwym podaniu informacji o wysokości i terminie wniesienia wadium, zamiast informacji o terminie, miejscu wpłaty oraz o wysokości zaliczki pobieranej tytułem zabezpieczenia kosztów w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy,

- wykorzystywaniu do ustalenia ceny wywoławczej nieruchomości zbywanej w drugim przetargu operatu szacunkowego uwzględniającego nieaktualne przeznaczenie zbywanej nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego gminy Chełm,

- złożeniu przez członków komisji przetargowej oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu z udziału w postępowaniu w dniu, w którym nie były znane wszystkie osoby uczestniczące w przetargu (oświadczenia złożono w dniu 24 sierpnia 2004 r., podczas gdy przeprowadzenie przetargu wyznaczono na 20 września 2004 r.).

Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.). Nie ma obowiązku ponownego sporządzania wykazu nieruchomości przy organizowaniu drugiego przetargu czy też zbywaniu nieruchomości w drodze rokowań,

4

w przypadku zachowania terminów określonych przepisami art. 39 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do przepisów art. 39 ust. 3 tej ustawy.

W ogłoszeniach o przetargu pisemnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości komunalnych zawierać informacje określone w przepisach § 16 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108), w szczególności zawierać dane o oznaczeniu nieruchomości wg księgi wieczystej, informacji o przeznaczeniu nieruchomości, o obciążeniach nieruchomości, o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży, o zobowiązaniach przedmiotem których jest nieruchomość (§ 16 ust 1, 2, 3 i 9 cytowanego rozporządzenia).

W ogłoszeniach o rokowaniach po drugim przetargu zakończonym wynikiem negatywnym podawać informacje wymagane przepisami § 25 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, w tym m.in. dane o terminie, miejscu wpłaty oraz o wysokości zaliczki pobieranej tytułem zabezpieczenia kosztów w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy (§ 25 ust. 1 pkt 8 tego rozporządzenia).

Cenę nieruchomości ustalać na podstawie jej wartości, stosownie do przepisów art. 67 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze przepisy art. 156 ust. 3 tej ustawy, stosownie do których operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia, chyba że wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 tej ustawy (m.in. zmiana przeznaczenia nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego).

Dokumentując przestrzeganie przepisów § 9 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości - stosownie do których w przetargu nie mogą uczestniczyć osoby wchodzące w skład komisji przetargowej oraz osoby bliskie tym osobom, a także osoby, które pozostają z członkami komisji przetargowej w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości co do bezstronności komisji przetargowej - oświadczeniami członków komisji przetargowej, odbieranymi w terminach niebudzących wątpliwości co do ich wiarygodności (po upływie składania ofert, tj. w dniu, w którym znane są wszystkie osoby uczestniczące w przetargu) – str. 23 – 29 protokołu.

2.2. Niewskazanie, w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, powierzchni i wysokości opłat dla poszczególnych działek (wskazano łączne powierzchnie grup działek i stawki opłat za wydzierżawienie takiej grupy działek), co

5

skutkowało tym, że stawki czynszu ustalone w zawartych umowach dzierżawy nie wynikały z wykazu (stawkę za 1 ha wydzierżawianej nieruchomości obliczano według zasad nieustalonych w wykazie).

W podawanym do publicznej wiadomości wykazie nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia wskazywać powierzchnię i stawki opłat dla poszczególnych nieruchomości i działek gruntu, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 pkt 2 i 8 w związku z art. 4 pkt 1 i 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wskazanie w wykazie powierzchni i wysokości opłat dla poszczególnych działek gruntu, które mogą być przedmiotem dzierżawy, umożliwi ustalenie w umowach dzierżawy stawek czynszu bezpośrednio w oparciu o dane zawarte w wykazie (bez dokonywania przeliczeń wg nieustalonych wcześniej zasad) – str. 32, 33 protokołu.

3. W zakresie wydatków:

3.1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny” – w trybie zapytania o cenę – z naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców oraz w sposób, który nie gwarantował zachowania uczciwej konkurencji, ponieważ:- zaproszenia do składania ofert przekazano wykonawcom w różny sposób i w różnych

terminach – pięciu wykonawców odebrało zaproszenia osobiście w dniach 28 lutego i 2 marca 2005r., pięciu innym wykonawcom zaproszenia zostały doręczone za pośrednictwem poczty w dniach 4 i 7 marca 2005 r. w związku z czym mieli oni krótszy czas na przygotowanie swoich ofert,

- wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wraz z treścią zapytań złożonych przez jednego z wykonawców, nie przekazano wszystkim wykonawcom, do których wysłano specyfikację wraz z zaproszeniem do składania ofert (wyjaśnienia przesłano czterem z dziesięciu zaproszonych wykonawców).

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowywać i przeprowadzać w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). W tym celu:- zaproszenie do składania ofert - w trybie zapytania o cenę - przekazywać

jednocześnie i w taki sam sposób wszystkim wybranym wykonawcom, mając na uwadze, że wyznaczony termin do składania ofert, o którym mowa w przepisach art. 64 ust. 1 w związku z art. 73 ustawy, powinien w taki sam sposób uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty przez wszystkich wykonawców,

6

- treść zapytań dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wraz z wyjaśnieniami, przekazywać wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszczać na tej stronie, stosownie do przepisów art. 38 ust. 2 ustawy w związku z art. 71 ust. 2 ustawy.

Doręczenie niektórym wykonawcom zaproszenia do składania ofert w terminach późniejszych niż pozostałym, może uniemożliwić im prawidłowe przygotowanie i terminowe złożenie ofert, a w efekcie pozbawić ich możliwości uczestnictwa w postępowaniu. Podobnie, nieprzekazanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji wszystkim wykonawcom, którym ją przekazano, może spowodować złożenie przez tych wykonawców ofert, które nie będą odpowiadać warunkom zamówienia, co w konsekwencji – wskutek odrzucenia takich ofert – również może pozbawić tych wykonawców udziału w postępowaniu.

Dla stwierdzenia, czy zamawiający postępuje zgodnie z zasadami określonymi w przepisach art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, decydujący jest fakt zapewnienia rzeczywistej konkurencji i równego traktowania wszystkich wybranych wykonawców przy zapraszaniu ich do składania ofert oraz przy przekazywaniu im niezbędnych informacji w toku prowadzonego postępowania, przez realne umożliwienie im przygotowania i złożenia prawidłowo sporządzonych ofert w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, a nie tylko liczba wysłanych zaproszeń – str. 5 i 7 protokołu kontroli doraźnej.

3.2. Nieprawidłowości dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przez:a) niezawarcie w niej:

- informacji o sposobie przekazywania oświadczeń i dokumentów - w przypadku zamówień pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny”, „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006”,

- opisu warunków udziału w postępowaniu - w przypadku zamówień pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny”, „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” w roku 2004, „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006”,

- terminu związania ofertą oraz miejsca i terminu otwarcia ofert - w przypadku zamówienia pn. „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej

7

ewidencji gruntów” w roku 2004,b) niejednoznaczne wskazanie żądanych od wykonawców dokumentów, w tym:

- w przypadku zamówienia pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny”, w punkcie 8 specyfikacji - „Warunek udziału w postępowaniu” żądano złożenia oświadczeń dotyczących między innymi spełnienia wymogów określonych w specyfikacji i udzielenia dwuletniej gwarancji, natomiast w punkcie 9 - „Wymagane oświadczenia i dokumenty” złożenia takich oświadczeń nie żądano. W związku z tym, wykonawcy mogli powziąć wątpliwości, czy mają obowiązek ich składania, tym bardziej, że w punkcie 14 - „Przygotowanie oferty”, nakazano dołączenie do oferty dokumentów wymienionych jedynie w punkcie 9. W efekcie, część wykonawców tych oświadczeń nie złożyła,

- w przypadku zamówień pn. „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego”, „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006”, w punkcie 15 specyfikacji - „Miejsce i termin składania ofert”, zamawiający zapisał, że do oferty należy załączyć ewentualne referencje, nie wskazując czy i w jaki sposób będą brane pod uwagę przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu,

c) bezpodstawne żądanie od wykonawców – jako warunku udziału w postępowaniach o udzielenie zamówień pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny”, „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego”, „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006” – udzielenia minimum 2-letniej gwarancji, który to wymóg nie mógł stanowić warunku udziału w postępowaniu, ponieważ dotyczył spełnienia określonego świadczenia wobec zamawiającego w przyszłości oraz nie odnosił się do właściwości wykonawcy (dotyczył przedmiotu zamówienia).

W specyfikacji istotnych warunków zawierać co najmniej informacje wymagane przepisami art. 36 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w tym:- informację o sposobie przekazywania oświadczeń lub dokumentów (pkt 7), mając na

uwadze przepisy art. 27 ust. 1 ustawy, zgodnie z którymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną,

- opis warunków udziału w postępowaniu (pkt 5), sporządzony w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 ustawy; zamieszczenie w specyfikacji jedynie wykazu oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w

8

celu potwierdzenia spełniania tych warunków, nie jest wystarczające, gdyż wykaz ten jest niezależną informacją wymaganą przepisami art. 36 ust. 1 pkt 6 ustawy,

- termin związania ofertą (pkt 9) w związku z art. 85 ust. 1 ustawy,- miejsce i termin otwarcia ofert (pkt 11) w związku z art. 86 ust. 2 ustawy.

Sposób przygotowania ofert w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 36 ust. 1 pkt 10 ustawy) opisywać tak, by nie wprowadzał w błąd wykonawców w zakresie obowiązku składania oświadczeń i dokumentów, wskazanych w wykazie, o którym mowa w przepisach art. 36 ust. 1 pkt 6 ustawy, mając na uwadze przepisy art. 7 ust. 1 ustawy.

Od wykonawców żądać wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 ustawy; nie formułować – jako warunków udziału w postępowaniu – właściwości odnoszących się do przedmiotu zamówienia; okres gwarancji dotyczący przedmiotu zamówienia może stanowić kryterium oceny ofert (w związku z przepisami art. 91 ust. 2 ustawy), a nie warunek udziału w postępowaniu – str. 6-7, 16, 22-23, 33-34, 37-38 protokołu kontroli doraźnej.

3.3. Nieodrzucenie w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych ofert:a) składanych przez Oddział w Chełmie Wojewódzkiego Biura Geodezji i Terenów

Rolnych w Lublinie (wyodrębnioną organizacyjnie - w formie pracowni terenowej - część zakładu budżetowego województwa lubelskiego, tj. podmiot niebędący wykonawcą w rozumieniu przepisów ustawy), które dodatkowo podpisane były przez kierownika pracowni - osobę nieuprawnioną do reprezentowania zakładu budżetowego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – nieprawidłowość dotyczy zamówienia pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny” (wykonawcę wykluczono, zamiast odrzucenia jego oferty) oraz zamówienia pn. „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006”,

b) składanych przez spółki cywilne, ale podpisanych tylko przez jednego ze wspólników, w sytuacji, gdy do ofert nie dołączono dokumentów, z których jednoznacznie wynikałoby, że jeden ze wspólników uprawniony jest do samodzielnego jej reprezentowania (dotyczy zamówień pn. „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” w roku 2004 i „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”),

przy czym nieprawidłowości te nie miały wpływu na wynik wskazanych postępowań.Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykluczać

wykonawców wyłącznie wtedy, jeżeli zachodzi wobec nich jedna z okoliczności wskazanych w przepisach art. 24 ust. 1 i 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

9

Oferty niezgodne z ustawą i nieważne na podstawie odrębnych przepisów odrzucać, stosownie do przepisów art. 89 ust. 1 pkt 1 i 8 tej ustawy, w tym:- oferty składane przez wyodrębnioną wewnętrznie (np. w postaci pracowni

terenowej) część zakładu budżetowego, która nie odpowiada definicji wykonawcy, określonej w przepisach art. 2 pkt 11 ustawy - nie jest to bowiem ani osoba fizyczna, ani osoba prawna, ani też jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;

- oferty składane przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i podpisane tylko przez jednego z nich, w sytuacji, kiedy w ofercie brak jest dokumentu potwierdzającego ustanowienie tej osoby przez wszystkich wykonawców, jako pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w myśl przepisów art. 23 ust. 2 ustawy, przy czym na gruncie zamówień publicznych ofertą wspólną jest też oferta złożona przez samodzielne podmioty gospodarcze, działające w formie spółki cywilnej. Przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli oferta jest podpisana przez wszystkich wspólników spółki cywilnej, jeżeli jednak oferta podpisana jest tylko przez jednego ze wspólników, do oferty takiej powinno zostać załączone pełnomocnictwo, bądź umowa spółki cywilnej, z której takie pełnomocnictwo by wynikało, zaś jego brak powinien skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z ustawą i nieważnej na podstawie odrębnych przepisów (tutaj - art. 104 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.)) - str. 8-9, 17, 34, 39 protokołu kontroli doraźnej.

3.4. Niezawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniach o udzielenie zamówień pn.: „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny”, „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” w roku 2004, „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego”, „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego w roku 2006” oraz „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, w którym nie zawiadomiono też jednego z wykonawców o odrzuceniu jego oferty.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadamiać wykonawców, którzy złożyli oferty, o:- wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres

wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem

10

oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,

- wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne,

- wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne - jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę,

stosownie do przepisów art. 92 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym od 11 czerwca 2007r., mając na uwadze, że od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty biegnie 7-dniowy termin, w którym wykonawcy mają prawo wnieść protest, a w okresie tym zamawiający nie może zawrzeć ważnej umowy, stosownie do przepisów art. 180 ust. 2 oraz art. 94 ust. 1 w związku z art. 146 ust. 1 pkt 7 tej ustawy - str. 9, 17, 24, 35, 39 protokołu kontroli doraźnej.

3.5. Nieprawidłowości dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, w tym:a) w przypadku zamówienia pn. „Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec

Fabryczny”, polegające na zaniżeniu liczby budynków objętych przedmiotem zamówienia o 305 sztuk (57% przedmiotu zamówienia, który dotyczył 530 budynków), co miało bezpośredni wpływ na skalkulowanie cen złożonych ofert i skutkowało koniecznością udzielenia wykonawcy zamówienia dodatkowego (o wartości 5.953,00zł, tj. poniżej 6.000 euro) oraz przedłużeniem terminu wykonania zamówienia o jeden miesiąc,

b) w przypadku zamówienia pn. „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” w roku 2004, polegające na nieprecyzyjnym określeniu przedmiotu zamówienia. Wykonawca w ramach wykonania zamówienia zobowiązany był do ustalenia zakresu rozbieżności pomiędzy częścią geodezyjną a kartograficzną ewidencji gruntów, a następnie do ich usunięcia, jednocześnie zamawiający żądał wskazania ceny za całość przedmiotu zamówienia (niewiadomą przed określeniem zakresu rozbieżności). Taki opis mógł spowodować nieporównywalność składanych ofert, gdyż każdy wykonawca mógł założyć i wycenić inną ilość zmian do wykonania, a w takiej sytuacji bezzasadne było przyjęcie do udzielenia tego zamówienia trybu zapytania o cenę (porównanie złożonych ofert i wybór najkorzystniejszej (najtańszej) z nich było w takiej sytuacji możliwe tylko z tego powodu, że wykonawcy w swoich ofertach podali ceny jednostkowe jednej zmiany, a nie cenę za całość przedmiotu zamówienia, jak tego wymagano w specyfikacji).

11

Przedmiot zamówienia opisywać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty oraz w sposób, który nie będzie utrudniał uczciwej konkurencji, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach art. 29 ust. 1 i 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych - str. 10-11, 13-15 protokołu kontroli doraźnej.

3.6. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego pn. „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” następnego dnia po wyborze najkorzystniejszej oferty, przy czym wykonawców nie informowano o wyborze oferty.

Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierać w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą, stosownie do przepisów art. 94 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, mając na uwadze, że przepisy art. 146 ust. 1 pkt 7 tej ustawy – dodanego z dniem 11 czerwca 2007 r. – dla umowy zawartej z naruszeniem tego terminu przewiduje sankcję w postaci jej nieważności - str. 18 protokołu kontroli doraźnej.

3.7. Złożenie oświadczeń o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przez osoby wykonujące czynności w postępowaniach o udzielenie zamówień:- na 18 dni przed upływem terminu składania ofert – już w dniu zamieszczenia

ogłoszenia o zamówieniu pn. „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego”,- na 31 dni przed upływem terminu składania ofert – jeszcze przed wysłaniem

zaproszenia do składania ofert w postępowaniach o udzielenie zamówień pn. „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego” oraz „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego” w roku 2006,

tj. przed powzięciem wiadomości o wykonawcach ubiegających się o udzielenie tych zamówień.

Od osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego egzekwować obowiązek składania – pod rygorem nieważności – rzetelnych pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w przepisach art. 17 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, stosownie do art. 17 ust. 2 tej ustawy, mając na uwadze, że mogą być one rzetelne tylko wówczas, gdy osobom je składającym będą znani wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do których mogą zachodzić przesłanki ich wyłączenia. W związku z tym

12

oświadczenia winny być składane po otwarciu ofert - str. 21-22, 33, 37 protokołu kontroli doraźnej.

3.8. Niezawarcie w ogłoszeniach o zamówieniach pn. „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego” i „Modyfikacja użytków gruntowych powiatu chełmskiego”, opisu warunku udziału w tych postępowaniach, sformułowanego jako „posiadanie niezbędnej wiedzy i czasu w zakresie realizacji zamówienia”.

W ogłoszeniu o zamówieniu udzielanym w trybie przetargu nieograniczonego zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym opis warunków udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny tych warunków (art. 41 pkt 7) - str. 22, 27 protokołu kontroli doraźnej.

3.9. Nieprawidłowości dotyczące ustalania szacunkowej wartości zamówienia, polegające na: - nieprawidłowym wskazaniu wartości zamówienia w protokole postępowania

o udzielenie zamówienia pn. „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego”, gdzie wartość zamówienia określono wraz z podatkiem od towarów i usług,

- nieoszacowaniu wartości zamówienia pn. „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego” (przyjęto szacunkową liczbę jednostek przedmiotu zamówienia – 5.500 sztuk, bez dokonania ich szacunkowej wyceny). W związku z tym zamawiający, mając na uwadze wysokość środków, które mógł przeznaczyć na finansowanie zamówienia – w momencie podpisania umowy – zmuszony był ograniczyć jego zakres (zmniejszając liczbę jednostek przewidzianych w specyfikacji) o ok. 35 %.

Wartość zamówienia ustalać z należytą starannością, jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, stosownie do art. 32 ust. 1 w związku z art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, pamiętając przy tym, że – w myśl przepisów art. 35 ust. 1 tej ustawy – w przypadku zamówień na dostawy lub usługi wartość zamówienia należy ustalić nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia - str. 24, 35 protokołu kontroli doraźnej.

3.10. Nieudokumentowanie faktu przekazania zaproszenia do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia – w trybie zapytania o cenę – pn. „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego”, przez co nie jest możliwe ustalenie, ilu i jakich wykonawców zaproszono.

13

Dokumentować fakt zaproszenia – w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę – do składania ofert takiej liczby wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (nie mniej niż 5), stosownie do przepisów art. 71 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, w związku z przepisami art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnych i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm.).

Ponadto, nieudokumentowanie tego, do jakich wykonawców skierowano zapytanie o cenę powoduje, że zamawiający pozbawiony jest możliwości, o której mowa w przepisach art. 89 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych, tj. odrzucenia oferty złożonej przez wykonawcę niezaproszonego do składania ofert - str. 33 protokołu kontroli doraźnej.

3.11. Naruszenie przez przewodniczącego komisji przetargowej kompetencji kierownika zamawiającego do zatwierdzenia prac tej komisji (w postępowaniach o udzielenie zamówień pn. „Skanowanie i kalibracja map zasadniczych powiatu chełmskiego” oraz „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego”. W roku 2006 przewodniczący komisji przetargowej złożył podpis na protokole postępowania w rubryce „podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej”, przy czym kierownik zamawiającego nie zatwierdził prac komisji w inny sposób i jednocześnie nie powierzył pisemnie przewodniczącemu komisji wykonywania czynności w postępowaniu zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego).

Nie dopuszczać do naruszania wyłącznych kompetencji kierownika zamawiającego do zatwierdzania prac komisji przetargowej przez pracowników, którym – w oparciu o przepisy art. 18 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych – kierownik zamawiającego nie powierzył pisemnie wykonywania zastrzeżonych dla niego czynności.

Stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i 3 tej ustawy, komisja przetargowa (co dotyczy też jej przewodniczącego) jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert, w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia - str. 35, 39 protokołu kontroli doraźnej.

14

3.12. Nieprawidłowości dotyczące odbioru i rozliczania zleconych prac geodezyjno- kartograficznych, polegające na:- nieudokumentowaniu faktu i terminu usunięcia przez wykonawcę zamówienia pn.

„Modernizacja ewidencji gruntów m. Rejowiec Fabryczny” usterek stwierdzonych w trakcie odbioru prac, w związku z czym nie można ustalić, czy wykonawca powinien zapłacić kary przewidziane umową za niedotrzymanie terminu ich usunięcia (biorąc pod uwagę protokół kontroli inspektora nadzoru, z którego wynika, że zamówiony przez powiat operat był w jego posiadaniu 9.08.2006 r., w związku z brakiem jakichkolwiek innych dokumentów, które potwierdzałyby wcześniejsze dostarczenie przez wykonawcę poprawionego operatu, wykonawca zobowiązany byłby do zapłaty kar umownych w wysokości 11.193,80 zł),

- niewyznaczeniu wykonawcy zamówienia pn. „Doprowadzenie do zgodności części opisowej i kartograficznej ewidencji gruntów” w 2004 r., terminu usunięcia usterek stwierdzonych w trakcie odbioru I etapu prac, co było niezgodne z postanowieniami § 6 umowy zawartej z wykonawcą 6.05.2004 r. oraz uniemożliwiało naliczenie i pobranie kar umownych za ewentualne nieusunięcie stwierdzonych usterek w wyznaczonym terminie (faktu i daty usunięcia stwierdzonych usterek nie udokumentowano),

- odebraniu 30 listopada 2005 r. - jako kompletnych - prac objętych zamówieniem pn. „Inwentaryzacja zasobu ewidencyjnego” udzielonym umową z 6.05.2005 r. oraz wypłacenie wykonawcy wynagrodzenia w pełnej wysokości (29.000,00 zł), w sytuacji, gdy nie wykonał wchodzącego w zakres przedmiotu tego zamówienia - spisu z natury dokumentacji geodezyjnej objętej inwentaryzacją i porządkowaniem,

- nienaliczeniu i niewyegzekwowaniu od wykonawcy zamówienia pn. „Modyfikacja użytków gruntowych powiatu chełmskiego” kar umownych w kwocie 198,13 zł, za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia;

- nieudokumentowaniu faktu i terminu usunięcia przez wykonawcę zamówienia pn. „Modyfikacja użytków gruntowych powiatu chełmskiego” stwierdzonych w trakcie odbioru usterek, na skutek czego nie można ustalić czy wykonawca terminowo wywiązał się z obowiązku ich usunięcia (postanowienia § 10 umowy zawartej z wykonawcą 18.05.2005r. przewidywały kary umowne za niedotrzymanie miesięcznego terminu usunięcia usterek, tj. do 31.01.2006 r.). Opierając się na wyjaśnieniach zastępcy dyrektora WGKiGN, z których wynika, że zamówiony przez powiat operat został zwrócony po usunięciu usterek w marcu 2006 r. (a brak jest jakichkolwiek innych dokumentów, które potwierdzałyby wcześniejsze dostarczenie przez wykonawcę poprawionego operatu), wykonawca zobowiązany byłby do zapłaty kar umownych w wysokości 2.773,79 zł, natomiast biorąc pod uwagę datę przekazania poprawionych operatów do PODGiK, wykonawca byłby zobowiązany

15

do zapłaty kar umownych w wysokości 32.889,25 zł;- nienaliczeniu i niewyegzekwowaniu od wykonawcy zamówienia pn. „Doprowadzenie

do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego” (2 grupa gmin) kar umownych w kwocie 71,10 zł, za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia;

- niewskazaniu w protokole odbioru prac objętych zamówieniem pn. „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego” (1 grupa gmin) z dnia 21.12.2006 r., rzeczywistej liczby wykonanych zmian w ramach przedmiotu zamówienia, co uniemożliwia stwierdzenie, jaka była wartość wykonanych prac (wynagrodzenie wykonawcy w umowie zawartej 23.10.2006r. określono jako iloczyn wykonanych zmian i ceny za jedną zmianę, bez wskazania konkretnej liczby zmian do wykonania). Niewskazanie rzeczywistej liczby odebranych zmian uniemożliwi merytoryczną kontrolę faktury wystawionej w przyszłości przez wykonawcę z punktu widzenia rzetelności wykazanych tam danych (ilości wykonanych zmian), a ponadto, niewskazanie ilości wykonanych zmian uniemożliwiło na etapie kontroli określenie zaciągniętego w rzeczywistości zobowiązania i obliczenie wysokości kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia;

- nierzetelne przeprowadzenie w dniu 20.12.2002 r. czynności odbioru prac polegających na wykonaniu numerycznej mapy zasadniczej i modernizacji ewidencji gruntów i założeniu ewidencji budynków w obrębach Czułczyce Kolonia i Przysiółek w gminie Sawin przez komisję odbioru, która stwierdziła prawidłowość wykonanych prac i na podstawie protokołu odbioru wykonawcy wypłacono wynagrodzenie w wysokości 69.000,00 zł. Następnie 23.01.2003 r., członkowie tej samej komisji pisemnie potwierdzili niewykonanie części zleconych prac, które to braki zostały usunięte dopiero 23.07.2003 r. Odebranie tych prac 20.12.2002 r. - jako wykonanych prawidłowo w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia został wykonany w całości dopiero 23.07.2003 r. - uniemożliwiło skuteczne wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia w wysokości 21.252,00zł;

- zapłata wynagrodzenia wykonawcy numerycznej mapy zasadniczej i modernizacji ewidencji gruntów i założenie ewidencji budynków w obrębach Czułczyce Kolonia i Przysiółek w gminie Sawin, w kwocie 69.000,00 zł - przed przyjęciem i zarejestrowaniem tych prac w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, co – zgodnie z postanowieniami § 6 ust. 3 umowy zawartej z wykonawcą 3.09.2001r. – stanowiło dopiero przesłankę do końcowego rozliczenia za wykonanie i odebranie przedmiotu zamówienia;

- nierzetelne przeprowadzenie w dniu 31.03.2003 r. czynności odbioru prac

16

polegających na wykonaniu aktualizacji gleboznawczej klasyfikacji gruntów dla obrębów Czułczyce Kolonia i Przysiółek gmina Sawin przez komisję odbioru, która stwierdziła prawidłowość wykonanych prac i na podstawie protokołu odbioru wykonawcy wypłacono wynagrodzenie w wysokości 25.477,17 zł. Następnie 22.01.2004 r. członkowie tej samej komisji pisemnie potwierdzili, że w momencie potwierdzenia odbioru prac, nie zostały one jeszcze wykonane. Kompletna dokumentacja będąca przedmiotem zamówienia została ostatecznie dostarczona do zamawiającego 22.07.2004 r. (co pisemnie potwierdził sam wykonawca). Odebranie tych prac 31.03.2003 r. - jako wykonanych prawidłowo w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia został wykonany w całości dopiero 22.07.2004 r. - uniemożliwiło skuteczne wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia w wysokości 7.306,85 zł;

- nierzetelne przeprowadzenie w dniu 14.10.2002 r. czynności odbioru prac polegających na wykonaniu numerycznej mapy zasadniczej i modernizacji ewidencji gruntów oraz założeniu ewidencji budynków w obrębie Wierzbica Osiedle przez komisję odbioru, która stwierdziła prawidłowość wykonanych prac i na podstawie protokołu odbioru wykonawcy wypłacono wynagrodzenie w wysokości 45.000,00 zł. Następnie 2.01.2003 r. wykonawca odebrał operaty w celu usunięcia usterek (pomimo stwierdzenia ich braku przez komisję odbioru) i częściowo zwrócił je zamawiającemu w marcu 2004, a całość dokumentacji w czerwcu 2005r. Odebranie tych prac 14.10.2002 r. - jako wykonanych prawidłowo w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia został wykonany w całości dopiero w czerwcu 2005 r. - uniemożliwiło skuteczne wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia w wysokości 60.354,00 zł;

- nierzetelne przeprowadzenie w dniu 29.11.2002 r. czynności odbioru prac polegających na wykonaniu aktualizacji gleboznawczej klasyfikacji gruntów dla obrębu Horodyszcze przez komisję odbioru, która stwierdziła prawidłowość wykonanych prac i na podstawie protokołu odbioru wypłacono wykonawcy wynagrodzenie w wysokości 27.414,09 zł. Następnie 22.01.2004 r. członkowie tej samej komisji pisemnie oświadczyli, że w momencie potwierdzenia odbioru prac, nie zostały one jeszcze wykonane. Kompletna dokumentacja będąca przedmiotem zamówienia została ostatecznie dostarczona zamawiającemu 22.07.2004 r. (co pisemnie potwierdził sam wykonawca). Odebranie tych prac 31.03.2003 r. - jako wykonanych prawidłowo w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia został wykonany w całości dopiero 22.07.2004 r. - uniemożliwiło skuteczne wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia w wysokości 9.852,62 zł.

17

Rzetelnie i prawidłowo rozliczać wykonawców prac geodezyjno – kartograficznych, zgodnie z postanowieniami zawartych z nimi umów, mając na uwadze obowiązek dokonywania wydatków w sposób wskazany przepisami art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, w tym celu:- dokumentować datę wpływu do jednostki każdej wpływającej na nośniku

papierowym korespondencji, co dotyczy też dokumentacji powstałej w wyniku zleconych prac geodezyjno – kartograficznych, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, stosownie do przepisów § 6 ust. 12 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074 z późn. zm.), mając na uwadze przepisy § 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Udokumentowanie faktu i daty wpływu tej dokumentacji umożliwi stwierdzenie, czy wykonawca wywiązał się z obowiązku terminowego wykonania zamówienia, bądź usunięcia ewentualnych usterek i umożliwi ustalenie wysokości ewentualnych kar umownych – o ile takie zostały przewidziane w zawartej umowie - obciążających wykonawcę w przypadku nieterminowego wywiązania się ze swoich zobowiązań.

- każdorazowo wyznaczać wykonawcy termin usunięcia usterek w przypadku, gdy zawarte umowy przewidują taki obowiązek (i jednocześnie przewidują sankcje w postaci kar umownych za nieterminowe ich usunięcie), mając na uwadze, że niewyznaczenie tego terminu uniemożliwić może skuteczne egzekwowanie likwidacji stwierdzonych usterek i naliczenie ewentualnych kar umownych za nieterminowe ich usunięcie,

- bezwzględnie przestrzegać zasady rzetelnego odbierania zamówionych prac, nie potwierdzać prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia w sytuacji, gdy wykonane prace są niekompletne lub nienależycie wykonane; w takiej sytuacji naliczać i egzekwować kary umowne za nieprzestrzeganie terminu prawidłowego wykonania całości zamówienia. Na skutek potwierdzania prawidłowości wykonanych prac w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, dochodzi do wydatkowania środków publicznych za usługi, które nie są wykonane w całości, lub są wykonane nienależycie, co godzi w obowiązek dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W części

18

z opisanych w protokole kontroli przypadków, komisje odbiorowe stwierdzały prawidłowość wykonanych prac w sytuacji, gdy nie były one jeszcze wydane zamawiającemu, stąd niemożliwie było stwierdzenie prawidłowości ich wykonania i mogło uniemożliwić dochodzenie roszczeń wobec wykonawców z tytułu rękojmi za wady i gwarancji jakości. Ponadto, pisemne potwierdzenie prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia w sytuacji, gdy w rzeczywistości nie został on wykonany lub wykonano go nienależycie, może uniemożliwiać skuteczne wykluczenie takiego wykonawcy z kolejnych postępowań o zamówienie publiczne, na podstawie przepisów art. 24 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

- naliczać i egzekwować od wykonawców zamówień publicznych kary umowne w przypadku niezachowania terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub niezachowania terminu usunięcia stwierdzonych usterek, w wysokości i na zasadach określonych w zawartych umowach.Wezwać wykonawców zamówień pn. „Modyfikacja użytków gruntowych powiatu chełmskiego” i „Doprowadzenie do wzajemnej zgodności części opisowej i geometrycznej ewidencji gruntów powiatu chełmskiego”, do zapłaty kar umownych za nieterminowe wykonanie przedmiotu zamówienia, w kwotach – odpowiednio: 198,13 zł i 71,10 zł.

- w sytuacji, gdy wynagrodzenie wykonawcy określono w umowie jako iloczyn wykonanych jednostek usług i ceny za jedną jednostkę, bez wskazania konkretnej liczby jednostek do wykonania, w dokumentacji powstałej w wyniku czynności sprawdzających prawidłowość wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo stwierdzać ilość wykonanych w rzeczywistości jednostek usług, co umożliwi stwierdzenie wartości wykonanych prac;

- przestrzegać - przewidzianych w zawartych umowach - warunków dokonania zapłaty wynagrodzenia za wykonane prace, nie wypłacać wynagrodzenia wykonawcy w sytuacji, gdy nie wystąpiły wszystkie przesłanki uzasadniające zapłatę wynagrodzenia przewidziane w zawartej umowie - str. 11-13, 19-20, 25-26, 29-32, 40-42, 45-56 protokołu kontroli doraźnej.

Ponadto, rozważyć możliwość uzupełnienia obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej o:- określenie zasad dokonywania odbioru zleconych prac geodezyjno –

kartograficznych, w szczególności poprzez ustalenie zasad i osób dopowiedzianych za dokumentowanie faktu i terminu usuwania przez wykonawców stwierdzonych usterek;

19

- ustalenie jednoznacznych zasad przeprowadzania czynności odbioru wykonanych prac geodezyjno – kartograficznych, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz. 837), mając na uwadze przepisy art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ustawy o finansach publicznych, stosownie do których dokonywanie wydatków następuje w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

W kontrolowanej jednostce zasadą jest dokonywanie podwójnej kontroli zleconych prac. Najpierw odbioru dokonuje komisja odbiorowa spisując protokół, który jest podstawą dokonania zapłaty za wykonane roboty. Następnie odebrany operat poddawany jest kontroli w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w zakresie, o którym mowa w przepisach § 9 cytowanego rozporządzenia. Kontrola ta poprzedza przyjęcie dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjno – kartograficznego.

Stosownie do przepisów § 9 i 10 tego rozporządzenia, dokumentacja przekazywana do zasobu podlega kontroli w zakresie między innymi przestrzegania zasad wykonywania prac, osiągnięcia wymaganych dokładności, zgodności opracowania ze standardami technicznymi dotyczącymi geodezji, kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie, kompletności przekazywanych materiałów, a zgodnie z § 9 ust. 4 rozporządzenia, czynności te wykonywane powinny być niezwłocznie, nie później niż w terminie 6 dni roboczych od dnia złożenia dokumentacji do kontroli. Pozytywny wynik takiej kontroli odnotowywany jest na wniosku wykonawcy i dopiero wniosek z adnotacją o pozytywnym wyniku kontroli stanowi podstawę włączenia dokumentacji do zasobu oraz opatrzenia materiałów przeznaczonych dla zamawiającego klauzulami określonymi w odrębnych przepisach (§ 10 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

W praktyce, w kontrolowanej jednostce dokonuje się podwójnie tych same czynności, z tym, że czynności dokonywane przez komisję odbioru (stanowiące podstawę wydatkowania środków) często nie wykazywały braków, wykazanych następnie przez kontrole przeprowadzane w PODGiK. Na skutek takiego rozwiązania dokonuje się wydatkowania środków publicznych w sytuacji, gdy zamówione prace nie spełniają w całości wymogów przyjęcia ich do państwowego zasobu geodezyjno – kartograficznego (okres pomiędzy zapłatą wynagrodzenia, a przyjęciem prac do zasobu wynosi w niektórych stwierdzonych przypadkach nawet 4 lata).

20

Stosownie do przepisów art. 47 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki ma obowiązek ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli między innymi w zakresie procesów związanych z rozdysponowywaniem środków publicznych, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych oraz zapewniać ich przestrzeganie. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości wskazują na to, że ustalone w jednostce procedury są niewystarczające lub nie są przestrzegane.

3.13. Przekroczenie przez starostę chełmskiego zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań pieniężnych obciążających budżet powiatu (w dziale 710, rozdziale 71030, w § 4270) o kwotę 60.804,64 zł, przez zawarcie 23 października 2006 r. czterech umów o łącznej wartości 320.000 zł, w sytuacji, kiedy plan wydatków w tej klasyfikacji wynosił 274.000 zł, a do dnia zawarcia tych umów dokonano już wydatków w wysokości 14.804,64 zł.

Zobowiązania pieniężne zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 i art. 193 ustawy o finansach publicznych – str. 43 – 44 protokołu kontroli doraźnej.

4. W zakresie gospodarki składnikami majątku.

4.1. Nieobjęcie ewidencją księgową wszystkich nieruchomości tworzących powiatowy zasób nieruchomości (w ewidencji księgowej nie ujęto nieruchomości zajętych pod drogi powiatowe wskazanych w protokole kontroli).

Ująć wartość gruntów zajętych pod drogi powiatowe zarówno w ewidencji księgowej prowadzonej dla gruntów w układzie wartościowym w Wydziale Finansowym, jak i w ewidencji księgowej prowadzonej w układzie ilościowo-wartościowym w Wydziale Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami, mając na uwadze obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg wynikający z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), przy czym w przypadku ewidencji ilościowo-wartościowej grunty zaklasyfikować do odpowiednich grup, podgrup i rodzajów środków trwałych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), w związku z przepisami art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.) – str. 41, 44, 45, 55 protokołu.

21

4.2. Niebieżące wprowadzanie zmian stanu składników majątku do ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.

Operacje gospodarcze dotyczące zmiany stanu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych ujmować odpowiednio na koncie: 011 „Środki trwałe” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” oraz w ewidencji analitycznej prowadzonej do tych kont w okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiły te operacje, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 44, 47 protokołu.

4.3. Nieoznaczanie wydruków ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020-2 nazwą jednostki oraz nazwą programu przetwarzania.

Księgi oznaczać trwale nazwą jednostki oraz nazwą programu przetwarzania, w myśl przepisów art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 46, 47 protokołu.

4.4. Dokonywanie zapisów księgowych w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych bez podania daty dokonania operacji gospodarczej, daty zapisu, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Zapisów księgowych dokonywać z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w przepisach art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 46 protokołu.

4.5. Nieegzekwowanie od dyrektorów odpowiednich wydziałów Starostwa terminowego przedkładania rozliczeń rozchodowanych materiałów, objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

Egzekwować od dyrektorów Wydziałów, którym przekazano materiały objęte ewidencją ilościowo-wartościową terminowe przedkładanie miesięcznych rozliczeń, stanowiących – zgodnie z przyjętymi zasadami wyceny oraz ewidencji rzeczowych składników majątkowych i wartości niematerialnych i prawnych – podstawę dokonania rozchodu tych materiałów – str. 48, 49 protokołu.

4.6. Nieujawnienie różnic między stanem rzeczywistym wynikającym z dokumentów źródłowych a stanem ewidencyjnym gruntów, wskutek nierzetelnego sporządzenia – przez pracownika Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami – dokumentu, w oparciu o który przeprowadzono drogą weryfikacji inwentaryzację tej grupy składników majątku.

Dokonywać rzetelnej inwentaryzacji środków trwałych, w tym w szczególności gruntów, drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji

22

odpowiednio dokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych; ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśniać i rozliczać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 i 2 tej ustawy – str. 51 - 57 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że – stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania – w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Tekst Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub dyskietką) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:Rada Powiatu Chełmskiego