Broszura Fakturowanie 21 Grudnia Ost

8/16/2019 Broszura Fakturowanie 21 Grudnia Ost

1/16

1

ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA

W zwi ązku z konieczno ścią implementowania zmian wprowadzonych dyrektyw ą Rady2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniaj ącą dyrektyw ę 2006/112/WE w sprawiewspólnego systemu podatku od warto ści dodanej w odniesieniu do przepisów dotycz ącychfakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1), zwan ą dalej dyrektyw ą 2010/45/UE,Minister Finansów wydał nast ępujące rozporz ądzenia:

1) z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniaj ące rozporz ądzenie w sprawie zwrotu podatkuniektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy

towarów i usług, do których nie maj ą zastosowania zwolnienia od podatku od towarów

i usług (Dz. U. poz. 1428), zwane dalej „rozporz ądzeniem fakturowym”;2) z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich

przechowywania oraz trybu udost ępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroliskarbowej, zwane dalej „rozporz ądzeniem elektronicznym”.

Maj ąc na uwadze, i ż ww. akty wykonawcze wdra żają wskazane wy żej przepisy prawaunijnego, w prawidłowym odczytaniu ich ratio legis pomocne mog ą okaza ć się opracowane

przez Dyrekcj ę Generaln ą ds. Podatków i Unii Celnej w Komisji Europejskiej (TAXUD)„Uwagi wyja śniające przepisy dotycz ące fakturowania VAT w zwi ązku z Dyrektyw ą Rady2010/45/UE” 1. „Uwagi wyja śniaj ące” mo żna traktowa ć jako praktyczne narz ędzie słu żącewyja śnieniu stosowania przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r.w sprawie wspólnego systemu podatku od warto ści dodanej (Dz. Urz. UE L 347z 11.12.2006, str. 1), zwanej dalej „dyrektyw ą 2006/112/WE”, dotycz ących fakturowaniaVAT dodanych b ądź zmienionych dyrektyw ą 2010/45/UE. Nale ży przy tym pami ętać, iż jakwyja śniono w ww. dokumencie TAXUD: „Uwagi nie obejmuj ą wszystkich kwestii;

uwzględniono jedynie te zagadnienia z zakresu fakturowania, których obja śnienie uznano za

po żądane. Dotyczy to sytuacji, w których dyrektywa 2010/45/UE wprowadza nowe przepisy,

lub gdy uznano, ż e przepisy dyrektywy VAT wymagaj ą wyja śnienia” . Uwagi wyja śniająceKomisji Europejskiej zostały równie ż wykorzystane w niniejszej broszurze.

1 „Uwagi wyja śniaj ące przepisy dotycz ące fakturowania VAT w zwi ązku z Dyrektyw ą Rady 2010/45/UE”,zwane dalej „Uwagami wyja śniaj ącymi”, opublikowane na nast ępujących stronach:http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/invoicing_rules/index_en.htm;

http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxation/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_pl.pdf („Uwagi wyja śniaj ące” w j ęzyku polskim).


2/16

2

Wprowadzone ww. rozporz ądzeniami zmiany dotycz ące regulacji prawnych odno śniefakturowania maj ą na celu promowanie oraz dalsze upraszczanie przepisów w tym zakresiepoprzez likwidowanie istniej ących obci ążeń i przeszkód. Równe traktowanie fakturpapierowych i elektronicznych (do faktur elektronicznych stosowane s ą takie same zasady jakdo faktur papierowych) nie zwi ększa obci ążeń administracyjnych zwi ązanychz fakturowaniem papierowym. Jednocze śnie regulacje te maj ą na celu wspieranie korzystaniaz e-fakturowania poprzez stworzenie mo żliwo ści wolnego wyboru prostegoi nieskomplikowanego sposobu zapewnienia autentyczno ści pochodzenia, integralno ści tre ścioraz czytelno ści faktury.

Zauwa żyć przy tym nale ży, i ż nie ulegn ą zmianie, co do zasady, reguły dotycz ącefakturowania sprzeda ży ci ągłej, obecne terminy wystawiania faktur, dane, które powinny one

zawiera ć, zasady fakturowania opakowa ń zwrotnych, lista dokumentów, uznawanych obecnieza faktur ę, cho ć w obr ębie niektórych zagadnie ń (terminy wystawiania faktur czy dane nafakturze) wprowadza si ę niewielkie zmiany, które szczegółowo zostan ą omówione w dalszejczęści broszury.

Podkre ślenia wymaga, i ż większo ść wprowadzanych od 1 stycznia 2013 r. zmian ma dlapodatników charakter fakultatywny, zatem nie powoduj ą one konieczno ści wprowadzeniazmian w sposobach fakturowania przyj ętych przez podatnika. Zmian o charakterzeobligatoryjnym jest niewiele i nie powinny one powodowa ć trudno ści w ich wdro żeniu.

Obowi ązek zapewnienia autentyczno ści pochodzenia, integralno ści tre ści

i czytelno ści faktury

W zwi ązku z obowi ązkiem dokładnego odzwierciedlania faktycznych transakcji w zakresiedostaw towarów i świadczenia usług, przepisy wymagaj ą, aby autentyczno ść pochodzenia,integralno ść treści oraz czytelno ść faktur były zapewnione od momentu ich wystawienia dokońca okresu przechowywania. Za zapewnienie powy ższych wymogów odpowiada podatnik(odpowiednio: wystawiaj ący jak i otrzymuj ący faktur ę).

Nale ży zwróci ć uwag ę, że ju ż w obowi ązujących od 2011 r. przepisach w zakresiefakturowania powy ższe obowi ązki były wymagane w odniesieniu zarówno do fakturpapierowych, jak i faktur przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku faktur

przesyłanych w formie elektronicznej wskazano na przykładowe sposoby zapewnienia

spełnienia tych wymogów (bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy

z dnia 18 wrze śnia 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z pó źn. zm.,weryfikowany za pomoc ą wa żnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany


3/16

3

danych (EDI) zgodnie z umow ą w sprawie europejskiego modelu wymiany danychelektronicznych, je żeli zawarta umowa, dotycz ąca tej wymiany, przewiduje stosowanieprocedur gwarantuj ących autentyczno ść pochodzenia faktury i integralno ść jej danych). Teprzykładowe sposoby zapewnienia spełnienia wymogów autentyczno ści pochodzenia iintegralno ści tre ści daj ą przedsi ębiorcom pewno ść prawa. Nie oznacza to jednak, że powy ższesposoby mog ą same z siebie wskaza ć, że dostawa towarów lub świadczenie usług miałymiejsce. Nale ży też wskaza ć, że podane sposoby s ą tylko przykładami, w zwi ązku z czymmog ą znale źć zastosowanie inne sposoby lub procedury zapewnienia autentyczno ścipochodzenia i integralno ści tre ści.

W przepisach wprowadzanych od 1 stycznia 2013 r. wskazuje si ę kolejny przykładowysposób spełnienia tych wymogów - kontrole biznesowe, które zapewniaj ą wiarygodn ą ścieżk ę

audytu mi ędzy faktur ą i dostaw ą towarów lub świadczeniem usług.Użycie kontroli biznesowych, które ustalaj ą wiarygodn ą ścieżk ę audytu mi ędzy faktur ą a dostaw ą towarów lub świadczeniem usług, mo że znale źć zastosowanie w celu zapewnieniaautentyczno ści pochodzenia, integralno ści tre ści i czytelno ści wszystkim fakturom,niezale żnie od tego, czy wystawiono je w formie papierowej, czy elektronicznej.

Każdy bowiem podatnik powinien zapewni ć, że informacje wymienione na fakturzedokładnie odzwierciedlaj ą faktyczn ą dostaw ę towarów lub świadczenie usług oraz warunki,

na jakich zostały one dokonane. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzale żnionywyłącznie od wyboru podatnika.

Kontrole biznesowe

Kontrola biznesowa jest poj ęciem szerokim. Jest to proces tworzony, wdra żanyi aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarz ąd, pracowników i wła ścicieli) zauzyskanie dostatecznej pewno ści w zakresie sprawozdawczo ści finansowej, rachunkowej

i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodno ści z wymogami prawnymi.Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotycz ących fakturowania kontrolebiznesowe nale ży rozumie ć jako proces, za po średnictwem którego podatnik tworzy, wdra żaoraz aktualizuje dostateczny poziom pewno ści w zakresie to żsamo ści dostawcy lubusługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczno ść pochodzenia), w zakresie tego, i ż niezmieniono danych dotycz ących podatku VAT (integralno ść treści) oraz w zakresieczytelno ści faktury od momentu wystawienia faktury a ż do ko ńca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny by ć odpowiednie do wielko ści, działalno ści i rodzaju podatnikaoraz powinny uwzgl ędnia ć ilość i warto ść transakcji, jak równie ż ilość i rodzaj dostawców


4/16

4

lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach

uwzgl ędnione powinny by ć tak że inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów

uzupełniaj ących, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie dozapłaty.

Znaczenie przykładane do dokumentów uzupełniaj ących winno odzwierciedla ć takie czynniki jak stopie ń niezale żności wystawcy dokumentów uzupełniaj ących od podatnika oraz wag ę przywi ązywan ą do tych dokumentów w procesie ksi ęgowania. Wa żnym aspektem tego typukontroli biznesowej jest fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesiebiznesowym i ksi ęgowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezale żnyi autonomiczny.

Wa żne jest, aby pami ętać, że faktury w formie papierowej lub elektronicznej s ą – ogólnierzecz ujmuj ąc – tylko jednym z dokumentów w zestawie dokumentów zwi ązanychz transakcj ą i ją dokumentuj ących.

Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, je śli daje pewn ą ścieżk ę kontroln ą, dzi ęki której mo żna powi ązać faktur ę ze stanowi ącą podstaw ę jej wystawieniadostaw ą /usług ą. Mo żna tego dokona ć w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresurachunkowo ści, ale np. tak że poprzez r ęczne porównanie faktury z istniej ącymi dokumentamihandlowymi (np. kopi ą zamówienia, zleceniem, umow ą kupna, świadectwem dostawy,potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatno ści). Przedsi ębiorca nie jest obowi ązany dostosowania żadnych technicznych procesów oraz wdra żania jakichkolwiek regulaminów .

Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowi ązkowi osobnego dokumentowania.

W przypadku dostawcy lub usługodawcy faktur ę mo żna zestawi ć z zamówieniem,dokumentami transportowymi oraz z dowodem zapłaty. W przypadku nabywcy lub

usługobiorcy faktur ę mo żna zestawi ć z zatwierdzonym zamówieniem (potwierdzeniem

zakupu), potwierdzeniem dostawy, poleceniem i potwierdzeniem przelewu. Jednak że są totylko przykłady typowych dokumentów, które mog ą być dost ępne, gdy ż wiele innychdokumentów mo że by ć równie ż zestawianych z faktur ą.

Wiarygodna ścieżka audytu

W ramach rachunkowo ści ścieżk ę audytu mo żna opisa ć jako udokumentowany przebiegtransakcji od jej rozpocz ęcia poprzez dokument źródłowy, taki jak zamówienie, do

zako ńczenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i naodwrót, maj ący zapewni ć zwi ązek mi ędzy ró żnymi dokumentami w takim procesie. Ścieżka


5/16

5

audytu obejmuje dokumenty źródłowe i realizowane transakcje oraz odniesienia do powi ązań pomi ędzy nimi.

Ścieżk ę audytu mo żna opisa ć jako wiarygodn ą w przypadku, gdy zwi ązek pomi ędzydokumentami uzupełniaj ącymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prze śledzenia(dzi ęki posiadaniu dostatecznych danych dla powi ązania dokumentów), zgodny z ustalonymiw przedsi ębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.Mo żna to osi ągnąć wykorzystuj ąc przykładowo, dokumenty osób trzecich (np. wyci ągibankowe), dokumenty nabywcy lub usługobiorcy albo dostawcy lub usługodawcy

(dokumenty drugiej strony transakcji) lub poprzez wewn ętrzne kontrole (np. rozdziałuobowi ązków).

Dla celów podatku VAT ścieżka audytu powinna zapewni ć mo żliwy do skontrolowaniazwi ązek pomi ędzy faktur ą a dostaw ą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umo żliwi ć sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usługmiało miejsce.

Środki, przy wykorzystaniu których podatnik mo że wykaza ć zwi ązek pomi ędzy faktur ą a dostaw ą towarów lub świadczeniem usług, pozostawia si ę uznaniu podatnika. Przykłademmógłby by ć zestaw ró żnych dokumentów, takich jak zamówienie, dokumenty transportowei sama faktura, ze wskazaniem dopasowania tych dokumentów, lub nawet sam fakt, że te trzy

dokumenty faktycznie do siebie pasuj ą.Podobnie jak w przypadku kontroli biznesowych, wiarygodna ścieżka audytu powinna by ć odpowiednia do wielko ści, działalno ści i rodzaju podatnika oraz powinna uwzgl ędnia ć ilo ść i warto ść transakcji, jak równie ż ilo ść i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywcówlub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzgl ędnione powinny by ć tak że inneczynniki, takie jak wymogi dotycz ące sprawozdawczo ści finansowej oraz kontroli.

Akceptacja odbiorcy

Nowe brzmienie § 3 rozporz ądzenia elektronicznego liberalizuje obowi ązujące obecniewymogi w zakresie sposobu dokonania przez odbiorc ę faktury akceptacji przesyłania fakturw formie elektronicznej, które zostan ą otrzymane przez niego wył ącznie w formieelektronicznej. Odchodzi si ę od obowi ązku wyra żania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu(w formie pisemnej lub elektronicznej), pozostawiaj ąc te kwestie całkowicie w gestiiumownej stron. Zmiany w tym zakresie oznaczaj ą, że przykładowo za akceptacj ę mo żna

uzna ć zgod ę przyszłego odbiorcy faktur wyra żoną ustnie, której efektem b ędzie np. przyj ęcieprzez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do


6/16

6

uregulowania płatno ści z niej wynikaj ącej. Nale ży przy tym mie ć na wzgl ędzie, że wymógakceptacji przez odbiorc ę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udost ępniania,które to faktury zostan ą otrzymane przez odbiorc ę wył ącznie w formie elektronicznej,znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru

faktury przesłanej w formie elektronicznej i, w przypadku podatników b ędących odbiorcamitych faktur – w mo żliwo ści zapewnienia przez nich autentyczno ści, integralno ści orazczytelno ści tre ści faktury. Te techniczne wymogi powinny by ć bowiem ustalone, aby mócodbiera ć faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie fakturw formie papierowej. Powy ższy przepis jest implementacj ą art. 1 pkt 22 ww. dyrektywy2010/45/UE (dotycz ącego art. 232 ww. dyrektywy 2006/112/WE).

W ka żdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie

kwesti ą porozumienia mi ędzy stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresiesposobu wyra żania lub cofni ęcia zgody przez odbiorc ę na przesłanie faktury w formieelektronicznej pozostaj ą w gestii stron i stanowi ą element umowy przez nie zawartej.W świetle powy ższego wła ściwe jest wyra źne uregulowanie tego zagadnienia w drodzeustale ń między stronami celem unikni ęcia ewentualnych pó źniejszych nieporozumie ń.

Nale ży równie ż zauwa żyć, iż zgodnie z § 8 rozporz ądzenia elektronicznego akceptacjaprzesyłania faktur w formie elektronicznej, wyra żona na podstawie dotychczasowychprzepisów, zachowuje wa żność na potrzeby stosowania § 3 ww. rozporz ądzenia. Napodstawie przepisu § 8 wa żność zachowaj ą akceptacje wyra żone zarówno na podstawie § 3ust. 1 rozporz ądzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., jak i akceptacje wyra żone na podstawie § 3ust. 2 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania orazprzesyłania faktur w formie elektronicznej, a tak że przechowywania oraz udost ępnianiaorganowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133,

poz. 1119).

Wystawianie faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych

Zmienione brzmienie przepisu § 4 rozporz ądzenia fakturowego nie wprowadza zmianw stosunku do obecnie obowi ązujących przepisów w zakresie podatników zobowi ązanych dowystawiania faktur. Nadal b ędą to podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni,posiadaj ący numer identyfikacji podatkowej, jak równie ż podatnicy, o których mowaw art. 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 r.

Nr 177, poz. 1054 oraz z 2012 r. poz. 1342), zwanej dalej „ustaw ą o VAT”, dokonuj ącywewn ątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.


7/16

7

Nowo ścią jest dopuszczenie mo żliwo ści wystawiania faktur przez zarejestrowanychpodatników VAT zwolnionych. Równocze śnie podatnicy ci nie zostan ą pozbawienimożliwo ści wystawiania rachunków w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 848 i 1101), które zgodnie z obecnie

obowi ązującym § 17 pkt 4 rozporz ądzenia fakturowego nadal b ędą uznawane za faktury.W efekcie zaproponowanych zmian zarejestrowany podatnik VAT zwolniony b ędzie mógłdokona ć wyboru, czy udokumentowa ć dan ą transakcj ę faktur ą, na nowych zasadachwprowadzonych od dnia 1 stycznia 2013 r., czy te ż rachunkiem, na zasadach unormowanychprzepisami ustawy Ordynacja podatkowa.

Dane w fakturze

Znowelizowane przepisy § 5 rozporz ądzenia fakturowego zawieraj ą katalog danych, którewinna zawiera ć faktura. Stanowi ą one odzwierciedlenie obecnych w tym zakresie regulacjizawartych w § 5, § 7 ust. 1-2, § 23, § 25 dotychczasowego rozporz ądzenia fakturowego,zostały jednak że odpowiednio nieznacznie zmodyfikowane, celem dostosowania regulacjikrajowych do regulacji dyrektywy 2006/112/WE, zmienionych przez dyrektyw ę 2010/45/UEw zakresie danych, które winna zawiera ć faktura.

Część danych obligatoryjnie umieszczanych na fakturze pozostała niezmieniona, stanowi ącodzwierciedlenie przepisów rozporz ądzenia fakturowego, np. nazwa (rodzaj) towaru lubusługi, stawki podatku. Bez zmian pozostał równie ż sposób wykazywania i zaokr ąglaniakwoty podatku. Niewielkim zmianom (doprecyzowuj ącym) uległ przepis o mo żliwo ściokre ślenia w fakturze równie ż kwot podatku dotycz ących warto ści dostarczonychposzczególnych towarów i wy świadczonych usług. Pozostały równie ż szczególneuregulowania dotycz ące faktur wystawianych przy transakcjach trójstronnych (wprowadzono

jedynie zmiany o charakterze redakcyjnym).

Ponadto wymóg umieszczania na fakturze niektórych danych uległ likwidacji, np.zlikwidowano obowi ązek umieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturachdokumentuj ących nabycie paliw, czy obowi ązek zamieszczania terminu płatno ści nale żnościw przypadku małych podatników rozliczaj ących si ę metod ą kasow ą co nie oznacza, i ż podatnicy dla własnych potrzeb dokumentacyjnych nie mog ą zamieszcza ć takich danych.

Zmiany zawarte w zmienianym rozporz ądzeniu generalnie upraszczaj ą zasady fakturowaniai m.in. polegaj ą na zmniejszeniu obowi ązkowych danych na fakturze lub na wprowadzeniu

możliwo ści podawania niektórych danych innych ni ż obecnie wymagane – w miejsce tychobecnie obowi ązujących. Jednak że, pomimo zniesienia obowi ązku podawania niektórych


8/16


9/16

9

(stosownie do § 5 ust. 2 pkt 5 - rozwi ązanie to odpowiada art. 226 pkt 11a dyrektywy2006/112/WE),

6) stosownie do § 5 ust. 2 pkt 6:

- przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie któregopodatnik stosuje zwolnienie od podatku,

- przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku tak ą dostaw ę lub takie świadczenie, lub

- innej podstawy prawnej wskazuj ącej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usługkorzysta ze zwolnienia;

rozwi ązanie to odpowiada art. 226 pkt 11 dyrektywy 2006/112/WE i w zasadzie tylkoporz ądkuje dotychczasowe oznaczenia.

Tak jak ju ż wskazano podatnicy wystawiaj ący dotychczas faktury „VAT-MP” czy te ż „VATmarża” nadal mog ą zachowa ć te oznaczenia, pod warunkiem wskazania równie ż na fakturzewymaganych we wszystkich pa ństwach członkowskich UE nowych oznacze ń.

Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy

W zakresie danych identyfikacyjnych podatnika, danymi takimi dla podatnika b ędącegoosob ą fizyczn ą jest imi ę i nazwisko. W fakturze podatnicy b ędący osobami fizycznymipowinni zatem podawa ć imi ę i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mog ą równie ż poda ć nazw ę lub nazw ę skrócon ą firmy.

Natomiast w przypadku podatnika nieb ędącego osob ą fizyczn ą dane identyfikacyjnestanowi ą przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicynieb ędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszcza ć nazw ę lub nazw ę skrócon ą podan ą w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Równie ż prawidłowym rozwi ązaniem jest wskazanie

jednocze śnie nazwy pełnej i skróconej.

Adres na fakturze wystawionej przez osob ę fizyczn ą prowadz ącą działalno ść gospodarcz ą

Na fakturze powinien by ć podawany, co do zasady, adres siedziby działalno ści gospodarczejpodatnika, w rozumieniu ustawy o VAT. Przepisy nie precyzuj ą jaki adres w przypadkuosoby fizycznej prowadz ącej działalno ść gospodarcz ą (miejsca zamieszkania czy głównegomiejsca prowadzenia działalno ści – je śli to główne miejsce prowadzenia działalno ści znajdujesię w innym miejscu ni ż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskaza ć w fakturze.Przyj ąć zatem nale ży, i ż będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym,


10/16

10

tj. w przypadku osób fizycznych powinien to by ć, co do zasady, adres zamieszkania. Jednak żew sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalno ści gospodarczej w miejscuzamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalno ści (wskazane w zgłoszeniu dlapotrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien by ć podawany adres tego głównegomiejsca prowadzenia działalno ści. Nie ma te ż przeszkód aby w fakturze były równie ż podawane inne miejsca prowadzenia działalno ści, w szczególno ści te, w których dokonywana

jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca toczytelno ści faktury.

Faktury uproszczone

Wprowadzony do rozporz ądzenia fakturowego przepis § 5 ust. 4 pkt 6, przewiduje mo żliwo ść wystawiania faktur uproszczonych i okre śla przesłanki warunkuj ące korzystanie z tejmożliwo ści. W tym zakresie przepis stanowi implementacj ę art. 220a dyrektywy2006/112/WE, dodanego przez dyrektyw ę 2010/45/UE. Faktury uproszczone wystawiane s ą,w przypadku gdy kwota faktury nie przekracza 100 euro lub równowarto ści tej kwotyw walucie krajowej. Przyj ęta kwota 450 zł uwzgl ędnia zasady przeliczania kwot przewidzianew art. 399 i 400 dyrektywy 2006/112/WE.

Zgodnie z art. 226b dyrektywy 2006/112/WE pa ństwa członkowskie nakładaj ą obowi ązek

umieszczania na fakturach uproszczonych co najmniej nast ępujących danych:a) daty wystawienia faktury;

b) danych identyfikacyjnych podatnika dokonuj ącego dostawy towarów lub świadcz ącegousługi;

c) danych okre ślających rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;

d) nale żnego VAT lub danych potrzebnych do jego obliczenia;

e) w przypadku gdy wystawiona faktura jest dokumentem lub not ą uznan ą za faktur ę na

mocy art. 219, wyra źnego i jednoznacznego odniesienia do tej faktury pierwotnej orazkonkretnych danych, które ulegaj ą zmianie.

Zauwa żyć nale ży, i ż wprowadzone w cyt. wy żej przepisie dyrektywy wyra żenie „conajmniej” przyznaje pa ństwom członkowskim pewn ą dowolno ść w zakresie okre ślaniadanych, które musi zawiera ć faktura uproszczona, wskazuj ąc jednocze śnie katalog danychumieszczanych obligatoryjnie na tego rodzaju dokumencie. W przepisach § 5 ust. 4 pkt 6

rozporz ądzenia fakturowego zakres danych obowi ązkowo zamieszczanych na fakturach

uproszczonych został okre ślony w sposób zbli żony do zakresu danych wymaganych(odrębnymi przepisami) na paragonie fiskalnym.


11/16

11

Faktury uproszczone nie mog ą być wystawiane w przypadku:

- wewn ątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- sprzeda ży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju,

- w przypadku gdy faktura wystawiana jest na żądanie osób fizycznych nieprowadz ącychdziałalno ści gospodarczej,

- dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium pa ństwa członkowskiego innego ni ż terytorium kraju, dla których osob ą zobowi ązaną do zapłaty podatku od warto ści dodanej

jest nabywca towaru lub usługobiorca.

W tym miejscu nale ży wyja śnić, iż odręczne dopisanie na paragonie fiskalnym numeru NIPnabywcy nie czyni zado ść wymogom przewidzianym przepisami dla wystawiania faktur i tym

samym tak sporz ądzony paragon nie mo że zosta ć uznany za faktur ę uproszczon ą.Podkre ślenia wymaga, że mo żliwo ść wystawienia faktury uproszczonej w przypadku

transakcji o warto ści do 450 zł (lub 100 euro) nie oznacza, że nie mo żna wystawia ć

w takiej sytuacji faktury zawieraj ącej pełn ą ilo ść danych.

Faktura uproszczona daje nabywcy towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego

z tytułu transakcji, które s ą dokumentowane t ą faktur ą.

Numer NIP nabywcy w fakturze

Zmian ą w stosunku do obecnie obowi ązującego rozporz ądzenia fakturowego jestograniczenie w § 5 ust. 4 pkt 3 rozporz ądzenia fakturowego katalogu przypadków, w którychnie ma potrzeby zawierania na fakturze numeru NIP nabywcy – dotychczas zawartego w § 7

ust. 1 i 2 rozporz ądzenia fakturowego. Wi ększo ść tych przypadków jest bowiem zb ędnychz uwagi na zaproponowane zmiany w § 5 rozporz ądzenia fakturowego, w którym NIPzast ąpiono numerem, za pomoc ą którego nabywca jest zidentyfikowany dla podatku od

towarów i usług lub podatku od warto ści dodanej. W konsekwencji tych zmian nie mauzasadnienia do podawania na fakturze numeru NIP w przypadku osób fizycznych

nieprowadz ących działalno ści gospodarczej czy te ż nieposługuj ących si ę takim numerem, jakrównie ż podmiotów z pa ństw trzecich. Z dotychczas obowi ązujących regulacji pozostawiononatomiast mo żliwo ść niepodawania numeru, za pomoc ą którego nabywca (inny podatnik) jestzidentyfikowany dla podatku w sytuacji sprzeda ży energii elektrycznej i cieplnej, gazuprzewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiotelekomunikacyjnych orazświadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 zał ącznika nr 3 do ustawy

o VAT, z wyj ątkiem jednak przypadku, gdy dana transakcja b ędzie dokumentowana faktur ą uproszczon ą. Podatnik dokonuj ący zatem ww. czynno ści na rzecz innego podatnika,


12/16

12

w przypadku transakcji do 450 zł, b ędzie miał wybór czy dokumentowa ć tę transakcj ę faktur ą „pełn ą”, jedynie bez numeru identyfikacyjnego VAT nabywcy, czy te ż wystawia ć faktur ę uproszczon ą, niezawieraj ącą żadnych innych danych identyfikuj ących nabywc ę pozatym numerem.

Samofakturowanie

Przepis § 6 rozporz ądzenia fakturowego w nowym brzmieniu przewiduje mo żliwo ść wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez upowa żnione przez niego osobytrzecie, w szczególno ści przez jego przedstawiciela podatkowego, oraz przez nabywc ę towarów lub usług, b ędącego podatnikiem podatku, podatku od warto ści dodanej lub podatkuo podobnym charakterze b ądź też osob ą prawn ą nieb ędącą takim podatnikiem.

Samofakturowanie przez nabywc ę będzie miało zastosowanie do sprzeda ży dokonywanej na jego rzecz, jak równie ż będzie obejmowało mo żliwo ść wystawiania faktur zaliczkowych.Będzie mogło by ć równie ż zastosowane w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług,których miejscem opodatkowania jest kraj trzeci. W przypadku samofakturowania

dokonywanego przez nabywc ę towarów i usług, których to miejscem opodatkowania b ędzieinne ni ż Polska pa ństwo członkowskie UE, zastosowanie znajd ą regulacje dotycz ącefakturowania obowi ązujące w tym pa ństwie członkowskim. Przepisy te odzwierciedlaj ą postanowienia art. 220 i art. 224 dyrektywy 2006/112/WE.

Wskaza ć nale ży, że proponowany przepis stanowi cz ęściow ą kontynuacj ę regulacjiobowi ązujących w tym zakresie w obecnym brzmieniu § 6 i § 25 rozporz ądzeniafakturowego, odpowiednio zmodyfikowanych celem dostosowania regulacji krajowych do

art. 224 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym przez dyrektyw ę 2010/45/UE.Nale ży zwróci ć uwag ę, że odbiurokratyzowano szereg istniej ących obecnie wymogówdotycz ących samofakturowania, takich jak np. obowi ązek informowania naczelnika urz ęduskarbowego o zawarciu umowy na samofakturowanie, pozostawiaj ąc kwestie wyboru takiego

rozwi ązania i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur w gestii poszczególnych stronsprzeda ży. Przyj ęte rozwi ązanie mo żna okre ślić mianem likwidacji sformalizowanej obecnieprocedury i warunków wystawiania faktur przez nabywc ę.

Obliczanie kwoty podatku wychodz ąc od kwoty brutto świadczenia

Zmiany wprowadzone w § 8 rozporz ądzenia fakturowego umo żliwiaj ą podatnikom wybórsposobu obliczania kwoty podatku wychodz ąc od kwoty brutto świadczenia nie uzale żniającprawa do skorzystania z tej metody od żadnych szczególnych przesłanek i tym samym nieograniczaj ąc tego prawa do żadnego konkretnego typu transakcji.


13/16

13

Terminy wystawienia faktury

Znowelizowane przepisy § 9 rozporz ądzenia fakturowego reguluj ą kompleksowo terminywystawienia faktury. Dokonana zmiana polega w przewa żającej mierze na uproszczeniui uporz ądkowaniu regulacji obowi ązujących obecnie w tym zakresie w § 9 oraz § 11-12rozporz ądzenia fakturowego.

Przepisy § 9 rozporz ądzenia fakturowego w zmienionym brzmieniu utrzymuj ą dotychczasow ą zasad ę obowi ązku wystawiania faktur w terminie najpó źniej 7 dni od dnia wydania towarulub wykonania usługi (ust. 1) lub – w przypadku sprzeda ży o charakterze ci ągłym – odzako ńczenia miesi ąca, w którym dokonano sprzeda ży (ust. 2). W ust. 3 wprowadzana jestnatomiast nowa instytucja – mo żliwo ść wystawiania zbiorczych faktur, dokumentuj ącychtransakcje dokonane w trakcie miesi ąca kalendarzowego (niemaj ących charakteru sprzeda życiągłej). W takim przypadku faktura musi by ć wystawiona najpó źniej ostatniego dnia tegomiesi ąca, w którym miały miejsce dostawy towarów lub były świadczone usługi. Zmianyw tym zakresie realizuj ą obowi ązek zapewnienia podatnikom mo żliwo ści wystawiania fakturzbiorczych, o których mowa w art. 223 dyrektywy 2006/112/WE, oraz uproszczaj ą dokumentowanie transakcji. Ponadto, znacznie wydłu ża si ę termin na wystawienie fakturdokumentuj ących wewn ątrzwspólnotow ą dostaw ę towarów (§ 9 ust. 4) oraz świadczenieusług, do których stosuje si ę art. 28b (§ 9 ust. 5). Zgodnie bowiem z ww. przepisami b ędzie tomożliwe a ż do 15. dnia miesi ąca nast ępującego po miesi ącu, w którym odpowiednio: wydanolub przemieszczono towar b ądź wykonano usług ę.

Faktury zaliczkowe

Regulacje § 10 rozporz ądzenia fakturowego w nowym brzmieniu utrzymuj ą dotychczasowezasady wystawiania faktur zaliczkowych. Nowo ścią jest brak obowi ązku wystawiania fakturna zaliczki w wewn ątrzwspólnotowej dostawie towarów. Nale ży zwróci ć uwag ę, że tegorodzaju zaliczki od 1 stycznia 2013 r. nie rodz ą obowi ązku podatkowego - vide art. 11 pkt 1ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obci ążeń administracyjnychw gospodarce (Dz. U. poz. 1342). Wprowadzone modyfikacje w zakresie odesła ń doodpowiednich przepisów dotycz ących danych zawartych na fakturze wynikaj ą ze zmiandokonanych w tym zakresie rozporz ądzeniem fakturowym. Novum stanowi jedynie odej ścieod literalnie wyra żonej zasady, że faktur ę wystawia si ę równie ż na ka żdą kolejn ą otrzyman ą

część nale żności, gdy ż wynika ju ż ona z normy zawartej w § 10 ust. 1.


14/16

14

Dokumenty zmieniaj ące faktur ę

Faktury koryguj ące

Przepisy § 13 rozporz ądzenia fakturowego w brzmieniu zarówno obecnym jak i zmienionymreguluj ą zasady wystawiania faktur koryguj ących i stanowi ą co do zasady odzwierciedlenieregulacji aktualnie obowi ązujących. Wprowadzone modyfikacje polegaj ą jedynie naodpowiednim dostosowaniu do zmian wprowadzonych w pozostałych przepisach

rozporz ądzenia fakturowego.

Z analogiczn ą sytuacj ą mamy do czynienia w przypadku przepisów § 14 rozporz ądzeniafakturowego. Podkre ślić przy tym nale ży, i ż nowe brzmienie § 14 ust. 3 rozporz ądzeniaogranicza zakres danych wymaganych dla faktur koryguj ących wystawianych w najbardziej

powszechnych przypadkach poprzez rezygnacj ę z obowi ązującego obecnie wymoguumieszczania obok prawidłowej tre ści korygowanych pozycji tak że pozycji i kwot bł ędniewskazanych w fakturze korygowanej. Stanowi to znaczne uproszczenie przy wystawianiu

faktur koryguj ących we wskazanych przepisem przypadkach.

Jednocze śnie nale ży podkre ślić, iż konstrukcja nowego brzmienia przepisów § 14 ust. 3 niestoi na przeszkodzie, aby w fakturze umieszcza ć więcej danych ni ż wymagane, tj. takich jaknp. kwoty podane w omyłkowej wysoko ści w zestawieniu z kwotami w wysoko ściprawidłowej, co pozwoli na unikni ęcie przez podatników konieczno ści wprowadzania zmianw obecnie stosowanym przez nich systemie wystawiania dokumentów w tym zakresie.

Noty koryguj ące

Jedyn ą istotn ą zmian ą w zasadach wystawiania not koryguj ących jest rezygnacja z obowi ązkuwysyłania odbiorcy noty koryguj ącej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej tre ści przezodbiorc ę w formie pisemnej. Przepis ust. 2 w § 15 wymaga jedynie akceptacji noty przezwystawc ę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron.

Faktury wewn ętrzne

Zmiana brzmienia przepisów § 24 rozporz ądzenia fakturowego wi ąże si ę z uchyleniem cz ęściprzepisów, do których § 24 si ę odwołuje i co do zasady nie wnosi istotnych zmian w zakresiewystawiania dokumentów okre ślonych mianem faktur wewn ętrznych.

Odno śnie faktur wewn ętrznych nale ży jednak zwróci ć uwag ę na zmian ę wprowadzon ą

przepisem art. 11 pkt 11 ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obci ążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342). Zmiana ta bowiem oznacza odej ście od


15/16

15

obowi ązku dokumentowania wskazanych w tym przepisie czynno ści fakturamiwewn ętrznymi na rzecz prowadzenia przez podatnika dowolnej dokumentacji, która takieczynno ści b ędzie odzwierciedla ć. Podatnicy nadal mog ą wystawia ć takie dokumenty, je ślitylko taka b ędzie ich wola.

Przechowywanie faktur

Podkre ślić nale ży, i ż z obecnie obowi ązujących przepisów wykonawczych reguluj ącychkwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, i ż co do zasady nie ma przeszkód, abyfaktury przesłane w formie elektronicznej drukowa ć i przechowywa ć w formie papierowej,czy te ż faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzy ć (np. zeskanowa ć)

i przechowywa ć w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi by ć zachowany warunek zapewnienia autentyczno ści pochodzenia faktur, integralno ści ich tre ścii czytelno ści od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.Mo żliwo ść powy ższa nie uległa żadnym zmianom w zwi ązku z przedmiotow ą nowelizacj ą przepisów w zakresie fakturowania. Przypomnie ć mo żna jedynie, że od dnia 1 stycznia2011 r. warunek braku zmiany tre ści faktury (integralno ść treści), nie dotyczy formatu fakturyw formie elektronicznej. Format, w którym zawarte s ą wymagane na mocy przepisów dane nafakturze, mo że zosta ć przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem że dane tepozostan ą niezmienione. Pozwala to odbiorcy lub dostawcy usług działaj ącemu na jego rzeczna przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich

dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz

z upływem czasu, zmian technologicznych.

Przepisy znowelizowanego § 21 rozporz ądzenia fakturowego stanowi ą co do zasadyodzwierciedlenie i jednocze śnie dalsze ujednolicenie przepisów reguluj ących kwestieprzechowywania i udost ępniania faktur dla zapewnienia równego traktowania faktur

papierowych i w formie elektronicznej. Podatnicy posiadaj ący siedzib ę działalno ścigospodarczej na terytorium kraju s ą zobowi ązani do przechowywania wystawionychi otrzymanych faktur oraz ich duplikatów na terytorium kraju. W przypadku ww. podatników,

faktury mog ą być przechowywane poza terytorium kraju, jednak że wył ącznie w formieelektronicznej w sposób umo żliwiaj ący organowi podatkowemu lub organowi kontroliskarbowej, za pomoc ą środków elektronicznych, dost ęp on-line do tych faktur. Podatnicy s ą zobowi ązani zapewni ć organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie,zgodnie z odr ębnymi przepisami, bezzwłoczny dost ęp do wymienionych dokumentów,

a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej równie ż bezzwłoczny ich


16/16

16

pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Regulacje te stanowi ą implementacj ę art. 244 i art. 245 ust. 2 akapit drugi dyrektywy 2006/112/WE.

Przepisy którego pa ń stwa członkowskiego maj ą zastosowanie

W przypadku gdy przedsi ębiorcy dokonuj ą dostaw towarów lub świadcz ą usługi na rzecznabywców lub usługobiorców w innych pa ństwach członkowskich, mog ą pojawi ć się trudno ści w ustaleniu pa ństwa członkowskiego, którego przepisy dotycz ące fakturowaniamaj ą zastosowanie. W przepisie § 26a, dodanym do rozporz ądzenia fakturowegosformułowane zostały zasady ogólne fakturowania, w zakresie, w jakim stanowi ą implementacj ę art. 219a dyrektywy 2006/112/WE, dodanego przez dyrektyw ę 2010/45/UE

Rady. Regulacja ta ma zapewni ć pewno ść prawa w odniesieniu do zobowi ązań dotycz ącychfakturowania poprzez wyra źne okre ślenie zakresu obj ętego dan ą jurysdykcj ą.

Jak wynika z art. 219a dyrektywy 2006/112/WE, podstawow ą zasad ą jest, że pa ństwoczłonkowskie, w którym ma miejsce dostawa, okre śla zasady fakturowania. Istniej ą jednakdwa wyj ątki od tej zasady, które zostały zawarte w art. 219a lit. a i b. Dotycz ą one dostawtransgranicznych obj ętych mechanizmem odwrotnego obci ążenia oraz dostaw podlegaj ącychopodatkowaniu poza terytorium UE. W takich przypadkach zastosowanie maj ą przepisypaństwa członkowskiego, w którym dostawca ma siedzib ę lub stałe miejsce prowadzeniadziałalno ści, z którego wykonywana jest dostawa towaru lub w którym dostawca ma stałemiejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Dla dostawców maj ących siedzib ę poza UE, dokonuj ących dostawy towarów lub świadczeniausług podlegaj ących opodatkowaniu w UE, wyj ątki nie maj ą zastosowania, natomiast zawszestosuje si ę podstawow ą zasad ę fakturowania, czyli zasad ę państwa członkowskiego,w którym ma miejsce dostawa.

W równym stopniu, podstawowa zasada b ędzie miała zawsze zastosowanie w przypadkusamofakturowania, w którym odbiorca wystawiaj ący faktur ę równie ż podlega opodatkowaniuw ramach odwrotnego obci ążenia. Zatem to pa ństwo członkowskie, w którym ma miejscedostawa, b ędzie ustala ć zasady fakturowania.

Konstrukcja § 26a pozwala na przeniesienie opisanych wy żej zasad wynikaj ących z art. 219adyrektywy 2006/112/WE do krajowego porz ądku prawnego poprzez wskazanie przypadków,w których znajd ą zastosowanie odpowiednie regulacje odnosz ące si ę do fakturowaniaprzewidziane w krajowych przepisach prawa.

Broszura Fakturowanie 21 Grudnia Ost

Documents

Transcript of Broszura Fakturowanie 21 Grudnia Ost