błędów głównych popełnianych przez

prowadzących prezentacje

Sprawdź czy są Twoim udziałem?

+ 2 gratis7

2

3

Podstawową przeszkodą w robieniu naprawdę skutecznych prezentacji są popełniane przez prowadzącego błędy. Te o największym gatunkowo ciężarze popełniane są na etapie przygotowania, te „lżejsze” podczas prowadzenia prezentacji. Niezależnie jednak od tego, kiedy powstają, niweczą wysiłek włożony w wymyślenie, opracowanie, a potem prowadzenie prezentacji.

W ciągu ostatnich 7 lat prowadząc szkolenie Mistrzowska prezentacja pomogłem setkom osób przygotować i prowadzić lepsze prezentacje. Byłem świadkiem rozwoju osób prowadzących publiczne wystąpienia. Zanim jednak zmienili swoje nawyki popełniali błędy, bardzo podobne błędy nie zależnie do tego czy prowadzili swoje prezentację dla Klientów, współpracowników, szefów.

Zapoznaj się więc z 7 głównymi błędami a o dwóch dodatkowych dowiesz się przy okazji.

• Dzięki temu e-bookowi:

• Dowiesz się jakie są najczęstsze błędy prezenterów

• Poznasz ich objawy i mechanizm

• Przekonasz się na czym polega ich negatywny wpływ na odbiorców i na Ciebie samego

• Zweryfikujesz skuteczność prowadzonych przez Ciebie prezentacji

• Dowiesz się, któych błędów powinieneś unikać

• Zostaniesz zainspirowany do wprowadzenia określonych zmian w sposobie przygotowywania Twoich prezentacji

Brzmi interesująco? Zapraszam!

Sprawdź już dziś czy ich nie popełniasz po to, by jutro poprowadzić skuteczniejszą prezentację!

Tomasz KrasPro Optima Sp. z o.o.

4

1

W pierwszych kilkunastu sekundach waży się los prowadzonego przez Ciebie spotkania. Po jednej stronie jesteś Ty i przygotowana prezentacja, a po drugiej odbiorcy ze swoimi oczekiwaniami. To na ile uda Ci się zrealizować cel prezentacji zależy w dużej mierze od tego, jakie wywrzesz początkowe wrażenie na adresatach Twoich zabiegów. Wielu prowadzących jednak ignoruje znaczenie wizerunku własnego - autoprezentacji.

Jak w praktyce wygląda błąd polegający na obniżającej wiarygodność autoprezentacji? Objawów jest wiele: szybkie, ciche i zdawkowe przed-stawienie siebie - nazwiska, funkcji czy reprezentowanej organizacji. Często imię i nazwisko prezentującego są tak szybko wypowiadane, że tajemnicą pozostają aż do końca prezentacji. Takie niestaranne przed-stawienie siebie czy firmy, choć tłumaczone stresem, zawsze dla odbiorcy jest sygnałem, że być może ma on do czynienia z kimś, komu nie warto ufać. Działa tu bowiem znany w psychologii „efekt diabelski”. Kiepskie pierwsze wrażenie związane z autoprezentacją prowadzącego powoduje, że spodziewamy się kiepskiej prezentacji.

Wielu prezenterów obniża własną wiarygodność przez nieade-kwatny do okoliczności wygląd zewnętrzny (strój, fryzura, makijaż etc). Robi to też przez komunikaty niewerbalne podczas pierwszej minuty spotkania. Przez co konkretnie? Przez brak kontaktu wzrokowego z odbiorcami, niewychodzenie poza stół czy laptop, zza którego odtwarzana jest prezentacja, zbyt cichy lub wysoki głos, zbyt duże tempo wypowiadania słów, postawę ciała utrudniającą widzenie twarzy czy słyszenie prowadzącego, brak swobody ruchu w trak-cie prezentacji. Niechlujne czy zbyt hermetyczne słownictwo także

może obniżać wiarygodność prezenterów. Przykłady można mnożyć. Dlaczego autoprezentacja jest taka ważna?Jako prezenterzy jesteśmy dla odbiorców najczęściej mało wiarygodni. Do rzadkości należy przypadek, że prowadzimy prezentację z pozycji eksperta, któremu ufa zmotywowany do uczestniczenia w prezentacji odbiorca. Pierwsze wrażenie może zatem zdecydować o tym, czy odbiorcy dadzą nam kredyt zaufania i nastawią się na odbiór przygotowanych informacji czy też stracimy tę szansę bezpowrotnie.

Wielu ekspertów nie potrafi skutecznie przekonywać do własnych idei nie dlatego, że „nie mają racji”, ale właśnie dlatego, że ignorują znacze-nie wiarygodności związanej z autoprezentacją. Nie wkładają wysiłku w to by podnieść poziom własnej wiarygodności. W efekcie przegrywają w starciu z tymi, którzy potrafią zbudować wizerunek profesjonalisty, choć ich kompetencje są dużo mniejsze. Prawda jest taka, że gdyby same slajdy były narzędziem wpływu, wystarczyłoby je przesłać na przykład e-mailem. Tymczasem ludzie spotykają się z ludźmi i to ludzie decydują o zakresie wpływu. Jeśli nie zadbasz o odpowiednią autoprezentację,pozbawiasz się możliwości wpływania na myśli , emocje i zachowania odbiorców. A czy nie na tym Ci zależy najbardziej?

Autoprezentacja niszcząca wiarygodność

Który element Twojej autoprezentacji najsilniej obniża wiarygodność jako prezentera? Zmień go przed kolejną prezentacją.

RADA

1

5

1

Jak wielu prezenterów rozpoczyna swoje wystąpienie od słów: “Dzień dobry. Miło mi Państwa powitać na prezentacji, która dotyczy...”? Mogą to być także inne słowa: „Ta prezentacja jest o” lub „To prezentacja na temat...”

Niezależenie od tego jakie to są słowa ich zadaniem jest poinformowanie odbiorcy o temacie prezentacji. Czy to źle? Przecież każda prezentacja czegoś dotyczy, ma jakiś temat lub kilka tematów. To prawda, ale nie oznacza to, że tak dosłownie powinno rozpoczynać się wystąpienie. W mojej opinii to błąd. Dlaczego? Każde rozpoczęcie prezentacji to zapowiedź tego, co czeka odbiorcę. Jest ono jak nagłówek artykułu. Albo przyciągnie uwagę, albo sprawi, że tekst pozostanie niezauważony. Zwyczajowe rozpoczęcie słowami: „prezentacja będzie na temat...” powoduje, że choć odbiorca wie, czego dotyczy spotkanie, nie dowiaduje się czy powinien w nim uczestniczyć. “Tematyczne” wprowadzenie słabo bowiem motywuje uczestnika do odbioru prezentacji, a bywa, że zniechęca. W efekcie bardzo szybko tracimy uwagę odbiorców. W ich głowach rodzi się przekonanie, że jest to kolejna nudna i niewnosząca nic nowego prezentacja w jakiej uczestniczą... Może lepiej sprawdzić pocztę czy napisać zaległego sms’a...

Rozpoczynanie prezentacji jedynie od przedstawienia tematu niszczy szansę na budowanie zaangażowania. Dlaczego tak często prezentujący popełniają ten błąd? Z powodu odmiennej perspektywy. Każdy prezentujący przez stres towarzyszący wystąpieniu jest silnie skoncen-trowany na tym, co będzie mówił za chwilę. Chce mówić i pokazywać, chce prezentować od pierwszej sekundy spotkania. Z perspektywy odbiorcy sytuacja wygląda wręcz odwrotnie. Większość z nich nie

De-motywujące rozpoczęcie

jest zadowolona z tego, że poświęca swój czas, który mogłaby lepiej wykorzystać. Niebywałe, jak często prezentujący jednak zapominają, że żeby ich wysiłek związany z przygotowaniem prezentacji nie poszedł na marne muszą zmotywować odbiorców do tego, by uczestniczyli w spotkaniu. W tej sytuacji mówienie jedynie o tym, czego dotyczy prezentacja, bez wyraźnego odwołania się do korzyści, jakie odbiorca będzie mieć z uczestniczenia w prezentacji, przypomina wystawianie sztuki bez pewności, że na widowni znajdują się widzowie. A może są i śpią? Jaki możesz wywołać efekt rozpoczynając od słów „Ta prezentacja będzie o …”? Najczęściej odwrotny do zamierzonego - zniechęcenie. Odbiorca otrzymuje komunikat „nie ty i twoje potrzeby są najważniejsze, ale to, co ja przygotowałem. Nie do końca mnie interesuje co z tego będziesz mieć. Patrz i słuchaj i sam się zastanów po co ci to”. Jak uniknąć tego błędu? Kluczowe jest przedstawienie jednej zasadniczej lub kilku istotnych korzyści, jakie odbiorcom ma dostarczyć prezentacja, ta konkretna prezentacja, tym konkretnym odbiorcom. Rozpoczynaj więc swoją prezentację na przykład takim zdaniem: „Dzięki tej prezentacji będą Państwo mogli...”, czy „Spotkanie to umożliwi Państwu...” Możesz także rozpocząć prezentację od opowiedzenia pewnej historii, która obrazuje korzyści, które są ważne dla Twojego odbiorcy. Przedstawie-nie korzyści z uczestniczenia w prezentacji to znakomity sposób na uaktywnienie uczestników. Jest to warunek konieczny udanej prezentacji.

Kolejną prezentację rozpocznij przedstawiając co najmniej jeden powód, dla którego odbiorcy mieliby Cię słuchać.

RADA

2

6

Kolejny błąd popełniany jest na etapie przygotowań a odczuwany podczas prowadzenia prezentacji. Ponieważ każdą prezentację prowadzi się dla kogoś, warto wiedzieć, czego dany adresat oczekuje. W szczególności trzeba być świadomym ich sytuacji, problemów, wyzwań z jakimi się mierzą, a przede wszystkim ich oczekiwań związanych z określoną prezentacją.

Takie poznawanie „kosztuje” sporo czasu i emocji. Trzeba dotrzeć do adresatów swojej prezentacji, wiedzieć o co i jak zapytać... trzeba z nimi porozmawiać, a po zebraniu informacji skonfrontować ich oczekiwania z naszymi celami. Definiowanie oczekiwań odbiorców wymaga sporo energii i poświęcenia. Jeśli, podobnie jak liczna grupa prezenterów, najpierw gromadzisz informacje, które chcesz przekazać, a potem wkładasz wysiłek w przygotowanie slajdów, wówczas czasu i sił na zbadanie oczekiwań odbiorców może zabraknąć. Co sprzyja popełnianiu błędu ignorowania oczekiwań odbiorców? Odmienna perspektywa. Jako prowadzący prezentację zwykle wiesz znacznie więcej niż odbiorca. Jednak Twoja przewaga skutkuje błędnym przekonaniem, że wiesz także czego on chce. Jeśli do tego dojdzie przekonanie, że to Ty masz określony cel prezentacji, a odbiorcy są jedynie przedmiotem oddziaływań, wówczas prawdopodobnie

Ignorowanie oczekiwańodbiorców

szybko zrezygnujesz z dodatkowego wysiłku na dotarcie i zrozumienie oczekiwań Twoich odbiorców. W efekcie uczestnicy ogromnej liczby prezen-tacji są świadkami przekazu informacji, które dla nich nie są istotne. Na przykład szczegóły techniczne proponowanych produktów, historia firmy, którą reprezentujesz, hobby Twojego szefa... etc. Błąd ten bywa krytyczny, zwłaszcza, gdy prezentujący często ma niewiele czasu, czasem kilkanaście minut, na zainteresowanie adresata i skłonienie go do pożądanych przez siebie zachowań. Jeśli w tym czasie zaprezentuje ważne kwestie, ale z jego własnej, a nie odbiorców perspektywy, wówczas osiągnie mizerny efekt.

Prezentowanie informacji zbędnych jest bardzo powszechną praktyką. Konsekwencją tego błędu staje się niewłaściwe wykorzystanie cennego czasu, darowanego nam przez odbiorców. Jest jednak jeszcze jedna nieoczywista i przykrą konsekwencja – to utrata szans na realizację celów przyszłych prezentacji. Odbiorcy “skazani” na odbiór nieistotnych dla nich informacji, czują się lekceważeni lub nawet ignorowani. W efekcie przenoszą swe negatywne emocje na ich źródło – prezentera. Robią to w sposób dyskretny. W swoich reakcjach często nie dają po sobie poznać, że prezentacja ich nie interesuje - raczej milczą niż negatywnie komentują jej niską wartość dla siebie. Nie chcą sprawić przykrości prezentującemu. Prowadzący o popełnianym błędzie dowiaduje się rzadko. Jest więc prze-konany, że wszystko jest OK. Wielu prowadzących milczenie traktuje jako akceptację treści i sposobu prezentacji. W wyniku tego może nieświadomie i latami robić nieskuteczne prezentacje. Czy w Twoim przypadku też tak mogło być?

Zdobądź się na wysiłek by poznać oczekiwania odbior-ców swojej najbliższej prezentacji bez względu na to, jak wiele będziesz miał powodów, by tego nie zrobić! Przekonaj się jak cenna jest ta wiedza podczas prow-adzenia prezentacji.

RADA

13

7

Niewłaściwie zdefiniowany cel prezentacji

Jak wygląda prezencja „ze źle zdefiniowanym celem”? Jest najczęściej ciągiem slajdów “na temat”, które śledzi mniej lub bardziej zaangażowany odbiorca. Ten bardziej zaangażowany co jakiś czas zapyta sam siebie, o co chodzi, do czego zmierza prezentujący. Temu mniej zaangażowanemu nawet tego typu pytania nie przyjdą do głowy. A ponieważ nic go nie zaskakuje i nic ważnego dla siebie nie znajduje w prezentacji, nudzi się i czeka jedynie końca. Taki też stawia sobie cel – dotrwać. Uznaje, że jego rola sprowadza się do wysłuchania i obejrzenia przygotowanych slajdów.

Prowadzący w tym czasie, zamiast na odbiorcy, koncentruje się na treści przygotowanych slajdów. Na zebranie i opracowanie tych informacji poświęcił przecież sporo czasu. Teraz więc chce koniecznie je pokazać i powiedzieć, co zaplanował. Pojawia się sztywność i niechęć do jakich-kolwiek zmian w przebiegu prezentacji. Jej objawem jest niechęć do interakcji z odbiorcami, a wręcz unikanie jej. Taki prowadzący zamiast aktywnego uczestnictwa oczekuje bierności odbiorców. Ci, którzy mają pytania i wyrażają wątpliwości co do znaczenia poszczególnych kwestii są traktowani jako„trudni” uczestnicy. Czy to pomaga zrealizować dobrą prezentację?

Oczywiście, że nie. Błąd polegający na braku dobrze zdefiniowanego celu prezentacji nie boli na etapie przygotowania, ale mści się najmocniej podczas jej prowadzenia. By uniknąć wymienionych negatywnych konsekwencji tego błędu konieczne jest właściwe zdefiniowanie celu prezentacji. Jak za-tem dobrze to zrobić? Przede wszystkim musisz określić pożądaną przez Ciebie postawę odbiorcy po jej zakończeniu, a w szczególności - jakie emocje i zachowanie chcesz sprowokować u odbiorcy. Może to

być zaciekawienie tematem objawiające się pytaniami czy ujawnieniem obiekcji przed zakupem. Może to być deklaracja dalszych działań, w tym zakupu. Rzadziej celem prezentacji będzie dokonanie zakupu, choć prezentacja może być przygotowana i prowadzona tak, by po jej zakończeniu odbiorca stał się Klientem. Niezależnie od tego, na czym Ci zależy, to w im większym stopniu Twój cel będzie dotyczyć postaw odbiorcy, tym łatwiej będzie określić zachowania, które są jej przejawem. I to one, a nie przedstawienie tematu prezentacji mają być w centrum Twoich zabiegów.

Zdefiniuj cel swojej prezentacji w kategoriach pożądanego zachowania odbiorcy po jej zakończeniu i przekonaj się jak bardzo zwiększa to Twoją elastyczność w trakcie prowadzenia prezentacji.

RADA

14

8

Hipertekstowość prezentacji

Prezentacja aktualnie ma dwa podstawowe synonimy: pokaz, czyli rodzaj spotkania, na którym prezentujący komunikuje się z odbiorcami, oraz narzędzie pomagające w tej komunikacji. Najpopularniejszym z nich jest PowerPoint.

Błąd najczęściej popełniany przez użytkowników PowerPointa polega na umieszczaniu na slajdach nadmiernej ilości słów. Określam to mianem hipertekstowości. Co zawierają te przeładowane tekstem slajdy? Tytuły, punkty z hasłami a w najgorszym wypadku całe zdania. Litanie punktów i akapity słów. W swojej kilkunastoletniej pracy nie spotkałem prezentacji, która „grzeszyłaby” niedoborem tekstu. Jest wręcz odwrotnie. Słowo pisane dominuje w prezentacjach. Czasem błąd ten dotyczy pojedynczych slajdów, ale bywa, że cała prezentacja jest stworzona dzięki kopiowaniu i wklejaniu w slajdy zdań i akapitów z dokumentów tekstowych. Ctr+C, Crt+V - tak niestety bardzo często wygląda praca nad tworzeniem prezentacji. W efekcie, z perspektywy odbiorcy, ilość informacji do przetworzenia jest tak duża, że sam widok tekstu odbiera chęć do jego czytania. Jeśli do tego dojdzie fakt, że prezentujący po prostu czyta ze slajdów, to w głowach odbiorców pojawia się pytanie: „dlaczego tego po prostu nam nie wysłał e-mailem”?

Gdy prowadzący nie ma pomysłu na prezentację wówczas sięga po słowa. Mają one tę moc, że posłusznie wypełnią kolejne slajdy, a ich czytanie organizuje prowadzenie prezentacji. Tymczasem stopień oddziaływania na odbiorcę jest proporcjonalny do ilości obrazów, jakie prowadzący zaszczepi w głowach odbiorców. Nieważne czy są to zdjęcia, cliparty, rysunki, schematy, zrzuty z ekranu, wykresy. To właśnie obrazy silniej niż jakiekolwiek słowa oddziałują na odbiorcę. „Jeden obraz zastępuje

tysiąc słów”, jak głosi chińskie przysłowie... Każdy z nas, jako odbiorca prezentacji, potwierdzi tę prawdę. Popełnianiu błędu przeładowania tekstem sprzyjają automatycznie uruchamiające się funkcje programów do tworzenia slajdów. Tytuł i podpunkty - ponieważ program daje takie możliwości wykorzystujemy je, nie zastanawiając się w pełni nad konsekwencjami. W istocie jest to pójście na łatwiznę. Ctr+C, Ctr+V... Bywa, że teksty okraszane są clipartami lub śmiesznymi obrazkami. Ale nawet takie użycie obrazów, które stanowią ozdobnik, a nie dominantę, nie eliminuje opisanego błędu. Nadal słowa górują nad obrazem. By uniknąć tego błędu, trzeba radykalnej zmiany w podejściu do prezentacji słów na slajdach już na etapie przygotowywania prezentacji. Godnym zaleceniem jest podejście „ZEN” w prezentacji, czyli oddziaływanie prostotą i umiarkowaną liczbą prezentowanych infor-macji. By przygotować taką prezentację, musi być od początku jasne z jakim przekazem chcemy trafić do odbiorcy i do niego dopasować liczbę i formę informacji. Wszystko po to, by silniej oddziaływać na odbiorców i móc skuteczniej realizować cel prezentacji. Czy i Tobie nie powinno na tym zależeć?

Wyrzuć każdy slajd, który zawiera tylko zdania. Zastąp je słowem i obrazem. Pokazując obraz będziesz mógł powiedzieć to, co zechcesz. Przekonaj się jaką to daje swobodę podczas prowadzenia prezentacji.

RADA

15

9

Gaszenie zaangażowania odbiorców

Odnoszę wrażenie, że dla wielu prezentujących idealny odbiorca to odbiorca bierny - taki, który nie przeszkadza i równocześnie jest całkowicie skoncentrowany na każdym wypowiedzianym przez prezentującego słowie i pokazywanym obrazie. W rzeczywistości takich odbiorców jest niewielu. U większości z nas bierność obniża koncentrację. Im mniej zaangażowania odbiorców, tym mniej koncentracji. Im mniej pytań z ich strony, tym częściej „odpadają”, czyli przestają nadążać za prowadzącym.

To prawda, że prezentacja nie jest dyskusją i gorący dialog z odbiorcami utrudnia przekazanie treści, które są do przekazania, ale z drugiej strony prezentacja często przypomina karykaturalny wykład. Wykładowca mówi – słuchacze słuchają. Przy liczących naprawdę wielu odbiorców grupach, rzeczywiście prezentacje są częściej monologiem, wzbogaconym pytaniami retorycznymi, ale dlaczego ma nim być spotkanie z trzema czy piętnastoma odbiorcami? Tymczasem taki błąd popełnia bardzo wielu prowadzących. Z premedytacją stosują zabiegi, które wygaszają zaangażowanie odbiorców. Jakie to zabiegi? Brak przestrzeni na zadawanie pytań, „karanie” tych, którzy mimo to zadają pytanie, wprowadzanie zasady zadawania pytań na końcu prezentacji, niereagowanie na sygnalizowane przez uczestników wątpliwości, próby zadania pytania. Zabiegi te skutkują tym, że grupa uczestników wcześniej czy później uznaje zasadę milczenia.

Zasady tej przestrzegają do końca spotkania. Co gorsza, prowadzący z końcem prezentacji reflektują się i zadają formalne pytanie: „Czy są jakieś pytania?”, w odpowiedzi na które najczęściej słyszą ciszę. By, zamiast milczenia na zakończenie spotkania, słyszeć pytania trzeba wykonać pewną pracę w trakcie prowadzenia prezentacji.

Trzeba sprowokować aktywność odbiorców tak, by w końcowej części spotkania korzystać z niej dla realizacji założonych celów. Czasem wystarczy jej nie hamować a jedynie ukierunkować by, zamiast monologu zaproponować twórczy dialog wnoszący dodatkową wartość zarówno dla prowadzącego, jak i odbiorców.

Syndrom promptera. O prompterze chyba wszyscy słyszeli. Prezenterzy telewizyjni wykorzystują go, by przedstawiać duże porcje informacji. Teksty te są opracowane wcześniej i rola prezentera sprowadza się jedynie do ich czytania. Bardzo wielu prezentujących robi to samo. Chce wykorzystać slajdy i z nich jak

z promptera czytać konkretne zdania. To błąd. O ile w przypadku prezenterów telewizyjnych zabieg ten się najczęściej udaje – ponieważ widzimy prezentera, ale nie tekst, który czyta, o tyle w przypadku prezentacji odbiorca widzi jedno i drugie. Zamiast więc słuchać i oglądać zaczyna czytać. Ponieważ odbiorca zazwyczaj czyta szybciej niż mówi prowadzący wystarczy kilka sekund, by go wyprzedzić. W tym czasie głos prezentera niknie gdzieś w oddali. Odbiorcy po przeczytaniu treści slajdów przestają słuchać, ponieważ wiedzą co powie prowadzący...

Jeśli oczekujesz aktywności/udziału odbiorców zauważaj i doceniaj każde zachowanie świadczące o ich zaangażowaniu już od początku prezentacji. Na każdym kroku czyń z prezentacji dialog a nie monolog.

RADA

16

10

Schodzenie ze sceny, czyli chowanie się za prezentacją

Rezygnowanie z tego, by być figurą podczas prezentacji oznacza dosłownie siadanie za laptopem i nieodchodzenie od niego. „Trzeba w końcu przesuwać slajdy” – jak mawiają praktycy prowadzenia w ten sposób prezentacji.

W ekstremalnych przypadkach jest to stanie tyłem do odbiorców, a przodem do wyświetlanych slajdów. Częściej jest to stawanie bokiem, lub przodem, ale twarzą zwróconą w stronę monitora, czy ekranu. Oczywiście, by „widzieć slajdy”. Niezależnie od tego, w jaki sposób prezentujący „chowa się” za prezentacją, taki błąd prowadzi do zrywania kontaktu z odbiorcami i ogranicza możliwość wpływania na nich. Jeżeli mamy bardzo zainteresowanych odbiorców, nie będzie im to przeszkadzać. Jednak, jeżeli będą choć odrobinę mniej zaangażowani, a zwłaszcza, gdy nie „kupili nas” jako źródła informacji, wówczas każdego typu „chowanie się” zmniejsza diametralnie możliwość naszego oddziaływania. Prowadzenie prezentacji zza monitora czy plecami do odbiorców porównać można do tańca, gdy partnerzy są zwróceni do siebie plecami. Jedynie bardzo dobra znajomość siebie umożliwi „zgranie” się i synchronię ruchów. W większości przypadków będziemy mieli do czynienia z karykaturą tańca.

Prezentacja, podczas której prowadzący jest figurą a nie tłem, ma o wiele większy potencjał dla realizacji celu spotkania, jest po prostu bardziej skuteczna.

Wymienione wzorce „chowania” są najczęściej nawykowe, w związku

z tym najczęściej prezentujący nie są ich świadomi. Jednak wystarczy zobaczenie samego siebie w nagraniu próbki prezentacji, by uchwycić dominujący, nam właściwy, sposób zrywania kontaktu z odbiorcami i dokonać świadomej zmiany. Efekt zwiększonego wpływu na odbiorców, gdy prezenter decyduje stać się figurą zaskakuje prezenterów. Podobnie jak rosnąca pewność siebie towarzysząca wyjściu zza komputera. Może warto przy kolejnej prezentacji tego doświadczyć?

Jeśli chcesz wywierać większy wpływ na odbiorców, bądź głównym narzędziem oddziaływania – figurą, nie tłem.

RADA

17

11

Ograniczenie się jedynie do racjonalnego przekazu

Wielu prezenterów w swoich prezentacjach trzyma się zimnej logiki faktów. Umieszczają w nich liczby, wykresy, tabele, czasem wnioski zawarte w zdaniach. Prezentowane informacje odwołują się do racjonalnej części umysłu odbiorców. Ich błąd polega na pominięciu treści i obrazów adresowanych do emocjonalnej części umysłu. Brak zabiegów wzbudzających emocje odbiorców oznacza utratę możliwości wywierania wpływu w sposób szybszy, silniejszy i bardziej trwały. Co mogliby robić prezentujący, by przekaz adresować także do emocjonalnej części umysłów odbior-ców? Ich prezentacja prócz liczb powinna zawierać inspirujące w swoim przekazie obrazy – metafory. Mogą to być dosłownie intrygujące, zaskakujące w swojej wymowie zdjęcia, schematy, zestawienia danych, tak zwane amerykańskie porównania w stylu „ile boisk piłkarskich zajęłaby ludzka skóra”. Mogą to być także słowne porównania, cytaty, sentencje, które jak hasła marketingowe zostaną zapamiętane przez to, że wzbudzą emocje u odbiorcy. Podobnie silnie oddziałują opowieści ilustrujące idee, które chcemy zaszczepić w głowach odbiorców. I niezależnie od tego czy będzie to anegdota czy historia z życia wzięta odpowiednio opowiedziana zadziała silniej niż setki liczb.

Oczywiście wykorzystanie opowieści wymaga praktykowania, ale ich siła jest olbrzymia. Dość powiedzieć, że słowa „Miałem sen” M.L. Kinga zna każdy mówca, a zostały wypowiedziane tylko raz. Siła obrazu i opowieści jest aktualnie niedoceniania przez prowadzących prezentację, a jednorodny logiczny przekaz, mimo że mniej skuteczny - nadal powszechny. By prezentacja była skuteczna, potrzebne są treści kierowane zarówno do racjonalnej części umysłu (tzw. kanał centralny ścieżki przetwarzania informacji), jak i do emocji odbiorcy (kanał boczny ścieżki

przetwarzania informacji). Tylko wtedy prezentacja będzie nie tylko zrozumiała i przekonująca w swojej spójności logicznego przekazu, ale także będzie motywowała odbiorców do konkretnych i pożądanych zachowań.

Zamiast kolejnej liczby czy faktu znajdź intrygujące porównanie czy metaforę i umieść ją w swojej prezentacji – i przekonaj się, że to właśnie ją uczestnicy zapamiętają.

RADA

18

12

Brak mocnego zakończenia

W psychologii znane jest prawo pierwszeństwa i świeżości. Ludzie zapamiętują to, co było na początku i to, co na końcu prezentacji. Nad rozpoczęciem prezentacji myśli stosunkowo wielu prowadzących. Jednak o sposobie jej zakończenia już niewielu. To błąd. Jak się objawia? Częstym manewrem prowadzących jest kończenie prezentacji słowami „To by było na tyle”, „Dziękuję”, „Są jakieś pytania? Nie? Dziękuję.”

Czy takie zakończenie zapada w pamięć? Oczywiście, że nie. Czy takie zakończenie daje szansę na budowanie zaangażowania odbiorców do dalszego kontaktu? Wątpię. Dzieje się wręcz odwrotnie. Prowadzący, nawet jeśli w trakcie prezentacji wykorzystał nie wszystkie możliwości wpływu, traci na koniec szansę, by zgodnie z efektem świeżości, zapaść w pamięć uczestników, by po raz ostatni zmotywować ich do pożądanego zachowania. Kończy więc prezentację stereotypowo, przeciętnie, bez polotu. Tak też jest zapamiętany.

Czy można odwrócić tę sytuację i nie popełniać omawianego błędu? Oczywiście, ale przy odrobinie wysiłku. Najbardziej oczywistym zakończeniem jest podsumowanie kluczowych tez lub omawianych tematów. Wykorzystując zasadę 3xP: powiedz o czym powiesz, pow-iedz to i powtórz co powiedziałeś. Na zakończenie prezentacji warto ją podsumować tak, by kluczowe tezy zostały zapamiętane. Oczywiście jest to „wersja minimum” dobrego zakończenia.Mocniejsze zakończenie powinno być efektowne, to znaczy: unikalne, zaskakujące, ale zarazem dodatkowo motywujące do pożądanego zachowania. By zakończenie wywołało efekt „Wow”, trzeba o wiele więcej kreatywności. Z pewnością Ci jej nie brakuje, jak więc możesz inaczej niż do tej pory zakończyć najbliższą prezentację?

Wymyśl unikalne zakończenie Twojej prezentacji, które raz jeszcze akcentuje Twój przekaz.

RADA

19

13

Popełniasz wiele z zaprezentowanych błędów? Prowadzenie prezentacji z pasją i swobodą wymaga nieustannego wysiłku podczas doskonalenia swoich kompetencji. Ćwiczenie czyni mistrza. Czy możesz o sobie powiedzieć, że rozwijasz swój warsztat prezentera? A być może nadal popełniasz wiele z opisanych błędów?

Jeżeli chciałbyś prowadzić prezentacje z większą pasją i swobodą mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Dla zwiększenia Twojej skuteczności jako prezentującego nie od razu trzeba wyeliminować wszystkie błędy. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że zmiana trzech nawyków przyczyni się do radykalnej poprawy skuteczności prowadzonych prezentacji. Nie wszystkie błędy mają bowiem takie samo znaczenie. Co jednak istotne, te najprostsze do usunięcia nie zawsze są najważniejsze. Na przykład zmniejszenie ilości tekstu na wyświetlanych slajdach przy braku opanowania stresu na niewiele się zda. Z tego powodu niezwykle istotne jest zdiagnozowanie, które nawyki czy popełniane błędy są dla Ciebie i Twoich prezentacji krytyczne. Szkolenie jest świetną okazją, by dzięki informacji zwrotnej od trenera odkryć, co konkretnie w Twoim przypadku blokuje skuteczność prowadzonych prezentacji.

Zmiana w tym obszarze, zdiagnozowanym jako krytyczny, przynosi spektakularne efekty. Jeśli zaczniesz doskonalić Twoje prezentacje już dziś, wówczas efekty ich prowadzenia zaskoczą Ciebie i co istotniejsze zaskoczą także Twoich odbiorców.

Jesteś na to gotowy?

Ośmielam do wykorzystania ukrytych talentów prezentacyjnych.

Kim jestem? Psychologiem i trenerem. Ukończyłem UJ, Szkołę Trenerów i Kons u l tantów Zarządzania. Jestem członkiem Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami. W pracy trenerskiej wykorzystuje metody zaczerpnięte z dorobku

psychologii społecznej, poznawczej i neuropsychologii. Z korzyścią dla Klientów wykorzystuje videotrening jako metodę szkoleniową prowadzącą do spektakularnej zmiany nawyków. Aktualnie koncentru-je się na praktycznym wykorzystaniu emocji w komunikacji, budowa-niu trwałych relacji z Klientami i podnoszeniu własnej efektywności. Przeszkoliłem z zakresu prezentacji i wystąpień ponad 250 osób z kilkudziesięciu firm m.in.: NBP, BGŻ, RBS, SGB, Barlinek, Tauron, Śnieżka, Sanofi. Uczestnicy moich szkoleń doceniają rozległą wiedzę i doświadczenie w obszarze relacji z Klientami, nastawienie na słuchanie i rozumienie specyfiki ich problemów i wyzwań. Na tej podstawie kreuje praktyczne rozwiązania, które łatwo wdrażać w realia ich pracy uczestników. Z niezwykłą łatwością nawiązuję kontakt z grupą, tworzę podczas szkolenia atmosferę sprzyjającą uczeniu się, odkrywaniu niewykorzystanego potencjału a także zmiany nieskutecznych nawyków.Prowadzę cykliczne szkolenia otwarte i dedykowane pod tytułem: Mistrzowska prezentacja – fundamenty skuteczności, Spraw by kupili Twoją ideę – zaawansowane prezentacje i wystąpienia publiczne. Prowadzę także indywidualne konsultacje i coaching umiejętności prezentacji.

Zapraszam także na bloga:www.mistrzowskaprezentacja.wordpress.com

Epilog O mnie„Ważne” zamiast „łatwe” Tomasz Kras

14

Autodiagnoza potrzeby szkoleniowej z prezentacjiOdnieś się do poniższych stwierdzeń wykorzystując skalę 1-10, gdzie 1 oznacza nigdy a 10 zawsze.

Nie mogę się „zmieścić” w czasie prezentacji (ilość przygotowanych slajdów prawie zawsze przekracza czas przeznaczony na prezentacje).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Obawiam się dziwnych pytań i „trudnych” uczestników. Nie wiem jak zareagować na ich zachowania.

Im Twój wynik jest bliższy 80, tym szybciej powinienieś się skontaktować ze mną :). Zapraszam!

Po zakończeniu prezentacji odbiorcy nie zachowują się tak, jak bym oczekiwał (nie robią tego, na czym mi zależy).

Jestem niezadowolony z wrażenia wywieranego na odbiorcach moich prezentacji.

Chciałbym prowadzić bardziej skuteczne prezentacje – z pasją i swobodą.

Na pytanie, kończące prezentację, „Czy są jakieś pytania?” odbiorcy reagują zwykle milczeniem (rzadko słyszę pytania).

Trudno mi zmodyfikować przebieg prezentacji, reagując na zaskakujące okoliczności.

Prowadząc prezentacje mam wrażenie, że nie angażują one odbiorców, tak, jak bym chciał.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Suma:

15

Jaka jest Twoja decyzja?

Pro Optima Sp. z o.o.ul. Grzegórzecka 10b/205

31-530 Krakówtel. +48 12 397 79 51