Bar 01/2009

44
Nadążyć za konkurencją... Biuro bez papierów? to też jest możliwe! Magdalena Stypczyńska Konsulting... dlaczego warto? Marzena Zielińska Rozwiązania informatyczne w branżach: budowlanej i spożywczej Marcin Sokołowski Outsourcing IT narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego Karolina Ziółkowska Business Intelligence w służbie firmy Marcin Wójcik Nr 01/2009 (12) ISSN 1896-8902 www.app-review.com

description

Dwumiesiecznik biznesowy

Transcript of Bar 01/2009

Page 1: Bar 01/2009

Nadążyć zakonkurencją...

Biuro bez papierów?to też jest możliwe!Magdalena Stypczyńska

Konsulting... dlaczego warto?Marzena Zielińska

Rozwiązania informatyczne w branżach:budowlanej i spożywczej

Marcin Sokołowski

Outsourcing IT narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego

Karolina Ziółkowska

Business Intelligence w służbie firmyMarcin Wójcik

Nr 01/2009 (12) ISSN 1896-8902 www.app-review.com

Page 2: Bar 01/2009
Page 3: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 3

Dwumiesięcznik Business Aplications Review jest wydawany przez

Software–Wydawnictwo Sp. z o.o.

Dyrektor Wydawniczy: Aneta Włodkowska

Senior Product Manager: Patrycja Wądołowska, [email protected]

Product Manager: Magdalena Sobiś, [email protected],

Kierownik produkcji: Marta Kurpiewska, [email protected]

Projekt makiety: Kamil Janiak

DTP Manager: Kamil Janiak

Korektor : Michał Mlącki

Druk: Kengraf

Wydawca:

Software-Wydawnictwo Sp. z o.o.

ul. Bokserska 1, 02-682 Warszawa, Polska

Tel. +48 22 427 36 87,

Fax .+48 22 244 24 59

Osoby zainteresowane współpracą prosimy o kontakt:

[email protected]

Redakcja dokłada wszelkich starań, by publikowane w piśmie informacje były poprawne,

jednakże nie bierze odpowiedzialności za efekty wykorzystania ich.

Wszystkie znaki firmowe zawarte w piśmie są własnością odpowiednich firm i zostały

użyte wyłącznie w celach informacyjnych.

Teksty Case Study są płatne.

Nowy rok..więcej zmian..Szanowni Państwo.

Numer, który trzymacie w ręku jest ostatnim a zarazem pierwszym otwierającym rok 2009. Wychodząc naprzeciw potrzebom kształ-

tującego się rynku oraz w odezwie na te potrzeby od kolejnego nu-meru w każdym z działów, będziemy starać się przedstawiać treści zarówno ciekawe jak i ważne z punktu widzenia zarządzania firmą. Działania te mają na celu dostarczenia wiedzy z różnych dziedzin..

Temat BPM jest nadal bardzo gorący, zwłaszcza wśród przed-siębiorstw, które konkurują między sobą. Badania FileNet do-

starczają informacji odnośnie wykorzystania narzędzi Busi-ness Process Management w Europie. Jak się okazuje 41% firm

korzysta z tego typu rozwiązań, jednak w Polsce tylko 16%. Skąd taka rozbieżność?

Okazuje się, iż mimo tego, że temat jest gorący i dużo się o nim mówi i pisze, tak naprawdę nie przekłada się na praktyczne wyko-rzystanie go w firmach i przedsiębiorstwach. Jednocześnie rynek rozwiązań BPM jest jednym z najszybciej rozwijających się sekto-

rów rynku oprogramowania. Skąd zatem taka sytuacja? W końcu nie od dziś wiadomo, ze nowe narzędzia są w stanie ułatwić użyt-

kownikom biznesowym udział w tworzeniu i monitorowaniu apli-kacji oraz skutecznemu zarządzaniu. Produkty BPM – te najlep-

sze obsługują wiele procesów ułatwiających współpracę i funkcje społecznościowe w firmie. Czy więc w obecnych czasach, w opar-

tych na informacji gospodarce firmy nie powinny lepiej zorgani-zować nieuporządkowane działania. A wszystko po to by uspraw-

nić procesy przedsiębiorstwa, zredukować koszty oraz poprawić dostępność i dokumentów, zwiększyć produktywność a przede

wszystkim – zwiększyć konkurencyjność..

Zapraszam do lektury!

Page 4: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200944 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

SPIS TREŚCI

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 55BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

SPIS TREŚCI

Aktualności 6

Wywiad 8

Zintegrowane Systemy Zarządzania 10Business Intelligence w służbie firmyMarcin Wójcik

Zarządzanie Obiegiem Dokumentów 12Biuro bez papierów? to też jest możliwe!Magdalena Stypczyńska

Zintegrowane Systemy Zarządzania 16Nadążyć za konkurencją...Janusz Małgorzaciak

Zarządzanie Procesami Biznesowymi 20Rozwiązania informatyczne w branżach: budowlanej i spożywczejMarcin Sokołowski

Ekspert 21Sebastian Pielach Trimtab SA

Zintegrowane Systemy Zarządzania 22Outsourcing IT narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego Karolina Ziółkowska

Zarządzanie Procesami Biznesowymi – Case Study 24Konsulting... dlaczego warto?Marzena Zielińska

Page 5: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200944 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

SPIS TREŚCI

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 55BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

SPIS TREŚCI

Call Center – Case Study 26BlackBerry wielkie możliwości dla małych i średnich firmIzabela Skrzypek

Zintegrowane Systemy Zarządzania 28Planowo międzynarodowo: roll-out wyzwaniem organizacyjnymGrzegorz Kęstowicz

Zarządzanie Obiegiem Dokumentów – Case Study 30Elektroniczny obieg faktur system Plus WorkflowMarek Adamczyk, Tomasz Szlachta

Zintegrowane Systemy Zarządzania 32Zarządzanie nieruchomościami Mariusz Otulski

Ekspert 35Piotr Kozłowski IFS CEE

Zintegrowane Systemy Zarządzania 36Jak efektywnie kierować firmą w warunkach kryzysu? Agnieszka Zarzycka

Exclusive 38

Events 40

Page 6: Bar 01/2009

6 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

AKTUALNOŚCI

Praktyczne, efektywne i nagradzane oprogramowanie CRM dla małych i średnich firm jest już dostępne w wersji polskiej. CAS genesisWorld to rozwijany od kilkunastu lat, profesjonalny pro-dukt firmy CAS Software AG z Karlsruhe – lidera w tworzeniu opro-gramowania wspomagającego zarządzanie kontaktami z klientami dla sektora MŚP na wymagającym, dojrzałym rynku niemieckim. Korzysta z niego ponad 42000 użytkowników z prawie 2000 firm.Zaletą CAS genesisWorld jest bardzo krótki czas wdrożenia, duże możliwości rozbudowy oraz zawarcie większości cen-nych funkcji systemu w podstawowej licencji. System inte-gruje się z MS Outlook i Word, a w ramach jednej licencji może-my korzystać z aplikacji na komputerze w biurze lub poprzez stronę www na notebooku, pamltopie czy smartfonie. Możliwa jest także zdalna praca w trybie on-line, jak i praca bez dostę-pu do Internetu i automatyczna synchronizacja danych po po-wrocie do biura.System oferuje wsparcie w:

• sprzedaży (procesy, obieg, zarządzanie kontami klientów, teczka klienta),

• marketingu (kampanie marketingowe i pomiar, listy dys-trybucyjne, e-maile i telefony)

• obsłudze klienta (call center, umowy, reklamacje, tickety),• pracy grupowej (kalendarze, zadania, urlopy, HR, baza

Firma Software Mind S.A., producent rozwiązań informatycz-nych dla biznesu, wdrożyła w BillBird S.A. System Wsparcia Sprzedaży Bezpośredniej, którego głównym celem jest uspraw-nienie i informatyzacja procesu sprzedaży oraz poprawa jako-ści obsługi klientów. W ramach projektu Spółka Software Mind S.A. dostarczyła System Wsparcia Sprzedaży Bezpośredniej oparty na własnej platformie Software Mind Payment Operations. Celem rozwią-zania jest udostępnienie on-line Regionalny Przedstawicie-lom Handlowym i Regionalnym Dyrektorom Sprzedaży peł-nych informacji dotyczących punktów sprzedaży, uspraw-nienie procesów sprzedaży, analizę jakości obsługi punktów, wsparcie obsługi serwisowania punktów oraz analizę bieżą-cych i planowanych przychodów z poszczególnych punktów sprzedaży. Wdrożone rozwiązanie wesprze Dział Sprzedaży Bezpośred-niej w bieżącej analizie jakości obsługi w punktach, prowadze-niu rejestrów dokumentów, zamawianiu materiałów marke-tingowych, rozliczania Regionalny Przedstawicielom Handlo-wym, obsłudze kluczowych klientów, automatycznej katego-ryzacji i rejonizacji poszczególnych punktów. Jednym z ważniejszych zadań stawianych przed rozwiąza-niem to analiza oraz wsparcie podejmowania decyzji. Sys-tem wspiera analizę rodzajów planowanych i wykonywanych działań punktu, analizę bieżących i potencjalnych przycho-dów, analizę rentowności poszczególnych POS-ów, analizę wartości klienta. n

Software Mind S.A.zinformatyzowała kanał sprzedaży bezpośredniej BillBird S.A.

Znakomity CRM - CAS genesisWorld w wersji polskiejwiedzy, zarządzanie wersjami i obiegiem dokumentów, zarządzanie projektami),

• zwiększeniu efektywności (przypomnienia e-mail, auto-matyczna rezerwacja spotkań zespołu, rezerwacja zaso-bów jak np. samochody służbowe, sale konferencyjne),

• prezentacji informacji (szanse sprzedaży, obroty i inne dane prezentowane na jednym ekranie).

CAS genesisWorld współpracuje się z innymi aplikacjami o co troszczy się ponad 90 łączników. Po integracji z centralą telefoniczną, już podczas drugiego sygnału dzwonienia widzimy na ekranie pełne dane klienta.Portal przedsiębiorstwaZintegrowana aplikacja CAS teamWorks to portal przedsiębior-stwa wspomagający pracę grupową i prezentujący wybrane dane klientom, pracownikom, partnerom czy też zarządowi, jak np. aktualizowana co 5 minut prognoza sprzedaży.Integracja z CDN-OptimaCAS genesisWorld umożliwia połączenie z CDN-Optima - naj-częściej kupowanym polskim oprogramowaniem dla firm, no-woczesnym systemem wspomagającym zarządzanie firmą, obsługę sprzedaży oraz każdą formę księgowości. Uzyskujemy wówczas skuteczne narzędzie informatyczne po-zwalające na kompleksową obsługę firmy i uzyskanie znaczą-cej przewagi nad konkurencją. n

R E K L A M A

Page 7: Bar 01/2009

7BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

AKTUALNOŚCI

Firma Passus, dostawca specjalistycznych rozwiązań podno-szących bezpieczeństwo i poprawiających wydajność pracy sieci teleinformatycznych, wprowadziła na polski rynek no-wą wersję analizatora Fluke Networks OptiView Series III In-tegrated Network Analyzer. Urządzenie, jest pierwszym prze-nośnym analizatorem sieci umożliwiającym identyfikację i analizę urządzeń oraz sieci wykorzystujących protokół IPv6, w tym tunelowanie IPv6-IPv4, które może stanowić zagroże-nie bezpieczeństwa.Wielu specjalistów zajmujących się sieciami jest nieświado-mych ryzyka związanego z IPv6 oraz domyślnymi ustawienia-mi współczesnych systemów operacyjnych (protokoły obsłu-gujące podwójny stos i tunelowanie są automatycznie akty-wowane). Wiele organizacji dysponuje zatem domyślnie włą-czonym protokołem IPv6 w swoich systemach, czasem nie mając nawet o tym pojęcia. Nie dysponują one także właści-wymi zabezpieczeniami, pozwalającymi zablokować szkodli-wy ruch, ponieważ niektórych systemów wykrywania wtar-gnięć oraz firewalli nie skonfigurowano, aby monitorowały transmisję IPv6. W ten sposób pozostawia się otwartą furtkę, dzięki której osoby postronne mogą atakować sieci bez ryzy-ka wykrycia. To tak, jak byśmy mieli sieć bezprzewodową, nie mając pojęcia o jej istnieniu.Nowy analizator OptiView korzysta z zaawansowanych tech-nik aktywnego wykrywania i testowania urządzeń, umożli-wiających identyfikację i sporządzanie dokumentacji na te-mat urządzeń wykorzystujących IPv6. To z kolei pozwala użytkownikom szybko rozpoznać urządzenia, które korzysta-ją z IPv6, zidentyfikować otwarte porty, ujawnić transmisję IPv6 za pomocą tunelowania IPv4 i rozróżnić tunelowanie pra-widłowe od przypadków naruszenia bezpieczeństwa.Nowe możliwości analizatora OptiView są także przydatne dla organizacji wdrażających IPv6. OptiView pozwala przeprowa-

dzać analizy komunikatów routerów IPv6, wykrywać global-ne oraz lokalne adresy samodzielnie przydzielanych łączy, które powodują problemy konfiguracyjne występujące mię-dzy urządzeniami sieciowymi. Nowe możliwości OptiView po-zwalają szybko wykrywać urządzenia i aplikacje niekompaty-bilne ze środowiskiem dual-stack. Wiedza ta jest szczególnie przydatna dla organizacji, które rozpoczynają proces przej-ścia na IPv6.Pełna obsługa bezprzewodowych sieci LAN w standardzie 802.11n Nowa wersja OptiView Series III Integrated Network Analyzer oferuje także opcję pełnej analizy sieci WLAN w stan-dardzie 802.11n. OptiView obejmuje teraz obsługę wszystkich sieciowych technologii bezprzewodowych (802.11 a/b/g/n), co czyni go narzędziem uniwersalnym – do rozwiązywania proble-mów i analizy sieci przewodowych oraz bezprzewodowych.Udoskonalone wykrywanie urządzeń W nowej wersji analiza-tora wprowadzono udoskonalone wykrywanie urządzeń VoIP oraz urządzeń bezprzewodowych. OptiView może teraz wy-krywać telefony IP oraz centralki IP czołowych producentów, takich jak Cisco, Nortel, Avaya czy Mitel. Urządzenie wykrywa także serwery połączeń obsługujące telefonię VoIP i prezen-tuje miejsce ich podłączenia w sieci. Użytkownicy otrzymu-ją w ten sposób obszerne informacje przydatne podczas roz-wiązywania problemów z łącznością lub jakością połączeń te-lefonicznych. Ponadto, w przewodowej części sieci dostępne są teraz szczegółowe analizy sieci WLAN, identyfikacja kon-trolerów WLAN, punktów dostępowych wspierających proto-kół Cisco Lightweight, inteligentnych punktów dostępowych i klientów bezprzewodowych. To przyspiesza identyfikację za-równo urządzeń bezprzewodowych, jak i parametrów wydaj-ności sieci bezprzewodowej (SNR, SSID, RSSI) podczas analizy przewodowej części sieci. Wcześniej do tego zadania koniecz-ne było stosowanie oddzielnego narzędzia. n

Nowy analizator OptiView – wykrywa urządzeniasieciowe wykorzystujące protokół IPv6

Konsolidacja i organizacja danych oraz usprawnienie i auto-matyzacja przepływu informacji między oddziałami spółki .Firma Pelikan Polska Sp. z o.o. w Warszawie podpisała umowę na zakup i wdrożenie zintegrowanego oprogramowania klasy ERP - Microsoft Dynamics NAV, działającego na bazie danych MS SQL Server 2005. Umowę ze strony Pelikan Polska Sp. z o.o. podpisała Pani Marta Waś – General Manager, ze strony VSOFT S.A. - Prezes Marcin Wierzbik. W ramach zakupionego oprogramowania Microsoft Dynamics NAV, uruchomionych i wdrożonych zostanie 12 stanowisk pra-cy w dwóch lokalizacjach firmy: Włocławek i Warszawa. Podstawowym celem wdrożenia jest konsolidacja i organi-zacja danych oraz usprawnienie i automatyzacja przepływu informacji między oddziałem we Włocławku oraz Centralą w Warszawie. Szczególne znaczenie ma organizacja prowa-dzonych magazynów w tym magazynów wirtualnych wyko-rzystywanych m.in. przez dział handlowy.

VSOFT S.A. wdroży Microsoft Dynamics NAV w Pelikan Polska Sp. z o.o.

Poprzednio używany system MS BOSS nie spełniał już wyma-gań dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa Pelikan Sp. z o.o. w związku z tym podjęto decyzję o zakupie nowo-czesnego zintegrowanego systemu do zarządzania opartego o jedną zintegrowaną bazę danych MS SQL Server 2005. W ramach wdrożenia usprawnione zostaną procesy logi-styczne i magazynowe, sprzedaż i zakupy oraz księgowość. Zakończenie wdrożenia planowane jest pod koniec pierwsze-go kwartału roku 2009. Firma Pelikan Polska Sp. z o.o zdecydowała się na wybór VSOFT S.A. jako dostawcy, ze względu na przygotowanie de-dykowanego rozwiązania, profesjonalne podejście do działań handlowych, a także kilkunastoletnie doświadczenie VSOFT S.A. na rynku usług integratorskich oraz realizowane długofa-lowe projekty informatyczne dla Klientów. n

Page 8: Bar 01/2009
Page 9: Bar 01/2009
Page 10: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200910

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

Rzeczywistość, w której małe firmy chcą mieć nowoczesne oprogramowanie oferujące wielorakie funkcjonalności, zmu-sza wszystkie przedsiębiorstwa do troski o ciągłe podno-szenie własnej konkurencyjności. Jednym z faktów świad-czących o innowacyjności firm jest wdrożenie systemu Bu-siness Intelligence.

Mówi się, że zwykle kolejnym krokiem po wdrożeniu sys-temu ERP jest system BI. O ile ten pierwszy pomoże uporząd-kować, usprawnić i zwiększyć efektywność procesów zacho-dzących w firmie, o tyle BI umożliwia analizę tych procesów i obranie skutecznej drogi rozwoju w przyszłości. Wymaga jed-

nak dużego zaangażowania i zrozumienia. Ze strony człowie-ka, oczywiście.

Podstawowym zadaniem systemu klasy Business Intelli-gence jest umożliwienie przedsiębiorcy podejmowania jak najbardziej słusznych decyzji dzięki dostarczeniu szerokiego spektrum danych analitycznych. Systemy BI pozwalają prze-widzieć trendy, nakreślić strategię firmy, zaprezentować nie tylko moment, w którym obecnie się ona znajduje, ale przede wszystkim powiedzieć w jakim kierunku zmierza. Umiejętne zarządzanie i eksploatowanie Business Intelligence pozwa-la zminimalizować niebezpieczeństwo związane z podjęciem

Business Intelligence w służbie firmy

Marcin Wójcik

Wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP przestało być zjawiskiem niespotykanym lub rzadkim.

Page 11: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 11

każdej decyzji – ryzyko. Z drugiej strony, z efektów pracy sys-temów BI, korzysta ogniwo najsłabsze i podlegające najwięk-szemu ryzyku popełnienia pomyłki – człowiek.

Niejednokrotnie można spotkać się z opinią jakoby wdrożenie systemu BI mogło zastąpić cały proces decyzyjny zachodzący w przedsiębiorstwie. Tymczasem celem wdrożenia Business In-telligence jest dostarczenie różnorodnych zasobów danych, któ-rych sposób wykorzystania zależy już od samego człowieka.

Proces podejmowania decyzji, zwłaszcza biznesowych, jest z wielu przyczyn niezwykle utrudniony: nieuporządkowa-ny obieg wymiany informacji, szum informacyjny, rutynowo wykonywane czynności, duża liczba możliwych do zrealizo-wania wariantów, złożoność procesu decyzyjnego czy skraj-nie wysoki stopień ryzyka - bardzo duże korzyści postawio-ne naprzeciwko głębokich strat. Systemy Business Intelligen-ce odciążają i wspierają przedsiębiorstwa w zakresie prowa-dzonych badań i analiz: umożliwiają podjęcie decyzji jedno-znacznych (rozumianych jednakowo przez cała organizację), we właściwym czasie (eliminacja elementu opóźnienia wyni-kającego np. z braku danych przesądzających o objęciu dane-go stanowiska), optymalnych kosztowo (podpartej wieloma analizami), z możliwością weryfikacji (sprawdzenia czy efek-ty były zgodne z założeniami) i korelacji z całą strategią orga-nizacji (dostosowanie do długofalowych działań firmy).

Systemy Business Intelligence należy raczej traktować ja-ko niezmiernie istotny element wspierający działania pod-stawowego systemu niż aplikacje własne. Celem wdrożenie systemu BI jest zawsze zdobycie umiejętności podejmowa-nia właściwych decyzji, bez względu na to czy dotyczą one bezpieczeństwa mienia i ludzi czy mają być drogą do zdoby-cia przewagi konkurencyjnej. Jedną z cech charakterystycz-nych dla narzędzi BI jest możliwość generowania indywidual-nych analiz dla danego przypadku przy zachowaniu masowe-go wolumenu dostarczanych danych i jednakowego czasu ich przetwarzanych. Podjecie decyzji na podstawie tych analiz zawsze jednak będzie należało do człowieka.

Wzrost popularności rozwiązań klasy Business Intelligence odnajduje potwierdzenia w badaniach rynkowych. Wg raportu IDC globalny rynek Business Intelligence rozwiał się w tempie 12,1 proc. rocznie, osiągając w 2007 roku wartość 7,05 mld

USD. Najszybciej rozwijał się segment zaawansowanych na-rzędzi analitycznych, których udział w rynku wynosi obecnie 20 proc. i coraz szybciej rośnie. Przewiduje się, że rozwój dru-giego segmentu rynku BI – oprogramowania przeznaczone-go do bieżących analiz i raportowania (QRA) – zintensyfikuje się, gdy rynek Business Intelligence wejdzie w fazę stabilne-go rozwoju i wzrośnie potrzeba dostarczania bardziej zaawan-sowanych, „wejściowych” danych.

Postępujący obecnie proces kształtowania się obrazu ryn-ku przez procesy konsolidacyjne, może z jednej strony przy-spieszyć i zdynamizować rozwój narzędzi Business Intelli-gence. Fuzje i przejęcia mogą doprowadzić do zbudowania po-tęg kapitałowych, dysponujących najnowocześniejszą tech-nologią i wiedzą. Może to jednak doprowadzić również do za-hamowania konkurencji na rynku, ustalenia cen na wysokim poziomie i bardzo wolnym wprowadzaniu innowacyjnych roz-wiązań ze względu na brak presji konkurencyjnej.

W przeciwieństwie jednak do innych systemów, rozwój roz-wiązań Business Intelligence jest w dużej mierze stymulowa-ny przez trendy lub prawa rządzące w danym sektorze gospo-darki. Pytanie o przyszłość Business Intelligence w sektorze finansowym jest bliskie zagadnieniu demokratyzacji informa-cji – gdzie przebiega granica pomiędzy ochroną danych a sku-tecznym ich zarządzaniem, czy w przypadku produkcji i ener-getyki – na ile efektywne może być uwolnienie rynku i jakie ostateczne skutki przyniesie to gospodarce. Jednak wpływ polityków i prawników na rozwój systemów BI jest ograniczo-ny. Bardziej należy docenić tych którzy kreują wizję rozwoju gospodarki z punktu widzenia ekonomii. n

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Marcin WójcickiZastępca Dyrektora Działu Business IntelligenceAsseco Business Solutions, Pion Biznesowy Safo

Page 12: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200912

ZARZĄDZANIEOBIEGIEM

DOKUMENTÓW

Wyobraźmy sobie standardowy sekretariat – duże biurka zasta-wione szufladkami z posegregowanymi, lub nie, dokumentami, rozłożone koperty z korespondencją, zawsze kilka dokumen-tów zalegających z boku, bo akurat są potrzebne, z tyłu szafy zapchane segregatorami. Wrażenie nieładu jest chyba bardzo częste. Częstsze nawet gdy zajrzymy do innych pomieszczeń biurowych wypełnionych biurkami pracowników i zalegającymi na nich stertami dokumentów. Szczęśliwi ci, którzy przewidu-jąco stworzyli we własnych organizacjach osobne archiwum. Jeszcze szczęśliwsi, którzy do jego obsługi przeznaczyli kon-kretną osobę. A pozostali czasem ad hoc całe biuro rzuca się na poszukiwanie danego dokumentu a ktoś znienacka wycią-ga ów ze swojego biurka, ktoś inny odnajduje dokumenty w do-mu. W przypadkach skrajnych, a wcale nie rzadkich, prosimy o ponowne przesłanie dokumentu i skrzętnie ukrywamy ten fakt przed naszym przełożonym.

Tak dzieje się w wielu organizacjach, a im więcej dokumen-tów krąży, tym większe prawdopodobieństwo, iż „zawieruszą”

się gdzieś po drodze. Dodajmy do tego dokumenty wewnętrz-ne, które także muszą zostać komuś przekazane i rodzi nam się niemal chaos idealny. Wielokrotnie zarządy i menedżero-wie nie zaprzątają sobie tymi kwestiami głowy, zostawiając to swoim asystentom, sekretarkom, pozostałym pracownikom, a przecież właściwa klasyfikacja, archiwizacja i sterowanie obiegiem dokumentów jest niejednokrotnie kwestią kluczo-wą. Szczególnie w polskich warunkach gospodarczych, gdzie nadal „rządzi” papier, a dokumenty elektroniczne dopiero zy-skują na znaczeniu.

Wydaje się, iż właśnie ten czas jest najlepszy na wprowadze-nie zmian we własnych systemach zarządzania dokumentami. Uporządkowanie tych stert papierów będzie na pewno czaso-chłonne, ale warto wyjść krok naprzód i zastanowić się nad uru-chomieniem efektywnie działającego archiwum elektroniczne-go, posiadającego wszelkie niezbędne zabezpieczenia i udo-godnienia oraz umożliwiającego szybki obieg dokumentów – czyli po prostu elektronicznego systemu DMS (Document

Biurobez papierów teraz to możliwe!

Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz więcej funkcjonalności, które ułatwiają

zarządzanie dokumantami i pracę w biurze, np. inteligentne szukanie dokumentów, integrację z systemami ERP. Zaawansowanie systemu, który

opłaca się wybrać dla swojej organizacji zależy tylko i wyłącznie od jej potrzeb.

Magdalena Stypczyńska

Page 13: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 13

ZARZADZANIEOBIEGIEMDOKUMENTÓW

Management System). Rynek oferuje wiele możliwości, ale co dla organizacji będzie najlepsze musimy zdiagnozować sami.

Dzięki systemowi DMS możemy archiwizować dokumen-ty utworzone bezpośrednio w innych aplikacjach i funkcjo-nujące jedynie w formie elektronicznej, możemy z pewnych programów drukować dokumenty bezpośrednio do systemu – z niego będą one potem pobierane przez upoważnione oso-by. Istnieje także jedna z podstawowych w polskich warun-kach funkcjonalności – czyli archiwizacja zeskanowanych do-kumentów. Ta opcja jest w rodzimym przypadku szczególnie ważna, ze względu na fakt, iż wszelka korespondencja urzę-dowa jest nadal prowadzona w formie papierowej i dokumen-ty przesyłane drogą elektroniczną nie są traktowane jako ofi-cjalne. Wobec tego pewne dokumenty muszą być najpierw drukowane i podpisywane, a następnie dopiero skanowane. Warto jednak mieć na uwadze, iż rozwiązanie „elektronicz-nego podpisu” staje się nawet w instytucjach państwowych coraz częściej akceptowane, warto więc posiadać narzędzie, które pozwoli nam na skuteczną archiwizację oficjalnych do-kumentów jedynie w wersji elektronicznej.

Powyższe funkcjonalności są podstawowymi posiadanymi przez każdy system DMS. Oczywistym jest też, że każdy z sys-temów powinien korzystać z dobrze zabezpieczonej bazy da-nych, najlepiej umieszczonej na odrębnym serwerze – jednak kwestie technologiczne są dla każdego przedsiębiorstwa spra-wą tak indywidualną, iż każdy z pewnością znajdzie odpowied-nie dla siebie środowisko zainstalowania wybranego DMS.

Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz wię-cej skomplikowanych funkcjonalności, które mocno ułatwiają zarządzanie dokumentami i pracę w biurze, np. archiwizowanie nietypowych plików (mp3 z rozmowami telefonicznymi, arku-szy z planami stworzonymi w CAD), inteligentne szukanie, inte-grację z systemami ERP. Zaawansowanie systemu, który opłaca się wybrać dla swojej organizacji zależy tylko i wyłącznie od jej potrzeb. Z pewnością jednak warto znać potencjalne możliwo-ści DMS, tak aby dokonywać tego wyboru świadomie.

Wielkość systemu i jego przejrzystośćIstotną kwestią przy wyborze DMS jest ilość dokumentów, które mogą zostać zdeponowane oraz ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z systemu. W przypadku firm handlowych bądź dużych, wielooddziałowych organizacji, gdzie ilość wpływających i wypływających dokumentów jest olbrzymia istotne jest, aby wybierany system mógł pomie-ścić nieograniczoną liczbę dokumentów. Ważne jest też, żeby w przypadku jednoczesnego użytkowania bazy przez kilku pracowników działała ona szybko i sprawnie. Wśród mniej-szych przedsiębiorstw można skupić się na DMS przeznaczo-nym jedynie do obsługi kilku jednoczesnych użytkowników.

Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT naj-ważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby nasz DMS był prawi-dłowo i chętnie używany niezbędne jest ustawienie takiej struk-tury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i lo-gicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcze-śniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszcza-ne w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfej-su pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Win-dows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywa-nia dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na sa-mym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.

Zarządzanie archiwizacją dokumentówZapisywanie archiwizowanych dokumentów może oczywi-ście odbywać się poprzez żmudne wybieranie odpowied-niego segregatora oraz szafy, w której chcemy go umieścić. Wówczas jednak nie różni się to niczym od standardowego za-pisu na wspólnych dyskach firmowych, praktykowane jako ar-chiwum. W DMS możemy każdemu archiwizowanemu doku-mentowi nadać odpowiednie właściwości – nazwa, autor, sło-wa kluczowe, kategoria, komentarze (podobnie jak w MS Word), tzw. maski. Program potrafi zarchiwizować dany dokument w odpowiednim miejscu według informacji zawartych w tych właśnie maskach. Oszczędza to znacznie czas deponowania dokumentu. Ponadto maski indeksacji są bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów lub analiz z użyciem filtrów.

Dodatkowym ułatwieniem w DMS mogą być opcje automa-tycznego tworzenia dokumentów. Dla konkretnego zdarzenia można utworzyć standardowy dokument korzystając ze zde-finiowanych wcześniej szablonów, które będą wypełniać się samodzielnie odnoszącym się do danego procesu tekstem.

Wiele systemów oferuje także zarządzanie duplikatami. W sytuacjach wielokrotnego wysyłania danego dokumen-tu mailem zdarza się, iż jest on zapisywany kilka- lub nawet kilkunastokrotnie na dyskach organizacji. Zajmuje to miejsce w bazie danych, a także powoduje chaos informacyjny. Sys-temy potrafią już samodzielnie – sprawdzając w maskach – zidentyfikować czy dany dokument jest już zapisany w ar-chiwum.

Przy dokumentach wielokrotnie zmienianych DMS oferu-je zarządzanie wersjami. Pozwala na zachowanie wszyst-kich wersji „obrabianego” dokumentu zapisując informacje kto, kiedy i które wersje edytował. Oczywiście dostęp do star-szych wersji jest nadal możliwy.

Bardzo ciekawą funkcją, szczególnie przydatną w organi-zacjach, które archiwizują dużą ilość papierowych dokumen-tów jest inteligenta opcja skanowania. Oczywiście programy obsługują większość interfejsów skanerów występujących na rynku. Nietypową funkcją jest „asystent skanowania”. Pozwa-la on utworzyć profile skanowania, kryteria rozdzielania do odpowiednich „szaf” czy „segregatorów” skanowanych doku-mentów oraz kontrolę obróbki.

Do efektywnej obróbki dokumentów papierowych bardzo przydatne jest zautomatyzowane rozpoznawanie standar-dowych formularzy występujących w organizacji. Zawczasu w systemie można zdefiniować konkretne formularze, które będą przez system rozpoznawane, a dzięki opcji rozpozna-wania tekstu, np. przy pomocy OCR, w określonych obszarach pozwala sklasyfikować dokument do określonego zasobu.

Bardzo pomocną opcją jest oznaczanie dokumentów papie-rowych odpowiednio ustawionym kodem kreskowym. Zostaje w nim zawarta odpowiednia ilość informacji niezbędna do wła-ściwego zaklasyfikowania dokumentu, rozdzielenia do odpo-wiednich zasobów i użytkowników, np. w przypadku faktur za-kupowych lub innych dokumentów koniecznych do zatwierdze-nia przez odpowiednie osoby. Dzięki zastosowaniu kodu skano-wany dokument może zostać od razu włączony do odpowied-niego obiegu. Ponadto kod bardzo ułatwia zintegrowanie z sys-temem ERP użytkowanym przez przedsiębiorstwo i rozpozna-nie dokumentu i jego informacji także w tym systemie.

Nowością w systemach DMS jest zastosowanie oprogramo-wania wykorzystującego sieci neuronowe. Dzięki temu DMS potrafi inteligentnie rozpoznać informacje nawet w nieustruk-turyzowanych dokumentach. System po prostu sam uczy się pewnych słów, wyrażeń, układów tekstu. Dzięki tej technolo-

Page 14: Bar 01/2009

14

ZARZĄDZANIEOBIEGIEM

DOKUMENTÓW

gii już po krótkim treningu DMS rozpoznaje klasę dokumen-tu i jego zawartość, nawet jeśli chodzi o zupełnie nowy tekst. Wówczas przyporządkowanie może nastąpić i do odpowied-niego zasobu archiwum jak i do systemu ERP.

Udostępnianie zasobówTworzenie elektronicznych archiwów dokumentów ma sens je-dynie wówczas, jeśli ułatwia nam dostęp do posiadanych za-sobów firmowych.

Pierwszą kwestią w tej dziedzinie jest odpowiednie zabezpie-czenie przeglądania. Poza oczywistym faktem, iż do archiwum mają dostęp jedynie osoby upoważnione – posiadające hasła do-stępowe i loginy - każdemu z użytkowników może zostać nadany odpowiedni poziom tych uprawnień, a więc jedynie przeglądanie zawartości, zapisywanie dokumentów, wyszukiwanie, usuwanie dokumentów, zmiany struktur zapisywania. Możliwości jest bar-dzo wiele w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Użytkownicy mogą najczęściej korzystać z funkcji pracy grupowej – czyli ustanowienie struktury wspólnej obróbki in-formacji, powiadamianie o zaistniałych zmianach w dokumen-cie, równoczesny dostęp do tego samego dokumentu.

Systemy oferują także dostęp do archiwum Offline. W przy-padku pewnych dedykowanych procesów DMS pozwala wyłą-czyć pewne dokumenty lub całe teczki akt i pracować nad ni-mi danemu użytkownikowi Offline. Dokumenty będą wówczas widoczne w archiwum, ale nikt inny nie będzie miał możliwo-ści pracy nad nimi.

Zaawansowaną i przydatną funkcją jest eksport części ar-chiwum do zapisu na CD/DVD. Przeniesione zasoby danych mo-gą być wówczas dowolnie obrabiane, przeglądane, duplikowa-ne nawet jeśli dany komputer nie ma zainstalowanego odpo-wiedniego systemu DMS. Takie przenośne archiwum jest wy-posażone zwykle w samodzielnie uruchamiającą się przeglą-darkę, która pozwala na przeglądanie tych zasobów na każ-dym komputerze.

Powszechną rzeczywistością firmową jest, iż spora część pracowników wykonuje pracę zdalnie – bądź jeżdżąc do klien-tów, bądź pracując w innej lokalizacji niż główne biuro. Tym osobom dostęp do archiwum jest wielokrotnie niezbędny. Część systemów oferuje wersje mobilne do podstawowego pakietu oprogramowania. Wówczas na laptopie instalowane są funkcje odpowiadające tym dostępnym na głównym ser-werze (przeszukiwanie dokumentów, zarządzanie wersjami, przypominanie), można wgrać pewien zasób archiwum i do-wolnie nad nim pracować offline. Przy kolejnym połączeniu z archiwum te wersje zostaną zsynchronizowane z central-nym serwerem archiwum. Wersja mobilna zwykle zaopatrzo-na jest w możliwość szyfrowania danych, tak aby w przypad-ku utraty np. laptopa dane nie mogły zostać przeczytane.

Wiele z nowoczesnych elektronicznych archiwów jest do-stępnych przez Internet. Najczęściej w standardowej wersji oprogramowania jest już uwzględniony dostęp do przegląda-nia, tworzenia elementów struktury, dołączania nowych doku-mentów właśnie online. Oczywiście ze względu na pewne ogra-niczenia sieciowe nie wszystkie funkcje są dostępne przez In-ternet – np. wyszukiwanie kontekstowe, jednak sposób prezen-tacji został zachowany, a większe dokumenty są pokazywane jako miniatury. Dzięki opcjom internetowym możemy także udostępniać pewne zasoby osobom z zewnątrz np. klientom. Służą do tego różnorodne narzędzia – bądź stworzenie specjal-nego portalu informacyjnego dla klientów bądź włączenie ich w roboczy obieg dokumentów. Co ważne nie muszą oni dyspo-nować na swoich komputerach systemem DMS, a połączenie

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

z nimi odbywa się poprzez specjalne aplikacje dołączone do systemu lub poprzez standardowe e-maile.

W każdym programie ważny jest sposób prezentacji posia-danych zasobów. W nowoczesnych systemach DMS możliwe jest kartkowanie zawartości „segregatorów” niezależnie od rozmiaru i formatu plików. Dla plików niestandardowych, jak np. projekty techniczne, stworzone są specjalne pluginy ob-sługujące te dokumenty. Często program pokazuje nam za-wartość w postaci miniatur, co przy plikach z analizami lub elementami graficznymi jest szczególnie przydatne.

Zarządzanie obiegiem dokumentówWedług wielu użytkowników systemów DMS ich najbardziej efektywną funkcją usprawniającą zarządzanie w firmie jest możliwość tworzenia dowolnych obiegów dokumentów, a co jest z tym powiązane odpowiednich zadań. Ta funkcjonalność określana jest jako Workflow.

Systemy pozwalają na zamodelowanie obiegu dokumentów od-powiadające procesom biznesowym dokonywanym przy użyciu tych dokumentów. DMS zaawansowane umożliwiają włączenie w ten obieg dużej ilości użytkowników i stworzenie nawet skompli-kowanej struktury. Do obiegu dokumentów można także dołączać osoby z zewnątrz organizacji. Stworzone modele obiegu można za-gnieździć w systemie, połączyć także z systemem ERP.

W wielu DMS tworzenie obiegów dokumentów jest wspoma-gane przez graficzny edytor. Pozwala on na szybkie ujęcie ist-niejących procesów biznesowych i zaopatrzenie ich w dodat-kową logikę (np. osoba odpowiedzialna -> sprawdzenie kwo-ty -> terminowość).

Im większa organizacja tym większa ilość dokumentów krą-żących w obiegu jednocześnie. Wydajny DMS potrafi obserwo-wać wszystkie bieżące procesy, pozwala na prześledzenie w którym momencie znajduje się dany obieg. Ponadto daje możliwość zdefiniowania alarmów informujących we właści-wym czasie o przekroczeniu terminu wykonania czynności. Pozwalają także wygenerować raporty przejrzyście pokazu-jące nawet po latach przebieg danego procesu.

Nowoczesne systemy pozwalają na bardzo elastyczne kształtowanie Workflow. Użytkownik może korzystać nie tyl-ko z już predefiniowanych obiegów, ale także tworzyć wła-sny na użytek konkretnego jednokrotnego procesu. W takim wypadku nie warto modelować nowego trwałego wzoru obie-gu, a można w prosty i szybki sposób stworzyć swój unikalny Workflow. Najlepsze systemy wykorzystują do tego celu funk-cję „przeciągnij i upuść”, która pozwala na czerpanie pewnych danych z już istniejących szablonów.

Optymalny przebieg procesu biznesowego uwarunkowany jest brakiem zakłóceń w obiegu. Nie zawsze można ich uniknąć, ze względu na nieobecności chorobowe lub urlopowe, bądź biz-nesowe odpowiedzialnych użytkowników. W takich wypadkach DMS daje nam możliwość elastycznego ustanawiania zastęp-ców, którzy będą automatycznie zawiadamiani o konieczności wypełnienia zadania. Systemy oczywiście pokazują przejrzy-ście kto z czyjego upoważnienia dany przebieg autoryzował.

W celu prostego uzupełnienia danego dokumentu użytkow-nik może sobie samemu lub innym współpracownikom przed-łożyć dokument z uwzględnieniem sterowania czasowego. System sam przypomni o zbliżającym się terminie uzupełnie-nia dokumentu i jego ostatecznej archiwizacji.

Wyszukiwanie dokumentówTa opcja DMS jest przydatna każdemu użytkownikowi syste-mu – od sekretarki do menedżera. Ważnym czynnikiem wa-

Page 15: Bar 01/2009

14

ZARZĄDZANIEOBIEGIEM

DOKUMENTÓW

ZARZADZANIEOBIEGIEMDOKUMENTÓW

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 15

runkującym jej szybkość i wydajność jest zapewnienie sys-temowi odpowiedniej bazy danych. Zakładając jednak, że ten warunek techniczny jest każdorazowo spełniony, uzyskuje-my bardzo wydajne narzędzie.

DMS pozwala na bardzo różnokierunkowe wyszukiwanie. Możemy mieć do czynienia z prostym wyszukiwaniem po na-zwie dokumentu, co przypomina eksplorowanie dysków wła-snego komputera lub sieci firmowej. Systemy nowocześniej-sze oferują już wyszukiwanie według rozmaitych masek in-deksowania, list haseł, wykorzystując funkcję tezaurusa. Raz zdefiniowane kwerendy szukania można zapisać do później-szego wykorzystania.

Inteligentne systemy DMS pozwalają także na szukanie peł-no-tekstowe. W wyspecyfikowanych dokumentach odnalezio-ne frazy są zaznaczane wówczas na kolorowo pomagając zi-dentyfikować celność wyszukiwania. Co więcej DMS pozwala na łączenie tych różnych sposobów wyszukiwania (np. peł-no-tekstowe i uwzględniające dane indeksy). Dzięki takiej za-awansowanej funkcjonalności wyniki wyszukiwania są bar-dziej precyzyjne.

DMS zezwala także na szukanie tolerujące błędy. Uwzględ-nione są wówczas błędy ortograficzne.

Skoro na rzecz sprawnego działania DMS wciągnięto już w ich struktury sieci neuronowe to i zakres wyszukiwania tak-że znacznie się zwiększa. Najnowsze systemy potrafią już do-konywać wyszukiwań kontekstowych.

Wszystkie oferowane przez nowoczesne Document Ma-nagement Systems funkcje sprawiają, że stają się one bar-dzo efektywnym narzędziem wspomagającym organizacje w ich działalności. Co więcej ich możliwości czynią z nich wielokrotnie niezbędnym elementem sprawnie działających struktur. Pomimo jednak tak zaawansowanych rozwiązań jak sieci neuronowe czy inteligentne wyszukiwanie musimy pa-miętać, że to przede wszystkim człowiek musi ten system lo-gicznie zamodelować, a potem umiejętnie wykorzystywać. Żaden DMS nie znajdzie dla nas dokumentu, którego do niego zapomnieliśmy wprowadzić! n

Magdalena StypczyńskaIT.integro sp. z o.o.

Page 16: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200916

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

Menedżerowie firm wciąż zadają sobie pytanie: czy inwesty-cje w nowe technologie mogą zwiększyć konkurencyjność ich firmy. Odpowiedź jest oczywista – tak. Prawdziwym wy-zwaniem jest jednak to, aby odpowiednio dobrać rozwiązanie i innowacyjnie je zastosować.

Każdego dnia firmy odkrywają obszary IT, w których nowa-torskie, ale konsekwentne, stosowanie nowych rozwiązań i na-rzędzi pozwala wyprzedzić konkurencję. Większa wydajność, szybkość i jakość działania są obecnie konieczne do tego, by nie zostać w tyle i utrzymać pozycję na rynku. Konsekwentne inwestowanie w nowe rozwiązania i innowacyjne zarządzanie przedsiębiorstwem może okazać się kluczem do sukcesu.

Konkurencyjny rynek wymaga ciągłego obserwowania i analizowania możliwości technologicznego usprawnienia głównych procesów biznesowych. Odnosi się to zarówno do dużych, jak i średnich firm, a dotyczy nawet tych branż, które uważane są za wyjątkowo konserwatywne. Podglądanie kon-kurencji może następować z pomocą wiodących firm dorad-czych – w przypadku dużych korporacji, lub też przez poradę przyjaciół – w przypadku małych firm.

Zdecydowanie najważniejsze jest bowiem, aby rozumieć, że technologia jest potrzebna do ustawienia rozwiązań biz-nesowych, a nie sama dla siebie. Dlatego należy dokładnie zidentyfikować potrzeby biznesowe firmy, a następnie rozwa-

Nadążyć za konkurencją

Systemy wspomagające zarządzanie, czyli jak osiągnąć przewagę rynkową inwestując w nowoczesne technologie.

Janusz Małogorzaciak

Page 17: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 17

żyć, jakie rozwiązania technologiczne mogą pomóc je zaspo-koić. Tak analiza sprawi, że systemy typu ERP, CRM i BI okażą się bardzo interesujące i godne rozważenia.

Nieprzemyślane wdrożenia i brak identyfikacji celu, do któ-rego zmierza przedsiębiorstwo, nie przyniesie oczekiwanego sukcesu. Same technologie nie uczynią bowiem cudu.

Zdecydowanie pomocne może okazać się przeprowadze-nie profesjonalnej analizy przedwdrożeniowej i współpraca z doświadczoną firmą implementującą systemy IT. Na polskim rynku, a w szczególności w sektorze średnich firm, zapotrze-bowanie na pracę firm doradczych mogących wskazać właści-wą drogę rozwoju jest jednak ciągle małe. Bardzo rzadko pro-ces wyboru systemu czy przeprowadzenia wdrożenia powie-rzany jest zewnętrznej firmie.

Inwestycje w IT są kosztowne i rzadko przynoszą od razu spektakularny efekt czy nagły wzrost wydajności i zyskowno-ści firmy. Jednakże wprowadzanie systematycznych uspraw-nień i małych elementów składa się z czasem w całkiem nową jakość. Stawianie nawet małych kroków i wprowadzanie rozwią-zań opartych na nowych technologiach pozwala wyróżnić się spośród tysięcy firm oferujących często podobny asortyment.

Warto tu zwrócić uwagę, że mimo iż technologie są ogólnodo-stępne i skorzystać z nich może praktycznie każda firma – to sukces zapewni tylko odpowiedni dobór elementów i właściwe ich zastosowanie. Należy dokładnie określić cel i kluczowe dla organizacji wartości. Tylko takie podejście sprawi, że wybierze-my rozwiązanie, które umożliwi firmie efektywniejsze niż do-tychczas działanie.

Zwykle innowacyjne nie jest samo dostępne na rynku roz-wiązanie. Oczywiście, jego implementacja najpewniej spowo-duje, że pewne procesy zostaną zautomatyzowane, a firma stanie się bardziej nowoczesna. Jednak prawdziwa innowacyj-ność leży w sposobie zarządzania i odważnego wykorzystywa-nia technologii w celu realizacji nowatorskich projektów. Tylko w ten sposób, czyli innowacyjnie zarządzając firmą, możemy zostawić konkurencję daleko w tyle.

Klucz do sukcesuNależy pamiętać, że sama technologia nie wystarczy, by osią-gnąć założony cel. Sukces zapewni dopiero zrozumienie, które obszary są kluczowe oraz jak dane rozwiązanie wpłynie na po-zycję firmy, umożliwiając wprowadzenie nowych praktyk bizne-sowych i pozwalając działać inaczej niż do tej pory. I tak: dla jed-nej firmy istotą może być sprawniejsza obsługa klienta, a dla in-nej – poprawa dostępu do danych.

Często firmy nie doceniają powyższych obszarów. Nie po-strzegają ich bowiem jako czynniki bezpośrednio wpływają-ce na budowę przewagi rynkowej czy zwiększenie udziału fir-my w rynku. Jednakże analiza danych pozwala na zaawanso-wane prognozowanie i racjonalne planowanie, a co za tym idzie – optymalizację procesów biznesowych firmy. Przekłada się to na podejmowanie trafnych decyzji i bezpośrednio wpływa na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

W firmach sektora MSP sprawna obsługa i zaspokajanie po-trzeb klienta często pozostawiają wiele do życzenia. Kierownic-two małych i średnich firm nie dostrzega bowiem czasem faktu, że nienaganna obsługa klienta może zdecydowanie wpływać na przewagę rynkową ich przedsiębiorstwa.

Według różnych statystyk pozyskanie nowego klienta kosz-tuje nawet siedem razy więcej niż utrzymanie istniejącego, dla-tego kluczem do sukcesu jest utrzymanie stałych kontaktów i transakcji z już posiadanymi klientami. Wiedza o kliencie, je-go preferencjach, potrzebach i historii relacji z naszą firmą jest bezcenna niezależnie od wielkości i profilu działania firmy.

Niezależnie od branży czy profilu działalności przedsiębior-stwa w centrum jej zainteresowania są klienci. Dostawcy usług, producenci czy dystrybutorzy – wszyscy szukamy odbiorców oferowanego produktu. Wobec tego celem każdej firmy jest za-dowolony i lojalny klient. Jest to jednak możliwe tylko dzięki od-powiedniemu uwzględnieniu jego indywidualnych potrzeb i ofe-rowaniu nabywcy maksymalnego ich zaspokojenia.

Jeśli jednak firma w centrum swojej działalności stawia klienta – powinna traktować go w sposób poważny i odpo-

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Page 18: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200918

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

wiedni. Należy według własnych kryteriów ocenić, którzy klienci są dla firmy kluczowi. Dzięki właściwemu odwzorowa-niu swojej bazy klientów w systemie CRM, organizacja może podporządkować własną strukturę organizacyjną sposobowi zakupu produktów firmy przez jej klientów. Lojalni klienci są bardziej skłonni do kolejnych zakupów, a ich wrażliwość na ce-nę jest znacznie mniejsza. Tym samym zwiększa się możliwy przychód firmy z każdego klienta.

W osiągnięciu przewagi konkurencyjnej w obszarze organi-zacji pracy pomóc mogą także zaawansowane funkcjonalno-ści i moduły, które są zawarte w systemach ERP. Jednak po-prawne wdrożenie modułów finansowo-księgowych w syste-mach ERP coraz częściej nie wystarczy, aby usprawnić orga-nizację i stać się bardziej konkurencyjnym. Dzisiaj firmy mu-szą poszukiwać rozwiązań innowacyjnych, wdrażać moduły produkcji, zarządzania serwisem, zarządzania magazynem wysokiego składu czy kody kreskowe. Dodatkowo, z zainte-resowaniem spotkają się rozwiązania komplementarne wobec systemów ERP, takie jak obsługa systemów lojalnościowych czy zarządzanie przepływem dokumentów.

Utrzymywanie konkurencyjności jest stałym procesem. Silną pozycję na rynku budują dziś jedynie te firmy, które stale wprowadzają nowe rozwiązania prowadzące małymi krokami do osiągnięcia założonego celu. Implementacja no-wych technologii i systemów biznesowych przynosi widoczne oszczędności kosztów, zwiększenie wydajności firmy, popra-wę jakości produktów i usług, a co za tym idzie – buduje prze-wagę rynkową w stosunku do konkurencji. Zarządzając w ta-ki sposób, każdy ma szansę zbudować firmę wyróżniającą się spośród wielu jej podobnych i liczącą się w danej branży.

Czy mojej firmie też się to opłaci?Okazuje się jednak, że uzyskanie odpowiedzi na pytania: czy i jak inwestycje w nowoczesne rozwiązania informatyczne wpłyną na konkurencyjność firmy – nie wystarczą do pod-jęcia decyzji.

Szczególnie odnosi się to do firm sektora MSP. Czołowe fir-my, liderzy danej branży, a co za tym idzie – najwięksi gracze rynku, już dawno dostrzegli wagę korzystania z najnowszych narzędzi i działają na w miarę wyrównanym poziomie. Jednak dla mniejszych przedsiębiorstw nawet nieznaczne uspraw-nienie i zastosowanie wydajnej aplikacji biznesowej może mieć ogromne znaczenie. W obszarze tych firm poziom nasy-cenia nie jest bowiem tak duży, a przez to pole działania jest znacznie szersze.

Jednak kierownictwo dynamicznie rozwijających się mniej-szych firm musi także pamiętać o kosztach. Ich właściciele wiedzą, że każda złotówka jest cenna i dlatego powinna być rozsądnie wydana. Duża konkurencja sprawia, że takie przed-siębiorstwa od samego początku swojego istnienia starają się ograniczać wydatki, a swoje siły, pomysły i zasoby ukierun-kowują głównie na zdobywanie i utrzymanie klientów. Dlate-go też właściciele i zarządy firm sektora MSP zadają sobie po-nadto pytania: „czy warto inwestować?”, „czy nie jest to zbęd-ny wydatek dla mojej firmy?”

Okazuje się jednak, że dzisiaj nie da się działać bez stoso-wania takich rozwiązań. Chcąc konkurować z najlepszymi na rynku, należy mieć dostęp do skutecznych i nowoczesnych narzędzi. Silna konkurencja i stale zmieniająca się sytuacja na rynku sprawiają, że właśnie małym i średnim firmom wdra-żanie systemów wspomagających zarządzanie, systemów do zarządzania relacjami z klientem czy do elektronicznej obsłu-gi obiegu dokumentów opłaca się najbardziej. W połączeniu

z nowatorskim podejściem do zarządzania organizacją i po-dejmowaniem ryzykownych działań technologie pomagają osiągnąć obrany cel.

Firma ma możliwość wyróżnienia się poprzez zróżnicowa-ne usługi, cechy produktów czy strukturę kosztów. Dlatego, myśląc o inwestycjach w IT, należy tu koncentrować się na trzech sprawach: oszczędnościach kosztowych i efektyw-ności, możliwości wolnej lecz stałej poprawy struktury or-ganizacji, produktu czy usługi, a co najważniejsze – możli-wości zwiększenia przewagi firmy i zmiany warunków kon-kurowania na rynku. Takie myślenie sprawi, że decyzja, któ-re rozwiązanie wybrać i korzyści płynące z tego wyboru sta-ną się jasne.

„Dużą popularnością cieszą się dziś rozwiązania umoż-liwiające wykonywanie analiz biznesowych i finansowych. W obliczu agresywnej konkurencji menedżerowie przed-siębiorstw różnej wielkości korzystają z rozwiązań do pro-wadzenia analiz biznesowych, umożliwiających szybkie reagowanie i wykorzystywanie pojawiających się możliwo-ści” – mówi Mariusz Wołodźko – „Dlatego też swoim klientom oferujemy narzędzia, które pomagają bardziej szczegółowo analizować kluczowe czynniki determinujące wydajność fir-my, identyfikować klientów przynoszących największe zy-ski, najskuteczniejszych dostawców, a także potencjalne problemy wewnątrz przedsiębiorstwa wymagające trafnych decyzji. Nie trzeba już czekać na koniec miesiąca, aby uzy-skać szczegółowe raporty.”

Dynamiczny rozwójObecnie oferowane rozwiązania dostosowane są do indywi-dualnych potrzeb firmy. Daje to pewność, że w miarę rozwo-ju przedsiębiorstwa zastosowane technologie będą rozwija-ły się wraz z nią.

Wdrażając odpowiednie systemy, można skutecznie po-prawić wydajność, dopasowując rozwiązanie do konkretnych ról biznesowych. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo odnaj-dywać narzędzia i informacje, których naprawdę potrzebu-ją, wspomagając szybsze podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i wybór najlepszego wariantu postępowania. Większa wydajność pracowników firmy bezpośrednio prze-łoży się zaś na efektywność całej organizacji i jej dynamicz-ny rozwój. n

Janusz Małgorzaciak

Od niemal 15 lat specjalizuje się w praktycznym zastosowaniu aplikacji i systemów IT w

przedsiębiorstwach. Od ponad 10 lat koncentruje się na oprogramowaniu wspomagającym zarządzanie organizacjami. Obecnie kieruje zespołem wsparcia

sprzedaży rozwiązań biznesowych z rodziny Microsoft Dynamics.

Page 19: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 19

Niech Święta Bożego Narodzeniai Wigilijny wieczór upłyną Wamw szczęściu i radości,przy staropolskich kolędachi zapachu świerkowej gałązki. Niech świąteczne życzenia mają moc spełnienia. Te całkiem błahe i te ważne,te dostojne i te ciut niepoważne.W tę noc piękną i świetlistągwiazda niech spadnie niespodziewanaaby marzenia zmieniły się w rzeczywistość,a sukcesy przerosły oczekiwania.

Życzy Redakcja

19

Wesołych Świąt

Page 20: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200920

ZARZĄDZANIEPROCESAMI

BIZNESOWYMI

Branża budowlanaBranża budowlana potrzebuje systemów IT z wielu powodów. Po pierwsze: nastąpił duży odpływ ludzi z tej branży i ważne jest bardzo dobre zarządzanie – chodzi o tzw. utylizację, czyli jak najlepsze wykorzystanie posiadanych zasobów (ludzi, sprzętu itp.). Po drugie: konieczność bieżącego monitorowania kosztów budowy oraz postępu prac, czyli analiza EVM (Earned Value Ma-nagement) – po to, aby móc natychmiast reagować na zmienia-jące się otoczenie. Po trzecie: fakturowanie – im szybsze, tym lepiej – często jednak wystawienie faktury zależy od protokołu odbioru, który z kolei potwierdza przyjęcie określonych etapów.

Takie aplikacje pozwalają łatwiej planować – powiązanie z MS Project i śledzenie ścieżki krytycznej. Łatwiej kontrolować i śle-dzić rentowność budów poprzez wbudowane narzędzia anali-tyczne. Na rynku dostępne są zarówno rozwiązania przygoto-wane przez duże międzynarodowe firmy, jak też aplikacje autor-stwa mniejszych polskich przedsiębiorstw. Większość firm bu-dowlanych korzysta jednak z tanich i prostych systemów niezin-tegrowanych, a budowy rozliczne są w Excelu.

Segment aplikacji biznesowych rozwija się bardzo intensywnie, bo sama branża budowlana przeżywa teraz ogromny wzrost, a w związ-ku z organizacją Euro w 2012 roku – ta sytuacja przez parę najbliż-szych lat się nie zmieni. Perspektywa Euro 2012 nakręca koniunk-turę w branży budowlanej – trzeba wybudować stadiony, drogi i nie-malże całą infrastrukturę. Dla producentów oprogramowania ozna-cza to większą ilość zapytań ofertowych z branży budowlanej, także od producentów materiałów budowlanych, elektryki czy elektroniki.

Branża spożywczaSektor spożywczy to obszar, w którym obserwujemy dynamicznie zwiększający się popyt na oferowane rozwiązania informatyczne – w tym m.in. na systemy wspomagające zarządzanie. Jest to zwią-zane ze zwiększającą się produkcją kierowaną na eksport, głównie

do krajów tzw. starej Unii, ale również ze zwiększającym się popy-tem wewnętrznym. Firmy z branży spożywczej, podobnie jak firmy farmaceutyczne, podlegają specyficznym regulacjom związanym z kontrolą jakości, recepturami i bezpieczeństwem produkcji – muszą więc spełniać właściwe normy i posiadać określone certyfikaty. Efek-tywne planowanie logistyki oraz zarządzanie gospodarką materiało-wą przekłada się w tej branży na konkretne pieniądze liczone w mi-lionach złotych. Dużą rolę w pracy przedsiębiorstw z tego sektora od-grywa okres przydatności wykorzystanych materiałów i możliwość produkcji oraz dostawy do klienta na czas. Konieczność spełnienia tego, a także innych, coraz bardziej restrykcyjnych przepisów, spra-wia, że firmy z branży spożywczej szukają rozwiązań, które umoż-liwią im śledzenie partii produktów, obsługę magazynu wysokie-go składowania wraz z obsługą kwarantanny na wybrane pozycje, wsparcie zaawansowanych rozwiązań logistycznych oraz planowa-nie produkcji dostosowanej do specyfiki firmy uwzględniającej takie elementy, jak receptury, kalkulacje, atesty jakościowe.

Przy wyborze systemu wspomagającego zarządzanie firmą tak naprawdę nie jej wielkość ma znaczenie, ale ilość i złożoność pro-cesów biznesowych, jakie w niej występują. System klasy ERP można porównać do krwiobiegu, który pozwala kontrolować i za-rządzać tym, co się dzieje w przedsiębiorstwie. W praktyce funk-cjonalność systemów ERP jest ogromna. Dodawanie funkcji CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Mana-gement), MES (Manufacturing Execution System) to nie kwestia przyszłości, tylko obecny obraz sytuacji. Nie ma sensu opracowy-wać od początku systemu MES, jeśli są na rynku specjalistyczne rozwiązania, które można wbudować w większe rozwiązanie ERP. Całkowity koszt wdrożenia systemu (licencje + wdrożenie) wyno-si pomiędzy 150 a 500 tys. PLN w zależności od złożoności pro-cesów biznesowych klienta i konfiguracji systemu. Przykłady na-szych klientów pokazują, że nawet duża inwestycja w oprogramo-wanie jest w stanie zwrócić się w ciągu czterech miesięcy. n

Rozwiązania informatyczne w branżach:

budowlanej i spożywczej

W związku z dynamicznym rozwojem branży budowlanej i spożywczej, zwiększa się popyt na coraz to doskonalsze systemy zarządzania.

Marcin Sokołowski

Page 21: Bar 01/2009

21BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

WYWIAD

Dofinansowanie oprogramowania z funduszy unijnychInformatyka ma szczególne znaczenie w działaniu i rozwoju firmy. Możliwość dofinansowania unijnymi funduszami pomo-cowymi systemów wspomagających zarządzanie jeszcze bar-dziej wznieca nadzieje na utrzymanie przewagi konkurencyj-nej. Ubieganie się o fundusze unijne nie jest łatwe. Poza znajo-mością przepisów potrzebne jest doskonałe rozeznanie w za-sadach przyznawania środków. Z tego względu każdemu z na-szych klientów proponujemy opiekę konsultanta, który poma-ga w staraniach o dofinansowanie na systemy informatycz-ne zawierające funkcjonalność B2B. Kompetencje Trimtab SA mają źródło w zarządzaniu procesami biznesowymi. Z te-go względu łatwo nam doradzać w wyborze systemów prowa-dzących do realizacji procesów biznesowych w formie elek-tronicznej.

Dla naszych klientów staramy się o dofinansowanie pro-jektów informatycznych umożliwiających automatyzację wy-miany informacji między systemami informatycznymi współ-pracujących firm. Środki finansowe znajdują się w Działaniu 8.2, Priorytetu VIII POIG. Funkcjonalność B2B kwalifikująca się

do dofinansowania w tym Działaniu obejmuje m.in. prognozo-wanie, planowanie, zaopatrzenie, produkcję, magazynowanie, realizację umów i kontraktów, sprzedaż, serwis, doradztwo oraz wymianę doświadczeń uczestników rynku.

Koszty kwalifikowane obejmują m.in. nabycie licencji i nie-zbędnego sprzętu, jak również realizację analiz przygotowaw-czych oraz usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym, prawnym. Dofinansowaniu pod-legać mogą również inne usługi eksperckie związane z projek-tem, szczególnie w zakresie projektowania procesów bizneso-wych, reorganizacji firmy, wydzielania funkcji, wydzielania za-dań oraz tworzenia wirtualnych przedsiębiorstw.

Firmy, które mogą liczyć na pomoc naszych konsultantów w uzyskaniu dofinansowania, to przedsiębiorcy współpracu-jący na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych z co najmniej dwiema innymi firmami, planujący współpracę biz-nesową w oparciu o rozwiązania elektroniczne poprzez wdra-żanie i integrację nowych systemów informatycznych (lub dotychczasowych systemów informatycznych) i automatyza-cję procesów biznesowych. n

autor XXXXXXXXXXXXXXXXX

wypowiedź Sebastiana Pielachaczłonka zarządu Trimtab SA

EKSPERT

Page 22: Bar 01/2009

22

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

CO sprawiło, że się na nią zdecydowano?Rok 2003 był niełatwym okresem w historii firmy Kopernik SA, został zamknięty rok ze stratą. Szczegółowa analiza przyczyn tego stanu rzeczy wykazała, że aby sprawnie zarządzać fabryką, konieczne jest usprawnienie systemu zbierania i obiegu informa-cji potrzebnych zarządowi do analizowania sytuacji i podejmo-wania strategicznych decyzji.

Szczególnie nieefektywne było gromadzenie danych o real-nych kosztach wytworzenia, rentowności asortymentów, klien-tów, kanałów dystrybucji.

Było wiadomo, że odwrócenie tej sytuacji nie będzie możliwe bez nowoczesnego systemu ERP.

Wdrożenie systemu ERP było więc logicznym posunięciem? Sami produkujemy najlepsze w branży produkty, nie jest go-łosłowiem, że stosujemy najwyższe wymagania jakościowe, np. przy doborze surowców. Cały biznes firmy opiera się na utrzymaniu jakości. Nic więc dziwnego, że podobnie podchodzi-

my do zakupu produktów i usług zewnętrznych. Także systemu ERP. Nie stać nas na półśrodki.

Wybraliśmy firmę z pełną świadomością korzyści, jakie nam oferuje. Chcieliśmy to zrobić raz a dobrze, Wybór był tym bar-dziej oczywisty, że mamy perspektywiczne spojrzenie na po-trzeby związane z IT. Nie wybieraliśmy przecież rozwiązania na rok, ale na długie lata. Chcieliśmy uniknąć sytuacji, że za trzy lata system zamiast pomagać w rozwoju, będzie nas hamował. I zmusi nas do kolejnego kosztownego projektu…

Zaczęłam pracę w Koperniku w styczniu 2004 r. i od razu wpa-dłam w wir przygotowań do wdrożenia. W maju 2004 r. nasz Za-rząd podjął decyzję o wdrożeniu szerokiej funkcjonalności. Bez-pośrednio po rozpoczęciu projektu zadecydowaliśmy, że będzie-my korzystać z systemu w modelu pełnego outsourcingu.

Co tak naprawdę znaczy outsourcing z punktu widzenia dyrektora finansowego?Dzięki outsourcingowi system jest dla nas po prostu tańszy. To, że nie musimy przeznaczać dużych środków na infrastruk-

Decyzja o wdrożeniu systemu nie jest prostym posunięciem.

rozmowa z Karoliną Ziółkowską

Outsourcing ITnarzędzie w warsztacie dyrektora finansowego

Page 23: Bar 01/2009

23

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

turę IT i koszty związane z obsługą systemu, to poważny argu-ment dla dyrektora finansowego. Koszty tak dużej inwestycji możemy rozłożyć w czasie.

Istotny jest też aspekt planowania i budżetowania kosztów związanych z IT. Znając koszt utrzymania systemu i dokładną cenę ewentualnych rozszerzeń, mam pełną kontrolę nad wy-datkami przeznaczonymi na IT.

Jest też dodatkowa korzyść. Wiadomo, że koszt zatrudnienia specjalisty dokładnie znającego wdrożony system jest niema-ły. My nie musimy się martwić wzrostem cen zakupu kompe-tencji w tym zakresie, nie przejmujemy się też wyjazdami infor-matyków i trudnościami na rynku pracy. Myślenie o tym jest za-daniem naszego usługodawcy...

Co to znaczy, że można koncentrować się na biznesie zamiast na IT?Nie postrzegamy kompetencji IT jako strategicznych dla nas. Ważne jest posiadanie dobrego narzędzia, a nie umiejętność administrowania nim. Jeśli chce się osiągać dobre wyniki w rajdzie samochodowym, lepiej oddać przygotowanie i ser-wisowanie auta w ręce dobrego mechanika niż grzebać przy nim samemu.

Przewagę konkurencyjną tworzymy dzięki dobrym produk-tom, przez dobrą organizację dystrybucji, inne decyzje bizneso-we. Chcemy być najlepszym producentem pierników, a nie naj-lepszymi specjalistami od technologii informatycznych.

W naszej firmie główna funkcja działu IT ogranicza się do nad-zorowania współpracy z partnerami zewnętrznymi oraz plano-wania nowych przedsięwzięć w tym zakresie. Ponadto funkcjo-nuje lokalny help desk. To nam wystarcza.

Sam zaś pion finansowy zajmuje się przede wszystkim finan-sami, czyli tym, czym powinien. Korzystamy z narzędzia, uży-wamy go w codziennej pracy do księgowości, do analiz bizneso-wych i planowania, wspieramy nim decyzję, ale nie zawracamy sobie głowy tym, czy działa – bo działa.

Złośliwi mówią, że umowa outsourcingowa bywa tylko wstawieniem nogi w drzwi przez dostawcę. Jest tanio, a potem dopiero zaczynają się problemy i okazuje się, że trzeba wydać o wiele więcej.Na początku w ramach umowy outsourcingowej korzystaliśmy z hostingu. Udostępniono nam serwery i administrowano nimi. Potem rozszerzaliśmy współpracę o kolejne obszary – outsour-cing EDI, serwis aplikacyjny.

Nie było to jednak efektem socjotechnicznych zabiegów . Obserwując rezultaty, podejmowaliśmy decyzje o rozszerze-niu współpracy.

Czy we współpracy z usługodawcą zdarzały się trudne sytuacje? Jak rozwiązywane są problemy?Zawsze należy brać pod uwagę możliwe problemy. Dlatego we współpracy z firmą oferującą usługi outsourcingu bardzo ważna jest szczegółowa umowa SLA (Service Level Agreement). Od po-czątku trzeba mieć jasność, co jest akceptowalne, a co nie.

Cóż, problemy są nieuniknione. Dobry strateg zawsze zosta-wia sobie margines uwzględniający nieprzewidziane zdarzenia, przypadki losowe czy konsekwencje nieporozumień.

Dla mnie ważny jest sposób radzenia sobie z trudnymi sy-tuacjami. Szybkość reakcji partnera na występujące proble-my, proponowane udoskonalenia i sposoby działania w sytu-acjach kryzysowych, mogą być drogą do budowania wzajem-nego zaufania.

Kopernik korzysta również z outsourcingu rozwiązań EDI. Dlaczego?W biznesie naszej firmy kluczowym odbiorcą są sieci handlowe, a zatem strategiczne dla nas jest dbanie o jak najlepsze relacje z nimi oraz jakość i niezawodność komunikacji. Dlatego zainwe-stowaliśmy w rozwiązania EDI.

Dzięki outsourcingowi tych rozwiązań nie musimy martwić się o techniczną stronę działania systemu, specjaliści robią to za nas. Wpływa to dodatnio na stabilność naszego biznesu i pomaga w utrzymaniu wysokiego standardu obsługi kluczo-wych klientów. n

Wywiad z Panią Karoliną Ziółkowską, Dyrektor Finansowy toruńskiej firmy przeprowadziła Mirosława Huk, BCC.

Fabryka Cukiernicza Kopernik SA

Najstarsza firma cukiernicza w Polsce i jedna z najstarszych w Europie. Została założona w 1751r., a jej korzenie sięgają początków rozwoju piernikarstwa na ziemiach polskich. Obecnie jest liderem na polskim rynku wyrobów cukierniczych w zakresie produkcji pierników, wafli i herbatników, a Kopernik należy do najbardziej rozpoznawalnych „słodkich” marek w kraju. Fabryka Cukiernicza Kopernik SA składa się z trzech w pełni zautomatyzowanych wydziałów. Firma zatrudnia 400 osób, a jej roczna produkcja sięga 10 tys. ton.

Kopernik SA skorzystał z systemu SAP w outsourcingu, wdrażaniem zajęło się BCC

Więcej informacji: www.kopernik.com.pl

Page 24: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200924

ZARZĄDZANIEPROCESAMI

BIZNESOWYMI

CASE STUDY

W odpowiedzi na potrzeby rynku Trimtab S.A. świadczy wysokiej jakości usługi konsultingowe. Źródłem naszych kompetencji by-ły analizy przedwdrożeniowe, które firma przez lata oferowała w ramach dodatkowego wsparcia przy tworzeniu systemów kla-sy BPMS. Już wtedy prace rozpoczynały się od analizy organi-zacji, co pozwalało w pełni poznać strukturę przedsiębiorstwa, w którym docelowo wdrażano system. Kolejnym krokiem było rozpoznanie struktury procesów biznesowych. Po takich dwóch analizach przystępowano do analizy wymagań systemowych, a następnie do wdrożenia systemu.

Obecnie – dzięki zdobytemu doświadczeniu – oferujemy każdą z tych usług osobno i nie zawsze w połączeniu z wdrażaniem nasze-go systemu. Takie podejście do biznesu wcale nie oznacza dodatko-wego wydłużenia harmonogramu projektu, a wręcz skraca go w koń-cowych fazach, gdyż dokładne rozpoznanie biznesu oznacza bardzo dobre dopasowanie procesów do potrzeb organizacji, a co za tym idzie – mniej dodatkowych uwag klienta przy odbiorze systemu.

Aby poprzeć teorię faktami można przytoczyć nasze największe wdrożenie w jednej z firm telekomunikacyjnych. Pięć lat temu zaczy-naliśmy od rozliczeń jednostek współpracujących z tą firmą, jednak dzięki naszemu indywidualnemu podejściu do każdego problemu or-ganizacyjnego szybko wdrożyliśmy elastyczny system do wsparcia zarządzania sprzedażą we wszystkich kanałach sprzedaży do klien-ta indywidualnego. Obecnie w systemie zarejestrowanych jest 45 tys. użytkowników, ponad 6000 punktów sprzedaży. Użytkownicy uczestniczą w prawie setce procesów do obsługi zamówień, logistyki materiałów reklamowych, zarządzania jakością pracy czy planowania pracy. Nasz klient nie waha się, do kogo ma zadzwonić, jeśli szykuje zmiany w organizacji. Dobrze wie, że pomożemy mu w dobrym zapro-jektowaniu procesów, a później dokonamy szybkiego wdrożenia.

Nasza współpraca zaowocowała ostatnio właśnie świadczeniem już samych usług konsultingowych. Mieliśmy okazję przyjrzeć się jednemu z procesów obsługi zamówień od początku do końca, prze-chodząc przez wszystkie działy organizacji w nim uczestniczące, po czym wykonać analizę end-to-end tego procesu. Miesięczne anali-zy doprowadziły do poznania specyfiki pracy działów: backoffice, raportujących i archiwum. Przejrzeliśmy procedury regulujące pro-ces, w tym mnóstwo dokumentów i raportów. Poznaliśmy również

kilka współpracujących ze sobą systemów w procesie realizacji po-jedynczego zamówienia. Rezultatem były trzy rekomendacje zmian, od najmniej inwazyjnej w dotychczasową pracę, po drastyczną. Po wdrożeniu jednego z wariantów firmie udało się zoptymalizować pra-cę, skróciły się czasy realizacji o 10%, wyeliminowaliśmy niepotrzeb-ne systemy, wdrożyliśmy jeden centralny, gdzie na każdym etapie procesu można śledzić zamówienia. Dzięki temu w organizacji prze-stały ginąć dokumenty, a czasy realizacji – dzięki automatycznym przypomnieniom – są zawsze dotrzymywane.

Za drugi przykład może posłużyć analiza organizacyjna pracy w departamencie innej firmy. Przez miesiąc – pełen analiz doku-mentacji, procedur, spotkań z ludźmi ze wszystkich działów – uda-ło nam się odwzorować wszystkie procesy zachodzące w tej czę-ści organizacji. Co najdziwniejsze – często nikt w tej firmie nie zda-wał sobie sprawy z istnienia tych procesów. Analiza posłużyła przedsiębiorstwu jako podwalina pod nowy system integrujący wszystkie działania zachodzące w tym departamencie.

Powyższe przykłady wskazują na potrzebę i wartość analiz konsultingowych. Głos zewnętrznego doradcy, z doświadcze-niem w biznesie, zwraca uwagę na to, co najważniejsze. A to prze-cież sprzyja usprawnieniu działania organizacji. n

Marzena Zielińska

Konsulting ...dlaczego warto?

Marzena ZielińskaMenedżer Projektów Konsultingowych i IT, Dział Rozwiązań dla Biznesu, Trimtab SA

Trimtab Consulting:Analizy Wymagań Biznesowych i SystemowychZarządzanie Procesami BiznesowymiAnalizy OrganizacyjneZarządzanie ProjektamiUsługi konsultingowe na miarę potrzeb

http://www.trimtab.pl

Page 25: Bar 01/2009
Page 26: Bar 01/2009

26 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

WYWIADCALL CENTER

CASE STUDY

Powiedzenie „mała rzecz, a cieszy” nie do końca oddaje korzyści, jakie niesie za sobą posiadanie tego niewielkiego urządzenia. Rozwiązanie Hostingu BlackBerry to ukłon w stronę nie tylko raczkujących, ale i średnio rozwiniętych firm. Poprawia efektywność pracy, dając nieograniczone możliwości m.in. w zakresie dostępu do poczty korporacyjnej.

Przeciętny Jan Kowalski, zatrudniony w małej lub średniej firmie, nie musi już teraz martwić się o dostęp do komputera i Internetu. Posiadając aparat telefoniczny BlackBerry, może korzystać gdzie chce i kiedy chce z przeglądarki, poczty elektronicznej, kalenda-rza, notatek, komunikatorów typu Skype czy MSN oraz wiadomo-ści SMS i MMS. Nie jest dla niego także problemem odczytywanie większych plików wzbogaconych różnego rodzaju załącznikami w różnych formatach. Wszystko to ma teraz pod ręką, bez trace-nia cennego czasu na poszukiwanie komputera.

Korzystanie z terminala BlackBerry daje użytkownikowi dwie możliwości. Pierwsza polega na tym, że Kowalski mo-że wykupić usługę u operatora sieci komórkowej (BIS), dzię-ki czemu za darmo korzysta z poczty, płaci natomiast za inne opcje. Druga możliwość to zakup własnego serwera, licencji i urządzeń BlackBerry. To wiąże się jednak ze sporymi kosz-tami, począwszy na wydatkach związanych z utrzymaniem, a skończywszy na tym, że wówczas należałoby zatrudnić in-formatyków, którzy nadzorowaliby pracę całego systemu.

Istnieje jeszcze jedna forma korzystania z BlackBerry, tzw. hosting środowiska serwera u połączony z platformą Microsoft

BlackBerry wielkie możliwości dla małych

i średnich firm

Exchange 2007 u firmy zewnętrznej. Owa firma zajmuje się wte-dy utrzymaniem serwera, pozyskaniem licencji jak i dysponuje kadrą kompetentnych informatyków, którzy dbają o właściwe działanie całej struktury. Ta forma hostingu (BES) umożliwia Ko-walskiemu bezpłatne sprawdzanie poczty w programie MS Outlo-ok oraz darmowy dostęp do przeglądarki internetowej. Co wię-cej, telefon BlackBerry jest w pełni synchronizowany z pocztą na komputerze, dzięki czemu w momencie wprowadzania zmian widzimy je w tej samej chwili w naszym programie pocztowym. Wszystko to w jednej stałej opłacie miesięcznej. Brak terminala BlackBerry nie przekreśla możliwości nabycia go zarozsądne pie-niądze. W hostingu zewnętrznym oraz dzierżawieniu tych urzą-dzeń specjalizuje się m.in. firma MicroAge, świadczy usługi ogól-nopolskie. Szczegółowe informacje na .

Ostatnia forma hostingu wydaje się być nie tylko najbardziej praktyczna, ale i opłacalna. Firma Kowalskiego nie musi ponosić dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem wszelkich mechanizmów komunikacyjnych. Pracownik, korzystający mo-bilnie ze zwykłej poczty e-mail, jest naliczany za każdą wysłaną i odebraną wiadomość. Natomiast hosting środowiska serwera

Izabela Skrzypek

Page 27: Bar 01/2009

27BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

daje możliwość płacenia stałego abonamentu, który w ogólnym rozrachunku jest bezdyskusyjnie bardziej opłacalny. Kowalski dzięki temu nie musi pilnować limitów znakowych długości wy-syłanego tekstu, nie wspominając o rozmiarze wysyłanych pli-ków w różnych formatach. Nie dość, że ma nierozerwalny dostęp do sieci, to usługa w żaden sposób go nie ogranicza, dając mu spory komfort pracy i poprawiając jego efektywność.

Dzięki BlackBerry użytkownik może korzystać z globalnej książki adresowej, posiada w pełni darmowy program Micro-soft Outlook 2003 lub 2007 zarówno w wersji polsko-, jak i an-glojęzycznej, i, co najważniejsze, nie musi martwić się o swoje bezpieczeństwo. Zabezpieczenia antyspamowe i antywiruso-we (przy użyciu Content Management i Microsoft ForeFront) minimalizują ryzyko ataku hakerów i kradzieży danych.

Ochrona antyspamowa polega na filtrowaniu odbiorców oraz nadawców, a także na ustalaniu listy uwzględniającej tylko za-ufanych nadawców figurujących w Outlook 2003 oraz 2007. Dzięki temu użytkownik sam decyduje, czyje wiadomości chce odbierać, a które wyrzuca do kosza. W ochronie antywirusowej można dokonać filtracji przyjmowanych załączników w zależ-ności od ich typu i zawartości, czy też skanowania wiadomości. Słowem, jeśli Jan Kowalski zapozna się z możliwościami swoje-go urządzenia, nie będzie musiał spędzać długich nocy na za-stanawianiu się, czy przypadkiem ktoś nie wkradł mu się do je-go systemu. W przypadku kradzieży lub zagubienia terminala

BlackBerry, Kowalski może też zdalnie zablokować urządzenie lub usunąć wszystkie posiadane w nim informacje.

BlackBerry w pigułceBlackBerry skonstruowane zostało w 1999 roku przez kanadyj-ską firmę Research In Motion. Przyczyniło się do postępu urzą-dzeń mobilnych, skupiając się głównie na wiadomościach e-ma-il. Zastosowano tu technologię „push e-mail” pozwalającej na odbieranie poczty w rzeczywistym czasie, a także na stałe po-łączenie urządzenia z serwerem BlackBerry. Nieodzownym ele-mentem korzystania z niego jest włączona usługa u operatora telefonii komórkowej. Usługa obsługuje takie modele telefonów, jak RIM, część aparatów Sony-Ericsson oraz Nokii (tylko z serii E oraz Comunicator). BlackBerry posiada unikatową klawiatu-rę technologii SureType, która umożliwia użytkownikowi szyb-kie pisanie. Wszystkie modele są wzbogacone o wyszukiwarkę, część z nich obsługuje także Bluetooth.

Z rozwiązania BlackBerry korzysta dzisiaj blisko 12 milio-nów użytkowników na całym świecie (dane ze stycznia 2008 roku). Trafiło ono do rąk m.in. kongresmenów amerykańskich, pracowników Białego Domu w Waszyngtonie, członków rzą-dów w Austrii, Holandii czy Niemczech, a także do wielu ma-łych i średnich firm, które cenią sobie możliwość stałego do-stępu do poczty e-mail. n

Rys. Schemat działania BlackBerry z uwzględnieniem zapory Firewall, nadającej dodatkowe bezpieczeństw użytkowania.

CALL CENTER

Page 28: Bar 01/2009

01/200928

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

Sformalizowane kompetencje = metodykaW przypadku wdrożeń typu roll-out w środowisku międzynaro-dowym wzrasta rola odpowiedniej metodyki, która formalizuje podejmowane działania na każdym etapie projektu i zwiększa szansę na sprawną realizację wdrożenia. Istotne jest również dobre przygotowanie i doświadczenie firmy wdrożeniowej.

Prowadzenie tak złożonych przedsięwzięć, jakimi są wdrożenia systemu ERP w różnych krajach, wymaga nie tylko doskonałej zna-jomości systemu, potwierdzonej certyfikatami. Przydatne jest tak-że doświadczenie zdobyte w pracy przy roll-outach krajowych.

Niezwykle ważne jest także zapewnienie odpowiedniej ko-munikacji w projekcie pomiędzy konsultantami wdrożeniowy-mi oraz osobami odpowiedzialnymi po stronie klienta. Nie cho-dzi tu jedynie o znajomość języków obcych, co w dzisiejszych czasach może wydawać się oczywiste. Jeśli zespół projektowy

składa się z osób różnych narodowości, pochodzących z róż-nych kręgów kulturowych – zagadnienie komunikacji obejmuje znacznie szerszy kontekst niż tylko znajomość języka.

Często w tego typu projektach przydatna jest pomoc trze-ciej strony – lokalnych konsultantów wdrożeniowych. Dzięki ich znajomości lokalnej specyfiki i uwarunkowań nie trzeba wywa-żać otwartych drzwi.

Dokładne przeanalizowanie sposobu prowadzenia dużych i mniejszych działań wdrożeniowych doprowadziło do wyodręb-nienia stałych działań projektowych, następujących po sobie w określonej kolejności, przy zachowaniu określonych warun-ków. Powstał formalny dokument, czyli metodologia wdrożenia typu roll-out, który zawiera spisane działania projektowe. Stoso-wanie metodologii stanowi podstawę sukcesu, czyli startu pro-duktywnego w wyznaczonym zakresie, terminie i budżecie.

Wyzwanie organizacyjne, z jakim wiąże się wdrożenie systemu ERP, staje się jeszcze większe jeśli korporacyjny system ma zostać przeniesiony i dostosowany do potrzeb spółek koncernu w innych krajach. Tym samym ważniejsze staje się zastosowanie odpowiedniej metodyki projektowej.

Grzegorz Kęstowicz

Planowo międzynarodowo

roll-out wyzwaniem organizacyjnym

Page 29: Bar 01/2009

01/2009 29

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

8 etapów udanego roll-outuW wypadku prac związanych z przeniesieniem funkcjonalności systemu (roll-out) pomiędzy firmami sprawa wygląda dość pro-sto, ponieważ wzorcowy/pierwotny system i materiały szkole-niowe już istnieją i powinny stanowić podstawę analizy oczeki-wań firmy docelowej.

Jest jednak wiele punktów istotnych dla powodzenia takie-go projektu. A w przypadku przeniesienia funkcjonalności sys-temu z jednej spółki do innych, znajdujących się poza granicami kraju, sformalizowany proces można podzielić na osiem głów-nych etapów:

• Etap I. Transfer wiedzy o rozwiązaniu modelowym (organi-zacja warsztatów w celu przedstawienia modelu korporacyj-nego; szkolenie zespołu roboczego spółki lokalnej z funk-cji, procesów, raportów i formularzy wykorzystywanych u klienta, u którego powstał model roll-outu; współtworzenie opisów koniecznych zmian i ocen zmian systemowych pod-czas warsztatów)

• Etap II. Analiza stanu obecnego, stanu docelowego i odchy-leń. To kluczowy etap projektu. Tworzona na tym etapie ana-liza różnic (gap analysis) pomiędzy modelem korporacyj-nym a firmą docelową powinna uwzględniać szeroki zakres zagadnień. Oprócz różnic związanych z prawem podatko-wym, prawem pracy itp. pomiędzy krajami, winna także do-tyczyć kwestii biznesowych. Na przykład jeśli model kor-poracyjny systemu obsługuje tylko działalność produkcyj-ną i handlową, a firma docelowa świadczy również usługi serwisowe, należy to uwzględnić w analizie różnic, wska-zując konieczność opracowania rozwiązania dla działalno-ści usługowej. Analiza odchyleń dotyczy struktur organiza-cyjnych, procesów i funkcji, raportów i formularzy, struktu-ry uprawnień. Jej efektem są dokumenty opisujące różnice w procesach i funkcjach, jak i różnice w potrzebnych rapor-tach i formularzach.

• Etap III. Prace koncepcyjne (przygotowanie dokumentu kon-cepcji rozwiązania obejmującego zaakceptowane różnice w procesach i funkcjach; przygotowanie opisu biznesowe-go zmian po stronie raportów i formularzy; przygotowanie opisu technicznego zmian po stronie raportów i formularzy; koncepcja uprawnień; wykaz profili i ról).

• Etap IV. Realizacja prototypu (konfiguracja struktur orga-nizacyjnych; konfiguracja nowych procesów na podstawie wykazu różnic; dostosowanie istniejącej konfiguracji do procesów realizowanych w firmie docelowej; budowa struk-tury uprawnień; prace deweloperskie).

• Etap V. Przygotowanie migracji danych: wsparcie tworze-nia scenariuszy przejęcia danych, budowa interfejsów do wczytania danych podstawowych i transakcyjnych z wyko-rzystaniem LSMW (Legacy System Migration Workbench) – zintegrowanego narzędzia do migracji danych. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że przy projekcie obejmującym kil-ka krajów proces migracji może być bardzo pracochłonny, gdyż w poszczególnych krajach dane mogą być migrowa-ne z zupełnie różnych systemów, co wymaga przygotowa-nia różnych interfejsów.

Po opisanych wyżej etapach następuje etap VI – walidacja mo-dułowa prototypu, VII – testy integracyjne i VIII – przygotowanie startu i wreszcie start produktywny.

Podział ról pomiędzy firmą wdrożeniową i klientem oraz sto-pień zaangażowania każdej ze stron na danym etapie prac jest każdorazowo określany dla konkretnego projektu. Warto jednak

zwrócić uwagę na konieczne duże zaangażowanie klienta w pra-cach obejmujących fazy III i IV. Na tym etapie klient uczestniczy w kreowaniu zakresu i budżetu funkcjonalności, które będą re-alizowane w dalszych etapach przedsięwzięcia.

Koordynacja projektuWiele firm realizujących roll-outy w swoich kolejnych spółkach (nie tylko proste przeniesienie funkcjonalności) nie przywiązu-je należytej wagi do koordynacji prac projektowych. Tymczasem projekty zagraniczne wymagają wzmożonej kontroli. Wynika to choćby z barier językowych, różnic kulturowych, problemów ze zrozumieniem wymagań lokalnego prawa czy też z faktu, że de-cydenci najczęściej rezydują w innym kraju niż ten, w którym są prowadzone działania wdrożeniowe.

Takie „rozbicie terytorialne” projektu wymaga określenia za-sad i częstości komunikacji, również na odległość, poprzez wi-deo- lub telekonferencje. Jasne i częste komunikowanie o stop-niu zaawansowania poszczególnych etapów prac i realizacji ce-lów będzie pomocne w rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.

Udany startW końcowej fazie wdrożenia użytecznym narzędziem jest do-kument pt. „Kroki startu produktywnego”, który powinien za-wierać wypracowane wspólnie przez strony projektu elementy, mające na celu zagwarantowanie bezproblemowego przeprowa-dzenia startu produktywnego. Dokument ten powinien zawie-rać wszystkie elementy systemowe oraz pozasystemowe, któ-re mają doprowadzić do udanego startu.

Na udany start produktywny i wdrożenie zakończone powo-dzeniem ma wpływ szereg czynników, do których zaliczyć moż-na następujące:

• Kultura organizacyjna firmy konsultingowej wspierającej klienta w osiągnięciu założonego celu.

• Sposób doboru partnera na rynku lokalnym – w niektórych krajach wymagania legislacyjne są bardzo skomplikowane i/lub niezrozumiałe dla głównego partnera wdrożeniowe-go, a zatem wsparcie partnera z rynku lokalnego znacznie przyspieszy realizację przedsięwzięcia.

• Jasno i precyzyjnie zdefiniowany harmonogram działań projektowych – w przypadku przeniesienia funkcjonalno-ści już wdrożonego systemu do spółek zależnych w har-monogramie należy przewidzieć porównanie funkcjonal-ności systemu wdrożeniowego z oczekiwaniami spółek zależnych.

• Materiały szkoleniowe – ważne jest wypracowanie standar-dowego wzorca materiałów szkoleniowych, które stanowią podstawę do skonstruowania materiałów szkoleniowych zgodnie realizowanymi procesami i oczekiwaniami klienta.

• Działania konfiguracyjne zmierzające do przetłumaczenia wpisów niestandardowych, które powstały na etapie pier-wotnych prac wdrożeniowych.

• Zdefiniowana i przestrzegana konwencja nazewnictwa wpi-sów kastomizacyjnych oraz wypracowana i przestrzegana konwencja budowy szeroko pojętych rozszerzeń systemu.

Powyższe czynniki to główne warunki udanego wdrożenia typu roll-out. Choć należą one do najważniejszych, to należy pamię-tać, że może być ich znacznie więcej, a ich liczba jest wprost za-leżna od celów, które zostały określone na początku prac pro-jektowych. n

Page 30: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200930

ZARZĄDZANIEOBIEGIEM

DOKUMENTÓW

CASE STUDY

Plus Workflow jest systemem serwerowym, do którego użytkow-nicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej, który pozwala na odzwierciedlenie kluczowych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wydatnie poprawiając ich efektywność.Procesem, od którego przedsiębiorstwa często rozpoczyna-ją optymalizację procesów wewnętrznych jest proces obsługi zobowiązań kosztowych, czyli elektroniczny obieg faktur. Sys-tem Plus Workflow pozwala na zautomatyzowanie, zestandary-zowanie i uporządkowanie obiegu faktur w przedsiębiorstwie, a przez to obniżenie czasu i kosztów tego procesu.

Kolejną korzyścią jaką niesie za sobą wdrożenie systemu Plus Workflow jest możliwość wprowadzania faktur do systemu w dowolnym oddziale przedsiębiorstwa, dzięki czemu biorą one natychmiast udział w procesie akceptacji.

Ważnym czynnikiem jaki udaje się osiągnąć, dzięki wdroże-niu systemu Plus Workflow jest uzyskanie kontroli nad dużą ilo-ścią faktur przychodzących do firmy i dokumentów z nimi po-wiązanych jak również koordynacja przepływu tych dokumen-tów pomiędzy pracownikami. Zintegrowane narzędzia budowa-nia raportów i statystyk pozwalają na analizę procesów akcep-tacji faktur za pomocą wielorakich kryteriów.

Powyższe cele biznesowe przyświecały wdrożeniu systemu Plus Workflow w jednym z wiodących koncernów produkcyjnych posiadających kilkanaście oddziałów na terenie kraju. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zostało poprzedzone wnikliwą ana-lizą wdrożeniową obejmującą specyfikę przedsiębiorstwa. Na pod-stawie analizy, opracowano model procesu oraz założenia projek-tu, na podstawie których przystąpiono do prac wdrożeniowych.

W wyniku prac analitycznych ustalono, że faktury będą wprowa-dzane do systemu Plus Workflow już na wejściu procesu, a więc w oddziale firmy poprzez ich skanowanie. Podczas wprowadzania fak-tur do systemu, są one dodatkowo rejestrowane, co pozwala zapew-nić całkowitą szczelność i kontrolę ich obiegu. W trakcie rejestracji

wprowadzane są do systemu podstawowe dane o fakturze wspie-rane odczytem OCR/ICR. Skanowanie wykorzystuje kody kreskowe precyzyjnie identyfikujące i separujące poszczególne faktury.

Po zamknięciu etapu skanowania, automatycznie uruchamia-ny jest proces obiegu faktury w przedsiębiorstwie odzwierciedlo-ny w systemie Plus Workflow. Faktury są kierowane do osób odpo-wiedzialnych za ich opis merytoryczny, a więc określenie miejsc po-wstawania kosztów, rozbicie na poszczególne numery kont, przypo-rządkowania nr zamówienia itp. Na tym, jak również na każdym ko-lejnym etapie procesu, użytkownicy uzyskują natychmiastowy do-stęp do obrazu zeskanowanej faktury jak również historii jej obiegu dzięki czemu możliwa jest pełna identyfikacja i weryfikacja faktury.

Faktura na etapie opisu merytorycznego może zostać odrzucona bądź zaakceptowana i przesłana do kolejnego kroku akceptacji. W sys-temie każda akceptacja jest dodatkowo autoryzowania. Proces kiero-wany jest do kolejnych stopni akceptacji w oparciu o określone uwarun-kowania. Przykładowo akceptacja II stopnia jest realizowana, gdy war-tość faktury przekracza 20000 zł i dotyczy faktur pionu finansowego.

Gdy faktura otrzyma wszystkie wymagane opisy i akceptacje oraz zostanie sprawdzona pod względem merytorycznym, for-malnym i rachunkowym jest przesłana do działu księgowości, który ją księguje. W dziale księgowości faktura może zostać za-akceptowana ręcznie z automatycznym wydrukiem potwierdze-nia jej akceptacji lub dane zebrane w Plus Workflow mogą zostać wyeksportowane do systemu klasy ERP dzięki czemu zostaje automatycznie uruchomiona transakcja księgowania.

Obecnie Plus Workflow jest zintegrowany ze wszystkimi wio-dącymi systemami informatycznymi klasy ERP i FI.

Elektroniczny obieg faktur

system Plus Workflow

Plus Workflow jest wiodącym na rynku i kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi i dokumentami w przedsiębiorstwie.

Marek Adamczyk, Tomasz Szlachta

Marek Adamczyk [[email protected]], Tomasz Szlachta [[email protected]]www.plusworkflow.pl

Page 31: Bar 01/2009
Page 32: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200932

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

Z obsługą finansową i techniczną lokalizacji zmagają się nie tyl-ko wyspecjalizowane firmy zarządzające i deweloperzy, ale każ-da firma, która posiada lub wykorzystuje duży majątek nieru-chomy (fabryki, biura, magazyny, sklepy). Im więcej lokalizacji, tym trudniej zapanować nad obsługą umów najmu, rozliczaniem kosztów eksploatacji czy oceną opłacalności danej placówki.

Budynek powinien zarabiaćJednym z najważniejszych zadań zarządców nieruchomości jest efektywne zarządzanie nimi. Realizacja tych celów wyma-ga maksymalizacji przychodów z wynajmu i sprzedaży nieru-chomości oraz redukcji kosztów związanych z utrzymywaniem obiektów zbyt mało rentownych. Zarządzanie nieruchomościa-mi wymaga również współpracy pomiędzy wszystkimi zainte-resowanymi stronami, to znaczy zarządcami, najemcami oraz dostawcami usług (np. dostawcami mediów, firmami sprzątają-cymi, firmami ochrony mienia itp.). Do realizacji tych funkcji ko-nieczne jest odpowiednie oprogramowanie.

Aplikacje wspierające zarządców nieruchomości w ich pracy powinny zapewniać następujące funkcje:

• Zarządzanie bazą danych posiadanych nieruchomości,• Zarządzanie bazą parterów współpracujących w ramach

procesów zarządzania nieruchomościami,• Obsługę procesów biznesowych realizowanych w obszarze

zarządzania nieruchomościami,• Integrację funkcji zarządzania nieruchomościami z funk-

cjami innych systemów przedsiębiorstwa w obszarach fi-nansów, logistyki, zarządzania kadrami oraz systemami ze-

wnętrznymi, np. GIS (system wizualizacji obiektów na ma-pach cyfrowych),

• Raportowanie w różnych przekrojach, możliwość wprowa-dzania przez klientów przy wykorzystaniu narzędzi interne-towych informacji o poszukiwanych nieruchomościach lub raportowania wielkości sprzedaży w celu rozliczania najmu na ich podstawie.

Firmy z różnych branż potrzebują rozwiązania, które wspierało-by je w obszarze zarządzania nieruchomościami zarówno wła-snymi, jak i nieruchomościami, które zostały powierzone do za-rządzania przez firmy obce.

Każda z tych firm ma specyficzne wymagania co do funkcji, ja-kie powinien spełniać taki system. Sieć handlowa chciałaby po-równać realne koszty i sprzedaż w danej lokalizacji, by ocenić, czy zasadne jest jej utrzymywanie. Zarządca centrum handlowe-go, wynajmujący powierzchnię dla 200 sklepów, potrzebuje roz-wiązania, które pozwoli zapanować nad kontrolą i rozliczaniem umów najmu oraz nad relacjami ze stałymi dostawcami mediów, firmami ochroniarskimi czy sprzątającymi.

Patrząc na te różnorodne potrzeby firm z rozmaitych branż, można stwierdzić, że systemy zarządzania nieruchomościami znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie są realizowane zło-żone procesy w obszarze mienia nieruchomego, które jest za-rządzane przez osoby wyznaczone do tych celów.

NieruchomościRozwiązaniem, które wspomaga firmy lub osoby zajmujące się zarówno profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami, jaki

Zarządzanie nieruchomościami

Mariusz Otulski

Im więcej lokalizacji, tym trudniej zapanować nad obsługą umów najmu, rozliczaniem kosztów eksploatacji czy oceną opłacalności danej placówki.

Page 33: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 33

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

i te przedsiębiorstwa, dla których zarządzanie nieruchomo-ściami stanowi jeden z wielu wewnętrznych procesów bizne-sowych.

Aplikacja poprzez własne funkcje oraz integrację z obsza-rem finansowym (FI), kontrolingowym (CO), remontowym (PM), środków trwałych (FI-AA) oraz zarządzania projektami moderni-zacji i inwestycji (PS/IM) pozwala na realizację procesów, które przebiegają podczas całego cyklu życia nieruchomości.

System umożliwia analizy i planowanie związane z budową lub zakupem nieruchomości, a także wspomaga użytkownika w samym procesie budowy czy zakupu. Poprzez tę aplikację moż-na realizować zarządzanie projektami modernizacji nierucho-mości, obsługę bazy danych posiadanych nieruchomości, najem i wynajem przy wykorzystaniu kontraktów, obsługę finansową i techniczną, obsługę rozliczeń kosztów usług realizowanych w nieruchomościach oraz analizę rentowności i optymalizacji obsługi posiadanych nieruchomości.

Dzięki temu unika się kosztów związanych z posiadaniem i ob-sługą dodatkowych systemów IT, jednocześnie redukując czas po-trzebny na zebranie informacji z różnych źródeł oraz ich analizę.

Zarządzanie nieruchomościami a gospodarka remontowaFirmy, które wykorzystują systemy w obszarze gospodarki remontowej (PM), używają go jako narzędzia do zarządzania obiektami technicznymi w aspekcie rejestracji kosztów pono-szonych na naprawy lub przeglądy tych obiektów.

Tworzenie zapotrzebowań na realizację prac remontowych na obiektach nieruchomości może być realizowane poprzez two-rzenie zawiadomień.

Proces przetwarzania zawiadomień w zleceniu, planowanie, kto ma wykonać zaplanowane prace i jakie materiały mają zo-stać wykorzystane do tego celu, są realizowane w obszarze PM.

Koszty realizacji napraw lub przeglądów mogą zostać rozliczo-ne na obiekt nieruchomości, a tym samym zwiększyć koszty jego utrzymania. Takie koszty mogą zostać rozliczone na najemcę lub stanowić koszt obiektu nieruchomości, jeśli nie jest on wynajęty.

Kto powinien zainteresować się narzędziami do zarządzania nieruchomościami?

• Zarządzający nieruchomościami• Zarządcy centrów handlowych• Firmy deweloperskie• Zarządcy mienia komunalnego

• Firmy z dużą liczbą miejsc sprzedaży• Sieci handlowe i usługowe (np. sieci marketów, stacji benzy-

nowych, biur podróży,• Salonów sprzedaży, restauracji)• Instytucje finansowe (zwłaszcza banki detaliczne)• Firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie• Firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów• Firmy telekomunikacyjne• Firmy użyteczności publicznej (kolej, dostawcy mediów,

poczta itp.)• Porty lotnicze

Nieruchomości na wynajemW przypadku firm zarządzających centrami handlowymi lub sieciami placówek handlowych system przede wszystkim mo-że zostać wykorzystany do utworzenia centralnej bazy danych o posiadanych i zarządzanych nieruchomościach. Inną funkcją jest utworzenie centralnej bazy danych o partnerach bizneso-wych, którzy są stronami kontraktów zawieranych na najem po-wierzchni handlowych w zarządzanych obiektach.

Ponadto jest możliwość zarządzania umowami najmu. W ramach tej funkcji możliwe jest rejestrowanie zapotrzebowań klientów na wynajem nieruchomości, ofertowanie posiadanych nieruchomości, ewidencja umów najmu, naliczanie opłat wynikających z ustaleń po-między najemcą a wynajmującym, tworzenie korespondencji do na-jemców oraz rozliczanie kosztów dodatkowych, np. media, usługi.

Istotną funkcją jest stosowana w wynajmie powierzchni han-dlowych, jest możliwość naliczania czynszu za wynajem po-wierzchni handlowych w zależności od wielkości sprzedaży.

Warunki naliczeń w umowach najmu pozwalają na definiowa-nie wysokości opłat według następujących metod: wysokość opłat zależna od procentu sprzedaży, stopniowanie skali naliczenia lub stałej kwoty. Możliwe są też naliczenia zależne nie tylko od obrotu pieniężnego, ale od wielkości sprzedaży wskazanego towaru.

Raportowanie wielkości sprzedaży jest definiowalne na pozio-mie umowy według ustalonych okresów, np. miesięcznie, kwar-talnie, rocznie.

W przypadku firm deweloperskich systemy umożliwiają obsłu-gę procesów powiązanych z zarządzaniem nieruchomościami jako zarządcy powierzchni mieszkalnych i usługowych. Do głównych funkcji wykorzystywanych przez deweloperów należą: tworzenie i obsługa bazy danych o posiadanych nieruchomościach, monito-rowanie stopnia wykorzystania powierzchni najmu (pustostany), zarządzanie danymi najemców, z którymi zawierane są kontrak-

Page 34: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200934

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

ty na wynajem, ofertowanie powierzchni najmu, najem powierzch-ni mieszkalnych i usługowych przez wykorzystanie funkcji zarzą-dzania kontraktami, obsługa naliczeń i ich zarządzanie finansowe, rozliczanie kosztów dodatkowych wynikających z realizacji usług dla klientów, np. kosztów napraw dodatkowych.

Mechanizmy raportowania umożliwiają tworzenie zestawień według różnych kryteriów, pozwalających podejmować dewelo-perom decyzje dotyczące opłacalności najmu posiadanych nie-ruchomości lub ich sprzedaży.

Gotowe raporty, dotyczą poszczególnych obszarów zarządza-nia nieruchomościami. Raportowanie może się odbywać na po-ziomie poszczególnych obiektów nieruchomości lub umów naj-mu, gdzie kryterium będzie rodzaj nieruchomości, rodzaj umowy, okres raportowania, planowane przychody i koszty, porównanie przychodów i kosztów planowanych z wartościami rzeczywistymi, raportowanie sprzedaży w celu rozliczenia czynszów zależnych od obrotu lub rozliczeń kosztów na poszczególnych najemców.

Dodatkowe możliwości raportowania według różnych zakresów i z róż-nych systemów są dostępne poprzez wykorzystanie hurtowni danych.

Działalność wewnętrznaWiele aplikacji może być także wykorzystywana przez firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie, np. firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów. Wyobraźmy sobie grupę kapitałową posiadającą kilkaset nieru-chomości (grunty, budynki) na terenie całego kraju. Obiekty są przedmiotem najmu dla firm z grupy kapitałowej oraz dla klien-tów zewnętrznych – firm i osób fizycznych.

Spółki z grupy, którym wynajmowane są nieruchomości, są traktowane jako podmioty zewnętrzne, podobnie jak firmy spo-za grupy kapitałowej.

Wdrożenie pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, jakie przy-chody są generowane na poszczególnych obiektach z tytułu ich wynajmu oraz jakie są koszty wynikające z ich utrzymania. Infor-macje te przedstawione w raporcie zysków i strat pozwolą na pod-jęcie decyzji, jakie działania należy podjąć, aby zwiększyć rentow-ność poszczególnych nieruchomości (np. zwiększenie stawek za wynajem, zmiana dostawcy usług z uwagi na zbyt wysokie koszty lub sprzedaż obiektów nieruchomości które nie mają perspektyw na wynajem na lepszych warunkach).

Analiza rentowności poszczególnych obiektów może również uwzględniać przychody osiągane z tytułu sprzedaży prowadzo-nej w danej lokalizacji. Własne obiekty handlowe, takie jak mar-kety, stacje benzynowe czy salony usługowe generują również konkretne koszty utrzymania, w tym koszty zakupu mediów (prąd, woda) i usług (np. firmy sprzątającej czy ochroniarskiej), a także koszty wynagrodzeń personelu placówki.

Aplikacje pozwalają przypisać koszty i przychody do danej lo-kalizacji. Ich porównanie w raportach daje możliwość podejmo-wania decyzji o działaniach korygujących dotyczących danej placówki, aż do jej zamknięcia ze względu na niską rentowność i brak perspektyw rozwoju. n

R E K L A M A

Mariusz OtulskiPrzykładem aplikacji o jakiem mowa w artykle jest SAP RE-FX

Page 35: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 35

WYWIAD

Co sprawiło, że Polska tak doskonale się sprawdza w roli ekspansyjnego przyczółka korporacji IFS? Piotr Kozłowski: Sprawdził się przede wszystkim model operacji. Mamy ten sam algorytm postępowania we wszystkich krajach – obserwujemy rynek, wybieramy dwóch, trzech parterów, inwe-stujemy w nich i dajemy im czas na przyswojenie wiedzy. Jeśli są dobrzy, to stopniowo obejmujemy coraz większe udziały w tych firmach partnerskich. W ten sposób rozpoczęliśmy działalność w 15 krajach regionu Europy Środkowo-Wschodniej i Azji Central-nej. Spośród oddziałów, wchodzących w skład IFS CEE, szczegól-nie wysoko oceniam potencjał zespołu tureckiego. Liczę, że en-tuzjazm naszych tureckich kolegów i ich dobre relacje biznesowe przyczynia się do umocnienia pozycji IFS w Turcji.

Kiedy przyjdzie pora na inne kraje?Już przyszła. W tym roku rozpoczęliśmy działania w Rumunii i w Izraelu. Kilka miesięcy temu zaczeliśmy współpracę z part-nerem rumuńskim - firmą Inter Soft. Do wyboru partnera bar-dzo nas dopingowały kontrakty, czekające na nas na tym ryn-ku, w szczególności oddziały polskich przedsiębiorstw – na-szych klientów. Co więcej, mamy kilka kontraktów podpisanych globalnie, w których Rumunia jest wymieniona jako lokalizacja projektu rolloutowego. Jednym z nich jest nasz klient globalny z obszaru przemysłu stoczniowego - firma Aker Yards, z którą współpracujemy już od dłuższego czasu w Rumunii. Także BAE Systems - brytyjski koncern przemysłu zbrojeniowego i lotni-

czego, z którym tworzymy spółkę joint venture IFS Defence - sprzedała rządowi rumuńskiemu dwie fregaty, a my zobowiąza-liśmy się, że zrobimy dla nich projekt logistyczno-utrzymanio-wy. Nasze oczekiwania już sprawdziły się, gdyż w krótkim cza-sie partner podpisał pierwszą umowę z przedsiębiorstwem ru-muńskim. Rozpoczęły się też wdrożenia w tamtejszych oddzia-łach polskich przedsiębiorstw. Nie ukrywam, że ten kraj jest dla nas atrakcyjny również z innego powodu – to jedna z potencjal-nych lokalizacji naszego centrum badawczo-rozwojowego. Ma-my już jedno takie centrum w rejonie Azji i Pacyfiku, ale ponie-waż myślimy też o zasobach konsultingowych, wygodniej było-by je mieć bliżej Europy.

Bardzo ciekawym potencjalnym rynkiem dla IFS CEE jest też Izrael. Wraz z naszym, już wzmocnionym, warszawskim centrum kompetencyjnym dla sektora obronnego rozpoczęli-śmy już działania na tym rynku. Podpisaliśmy umowę z firmą Teldan, dużym izraelskim integratorem, działającym w wie-lu krajach.

Jak wygląda sytuacja IFS na rynku polskim?Na rynku polskim mamy się bardzo dobrze, zdobywamy nowych klientów. Zaufały nam m.in. takie firmy jak: Kopex S.A., Stocz-nia Marynarki Wojennej, PESA czy Mosty Łódź. Wielu naszych klientów w Polsce też stale zwiększa zakres wdrożeń, np. fir-ma Złomrex. Mogę więc śmiało powiedzieć, że możemy być za-dowoleni. n

rozmowa z Piotrem Kozłowskim

prezesem IFS na Europę Środkowo–Wschodnią

i Azję Centralną

EKSPERT

Page 36: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/200936

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

Po okresie hossy nadszedł czas bessy. Widmo światowego kryzysu finansowego niepokoi również polskich przedsiębior-ców, którzy już zdążyli przyzwyczaić się do dobrej koniunk-tury rynkowej. Tytuły artykułów prasowych potęgują poczu-cie strachu szczególnie wśród firm sektora MSP, które czują się najbardziej zagrożone. Jednak zdaniem ekspertów w Pol-sce skutki kryzysu nie są na razie widoczne, a polscy przed-siębiorcy nie powinni być nadmiernie zaniepokojeni.

Nie oznacza to jednak, że nie należy się odpowiednio przy-gotować na trudniejszy czas. Według specjalistów rynku IT obecna sytuacja rynkowa sprawiła, że obecnie można za-obserwować dwa modele zachowań obecne wśród polskich przedsiębiorców.

W obliczu światowego kryzysu mniej odważne firmy przyję-ły pasywną postawę wyczekującą, za główny cel przyjmując przetrwanie w trudniejszych realiach rynkowych. Natomiast

druga grupa przedsiębiorców zaczęła postrzegać recesję jako wyzwanie i okoliczność zmuszającą do dogłębnego przeana-lizowania dotychczasowej działalności firmy, oceny jej kondy-cji i konstruowania rzeczowych wniosków. Kryzys postrzega-ją bowiem jako szansę na wprowadzenie zmian, które pozwo-lą prześcignąć konkurencję i umocnić pozycję firmy na nie-pewnym rynku.

Zapewne właśnie takie działania sprawiają, że jak mówi Mariusz Wołodźko „W Microsoft nie zaobserwowaliśmy wyraź-nego spadku sprzedaży rozwiązań biznesowych. Nastąpiła po-laryzacja rynku jednak duża grupa przedsiębiorców podjęła de-cyzje by nadal inwestować i realizować planowane wcześniej projekty, bez względu na niepewną sytuację gospodarczą.”

Jest to związane zapewne z przyjęciem pewnej filozofii po-dejścia do kryzysu, która opiera się na pytaniu: Czy chcemy tyl-ko przetrwać kryzys czy chcemy przy jego okazji coś zyskać?

Jak efektywnie kierować firmą

w warunkach kryzysu?

„W obliczu nadchodzącego bardzo silnego wiatru większość ludzi buduje schrony, aby przetrwać nawałnicę, nieliczni chcą wybudować silne wiatraki” [przysłowie Chińskie]

Agnieszka Zarzycka

Page 37: Bar 01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009 37

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Jak zauważa Tomasz Gawron, w dużej mierze polscy przed-siębiorcy nie postrzegają kryzysu jako okresu wstrzymania: „To co można wyraźnie dostrzec to zmiany w skali czasu re-alizowanych inwestycji. Niepewny rynek sprawia, że przed-siębiorcy chcą szybko dostrzegać widoczny efekt. Decydują się na takie wydatki i inwestycje, które mogą przynieść efekt już po 6 miesiącach a nie, jak dawniej, po kilku latach”- mówi. „Kryzys to właściwy czas by zastanowić się, w którym kierun-ku zmierzamy i podjęcia decyzji jakie kroki podjąć by okre-ślony cel osiągnąć. To czas na refleksję, jakie działania mo-gą wzmocnić pozycję naszej firmy i jakie działania pozwolą na szybki zwrot zainwestowanych środków.”

Dlatego też kluczowe okazuje się wspieranie managerów i pomoc w takich proaktywnych działaniach. Należy uświado-mić polskim biznesmenom, że przystanek i oczekiwanie na bieg wydarzeń to ślepy zaułek. Gdy kryzys minie będziemy daleko w tyle.

Dla wielu firm jednym ze sposobów na przetrwanie cięż-szych warunków na rynku jest - jak się okazuje - również dy-wersyfikacja oferty. Wprowadzane są nowe usługi i produk-ty, zmienia się portfolio firmy. Działania takie może zdecy-dowanie uprościć może na przykład implementacja wydajne-go systemu ERP, a przy tym wspomóc efektywne zarządza-nie szeroką ofertą firmy.

Inwestycje w nowoczesne rozwiązania technologiczne są jednak kosztowne i nie wszystkie firmy mają w obecnej sy-tuacji możliwość zainwestowania i zamrożenia części kapi-tału. Tutaj szansę upatruje się przede wszystkim w rozwiąza-

niach takich jak hosting systemów. Dla przykładu hostowa-ną wersję Microsoft Dynamics CRM w swojej ofercie posiada obecnie partner Microsoft, firma Ergonet, a usługa ta cieszy się dużym zainteresowaniem firm sektora MSP. Nie są tu, bo-wiem wymagane tak duże środki finansowe, jak w przypad-ku zakupu licencji.

Niezwykle ważne wydaje się również podkreślenie przez ekspertów roli, jaką odgrywa w firmie dyrektor i dział IT. Rola ta jest szczególnie ważna w czasie kryzysu. Świadomość dyrek-tora działu IT na temat procesów biznesowych zachodzących w firmie, a przy tym znajomość możliwości i technologii dostęp-nych na rynku może zdecydowanie wspomóc zarząd firmy w podjęciu decyzji o inwestycji w dane rozwiązanie czy aplikację biznesową. Dlatego też podkreśla się, że dział IT powinien mieć stały kontakt z zarządem przedsiębiorstwa i posiadać wpływ na decyzje biznesowe podejmowane w firmie. Okazuje się jednak, że w polskich firmach jest to nadal rzadkością.

Wedle ubiegłorocznych danych DiS rynek ERP wzrósł o ok. 14%, natomiast na rok 2008 prognozowano w czerw-cu br., wzrost o ok. 11%. Czy prognozy te są słuszne? Te-go dowiemy się już niebawem. Obecnie nie stwierdzono jed-nak wyraźnego wstrzymania inwestycji w infrastrukturę IT, a jedynie wspomniany wcześniej nacisk na skrócenie cza-su zwrotu z inwestycji. Jeśli więc polscy przedsiębiorcy nie ulegną światowemu pesymizmowi i wykorzystają nadarza-jącą się okazję, to z pewnością dorównają, a nawet umocnią swoją pozycję i zdobywając światowe rynki prześcigną za-granicznych konkurentów. n

R E K L A M A

Page 38: Bar 01/2009

38 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

WYWIAD

VIA prezentuje mini notebook Aristo Pico 840

EXCLUSIVE

Aparat cyfrowy z wymiennym obiektywem LUMIX DMC-G1 pierwsza lustrzanka bez lustra

Nowoczesna klasyka kolekcja Gino Rossi jesień-zima 2008/2009Ona ceni komfort, bo zna swoją wartość. Jest stylowa i klasyczna, choć pozwala sobie na wyrafinowane dodatki. On dba o swój wygląd i ceni jakość. Chce zawsze wyglądać elegancko, ale nie potrzebuje przesadnych rozwiązań. To jest ich styl, ich osobowość. Jesienno-zimowa kolekcja Gino Rossi została stworzona właśnie dla nich. Nowa

kolekcja Gino Rossi to kombinacja klasycznej elegancji, nowoczesnych wzorów i wysokiej

klasy wykonania. Zarówno kobiece, jak i męskie modele utrzymane są w najmodniejszych

trendach nadchodzącego sezonu jesienno-zimowego. Znajdziemy tu buty i torebki w odcieniach przypalanego brązu,

cieniowanego grafitu, nasyconego bordo, ciepłej żółci, nasyconej czerni

czy zieleni. Typowa dla całej kolekcji jest wyjątkowa dbałość o szczegóły.

Wśród materiałów pojawiają się lakiero-wane skóry, faktury á la krokodyl oraz ele-ganckie detale w wykończeniach: metalowe sprzączki i klamry, przeszycia i dziurkowa-

nia, klasyczne czy zaokrąglone czubki. Róż-nej wielkości obcasy będą idealne dla pań za-

równo do pracy, jak i na wieczorne spotkanie. Na jesienne mżawki panie założą kozaki z lakie-

rowanej skóry w różnych kolorach. A panowie zde-cydują się w tym sezonie na botki za kostkę, w orygi-

nalnie cieniowanych brązach. Wszystkie buty zostały specjalnie zapro-jektowane przez włoskich projektantów i wykonane z miękkich skór gwarantujących wygodę przez cały dzień. Dopełnieniem tej nowocze-snej kolekcji są torebki - wykonane z tych samych skór, z których zo-stały uszyte buty. Akcesoria będą nie tylko użytecznym dodatkiem, ale staną się prawdziwą ozdobą jesienno-zimowego stroju. n

Firma Panasonic prezentuje swoją pierwszą kompaktową lustrzankę – DMC-G1 Jest to najmniejszy na świecie aparat cy-frowy z wymiennymi obiektywami. Aparat ten wyróżnia się prze-twornikiem Live Mos o rozdzielczości 12,1 megapiksela, 3-calo-wym, swobodnie obracanym ekranem LCD oraz niewielkimi wy-miarami i wagą. Dostępny jest w 3 wersjach kolorystycznych – czarnej, czerwonej oraz niebieskiej.Aparat wykonuje zdjęcia w 3 dostępnych formatach 4:3, 3:2 i 16:9. Zapis odbywa się na kartach pamięci SD, SDHC lub MMC. Wśród licznych atutów apa-ratu, mozna wyliczyć m.in: funkcję ciągłego podglądu Live View, technologię Inteligentnego Trybu Auto ze śledzeniem AF oraz elektroniczny wizjer. W dodatkowych akcesoriach rekomendo-wanych do tego modelu znajduje się duży wybór produktów czyszczących, kart pamięci oraz toreb zabezpieczających apa-rat przed kurzem i porysowaniem w czasie podróży. Wszystkie polecane akcesoria gwarantują pełną kompatybilność z apara-tem. To aparat doskonały zarówno dla zawodowców, jak i dla amatorów, którzy cenią sobie najwyższą jakość zdjęć. n

VIA Technologies, Inc, zaprezentowała mininotebook Aristo Pico 840 – najnowszy model z serii Aristo Pico oparty na energoosz-

czędnej platformie procesorowej VIA C7-M.W oparciu o sukces Aristo Pico 640 i 740 powstał Aristo Pico 840, zaprojektowany z myślą zarówno o mobilnych pracownikach jak i podróżnikach. Notebook o wymiarach kartki A4 z jasnym ekra-nem o przekątnej 8,9 cala, rozdzielczości 1024 x 600 i masie ok. 1 kg to doskonały towarzysz krótszych i dłuższych podróży. Konstrukcja wyróżnia się szeregiem unika-towych funkcji. Wydajny chipset ze zinte-growanym procesorem grafiki VIA VX800 IGP umożliwia jednoczesne wyświe-tlanie obrazu na dwóch ekranach (Du-alVew), poszerzając zakres zastosowań Aristo Pico 840, który może służyć nie

tylko jako poręczne, przenośne urzą-dzenie, lecz także jako w pełni funk-

cjonalny komputer do pracy. Urządzenie, oprócz stan-

dardowych portów USB 2.0 i multi-

medialne-

go czytnika kart do współpracy z aparatami cyfrowymi czy od-twarzaczami MP3, wyposażone jest również w złącze Expres-sCard 34, co jest rozwiązaniem niespotykanym w komputerach tej kategorii. Złącze Express Card 34 umożliwia rozszerzenie funkcjonalności urządzenia o tuner TV lub modem UMTS/HSDP. Aristo Pico 840 zaprojektowano z myślą o maksymalnej oszczędności energii. Urządzenie zawiera procesor VIA C7-M 1,2GHz i chipset VIA VX800, które pobierają zaledwie 3,5W pod-czas pracy i 0,1W w trybie bezczynności, zapewniając tym sa-mym do 5 godzin pracy na akumulatorze. Urządzenie obsługuje WiFi i Bluetooth, umożliwiając ściąganie i wysyłanie treści przez sieci i Internet w każdym miejscu na świe-cie. Moduł Bluetooth 2.0 zapewnia również całkowicie bezprzewo-dową komunikację pomiędzy komputerem a wieloma biurowymi urządzeniami peryferyjnymi, takimi jak drukarki, faksy i inne; mo-duł ten ułatwia również wymianę danych z telefonami komórko-wymi. Ponadto, wbudowana kamerka internetowa może służyć nie tylko do utrzymywania kontaktu z rodziną czy przyjaciółmi poprzez Skype, lecz także do prowadzenia wideokonferencji. Urządzenie dostarczane jest z 1 GB pamięci RAM, dyskiem twardym 60GB i systemem operacyjnym Microsoft Windows XP lub Linux Ubuntu 8.04. Oprócz wygodnego touchpada i jasnego ekranu o prze-kątnej 8,9 cala o rozdzielczości 1024 x 600, komputer ma klawiaturę o normalnych wymiarach, co ułatwia pracę z aplikacjami biurowymi, programami narzędziowymi i bibliotekami multimediów. n

Page 39: Bar 01/2009

39BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

EXCLUSIVE

Luksus z widokiem w Łodzi powstaje pierwszy ekskluzywny apartamentowiec

39BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

Iriver SPINN nareszcie w PolsceW Polsce pojawił się najnowszy odtwarzacz marki iriver – SPINN. Urządzenie wyróżnia nietypowy system nawigacji IRI-VER SPINN SYSTEM oraz aluminiowa obudowa. Odtwarzacz wy-posażono w 3,3-calowy wyświetlacz dotykowy typu AMOLED (Advanced-Matrix Organic Light-Emitting Diode). Ekran generu-je jasny, wysokokontrastowy obraz o kącie widzenia 180 stop-ni, co znakomicie sprawdza się w filmach oraz grach. Kluczo-wy element iriver SPINN stanowi pokrętło z wbudowanym przy-ciskiem, dzięki któremu nawigacja po menu jest niezwykle pro-sta i wygodna. Poruszając jednocześnie scrollem prawą rękąi dotykając ekranu lewą możemy błyskawicznie przeglądać za-wartość pamięci urządzenia. Zmiana położenia pokrętła następuje skokowo i potwierdzana jest kliknięciem. SPINN obsługuje wszyst-kie popularne formaty muzyczne, wideo, gry flash, odczytuje zdję-cia oraz pliki tekstowe. Nie zabrakło w nim także cyfrowego ra-dia FM, dyktafonu, a także tunera telewizyjnego(w standardzie T-DMB). Dodatkowo współpracuje z każdym urządzeniem Blueto-

oth, pozwalając na zdalne przesyłanie plików i odtwa-rzanie dźwięku np. poprzez ze-wnętrzne głośniki Bluetooth.Jednorazowe ładowanie wewnętrz-nego akumulatora pozwala na ciągłe odtwarzanie muzyki do 24 godziny. Po-ręczny, ważący 70 gramów SPINN wyko-nany jest z wysokiej jakości aluminium,co nie tylko wpływa na elegancki wygląd, ale też znacznie zmniejsza podatność na uszkodzenia mechaniczne. n

Łódź doczekała się pierwszego apartamentowca przeznaczonego dla najbardziej wymagających klientów. Marina to kilkupiętrowy, awan-gardowy budynek w kształcie statku, który zacumował przy brzegu jeziora na zielonym Julianowie. Pierwsi lokatorzy będą mogli wprowa-dzić się tu już w lecie przyszłego roku. Marina to ekskluzywna ofer-ta najbardziej doświadczonego lokalnego dewelopera – firmy Varitex S.A. Jest to zupełnie nowy produkt na łódzkim rynku nieruchomości. Dotychczas osoby zainteresowane kupnem luksusowego lokum mia-ły do wyboru jeden z niewielu apartamentów oferowanych w ramach większych inwestycji (np. nowego osiedla budowanego dla średnio-zamożnych łodzian) lub dom jednorodzinny. Varitex dostrzegł tę lukę na rynku i postanowił wybudować pierwszy apartamentowiec, który spodoba się klientom nawet o najbardziej wyrafinowanych gustach. Marina znajduje się w zachodniej części łódzkiego Julianowa - dzielni-cy znanej z zabytkowych willi i wspaniałego parku. Budynek stoi tuż nad brzegiem rzeki Sokołówki, górując ponad drzewami doliny. Z wyż-szych partii budowli rozciąga się widok na zieloną okolicę. W tle wi-dać zarys budynków pobliskiego śródmieścia. Apartamentowiec, za-projektowany przez łódzką pracownię architektury Wilkocki, ma nie-typowy kształt statku. Dzięki temu doskonale komponuje się z oto-

czeniem, a także nawiązuje do specyfiki swojego miasta. Obiekt budo-wany jest z wysokiej klasy materiałów i z zachowaniem najnowszych światowych standardów architektonicznych i instalacyjnych. Nie bra-kuje tu przestrzeni i rozmachu. Budynek usytuowany jest na dużej działce – zmieściłyby się na niej trzy podobne konstrukcje. Do wnę-trza wchodzi się przez szerokie lobby, gdzie powstanie część wspól-na dla mieszkańców - z sauną, salą fitness, stołami bilardowymi i wyj-ściem na szerokie tarasy. Marina łączy w sobie plusy mieszkania w apartamentowcu z wygodami domu jednorodzinnego. Do mieszkań wchodzi się z galerii, która zostanie przysłonięta szklanym ekranem. W ten sposób, każdy lokal ma niezależne wejście. Dzięki grubym ścia-nom będzie można tu słuchać muzyki bez obawy, że przeszkodzi się sąsiadom. Szerokie balkony i tarasy pozwolą na samodzielne zaaran-żowanie własnej zielonej przestrzeni. Inwestor jest w trakcie plano-wania terenów rekreacyjnych wokół budynku. Kort tenisowy, boisko do koszykówki, pięknie zaprojektowany ogród, wyjście do parku, któ-ry ma powstać w dolinie rzeki – to tylko niektóre z rozważanych pro-pozycji. W apartamentowcu powstanie około 100 mieszkań. Można je ze sobą łączyć w zależności od potrzeb. Wnętrza nawiążą do naj-nowszych trendów architektonicznych – z jednej strony będą tu roz-ległe otwarte powierzchnie z przenikającymi się strefami dziennymi i nocnymi, z drugiej - pozostanie możliwość swobodnego planowania i dzielenia przestrzeni. n

Page 40: Bar 01/2009

40 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 01/2009

EVENTS

ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE I RATOWNICTWO „NARZĘDZIA INFOR-MATYCZNE W KOORDYNACJI PROCESÓW DECYZYJNYCH - MONI-

TORING I PLANOWANIE W ZARZĄDZANIU KRYZYSOWYM”15 stycznia Warszawa XII

VII edycja konferencji E-DYREKTOR „e-DYREKTOR HR - systemy IT i niezbędna

wiedza wspierające HRM” 22 stycznia Warszawa

„CONTROLLING - SKUTECZNE NARZĘDZIE ZARZĄDZANIA”10 lutego Warszawa Seminarium

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.ul. Międzyborska 5004-041 Warszawa tel. 22 - 870 69 10, 870 69 78, 871 85 51

fax 22 - 870 69 95, 871 85 [email protected]

MS 6420 FUNDAMENTALS OF WINDOWS SERVER 2008 NETWORK AND APPLICATIONS

INFRASTRUCTURE- AUTORYZOWANE SZKOLENIE 12-01-2009, 16-01-2009

CTS, ul. Dzielna 60, Warszawatel./fax (0-22) 838-19-08, 838-88-78

MS 2276 IMPLEMENTING A MICROSOFT WINDOWS SERVER 2003 NETWORK INFRASTRUCTURE:

NETWORK HOSTS- AUTORYZOWANE SZKOLENIE.12-02-2009, 13-02-2009

CTS, ul. Dzielna 60, Warszawa tel./fax (0-22) 838-19-08, 838-88-78

01P COMPTIA IT PROJECT + ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI INFORMATYCZNYMI-SZKOLENIE AUTORYZOWANE

23-02-2009, 27-02-2009CTS, ul. Dzielna 60, Warszawa

tel./fax (0-22) 838-19-08, [email protected]

CERTYFIKOWANY SERVICE DELIVERY MANAGER14-16 stycznia 2009, Warszawa

www.iir.pl/EC0227

CERTYFIKOWANY DATA INTEGRATION MANAGER26-28 stycznia 2009, Warszawa

www.iir.pl/EC0229

CERTYFIKOWANY IT PROJECT MANAGER9-13 lutego 2009, Warszawa

www.iir.pl/EC0234

CERTYFIKOWANY IT COST CONTROLLER17-20 lutego 2009, Warszawa

www.iir.p/EC0242

SKUTECZNA OBSŁUGA KLIENTA W HELP DESK19-20 lutego 2009, Warszawa

www.iir.pl/ET0786

SPSS FOR WINDOWS - KURS ŚREDNIOZAAWANSOWANY. PRACA Z JĘZYKIEM POLECEŃ,

MAKRODEFINICJE, TRYB WSADOWY.10.12.2008 - 12.12.2008

BUDOWANIE MODELI PREDYKCYJNYCH Z UŻYCIEM OPROGRA-MOWANIA SPSS.

15.12.2008 - 17.12.2008

SPSS FOR WINDOWS - KURS PODSTAWOWY. 08.01.2009 - 09.01.2009

ANALIZA DANYCH W MARKETINGU -SEGMENTACJA RYNKU I PROFILOWANIE KLIENTÓW.

12.01.2009 - 14.01.2009

ANALIZA DANYCH ANKIETOWYCH - LOSOWANIE PRÓB, WAŻENIE, ANALIZA BRAKÓW DANYCH.

19.01.2009 - 21.01.2009

ANALIZA SZEREGÓW CZASOWYCH I PROGNOZOWANIE. 26.01.2009 - 27.01.2009

Małgorzata Oczkowicz [email protected]

SPSS Polska SP. Z o.o.ul. Racławicka 58

30-017 KrakówTEL./FAKS (012) 636-07-91

http://www.spss.pl/cgi/kursy.pl

Page 41: Bar 01/2009

41BUSINESS APPLICATIONS REVIEW01/2009

EVENTS

DATA CENTER GIGACON26 stycznia 2009

Warszawa, Hotel Courtyard by Marriott

www.datacenter.gigacon.org

Magdalena Jakubowska Kontakt: tel.: 022 427 36 80

[email protected]

SYSTEMY DLA PRZEDSIĘBIORSTW GIGACON 27 stycznia 2009

Oddział Hotel „Wrocław” we Wrocławiu, ul. Powstańców Śl. 7, Wrocław

www.sdp.gigacon.org

Lidia Wysocka Kontakt: tel. (0-22) 427 36 45

[email protected]

ENTERPRISE IT MANAGEMENT GIGACON 29 stycznia 2009

Courtyard by Marriott, ul. Żwirki i Wigury 1, Warszawa

www.eitm.gigacon.org

Ilona KacprzakKontakt: tel. 022 427 37 16

[email protected]

GIS - NAWIGACJA I SYSTEMY LOKALIZACYJNE GIGACON18 luty 2009

Airport Hotel Okęcie, Warszawa

www.gis.gigacon.org

Aleksandra Osubkatel. 022 427 36 48

[email protected]

BUILDING SECURITY SYSTEMS25 lutego 2009

Hotel Courtyard by Marriott, ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa

www.bss.gigacon.org

Małgorzata CiurapińskaKontakt: tel. (0-22) 427 37 61

[email protected]

SZKOLENIE: PODSTAWY MODELOWANIA PROCESÓW BIZNESO-WYCH Z WYKORZYSTANIEM BPMN

12 – 14 stycznia 2009Warszawa

www.bpm.gigacon.org

Magdalena SiwekKontakt: tel. 22 / 427 37 08

[email protected]

SZKOLENIE:TESTY FUNKCJONALNE NOWOŚĆ15-16 styczeń 2009

Warszawa

www.sqam.org

Edyta BieńkoKontakt: tel. (22) 427 36 83

[email protected]

SZKOLENIE: SYMULACJA PROCESÓW Z MODELI BPMN23 -25 luty 2009

Warszawa

www.bpm.gigacon.org

Magdalena SiwekKontakt: tel. 22 / 427 37 08

[email protected]

SZKOLENIE: UMOWY SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENTS) – SKUTECZNE WSPARCIE ORGANIZACJI IT

26-27 lutego 2009Warszawa

www.leadercenter.pl

Lidia WysockaKontakt: tel. 022 427 36 45

[email protected]

KONFERENCJE

SZKOLENIA

Page 42: Bar 01/2009
Page 43: Bar 01/2009
Page 44: Bar 01/2009