Audit doskonalący system zarządzania

Wyższa Szkoła Bankowa w ToruniuWydział Zarządzania w Bydgoszczy

18 maja 2010

mgr inż. Marcin Szymański

Kilka słów wstępu

O GDS FalcoCentra KompetencjiStudia podyplomowe

2

www.falco.edu.pl

3

GDS FALCO

Procesy

sprzedażowe

Doskonalenie

procesu

handlowego, od

pierwszego

kontaktu z klientem , rozmowy

handlowej po

usługi reklamacyjne i windykację

Syste

my

zarz

ąd

zan

iaO

pty

maln

a

org

aniza

cja

pro

cesó

w

wew

nętrzn

ych

, zw

iększa

jąca

ja

kość i

bezp

iecze

ństw

o

pro

duko

wan

ych

w

yro

bów

lub

świa

dczo

nych

usłu

g

www.falco.edu.pl

4

Od 2005 roku dokonaliśmy:

Ponad 300 klientów instytucjonalnych w kilkunastu branżach

Przeszkoliliśmy około 10.000 uczestników i słuchaczy

Otrzymujemy oceny powyżej 95%

Realizujemy unijne projekty szkoleniowe np.: www.azjip.pl

Posiadamy certyfikat jakości ISO 9001 :2000

www.falco.edu.pl

5

Studia podyplomowe FALCO

Od 5 lat dla naszego partnera WSB w Toruniu projektujemy i realizujemy studia podyplomowe.

Są to: Zarządzanie jakością (5 edycji) Zarządzanie sprzedażą (5 edycji) Windykacja należności (3 edycje) Od 2010 roku – Zarządzanie bezpieczeństwem i jakością

żywności

Audit doskonalący

Ciągłe doskonaleniePlanowanie auditu metodyką DMAICProces auditu i cykl PDCADziałania poauditowe

Ciągłe doskonalenie - jeden z podstawowych standardów zarządzania

Według Deminga 75% przyczyn błędów powstaje w fazie projektowania wyrobu.

Jednocześnie 80% błędów ujawnia się w czasie produkcji, kontroli jakości i u klienta, czyli tam gdzie koszty są największe.

„Jakość powstaje w sali posiedzeń zarządu, nie w hali produkcyjnej”

William Edwards Deming

7

KAIZEN – filozofia ciągłego doskonalenia

„Kiedy firma prowadzi swoje działania nieudolnie, nie tylko marnuje swoje zasoby, ale traci również cenny czas klienta.”

Akio Morita, SONY

Filozofia KAIZEN to jedna z zasad kodeksu samurajów Bushido: „Dzisiaj pokonam człowieka, jakim byłem wczoraj”.

Kaizen jest kompleksową koncepcją współpracy całego personelu firmy, na wszystkich szczeblach w doskonaleniu swojej organizacji. Kaizen pozwala współtworzyć zmiany w firmie Każdemu, eliminować marnotrastwo i cigąle doskonalić organizacji „step by step”.

www.falco.edu.pl

9

Audit wg ISO 19011

Audit to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełniania kryteriów auditu.

Auditor to osoba posiadająca KOMPETENCJE do przeprowadzenia auditu

Kompetencje = Wiedza/Umiejętności/DoświadczenieKompetencje = Uprawnienia

www.falco.edu.pl

10

Cele i zakres procesu auditu

Ocena

Zgodność z wymaganiami• normy• przepisy zew.• regulacje wew.• systemy• klienci

Skuteczność (zdolność osiągania celu)

• systemu• procesu• planów

Potencjał do doskonalenia (ciągłe doskonalenie)

• spostrzeżenia auditowe• pomysły KAIZEN

Efektywność (wykorzystanie zasobów organizacji)• wyposażenie

techniczne• wyposażenie

kontrolno – pomiarowe

• ludzie• infrastruktura• know – how

www.falco.edu.pl

11

Doskonalenie obszarów auditów metodą DMAIC

Define

•Zdefiniuj obszar które chcesz usprawnić (miejsce, proces, zakład, oddział, departament)

Mesaure

•Dokonaj pomiaru – zbierz niezbędne dane i informacje

Analyse

•Przeanalizuj otrzymane dane - zaplanuj rozwiązanie problemu

Improve

•Wykonaj plan poprawy / zrealizuj zaplanowane w poprzednim etapie działania

Control

•Steruj zmianą - spraw, aby zrealizowane działania miały trwały skutek

www.falco.edu.pl

12

Proces auditu wewnętrznego a metoda DMAIC

Define Measure AnalyseImprove Control

KOMUNIKACJA I

ODPOWIE.

NkALi

PLi

P AuLi

Au Au Au Li P Aw?

LiP

Nk

P Aw A A Aw A A AAwA

Aw

AwAuLi

AuLi?

Aw?

P P

DANE Z

PRZEGLĄDU

Program auditów

Plan auditu

Przegląd dokumentacji

Opracowanie check-listy

Spotkanie otwierające

Badanie dokumentacji

Wywiad auditowy

Ocena sytuacji auditowej

Podsumowanie wniosków

Przedstawienie wniosków

Plan działań poauditowych

Realizacja działań poaudit.

Ocena skuteczności działań

Standaryzacja zmian

DANE DO PRZEGLĄDU

www.falco.edu.pl

Etap Improve/Control: Działania poauditowe z zastosowaniem cyklu PDCA Deminga

• Oceń rezultat testu

• Działaj zgodnie z wynikiem oceny

• Przetestuj ją w ograniczonym zakresie

• Zaplanuj zmianę na lepsze

Plan

Do

Check

Act

13

www.falco.edu.pl

14

Przekonywanie do zmian: Metoda KMO

•Jakie są korzyści z planowanej zmiany dla ich stanowiska, działu, firmy?

•W czym ułatwi to im dotychczasową pracę?

•Jakich nieprzyjemnych sytuacji, błędów unikną?

•Jakie nowe cele uda im się dzięki temu osiągnąć

Korzyści (argumenty za)

•Podaj harmonogram, plan działania

•Wyjaśnij odpowiedzialność, uprawnienia

•Ustal zasady komunikacji i dokumentowania projektu

•Określ zasady zaangażowania zasobów firmy / koszty

Metody(sposób

działania)

•Jakich nowych zachowań będziesz od pracowników/ szefa oczekiwał?

•O zaprzestanie jakich zachowań prosisz?

•Czego nie będziesz tolerował?

•Jakie postawy będziesz wyróżniał?

Oczekiwania (na czym ci

zależy)

„Zamiast wychodzić od tego co „my” – czyli ja, menedżer – chcemy, aby „zostało zrozumiane” powinniśmy zacząć od zastanowienia się, co chcą usłyszeć podwładni, co ich interesuje, czyli na co są otwarci.”

Peter Drucker

www.falco.edu.pl

15

Podsumowanie

Zastosowanie auditów do ciągłego doskonalenia systemów zarządzania:

Wymagania norm typu ISO i HACCP 9001, 14001, 22000, 19011, IFS, BRC, GMP+ i in.

Cel auditu ocena potencjałów do doskonalenia – realizuj za pomocą metody DMAIC

W działaniach poauditowych wykorzystuj cykl PDCA Deminga

Przekonuj do zmian na lepsze za pomocą metody KMO

www.falco.edu.pl

Polecana literatura

„Podręcznik zarządzania jakością”, Denis Lock, PWN, Warszawa 2002

„Audyt wewnętrzny”, Krzysztof Czerwiński, Info Audit, Warszawa 2005

„Made in Japan – Akiro Morita i SONY”, WNT, Warszawa 1996 „Droga Toyoty” – Jeffrey K. Liker, MT Biznes, Warszawa 2005 Gemba Kaizen – Masaaki Imai, MT Biznes, Warszawa 2006 „Cel” i „Ścieżka krytyczna” – Elijahu Goldratt, Werbel,

Warszawa 2002 Kaizen Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii - Masaaki

Imai, MT Biznes, Warszawa 2007 „Cztery dni z dr Demingiem. Nowoczesna teoria

zarządzania.” Latzko, Saunders, WNT, Warszawa 1998

16

Dziękuję za uwagę i aktywne uczestnictwo!

Marcin Szymańskim.szymanski@falco.edu.pl

Zapraszamy na nasze szkoleniawww.falco.edu.pl

www.azjip.pl

17