Access 2010 - Profesor

7/24/2019 Access 2010 - Profesor

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Bases de datosAccess 2010

Carlos Zepeda Chehaibar


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Bases de datosAccess 2010

Carlos Zepeda Chehaibar


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DERECHOS RESERVADOS 2012 MMXII por Grupo Educare, S. A. de C. V.Esta es una obra protegida por las leyes internacionales de derechos de autor. Prohibida la reproduccin totalo parcial de esta obra y/o los recursos que la acompaan, por cualquier medio, sin autorizacin escrita de

Grupo Educare, S. A. de C. V.

Grupo Educare, el logotipo de Grupo Educare, el logotipo del Programa de Informtica Educativa, sonpropiedad de Grupo Educare, S. A. de C. V.

registradas de Adobe Inc. Adobe no patrocina o endosa esta obra.

Bases de datosAccess2010

Editado por Grupo Educare, S.A. de C.V.Cerro de Mesontepec #83

Colonia Colinas del CimatarioQuertaro, Quertaro C.P. 76090

ISBN 978-607-727-010-2Primera Edicin

Impreso por Grupo Formavi, S.A. de C.V.Calz. Santo Toms #139, col. Santo TomsDel. Azcapotzalco, Mxico, D.F. C.P. 02020Impreso en Mxico, D.F. Junio 2012Printed in Mexico

Autor:Carlos Zepeda Chehaibar

Apoyo en Desarrollo y Actividades:Adriana Y. Contreras Alvarez

Csar Carranza Contreras

Coordinacin Editorial:Alejandro Flores Ledesma

Diseo Editorial:Csar Carranza Contreras

Correccin de Estilo:Rodrigo Vargas Daz

Desarrollo de Tutoriales:Adriana Y. Contreras Alvarez

Ilustracin de Portada:Marco Antonio Sols Snchez

Ilustracin de Interiores:Judith Lourdes Sierra Prez

Csar Carranza Contreras

Revisin de Recursos Digitales:Gregorio Snchez Hernndez


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Bases de DatosAccess2010

Contenido

Unidad 2 Produccin 25TEMAA Tablas 26

Video 2-01 Partes de una tabla 26

Clave Principal 26Video 2-02 Clave principal 26Crear tablas en Access 27Introducir datos en una tabla 28Proyecto 2-01 Agregando informacin 29Proyecto 2-02 Diseando una tabla 29Modificar el diseo de una tabla 30

Unidad 1 Manejo general 9TEMAA Introduccn a sistemas de bases de datos 10

Diseo de una base de datos 10Video 1-01 Diseando una base de datos 10Actividad 1-01 Diseando tablas 11

TEMAB Mejorando el diseo de una base de datos 12Tipos de datos 12TEMAC Conociendo Access2010 14

Video 1-02 Crear una base de datos en blanco 14Proyecto 1-01 Crear base de datos en blanco 15Descripcn del entorno de trabajo de Access 2010 15Cinta de Opciones 16Acceso rpido con el teclado 18Botones divididos 18Barra de herramientas de acceso rpido 19

Lmina 1-01 Personalizar la barra de herramientas 19Cuadros de dilogo 20Configuracin de la ventana de documentos 20Panel de navegacin 21Buscar objetos en una base de datos 21Actividad 1-02 Conociendo Access2010 22Evaluacin 01 24


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Contenido

Otras formas de crear tablas 32Proyecto 2-03 Modificando tablas 32

TEMAB Datos 34Manipulando datos 34Buscar y reemplazar 34Video 2-03 Buscar y reemplazar 35Importar y exportar datos 35Video 2-04 Importar datos 35Video 2-05 Exportar datos 36Ordenar registros 36

Filtros 36Proyecto 2-04 Trabajando con datos 38Evaluacin 02 40

Unidad 3 Consultas 41TEMAA Consultas 42

Tipos de consultas 42Crear una consulta en Vista Diseo 43Crear una consulta con el asistente 44Video 3-01 Generando consultas 44

Consultas cerradas y abiertas 45TEMAB Trabajando con consultas 46Campos calculados 46Video 3-02 Consultas con campos calculados 46Consultas con parmetros 47Consultas condiciones 47La consulta multitabla 48Video 3-03 Consulta multitabla 48Proyecto 3-01 Generar una consulta con Vista Diseo 48Proyecto 3-02 Consulta por parmetros 49

TEMAC Consultas de accin 50Consultas de actualizacin 50Video 3-04 Consultas de actualizacin 50Consultas de eliminacin 51Video 3-05 Consultas de eliminacin 51Consultas de creacin de tabla 52Video 3-06 Consultas de creacin de tabla 52Proyecto 3-03 Creando consultas 53Proyecto 3-04 Creando consultas abiertas 54


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Contenido

Unidad 4 Formularios e Informes 59TEMAA Formularios 60

Formularios e Informes 60Formularios 60Modificar datos de un formulario 61Video 4-01 Formulario con el asistente 61

Proyecto 4-01 Creando un formulario con el asistente 62TEMAB Diseo de formulario 63

Herramientas de Diseo del Formulario 63Video 4-02 Efecto - Diseo de formularios 63Hoja de propiedades del formulario 64Proyecto 4-02 Modificando un formulario 65

TEMAC Informes 66Video 4-03 Informes con el asistente 68Proyecto 4-03 Creando un informe con el asistente 68Vista Diseo del informe 69

Video 4-04 Diseo de informes 70Proyecto 4-04 Modificando un informe 70Proyecto 4-05 La tiendita escolar 71Evaluacin 04 72

Proyecto 3-05 Control de un almacn 56Proyecto 3-06 Consultas con el asistente 57Evaluacin 03 58

Unidad 5 Caractersticas especiales 73TEMAA Relaciones 74

Actividad 5-01 Relacionando tablas 75Tipos de relaciones 76Integridad referencial 77Video 5-01 Integridad referencial 78

Cmo crear relaciones 79Video 5-02 Generar relaciones 79Proyecto 5-01 Relacionar tablas 80Consultas de tablas relacionadas 81Formularios e informes de tablas relacionadas 82Proyecto 5-02 Creando consultas de tablas relacionadas 83Proyecto 5-03 Creando formularios e informes de tablas relacionadas 84Proyecto 5-04 Banco 85


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Contenido

TEMAB Caractersticas Especiales 87Tabla dinmica 87Proyecto 5-05 Explorando tablas dinmicas 88Grfico dinmico 90Proyecto 5-06 Explorando los grficos dinmicos 91

TEMAC Macros 93Ejecutar una Macro 94Modificar una Macro 94Video 5-03 Macros 94Proyecto 5-07 Creando macros simples 95

Evaluacin 05 96


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Recursos

Este material forma parte de un conjunto de recursos, que conforman elPrograma de Informtica Educativa (PIE). Est organizado en bloques integralesque incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades

o competencias. Las explicaciones, imgenes, tablas, actividades, notas ytips, apoyados con las lminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia deaprendizaje desde mltiples perspectivas. As, podemos afirmar que el PIE deGrupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.

Los recursos digitales que acompaan al material impreso, contienen videos quete ayudarn a comprender los conceptos y a poner en prctica las habilidadesadquiridas. Adicionalmente encontrars los archivos que se requieren para realizarlas actividades, algunos documentos y aplicaciones tiles. No olvides que losrecursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy importanteque los conozcas y utilices en el curso.

Material Impreso

Recursos Digitales


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TIP

Explicacin Iconogrfica

NOTA

Proyecto

Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de manera prctica.

Actividad

Este icono nos indica un ejercicio que refuerza la parte terica deeste material.

Video

Es el material digital de los recursos del programa. La representacinen video de la parte terica.

Lmina de apoyo

La lmina es un recurso del profesor, que sirve como refuerzodinmico e interactivo a un tema denso, que complementa la teoradel material impreso.

Nota

Las notas que vers dentro de tu texto, puntualizan la teora o losaspectos ms importantes de un tema.

Evaluacin

Este icono indica un elemento fundamental del proceso educativoque sirve para valorar el proceso de aprendizaje.

Tip

Es una sugerencia que complementa un tema del material impreso,dando un panorama ms amplio al alumno sobre cmo ejecutaruna actividad de manera ms sencilla y prctica.


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Bases de datos Access2010Autor:Carlos Zepeda Chehaibar

Unidad 01 Manejo General

Unidad 02 Tablas

Unidad 03 Consultas

Unidad 04 Formularios e Informes

Unidad 05 Caractersticas especiales

NIVEL: Bsico DURACIN SUGERIDA: 24 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Propuesta Didctica

Este libro lo integran las siguientes Unidades:

Las propuestas didcticas son flexibles, adaptables a la forma personal detrabajo del maestro y necesidades especficas de cada clase maximizando asel empleo de los recursos disponibles.


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Unidad Tema Subtema Objetivos

II


1 - Manejo General

Sesiones sugeridas 3

tema A Introduccinaa sistemas de bases dedatos

Diseo de una base dedatos

Definir Base de datos yexplicar la utilidad dedefinir tipos de datos.

tema B Mejorando eldiseo de una base dedatos

Tipos de datosReconocer diferentestipos de datos

tema C ConociendoAccess 2010

Descripcin del entornode trabajo de Access2010Cinta de OpcionesAcceso rpido con eltecladoBarra de herramienta deacceso rpidoCuadros de dilogoConfiguracin de laventana documentosPanel de navegacinBuscar objetos en unabase de datos

Identificar las reas delentorno de trabajo deAccess.

2 - Tablas


tema A Tablas

Clave PrincipalCrear tablas en AccessIntroducir datos en unatablaModificar el diseo deuna tablaOtras formas de creartablas

Disear y crear tablas pordiferentes mtodos eintroducir datos en ellas.

tema B Datos

Manipulando datosBuscar y reemplazarImportar y exportar datosOrdenar registrosFiltros

Modificar el diseo deunatabla.


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Competencias Actividades sugeridas para elalumno

Tutorial Sugerido Recursos

Propuesta Didct

Indentificar sistemasde bases de datos y loselementos que lo componen

Actividad 1-01 Diseandotablas

Video 1-01 Diseando unabase de datos

Libro del AlumnoRecursos Digitales

Se puede establecer el tipode dato que forma unabase de datos para el mejorcontrol y seguimiento de lamisma


El espacio de trabajo deAccess es comfigurable ycada elemento de una basede datos se trabaja conherramientas especficas.

Proyecto 1-01 Crear base dedatos en blancoActividad 1-02 ConociendoAccess 2010Evaluacin 01

Video 1-02 Crear una basede datos en blanco

Libro del AlumnoRecursos DigitalesLmina 1-01 Barra deherramientas de accesorpido

Reconocer las tablas comolos nicos objetos en la basede datos que contieneninformacin

Proyecto 2-01 AgreganmdoinformacinProyecto 2-02 Diseandouna tablaProyecto 2-03 Modificandotablas

Video 2-01 Partes de unatablaVideo 2-02 Clave principal


Reconocer las ventajas delos mtodos de bsqueda,ordenacin y Filtrado de unaBase de Datos, comparadocon los mtodos quese usaban antes de lascomputadoras, por ejemplo,en una biblioteca o lista dealumnos.

Proyecto 2-04 Trabajandocon datosEvaluacin 02

Video 2-03 Buscar yreemplazarVideo 2-04 Importar datosVideo 2-05 Exportar datos



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IV


3 - Consultas


tema A Consultas

Tipos de consultasCrear una consultaDiseo

Crear una consultautilizando el AsistenteConsultas cerradas yabiertas

El alumno ser capaz deconocer los conceptos

de consulta y sus tipos,adems de crear yejecutar las mismas.

tema B Trabajando conConsultas

Campos calculadosConsultas con parmetrosConsultas condicionesLa consulta multitabla

Generar consultas porcondiciones aplicadas amultitabla.

tema C Consultas deAccin

Consultas deactualizacinConsultas de eliminacinConsultas de creacin detabla

El alumno podr sercapaz de realizar losdiferentes tipos deconsultas de accin yejecutarlas.

4 - Formularios e Informes


tema A Formularios

IntroduccinCrear un Formulario por elAsistenteModificar datos de unformulario

Crear y modificar unformulario

tema B Diseo deFormularios

Herramientas de diseode formularioControles de FormularioHoja de propiedades delformularioVista preliminar de uninformeImpresin

Configurar y prepararun formulario para suimpresin


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Propuesta Didct

Existen varios tipos de

consultas y es ms sencillola elaboracin de la consultaa travs del Asistente

Video 3-01 Generandoconsultas Libro del AlumnoRecursos Digitales

Las consultas condicionalpermite establecer criteriospara realizar una bsquedade informacin masespecialidad sobre losregistros

Proyecto 3-01 Generar unaconsulta con Vista DiseoProyecto 3-02 Consulta porparmetros

Video 3-02 Consultas concampos calculadosVideo 3-03 Consultasmultitabla


Las consultas de accinrealizan modificaciones avarios registros en una solaejecucin

Proyecto 3-03 CreandoconsultasProyecto 3-04 Creandoconsultas abiertasProyecto 3-05 Control dealmacnProyecto 3-06 Consultas conel asistenteEvaluacin 03

Video 3-04 Creacin detablasVideo 3-05 ActualizandoVideo 3-06 Eliminacin


Que para desarrollarformularios es ms sencillotrabajar a partir del Asistente.

Proyecto 4-01 Creando unformulario con el asistente

Video 4-01 Formulario con elasistente


Para crear un formulariosin ayuda del Asistente serequiere de comprensinms profunda de los campos

y la notacin que manejan.

Proyecto 4-02 Modificandoun formulario

Video 4-02 Diseo deformularios



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VI


Cont. Unidad 4 tema C Informes

Diseo del InformeCreacin a partir del

AsistenteHerramietas de diseo deinformeAgrupar y ordenar

Crear y deisar unInforme

5 - Caractersticas especiales


tema A Relaciones

Tipos de relacionesIntegridad referencialCmo crear relacionesConsultas de tablas

relacionadasFormularios e informes detablas relacionadas

Describir tipos derelaciones y enumerarlas reglas de la

integridad referencial yejemplificarlas

tema B Caratersticasespeciales

Tabla dinmicaGrfico dinmico

Interpretar la informacinde una tabla dinmicao grfico dinmico paraencontrar soluciones a

preguntas especficas.

tema C MacrosEjecutar una MacroModificar una Macro

Automatizar tareas pormedio de Macros.


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V

Propuesta Didct

Que una vez creado un

informe mediante elAsistente es mas sencilla suedicin en la Vista Diseo.

Proyecto 4-03 Creando uninforme con el asistenteProyecto 4-04 Modificando

un informeProyecto 4-05 La tienditaescolarEvaluacin 04

Video 4-03 Informes con el

asistenteVideo 4-04 Diseo deinformes


Los conceptos de relacionesy campos compartidos, entretablas facilitan la interaccin

entre ellas logrando realizarfunciones complejas.

Actividad 5-01 RelacionandotablasProyecto 5-01 RelacionartablasProyecto 5-02 Creandoconsultas de tablas

relacionadasProyecto 5-03 Creandoformularios e informes detablas relacionadasProyecto 5-04 Banco

Video 5-01 Integridadreferencial

Video 5-02 Generarrelaciones

Libro del Alumno

Recursos Digitales

Disear tablas y grficosdinmicos que representenel cambio dentro de unaconsulta.

Proyecto 5-05 Explorandotablas dinmicasProyecto 5-06 Grficosdinmicos


Mediante las Macros esposible programar tareas deuso frecuente, para que seejecuten automticamentehaciendo el trabajo mssencillo y eficiente.

Proyecto 5-07 Creandomacros simples

Video 6-01 MacrosLibro del AlumnoRecursos Digitales


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A Definir el concepto de Base de datos.

B Explicar la utilidad de definir tipos de datos.

C Identificar las reas del entorno de trabajo de Access 2010.


Unidad 01 Manejo general

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:

Una base de datos es un conjunto de informacinperteneciente a un mismo contexto y almacenadasistemticamente para su uso o consulta.


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Nombre Telfono Direccin E-mailAdriana Contreras lvarez 1579108 Zacapoaxtlas 81 int 23 [email protected] Alcozer Hernndez 2452143 Alamos 34 Esq. Insurgentes [email protected] Rodriguez Zarate 2123411 Franc. Villa 115 san carlos [email protected]

Los sistemas de bases de datos fueron creados para almacenar, recuperar, analizar e imprimirinformacin de forma eficiente. Cualquier sistema que cumpla con este fin, sea o no en unacomputadora, es un sistema de base de datos o DBMS (Data Base Management System).

El crecimiento de los programas de bases de datos (DBMS computarizados) ha sido un importantemarcador para el desarrollo de nuevas tecnologas, que permiten almacenar cada vez msinformacin y procesarla a velocidades cada vez mayores. Un sistema DBMS computarizado esms flexible, exacto, rpido, sencillo y econmicamente conveniente, que un sistema de basesde datos tradicional.

Como definicin general, una base de datos es la reunin de informacin referente a un mismotema o propsito. Un programa de bases de datos permite organizar la informacin en la

computadora para almacenar, manipular y recuperar datos de manera sencilla y eficiente.

Este texto se refiere a la base de datos de Microsoft Access, que resulta al mismo tiemposimple y poderosa. Sin embargo, los conceptos, diseo y manejo de objetos es el mismo paracualquier otro programa de bases de datos.

Diseo de una base de datos

El aspecto ms importante de las bases de datos es el diseo de los objetos que la componen,

como tablas, consultas, informes y dems. Una base de datos bien diseada puedeimplementarse en cualquier programa de bases de datos, y no nicamente en Access. El diseode la base de datos se realiza en papel y consiste en la planeacin de los objetos del sistema.

El primer paso requiere comprender qu tipo de informacin se desea almacenar, para disearcomo punto de partida una o ms tablas que guarden esta informacin.

TEMAA Introduccina a sistemas de bases de datos

Campos

Registros, datos que componen la tabla.

VIDEO Diseando una base de datos


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Manejo gene

Diseando tablas

ACTIVIDAD

1. Planea y anota cules son los 8 camposms importantes que se necesitan para recopilainformacin de las empresas de una ciudad.

Nombre de la Tabla: EmpresasCampo 1: Campo 5:

Campo 2: Campo 6:

Campo 3: Campo 7:

Campo 4: Campo 8:

2. Planea y anota cuales son los 8 camposms importantes, que se necesitan para recopla informacin de los alumnos de una escuela.

Nombre de la Tabla: Alumnos

Campo 1: Campo 5:

Campo 2: Campo 6:Campo 3: Campo 7:

Campo 4: Campo 8:

3. Planea y anota cules son los 6 camposms importantes, que se necesitan para recopla informacin de los libros de una biblioteca. Dale un nombre a la tabla.

Nombre de la Tabla:

Campo 1: Campo 3:

Campo 2: Campo 4:

Campo 3: Campo 5:

4. Planea y anota cules son los 6 camposms importantes, que se necesitan para recopla informacin de discos de msica. Dale un nombre a la tabla.

Nombre de la Tabla:

Campo 1: Campo 4:

Campo 2: Campo 5:

Campo 3: Campo 6:

El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios para recopilarinformacin. Es necesario crear un campo para cada tipo de informacin que se desea guardy posteriormente analizar. Por ejemplo, si necesitas almacenar informacin de los libros una biblioteca y posteriormente piensas buscar algn libro por autor o por editorial, entoncnecesitas un campo para guardar el autor y otro campo para guardar la editorial.


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Al disear una base de datos hay que tener en mente lo que se desea hacer despus con lainformacin que se guarde en las tablas: Qu tipo de consultas se requerirn? Qu informessern necesarios? Para qu servir la base de datos?

Observa, por ejemplo, el diseo de esta tabla, que servir para almacenar la informacin de ungrupo de personas.

Nombre de la Tabla:Directorio. Campos:Nombre completo, Direccin, Telfonos, E-mail.

Si analizas el diseo anterior, vers que es muy pobre. En qu campo se debe guardar elnmero de fax de una persona? En qu campo se debe guardar el cdigo postal? Ser

posible ordenar los registros alfabticamente por ciudad o por pas?

Un mejor diseo de la misma tabla sera el siguiente:

Nombre de la tabla:Directorio. Campos:Apellido paterno, Apellido materno, Nombres, Calle y nmero, Colonia,

Ciudad, Estado, Pas, Cdigo postal, Telfono 1, Telfono 2, Fax, E-mail.

Observa como la misma tabla es mucho ms completa si se disea correctamente, permitiendoordenar, consultar y obtener informes detallados para cada campo.

Tipos de datos

Adems de decidir qu campos se necesitan en una tabla, esindispensable identificar el tipo de datosque va a contenercada campo. La siguiente tabla muestra los tipos de datosdisponibles en Access y el tipo de informacin que se puedeguardar en un campo.

As, por ejemplo, si un campo se usar para almacenarprecios, el tipo de dato Monedaes la mejor opcin, pero si elcampo se usar para almacenar el nombre de un producto, esmejor elegir el tipo de dato Texto.

Imagen 1-1: Men despeglabe de tipos de datos

TEMAB Mejorando el diseo de una base de datos


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Manejo gene

Tag Funcin Ejemplo

Texto

Nos permite trabajar ingresando texto, caracteres(smbolos) o dgitos (nmeros), ofrece un tamao

predeterminado de 50 caracteres que podemosaumentar hasta 255 caracteres.

Arturo Chehaibar

Memorando

Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros,como notas o descripciones. Almacena hasta 65,536caracteres.

cualquier nota

NmeroNos permite trabajar nicamente con nmeros enteros ydecimales para realizar operaciones matemticas.

521.13

Fecha/Hora

Nos permite ingresar en varios formatos la fecha y horadentro de nuestra tabla, este tipo de datos comprendefechas entre 2000 2029 o tambin 1930 1999 en

formatos:a. Fecha Larga, mediana o cortab. Hora larga, mediana, corta

27/03/2004

Moneda

Se utiliza para valores de moneda y para evitar elredondeo durante los clculos. Almacena 8 bytes. Sinnecesidad de que el usuario lo ponga, automticamenteaparece el smbolo de moneda, y el formato conseparador de miles y dos decimales.

$324.50

Autonumrico

Genera una secuencia de nmeros que se incrementanuno a uno, este tipo de datos asigna su valor de formaaleatoria cada vez que ingresamos un registro a la tabla.

1

Si/NoSe utiliza para datos que pueden ser uno de dos valoresposibles, como Verdadero o Falso.

S

Objeto OLE

Se utiliza para objetos OLE (object linked embeded),como documentos de texto, hojas de clculo oimgenes.

una fotografa

HipervnculoSe utiliza para hipervnculos, es decir, rutas o direccionesURL. Almacena hasta 64,000 caracteres.

http://www.grupoeducare.co

Datos adjuntos

Te permite almacenar con gran facilidad todos los tiposde documentos y archivos de una base de datos sin quese vea un exceso de tamao fsico en la base de datosya que se comprimen automticamente.

Asistente para

bsquedas

Se utiliza para crear un campo que permite elegir unvalor de otra tabla o de una lista de valores mediante uncuadro combinado.


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TEMAC Conociendo Access2010

Dentro de una base de datos existen diferentes objetos con funciones particulares. Un archivode base de datos de Access es una coleccin de estos objetos que trabajan en conjunto. Losobjetos que puede contener una base de datos son Tablas, Consultas, Formularios, Informes,Pginas, Macros y Mdulos.

Si ests familiarizado con otras aplicaciones de oficina, te dars cuenta que Accesstiene unainterface muy parecida a la de otros programas. MicrosoftAccess2010 contiene una cintade opciones, fichas y controles para realizar diferentes tareas.

Al iniciar Access, vers la Vista Backstagecon varias opciones para iniciar una nueva basede datos; en el rea central se concentran varios iconos que representan los diferentes tiposde bases de datos en los que podemos trabajar: en blanco, contactos, projectos, problemas y

tareas, entre otros. Estas son plantillas preestablecidas con las que podrs trabajar.

Imagen 1-2: Vista Backstage Access2010

Para tener acceso completo a la aplicacin primero debes crear una base de datos, ya sea enblanco o a partir de una plantilla, en el rea central se muestran los diferentes diseos del tipode base de datos. Estos diseos se encuentran agrupados por plantillas: Inicio y Office.com. Alseleccionar alguna plantilla puedes ver una vista previa, del lado derecho de la pantalla.

VIDEO Crear una base de datos en blanco


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Manejo gene

Crear base de datos en blanco

1. Inicia Accessy aparece la Vista Backstage.

2. En Plantillas disponibles, haz clic en Base de datos en blanco.

3. A la derecha, en Base de datos en blanco, asigna el nombre Escuelapara el archivo base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

4. Presiona el botn para guardar el archivo en la ubicacin que indique tu profesor.

5. Haz clic en Crear para generar la nueva base de datos. Se abre una nueva tabla envista Hoja de datos.

6. Da clic en Archivo y selecciona Salir para cerrar MicrosoftAccess.

Descripcin del entorno de trabajo de Access2010.

La nueva interface de la versin 2010, facilita al usuario encontrar los comandos que necesstos son los principales componentes del entorno de trabajo:

1. Cinta de opciones: compuesta por fichas en las que se organizan comandosacciones especficos. Los comandos de cada ficha se organizan adems en vargrupos.

2. Barra de herramientas de acceso rpido: contiene un conjunto de comandindependientes de la ficha que se estn mostrando en la Cinta de opciones.

3. Barra de ttulo:muestra el nombre del programa y de la publicacin actual.

4. Ficha Archivo:Agrupa los comandos bsicos para abrir, guardar e imprimir un archEste botn es comn a casi todas las aplicaciones de Microsoft Office 20Sustituye al botn de Officede la versin 2007.

5. Panel de navegacin:es la herramienta que organiza los objetos almacenados nuestra base de datos Access.

PROYECTO


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Manejo gene

Imagen 1-5: Fichas estndar y de herramientas contextuales

TIP Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opcionespresionando las teclas . Tambin puedes

ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa.La Cinta de opciones se ajusta automticamente altamao de tu pantalla, por lo que es posible queveas ms o menos detalles en diferentes equipos.

Existen dos tipos de fichas en la Cinta de opciones:

Fichas estndar, son todas las fichas que estn visibles al iniciar Accessy s

Archivo, Inicio, Crear, Datos externos yHerramientas de base de datos. En fichas los comandos ms populares de cada grupo son los botones ms grand

Fichas de herramientas contextuales. Permiten trabajar con algn objseleccionado como tablas o formularios. Cuando se hace clic en uno de esobjetos, junto a las fichas estndar aparecen nuevas fichas de herramiencontextuales en un color destacado.

NOTAEn este curso utilizaremos lasiguiente nomenclatura para

localizar algn comando en lacinta de opciones: Ficha/Grupo/Comando

Por ejemplo, para referirnos al botn Copiarque se encuentra en elgrupo Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionar:Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar

Ficha Inicio

Grupo

Portapapeles

Comando

Copiar

Fichas estndar Ficha de Herramientas Contextual


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Botones divididos

En las aplicaciones de Microsoft Office 2010, muchos botones estn divididos en dossecciones. La primera seccin muestra un cono de identificacin. Si haces clic con el ratnsobre l, se ejecuta la accin inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeotringulo que indica que existe un men colgante con ms opciones para ese botn.

Si das clic en el botn Color de fuente , inmediatamente el cambia el color del texto dela tabla o seleccin, con el ltimo color utilizado.

Si das clic en este tringulo, se despliega la Galera con ms opciones de color para el texto.

Imagen 1-7: Galera Color de fuente

Acceso rpido con el teclado

Algunas personas se sienten ms cmodas y trabajan ms rpido utilizando nicamenteel teclado y dejando el ratn slo para algunas acciones menores. Para ello, casi todas lasaplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchosbotones de comando.

Presiona y suelta la tecla . Aparecern pequeas etiquetas sobre cada funcin disponibleen la ficha activa, como se muestra en la siguiente imagen:

Presiona la letra o la secuencia de letras que aparecen sobre la funcin que desees utilizar.Dependiendo de las teclas que presiones podrn aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionandolas letras o nmeros hasta llegar al comando o control especficos que deseas utilizar. Para quedesaparezcan las etiquetas sobre los botones, basta presionar nuevamente la tecla .

Imagen 1-6: Etiquetas para seleccionar ficha con el teclado


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Manejo gene

Barra de herramientas de acceso rpido

Es una barra personalizable, con comandos independientes a los que encuentras en la Cide opciones. Te ayuda a tener acceso rpido a las acciones que ms utilices en un trabajo. Lcomandos predeterminados de la banda son: Guardar, Deshacer y Repetir.

Puedes agregar o eliminar botones de comandos de la Barra de herramientas de accerpido de dos maneras diferentes:

a. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramien-tas de acceso rpido, que se encuentra en el extremo

derecho de la barra. Aparecer un men como el siguien-te, en el que muestra una lista con los comandos de usofrecuente en las aplicaciones de MicrosoftOffice, en elpuedes seleccionar o eliminar los comandos que deseesaparezcan en la Barra.

b. Haz clic sobre cualquier comando de la cinta de opciones con el botn secunda

del ratn y despus selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas acceso rpido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramiende acceso rpido, de modo que sea de fcil acceso. Para eliminarlo puedes hacer clic con el botn secundario del ratn, directamente sobre el comando en la barra herramientas de acceso rpido.

Imagen 1-9: Men despleg

Imagen 1-8: Barra de Herramientas

Imagen 1-10: Men contextual

LMINA Personalizar la barra de herramientas


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Cuadros de dilogo

En algunos Grupos, en la parte inferior derecha,aparece una pequea flecha diagonal . Estaflecha se llama iniciador de cuadros de dilogo. Alpresionarla, aparecer una caja con ms opcionesrelacionadas al grupo. Tambin puede aparecer unpanel de tareas con opciones detalladas de algunaactividad. Por ejemplo, este es el Cuadro de dilogoasociado al grupo Formato de Texto.

Desde aqu se tienen opciones relacionadas al formato de hoja de datos, que no aparecendirectamente como botones en el grupo.

Imagen 1-11: Cuadro de dilogo:Formato de hoja de datos

Configuracin de la ventana de documentos

En Access2010 los objetos de la base de datos es posible organizarlos en la Ventana dedocumentos con fichas en lugar de emplear ventanas superpuestas. Si abres una base de

datos creada en una versin anterior de Access, utilizar la opcion de ventanas superpuestas,si ese modo de trabajo no resulta comodo para t, es posible cambiarla a fichas configurandolas Opciones de Accessde la siguiente forma:1. Haz clic en la ficha Archivo/Opciones

2. Selecciona la opcin Base de datos actual, del panel lateral.

3. En Opciones de de la ventana de documentos, ubicada en Opciones de aplicacin,selecciona Documentos con fichas.

4. Haz clic en aceptar y debers cerrar y abrir la base de datos nuevamente para que loscambios sean visibles.

Imagen 1-12: Fichas en la Ventana de Documentos


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Manejo gene

Panel de navegacin

Las tablas, formularios, informes, macros, etc., son los diferentes objetos que componen uBase de datos, al crear o abrir una base de datos, los nombres de los objetos que la integraparecen en el Panel de navegacin de una manera organizada generando grupos para cacategora.

Las categoras permiten organizar los objetos en el panel de navegacin y los grupos permitfiltrar los objetos organizados por categoras y si un objeto usa ms de una tabla, ste aparecen todos los grupos correspondientes. Para modificar un objeto basta con hacer doble csobre el en el Panel de navegacin.

En la imagen podemos apreciar la categoraTodos los objetos deAccess y los gruposTablas, Consultas, Formularios e Informes.

Algunas veces debemos maximizar el rea de trabajo, esto lohacemos posible ocultando el Panel de navegacin, para ello hazclic en el botn para abrir o cerrar la barra Tamao del panel .

Es posible personalizar las categoras y grupos de objetos en el Panelde navegacin, as como, ocultar objetos, grupos o todo el panel denavegacin.

Buscar objetos en una base de datos

Seguramente al inicio, los objetos que integren tu base de datos norepresentaran problema alguno para desplegarse completamenteen el Panel de navegacin, a medida en que vayas avanzando enel diseo de una base de datos notars que la cantidad de objetosincrementa, de tal manera que no todos los objetos se ubiquen asimple vista dentro del panel.

Para facilitar la localizacin de objetos, Access cuenta conBarra de bsqueda, al escribir en el cuadro Buscar, Accesrealizar una bsqueda dentro de la categora, los grupos qcontienen un objeto que coincida con los criterios de busqueEsta busqueda se efectua nicamente en las categoras y grupmostrados.

Para realizar una bsqueda global selecciona una de las categoras predefinidas, Tipo de objpor ejemplo, as todos los grupos estarn visibles al momento de realizar la bsqueda.

Imagen 1-13: Panel de navega

Imagen 1-14: Barra de Bsqueda


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Conociendo Access2010

ACTIVIDAD

1. Inicia MS Access2010

2. Da clic en Ficha Archivo/Abrir y localiza la base de datos Escuela creada en la actividadanterior y da clic en abrir.

3. Escribe cules son los grupos que hay dentro de las siguientes fichas:

Ficha Crear

Ficha Datos externos

Ficha Inicio

4. Sin la ayuda del ratn y utilizando las teclas de acceso rpido, escribe cules son lascombinaciones de teclas para seleccionar los siguientes botones:

Cambiar de fuente o tipo de letra (Ficha Inicio/Formato de texto/Fuente)

Abrir el Editor de Visual Basic (Ficha Herramientas de base de datos/Macro/VIsual Basic)

Agregar un registro (Ficha Inicio/Registros/Nuevo)

Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y cdigo.

Importar y vinvular, Exportar y Recopilar datos

Vistas, Portapapeles, Ordenar y ltrar, Registros, Buscar, Ventana y Formato de texto

Alt>O>FF

Alt>M>4 Alt+F11

Alt>O>J Ctrl ++


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Manejo gene

Exportar en PDF (Ficha Datos externos/Exportar/PDF o XPS)

Guardar un registro (Ficha Inicio/Registros/Guardar)

5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido. Agrega los comandos: Guard

como, Cerrar ySalir. Usando la opcin Ms comandos, ordnalos de manera que quedcomo en la siguiente lista:

Guardar Guardar como Deshacer Repetir

Cerrar Salir

6. Selecciona Ficha Crear/Tablas/Tablay escribe los nombres de las fichas y los grupos cada ficha que aparecen en la ficha contextual Herramientas de Tabla:

7. Despus de que el profesor haya revisado la actividad, regresa la barra de herramientasacceso rpido a su estado original, dejndola slo con los comandos: Guardar, Deshay Repetir.

Alt>O>G>1 Mays+Entrar

Alt>X>F

Ficha: CamposGrupos: Vistas, Agregar y eliminar, Propiedades, Formato y Validadcin de camp

Ficha:TablaGrupos: Propiedades, Eventos anteriores, Eventos posteriores, Macros con nomby Relaciones


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Qu aprendiste?

TEMA A: A identificar los principales objetos que componen a una Base de Datos,reconociendo el concepto de tabla al recopilar datos en papel.

TEMA B: A reconocer los diferentes tipos de datos que se pueden incluir en una base dedatos en Access2010, estudiando el uso particular de cada tipo de datos.

TEMA C: A listar los elementos que componen el espacio de trabajo de Access 2010 alinteractuar con la interfase realizando configuraciones personales a distintoselementos que lo componen.

1. Define qu es una base de datos:

2. Describe para qu se emplan las tablas en un sistema de base de datos

3. Escribe el nombre correcto del componente del espacio de trabajo:

Es la barra personalizable que contiene los comandos de uso frecuente:

Este permite tener organizados en catergoras y grupos los objetos de la base de datos:

Contiene los comandos de la aplicacin agrupados en fichas:

EVALUACIN

La reunin de informacin referente a un mismo tema o propsito

Barra de herramientas de acceso rpido

Panel de navegacin

Cinta de opciones

El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios pararecopilar la informacin. Empleando un campo para cada tipo de informacinque se desea guardar y posteriormente analizar.


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A Disear y crear tablas por diferentes mtodos e introducir datos en ellas.

B Modificar el diseo de una tabla.


Unidad 02 Tablas


La base de datos puede contener muchas tablas,cada una de ellas con informacin sobre un temadiferente. Cada tabla, a su vez, puede contenermuchos campos de diferentes tipos, como texto,nmeros, fechas e imgenes.


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Clave Principal

Es un campo que identifica de maneranica a cada registro. Por ejemplo, si asignas un nmerode matrcula a cada alumno en una tabla, entonces el campo para el nmero de matrculodebe ser la clave principal.En este ejemplo, al asignar una clave principal te aseguras queno existirn dos alumnos con el mismo nmero de matrcula, as evitars que los usuariosintroduzcan en este campo datos duplicados.

Es importante seleccionar el campo ms adecuado para que sea la clave principalde cadatabla. No todas las tablas tienen clave principal,pero si en una tabla es importante que noexistan datos duplicados, entonces hay que definir una clave principal.

TEMAA Tablas

La parte medular de cualquier base de datos es la tabla. Una base de datos puede contener unao ms tablas, que es donde estar toda la informacin.

Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en filas y columnas,muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se le llama Vista Hoja de datos.

En la Vista Hoja de datoscada columna (vertical) representa un campo y cada fila (horizontal),un registro. Los campos son categoras de informacin relacionadas con un registro. Losregistrosson colecciones de campos relacionados con un tema o propsito especfico.

En la figura de la siguiente pgina, que muestra una tabla de datos de pases, los campos sonel nombre del pas, su capital, su idioma y su poblacin. El conjunto de datos de un mismo pas

es un registro.

VIDEO Partes de una tabla

VIDEO Clave principal


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Tab

Imagen 2-1: Vista Diseo de Tabla

Crear tablas en Access

La mejor forma de crear una tabla es usando Ficha Crear/Tablas/Diseo de tabla. EnVista Diseo, es necesario asignarle nombre a cada uno de los campos que se van a creaespecificar el tipo de datos de cada uno de los campos.

En la seccin inferior de la Vista Diseoestn las propiedades del campo. Cada tipo de datiene diferentes propiedades, como la longitud del campo, el formato del nmero, y si sobligatorio que el usuario llene el campo (requerido).

Para definir la clave principal, selecciona Herramientas de tabla/Diseo/Herramientas/Claprincipalo haz un clic derecho sobre el campo que no debe contener datos repetidos y men contextual selecciona Clave principal.

Al terminar de introducir los campos y tipos de datos, es necesario guardar el diseo detabla. Lo ms sencillo es cerrar la ventana de diseo y guardar los cambios, dando a la taun nombre.

Tipo de datos:Determina el tipo de dato quepuede contener cada campo.

Campos:Nombres de los camposque formarn la tabla.Clave principal:

Determina un campo queno puede contener datosrepetidos y que identifica

de forma nica a cadaregistro.

Propiedades del campo:Establece los parmetrosque determinan el formatoy comportamiento delcampo seleccionado en laseccin superior.


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Imagen 2-2: Vista Hoja de Datos

Hoja de datosRegistro actual

Ir al primer registroIr al registro anterior

Agregar un nuevo registro

Nmero de registro actual yNmero total de registros

Ir al registro siguienteIr al ltimo registro

Introducir datos en una tabla

La introduccin de datos se puede hacer directamente en la Hoja de datos, haciendo doble clicsobre la tabla que se desea editar, en el Panel de Navegacin. En la parte inferior izquierda dela Vista Hoja de datosestn los controles de navegacin, que permiten recorrer los registros oiniciar un nuevo registro.

Si deseas cambiar el diseo de la tabla (agregar, eliminar o modificar campos), utiliza la VistaDiseo. No confundas el diseo de la tabla (Vista Diseo) con los datos que se introducen enla tabla (Vista Hoja de Datos).

En una tabla, la informacin que se introduce o se modifica en la Hoja de Datos, se guardaautomticamente tan pronto como el cursor sale del campo. Sin embargo, si lo que cambia es

el diseo de la tabla, es necesario guardar los cambios antes de salir del programa.


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Tab

1. Inicia Accessy abre el archivo Agregando Informacin.accdblocalizado en los RecursDigitales.

2. Probablemente al abrir el archivo en Accessse activar una Advertencia de seguridad. Siel caso haz clic en Habilitar contenido.

3. En el Panel de Navegacinse muestra la tabla pases, abrela haciendo doble clic sobre eReemplaza el nombre de la capital de Puerto Rico por San Juan.

4. Agrega un nuevo registrocon los datos de los Estados Unidos de Norte Amrica.

5. Completa el campodel idioma en el registro que corresponde a El Salvador.

6. Cierrala tabla pasesy cierra la base de datos.

7. Recuerda la ubicacin de la base de datos, pues la usars en siguientes actividades.

Agregando informacin

PROYECTO

1. Utiliza la siguiente tabla para decidir los campos y los tipos de datos necesarios para creuna tabla destinada a almacenar informacin de universidades. El primer campo serclave de la universidad, que es del tipo Autonumrico. Disea otros 7 campos.

Diseando una tabla

PROYECTO

Nombre del campo Tipo de dato

Clave Autonumrico


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2. Inicia en Accessuna nueva Base de datos en blanco, guardndola en la ubicacin que tuprofesor indique, con el nombreDiseando.accdb.

3. De forma predeterminada Access crear una tabla en blanco y mostrara la Vista Hoja deDatos.

4. Cambia a la Vista diseo de la tabla, utilizando el comando Herramientas de Tabla/Diseo/Vistas/Ver/Vista Diseo, asignandole el nombre Universidades a la tabla e introduce losnombres de los campos y elige los tipos de datos de cada uno de ellos. La Descripcin decada campo es opcional.

5. En la parte inferior de la ventana de diseo establece el Tamao del campo, y si el camposer obligatorio (Requerido) o no.

6. Coloca el cursor sobre el primer campo que corresponde a la clave de cada universidad. Hazun clic derecho sobre este campo y del men contextual elige Clave principal.

7. Cierra la Vista diseo, guardando los cambios realizados a la tabla Universidades.

8. Observa que la tabla aparece como objeto en el Panel de Navegacin.

9. Abre la tabla que acabas de crear haciendo doble clic sobre el icono que la representa enel Panel de Navegacin.

10. Introduce al menos 10 registros completos. Observa como los tipos de datos que elegistepara cada campo limitan las entradas. Por ejemplo, no es posible introducir textos en uncampo numrico. La informacin que introduzcas debe ser correcta para que la base dedatos te sea til. Si te falta algn dato trata de investigarlo y si no lo encuentras inventa undato temporalmente, mientras obtienes la informacin real.

11. Cierra la base de datos. Utilizars el archivo en prximos proyectos.

Modificar el diseo de una tabla

En cualquier momento, es posible cambiar el diseo de una tabla existente, para agregar oeliminar campos, cambiarlos de orden o cambiar la clave principal.

Para modificar el diseo de una tabla selecciona la tabla en el Panel de Navegacin, haz clicsecundario y selecciona Vista Diseo del men contextual de la tabla.

No olvides que es necesario guardar los cambios en el diseo de la tabla, si quieres conservarlos.


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Tab

En la Vista Diseopuedes realizar todos los cambios que necesites. Observa la figura:Campo seleccionado.

Propiedades del camposeleccionado.

Determina el tamaomximo que puedentener los datos en estcampo.Determina si, al llenacada registro, se puedejar este campo vac

o si es requerido

Despus de seleccionarun campo, puedesarrastrar este punto paracambiar el orden de loscampos.

Imagen 2-3: Vista Diseo de Tabla

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionanfuncionamiento que llevara el campo en la tabla, dichas caractersticas las identificamos colas propiedades de los campos cada propiedad vara dependiendo del tipo de dato entre cacampo.

a. Tamao del campo: Permite establecer el mnimo o mximo de dimensin del camal ingresar la informacin (caracteres).

b. Formato del campo: Nos permite definir como visualizaremos los datos en pantallac. Mascara de Entrada: Permitir que controlemos la informacin que se debe ingre

en el campo Ej. Definir los dgitos de un nmero telefnicod. Valor predeterminado: Esta propiedad nos permite guardar automticamente un va

en el campo.e. Reglas de validacin: Permite controlar exactamente qu datos se deben de ingre

bajo un criterio previamente definido. Ej. >(MAYOR QUE)100 Y


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1. En el proyecto Diseando tablas,creaste la base de datos Diseando.accdb.brela si no loest. Si no has realizado el proyecto, es necesario realizarlo antes de continuar.

2. Guarda el archivo con el nombre Modificando.accdben la ubicacin que indique tu profesor.

3. En el Panel de Navegacinlocaliza la tabla Universidadesy seleccinala, pero sin abrirla.

4. Haz un clic derecho sobre el icono de la tabla Universidades y del men contextualselecciona Vista Diseo.

5. Reorganiza los campos para que la Clavesea el ltimo campo.

6. Agrega como primera fila un campo que se llame Visitada, del tipo S/No.

7. Agrega como segunda fila un campo que se llame Me_interesa, del tipo S/No.

Otras formas de crear tablas

En el grupo Tablasde la ficha Crear, hay tres opciones o mtodos para crear una nueva tabla.Hasta ahora hemos utilizado el mtodo Vista Diseo, por ser el ms completo, pero puedescrear una tabla con alguno de los otros mtodos y despus realizar ajustes menores en la VistaDiseode la tabla. Los mtodos para crear una tabla son:

Vista Diseo: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud lascaractersticas de los campos. La tabla se crea especificando sus parmetros en la VistaDiseo.

Listas de SharePoint:consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desdeel que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con

acceso al mismo sitio.

Tabla: Abre directamente la Vista Hoja de Datos de una nueva tabla vaca en la cual puedesintroducir informacin de inmediato. En este tipo de tablas, despus es necesario usar laVista Diseopara renombrar los campos, cambiar el tipo de datos y propiedades, y hacerms ajustes.

Modificando tablas

PROYECTO


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Tab

Imagen 2-4: Cuadro de dilogo: Buscar y reemplazar

Analiza con atencin las fichas BuscaryReemplazar, para descubrir la funcin de cada ude las opciones.

En este espacio escribesel dato o palabra quequieres localizar.

Buscar: Permite buscar entodos los registros, o slo los

que estn arriba a abajo delregistro actual.

Coincidir: Elige si deseasencontrar coincidenciasparciales o idnticas

Buscar en:Puedes elegirbuscar slo en el campoactivo, o en toda la tabla.

Aqu escribes el dato opalabra con que quieressustituirlo.

Importar y exportar datos

Una ventaja que ofrece Accesses permitirnos recuperar la informacin almacenada en ubase de datos para trabajar con la misma informacin en otra base de datos con la facilidque nos da un asistente que nos lleva paso a paso para lograr esta accin.

Importar de Excelo Access:Para utilizar objetos que integran una base de datos comson: tablas, debemos trabajar con la ficha Datos externos/Importar y vincular/Accesslos archivos de origen provienen de una base de datos creada en Access o ficha Datexternos/Importar y vincular/Excelsi los datos provienen de una base de datos originaen Excel. Una vez seleccionado el comando adecuado para el tipo de datos de origen,dar clic en la opcin deseada comenzar un asistente que te guiar paso a paso para podrealizar el proceso de importacin.

VIDEO Buscar yreemplazar

VIDEO Importar datos


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Ordenar registros

Los registros en una tabla pueden ordenarse de acuerdo a algn campo, en forma ascendenteo en forma descendente.

Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podra ordenarsealfabticamente de acuerdo al apellido del alumno, de mayor a menor promedio, de menos ams faltas acumuladas, etc.

Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas (campos),selecciona uno de los elementos de la columna en cuestin y utiliza el comandoInicio/Ordenary filtrar/Ascendente , o bien el comando Inicio/Ordenar y Filtrar/Descendente

.

Exportar Datos: Con los comandos localizados en el grupo Exportar de la ficha DatosExternos, es posible guardar la informacin almacenada en una base de datos en un archivocompatible con otra aplicacin, como pueden ser Wordo Excele incluso guardarla comoPDF, seleccionando el objeto en el Panel de Navegacin y el formato correspodiente.

VIDEO Exportar datos

Filtros

Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar con parte de lainformacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizando un filtro. Al filtrar unatabla abierta, parte de los registros se ocultan y se muestran slo los que cumplen con algncriterio que se defina. Existen varios tipos de filtros y se encuentran en el grupo Ordenar y filtrarde la ficha Inicio:

Filtro: se emplea para filtrar por un intervalo de valores o por valores especficos. La lista defiltros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.

Seleccin: Permite filtrar todas las filas de una tabla, mostrando slo aquellos registrosque coincidan con la opcin seleccionada del men emergente y el contenido del camposeleccionado al aplicar el filtro. Las combinaciones posibles son: Que coincida o no con laseleccin y que la seleccin est incluida o no en los campos filtrados.


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Tab

Imagen 2-6: Filtro por formulario

Imagen 2-5: Filtro Avanzado/Ordenar

Introduce el criteriode filtrado para estecampo.

Selecciona del men

colgante el campoque quieres filtrar.

Tabla que se quiere filtrar.

Men colgante queaparece al aplicar el filtro

Avanzadas/Filtros por formulario:Muestra en los encabezados de cada columna un mecolgante, que contiene los valores de los datos de la columna. De este men se pueseleccionar un valor, para mostrar solamente aquellos registros que coincidan con el vaelegido. Despus de seleccionarlos y elegir sus opciones, todos los filtros se deben apliccon el comando Inicio/Ordenar y Filtra/Avanzadas/Aplicar Filtro u Ordenar.

Avanzadas/Filtro avanzado/ Ordenar: Permite especificar los parmetros del filtproporcionando un mayor control sobre los registros que se desean mostrar. Al seleccion

este filtro, aparece una caja de dilogo que permite especificar un criterio para filtrar crespecto a uno o ms campos.

Valores que contiene el

campo seleccionado.elige un valor paramostrar slo los registrosque coincidan con esevalor.


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Qu aprendiste?

TEMA A: A reconocer las tablas como los nicos objetos en la base de datos que contieneninformacin.

TEMA B: A reconocer las ventajas de los mtodos de bsqueda, ordenacin y Filtrado deuna Base de Datos, comparado con los mtodos que se usaban antes de lascomputadoras, por ejemplo, en una biblioteca, lista de alumnos o en el inventariode un negocio.

1. Define qu es una tabla de Access:

2. Describe qu es Clave principal y para qu se emplea:

3. De qu formas se pueden ordenar los registros de una tabla?

4. Define el concepto Filtro de Access:

EVALUACIN

Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en lasy columnas, muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se lellama Vista Hoja de datos.

Es un campo que identica de manera nica a cada registro y no todas las tablastienen clave principal. Pero si en una tabla es importante que no existan datosduplicados, entonces hay que denir una clave principal.

Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar conparte de la informacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizan-do un ltro.

Ascendente y descendente


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A El alumno ser capaz de conocer los conceptos de consulta y sus tipos,adems de crear y ejecutar las mismas.

B Generar consultas por condiciones aplicadas a multitabla.

C El alumno podr ser capaz de realizar los diferentes tipos de consultasde accin y ejecutarlas.


Unidad 03 Consultas


Las consultas de seleccin nos permiten seleccionarun conjunto de datos, mientras que con las consultasde accin podemos adems operar sobre los datosseleccionados.


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Aplicar una consulta es como realizar una pregunta especfica a una o varias tablas. La basede datos de una biblioteca, contiene miles de registros de libros. Una consulta sera comopreguntar: Cules son los libros del ao 2001? o qu libros escribi el autor Rodrguez? oqu libros de la editorial Prolibro tienen ms de 20 aos y son de Matemticas?

Las consultas son objetos de la Base de datos, que se guardan con el archivo, al igual que lastablas. Por lo tanto, las consultas cuentan con su propio grupo en la ficha Crear. Similarmentea las tablas, hay dos mtodos para crear una consulta:

Diseo de Consulta: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud loscampos a consultar, los criterios de consulta y otros detalles.

Asistente para consultas: Presenta una serie de cuadros de dilogo con opcionespredeterminadas, que pueden ayudarte a crear consultas rpidas. Al finalizar el Asistente secrea una consulta genrica y sus parmetros se pueden ajustar despus en la Vista Diseo.

El diseo de la consulta se guarda con un nombre para ayudara a localizarlo en el grupoConsultas del Panel de Navegacin. Para aplicar o ejecutar la consulta, basta abrirla. Losresultados de la consulta aparecen en otra tabla especial, llamada dynaset, muy similar a laVista Hoja de datos de la tabla.

TEMAA Consultas

Tipos de consultas

Las consultas se encuentran divididas por tipos que son:

a. Consulta de seleccin: Este tipo de consultas permiten extraer datos especficos deuna o ms tablas, para mostrar los registros en una tabla lgica, que se generara cadaque se realice la consulta Nota: Se dice lgica por qu no est creada como objeto ennuestra base de datos, si no que se genera para mostrar los datos solicitados.

b. Consulta de Accin: Son las consultas que realizan modificaciones a varios registrosen una sola ejecucin de la consulta como pueden ser:

Eliminar registros Actualizar registros Crear nuevas tablas

c. Consulta de parmetros: Son aquellas cuyas condiciones de bsqueda se definenmediante valores que son constantes, es decir, no sern cambiados una vezestablecidos en la consulta.


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Consul

Imagen 3-1: Vista Diseo de Consulta

Tablas.

Campos quedebe mostrar laconsulta.

Criterio que debecumplir el campoen la consulta.

Criterio:No es indispensable especificar criterios, pero si deseas que la consultamuestre slo los registros que cumplan con alguna condicin, introduce aqu lao las condiciones.

Puedes incluir operadores de comparacin como los signos de mayor que,menor que o diferente.

Es posible tambinestablecer ms de uncriterio para un mismocampo, utilizando losrenglones que siguen rengln del criterio.

Seccin superior:Muestra las tablasinvolucradas en laconsulta.

Seccin inferior:Muestra los detallesde la consulta.

Crear una consulta en Vista Diseo

La ventana de diseo de una consulta se divide en dos secciones. En la parte superior muestran las tablas que se desean consultar. Puedes realizar una consulta de ms de una taa la vez. Si la tabla que necesitas en tu consulta no est en esta seccin, puedes seleccionacon Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Configuracin de consultas/Mostrar tablaen esta seccin hay una tabla que no vas a utilizar en la consulta, es conveniente quitaseleccionando la opcin Quitar tabla,del men emergente que aparece al hacer clic derecsobre la tabla en cuestin.

En la parte inferior de la ventana de diseo se debe utilizar una columna por cada campo qse quiera incluir en la consulta. Slo los campos que se especifiquen aparecern cuando aplique la consulta. Si deseas incluir todos los campos, puede seleccionar la opcin * .

Lo ms importante de la consulta es especificar un criterio para uno o ms campos. Al ejecula consulta, slo se mostrarn los registros que cumplan con el criterio establecido en cacampo. Opcionalmente puedes elegir un orden para que los registros aparezcan en formascendente o descendente al ejecutar la consulta.

d. Consulta SQL: Nos permite crear consultas bajo un lenguaje de estructura de consul(Structured Query Language).


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Consul

Imagen 3-6: Valor del parmetro

Imagen 3-7: Nombre de la variable

En las consultas abiertas se utiliza una variable como criterio de consulta. De este modo,momento de ejecutar la consulta el programa pregunta, en una ventana, por el valor devariable antes de mostrar los resultados.

Consultas cerradas y abiertas

Una consulta cerrada es aquella en la que los criterios que se establecen son fijos. Por ejempsi en la base de datos de Biblioteca se quieren consultar todos los libros del ao 1997, entoncel criterio a consultar para el campo Ao, es 1997. Siempre que se ejecute esta consuresultarn todos los registros que cumplan con el criterio establecido, es decir todos aquellibros que tengan el valor 1997 en el campo Ao.

Imagen 3-5: Consultas cerradas y abietas

En la base de datos de la Biblioteca, por ejemplo, se puede establecer la variable [X] cocriterio a consultar para el campo Ao. Siempre que se ejecute esta consulta, una ventapreguntar el valor de X, y resultarn todos los registros que cumplan con el criterio establecies decir todos aquellos libros que tengan el valor que se le de a [X] en el campo Ao.

El nombre de la variable puede ser cualquiera, pero se debe poner entre corchetes cuadrad


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TEMAB Trabajando con consultas

Al trabajar con las consultas en la Vista Diseo es posible cambiar el orden en el que semuestran los campos. Para cambiar el orden de los campos una vez insertados en la cuadriculade diseo de la consulta realizars los siguientes pasos:

a. Clic sobre la cabecera de la columna del campo que deseas mover y lo arrastras hastallegar a su nueva ubicacin y soltamos el ratn .

b. Una vez seleccionada la columna del campo, debes hacer clic sostenido sobre lacolumna y desplazarla hasta su nueva posicin. Mientras desplazas la columna asu nueva posicin puedes ver que aparece una lnea de color negro, est indica laposicin que tomar el campo.

Campos calculados

Un campo calculado es aquel que crea utilizando una expresin o funcin para obtener comoresultado determinada informacin, por ejemplo, en una tienda un cliente compra determinadonmero de artculos y queremos conocer cunto es lo que debe pagar nuestro cliente. Podemoscrear un campo calculado. Para crearlo debemos:

a. En Campo, se establecer el nombrepara el campo seguido de dos punto. EjemploTotal:

b. Debes escribir entre corchetes los campos que integraran el clculo, separados por eloperador aritmtico correspondiente:

Suma + Resta - Multiplicacin * Divisin /

Por ejemplo, requieres mostrar el Total de la venta de varios productos, en la Tabla debenaparecer los campos Precio.Unitarioy Cantidad, quedando el campo resultado de la siguienteforma Total:[Precio.Unitario]*[Cantidad].

VIDEO Consultas con campos calculados


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Consul

Consultas con parmetros

En ocasiones se requiere utilizar en una consulta un valor desconocido y se requiere intervencin del usuario para introducirlo cuando se ejecute la consulta. Esta tarea se puerealizar empleando consultas con parmetros. Cuando utilizamos un nombre de campoqno est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetroy cuandoejecuta la consulta nos pide determinar el valor del parmetromediante un cuadro de diloPara crear la consulta por parmetros:

a. Utiliza Crear/Consultas/Diseo de consulta, selecciona la tabla para la consulta encuadro de dilogo Mostrar tablay cierra el cuadro de dilogo.

b. Debes definir el parmetro mediante Herramientas de consulta/Mostrar u ocult

Parmetros. El cuadro de dilogo Parmetros de consulta, almacena los parmetespecificando el Tipo de datospara cada parmetro. En la fila Parmetro escribe texto que solicite al usuario introducir un dato especfico. Por ejemplo, Introduzcaidioma, sin comillas y especifica el tipo de dato, en este caso Texto.

c. Agrega los campos que contendra la consulta.

d. En el campo que servir como pivote para realizar la consulta, en la fila criterios, escrel signo igual =, abre corchetes [ y escribe el texto del parmetro Introduzel idioma, como puedes apreciar, al ir escribiendo Access mostrar en un me

emergente con el parmetro puedes dar clic sobre ste para asignarlo.e. Guarda la consulta y ejectala. Te aparecer un cuadro de dilogo solicitando introdu

la variable.

Consultas condiciones

Este tipo de consultas nos permite establecer criterios para realizar una bsqueda de informacms especializada sobre los registros almacenados en nuestras tablas. Para poder realizar etipo de bsqueda debemos tener en cuenta algunas recomendaciones como son:

a. Para indicar varias condiciones utilizamos los operadores o e y

b. Los operadores que utilizas para las condiciones son:

Igual que = Distinto de Menor que Menor o igual =


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Las consultas multitabla

Hasta ahora hemos creado consultas de una sola tabla, pero qu pasa cuando deseamosobtener informacin de dos o ms tablas?, para ello tenemos las consultas multitablas.

VIDEO Consultas multitabla

Generar una consulta con Vista Diseo

PROYECTO

1. Abre en Access la Base de datos Compu_Monitores.accdb que se encuentra en losRecursos Digitales.

2. Utilizando el comando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, genera una nuevaconsulta que desplegar los pedidos ordenados por zonas.

3. En el cuadro de dilogo Mostrar Tabla, selecciona todas las tablas de la Base de datos:

Clientes, Pedidos, Productos yZonas. Luego cierra el cuadro de dilogo.4. Realiza las siguientes tareas:

En la primera columna arrastra Descripcin de la tabla Zonasa la fila de campoyselecciona en el campo ordenla opcin Ascendente.

En la segunda columna arrastra el campo Nombrede la tabla Clientesy modifica elordena Ascendente.

En la tercera columna arrastra el campo Descripcinde la tabla Productos En la cuarta columna arrastra el campo Cantidadde la tabla Pedidos. En la quinta columna en la fila Campo escribe Importe:[Cantidad]*[Precio], esto le

asignar el nombre Importeal campo y ejecutar la frmula que calcular el importe.

5. Con el comando Herramientas de consultas/Diseo/Resultados/Ejecutarcomprueba quela consulta funciona. Guardala Consultacon el nombre Mis_Pedidos utilizando Archivo/Guardar objeto como.

6. Cierra Accessy guarda los cambios.


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Consul

Consulta por parmetros

PROYECTO

1. Abre en Access la base de datos Productos.accdb que se encuentra en los RecursDigitales. La base de datos la integra una tabla llamada Productosla cual es una lista productos que adquiri un cliente.

2. Utiliza el comandoFicha Crear/Consultas/Diseo de consultas, selecciona la tablaProducen el cuadro de dilogo Mostrar tabla, agrgala y luego cierra el cuadro de dilogo pcrear una consulta que te permita obtener el Subtotalde la compra de artculos, es decirconsulta debe mostrar el precio unitario multiplicado por la cantidad de artculos adquirid

3. Ejecuta la consulta para comprobar que funciona y guardala con el nombre Compras.

4. Abre nuevamente la consulta Compras, gurdala con el nombre Total utilizando FicArchivo/Guardar objeto como.

5. En la Vista Formulario, utiliza el comando Herramientas de consultas/Diseo/Mostraocultar/Totales, en la fila Total, selecciona la opcin correspondiente que te permita obteel total de la compra y ese campo nombralo Total a Pagar.

6. Ejecuta la consulta y escribe a continuacin el Total a Pagar:7. Crea una consulta por parmetros con el nombre Marcala cual te permita:

Ingresar el nombre de la marca que deseas ver. El mensaje debe ser: Ingresa la marca deseada.

8. Ejecuta la consulta y contesta:

a. Si ingresas la marca Pantenequ artculos se muestran:

b. Si ingresas la marca Colgatequ artculos se muestran:

$880.00


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TEMAC Consultas de accin

Las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una sola ejecucin comopueden ser:

Eliminar registros Actualizar registros Crear nuevas tablas

Consultas de actualizacin

Este tipo de consultas te permitirn realizar cambios generales a un conjunto de registros deuna o ms tablas.

a. Para crear este tipo de consultas da clic en Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta.

b. En el cuadro de dilogo selecciona la tabla sobre la cual se cambiaran los registros.

c. Ahora haz clic en Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/Actualizar observa como la cuadrcula de diseo cambia al momento de dar clic en elcomando.

d.Ahora en la fila de la cuadrcula de diseo que dice Actualizar, debes escribir el nuevodato que deseas que reemplace al registro existente.

e. Despus, en la fila de la cuadricula de diseo llamada Criterios, escribe el registroque deseas que se cambie. Ej. Nuevo registro +Libros y reemplaza al registroProlibro,tambin aplican los criterios de parmetros.

Imagen 3-8: Consulta de Actualizacin

f. Al ejecutar la consulta aparecer un cuadro de dilogo que solicita confirmar la accin.Haz clic en Siy se realizarn los cambios correspondientes.

VIDEO Consultas de actualizacin


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Consultas de creacin de tabla

Este tipo de consultas tiene como finalidad:

Generar una tabla que tenga registros antiguos y dejar en las tablas nuevasregistros actualizados

Crear copias de los registros de varias tablas por si por error se eliminan Generar una tabla con registros de varias tablas.

Para crear una consultad e creacin de tabla debemos realizar los siguientes pasos:

a. Selecciona Ficha Crear/Otros/Diseo de consulta.

b. En el cuadro de dialogo que aparece selecciona la tabla o las tablas sobre las cualescrears la nueva tabla.

c. Ahora en Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/Crear tablaobserva que te apareci el cuadro de dialogo Crear tabla.

d. Ingresa el nombre para la nueva tabla.

e. Selecciona los campos de la tabla o tablas que integraran a la nueva activando lacasilla Mostrarde cada campo que desars agregar.

Imagen 3-10: Consulta de creacin de tabla

VIDEO Consultas de creacin de tabla


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Consul

1. Abre en Accessel archivo Creando Consultas.accdbque se encuentra en los RecursDigitales.

2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, esto iniciarcuadro de dilogo Mostrar tabla.

3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Librosy haz clic en agregar. Cierra el cuadro de dilohaciendo clic en el botn Cerrar.

4. En la seccin inferior, en el men colgante que corresponde al primer campo, seleccioAutor. En el segundo campo, selecciona Ttulo del libro, en el tercer campo, seleccioEditorialy en el cuarto campo, seleccionaAo.

Creando consultas

PROYECTO

Imagen 3-11: Consulta de seleccin

5. Como Criteriodel campo Editorial, teclea el texto PROLIBRO (entre comillas). Revisa queConsultaest como muestra la imagen.

6. Cierra la ventana de diseo y guarda la consulta con el nombreLibros de editorial ProlibVers que la consulta aparece como un objeto de la base de datos dentro del Panel Navegacinen el grupo Consultas.

7. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa y observa comuestra nicamente los libros de PROLIBRO, y slo los campos que se eligieron al disela consulta.


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8. Inicia una nueva consulta con la opcin Diseo de consulta.

9. En la ventana de Consulta agrega los Campos Editorial,Aoy Tema general.

10. Como Criteriodel campo Editorial, teclea el texto PROLIBRO. Como Criteriodel campoAoteclea la expresin >1980 Y


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Consul

3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Librosy haz clic en agregar. Cierra el cuadro de dilohaciendo clic en el botn Cerrar.

4. Agrega a la consulta los campos Editorial, Ao, Temageneraly Ttulo.

5. Como Criterio del campo Ao, teclea la variable[QueAo](as entre corchetes).

6. Cierra la consulta y gurdala con el nombre Libros porao.

7. Ejecuta la consulta. Una ventana te preguntar el valor

de la variable. Teclea el valor 2000 y resultar una listade todos los libros editados en ese ao. Prueba variasveces, dando diferentes valores de ao.

8. De forma anloga crea las siguientes nuevas consultas abiertas:

a. Consulta por editorial, que muestre adems el autor, ttulo del libro y tema.

b. Consulta por tema, que muestre tambin el ttulo del libro y autor.

c. Consulta por autor, que muestre slo el ttulo del libro, autor y editorial.d. Consulta por ttulo del libro, que muestre slo el ttulo del libro, autor y editorial.

9. Al finalizar, debes tener 5 consultas en el Panel de Navegacin. Cada consulta detener un nombre que permita su identificacin y describa su funcin, por ejemplo, Libpor Editorial. Recuerda que debes seleccionar Todos los objetos de Access en el meemergente del Panel de Navegacin, para que se muestren todos los objetos que integrla base de datos.

Imagen 3-12: Consulta abierta

Imagen 3-13: Variable


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1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tienda.accdb.

2. Crea una tabla con los siguientes campos:

producto proveedor precio de compra

precio de venta

novedad (del tipo s/no) fecha de recepcin peso categora

3. Llena 20 registros completos. En el campo novedad, simplemente determina si el productoes o no nuevo. En el campo categora, inroduce slo los valores juguetes, alimentos, ropa,ferretera y electrnicos.

4. Abre la tabla y ordnala por categora.

5. Aplica a la tabla un filtro por formulario y prubalo.

6. Crea una consulta cerradaque liste todos los productos recibidos en este ao.

7. Crea una consulta cerradaque liste todos los productos de la categora Juguetes que sevenden en menos de $200.00.

8. Crea una consulta cerradaque muestre las novedades.

9. Crea una consulta abiertapara que el usuario pueda buscar un producto escribiendo elnombre del proveedor.

10. Crea una consulta abierta para que el usuario pueda buscar un producto escribiendo lacategora.

Control de un almacn

PROYECTO


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Consul

Consultas con el asistente

PROYECTO

1. Abre en Accessla Base de datos Colegio.accdbque se encuentra en los Recursos Digital

2. Crea una nueva consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Asistente para consultas, pque muestre los siguientes campos de la tabla Generales:

Nmero de Matrcula Nombre Apellido Paterno

Apellido Materno Grupo

3. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, selecciona Asistente para consultas sencillahaz clic en Aceptar.

4. Utilizando los controles del cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas, despladel panel Campos disponibles los campos requeridos para la consulta y presiona Siguien

Imagen 3-14: Cuadro de dilogo: Asistente para consultas sencillas

5. Asigna el ttuloAlumnos y grupo a la consulta, presiona Finalizar y observa el resultado.

6. Guarda tu trabajo y cierra la base de datos.


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Qu aprendiste?

TEMA A: Que existen varios tipos de consultas y es ms sencillo la elaboracin de la consultaa travs del Asistente.

TEMA B: Que las consultas de parmetros permite establecer criterios para realizar labsqueda de informacin ms especialida sobre los registros.

TEMA C: Que las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una solaejecucin.

EVALUACIN

Recordando Bases de Datos. Selecciona la respuesta que mejor corresponda a cada pregunta:

1. En una base de datos, la informacin se encuentra:

a. En tablasb. En tablas y consultasc. En tablas e Informes

2. Agrupa a todos los objetos de una base de datos:a. Ficha Crearb. Panel de nevedacinc. Ficha Diseo

3. Los sistemas DBMS surgen con la aparicin de la computadora:

a. Verdaderob. Falso

4. Para cada caso, anota el tipo de dato ms adecuado para almacenar:

a. El precio de una computadorab. La edad de un alumnoc. Si alguien tiene novia o nod. La direccin WEB de una escuelae. Una fotografa

MonedaNemrico

Si / NoHipervnculo

Objeto OLE


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A Crear un formulario con el asistente.

B Configuar y modificar un formulario en la Vista Diseo.

C Crear informes con el asistente y utilizar la Vista Diseo para modificarlos.


Unidad 04 Formularios eInformes


Los formularios permiten introducir o editar los datos en una ovarias tablas de manera personalizada.

Los informes presentan los registrados de la base de datos, demanera visual.

Los formularios e informes se pueden disear mediante el uso delasistente para informes.


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Formularios e Informes

Los formularios y los informes son objetos de la base de datos que no contienen informacin.Solamente pueden mostrar la informacin contenida en una tabla o resultante de una consulta.Esto quiere decir que, si los datos de la tabla cambian, la informacin de los formularios y losinformes se actualiza automticamente.

Los formularios son pantallas de captura o de consulta a las que se les puede dar un diseoagradable, para mejorar la presentacin de los registros.

Los informes son reportes impresos de la informacin, que pueden presentar los datosorganizados para su fcil comprensin.

Formularios

Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fcilmentela informacin. Un formulario puede incluir slo algunos o todos los campos de una tabla, conespacios apropiados para la introduccin de datos. El formulario puede resaltarse con colores,lneas e imgenes. Tambin es posible usar un solo formulario para introducir datos en variastablas.

Desde la Ficha Crear/Formularios, existen varias maneras de crear un nuevo formulario, las

ms comunes son las siguientes: Diseo del formulario: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud

todos los detalles del formulario.

Asistente para formularios: Presenta una serie de cajas de dilogo con opcionespredeterminadas, que pueden ayudarte a crear formularios rpidos. Al finalizar el Asistentese puede ajustar el formulario en la Vista Diseo.

Crear un formulario utilizando la Vista Diseo puede ser una tarea compleja cuando no estsfamiliarizado con el lenguaje de las bases de datos. Por esta razn, en este texto utilizaremos elAsistentepara crear los formularios, y la Vista Diseoslo para ajustar detalles.

El formulario tiene los mismos controles de desplazamiento que tiene la Vista Hoja de datosdeuna tabla, para pasar de un registro a otro y agregar un nuevo registro. Los datos que agregueso modifiques en el formulario, en realidad estn cambiando en la tabla de la que provienen,ya que el formulario es slo una pantalla de visualizacin de la informacin contenida en lastablas.

TEMAA Formularios


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Formularios e Inform

Paso 1. En la primera caja de dilogo delAsistente, se seleccionan los campos que se vana incluir en el formulario. Puedes seleccionarcampos de una o ms tablas o consultas.

Imagen 4-1: Asistente para formulario: Paso

Imagen 4-2: Asistente para formulario: Paso 2

Paso 2. Aqu se elige alguna de las distribucionpredeterminadas para los campos del formula

Paso 3. Se le da un nombre al formulario, quees el nombre con que quedar guardado en elPanel de Navegacin.Aqu puede determinar sideseas que se muestre el formulario al presionarFinalizar o si desas modificar el diseo en laVistaDiseo.

Imagen 4-3: Asistente para formularios: Paso

VIDEO Formulario con el asistente

Modificar datos de un formularioPara que edites datos de un formulario, debes situarte en la Ficha Inicio/Vistas/Vide formulario.Una vez que estas dentro de la vista formulario por medio de la barra desplazamiento de registro, tendrs la facilidad de moverte entre los registros que ya esdentro del formulario y agregar registros sobre el formulario.

1. Primer registro2. Registro anterior3. Registro actual4. Siguiente registro5. ltimo registro6. Nuevo registro

Imagen 4-4: Barra de desplazamiento

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Creando un formulario con el asistente

PROYECTO

1. Abre en Access la base de datos Creando un formulario con el asistente.accdbque seencuentra en los Recursos Digitales.

2. Selecciona el comando Ficha Crear/Formularios/asistente para formulariospara iniciar elasistente.

3. En el primer pasodel asistente selecciona la tabla Librosy pasa todos losCampos disponiblesal espacio Campos seleccionados.

4. En el segundo pasodel asistente elige una distribucin En columnas.

5. En el tercer paso del asistente, nombra tu formulario Captura de Datosy activa la opcinAbrir el formulario para ver o introducir informacin.

6. Al finalizar el asistente el nuevo formulario se abre en una ventana. Utiliza los Controlesdenavegacin para ir al ltimo registro y agrega seis nuevos registros con los datos de los librosque utilizas en la escuela, de manera que existan en total 106 registros.

7. De manera similar, crea cinco nuevos formularios, cambiando en cada uno la distribucin yel orden de los campos, con el objetivo que conozcas las diferentes opciones y puedas elegirlos parmetros ms adecuados para cada necesidad.

8. Revisa que, al final del proyecto, existan seis formularios en el Panel de navegacin.


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TEMAB Diseo de formulario

Crear un nuevo formulario usando el Asistente es un buen punto de partida cuando se descrear despus un formulario ms personalizado. Una vez creado, puedes abrir el formulariosu Vista Diseopara hacer ajustes de todo tipo: desde modificar el color, tamao o fuentelos elementos, hasta agregar campos con frmulas para realizar clculos.El formulario en vista Diseo tiene 5 secciones:

Imagen 4-5: Vista Diseo de formulario

Si alguna de las secciones no est visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da clic derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseode un formulario, y del men contextelige Encabezado o pie de pginay/o Encabezado o pie de formulario.

VIDEO Diseo de formularios

Herramientas de Diseo del Formulario

Al estar editando un formulario, se activa la ficha contextual Herramientas de diseo formulario, la cual en su ficha Diseo se encuentra el grupo Controles. Por ahora, susaremos estas herramientas:

Flecha , Etiqueta , Cuadro de texto , Lnea e Imagen .


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Hoja de Propiedades del formulario

Por medio del panel de propiedadeses posible que cambies caractersticas de un formulario.Si el panel no se encuentra visible, activa con Ficha Herramietnas de diseo de formulario/Diseo/Herramientas/Hoja de propiedades. A continuacin te mencionaremos algunas de las

propiedades que son ms utilizadas para personalizar un formulario: Ttulo: nos permite poner un nombre al formulario en

barra del ttulo

Imagen: Te permitir poner una imagen de fondo enel formulario

Estilo de bordes: Cambia el contorno que define atu formulario

Botones de desplazamiento: Puedes ocultar omostrarlos estos botones para moverte por elformulario

Botones de cerrar, maximizar y minimizar: Que tepermiten ocultarlos o mostrarlos.

Imagen 4-6: Panel propiedades

La herramietna Seleccionar objetos (flecha), permite adems mover y escalar cualquierelemento en el formulario. Cuando seleccionas texto, puedes cambiar su fuente, tamao, estiloy color utilizando la Ficha Herramientas de diseo formulario/Formato.

Al trabajar en la Vista Diseotenemos la ventaja de contar con la amplia gama de herramientasde la Ficha ContextualHerramientas de Diseo de formulario:

Ficha Diseo: Contiene los comandos para agregar elementos y funciones alformulario.

Ficha Organizar: Integrada por una amplia variedad de comandos que permitenmodificar la distribucin de los elementos del formulario.

Ficha Formato: Permite modificar el estilo del elemento seleccionado.

Para agregar campos al formulario, el panel Lista de campos, muestra los camposdisponiblesque se pueden agregar al formulario. Basta con arrastrarlos y colocarlos en el formulario paradespus modificar su apariencia. Si la Lista de campos no se encuentra visible, haz clic enFicha Diseo/Herramientas/Agregar campos existentes para activarlo.


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Modificando un formulario

PROYECTO

1. Abre en Accessla base de datos Modificando un formulario. accdb que se encuentra lo Recursos Digitales.

Access 2010 - Profesor

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