ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ...

28
Wydawnictwo Helion ul. Kociuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 032 230 98 63 e-mail: [email protected] ABC MS Office 2007 PL Autor: Adam Jaronicki ISBN: 83-246-1468-0 Format: 158x228, stron: 344 Wykorzystaj wszystkie mo¿liwoci nowego pakietu MS Office 2007 PL Jak edytowa i formatowa rwnania matematyczne? Jak wype‡nia komrki tabeli seriami danych? Jak wykorzysta w prezentacji animacje niestandardowe? UmiejŒtno poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dzi niemal jak prawo jazdy po prostu musisz j„ posiada. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz w tym zakresie rewolucyjne zmiany. Inny jest nie tylko wygl„d, ale i sposb obs‡ugi programw sta‡y siŒ one bardziej intuicyjne w obs‡udze, a dodatkowo posiadaj„ spor„ liczbŒ gotowych wzorcw, ktre mo¿esz wykorzysta w swoich pracach. Ksi„¿ka ABC MS Office 2007 PL nauczy CiŒ, jak pracowa wydajnie i szybko przy u¿yciu programw wchodz„cych w sk‡ad pakietu. Dowiesz siŒ, jak zautomatyzowa formatowanie tekstu, stosuj„c style i motywy, oraz jak sterowa jego przep‡ywem i wzbogaca go elementami graficznymi. Nauczysz siŒ stosowa nawiasy do okrelania kolejnoci dzia‡aæ i u¿ywa funkcji w Excelu. DziŒki temu podrŒcznikowi z ‡atwoci„ stworzysz tak¿e oryginaln„ prezentacjŒ multimedialn„ z podk‡adem muzycznym i elementami animacji. Bez trudu bŒdziesz porusza siŒ po programach pakietu Office, skutecznie wykorzystuj„c wszystkie ich mo¿liwoci. Nowe rodowisko pracy MS Office 2007 NarzŒdzia do edycji tekstu Word Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi SmartArt i WordArt Edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel Budowanie struktury tabeli Obliczenia, analiza danych i wykresy Stosowanie funkcji Dzia‡ania warunkowe Dynamiczne prezentacje multimedialne PowerPoint Budowanie i wzbogacanie prezentacji Wstawianie plikw dwiŒkowych i filmowych Wszystko, co powiniene wiedzie o programach nowego pakietu MS Office 2007!

Transcript of ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ...

Page 1: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Wydawnictwo Helionul. Ko�ciuszki 1c44-100 Gliwicetel. 032 230 98 63e-mail: [email protected]

ABC MS Office 2007 PL

Autor: Adam JaronickiISBN: 83-246-1468-0Format: 158x228, stron: 344

Wykorzystaj wszystkie mo¿liwo�ci nowego pakietu MS Office 2007 PL

� Jak edytowaæ i formatowaæ równania matematyczne?� Jak wype³niaæ komórki tabeli seriami danych?� Jak wykorzystaæ w prezentacji animacje niestandardowe?

Umiejêtno�æ poruszania siê po programach pakietu MS Office jest dzi� niemal jakprawo jazdy � po prostu musisz j¹ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz w tym zakresie rewolucyjne zmiany. Inny jest nie tylko wygl¹d, ale i sposób obs³ugi programów � sta³y siê one bardziej intuicyjne w obs³udze, a dodatkowo posiadaj¹spor¹ liczbê gotowych wzorców, które mo¿esz wykorzystaæ w swoich pracach.

Ksi¹¿ka �ABC MS Office 2007 PL� nauczy Ciê, jak pracowaæ wydajnie i szybko przy u¿yciu programów wchodz¹cych w sk³ad pakietu. Dowiesz siê, jak zautomatyzowaæ formatowanie tekstu, stosuj¹c style i motywy, oraz jak sterowaæ jego przep³ywemi wzbogacaæ go elementami graficznymi. Nauczysz siê stosowaæ nawiasy do okre�lania kolejno�ci dzia³añ i u¿ywaæ funkcji w Excelu. Dziêki temu podrêcznikowi z ³atwo�ci¹ stworzysz tak¿e oryginaln¹ prezentacjê multimedialn¹ z podk³adem muzycznymi elementami animacji. Bez trudu bêdziesz poruszaæ siê po programach pakietu Office, skutecznie wykorzystuj¹c wszystkie ich mo¿liwo�ci.

� Nowe �rodowisko pracy MS Office 2007� Narzêdzia do edycji tekstu � Word� Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi� SmartArt i WordArt� Edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym � Excel� Budowanie struktury tabeli� Obliczenia, analiza danych i wykresy� Stosowanie funkcji� Dzia³ania warunkowe� Dynamiczne prezentacje multimedialne � PowerPoint� Budowanie i wzbogacanie prezentacji� Wstawianie plików d�wiêkowych i filmowych

Wszystko, co powiniene� wiedzieæ o programach nowego pakietu MS Office 2007!

Page 2: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

SPIS TRE�CI

1 Startujemy ..................................................................... 11Co nowego? .................................................................................... 11

Zmieniony wygl�d i sposób obs�ugi ........................................ 11U�atwienia w pracy nad dokumentami ................................... 12Nowy standard zapisu dokumentów ...................................... 13

Instalowanie i aktywacja pakietu biurowego .............................. 14Wybór wersji pakietu .............................................................. 14Wymagania systemowe ........................................................... 14Pozyskiwanie plików instalacyjnych ...................................... 15Przebieg instalacji .................................................................... 15Pierwsze uruchomienie ........................................................... 18

Poznaj nowe �rodowisko pracy ..................................................... 19Wygodniejsze uruchamianie programów ................................ 19Nowe elementy okna ............................................................... 21Przycisk pakietu Office ............................................................ 22Pasek narz�dzi Szybki dost�p .................................................. 24Wst��ka .................................................................................... 25Minipasek narz�dzi przy zaznaczaniu .................................... 28Dodatkowe okna i menu .......................................................... 29Pasek stanu .............................................................................. 31

Zwi�kszanie bezpiecze�stwa i funkcjonalno�ci MS Office 2007 ...... 32Aktualizowanie pakietu ........................................................... 32Dodatek do publikowania w formacie PDF ............................ 32Dwukierunkowy s�ownik angielsko-polski ............................. 33Pakiety j�zykowe (Language Pack) .......................................... 34

Page 3: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

4

Umiej�tne korzystanie z zasobów Pomocy ....................................35Wyszukiwanie informacji .........................................................35Pomoc kontekstowa ..................................................................35Witryna Office Online ...............................................................37

2 Word — poprawna edycja tekstu ......................................39Pierwsze kroki w edytorze .............................................................39

Linijka i suwaki przewijania ....................................................39Zmiana widoku i powi�kszenia dokumentu ............................40Wybór formatu strony ..............................................................42Korzystanie z klawiatury .........................................................43Cofanie, ponawianie i powtarzanie operacji ............................45Wstawianie symboli .................................................................46Zasady poprawnego wpisywania tekstu ..................................47Poprawianie struktury dokumentu ..........................................51

Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów ........52Zapisywanie dokumentów .......................................................52Otwieranie dokumentów ..........................................................57Tworzenie nowego dokumentu ................................................59Wspó�praca z MS Office 97-2003 .............................................60Eksport do formatu PDF (i innych) ..........................................61

Usprawnianie edycji .......................................................................61Przechodzenie do wybranego miejsca w dokumencie .............62Zaznaczanie fragmentów dokumentu ......................................63Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek .........................65Szybkie kopiowanie i przenoszenie metod�

przeci�gnij i upu�� ..................................................................68Znajdowanie i zamiana tekstu oraz innych obiektów .............70

Narz�dzia j�zykowe .......................................................................73Autokorekta ..............................................................................73Sprawdzanie pisowni ...............................................................78S�ownik wyrazów bliskoznacznych .........................................80T�umacz ....................................................................................82Praca z tekstami obcoj�zycznymi ............................................82

3 Word — profesjonalne formatowanie ................................87Formatowanie czcionki .................................................................88

Szybkie formatowanie przy wykorzystaniu Wst��ki .............88Dodatkowe ustawienia w oknie dialogowym .........................91Litery wielkie i ma�e — zamiana ............................................92

Formatowanie akapitów — kszta�towanie bloków tekstu ..........94Wyrównanie akapitu ...............................................................94Wci�cia akapitu .......................................................................96Interlinie i odst�py mi�dzy akapitami ....................................97

Obramowanie i cieniowanie .........................................................99Obramowanie akapitu i tekstu ..............................................100Cieniowanie akapitu i tekstu .................................................103Obramowanie i t�o strony ......................................................104

Page 4: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Spis tre�ci

5

Jak usprawni� formatowanie .....................................................106Malarz formatów ...................................................................106Wklejanie tekstu ze Schowka bez pierwotnego wygl�du .....107Znajdowanie i zamiana elementów formatowania ...............108

Style i motywy, czyli automatyzacja formatowania ..................109Stosowanie stylów wbudowanych ........................................109Szybkie formatowanie poprzez zmian� motywu ..................111Szybkie formatowanie poprzez zmian� zestawu stylów ......113Samodzielna zmiana wygl�du stylu ......................................113Tworzenie w�asnych stylów ..................................................114Przechowywanie stylów w szablonach ................................114

Listy numerowane i punktowane ...............................................115Wprowadzanie numeracji lub punktorów ............................116Ustalanie pozycji numeracji ..................................................118Ustalanie warto�ci pocz�tkowej listy ...................................119Listy wielopoziomowe (zagnie�d�one) ..................................119

Sterowanie przep�ywem tekstu ..................................................120Dzielenie wyrazów ................................................................120Spacja nierozdzielaj�ca ..........................................................122��cznik nierozdzielaj�cy .......................................................123R�czny podzia� wiersza .........................................................123R�czny podzia� strony ...........................................................124Podzia� akapitu pomi�dzy stronami ......................................125

Kolumny typu gazetowego ..........................................................126Formatowanie kolumn ..........................................................126Sterowanie przep�ywem tekstu pomi�dzy kolumnami ........127

Rozmieszczanie tekstu za pomoc� tabulacji i tabulatorów .......128Wstawianie znaków tabulacji ...............................................128Sterowanie szeroko�ci� znaków tabulacji

za pomoc� tabulatorów .......................................................129Szybkie przygotowanie tabeli .....................................................132

Budowanie tabeli ...................................................................132Formatowanie tabeli ..............................................................137

Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi ..............................139Obrazy ....................................................................................139Cliparty ..................................................................................141Kszta�ty ..................................................................................142Grafika SmartArt ...................................................................142

Obiekty tekstowe .........................................................................144Napisy ozdobne WordArt ......................................................144Pola tekstowe .........................................................................145Inicja�y ...................................................................................146

Drukowanie dokumentu .............................................................147Podgl�d wydruku ...................................................................147Ustawienia wydruku .............................................................148Drukowanie stron parzystych i nieparzystych .....................149

Page 5: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

6

4 Word — narz�dzia zaawansowane ................................151Praca z d�ugimi dokumentami .....................................................151

Nag�ówki i stopki ....................................................................151Znak wodny ............................................................................154Strona tytu�owa ......................................................................155Przypisy dolne i ko�cowe .......................................................155

Automatyczne generowanie spisu tre�ci .....................................157Przygotowanie struktury dokumentu ....................................157Wstawianie spisu tre�ci .........................................................157

Korespondencja seryjna ...............................................................159Przygotowanie bazy danych ...................................................159Listy seryjne ............................................................................160Adresowanie kopert ................................................................163Seryjne wiadomo�ci e-mail .....................................................163

Edycja równa� matematycznych ................................................164Wstawianie równania ............................................................164Edycja równania .....................................................................164Formatowanie równania ........................................................167

5 Excel — edycja i formatowanie danychw arkuszu kalkulacyjnym .............................................169Rozpoczynamy prac� z Excelem ..................................................169

Do czego s�u�y Excel ..............................................................169Uruchamianie .........................................................................170Co wida� w oknie Excela ........................................................170Widoki i powi�kszanie arkusza ..............................................172

Edytowanie danych w arkuszu ....................................................172„Komórkowa” budowa arkusza ..............................................172Wpisywanie liczb i tekstu ......................................................173Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian ..................176Zarz�dzanie arkuszami skoroszytu ........................................177

Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych skoroszytów .......179Zapisywanie skoroszytu .........................................................179Otwieranie skoroszytów .........................................................181Eksport zawarto�ci skoroszytu do formatu PDF (i innych) .....182

Budowanie struktury tabeli .........................................................182Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy ...............................182Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy ....................................184Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy .........185Scalanie i rozdzielanie komórek .............................................187

Formatowanie komórek w arkuszu .............................................187Wyrównanie i obrót zawarto�ci komórki ..............................187Zawijanie tekstu w komórce ..................................................189Obramowanie i wype�nienie komórek ...................................190Formatowanie czcionki ..........................................................192

Page 6: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Spis tre�ci

7

Formaty liczbowe, czyli sposób na zmian� wygl�du liczb ..... 193Automatyzacja formatowania: Malarz formatów,

motywy i style ..................................................................... 197Mechanizmy usprawniaj�ce edycj� ............................................ 199

Szybkie przemieszczanie si� w obszarze arkusza ................ 199Autouzupe�nianie zawarto�ci komórek ................................ 199Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek ...................... 200Szybkie kopiowanie i przenoszenie metod�

przeci�gnij i upu�� ............................................................... 204Znajdowanie i zamienianie zawarto�ci komórek .................. 205

Wype�nianie komórek seriami danych i listami ............................ 206Wstawianie serii liczb i dat ................................................... 207Listy niestandardowe ............................................................ 208Listy rozwijane ...................................................................... 210

Formatowanie stron i drukowanie ............................................. 211Podzia� arkusza na strony ..................................................... 211Powtarzanie wierszy nag�ówkowych ................................... 216Nag�ówki i stopki na stronach .............................................. 217Opcje wydruku ....................................................................... 217

6 Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy ................ 219Automatyzacja oblicze� poprzez wprowadzanie formu� ........... 219

Podstawowe dzia�ania obliczeniowe .................................... 220Stosowanie nawiasów do okre�lania kolejno�ci dzia�a� ...... 223Szybkie kopiowanie formu� ................................................... 224�ledzenie powi�za� pomi�dzy komórkami ........................... 227

Stosowanie funkcji ...................................................................... 227Autosumowanie i inne funkcje podstawowe ........................ 228Wyszukiwanie i wstawianie funkcji ..................................... 230Autouzupe�nianie nazw funkcji ............................................ 232

Uwaga na zaokr�glanie liczb ...................................................... 233Pozorne nie�cis�o�ci w obliczeniach ..................................... 233Dok�adno�� oblicze� zgodna z dok�adno�ci� wy�wietlan� ...... 235Zaokr�glanie liczb poprzez funkcj� ....................................... 236

Odwo�ania wzgl�dne, bezwzgl�dne i mieszane ............................. 237Stosowanie odwo�a� wzgl�dnych (ruchomych) .................... 237Wymuszanie odwo�a� bezwzgl�dnych (nieruchomych) ....... 237Przyk�ady odwo�a� mieszanych ............................................ 239Zast�powanie odwo�a� nazwami .......................................... 240

Dzia�ania warunkowe ................................................................. 242Funkcja warunkowa .............................................................. 242Formatowanie warunkowe ................................................... 244

Funkcje w praktyce ..................................................................... 246Zagnie�d�anie funkcji ............................................................ 246Funkcje statystyczne ............................................................. 248Funkcje daty ........................................................................... 250Funkcje tekstowe ................................................................... 250

Page 7: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

8

Porz�dkowanie danych ................................................................252Podzia� kolumn .......................................................................252Eksport danych .......................................................................253Import danych ........................................................................254Tabele zamiast zakresów .......................................................255Usuwanie duplikatów .............................................................257Sortowanie danych .................................................................258Filtrowanie wierszy ................................................................259

Analiza danych .............................................................................262Sumy cz��ciowe — szybkie podsumowywanie danych ........262Tabele przestawne — przekrojowa analiza danych ..............264

Przedstawianie danych na wykresach ........................................266Wstawianie wykresu ..............................................................266Dopasowanie elementów wykresu ........................................267Zmiana wygl�du elementów na wykresie .............................269Wskazywanie danych �ród�owych .........................................271Dobór typu wykresu ...............................................................273

Ochrona arkusza i skoroszytu ......................................................276Ochrona zawarto�ci komórek w arkuszu ..............................276Ochrona ca�ego skoroszytu .....................................................278Ukrywanie formu� ..................................................................278

7 PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne .....279Atrakcyjna forma przekazu ..........................................................279

Zawarto�� slajdów ..................................................................279Przyk�adowe zastosowania ....................................................280

Szybkie tworzenie prezentacji na podstawie szablonu ...............281Uruchamianie programu PowerPoint ....................................281Wybór szablonu ......................................................................281Uruchamianie pokazu .............................................................281Co wida� w oknie programu PowerPoint ..............................282Przechodzenie pomi�dzy slajdami .........................................284

Budowanie prezentacji od podstaw .............................................285Tworzenie nowej, pustej prezentacji na podstawie motywu ....285Zmiana motywu ......................................................................285Uk�ady slajdów .......................................................................286Praca z tekstem .......................................................................288Formatowanie akapitów oraz list numerowanych

i punktowanych ....................................................................289Kolumny na slajdzie ...............................................................291Dopisywanie notatek do slajdów ...........................................292Porz�dkowanie slajdów ..........................................................293Zapisywanie prezentacji .........................................................296

Wzbogacanie prezentacji— wstawianie grafiki, wykresów i tabel ..................................297

Co potrafi SmartArt ................................................................297Edycja i formatowanie wykresu ............................................301

Page 8: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Spis tre�ci

9

Formatowanie prezentacji .......................................................... 302Stosowanie motywów ............................................................ 302Bezpo�rednie formatowanie obiektów na slajdzie ............... 304Formatowanie zaawansowane

— wykorzystanie wzorców slajdów ................................... 305Wstawianie ��czy ........................................................................ 307

Co potrafi prezentacja interaktywna .................................... 307Stosowanie odwo�a� do zasobów zewn�trznych .................. 307Dodawanie akcji do obiektów ............................................... 310Praktyczne zastosowania ...................................................... 311

„O�ywianie” pokazu — animacje obiektów ................................ 313Przej�cia slajdów .................................................................... 313Animacje niestandardowe ..................................................... 314Animowanie wykresów i SmartArtów .................................. 318

Wstawianie plików d�wi�kowych i filmowych ......................... 319Podk�ad muzyczny ................................................................. 319Nagrywanie narracji .............................................................. 321Klipy wideo ............................................................................ 322

Przygotowanie i prowadzenie pokazu ........................................ 323Wybór slajdów przeznaczonych do wy�wietlania ................ 323Ustawianie tempa prezentacji ............................................... 325Drukowanie materia�ów dodatkowych ................................. 327Rozpowszechnianie prezentacji w formie

strony internetowej lub dokumentu PDF ........................... 328Prezentacja przeno�na ........................................................... 329Sterowanie przebiegiem pokazu ........................................... 330

Skorowidz ....................................................................331

Page 9: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

5

EXCEL — EDYCJAI FORMATOWANIE

DANYCH W ARKUSZUKALKULACYJNYM

Rozpoczynamyprac7 z Excelem

Do czego s#u:y Excel

Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel umo"liwia:

wprowadzanie i przechowywanie danychliczbowych oraz tekstowych,

automatyzacj# oblicze$,

porz%dkowanie danych (sortowanie,filtrowanie, podsumowywanie),

prezentowanie danych liczbowych w formiewykresów.

Page 10: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

170

Stosuj%c ogromne uproszczenie, mo"emy stwierdzi&, "e Excel to odpowiednik ze-szytu, d'ugopisu oraz (przede wszystkim!) kalkulatora.

Dzi#ki zastosowaniu arkusza kalkulacyjnego Excel b#dziesz móg' np.:

prowadzi& ró"nego typu ewidencje (sprzeda"y, czasu pracy,przebiegu pojazdu),

tworzy& kosztorysy i kalkulacje,

zapisywa& i poddawa& dalszej obróbce statystycznej wyniki ankiet, testówi pomiarów,

budowa& formularze elektroniczne (np. faktury, zamówienia).

Uruchamianie

Aby uruchomi& MS Excel, kliknij przycisk Start po'o"ony w lewym dolnym roguPulpitu Windows. Po otwarciu menu Start wska" opcj# Programy, a nast#pnierozwi$ podmenu Microsoft Office i kliknij ikon# Microsoft Office Excel 2007.

Inny sposób to klikni#cie przycisku Start, a po otwarciu menu Start klikni#ciew polu Rozpocznij wyszukiwanie (lub Uruchom…), wpisanie frazy excel i naci-+ni#cie klawisza Enter.

Co wida; w oknie Excela

Po uruchomieniu programu MS Excel zmaksymalizuj jego okno. Je+li po zainsta-lowaniu pakietu MS Office uruchomi'e+ program po raz pierwszy, wówczas Exceljest gotowy do pracy, a wygl%d okna jest zgodny z poni"szym opisem.

Podobnie jak w przypadku edytora Word, najwa"niejszym elementem okna Excelajest Wst%"ka. Poni"ej Wst%"ki znajduje si# Pasek formu4y oraz towarzysz%ce muPole nazwy.

G'ówny obszar roboczy arkusza z'o"ony jest z tzw. komórek, którym towarzy-sz% nag'ówki kolumn i wierszy. Suwaki przewijania u'atwiaj% przesuwanie wi-docznych na ekranie komórek. Zak'adki arkuszy, po'o"one u do'u obszaru robo-czego, umo"liwiaj% wskazanie aktywnego arkusza spo+ród trzech pustych, któredomy+lnie sk'adaj% si# na nowy, pusty skoroszyt (rysunek 5.1).

Page 11: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

171

Rysunek 5.1. Okno programu Excel: 1 — Wst12ka, 2 — Pole nazwy, 3 — Pasek

formu!y, 4 — Nag!ówki wierszy, 5 — Nag!ówki kolumn, 6 — zak!adki

arkuszy, 7 — Pasek stanu, 8 — Suwak powi.kszenia, 9 — poziomy

suwak przewijania, 10 — pionowy suwak przewijania, 11 — obszar

roboczy arkusza z!o2ony z komórek

Je%li który% z elementów okna jest niewidoczny, wówczas

uaktywnij kart$ Widok na Wst"!ce, a nast$pnie sprawdF, czy

uaktywnione zosta&y opcje Pasek formu!y, Nag!ówki oraz Linie

siatki, znajduj"ce si$ w grupie Pokazywanie/ukrywanie. Chc"c

skontrolowa# dodatkowe ustawienia, kliknij Przycisk pakietu

Office, a gdy otworzy si$ menu, kliknij przycisk Opcje programu

Excel. Po otwarciu okna dialogowego Opcje programu Excel

wybierz kategori$ Zaawansowane i przejdF do sekcji Opcje

wy<wietlania dla tego skoroszytu. Upewnij si$, !e opcje Poka4

pasek przewijania poziomego, Poka4 pasek przewijania

pionowego oraz Poka4 karty arkuszy s" aktywne.

Page 12: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

172

Widoki i powi7kszanie arkusza

Podobnie jak edytor Word, równie" i Excel umo"liwia zmian# sposobu wy+wie-tlania zawarto+ci arkusza poprzez zmian# tzw. widoku. Widok, z którego b#dzieszkorzysta& przy wykonywaniu wi#kszo+ci prac, to widok Normalny.

Aby upewni& si#, "e pracujesz w widoku Normalny, uaktywnij kart# Widok naWst%"ce, a nast#pnie sprawd0, czy przycisk Normalny, znajduj%cy si# w grupieWidoki skoroszytu, jest uaktywniony.

Widok Uk!ad strony umo!liwi Ci ogl"danie zawarto%ci arkusza

w takiej postaci, w jakiej zostanie on podzielony na poszczególne

strony podczas wydruku. W praktyce widok Uk!ad strony stosuje

si$ np. podczas edytowania zawarto%ci nag&ówków i stopek

stron. Z kolei widok PodglEd podzia!u stron umo!liwia kontrol$

i ewentualn" korekt$ miejsc podzia&u arkusza na poszczególne

strony (patrz rozdzia& 5. „Excel — edycja i formatowanie

danych w arkuszu kalkulacyjnym > Formatowanie stron

i drukowanie”).

Aby zmieni& powi#kszenie arkusza, skorzystaj z Suwaka powi8kszenia po'o"o-nego w prawym dolnym rogu okna lub przekr#caj pokr#t'o myszy (tzw. scrolling)przy równoczesnym przytrzymaniu na klawiaturze klawisza Ctrl.

Zmiana powi$kszenia arkusza nie wp&ynie na wielko%# elementów

(np. cyfr i liter) zawartych w jego komórkach. Bez wzgl$du

na stopie/ powi$kszenia arkusz w postaci drukowanej b$dzie

wygl"da& zawsze tak samo.

Edytowanie danych w arkuszu

„Komórkowa” budowa arkusza

Obszar roboczy arkusza z'o"ony jest z komórek tworz%cych wiersze i kolumny.

Aby uaktywni& wybran% komórk#, ustaw w jej obszarze kursor myszy (przyjmu-j%cy posta& krzy"yka) i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy.

Page 13: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

173

Aktywnej komórce towarzyszy pogrubione obramowanie, a nag'ówki wierszai kolumny, do których nale"y komórka aktywna, s% wyró"nione. Adres bie"%cejkomórki pojawia si# w tzw. Polu nazwy, po'o"onym na lewo od Paska formu4y

(rysunek 5.2).

Rysunek 5.2.

Adres aktywnej

komórki widoczny

w Polu nazwy

Aby szybko przej+& do jednej z s%siednich komórek, naci+nij na klawiaturzewybran% strza'k# — w gór#, w dó', w lewo, w prawo.

Aby przej%# do odleg&ej komórki, kliknij Pole nazwy, wpisz adres

komórki (np. D12) i naci%nij Enter.

Wpisywanie liczb i tekstu

Do wybranej komórki arkusza mo"esz wpisa& liczb#, tekst lub tzw. formu'#.W tym ostatnim przypadku warto+& wy+wietlana w komórce zale"y od zawar-to+ci komórek, do których odwo'uje si# formu'a (np. stanowi sum# liczb zapisa-nych w innych komórkach).

Kliknij jednokrotnie wybran% komórk# arkusza (np. B2), a nast#pnie wpisz tekstEwidencja wydatków. Naci+ni#cie klawisza Enter spowoduje zatwierdzenie wpisuoraz przej+cie do komórki znajduj%cej si# o jeden wiersz ni"ej.

Naci%ni$cie klawisza Tab (zamiast Enter) spowoduje, !e po

zatwierdzeniu wpisu uaktywniona zostanie komórka po&o!ona

na prawo od komórki edytowanej.

Je+li tekst wpisany do komórki jest od niej szerszy, wówczas zaj#ta zostaje rów-nie" cz#+& s%siedniej komórki (pod warunkiem "e jest ona pusta) (rysunek 5.3).

Je+li komórka niemieszcz%ca w sobie ca'ego tekstu s%siaduje z komórk% niepu-st%, wówczas cz#+& tekstu zostanie „obci#ta” (w ca'o+ci tekst ten widoczny b#dziena Pasku formu4y) (rysunek 5.4).

Page 14: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

174

Rysunek 5.3. Rozprzestrzenianie tekstu z danej komórki do s1siedniej pustej komórki

Rysunek 5.4.

„Obci.cie”

nadmiaru tekstu

w komórce

Tekst wpisany do komórki jest domy%lnie wyrównywany do jej

lewej kraw$dzi, za% liczba do prawej.

Je+li liczba wpisana do komórki lub stanowi%ca wynik formu'y nie mie+ci si#w tej komórce, wówczas zostanie wy+wietlona w do+& nieczytelnym tzw. forma-cie naukowym lub te" zamiast niej wy+wietlone zostan% symbole ###. Warto+&liczby nie ulegnie jednak zmianie i b#dzie widoczna na Pasku formu4y (rysunek 5.5).

Rysunek 5.5. Przyk!ady wy5wietlania liczb, które nie zmie5ci!y si. w komórce

Aby zapobiec „obcinaniu” tekstu lub zniekszta&caniu liczb, trzeba

— w toku dalszych prac nad arkuszem — poszerzy# kolumny,

do których nale!" zbyt w"skie komórki (patrz rozdzia& 5. „Excel

— edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

> Budowanie struktury tabeli > Zmiana rozmiarów kolumn

i wierszy”).

Uwa:aj na cz7sto pope#niane b#7dy!

Wpisuj%c liczby nieca'kowite, stosuj separator dziesi#tny w formie przecinka.Pos'u"enie si# znakiem kropki b#dzie stanowi& b'%d i spowoduje, "e Excel po-traktuje wpis nie jako liczb#, lecz jako tekst, co zostanie zasygnalizowane wy-równaniem zawarto+ci komórki do lewej strony (rysunek 5.6).

Page 15: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

175

Rysunek 5.6. Przyk!ady zastosowania poprawnego i b!.dnego znaku separatora

dziesi.tnego

Kolejny b'%d, który spowoduje, "e liczba potraktowana zostanie jako tekst, to wpi-sanie wielkiej litery „O” zamiast cyfry zero (rysunek 5.7).

Rysunek 5.7. Przyk!ad b!.du polegaj1cego na wpisaniu du2ej litery „O” zamiast

cyfry zero

Je+li po wpisaniu liczby zauwa"ysz, "e zosta'a ona wyrównana do lewej strony,powinno to stanowi& dla Ciebie sygna' ostrzegawczy. W "adnym wypadku niewyrównuj takiej liczby „na si'#” do prawej strony, tylko postaraj si# znale0& b'%dw tworz%cych j% znakach.

Liczba, która wskutek b&$du traktowana b$dzie przez MS Excel

jako tekst, nie zostanie uwzgl$dniona w odwo&uj"cych si$ do

niej formu&ach, co spowoduje zafa&szowanie wyników oblicze/.

Sprawdzanie pisowni, Autokorekta i Autoformatowanie

Podobnie jak edytor Word, równie" Excel wyposa"ony zosta' w narz#dzia j#zy-kowe, takie jak Autokorekta, Sprawdzanie pisowni czy Tezaurus. Aby skontro-lowa& tekst wpisany do komórek arkusza, wywo'aj okno dialogowe, klikaj%c przy-cisk Pisownia (karta Recenzja, grupa Sprawdzanie).

W okre+lonych przypadkach poprawki dokonywane przez MS Excel musz% by&blokowane. Za'ó"my, "e sporz%dzasz tabel# zawieraj%c% numery telefonów do wy-branych osób. Numery te rozpoczynaj% si# od cyfry zero lub znaku „+” (w przy-padku uwzgl#dniania prefiksu danego kraju).

Po wpisaniu numeru telefonu do komórki arkusza rozpoczynaj%ce go cyfra zerolub znak „+” nie b#d% wy+wietlane. Excel potraktuje bowiem numer telefonujako zwyk'% liczb#, rozpoczynaj%ce j% zero jako tzw. cyfr# nieznacz%c%, a znak„+” jako informacj#, i" jest to liczba dodatnia.

Page 16: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

176

Aby w komórce arkusza mog'a zosta& wy+wietlona liczba w postaci identycznejjak ta, któr% wpisujesz za pomoc% klawiatury, umie+& na pocz%tku wpisu znakapostrofu (rysunek 5.8).

Rysunek 5.8. Stosowanie znaku apostrofu wymuszaj1cego wy5wietlanie zawarto5ci

komórki w postaci zgodnej z sekwencj1 znaków wpisanych z klawiatury

Innym sposobem na zablokowanie zmian jest przypisanie do wybranej komórkiarkusza, jeszcze przed dokonaniem wpisu, formatu o nazwie Tekstowy (patrz roz-dzia' 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > For-matowanie komórek w arkuszu > Formaty liczbowe, czyli sposób na zmian# wy-gl%du liczb”).

Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian

Zast7powanie lub usuwanie zawarto4ci komórki

Je+li uaktywnisz niepust% komórk#, a nast#pnie rozpoczniesz wpisywanie sekwen-cji znaków z klawiatury, wówczas dotychczasowa zawarto+& komórki zniknie,a w jej obszarze oraz na Pasku formu4y zacznie si# pojawia& nowa tre+&.

Je+li stwierdzisz, "e przez pomy'k# zast#pujesz star% tre+& komórki nowym wpi-sem, wówczas naci+nij na klawiaturze klawisz Esc — spowoduje to przywróceniedotychczasowej tre+ci komórki. Natomiast naci+ni#cie klawisza Enter lub Tabostatecznie zatwierdzi zast%pienie starej zawarto+ci now%. Aby w razie potrzebywycofa& si# z zatwierdzonej zmiany, kliknij przycisk Cofnij umiejscowiony na pa-sku narz#dzi Szybki dost8p.

Chc%c ca'kowicie wyczy+ci& zawarto+& komórki — poprzez usuni#cie znajduj%cejsi# w niej liczby, tekstu lub formu'y — uaktywnij j%, a nast#pnie naci+nij kla-wisz Del.

Poprawianie zawarto4ci komórki

Aby dokona& poprawek w tek+cie, liczbie b%d0 formule wpisanej do danej ko-mórki, uaktywnij t# komórk#, a nast#pnie kliknij w obszarze Paska formu4y,przenosz%c do niego kursor tekstowy.

Page 17: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

177

=eby edytowa& tekst bezpo+rednio w komórce, uaktywnij j%, a nast#pnie naci+nijna klawiaturze klawisz funkcyjny F2. Inny sposób to dwukrotne szybkie klikni#-cie lewym przyciskiem myszy w obszarze komórki (rysunek 5.9).

Rysunek 5.9.

Edycja zawarto5ci

bezpo5rednio

w komórce

Po dokonaniu poprawek naci+nij klawisz Enter.

Zarz<dzanie arkuszami skoroszytu

Dokument tworzony w programie MS Excel, okre+lany mianem skoroszytu lubzeszytu, sk'ada si# z poszczególnych arkuszy, które przyrówna& mo"na do kar-tek wpinanych do ko'onotatnika.

Nowy skoroszyt, który pojawia si# po uruchomieniu Excela, z'o"ony jest z trzechpustych arkuszy. Aby zmieni& domy+ln% liczb# arkuszy w nowo tworzonychskoroszytach, otwórz okno Opcje programu Excel, przejd0 do kategorii Popularnei ustaw odpowiedni% warto+& w polu Do4>cz nast8puj>c> liczb8 arkuszy.

Przechodzenie do wybranego arkusza

Przyciski nawigacyjne oraz karty arkuszy po'o"one u do'u okna umo"liwiaj% szyb-kie przechodzenie do wybranego arkusza (rysunek 5.10).

Rysunek 5.10. Karty arkuszy tworz1cych skoroszyt

Aby przej+& do wybranego arkusza, kliknij jego kart#. Zauwa", "e karta bie"%cegoarkusza jest zawsze odpowiednio wyró"niona.

Je+li chcesz zaznaczy& kilka arkuszy naraz, klikaj ich karty, przytrzymuj%c rów-nocze+nie klawisz Ctrl na klawiaturze.

Page 18: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

178

Nadawanie arkuszom nazw i kolorów

Aby usystematyzowa& dane zawarte w skoroszycie, warto pokusi& si# o nadanieposzczególnym arkuszom nazw odzwierciedlaj%cych ich zawarto+&. W tym celukliknij prawym klawiszem myszy kart# wybranego arkusza, a po otwarciu menuwybierz opcj# Zmie@ nazw8. Po wpisaniu nowej nazwy arkusza naci+nij klawiszEnter.

W celu jeszcze lepszego wyró"nienia danego arkusza spo+ród innych pokoloruj jegokart#. Aby to zrobi&, kliknij kart# prawym klawiszem myszy, a po otwarciu menuwybierz opcj# Kolor karty.

Przenoszenie i kopiowanie arkuszy

Aby zmieni& kolejno+& arkuszy, ustaw kursor myszy na karcie wybranego arku-sza, wci+nij lewy przycisk myszy i przeci%gnij kart# w lewo lub prawo. Zwolnijprzycisk myszy w momencie, gdy ikona w kszta'cie czarnej strza'ki znajdzie si#pomi#dzy dwoma innymi wybranymi kartami (rysunek 5.11).

Rysunek 5.11. Zmiana kolejno5ci arkuszy w skoroszycie

Je+li podczas zwalniania przycisku myszy przytrzymasz na klawiaturze klawiszCtrl, wówczas w skoroszycie pojawi si# kopia przeci%ganego arkusza.

Kopiowanie arkusza pozwala zaoszcz$dzi# wiele pracy w sytuacji,

gdy wprowadzone do niego formatowanie i formu&y b$d"

powtarzane w innych arkuszach (np. je%li przygotowa&e% arkusz

ewidencjonuj"cy przychody lub wydatki za stycze/, wówczas

mo!esz skopiowa# go kilkakrotnie, a nast$pnie wype&nia# kopie

danymi pochodz"cymi z kolejnych miesi$cy).

Aby skopiowa& lub przenie+& arkusz pomi#dzy ró"nymi skoroszytami, otwórzobydwa skoroszyty, a nast#pnie przejd0 do skoroszytu 0ród'owego, kliknij pra-wym przyciskiem myszy na karcie wybranego arkusza i wybierz opcj# PrzenieBlub kopiuj…. Po otwarciu okna dialogowego rozwi$ list# Do skoroszytu i wska"skoroszyt docelowy. W razie potrzeby uaktywnij opcj# Utwórz kopi8 i kliknij przy-cisk OK.

Page 19: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

179

Dodawanie i usuwanie arkuszy

Aby doda& kolejny arkusz do skoroszytu, kliknij przycisk Wstaw arkusz po'o"onyna prawo od kart arkuszy (rysunek 5.12).

Rysunek 5.12. Wstawianie nowego arkusza do skoroszytu

Aby usun%& ze skoroszytu wybrany arkusz, kliknij prawym przyciskiem myszyjego kart# i wybierz opcj# Usu@. Po wy+wietleniu komunikatu ostrzegawczegokliknij przycisk Usu@.

Szybka nawigacja

W przypadku wi#kszej liczby arkuszy umieszczonych w skoroszycie warto posze-rzy& obszar przeznaczony na wy+wietlanie kart arkuszy. Aby to uczyni&, prze-ci%gnij w prawo kraw#d0 umieszczon% pomi#dzy kartami arkuszy a poziomympaskiem przewijania.

Dodatkowe u'atwienie mog% stanowi& przyciski nawigacyjne (rysunek 5.13).

Rysunek 5.13. Przyciski nawigacyjne arkuszy i karty arkuszy ograniczone kraw.dzi1

suwaka przewijania

Zapisywanie, otwieraniei tworzenie nowych skoroszytów

Zapisywanie i otwieranie skoroszytów MS Excel dokonywane jest w taki samsposób, jak w przypadku dokumentów tworzonych w edytorze Word.

Zapisywanie skoroszytu

Aby zapisa& nowo utworzony skoroszyt, kliknij ikon# Zapisz po'o"on% na paskunarz#dzi Szybki dost8p.

Page 20: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

180

Po otwarciu okna dialogowego Zapisz jako wska" folder docelowy i wype'nij poleNazwa pliku. Upewnij si#, "e do pola Zapisz jako typ przypisana zosta'a opcjaSkoroszyt programu Excel (*.xlsx).

Kliknij teraz przycisk Zapisz i zaobserwuj pojawienie si# na pasku tytu'owymokna MS Excel nazwy skoroszytu (rysunek 5.14).

Rysunek 5.14. Nazwa skoroszytu widoczna na pasku tytu!owym arkusza

kalkulacyjnego Excel

Skoroszyt zawieraj"cy makra zapisywany jest w pliku

z rozszerzeniem xlsm.

Je+li po zapisaniu skoroszytu wprowadzisz do niego kolejne zmiany, wówczaspowiniene+ go powtórnie zapisa&. Aby to uczyni&, kliknij ponownie ikon# Zapiszna pasku Szybki dost8p. Natomiast próba zamkni#cia programu Excel bez zapi-sania w skoroszycie nowo wprowadzonych zmian spowoduje wygenerowanieostrzegawczego komunikatu.

Je"eli zechcesz zapisa& kolejn% wersj# skoroszytu pod postaci% zupe'nie nowegopliku, wówczas kliknij Przycisk pakietu Office, a po otwarciu menu rozwi$ pod-menu Zapisz jako. Gdy otworzy si# okno dialogowe Zapisz jako, zmie$ zawarto+&pola Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz.

Zapisanie zmian w skoroszycie dotyczy wszystkich zawartych

w nim arkuszy, a nie tylko arkusza bie!"cego.

Podobnie jak MS Word, równie" MS Excel wyposa"ony zosta' w mechanizmAutoodzyskiwanie, który w przypadku niespodziewanego zamkni#cia skoroszytuumo"liwi (przynajmniej cz#+ciowe) odtworzenie niezapisanych danych. Aby skon-trolowa& ustawienia Autoodzyskiwania, otwórz okno Opcje programu Excel,przejd0 do kategorii Zapisywanie i upewnij si#, "e opcja Zapisz informacje Auto-

odzyskiwania co jest w'%czona.

Zabezpieczanie skoroszytu MS Excel has'em chroni%cym przed niepowo'anymodczytem oraz dodawanie do skoroszytu podpisu cyfrowego odbywa si# taksamo, jak w przypadku dokumentów MS Word. Identycznie przedstawiaj% si#

Page 21: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

181

równie" problemy zwi%zane z zapisywaniem skoroszytów w starszych formatachMS Office oraz problemy pojawiaj%ce si# przy odczycie plików xlsx w starszychwersjach pakietu (patrz rozdzia' 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Zapisy-wanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów”).

Otwieranie skoroszytów

Aby z poziomu systemu operacyjnego Windows otworzy& skoroszyt MicrosoftExcel, nale"y otworzy& okno odpowiedniego foldera 0ród'owego i klikn%& dwu-krotnie (lub jednokrotnie — je+li tak w'a+nie ustawiono w systemie operacyjnym)wybrany plik.

Je%li w systemie Windows wy&"czona zosta&a opcja ukrywania

tzw. rozszerze/ znanych typów plików, wówczas po nazwie

g&ównej ka!dego pliku b$d"cego skoroszytem MS Excel 2007

wy%wietlone zostanie czteroliterowe rozszerzenie .xlsx lub .xlsm.

Skoroszyty zapisane w starszym formacie b$d" odznacza# si$

rozszerzeniem .xls.

W przypadku gdy MS Excel zosta' ju" uruchomiony, otwieranie kolejnych sko-roszytów mo"e odby& si# poprzez okno dialogowe. W tym celu kliknij Przyciskpakietu Office, a nast#pnie wybierz opcj# Otwórz. Przejd0 do foldera 0ród'owego,zaznacz wybrany skoroszyt i kliknij przycisk Otwórz.

Ponowne otwarcie danego skoroszytu u'atwi Ci lista ostatnio u"ywanych skoro-szytów, widoczna po klikni#ciu Przycisku pakietu Office i wskazaniu opcji Nowy,Otwórz lub Zapisz.

Po otwarciu skoroszytów .xls (czyli tych, które zosta'y zapisane w starym forma-cie) w'%czany jest tzw. tryb zgodnoBci, co sygnalizowane jest odpowiednim ko-munikatem widocznym na pasku tytu'owym (rysunek 5.15).

Rysunek 5.15. Otwarcie skoroszytu zapisanego w starym formacie

Aby przekonwertowa& skoroszyt ze starego formatu do nowego, kliknij Przyciskpakietu Office, a po otwarciu menu wybierz opcj# Konwertuj.

Page 22: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

182

Eksport zawarto4ci skoroszytu do formatu PDF (i innych)

Eksport arkuszy skoroszytu do formatu PDF przypomina

drukowanie. Podczas tej operacji obszar arkusza jest dzielony

na poszczególne strony, zgodnie z ustawionym formatem.

Do wyeksportowanych stron do&"czane s" wpisy umieszczone

w nag&ówkach i stopkach arkuszy. Dlatego te! przed dokonaniem

eksportu nale!y sformatowa# strony arkuszy i w odpowiedni

sposób przygotowa# arkusze do wydruku (patrz rozdzia& 5. „Excel

— edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

> Formatowanie stron i drukowanie”).

Aby wyeksportowa& zawarto+& skoroszytu do formatu PDF, wska" Przycisk pa-kietu Office/Zapisz jako, za+ po rozwini#ciu podmenu wybierz opcj# PDF lub XPS.Po otwarciu okna dialogowego skontroluj po'o"enie i nazw# pliku. Nast#pnie kliknijprzycisk Opcje. W sekcji Co opublikowaK wybierz odpowiedni% opcj# (Aktywne

arkusze lub Ca4y skoroszyt) i kliknij przycisk OK. Aby sfinalizowa& eksport, kliknijprzycisk Publikuj.

Oprócz eksportu do formatu PDF Excel umo"liwia zapisywanie danych równie"w innych formatach (m.in. tekstowych).

Budowanie struktury tabeli

Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy

Szybkie zaznaczanie wybranych fragmentów arkusza pozwoli Ci na przy+piesze-nie prac zwi%zanych z budowaniem tabeli i formatowaniem jej komórek.

Aby zaznaczy& wybrany zakres komórek, ustaw kursor myszy w obszarze pocz%t-kowej naro"nej komórki zakresu (np. B2), a nast#pnie wci+nij lewy przycisk myszyi przeci%gnij kursor do ko$cowej naro"nej komórki zakresu (np. D4). Po zwolnie-niu przycisku myszy zaznaczona grupa komórek wyró"niona zostanie szarym wy-pe'nieniem oraz czarnym obramowaniem, za+ adres pocz%tkowej komórki za-kresu pojawi si# w Polu nazwy (rysunek 5.16).

Page 23: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

183

Rysunek 5.16.

Zaznaczenie

zakresu

komórek

Aby zaznaczy# grupy komórek nies"siaduj"ce ze sob", przy

zaznaczaniu kolejnych zakresów przytrzymuj na klawiaturze

klawisz Ctrl.

Je+li chcesz zaznaczy& wybran% kolumn# arkusza, kliknij jednokrotnie lewymprzyciskiem myszy jej nag'ówek (rysunek 5.17).

Rysunek 5.17.

Zaznaczanie

wybranej

kolumny

w arkuszu

Chc"c zaznaczy# kilka s"siednich kolumn, ustaw kursor myszy

na nag&ówku wybranej kolumny. Nast$pnie po pojawieniu si$

ikony strza&ki skierowanej w dó& wci%nij lewy przycisk myszy,

przeci"gnij kursor myszy w lewo lub prawo do nag&ówka innej

kolumny i zwolnij przycisk myszy.

Aby zaznaczy& wybrany wiersz arkusza, kliknij jednokrotnie jego nag'ówek (ry-sunek 5.18).

Rysunek 5.18. Zaznaczanie wybranego wiersza w arkuszu

Chc%c zaznaczy& wi#ksz% liczb# wierszy, ustaw kursor myszy na nag'ówku wy-branego wiersza, a nast#pnie wci+nij lewy przycisk myszy i przeci%gnij kursormyszy w gór# lub w dó'.

Page 24: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

184

Aby zaznaczy& wszystkie komórki nale"%ce do bie"%cego arkusza, kliknij przy-cisk Zaznacz wszystko po'o"ony na przeci#ciu nag'ówków kolumn i wierszy (ry-sunek 5.19).

Rysunek 5.19.

Zaznaczanie

wszystkich

komórek w arkuszu

Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy

Dostosowanie rozmiarów komórek do wy+wietlanych w ich obszarze informacjizagwarantuje czytelno+& prezentowanych danych. Zmiana rozmiarów danej ko-mórki arkusza polega& b#dzie na zmianie szeroko+ci ca'ej kolumny oraz wyso-ko+ci ca'ego wiersza, do których ta komórka nale"y.

Je+li po wpisaniu danych do arkusza cz#+& etykiet tekstowych oraz liczb nie zo-stanie prawid'owo wy+wietlona, wówczas konieczne b#dzie poszerzenie wybra-nych kolumn (rysunek 5.20).

Rysunek 5.20. Przyk!adowy tekst i liczby wykraczaj1ce poza obszar komórek (B3, B4, C4)

Autodopasowanie

Po zaznaczeniu komórek, których zawarto+& nie zosta'a prawid'owo wy+wietlona(B3:C4), kliknij przycisk Format znajduj%cy si# w grupie Format na karcie Na-rz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Autodopasowanie szerokoBci

kolumn.

Ustawienia u:ytkownika

Aby samodzielnie okre+li& szeroko+& wybranej kolumny, ustaw kursor myszy nadpraw% kraw#dzi% jej nag'ówka. Po zaobserwowaniu zmiany kszta'tu kursora my-szy wci+nij lewy przycisk myszy, przeci%gnij kraw#d0 kolumny w lewo lub prawoi zwolnij przycisk myszy. Podczas przeci%gania kraw#dzi obok kursora myszypojawia si# „dymek” informuj%cy o bie"%cej szeroko+ci kolumny (rysunek 5.21).

Page 25: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

185

Rysunek 5.21.

Zmiana szeroko5ci

kolumny B poprzez

przeci1ganie jej

prawej kraw.dzi

Aby zmieni# szeroko%# kilku kolumn, zaznacz je, a nast$pnie zmie/

szeroko%# jednej z nich. Szeroko%# wszystkich zaznaczonych

kolumn pod"!y za szeroko%ci" kolumny przewymiarowanej

przez Ciebie.

=eby powi#kszy& wysoko+& wybranego wiersza, ustaw kursor myszy na dolnejkraw#dzi jego nag'ówka. Wci+nij lewy przycisk myszy, przeci%gnij kraw#d0 wier-sza w dó' i zwolnij przycisk myszy (rysunek 5.22).

Rysunek 5.22. Zmiana wysoko5ci wiersza poprzez przeci1ganie jego dolnej kraw.dzi

Aby zmieni# wysoko%# kilku wierszy, zaznacz je, a nast$pnie zmie/

wysoko%# jednego z nich.

Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy

Modyfikowanie struktury tabeli

Wstawienie do istniej%cego zakresu danych nowych pustych kolumn i wierszypozwoli w razie potrzeby na elastyczn% rozbudow# struktury istniej%cej tabeli.

Za'ó"my, "e do tabeli przedstawiaj%cej koszty +niada$ i kolacji chcesz doda& in-formacje o kosztach obiadów. Najlepszym rozwi%zaniem b#dzie w tym przypadkuwstawienie nowej kolumny pomi#dzy kolumnami ju" istniej%cymi. W tym celuzaznacz dowoln% komórk# nale"%c% do kolumny Kolacja, a nast#pnie kliknij strza'k#przypisan% do przycisku Wstaw znajduj%cego si# w grupie Komórki na karcieNarz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Wstaw kolumny arkusza.

Page 26: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

186

Nowa kolumna pojawia si$ zawsze na lewo od bie!"cej komórki,

a wszystkie kolumny znajduj"ce si$ na prawo od niej s"

automatycznie przenumerowywane. Natomiast gdy wstawiamy

nowy wiersz, wówczas pojawia si$ on zawsze powy!ej komórki

bie!"cej, a przenumerowanie obejmuje wszystkie wiersze

znajduj"ce si$ poni!ej niego.

Aby usun%& z arkusza wybrany wiersz (lub kolumn#) wraz z ca'% zawarto+ci%,uaktywnij dowoln% komórk# nale"%c% do tego wiersza (lub kolumny), a nast#pniekliknij strza'k# przypisan% do przycisku Usu@ znajduj%cego si# w grupie Komórki

na karcie Narz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Usu@ wiersze ar-

kusza (lub Usu@ kolumny arkusza).

Ukrywanie wierszy i kolumn

Nale"y wystrzega& si# zbyt pochopnego usuwania wierszy i kolumn, bowiem mo"eto spowodowa& nieodwracaln% utrat# danych. Je+li chcesz „chwilowo” pozby& si#wybranych kolumn lub wierszy, aby np. nie pojawi'y si# na wydruku, wówczasdobrym rozwi%zaniem jest ich ukrycie. =eby ukry& wybrany wiersz (lub kolumn#),uaktywnij dowoln% komórk# nale"%c% do tego wiersza (lub kolumny), a nast#p-nie kliknij strza'k# przypisan% do przycisku Format (grupa Komórki, karta Na-rz8dzia g4ówne). Po otwarciu menu rozwi$ podmenu Ukryj i odkryj, a nast#pniewybierz opcj# Ukryj wiersze (Ukryj kolumny).

Po ukryciu wiersza (lub kolumny) widoczna stanie si# nieci%g'o+& numeracji na-g'ówków wierszy (lub kolumn).

Dane zawarte w ukrytych komórkach s" przez ca&y czas

uwzgl$dniane w formu&ach odwo&uj"cych si$ do tych komórek.

Aby odkry# wszystkie ukryte wiersze (lub kolumny) nale!"ce do

danego arkusza, zaznacz wszystkie komórki, a nast$pnie kliknij

przycisk Format, rozwi/ podmenu Ukryj i odkryj i wybierz opcj$

Odkryj wiersze (lub Odkryj kolumny).

Page 27: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym

187

Scalanie i rozdzielanie komórek

B%czenie kilku s%siednich komórek w ca'o+& pozwala osi%ga& ciekawe efekty sty-listyczne.

Aby scali& wybrane komórki, zaznacz je, a nast#pnie kliknij przycisk Scal i wy-

Brodkuj znajduj%cy si# w grupie Wyrównanie na karcie Narz8dzia g4ówne (ry-sunek 5.23).

Rysunek 5.23.

Przyk!adowa

tabela

zawieraj1ca

komórki scalone

Je+li zechcesz przywróci& pierwotny podzia' komórek, wówczas po zaznaczeniuscalonej komórki kliknij ponownie przycisk Scal i wyBrodkuj.

Formatowanie komórek w arkuszu

Odpowiedni wygl%d komórek arkusza pozwala na wyeksponowanie zawartychw nim danych.

Wyrównanie i obrót zawarto4ci komórki

Je+li szeroko+& i wysoko+& komórki jest wi#ksza ni" wy+wietlana w niej zawar-to+&, wówczas istotnego znaczenia nabiera sposób wyrównania zawarto+ci ko-mórki wzgl#dem jej kraw#dzi.

Aby zmieni& wyrównanie zawarto+ci komórki w poziomie, zaznacz komórk# lubgrup# komórek, a nast#pnie kliknij przycisk Wyrównaj tekst do lewej, Do Brodkaw poziomie lub Wyrównaj tekst do prawej. Natomiast chc%c zmieni& wyrównaniezawarto+ci komórki w pionie, kliknij przycisk Wyrównaj do góry, Wyrównaj do

Brodka lub Wyrównaj do do4u (karta Narz8dzia g4ówne, grupa Wyrównanie)(rysunek 5.24).

Page 28: ABC MS Office 2007 PLUmiejŒtnoœæ poruszania siŒ po programach pakietu MS Office jest dziœ niemal jak prawo jazdy Œ po prostu musisz j„ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz

ABC MS Office 2007 PL

188

Rysunek 5.24.

Zmiana

wyrównania

zawarto5ci

komórki

W przypadku liczb wielocyfrowych nie powiniene% ingerowa#

w sposób ich wyrównania, pozostawiaj"c je tym samym w stanie

domy%lnego wyrównania do prawej strony.

W wi$kszo%ci przypadków stosowanie opcji Wyrównaj do <rodka

(w pionie) zapewnia najwi$ksz" czytelno%# danych.

W uzasadnionych stylistycznie przypadkach mo"esz dokona& obrotu zawarto+cikomórki o okre+lony k%t. W tym celu zaznacz komórk#, a nast#pnie kliknij ikon#Orientacja (karta Narz8dzia g4ówne, grupa Wyrównanie). Po otwarciu menu wska"odpowiedni wariant (rysunek 5.25).

Rysunek 5.25. Zastosowanie opcji Obró@ tekst w gór. pozwalaj1ce na zmniejszenie

szeroko5ci kolumn

Opcje ObróD tekst w górC oraz ObróD tekst w dó! daj" zupe&nie

inny efekt ni! opcja Tekst pionowy (rysunek 5.26).

Klikni#cie przycisku Orientacja i wybranie opcji Formatuj wyrównanie komórki

spowoduje otwarcie okna dialogowego daj%cego mo"liwo+& precyzyjnego usta-wienia k%ta obrotu.