Wstęp

Wdrożenie nowego systemu informatycznego w firmie może się wiązać z popełnianiem błędów, już na etapie

jego uruchamiania, czego skutkiem będzie jego niewłaściwe działanie. Z drugiej strony - niezależnie jak dobre

będzie – podjęte w tym kierunku działania mogą spotkać się z niechętnym przyjęciem pracowników.

W ostatecznym rozrachunku to oni będą z niego korzystać. Z tego względu konieczne jest przekonanie ich o jego

wartości.

"Dobre decyzje biznesowe można podejmować wyłącznie w oparciu o sprawdzone i kompleksowe informacje.

Dlatego zrozumienie firmy i jej biznesowego środowiska, jest tak istotne już na etapie projektowym. W Ideo

Konsulting łączymy możliwości aplikacji internetowych z bogatą wiedzą ekspercką. Dzięki temu jesteśmy w stanie

precyzyjniej przewidywać efekty biznesowe rekomendowanych przez nas działań. Świadczymy najwyższej jakości

usługi w zakresie analityki, doradztwa biznesowego oraz rozwiązań IT, które każdego dnia poprawiają wyniki

biznesowe naszych klientów."

- Dominik Kaznowski, partner Ideo Konsulting.

Jest wiele kwestii, które umożliwiają zminimalizowanie ryzyka związanego z wdrożeniem systemu oraz dają

szansę na poprawę stopnia jego akceptacji w strukturach firmy.

Oto 8 najistotniejszych.

Długoterminowa i skuteczna implementacja narzędzi IT

Nie jest konieczne informowanie personelu o wszystkich planach firmy. Należy się jednak skupić na tych, które ich

dotyczą. Jednym z nich jest nowy system IT, o którym warto wspomnieć jak najwcześniej. Ma być przecież

ułatwieniem w codziennej pracy każdego pracownika firmy. Z drugiej strony spowoduje on zmianę znanych do tej

pory procedur. Dlatego też, warto jest dać zespołowi czas na oswojenie się z planowanymi zmianami – im szybciej,

tym lepiej.

1. Poinformowanie pracowników o planach

Wskazówka:

Już na tym etapie dobrze jest przedstawić kadrze wstępne

założenia nowego systemu. Ważne jest przede wszystkim opisanie

lub zaprezentowanie tych funkcjonalności, które w sposób

bezpośredni będą wpływać na ich pracę lub w jakimś stopniu

ją zmienią.

„Rosnąca ilość wszelkiego rodzaju dokumentów, które spływały do Firmy różnymi kanałami oraz trudności związane

z prawidłowym i szybkim obiegiem spowodowały, że zaczęliśmy szukać systemów, które pomogłyby nam

to rozwiązać. Sprecyzowaliśmy to, co nas interesuje, sprawdziliśmy wdrożenia w innych firmach. Najważniejszym

momentem było przedstawienie propozycji Zarządowi, który poparł naszą inicjatywę, a dzięki temu prace przebiegały

sprawnie i krok po kroku angażowane były kolejne zespoły.”

- Izabela Chmiel, Kierownik Biura Zarządu, Śnieżka

Kiedy zdecydować się na aplikacje dedykowane?

Warto rozważyć zaangażowanie zespołu w dyskusję o tym, jak projektowana platforma powinna wyglądać. Pod

uwagę należy brać pełen wachlarz aspektów dotyczących aplikacji - narzędzia, rozwiązania, funkcjonalności,

udogodnienia. Dobrze jest proces zbierania opinii usystematyzować np. w postaci ankiet, które umożliwią

pogrupowanie otrzymanych informacji. Wdrożenie pomysłów możliwych do zrealizowania sprawi, że nowy system

będzie maksymalnie dostosowany do pracowników.

2. Zaangażowanie ludzi w proces planowania i tworzenia

Wskazówka:

Biorąc udział w procesach związanych z projektowaniem usprawnień platformy,

kadra nie tylko otrzymuje narzędzie, które spełnia ich wymagania

oraz zdecydowanie pomaga w realizacji obowiązków. Są oni jednocześnie

współodpowiedzialni za jego sukces, a co za tym idzie - tym chętniej z niego

korzystają w przyszłości.

„Tym, co odróżnia wdrożenie w Śnieżce od innych to ciągła ewolucja systemu. Mamy wiele wdrożeń, w których

system jest rozwijany, ale w bardzo niewielu przypadkach dzieje się to tak dynamicznie, jak w przypadku Śnieżki.

Wdrażając Logito zawsze dbamy o to, by to użytkownicy powiedzieli nam jak ma wyglądać system. Tutaj zadziałało

to tak skutecznie, że obecnie większość nowych modułów jest zgłaszana, jako potrzeba, która „rodzi się” po stronie

pracowników.”

- Marcin Wojtoń, Dyrektor Obsługi Klienta, Ideo

Rozwój Logito w Śnieżce

Dobrą praktyką będzie stworzenie możliwości przetestowania - wszystkim lub wybranej grupie - przygotowanego

rozwiązania, w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Testowanie produktu przed wypuszczeniem jego wersji

finalnej pozwala na wczesne zdiagnozowanie ewentualnych problemów, a nawet na modyfikację jego

funkcjonalności. Celem takiego działania jest maksymalne usprawnienie go oraz uczynienie jeszcze bardziej

przyjaznym dla użytkowników.

3. Testy i zgłaszanie uwag

Wskazówka:

Wcześniejsza prezentacja narzędzia IT to nie tylko korzyść od strony

projektowej i technicznej. To przede wszystkim okazja dla pracowników

do zapoznania z nowymi funkcjonalnościami. Wstępne „oswojenie się”

z systemem pozwoli na skrócenie czasu jego wdrażania w przyszłości.

Aplikacja powinna być intuicyjna, wygodna i prosta w obsłudze - tak, aby każdy członek zespołu był zadowolony

z możliwości korzystania z niej. Jest to tym bardziej istotne w sytuacji, kiedy wcześniejsze deklaracje zakładały,

że produkt będzie miał taki charakter. W przeciwnym razie zostanie osiągnięty efekt odwrotny do zamierzonego

i jakość pracy po jego implementacji może się znacznie obniżyć.

4. Przyjazny system

Wskazówka:

Funkcjonalności, które będą obsługiwane przez wszystkich lub przez

większość kadry muszą wyróżniać się szczególnie wysokim stopniem

prostoty obsługi. Tyczy się to przede wszystkim firm, gdzie struktura

pogrupowana jest na różne działy. Pracownicy nie powinni mieć trudności

w użytkowaniu platformy, bez znaczenia, w jakim dziale i na jakim szczeblu

pracują.

Niezależnie czy i jak mocno personel jest zaangażowany w projektowanie systemu, konieczne jest przeprowadzenie

szkolenia z jego obsługi. Pozwoli ono lepiej poznać wszystkie możliwości platformy i w pełni wykorzystać jej

potencjał w przyszłej pracy. Zazwyczaj tego typu tutoriale nie trwają dłużej niż kilka godzin, jednak korzyści, jakie

płyną z tego typu działania z pewnością przyniosą długofalowe efekty.

5. Prezentacja platformy, czyli szkolenie pracowników

Wskazówka:

Firma dostarczająca produkt powinna być również odpowiedzialna

za omówienie wszystkich jego funkcjonalności. Bardzo dobra znajomość

systemu to swego rodzaju gwarancja jakości szkolenia. Dzięki temu w razie

pytań możliwe będzie udzielenie rzetelnej odpowiedzi oraz rozwianie

ewentualnych wątpliwości czy nieścisłości.

Cenną praktyką jest cykliczne badanie opinii na temat platformy. Organizacja krótkich ankiet ma na celu poznanie

oceny poszczególnych elementów, prezentację własnych spostrzeżeń oraz pomysłów, które pozwolą rozwinąć

kolejne narzędzia. Dalszym etapem mogą być rozmowy indywidualne, które umożliwią zlokalizowanie ewentualnych

problemów oraz przeanalizowanie najlepszych rozwiązań.

6. Regularne zbieranie opinii

Wskazówka:

Zbieranie opinii jest istotnym procesem, jednak będzie ono

całkowicie bezcelowe, jeśli uwagi nie będą

w żaden sposób weryfikowane. Opracowywanie i wdrażanie

nowych funkcjonalności powinno być stałą praktyką. Należy

jednak mieć na uwadze, że wszelkie znaczące zmiany

powinny być przed wdrożeniem konsultowane z załogą

oraz przez nią testowane.

6. Regularne zbieranie opinii

„Uporządkowanie obiegu dokumentów, pism przychodzących, wewnętrznych czy wychodzących było przyczyną

powstawania kolejnych modułów. Najczęściej były to pomysły naszych pracowników, którzy podpowiadali nam,

czego oczekują od programu i co uważają za konieczne do wprowadzenia, np. delegacje, profile pracowników,

centrum obsługi gwarancji, kalendarz itp.”

- Michał Suszka, Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka

Rozwój platformy przy udziale personelu

Projektowanie oraz wdrażanie nowej platformy jest procesem etapowym i długofalowym. Niemal na każdym etapie

prac istnieje ryzyko popełnienia błędu, który doprowadzi do niepowodzenia całego projektu. Konieczny jest zatem

po wprowadzeniu nowych funkcjonalności nieustanny ich monitoring, analiza działania oraz trwała optymalizacja.

Kontrola w takiej postaci pozwoli na szybką reakcję i eliminowanie ewentualnie pojawiających się komplikacji.

7. Monitorowanie platformy

Wskazówka:

Już na etapie wyboru dostawcy warto zwrócić uwagę czy posiada on rozwiązania

monitorujące. Automatyzują one i ułatwiają weryfikowanie takich kwestii, jak chociażby

czas spędzony w obrębie danego modułu czy wykonywania poszczególnych operacji,

jak również popularność użycia konkretnych funkcji.

Modernizacja systemów informatycznych, ich odświeżenie czy rozbudowa pozwala na zachowanie atrakcyjności

i funkcjonalności. Testowanie nowych narzędzi czy komponentów dobrze oddać w ręce samych pracowników

lub wyznaczonej grupy „testerów”. Poprzez takie działania możliwe będzie sprawnie wprowadzanie poprawek,

bez angażowania czasu całej kadry.

Wypracowanie mechanizmu pozwalającego na zgłaszanie przez personel luźnych pomysłów na nowe rozwiązania

znacznie porządkuje proces udoskonalania platformy.

8. Modernizacja, rozbudowa, udoskonalanie

Wskazówka:

Pomimo dużej rozbudowy i implementacji kolejnych modułów, produkt

nie może stracić na swojej przejrzystości i intuicyjności. Niezwykle trudne,

ale jednocześnie ważne jest zachowanie równowagi w procesie

wprowadzania rozbudowy już działających w firmie narzędzi.

„Logito zostało szybko wdrożone i zmienia się cały czas. Nie przypomina już systemu sprzed 10 lat. Aktualnie w

skład platformy Logito wchodzą 24 moduły, które integrują się z 6 innymi systemami wykorzystywanymi w Śnieżce,

ale i z systemami zewnętrznymi. Każdego dnia pracuje w nim jednocześnie około 150 użytkowników, którzy obsłużyli

już ponad 584 tys. pism. System jest dostępny online dla naszych pracowników także na Ukrainie i Białorusi.”.

- Michał Suszka Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka

Jak Logito sprawdza się po latach?

Jak zostało wspomniane, proces komponowania nowego systemu informatycznego w firmie jest złożony

i wieloetapowy. Jego wstępna realizacja może nie być aż tak absorbująca czasowo, jednak o sukcesie

przedsięwzięcia mogą zadecydować dalsze (następujące po wdrożeniu) działania takie jak np. monitorowanie,

modernizacja oraz stałe udoskonalanie. Warto o tym pamiętać i regularnie praktykować działania zabezpieczające.

Pozwoli to na utrzymanie wysokiej jakości nowego systemu przez długi czas po wdrożeniu.

Podsumowanie