5.1 sprzedawca

1

Kurs: Towar jako element sprzedaży

Źródło: www.fotolia.pl

KURS Towar jako element sprzedaży

MODUŁ Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów

../../../../Ustawienia%20lokalne/Temp/www.fotolia.pl

2


5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów

5.1 Zamawianie towarów

5.1.1 Źródła zakupu towarów

Zakup towarów jest oczywistym czynnikiem, bez którego nie może zaistnieć sprzedaż. Ma on również bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, na wielkość osiąganych obrotów i zysków. Ilość oraz jakość oferowanych towarów przekładają się na decyzję konsumentów o zakupie. Zadowolony klient będzie chętnie dokonywał zakupów, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie osiągało większe zyski. Podejmowanie niewłaściwych decyzji dotyczących zakupu towarów może powodować powstawanie nadmiernych zapasów, co będzie wpływać na straty przedsiębiorstwa.

Zakup towarów powinien zapewnić: dostawy towarów zgodnie z potrzebami konsumentów, częste i terminowe dostawy zwalniające przedsiębiorstwo handlowe z konieczności utrzymywania zapasów, sprawny przepływ towarów i dokumentów związanych z dostawą towarów. Aby towar w odpowiednim czasie trafił od producenta do konsumenta, musi zostać uruchomiony kanał dystrybucji.

Dystrybucja obejmuje planowanie, organizowanie i kontrolowanie sposobu przemieszczania się towarów od producenta do konsumenta. Jest dokonywana samodzielnie lub za pomocą pośredników. Producenci muszą zdecydować, czy będą korzystać z pośredników, czy też samodzielnie będą oferować towary klientom ostatecznym.

3


Rysunek 5.1 Przepływ towarów

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa 2008, s. 120

Dostawy towarów mogą mieć następujące źródła pochodzenia:

magazyny własne przedsiębiorstwa handlowego ― dotyczy to dużych przedsiębiorstw z siecią sklepów, gdzie do magazynów własnych trafia towar bezpośrednio od producenta i z importu;

przesunięcia i przerzuty ― przesunięcia towarów są dokonywane między sklepami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa, a przerzuty towarów odbywają się między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa;

magazyny hurtowe ― pośredniczą w zakupach i sprzedaży, kupują towary od producentów i odsprzedają jednostkom handlu detalicznego;

producenci ― zaopatrują się bezpośrednio u producenta, dzięki czemu skraca się drogę i czas dostawy oraz pomija pośrednika, jakim jest hurtownia, a także zmniejsza się koszty, co ma wpływ na wysokość marży i ostateczną cenę towaru;

4


własne zakłady wytwórcze ― dostarczają towar do sklepów przyfabrycznych, firmowych ― np. piekarni, w której wypieka się pieczywo i sprzedaje w sklepie obok;

rzemiosło i chałupnictwo ― dotyczy to niewielu towarów, w niewielkich ilościach, na które jest popyt w sklepach np. różne wyroby ludowych artystów;

skup ― organizowany w odpowiednich punktach w celu skupowania artykułów pochodzących z gospodarstw rolnych, ogrodnictwa, od rybaków, zbieraczy runa leśnego;

import ― czyli przywóz towarów z zagranicy, spoza obszarów Unii Europejskiej przez magazyny hurtowe, magazyny własne i sklepy1.

5.1.2 Wybór dostawcy

Aby zapewnić wybrany asortyment w sklepie, przedsiębiorcy muszą znaleźć odpowiedniego dostawcę. Podczas wyboru biorą pod uwagę wiele czynników, takich jak:

wartość użytkowa towaru;

jakość towaru;

cena oferowanych towarów.

W zawiązku z tym, że wielu dostawców oferuje towary o tych samych właściwościach, jakości, a nawet cenie, przedsiębiorcy biorą pod uwagę inne czynniki:

termin płatności za zakupione towary;

miejsce przekazania towarów;

częstotliwość dostaw;

dotychczasowe doświadczenia z dostawcami;

inne warunki dostaw.

Dostawca i odbiorca negocjują warunki dostaw. Płatność może być dokonywana w gotówce lub przelewem, a jej termin określany jest na kilka lub kilkanaście dni. Miejscem przekazania towarów może być albo magazyn dostawcy, albo sklep. Przedsiębiorstwa ustalają również częstotliwość dostaw towarów. Im częstsze dostawy, tym mniejsze zapasy, a co za tym idzie mniejsze koszty prowadzenia działalności.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wyboru dostawcy, obejrzyj prezentację pt.: „Wybór dostawców”.

5.2 Zasady zaopatrzenia w towary

W każdym punkcie sprzedaży wyznaczone są osoby odpowiedzialne za zamawianie towarów. Osoby te obserwują sprzedaż w poprzednich okresach, kontrolują stan zapasów, badają popyt na towary, a także zbierają informacje na temat nowych

1 Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa 2008, s. 120-121

5


produktów (rozmowa z klientem, reklama telewizyjna). W sklepach wielkopowierzchniowych, w pełni skomputeryzowanych, analizuje się dane dotyczące sprzedaży i zapasów.

Przedsiębiorcy mogą zamawiać towary bezpośrednio, telefonicznie, pisemnie, za pośrednictwem Internetu lub faksu. Towary mogą być zamawiane z wewnętrznych magazynów sklepów (sieci sklepów), magazynów zewnętrznych (hurtownie), bezpośrednio od producenta, od przedstawiciela handlowego lub z katalogu.

Przedsiębiorstwa zamawiają towary w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży. Ciągłość sprzedaży zapewnia klientom wybór towarów. Jeżeli w sklepie będzie brakowało towarów, klienci skorzystają z oferty konkurencji. Może to grozić utratą klienta, zwłaszcza jeśli sytuacja będzie się powtarzać.

Zamówienia powinny być składane w odpowiednim czasie, tzn. nie w dniu, w którym towaru już nie ma, lecz odpowiednio wcześniej (zależy od częstotliwości dostaw). Nie może nastąpić przerwa w sprzedaży, zatem sprzedawcy muszą na bieżąco analizować dane i planować z odpowiednim wyprzedzeniem dostawy towarów. Ważne jest również, aby odpowiednio zaplanować przebieg dostawy, aby nie kolidował on z obsługą klientów. Podstawowe zasady, które należy przestrzegać przy zaopatrywaniu to:

ciągłość i terminowość zaopatrzenia ― zamówienia powinny być realizowane zgodnie z harmonogramem, bez opóźnień;

rytmiczność zaopatrzenia ― zamówienia powinny być dostosowane do popytu na konkretny asortyment towarowy;

pełność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna odpowiadać zapotrzebowaniu klientów zarówno, co do ilości, jak i rodzaju towaru;

operatywność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna być dostosowana do zmieniającego się popytu na określone towary.

Transport jest jednym z kluczowych zagadnień związanych z zaopatrzeniem. Towary mogą być transportowane własnym lub obcym środkiem transportu. Właściciele małych sklepów bardzo często dostarczają towar do sklepów własnym samochodem. Wiąże się to z obniżeniem kosztów transportu oraz skróceniem czasu realizacji dostawy. Osobisty odbiór towarów pozwala na szybkie uzupełnienie zapasów. W przypadku dużych dostaw korzystne jest wybranie transportu obcego. Transport towarów jest zwykle usługą płatną.

Prawidłowe zaopatrzenie pozwala na:

pełne zaspokojenie potrzeb i oczekiwań klientów;

optymalne wykorzystanie powierzchni sklepu;

osiągnięcie zysku na odpowiednim poziomie;

utrzymanie odpowiedniego poziomu kosztów.

6


5.3 Organizacja przyjmowania towarów

Prawidłowy przebieg dostaw towarów jest jednym z czynników wpływających na organizację pracy w sklepie. Dostawa towaru powinna być tak przeprowadzona, aby nie zaburzać pracy sklepu, a zwłaszcza nie powinna przeszkadzać w obsłudze klienta. Należy pamiętać także o dokumentach, które są nieodłącznym elementem każdej dostawy.

Towary mogą być przekazywane w miejscu ustalonym przez dostawcę lub kupującego. Miejsce to określane jest przy użyciu pojęć:

loco ― kupujący odbiera towar na własny koszt z miejsca wskazanego przez dostawcę lub z miejsca, w którym znajdował się on w chwili podpisania umowy np. z magazynu hurtownika;

franco ― sprzedawca na własny koszt przekazuje towar w miejsce wskazane przez kupującego np. do magazynu sklepu.

Proces przyjmowania dostaw do magazynu jest operacją, która rozpoczyna fizyczny przepływ towarów i informacji przez magazyn. W strefie tej realizowane są następujące czynności:

identyfikacja dostawy;

rozładunek dostawy;

kontrola ilościowa i jakościowa;

przygotowanie towarów do składowania;

przemieszczenie dostawy do strefy składowania2.

Poprawny przebieg przyjmowania towarów do magazynu powinien odbywać się według ogólnego schematu, który można modyfikować w zależności do rodzaju prowadzonej działalności, jej wielkości, a także asortymentu przyjmowanych towarów.

2 Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny. Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka,

Poznań 2009 r., s. 12

7


Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 r., s. 13

Dostawy towarów mogą odbywać się w czasie godzin pracy sklepu lub poza jego godzinami pracy. W przypadku gdy towar przyjmowany jest w godzinach otwarcia sklepu, procedurę odbioru należy przeprowadzać na zapleczu, aby nie zakłócać przebiegu pracy.

Jeżeli zamawiający sam musi odebrać towar z magazynu dostawcy, wówczas odbywa się to w godzinach pracy dostawcy (np. hurtowni). W przypadku gdy towar dostarczany jest do magazynu kupującego lub bezpośrednio do sklepu, wówczas może się to odbywać w godzinach pracy sklepu, jak i poza jego godzinami pracy. Bez względu na miejsce przekazania towarów proces przyjmowania powinien przebiegać tak samo.

Przewoźnik odpowiada za towar w czasie jego transportu. Towar powinien być dostarczony do klienta nieuszkodzony i w określonym czasie.

Osoba odpowiedzialna za odbiór towarów sprawdza dokumentację dostawy (faktura VAT, Wz). Jeżeli dokumentacja jest prawidłowa, wówczas następuje rozładunek towarów. Po dokonaniu rozładunku pracownik sklepu, dokonuje kontroli jakościowej (uszkodzenia, stan opakowania, data ważności itp.) i ilościowej towarów (czy ilość jest zgodna z zamówieniem i dokumentacją dostawy). Jeżeli dostawa jest zgodna z dokumentacją, wówczas odbierający pieczętuje i podpisuje dokumenty dostawy

8


(oryginał zostaje w sklepie) i następuje rozmieszczenie towarów w magazynie lub na sali sprzedażowej. Jeżeli dostawa nie jest zgodna z dokumentacją wówczas powinna zostać odesłana. Na dokumencie dostawy dokonywane są adnotacje dotyczące niegodności oraz sporządzany jest protokół rozbieżności dostawy.

Odbierający nie może odmówić przyjęcia dostawy, jeżeli zostało złożone zamówienie na dany towar.

5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów

Rodzaj dokumentacji, jaki prowadzony jest w przedsiębiorstwie handlowym, uzależniony jest od jego specyfiki. Jeżeli przedsiębiorstwo handlowe posiada magazyn jako osobną jednostkę organizacyjną, wówczas musi prowadzić dokumentację związaną z obrotem magazynowym. Dokumentacja powinna być sporządzana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ewidencji.

Jednym z dokumentów, który sporządza się przed dostawą towarów, jest zamówienie. Zamówienie przesyłane jest dostawcy, zawiera ono dane zamawiającego i dostawcy, warunki płatności, warunki dostawy oraz specyfikację towarową.

Dokumentem towarzyszącym dostawie jest faktura VAT (istnieje możliwość odbioru faktury zbiorczej na koniec okresu rozliczeniowego). Osoba przyjmująca dostawę sprawdza zapisy na fakturze z zamówieniem. Powinny być one takie same. Zdarza się, że faktura nie towarzyszy dostawie (dostarczany jest tylko dokument Wz). Sytuacja taka ma miejsce, gdy towary dostarczane są do sklepu sukcesywnie np. codziennie ― tak jest w przypadku dostaw chleba. Wtedy na koniec miesiąca sporządzana jest faktura zbiorcza, a codzienne dostawy przyjmowane są na podstawie dokumentu Wz.

W przypadku gdy wraz z dostawą nie została dostarczona faktura, wówczas przyjmujący sporządza dowód dostawy. Stanowi on dowód przyjęcia towarów na stan sklepu lub magazynu.

Dokumenty związane z obrotem towarów w magazynie dzielimy na dokumenty przychodowe i rozchodowe.

Dokument Pz (przyjęcie z zewnątrz) jest dokumentem sporządzanym przez odbiorcę towaru. Sporządza go magazynier lub osoba za to odpowiedzialna. Dokument Pz sporządza się w trzech egzemplarzach ― jeden dla magazyniera, drugi dla księgowości, a trzeci dla działu zaopatrzenia. Stanowi on potwierdzenie przyjęcia towarów do magazynu. Dokument Pz powinien zawierać pieczątkę przedsiębiorstwa, numer dokumentu, dane nadawcy, datę wystawienia dokumentu, spis towarów i ich ilość oraz sposób dostawy i przychodu.

Dokument Mm (przesunięcie międzymagazynowe) sporządzany jest w przypadku przesunięcia towaru między magazynami przedsiębiorstwa. Prawidłowo wypełniony dokument powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numer dokumentu, rodzaj i ilość przesuwanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe oraz datę wystawienia. Dokument Mm sporządza się w czterech egzemplarzach. Jeden dla wystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla magazynu odbierającego, a czwarty dla księgowości.

9


Dokument Wz (wydanie zewnętrzne) sporządzany jest w magazynie dostawcy, przez osobę wydająca towar. Jest on dla magazyniera potwierdzeniem wydania towarów. Dokument Wz powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numer dokumentu, nazwę i ilość wydawanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe, środek transportu i datę wystawienia. Dokument Wz sporządza się w czterech egzemplarzach. Jeden dla wystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty dla księgowości.

Dokumentacja magazynowa powinna być wypełniana rzetelnie. Dokumentacja powinna być sporządzana wyłącznie przez osoby do tego uprawnione, które odpowiadają za merytoryczną i formalną treść dokumentów. Dokumenty powinny być sporządzone czytelnie. Nieodpuszczalne jest poprawianie cyfr i liter. W przypadku popełnienia błędu, należy skreślić całą liczbę lub wyraz, a poprawne dane wpisać nad skreśleniem. Każdy dokument musi być opatrzony datą wydania towaru z magazynu lub dostawy.

Poniżej przedstawione zostały przykłady poprawnie wypełnionych dokumentów magazynowych: Pz i Wz.

Przykład 1

W dniu 20.09.2013 r. z magazynu Hurtowni zabawek „Jacuś” mieszczącej się w Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25, nastąpiło wydanie towarów na sprzedaż. Odbiorcą towaru jest Sklep zabawkowy „Tosia” , mieszczący się w Krakowie, przy ulicy Zielonej 5. W tabeli przedstawione zostały towary zamówione przez Sklep zabawkowy „Tosia”. Na podstawie danych o zamówionych towarach należy wystawić dokument Wz o numerze 456/M5. Za wydanie towaru z magazynu odpowiada Mirosław Tomczyk, pod nadzorem kierownika magazynu Tadeusza Kulika. Towar w magazynie sklepu „Tosia” odbiera Jan Nowak. Dostawca ponosi koszty dostawy samochodem ciężarowym.

Tabela 5.1 Wydane towary

Źródło: Opracowanie własne

10


Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz)


Osoba przyjmująca towar do magazynu dokonuje kontroli dokumentów towarzyszących dostawie. Najpierw sprawdzany jest dokument Wz (lub faktura VAT) z zamówieniem. Sprawdzane są przede wszystkim nazwy towarów, ich ilość oraz cena.

Osobą, która dokonuje sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym, jest pracownik odpowiedzialny za zatwierdzenie wydania towarów z magazynu.

Przykład 2

Do magazynu sieciowego Sklepu zabawkowego „Tosia” mieszczącego się w Krakowie przy ulicy Zielonej 5, 20 września 2013 r. samochodem ciężarowym, na koszt dostawcy, dostarczono nową dostawę zabawek. Dostawcą jest hurtownia zabawek „Jacuś” mieszcząca się w Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25. Zabawki przeznaczone są do sprzedaży. Dane dotyczące zamówionych towarów (zamówienie numer Z1/09/2013) przedstawione zostały w tabeli. Na podstawie danych należy wystawić dokument Pz o numerze Pz 123/M1. Osobą odpowiedzialną za przyjęcie towarów jest Jan Nowak, dostawę nadzoruje Kazimierz Kowalski.

Tabela 5.3 Zamówione towary


11


Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz)


5.5 Literatura

5.5.1 Literatura obowiązkowa

Komosa A., Organizacja sprzedaży, cz. 1, Wydawnictwo Ekonomik, Warszawa 2009;

Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa, 2008;

Zielińska H., Organizacja sprzedaży, Wydawnictwo REA, Warszawa 2009.

5.5.2 Literatura uzupełniająca

Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009.

5.5.3 Netografia

http://www.asdruk.pl;

http://www.biuroservis.pl.

5.6 Spis rysunków i tabel

Rysunek 5.1 Przepływ towarów ................................................................................................................ 3

Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów ...................................................................................... 7

Tabela 5.1 Wydane towary .......................................................................................................................... 9

Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz) ................................................................................................ 10

Tabela 5.3 Zamówione towary ................................................................................................................ 10

http://www.asdruk.pl/

http://www.biuroservis.pl/

12


Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz) .................................................................................................... 11

5.7 Spis treści

5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów ................................................ 2

5.1 Zamawianie towarów ..................................................................................................................................... 2 5.1.1 Źródła zakupu towarów ................................................................................................................................................. 2 5.1.2 Wybór dostawcy ................................................................................................................................................................ 4

5.2 Zasady zaopatrzenia w towary ................................................................................................................... 4 5.3 Organizacja przyjmowania towarów ....................................................................................................... 6 5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów ...................................................................................... 8 5.5 Literatura .......................................................................................................................................................... 11

5.5.1 Literatura obowiązkowa ............................................................................................................................................. 11 5.5.2 Literatura uzupełniająca ............................................................................................................................................. 11 5.5.3 Netografia .......................................................................................................................................................................... 11

5.6 Spis rysunków i tabel ................................................................................................................................... 11

5.1 sprzedawca

Education

Transcript of 5.1 sprzedawca