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45 CFR Subtitle A (10103 Edition) 74.42

t o s u c h F e d e r a l , S t a t e o r l oc a l a u t h o r -i t y a s m a y h a v e p r op e r j u r i s di c t i o n .

74.42 Codes of conduct.

T h e r e c i p i e n t s h a l l m a i n t a i n w r i t t e ns t a n d a r d s o f c o n d u c t g o v e r n i n g t h ep e r f o r m a n c e o f i t s e m p l o y e e s e n g a g e di n t h e a w a r d a n d a d m i n i s t r a t i o n o f c o n t r a c t s . N o e m p l o y e e , o f f i c e r , o ra g e n t s h a l l p a r t i c i p a t e i n t h e s e l ec t i o n ,a w a r d , or a d m i n i st r a t i o n o f a c o n t r a c ts u p p o r t e d b y F e d e r a l f u n d s i f a r e a l o ra p p a r e n t c o n f l i c t o f i n t e r e s t w o u l d b ei n v o l v e d . S u c h a c o n f l i c t w o u l d a r i s e

w h e n t h e e m p l o y e e , o f f i c e r , o r a g e n t ,o r a n y m e m b e r o f h i s or h e r i m m e d ia t ef a m i l y , h i s o r h e r p a r t n e r , o r a n o r g a -n i z a t i o n w h i c h e m p l o y s o r i s a b o u t t oe m p l o y a n y o f t h e p a r t i e s i n d i c a t e dh e r e i n , h a s a fi n a n c i a l o r o t h e r i n t e r e s ti n t h e f i r m s e l e c t e d f o r a n a w a r d . T h eo f f i c e r s , e m p l o y e e s , a n d a g e n t s o f t h er e c i p i e n t s h a l l n e i t h e r s o l i c i t n o r a c -c e p t g r a t u i t i e s , f a v o r s , o r a n y t h i n g o f m o n e t a r y v a l u e f r o m c o n t r a c t o r s , o rp a r t i e s t o s u b a g r e e m e n t s . H o w e v e r , r e -c i p i e n t s m a y s e t s t a n d a r d s f o r s i t u a -t i o n s i n w h i c h t h e f i n a n c i a l i n t e r e s t i sn o t s u b s t a n t i a l o r t h e g i f t i s a n u n s o -l i c i t e d i t e m o f n o m i n a l v a l u e . T h es t a n d a r d s o f c o n d u c t s h a l l p r o v i d e f o r

d i s c i p l i n a r y a c t i o n s t o b e a p p l i e d f o rv i o l a t i o n s o f s u c h s t a n d a r d s b y o f f i -c e r s , e m p l o y e r s , or a g e n t s o f t h e r e c i p i -e n t s .

74.43 Competition.

A l l p r o c u r e m e n t t r a n s a c t i o n s s h a l lb e c o n d u c t e d i n a m a n n e r t o p r o v i d e ,t o t h e m a x i m u m e x t e n t p r a c t i c a l , o p ena n d f r e e c o m p e t i t i o n . T h e r e c i p i e n ts h a l l b e a l e r t t o o r g a n i z a t i o n a l c o n -f l ic t s o f i n t e r e s t a s w e l l a s n o n c o m p e t i -t i v e p r a c t i c e s a m o n g c o n t r a c t o r s t h a tm a y r e s t r i c t o r e l i m i n a t e c o m p e t i t i o no r o t h e r w i s e r e st r a i n t r a d e . In o r d e r t oe n s u r e o b j e c t i v e c o n t r a c t o r p e r f o r m -a n c e a n d e l i m i n a t e u n f a i r c o m p e t i t i v e

a d v a n t a g e , c on t r a c t o r s t h a t d e ve l op o rd r a f t g r a n t a p p l i c a t i o n s , o r c o n t r a c ts p e c i f i c a t i o n s , r e q u i r e m e n t s , s t a t e -m e n t s o f w o r k , i n v i t a t i o n s f o r b i ds a n d / o r r e q u e s t s f o r p r o p o s a l s s h a l l b e e x -c l u d e d f r o m c o m p e t i n g f o r s u c h p r o -c u r e m e n t s . A w a r d s s h a l l b e m a d e t oth e b id d er o r o f f e ro r wh o se b id o r o f f e ri s r e s p o n s i v e t o t h e s o l i c i t a t i o n a n d i sm o s t a d v a n t a g e o u s t o t h e r e c i p i e n t ,p r i c e , q u a l i t y a n d o t h e r f a c t o r s c o n s i d -

e r e d . S o l i c i t a t i o n s s h a l l c l e a r l y s e tf o r t h a l l r e q u i r e m e n t s t h a t t h e b i d d e ro r o f f e ro r sh a l l f u l f i l l in o rd er fo r th eb i d o r o f f e r t o b e e v a l u a t e d b y t h e r e -c i p i e n t . A n y a n d a l l b i d s or o f fe r s m a yb e r e j e c t e d w h e n i t i s i n t h e r e c i p i e n t si n t e r e s t t o d o so .

74.44 Procurement procedures.

( a ) A l l r e c i p i en t s s h a l l e s t a b l i s h w r i t -t e n p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . T h e s ep r o c e d u r e s s h a l l p r o v i d e f o r , a t a m i n -i m u m , t h a t :

(1 ) Rec ip ien ts av o id p u rch as in g u n -n e c e ss a r y i t e m s ;

( 2) W h e r e a p p r o p r i a t e , a n a n a l y s i s i sm a d e o f l e a s e a n d p u r c h a s e a l t e r -n a t i v e s t o d e t e r m i n e w h i c h w o u l d b et h e m o s t e c on o m i c a l a n d p r a c t i c a l p r o -c u r e m e n t fo r t h e r e c i p i en t a n d t h e F e d -e r a l G o ve r n m e n t ; a n d

(3 ) So l ic i ta t io n s fo r g o o d s an d se rv -ices p ro v id e fo r a l l o f th e fo l lo win g :

( i ) A c l e a r a n d a c c u r a t e d e s c r i p t i o no f t h e t e c h n i c a l r e q u i r e m e n t s f o r t h em a t e r i a l , p r o d u c t o r s e r v i c e t o b e p r o -c u r e d . I n c o m p e t i t i v e p r o c u r e m e n t s ,s u c h a d e s c r i p t i o n s h a l l n o t c o n t a i nf e a t u r e s w h i c h u n d u l y r e s t r i c t c o m -p e t i t i o n .

( i i ) R e q u i r e m e n t s w h i c h t h e b i d d e r / o f f e r o r m u s t f u l f i l l a n d a l l o t h e r f a c -t o r s t o b e u s e d i n e v a l u a t i n g b i d s o rp ro p o sa ls .

( i i i ) A d escr ip t io n , wh en ev er p r ac-t i c a b l e , o f t e c h n i c a l r e q u i r e m e n t s i nt e r m s o f f u n c t i o n s t o b e p e r f o r m e d o rp e r f o r m a n c e r e q u i r e d , i n c l u d i n g t h er a n g e o f a c c e p t a b l e c h a r a c t e r i s t i c s o rm i n i m u m a c c e p t a b l e st a n d a r d s.

( iv ) Th e sp ec i f ic f ea tu r es o f b r an dn a m e o r e q u a l d e s c r i p t i o n s t h a t b i d -d e r s a r e r e q u i r e d t o m e e t w h e n s u c hi t e m s a r e i n c l u d e d in t h e s o l ic i t a t i o n .

( v ) T h e a c c e p t a n c e , t o t h e e x t e n tp r a c t i c a b l e a n d e c o n o m i c a l l y f e a s i b l e ,o f pr o d u c t s a n d s e r v i c e s d i m e n s i o n e d i n

t h e m e t r i c s y st e m o f m e a s u r e m e n t .( v i ) P r e f e r e n c e , t o t h e e x t e n t p r a c -

t i c a b l e a n d e c o n o m i c a l l y f e a s i b l e , f o rp r o d u c t s a n d s e r v i c e s t h a t c o n s e r v en a t u r a l r e s o u r c es a n d p r o t e c t t h e e n v i -r o n m e n t a n d a r e e n e r g y e ff i ci e n t .

( b ) P o s i t i v e e f f o r t s s h a l l b e m a d e b yr e c i p i e n t s t o u t i l i z e s m a l l b u s i n e s s e s ,m i n o r i t y - o w n e d f i r m s , a n d w o m e n sb u s i n e s s e n t e r p r i s e s , w h e n e v e r p o s -s i b l e . R e c i p i e n t s o f H H S a w a r d s s h a l l

VerDate jul2003 10:23 Oct 21, 2003 Jkt 200178 PO 00000 Frm 00222 Fmt 8010 Sfmt 8010 Y:\SGML\200178T.XXX 200178T

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Department of Health and Human Services 74.46

t a k e a l l o f t h e f o l l o w i n g s t e p s t o f u r -t h e r t h i s g oa l .

( 1 ) E n s u r e t h a t s m a l l b u s i n e s s e s , m i -n o r i t y - o wn e d f i r m s , a n d w o m e n s b u s i -n e s s e n t e r p r i s e s a r e u s e d t o t h e f u l l e s te x t e n t p r a c t i c a b l e.

( 2) Ma k e i n f or m a t i o n o n f or t h c o m i n go p p o r t u n i t i e s a v a i l a b l e a n d a r r a n g et i m e f r a m e s f o r p u r c h a s e s a n d c o n -t r a c t s t o e n c o u r a g e a n d f a c i l i t a t e p a r -t i c i p a t i o n b y s m a l l b u s i n e s s e s , m i n o r -i ty -o wn ed f i rms , an d wo men s b u s in esse n t e r p r i s e s .

( 3 ) C o n s i d e r i n t h e c o n t r a c t p r o c e s sw h e t h e r f i r m s c o m p e t i n g f o r l a r g e rc o n t r a c t s i n t e n d t o s u b c o n t r a c t w i t hs m a l l b u s i n e s s e s , m i n o r i t y - o w n e df i r m s , a n d w o m e n s b u s i n e s s e n t e r -p r i ses .

( 4 ) E n c o u r a g e c o n t r a c t i n g w i t h c o n -s o r t i u m s o f s m a l l b u s in e s s e s , m i n o r i t y -o w n e d f i r m s a n d w o m e n s b u s i n e s s e n -t e r p r i s e s w h e n a c o n t r a c t i s t o o l a r g ef or o n e o f t h e s e f i r m s t o h a n d l e i n d i v i d -u a l l y .

(5 ) Use th e se rv ices an d as s i s tan ce , asa p p r o p r i a t e , o f s u c h o r g a n i z a t i o n s a st h e S m a l l B u s in e s s Ad m i n i s t r a t i o n a n dt h e D e p a r t m e n t o f C o m m e r c e s M i n o r -i t y B u s i n e s s D e v e l o p m e n t A g e n c y i n

t h e s o l i c i t a t i o n a n d u t i l i z a t i o n o f s m a l l b u s i n e s se s , m i n o r i t y - ow n e d fi r m sa n d w o m e n s b u s i n e s s e n t e r p r i s e s .

( c ) T h e t y p e o f p r o c u r i n g i n s t r u m e n t su sed ( e .g . , f ix ed p r ice co n t r ac ts , co s tr e i m b u r s a b l e c o n t r a c t s , p u r c h a s e o r -d e r s , a n d i n c e n t i v e c o n t r a c t s ) s h a l l b ed e t e r m i n e d b y t h e r e c i p i e n t b u t s h a l lb e a p p r o p r i a t e f o r t h e p a r t i c u l a r p r o -c u r e m e n t a n d f o r p r o m o t i n g t h e b e s ti n t e r e s t o f t h e p r o g r a m o r p r o j e c t i n -v o lv ed . Th e co s t -p lu s -a -p ercen t ag e-o f-co s t o r p ercen tag e o f co n s t ru c t io nc o s t m e t h o d s of c on t r a c t i n g s h a l l n o tb e u sed .

( d) Co n t r a c t s s h a l l b e m a d e o n l y w i t hr e s p o n s i b l e c o n t r a c t o r s w h o p o s s e s s

t h e p o t e n t i a l a b i l i t y t o p e r f o r m s u c -c e s s f u l l y u n d e r t h e t e r m s a n d c o n d i -t i o n s o f t h e p r o p o s e d p r o c u r e m e n t .C o n s i d e r a t i o n s h a l l b e g i v e n t o s u c hm a t t e r s a s c o n t r a c t o r i n t e g r i t y , r e c or do f p a s t p e r f o r m a n c e , f i n a n c i a l a n dt e c h n i c a l r e s o u r c e s o r a c c e s s i b i l i t y t oo t h e r n e c e s s a r y r e s o u r c e s . I n c e r t a i nc i r c u m s t a n c e s , c o n t r a c t s w i t h c e r t a i np a r t i e s a r e r e s t r i c t e d b y a g e n c i e s i m -ple m en t at ion of E.O.s 12549 an d 12689,

Deb arm en t an d Su sp en s io n . (See 45CFR p ar t 76. )

( e) R e c i pi e n t s s h a l l , on r e q u e s t , m a k ea v a i l a b l e f or t h e H H S a w a r d i n g a g e n c y ,p r e - a w a r d r e v i e w , p r o c u r e m e n t d o c u -m e n t s s u c h a s r e q u e s t s f o r p r o p o sa l s o ri n v i t a t i o n s f o r b i d s , i n d e p e n d e n t c o s te s t i m a t e s , e t c . , w h e n a n y o f t h e f o l -l o w i n g c o n d it i o n s a p p l y :

(1 ) A r ec ip ien t s p ro cu remen t p ro ce-d u r e s o r o pe r a t i o n fa i l s t o c o m p l y w i t ht h e p r o c u r e m e n t s t a n d a r d s i n t h i sP a r t .

( 2 ) T h e p r o c u r e m e n t i s e x p e c t e d t oe x c e e d t h e s i m p l i f i e d a c q u i s i t i o nt hr eshol d f ixed a t 41 U.S.C. 403(11) (cur-rently $100,000) and is to be awardedw i t h o u t c o m p e t i t i o n o r o n l y o n e b i d o ro f f e r i s r ece iv ed in r esp o n se to a so l ic i -t a t i o n .

(3 ) Th e p ro cu remen t , wh ich i s ex -p e c t e d t o e x c e e d t h e s i m p l i fi e d a c q u i s i -t io n th r esh o ld sp ec i f ies a b r an dn ame p ro d u c t .

( 4 ) Th e p ro p o sed award o v er th e s im-p l i f i e d a c q u i s i t i o n t h r e s h o l d i s t o b ea w a r d e d t o o t h e r t h a n t h e a p p a r e n tlo w b id d er u n d er a sea led b id p ro cu re-m e n t .

(5 ) A p ro p o sed co n t r ac t mo d i f ica t io n

c h a n g e s t h e s c o p e o f a c o n t r a c t o r i n -c r e a s e s t h e c o n t r a c t a m o u n t b y m o r et h a n t h e a m o u n t o f t h e s i m p l i f i e d a c -q u i s i t i o n t h r e s h o l d .

[59 F R 43760, Au g. 25, 1994, as am en ded a t 61F R 11747, Ma r . 22, 1996; 62 FR 41878, Au g. 4,1997; 62 FR 51377, Oct . 1, 1997]

74.45 Cost and price analysis.

S o m e f o r m o f c o s t o r p r i c e a n a l y s i ss h a l l b e m a d e a n d d o c u m e n t e d i n t h ep r o c u r e m e n t f i l e s i n c o n n e c t i o n w i t he v e r y p r o c u r e m e n t a c t i o n . P r i c e a n a l -y s i s m a y b e a c c o m p l i s h e d i n v a r i o u sw a y s , i n c l u d i n g t h e c o m p a r i s o n o f p r i c e q u o t a t i o n s s u b m i t t e d , m a r k e tp r i c e s a n d s i m i l a r i n d i c i a , t o g e t h e r

w i t h d i s c o u n t s . C o s t a n a l y s i s i s t h e r e -v i e w a n d e v a l u a t i o n o f e a c h e l e m e n t o f c o s t t o d e t e r m i n e r e a s o n a b l e n e s s ,a l l o c a b i l i t y a n d a l l o w a b i l it y .

74.46 Procurement records.

P r o c u r e m e n t r e c o r d s a n d f i l e s f o rp u r c h a s e s i n e x c e s s o f t h e s i m p l i f i e da c q u i s i t i o n t h r e s h o l d s h a l l i n c l u d e t h ef o l l o w i n g a t a m i n i m u m : ( a ) B a s i s f o rc o n t r a c t o r s e l e c t i o n , ( b ) j u s t i f i c a t i o n

VerDate jul2003 10:23 Oct 21, 2003 Jkt 200178 PO 00000 Frm 00223 Fmt 8010 Sfmt 8010 Y:\SGML\200178T.XXX 200178T