20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED

 Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.

ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73

Przyczajony tygrys, ukryty smok - czyli o lessons learned w projektach. Warszawa, 6 listopada 2014



278 odpowiedzi od osób pracujących projektowo

w ciągu 3 dni 26-29 października 2014 roku.

Wysłaliśmy zaproszenie do badania bezpośrednio do osób pracujących projektowo. Poprosiliśmy o pomoc w dystrybucji ankiety: IPMA Polska, Zarządzanie Projektami. Magazyn., 4pm.pl.



60,8 % osób deklaruje, że w ich organizacji pracuje się zgodnie z metodykami

zarządzania projektami.

25% badanych przyznało, że zarządzanie lessons learned w ich organizacji jest

całkowicie lub częściowo sformalizowane.

87,3 % osób przyznało, że w ich organizacji nie ma systemu motywacyjnego

związanego z zarządzaniem LL.

Lessons learned to, o dziwo, więcej dobrych praktyk:

90,3%

71,2%

Dobrepraktyki

Negatywnedośw

Przepytaliśmy tylko tych, którzy pracują

projektowo i wykorzystują doświadczenia

z poprzednich projektów.

Wielokrotny wybór



Identyfikacja

Rozpowszech-nianie

Dokumento-wanie

Kodowanie i

segmentacja

Przestrzeń istnienia

Wiedza w organizacji

Badanie skonstruowaliśmy w oparciu o podstawowy model zarządzania lessons learned wg dr Rosiny Weber. Źródło: Mark White and Alison Cohan, „A Guide to Capturing Lessons Learned”



Rozpowszech-nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie

Kodowanie i segmentacja



Kto? Zwykle to kierownik projektu i członkowie zespołów projektowych biorą udział w identyfikowaniu LL. [83,8%] Bywa, że jest w to zaangażowany przełożony lub sponsor.

Jak? LL wychodzą na jaw podczas rozmów bezpośrednich [67%] lub podczas dyskusji w grupie [59,4%]. Zdarza się wysyłanie zapytania e-mailem do członków zespołu projektowego.

Kiedy? Na końcu projektu [49,5%] albo w momencie wystąpienia zdarzenia, które postrzegane jest jako LL [41,5%]. Bywa, że poszukuje się doświadczeń jeszcze na etapie analizy ryzyk na początku projektu.

Identyfikacja


ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73 6

Rozpowszech-nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie




Jak gromadzi się LL? LL najczęściej pozostają w pamięci osób pracujących przy projekcie [58,9%], a dystrybuowane są w reakcji na konkretne zapytanie [45,5%]. Jeśli się je spisuje, to w dokumentach w folderze danego projektu, ewentualnie na dyskach sieciowych lub osobistych folderach członków zespołów projektowych. Zdarza się, że dokumenty są umieszczane w chmurze.

Wyszukiwarki w bazach wiedzy i systemy do zarządzania projektami są rzadko wykorzystywane do przechowywania LL.

Dokumentowanie



Rozpowszech-nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie




Czego dotyczą LL? Dominuje wiedza na temat współpracy z partnerami i podwykonawcami [57,9%], zakresu projektu [55,3%], jakości rezultatu projektu [56%], harmonogramowania [46,5%] i zarządzania ryzykiem [45,1%]. W mniejszym stopniu kosztorysowania, zasobów ludzkich i kompetencji miękkich.

Jak się je segmentuje? Nie ma na to jednoznacznego rozwiązania [70,5%]. Jeśli LL są kategoryzowane, to zgodnie z obszarem występowania danego doświadczenia [21%], a w mniejszym stopniu według specyfiki projektu [13%].




Rozpowszech-nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie




Kto ma dostęp do zgromadzonych LL? 78,4% respondentów uważa, że wszyscy członkowie zespołów projektowych mają dostęp do LL.

Czy sięgają do zgromadzonych LL? 60,7% tak, ale gdy pojawia się problem, na który można znaleźć odpowiedź.

16% badanych sprawdza poprzednie doświadczenia w momencie rozpoczynania projektu.

Czy znajdują pomoc w dostępnych LL? W skali od 1-zdecydowanie nie, do 6-zdecydowanie tak


5,8

11,9

23,4

31,7

19,8

6,5

1 2 3 4 5 6


ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | [email protected] | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73 9

Rozpowszech-nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie




Co dzieje się z LL po zakończeniu projektu? 68% badanych deklaruje, że nadal LL pozostają w pamięci osób pracujących przy projekcie. W mniejszym stopniu służą jako podstawa wdrożeń, mających poprawić pracę przy kolejnych projektach [30,2%]. Te zgromadzone mogą znaleźć się w ogólnodostępnej bazie lub prezentowane na forum współpracowników.

61,1% równocześnie przyznaje, że często występujące podobne doświadczenia są impulsem do wprowadzenia zmian w procedurach wewnętrznych organizacji.

Rozpowszechnianie



47,1%

67,3%

62,1% 60,3%

0,7%

Identyfikacja Gromadzenie Udostępnianie Wdrażanie inne

Gdzie jest problem w zarządzaniu LL?



1. Lepiej jest dzielić się wiedzą na bieżąco... ...ponieważ ludzie preferują kontakt bezpośredni. Poza tym, w pracy nie ma czasu na biurokrację.

2. Potrzebna przestrzeń i narzędzia Badani oczekują wdrożenia użytecznych rozwiązań, które pomogą im w zarządzaniu lessons learned [formalnych i nieformalnych].

3. Potrzebne wsparcie z góry… … czyli budowanie kultury dzielenia się wiedzą poprzez motywowanie [dobry przykład, docenienie na forum, bonusy, wsparcie w rozwoju].

4. Budowanie własnej marki

Ludzie często traktują doświadczenie w projektach jako osobistą przewagę konkurencyjną. Poza tym, wolą ukrywać niepowodzenia.

Dlaczego LL funkcjonują nieformalnie?



1. Jasny system zarządzania LL i centralna baza wiedzy System, który umożliwi gromadzenie i tagowanie informacji z funkcją wyszukiwarki. System powinien zawierać szablony dokumentów [np.: aktualne kosztorysy uwzględniające LL]

2. Motywowanie do wymiany doświadczeń przez kadrę zarządczą Podkreślanie znaczenia wiedzy w organizacji w budowaniu przewagi konkurencyjnej, kreowanie kultury opartej na współpracy, włączenie LL w system motywacyjny.

3. Kontakt bezpośredni i prezentacje Badani uważają, że częste spotkania i wspólne dyskusje na temat pojawiających się trudności to skuteczna forma wymiany doświadczeń [o ile wnioski z takich spotkań będą systematycznie dokumentowane, tagowane i ogólnodostępne].

Co wg badanych może zadziałać?



Lessons learned w organizacji to

przyczajony tygrys i… ukryty smok.



Kultura Organizacji

Rozpowszech- nianie

Identyfikacja

Dokumento-wanie

Kodowanie i

segmentacja





Kto udzielił nam odpowiedzi?

0-5 lat 22%

5-10 lat 31%

10-20 lat

35%

Ponad 20 lat 12%

Doświadczenie zawodowe

IT - Rozwój oprogramowania Doradztwo/Konsulting Edukacja/Szkolenia Badania i rozwój Sektor publiczny Finanse/Ekonomia Przemysł Budownictwo Produkcja IT- Administracja Sprzedaż/Handel Telekomunikacja Szkolnictwo wyższe Pozostałe

K 45% M

55%

Nie 43% Tak

57%

Certyfikacja ZP

Płeć

Branże



RAPORT WKRÓTCE! Realizacja badania Małgorzata Kozioł Wsparcie: Olga Gałek Zespół DTI Polska

Zapraszamy do dyskusji

dziękuję Marcin Opas [email protected]

Foto: „Przyczajony tygrys, ukryty smok” - Filmweb

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED

Leadership & Management

Transcript of 20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED