file · Web view0-012-293/2009. Zarządzenie Nr 92/2009. Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w...

0-012-293/2009Zarządzenie Nr 92/2009

Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 26 listopada

2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej Pomorskiej

Akademii Medycznej w Szczecinie, Instrukcji o organizacji i zakresie

działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie oraz

Rzeczowego wykazu akt Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie

Na podstawie §22 ust. 2 pkt 7 Statutu Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie zarządzam, co

następuje:

§1Wprowadzam:

1. „Instrukcję kancelaryjną Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie", która stanowi

załącznik nr 1,

2. „Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w

Szczecinie", która stanowi załącznik nr 2,

3. „Rzeczowy wykaz akt Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie", który stanowi

załącznik nr 3.

§2Traci moc Zarządzenie Nr 2/98 Rektora Pomorskiej Akademii medycznej w Szczecinie z dnia 5

stycznia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania

archiwum głównego oraz rzeczowego wykazu akt.

§3Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prof. dr hab, Przemysław Nowacki Rektor PAM

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 92/2009 Rektora PAM w Szczecinie

z dnia 26.11.2009r.

POMORSKA AKADEMIA MEDYCZNA W SZCZECINIE

INSTRUKCJA KANCELARYJNA POMORSKIEJ

AKADEMII MEDYCZNEJ

W SZCZECINIE

SZCZECIN 2009

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia ogólne..........................................................................................................................3

II. Przyjmowanie i obieg korespondencji.................................................................................................5

III. Przekazywanie korespondencji.........................................................................................................1

IV. System kancelaryjny, rejestracja i oznakowanie spraw................................................................... 8

V. Załatwianie spraw.................... 9

VI. Wysyłanie i doręczanie korespondencji..........................................................................................12

VII. Przechowywanie akt................................................................................................................. 12

VIII. Przekazywanie akt do archiwum................................................................................................13

IX. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych........................................................ 13

X.I. Postanowienia ogólne

§ 11. Instrukcja kancelaryjna Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, zwana dalej

„Instrukcją" określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Pomorskiej

Akademii Medycznej w Szczecinie, zwanej dalej „Uczelnią".

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają

jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywani a oraz ochronę

przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne stosuje się niniejszą

instrukcję z uwzględnieniem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych.

całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze itp.)

zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne

przy rozpatrywaniu danej sprawy,

akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający

prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,

2) dokument

2

3) ewidencja przesyłek - codzienne sporządzenie wykazu przesyłek wpływających

i wysyłanych,

4) informacja niejawna - informacje oznaczone klauzulami: „tajne", „poufne"

i „zastrzeżone" w rozumieniu ustawy z dnia 22.01.1999 r. o

ochronie informacji niejawnych (DzU. Nr 196, poz. 1631 z późn.

zm.),

3

5) jednostka

organizacyjna

6) kancelaria ogólna

jednostkę administracyjną

lub jednostkę naukowo-

dydaktyczną,

jednostkę administracyjną

załatwiającą sprawy

związane z obsługą

kancelaryjną Uczelni,

7) korespondencja każde pismo, dokument wpływający do Uczelni lub wysyłane

przez Uczelnię,

4

8) pieczęć

9) przesyłka

10) referent

11) rzeczowy wykaz akt

12) sekretariat

13) spis spraw

14) sprawa

15) szpitale kliniczne

16) teczka aktowa

17) załącznik

18) znak sprawy stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., pisma (dokumenty) oraz paczki otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej, faksem itp.,

pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i

przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia,

wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami

klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, jednostkę

administracyjną lub wydzielone stanowisko zajmujące się obsługą

administracyjną rektorów, prorektorów bądź kierowników

jednostek organizacyjnych, wykaz spraw rejestrowanych w

porządku chronologicznym, które prowadzi się oddzielnie dla

każdej sprawy, zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument,

wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 1 im. prof. T.

Sokołowskiego PAM w Szczecinie oraz Samodzielny Publiczny

Szpital Kliniczny Nr 2 PAM w Szczecinie, segregator, skoroszyt,

teczkę wiązaną itp. służące do gromadzenia i przechowywania

jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie

załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i

stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, każde

pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący

całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone lub załączone do

pisma, np.: broszury, książki itp.), zespół symboli określających

przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i

określonej grupy spraw.

5

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie, ewidencjono wanie, rozdział korespondencji i przesyłek,

2) prowadzenie ewidencji wpływów,

3) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

4) kserowanie,

5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych j

ednostek organizacyjnych.

2. Czynności kancelaryjne w Akademii wykonują:

1) kancelaria ogólna,

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

4) archiwum.

II. Przyjmowanie i obieg korespondencji §4

1. Korespondencję adresowaną do Uczelni odbiera z urzędu pocztowego upoważniony pracownik

kancelarii ogólnej lub upoważniony kierowca, po uprzednim sprawdzeniu prawidłowości

zaadresowania oraz stanu opakowania. Przesyłki skierowane pomyłkowo zwraca się do urzędu

pocztowego, natomiast w przypadku stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria ogólna sporządza

adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika

urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

2. Protokół po podpisaniu przez pracownika kancelarii ogólnej i pracownika urzędu pocztowego

przekazuje się wraz z przesyłką kanclerzowi, w celu nadania sprawie dalszego biegu.

§5

1. Korespondencj ę przychodzącą dzieli się na:

zwykłą: listy zwykłe, listy zwykłe priorytetowe, kartki pocztowe, prenumeraty,

specjalną: listy polecone, listy polecone priorytetowe, przesyłki dworcowe, przesyłki kurierskie,

przesyłki za potwierdzeniem odbioru, przesyłki

z zadeklarowaną wartością, przesyłki pobraniowe, paczki, noty, rachunki, faktury, 3)

zawierającą informacje niejawne. 2. Korespondencję specjalną wpisuje się do rejestru i doręcza

adresatom za pokwitowaniem. Korespondencji zwykłej nie rejestruje się.

6

§25

§61. Kancelaria ogólna otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie,

2) zawierających informacje niejawne,

3) wartościowych.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 kancelaria ogólna przekazuje właściwym

adresatom, zaś przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 przekazuje upoważnionej do odbioru

osobie bez względu na adresata.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy znajdują się w niej wszystkie wymienione w piśmie przewodnim załączniki.

4. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki

bez pisma przewodniego należy odnotować ten fakt na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.

5. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz odpowiednią klauzulą okaże się, że

zawiera ona informacje niejawne, ponownie się ją zamyka i bezzwłocznie przekazuje

upoważnionej do odbioru osobie z adnotacją o przyczynie otwarcia.

6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do

pism:

1) specjalnych,

2) dla których istotna jest data nadania (np. skargi, odwołania, faktury),

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

Koperty niedołączone do przesyłek podlegają zniszczeniu przez kancelarię ogólną.

§7

1. Na każdej wpływającej do Uczelni korespondencji kancelaria ogólna umieszcza

7

pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.

Pieczątki wpływu nie umieszcza się na przesyłkach niewymagających merytorycznego

załatwienia, np. czasopismach, książkach, reklamówkach.

1. Po otwarciu i zarejestrowaniu korespondencji z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w §6

ust. 2 kancelaria ogólna przedstawia ją do dekretacji kanclerzowi.

2. Kanclerz przydziela do załatwienia korespondencję swoim zastępcom lub kierownikom

poszczególnych jednostek organizacyjnych.

3. Korespondencję adresowaną imiennie do rektora i prorektorów kancelaria ogólna przekazuje

odpowiednio do sekretariatu rektora lub prorektorów. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

III. Przekazywanie korespondencji

§9

1. Kancelaria ogólna przekazuje zgodnie z dekretacją, o której mowa w §8 korespondencję do

poszczególnych jednostek organizacyjnych.

2. Kancelaria ogólna przekazuje adresatom korespondencję jeden raz w ciągu dnia:

1) jednostkom organizacyjnym znajdującym się w budynku Rektoratu, za pośrednictwem

pracownika kancelarii ogólnej lub jednostki organizacyjne odbieraj ą korespondencję za

pośrednictwem swoich pracowników,

2) jednostkom organizacyjnym zlokalizowanym na terenie szpitali klinicznych, za

pośrednictwem upoważnionego kierowcy. Kierowca pozostawia korespondencję w Dziale

Administracyjno-Gospodarczym oraz sekretariatach dyrekcji szpitali klinicznych, z

których jednostki odbierają korespondencję za pośrednictwem swoich pracowników,

3) pozostałym jednostkom organizacyjnym, za pośrednictwem upoważnionego kierowcy lub

za pośrednictwem poczty.

3. Pisma pilne i faksy przekazuje się niezwłocznie.

4. Paczki, po zarejestrowaniu przez kancelarię ogólną przekazywane są bezpośrednio do jednostki

organizacyjnej, na którą są zaadresowane.

5. Jednostki organizacyjne znajdujące się w budynku Rektoratu przekazują sobie

korespondencję za pośrednictwem swoich pracowników. 6. Korespondencja kierowana do

jednostek organizacyjnych Uczelni, nie adresowana

8

2.

imiennie, może być przekazywana bez kopert.

IV. System kancelaryjny, rejestracja i oznakowanie spraw

§10W Uczelni obowiązuje system kancelaryjny mieszany.

§111. Rejestracja pism odbywa się w rejestrze kancelaryjnym, w którym rejestruje się w porządku

chronologicznym po lewej stronie rejestru każde pismo wpływające i po prawej stronie każde

pismo wysyłane, niezależnie od tego, jakiej sprawy one dotyczyły.

2. W przypadku pisma wpływającego należy wpisać znak i datę pisma, nazwę nadawcy pisma,

krótką je go treść oraz do kogo kieruje się pismo celem załatwienia.

3. W przypadku pisma wysyłanego należy wpisać datę pisma, nazwę odbiorcy pisma oraz krótką

jego treść.

§12

1. Rejestracji spraw dokonuje się w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt w spisach spraw.

2. Spis spraw sporządza się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy a teczki z aktami spraw zakłada

się w miarę napływu spraw.

3. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy

sprawy już wszczętej, czy też zapoczątkowuje nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo

dołącza się do akt sprawy (poprzedników), a w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia,

rejestruje jako nową sprawę.

W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

4. Znak sprawy akt jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej

sprawy otrzymuje identyczny znak.

5. Znak sprawy zawiera:

-symbol literowy jednostki organizacyjnej,

-symbol liczbowy hasła, wg jednolitego rzeczowego wykazu akt,

-liczbę kolejną pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

-dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną

np. OP-012-10/08:

9

„OP" - oznacza symbol Działu Organizacyjno - Prawnego,

„012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt,

..10"- oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw,

„09"- oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

6. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez

zmiany ich dotychczasowego znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

7. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu sprawę, która została ostatecznie załatwiona

w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku.

W spisie spraw ubiegłego roku dokonuje się adnotacji: - przeniesiono do: (nazwa i oznaczenie)-

„teczka.................................................................................".

8. Pisma te po wykorzystaniu odkłada się do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych,

wg rzeczowego wykazu akt.

§13

Rejestracji nie podlegają:

- publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia),

- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

- rachunki i faktury,

- afisze, prospekty,

- zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§14Symbole jednostek administracyjnych zostaną określone zarządzeniem rektora.

V. Załatwianie spraw

§15

1. W zależności od rodzaju sprawy załatwia się ją w formie ustnej lub pisemnej.

2. Formę ustnego załatwienia spraw należy stosować między poszczególnymi jednostkami

organizacyjnymi. W razie potrzeby sporządza się notatkę służbową, zawierającą dane o

sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis referenta.

3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

1) odręczną - jest ona skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu

przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie

10

zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki

wskazującej sposób jej załatwienia,

2) korespondencyjną - która polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma

załatwiającego sprawę,

3) inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem na formularzu.

§16

1. Załatwienie sprawy może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania

wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej

istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej

instancji.

2. Sposób załatwienia sprawy odnotowuje się w rejestrze kancelaryjnym lub spisie spraw,

oznaczając rodzaj i sposób załatwienia sprawy.

§17

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności przeprowadzanych w terenie sporządza

się, w zależności od rodzaju sprawy i sposobu jej załatwienia: protokoły, notatki służbowe lub czyni

adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w

załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§18

Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: „Za zgodność z

oryginałem", a także datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność.

§19

1. Sprawy załatwia się wg kolejności daty wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się

oddzielnym pismem chyba, że merytorycznie wymaga połączenia z inną już wszczętą i

prowadzoną sprawą.2. Referent lub inny samodzielny pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz

z aktami sprawy przedstawia swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Po jego akceptacji,

przedkłada pismo osobie upoważnionej do podpisu.

3. Po podpisaniu pisma przekazuje je do kancelarii ogólnej.

11

4. Jeżeli pismo kierowane jest do większej liczby jednostek organizacyjnych, wysyłanie pisma

następuje poprzez rozdzielnik. Rozdzielniki udostępniane i aktualizowane są w kancelarii

ogólnej.

§20

1. Pismo powinno zawierać:

1) nagłówek - według wzoru papieru listowego łub podłużną pieczęć nagłówkową

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) odbiorcę i jego adres,

5) treść pisma,

6) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

2. Pismo powinno ponadto zawierać liczbę przesyłanych załączników lub ich wyszczególnienie.

Informację tę umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony. Na każdym załączniku wpisuje się

w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika.

3. Jeżeli treść pisma podaje się do wiadomości innym instytucjom lub osobom, adresy ich

umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony, pod hasłem: „do wiadomości".

§21

1. Pisma sporządza się na papierach listowych.

2. Wzór papieru listowego, wzór kopert oraz wzór pieczątek określa Zarządzenie Nr 109/2008

Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 14 listopada 2008 r. w sprawie

wprowadzenia w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie Księgi Identyfikacji

Wizualnej.

3. Zasady zamawiania, ewidencji i kasacji pieczęci określone zostały odrębnymi przepisami.

12

VI. Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§221. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej,

faksem, pocztą elektroniczną lub upoważnionego kierowcy.

2. Przed oddaniem korespondencji do kancelarii ogólnej należy sprawdzić czy pismo jest

podpisane i prawidłowo oznaczone oraz czy załączono wszystkie załączniki. Komplet

dokumentów należy włożyć do koperty i zakleić. Na kopercie w lewym górnym rogu odciska się

pieczęć nagłówkową jednostki organizacyjnej lub Uczelni, a pod nią wpisuje znak pisma

znajdującego się w kopercie. W lewym dolnym rogu wpisuje sposób wysyłki, np.: polecony,

priorytet. W prawym dolnym rogu koperty należy umieścić dane adresowe. W przypadku

wysyłania przesyłek: kurierskich, dworcowych, pobraniowych oraz paczek należy dołączyć

wypełniony odpowiedni przekaz.

3. Kancelaria ogólna wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją na kopercie. Jeżeli jej brak,

korespondencję wysyła się jako przesyłkę zwykłą.

§23

1. Kancelaria ogólna na prośbę osoby wysyłającej na kopii pisma lub w rejestrze kancelaryjnym

potwierdza datę przyjęcia korespondencji.

2. Korespondencja przekazana do godz. 14 00 do kancelarii ogólnej wysyłana jest tego samego dnia,

natomiast korespondencja przekazana po godz. 1400 wysyłana jest następnego dnia.

3. Pisma zawierające informacje niejawne wysyła się zgodnie z odrębnymi przepisami.

4. Kancelaria ogólna prowadzi ewidencję: przesyłek poleconych, ewidencję paczek oraz ewidencję

przesyłek adresowanych do jednostek organizacyjnych.

VII. Przechowywanie akt §24

1. Akta spraw przechowuje się w jednostkach organizacyjnych oraz archiwum.

2. W jednostkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw z okresu dwóch lat, licząc od

początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

Akta spraw bieżących (będących w toku) w jednostkach organizacyjnych przechowuje się w

zależności od przyjętego systemu w teczkach i segregatorach. Sprawy ostatecznie załatwione do czasu

przekazania do archiwum przechowuje się w jednostkach organizacyjnych.

VIII. Przekazywanie akt do archiwum

§261. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum na podstawie spisu zdawczo -

odbiorczego, po uporządkowaniu akt.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) ułożenie sprawami akt wewnątrz teczek według spisu spraw, a w ramach spraw

chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a

kończące na spodzie teczki,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

3) usunięcie z akt kat. A wszelkich elementów metalowych; każda sprawa powinna być

przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak

sprawy a na środku - tytuł sprawy,

4) przesznurowanie całości akt kat. A, ponumerowanie stron i wpisanie na okładce liczby

stron zawartych w teczce,

5) złożenie arkuszy o wymiarach większych od formatu A-4 równolegle do brzegów

pozostałych kart.

§27

Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum, tryb korzystania z tych akt,

organizację pracy w archiwum określa instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum w

Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie.

IX. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjny ch

§28Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Uczelni czynności

kancelaryjnych należy do kierowników jednostek organizacyjnych, a w szczególności nadzór

14

§25

prawidłowym prowadzeniem spisów spraw, rejestrów oraz układu akt w teczkach, prawidłowym i

terminowym załatwianiem spraw, prawidłowym obiegiem akt, prawidłowym stosowaniem pieczęci.

prof. dr hub. Przemysław Nowacki Rektor PAM

15

SPIS SPRAW

20.... rok Symbol jednostki

organizacyjnejOznaczenie teczki Tytuł teczki wg wykazu akt

Lp. Sprawa od kogo wpłynęła Data

znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecz.

załatw.

16

Załącznik nr ł

Załącznik nr 2


z dnia 26.11.2009r.


INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I

ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM W

POMORSKIEJ AKADEMII MEDYCZNEJ W

SZCZECINIE

SZCZECIN 2009SPIS TREŚCI

I......................................................Postanowienia wstępne...................................

.................................................................3

II.........................................................................Zakres działania archiwum............... . ..

..............................................................................................................3

III............................................................................Lokal i jego wyposażenie............

.................................................................................4

IV...........................................Personel archiwum............................................................

..............................................................5

V................................................Ocena archiwalna akt... ............................................

....................................................5

VI.............................................................Przejmowanie dokumentacji.......

...............................................................................................................6

VII.................................Przejmowanie dokumentacji zapisanych na nośnikach

elektronicznych i ich przechowywanie....................................................................

.................................................9

VIII......................................................................Przechowywanie i ewidencja dokumentacji...................................................................................................................................... . .9

IX..............................................................Udostępnianie dokumentacji. ............................................................................................................................... 10

X.......................Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej

na makulaturę................................................................................................................. 12

XI.....................i. Postanowienia wstępne

§1Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w

Szczecinie, zwana dalej „Instrukcją", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum, tryb

postępowania z aktami przekazanymi do archiwum, zasady przechowywania i udostępniania akt oraz

2.2

zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. Użyte w instrukcji

następujące określenia oznaczają:

3

1) akta sprawy

2) jednostka

organizacyjna3) rzeczowy wykaz akt

4) spis spraw

5) teczka aktowa

6) znak sprawy

- całą dokumentację

(pisma, dokumenty,

notatki, formularze itp.) zawierające dane, informacje,

które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu

danej sprawy,

- jednostkę administracyjną lub jednostkę naukowo-

dydaktyczną,

- wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami

klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

- wykaz spraw rejestrowanych w porządku

chronologicznym, które prowadzi się oddzielnie dla każdej

sprawy, zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

- teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp. służącą do

przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych z tej

samej grupy rzeczowej,

- zespół symboli określających przynależność sprawy do

określonej jednostki organizacyjnej i określonej grapy

spraw.

5

II. Zakres działania archiwum

§21. Do zadań archiwum należy:

1) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i

przygotowywania ich do przekazania do archiwum,

2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych jednostek organizacyjnych,

7

3) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

4) udostępnianie akt dla celów służbowych i naukowych,

5) brakowanie i przekazywanie na makulaturę akt kategorii „B",

6) sporządzanie corocznego sprawozdania z działalności archiwum.

Sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zawiera ilości dokumentacji przejętej z

poszczególnych jednostek organizacyjnych, udostępnionej i wypożyczonej dokumentacji

niearchiwalnej, wybrakowanej i przekazanej na makulaturę oraz pozostałych działań wykonywanych

przez archiwum. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 1. Sprawozdanie należy składać

bezpośredniemu przełożonemu oraz przesłać do wiadomości właściwemu Archiwum Państwowemu

wraz ze spisami zdawczo-odbiorczym! materiałów archiwalnych, o których mowa w § 11 punkt 2.

§3

Archiwum jest wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

Archiwum przechowuje jedynie akta własnych poszczególnych jednostek

organizacyjnych.

III. Lokal i jego wyposażenie §4

Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce

pracy dla pracowników archiwum i osób korzystających z akt oraz magazyn archiwalny.

Magazyn archiwum powinien być wyposażony w:

1) regały metalowe i przesuwne, ustawione rzędami, w odległości nie mniejszej niż 70 cm

między nimi,

2) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności,

3) sprzęt przeciwpożarowy (np. gaśnice proszkowe).

Magazyn archiwum powinien być suchy, równomiernie ocieplany w ciągu całego roku.

Utrzymywana temperatura powinna wynosić 16-18 °C, a wilgotność 50-65%.

4. Prawo wstępu do magazynu archiwum mają wyłącznie jego pracownicy, ich przełożeni oraz za

okazaniem upoważnienia przedstawiciele instytucji kontrolującej.

§5

1. W pomieszczeniach archiwum nie należy przechowywać materiałów łatwopalnych i wybuchowych

oraz przedmiotów niestanowiących jego wyposażenia.

2. Palenie tytoniu w magazynach jest zabronione.

IV.Personel archiwum

§61. W archiwum powinna być zatrudniona co najmniej jedna osoba z wykształceniem wyższym

kierunkowym.

2. Pracownik archiwum odpowiedzialny jest przed kierownikiem za należyte i zgodne z obowiązuj

ącymi przepisami wykonywanie czynności archiwalnych.

3. Pracownika archiwum obowiązuje tajemnica państwowa i służbowa.

§7

Do podstawowych obowiązków pracownika archiwum należy, w szczególności prowadzenie prac

wymienionych w § 2.

V. Ocena archiwalna akt

§81. Akta dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, posiadającą trwałą wartość historyczną i

naukową, które wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej

„materiałami archiwalnymi" i przechowywaną wieczyście - dla oznaczenia używa się

symbolu „A",

2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną „dokumentacją

niearchiwalną" - dla oznaczenia używa się symbolu „B",

2. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol „B", z tym że:

1) symbolem „B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego okresu

przechowywania w rzeczowym wykazie akt podlegają

10

brakowaniu; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych,

poczynając od 01 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy (np. akta, które powinny

być przechowywane przez 5 lat - będą posiadały oznaczenie B5),

2) symbolem „Bc" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne,

może ona zostać wybrakowana po pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum,

lecz w porozumieniu z nim i za zgodą Archiwum Państwowego,

3) symbolem „BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ekspertyzie właściwego Archiwum Państwowego; Archiwum

Państwowe może dokonać ewentualnej zmiany kategorii tych akt.

3. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria „A") i dokumentację niearchiwalną

(kategoria „B") ustalony jest w rzeczowym wykazie akt.

VI. Przejmowanie dokumentacji

§9

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat,

licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

2. Przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem akt w jednostce organizacyjnej dokonanym

przez pracownika archiwum w celu stwierdzenia ich kompletności i prawidłowego

uporządkowania i zewidencjonowania.

3. Jednostki organizacyjne przekazują akta prawidłowo sklasyfikowane i zakwalifikowane zgodnie z

rozdziałem V instrukcji.

4. Archiwum przyjmuje od jednostek organizacyjnych wyłącznie akta kompletnymi rocznikami w

stanie uporządkowanym.

5. Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się:

1) ułożenie sprawami akt wewnątrz teczek według spisu spraw, a w ramach spraw

chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a

kończące na spodzie teczki,

2) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej stronie - załącznik nr 2:

a) na środku u góry - Pomorska Akademia Medyczna w Szczecinie, nazwy jednostki

organizacyjnej, z której akta pochodzą,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu jednostki organizacyjnej i

symbolu hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt,

11

c) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej według rzeczowego wykazu akt z

podaniem przy kategorii „B" okresu ich przechowywania,

d) na środku teczki - tytułu akt, tzn. hasła klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu

akt z bliższym określeniem zawartości teczki oraz uzupełnionego o rodzaj akt,

e) pod tytułem - daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia

ostatniej), ewentualnie podanie numeru tomu,

f) w lewym dolnym rogu - sygnaturę archiwalną.

3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism (wtórników) i akt kategorii

„BC';

4) dokumenty osobowe metryki urodzenia, oryginały matur itp. z akt studenckich powinny być

zwrócone absolwentowi,

5) usunięcie z akt kategorii „A" wszelkich elementów metalowych; każda sprawa powinna być

przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak sprawy

a na środku - tytuł sprawy,

6) przesznurowanie całości akt kategorii „A", ponumerowanie stron i wpisanie na okładce

liczby stron zawartych w teczce.

§10

1. Akta powinny być przekazywane w zwykłych teczkach wiązanych (kategoria „B") i specjalnych

bezkwasowych kartonach lub teczkach (kategoria „A").

2. W przypadku akt kategorii „A" należy usunąć wszelkie metalowe elementy (np. spinacze, zszywki)

oraz ponumerować ołówkiem poszczególne strony. Liczba stron powinna być umieszczona na

stronie tytułowej.

3. Archiwum przyjmuje akta kategorii „B'" w segregatorach także w pudłach archiwalnych z tektury

litej bądź falistej opisanych według wymogów obowiązujących przy opisie teczki.

4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów

pozostałych akt.

5. Akta powinny być przekazywane z wszelkimi pomocami ewidencyjnymi (kartoteki, spisy spraw,

skorowidze itp.).

6. W przypadku akt osobowych (studenckich, pracowniczych, przewodów doktorskich i

habilitacyjnych) wewnątrz teczek aktowych powinny być spisy zawartości teczki.

12

§11

1. Jednostki organizacyjne przekazują akta do archiwum na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza jednostka organizacyjna przekazująca, oddzielnie dla akt

kategorii „A" i oddzielnie dla akt kategorii „B":

dla akt kategorii „A" w 4 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum, trzeci

archiwum przesyła do Archiwum Państwowego, czwarty przeznaczony jest dla jednostki

organizacyjnej przekazującej),

dla akt kategorii „B" w 3 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum, trzeci dla

jednostki organizacyjnej przekazującej).

3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik, który spis sporządził oraz kierownik jednostki

organizacyjnej, która akta przekazuje oraz pracownik archiwum przejmujący akta.

4. Pracownik archiwum rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie w kolejności ich wpływu i

nadaje im numery. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje się w kolejności

numerów w oddzielnej teczce, drugi egzemplarz w teczkach prowadzonych dla poszczególnych

jednostek organizacyjnych.

§12

1. Przejęte teczki aktowe powinny być ułożone według haseł symboli klasyfikacyjnych z rzeczowego

wykazu akt i w takiej kolejności umieszczone w spisie zdawczo- odbiorczym.

2. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja tylko danej kategorii akt, o jednakowym

terminie przechowywania. W razie uzasadnionej potrzeby łączenia akt kategorii „B" o różnych

okresach przechowywania, całość zalicza się do terminu najdłuższego.

3. W razie braku niektórych dokumentów w teczce lub kartotece pracownik przekazujący materiały

do archiwum sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje, jakich

13

dokumentów brak, z jakiej przyczyny i kiedy zostaną one przekazane do archiwum. Oświadczenie

przekazuje się do archiwum przy przekazywaniu materiałów. Pracownik archiwum może odmówić

przyjęcia akt do archiwum w przypadkach:

1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,

2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,

3) stwierdzenia, że nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

O powodach nie przyjęcia akt pracownik archiwum zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego

sporządzając notatkę służbową.

VII. Przejmowanie dokumentacji zapisanych na nośnikach elektronicznychi ich przechowywanie

§13

Przedmiotem ochrony powinny być zapisy (dane) na nośnikach elektronicznych. W przypadku

nośników typu płyty CD-R i DVD-R oraz kaset magnetofonowych należy je przechowywać w

odpowiednich opakowaniach tak, aby zabezpieczyć je przed zanieczyszczeniami i ograniczyć wpływ

czynników zewnętrznych, w szczególności nie wystawiać na działanie promieni słonecznych. Nie

zaleca się przechowywania danych zapisanych na dyskietkach, które nie spełniają wymogów,

obejmujących długotrwałe ich przechowywanie. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych

przez archiwum należy:

1) przejmować nośniki szczegółowo opisane, opisujące ich zawartość (tematykę) z podaniem nazwy

zastosowanego oprogramowani a,

2) przejmować na podstawie ewidencji tych nośników, sporządzonej przez przekazującego.

VIII. Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

§14Akta przechowywane można układać:

1) według podziału na jednostki organizacyjne, pozostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie nowych

roczników akt,2) sukcesywnie, w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Układ teczek aktowych na regałach może być:

1) pionowy - systemem biblioteczny (od lewej ku prawej stronie),

2) poziomy - teczka na teczce, od dołu ku góry w kolejności sygnatur.

3. Materiały archiwalne (akta kategorii „A") przechowuje się na wydzielonych regałach.

4. Przed umieszczeniem akt na półkach pracownik archiwum na każdej teczce, paczce, pudle

umieszcza sygnaturę tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji danego

spisu, np.: 16/5, gdzie 16 oznacza numer spisu zdawczo-odbiorczego, a 5 pozycję danego spisu.

Akta osobowe wpisuje się do skorowidzów alfabetycznych i ewidencji elektronicznej.

§15

1. Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją prowadzoną na bieżąco.

2. Archiwum prowadzi również komputerową ewidencję przechowywanych akt.

3. Ewidencję dokumentacji w archiwum stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze - załącznik nr 3 ,

2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych - załącznik nr 4,

3) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie - załącznik

nr 5,

4) karty udostępnienia akt - załącznik nr 6,

5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej - załącznik nr 7,

6) zgody na zniszczenie dokumentacji archiwalnej wydane przez właściwe Archiwum

Państwowe.

4. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 3 stanowią akta kategorii „A" z wyjątkiem kart

udostępnienia akt.

5. Karty udostępnienia akt w ciągu roku otrzymują kolejne numery bieżące i w kolejności tych

numerów przechowuje je archiwum aż do chwili zwrotu akt.

IX. Udostępnianie dokumentacji

§16

1. Dokumentacja przechowywana w archiwum może być udostępniana na miejscu upoważnionym

pracownikom za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.

2. Nie wolno wypożyczać poza pomieszczenie archiwum:

1) akt zastrzeżonych przez jednostkę organizacyjną, która je przekazała,

2) akt uszkodzonych,

3) pomocy ewidencyjnych.

15

3. Wypożyczanie akt poza teren Uczelni może nastąpić tylko w szczególnych przypadkach za zgodą

Kanclerza.

4. Udostępnianie akt innej jednostce organizacyjnej niż ta, która je przekazała wymaga zgoda

kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta.

§17

1. Archiwum udostępnia akta do wglądu lub je wypożycza pracownikom na podstawie karty

udostępnienia akt, zwanej rewersem.

2. W miejsce udostępnionych lub wypożyczonych akt wstawia się kartę zastępczą, która informuje,

kto, kiedy i gdzie wypożyczył akta. Wzór karty zastępczej stanowi załącznik nr 8.

3. Na każdą jednostkę archiwalną (teczkę) należy wypełnić jeden rewers.

4. Rewers podpisuje kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, pracownik upoważniony do

odbioru akt oraz pracownik archiwum.

5. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe, nie wypożycza się pojedynczych dokumentów,

zawartych w tych teczkach.

6. Akta osobowe są udostępniane za pośrednictwem Działu Kadr.

7. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za stan akt oraz ich zwrot w terminie.

§18

1. Przy zwrocie akt pracownik archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu odnotowuje na karcie

udostępniania akt w obecności zwracającego akta.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt pracownik archiwum sporządza protokół,

który podpisuje wypożyczający akta, jego kierownik oraz pracownik archiwum.

3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden włącza się w miejsce zgubionych

materiałów lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel

założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej, która akta

wypożyczyła w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy. Odpowiednią informację umieszcza się

także w spisie zdawczo-odbiorczym.

16

X. Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacj i

niearchiwalnej na makulaturę

§19

1. W drugim półroczu każdego roku pracownik archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt,

zgromadzonych w archiwum.

2. Przez wydzielenie akt należy rozumieć:

1) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, na

makulaturę,

2) wyłączanie dokumentacji kategorii „BE", podlegającej w danym roku ekspertyzie

archiwalnej.

3. Wydzielania akt dokonuje powołana przez Kanclerza Komisja w składzie:

1) kierownik Działu Organizacyjno - Prawnego - przewodniczący Komisji:

2) kierownik jednostki organizacyjnej, której akta podlegają wydzieleniu.

3) pracownik archiwum.

4. Do zadań Komisji, o której mowa w ust. 3 należy:

1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej

innego okresu przechowywania,

2) sporządzanie protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres

przechowywania już minął.

5. Akta przeznaczone do przekazania na makulaturę należy wydzielić i ułożyć w kolejności, w jakiej

występuje ta dokumentacja w spisach akt wybrakowanych lub też pozostawić na dotychczasowym

miejscu przechowywania pod waruniiem odnotowaniu sygnatur archiwalnych akt w spisach akt

brakowanych.

ó. Protokół brakowania i spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia zaakceptowany przez

Kanclerza przesyła się do Archiwum Państwowego w celu otrzymania zgody na dokonanie

zniszczenia akt.

7. Archiwum Państwowe wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch

egzemplarzach. Jeden pozostaje w archiwum, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury

bądź zakładu utylizacyjnego.

8. Pracownik archiwum po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego przekazuje akta na makulaturę

oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu lej dokumentacji.-Szczecin, dnia

(pieczątka)

Sprawozdanie z działalności archiwum Pomorskiej Akademii Medycznejw Szczecinie za rok ..................

1.

3. Uwagi dotyczące współpracy z jednostkami organizacyjnymi i właściwym Archiwum Państwowym.........................................................................................................................................................

4. Wnioski i sugestie dotyczące usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia potencjalnym nieprawidłowościom...........

(sporządził) (zatwierdził)

Nazwa jednostki organizacyjnej (pieczęć nagłówkowa)

(symbol literowy jednostki organizacyjnej) (kategoria archiwalna)

Ilość dokumentacji w archiwumRazem m.b.

Kat.A (w m.b.)

Kat.B (w m.b.)

Ilość dokumentacji przekazanej do archiwum Kat.A (w m.b.)

Kat.B (w m.b.)

Ilość dokumentacji wybrakowanej Kat.B (w m.b.)

Liczba interesantów, którym udostępniono lub wypożyczono dokumentacjęLiczba udostępnionej lub wypożyczonejdokumentacji

(wj.a.)

Ilość wolnych półek w magazynach (w m.b.)

2. Nieprawidłowości i potencjalne nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania archiwum

18

Załącznik nr ł

i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt

Tytuł teczki(hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaj dokumentacji)

(daty skrajne akt)

(ewentualnie kolejny numer tomu)

(sygnatura archiwalna)

19

Załącznik nr ł

Nazwa jednostki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy nr...

Kierownik jednostki organizacyjnej :

Zdał: Przyjął:

Lp.Znak

teczki

Tytuł teczki lub tomuDaty skrajne

od-do

Kat. akt Liczba

teczek

Miejsce

przechowywania akt

w archiwum

Data

zniszczenia

1 2 3 4 5 6 7 8

20

Załącznik nr ł

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

w

Nr

spisuData

przyjęcia akt

Nazwa jednostki przekazującej akta Liczba U w a g i

Poz. spisu teczek

1 2 3 4 5 6

21

Załącznik nr ł


Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej na makulaturę łub zniszczenie

LP- Nr i lp. spisu

zdawczo-

odbiorczego

Symbol z

wykazu akt

Tytuł teczkiDaty

skrajne

Liczba

tomów

Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

22

Załącznik nr ł

Proszę o udostępnienie / wypożyczenie* akt powstałych w jednostce organizacyjnej

z lat.................................... ..................o znakach..................i upoważniam do ich wykorzystania / odbioru * Pana /Panią

PodpisZezwalam na udostępnienie / wypożyczenie * wymienionych wyżej akt.

Data i podpis*) Zbędne skreślić **) Wypełnia archiwum

Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-

toniów............................... kart.........................

Data: .................... 20........r. .......................

Podpis

Karta udostępniania akt nr ............... **)

Nazwa jednostki **)

organizacyjnej

Data..................... 2.........r. T e r m i n z w r o t u a k t

Podpis oddającego Podpis odbierającego

Akta zwrócono do

archiwum

dn. .................20.......... r.

23

Załącznik nr ł

Adnotacje o zwrocie akt:

24

Załącznik nr ł


Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie:

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie

dokumentacji niearchiwalnej w ilości................................. mb i stwierdzała, że stanowi ona

dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że

upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz innych

resortowych przepisach szczegółowych.

Przewodniczący Komisji .......................................................

Członkowie Komisji.......................................................

/podpisy/...............................................

zał:

............................ kart spisu

............. pozycji spisuzustçpczâ âkt zukfädkâ«*•««*««»»»•«»»»»*«»»*•»»••»•••*»••••*•••••

Nazwa akt:

25

Załącznik nr ł

Lp.Data wypożyczenia

Nazwisko i imię wypożyczającego Akta wydal Termin zwrotu

26

Załącznik nr ł

Załącznik nr 3


z dnia 26.11.2009r.


AJL

, r¡li r ? n i »

" < m 1 1 1 m « » 1 1 , 1

RZECZOWY WYKAZ AKT POMORSKIEJ

AKADEMII MEDYCZNEJW SZCZECINIE

SZCZECIN 2009

Systematyka symboli i haseł klasyfikacyjnych

0- ZARZĄDZANIE 4

0 - Organy kolegialne i jednoosobowe 4

1 - Organizacja 4

2 - Akty normatywne, pomoc prawna 5

3 - Planowanie, sprawozdawczość, statystyka 6

4 - Informatyka 6

5 - Skargi i wnioski 7

6 - Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa 7

7 - Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 8

- Współpraca międzynarodowa Uczelni 8

9 - Kontrola i audyt 9

1- KADRY 9

10 - Ogólne zasady wynagradzania 9

11 - Zatrudnienie 9

12 - Ewidencja osobowa 10

13 - Bezpieczeństwo i higiena pracy 10

14 - Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 11

15 - Dyscyplina pracy 11

16 - Sprawy socjalno-bytowe 11

17 - Ubezpieczenia osobowe 12

2- ŚRODKI RZECZOWE 12

20 - Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 12

21 - Inwestycje i remonty 12

22 - Administracja nieruchomości 13

23 - Gospodarka materiałowa 14

24 - Transport i łączność 15

25 - Ochrona zakładu pracy (mienia) 15

Strona

9

26 - Zamówienia publiczne. Tryby przetargów

3- EKONOMIKA 16

30 - Ogólne zasady rachunkowości 16

31 - Finanse i księgowość 16

32 - Księgowość finansowa 16

33 - Rozliczenia płac 17

34 - Księgowość materiałowa 18

35 - Koszty i ceny 18

36 - Inwentaryzacja 18

37 - Memoriały 18 38-

Podatki 19

4- SZKOLNICTWO I NAUKA 19

40 - Własne programy i metody nauczania 19

41 - Pomoce szkoleniowe i naukowe 19

42 - Nabór kandydatów na studia i studia doktoranckie 19

43 - Sprawy studentów i doktorantów 19

44 - Przebieg studiów 20

45 - Stopnie i tytuły naukowe 21

46 - Nostryfikacja 21

47 - Biblioteki 21

48 - Towarzystwa naukowe 21

49 - Zjazdy, konferencje, sympozja 21

15

3

SYMBOLE KLASYFIKACYJNE

HASŁA KLASYFIKACYJNE wjednostce merytory

-cznej

winnych

UWAGI

1 2 3 4 5 6 7 8 9

0 ZARZĄDZANIE Kategoria A dotyczy tylko opracowań własnych lub zleconych przez Uczelnię

00 Organy kolegialne i jednoosobowe000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki. Obejmuje:

skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał

0000 Senat - protokoły posiedzeń A Bc Jak w klasie 0000001 Rada Wydziału - protokoły posiedzeń A Bc Jak w klasie 000

0002 Materiały na posiedzenia B5 Bc Opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenie, należy zaliczyć do kat. A

0003 Obsługa organizacyjno-techniczna organów uchwałodawczych

B3 Bc Senat, rady wydziałów - zaproszenia, zawiadomienia, kopie rozliczeń finansowych itp.

001 Organy opiniodawcze i doradcze Dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę. Obejmuje: skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał

0010 Kolegium Rektorskie A Bc Jak w klasie 0010011 Kolegium Dziekańskie A Bc Jak w klasie 0010012 Komisje stałe i doraźne A Bc Dla każdej komisji prowadzi się odrębną teczkę. Obejmuje:

skład, porządek obrad, protokoły, uchwały, sprawozdania z realizacji uchwał. Komisje powoływane przez Senat, Rektora, Dziekana, Radę Wydziału, Kanclerza i inne (poza komisjami wyborczymi do władz uczelni)

002 Wybory do kolegium elektorów, organów kolegialnych i jednoosobowych oraz pełniących inne funkcje z wyboru

B5 Powołania komisji wyborczych, regulamin wyborów, kalendarz czynności wyborczych, komunikaty, listy kandydatów, protokoły, wyniki wyborów itp. - kat A

01 Organizacja010 Podstawy prawne działania Uczelni A Bc Przepisy ogółnopaństwowe, resortowe itp., dotyczące

bezpośrednio Uczelni

011 Podstawy prawne działania jednostek nadzorowanych

A Bc Jak w klasie 010. Powoływanie i likwidacja jednostek

012 Organizacja własnej jednostki0120 Statut A Bc0121 Regulamin organizacyjny A Bc0122 Regulaminy studiów A Bc0123 Inne regulaminy A Bc Regulamin Domów Studenckich, Regulamin świadczeń pomocy

materialnej dla studentów i doktorantów i inne0124 Jednostki zorganizowane na bazie obcej A Bc Umowy, porozumienia

013 Rejestr pełnomocnictw B10 ' B5 Pełnomocnictwa B5 od momentu wygaśnięcia014 Organizacja archiwum

0140 Przepisy kancelaryjne i archiwalne A B5 Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna

0141 Spisy zdawczo-odbiorcze akt A Bc Dotyczy archiwum i wszystkich jednostek organizacyjnych0142 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych A Dotyczy archiwum0143 Brakowanie akt A B5 Protokoły brakowania (również na bazie poszczególnych

jednostek organizacyjnych )0144 Udostępnianie akt B5 Zezwolenia, karty i rejestr udostępnień

015 Biurowość0150 Formularze i druki B5 t^ Obejmuje projektowanie i zatwierdzanie wzorów0151 Ewidencja pieczęci A Bc Obejmuje zbiór odcisków, unieważnienia, protokoły zniszczeń

itp. Zamawianie B50152 Terminarze, dowody doręczeń, dowody

wpłat pocztowychB2 Bc

02 Akty normatywne, pomoc prawna020 Przepisy prawa powszechnie

obowiązującegoA Bc Obejmuje komplet ustaw i rozporządzeń

021 Zarządzenia Rektora A Bc022 Zarządzenia Kanclerza A Bc023 Interpretacje prawne B5 Bc

024 Opinie prawne B5 Bc Radcy prawnego; konsultacje między jednostkami w sprawie wydawanych normatywów itp.

025 Sprawy sądowe Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia orzeczenia lub umorzenia sprawy

0249 Rejestry spraw sądowych B100250 Sprawy cywilne i w sądach pracy B10 Bc Jak w klasie 0250251 Sprawy gospodarcze B5 Bc Jak w klasie 0250252 Sprawy administracyjne B10 Bc Jak w klasie 0250253 Sprawy karne B5 Bc Jak w klasie 025

03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka

Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki

030 Plany Plan rzeczowo-finansowy i inne0300 Plany okresowe B5 Bc Plany, z których nie ma opracowań końcowych kwalifikujemy

do kat. A0301 Plany roczne A Bc

031 Sprawozdania Sprawozdania do Ministerstw, GUS, informacje PFRON itp. Dotyczy także sprawozdań finansowych (bilans)

0310 Sprawozdania okresowe B5 Bc Sprawozdania, z których nie ma opracowań końcowych kwalifikujemy do kat. A

0311 Sprawozdania roczne i całościowe A Bc032 Analizy

0320 Analizy własne A Bc04 Informatyka

040 Projektowanie, koordynacja systemów i programów

0400 Organizacja projektowania i zarządzania systemami informatycznymi

B5 Bc Oferty, umowy na wykonanie oprogramowania, protokoły odbioru prac, raporty, korespondencja z wykonawcami. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy

0401 Spis systemów i programów A Bc0402 Ogólne schematy systemów i

podsystemówA Bc

041 Wdrażanie systemów i programów

5

0410 Eksploatacja systemów informatycznych B5 Bc Instalacja, uruchomienie, utrzymanie i administrowanie siecią i systemami informatycznymi

0411 Licencje oprogramowania B5 Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu

0412 Redagowanie stron internetowych A Bc05 Skargi i wnioski

050 Rejestr skarg i wniosków A Bc051 Skargi i wnioski załatwiane wg

właściwościA Bc

052 Skargi i odwołania w sprawach studiów i studentów

B3 Bc

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa

060 Prace naukowo-badawcze Ewidencja projektów, sprawy organizacyjne. Dokumentacja dot. poszczególnych projektów - dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę. Sprawy finansowe B10

0600 Projekty badawcze, celowe, prowadzone w Uczelni

A Bc Środki pochodzenia krajowego

0601 Projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej i środków zagranicznych.

A Bc Ze środków programów Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

0602 Finansowanie współpracy naukowej z zagranicą ze źródeł krajowych

A Bc

0603 Wnioski o finansowanie działalności statutowej i badań własnych

A Bc Ewidencja projektów, sprawy organizacyjne. Dokumentacja dot. poszczególnych projektów - dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę. Sprawy finansowe B10

0604 Inicjatywy naukowe finansowane ze źródeł pozabudżetowych

B5 Bc Współpraca z fundacjami, stowarzyszeniami, organizacjami pozarządowymi, itp.

0605 Indywidualne projekty badawcze A Umowy z KBN i innymi sponsorami, kalkulacje kosztów, raporty z badań

0606 Badania zlecone A Umowy ze zleceniodawcami, kalkulacje kosztów, raporty0607 Badanie celowe A0608 Badania własne A

6

0609 Badania naukowe w ramach współpracy zagranicznej

A Ewidencja zadań priorytetowych

061 Wydawnictwa własne0610 Roczniki, Biuletyn Informacyjny i inne A Bc0611 Materiały powstające w związku z

publikowaniem pozycji wydawniczychB5 Bc

0612 Monografie A Bc0613 Teki wydawnicze A Dla każdego tytułu wydawanego przez Uczelnię (książka,

czasopismo, biuletyn) zakłada się osobną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą umowy o opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule

062 Informacje dla radia, prasy i telewizji A Bc Dotyczy także BIP, strony WWW063 Wycinki prasowe i inne materiały o

działalności UczelniA Bc

07 Współpraca i. krajowymi jednostkami organizacyjnymi

Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi nie związane bezpośrednio z aktami innych klas. Dotyczy również zawieranych umów

070 Z organami władzy i administracji rządowej oraz samorządami

A Bc Własne opracowania przygotowane dla tych organów, pozostałe odpowiednio B5-B5-Bc

071 Współpraca z organizacjami społecznymi i związkami zawodowymi

BE5 Bc

072 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni

B5 Bc Sprawy nie mieszczące się w pozostałych hasłach rzeczowego wykazu akt

073 Z pozostałymi jednostkami BE10 Bc W tym szpitale, szkoły wyższe, fundacje, stowarzyszenia itp.074 Reprezentacja B2 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania itp.

08 Współpraca międzynarodowa Uczelni080 Umowy i porozumienia międzynarodowe A Bc Współpraca wynikająca z umów bilateralnych, własnych bądź

zewnętrznych inicjatyw (także w ramach programu Socrates- Erasmus). Efekty wynikające z podpisanych umów, porozumień. Dla każdej umowy należy założyć odrębną teczkę.

081 Wyjazdy zagraniczne BE 10 Bc Wnioski, polecenia wyjazdów, zgody. Dokumentacja finansowa odpowiednio B5, B5, Bc

7

09 Kontrola i audyt Do teczki tej klasy odkłada się wszystkie akta dotyczące przeprowadzonej kontroli

090 Rejestr kontroli BE 10 Bc091 Kontrole zewnętrzne A Bc092 Kontrole wewnętrzne B5 Bc093 Audyt wewnętrzny BE 10 Bc

1 KADRY10 Ogólne zasady wynagradzania A Bc Taryfikatory placowe i kwalifikacyjne, regulaminy premiowania,

porozumienia z organizacjami związkowymi w sprawach zatrudnienia i płac

11 Zatrudnienie110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników

1100 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B-21101 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B3 Bc Podania, cv osób ubiegających się o pracę1102 Badania lekarskie B5 Bc Obejmuje badania wstępne kandydatów do pracy i okresowe

pracowników1103 Informacje dotyczące byłych

pracownikówB3 Bc Świadectwa pracy, korespondencja z sądami, ZUS w sprawach

byłych pracowników (kopie świadectw odkłada się do akt osobowych)

1104 Staże absolwenckie B5 Bc Umowy o staże absolwenckie1105 Współpraca z PFRON-em B5 Bc

Ul Polityka kadrowa - tworzenie, likwidacja etatów

A Bc Decyzje Rektora

112 Umowy cywilno-prawne Ewidencja umów, umowy związane ze świadczeniem pracy1120 Ze składką na ZUS B50 Bc Jak w klasie 112

__1121 Bez składki na ZUS B5 Bc Jak w klasie 112113 Roczny wymiar zajęć oraz godziny

ponadwymiarowe zleconeB10 B5 Dotyczy tylko nauczycieli akademickich

114 Nagrody i odznaczenia państwowe, resortowe i Uczelni

1140 Odznaczenia państwowe, resortowe, uczelniane

A Bc Rejestry odznaczonych

8

1141 Nagrody regulaminowe pracowników niebędących nauczycielami

B10 Bc

1142 Kary regulaminowe B Bc Odkłada się do akt osobowych. Okres przechowywania zgodny z obowiązującymi przepisami

115 Awanse pracowników niebędących nauczycielami

B5 Bc Wykazy (wnioski odkłada się do akt osobowych)

116 Sprawy wojskowe pracowników B5 Bc12 Ewidencja osobowa

120 Akta osobowe1200 Akta osobowe pracowników BE50 Bc Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę

zawierającą: podanie o pracę, ankiety osobowe, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, umowy o pracę, pisma dokumentujące przebieg kariery zawodowej, rozwiązanie umowy o pracę, zakresy czynności. Akta pracowników naukowych kat. A

121 Rejestry pracowników Uczelni B50 Bc122 Rejestr legitymacji służbowych B10 Bc

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy130 Przepisy BHP A Bc Własne, pozostałe B10131 Profilaktyka i higiena pracy

1310 Profilaktyka i higiena pracy B5 Bc1311 Czynniki rakotwórcze, mutagenne i

biologiczneB-50 Bc

13121 Ocena ryzyka zawodowego B-10132 Wypadki

1320 Wypadki przy pracy B10 Bc Zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie - kat. A1321 Wypadki w drodze do i z pracy B10 Bc1322 Rejestr wypadków przy pracy B50

133 Choroby zawodowe B25 __134 Analiza wypadków i chorób zawodowych A Bc

135 Środki ochronne BE 10 Bc Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego

136 Lustracje obiektów Uczelni BE5 Bc Przeglądy, pomiary itp.14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe

pracowników140 Organizacja szkolenia i doskonalenia

zawodowegoA Bc Własne ustalenia Uczelni dotyczące zasad, form, metod, treści

szkolenia oraz plany i programy nauczania141 Ewidencja szkolonych B5 Bc

15 Dyscyplina pracy150 Dowody obecności w pracy B3 Bc Listy obecności pracowników, zestawienia godzin pracy

pracowników godzinowo płatnych, ewidencja godzin nadliczbowych, ewidencja czasu pracy.

151 Absencje pracowników B5 Bc Zwolnienia lekarskie B5, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności itp.B3

152 Urlopy pracownicze1520 Urlopy wypoczynkowe B3 Bc Plany urlopów, wnioski o urlop i przesuniecie urlopu1521 Urlopy szkoleniowe B3 Bc Wyjazdy na szkolenia1522 Urlopy wychowawcze B3 Bc Wykaz1523 Urlopy bezpłatne B3 Bc Wykaz

153 Ewidencja podróży służbowych na terenie kraju

B3 B3 Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych

16 Sprawy socjalno-bytowe160 Przepisy dotyczące spraw socjalno-

bytowych pracownikówB10 Bc

161 Zasady i realizacja działalności socjalno- bytowej

A Bc Regulamin ZFSS. Własne ustalenia Uczelni (plany, protokoły z posiedzeń, preliminarze itp. B5)

162 Pożyczki mieszkaniowe B5 Bc Wnioski, umowy163 Wczasy pracowników i emerytów B3 Bc Wnioski, listy wypłat164 Wypoczynek dzieci pracowników B3 Bc Wnioski, listy wypłat165 Pomoc materialna udzielana

pracownikom i emerytomB3 Bc Podania o pomoc, listy wypłat

166 Imprezy kulturalno-oświatowe B3 Bc Zamówienia, listy osób korzystających z biletów

167 Pracownicza Kasa zapomogowo- Pożyczkowa

1670 Wnioski o przyznanie pożyczek B101671 Kartoteki pożyczkobiorców B51672 Protokoły posiedzeń PKZP B51673 Księga główna PKZP B51674 Listy potrąceń na PKZP B5 Wraz z raportem kasowym

17 Ubezpieczenia osobowe170 Ubezpieczenia społeczne B5 Bc Korespondencja z ZUS, raporty dotyczące zgłoszeń

pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego171 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc Rejestry, wnioski172 Emerytury i renty B10 Bc Wykaz173 Ubezpieczenia zbiorowe B10 Umowy ubezpieczeń, deklaracje przystąpienia do grupowego

ubezpieczenia pracowników. Okres przechowywania liczy się od upływu terminu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej

2 ŚRODKI RZECZOWE20 Podstawowe zasady gospodarowania

środkami trwałymiA Bc Ustalenia własne Uczelni

21 Inwestycje i remonty210 Ogólne zasady inwestycji i remontów A Bc Wytyczne własne211 Dokumentacja prawna i techniczna

obiektów własnychInwestor zakłada dla każdego obiektu odrębną grupę teczek, która obejmuje założenia projektowe, dokumentację techniczną i kosztorysy we wszystkich stadiach opracowania. Teczkę prowadzi się przez cały okres realizacji inwestycji. U użytkownika okres przechowywania teczki obejmuje cały okres eksploatacji obiektu

2110 Zabytkowych i nietypowych A Bc2111 Pozostałych B5 Bc Termin przechowywania liczy się od utraty obiektu

212 Realizacja prac remontowych i konserwacyjnych

2120 We własnym zakresie B5 Bc Ustalenie zakresu robót, protokoły, kosztorysy

2121 Zlecana na zewnątrz B5 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, narady autorskie, kopie rachunków itp.

213 Wykonawstwo inwestycji B5 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, narady autorskie, kopie rachunków itp.

214 Ewidencja inwestycji A Bc215 Inwestycje budowlane i aparaturowe B10 Bc Dla każdej inwestycji należy założyć odrębną teczkę216 Inwestycje budowlane finansowane ze

środków Unii EuropejskiejB10 Bc Studium wykonalności, wnioski, umowy, harmonogramy,

wnioski o płatność itp.217 Książki obiektów budowlanych B5 Okres przechowywania liczy się od momentu wyłączenia

obiektów z eksploatacji22 Administracja nieruchomości Budynki, budowle, lokale

220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A Bc Dokumentacja prawna i techniczna, AKTY WŁASNOSCI. Dla każdej nieruchomości prowadzisię odrębne teczki zawierające: korespondencję, dokumentację formalnoprawną oraz techniczną (akta notarialne, odpisy ksiąg wieczystych, decyzje władz lokalnych, wypisy i wyrysy z rejestru gruntów).Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

221 Przydział i najem nieruchomości i lokali (na potrzeby Uczelni oraz innym podmiotom)

B5 Bc Umowa, aneks, podanie itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub utraty obiektu

222 Eksploatacja nieruchomości2220 Eksploatacja nieruchomości B2 Bc Zapotrzebowania, zlecenia na konserwację, remonty bieżące,

oświetlenie, ogrzewanie, wodę i kanalizacja itp. Dotyczy także eksploatacji terenów zielonych

2221 Konserwacja i remonty bieżące B5 Zlecenia, umowy, usługi zewnętrzne i wewnętrzne, odbiory itp.2222 Media, czystość i usługi zewnętrzne B5 Umowy na dostarczenie: wody, gazu, prądu, odprowadzenie

ścieków, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości, połączenia telefoniczne, internetowe itp. Zakup środków czystości, sprzętu, urządzeń itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

223 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)

224 Ewidencja nieruchomości i lokali własnych

A Bc Księgi inwentarzowe u użytkowników

23 Gospodarka materiałowa230 Organizacja gospodarki materiałowej A Bc Zasady własne; Zezwolenia na gromadzenie i utylizację

odpadów231 Zaopatrzenie w przedmioty nietrwałe,

materiały i pomoceB5 Bc Zapotrzebowania, zlecenia, zamówienia i ich realizacja,

reklamacje. Rozdzielniki, dowody wydania i odbioru (artykuły spożywcze, chemiczne, biurowe itp.). Katalogi, cenniki kat. B2

232 Magazynowanie i użytkowanie B5 Bc Gospodarka magazynowa, zużycie, eksploatacja. Dostawa do miejsc pracy, eksploatacja. Dowody magazynowe. Ewidencja ilościowa, wartościowa i rodzajowa (kartoteki)

233 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

B5 Bc Zapotrzebowanie, realizacja zleceń, umowy o dostawę, kopie faktur, protokoły odbioru, karty gwarancyjne. Dotyczy także aparatury naukowej. Dla każdego urządzenia zakłada się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od likwidacji urządzenia

234 Paszporty maszyn i urządzeń Bc Bc235 Konserwacja i remonty maszyn i

urządzeńB3 Bc

236 Gospodarka surowcami wtórnymi i odpadami

B5 Bc Protokoły brakowania

237 Kasacja majątku Uczelni B5 Protokoły kasacji (zbycie odpłatne i nieodpłatne składników majątku itp.). Dotyczy środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów

238 Ewidencja majątku Uczelni2380 Ewidencja środków trwałych B5 Księgi inwentarzowe. Okres przechowywania liczy się od

momentu kasacji majątku rzeczowego2381 Ewidencja wyposażenia Jak przy klasie 23802382 Ewidencja pozostałych składników

majątkowychB5 Jak przy klasie 2380

2383 Naliczanie umorzeń i amortyzacja B5

24 Transport i łączność240 Eksploatacja środków transportowych B5 Bc Karty eksploatacji, drogowe, pracy ich rejestr i karty kontroli

pojazdu, naprawa pojazdów241 Eksploatacja środków łączności B5 Bc Telefony, telefaksy itp. naprawa, konserwacja

242 Dokumentacja środków transportowych B5 Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę, obejmującą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenia, książkę pojazdu, adnotacje o remontach, deklaracje kierowcy o odpowiedzialności materialnej, umowy itp. Okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu

25 Ochrona zakładu pracy (mienia)250 Podstawowe zasady A Ustalenia własne, także plany ewakuacji, ochrony

przeciwpożarowej itp. Pozostałe kat. B5.251 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inne B5 Bc Tematy regulowane oddzielnymi przepisami. Kartoteka

wyposażenia sprzętu p/poż., protokoły przeglądu i konserwacji sprzętu. Meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, dochodzenia

252 Ochrona mienia B5 Umowy z firmami ochroniarskimi, książki dyżurów na portierniach, ewidencja wydawania i zdawania kluczy do pomieszczeń itp.

253 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc Tematy regulowane oddzielnymi przepisami. Od ognia,kradzieży, itp. Polisy ubezpieczeniowe.Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia polisy

26 Zamówienia publiczne. Tryby przetargów

260 Przepisy dotyczące przetargów A Ustalenia własne. Opracowania i przepisy zewnętrznekat. B10

261 Ewidencja zamówień publicznych B10262 Przetarg nieograniczony B5 Dla każdego przetargu zakłada się odrębne teczki zawierające:

oferty, protokoły komisji przetargowych itp. Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się rozstrzygnięcia przetargu

263 Przetarg ograniczony B5 Jak przy klasie 262

264 Negocjacje z ogłoszeniem B5 Jak przy klasie 262265 Negocjacje bez ogłoszenia B5 Jak przy klasie 262266 Zamówienia z wolnej ręki B5 Jak przy klasie 262267 Zapytanie o cenę B5 Jak przy klasie 262268 Rejestr zamówień publicznych B10 Bc Z podziałem na: roboty budowlane, dostawy i usługi

3 EKONOMIKA30 Ogólne zasady rachunkowości

300 Organizacja rachunkowości A Bc Ustalenia własne. Pozostałe kat. B5301 Systemy ewidencyjne i plan kont A Bc Ustalenia własne lub na zlecenie jednostki własnej. Opracowania

zewnętrzne kat. B5302 Standardy kontroli finansowej A Bc303 Instrukcja zasad sporządzania, obiegu,

kontroli oraz przechowywania dokumentów

A Bc Własne

304 Instrukcja kasowa A Bc Własne305 Instrukcja inwentaryzacyjna A Bc Własne306 Inne instrukcje A Bc Własne

31 Finanse i księgowość310 Obrót gotówkowy B5 Bc Raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat

i kwitariuszy3 1 1 Finansowanie i kredytowanie,

korespondencja z bankamiB5 Bc Obejmuje: rozliczenia z budżetem, finansowanie własnej

jednostki, finansowanie jednostek podległych, zasady kredytowania. Plany, sprawozdania i analizy finansowe - klasa03

312 Usługi badawcze (spr. organizacyjne i finansowe)

B10 Bc Umowy, aneksy umów, kalkulacje kosztów, odbiór prac itp.)

32 Księgowość finansowa320 Dowody księgowe B5 Bc Dowody bankowe i kasowe321 Dokumentacja księgowa B5 Bc Księgi, rejestry, dzienniki.322 Rozliczenia B5 Bc Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami

ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp.

323 Windykacja należności B5 Bc Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności324 Uzgadnianie sald _ _ Korespondencj a325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 Bc Wydruki komputerowe obrotów

33 Rozliczenia plac330 Dokumentacja płac B10 Bc Materiały źródłowe do obliczenia wysokości płac, premii,

świadczeń płaconych z ZUS, potrąceń (podatki, składki itp.)331 Deklaracje podatkowe B5 Bc PIT 4, PIT 11, PIT 8B (dotyczy osób fizycznych).332 Decyzja ZUS B50 Bc Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych333 Listy płac

3330 Listy płac - osobowy fundusz płac. B50 Bc Zestawienia list płac kat. B53331 Listy płac- bezosobowy fundusz płac B50 Bc Zestawienia list płac kat. B5

334 Karty wynagrodzeń pracowników B50 Bc Imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne i dłuższe, ujmujące wynagrodzenia za poszczególne miesiące podlegają brakowaniu po sprawdzeniu stanu zachowania akt osobowych. Karty imienne stypendiów B5.

335 Zaświadczenia o wynagrodzeniu Bc Bc Kopie zaświadczeń lub ich rejestry336 Deklaracje ZUS B50 Bc DRA, RCA, RS A, RZA - zgłoszenia337 Listy wypłat dla studentów B10 Listy wypłat stypendiów, zapomóg, premii, nagród itp.

338 Prace zlecone i umowy o dzieło3380 Prace zlecone o dochodach wliczanych do

emeryturyB50 Umowy z pracownikami własnymi i obcymi. Odpowiednie

umowy odkłada się do akt osobowych3381 Prace zlecone o dochodach nie

wliczanych do emeryturyB5

339 Rozliczenie składek ubezpieczeniowych3390 Zgłoszenie (wyrejestrowanie zakładu

pracy)B5 Zgłoszenie przedkładane do ubezpieczenia pracowniczego ZUS.

Wyrejestrowanie z ubezpieczenia pracowniczego ZUS. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności

3391 Formularze zgłoszeniowe ubezpieczeń pracowników

B50 Zgłoszenia do ubezpieczenia: pracowników; członków rodzin pracowników; wykonujących umowę o dzieło (zlecenie; wyrejestrowanie z ubezpieczenia)

3392 Formularze rozliczeniowe ubezpieczenia pracowników

B50 Raporty imienne: dla płatników uprawnionych do wypłat świadczeń z ubezpieczenia chorobowego ZUS; dla płatników nie uprawnionych do wypłat świadczeń ubezpieczenia chorobowego ZUS; o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne. Deklaracje rozliczeniowe ZUS kat. B5

34 Księgowość materiałowa340 Dowody księgowe B5 Bc Faktury własne i obce341 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 Bc Wydruki komputerowe342 Dowody obrotu materiałowego B5 B3 PZ, MM, WZ, ZW, RW itp.343 Dowody obrotu środków trwałych B5 B3 OT, PT, LT, MT/MN itp.344 Kartoteki i rejestry magazynowe B5 Bc

35 Koszty i ceny350 Kalkulacja kosztów A Bc Obejmuje ogólne zasady (własne wytyczne i ustalenia) i analizę

kosztów własnych. Kalkulacje planowe i wynikowe odpowiednio:B5,B5,Bc

351 Kalkulacja cen B K ) Bc Obejmuje: politykę cen (własne ustalenia, zasady i opracowania)

352 Ceny B10 Bc Obejmuje: ceny zaopatrzeniowe (uchwały, zarządzenia, decyzje), ceny zbytu, ustalenie narzutów

36 Inwentary/acj a360 Ogólne zasady A Bc Własne wytyczne Uczelni361 Spisy i protokoły B5 Bc362 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i

różnice inwentaryzacyjneB5 Bc

363 Wycenia i przecena B10 Bc364 Księgi inwentarzowe B5 Bc Okres przechowywania liczy się od ostatniego zapisu w księdze

365 Zestawienia zbiorcze B5 -

37 Memoriały B5 Bc Obejmuje dokumenty nie dotyczące sprzedaży zakupów i usług (np. rozdzielniki płac, noty wewnętrzne, korekty księgowości, rozdzielniki zużycia materiałów, noty

10

obciążające pracowników i studentów, rozliczenie amortyzacji itp.

38 Podatki380 Dowody księgowe B5 Bc381 Deklaracje podatkowe B10 Bc VAT, podatek dochodowy od osób prawnych i inne

4 SZKOLNICTWO I NAUKA40 Własne programy i metody nauczania Obejmuje sprawy wszelkich form i kierunków szkolenia

prowadzonego przez Uczelnię (studentów, doszkalania i specjalizacji lekarzy i innych kadr). Klasa 4 obejmuje także przygotowanie kadr naukowych. Sprawy szkolenia pracowników własnej jednostki odkłada się do odpowiednich teczek klasy 1

400 Plany i programy studiów A Bc Opracowania własne Uczelni401 Materiały do opracowań B2 Bc

41 Pomoce szkoleniowe i naukowe BE 10 Bc Obejmuje własne opracowanie i zatwierdzenie skryptów, tablic poglądowych i innych pomocy szkoleniowych i naukowych. Sprawy zaopatrzenia odkłada się do odpowiedniej teczki klasy 2. Całość akt związanych z wydawaniem własnych podręczników lub skryptów odkłada się do teczki klasy 0610

42 Nabór kandydatów na studia I studia doktoranckie

420 Zasady rekrutacji A Bc Obejmuje własne opracowanie regulaminu421 Organizacja rekrutacji B5 Bc422 Indywidualna dokumentacja przebiegu

rekrutacjiB2 B2 Obejmuje podania kandydatów na studia i kandydatów na studia

doktoranckie, podania o dopuszczenie do specjalizacji itp. Do tej teczki odkłada się dokumentację rekrutacyjną oraz sprawy stażu wstępnego. Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt indywidualnych studenta

423 Protokoły przyjęć-wyniki rekrutacji B10 Bc43 Sprawy studentów i doktorantów

430 Ewidencja

4300 Album studentów i doktorantów A Bc4301 Księga dyplomów A Bc4302 Ewidencja pomocnicza B5 Bc Obejmuje księgi, dzienniki, ewidencję indeksów itp.

431 Akta indywidualne BE50 Bc Obejmuje dokumenty osobiste szkolonych, dokumentacjęprzebiegu szkolenia i prace dyplomowe. Do teczek odkłada się całą dokumentację szkolonego

432 Sprawy studentów i doktorantów4320 Korespondencja związana z procesem

dydaktycznymB5 Bc

4321 Sprawy obcokrajowców B5 Bc433 Stypendia dla studentów i doktorantów Decyzję administracyjną odkłada się do akt indywidualnych

studenta. Stypendia fundowane odpowiednio B20-B5-Bc4330 Sprawy świadczeń pomocy materialnej B5 Bc Zapomogi4332 Stypendia pozostałe B5 Bc Stypendia Ministra Zdrowia, za wyniki w nauce i inne

434 Zakwaterowanie studentów i doktorantów

4340 Zakwaterowanie studentów i doktorantów B2 Bc Obejmuje także sprawy meldunkowe

4341 Ubezpieczenia435 Sprawy wychowawcze, kulturalno-

oświatowe, sport, turystyka itp.BE2 Bc

436 Praktyki wakacyjne B5 Bc437 Samorząd studencki i doktorancki Skład, protokoły z posiedzeń, ramowe plany pracy

4370 Organizacje studenckie BE10 Bc Jak w klasie 4394371 Organizacje doktoranckie BE10 Bc Jak w klasie 439

44 Przebieg studiów440 Rozkłady zajęć Bc Bc441 Praktyki programowe B5 Bc Indywidualną dokumentację przebiegu praktyki odkłada się do

akt indywidualnych (431)442 Egzaminy, kolokwia, zaliczenia B5 Bc Obejmuje sprawy organizacji i dokumentacje zbiorczą,

(dokumentację indywidualną odkłada się do 431 lub 451)443 Skierowania na staż podyplomowy B5 Bc

11

45 Stopnie i tytuły naukowe450 /aQo^v n^?<'■ x<'V-n • c- c'^oop i ^ t-1 i

ł ó ; naukowychA Bc własne ustalenia

451 Nadawanie stopni i tytułów naukowych4510 Przewody doktorskie, habilitacyjne i

nadanie tytułu profesoraA B2 Obejmuje indywidualną dokumentację wraz ze złożonymi

pracami, opinie, recenzje, eksperymenty, protokoły itp.4511 Tytuł honorowy Doktor Honoris Causa A Bc Obejmuje wniosek, życiorys, osiągnięcia, wyciągi z Rady

Wydziału, Senatu itp.4512 Obsługa organizacyjno-techniczna

związana z nadawaniem stopni i tytułów naukowych

B5 Bc Korespondencja operatywna, zaproszenia, przygotowanie lokalu itp.

452 Ewidencja przeprowadzanych i nadawanych stopni i tytułów naukowych

A Bc Księgi, rejestry itp.

46 Nostryfikacja A Bc Obejmuje dokumentację przebiegu postępowania nostryfikacyjnego

47 Biblioteki470 Przepisy dotyczące prowadzenia

bibliotekiA Bc Ustalenia własne

471 Gromadzenie zasobu bibliotecznego B5 Bc Obsługa administracyjno-techmczna.472 Ewidencja zasobu bibliotecznego B50 Bc Księgi inwentarzowe, katalogi473 Serwis bibliograficzny Bc Bc Cytowania474 Udostępnianie zasobu bibliotecznego Bc Bc

48 Towarzystwa naukowe480 Towarzystwa naukowe A Bc Protokoły, materiały z konferencji481 Studenckie koła naukowe A Bc Protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności482 Obsługa adm inistracyjno-techniczna

towarzystw i kół naukowychB3 Bc Zaopatrzenie, rezerwacja hoteli, biletów itp.

49 Zjazdy, konferencje, sympozja Krajowe i zagraniczne4900 Protokoły zjazdów i konferencji A Bc Obejmuje listy uczestników, referaty, wnioski, uchwały itp.4901 Obsługa organizacyjno-techniczna

zjazdów i konferencjiB5 Bc Zaproszenia, zawiadomienia, kopie rozliczeń finansowych itp.

12

file · Web view0-012-293/2009. Zarządzenie Nr 92/2009. Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w...

Documents

Transcript of file · Web view0-012-293/2009. Zarządzenie Nr 92/2009. Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w...