DWA OBLICZA AUDYTU

WEWNĘTRZNEGO

Barbara Gumińska

Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

2

„Nic nie jest tak trudne do rozpoczęcia,

niebezpieczne do przeprowadzenia i nie

gwarantuje powodzenia, jak wprowadzenie

nowego porządku rzeczy” (Machiawelli),

a l e

„Doskonałe organizacje, nie wierzą

w doskonałość - wierzą jedynie w ciągły

postęp i ciągłą zmianę”

(T. Peters, Throwing on Chaos).

Stałe dążenie do polepszania wyników orazdynamiczne zmiany na rynku, zmusiły podmiotydo optymalnego wykorzystania zasobów,kontroli procesów i zarządzania ryzykiem.

Daje to szerokie możliwości zatrudnienia dlaspecjalistów, którzy zajmują się obszaramiwpływającymi na wartość firmy, a takimi saaudytorzy wewnętrzni.

4

Tak wygląda zwykle początek pracy

audytora w każdej jednostce

5

Audyt wewnętrzny przeprowadza się w różnychotoczeniach prawnych i kulturowych, w instytucjacho odmiennych celach, wielkościach oraz strukturach.Mogą go wykonywać zarówno pracownicy jednostki, jakrównież osoby spoza niej. Wymienione różnicewpływają na praktykę audytu w danym środowisku.

Nowoczesny audyt wewnętrzny musi być narzędziemużytecznym dla kierownictwa, pozwalającym zrozumiećfunkcjonowanie instytucji dzięki identyfikacjinajważniejszych problemów.

Dlatego istotne jest zapewnienie wysokiej jakościaudytu, profesjonalizmu oraz obiektywizmu audytorów.

6

Geneza audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny - obok systemów:

zarządzania jakością,

planowania strategicznego,

narzędzi monitorowania i ewaluacji,

wieloletniego planowania finansowego,

zarządzania ryzykiem,

kontroli zarządczej,

controlingu,

narzędzi pomiaru dokonań,

rachunku kosztów

powinien stanowić jeden z głównych elementów nowoczesnegozarządzania.

Wszystkie wymienione elementy zarządzania jednostką powinny stanowićspójny system poddany ocenie audytu wewnętrznego. Jednakowepowinno być m.in. podejście do definiowania celów, zadań, wskaźnikówproduktu, wskaźników rezultatu czy oddziaływania.

7

Istotna zmiana roli audytu nastąpiła na początku XXwieku.

W tym okresie coraz częściej powstawały wielkie,międzynarodowe korporacje, które chciały zmniejszyćswoją zależność od zewnętrznych biegłych rewidentów.Zaczęły one zatrudniać własnych audytorów, którzymieli weryfikować poprawność zapisów księgowychi zgodność procedur księgowych z przepisami, a takżetestować skuteczność mechanizmów kontrolnychw zakresie księgowości.

Większość spośród rekrutowanych audytorówwywodziła się ze środowiska biegłych rewidentów,i również z tego względu prace audytu wewnętrznegobyły zdominowane przez aspekt księgowy.

8

To Stany Zjednoczone Ameryki Północnej jakopierwsze dostrzegły pogłębiający się problem oszustwfinansowych i gospodarczych inicjowanych przezmenedżerów dużych korporacji.

W uzasadnieniu konieczności potrzebywprowadzenia rygorystycznego systemu kar podawanom.in., że system kontroli wewnętrznej oparty napodziale obowiązków może okazać się nieskuteczny,zwłaszcza, gdy dochodzi do zmowy kilku osób.

Upoważnienia do podejmowania decyzji, czydysponowania zasobami mogą być nadużywane,a kierownictwo może omijać procedury kontroli, któresamo w tym celu ustanowiło.

9

Pojęcie audytu wewnętrznego w sektorze prywatnym

Pod pojęciem audytu wewnętrznego kryją się wchodzące w składsystemu kontroli wewnętrznej procesy sprawdzania i oceniania,a ważnym jego celem staje się zapewnienie bezstronneji praktycznej porady dla kierownictwa spółki w zakresiedoskonalenia mechanizmów obowiązującego w jednostce

systemu.Audyt wewnętrzny jest definiowany jako „proces wykonywanyprzez pracowników jednostki w celu osiągnięcia określonychcelów”.

Definicja ta jest definicją sensu largo, zawiera bowiem w sobiewszystkie elementy kontrolowania spółek, ułatwiając jednocześniebezpośrednie skoncentrowanie się na celach nadrzędnych.Na audyt wewnętrzny składa się pięć połączonych ze sobączynników, właściwych sposobowi zarządzania przedsiębiorstwemprzez jego kierownictwo.

10

Składniki owe są ze sobą immanentnie powiązanei stanowią kryteria wyznaczania efektywności systemu.

Audyt wewnętrzny jest procesem, który wykonywanyjest przez radę nadzorczą jednostki, zarząd i innychpracowników, stworzonym, aby zapewnić; w rozsądnymstopniu, że osiągnięte zostaną cele w następującychkategoriach:

zgodność z aktami prawnymi i przepisami;

efektywność i wydajność operacji.

wiarygodność sprawozdań finansowych;

11

Koncepcje audytu wewnętrznego

Definicja ta zawiera w swoich ramach kilka fundamentalnychkoncepcji, a mianowicie:

a) audyt wewnętrzny jest procesem ciągłym. Jest środkiem doosiągnięcia celu, a nie celem samym w sobie.

b) system kontroli wewnętrznej jest realizowany na każdymszczeblu organizacji

c) od audytu wewnętrznego można oczekiwać przedstawieniaorganom głównym spółki, tj. zarządowi i radzie nadzorczej, jedynierozsądnej pewności, nie zaś pewności absolutnej.

d) audyt wewnętrzny posiada narzędzia do osiągania celóww jednej lub kilku osobnych, lecz zachodzących na siebiekategoriach.

12

Audytor buduje drogę do osiągania sukcesów

13

Procesy realizowane w spółce, które dokonywane są zapośrednictwem komórek organizacyjnych lub stanowiskpracy, zarządzane są za pomocą podstawowychprocesów zarządczych: planowania, wykonywaniai monitorowania.

Audyt wewnętrzny zatem jest częścią tych procesówi jest z nimi zintegrowany. Umożliwia i ułatwia imfunkcjonowanie i monitoruje ich istotność i przebieg.

„Jest on narzędziem stosowanym przez zarząd, niezaś substytutem zarządzania”.

14

Audyt wewnętrzny nie jest procesem seryjnym,w którym tylko jeden element wpływa na następny.

Jest to wielokierunkowy proces, w którym niemal każdyelement może i będzie wpływał na inne.

Środowisko audytu stwarza atmosferę, w której ludzieprowadzą swą działalność i wykonują swoje obowiązkikontrolne.

Służy ono za podstawę wszystkich innych elementów.w tym środowisku, natomiast zarząd dokonujeoszacowania ryzyka związanego z realizacjąokreślonych celów.

Nowoczesny system audytu wewnętrznego powinienzostać ustanowiony i wdrożony na każdym poziomezarządzania Wprowadza ład organizacyjnyi efektywizuje procesy.

15

Takie powinny być efekty pracy audytora

16

System powinien być oparty przede wszystkim naumiejętności identyfikacji i zarządzania właściwymi dladanego poziomowi ryzykami, których występowaniemogłoby uniemożliwić w jakikolwiek sposób sprawneosiąganie zaplanowanych celów.

Nowoczesny audyt wewnętrzny związany jest przedewszystkim z funkcją doradczą i kontrolną, związanąz zarządzaniem ryzykiem – ocenia, czy proceszarządzania nim jest odpowiednio zaprojektowanyi działa efektywnie i skutecznie, przynosząc wartośćdodaną.

17

Był chaos, choć wydawałoby się, że jest

porządek

Model kontroli wewnętrznej COSO- pierwowzór

audytu wewnętrznego

18

19

W biznesie nie ma jednolitej definicji dla audytu wewnętrznego.

Dla większości popularną definicją jest - audyt wewnętrzny, którywspiera biznes poprzez ocenę w jakim stopniu spółka osiąga:

Oszczędność - uzyskuje potrzebne zasoby za jak najniższą cenę

Efektywność - użycie w najkorzystniejszy sposób uzyskanychzasobów, w najlepszych z możliwych miejscach,

Skuteczność - osiągnięcie założonych celów.

Audyt wewnętrzny musi być na tyle kompetentny, aby prawidłowodoradzać spółce w kwestiach osiąganiu zysku, efektywności, orazskuteczności jej działań.

Jednocześnie musi prawidłowo raportować do Zarządu wartośćdodaną z przeprowadzonych przeglądów.

20

„Dolaryzacja” – Metoda raportowania do Zarządu

Przy „dolaryzacji” raportów - istotne jest wyliczenie:

wartości bezpośredniej, która jest do zaoszczędzenia/odzyskaniaprzez spółkę w wyniku przeprowadzonych prac;

w biznesie, audyt wewnętrzny, przeprowadza analizę każdejstrategii kontrolnej pod względem zysku, efektywności orazskuteczności.

Np. zadając sobie pytanie: Czy koszt kontroli, audytu > wartośćprocesu narażonego na ryzyko? (kontrola, czy audyt może nie byćkonieczna).

Jedynie działy audytu wewnętrznego, które są w stanie określićbezpośrednią oraz pośrednią wartość, jaką organizacja„oszczędza” lub ma możliwość oszczędzić, będą traktowane jakocentra generowania przychodów, a nie jako centra powstawaniakosztów.

21

Nowoczesny audyt wewnętrzny

Podejście Wcześniej

Tradycyjne podejście „silosowe” (brak współpracy między jednostkami)

Rola ograniczona do oceny zgodności z procedurami

Reaktywne podejście do ryzyk i nieefektywności

Funkcja audytu wewnętrznego nieefektywna i kosztowna

Podejście Obecnie

Skupienie na celach Spółki

Ciągła ocena ryzyka

Proaktywne( z udziałem audytowanego) podejście do ryzyk i nieefektywności działania

Uwaga kierownictwa skupiona jest na efektywności i skuteczności działania AW.

Odpowiedzialność rozłożona od najwyższego szczebla (top-down )

22

Cechy i umiejętności kluczowe dla bycia

audytorem wewnętrznym

Indywidualne m.in.

Obecność-profesjonalny wizerunek

Zdolności przywódcze

Zdolności przekonywania i negocjowania

Zarządzanie nowymi wyzwaniami

Zarządzanie czasem

Ocena ryzyka

Znajomość branży

Znajomość finansów

Znajomość księgowości

Znajomość IT

23

Zespołowe Budowanie i utrzymywanie relacji

Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami

Zdolności komunikacyjne

Radzenie sobie ze zmianami

Efektywne dzielenie się wiedzą

Efektywna praca zespołowa

Zarządzanie projektami

24

Tylko poprzez prawidłowo zdefiniowany i funkcjonującydział audytu wewnętrznego możliwe jest, aby:

spółka w pełni korzystała z wszystkich korzyści, któredział jest jej wstanie dostarczyć

audyt wewnętrzny został odebrany jako centrumgenerowania przychodów,

Rada Nadzorcza prawidłowo oceniała procesy kontroliwewnętrznej oraz procesy zarządzania ryzykiemw spółce i aby każdy udziałowiec czuł się bezpiecznie .

Reasumując

Obecne czasy wymagają od zarządzających

przedsiębiorstwami elastyczności działania i bycia

przygotowanym na każdą ewentualność.

Dzięki sprawnemu systemowi zarządzania ryzykiem

korporacyjnym jesteśmy w stanie przygotować się na

potencjalne zagrożenia, wdrażać programy obronne, czy

wykorzystywać szanse.

Myśląc zawczasu o ryzyku nadużyć, znaczenie zyskują

przede wszystkim działania prewencyjne.

W tym może pomóc nam audyt wewnętrzny!

25

26

Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym

Podstawy prawne

Cele i zadania

Definicja audytu

wewnętrznego

Rola, zakres i rodzaje

audytu wewnętrznego

27

Kwestie audytu wewnętrznego stanowiły przedmiot negocjacjiakcesyjnych z UE w ramach rozdziału 28. „Kontrola finansowa”.Komisja Europejska uważała za niezbędne prawne uregulowaniekwestii wewnętrznej kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.

Dotyczyły one m.in.: opracowania i wdrożenia właściwychsystemów zarządzania finansowego i kontroli w jednostkachsektora finansów publicznych, konieczności wprowadzenia doadministracji publicznej audytu wewnętrznego jako narzędziaoceny i doradztwa dla kierowników tych jednostek.

Ministerstwo Finansów zostało zobowiązane do wprowadzeniaprzepisów dotyczących kontroli finansowej, niezależnościfunkcjonalnej komórek przeprowadzających audyt wewnętrznyoraz wprowadzających powszechnie obowiązujące w tym zakresiemiędzynarodowe standardy do ustawy o finansach publicznych.

28

Audyt wewnętrzny

(wg. Instytutu Audytorów Wewnętrznych - IIA)

Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną,

obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem

jest przysporzenie wartości i usprawnienie działań

organizacji.

Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez

systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny

i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania

ryzykiem, kontroli i procesów nadzoru właścicielskiego

(governance)

.

29

Definicja audytu wewnętrznego zawarta w ustawie

o finansach publicznych (art. 272 ust. 1 i 2)

Art.272 Audytem wewnętrznym jest :

1. działalnością niezależna i obiektywną, której celemjest wspieranie ministra kierującego działem lubkierownika jednostki w realizacji celów i zadań przezsystematyczną ocenę kontroli zarządczej orazczynności doradcze;

2. ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczyw szczególności adekwatności, skutecznościi efektywności kontroli zarządczej w dzialeadministracji rządowej lub jednostce.

30

Fundamentalne znaczenie dla audytu wewnętrznego mająnastępujące zakresy działania [Rozporządzenie z dnia 1 lutego2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytuwewnętrznego]:

zadania zapewniające – zespół działań podejmowanych w celudostarczenia obiektywnej oraz niezależnej oceny;

czynności doradcze – działania o charakterze i zakresieuzgodnionym z kierownikiem danej jednostki, których celem jest wszczególności usprawnienie funkcjonowania podmiotu. Mogą byćone wykonywane, gdy ich zakres a także cel nie naruszają zasadyniezależności oraz obiektywizmu audytora;

czynności sprawdzające – wykonuje się aby zweryfikować, czydokonano wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub, czywprowadzano usprawnienia dla jej funkcjonowania a dokonanychna podstawie opinia audytora w sprawie adekwatności,skuteczności i efektywności kontroli

zarządczej.

31

W celu zapewnienia kompleksowości oceny, audyt wewnętrznytworzy tzw. „wszechświat audytu”, czyli listę wszystkich obszarówaudytu, obejmującą swym zasięgiem, całość działańpodejmowanych przez instytucję.

Jednak zasoby audytu wewnętrznego są zawsze ograniczonei w jednym roku nie da się zbadać wszystkiego, co dzieje sięw organizacji.

Z tego też względu dla wszystkich obszarów audytowychprzeprowadzana jest analiza ryzyka, na podstawie której, do planuaudytu na dany rok, wybierane są zagadnienia najbardziejryzykowne, bądź te, których usprawnienie może przynieść instytucjinajwiększe korzyści.

W ten sposób tworzy się roczny plan audytu wewnętrznego.

32

Celem audytu wewnętrznego jest udzielenie

kierownikowi jednostki rozsądnego stopnia pewności,

że:

cele postawione przed organizacją są wykonywane efektywnie,

skutecznie i zgodnie z prawem,

zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnieobowiązującego lub przyjęte przez kierownictwo są wdrażanei przestrzegane,

mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej

i kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego

działania jednostki.

33

Rola audytu wewnętrznego polega na

wykrywaniu ,szacowaniu, analizowaniu,

kategoryzowaniu

potencjalnych ryzyk ,

mogących się pojawić w ramach działalności jednostki

oraz na badaniu i ocenianiu skuteczności procedury

kontroli zarządczej;

czynności te mają na celu wyeliminowanie lub ograniczanie

zdefiniowanych ryzyk.

34

A jak należy rozumieć i poszukiwać

ryzyko?

Ryzyko to

prawdopodobieństwo, że zdarzenie lub czynności (działanie) bądź jej

brak mogą mieć negatywny wpływ na organizację

Ryzyko wg IIA - niepewność związana z wystąpieniem

zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych

celów

Ryzyko jest mierzone w kategoriach następstw i prawdopodobieństwa

wystąpienia

35

Jednostki zobowiązane ustawo do prowadzenia audytu

wewnętrznego

Jednostki wymienione w art. 274 Ustawy o Finansach Publicznych :

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Ministerstwa.

Urzędy wojewódzkie.

Izby celne.

Izby skarbowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niegofunduszach.

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w funduszachzarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego UbezpieczeniaSpołecznego.

Narodowy Fundusz Zdrowia.

brak jednostek : Kancelaria: Sejmu, Senatu, Prezydenta RzeczypospolitejPolskiej, Trybunał Konstytucyjny, Najwyższa Izby Kontroli, Sąd Najwyższy,Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne

36

państwowe jednostki budżetowe, jeżeli kwota ujętych w planiefinansowym jednostki budżetowej dochodów i przychodów lub kwotawydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł;

uczelnie publiczne, jeżeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowymprzychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;

samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które nie zostałyutworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętychw planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość40.000 tys. zł;

agencje wykonawcze, jeżeli kwota ujętych w planie finansowo-rzeczowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;

państwowe fundusze celowe, jeżeli kwota ujętych w planie finansowymprzychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł.

Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorząduterytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorząduterytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatkówi rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.

37

Wymagane kwalifikacje audytora wewnętrznego

Art. 286. ustawy o finansach publicznych

1. Audytorem wewnętrznym może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lubinnego państwa, którego obywatelom, na podstawie umówmiędzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego,przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytoriumRzeczypospolitej Polskiej;

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełnipraw

3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślneprzestępstwo skarbowe;

4) posiada wyższe wykształcenie;

5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytuwewnętrznego:

38

a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), CertifiedGovernment Auditing Professional (CGAP), Certified InformationSystems Auditor (CISA), Association of Chartered CertifiedAccountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certificationin Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial ServicesAuditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub

b) złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnymegzamin na audytora wewnętrznego przed KomisjąEgzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub

c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub

d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznegoi legitymuje się dyplomem ukończenia studiówpodyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanymprzez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu byłauprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnianaukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Zawód audytora wewnętrznego — mimo wymoguposiadania bardzo dobrej znajomości regulacjiprawnych i konkretnej branży — wciąż wydaje się byćbardzo atrakcyjnym.

Ciągły rozwój, poszerzanie wiedzy, jak i dynamiczniezmieniająca się sytuacja gospodarczo-społecznasprawiają, że praca nie staje się monotonna i nudna.W związku z ciągle małą podażą wykwalifikowanychspecjalistów, zarobki nie należą do niskich —szczególnie w sektorze prywatnym.

Dlatego warto przy wyborze ścieżki zawodowejrozważyć tę profesję.

40

Życząc samych sukcesów

Dziękuję Państwu

za przybycie i uwagę

DWA OBLICZA AUDYTU

WEWNĘTRZNEGO

Barbara Gumińska

Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu